manual prosedur kerjapusat kokurikulum mempunyai empat unit penting iaitu unit pembangunan akademik,...

Manual Prosedur Kerja

KANDUNGAN Senarai Kandungan BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen BAHAGIAN B : Rekod Pindaan BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat C1 – Latar Belakang Jabatan/Pejabat C2 – Objektif Jabatan/Pejabat C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama BAHAGIAN G : Senarai Borang-borang Yang Diguna

PUSAT KOKURIKULUM

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH

ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA

Pusat Kokurikulum

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/A

BAHAGIAN A - KAWALAN DOKUMEN

Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/02/2018

MANUAL PROSEDUR KERJA Pusat Kokurikulum Bahagian Hal Ehwal Pelajar

1 daripada 1

BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015

Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 ISO 9001:2015.

Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan.

Sr. Noor Halil Ismail Pengarah

Pusat Kokurikulum Bahagian Hal Ehwal Pelajar Universiti Teknologi MARA

40450 Shah Alam Selangor.

Tel: 03-55443525 Fax: 03-55443497

PUSAT KOKURIKULUM BAHAGIAN HAL EHWAL

PELAJAR UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA Pusat Kokurikulum

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/B

BAHAGIAN B - REKOD PINDAAN



1 daripada 1

BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN

Bil Mukasurat/ Perenggan

Ringkasan Kelulusan

Tarikh Tandatangan




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/C

BAHAGIAN C - LATAR BELAKANG JABATAN



1 daripada 3

C.1 Latarbelakang Pusat Kokurikulum Pusat Kokurikulum, Bahagian Hal Ehwal Pelajar telah ditubuhkan pada awal tahun 2004 hasil dari penstrukturan semula UiTM dalam usaha melahirkan graduan yang memenuhi 21 Ciri Graduan UiTM yang ditetapkan. Pusat Kokurikulum telah diwujudkan oleh UiTM untuk melaksanakan bidang tugas Pengarah dan staf Pusat Kokurikulum selaras dengan peruntukan Akta 173. Pusat Kokurikulum mempunyai empat unit penting iaitu Unit Pembangunan Akademik, Unit Latihan & Kompetensi, Unit Kesukarelawanan & Pencapaian dan Unit Pentadbiran. Unit Kesatria merupakan Unit Kokurikulum pertama yang diwujudkan di UiTM berbangkit dari dua insiden demonstrasi oleh pelajar-pelajar di Semua IPTA (termasuk UiTM) pada akhir tahun 1975 dan awal 1976. Bagi mengatasi masalah disiplin dan salah laku pelajar ketika itu, maka kokurikulum Kesatria ditubuhkan dengan objektifnya untuk menerapkan nilai-nilai disiplin yang tinggi dalam kalangan pelajar. Bilangan pengambilan pelajar kokurikulum Kesatria dan lain-lain kokurikulum juga telah bertambah sejajar dengan perkembangan UiTM. Didapati 30% daripada pelajar UiTM adalah ahli Kesatria dan bakinya dari komponen kursus kokurikulum yang lain. Bilangan pelajar yang mengikuti kursus kokurikulum yang ramai termasuk Kolej Bersekutu UiTM perlu kepada pemantauan yang rapi. Pengstrukturan semula UiTM amnya dan penyusunan semula perkhidmatan-perkhidmatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar khasnya telah mengambil kira fungsi serta peranan dan semua Staf Unit Kesatria untuk memastikan perkhidmatan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar memenuhi keperluan para pelajar dan hasrat universiti. Penstrukturan semula fungsi organisasi Unit Kesatria dan Staf Skim Kesatria dilihat satu usaha serius Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam memantapkan pelaksanaan kokurikulum di UiTM. Dalam perkara ini mulai Oktober 2007, Unit Kesatria ditukar nama kepada Unit Kokurikulum dan Pegawai Kesatria serta Pembantu Kesatria disebut Pegawai Kokurikulun dan Pembantu Kokurikulum. Dengan ini fungsi mereka bukan sahaja bertaggungjawab kepada Kokurikulum Badan Beruniform sahaja malahan semua kursus kokurikulum di UiTM diletak di bawah pengurusan Pegawai dan staf Kokurikulum. Ini bertujuan untuk memberi lebih ruang kepada organisasi memperluaskan skop tugas, meningkatkan fungsi dan tanggungjawab kepada jawatan sedia ada. Dengan ini diharap pelaksanaan kursus kokurikulum di seluruh sistem UiTM akan berjalan lebih tersusun dan sistematik dalam menghasilkan gradúan yang holistik, seimbang dan berciri keusahawanan.








2 daripada 3

Pusat Kokurikulum sehingga kini telah pun melalui pelbagai era perubahan sesuai dengan visi dan misi Universiti dan juga perubahan senario sosio-budaya dan sosio-politik Negara. Isu Ketuanan Melayu/Patriotisme terkini merupakan agenda pertama Universiti dalam penjanaan semula semangat patriotik dalam kalangan pelajar UiTM buat ketika ini. Selain itu, program kesukarelawanan juga mendapat keutamaan untuk dilaksanakan. Pada masa kini terdapat 209 kursus kokurikulum berkredit yang diletakkan di bawah lapan teras, iaitu:

i. Kepemimpinan ii. Kesukarelawanan iii. Kesenian dan Kebudayaan iv. Keusahawanan v. Sukan vi. Khidmat Komuniti vii. Pengucapan Awam viii. Daya Usaha dan Inovasi C.2 Objektif Pusat Kokurikulum Bagi memastikan Pusat Kokurikulum, Bahagian Hal Ehwal Pelajar cekap dan berkesan, objektif Pusat Kokurikulum adalah seperti berikut:

1. Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM.

2. Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum.

3. Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah

kepada kepada pelajar kokurikulum.

4. Merancang dan melaksana program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM.

5. Merancang dan melaksanakan program University Community Engagement

(UCE) kepada pelajar kokurikulum.

6. Membuat kajian impak terhadap pelaksanaan kursus kokurikulum UiTM.








3 daripada 3

C.3 Piagam Pelanggan UiTM

Kami beriltizam untuk mencapai kehendak dan keperluan pelanggan melalui penyampaian perkhidmatan seperti piagam pelanggan berikut:

Untuk semua pelanggan UiTM: 1. Pelajar 2. Staf 3. Ibu Bapa 4. Industri dan 5. Pihak-pihak berkepentingan

Kami menawarkan perkhidmatan yang berkualiti, beretika dan berintegriti dan berjanji bahawa:

1. Semua kemudahan asas pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan

persekitaran memenuhi keperluan MQA, KPT dan badan-badan profesional; 2. Semua program akademik diluluskan, diurus dan ditadbir mengikut peraturan

dan prosuder Universiti; 3. Semua kelulusan akademik diiktiraf oleh kerajaan serta menepati keperluan

industri dan badan profesional yang berkaitan; 4. Semua pengijazahan diberi dalam tempoh yang ditetapkan setelah memenuhi

semua syarat; 5. Semua pencapaian cemerlang dikenal pasti dan dianugerahkan setiap tahun; 6. Semua cadangan dan aduan rasmi diambil tindakan dalam tempoh 1 minggu; 7. Sentiasa bersedia memberi khidmat bakti kepada masyarakat dan; 8. Sentiasa memberi layanan mesra dan profesional.

UiTM akan memberikan perkhidmatan mengikut piagam pelanggan seperti yang diamalkan oleh Pusat Tanggungjawab Fakulti, Kampus Negeri, Bahagian, Institut, Pusat dan Unit.

Penggalakan & Pembangunan Sukan

Program Kecemerlangan Sukan

CARTA ORGANISASIBAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

JAWATANKUASA KEBAJIKAN & KESEJAHTERAAN PELAJARJAWATANKUASA EKSEKUTIF HEP

JAWATANKUASA KUALITI HEP

25 Timbalan Dekan (HEP)Fakulti UiTM Shah Alam

13 Timbalan Rektor (HEP)UiTM Kampus Negeri

21 Kolej Bersekutu(Kokurikulum & Pro-KI)

PengarahPembangunanPelajar

Pusat Kebudayaan

Pusat Kegiatan Pelajar

Pengarah Pusat Kokurikulum

PengurusanAkademikKokurikulum

PengurusanAktivitiKokurikulum

Pengarah InstitutKepimpinan Pelajar

Kenegaraan &PembangunanKerjaya

Penyelidikan &Penerbitan

Program Kepimpinan Pewaris Bangsa

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

Timbalan PendaftarKanan

Pej. Pentadbiran HEP - [Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia serta SekretariatKualiti HEP & Kemudahan ICT]

Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar

JAWATANKUASA AKAUN AMANAH (HEP)

Unit Kewangan Zon (3/1/23/16)

Unit Korporat & Tugas-TugasKhas [Sekretariat Majlis Perwakilan Pelajar - MPP]

Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling

Pengarah Pusat Kesihatan

Kesihatan Awam

Kesihatan Mulut

Perubatan

Diagnostik dan Perkembangan Perubatan

Kaunseling

Kerjaya

Psikologi

Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR

Kolej Mawar

Kolej Melati

Kolej Perindu

Kolej Seroja

Kolej Teratai

Kolej Anggerik

Kolej Delima

Kolej Meranti

UnitKemudahan Kolej

Unit Debat

Unit Teknikal

Pengarah Pusat Sukan

Unit OperasiUnit OperasiPentadbiran danOperasi

Pejabat Pusat/Institut KolejStatus Jabatan :

Unit

Pejabat PengarahPembangunan Pelajar[Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar]

Pengarah Akademi Kepolisan UiTM – PDRM

Pengurusan AkademiKepolisan

Pengurusan Kor SUKSIS

Unit Pengurusan NR

PENTADBIRAN HEP- Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP- Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP- Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia- Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan

kewangan- Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf- Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik

HEP- Skim Khidmat Pelajar- Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat- Inventori dan verifikasi harta- Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP- Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP

Sekretariat Kualiti HEP- Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP- Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP- Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan- Pengurusan Kualiti / ISO HEP

Korporat dan Tugas-Tugas Khas- Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP- Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT,

fakulti dan kampus negeri- Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP- Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP- Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Destini Siswa- Sekretariat MPP

PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELING

PUSAT KOKURIKULUM

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR

TIMB. PENDAFTAR KANANPEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilihdengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktivitipembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakankemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar

PUSAT SUKAN

INSTITUT KEPIMPINAN PELAJAR

PUSAT KESIHATAN- Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada

warga UiTM- Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi

perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutumakanan dan promosi kesihatan

- Menyediakan perkhidmatan pergigian- Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan

dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan

PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

Kemudahan ICT- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan

kemudahan ICT di HEP.- Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem

elektronik (sistem e) dan portal web HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan

dan kemudahan ICT di HEP

- Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM- Menguruskan proses akademik matapelajaran umum kategori 4 UiTM (MPU4)- Mengawal selia dan menggubal silibus kursus kokurikulum berkredit- Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum- Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada pelajar Kokurikulum- Merancang, melaksana dan memantau program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM di peringkat UiTM dan Kementerian Pengajian Tinggi- Merancang, melaksanakan dan memantau program ‘Service Learning Malaysia’ (SULAM)- Menjalankan penyelidikan, penerbitan dan perundingan berkaitan kursus kokurikulum berkredit- Sebagai sekretariat Jawatankuasa Operasi Bencana Shah Alam (JOBSA)

UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR

PROGRAM KEPIMPINAN PEWARIS BANGSA- Menyedia, melaksana, dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa- Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek)- Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)- Menyelaras dan menyeragamkan pelaksanaan program Kepimpinan di fakulti - Menyelaras pelaporan program kepimpinan di seluruh sistem UiTM

KENEGARAAN DAN PEMBANGUNAN KERJAYA- Menyedia, melaksana, dan memantau modul-modul Kenegaraan, Kemahiran Insaniah (Pembangunan Kerjaya dan Toastmaster)- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa- Menyelaras program Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) (jangka pendek)- Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)- Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya (Finishing School) di fakulti- Menyelaras pelaporan Modul Pembangunan Kerjaya (Finishing School) & Kenegaraan

PENYELIDIKAN DAN PENERBITAN- Menjalankan penyelidikan dan penerbitan berkaitan program-program kepimpinan pelajar di peringkat jabatan, fakulti dan kolej kediaman, - Menyediakan laporan penyelidikan pelaksanaan program-program IKP dan BHEP kepada pihak pengurusan universiti,- Menyelaras data dan profail pelajar dan staf UiTM yang berkaitan dengan semua program kepimpinan pelajar,- Melatih Certified NLP Coach dan Certified Basic NLP Practioner UiTM di fakulti dan kampus cawangan UiTM berkaitan kaedah penyampaian isi kandungan modul Mind Empowerment For Success (MinDS),- Menyeragamkan pelaksanaan modul Mind Empowerment For Success (MinDS) di peringkat fakulti dan kampus cawangan UiTM.- Membentuk kumpulan pelatih modul Mind Empowerment For Success (MinDS) yang berketrampilan berkemahiran tinggi.- Menjalankan modul MinDS bagi melahirkan graduan professional yang berinovatif, berdaya keusahawanan serta berpersonaliti unggul untuk memenuhi modal insan global yang berciri holistic

- Merancang dan melaksanakan Dasar Sukan Negara ( DSN ) dan Dasar Pembangunan Sukan Intitusi Pengajian Tinggi ( DPSIPT ).- Meningkatkan kecemerlangan sukan universiti ( UiTM ).- Menyediakan kemudahan sukan yang kondusif dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar , staf dan pelanggan.- Menaik taraf kemudahan sukan mengikut piawaian antarabangsa dan mengurus, menyelenggara kemudahan sukan.- Menganjurkan program dan aktiviti pembangunan sukan kepada pelajar dan staf UiTM- Menganjur dan menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti , Intitusi Pengajian Tinggi Awam ( IPTA ) dan Intitusi Pengajian Tinggi Swasta ( IPTS ), KPT, Kebangsaan dan Antarabangsa.

Kerjaya- Memberi perkhidmatan bimbingan kerjaya secara individu dan kelompok- Merancang dan melaksanakan program pembangunan kerjaya pelajar serta program penempatan pekerjaan pelajar- Membina jaringan perhubungan dengan pihak majikan- Menyediakan perkhidmatan kerjaya atas talian melalui sistem e-Kerjaya (Jobshop UiTM) kepada pelajar, graduan UiTM dan pihak syarikat- Menyedia dan menerbit bahan maklumat dan panduan kerjaya - Mengumpul data maklumat penempatan pekerjaan graduan UiTM- Menyediakan kandungan Modul Pembangunan Kerjaya (MPK)

Kaunseling- Menyediakan perkhidmatan kaunseling menerusi sesi kaunseling individu, kelompok, bimbingan, konsultasi dan pentadbiran ujian psikologi- Merancang dan melaksanakan program pembangunan kaunseling dan psikologi (pelajar)- Menyediakan dan menyalurkan informasi kaunseling

Psikologi- Mengurus dan mengendalikan perkhidmatan sesi kaunseling staf (Dirujuk, Dasar Pemisah atau Sukarela)- Mengendalikan pentadbiran dan pentafsiran ujian psikologi staf- Melaksankan Program Pembangunan Potensi Diri Staf

- Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar- Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM- Merancang dan mengawal selia aktiviti dan program kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM

AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM- Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan penawaran program akademik di peringkat Sarjana muda Diploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawai dan anggota PDRM- Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka menggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan polis- Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan Sukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh Universiti Teknologi MARA- Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti Awam bersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malaysia

PUSAT KEBUDAYAAN- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian pelajar- Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang kesenian dan kebudayaan- Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan

UNIT DEBAT- Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat- Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa- Menganjurkan pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa

UNIT TEKNIKAL- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan kemudahan dan peralatan teknikal HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan dan kemudahan teknikal di HEP

PUSAT KEGIATAN PELAJAR- Merancang keperluan aktiviti dan program pembangunan pelajar- Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM- Menyelaras aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan antarabangsa- Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar/kelab pelajar- Sekretariat tabung amanah

- Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan kebajikan pelajar dibawah Tabung Kecemasan dan Tabung Kebajikan Pelajar UiTM - Tabung Kebajikan Pelajar : a. Bantuan Sara Diri b. Bantuan Kecurian c. Bantuan Bencana Alam (Banjir, Ribut, Kebakaran)- Tabung Kecemasan Pelajar : a. Bantuan Kemalangan b. Bantuan Pelajar Meninggal Dunia- Menjadi perantara dan urusetia pusat pengumpulan dokumen bagi bantuan kewangan Pelajar UiTM.

UNIT KEMUDAHAN KOLEJ- Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan dasar pemberian elaun makan- Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM (pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej)- Menyelaras permohonan dan rayuan kolej- Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif

UNIT PENGURUSAN NON RESIDEN- Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat tinggal dan insentif makanan- Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar mendapatkan rumah sewa- Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak yang berkaitan- Memantau dan menjaga keselamatan pelajar NR

KOLEJ KEDIAMAN- Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang layak- Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan di kolej- Mengurus dan memantau perkhidmatan-perkhidmatan pemberian elaun makan- Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej- Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/E

BAHAGIAN E - SENARAI FUNGSI UTAMA DAN AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA



1 daripada 1

Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama

1. Pengurusan Latihan & Kompetensi 1.1 Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

1.2 Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

1.3 Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

1.4 Pengurusan Stor 1.5 Penganjuran Aktiviti Pelajar 1.6 Mengurus Pelaksanaan Program University Community

Engagement (UCE)

2 Pengurusan Pembangunan Akademik 2.1 Penilaian Jurulatih Kokurikulum 2.2 Penawaran Kursus Kokurikulum 2.3 Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum 2.4 Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu 2.5 Pemurnian Silibus Kursus Kokurikulum Sedia Ada 2.6 Kursus TOT Kejurulatihan 2.7 Pemasukan Markah Kursus Kokurikulum 2.8 Pembetulan Markah Prestasi Kokurikulum Pelajar

