documentt

PENGENALAN

Dalam melaksanakan aktiviti pendidikan luar, perancangan amat perlu bagi menjadikan aktiviti pendidikan luar mencapai objektif dan tujuan yang dikehendaki. Dalam merancang aktiviti pendidikan luar, terdapat beberapa langkah daripada prapelaksanaan hingga ke tahap pelaksanaan. Pada peringkat awal, prapelaksanaan dasar dan objektif program pendidikan luar perlu diputuskan. Pada peringkat ini juga, segala urusan pelantikan jawatankuasa peringkat perancangan dilakukan. Pihak pengurusan dan ahli jawatankuasa

Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menghuraikan apa yang dilakukan dalam proses prapelaksanaan bagi program pendidikan luar;

2. Menerangkan tugas sesuatu jawatankuasa yang dibentuk dalam sesuatu organisasi;

3. Membina kertas kerja program pendidikan luar dengan tersusun dan kemas; dan

4. Merancang penulisan surat kepada pihak yang berkenaan dalam mengatur aktiviti pendidikan luar.

HASIL PEMBELAJARAN

TTooppiikk

33 Perancangan dan Pengurusan Pendidikan Luar

TOPIK 3 PERANCANGAN DAN PENGURUSAN PENDIDIKAN LUAR

47

yang dibentuk akan berbincang untuk membuat kertas kerja bagi mendokumentasikan serta membentuk hala tuju perjalanan program. Kertas kerja merupakan bahan bertulis yang mengandungi perbincangan mengenai sesuatu projek untuk dibahaskan. Dengan kata lain, kertas kerja yang lengkap akan menjadi sumber rujukan utama dalam sesuatu program. Kertas kerja juga merupakan dokumen rujukan yang amat diperlukan dalam proses memohon kebenaran dan pertolongan dari pihak atasan. Oleh itu, kertas kerja perlu lengkap dan terarah. Dalam merancang dan melaksanakan aktiviti pendidikan luar, pelbagai pihak perlu dihubungi bagi mendapatkan kebenaran, memohon bantuan dan pemberitahuan. Kesemua proses ini memerlukan pihak urus setia menyiapkan dan menghantar surat. Oleh itu, urusan surat-menyurat amat penting dalam proses perancangan dan pelaksanaan program pendidikan luar.

PRAPELAKSANAAN

Dalam melaksanakan pendidikan luar, perancangan yang teliti amat perlu sebelum mengadakan pendidikan luar. Penganjur perlu membentuk jawatankuasa dan memanggil mesyuarat perancangan. Perancangan dan persiapan awal termasuklah memikirkan konsep, tema objektif kertas kerja pendidikan luar dan segala urusan surat-menyurat kepada pihak yang terlibat.

3.1.1 Pelantikan Jawatankuasa dan Pengagihan Tugas

Terdapat dua bentuk jawatankuasa iaitu perancang dan pelaksana. Dalam subtopik ini, kita akan membincangkan tugas dan tanggungjawab jawatankuasa perancang. Jadual 3.1 menunjukkan 23 ahli jawatankuasa serta bidang tugas mereka dalam merancang aktiviti pendidikan luar.

3.1


48

Jadual 3.1: Dua Puluh Tiga Ahli Jawatankuasa dan Bidang Tugas dalam Merancang Aktiviti Pendidikan Luar

No. Ahli Jawatankuasa Bidang Tugas

1. Pengarah Projek

Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.

Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.

Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.

Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan.

Bertanggung jawab menentukan hala tuju program pendidikan luar.

2. Timbalan Pengarah

Membantu pengarah dalam melicinkan pelaksanaan aktiviti.

Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya.

3. Kem Komandan

Menyelaras dan menguruskan semua aktiviti yang berkaitan dengan pelaksanaan pendidikan luar.

Mengadakan taklimat kepada peserta.

Orang yang membuat keputusan yang penting ketika melaksanakan aktiviti pendidikan luar.

4. Setiausaha Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.

Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail untuk rujukan.

Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam pelaksanaan program.

Menguruskan urusan surat-menyurat kepada pihak yang berkenaan.

Memanggil ahli jawatankuasa untuk bermesyuarat.

Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.

Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat.

Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok dalam kalangan ahli jawatankuasa.

Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.

Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.


49


5. Timbalan Setiausaha

Membantu setiausaha dalam melicinkan pelaksanaan aktiviti.

Memangku tugas setiausaha semasa ketiadaannya.

6. Bendahari Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan.

Menyediakan dan menyimpan buku akaun untuk program.

