panduan bpsm 2013

1

PANDUAN KEURUSETIAAN PENGURUSAN PRESTASI DI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1. Tujuan

1.1 Panduan ini disediakan bertujuan untuk membantu Urus setia

Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dalam

melaksanakan Pengurusan Prestasi di Kementerian Pelajaran

Malaysia (KPM) agar lebih teratur.

2. Latar Belakang

2.1 Pengurusan Prestasi adalah suatu sistem untuk merancang,

melaksana, mengurus dan menilai pencapaian prestasi

anggota dan matlamat organisasi bagi tempoh satu tahun.

2.2 Panduan ini disediakan berasaskan kepada Peraturan-

Peraturan Pegawai Awam/ Pekeliling Perkhidmatan/ Surat

Pekeliling Perkhidmatan/ Pekeliling Kemajuan Pentadbiran

Awam/ Surat Edaran Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA)

seperti berikut:

i. P.U. (A) 1/ 2012 - Peraturan-Peraturan Pegawai Awam

(Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan

Perkhidmatan) 2012;

ii. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun

2002 - Garis Panduan Pemberian Anugerah

Perkhidmatan Cemerlang Anggota Perkhidmatan Awam.

2

iii. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7 Tahun 1996 -

Pengubahsuaian Sistem Baru Penilaian Prestasi

Perkhidmatan Awam Malaysia;

iv. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 - Pelaksanaan

Sistem Saraan Malaysia bagi Anggota Perkhidmatan

Awam Persekutuan;

v. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 - Panduan

Pengurusan Pejabat

vi. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 23 Tahun 2007 -Persaraan

Demi Kepentingan Perkhidmatan Awam;

vii. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2002 -

Kaedah Pergerakan Gaji Pegawai Cuti Belajar Bergaji

Penuh, Cuti Separuh Gaji dan Cuti Tanpa Gaji Di Bawah

Sistem Saraan Malaysia;

viii. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 20 Tahun 2008 -

Pelaksanaan Modul Pengurusan Prestasi Submodul

Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

ix. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2009 -

Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi

Pegawai Perkhidmatan Awam;

x. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2012 -

Kaedah Pemberian Anjakan Gaji Berdasarkan Jadual

Gaji Minimum - Maksimum; dan

3

xi. Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pendidikan

Malaysia Bil. 7 Tahun 1994 - Urusan Pergerakan Gaji

Tahunan Kementerian Pendidikan Malaysia (1995).

3. Keurusetiaan Pengurusan Prestasi

Urus setia PPSM adalah unit yang mengendalikan pengurusan

sumber manusia di sesebuah Bahagian/ Jabatan. Contoh Urus setia

PPSM adalah Unit Pentadbiran. Urus setia PPSM berperanan

memastikan pengurusan prestasi pegawai-pegawai berjalan dengan

teratur. Tanggungjawab Urus setia PPSM adalah seperti berikut:

i. menentukan proses tindakan pelaksanaan sistem

penilaian prestasi mengikut jadual yang ditetapkan;

ii. borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT)

[Manual/ HRMIS] dibekalkan dengan secukupnya kepada

semua pegawai dan disediakan pada masa yang

ditetapkan;

iii. memastikan semua maklumat dan penilaian dilengkapkan

oleh Pegawai Yang Dinilai (PYD), Pegawai Penilai

Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK);

iv. mengira markah keseluruhan (purata) yang diperolehi

oleh pegawai dan mencatatkannya di ruangan yang

disediakan;

4

v. mengisi jadual pemarkahan;

vi. menyusun senarai pegawai mengikut markah prestasi;

vii. menganalisis prestasi keseluruhan PYD yang terlibat dan

menyediakan laporan serta syor untuk pertimbangan

PPSM;

viii. mengambil tindakan susulan ke atas syor dan keputusan

PPSM seperti pergerakan gaji, mengadakan latihan,

penempatan, bimbingan dan kaunseling kepada PYD;

ix. mengemukakan semua borang LNPT kepada Pihak

Berkuasa Menyimpan (PBM) dalam tempoh sebulan

selepas PPSM membuat keputusannya; dan

x. mengemukakan Laporan Mesyuarat PPSM di Bahagian/

Jabatan kepada Urus setia PPSM Induk di BPSM, KPM

sebelum atau pada 31 Mac setiap tahun.

3.1 Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Mengikut Jadual

Yang Ditetapkan

i. Sistem penilaian prestasi bagi pegawai perkhidmatan

awam melibatkan proses penetapan Sasaran Kerja

Tahunan (SKT), Penilaian Pelakuan dan Pencapaian

Kerja Pegawai dalam tempoh sesuatu tahun bagi

mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah

5

jabatan. Gambarajah 1 berikut merupakan Aliran Proses

Pengurusan Penilaian Prestasi untuk tempoh setahun.

Gambarajah1 : Aliran Proses Pengurusan Penilaian Prestasi

an Kerja Tahunan (SK

[1] Perancangan Kerja Tahunan Jabatan

(Dis/Jan)

[2] Penetapan Rancangan Kerja Bhg/Unit

(Dis/Jan)

[6] Pelaksanaan Kerja &

Pengesanan (Jul-Dis)

[5] Kajian Semula Pencapaian Kerja

Pertengahan Tahun (Jun-Julai)

[3] Penetapan Sasaran Kerja Tahunan PYD

(Jan)

[4] Pelaksanaan Kerja &

Pengesanan (Jan-Jun)

[7] Penyediaan LNPT

(Dis-Jan)

[8] PPSM Bersidang

(Jan-Mac)

[9] Penyampaian Keputusan Prestasi & Penyimpanan

Borang LNPT (Mac)

6

ii. Penyediaan SKT

a. SKT adalah elemen penting dalam Sistem

Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam.

Aktiviti-aktiviti penting dalam penyediaan SKT iaitu

Perancangan Tahunan Jabatan, Penetapan

Rancangan Kerja Bahagian/ Cawangan/ Unit,

Penetapan SKT dan Petunjuk Prestasi bagi setiap

pegawai, Pelaksanaan Kerja dan Pengesanan,

Kajian Semula Pertengahan Tahun dan Penilaian

Pencapaian Kerja perlu dilaksanakan dengan teliti

dan teratur. Ini membolehkan penilaian prestasi

pegawai dilaksanakan dengan objektif, adil dan

telus.

b. Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian

Pendidikan Bil. 7 Tahun 1994 menjelaskan

Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang

mengajar di kelas dan di bilik kuliah dikecualikan

daripada menyediakan SKT. Sebagai ganti, Buku

Rekod Mengajar (BRM) dijadikan asas penilaian

prestasi PPP yang terlibat.

c. PPP yang perlu menyediakan SKT adalah seperti

berikut:

Pengetua/ Guru Besar;

7

Penolong Kanan (Pentadbiran/ Kokurikulum/

Hal Ehwal Murid);

Guru Kaunselor.

d. Kaedah penyediaan SKT di KPM pada masa ini

adalah seperti berikut:

Bil. Tempat

Bertugas Kaedah Penyediaan

1. Bahagian/

Jabatan

Penyediaan secara atas talian

menerusi Submodul LNPT

dalam HRMIS

2. Agensi di bawah

Bahagian

Penyediaan secara manual

e. Kaedah penyediaan SKT secara atas talian

menerusi Submodul LNPT dalam HRMIS akan

diperluaskan kepada semua kakitangan KPM

dari semasa ke semasa.

3.2 Penyediaan Borang LNPT

i. Bagi penyediaan LNPT secara manual, Urus setia perlu

memastikan borang LNPT dibekalkan dengan

secukupnya kepada semua pegawai dan disediakan pada

masa yang ditetapkan.

8

ii. Borang LNPT yang diguna pakai adalah berbeza

mengikut kumpulan pegawai seperti berikut:

Bil. Kumpulan Pegawai Borang Warna

Borang

a. Pengurusan Tertinggi

(Jawatan Utama Sektor

Awam)

J.P.A.

(Prestasi)

1/2002

Merah

Jambu

b. Pengurusan Tertinggi

(Gred Khas) J.P.A.

(Prestasi)

2/2002

Biru

c. Pengurusan dan

Profesional

(Gred 41 – 54)

J.P.A.

(Prestasi)

3/2002

Hijau

d. Sokongan I

(Gred 17 – 40) J.P.A.

(Prestasi)

4/2002

Kuning

e. Sokongan II

(Gred 1 – 16) J.P.A.

(Prestasi)

5/2002

Jingga

iii. Bagi pegawai-pegawai yang bertugas di Bahagian/

Jabatan yang telah melaksanakan penyediaan LNPT

secara atas talian (on-line), Urus setia perlu memastikan

semua pegawai telah menyediakan LNPT mengikut masa

yang telah ditetapkan oleh Urus setia HRMIS, KPM.

