taklimat persediaan dokumentasi mesyuarat ppsm...

TAKLIMAT PERSEDIAAN DOKUMENTASI MESYUARAT PPSM

BIL.1/2018

1BAHAGIAN SUMBER MANUSIA, PEJABAT PENDAFTAR

OBJEKTIF

2

MAKLUMAT MESYUARAT

JADUAL TINDAKAN PTJ

JADUAL PEMBENTANGAN

AGENDA

3

MESYUARAT PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA UNIVERSITI BIL 1/2018

TARIKH : 26 – 27 MAC 2018 (ISNIN – SELASA)

TEMPAT : BILIK MESYUARAT DAHLIA,

BHGN SUMBER MANUSIA,

PEJABAT PENDAFTAR UTMJB

SIDANG VIDEO DARI BILIK MESYUARAT CANSELERI,

TINGKAT 17, MENARA RAZAK, UTMKL

MASA : RUJUK JADUAL PEMBENTANGAN PTJ

4

BIL PERKARA TARIKH TEMPAT TINDAKAN

1TAKLIMAT DOKUMENTASI PPSM KEPADA PSM PTJ

20 FEBRUARI 2018 BMU CICT SEMUA PSM PTJ

2 KLINIK ISU TEKNIKAL ELPPT / ELNPT27 FEBRUARI 2018

(SESI PAGI – UTMJB)(SESI PTG-UTMKL)

MAKMAL CICT SEMUA PSM PTJ

3 PELAKSANAAN MESY. PPSM PERINGKAT PTJ 28 FEB – 12 MAC 2018 PTJ SEMUA PSM PTJ

4SESI PENGHANTARAN DAN SEMAKAN DOKUMEN PPSM UNTUK PEMBENTANGAN MARKAH DAN PERAKUAN APC

19 MAC 2018(UTMJB – PAGI)

(UTMKL – PTG VC)

BM DAHLIABSM

SEMUA PSM PTJ

5MESYUARAT PPSM PERINGKAT UNIVERSITI BIL.1/2018

26-27 MAC 2018BM DAHLIA

BSM

SEMUA PSM PTJ / URUS SETIA

PPSM

6BENGKEL PINDAAN DAN VERIFIKASI MARKAH(half day)

28 MAC 2018 MAKMAL CICTSEMUA PSM PTJ

/ URUS SETIA PPSM

7 TARIKH TUTUP ROC 2 APRIL 2018 - SEMUA PSM PTJ

8SEMAKAN / PENYEDIAAN KERTAS KERJA / SERAHAN PENCALONAN KEPADA URUS SETIA

12 APRIL 2018 -URUS SETIA

PPSM

JADUAL TINDAKAN PTJ

5

BIL PERKARA TARIKH TINDAKAN PTJ

1TAKLIMAT DOKUMENTASI PPSM KEPADA PSM PTJ

20 FEBRUARI 2018

• Maklumkan tarikh MPPSM PTJ kepada Urus Setiabagi tujuan pembukaan sistem mengikut masaMPPSM PTJ bersidang untukpindaan/pembetulan markah oleh PSM PTJ

2KLINIK ISU TEKNIKAL ELPPT / ELNPT

27 FEBRUARI 2018(SESI PAGI – UTMJB)(SESI PTG-UTMKL)

• Pindaan markah berkaitan isu teknikal

3PELAKSANAAN MESY. PPSM PERINGKAT PTJ

28 FEB – 12 MAC 2018

• Pindaan markah oleh PSM dalam sistem• Minit Mesyuarat PPSM PTJ• Borang Perakuan PTJ (Lampiran A-E)• Sediakan senarai markah Pentadbir Tanpa Elaun

bagi Kemasukan Markah untuk diserahkankepada teknikal (sehari selepas mesyuarat)

4

SESI PENGHANTARAN DAN SEMAKAN DOKUMEN PPSM UNTUK PEMBENTANGAN MARKAH DAN PERAKUAN APC/EXIT POLICY/KGT

19 MAC 2018(UTMJB – PAGI)

(UTMKL – PTG VC)