Menerima dan menyimpan cek dan wang tunai milik program.

Menyimpan semua resit, baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.

Menjaga dan menguruskan harta benda program dengan baik.

Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.

Memberikan pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi pelaksanaan program.

Menandatangani cek bersama pengarah, setiausaha atau kedua-duanya sekali.

7. Jawatankuasa Teknikal

Membentuk satu jawatankuasa kecil.

Menyimpan rekod alatan kumpulan seperti khemah, periuk, parang, pisau dan sebagainya.

Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan pelaksanaan program.

Mengemaskinikan alatan dan mengawal pergerakan alatan kumpulan.

Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan.


50


8. Jawatankuasa Pendidikan

Membentuk satu jawatan kuasa kecil.

Merancang modul integrasi mata pelajaran dalam pendidikan luar berdasarkan objektif.

Merancang jenis, bentuk atau konsep penggabung jalinan, penyebatian atau penerapan unsur pendidikan dalam pendidikan luar.

Merancang atau menetapkan masa bagi program pendidikan.

Bertanggungjawab dengan jawatankuasa merancang atau menetapkan masa bagi program pendidikan luar.

9. Jawatankuasa Kejurulatihan


Merancang program latihan fizikal dalam pendidikan luar berdasarkan objektif.

Merancang dan memikirkan langkah-langkah keselamatan dalam pendidikan luar.

Bertanggungjawab dengan jawatankuasa lain dalam merancang atau menetapkan masa bagi program pendidikan luar.

10. Jawatankuasa Kerohanian

Membentuk satu jawatan kuasa kecil.

Merancang dan melaksanakan aktiviti kerohanian termasuk solat, kuliah subuh dan kuliah maghrib.

Membuat giliran iman dan bilal bagi setiap solat.

Memastikan peserta bukan Islam mengamalkan ajaran agama masing-masing dan diberikan kuliah moral.


51


11. Jawatankuasa Atur Cara dan Buku Program


Bekerjasama dengan jawatankuasa pendidikan, kejurulatihan dan protokol menyusun jadual pertandingan atau atur cara majlis mengikut kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.

Menyediakan atur cara bagi penyampaian hadiah.

Menjemput dan mendapatkan senarai orang penting (VIP) dan jemputan khas yang sepatutnya hadir pada hari penyampaian hadiah.

Menyediakan acara sambutan kedatangan VIP, penyambut tetamu dan segala persiapan untuk keperluan sambutan.

Bertanggungjawab mendapatkan pengacara majlis (MC) bagi setiap kategori atau keseluruhan kategori dan menyediakan draf teks pengacara majlis.

Mendapatkan senarai pemenang dan penyampai hadiah daripada jawatankuasa peserta untuk kemudahan pengacara majlis mengumumkan pemenang.

Menguruskan keseluruhan pelaksanaan atur cara dan program kepada semua yang hadir sepanjang program berlangsung.

Membantu semua jawatankuasa mengemaskan persiapan, peralatan dan sebagainya.

Membantu jawatankuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.

12. Jawatankuasa Protokol


Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup.

Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.

Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.

Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau VIP di dalam dewan.

Menjaga kawalan peserta.

Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian.


52


13. Jawatankuasa Promosi/ Publisiti


Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta tentang sesuatu projek atau aktiviti.

Membuat poster dan menyediakan kain rentang untuk mempromosikan sesuatu projek atau aktiviti.

Mendapatkan penaja bagi keperluan promosi, pengiklanan dan hebahan mengenai sesuatu projek atau aktiviti.

Menjemput wartawan untuk membuat liputan.

14. Jawatankuasa Persiapan/ Keceriaan


Memastikan perjalanan program lancar dan tapak program sentiasa bersih serta selesa.

Membuat latar belakang (backdrop) untuk pentas bersesuaian dengan sesuatu projek atau aktiviti.

15. Jawatankuasa Pendaftaran dan Peserta


Menguruskan pendaftaran peserta sebelum bertolak dan memastikan jumlah peserta mencukupi.

Mengurus, menerima atau menyenaraikan nama peserta dalam sesuatu projek atau aktiviti.

Memastikan giliran peserta atau kehadiran peserta untuk sesuatu projek atau aktiviti serta hadir pada masanya.

Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap para peserta sepanjang sesuatu projek atau aktiviti berlangsung.

16. Jawatankuasa Disiplin/ Keselamatan


Memastikan keselamatan di dalam kawasan aktiviti terjamin.