3 Pengurusan Kesukarelawanan & Pencapaian

3.1 Pengumpulan Data Pencapaian

3.2 Menguruskan dan Melaksanakan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar

3.3 Menguruskan dan Melaksanakan Program/Aktiviti Kesukarelawan Pelajar

4 Pengurusan Pentadbiran 4.1 Pembayaran Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum




Pusat Kokurikulum

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKO/F

BAHAGIAN F - SENARAI PROSES KERJA AKTIVITI UTAMA


1 daripada 5

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

(Pemunya Proses) Input Output

Petunjuk Prestasi

Proses Kerja

Sumber Kawalan Risiko

F .01 Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

Permohonan sebagai Jurulatih Kokurikulum

Lantikan Jurulatih Kokurikulum

Semua Kursus Kokurikulum yang ditawarkan mempunyai Jurulatih Kokurikulum yang layak

F .02 Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Maklumbalas penilaian Jurulatih Kokurikulum

Laporan penilaian Jurulatih Kokurikulum

Jurulatih mendapat skor penilaian 75% dan ke atas

F .03 Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Jumlah Kumpulan Kursus Kokurikulum Yang Ditawarkan

Analisa pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Jurulatih dari komponen kursus dibuat pemantauan

F .04 Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Keperluan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum dilaksanakan setiap semester pengajian




Pusat Kokurikulum




2 daripada 5

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Petunjuk Prestasi

Proses Kerja


F.05 Pengurusan Stor Keperluan Peralatan Kursus Kokurikulum

Inventori, Pinjaman, Pemulangan, Penyelenggaraan Dan Pelupusan

Peralatan diselia dengan baik

F .06 Penganjuran Aktiviti Pelajar

Permohonan Aktiviti

Kelulusan Program

Semua permohonan mengikut garis panduan yang telah ditetapkan

F.07

Mengurus Pelaksanaan Program University Community Engagement (UCE)

Kursus Kokurikulum Lanjutan Yang Ditawarkan

Program University Comunity Emgagement (UCE) Dilaksanakan

Mengikut Penawaran kursus Kokurikulum Lanjutan Yang Ditawarkan

F .08 Penawaran Kursus Kokurikulum

Kursus Kokurikulum yang ditawarkan

Pelajar Mendaftar

Pelajar mengikuti kursus Kokurikulum selama 14 minggu




Pusat Kokurikulum




3 daripada 5

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Petunjuk Prestasi

Proses Kerja


F .09 Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum

Permohonan Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum

Keputusan Permohonan Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum

Pemberian status pengecualian kredit dikemaskini dalam sistem

F.10 Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu

Cadangan Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu

Cadangan Silibus Kursus Kokurikulum Baharu Dibangunkan

Penawaran 4 kursus kokurikulum baharu ditawarkan setahun

F.11 Pemurnian Silibus Kursus Kokurikulum Sedia Ada

Perubahan Dasar Dan Polisi

Silibus Kursus Kokurikulum Dimurnikan

Semakan silibus sedia ada setiap 5 tahun

F.12 Kursus TOT Kejurulatihan

Latihan Kepada Jurulatih Kokurikulum

Jurulatih Berkompetensi

Kursus dianjurkan 2 kali setahun

F .13 Pemasukan Markah Kursus Kokurikulum

Raw Score prestasi Kursus Kokurikulum

Keputusan prestasi Kursus Kokurikulum

97% daripada pelajar yang mendaftar mengikuti kokurikulum lulus




Pusat Kokurikulum




4 daripada 5

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Petunjuk Prestasi

Proses Kerja


penilaian yang ditetapkan

F .14 Pembetulan Markah Prestasi Kokurikulum Pelajar

Borang Rayuan Semakan Prestasi Kokurikulum

Keputusan Rayuan

Kes pembetulan markah mengikut prosedur yang telah ditetapkan oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik

F .15 Pengumpulan Data Pencapaian

Data Daripada Pelaporan Program

Maklumat Pencapaian Program

Menyediakan laporan pencapaian 4 kali setahun

F.16

Menguruskan dan Melaksanakan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar

Latihan/Kursus Kesukarelawanan Pelajar

Melahirkan Sukarelawan Pelajar Yang Berpengetahuan Tinggi

Menganjurkan latihan/kursus 2 kali setahun

F.17

Menguruskan dan Melaksanakan Program/Aktiviti Kesukarelawan

Program Sukarelawan Anjuran Dalam

Sukarelawan Bertugas Mengikut Program

Menguruskan sekurang-kurangnya 10




Pusat Kokurikulum




5 daripada 5

No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja


Petunjuk Prestasi

Proses Kerja


Pelajar Dan Luar UiTM program setahun

F.18

Pembayaran Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum

Borang Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum

Kelulusan Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum

Pembayaran Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum Mengikut Jadual Yang Telah Ditetapkan

Staf PKO, jurulatih, sistem fine-e Pejabat Bendahari

F.19 Penyambungan Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

Borang Penyambungan Jurulatih Kokurikulum

Kelulusan Penyambungan Perkhidmatan Jurulatih Kokurikulum

Penyambungan Perkhidmatan Sebagai Jurulatih Kokurikulum

Sistem Fine-e Pejabat Bendahari




Tajuk : Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

No. Dokumen : MPK/UiTM/ HEP/PKO/F.01


Muka surat 1 daripada 06

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pelantikan Jurulatih Kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan proses pelantikan dan penyampaian perkhidmatan jurulatih kepada pelajar kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah kursus universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang telah ditetapkan oleh universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.

3.2 Jurulatih Kokurikulum

Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang terlibat dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan pada setiap semester oleh Pusat Kokurikulum / Unit Kokurikulum.

3.3 Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Merupakan kursus wajib yang perlu diikuti oleh semua Jurulatih Kokurikulum selepas dilantik pada setiap semester.

3.4 Surat Aku Janji

Merupakan perjanjian Jurulatih Kokurikulum kepada pihak Universiti dalam memastikan mereka mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan.

3.5 Surat Pelantikan

Merupakan surat lantikan kepada Jurulatih Kokurikulum yang telah berjaya melalui proses temuduga.








3.6 Buku Peraturan Akademik Pengajian Diploma dan Ijazah

Merupakan buku peraturan dan arahan mengenai perjalanan hal ehwal akademik pelajar di UiTM.

3.7 Buku Panduan Kursus Kokurikulum

Merupakan buku panduan kepada pegawai dan pelajar yang menerangkan tentang pentadbiran dan jenis-jenis kursus kokurikulum yang ditawarkan.

3.8 Temuduga

Merupakan proses pemilihan Jurulatih Kokurikulum yang berkelayakan.

3.9 Panel Temuduga

Merupakan individu ang terlibat dalam proses menemuduga calon Jurulatih Kokurikulum yang terdiri daripada TP HEP / KPK / PP HEP / PKO / PPKO

3.10 Borang Permohonan Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang permohonan yang perlu diisi oleh calon yang berminat untuk menjadi Jurulatih Kokurikulum.

3.11 Silibus Kokurikulum

Merupakan panduan pengajaran kepada setiap Jurulatih Kokurikulum yang telah dilantik untuk mengajar para pelajar.

3.12 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP - Pengarah Pembangunan Pelajar PYKC - Penyelaras Kampus KPK - Ketua Pusat Kokurikulum KUK - Ketua Unit Kokurikulum PKOK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK (PK) - Penolong Pendaftar Kanan PP (HEP) - Penolong Pendaftar PKO - Pegawai Kokurikulum PE (PK) - Pegawai Eksekutif PPKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT (PK) - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PTR (PK) - Pembantu Tadbir Rendah








PAP (PK) - Pembantu Am Pejabat JKO - Jurulatih Kokurikulum PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PK - Pusat Kokurikulum UK - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PPT - Pegawai Pemantau PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN

4.1 Manual Kualiti HEP: MK. HEP.UiTM.01

4.1.1 Seksyen 4.2 Keperluan Dokumentasi i. Seksyen 4.2.3 – Kawalan Dokumen ii. Seksyen 4.2.4 – Kawalan Rekod

4.1.2 Seksyen 7.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan i. Seksyen 7.5.5 – Pemeliharaan Produk

4.2 Dokumen-Dokumen Sokongan

4.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana

Muda 4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.5 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.6 Garis Panduan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Garis Panduan Kopentensi Jurulatih Kokurikulum








5.0 PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KPK / PKOK / PKO/ PPKO/ PYK

Mengenalpasti keperluan Jurulatih Kokurikulum

KPK / PKOK / PKO / PYK/ PP HEP

Temuduga

- Panggilan temuduga

- Proses temuduga

- Borang akuan penerimaan tawaran

TP (HEP) / PPP/ PKOK / PPK(PSK) / PKO / PYK/

PP(HEP) / PMKO / PT(PSK) / PTR(PSK) / PAP(PSK)


- Surat Aku Janji








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

KP / PGKOK / PGKO / PPGKO/ PYK

Mengenalpasti keperluan Jurulatih Kokurikulum

500-HEP (PKO.19/5)

KP / PGKOK / PGKO / PYK/ PP

Temuduga (kotak diamond pada aliran kerja)

- Membuat panggilan pada calon untuk ditemuduga

- Proses temuduga

- Borang akuan penerimaan tawaran

500-HEP(PKO .19/5)

TP HEP / PPP/ PGKOK / PPK / PGKO / PYK/ PP / PMKO / PT / PTR / PAP


- Borang Aku Janji

500-HEP(PKO. 19/5)

Failkan








7.0 REKOD KUALITI

BIL JENIS/REKOD NO FAIL LOKASI TEMPOH SIMPANAN

1. Fail kelulusan peruntukan melaksanakan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

400-HEP(PKO. 29/1)

Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 tahun

2. Fail bayaran kepada pembekal makanan bagi Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

300-HEP(PKO.14/1)


5 tahun

3. Surat Aku Janji Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 19/5)


3 tahun

4. Fail Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 19/5)


3 tahun




Tajuk : Penilaian Jurulatih Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk mengukur prestasi Jurulatih Kokurikulum bagi memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam penyampaian perkhidmatan kursus kokurikulum kepada pelajar

2.0 SKOP

Arahan kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan proses penilaian perkhidmatan jurulatih kepada pelajar kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, Kokurikulum ialah Kursus Universiti yang dijalankan untuk memupuk Kemahiran Insaniah pelajar seperti yang telah ditetapkan oleh Universiti bagi memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma/Sarjana Muda.