• 4 salinan dokumen dari setiap PTJ berdasarkanchecklist yang disediakan

• Penghantaran Softcopy Dokumen• Dokumen perlu tagging ikut spesifikasi yang

disediakan• Serahan dokumen lengkap oleh PTJ berserta

semakan oleh BSM

5MESYUARAT PPSM PERINGKAT UNIVERSITI BIL.1/2018

26-27 MAC 2018• Wakil PTJ diminta bersedia mengikut jadual yang

disediakan. Sebarang pindaan jadual perludimaklumkan lebih awal kepada urusetia

6SESI PINDAAN DAN VERIFIKASI MARKAH(half day)

28 MAC 2018• Pindaan markah berdasarkan keputusan MPPSM

Universiti dibuat pada tarikh tersebut sahaja olehPTJ beserta verifikasi oleh BSM/CICT

PERINCIAN TINDAKAN PTJ

6

Bil Perkara Keterangan

1 Markah KAI Pentadbir

Tanpa Elaun Lantikan

PTJ (10/20/30)

• Pelaksanaan seperti tahun 2017.

• Markah KAI diberikan oleh PPP/PPK

• Senarai markah perlu dilampirkan bersama Minit

Mesyuarat PPSM PTJ

• Rujuk formula pengiraan

• PSM emelkan markah kepada teknikal eLPPT

([email protected]) selewatnya sehari selepas

Mesyuarat PPSM PTJ

2 Markah KAI Ahli Senat

(5%)

Markah akan dikemaskini oleh team teknikal eLPPT

dan Urus setia akan berikan markah kepada PSM

untuk makluman dan rekod

TAMBAHAN MAKLUMAT PTJ

mailto:[email protected]

7

BIL FAKULTI / JABATAN KOD PTJMASA

PEMBENTANGAN

1 Advanced Informatics School (UTM AIS) K38 9.30-9.50 pagi

2 UTM Perdana School K39 9.50-10.10 pagi

3 UTM Razak School K40 10.10-10.30 pagi

4 Malaysia-Japan International Institute of Technology (MJIIT) K43 10.30-10.50 pagi

5 UTM Azman Hashim International Business School (IBS) K63 10.50-11.10 pagi

6 Pejabat Canseleri J01 11.10-11.30 pagi

7 Pejabat Pendaftar J02 11.30-11.50 pagi

8 Pejabat Bendahari J03 11.50-12.10 t/hari

9 Perpustakaan UTM J04 12.10-12.30 t/hari

10 Pejabat Harta Bina J05 12.30-12.50 t/hari

26 MAC 2018 (ISNIN) SESI PAGI

JADUAL PEMBENTANGAN PTJ

8


PEMBENTANGAN

11 Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar) J06 2.10-2.30 ptg

12 Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi J07 2.30-2.50 ptg

13Pejabat Timbalan Naib Canselor(Akademik & Antarabangsa)

J08 2.50-3.10 ptg

14 Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) J09 3.10-3.30 ptg

15 Pejabat Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) J17 3.30-3.50 ptg

16 Fakulti Alam Bina J21 3.50-4.10 ptg

17 Fakulti Kejuruteraan Awam J22 4.10-4.30 ptg

18 Fakulti Kejuruteraan Elektrik J23 4.30-4.50 ptg

19 Fakulti Kejuruteraan Mekanikal J24 4.50-5.10 ptg

26 MAC 2018 (ISNIN) SESI PETANG

JADUAL PEMBENTANGAN PTJ

9

• Masa sebenar adalah tertakluk kepada sesi pembentangan setiap PTJ. • Mohon bersedia sekiranya terdapat perubahan masa sesi pembentangan• Jamuan tidak disediakan