Memastikan setiap aktiviti yang dijalankan selamat dan berjalan lancar.

Sentiasa bersedia jika terdapat kemalangan atau sesuatu yang tidak diingini.

Merancang aktiviti kawalan malam.

Membawa beberapa unit kelengkapan perubatan seperti alat pertolongan cemas (first aid).


53


17. Jawatankuasa Hadiah/ Cenderahati


Sentiasa berurusan dengan ahli jawatankuasa lain bagi melicinkan perjalanan sesuatu projek atau aktiviti.

Merancang jenis hadiah atau cenderahati yang akan diberikan dalam sesuatu projek atau aktiviti serta bersesuaian dengan sesuatu majlis atau acara.

Menguruskan penempahan hadiah kepada para peserta, cenderahati kepada petugas luar atau jemputan.

Menetapkan atau merancang bajet hadiah mengikut pengklasifikasian sesuatu projek atau aktiviti.

Memastikan semua hadiah telah tersedia sebelum dibawa ke tapak perkhemahan. Hadiah atau cenderahati hendaklah disiapkan selewat-lewatnya dua minggu sebelum tarikh sesuatu projek atau aktiviti bermula.

Menyenaraikan senarai peralatan dan keperluan bagi acara penyampaian hadiah dan memaklumkan kepada jawatan kuasa yang terlibat.

Menyusun hadiah dan cenderahati bagi memudahkan acara penyampaian hadiah.

Menguruskan dan mendapatkan senarai pemenang daripada jawatankuasa peserta.

Menyusun nama penyampai hadiah berserta pengiring yang berkaitan dengan atur cara penyampaian hadiah mengikut acara.

Menyediakan keperluan yang berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.


54


18. Jawatankuasa Jamuan/ Makanan


Menyediakan bajet dan jenis makanan atau hidangan ringan yang perlu disediakan bagi jawatankuasa sepanjang program berlangsung.

Mendapatkan jurusaji jika perlu yang boleh menawarkan harga yang berpatutan untuk keperluan makanan dan minuman.

Menyediakan bajet bagi setiap kumpulan peserta.

Membahagikan bahan mentah untuk di masak oleh peserta.

Memberi nasihat kepada kumpulan peserta terhadap hidangan makanan.

Membuat penempahan dan memaklumkan jenis makanan serta jumlahnya.

Bertugas menyediakan hidangan jamuan makanan kepada pihak yang berkaitan dan memastikan tiada petugas dan ahli jawatankuasa yang ketinggalan.

Melayan tetamu yang makan dan membahagikan makanan dengan sebaik mungkin.

Memastikan kebersihan tempat makan.

Mengemas dan membersihkan tempat makan, makanan yang berlebihan dan sebagainya.

Menyediakan bekas makanan dan minuman serta plastik sampah.

19. Jawatankuasa Pengangkutan


Memastikan keperluan pengangkutan sepanjang sesuatu program yang berlangsung telah mencukupi bagi keperluan persiapan, urus setia, peserta dan sebagainya.

Membuat tempahan kenderaan sama ada bas atau van untuk kegunaan sebelum, semasa dan selepas sesuatu aktiviti atau projek dijalankan.

Membuat penjadualan perjalanan bas untuk kegunaan serta rujukan pegawai yang terlibat bagi kegunaan pemandu, urus setia dan peserta.

Sentiasa mengingatkan pemandu tentang jadual dan keperluan pengangkutan dengan mengambil kira rasional logik perjalanan dan kebajikan pemandu seperti kemampuan, masa rehat dan kebajikan mereka.


55


20. Jawatankuasa Fotografi


Bekerjasama dengan pihak jabatan penyiaran menerusi saluran media cetak mahupun elektronik.

Menggunakan kamera atau kamera video bagi merakamkan sesuatu aktiviti atau projek.

Menjadi jurukamera sepanjang sesuatu program berlangsung.

Memaklumkan kepada wartawan tentang sesuatu program yang dilangsungkan.

21. Jawatankuasa Logistik


Membuat persediaan dan menyiapkan tempat dan segala keperluan seminggu sebelum sesuatu acara diadakan.

Memastikan peralatan dan persiapan yang telah dibuat dapat digunakan.

Sekiranya berlaku sebarang keadaan di luar jangkaan, jawatankuasa ini perlu mengambil tindakan serta-merta untuk mengatasi masalah tersebut.

Bertanggungjawab terhadap peralatan yang telah digunakan.

Memastikan segala peralatan dibawa dan dipulangkan dalam keadaan dan kuantiti yang sama.