3.2 Jurulatih Kokurikulum Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang terlibat dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan pada setiap semester oleh Pusat Kokurikulum.



3.4 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang penilaian yang perlu di isi oleh pelajar untuk menilai prestasi perkhidmatan jurulatih kokurikulum.

3.5 Laporan Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Merupakan statistik pencapaian perkhidmatan Jurulatih Kokurikulum.

3.6 Silibus Kokurikulum Merupakan panduan pengajaran kepada setiap Jurulatih Kokurikulum yang telah dilantik untuk mengajar para pelajar.








3.7 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria JS - Jurulatih Sambilan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum

4.0 RUJUKAN













Muda 3.2.3 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 3.2.4 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 3.2.5 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 3.2.6 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 3.2.7 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum

5.0 PROSES KERJA


PYK /JKO Pelajar mengisi Soal Selidik Penilaian di atas talian

JKO Muat turun hasil penilaian mengikut jurulatih

PMKO Membuat analisa ke atas Penilaian Jurulatih Kokurikulum

PGKOK / PGKO/ PPGKO / PYK

Menyediakan laporan penilaian prestasi Jurulatih Kokurikulum








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PYK /JKO Pelajar mengisi Soal Selidik Penilaian di atas talian

JKO Muat turun hasil penilaian mengikut jurulatih

PMKO Membuat analisa ke atas Penilaian Jurulatih Kokurikulum

PGKOK / PGKO/ PPGKO / PYK

Membuat laporan penilaian prestasi Jurulatih Kokurikulum.

GAGAL : Surat Peringatan Pentadbiran

500-HEP(PKO. 23/7/5/7)

Tamat

GAGAL








7.0 REKOD KUALITI


1. Laporan Penilaian Prestasi Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 23/7/5/7)


3 Tahun




Tajuk : Pemantauan Jurulatih Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pemantauan kepada Jurulatih Kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pemantauan jurulatih dapat dilaksanakan dengan cekap, berkesan dan sistematik.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah kursus universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang telah ditetapkan oleh universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.


Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang dilantik dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan oleh Pusat Kokurikulum kepada para pelajar.



3.4 Pegawai Pemantau

Merupakan individu yang dilantik untuk memantau pelaksanaan tugas oleh Jurulatih Kokurikulum.

3.5 Borang Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang yang perlu di isi oleh pemantau terhadap jurulatih dalam menjalankan pelaksanaan latihan kokurikulum.










3.7 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP - Pengarah Pembangunan Pelajar PYKC - Penyelaras Kampus PPK - Pengarah Pusat Kokurikulum PKOK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK (PK) - Penolong Pendaftar Kanan PP (HEP) - Penolong Pendaftar PKO - Pegawai Kokurikulum PE (PK) - Pegawai Eksekutif PPKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT (PK) - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PTR (PK) - Pembantu Tadbir Rendah PAP (PK) - Pembantu Am Pejabat JKO - Jurulatih Kokurikulum PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PK - Pusat Kokurikulum UK - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PPT - Pegawai Pemantau PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN





4.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM








4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana Muda

4.2.3 Borang Pemantauan Awal/Akhir Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.6 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum

5.0 PROSES KERJA


PPK / PKOK / PKO / PYK / PP HEP

Mengenal pasti dan melantik Pegawai Pemantau.

PKO / PYK Meyediakan Jadual Pegawai Pemantau bagi setiap kelas kokurikulum.

Mengedarkan Borang Pemantauan Kursus Kokurikulum kepada setiap Pegawai Pemantau.

PKOK / PKO / PYK / PPT Melaksanakan proses pemantauan jurulatih kokurikulum mengikut jadual yang disediakan.








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

Jangka Masa

Mula

PPK / PKOK / PKO / PYK / PP HEP

Mengenal pasti dan melantik Pegawai Pemantau.

1 Hari

PKO / PYK

Mengenal pasti jumlah kumpulan kursus kokurikulum yang ditawarkan dalam semester semasa.

Menyediakan Jadual Pegawai Pemantau bagi setiap kelas kokurikulum.

Mengedarkan Borang Pemantauan Kursus Kokurikulum kepada setiap Pegawai Pemantau.

1 Hari

PKOK / PKO / PYK / PPT

Melaksanakan proses pemantauan jurulatih kokurikulum mengikut jadual yang disediakan.

Borang Pemantauan Awal/Akhir Jurulatih

Kokurikulum

4 Minggu

Tamat








7.0 REKOD KUALITI


1. Fail Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Pejabat Am, Pusat

3 Tahun




Tajuk : Pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan proses dan penyampaian perkhidmatan kepada jurulatih kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah aktiviti luar kuliah yang ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.

3.2 Jurulatih Kokurikulum Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang terlibat dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan pada setiap semester oleh Pusat Kokurikulum / Unit Kokurikulum.

3.3 Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

Merupakan kursus wajib yang perlu diikuti oleh semua Jurulatih Kokurikulum selepas dilantik pada setiap semester.

3.4 Surat Aku Janji















3.8 Iklan Jawatan Kosong

Merupakan kenyataan pemberitahuan mengenai kekosongan jawatan Jurulatih Kokurikulum.

3.9 Temuduga

Merupakan proses pemilihan Jurulatih Kokurikulum yang berkelayakan.

3.10 Panel Temuduga

Merupakan individu yang terlibat dalam proses menemuduga calon Jurulatih Kokurikulum yang terdiri daripada TR HEP / PPKO / PP HEP / PKO / PPKO

3.11 Borang Permohonan Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang permohonan yang perlu diisi oleh calon yang berminat untuk menjadi Jurulatih Kokurikulum.



3.13 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif








PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria JS - Jurulatih Sambilan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum

4.0 RUJUKAN






Muda 4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.6 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Garis Panduan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.9 Garis Panduan Kopentensi Jurulatih Kokurikulum








5.0 PROSES KERJA


PT(PKO) / PMKO Pendaftaran peserta dan kehadiran

PPKO / PKOK / PPK(PSK) / PKO /

PPKO / PYK / PE(PSK)

Taklimat

- Ucapan Aluan Pengerusi Majlis

- Bacaan Doa

- Ucapan Aluan Ketua Pusat Kokurikulum

- Ucapan Perasmian

- Penerangan kaedah pengurusan kelas bagi kursus kokurikulum

- Sesi Latihan

PPKO / PKOK / PKO / PYK/ PP HEP

Sesi Soal Jawab

PPKO / PKOK / PKO / PYK/ PP HEP

Sesi Ikrar Akujanji

PMKO Penilaian kursus








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PT(PKO) / PMKO Pendaftaran peserta dan kehadiran

Borang Kehadiran

Fail Panduan Jurulatih

PKOK / PPK(PSK) / PKO / PPKO / PYK / PE(PSK)

Taklimat

- Ucapan Aluan Pengerusi Majlis

- Bacaan Doa

- Ucapan Aluan Ketua Pusat Kokurikulum

- Ucapan Perasmian

- Penerangan kaedah pengurusan kelas bagi kursus kokurikulum

- Sesi Latihan

Buku Panduan Kursus Kokurikulum

PKOK / PKO / PYK/ PP HEP

Sesi Soal Jawab

PKOK / PKO / PYK/ PP HEP

Sesi Ikrar Akujanji

Borang Akujanji Jurulatih

PMKO Penilaian kursus Borang Penilaian Kursus

Tamat








7.0 REKOD KUALITI


1. Laporan penuh pelaksanaan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

600-HEP(PKO. 12/10/1/1/8)


3 Tahun

2. Fail kelulusan peruntukan melaksanakan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

400-HEP(PKO. 29/1)


3 tahun

3. Fail bayaran kepada pembekal makanan bagi Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

300-HEP(PKO.14/1)


5 tahun

4. Fail peribadi Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 23/4/1)


3 tahun

5. Surat lantikan dan Surat Aku Janji Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 23/4/1)


3 tahun

6. Fail Pelantikan Jurulatih Kokurikulum

500-HEP(PKO. 23/4/1)


3 tahun




Tajuk : Pengurusan Stor




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk menetapkan Pengurusan Stor bagi memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam penyampaian perkhidmatan kursus kokurikulum kepada pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterima pakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pengurusan stor dibuat dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah aktiviti luar kuliah yang ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma atau Ijazah Sarjana Muda.

