[isi kandungan] buku panduan setiausaha · pdf filefail surat keluar ... [format surat rasmi]...

[ISI KANDUNGAN] BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1 Muqaddimah 1

2 Format Surat Rasmi 2

3 Format Minit Mesyuarat 11

4 Format Kertas Kerja 17

5 Format Laporan 26

6 Pengesahan Buku Panduan 39

[MUQADDIMAH] BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

1

MUQADDIMAH

بسم اهلل الرمحن الرحيم

Alhamdulillah, bersyukur ke hadrat Illahi kerana dengan limpah kurnia Nya, kami

diberikan kekuatan untuk menyiapkan buku panduan setiausaha ini. Selawat dan salam kerinduan

buat kekasih-Nya, Nabi Muhammad SAW, keluarga baginda, sahabat-sahabat dan para tabi’

tabi’in.

Penghargaan juga buat kedua ibu bapa kami, di atas pemberian semangat dan kekuatan

sepanjang buku ini disiapkan. Sejuta penghargaan kepada barisan Suruhanjaya Setiausaha

MPMKUIS sesi 2009/2010 (SSU) yang telah berjaya menghasilkan buku panduan ini. Barisan

editor ini diketuai Saudari Afifah dan dibantu oleh Saudari Atikah, Saudari Nazriah serta Saudari

Rafidah. Tidak lupa buat mereka yang terlibat secara langsung iaitu Setiausaha Agong

MPMKUIS sesi 2009/2010 Saudara Rijaludeen dan semua barisan MPMKUIS sesi 2009/2010 di

atas sokongan terutamanya Presiden, Saudara Wafi Zuhdi serta teman-teman seperjuangan yang

terlibat secara tidak langsung.

Buku panduan setiausaha diwujudkan atas kesedaran kami tentang perlunya perkara-

perkara teknikal diselaraskan di peringkat semua kelab dan persatuan KUIS. Malahan, dengan

buku ini dapat memudahkan gerak kerja kelab dan persatuan dalam berprogram dan gerak kerja,

khusus bagi mereka yang memegang jawatan setiausaha. Ini adalah kerana, masalah-masalah

yang hanya melibatkan perkara teknikal kesetiausahaan seringkali timbul sekaligus mengganggu

proses gerak kerja.

Maka, dengan terbitnya buku ini dapatlah kami membantu serba sedikit sebagai hadiah

dan diharapkan menjadi satu amalan jariah kami kepada generasi kepimpinan akan datang.

Semoga kemudahan yang diberikan buat mereka mampu mempermudahkan baki perjalanan kami

di bumi ini sebagai khalifah Nya. Amin ya Rabbal Alamin. Mohon maaf sekiranya terdapat

kekurangan dalam penyediaan buku ini. Wallahua’lam. Sekian, terima kasih.

[FORMAT SURAT RASMI] BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

2

PENDAHULUAN

1) Terdapat dua jenis format penulisan bagi surat rasmi untuk pelajar-pelajar IPT.

2) Penggunaan font tulisan bagi persuratan adalah tertakluk kepada organisasi tersebut.

Kebiasaanya font tulisan jenis Times New Roman, Arial, Arial Narrow atau Garamond

digunakan dalam urusan rasmi organisasi. Kebiasaannya, tulisan bersaiz 12 digunakan dalam

urusan rasmi organisasi.

3) Bagi surat yang menggunakan elemen “Melalui:”, sebelum salinan surat dibuat untuk

dimasukkan ke dalam fail, hendaklah surat tersebut disahkan atau ditanda dengan sesuatu

pengesahan (untuk menunjukkan bahawa surat tersebut sudah melalui pihak yang dinyatakan).

Kemudian, salinan surat akan dimasukkan ke dalam fail dan ada surat yang akan diserahkan

kepada pihak tertentu sebagai rujukan (salinan kepada = s.k).

4) Fail persuratan yang diperlukan dalam sesebuah organisasi bergantung kepada keperluan

organisasi tersebut. Kebiasaannya, Persatuan Mahasiswa (PM) memerlukan dua buah fail untuk

persuratan. Namun, untuk Majlis Perwakilan Mahasiswa (MPM) selalunya menggunakan tiga

buah fail untuk urusan persuratan. Contoh fail adalah seperti berikut:

Fail Surat Eksekutif (diuruskan oleh Presiden MPM)

Fail Surat Masuk (diuruskan oleh Setiausaha)

Fail Surat Keluar (diuruskan oleh Setiausaha)


3

HURAIAN CIRI-CIRI UMUM

1) ALAMAT PENGIRIM perlulah lengkap. Contoh:

Pejabat Urusan Majlis Perwakilan Mahasiswa,

Aras 2, Blok Akademik 1,

Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor,

Bandar Seri Putra,

43000 Kajang,

Selangor, Malaysia.

2) NOMBOR TELEFON dan NOMBOR FAKSIMILI. Hendaklah ditulis pada baris yang

sama dengan baris akhir alamat pengirim bagi organisasi yang tiada kepala surat @

letterhead. Contoh:

Persatuan Mahasiswa Akademi Islam,


Bandar Seri Putra,

43000 Kajang,

Selangor, Malaysia.

3) NAMA dan ALAMAT PENERIMA. Hendaklah ditulis dengan lengkap beserta gelaran

dan pangkat. Jika penerima mempunyai lebih dari satu pangkat, maka dahulukan pangkat

yang paling tinggi.