Mengagihkan peralatan mengikut sesuatu acara seperti dalam jadual.

22. Jawatankuasa Pertandingan dan Persembahan


Mendapatkan juri atau peserta bagi sesuatu aktiviti atau projek yang dijalankan.

Merancang persembahan, tujuan program atau memastikan objektif sesuatu aktiviti atau projek berjaya disempurnakan.

Merancang atau menetapkan masa bagi setiap persembahan atau matlamat sesuatu projek atau aktiviti.

Merancang jenis, bentuk atau konsep persembahan.

Merekodkan atau mencatat setiap keputusan yang telah dibuat oleh para juri.

Memastikan setiap persembahan dilaksanakan dalam suasana yang ceria dan gembira.


56


23. Jawatankuasa Tugas-tugas Khas


Mengenal pasti tugas-tugas atau kerja-kerja yang di luar perancangan.

Membantu jawatankuasa lain membuat persediaan sekiranya diperlukan.

Sentiasa berada di kawasan aktiviti sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung. dan

Membuat laporan berkenaan tugas-tugas yang telah dilaksanakan.

3.1.2 Mesyuarat Perancangan

Mesyuarat membawa makna aktiviti perundingan dalam membincang sesuatu isu yang tersurat dan tersirat bagi mencapai satu keputusan. Mesyuarat bertujuan untuk mengumpul idea dan menyatukan fikiran bagi membina keputusan. Mesyuarat perancang bagi aktiviti pendidikan luar perlu diadakan bagi memastikan perjalanan sesuatu aktiviti pendidikan luar dapat dilaksanakan dengan lancar.

Mesyuarat perancangan diadakan selepas mesyuarat jawatankuasa kerja meluluskan sesuatu program itu dilaksanakan. Terdapat beberapa siri mesyuarat perancangan yang perlu diadakan dalam melaksanakan program pendidikan luar. Kekerapan mesyuarat bergantung kepada keupayaan ahli jawatankuasa menyelesaikan masalahnya. Rajah 3.1 memperlihatkan lima siri mesyuarat perancangan.

Rajah 3.1: Lima siri mesyuarat perancangan


57

PENYEDIAAN KERTAS KERJA

Kertas kerja merupakan bahan bertulis yang mengandungi perbincangan mengenai sesuatu projek untuk dibahaskan. Kertas kerja merupakan dokumen yang penting dalam merancang sesuatu projek. Kertas kerja yang baik adalah kertas kerja yang dapat memberikan gambaran yang jelas tentang hala tuju, jenis aktiviti, jawatankuasa, peserta dan perbelanjaan sesuatu projek. Kertas kerja yang disediakan perlulah mengikut format yang ditetapkan. Jadual 3.2 menunjukkan sembilan format kertas kerja yang selalu digunakan.

Jadual 3.2: Sembilan Format bagi Penyediaan Kertas Kerja

Format Deskripsi

Tajuk kertas kerja Tulis tajuk dengan ringkas dan bermakna

Tujuan kertas kerja Nyatakan secara jelas tujuan kertas kerja disediakan bertujuan untuk:

Kelulusan, maklumat atau perbincangan.

Untuk siapa kertas kerja dikemukakan.

Nyatakan apakah objektif dan matlamat yang hendak dicapai.

Penerangan tentang projek

Nyatakan secara jelas butiran mengenai:

Tarikh, masa atau tempat.

Peserta kumpulan sasaran.

Yuran atau bayaran yang dikenakan.

Kerjasama atau bantuan dari unit atau persatuan lain.

Jawatankuasa pelaksana

Nyatakan secara jelas dan sertakan segala butiran mengenai:

Minit mesyuarat induk yang telah memutuskan untuk mengadakan projek yang dipohon.

Senarai penuh jawatankuasa.

Peranan dan bidang tugas jawatankuasa.

3.2

Huraikan bidang tugasan dan tanggungjawab pengarah projek pendidikan luar.

LATIHAN 3.1


58

Anggaran perbelanjaan

Nyatakan secara terperinci anggaran pendapatan serta perbelanjaan termasuk belanja runcit sebanyak 10% dan diperincikan mengikut butir-butir perbelanjaan.

Susun atur atau atur cara

Sediakan jadual tentatif program yang terperinci dari awal hingga akhir termasuklah atur cara perasmian dan penutup dengan menyatakan masa, tempat dan tindakan jurulatih atau fasilitator.