3.2 Stor

Tempat menyimpan peralatan dan barang-barang mengikut jenis.

3.3 Pengurusan Stor

Merupakan asas dalam pengendalian penyimpanan peralatan.

3.4 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir








PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria JS - Jurulatih Sambilan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum

4.0 RUJUKAN






Muda 4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.6 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.7 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.9 Garis Panduan Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum








5.0 PROSES KERJA


PT (PK) / PMKO Semak borang peminjaman peralatan

PT (PK) / PMKO Mengeluaran pinjaman peralatan

PT (PK) / PMKO Pemulangan peralatan








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PT (PK) / PMKO Semak borang peminjaman peralatan

BPP/ULK/PKO/2018

PT (PK) / PMKO Mengeluaran pinjaman peralatan

PT (PK) / PMKO

Pemulangan peralatan

BPP/ULK/PKO/2018

Tamat








7.0 REKOD KUALITI


1. Borang Peminjaman Peralatan 3 tahun

2. Surat Permohonan Khas Peminjaman Peralatan


3 Tahun




Tajuk : Penganjuran Aktiviti Pelajar




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pengendalian penganjuran aktiviti pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pengendalian kursus kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah Kursus Universiti yang dijalankan untuk memupuk Kemahiran Insaniah Pelajar seperti yang ditetapkan oleh Universiti bagi memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma/ Sarjana Muda.





3.4 Kalendar Akademik

Jadual yang dikeluarkan oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik yang mengandungi senarai aktiviti sepanjang semester.

3.5 Kalendar Kokurikulum

Jadual yang dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum untuk aktiviti sepanjang semester.

3.6 Jadual Latihan








Jadual latihan kursus kokurikulum sepanjang 14 hingga 16 minggu.

3.7 Silibus Kursus Kokurikulum


3.8 Singkatan


4.0 RUJUKAN













Muda 4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.6 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum

5.0 PROSES KERJA


PPK / PKOK / PKO / PPKO / PYK

Menghubungi Bahagian HEA bagi mendapatkan kalendar akademik


Menyediakan perancangan latihan

- Menyediakan jadual latihan

- Menyediakan surat arahan latihan PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK Merancang keperluan jurulatih kokurikulum Menyediakan tempat / kelas kokurikulum


Melantik tenaga pengajar luar / dalam bagi pengisian ceramah mengikut jadual latihan


Mesyuarat Penyelarasan latihan kokurikulum

- Pengagihan tugas jurulatih mengikut bidang

- Perkara logistik PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK Mengeluarkan jadual latihan dan pengagihan logistik


Mengadakan perjumpaan mingguan dengan Pembantu Kokurikulum bagi menyelaras perkara berikut:

- Pemantauan jurulatih

- Pemantauan perjalanan latihan

- Pemantauan logistik

- Penyelarasan tarikh dan tugas kepada jurulatih


Membantu pelajar yang menghadapi masalah latihan

PMKO / JKO Mengendalikan latihan








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Jangka Masa

Mula

PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK


1 Hari

PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK



- Menyediakan surat arahan latihan

1 Minggu

PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK

Merancang keperluan jurulatih kokurikulum

Menyediakan tempat / kelas kokurikulum

Melengkapkan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar

Borang C 2 Minggu

PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK

Menemuduga wakil-wakil pelajar/jawatan kuasa aktiviti. 4 Minggu

PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK

Pelaksanaan aktiviti yang telah diluluskan 4 Minggu

Tamat








7.0 REKOD KUALITI


1. Kalendar Akademik Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 Tahun

2. Perancangan aktiviti semester Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 tahun

3. Jadual Latihan Kokurikulum Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

5 tahun

4. Rekod Pengambilan Pakaian Seragam/ Logistik


3 tahun

5. Rekod Kehadiran Pelajar Kokurikulum


3 tahun




Tajuk : Mengurus Pelaksanaan Program University Community Engagement (UCE)




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pengendalian penganjuran aktiviti pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pengendalian kursus kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah Kursus Universiti yang dijalankan untuk memupuk Kemahiran Insaniah Pelajar seperti yang ditetapkan oleh Universiti bagi memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma/ Sarjana Muda.





3.4 Kalendar Akademik

Jadual yang dikeluarkan oleh Bahagian Hal Ehwal Akademik yang mengandungi senarai aktiviti sepanjang semester.

3.5 Kalendar Kokurikulum Jadual yang dikeluarkan oleh Pusat Kokurikulum untuk aktiviti sepanjang semester.








3.6 Jadual Latihan

Jadual latihan kursus kokurikulum sepanjang 14 hingga 16 minggu.



3.8 Singkatan


4.0 RUJUKAN


4.1.1 Seksyen 4.2 Keperluan Dokumentasi








i. Seksyen 4.2.3 – Kawalan Dokumen ii. Seksyen 4.2.4 – Kawalan Rekod


4.2 Dokumen-Dokumen Sokongan 4.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana

Muda 4.2.3 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum 4.2.4 Fail Peribadi Jurulatih Kokurikulum 4.2.5 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.6 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum 4.2.7 Fail Panduan Jurulatih Kokurikulum 4.2.8 Garis Panduan Jurulatih Kokurikulum

5.0 PROSES KERJA









Merancang keperluan jurulatih kokurikulum Menyediakan tempat / kelas kokurikulum


Melantik tenaga pengajar luar / dalam bagi pengisian ceramah mengikut jadual latihan


Mesyuarat Penyelarasan latihan kokurikulum

- Pengagihan tugas jurulatih mengikut bidang

- Perkara logistik


Mengeluarkan jadual latihan dan pengagihan logistik


Mengadakan perjumpaan mingguan dengan Pembantu Kokurikulum bagi menyelaras perkara berikut:

- Pemantauan jurulatih

- Pemantauan perjalanan latihan

- Pemantauan logistik

- Penyelarasan tarikh dan tugas kepada jurulatih


Membantu pelajar yang menghadapi masalah latihan

PMKO / JKO Mengendalikan latihan








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Jangka Masa

Mula

PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK


1 Hari

PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK




1 Minggu

PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK

Merancang keperluan jurulatih kokurikulum

Menyediakan tempat / kelas kokurikulum

Melengkapkan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar

Borang C 2 Minggu

PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK

Menemuduga wakil-wakil pelajar/jawatan kuasa aktiviti. 4 Minggu

PPK / PKOK / PKO /

PPKO / PYK

Pelaksanaan aktiviti yang telah diluluskan 4 Minggu

Tamat








7.0 REKOD KUALITI


1. Kalendar Akademik Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 Tahun

2. Perancangan aktiviti semester Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 tahun

3. Jadual Latihan Kokurikulum Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

5 tahun

4. Rekod Pengambilan Pakaian Seragam/ Logistik


3 tahun

5. Rekod Kehadiran Pelajar Kokurikulum


3 tahun




Tajuk : Penawaran Kursus Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan urusan penawaran kursus kokurikulum kepada pelajar-pelajar yang akan mengikuti kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan penawaran kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan cekap dan tepat.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah kursus universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang ditetapkan oleh Universiti bagi memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma/Sarjana Muda.



3.3 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Sarjana Muda UiTM




3.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum








TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN




4.2 Dokumen-Dokumen Sokongan 4.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Sarjana Muda








5.0 PROSES KERJA


PKK/PPGKO/ PMKOK/PT

Mendapat dan memuaturun data pelajar

PKK/PPGKO/ PMKOK/PT

Mesyuarat penyediaan kelas kokurikulum

PKK/PT Draft/ merangka jadual kelas

PT Penyediaan jadual dalam sistem ICRESS

PELAJAR Pelajar mendaftar

PPGKO/PMKOK/PT Cetak senarai kehadiran








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PKK/PPGKO/ PMKOK/PT

Mendapat dan memuaturun data pelajar

Sistem SIMS Pelajar

PKK/PPGKO/ PMKOK/PT

Mesyuarat penyediaan kelas kokurikulum

Minit Mesyuarat Penawaran Kursus

PKK/PT Draft/ merangka jadual kelas

Rangka jadual

PT Penyediaan jadual dalam sistem ICRESS

Sistem Jadual (www.icress. uitm.edu.my) Sistem SIMS (www.sims.uitm .edu.my)

PELAJAR Pelajar mendaftar

Student Portal www.student portal.uitm.edu.my

PPGKO/PMKOK/PT Cetak senarai kehadiran

Sistem SIMS (www.sims.uitm .edu.my)

Tamat

http://www.icress/

http://www.sims.uitm/

http://www.student/

http://www.sims.uitm/








7.0 REKOD KUALITI


1. Minit Mesyuarat Penawaran Kursus

600-HEP(PKO4/2)

Unit Pembangunan Akademik

2 tahun




Tajuk : Pengecualian Kredit Kursus Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan urusan pengecualian kredit kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan urusan pengecualian kredit kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum




3.3 Pekeliling Timbalan Naib Canselor Hal Ehwak Akademik

Merupakan pekeliling yang menetapkan pengecualian kredit yang boleh dilaksanakan.