Yang Maha Mulia (YMM) : Raja yang memerintah

Tuan Yang Terutama (TYT) : Duta Besar, Gabenor dan Yang Dipertua Negeri

Yang Teramat Mulia (YTM) : Keluarga diraja

Yang Arif (YA) : Hakim

Yang Amat Berhormat (YAB) : Perdana Menteri dan Timbalan Perdana Menteri

Yang Berhormat (YB) : Wakil rakyat

Yang Berhormat Mulia : Wakil rakyat yang mempunyai Tengku atau Raja

Sahibul Samahah : Mufti dan pemimpin Agama Islam (dilantik)

Yang Berbahagia : Golongan bangsawan dan golongan berpengaruh


4

Pengurusan Tertinggi di KUIS menggunakan gelaran seperti contoh di bawah:

Y. Bhg. Prof. Dato‟ Dr. Aziuddin Bin Ahmad : Rektor KUIS

Y. Bhg. Dr. Nor „Adha Binti Abdul Hamid : Timbalan Rektor Pembangunan

Mahasiswa dan Alumni KUIS

Y. Bhg. Dr. Zulkefli Bin Hj. Aini : Timbalan Rektor Akademik dan

Penyelidikan KUIS

Contoh Alamat Penerima:

Kepada:

Y. Bhg. Profesor Dato‟ Dr. Aziuddin Bin Ahmad,

Rektor,


Bandar Seri Putra,

43000 Kajang,

Selangor.

4) KOD RUJUKAN SURAT. Bertujuan untuk melicinkan pengurusan terutama apabila

untuk menjadi rujukan. Cara penulisan kod rujukan surat adalah ditetapkan sendiri oleh

organisasi tersebut.

5) TARIKH SURAT DIBUAT. Terdapat pelbagai jenis cara menulis tarikh dalam

persuratan. Cara penulisan tarikh bergantung kepada organisasi tersebut. Antaranya:

31hb. Ogos 2010

31 Ogos 2010

31 OGOS 2010

6) UNTUK PERHATIAN ditulis dengan (u.p) sebagai ringkasan. Ditulis selepas alamat

penerima tanpa diselang baris. Ditulis nama pegawai atau jawatan yang bertanggungjawab

terhadap sesuatu unit atau bahagian tertentu dalam sesebuah organisasi. Contohnya:

Kepada:

Majlis Perwakilan Mahasiswa,


Bandar Seri Putra,

43000 Kajang,

Selangor.

(u.p : Setiausaha Agong)


5

7) KATA PENGHADAPAN. Hendaklah disesuaikan dengan pangkat, darjat dan jantina

penerima. Letakkan tanda koma (,) selepas ditulis kata penghadapan. Contohnya:

Tuan/Encik/Puan/Ustaz/Ustazah,

8) TAJUK SURAT / PERKARA. Hendaklah ditulis dengan tepat, ringkas dan padat serta

menggambarkan seluruh kandungan surat.

9) COGAN KATA. Perlu ditulis jika surat rasmi itu atas urusan rasmi. Contohnya:

“Mesra, Cepat dan Betul”

10) TANDATANGAN dan NAMA PENGIRIM. Contohnya:

Yang benar,

........................

(MOHD WAFI ZUHDI BIN AHAMAD)

Presiden,

Majlis Perwakilan Mahasiswa sesi 2009/2010,


Bandar Seri Putra,

43000 Kajang, Selangor.

11) SALINAN KEPADA atau ditulis dengan (s.k). Sekiranya surat tersebut perlu diberi

salinannya kepada pihak yang lain. Kebiasaannya, penggunaan (s.k) adalah perlu apabila

surat tersebut melalui prosedur pengurusan yang lebih atas dalam sesebuah organisasi

tersebut. Contohnya:

s.k : Rektor

: Timbalan Rektor

: Ketua BPM

: Dekan Fakulti

: Presiden MPM

: Fail


6

CONTOH FORMAT 1

Afifah binti Abd Jalil (0818031),

Diploma Syariah dan Perundangan Islam,


Bandar Seri Putra,

43000 Kajang,

Selangor.

_____________________________________________________________________________

Pensyarah,

Jabatan Undang-undang,

Akademi Islam,


Bandar Seri Putra,

43000 Kajang,

Selangor. 12 Ogos 2010

Tuan/Puan/Ustaz/Ustazah,

MAKLUMAN TIDAK HADIR KE KELAS

Seperti yang tertera di atas, saya yang bernama Afifah Binti Abd Jalil, No Matrik 0818031,

pelajar Diploma Syariah dan Perundangan Islam semester 6 dengan ini memaklumkan kepada

pihak Tuan/Puan/Ustaz/Ustazah atas ketidakhadiran saya ke kelas bermula 13 Ogos 2010

sehingga 15 Ogos 2010 bersamaan hari Rabu sehingga Jumaat.

2. Untuk makluman pihak Tuan/Puan/Ustaz/Ustazah, ketidakhadiran saya adalah disebabkan

saya terpaksa menghadiri temujanji doktor di Hospital Universiti Kebangsaan Malaysia (HUKM)

dan menjalani perawatan khusus selama tiga hari di sana.

3. Bersama surat ini, saya melampirkan sekali surat kebenaran cuti daripada pihak hospital.

Justeru itu, di pihak saya memohon kemaafan atas ketidakhadiran saya nanti. Kerjasama pihak

Tuan/Puan/Ustaz/Ustazah saya dahulukan dengan ucapan ribuan terima kasih.

Sekian.

Yang benar,

……………….. (20x)

(AFIFAH BINTI ABD JALIL)

Diploma Syariah dan Perundangan Islam,

Semester 6,

Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor.


