CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN

27 JANUARI 2018

AWANA GENTING

UNIT PCT

STRATEGIC

SESSION TO

ENHANCE

EFFICIENCY

OF

SUPPORT

SERVICE

Fungsi utama Unit PCT menyelaras

dan menguruskan semua bentukperolehan di MPC

UNIT PCT

Mendapatkan kelulusan pengurusan

bagi melaksanakan penambahbaikan

unit PCT

MeningkatkanKefahaman

Kepada WargaMengenai Tatacara

Perolehan

FOKUS PENAMBAHBAIKAN

Aliran Kerja(Process Flow)

RO Dan LampiranDokumen

Isu KualitiBorang RO Yang Dihantar OlehWarga Ke PCT

Hubungan PCT Dengan

Pembekal

1

2 3

4

PERTAMBAHAN BAJET

PEMBANGUNAN RM 9 JUTA KE RM

39 JUTASEMUA PROSEDUR YANG DITETAPKAN OLEH PEKELILING

PERBENDAHARAAN PERLU DIPATUHIKEPERLUAN

MENINGKATKAN KECEKAPAN

PENGURUSAN PEROLEHAN

Bi

l

Program

Kod

Akaun

Peruntukan

RM (JUTA)

2017 2018

1 Pelaksanaan NPDIR

Bagi Kerajaan Negeri

dan Kerajaan Tempatan

NPDIR 2.0 2 .0

2 Memodenkan Peraturan

Perniagaan

MBR 2.0 2.0

3 Skim Peningkatan

Produktiviti Enterpris

Selaras dengan MPB

SPPE-

MPB

5.0 6.0

4 Membentuk Mekanisme

Pelaksanaan Yang Padu

Selaras Dengan MPB

T5-

MPB -

5.0

5 Program Transformasi

Peraturan Sedia Ada

PTPS - 5.0

6 Memudahkan Peraturan

Perniagaan

Perdagangan

Antarabangsa

NTM - 2.0

7 Inisiatif Produktiviti

Nexus Peringkat Sektor

SPN - 15.0

8 Peningkatan Kualiti

Peraturan

PKP - 2.0

Jumlah 9.0 39.

PENGENALAN…..

PEGAWAI UNIT PCT PEMBEKAL UNIT KEW

Isi RO

Hantar RO Lengkap

Cop Sah terima RO dari PIC

SEMAK RO

Key in SAGA dan Review

RO Lengkap diterima KEW

Kod Peruntukan

KA Commit

LPO Dicetak

RO lengkap diterimaselepas KA Commit

Semak LPO & inbois

Pengesahan dalamSistem SAGA

LPO dan Inbois diterima PCT

Pembekal terima LPO

LPO dan Inboisditerima KEW

Semak debit / kredit

Posting Bil

Payment Preparation

Cetak baucer

Penyediaan Cek / EFT

Pembayarankepada Pembekal

1

2

3

4

5

6

7

8

9

12Kelulusan di pejabat

kuasa melulus10

11

Pembekal hantar inbois dan LPO

14

16

17

18

19

20

2123

13

15

22

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN RO SEHINGGA PEMBAYARAN

23proses

PEGAWAI UNIT PCT PEMBEKAL UNIT KEW

Isi RO

Hantar RO Lengkap

Cop Sah terima RO dari PIC

SEMAK RO

Key in SAGA dan Review

LPO Dicetak

Commit

Semak LPO & inbois

Pengesahan dalamSistem SAGA

LPO dan Inbois diterima PCT

Pembekal terima LPO

LPO dan Inboisditerima KEW

Semak debit / kredit

Posting Bil

Payment Preparation

Cetak baucer

Penyediaan Cek / EFT

Pembayarankepada Pembekal

1

2

3

4

5

6

9Kelulusan di pejabat

kuasa melulus7

8

Pembekal hantar inbois dan LPO

11

13

14

15

16

17

1820

10

12

19

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN RO SEHINGGA PEMBAYARAN

20proses

LPO dicetak4 hari

selepassubmissiondaripada 7

hari

TARIKH LAKSANA:1 FEB 2018

Proses ke 6Commit RO dipindahkanke PCT

ISU KUALITI PENGHANTARAN BORANG RO..