3.4 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana

Muda

Merupakan buku peraturan dan arahan mengenai perjalanan Hal Ehwal Akademik pelajar di UiTM.

3.5 Sistem SIMS

Merupakan satu sistem yang menguruskan pelaksanaan pengurusan akademik pelajar.








3.6 Pengecualian Kredit

Pengecualian kredit ditakrifkan sebagai pengecualian yang diberi kepada seseorang pelajar berdasarkan pencapaian kursus yang telah diambil sebelum mengikuti program terbaru di UiTM.

3.7 Borang Permohonan Pengecualian Kredit

Merupakan borang permohonan yang perlu diisi oleh pelajar bagi mendapatkan pengecualian kredit.


Merupakan panduan pengajaran kepada setiap Jurulatih Kokurikulum yang telah dilantik untuk mengajar para pelajar mengikut bidang masing-masing.

3.9 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN






Muda 4.2.3 Pekeliling Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Akademik








5.0 PROSES KERJA


PT/PMKOK Menerima permohonan pengecualian kredit daripada fakulti /pelajar.

PKK Menyemak dan menentukan samada pengecualian kredit boleh diluluskan atau tidak dengan mematuhi garis panduan pengecualian kredit kokurikulum UiTM.

PKK Menguruskan pengemaskinian pengecualian kredit ke dalam sistem SIMS. Merekodkan permohonan pengecualian kredit

PMKOK Memaklumkan status kelulusan pengecualian kredit kepada fakulti/pelajar.

PT Mengumpul dan merekod semua borang permohonan pengecualian kredit Kokurikulum. Mengemaskini fail-fail permohonan pengecualian kredit

PPGKO Menyediakan laporan penuh statistik pengecualian kredit.








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PT Menerima permohonan pengecualian kredit daripada fakulti /pelajar.

600-HEP(PKO.2/2/2)

PKK Menyemak dan menentukan samada pengecualian kredit boleh diluluskan atau tidak dengan mematuhi garis panduan pengecualian kredit kokurikulum UiTM.

Pekeliling HEA Bil. 4/2014

PKK Menguruskan pengemaskinian pengecualian kredit ke dalam sistem SIMS.

PPGKO/PMKOK/PT

Memaklumkan status kelulusan pengecualian kredit kepada fakulti/pelajar.

PT Mengumpul dan merekod semua borang permohonan pengecualian kredit Kokurikulum.

PPGKO Menyediakan laporan penuh statistik pengecualian kredit.

600-HEP(PKO.2/2/2)

Tamat








7.0 REKOD KUALITI


1. Borang Permohonan Pengecualian Kredit Kokurikulum

600-HEP(PKO. 2/2/2)


3 Tahun

2. Fail Permohonan Pengecualian Kredit Kokurikulum

600-HEP(PKO.2/2/2)


3 tahun




Tajuk : Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan proses Penawaran Kursus Kokurikulum Baharu dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan proses dan penyampaian perkhidmatan kepada pelajar kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum








3.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar








PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN






Muda








5.0 PROSES KERJA


PKK Terima Permohonan Cadangan Kursus Baharu

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Pemurnian mengikut format akademik

PKKO/PPK Pembentangan di mesyuarat JAK

PKK Melengkapkan kertas kerja mesyuarat JKIKU

PPKO/PKOK Pembentangan dan lulus di JKIKU

PKK/PT Mendaftar kursus dalam SIMS

PKK/PT Melengkapkan silibus dalam AIMS








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PKK Terima Permohonan Cadangan Kursus Baharu

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Pemurnian mengikut format akademik

PKKO/PPK Pembentangan di mesyuarat JAK

Minit Mesyuarat JAK

PKK Melengkapkan kertas kerja mesyuarat JKIKU

PPKO/PKOK Pembentangan dan lulus di JKIKU

PKK/PT Mendaftar kursus dalam SIMS

Sistem SIMS

PKK/PT Melengkapkan silibus dalam AIMS

Sistem AIMS

Tamat








7.0 REKOD KUALITI


Minit Mesyuarat JAK Pejabat Am 2 tahun




Tajuk : Permurnian Kursus Sedia Ada




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan urusan Pemurnian Kursus Kokurikulum Sedia Ada dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan Pemurnian Kursus Kokurikulum Sedia Ada dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum




3.3 Pekeliling Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Akademik

Merupakan pekeliling yang menetapkan tempoh bermula dan berakhirnya tempoh pendaftaran, pengguguran dan tambah kursus .

3.4 Buku Peraturan Akademik UiTM


3.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum








PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN






Muda 4.2.3 Pekeliling Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Akademik








5.0 PROSES KERJA


PKK Menyediakan kertas kerja Pemurnian Silibus Sedia Ada JKIKU

PKK/UHEK

Semakan dari pihak UHEK

PPKO/PKK Pembentangan di JKIKU

PPK Kelulusan dan Pemurnian Silibus

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Bengkel Pemurnian Silibus








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PKK Menyediakan kertas kerja Pemurnian Silibus Sedia Ada JKIKU

100-HEP(PKO. 36/1/12)

PKK/UHEK

Semakan dari pihak UHEK

PPKO/PKK Pembentangan di JKIKU

PPK Kelulusan dan Pemurnian Silibus

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Bengkel Pemurnian Silibus

500-HEP(PKO. 17/1/1)

Tamat








7.0 REKOD KUALITI


Kertas kerja Pemurnian Silibus Sedia Ada JKIKU

100-HEP(PKO. 36/1/12)

2 tahun

Bengkel Pemurnian Silibus 500-HEP(PKO. 17/1/1)

2 tahun




Tajuk : Kursus TOT Kejurulatihan




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan urusan Kursus TOT Kejurulatihan dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan Kursus TOT Kejurulatihan dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI





Merupakan pekeliling yang memberikan arahan mengenai pendaftaran pelajar kursus kokurikulum.


Muda Merupakan buku peraturan dan arahan mengenai perjalanan Hal Ehwal Akademik pelajar di UiTM.

3.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum








PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN






Muda








5.0 PROSES KERJA


PKK Menerima jumlah jurulatih untuk kursus baharu

PKK Penyediaan kertas kerja permohonan bajet

PKK Permohonan bajet

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Mesyuarat pembahagian tugas

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Pelaksanaan kursus

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Post – Moterm








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PKK Menyediakan kertas kerja permohonan bajet.

PKK Permohonan bajet

500 - HEP (PKO 17/1/1)

PKK/PPGKO/PMKOK/PT

Pembahagian tugas penyediaan bengkel

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Pelaksanaan bengkel

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Post – Moterm

Tamat








7.0 REKOD KUALITI


1. Kertas Kerja Permohonan Bengkel


5 Tahun




Tajuk : Pemasukan Markah Kursus Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan urusan pemasukan markah kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pemasukan markah kursus kokurikulum dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

4.1 Kokurikulum


4.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana Muda





Merupakan pekeliling yang memberikan arahan mengenai tempoh pemasukan markah ke sistem iSIS.

4.5 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar








PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN






Muda 4.2.3 Pekeliling Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Akademik 4.2.4 Sistem RES kemasukan markah








5.0 PROSES KERJA


JS Jurulatih memasukkan markah ke dalam Borang Pemarkahan Jurulatih

JS/PKK Membuat pengesahan pemasukan markah

JS/PKK/PPGKO PMKOK/PT

Muat naik markah dalam sistem RES

PKK/PPGKO/PMKOK/ PT

Muat turun markah dalam sistem SIMS untuk tujuan validasi

JS Membuat validasi markah di sistem komputer (maksimum perubahan validasi markah sebanyak 3 kali)

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Mencetak keputusan kursus kokurikulum Failkan sebagai rekod

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Menyediakan laporan lengkap pemarkahan

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Mesyuarat validasi peringkat Pusat / Unit Kokurikulum Mesyuarat validasi peringkat fakulti / HEA

PKK/PPGKO/PMKOK/PT Menyediakan dan membentangkan laporan pemarkahan








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

JS Jurulatih memasukkan markah ke dalam:

- Borang Pemarkahan Jurulatih

600-HEP(PKO 36/5/2/3)


Membuat pengesahan pemasukan markah.

Borang Pemarkahan Jurulatih


Memasukkan dan Memuatnaik markah dalam sistem RES PEP.

Laman Web www.sims.uitm.edu.my

PKK/PPGKO/PMKOK/ PT

Mencetak keputusan kursus kokurikulum.

Failkan sebagai rekod.

PKK/PPGKO/PMKOK/ PT

Menyediakan laporan lengkap pemasukan markah.

