struktur organisasi aqua

7/22/2019 struktur organisasi aqua

1/32

206

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG B ERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

1973

PT. TIRTA INVESTAMA didirikan dalam rangka undang-undang

Penanaman Modal Dalam negeri No. 6 Tahun 1968, yang telah diubah dan

ditambah dengan undang-undang No. 12 Tahun 1970, pada tanggal 23 febuari

1973, berdasarkan akta notaris Tan Thong Kie, SH No. 24. Akta pendirian ini

telah disahkan oleh Menteri Kehakiman dalam surat keputusan No.

Y.A.5/213/22 tanggal 19 Juni 1973 serta diumumkan dalam Tambahan Berita

Negara No. 84 tanggal 19 Oktober 1973. Berdasarkan Direktorat Jendral Pajak

No. KEP.344/PJ/2003 dan NPWP : 01.674.376.7-092.000

1974

Perusahaan yang bergerak dalam industri pengelolaan dan pembotolan air

minum dalam kemasan, mulai memasarkan produknya atau memulai kegiatan

usaha komersialnya dengan merek dagang AQUA pada bulan Oktober 1974.

1987

Sejak tahun 1987, AQUA mulai memasuki pasaran di Negara tetangga,

antara lain Singapura, Malaysia, Brunai Darussalam, Kepulauan Maladewa dan

Taiwan, dan selanjutnya meluas ke negara lain seperti: Australia, Selendia Baru,

Hongkong, Filipina dan Vietnam. Pada saat ini AQUA diekspor ke Singapura,

Brunai Darussalam, Australia.

1990


2/32

207

[Typetext]

Perseroan melakukan initial public offering pada tanggal 1 Maret 1990 dan

mencatatkan seluruh saham yang telah dikeluarkan oleh Perseroan di Bursa Efek

Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. Pada saat ini perseroan mempunyai 3 pabrik

masing-masing berlokasi di Bekasi, Citeureup-Bogor dan Mekarsari-Sukabumi.

Selain itu Perseroan memberikan lisensi untuk memproduksi produk-produk

AQUA di 10 pabrik milik pemegang lisensi.

1998

Penyatuan AQUA dan grup DANONE pada tanggal 4 September 1998.

Langkah ini berdampak pada peningkatan kualitas produk dan menempatkan

AQUA sebagai produsen air mineral dalam kemasan (AMDK) yang terbesar di

Indonesia.

2000

Bertepatan dengan pergantian milenium, AQUA meluncurkan produk

berlabel Danone-AQUA.

2001

DANONE meningkatkan kepemilikan saham di PT Tirta Investama dari

40 % menjadi 74 %, sehingga DANONE kemudian menjadi pemegang saham

mayoritas AQUA Group.

AQUA menghadirkan kemasan botol kaca baru 380 ml pada 1 November 2001.


3/32

208

[Typetext]

2002

Banjir besar yang melanda Jakarta pada awal tahun menggerakkan

perusahaan untuk membantu masyarakat dan juga para karyawan AQUA sendiri

yang terkena musibah tersebut. AQUA menang telak di ajang Indonesian Best

Brand Award. Mulai diberlakukannya Kesepakatan Kerja Bersama [KKB 2002 -

2004] pada 1 Juni

2003

Perluasan kegiatan produksi AQUA Group ditindaklanjuti melalui

peresmian pabrik baru di Klaten pada awal tahun. Upaya mengintegrasikan

proses kerja perusahaan melalui penerapan SAP [System Application and

Products for Data Processing] dan HRIS [Human Resources Information

System].

2004

Peluncuran logo baru AQUA. AQUA menghadirkan kemurnian alam baik

isi maupun penampilan luarnya. AQUA meluncurkan varian baru AQUA Splash

of Fruit, jenis air dalam kemasan yang diberi esens rasa buah strawberry dan

orange-mango. Peluncuran produk ini memperkuat posisi AQUA sebagai

produsen minuman. Dan tanggal Pengukuhan PKP : 1 January 2004

2005

DANONE membantu korban tsunami di ACEH. Pada tanggal 27 sept,

AQUA memproduksi MIZONE,minuman bernutrisi yang merupakan produk

dari DANONE. MIZONE hadir dengan dua rasa, orange lime dan passion fruit.