Peserta Nyatakan kumpulan sasaran yang akan menyertai program ini sama ada pelajar atau kakitangan anggaran bilangan peserta.

Tindakan Senaraikan cadangan jurulatih dan fasilitator yang terlibat dalam setiap aktiviti yang dirancang.

Sokongan Rujuk keseluruhan kertas kerja kepada penasihat atau pegawai yang berkaitan untuk dokumen atau diberikan sokongan.

3.2.1 Mendapatkan Kelulusan daripada Pihak Pengurusan

Kertas kerja yang telah dirancang perlu dihantar untuk mendapatkan kelulusan daripada pihak pengurusan. Penganjur mesti memastikan tarikh serahan kertas kerja menepati kehendak masa pemprosesan kelulusan. Penganjur juga perlu bersedia untuk memberikan rasional tentang kertas kerja serta aktiviti yang hendak dilaksanakan. Tindakan pelaksanaan seterusnya dilaksanakan selepas mendapatkan kelulusan daripada pihak berkuasa.

3.2.2 Menyediakan Jadual Tindakan Tentatif

Jadual tindakan perlu dibina bagi memastikan pelaksanaan program berjalan dengan lancar. Jadual tindakan ini membolehkan pengerusi memantau aktiviti perancangan dan pelaksanaan aktiviti. Jadual tindakan tentatif boleh dalam bentuk carta Gantt, senarai semak, jadual, carta alir dan lain-lain media yang mudah difahami.

Jadual tindakan membolehkan pengerusi memantau aktiviti perancangan dan pelaksanaan aktiviti. Nyatakan bentuk jadual tindakan tentatif.

LATIHAN 3.2


59

PENGURUSAN SURAT-MENYURAT

Sebelum memulakan sesuatu aktiviti pendidikan luar, perkara yang amat penting sekali ialah memohon kebenaran daripada pihak berkaitan. Jawatankuasa perancang perlu mendapatkan kebenaran dan memaklumkan pelbagai pihak sebelum melaksanakan aktiviti pendidikan luar. Rajah 3.2 mengilustrasikan enam jenis urusan surat-menyurat.

Rajah 3.2: Enam jenis surat untuk urusan sebelum menjalankan aktiviti pendidikan luar

3.3.1 Surat Kebenaran

Dalam aktiviti pendidikan luar, segala aktiviti dilakukan di luar bilik darjah. Sudah pasti pihak penganjur perlu mendapatkan kebenaran daripada ibu bapa ataupun penjaga terlebih dahulu sebelum menjalankan aktiviti. Selain itu, surat kebenaran kepada pelbagai agensi yang terlibat secara langsung dan tidak langsung perlu ditulis. Surat memohon kebenaran untuk mengadakan pendidikan luar perlu dihantar awal supaya pihak yang berkenaan dapat membalas dalam masa yang sesuai.

3.3


60

Contoh senarai surat yang perlu dihantar untuk memohon kebenaran dalam aktiviti pendidikan luar ialah: (a) Surat Kebenaran Ibu Bapa Penjaga Kandungan surat itu perlu mengandungi masa, tarikh, tempat dan aktiviti

yang terlibat. Surat ini juga perlu mengandungi persetujuan perjanjian pelepasan tanggungjawab pihak penganjur. Penganjur juga boleh meletakkan nombor telefon sekiranya berlaku kecemasan ketika program.

(b) Surat Kebenaran Pemilik Tapak Perkhemahan Kandungan surat itu perlu mengandungi masa, tarikh, tempat dan aktiviti

yang terlibat. Surat ini juga boleh mengandungi harapan atau bantuan daripada pihak penganjur kepada pemilik tapak perkhemahan (sekiranya berkenaan). Pemilik tapak perkhemahan bukan sahaja individu tetapi kemungkinan badan-badan swasta atau kerajaan contohnya pihak berkuasa tempatan.

3.3.2 Surat Pemberitahuan, Memohon Kebenaran dan Bantuan daripada Balai Polis Terdekat

Kandungan surat itu perlu mengandungi masa, tarikh, tempat dan aktiviti yang terlibat. Penganjur perlu memaklumkan dan memohon untuk mengadakan aktiviti daripada pihak polis (Rajah 3.3). Surat ini juga perlu mengandungi permohonan bantuan daripada pihak polis kepada penganjur, contohnya, mengadakan rondaan yang kerap di kawasan aktiviti dan lain-lain.