7

CONTOH FORMAT 2

Majlis Perwakilan Mahasiswa,


Bandar Seri Putra,

43000 Kajang,

Selangor.

_____________________________________________________________________________

Kepada:

Jabatan Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti, Ruj Kami : 06/MPMKUIS/10/05/01

Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor, Ruj Tuan :

Bandar Seri Putra, Tarikh : 4 November 2010

43000 Kajang, 27 Zulkaedah 1431H

Selangor.

Melalui:

Dekan,

Bahagian Pembangunan Mahasiswa,


Bandar Seri Putra,

43000 Kajang,

Selangor.

Tuan/Puan,

PER: MEMOHON TEMPAT DAN PERALATAN FASILITI UNTUK SESI FOTOGRAFI

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa Syarikat Elumination Photography melalui Majlis

Perwakilan Mahasiswa sesi 2009/2010 akan mengadakan sesi fotografi seperti yang tertera di

bawah:

Tarikh : 8 hingga 12 November dan 22 hingga 26 November

Masa : 9 pagi hingga 5 petang

Tempat : Taman Ilmu KUIS (hadapan Auditorium Pentadbiran)

3. Dengan ini, pihak pihak kami memohon jasa baik daripada pihak Tuan/Puan untuk

menyediakan keperluan peralatan fasiliti seperti berikut:

BIL BARANG KUANTITI

1 Kerusi Plastik 30

2 Meja Lipat 3


8

4. Untuk makluman pihak Tuan/Puan, sesi ini terbuka kepada semua mahasiswa dan warga

KUIS serta bertujuan untuk membuka peluang merakamkan kenangan bersama rakan-rakan

seperjuangan ketika berada di KUIS.

5. Justeru itu, pihak kami amat berharap agar pihak Tuan/Puan dapat mempertimbangkan

permohonan ini sewajarnya. Segala permasalahan bolehlah hubungi saya di talian 013-6727509.

6. Segala kerjasama dan perhatian pihak Tuan/Puan kami dahulukan dengan ucapan

Jazakumullahu khairan kathira.

Sekian, terima kasih.

“ISLAMISASI IDEALISME DAN PERUBAHAN”

Yang benar/Saya yang menurut perintah,

……………….. (20x)

(NURUL AQILAH BINTI NORHUSAINI),

Bendahari Kehormat,



s.k : Ketua BPM

: Presiden MPM

: Fail


9

CADANGAN FORMAT PERSURATAN UNTUK KELAB DAN PERSATUAN DI KUIS SETELAH DIOLAH DARIPADA FORMAT 2

Ruj. Kami : 06/MPMKUIS/10/05/PERMOHONAN/01

Ruj. Tuan :

4 November 2010

27 Zulkaedah 1431H

Kepada:

Jabatan Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti,


Bandar Seri Putra,

43000 Kajang,

Selangor.

Melalui:

Ketua,



Bandar Seri Putra,

43000 Kajang,

Selangor.

Assalamualaikum Wrt. Wbt.

Tuan/Puan,

MEMOHON TEMPAT DAN PERALATAN FASILITI UNTUK SESI FOTOGRAFI

Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.

Sukacita dimaklumkan bahawa Syarikat Elumination Photography melalui Majlis Perwakilan

Mahasiswa sesi 2009/2010 akan mengadakan sesi fotografi seperti yang tertera di bawah :

Tarikh : 8 hingga 12 November dan 22 hingga 26 November

Masa : 9 pagi hingga 5 petang

Tempat : Taman Ilmu KUIS (hadapan Auditorium Pentadbiran)

Sehubungan dengan itu, pihak pihak kami memohon jasa baik daripada pihak Tuan/Puan untuk

menyediakan keperluan peralatan fasiliti seperti berikut :

BIL BARANG KUANTITI

1 Kerusi Plastik 30

2 Meja Lipat 3


10

Untuk makluman pihak Tuan/Puan, sesi ini terbuka kepada semua mahasiswa dan warga KUIS

serta bertujuan untuk membuka peluang merakamkan kenangan bersama rakan-rakan

seperjuangan ketika berada di KUIS.

Justeru itu, pihak kami amat berharap agar pihak Tuan/Puan dapat mempertimbangkan

permohonan ini sewajarnya. Segala permasalahan bolehlah hubungi saya di talian 013-6727509.

Segala kerjasama dan perhatian pihak Tuan/Puan kami dahulukan dengan ucapan Jazakumullahu

khairan kathira.

Sekian, terima kasih.

“ISLAMISASI IDEALISME DAN PERUBAHAN”

Yang benar,

……………….. (20x)

(NURUL AQILAH BINTI NORHUSAINI)

Bendahari,


Kolej university Islam Antarabangsa Selangor,

s.k : Ketua BPM

: Presiden MPM

: Fail

[FORMAT MINIT MESYUARAT] BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

11

PENDAHULUAN

1) Tanggungjawab menulis dan merekodkan minit mesyuarat adalah penting untuk dijadikan

sumber kepada masa hadapan.

2) Penulisan minit merupakan tanggungjawab Setiausaha Agong dibantu Timbalannya dalam

organisasi tersebut.

3) Minit mesyuarat mempunyai dua kategori iaitu minit mesyuarat yang hanya dihadiri

Majlis Tertinggi organisasi dan minit mesyuarat yang dihadiri kesemua ahli. Biasanya minit

majlis tertinggi adalah rahsia dan tidak boleh diketahui melainkan ahli majlis tertinggi tersebut.