PEMBENTANGAN

20 Fakulti Sains J26 9.00-9.20 pagi

21 Fakulti Geoinformasi dan Harta Tanah J27 9.20-9.40 pagi

22 Fakulti Komputeran J28 9.40-10.00 pagi

23 Fakulti Pengurusan J29 10.00-10.20 pagi

24 Fakulti Pendidikan J31 10.20-10.40 pagi

25 Fakulti Tamadun Islam J33 10.40-11.00 pagi

26 Akademi Bahasa J41 11.00-11.20 pagi

27 Fakulti Biosains dan Kejuruteraan Perubatan J45 11.20-11.40 pagi

28 Fakulti Kejuruteraan Kimia & Kejuruteraan Tenaga J46 11.40-12.00 pagi

29 UTMLEAD (CUTI BELAJAR) J16 12.00-12.20 pagi

JADUAL PEMBENTANGAN PTJ27 MAC 2018 (SELASA) SESI PAGI

10

1. Aluan Pengerusi

2. Meluluskan Minit Mesyuarat PPSM Universiti Bil 4/2017

3. Laporan Perkara Berbangkit

4. Taklimat Urus setia

•Pembentangan Pencapaian Penilaian Prestasi Keseluruhan

•Pembentangan Kriteria Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) terkini

5. Pembentangan PPSM PTJ

i. Statistik dan Analisa Penilaian Prestasi PTJ (LAMPIRAN A)

a) Maklumat Asas

b) Statistik Mengikut Gred Jawatan

c) Statistik Mengikut Markah

d) Purata Pencapaian PTJ Bagi Tahun 2017

AGENDA MPPSM UNIVERSITI

11

ii. Permohonan Pindaan Markah (jika ada) (LAMPIRAN B)

iii. Kuota (LAMPIRAN C) dan Perakuan Penerima APC/PPC (LAMPIRAN D)

(termasuk Laporan Perkembangan Cuti Belajar, Sabatikal, Post-Doctoral

dan lain-lain yang berkaitan)

iv. Staf Exit Policy (Markah kurang daripada 60%) (LAMPIRAN E)

v. Staf Yang Tidak Diperakukan Kenaikan Gaji Tahunan (KGT) (Markah

Kurang daripada 50%) (LAMPIRAN F)

vi. Senarai PYD/PPP/PPK Yang Tidak Melengkapkan Penilaian Prestasi

Dalam Tempoh (LAMPIRAN G)

vii. Perancangan PTJ Untuk Staf Berprestasi Sederhana (Markah Kurang

80%)

6. Hal-hal Lain

7. Penangguhan Mesyuarat

AGENDA MPPSM UNIVERSITI (samb)

TINDAKAN PSM PTJ

12

MAKLUMAT PERLU DIHANTAR

SENARAI LAMPIRAN

ISU BERBANGKIT

PENGHANTARAN MAKLUMAT

BIL PERKARA CATATAN

1LAMPIRAN A:Statistik dan Analisis Penilaian Prestasi PTJ

Rujuk Lampiran yang disertakan di dalam dalam Web Pejabat Pendaftar

2LAMPIRAN B : Senarai Permohonan Pindaan Markah (Jika Ada)


3LAMPIRAN C: Jadual Kuota APC / PPC

Rujuk Lampiran yang disertakan di dalam WebPejabat Pendaftar

4LAMPIRAN D: Senarai Markah Laporan Penilaian Prestasi 3 TahunTerakhir Beserta Pencalonan / Perakuan APC/PPC

i. Lampiran yang disalin (copy) dari sistem HRFIN(di Pencalonan APC oleh PTJ) dan disahkan;

ii. Markah mengikut turutan tinggi ke rendah;iii. Jika ada pindaan dari senarai ini, sediakan

lampiran tambahan. (Contoh: Jika ada stafberpindah)

5LAMPIRAN E:Senarai Staf Yang Mendapat Markah PrestasiKurang 60% (Pelaksanaan Dasar Pemisah)


13


BIL PERKARA CATATAN

6LAMPIRAN F:Senarai Staf Yang Tidak Diperakukan KenaikanGaji Tahunan (KGT) Markah Kurang 50%

i.Lampiran yang disalin (copy) dari sistem HRFIN dandisahkan;ii. Markah mengikut turutan tinggi ke rendah;iii. Jika ada pindaan dari senarai ini, sediakan lampirantambahan. (Contoh: Jika ada staf berpindah)

7

LAMPIRAN G: Senarai Staf Yang Gagal Mengisi PenilaianPrestasi Dalam Tempoh Penilaian BesertaAlasan.i. PYD tidak menilai dalam tempoh penilaian.ii. PPP tidak menilai dalam tempoh penilaian.iii.PPK tidak menilai dalam tempoh penilaian.