9

iv. Ringkasan pecahan wajaran markah prestasi mengikut

kumpulan pegawai adalah seperti di Lampiran A. v. Tatacara penyediaan LNPT menerusi Submodul LNPT

dalam HRMIS adalah seperti di Lampiran B.

vi. Semua penilaian hendaklah menggunakan skala

penilaian 1 hingga 10 (angka genap sahaja) yang

dibahagikan kepada 5 kategori pencapaian. Kategori

Pencapaian Prestasi Pegawai adalah seperti di Lampiran

C.

vii. Pemberian markah prestasi di bawah aspek penilaian

Penghasilan Kerja adalah berasaskan kepada SKT/

BRM bagi PYD.

viii. PPP hendaklah berbincang dan memaklumkan prestasi

PYD.

ix. Tempoh PYD bertugas dibawah pengawasan adalah

berasaskan tahun semasa iaitu tidak melebihi satu (1)

tahun (12 bulan)

x. PPSM Induk KPM yang bersidang pada 1 Jun 2012 telah

memutuskan supaya:

a. Penilaian dan pemberian markah prestasi

hendaklah berdasarkan pencapaian sebenar

pegawai dan hanya pegawai yang cemerlang

sahaja layak mendapat markah 90% dan ke atas;

10

b. Pegawai Penilai yang memberi markah prestasi

95% dan ke atas dikehendaki mengemukakan

justifikasi menggunakan borang seperti di

Lampiran D; dan

c. Pegawai yang mendapat 10 markah/ 5 wajaran di

dalam komponen Kegiatan dan Sumbangan Di

Dalam Dan Di Luar Tugas Rasmi adalah pegawai

yang aktif dan memberi sumbangan di peringkat

antarabangsa sahaja.

xi. Urus setia PPSM juga perlu memastikan perkara-perkara

berikut dilaksanakan:

a. semua maklumat dan penilaian di dalam borang

LNPT telah dilengkapkan oleh PYD, PPP dan PPK;

dan

b. mengira markah keseluruhan (purata) yang

diperolehi oleh pegawai dan mencatatkannya di

ruangan yang disediakan.

3.3 Persediaan Sebelum Dan Semasa Mesyuarat PPSM

Urus setia PPSM perlu memastikan PPSM bersidang

sekurang-kurangnya sekali setahun mengikut masa yang

ditetapkan.

11

i. Sebelum PPSM bersidang, Urus setia PPSM perlu

menyediakan Kertas Pertimbangan dan memastikan

perkara-perkara berikut dilaksanakan:

a. mengisi jadual pemarkahan;

b. menyusun senarai pegawai mengikut markah

prestasi; dan

c. menganalisis prestasi keseluruhan PYD yang

terlibat dan menyediakan laporan serta syor untuk

pertimbangan PPSM. Contoh Kertas Pertimbangan

adalah seperti di Lampiran E.

ii. Semasa PPSM bersidang, Urus setia juga perlu

memastikan perkara-perkara berikut diambil tindakan:

a. pengesahan markah prestasi PYD;

b. pengesyoran bimbingan dan kaunseling terhadap

PYD yang berprestasi rendah;

c. penentuan kelayakan pergerakan gaji; dan

d. penentuan pemberian Anugerah Perkhidmatan

Cemerlang (APC)/ surat-surat penghargaan.

12

3.4 Tindakan Selepas Mesyuarat PPSM

Urus setia hendaklah mengambil tindakan ke atas syor dan

keputusan PPSM iaitu pemberian pergerakan gaji tahunan,

pemberian APC, pengesyoran bimbingan dan kaunseling

kepada pegawai yang berprestasi rendah, penyediaan laporan

mesyuarat dan penghantaran borang LNPT kepada PBM.

i. Pemberian Pergerakan Gaji Tahunan (PGT)

a. Pekeliling Bil. 4 Tahun 2002 telah menerangkan

bahawa di bawah Sistem Saraan Malaysia (SSM)

terdapat dua jenis pergerakan gaji seperti berikut:

Bil

Pergerakan

Gaji

Tahunan

Penerangan

1. Pergerakan

Gaji Biasa

Pergerakan Gaji Biasa adalah pergerakan gaji

daripada matagaji semasa ke matagaji

berikutnya di Peringkat yang sama tertakluk

kepada syarat mencapai prestasi yang

memuaskan dan diperakukan oleh Ketua

Jabatan.

2. Anjakan

Gaji (Khas

bagi

Anjakan Gaji ialah pergerakan gaji daripada

matagaji semasa ke matagaji di Tangga

berikutnya pada satu Peringkat yang lebih

13

pegawai

yang telah

lulus PTK di

atas Aras IV

sahaja.)

tinggi. Bagi pegawai yang berada di matagaji

maksimum, Anjakan Gaji adalah pergerakan

gaji daripada matagaji semasa ke matagaji di

Tangga yang sama pada satu Peringkat yang

lebih tinggi.

Syarat Anjakan Gaji Pertama:

disahkan dalam perkhidmatan;

lulus Penilaian Tahap Kecekapan yang

ditentukan;

berkhidmat tidak kurang daripada tiga

tahun (telah menerima 3 kali PGT biasa

terlebih dahulu sebelum boleh

dipertimbangkan menerima anjakan gaji);

mencapai tahap prestasi yang baik; dan

diperakukan oleh Ketua Jabatan.

Syarat Anjakan Gaji Kedua:

lulus Penilaian Tahap Kecekapan yang

ditentukan;

telah memperolehi Anjakan Gaji Pertama

tidak kurang daripada satu tahun (telah

menerima sekali PGT biasa terlebih

dahulu sebelum boleh dipertimbangkan

menerima anjakan gaji);

mencapai tahap prestasi yang baik; dan

diperakukan oleh Ketua Jabatan.

14

b. Mulai 1 Januari 2012, Kerajaan telah memutuskan

supaya Jadual Gaji Matriks (JGM) di bawah SSM

digantikan dengan Jadual Gaji Minimum -

Maksimum (JGMM). Keputusan tersebut dijelaskan

melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2012

di mana PGT adalah terhad kepada gaji maksimum

dalam JGMM. Kaedah pemberian anjakan gaji

berdasarkan JGMM dijelaskan di dalam Surat

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2012.

c. Selain daripada dua jenis PGT tersebut, pegawai

juga boleh dipertimbangkan untuk Pergerakan Gaji

Secara Isyarat dan Tiada Pergerakan Gaji seperti

berikut:

Bil Pergerakan

Gaji Tahunan Penerangan

1. Pergerakan

Gaji Secara

Isyarat

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4

Tahun 2002, Pekeliling

Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2002,


Tahun 2007 dan Pekeliling

Perkhidmatan Bil. 29 Tahun 2009

menjelaskan bahawa pegawai

yang boleh dipertimbangkan untuk

menerima Pergerakan Gaji Secara

Isyarat adalah seperti berikut:

15

Pegawai Cuti Separuh Gaji;

dan

Pegawai Cuti Tanpa Gaji.

Pegawai pinjaman/ kader

2. Tiada

Pergerakan

Gaji


Tahun 1996 menjelaskan bahawa

pegawai yang menerima markah

prestasi 49.99% dan ke bawah

tidak layak dipertimbangkan untuk

menerima PGT.

d. Contoh surat PGT adalah seperti di lampiran-

lampiran berikut:

Bil.

Contoh Surat Pergerakan Gaji

Lampiran

1. Surat Pergerakan Gaji Tahunan Biasa Lampiran F1

2. Surat Anjakan Gaji Lampiran F2

3. Surat Pergerakan Gaji Secara Isyarat Lampiran F3

4. Surat Tiada Pergerakan Gaji Lampiran F4

ii. Pemberian APC

16

a. APC merupakan penghargaan Kerajaan kepada

Anggota Perkhidmatan Awam yang telah memberi

perkhidmatan yang cemerlang. Perkhidmatan

cemerlang adalah perkhidmatan yang diberi oleh

seseorang Anggota Perkhidmatan Awam yang mutu

atau penghasilannya melebihi daripada keperluan

tanggungjawab biasa bagi jawatannya.

b. Urus setia PPSM hendaklah memastikan anggota

yang dipertimbangkan untuk menerima APC

memenuhi kriteria yang telah ditetapkan dalam

PKPA Bil. 2 Tahun 2002 seperti berikut:

(i) anggota Perkhidmatan Awam dalam semua

kumpulan, gred, dan kategori yang dilantik

oleh mana-mana pihak berkuasa melantik

berkenaan, untuk berkhidmat dengan agensi

awam sama ada secara tetap, sementara

atau kontrak. (Perkhidmatan secara kontrak

yang dimaksudkan adalah contract of service

iaitu pegawai yang dilantik secara kontrak dan

mengisi jawatan. Ini termasuk anggota yang

berada di atas tangga gaji dan syarat-syarat

perkhidmatan di bawah Laporan

Jawatankuasa Kabinet (JKK) 1976, Sistem

Saraan Baru (SSB) dan SSM). Pegawai yang

berkhidmat secara Contract for service, Guru

17

Sandaran Terlatih dan Guru Sandaran Tidak

Terlatih tidak layak dipertimbangkan kerana

bertaraf bukan anggota Perkhidmatan Awam;