4/32

209

[Typetext]

3.2 Visi, Misi, dan Nilai - Nilai

3.2.1 Visi PT.TIRTA INVESTAMA

Visi dari PT.TIRTA INVESTAMA adalah

To have the vitamins and minerals they need to live healthy and productive

lives

Untuk memiliki vitamin dan mineral yang mereka butuhkan untuk hidup

sehat dan produkti f kehidupan

3.2.2 Misi PT.TIRTA INVESTAMA

Misi dari PT. TIRTA INVESTAMA adalah

Dedicated to bringing you good health and nutrition through delicious yogurt

and water

Didedikasikan untuk membawa Anda kesehatan yang baik dan gizi melalui

yoghurt lezat dan air.

3.2.3 Nilai Nilai PT.TIRTA INVESTAMA

HUMANISM - OPENNESS - PROXIMITY - ENTHUSIASM [HOPE] keempat

nilai inti ini terwujud dalam dasar tingkah laku yang memungkinkan kita

mewujudkannya dalam pekerjaan kita.

1. HUMANISM Saling berbagi Bertanggung jawab Hormat terhadap orang lain


5/32

210

[Typetext]

2. OPENNESS Keingintahuan

Ketangkasan

Dialog3. PROXIMITY

Aksesibilitas Kredibilitas Empati

4. ENTHUSIASM Keberanian Penuh semangat Haus tantangan


6/32

211

[Typetext]

3.3 Struktur Organisasi perusahaan

Struktur organisasi PT Tirta Investama terdapat digambar berikut ini :

Gambar 3.1 S truktur organisasi PT Tirta Investama

Sumber: PT Tirta Investama


7/32

212

[Typetext]

3.4 Struktur Organisasi Divisi MIS Business Application (level 1)

Gambar 3.2:Struktur Organisasi Divisi MIS Business Application (level 1)



8/32

213

[Typetext]

3.5 Tugas dan tanggung jawab divisi MIS business application(level 1)

1. Menyediakan Dukungan untuk key user dan end user, mencoba yang terbaik

untuk memecahkan masalah sebagai kerangka kerja SLA (Service level

agreement) untuk memastikan gangguan yang terdapat didalam operasi bisnis.

Mengidentifikasi, menganalisis, memenuhi syarat (prioritas, kategori) danmemecahkan masalah-masalah yang diangkat oleh end users(setelah disaring

oleh key users) di daerah khusus / domain menggunakan Aqua SIR &

permintaan User ID

Membicarakan persoalan dengan level 2 ketika diperlukan seperti daftarpersoalan, pertanyaan, persyaratan baru & permintaan untuk Peluang atau

Produksi SIR.

Mendedikasikan PIC untuk pengawasan dan menindaklanjuti masalah yangterbuka

Membuat review laporan Bulanan pada masalah yang belum terselesaikan &memberikan feedbacksetiap minggu

2.Participate in Projects

Mempersiapkan dokumentasi proyek menggunakanBagheraa Methodology Persiapan Desain fungsional Pengujian Pelatihan end users Penilaian


9/32

214

[Typetext]

Customer Order based on

delivery schedule (provide in

excel)

SO

Upload

to SAP

Delivery Customer

Input

Actual

Delivery

based on

slocInvoice

List

Final

Payment

Transfer

1

0

1

02

0

2

0

3

0

3

0

D

3. Optimise SAP Usage

Membantu untuk menyederhanakan proses bisnis Mengurangi pekerjaan secara manual dan dimasukkan ke dalam SAP

4. Provide Business Application Training to Key User & End User

5.Manage user authorization roles

3.6. Proses sistem berjalan

3.6.1 Uraian proses sistem yang berjalan

PT. Tirta Investama merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang

penjualan air minum dalam kemasan (AM DK). Adapun gambaran sistem

yang berjalan pada perusahaan ini adalah

Gambar 3.3 Siklus Aktivitas Van Sales

( Sumber : PT.Tirta Ivestama )


10/32

215

[Typetext]

- Dimulai dari CSMT Membuat delivery schedule(referensi) yang kemudianakan dimasukan dan dikonfigurasikan ke dalam Form upload SO.