Rujuk Lampiran yang disertakan di dalam Web Pejabat Pendaftar

8LAMPIRAN H:Minit Mesyuarat PPSM PTJ yang TELAH DISAHKAN oleh Dekan/ Ketua PTJ

Rujuk Lampiran yang disertakan di dalam Web PejabatPendaftar

14


SENARAI DOKUMEN

15

LAMPIRAN A:

LAMPIRAN B:

LAMPIRAN C:

LAMPIRAN D:

LAMPIRAN E:

LAMPIRAN F:

LAMPIRAN G:

LAMPIRAN H:

STATISTIK DAN ANALISIS PENILAIAN PRESTASI PTJ

SENARAI PERMOHONAN PINDAAN MARKAH – TERMASUK PINDAAN TEKNIKAL

JADUAL KUOTA APC/PPC

SENARAI STAF BERPRESTASI RENDAH (MARKAH PRESTASI KURANG 60%)

SENARAI STAF YANG TIDAK DIPERAKUKAN KENAIKAN GAJI TAHUNAN (KGT) (MARKAH KURANG 50%)

SENARAI MARKAH LAPORAN PENILAIAN PRESTASI 3 TAHUN TERAKHIR BESERTA PENCALONAN / PERAKUAN APC /PPC (SUSUNAN MARKAH TINGGI KE RENDAH)

(UNTUK TATACARA, RUJUK SLIDE NO.17-19)

SENARAI STAF (PYD/PPP/PPK) YANG GAGAL MENGISI PENILAIAN PRESTASI DALAM TEMPOH PENILAIAN BESERTA ALASAN

MINIT MESYUARAT PPSM PTJ YANG TELAH DISAHKAN OLEH DEKAN/ KETUA PTJ

16

SUSUNAN DOKUMEN

Nama PTJ dan Kod LampiranCth: FKM A (merujuk kepada lampiran A iaituStatistik dan Analisis Penilaian Prestasi PTJ)

FKM

BFK

M C

FKM

DFK

M E

FKM

ABORANG RAYUAN PINDAAN MARKAH

JADUAL KUOTA APC/PPC

SENARAI MARKAH LAPORAN PENILAIAN PRESTASI 3 TAHUN TERAKHIR BESERTA PENCALONAN / PERAKUAN APC /PPC

SENARAI STAF YANG MENDAPAT MARKAH PRESTASI KURANG 60%

1. Pilih Pencalonan APC (PTJ).2. Pilih Tahun 2017 dan klik sehingga markah berubah dari tinggi ke rendah.3. Klik Calon PTJ.4. Masukkan Justifikasi Calon yang dipilih.5. Hantar Calon dengan menekan butang SUBMIT.6. Bagi tujuan cetakan senarai pencalonan APC/PPC, pastikan Kategori Pencalonan adalah (“Dicalonkan oleh PTJ”) dan klik ikon Cetak.7. Maklumat yang telah dimuaturun adalah dalam format PDF. Format ini perlu diubah ke dalam format Ms Word menggunakan aplikasi

http://pdf2doc.com/ jika terdapat staf yang bertukar PTJ (sila kemaskini senarai tersebut (dalam format Ms Word).8. Pastikan maklumat yang dicetak DISAHKAN oleh Ketua PTJ sebelum dihantar kepada Urus Setia.

TATACARA MENCETAK SENARAI PENCALONAN APC/PPC

http://pdf2doc.com/

Cara menggunakan aplikasi http://pdf2doc.com/ :1. Muat naik Senarai Pencalonan (dalam format PDF).2. Tunggu sehingga aplikasi selesai memuat naik dokumen.3. Klik Butang Download bagi muat turun dokumen yang selesai diubah ke format

Ms Word.