(ii) telah berkhidmat bagi tempoh genap setahun

pada hari terakhir tahun penilaian;

(iii) anggota berkenaan telah memberi

sumbangan kepada samada organisasi,

Perkhidmatan Awam, komuniti, daerah negeri,

Negara dan peringkat antarabangsa;

(iv) memperolehi markah sekurang-kurangnya

85% ke atas; dan

(v) bebas tindakan tatatertib/ Suruhanjaya

Pencegah Rasuah Malaysia (SPRM)/

mahkamah pada tahun yang

dipertimbangkan.

c. Selain daripada kriteria di para b(i) hingga b(v),

PPSM juga boleh mengambil kira kriteria tambahan

dalam memilih penerima APC seperti berikut:

(i) mempunyai rekod kehadiran bertugas yang

bersih dengan memiliki tidak lebih daripada 13

18

catatan merah di kad perakam waktu dalam

tempoh setahun; dan

(ii) bagi pemilihan di peringkat sekolah, kriteria

lain yang boleh diambil kira adalah seperti

berikut:

pencapaian di dalam Pembelajaran dan

Pengajaran (P&P);

sumbangan di dalam aktiviti ko-

kurikulum; dan

bebas Audit Berteguran.

d. PPSM Induk KPM yang bersidang pada

1 Jun 2012 telah memutuskan supaya pegawai

yang dipertimbangkan untuk menerima APC

mestilah tidak pernah menerima APC dalam

tempoh setahun (1) kebelakangan.

e. Bagi memastikan pemilihan penerima APC lebih

adil dan menyeluruh, pegawai yang

dipertimbangkan boleh dibahagikan kepada

kategori berikut:

(i) bangsa;

(ii) jantina;

19

(iii) lokasi tempat bertugas (bandar, luar bandar,

pedalaman);

(iv) jenis kumpulan perkhidmatan yang

dipertimbangkan (pengurusan tertinggi,

pengurusan dan profesional serta kumpulan

sokongan);

(v) skim perkhidmatan; dan

(vi) gred jawatan.

f. Pembahagian kategori pegawai yang

dipertimbangkan perlu disesuaikan mengikut

jabatan/ agensi/ institusi. Contoh pembahagian

kategori pegawai yang dipertimbangkan adalah

seperti di Lampiran G.

g. Bilangan penerima APC bagi setiap agensi tidak

boleh melebihi 8% daripada jumlah pegawai yang

berkhidmat pada 31 Disember tahun penilaian

berkenaan. Had maksimum ini tidak semestinya

dipenuhi jika jumlah pegawai yang layak tidak

mencukupi. Sekiranya pada tahun berkenaan tidak

ada yang layak menerima APC, maka agensi tidak

perlu melaksanakan APC bagi tahun berkenaan.

Contoh pengiraan bagi menetapkan kuota 8%

tersebut adalah seperti di Lampiran H.

20

h. Walau bagaimanapun, pemilihan penerima APC

adalah tertakluk kepada PKPA Bil. 2 Tahun 2002

dan PPSM mempunyai kuasa mutlak untuk

memilih penerima APC.

iii. Pegawai Berprestasi Rendah

PPSM Induk KPM yang bersidang pada 2 Mei 2012 telah

memutuskan bahawa pegawai yang mendapat markah

prestasi 69.99% dan ke bawah adalah pegawai

berprestasi rendah. Pegawai-pegawai ini perlu diberi

perhatian dan diambil tindakan seperti berikut:

a. nama pegawai dihantar untuk mengikuti sesi

bimbingan dan kaunseling untuk mempertingkat

prestasi serta motivasi pegawai-pegawai

berkenaan; dan

b. Ketua Bahagian/ Jabatan yang terlibat harus

memantau secara berterusan prestasi pegawai di

Bahagian/ Jabatan masing-masing.

iv. Laporan Mesyuarat PPSM

Urus setia PPSM di Bahagian/ Jabatan perlu

mengemukakan laporan mesyuarat kepada PPSM Induk,

21

KPM pada masa yang telah ditetapkan iaitu sebelum atau

pada 31 Mac setiap tahun. Contoh format laporan

adalah seperti di lampiran-lampiran berikut:

Bil.

Contoh Format Laporan

Lampiran

a. Ringkasan Penerima APC Lampiran I-1

b.

Ringkasan Pencapaian Prestasi bagi

Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Mengikut Gred

Lampiran I-2

c.

Ringkasan Pencapaian Prestasi bagi

Pegawai Perkhidmatan Bukan Guru

Mengikut Gred

Lampiran I-3

d. Maklumat Pegawai dan LNPT (Bukan

Penerima APC) Lampiran I-4

e. Maklumat Pegawai dan LNPT

(Penerima APC) Di Bawah JPN Lampiran I-5

f.

Maklumat Pegawai dan LNPT

(Penerima APC) Di Bahagian-

Bahagian, KPM

Lampiran I-6

g. Maklumat Pegawai Berprestasi Rendah

Lampiran I-7

3.5 Penghantaran Borang kepada PBM

i. Urus setia PPSM perlu memastikan perkara-perkara

berikut:

22

a. membuat salinan borang LNPT dan memfailkan

salinan tersebut; dan

b. semua borang LNPT mesti dikemukakan kepada

PBM sebelum atau pada 30 April tahun semasa.

ii. Agensi yang bertanggungjawab menyimpan borang LNPT

mengikut kumpulan pegawai adalah seperti berikut:

Kumpulan Pegawai

Agensi Menyimpan

Pengurusan Tertinggi (Jawatan Utama Sektor Awam dan Gred Khas)

Jabatan Perkhidmatan

Awam

Perkhidmatan Gunasama (i) Di bawah kawalan Ketua

Pengarah Perkhidmatan Awam

(ii) Di bawah kawalan Akauntan

Negara

Jabatan Perkhidmatan Awam

Jabatan Akauntan Negara

Perkhidmatan Bukan Gunasama (i) Jika bertugas di Kementerian (ii) Jika bertugas di Jabatan (Ibu

Pejabat dan Daerah)

(iii) Jika bertugas di sekolah

Kementerian berkenaan

Ibu Pejabat jabatan berkenaan

Sekolah yang berkenaan

23

Pegawai yang dipinjamkan, ditukar sementara atau ditempatkan di jawatan kader

Ketua Perkhidmatan

iii. Maklumat lengkap PBM, pegawai yang terlibat serta alamat PBM adalah seperti di Lampiran J.

4. Hal-Hal Lain

Antara hal-hal lain yang perlu diambil maklum oleh Urus setia PPSM

adalah mengenai penubuhan, fungsi dan kuasa PPSM serta

penetapan PPP dan PPK.

4.1 Penubuhan PPSM

i. Syarat-syarat penubuhan PPSM adalah seperti berikut:

a. dianggotai sekurang-kurangnya dua (2) orang panel

iaitu Ketua Jabatan selaku Pengerusi dan seorang

Ahli. PPSM boleh menambah ahlinya atau

menjemput mana-mana pegawai yang difikirkan

dapat membantunya membuat keputusan yang

lebih tepat jika perlu;

24

b. gred jawatan bagi Pengerusi/ Ahli mestilah lebih

tinggi daripada pegawai yang dipertimbangkan di

bawah PPSM yang ditubuhkan; dan

c. mempunyai 50 atau lebih pegawai di bawah PPSM

yang akan ditubuhkan.

ii. Panduan keanggotaan PPSM di KPM adalah seperti di

lampiran-lampiran berikut:

Bil Organisasi Lampiran

a. Keanggotaan PPSM Bagi Pegawai di Bahagian- Bahagian, KPM

Lampiran K1

b. Keanggotaan PPSM Bagi Pegawai di JPN

Lampiran K2

c. Keanggotaan PPSM Bagi Pegawai di Institusi/ Sekolah

Lampiran K3

iii. Fungsi dan kuasa PPSM adalah seperti berikut:

a. mengesahkan markah penilaian prestasi seseorang

PYD. Sekiranya terdapat keraguan dan mempunyai

asas yang kukuh, PPSM boleh mengubahsuai dan

menyelaras markah berkenaan;

25

b. memberi perhatian yang lebih teliti dan

pertimbangan yang mendalam kepada PYD yang

mendapat markah prestasi yang rendah untuk

memastikan penilaian dibuat dengan betul dan

teratur, tanpa sebarang unsur penganiayaan;

c. mengesyorkan atau menentukan penempatan dan

pembangunan kerjaya sesuai dengan potensi,

kebolehan, keistimewaan serta kemajuan pegawai;

d. mengesyorkan bimbingan dan kaunseling dengan

tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi

dan motivasi pegawai;

e. menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk

pergerakan gaji, pingat, bintang kebesaran dan

surat penghargaan; dan

f. mengenal pasti dan merancang keperluan latihan

pegawai.