Selanjutnya SO akan diuploadke dalam SAP dan list SO dibuat yang akan

dikirimkan ke bagian depot gudang untuk diproses. Bagian depot gudang

melakukan pengecekan stock barang berdasarkan list SO yang diterima,

apabila stock telah tercukupi maka botol akan dimutasikan dari gudang ke

kendaraan dan diterima dokumen transfer posting oleh kendaraan kemudian

akan dilakukan muat produk oleh Checker agar status stock sesuai dengan

kondisi fisik produk. Setelah itu akan CSMT akan membuat SLOC atau

pemberian kode status kendaraan operasional p ada t iap kendaran yang pergi

ke para pelanggan yang terdapat dalam Master Data Pelanggan lalu

dilakukanlah pengiriman oleh para driver. Setelah pengiriman selesai, driver

akan menyerahkan dokumen STD (1 ply), DN/Delivery Note (2 ply),

GR/BTB/Bukti Barang Masuk dari Customer, Dokumen Retur Customer, TP

dari kendaran ke gudang, Copy TP dari depot gudang ke kendaraan kepada

bagian Outbond untuk diperiksa apakah pengiriman terealisasi atau tidak.

Apabila pengiriman terealisasi maka bagian Outbond akan menginput DN

yang sudah sukses/terealisasi pengirimannya di sistem SAP yang akan

dilanjutkan dengan melakukan Post Goods Issue, memastikan semua DN

yang GRnya belum diterima dijadwal pengiriman sebelumnya sudah

lengkap, File STD, NPL, TP (asli) dari gudang ke kendaraan & TP (copy)

dari kendaraan ke gudang,


11/32

216

[Typetext]

Terakhir biro administrasi umum dan keuangan(BAU) membuat billing

process (proses penagihan) lalu membuat invoice yang kemudian dikirimkan

kepada customer, setelah itu invoice dibayar melalui proses transfer.


12/32

217

[Typetext]

3.6.2 SOP (Standard Operational Prosedur)

1. Aqua Customer Master

1.1. Create / Maintain Customer Data


13/32

218

[Typetext]

1.2.Manual Block / unblock Customer for Sales and Flag /

FlagCustomer for Deletion


14/32

219

[Typetext]

1.3.SD-01 BLP-Aqua Customer Master-1.1-ok Ws


15/32

220

[Typetext]

2. AquaPricing Master

2.1.Manage Pricing / Conditions


16/32

221

[Typetext]

3. Aqua Order Processing

3.1. Upload Sales Order


17/32

222

[Typetext]

3.2.Emergency Order


18/32

223

[Typetext]

4. Aqua GR forReturn Goods from Customer

4.1. Good Return Customer


19/32

224

[Typetext]

5. Aqua GI to Customer

5.1Delivery to Customer( from Depot )


20/32

225

[Typetext]

6.Aqua Transfer Posting

6.1. Transfer Posting Status


21/32

226

[Typetext]

6.2. Transfer Posting Van to Warehouse


22/32

227

[Typetext]

6.3 Transfer Posting Warehouse to Van


23/32

228

[Typetext]

6.4 Transfer Posting Van to Van


24/32

229

[Typetext]

7. AquaBil ling

7.1Billing


25/32

230

[Typetext]

7.2 Credit / Debit Note


26/32

231

[Typetext]

8. Cash transfer to HO


27/32

232

[Typetext]

9. Clear Open Item


28/32

233

[Typetext]

3.6.3Arsitektur System Information

3.6.3.1 Software

Table 3.1 Software specifications


3.6.3.2Hardware

Table 3.2hardware specifications



29/32

234

[Typetext]

3.6.3.3 User

Jumlah useryang memakai SAP R/3 van sales adalah 635 User untuk

seluruh PT Tirta Investama (Danone Aqua Group) termasuk Depot, Factory

and HO.