PANDUAN PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT

1) Jenis font yang digunakan adalah tertakluk kepada kesesuaian organisasi tersebut dengan

syarat mempunyai ciri profesional. Digalakkan menggunakan :

Tulisan : Times New Roman

Font : 12

Line spacing untuk kandungan : 1.0 (single)

2) Perkara yang perlu ada di dalam penyediaan minit ialah :

i. Butiran tentang mesyuarat:

a. Nama mesyuarat

b. Bilangan kali diadakan

c. Tarikh

d. Masa

e. Tempat

ii. Dokumen lampiran iaitu bahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan sebagai

bahan rujukan (jika ada).

iii. Senarai kehadiran adalah sangat penting untuk merekodkan kehadiran.

iv. Pengesahan minit mesyuarat akan dilakukan oleh ahli mesyuarat yang hadir pada

mesyuarat tersebut sahaja.

v. Senarai agenda.


12

3) Header minit adalah mengikut kehendak organisasi tersebut. Digalakkan untuk meletakkan

senarai rujukan setiap minit (untuk keselamatan minit yang lebih kukuh dan hanya pihak

setiausaha sahaja maklum setiap maksud senarai rujukan yang ditulis).

Contoh :

No. Rujukan : MPMKUIS/01/01*

(No. Rujukan ini adalah hanya cadangan sahaja dan ianya mengikut kehendak orgamisasi

tersebut) – Lihat Format Minit 2

4) Penyemakan perlu dibuat oleh ketua organisasi berkenaan sebelum dibentangkan kepada

semua ahli pada sesi akan datang.

5) Segala pindaan minit perlulah dicatatkan di dalam minit seterusnya.

6) Pengesahan minit perlulah disahkan oleh ahli yang hadir sahaja pada sesi mesyuarat

berkenaan.

7) Pada akhir/penutup mesyuarat, hendaklah dicatat nama dan jawatan orang yang akan

mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi dengan persetujuan ahi-ahli mesyuarat. Contoh:

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

……………………. …………………….

(Nama Penuh Setiausaha) (Nama Penuh Pengerusi)


13

FORMAT MINIT 1

NAMA MESYUARAT

BILANGAN KEBERAPA

Tarikh :

Masa :

Hari :

Tempat :

Kehadiran:

1. Mohd Wafi Zuhdi bin Ahamad Presiden

2. Mohamad Rijaludeen Bin Mohamad Anwar Setiausaha Agong

(Bagi mesyuarat lebih besar hanya jumlah bilangan yang hadir sahaja dicatat)

Ketidakhadiran

1. Muhamad Bukhari bin Mohamed Rafai Timb. Presiden 1

BIL AGENDA TINDAKAN

1 1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Al-Fatihah

1.2 Ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir

Presiden

2 2.1 Perkembangan gerak kerja program

2.1.1 Pengesahan tempat program di dewan Banquasi

2.2 Perkembangan anggaran kewangan

2.2.1

Setiausaha Agong

3 3.1 Lain-lain hal

3.1.1 Cadangan penambahan ahli dalam setiap biro

untuk kelancaran gerak kerja.

Timbalan Presiden 1


14

4 4.1 Mesyuarat ditangguhkan dengan bacaan tasbih

kifarah dan surah Al-Asr.

Makluman

Disediakan oleh,

……………………. (25x)

(MOHAMAD RIJALUDEEN BIN MOHAMAD ANWAR)

Setiausaha Agong,

Majlis Perwakilan Mahasiswa 2009/2010,


Disahkan oleh,

…………………… (25x)

(MOHD WAFI ZUHDI BIN AHAMAD)

Presiden,

Majlis Perwakilan Mahasiswa 2009/2010,



15

FORMAT MINIT 2

NAMA MESYUARAT

BILANGAN KEBERAPA

No. Rujukan :

Tarikh :

Masa :

Hari :

Tempat :

Kehadiran:

1. Nama Jawatan di dalam organisasi

(Bagi mesyuarat lebih besar hanya jumlah bilangan yang hadir sahaja dicatat)

Ketidakhadiran

2. Nama Jawatan di dalam organisasi

BIL AGENDA TINDAKAN

1 1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Al-Fatihah

1.2 Ucapan terima kasih kepada semua ahli yang hadir

Presiden

2 2.1 Perkembangan gerak kerja program

2.1.1 Pengesahan tempat program di dewan Banquasi

2.2 Perkembangan anggaran kewangan

2.2.1

Setiausaha Agong

3 3.1 Lain-lain hal

3.1.1 Cadangan penambahan ahli dalam setiap biro

untuk kelancaran gerak kerja.

Timbalan Presiden 1


16

4 4.1 Mesyuarat ditangguhkan dengan bacaan tasbih

kifarah dan surah Al-Asr.

Makluman

Disediakan oleh,

……………………. (25x)

(NAMA PENUH SETIAUSAHA)

Jawatan ,

Organisasi,

Kolej.

Disahkan oleh,

…………………… (25x)

(NAMA PENUH PENGERUSI)

Jawatan,

Organisasi,

Kolej.

[FORMAT KERTAS KERJA] BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

17

PENDAHULUAN

1) Penyediaan kertas kerja hendaklah dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris sahaja.

2) Selepas kertas kerja diluluskan, maka buat dua salinan untuk simpanan fail setiausaha

persatuan atau kelab dan satu lagi untuk simpanan fail pengerusi persatuan atau kelab.

3) Segala kertas kerja hendaklah dihantar kepada Unit Aktiviti Mahasiswa, Jabatan

4) Pembangunan Mahasiswa bersama Borang Kelulusan Program (Borang Am 02).

5) Muka hadapan kertas kerja hendaklah dibuat dalam satu halaman sahaja.