4.2 Penetapan PPP dan PPK

i. Terdapat dua (2) peringkat pegawai yang terlibat dalam

membuat penilaian prestasi PYD iaitu PPP dan PPK;

26

ii. Definisi PPP dan PPK adalah seperti berikut:

a. PPP ialah pegawai atasan atau penyelia yang

terdekat kepada PYD dan mempunyai hubungan

kerja secara langsung atau yang mengawasi

kerjanya;dan

b. PPK ialah pegawai atasan yang terdekat kepada

PPP dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD.

Jika hanya terhadap satu peringkat penyeliaan,

maka penilaian bolehlah dibuat oleh PPP sahaja.

iii. Penentuan PPP dan PPK perlu menepati syarat berikut:

a. mempunyai hubungan kerja dan penyeliaan secara

langsung di antara PYD dan PPP;

b. gred PPP hendaklah lebih tinggi daripada gred PYD

(untuk KPM syarat ini adalah dikecualikan bagi kes-

kes tertentu);

c. tiada hubungan kekeluargaan yang terdekat sama

ada melalui pertalian darah atau perkahwinan

(suami, isteri, anak, adik-beradik, anak saudara,

mertua, menantu, ipar, sepupu atau biras) di antara

PYD dan pegawai penilainya;

27

d. tempoh penyeliaan hendaklah tidak kurang

daripada enam (6) bulan dalam sesuatu tahun

penilaian. Sekiranya PYD itu berkhidmat di dua

jabatan yang berlainan dalam tempoh yang sama

panjangnya, kedua-dua PPP yang terbabit

dikehendaki menyediakan laporan prestasi PYD

yang berkenaan;

e. PYD yang diselia oleh lebih daripada seorang PPP

dalam tempoh masa yang berbeza-beza dan tidak

ada pegawai kanan yang lain yang layak membuat

penilaian, maka PPP yang paling lama tempoh

penyeliaannya bolehlah membuat penilaian

tersebut;

f. sekiranya tiada PPP yang layak menilai kerana

tempoh penyeliaannya kurang dari enam (6) bulan

dalam tahun yang dinilai, maka penilaian hendaklah

dibuat oleh pegawai yang lebih tinggi yang terdekat

dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD;

g. Walau apapun peruntukan di perenggan d, e dan f

di atas, tempoh penyeliaan minimum untuk tujuan

penilaian prestasi ialah tiga (3) bulan; dan

28

h. Sekiranya LNPT tidak disediakan oleh PPP yang

telah bersara, meletak jawatan atau tidak dapat

dikesan, laporan prestasi PYD hendaklah

disediakan oleh PPK.

iv. Panduan susunan PYD, PPP dan PPK adalah seperti di

lampiran-lampiran berikut:

Bil Organisasi Lampiran

a. Susunan PYD, PPP dan PPK di Bahagian-Bahagian, KPM

Lampiran L1

b. Susunan PYD, PPP dan PPK di JPN Lampiran L2

c. Susunan PYD, PPP dan PPK di PPD/ IPG/ Kolej Matrikulasi/ BTPN

Lampiran L3

d. Susunan PYD, PPP dan PPK di Sekolah

Lampiran L4

5. Penutup

Urus setia PPSM dipohon untuk mematuhi panduan ini agar

pelaksanaan Pengurusan Prestasi di KPM berjalan dengan lebih

teratur.

29

Lampiran A

RINGKASAN PECAHAN WAJARAN MARKAH PRESTASI

MENGIKUT KUMPULAN PEGAWAI

Nota: * Gred 17 hingga 40 ** Gred 1 hingga 16

ASPEK PENILAIAN

WAJARAN MARKAH (%)

Pengurusan Tertinggi Pengurusan &

Profesional

Sokongan

JUSA KHAS *I **II

Kepimpinan 60 15 - - -

Penghasilan Kerja - - 50 50 50

Ilmu Pengetahuan & Kepakaran

- 50 - - -

Ilmu Pengetahuan & Kemahiran

- - 25 25 20

Kualiti Peribadi 35 30 20 20 25

Kegiatan & Sumbangan

5 5 5 5 5

JUMLAH 100 100 100 100 100

31

KANDUNGAN

PERKARA HALAMAN

MENU 1 : PEGAWAI YANG DINILAI (PYD) 1

MEWUJUDKAN SKT BAGI PYD 1

PENGESAHAN SKT BARU / GUGUR SKT

LAMA / MEMBUAT ATURAN DAN MENCETAK

SKT

6

MEMBUAT ATURAN SKT YANG TELAH

DISAHKAN 8

MENCETAK SKT YANG TELAH DISAHKAN 9

MEWUJUDKAN PENILAIAN PRESTASI OLEH

PYD 11

MENU 2 : PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP) 14

PENGESAHAN SKT PYD OLEH PPP 14

PENGESAHAN SKT SECARA SATU

PERSATU 14

PENGESAHAN SKT SECARA PUKAL 17

PENGESAHAN SKT BARU (KAJIAN SEMULA

SKT PERTENGAHAN TAHUN) OLEH PPP 19

PENILAIAN PRESTASI OLEH PPP 22

MENU 3 : PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK) 27

PENILAIAN PRESTASI OLEH PPK 27

1

1. Di laman utama HRMIS, klik pada PENGURUSAN PRESTASI

2. Klik menu LAPORAN PENILAIAN PRESTASI

3. Klik menu PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN

4. Klik menu SASARAN KERJA TAHUNAN

5. Klik menu PEGAWAI YANG DINILAI


32

2

3

Jika anda dapat lihat terdapat

satu tulisan berwarna biru

dibawah aktiviti / projek yang

mana merupakan status SKT.

Terdapat 5 status iaitu

Baru – SKT belum

disimpan

Draf – SKT telah

disimpan tapi belum

dihantar ke PPP untuk

33

4

Langkah kemasukan

SKT sama seperti

langkah pertama

35

PENGESAHAN SKT BARU / GUGUR SKT LAMA / MEMBUAT ATURAN DAN MENCETAK SKT

36

6





5. Klik menu PEGAWAI YANG DINILAI


Setelah SKT disahkan oleh PPP terdapat tambahan pada Petunjuk SKT iaitu

Pengguguran SKT. Hanya SKT yang telah disahkan oleh PPP boleh digugurkan oleh

PYD. Aktiviti ini berlaku semasa kajian pertengahan tahun SKT.

7

37

8

Klik Hantar. SKT yang

telah digugurkan tadi

akan dihantar ke PPP

untuk pengesahan.

38

MENCETAK SKT YANG TELAH DISAHKAN

9

39

10

Anda boleh pilih

40

MEWUJUDKAN PENILAIAN PRESTASI OLEH PEGAWAI YANG DINILAI (PYD)

11



41

12

42

13

43

MENU 2 : PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP)

14

44

PENGESAHAN SKT PEGAWAI YANG DINILAI (PYD) OLEH PPP

A) PENGESAHAN SKT SECARA SATU-PERSATU





5. Klik menu PEGAWAI PENILAI PERTAMA

6. Klik menu SENARAI PEGAWAI YANG DINILAI

Maklumat SKT yang

15

45

Selepas status

pengesahan SKT

dipilih Klik Simpan.

PPP akan melihat

16

46

17

PPP boleh

mengesahkan SKT

PYD secara pukal

dengan klik

47

Selepas status

pengesahan SKT

dipilih Klik Simpan.

Pengguna akan

18

48

PENGESAHAN SKT BARU (KAJIAN SEMULA SKT PERTENGAHAN TAHUN) OLEH PPP

19

49





11. Klik menu PEGAWAI PENILAI PERTAMA

12. Klik menu SENARAI PEGAWAI YANG DINILAI

Terdapat 2 cara

pengesahan SKT

yang ingin

digugurkan :

Cara 1 : Secara satu-

persatu

20

50

21

51

PENILAIAN PRESTASI OLEH PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP

22




4. Klik menu PENILAIAN PRESTASI

52

23

Bahagian I :

Memaparkan

maklumat bagi

Pegawai Yang Dinilai

(PYD)

Sila semak maklumat

53

24

5. Klik drop

down untuk pemberian markah secara satu persatu

6. Klik butang untuk pemberian markah secara pukal

8. Klik Bahagian IV

untuk langkah seterusnya

7. Klik SIMPAN

Bahagian III - Memaparkan kriteria penghasilan kerjaya bagi PYD yang perlu dinilai oleh PPP

Bahagian III :

Penghasilan Kerja

(Wajaran 50%) seperti

di sebelah. PPP boleh

memberi markah

secara satu-persatu

atau secara pukal. PPP

juga boleh Papar

54

25

Bahagian VI : PPP

akan menilai Kegiatan

dan Sumbangan Di

Luar Tugas Rasmi

bagi PYD

( Wajaran 5% )

55

26

56

MENU 3 : PEGAWAI PENILAI KEDUA (PKK)

PENILAIAN PRESTASI OLEH PEGAWAI PENILAI

KEDUA (PKK)

27

57

28

Bahagian I :

Memaparkan

maklumat bagi

Pegawai Yang Dinilai

58

29

Bahagian III :

Penghasilan Kerja

(Wajaran 50%) seperti di

sebelah. PPK boleh

memberi markah secara

satu-persatu atau secara

pukal. PPK juga boleh

Papar Skala Penilaian

59

30

Bahagian VI :

PPK akan menilai

Kegiatan dan

Sumbangan Di Luar

Tugas Rasmi bagi

60

31

62

Sebarang pertanyaan, sila hubungi HRMIS Helpdesk: No. Telefon: 03-8884 7836/ 7278/ 7592/ 7831/ 7484 Email : [email protected]

Lampiran C

63

KATEGORI PENCAPAIAN PRESTASI PEGAWAI

BIL. KATEGORI MARKAH PENJELASAN KATEGORI PENCAPAIAN

1. Cemerlang 90 - 100% Memiliki kualiti kepimpinan yang cemerlang dalam memastikan fungsi dan objektif organisasi tercapai.