1

23


http://pdf2doc.com/

TEMPLATE AKHIR YANG TERHASIL (FORMAT Ms WORD) DAN PERLU DIHANTAR KEPADA URUS SETIA MPPSM

PENGESAHAN :

TANDATANGAN & COP KETUA

PTJ


Pastikan markah daritertinggi ke rendah

Pastikan nombormengikut susunanyang betul

TEMPLATE AKHIR YANG TERHASIL (FORMAT Ms WORD) DAN PERLU DIHANTAR KEPADA URUS SETIA MPPSM (DIAMBIL DARI MENU Markah 3 Tahun Terakhir (Lampiran C))

TATACARA MENCETAK SENARAI MARKAH 3 TAHUN

PENGESAHAN :

TANDATANGAN & COP KETUA

PTJ

Pastikan markah daritertinggi ke rendah

1. Pilih Menu Markah 3 Tahun Terakhir (Lampiran C).2. Pilih Tahun 2017 dan klik sehingga markah berubah dari tinggi ke rendah.3. Copy jadual ke dalam Ms Excel untuk memudahkan proses pindaan (cth numbering,

markah tinggi ke rendah).4. Sekiranya terdapat staf yang bertukar PTJ, sila kemaskini senarai tersebut .5. Pastikan cetakan yang dibuat dalam format “potrait” dan hendaklah JELAS serta

BOLEH DIBACA.6. Maklumat yang dicetak hendaklah DISAHKAN oleh Ketua PTJ sebelum dihantar

kepada Urus Setia.

Pastikan nombormengikut susunanyang betul

Warnakan row calonAPC

21

Tarikh Akhir Penyerahan Dokumen :

19 Mac 2018

Dokumen disediakan dalam 4 salinan (tidak

perlu staple) dan ditebuk

Dokumen hendaklah disusun mengikut turutan

lampiran (untuk hardcopy & softcopy)

PENGHANTARAN DOKUMEN

ISU BERBANGKIT

22

Minit Mesyuarat Tidak Lengkap.

Contohnya:

Tiada Senarai Staf Yang Tidak

Melengkapkan Penilaian Prestasi,

Tidak Memperakukan Markah,

Tidak Menyenaraikan Staf Yang Tidak

Diperakukan KGT

Staf kontrak lantikan tabung akan dipertimbangkan APC mulai penilaian

prestasi 2017 kerana kriteria dan surat pelantikan daripada BSM.

Tidak menyediakan

calon simpanan

Dokumen Tidak

Mengikut Format

Dokumen Tiada Pengesahan

Dekan/Ketua PTJ

Calon APC Tidak Melepasi Syarat.

Contoh:

Staf Tidak Mencapai Markah 85%

Calon Mendapat Kenaikan Pangkat

(Hakiki, TBBK), Opsyen Dsb

Dokumen Tidak Dimasukkan Di

Dalam Sampul Bercop SulitTidak Mematuhi Tempoh

Penghantaran

Salinan Dokumen

Tidak Mencukupi

MARKAH KAI UNTUK AHLI SENAT UNIVERSITI (MAX 5%)

• Pemberian markah adalah maksimum 5% sahaja kepada ahli Senat yang menghadiri Senat dan JKTS.

• Menggunakan asas pengiraan pemberian markah bonus untuk kemasukanmarkah di bahagian KAI seperti berikut . Pemberian markah ini terbahagikepada 3 kategori staf akademik seperti berikut:

Pentadbir Akademik (AA) Markah bonus 5% akan ditambah kepada markah KAI 50% sedia ada.