Borang Akuan Borang Laporan Pelajar Gagal.

Tamat








7.0 REKOD KUALITI


1. Borang Pemarkahan Jurulatih 600-HEP(PKO 36/5/2/3)


5 Tahun

2. Borang Akuan 600-HEP(PKO 36/5/2/3)


3 tahun

3. Borang Laporan Pelajar Gagal

600-HEP(PKO 36/5/2/3)


3 tahun

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM


Tajuk : Pembetulan Markah Kursus Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan pelaksanaan urusan pembetulan markah kursus kokurikulum dibuat dengan teratur dan cekap serta mematuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pembetulan markah kursus kokurikulum dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum



Muda Merupakan buku peraturan dan arahan mengenai perjalanan Hal Ehwal Akademik pelajar di UiTM.





3.5 Borang Pemarkahan Jurulatih

Merupakan dokumen yang mengandungi markah penilaian pelajar yang diisi oleh jurulatih.

3.6 Borang Pembetulan Markah

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






Merupakan dokumen yang perlu diisi oleh pelajar yang ingin membuat pembetulan markah kokurikulum.

3.7 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PKO - Pusat Kokurikulum TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PMKOK - Pembantu Kokurikulum Kanan PT - Pembantu Tadbir PYK - Penyelaras Kokurikulum JS - Jurulatih Sambilan

4.0 RUJUKAN

4.1 Manual Kualiti HEP: MK. HEP.UiTM.01 4.1.1 Seksyen 4.2 Keperluan Dokumentasi




4.2.1 Buku Panduan Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.2 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Sarjana Muda

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






5.0 PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PT Terima borang aduan pembetulan markah daripada pelajar

PKK/PPGKO/PMKOK Membuat siasatan dan laporan siasatan

PKK Menyedia dan mengisi borang pembetulan markah

PPKO/PKK/PP Pengesahan Mesyuarat JAK Khas

PPKO/PKK Membentangkan pembetulan ke Bahagian HEA

PPGKO/PT

Maklum kepada pelajar

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PT Terima borang aduan pembetulan markah daripada pelajar.

PKK/PPGKO/PMKOK

Membuat siasatan dan laporan siasatan

PKK Menyedia dan mengisi borang pembetulan markah.

PPKO/PKK/PP Pengesahan Mesyuarat JAK Khas

PPKO/PKK Membentangkan pembetulan ke Bahagian HEA.

PPGKO/PT

Maklum kepada pelajar

Tamat

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






7.0 REKOD KUALITI


1. Borang Pemarkahan Jurulatih Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 tahun

2. Borang Pembetulan Markah Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 tahun

3. Minit Mesyuarat JAK Pejabat Am, Pusat Kokurikulum

3 tahun




Tajuk : Pengumpulan Data Pencapaian




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk mendapat dan mengumpul maklumat program yang dianjurkan dan diuruskan oleh Pusat Kokurikulum UiTM dan Unit Kokurikulum UiTM Cawangan.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pengumpulan maklumat pencapaian program dapat disemak dan dilaporkan dengan dengan sistematik.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah Kursus Universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang telah ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma/Sarjana Muda.



3.3 Borang Permohonan Aktiviti Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Merupakan borang yang digunakan untuk mendapatkan kelulusan dan kebenaran dari Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi melaksanakan sesuatu program/aktiviti/kursus/latihan di dalam dan luar kampus.

3.4 Pencapaian

Sesuatu program/aktiviti/kursus/latihan yang telah berjaya dilaksanakan dengan jayanya.

3.5 Program/Aktiviti/Kursus/Latihan

Pengurusan dan perancangan berstruktur yang memerlukan gerak kerja dan proses kerja secara tersusun dan sistematik mengikut keperluan semasa.








3.6 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN






Muda








4.2.3 Format Pelaporan Data Pencapaian 4.2.4 Prosedur Tetap Operasi Program Rekreasi Luar Kampus UiTM 4.2.5 Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C-HEP/PKP/09

(Pindaan 2013)) 5.0 PROSES KERJA


PMKO / PGKO Pemakluman kepada Unit Kokurikulum UiTM Cawangan dan Jurulatih Kokurikulum.

PMKO Pengumpulan Data Pencapaian.

PMKO Pemakluman semula kepada Unit Kokurikulum UiTM dan Jurulatih Kokurikulum.

PMKO / PGKO Laporan Pencapaian








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula.

PMKO / PGKO Pemakluman kepada Unit Kokurikulum UiTM Cawangan dan Jurulatih Kokurikulum.

100-HEP (PKO.21/1)

PMKO Pengumpulan Data Pencapaian.

100-HEP (PKO.21/1)

PMKO Tidak Ya

Pemakluman semula kepada Unit Kokurikulum UiTM dan Jurulatih Kokurikulum.

PMKO / PGKO

Laporan Pencapaian.

100-HEP (PKO.21/1)

Tamat.








7.0 REKOD KUALITI


1. Lain-lain Laporan - Am 100-HEP (PKO.21/1)


2 Tahun




Tajuk: Menguruskan dan Melaksanakan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk melaksanakan kursus/latihan kesukarelawanan pelajar di dalam dan luar kampus UiTM.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pelaksanaan kursus/latihan kesukarelawanan pelajar dapat diadakan dengan baik dan mencapai objektif yang dinyatakan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum

Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah Kursus Universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang telah ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma/Sarjana Muda.





3.4 Pencapaian











3.6 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN

















PMKO / PGKO Penetapan dan Perancangan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar

PMKO Penyediaan Kertas Kerja dan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C)

PMKO Surat Kelulusan Mengadakan Aktiviti

PGKO Semakan Semula Borang Permohonan Aktiviti Pelajar

PMKO Laporan Kursus/Latihan








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula.

PMKO / PGKO Penetapan dan Perancangan Kursus/Latihan Kesukarelawanan Pelajar.

100-HEP (PKO.37/1/2)

PMKO

Penyediaan Kertas Kerja dan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C).

100-HEP (PKO.37/1/3)

PMKO

Surat Kelulusan

Mengadakan Aktiviti.

500-HEP (PKO.17/1/2)

PGKO Tidak

Lulus

Semakan Semula Borang Permohonan Aktiviti Pelajar.

PMKO Laporan Kursus/Latihan 100-HEP (PKO.22/3/2)

Tamat.








7.0 REKOD KUALITI


1. Perancangan Aktiviti Kokurikulum

100-HEP (PKO.37/1/3)


2 Tahun

2. Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C)

100-HEP (PKO.37/1/3)


2 Tahun

3. Kelulusan Permohonan – Kursus/Lat./Bengkel/Program-AM

500-HEP (PKO.17/1/2)


2 Tahun

4. Laporan Aktiviti Kokurikulum 100-HEP (PKO.22/3/2)


2 Tahun

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM


Tajuk : Menguruskan dan Melaksanakan Program/Aktiviti Kesukarelawan Pelajar




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk melaksanakan program/aktiviti kesukarelawanan pelajar di dalam Negara dan peringkat antarabangsa.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan pelaksanaan program/aktiviti kesukarelawanan pelajar dapat diadakan dengan baik dan mencapai objektif yang dinyatakan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kokurikulum Di bawah perenggan 1.47 Peraturan Akademik Universiti Teknologi MARA, kokurikulum ialah Kursus Universiti yang dijalankan untuk memupuk kemahiran insaniah pelajar seperti yang telah ditetapkan oleh Universiti untuk memenuhi salah satu syarat penganugerahan Diploma/Sarjana Muda.





3.4 Pencapaian




PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






3.6 Singkatan HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN

4.1 Manual Kualiti HEP: MK. HEP.UiTM.01 4.1.1 Seksyen 4.2 Keperluan Dokumentasi





PUSAT KOKURIKULUM


ALAM










KPK/PKOK/PKO/PPKO/ PYK/PPHEP

Penetapan dan Perancangan Program/Aktiviti Kesukarelawanan Pelajar

PKO/PPKO/PYK Penyediaan Kertas Kerja dan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C) Surat Kelulusan Mengadakan Aktiviti

PKOK/PKO/PPKO/ PYK/PPT

Semakan Semula Borang Permohonan Aktiviti Pelajar

PT(PK)/PMKO Laporan Program/Aktiviti

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula.

PMKO / PGKO Penetapan dan Perancangan Program/Aktiviti Kesukarelawanan Pelajar.

100-HEP (PKO.37/1/2)

PMKO

Penyediaan Kertas Kerja dan Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C).

100-HEP (PKO.37/1/3)

PMKO

Surat Kelulusan Mengadakan Aktiviti.

500-HEP (PKO.17/1/2)

PGKO Tidak

Lulus

Semakan Semula Borang Permohonan Aktiviti Pelajar.

PMKO Laporan Program/Aktiviti. 100-HEP (PKO.22/3/2)

Tamat.