Penghasilan kerja yang cemerlang dan sentiasa melebihi standard yang ditetapkan.

Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalam bidang tugas dan diakui serta sentiasa menjadi pakar rujuk.

Memiliki kualiti peribadi yang cemerlang dan dijadikan contoh ikutan.

2. Baik 80 - 89.99% Berupaya mentadbir/ menyelia dengan baik dalam memastikan fungsi dan objektif organisasi dipenuhi.

Penghasilan kerja yang baik dan sentiasa menepati standard maksimum yang ditetapkan.

Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalam bidang tugas dan menjadi sumber rujukan.

Memiliki kualiti peribadi yang baik.

3. Sederhana 60 - 79.99% Berupaya mentadbir/ menyelia dengan sederhana. Penghasilan kerja yang sederhana dan menepati

standard yang ditetapkan. Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang

sederhana dalam bidang tugas dan boleh memberi nasihat dalam bidang-bidang kerja tertentu.

Memiliki kualiti peribadi yang sederhana.

4. Kurang Memuaskan

50 - 59.99% Penghasilan kerja yang kurang memuaskan dan sering kali tidak mencapai standard minimum yang ditetapkan.

Mempunyai pengetahuan/ kemahiran yang kurang

memuaskan untuk melaksanakan tugas. Memiliki kualiti peribadi dan tahap disiplin yang kurang

memuaskan.

5. Lemah 49.99% dan ke bawah

Penghasilan kerja yang lemah dan tidak mencapai standard yang ditetapkan.

Kurang berpengetahuan dan kurang mahir dalam melaksanakan tugas.

Memiliki kualiti peribadi dan tahap disiplin di bawah tahap yang diharapkan.

Lampiran D

64

BORANG JUSTIFIKASI

PEMBERIAN MARKAH PRESTASI 95% DAN KE ATAS


Nama Pegawai Penilai : _________________________________________

Nama PYD : _________________________________________

Markah Prestasi PYD : _________________________________________

Justifikasi : Nota:

1. Sila gunakan helaian tambahan sekiranya ruangan di atas tidak mencukupi. 2. Borang ini hendaklah dikepilkan bersama dengan Borang LNPT PYD.

Tandatangan Pegawai Penilai : ________________________________

Tarikh : ________________________________

Lampiran E

65

CONTOH

SULIT KP(PP) SULIT 0048/1/4 JILID 5 (30)

KERTAS UNTUK PERTIMBANGAN

PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM) INDUK


BILANGAN 1 TAHUN 2012

1. TUJUAN

Kertas ini bertujuan untuk memohon pertimbangan dan keputusan bagi 750 orang pegawai di bawah bidang kuasa Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Induk Tahun 2012 Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) terhadap perkara-perkara berikut:

(i) pengesahan markah prestasi bagi tahun penilaian 2012;

(ii) perakuan Pergerakan Gaji Tahun 2012;

(iii) pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)

Tahun 2011; dan

(iv) keperluan bimbingan dan kaunseling. 2. LATAR BELAKANG

2.1 Keanggotaan PPSM Induk KPM Tahun 2012.

PPSM Induk KPM Tahun 2012 dianggotai oleh Ketua Setiausaha Kementerian selaku Pengerusi serta Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia dan Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan) Kementerian selaku Ahli.

2.2 Pegawai Yang Ditimbang

66

Pegawai-pegawai yang ditimbang di bawah PPSM Induk KPM Tahun 2012 adalah pegawai-pegawai Gred 48 dan ke atas yang di luar bidang kuasa PPSM di Jabatan/ Bahagian serta pegawai-pegawai di Bahagian-Bahagian yang tidak boleh menubuhkan PPSM di peringkat organisasi masing-masing kerana keanggotaan kurang daripada 50 orang.

2.3 Fungsi dan Kuasa PPSM.

(i) Fungsi dan Kuasa PPSM di bawah Sistem Saraan

Malaysia (SSM) seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 adalah seperti berikut:

(a) mengesahkan markah penilaian prestasi. PPSM

boleh mengubahsuai dan menyelaras markah jika terdapat keraguan dan asas yang kukuh;

(b) memberi perhatian dan pertimbangan yang mendalam kepada pegawai yang mendapat markah yang rendah untuk memastikan penilaian dibuat dengan betul dan teratur, tanpa sebarang unsur penganiayaan;

(c) mengesyorkan dan menentukan penempatan dan

pembangunan kerjaya;

(d) mengesyorkan bimbingan dan kaunseling; (e) menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk

pergerakan gaji, pingat, bintang kebesaran dan surat penghargaan; dan

67

(f) mengenal pasti dan merancang keperluan latihan pegawai.

(ii) Keputusan PPSM adalah muktamad kecuali jika dibuktikan keputusan itu telah dibuat berasaskan maklumat yang salah.

2.4 Peranan Urus Setia PPSM.

(i) Menentukan proses tindakan pelaksanaan Sistem

Penilaian Prestasi mengikut jadual yang ditetapkan;

(ii) membekalkan Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) dengan secukupnya;

(iii) memastikan semua maklumat dan penilaian dilengkapkan oleh Pegawai Yang Dinilai (PYD), Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua (PPK);

(iv) mengira markah keseluruhan (purata) yang diperolehi oleh pegawai dan mencatatkannya di ruangan disediakan;

(v) mengisi Jadual Pemarkahan;

(vi) menyusun senarai pegawai mengikut markah prestasi;

(vii) menganalisis prestasi keseluruhan PYD yang terlibat dan menyediakan laporan serta syor untuk pertimbangan PPSM;

(viii) mengambil tindakan susulan ke atas syor PPSM seperti pergerakan gaji, mengadakan latihan, penempatan, bimbingan dan kaunseling kepada PYD; dan

68

(ix) mengemukakan semua borang LNPT kepada Pihak Berkuasa yang menyimpan dalam tempoh sebulan selepas PPSM membuat keputusan.

3. PENENTUAN PERGERAKAN GAJI TAHUNAN TAHUN 2012

3.1 Pergerakan Gaji Tahunan

(i) Sebelum berkuat kuasanya Sistem Saraan Malaysia yang akan ditambahbaik, Pergerakan Gaji Tahunan (PGT) semua pegawai perkhidmatan awam adalah kekal tertakluk kepada syarat-syarat di perenggan 55, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 seperti berikut:

(a) prestasi yang memuaskan (Mencapai markah

prestasi 50% dan ke atas mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 1996 dan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2010); dan

(b) diperakukan oleh Ketua Jabatan.

(ii) Dengan berkuat kuasanya Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2012 pada 1 Januari 2012, jadual gaji pegawai perkhidmatan awam adalah tertakluk kepada Jadual Gaji Mininum - Maksimum (JGMM) yang menggantikan Jadual Gaji Matriks (JGM).

69

4. PEMBERIAN APC MENGIKUT PEKELILING KEMAJUAN

PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 2 TAHUN 2002

4.1 Bilangan penerima APC bagi setiap agensi tidak boleh melebihi 8% daripada jumlah pegawai yang sedang berkhidmat pada 31 Disember tahun penilaian berkenaan. Walau bagaimanapun had maksimum ini tidak semestinya dipenuhi. Jika tiada pegawai yang layak menerima APC, maka agensi tidak perlu melaksanakan APC bagi tahun berkenaan.

4.2 Pemilihan APC adalah berdasarkan kepada Borang Laporan

Penilaian Prestasi di bawah Sistem Saraan Malaysia (SSM). Memandangkan borang prestasi ini tiada ruangan bagi Pegawai Penilai untuk memberikan syor penghargaan maka pihak urus setia telah meminta komitmen Ketua-ketua Jabatan untuk membuat saringan dan mengesyorkan pegawai yang diperakukan / disokong untuk dipertimbangkan APC.

4.3 Syarat-syarat Pemberian APC adalah seperti berikut:

(i) pegawai tetap, sementara atau kontrak yang dilantik oleh

mana-mana pihak berkuasa melantik;

(ii) pegawai yang berada di atas tangga gaji dan syarat-syarat perkhidmatan di bawah Laporan Jawatankuasa Kabinet (JKK) 1976, Sistem Saraan Baru (SSB) dan Sistem Saraan Malaysia (SSM);

(iii) telah berkhidmat bagi tempoh genap setahun pada hari terakhir tahun penilaian; dan

(iv) pegawai yang mendapat markah prestasi 85% dan ke atas.