PANDUAN PENYEDIAAN KERTAS KERJA (MUKA HADAPAN)

1) Jenis font yang digunakan adalah tertakluk kepada kesesuaian organisasi tersebut (hanya

untuk penulisan muka hadapan kertas kerja).

2) Disarankan untuk menggunakan line spacing 1.5 untuk muka hadapan kertas kerja sahaja.

3) Disarankan juga untuk memastikan line spacing dalam elemen paragraph dalam keadaan

remove space before paragraph dan remove space after paragraph.

4) Hanya “elemen-elemen format muka hadapan” yang di bold kan dalam penulisan muka

hadapan kertas kerja.

ELEMEN-ELEMEN FORMAT MUKA HADAPAN KERTAS KERJA

1) Logo Persatuan atau Kelab hendaklah berukuran (Height = 2 inci)

2) Tajuk Kertas Kerja

3) Tarikh (Masihi dan Hijrah)

4) Tempat

5) Anjuran (Penganjur Utama)

6) Anjuran Bersama (Penganjur Sampingan atau Sponsor)

7) Dengan Kerjasama (Pihak Pengurusan KUIS)

PERHATIAN > Simbol “ | ” = enter sekali.


18

|

TAJUK KERTAS KERJA

JEJAK ASHABUL UKHDUD DI ERA MODENISASI

|

TARIKH

11 OGOS 2010 bersamaan 1 RAMADHAN 1431H

|

TEMPAT

KEM BINA INSAN, SEPANG

|

ANJURAN

EXCO AKADEMIK DAN SAHSIAH & EXCO KELAB DAN PERSATUAN

MAJLIS PERWAKILAN MAHASISWA SESI 2009/2010 (MPMKUIS)

|

ANJURAN BERSAMA

MAJLIS PERMUAFAKATAN MAHASISWA SELANGOR (MPMS)

|

DENGAN KERJASAMA

JABATAN PEMBANGUNAN MAHASISWA (JPM)

KOLEJ UNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA SELANGOR (KUIS)


19

|

TAJUK KERTAS KERJA

MALAM UKHUWAH AL-QUDS

|

TARIKH

19 JULAI 2010 bersamaan 7 SYA’BAN 1431H

|

TEMPAT

DEWAN KULIAH PENTADBIRAN, KUIS

|

ANJURAN

PERSATUAN MAHASISWA AL-QURAN DAN AS-SUNNAH (AL-QUDS)

|

DENGAN KERJASAMA

JABATAN PEMBANGUNAN MAHASISWA (JPM)

KOLEJ UNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA SELANGOR (KUIS)


20

PANDUAN PENYEDIAAN KERTAS KERJA (KANDUNGAN)

HEADER dan FOOTER

1) Pergi ke Insert. Klik Header. Pilih Cubicles (Odd Page). Kemudian, tekan [Ctrl] + [A].

2) Ubah font tulisan Header kepada Times New Roman dan bersaiz 8 serta di “bold” kan.

3) Ubah line spacing menjadi 1.5 inci. Digalakkan juga untuk remove space before

paragraph dan remove space after paragraph. Tekan [Ctrl] + [R] untuk ubah alignment

header ke kanan.

4) Masukkan butiran seperti yang tertulis di bawah dan sila rujuk contoh tersebut:

Nama Program

Tarikh Mula hingga Akhir Program

Nama Persatuan atau Organisasi Yang Diwakili = Penganjur

MINGGU KESYUMULAN ISLAM

12 JULAI 2010 - 19 JULAI 2010

MPMKUIS

5) Setelah itu, pergi ke Design, pastikan header from top dan footer from bottom berukuran

0.5 inci.

6) Sebarang perubahan format untuk header adalah tertakluk kepada kehendak dan

kesesuaian organisasi tersebut.

BAHAGIAN KANDUNGAN

1) Hendaklah menggunakan font Times New Roman dan bersaiz 12 (bermula dari Isi

Kandungan sehingga Belanjawan Program).

2) Disarankan untuk menggunakan line spacing 1.0 sahaja.



4) Bahagian PENDAHULUAN hendaklah ditulis dalam bentuk karangan berperenggan.

Namun begitu, tidak perlu dijarakkan permulaan perenggan dengan ruangan sebelah kiri.

Hendaklah diletakkan ruang antara perenggan dengan perenggan sebanyak satu baris

kosong sahaja.

PERHATIAN > Simbol “ | ” = enter sekali


23

LAMPIRAN 1 > AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA

1) Sertakan senarai bidang tugas jawatan yang disandang dalam program sekiranya ada.

2) Lampirkan bersama senarai nama penuh, nombor matrik dan jawatan bagi seluruh komiti

program (bermula dari pengarah hingga kepada ahli di bawah biro) sekiranya ada.

3) Kebiasaannya, penulisan ahli jawatankuasa pelaksana dalam program dibahagikan kepada

dua iaitu majlis tertinggi dan biro-biro.

4) Kebiasaannya juga, nama Penasihat dan Ex-Officio program ditulis bersama jawatan rasmi

dalam organisasi tersebut.