PUSAT KOKURIKULUM


ALAM






7.0 REKOD KUALITI


1. Perancangan Aktiviti Kokurikulum

100-HEP (PKO.37/1/2)


2 Tahun

2. Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C)

100-HEP (PKO.37/1/3)


2 Tahun

3. Kelulusan Permohonan – Kursus/Lat./Bengkel/Program-AM

500-HEP (PKO.17/1/2)


2 Tahun

4. Laporan Aktiviti Kokurikulum 100-HEP (PKO.22/3/2)


2 Tahun




Tajuk : Pembayaran Tuntutan Elaun Jurulatih Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk memproses dokumen pembayaran elaun jurulatih kokurikulum.

2.0 SKOP

Proses kerja ini adalah meliputi penerimaan borang tuntutan, menyemak, membuat senarai dan menghantar ke Bahagian Gaji bagi pembayaran tuntutan elaun tersebut.

3.0 DEFINISI

3.1 Borang Tuntutan Elaun Jurulatih Sambilan Adalah merupakan borang yang dihantar oleh jurulatih yang diisi melalui Sistem Fineportal bagi tujuan bayaran kepada Pusat Kokurikulum yang perlu dimajukan kepada Bahagian Gaji bagi tujuan pembayaran.

3.2 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar RK - Rektor Kampus PPKO - Pengarah Pusat Kokurikulum TR HEP - Timbalan Rektor HEP PYKC - Penyelaras Kampus Cawangan TKPK - Timbalan Ketua Pegawai Kokurikulum KUKO - Ketua Unit Kokurikulum PKK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK - Penolong Pendaftar Kanan PP - Penolong Pendaftar PGKO - Pegawai Kokurikulum PE - Pegawai Eksekutif PPGKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PO - Pembantu Operasi JS - Jurulatih Sambilan PYK - Penyelaras Kokurikulum KKO - Koordinator Kokurikulum








PKO - Pusat Kokurikulum UKO - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PYP - Pegawai Yang Ditugaskan Untuk Memantau Aktiviti Kokurikulum PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN

4.1 Arahan Perbendaharaan 4.2 Pekeliling Bendahari 4.3 Perintah AM dan Arahan Pentadbiran

5.0 PROSES KERJA


JS Terima borang tuntutan elaun syarahan sambilan

PT Menyemak permohonan tuntuan elaun syarahan sambilan berjaya dihantar ke dalam sistem

TKPK/PKK/PPKO

Hantar kepada pegawai untuk tujuan semakan dan kelulusan

PT

Rekod data dalam excel

PO Borang tuntutan elaun syarahan sambilan dihantar ke Bendahari Gaji








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

JS Terima borang

tuntutan elaun syarahan sambilan.

PT

Menyemak permohonan tuntuan elaun syarahan sambilan berjaya dihantar ke dalam sistem.

Sistem fineportal

TKPK/PKK/PPKO

Hantar kepada pegawai untuk tujuan semakan dan kelulusan

Sistem fineportal

PT

Rekod data dalam

excel

PO Borang tuntutan

elaun syarahan sambilan dihantar ke Bendahari Gaji.

Tamat

JS

Jika

terdapat

masalah








7.0 REKOD KUALITI


1. Fail Elaun Jurulatih Sambilan

400-HEP(PKO.20/6)


3 Tahun




Tajuk : Penyambungan Pelantikan Jurulatih Kokurikulum




1.0 TUJUAN

Proses kerja ini bertujuan untuk menetapkan pengurusan proses penyambungan pelantikan Jurulatih Kokurikulum bagi memenuhi Sistem Kualiti Bahagian Hal Ehwal Pelajar dalam penyampaian perkhidmatan kursus kokurikulum kepada pelajar.

2.0 SKOP

Proses kerja ini diterimapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar bagi memastikan penyambungan Jurulatih Kokurikulum dibuat dengan cekap dan berkesan.

3.0 DEFINISI


3.2 Jurulatih Kokurikulum Jurulatih Kokurikulum merupakan individu yang dilantik dalam mengendalikan kursus kokurikulum yang ditawarkan oleh Pusat / Unit Kokurikulum kepada para pelajar.

3.3 Penyambungan Perlantikan Jurulatih Kokurikulum

Merupakan pelantikan semula Jurulatih Kokurikulum bagi semester berikutnya.

3.4 Surat Akujanji











3.6 Buku Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana Muda




3.8 Borang Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Merupakan borang yang perlu diisi oleh pelajar untuk menilai prestasi Jurulatih Kokurikulum.

3.9 Laporan Analisa Penilaian Jurulatih Kokurikulum

Merupakan data keputusan analisa penilaian Jurulatih Kokurikulum.



3.11 Singkatan

HEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar UiTM - Universiti Teknologi MARA TNC HEP - Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PKC - Pengarah Kampus TPK HEP - Timbalan Pengarah Kampus HEP PPP - Pengarah Pembangunan Pelajar PYKC - Penyelaras Kampus KPK - Ketua Pusat Kokurikulum KUK - Ketua Unit Kokurikulum PKOK - Pegawai Kokurikulum Kanan PPK (PK) - Penolong Pendaftar Kanan PP (HEP) - Penolong Pendaftar PKO - Pegawai Kokurikulum PE (PK) - Pegawai Eksekutif PPKO - Penolong Pegawai Kokurikulum PT (PK) - Pembantu Tadbir PMKO - Pembantu Kokurikulum PTR (PK) - Pembantu Tadbir Rendah PO (PK) - Pembantu Operasi JKO - Jurulatih Kokurikulum PYK - Penyelaras Kokurikulum








KKO - Koordinator Kokurikulum PK - Pusat Kokurikulum UK - Unit Kokurikulum KIJK - Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum PPT - Pegawai Pemantau PKH - Pegawai Kehormat Kesatria

4.0 RUJUKAN






Muda 4.2.3 Silibus Kursus Kokurikulum UiTM 4.2.4 Garis Panduan Kompetensi Jurulatih Kokurikulum








5.0 PROSES KERJA


PT (PK) / PMKO Semak tarikh tamat pelantikan Jurulatih Kokurikulum terdahulu.

Semak keperluan penyambungan Jurulatih Kokurikulum.

Semak penilaian prestasi Jurulatih berkenaan.

PT (PK) / PMKO Mengedar borang penyambungan kepada Jurulatih yang berkelayakan.

PT (PK) / PMKO Menerima borang permohonan penyambungan perkhidmatan.

Mengemukakan borang permohonan kepada Ketua Pusat / Unit Kokurikulum.

PT(PK) / PMKO Menyediakan surat pelantikan penyambungan perkhidmatan Jurulatih.

PPP / PKC/ TP (HEP)

Menandatangani surat Penyambungan Perkhidmatan Jurulatih








6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Dokumen

Mula

PT (PK) / PMKO Semak tarikh tamat pelantikan Jurulatih Kokurikulum terdahulu.

Semak keperluan penyambungan Jurulatih Kokurikulum.

PT (PK) / PMKO Menerima borang permohonan penyambungan perkhidmatan.

Mengemukakan borang permohonan kepada Pengarah Pusat Kokurikulum.

PT(PK) / PMKO Menyediakan surat pelantikan penyambungan perkhidmatan Jurulatih

Sistem fineportal

Tamat








7.0 REKOD KUALITI

BIL JENIS/REKOD NO FAIL LOKASI TEMPOH

SIMPANAN

1. Borang Permohonan Penyambungan Jurulatih Kokurikulum.

3 tahun

2. Surat Pelantikan Jurulatih Kokuriklum.

500-HEP (PKO. 19/5)


3 Tahun




No. Dokumen : MPK/UiTM/ HEP/PKO/G

BAHAGIAN G - SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA



1 daripada 1

BAHAGIAN G: SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA

Nama/No. Borang Tajuk Borang

PKKP/KK/08.01 Borang Permohonan Jawatan Jurulatih Sambilan Kokurikulum

BP/PK/UK-09 Borang Pemantauan Jurulatih Kokurikulum

Borang Kehadiran Kursus Induksi Jurulatih Kokurikulum

PKO/08.02 Borang Permohonan Penyambungan Perkhidmatan Jurulatih Kokurikulum

PKO/KK/08.10 Borang Permohonan Pegawai Kehormat Kesatria

Borang Perancangan Aktiviti Pelajar

BPP/UKO/PKO/2010 Borang Pinjaman Pakaian / Peralatan Kokurikulum

PKO/KK/08.05 Borang Kehadiran Latihan Kokurikulum

BSS/PKO/2011 Borang Penilaian Kursus Kokurikulum Dan Keberkesanan Program Kemahiran Insaniah UiTM

PK.UiTM.HEP(P).10(4) Borang Aduan Pelanggan

PK.UiTM.HEP(P).10(5) Borang Maklumbalas Pelanggan

HEA/RA/PC-2000-1 Borang Permohonan Pengecualian Kredit

HEP/PKO/2004/3 Borang Raw Score

BAKP/2010 Borang Aduan Keputusan Penilaian Kokurikulum

BHEPep(KP Ptn)2005-2 (Semakan A)

Borang Rayuan Pembetulan Keputusan Markah Kokurikulum

manual prosedur kerjapusat kokurikulum mempunyai empat unit penting iaitu unit pembangunan akademik,...

Documents