70

4.4 Pemilihan pegawai untuk diberi APC juga berasaskan Penilaian PPSM ke atas sumbangan pegawai kepada organisasi, Perkhidmatan Awam, komuniti, daerah, negeri, negara dan peringkat antarabangsa.

5. ULASAN URUS SETIA PPSM KPM 2012

5.1 Sehingga 25 Mei 2012 (Jumaat), keseluruhan pegawai di

bawah PPSM Induk yang telah mengemukakan borang LNPT Tahun 2011 adalah seramai 750 pegawai. Ringkasan markah prestasi tahun 2011 bagi pegawai-pegawai tersebut adalah seperti berikut:

(i) Lampiran

A1, A2, A3

- Pegawai di atas Jawatan Utama Sektor Awam (JUSA).

(ii) Lampiran

B1, B2, B3,

B4

- Pegawai di atas Gred 52 – 54 yang di luar bidang kuasa PPSM di Jabatan/ Bahagian dan pegawai di Bahagian-bahagian yang tidak boleh menubuhkan PPSM di peringkat organisasi masing-masing.

(iii) Lampiran

C1, C2, C3,

C4, C5

- Pegawai di atas jawatan Pengetua Gred 48 – 54 yang di luar bidang kuasa PPSM Jabatan/ Bahagian.

(iv) Lampiran

D1, D2, D3,

D4

- Pegawai di atas jawatan Guru Gred 48 – 54 yang di luar bidang kuasa PPSM Jabatan/ Bahagian.

71

5.2 Urus setia telah meneliti dan mendapati kesemua 750 pegawai tersebut layak dipertimbangkan pergerakan gaji biasa bagi tahun 2012 kerana telah memenuhi syarat yang ditetapkan di para 3(i) dan 3(ii).

6. URUSAN APC BAGI TAHUN 2011

6.1 Daripada 750 pegawai yang telah mengemukakan LNPT tahun 2011, seramai 744 pegawai adalah layak untuk dipertimbangkan APC Tahun 2011 kerana telah memenuhi syarat pemberian APC di para 4.3.1 hingga 4.3.4. manakala seramai enam (6) anggota tidak layak untuk dipertimbangkan APC Tahun 2011 kerana tidak mendapat markah prestasi 85% dan ke atas.

6.2 Berdasarkan kuota 8% daripada 750 pegawai yang telah

mengemukakan LNPT tahun 2011, seramai 60 pegawai layak untuk diberi APC di bawah PPSM Induk KPM. Pegawai yang layak dipertimbangkan APC bagi tahun 2011 adalah seperti di Lampiran A hingga Lampiran D.

7. SYOR URUS SETIA

7.1 PPSM Induk Tahun 2012 KPM adalah dipohon untuk:

(i) mengambil maklum pencapaian prestasi dan mengesahkan markah pegawai yang ditimbang bagi tahun penilaian 2011 seperti di Lampiran A hingga

Lampiran D;

(ii) menimbang dan meluluskan:

72

(a) PGT tahun 2012 semua pegawai yang telah mengemukakan borang LNPT 2011; dan

(b) PGT tahun 2012 pegawai yang belum

mengemukakan borang LNPT tahun 2011 ditangguh sehingga pegawai yang terlibat mengemukakan borang LNPT;

(iii) memilih seramai 60 pegawai untuk menerima Anugerah

Perkhidmatan Cemerlang bagi tahun 2011 iaitu 8% daripada jumlah pegawai yang ditimbang mengikut kategori seperti di Lampiran A hingga Lampiran D; dan

(iv) mengambil maklum bahawa tiada pegawai yang berprestasi rendah iaitu mendapat markah di bawah 70% bagi prestasi 201 untuk disyorkan mengikuti sesi bimbingan dan kaunseling.

8. KEPUTUSAN YANG DIPOHON DARIPADA PANEL

PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN

PELAJARAN MALAYSIA

8.1 PPSM Induk tahun 2012 KPM dipohon untuk menimbang dan meluluskan syor urus setia seperti di para 7.1(i) hingga

7.1(iv)

Urus Setia Panel Pembangunan Sumber Manusia Kementerian Pelajaran Malaysia Tarikh : 1 Jun 201

73

CONTOH

Lampiran F1

(KEPALA SURAT BAHAGIAN/ JABATAN PELAJARAN NEGERI/ PEJABAT PELAJARAN DAERAH)

Ruj. Kami : No rujukan fail berkaitan Tarikh : Tarikh semasa

NAMA PEGAWAI NO KAD PENGENALAN SKIM PERKHIDMATAN DAN GRED Tuan/Puan, KELULUSAN PERGERAKAN GAJI TAHUN 2012 Adalah dimaklumkan bahawa Panel Pembangunan Sumber Manusia,Bahagian/ JPN/ PPD, Kementerian Pelajaran Malaysia yang bersidang pada 2 Februari 2012 telah memutuskan tuan/puan diberi "PERGERAKAN GAJI BIASA" bagi tahun 2012. 2. Bahagian/ Jabatan/ PPDamat yakin keputusan ini akan menjadi perangsang kepada tuan/puan untuk terus meningkatkan kecemerlangan perkhidmatan tuan/puan pada masa akan datang. Sekian, terima kasih. " BERKHIDMAT UNTUK NEGARA " (XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX) Pengerusi Panel Pembangunan Sumber Manusia Bahagian/ JPN/ PPD Kementerian Pelajaran Malaysia s.k fail Peribadi

74

CONTOH

Lampiran F2

(KEPALA SURAT BAHAGIAN/ JABATAN PELAJARAN NEGERI/ PEJABAT PELAJARAN DAERAH)


NAMA PEGAWAI NO KAD PENGENALAN SKIM PERKHIDMATAN DAN GRED Tuan/Puan, KELULUSAN PERGERAKAN GAJI TAHUN 2012 Adalah dimaklumkan bahawa Panel Pembangunan Sumber Manusia, Bahagian/ JPN/ PPD, Kementerian Pelajaran Malaysia yang bersidang pada 2 Mei 2012 telah memutuskan tuan/puan diberi " ANJAKAN GAJI " bagi tahun 2012. 2. Bahagian/ Jabatan/ PPD amat yakin keputusan ini akan menjadi perangsang kepada tuan/puan untuk terus meningkatkan kecemerlangan perkhidmatan tuan/puan pada masa akan datang. Sekian, terima kasih. " BERKHIDMAT UNTUK NEGARA " (XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX) Pengerusi Panel Pembangunan Sumber Manusia Bahagian/ JPN/ PPD Kementerian Pelajaran Malaysia s.k fail Peribadi

75

CONTOH

Lampiran F3

KEPALA SURAT BAHAGIAN/ JABATAN PELAJARAN NEGERI/

PEJABAT PELAJARAN DAERAH)


NAMA PEGAWAI NO KAD PENGENALAN SKIM PERKHIDMATAN DAN GRED Tuan/Puan, KELULUSAN PERGERAKAN GAJI TAHUN 2012 Adalah dimaklumkan bahawa Panel Pembangunan Sumber Manusia,Bahagian/ JPN/ PPD, Kementerian Pelajaran Malaysia yang bersidang pada 2 Mei 2012 telah memutuskan tuan/puan diberi " PERGERAKAN GAJI BIASA SECARA ISYARAT (TAHUN PERTAMA) " bagi tahun 2012. 2. Bahagian/ Jabatan/ PPD amat yakin keputusan ini akan menjadi perangsang kepada tuan/puan untuk terus meningkatkan kecemerlangan perkhidmatan tuan/puan pada masa akan datang. Sekian, terima kasih. " BERKHIDMAT UNTUK NEGARA " (XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX) Pengerusi Panel Pembangunan Sumber Manusia Bahagian/ JPN/ PPD Kementerian Pelajaran Malaysia s.k fail Peribadi

76

CONTOH

Lampiran F4

KEPALA SURAT BAHAGIAN/ JABATAN PELAJARAN NEGERI/

PEJABAT PELAJARAN DAERAH)


NAMA PEGAWAI NO KAD PENGENALAN SKIM PERKHIDMATAN DAN GRED Tuan/Puan, KELULUSAN PERGERAKAN GAJI TAHUN 2012 Adalah dimaklumkan bahawa Panel Pembangunan Sumber Manusia,Bahagian/ JPN/ PPD, Kementerian Pelajaran Malaysia yang bersidang pada 2 Mei 2012 telah memutuskan tuan/puan diberi " TIADA PERGERAKAN GAJI " bagi tahun 2012. Sekian, terima kasih. " BERKHIDMAT UNTUK NEGARA " (XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX) Pengerusi Panel Pembangunan Sumber Manusia Bahagian/ JPN/ PPD Kementerian Pelajaran Malaysia s.k fail Peribadi

77

Lampiran G

CONTOH SULIT KP(PP) SULIT 0048/1/4 JILID XXX (XX)