Staf Akademik (AC) (Penyelaras Lantikan PTJ tanpa elaun) Markah bonus 5% akan ditambah kepada markah KAI 30%

Staf Akademik (AC) (Bukan pentadbir lantikan Universiti/PTJ) Markah bonus akan ditambah sebanyak 5% kepada markah keseluruhan

Markah yang diterima oleh Penyelaras Lantikan Fakulti melalui sistem eLPPT = 75%

1. Jika dikategorikan A iaitu 30% KAI maka eLPPT ialah 70% sahaja

Pencapaian KAI yang diperolehi = 28%

Oleh itu markah staf = (75 x 70%) + 28

Markah eLPPT = 80.5%Nota: Hendaklah dikira secara manual oleh PP PSM dan dibawa ke Mesyuarat PPSM PTJ

PENGIRAAN MARKAH KAI BAGIPENTADBIR LANTIKAN PTJ


2. Jika dikategorikan B iaitu 20% KAI maka eLPPT ialah 80%


Oleh itu markah staf,

Markah eLPPT = (75 x 0.8) + 18= 78%

(100%-markah penuh KAI )÷100

Markah dari eLPPT

Pencapaian KAI

Nota: Hendaklah dikira secara manual oleh PP PSM dan dibawa ke Mesyuarat PPSM



3. Jika dikategorikan C iaitu 10% KAI maka eLPPT ialah 90%


Oleh itu markah staf,

Markah eLPPT = (75 x 0.9) + 8= 75.5%

(100%-markah penuh KAI )÷100

Markah dari eLPPT

Pencapaian KAI

Nota: Hendaklah dikira secara manual oleh PP PSM dan dibawa ke Mesyuarat PPSM


27

TAKLIMAT URUS SETIA

28

TERTAKLUK KEPADA KUOTA 8% DAN MEMPEROLEHI MARKAH E-LPPT/E-LNPT 360°/E-LNPT SEBANYAK 85% KE ATAS;

PERKHIDMATAN CEMERLANG ADALAH PERKHIDMATAN YANG DIBERIKAN OLEH SESEORANG STAF YANG MUTU ATAU PENGHASILANNYA MELEBIHI DARIPADA KEPERLUAN TANGGUNGJAWAB BIASA BAGI

JAWATANNYA. PERKHIDMATAN YANG DIBERIKAN ITU BOLEH DIJADIKAN CONTOH DAN IKUTAN, SERTA MEMBERI PENGARUH YANG MENGGERAKKAN KECERGASAN BEKERJA DAN DAYA USAHA STAF YANG LAIN;

STAF SEMUA KUMPULAN, GRED DAN KATEGORI SAMA ADA DILANTIK SECARA TETAP, SEMENTARA ATAU KONTRAK DI BAWAH SKIM SSM;

TELAH BERKHIDMAT BAGI TEMPOH GENAP SETAHUN PENUH PADA HARI TERAKHIR TAHUN PENILAIAN;

PEMILIHAN JUGA BERASASKAN KEPADA PENILAIAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM) KE ATAS SUMBANGAN STAF BERKENAAN KEPADA ORGANISASI, PERKHIDMATAN AWAM, KOMUNITI,

DAERAH, NEGERI, NEGARA DAN PERINGKAT ANTARABANGSA;

PEMILIHAN HENDAKLAH DIBUAT MENGIKUT TABURAN LOKASI TEMPAT BEKERJA, KATEGORI JAWATAN DAN LAIN-LAIN YANG BERKAITAN;

1

2

3

4

6

5

(APC

29

KEUTAMAAN KEPADA STAF YANG DAPAT MEMBINA NILAI-NILAI BEKERJASAMA DAN BERPASUKAN SERTA DAPAT MEWUJUDKAN PERHUBUNGAN YANG BAIK DI SEMUA PERINGKAT;

STAF TIDAK PERNAH MENERIMA ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG (APC) DALAM TEMPOH 3 TAHUN SEBELUM TAHUN PENILAIAN. WALAU BAGAIMANAPUN, PPSM UNIVERSITI BERHAK MEMBUAT SEBARANG

KEPUTUSAN TANPA TERTAKLUK KEPADA SYARAT TERSEBUT.