Rajah 3.3: Beberapa contoh pejabat pihak keselamatan


61

3.3.3 Surat Pemberitahuan, Memohon Kebenaran daripada Jabatan Laut

Kandungan surat itu perlu mengandungi masa, tarikh, tempat dan aktiviti yang terlibat. Penganjur perlu memaklumkan dan memohon mengadakan aktiviti daripada Jabatan Laut, terutamanya jika aktiviti berkaitan dengan taman laut. Surat ini juga boleh mengandungi permohonan bantuan daripada pihak jabatan laut kepada penganjur, contohnya, menggunakan khidmat pegawai Jabatan Laut bagi menerangkan tentang taman laut.

3.3.4 Surat Pemberitahuan, Memohon Kebenaran dan Bantuan daripada Jabatan Perhutanan

Kandungan surat perlu mengandungi masa, tarikh, tempat dan aktiviti yang terlibat. Penganjur perlu memaklumkan dan memohon untuk mengadakan aktiviti daripada Jabatan Perhutanan, terutamanya jika aktiviti tersebut berkaitan dengan hutan simpan. Surat ini juga boleh mengandungi permohonan bantuan daripada pihak jabatan perhutanan kepada penganjur. Contohnya, menggunakan khidmat renjer hutan bagi menerangkan tentang flora dan fauna yang terdapat di hutan simpanan.

3.3.5 Surat Pemberitahuan, Memohon Kebenaran dan Bantuan daripada Jawatankuasa Kampung

Kandungan surat itu perlu mengandungi masa, tarikh, tempat dan aktiviti yang terlibat. Penganjur perlu memaklumkan dan memohon mengadakan aktiviti daripada jabatan kuasa kampung yang terlibat. Surat ini juga boleh mengandungi permohonan bantuan daripada pihak jabatan kuasa kampung kepada penganjur terutama dari aspek keselamatan kawasan aktiviti pendidikan luar.


62

3.3.6 Surat Pemberitahuan dan Memohon Bantuan daripada Jabatan Kesihatan

Kandungan surat tersebut perlu mengandungi masa, tarikh, tempat dan aktiviti yang terlibat. Penganjur perlu memaklumkan dan memohon bantuan kecemasan sekiranya berlaku kecemasan dalam menjalankan aktiviti pendidikan luar.

Pelaksanaan pendidikan luar memerlukan penerangan yang teliti. Penganjur perlu membentuk jawatankuasa dan mengadakan mesyuarat

perancangan. Mesyuarat perancangan bertujuan untuk mengumpulkan idea dan

menyatakan fikiran bagi membina keputusan. Kertas kerja harus memberi gambaran yang jelas tentang hala tuju, jenis

aktiviti, jawatankuasa, peserta dan perbelanjaan sesuatu projek. Urusan surat-menyurat perlu dilakukan untuk mendapatkan kebenaran dan

memaklumkan pelbagai pihak sebelum melaksanakan pendidikan luar.

Jawatankuasa

Kertas kerja

Mesyuarat

Perancangan

Surat

Surat pemberitahuan, memohon kebenaran dan bantuan biasanya mempunyai tiga tujuan utama. Nyatakan dan huraikan.

LATIHAN 3.3


63

1. Berikan ciri-ciri surat kebenaran yang digunakan dalam program pendidikan luar berserta contoh.

2. Terdapat beberapa siri mesyuarat perancangan yang perlu diadakan dalam

melaksanakan program pendidikan luar. Kekerapan mesyuarat bergantung kepada keupayaan ahli jawatankuasa menyelesaikan masalah. Nyatakan siri mesyuarat ini.

1. Nyatakan bidang tugasan dan tanggungjawab setiausaha projek pendidikan luar.

2. Nyatakan cara format membina kertas kerja mengikut modul ini.

Ab Alim Abdul Rahim. (2004). Pengurusan gerak kerja kokurikulum. Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti.

Ford, P. (1981). Principles and practices of outdoor/environmental education.

New York: Wiley. Hammerman, D. R., Hammerman, W. M., & Hammerman, E. L. (1985). Teaching

in the outdoors. Danville, IL: Interstate. Jamil Hashim. (2001). Tatacara mengendalikan majlis. Kuala Lumpur: Golden

Book Centre. Lewis, C. A. (1975). The administration of outdoor education programs.

Dubuque, IA: Kendall-Hunt. Modul Bina Insan Guru. (2000). Bahagian Pendidikan Guru Kementerian

Pendidikan Malaysia. Modul Pendidikan Luar. (1993). Bahagian Pendidikan Guru Kementerian

Pendidikan Malaysia.

documentt

Documents