3.6.3.4Database

Microsoft windows server 2003 Microsoft SQL server 2005 Microsoft internet security & acceleration server2004 standard edition3.6.3.5 Server

IBM System x3650

Processor Dual-Core Intel Xeon X5270 up to 3.50 GHz and

up to 1333 MHz front-side bus or Quad-Core Intel

Xeon X5470 up to 3.33 GHz andup to 1333 MHz

front-side bus

Number of

processors

(std/max) 1/2

L2 cache 2x2 or 2x6 M B (dual-core) or 2x6 MB (quad-core)

hot-swap SATA

Network

interface

Integrated dual Gigabit Ethernet

Power supply (std/max) 835W 1/2 AC standard, DC power supply

optional


30/32

235

[Typetext]

Hot-swap

components

Power supply, fans and hard disk drives

RAID support IntegratedRAID-0, -1, -10, optional RAID-5, -6

Systems

management

IBM Systems Director Active Energy Manager,

Integrated Service Processor, Diagnostic LEDs , drop-

down light path diagnostics panel, Automatic Server

Restart, optional Remote Supervisor Adapter II

SlimLine, IBM Systems Director, IBM ServerGuide

andoptional Remote Deployment Manager

Operating

systems

supported

Microsoft Windows Server 2003, Windows

2000/Advanced Server, Red Hat Linux, SUSE

Linux, Novell NetWare, VMware ESX Server, Solaris

10 (planned) , UNIX operating system

3.6.3.6Network

VSAT Leased Line Fiber optics CAT5 Cisco platform Packeteer


31/32

236

[Typetext]

3.7 Analisis PenentuanPerspective

PT. Tirta Investama bergerak dalam bidang penjualan air minum dalam kemasan,

dalam hal ini kami khusus membahas sistem van sales dari SAP yang digunakan oleh

PT. Tirta Investama. Sistem van sales dapat diimplementasikan dengan baik dan dapat

mendukung kegiatan bisnis perusahaan sehari-hari. Untuk itu pengukuran terhadap

kinerja sistem van sales dan bagaimana sistem van sales dapat mendukung para

pekerjanya untuk mendapatkan hasil yang diinginkan sesuai dengan tujuan perusahaan.

Dalam mengevaluasi sistem van sales, kami menggunakan frameworks CobIT.

Dan setelah mempelajari framework tersebut, kami memilih perspektif yang paling

sesuai dengan pembahasan skripsi ini adalah internal perspektive. Penulis memilih

internal perspektive karena dalam skripsi ini kami mengevaluasi sistem apakah terdapat

kecurangan, pelanggaran dan penyimpangan, selain itu juga ingin mengukur dan lebih

menekankan pada pengendalian internal yang ada di PT. Tirta Investama, khususnya

pada sistemvan sales.

Apakah sistem tersebut telah digunakan dengan sebagaimana

mestinya dan dapat meningkatkan serta menjaga fungsionalitas dari proses bisnis yang

terjadi sehari-hari. Juga apakah dengan diimplementasikan sistem van sales ini lebih

meminimalisasikan biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam proses bisnisnya.

Selain itu juga kami mengevalusi apakah sistem van sales berjalan dengan efektif,

efisien, dapat meningkatkan produktivitas dan dapat konsisten dalam memanfaatkan

sistem van sales. Sehingga dapat mendukung tercapainya tujuan bisnis dengan

berdasarkan pada pemenuhan akan kebijakan internal yang telah ditetapkan.


32/32

237

[Typetext]

Jadi dengan internal perspektive, kami dapat menilai dan mengukur apakah

sistem van sales dalam proses bisnis yang berjalan telah sesuai dengan standar dan

prosedur yang telah d itetapkan, serta member arahan dalam menghadapi perubahan ke

tahap yang lebih baik lagi bagi internal perusahaan.

struktur organisasi aqua

Documents