STAF TIDAK PERNAH DIKENAKAN TINDAKAN TATATERTIB DAN SURCAJ DALAM TEMPOH 3 TAHUN SEBELUM TAHUN PENILAIAN;

STAF YANG DINAIKKAN PANGKAT (SECARA HAKIKI, FLEKSI, TBBK, KHAS UNTUK PENYANDANG (KUP) DAN SETARA ATAU SETUJU MENERIMA OPSYEN DAN SEBAGAINYA) PADA TAHUN YANG DINILAI TIDAK BOLEH

DIPERTIMBANGKAN UNTUK ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG (APC) TAHUN PENILAIAN KECUALI TIADA STAF LAIN YANG LAYAK DI FAKULTI/JABATAN BERKENAAN.

7

8

9

10

(APC

INSENTIF

SIJIL PERKHIDMATAN CEMERLANG; DAN

SIJIL SIMPANAN PREMIUM BERNILAI RM1,000.00.

DIBERI PELUANG DALAM PENCALONAN UNTUKMENERIMA DARJAH KEBESARAN, BINTANG DAN PINGATPERSEKUTUAN ATAU NEGERI.

30

(APC

KELAYAKAN1.Staf tetap yang telah disahkan dalam perkhidmatan;

2.Bagi pencalonan kali pertama, telah genap 5 tahun berkhidmat dalam perkhidmatan awam

pada tahun prestasinya dinilai;

3.Staf gred 1 sehingga 54 atau setaraf;

4.Pencapaian cemerlang dalam prestasi kerja dan aktiviti atau sumbangan di luar tugas rasmi

dalam tempoh tiga (3) tahun terakhir;

5.Lulus tapisan keselamatan (jenayah dan keselamatan) polis diraja malaysia (PDRM);

6.Lulus tapisan keutuhan suruhanjaya pencegahan rasuah malaysia (SPRM);

7.Lulus tapisan keutuhan jabatan insolvensi malaysia;

8.Tidak pernah dikenakan tindakan tatatertib; dan

9.Diperakukan oleh panel pembangunan sumber manusia (PPSM).

Staf layak dipertimbangkan bagi penganugerahan P.P.C. Buat kali kedua jika memenuhi syarat

seperti berikut:

1.Memenuhi syarat di butiran 3 hingga 9 dan;

2.Perkhidmatan tidak terputus dalam tempoh 5 tahun dari tarikh penganugerahan kali pertama.

31

Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC)

ASAS PENILAIAN

Penilaian berdasarkan kepada lima (5) kategori kegiatan dan sumbangandi luar tugas rasmi seperti berikut:

1. Keahlian pertubuhan kemasyarakatan / NGO/ kelab/ persatuan/pasukan sukarela

2. Sumbangan inovatif/kreatif/bakat/kemahiran;

3. Sukan dan permainan;

4. Penglibatan dalam aktiviti/program; dan

5. Komitmen kepada tugasan di luar waktu pejabat.

32


KAWALAN REKOD

1. P.P.C. ini adalah dikawal oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA);

2. Senarai pegawai yang dicalonkan untuk penganugerahan P.P.C.hendaklah dikemukakan terlebih dahulu kepada JPA untuksemakan sebelum penganugerahan dilaksanakan; dan

3. Senarai penerima P.P.C. untuk tahun tersebut akan disahkan dandiwartakan oleh JPA.

33


PERANAN KETUA JABATAN

1. Mengemukakan senarai P.P.C. bagi tahun semasa kepada JPA untukpengesahan dan pewartaan.

2. Melaksanakan penganugerahan P.P.C. dan pemberian APC serta penyediaaninsentif kepada penerima di kementerian/jabatan.

3. Menyelenggara rekod penerima P.P.C. dan APC di kementerian/jabatanmasing-masing.

4. Mempamerkan nama dan gambar penerima P.P.C. dan APC di lokasi yangstrategik atau yang sering dikunjungi orang ramai di pejabat.

34


PERHATIAN !