Kesilapan Pengiraan Gst…

Lain-Lain kesalahan:1) Tidak lengkapkan semua field borang RO2) Figure RO dan Quotation berbeza3) Menggunakan borang lama4) Tidak lengkap dokumen sokongan

17% daripada

kesalahan disebabkankesalahanmengasingkan GST didalam borang RO

Pegawai PCT perlu membuat pembetulansemula di atas borang RO

PRINSIP

‘RIGHT AT THE FIRST TIME’ SEMASA MENGISI RO

‘Non value add’ aktiviti berlaku padarantaian memproses RO

Pembaziran masa berlaku apabila banyakpembetulan perlu dilakukan

PENGIRAAN MENGGUNAKAN EXCEL

Sumber Data Daripada PROJEK Be@m

TARIKH LAKSANA:1 FEBRUARI 2018

MENINGKATKAN KOMUNIKASI DENGAN WARGA SECARA BERKALA MENGENAI KEPERLUAN DI DALAM RO

EMAIL

TAKLIMAT BERSIRI

VIDEO

PERHIMPUNAN BULANAN

MEDIUM CETAKAN

TARIKH LAKSANA:BERTERUSAN 2018

BANYAK DOKUMEN SOKONGAN

MAKLUMAT YANG DIPERLUKAN

Quotation

Paper BOM

Minit KelulusanUlasan Pengurusan BOM

Bukti harga/kos

Item bajet yg akan diambil

Kategori Bajet

[Pembangunan/Operasi]A

C

D

B

DOKUMEN SOKONGAN RO…

-AS IS-

PENAMBAHBAIKAN

Letakkan maklumat

jenis bajet ke dalam

minit kelulusan (

+ )

Hanya

lampirkan jadual

kos dalam BOM

paper

A C

-TO BE-

Paper BOM

Minit Kelulusan

Quotation

Jadual Kos

Sumber Bajet: MBR Maklumat sumber bajet

diletakkan di dalam

minit

B

TARIKH LAKSANA:1 MARCH 2018

Berfungsi sebagai sumberrujukan informasi

kepada warga MPC berkaitan perolehan

Mendidik dan meningkatkankesedaran warga mengenai

perolehan mengikut

tatacara yang telahdigariskan oleh

pekelilingperbendaharaan

ataupun garis panduan yang diluluskan oleh Pengurusan

MPCBerkongsi maklumatgaris panduan, borangdan standard /format

kertas kerja dan lain-lain bagi memudahkan

warga menguruskanperolehan

Meningkatkankeberkesanan

komunikasi di antaraunit PCT dengan warga

dan pembekalperkhidmatan MPC

PROCUREMENT INFORMATION CENTER (PRINCE)

MAKLUMAT TATACARA PEROLEHAN..

RUJUKAN MAKLUMAT YANG KOMPREHENSIF BERKAITAN

PEROLEHAN TERHAD

Garis panduan Kadar PembayaranPerkhidmatan (bukan Perunding) di MPCGaris Panduan Pembekal

Sistem Rekod Pembekale-Penilaian PembekalNotis Pengeluaran PesananJabatan MPC

FRONT PAGE MENU

PEROLEHAN GARIS PANDUAN

Sebut harga BSebut harga A

Lembaga Perolehan BRundingan Terus

eGPA

SyaratCheck List (Dokumentasi)Process FlowFormatCth Kertas Kerja

J.KUASA PENILAIAN HARGA

Nama ahli JPH 2018/2019 & TORJadual MesyuaratFormat Minit & Integrity Pact

PEMBEKAL

Frequently Asked Questions

BERITA PCTMAKLUMBALAS

WARGA

Downloadable Form

Format pengiraan GST menggunakan excel

RINGKASAN PENAMBAHBAIKAN

PROSES KERJA

DARI RO SUBMISSION HINGGA PRINT LP0

AS IS

7 HARI

TO BE

4 HARI

DOKUMEN-TO BE-

Paper BOM

Minit Kelulusan

Quotation

Jadual Kos

-AS IS-

Paper BOM

Minit Kelulusan

Quotation

Jadual Kos

23 PROSES

20 PROSES

1

2

3

EFFECTIVE DATE

1 FEB2018

1 MAC2018

4AUTO

CALCULATION GSTMANUAL AUTO FORMAT

EXCEL

1 FEB2018

5MAKLUMAT PEROLEHAN

PRICE PORTAL BERFUNGSI SEBAGAI RUJUKAN PEROLEHAN

15 MAC2018

SEKIAN

TERIMA KASIH

UNIT PCT