5) Contoh penulisan senarai ahli jawatankuasa pelaksana dalam kertas kerja adalah seperti

berikut:

LAMPIRAN 1

|

|

MAJLIS TERTINGGI

|

PENASIHAT

Ustaz Ikmal Zaidi bin Hashim

Timbalan Ketua Jabatan Al-Quran dan As-Sunnah

|

EX-OFFICIO

Mohd Wafi Zuhdi bin Ahamad

Presiden MPMKUIS sesi 2009/2010

|

PENGARAH

Mohd Sodri bin Sheh Yusuff

|

DAN SETERUSNYA

|

|

BIRO-BIRO

|

BIRO TEKNIKAL DAN PERSIAPAN

Mohamed Bukhari bin Mohamed Rafai

Nur Faeiza bin Mohd Nasir

|

BIRO PEMBANGUNAN INSAN

Mohd Az Zahir bin Shadan

Siti Khadijah binti Asamsul

|

DAN SETERUSNYA


24

LAMPIRAN 2 > TENTATIF PROGRAM

1) Sediakan tentatif program yang lengkap bermula dari gerak kerja waktu kejadian program

hingga ke majlis penutup atau bersurai.

2) Sekiranya terdapat slot kuliah atau ucapan dan sebagainya, maka hendaklah dinyatakan

nama penceramah dan jawatannya serta tajuk kuliah yang disampaikan.

3) Kebiasaannya, penulisan tentatif program adalah berkala, ringkas dan padat.

4) Nama bagi setiap aktiviti atau slot adalah tertakluk kepada kesesuaian program.

5) Contoh penulisan tentatif program dalam kertas kerja adalah seperti berikut:

LAMPIRAN 2

|

|

TENTATIF PROGRAM

|

Hari Pertama

23 JULAI 2010 (JUMAAT)

|

2.30ptg – 3.00ptg Pendaftaran Peserta

3.00ptg – 3.30ptg Taklimat Pengarah Program dan Disiplin

3.30ptg – 4.20ptg “Break the Ice”

4.20ptg – 5.00ptg Solat Asar / Minum Petang

5.00ptg – 6.00ptg Riadah: Serasi dalam Berbeza

6.00ptg – 7.00ptg Persiapan diri / Makan malam

7.00ptg – 9.00mlm Solat Maghrib / Tazkirah / Solat Isyak

9.00mlm –10.30mlm Slot Motivasi 1

Tajuk : “Kejahilan Dalam Diri Manusia Pandai”

Penceramah : Ustaz Hamid bin Isa

(Motivator)

10.30mlm – 11.00mlm Taklimat Disiplin / Tidur


25

LAMPIRAN 3

|

Anggaran Pendapatan

|

Bil. Perkara Jumlah (RM)

1. Yuran peserta : 100 orang x RM 10 1000.00

2. Jabatan Pembangunan Mahasiswa (JPM) 3997.00

Jumlah 4997.00

|

|

Anggaran Belanjawan

|

Bil Perkara Harga Seunit (RM) Kuantiti Jumlah (RM)

1. Bas 800.00 3 2400.00

2. Banner 100.00 2 200.00

3. Memo 0.10 20 2.00

4. Bayaran Penceramah 300.00 2 600.00

5. Tag Urusetia 2.00 20 40.00

6. Tag Peserta 0.50 120 60.00

7. Fail 1.00 120 120.00

8. Kertas Mahjong 5.00 3 15.00

9. Fotostat 100.00

10. Hamper Peserta 30.00 2 60.00

11. Cenderamata Penceramah 50.00 2 100.00

12. Lain – lain (First-aid, Petrol dan

Kecemasan) 300.00

JUMLAH (RM) 3997.00

# Untuk menjelaskan sesuatu belanjawan secara terperinci: Penginapan, Makanan, dan lain-lain

perkhidmatan serta kemudahan program adalah di bawah sumbangan Majlis Permuafakatan

Mahasiswa Selangor (MPMS).

[FORMAT LAPORAN] BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

26

PENDAHULUAN

Terdapat pelbagai jenis laporan yang mempunyai format yang berbeza. Kebiasaannya, semua

Persatuan Mahasiswa (PM) di KUIS dikehendaki membuat laporan program atau gerak kerja

dan laporan aktiviti persatuan dalam setahun. Format laporan adalah subjektif (berubah-ubah dan

fleksibel) bergantung kepada jenis program dan ketetapan dari pihak persatuan serta pihak

pengurusan.

PANDUAN PENYEDIAAN LAPORAN

1) Jenis font yang digunakan adalah tertakluk kepada kesesuaian organisasi tersebut.

2) Disarankan untuk menggunakan line spacing 1.5.



4) Setiap laporan perlulah dilengkapi dengan elemen-elemen utama laporan kecuali jika elemen

tersebut tidak ada dalam program.

ELEMEN-ELEMEN UTAMA LAPORAN PROGRAM

1) Nama Program

2) Tarikh (Hari)

3) Tempat Program

4) Objektif Program

5) Sinergi Program dengan Dasar Organisasi

6) Nama Ahli Jawatan Kuasa

7) Tentatif Program / Perjalanan Program

8) Catatan (Modul / Modus Operandi)

9) Pencapaian Program

10) Permasalahan Program

11) Belanjawan Program

12) Kesimpulan


27

ELEMEN-ELEMEN UTAMA LAPORAN GERAK KERJA

1) Nama Gerak Kerja (GK)

2) Tarikh (Hari) GK

3) Tempat GK

4) Matlamat GK

5) Sinergi GK dengan Dasar Organisasi

6) Keterlibatan

7) Fasa GK / Modus Operandi

8) Pencapaian GK

9) Permasalahan GK

10) Belanjawan GK

11) Kesimpulan

PERINGATAN KEPADA PEMEGANG TAKLIFAN SETIAUSAHA

1) Semua contoh-contoh di bawah adalah sebagai rujukan sahaja.

2) Sekiranya terdapat beberapa lampiran yang diminta oleh pihak pengurusan atau orang yang

bertanggungjawab dalam proses perfailan, maka lampiran tersebut perlulah dibuat salinan.