35

Mesti adadokumensokongan

Pingat Perkhidmatan Cemerlang PPC

Pegawai Yang Dinilai (PYD) dan Pegawai Penilai (PP) hendaklah memberiperhatian kepada perkara-perkara berikut semasa membuat penilaian:

1. PYD hendaklah melengkapkan maklumat di Bahagian I dan II;

2. PYD hendaklah mengemukakan bukti yang disahkan bagipenglibatan dalam setiap aktiviti yang disenaraikan;

3. PP hendaklah menyemak kesahihan bukti penglibatan yangdikemukakan sebelum membuat penilaian dan pengesahan;

4. PP hendaklah memberi markah dengan membulatkan skalapemarkahan di ruangan yang disediakan;

5. PP hendaklah melengkapkan maklumat dan menurunkantandatangan di Bahagian III; dan

6. PYD dan PP hendaklah merujuk kepada Garis Panduan PengisianBorang Aktiviti dan Sumbangan PPC.

a) Mengemukakan senarai P.P.C. bagi tahun semasa kepada JPAuntuk pengesahan dan pewartaan.

b) Melaksanakan penganugerahan P.P.C. dan pemberian APC sertapenyediaan insentif kepada penerima di kementerian/jabatan.

c) Menyelenggara rekod penerima P.P.C. dan APC dikementerian/jabatan masing-masing.

d) Mempamerkan nama dan gambar penerima P.P.C. dan APC dilokasi yang strategik atau yang sering dikunjungi orang ramai dipejabat.

36


37

Diuruskan olehMPPSM

Universiti


38


39

KEAHLIAN PENGERUSITimbalan Naib Canselor (Pembangunan)

AHLI1. Pendaftar2. Pengarah Pengurusan Strategik3. Pengarah QRiM4. Pengarah Kaunseling5. Pengarah Kanan UTMLead6. Timbalan Pendaftar Kanan, BSM7. Dekan/Ketua PTJ (pembentangan secara giliran)

SETIAUSAHATimbalan Pendaftar , Seksyen Perkhidmatan, BSM

KEKERAPAN 4 kali setahun

DOKUMEN RUJUKAN UTAMA PENGURUSAN

1. PP Bil. 4/20022. PP Bil. 6/20053. PP Bil. 13/20124. SPP Bil. 2/20095. PKPA Bil. 2/20026. Keputusan Mesyuarat PPSM

URUS SETIA Seksyen Perkhidmatan, Bahagian Sumber Manusia 40

KEAHLIAN PPSM UNIVERSITI

41

1. MENGESAHKAN MARKAH PENILAIAN PRESTASI SESEORANG PYD. SEKIRANYA TERDAPAT KERAGUAN DAN MEMPUNYAI ASAS YANG KUKUH, PPSM BOLEH MENGUBAHSUAI DAN MENYELARAS MARKAH BERKENAAN.

2. MEMBERI PERHATIAN YANG LEBIH TELITI DAN PERTIMBANGAN YANG MENDALAM KEPADA PYD YANG MENDAPAT MARKAH PRESTASI YANG RENDAH UNTUK MEMASTIKAN PENILAIAN DIBUAT DENGAN BETUL DAN TERATUR TANPA SEBARANG UNSUR PENGANIAYAAN.

3. MENGESYOR ATAU MENENTUKAN PENEMPATAN DAN KEMAJUAN KERJAYA SESUAI DENGAN POTENSI, KEBOLEHAN, KESTIMEWAAN, SERTA KEMAJUAN STAF.

4. MENGESYORKAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING DENGAN TUJUAN MEMPERBAIKI DAN MEMPERTINGKATKAN PRESTASI DAN MOTIVASI STAF.

5. MENENTUKAN KELAYAKAN ATAU KESESUAIAN UNTUK PERGERAKAN GAJI, PINGAT, BINTANG, KEBESARAN DAN SURAT PENGHARGAAN.

6. MENGENALPASTI DAN MERANCANG KEPERLUAN LATIHAN STAF.

7. MENGESAHKAN DAN MELULUSKAN PEMILIHAN ANUGERAH-ANUGERAH KECEMERLANGAN STAF

TERMA RUJUKAN PPSM

42

Sebarang pertanyaan slla hubungi:

Puan Hariyani : 30450

Puan Saidatul : 30465

Puan Nurrul Ain : 30433

TERIMA KASIH

taklimat persediaan dokumentasi mesyuarat ppsm...

Documents