Contohnya seperti resit atau surat pengesahan atau surat sokongan.

3) Bagi laporan untuk program-program yang lebih besar seperti Induksi dan Taaruf atau Ekspo

dan Festival, format laporan yang lebih khusus perlu disediakan.


28

CONTOH LAPORAN PROGRAM

NAMA

Bedah Buku : Maqasid Al-Syariah

TARIKH

20 Ogos 2009 (Khamis)

TEMPAT

Auditorium Akademi Islam

MATLAMAT

Matlamat program ini dianjurkan adalah antaranya ingin menyemai sifat suka mambaca dalam

kalangan mahasiswa KUIS. Seiring juga dengan matlamat kerajaan negeri Selangor iaitu

menjadikan Selangor sebagai ‘Pusat Ilmu’, kami berusaha merealisasikan hasrat tersebut dengan

menganjurkan program-program berbentuk ilmiah seperti program ini.

SINERGI

1) Intelektual

2) Kesatuan

KETERLIBATAN

Sasaran peserta bagi program ini adalah keseluruhan mahasiswa KUIS terutamanya pelajar-

pelajar yang mengambil jurusan Syariah dan Syariah Perundangan. Bagi senarai AJK Pelaksana,

sila rujuk Lampiran 1.

PERJALANAN PROGRAM

Program dijalankan secara forum dimana terdapat seorang moderator dan tiga orang ahli panel.

Ahli panel utama ialah penulis buku Maqasid Al-Syariah sendiri iaitu Ustaz Rosli bin Mokhtar.

Manakala dua orang lagi ahli panel jemputan adalah terdiri daripada mahasiswa Jabatan Syariah

iaitu saudara Ahmad Khairi bin Abdul Rahim dan saudari Sri Wahyu binte Ahmad.


29

Moderator bagi program ini ialah Nazirul Fathi Bin Khalid mahasiswa Syariah semester 3.

Program bedah buku ini telah mengambil masa selama dua jam bermula pada jam 9 malam dan

berakhir pada jam 11 malam.

PENCAPAIAN PROGRAM

Hasil daripada program ini secara keseluruhannya kami melihat pemahaman mahasiswa KUIS

terhadap masalah pensyariatan telah bertambah jelas. Banyak soalan telah dikemukakan kepada

ahli panel dan telah dijawab oleh ahli panel dengan jelas.

PERMASALAHAN

Terdapat beberapa masalah yang timbul sepanjang program ini dijalankan. Antara masalah yang

utama adalah sambutan yang tidak memberangsangkan dari mahasiswa KUIS dan beberapa

masalah teknikal seperti mikrofon dan LCD yang tidak berfungsi.

BELANJAWAN

Sila rujuk Lampiran 2.

KESIMPULAN

Alhamdulillah akhirnya program ini berjaya dilaksanakan dengan jayanya hasil daripada

komitmen yang diberikan oleh seluruh ahli jawatankuasa pelaksana program. Walaupun bilangan

peserta yang hadir tidak seramai yang dijangka tetapi program ini tetap berjalan lancar dengan

izin Yang Maha Kuasa. Resolusi daripada program ini kami berharap pada kepimpinan akan

datang agar dapat memperkasakan lagi program-program berbentuk ilmiah seperti ini.


30

CONTOH LAPORAN GERAK KERJA (CONTOH A)

NAMA

Operasi Gempur Aurat

TARIKH

3 Jun 2010 hingga 18 Julai 2010

TEMPAT

Sekitar Kafetaria di KUIS.

MATLAMAT

Mencegah berlakunya pergaulan bebas dalam kalangan masyarakat kampus.

SINERGI DENGAN DASAR

Bi’ah Solehah

KETERLIBATAN

Ahli Unit Khas AMAR yang berdaftar (Rujuk Lampiran).

FASA GERAK KERJA

GK : Pengenalan dan pemahaman kepada masyarakat kampus tentang Aurat.

Jangka Masa : 3 Jun 2010 hingga 15 Jun 2010

Metodologi : Edaran risalah, Banner peringatan.

GK : Pencegahan secara hikmah.


Metodologi : Bergerak secara berkumpulan untuk menegur, Membuat sekatan di pondok

pengawal.

GK : Gerak Gempur besar-besaran.


Metodologi : Memohon bantuan pegawai agama dari JAIS.


31

PENCAPAIAN PROGRAM

Kegiatan pergaulan masyarakat KUIS di kafetaria dapat dibendung.

PERMASALAHAN

Terdapat tentangan dari beberapa pelajar senior dan orang luar dari kampus.

BELANJAWAN

Tidak menggunakan kewangan secara khusus.

KESIMPULAN

Kegiatan dakwah mencegah kemungkaran perlu diteruskan untuk menjaga Bi’ah Solehah di bumi

KUIS.


32

CONTOH LAPORAN GERAK KERJA (CONTOH B)

NAMA

Kempen Membaca

TARIKH

6 Ogos 2010 hingga 13 Ogos 2010

TEMPAT

Seluruh pusat pendidikan dan pengajian tinggi di Bandar Seri Putra.

MATLAMAT

Mewujudkan budaya mencintai ilmu dalam kalangan mahasiswa KUIS.


Intelektual

KETERLIBATAN

Semua pelajar sekolah rendah dan menengah serta mahasiswa dan mahasiswi KUIS.

FASA GERAK KERJA

GK : Mempublisitikan kepentingan membaca.

Jangka Masa : 2 Ogos 2010 hingga 5 Ogos 2010

Metodologi : Edaran memo promosi, hebahan media laman sesawang.

GK : Mewujudkan budaya membaca secara zahiriyah dan lahiriah.

Jangka Masa : 6 Ogos 2010 hingga 13 Ogos 2010

Metodologi : Bacaan ringkas padat dan percuma, diskusi gabungan ilmu.

PENCAPAIAN PROGRAM

Dapat membantu pelajar-pelajar di semua peringkat untuk menguasai sumber ilmu dengan lebih

mendalam.


33

PERMASALAHAN

Kekurangan sumber bahan bacaan pada awalnya. Namun, telah berjaya diatasi masalah berikut

dengan bantuan Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor.

BELANJAWAN

Semua perbelanjaan ditanggung oleh PPAS.

KESIMPULAN

Budaya membaca melahirkan generasi intelek yang tidak mudah taksub dan taqlid terhadap

sesuatu perkara atau isu.


34

CONTOH LAPORAN GERAK KERJA (CONTOH C)

NAMA

Gotong-Royong Perdana

TARIKH

5 Oktober 2010 (Sabtu)

TEMPAT

Kampung Tersusun, Bukit Fraser.

MATLAMAT

Melahirkan sikap cakna terhadap keadaan persekitaran dan menyemai salah satu elemen iman

iaitu menjaga kebersihan.


Kesatuan

KETERLIBATAN

Pelajar semester empat Fakulti Pendidikan dan Fakulti Pengurusan dan Muamalah. (Rujuk

Lampiran).

FASA GERAK KERJA

GK : Mengumpul nama peserta.

Jangka masa : 3 Oktober 2010 hingga 4 Oktober 2010

Metodologi : Perbincangan

PENCAPAIAN PROGRAM/HASIL

Mengeratkan hubungan silaturrahim dan menjalin kerjasama yang lebih erat antara dua fakulti.

PERMASALAHAN

Kekurangan peralatan gotong-royong kerana peralatan yang disediakan banyak yang rosak atas

sebab sudah lama tidak digunakan.


35

BELANJAWAN

(Rujuk Lampiran).

KESIMPULAN/RESOLUSI

Membuktikan peranan mahasiswa dalam membantu masyarakat dalam pelbagai sudut serta

bidang terutamanya dakwah.


36

CONTOH LAMPIRAN AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA

PENAUNG

Puan Nora’inan binti Bahari

Pengarah Akademi Islam.

PENASIHAT

Ustaz Mohd Kamarul Khaidzir bin Saadan

Ustaz Muhamad Ismail bin Abdullah

EX-OFFICIO

Ahmad Syafiq Akmal Bin Ahmad Kamil

PENGARAH

Rashidah binti Mohamed Jamil

TIMBALAN PENGARAH

Nik Syifa’ binti Nik Mohd Rosdi

SETIAUSAHA

Noor Fiezwanie binti Mohd Yazid

BENDAHARI

Muhammad Akmal bin Yaacob


37

CONTOH LAMPIRAN BELANJAWAN (A)

PENDAPATAN DIPEROLEH

YURAN (400 х RM 2) RM 800

JUMLAH RM 800

PERBELANJAAN DIGUNAKAN

JAMUAN (VIP) RM 25

MINUMAN RM 400

BAHAN UNTUK PESERTA RM 120

CENDERAHATI RM 50

JUMLAH RM 595

LEBIHAN PENGGUNAAN

PENDAPATAN DIPEROLEH – PERBELANJAAN DIGUNAKAN

RM 800.00 – RM 595.00 SIMPANAN RM205


38

CONTOH LAMPIRAN BELANJAWAN (B)

ANGGARAN PENDAPATAN

BIL PERKARA JUMLAH (RM)

1 Bahagian Pembangunan Mahasiswa (BPM) 655.00

JUMLAH 655.00

ANGGARAN PERBELANJAAN

BIL PERKARA HARGA

SEUNIT (RM)

KUANTITI JUMLAH (RM)

1 Bayaran Ahli Panel 200.00 2 400.00

2 Biro Protokol

2.1 Cenderahati

2.2 Sijil Ahli Jawatankuasa Program

30.00

2.00

2

15

60.00

30.00

90.00

3 Biro Publisiti

3.1 Banner

3.2 Poster

100.00

2.00

1

10

100.00

20.00

120.00

4 Biro Makanan

4.1 Bihun Goreng Singapore

4.2 Kuih Karipap & Seri Muka

4.3 Air Mineral

3.00

1.00

1.00

4

15

18

12.00

15.00

18.00

45.00

JUMLAH KESELURUHAN 655.00

[PENGESAHAN DOKUMEN] BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

39

PENGESAHAN BUKU PANDUAN SETIAUSAHA

Disediakan oleh,

..........................

Afifah Binti Abd Jalil,

Timbalan Setiausaha Agong,



Disemak oleh,

.........................

Mohamad Rijaludeen Bin Mohamad Anwar,

Setiausaha Agong,



Disahkan oleh,

.........................

Mohd Wafi Zuhdi bin Ahamad,

Presiden,



Dibantu oleh:

1) Rafidah Binti Othman (Suruhanjaya Setiausaha MPM sesi 2009/2010)

2) Nur Atikah Binti Abu Bakar (Suruhanjaya Setiausaha MPM sesi 2009/2010)

3) Nazriah Binti Jaini (Suruhanjaya Setiausaha MPM sesi 2009/2010)

4) Barisan Exco MPMKUIS sesi 2009/2010

5) Barisan Senator MPMKUIS sesi 2009/2010

[isi kandungan] buku panduan setiausaha · pdf filefail surat keluar ... [format surat rasmi]...

Documents