RINGKASAN KERTAS PERAKUAN

PEGAWAI DI BAWAH PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

INDUK KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA BIL.1/ 2012

1. JUMLAH DAN KATEGORI PEGAWAI

Pegawai di bawah bidang kuasa Panel Pembangunan Sumber Manusia Induk, Kementerian Pelajaran Malaysia adalah seperti berikut:

Bil. Kategori Pegawai Jumlah

Pegawai

Cadangan

Kuota 8%

Keputusan

Mesyuarat

1. Lampiran A: Pegawai di atas Jawatan Utama Sektor Awam (JUSA)

5

0

2. Lampiran B: Pegawai di atas Gred 48 - 54 yang di luar bidang kuasa PPSM di Jabatan/ Bahagian dan pegawai di Bahagian-bahagian yang tidak boleh menubuhkan PPSM di peringkat organisasi masing-masing

19

2

3. Lampiran C: Pegawai di atas jawatan Pengetua Gred 48 – 54 yang di luar bidang kuasa PPSM Jabatan/ Bahagian

41

3

4. Lampiran D: Pegawai di atas jawatan Guru Gred 48 – 54 yang di luar bidang kuasa PPSM Jabatan/ Bahagian

15

1

JUMLAH 80 6

2. Kesemua 80 orang pegawai yang telah mengemukakan borang LNPT tahun 2011 kepada Urus setia di BPSM layak dipertimbangkan APC. Urus setia mencadangkan seramai enam (6)

78

orang pegawai diberi APC bagi tahun 2011. Kuota penerima APC mengikut lampiran adalah seperti berikut:

Bil. Kategori Pegawai Jumlah

Pegawai

Kuota

8%

Keputusan

Mesyuarat

Lampiran A

A-1. JUSA di bawah sektor KSU 1 0.08 A-2. JUSA di bawah sektor KPPM 3 0.24 A-3. Pengetua JUSA C 1 0.08

Jumlah Lampiran A 5 0.40 Lampiran B

B-1. Pegawai Gunasama/ Terbuka Gred 54 6 0.48 B-2. Pegawai di Bahagian-bahagian KPM Gred

52 - 54 5 0.40

B-3. Pegawai di JPN Gred 52 - 54 2 0.16 B-4. Pegawai di BDHA 6 0.48

Jumlah Lampiran B 19 1.52

Lampiran C

C-1. Pengetua Perlis 12 0.96 C-2. Pengetua Pulau Pinang 20 1.60 C-3. Pengetua Sabah 1 0.08 C-4. Pengetua Selangor 7 0.56 C-5. Pengetua Bahagian Sukan 1 0.08

Jumlah Lampiran C 41 3.28 Lampiran D

D-1. Guru Perlis 9 0.72 D-2. Guru Pulau Pinang 2 0.16 D-3. Guru Selangor 2 0.16 D-4. Guru Terengganu 2 0.16 D-1. Guru Perlis 9 0.72

Jumlah Lampiran D 15 1.20 Jumlah Keseluruhan 6.40

3. Sukacita perkara ini diangkat untuk pertimbangan PPSM Induk, Kementerian Pelajaran Malaysia.

Urus Setia Panel Pembangunan Sumber Manusia Induk Kementerian Pelajaran Malaysia Tarikh : 1 Mei 2012

79

Lampiran H

CONTOH PENGIRAAN BAGI PENETAPAN KUOTA 8% PENERIMA APC

PPSM Bahagian/ Jabatan : Jabatan Pelajaran A (Nota: Jabatan Pelajaran A mempunyai dua (2) buah Pejabat Pelajaran Daerah iaitu

PPD1 dan PPD2). 1. Pengiraan Bagi Penetapan Kuota 8% Penerima APC Di Jabatan

Pelajaran A. Jumlah perjawatan (mengikut ABM tahun penilaian)

20,000

Jumlah pengisian (pada 31 Disember tahun penilaian)

19,519

Kuota penerima APC 19,519 x 8 = 1561.52

100

1,561.52 = 1,561 kuota Kuota tidak boleh

dibundarkan kepada

1,562.

2. Pengiraan Bagi Penetapan Kuota 8% Penerima APC Di PPD 1.

Jumlah perjawatan (mengikut ABM tahun penilaian)

10,000


8635

Kuota penerima APC

8,635 x 8 = 680.80 100

680.80 = 680 kuota

Kuota tidak boleh

dibundarkan kepada 681.

80



10,000


8,914

Kuota penerima APC 8,914 x 8 = 713.12 100

713.12 = 713 kuota Kuota tidak boleh


4. Pengiraan Bagi Penetapan Kuota 8% Penerima APC Di Negeri A

(Jabatan Pelajaran A + PPD 1 + PPD 2). Jumlah kuota APC di Jabatan Pelajaran A, PPD1 dan PPD2 (1,561.52 + 680.80 + 713.12 = 2,955.44)

2,955

Jumlah penerima APC di Jabatan Pelajaran A, PPD1 dan PPD2 (1,561 + 680 + 713 = 2,954)

2,954

Oleh kerana terdapat lebihan satu (1) kuota di Negeri A, PPSM di

Jabatan Pelajaran Negeri A boleh menggunakan kuota tersebut

atau memberi kuota tersebut kepada PPD1 atau PPD2 tertakluk

kepada keputusan PPSM Jabatan Pelajaran Negeri A.

Nota: Jumlah pengisian mestilah tidak melebihi jumlah perjawatan pada tahun

penilaian.

81

Lampiran H

CONTOH PENGIRAAN BAGI PENETAPAN KUOTA 8% PENERIMA APC

PPSM Bahagian/ Jabatan : Jabatan Pelajaran A (Nota: Jabatan Pelajaran A mempunyai dua (2) buah Pejabat Pelajaran Daerah iaitu

PPD1 dan PPD2). 5. Pengiraan Bagi Penetapan Kuota 8% Penerima APC Di Jabatan

Pelajaran A. Jumlah perjawatan (mengikut ABM tahun penilaian)

20,000


19,519

Kuota penerima APC 19,519 x 8 = 1561.52

100

1,561.52 = 1,561 kuota Kuota tidak boleh

dibundarkan kepada

1,562.



10,000


8635




82



10,000


8,914




8. Pengiraan Bagi Penetapan Kuota 8% Penerima APC Di Negeri A

(Jabatan Pelajaran A + PPD 1 + PPD 2). Jumlah kuota APC di Jabatan Pelajaran A, PPD1 dan PPD2 (1,561.52 + 680.80 + 713.12 = 2,955.44)

2,955

Jumlah penerima APC di Jabatan Pelajaran A, PPD1 dan PPD2 (1,561 + 680 + 713 = 2,954)

2,954

Oleh kerana terdapat lebihan satu (1) kuota di Negeri A, PPSM di

Jabatan Pelajaran Negeri A boleh menggunakan kuota tersebut

atau memberi kuota tersebut kepada PPD1 atau PPD2 tertakluk

kepada keputusan PPSM Jabatan Pelajaran Negeri A.

Nota: Jumlah pengisian mestilah tidak melebihi jumlah perjawatan pada tahun

penilaian.

83

Lampiran I-1

CONTOH

RINGKASAN PENERIMA APC 2012

BAHAGIAN / JPN : JPN SELANGOR JUMLAH PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM) : 11

1. RINGKASAN PERJAWATAN, PENGISIAN DAN PENERIMA APC

BIL

KUMPULAN PERKHIDMATAN

SKIM PERKHIDMATAN

JUMLAH PERJAWATAN JUMLAH

PENGISIAN JAWATAN

JUMLAH PENERIMA APC

1 Guru PPPS 6200 6000 427

PPPLD 2019 2000 213

2 Bukan Guru P & P 54 50 3

AKP 1220 1200 97

JUMLAH 9493 9250 *740

* Jumlahpenerima APC mestilahtidakmelebihi 8% daripadajumlahpengisianjawatan

2. RINGKASAN PENERIMA APC MENGIKUT JANTINA DAN BANGSA

BIL


SKIM PERKHIDMATAN

JANTINA

JUMLAH

BANGSA

JUMLAH

L P M C I LAIN-LAIN

1 Guru PPPS 100 327 427 395 20 10 2 427

PPPLD 80 133 213 169 25 10 9 213

2 Bukan Guru P & P - 3 3 1 1 1 - 3

AKP 67 30 97 68 12 7 10 97

JUMLAH 247 493 740 633 58 28 21 740

Nota :

L = Lelaki P = Perempuan M = Melayu C = Cina I = India

3. RINGKASAN PENERIMA APC TAHUN 2012 MENGIKUT KEUPAYAAN DAN PENEMPATAN

BIL


SKIM PERKHIDMATAN

KEUPAYAAN

JUMLAH

PENEMPATAN

JUMLAH

OKU BUKAN

OKU BANDAR

LUAR BANDAR

PENDALAMAN

1 Guru PPPS 1 426 427 400 20 7 427

PPPLD 1 212 213 159 34 20 213

2 Bukan Guru P & P - 3 3 3 - - 3

AKP 1 96 97 59 11 27 97

JUMLAH 3 737 740 621 65 54 740

Nota : OKU = Orang Kelainan Upaya

84

Lampiran I-2

CONTOH

RINGKASAN PENCAPAIAN PRESTASI BAGI PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN TAHUN 2012

PANEL: JPN SELANGOR TARIKH MESYUARAT PPSM: 6 FEBRUARI 2013

BIL PERKARA

PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN SISWAZAH

(PPPS)

PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN LEPASAN DIPLOMA (PPPLD)

52 48 44 41 38 34 32 29 JUMLAH

1 Jumlah Perjawatan 700 1300 1200 3000 700 200 600 519 8219

2 Jumlah pengisian (Pada 31 Disember 2012) 700 1300 1200 3000 700 200 600 300 8000

3 Jumlah LNPT yang diterima (Pada 6 Februari 2013) 700 1300 1200 3000 700 200 600 250 7950

4 Jumlah penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 40 75 80 285 35 29 61 35 640

BIL PERKARA

PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN SISWAZAH

(PPPS)

PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN LEPASAN DIPLOMA (PPPLD)

52 48 44 41 38 34 32 29 JUMLAH

1 Jumlah pegawai yang memperolehi markah 90.00 % dan ke atas 700 1300 1200 3000 700 200 550 200 7850

2 Jumlah pegawai yang memperolehi markah 80.00 - 89.99% 50 48 98

3 Jumlah pegawai yang memperolehi markah 70.00 - 79.99% 2 2

4 Jumlah pegawai yang memperolehi markah 60.00 - 69.99%

5 Jumlah anggota yang memperolehi markah 50.00 - 59.99%

6 Jumlah anggota yang memperolehi markah 49.99% dan ke bawah

JUMLAH 700 1300 1200 3000 700 200 600 250 7950

Perlu dikemukakan kepada Urus setia PPSM Induk di KPM pada atau sebelum 31 Mac 2013.

85

Lampiran I-3

Lampiran I-3

CONTOH

RINGKASAN PENCAPAIAN PRESTASI BAGI PEGAWAI PERKHIDMATAN BUKAN GURU TAHUN 2012

PANEL: JPN SELANGOR TARIKH MESYUARAT PPSM: 6 FEBRUARI 2013

BIL PERKARA

PENGURUSAN & PROFESIONAL

ANGGOTA KUMPULAN PELAKSANA

52 48 44 41 AKP I* AKP II* JUMLAH

1 Jumlah Perjawatan 2 2 2 44 600 624 1274

2 Jumlah pengisian (Pada 31 Disember 2012) 2 2 2 44 600 600 1250

3 Jumlah LNPT yang diterima (Pada 6 Februari 2013) 2 2 2 44 600 530 1180

4 Jumlah penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 0 1 1 12 36 50 100

BIL PERKARA

PENGURUSAN & PROFESIONAL

ANGGOTA KUMPULAN PELAKSANA

52 48 44 41 AKP I* AKP II* JUMLAH

1 Jumlah pegawai yang memperolehi markah 90.00% dan ke atas 2 2 2 44 600 500 1150



4 Jumlah pegawai yang memperolehi markah 60.00 - 69.99%

5 Jumlah anggota yang memperolehi markah 50.00 - 59.99%

6 Jumlah anggota yang memperolehi markah 49.99% dan ke bawah

JUMLAH 2 2 2 44 500 530 1180

Nota :

i) *AKP I - gred 17 hingga 40

ii) *AKP II - gred 1 hingga 16

Perlu dikemukakan kepada Urus setia PPSM Induk di KPM pada atau sebelum 31 Mac 2013

1

Lampiran I-4

CONTOH

MAKLUMAT PEGAWAI DAN LNPT 2012 (BUKAN PENERIMA APC) PANEL: JPN SELANGOR

TARIKH MESYUARAT: 6 FEBRUARI 2013

BIL

NAMA NO KP

TARIKH LANTIKAN

*TARAF JAWATAN

TEMPAT BERTUGAS

JANTINA BANGSA

SKIM PERKHIDM

ATAN

GELARAN JAWATAN

GRED

BANDAR/ LUAR

BANDAR/ PEDALAMAN

APC YANG PERNAH

DITERIMA OKU

CBP/ CSG/ CTG

(Tahun Semasa)

MARKAH PEGAWAI PENILAI

PERTAMA

MARKAH PEGAWAI PENILAI KEDUA

MARKAH PURATA

PENYELARASAN MARKAH OLEH

PPSM

1 Ali Bin Ahmad

581112-04-6749 01 Januari 1998

Tetap Pejabat

Pelajaran Daerah XXX

L Melayu

Penolong Pegawai Tadbir

Pegawai Eksekutif

N32 Bandar 2009 - - 85.55 87.56 86.56 86.56

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Nota :

*Taraf jawatan = tetap / kontrak (of service) / kontrak (for service)

Perlu dikemukakan kepada Urus setia PPSM Induk di KPM sebelum atau pada 31 Mac 2013 .

1

Lampiran I-5

CONTOH

MAKLUMAT PEGAWAI DAN LNPT 2012 (PENERIMA APC) DI JPN PANEL: JPN SELANGOR

TARIKH MESYUARAT: 6 FEBRUARI 2013

BIL

NAMA NO KP

TARIKH LANTIKAN

*TARAF JAWATAN

TEMPAT BERTUGAS

JANTINA BANGSA

SKIM PERKHIDMATAN

GELARAN JAWATAN

GRED

BANDAR/ LUAR BANDAR/

PEDALAMAN

APC YANG PERNAH

DITERIMA OKU

CBP/ CSG/ CTG

(Tahun Semasa)

MARKAH PEGAWAI PENILAI

PERTAMA


MARKAH PURATA

PENYELARASAN MARKAH OLEH

PPSM

1 Ali Bin Ahmad 581112-04-6749 01 Januari 1998

Tetap Pejabat

Pelajaran Daerah XXX

L Melayu


Pegawai Eksekutif

N32 Bandar 2009 - - 85.55 87.56 86.56 86.56

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Nota :

*Taraf jawatan = tetap / kontrak (off service) / kontrak (for service)

1

Lampiran I-6

CONTOH MAKLUMAT PEGAWAI DAN LNPT 2012 (PENERIMA APC) DI BAHAGIAN-BAHAGIAN, KPM

PANEL: BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA TARIKH MESYUARAT PPSM: 6 FEBRUARI 2013

BIL

NAMA NO KP

TARIKH LANTIKAN

TARAF JAWATA

N

TEMPAT BERTUGA

S

JANTINA BANGSA

SKIM PERKHIDMATAN

GELARAN

JAWATAN

GRED

BANDAR/ LUAR

BANDAR/

PEDALAMAN

APC YANG

PERNAH DITERIM

A

OKU

CBP/ CSG/ CTG (Tahun

Semasa)

MARKAH PEGAWA

I PENILAI PERTAM

A


MARKAH PURATA

PENYELARASAN

MARKAH OLEH PPSM

NAMA BANK

NO AKAUN NO

GAJI EMEL

NO TEL BIMBIT

1

Ali Bin Ahmad 581112-04-

6749 01 Januari

1998

Tetap

Pejabat Pelajaran Daerah

XXX

L Melayu


Pegawai

Eksekutif

N32

Bandar 2009 - - 85.55 87.56 86.56 86.56 Maybank

01-02-0280703

1043769

azmi.khamis

@moe.gov.my

019-6481212

2 3 4 5 6 7 8 9

10 11

Nota : Sila kemukakan salinan sah dokumen-dokumen berikut :

i) Kad pengenalan - depan dan belakang

ii) Penyata bank yang tercatat nombor akaun

iii) Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai (Kew.8-Pin. 10/96) - bayaran RM1,000 bagi Anugerah Penerima Cemerlang tahun 2012


1

Lampiran I-7

CONTOH

MAKLUMAT PEGAWAI BERPRESTASI RENDAH TAHUN 2012

PANEL: JPN SELANGOR

TARIKH MESYUARAT PPSM: 6 FEBRUARI 2013

BIL NAMA NO KP

GELARAN

JAWATAN GRED

TEMPAT

BERTUGAS

NARKAH

LNPT

TINDAKAN

YANG

TELAH

DIAMBIL

TINDAKAN

YANG

SEDANG

DIAMBIL

TINDAKAN

YANG AKAN

DIAMBIL

1 XXX Binti XXXX 610503-01-6134

Pegawai Eksekutif N32 JPN Selangor 69.99 - -

Merujuk pegawai kepada

perkhidmatan kaunseling

2 YYY Bin YYYY 710306-01-6431

Ketua Pembantu Tadbir N22 PPD Gombak 59.60 -

Merujuk pegawai ke

lembaga perubatan

3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15


1

Lampiran J

PIHAK BERKUASA MENYIMPAN

BIL KUMPULAN PEGAWAI AGENSI MENYIMPAN

1. Semuapegawai/anggotaPerkhidmatanGunasama Persekutuan di bawahkawalanKetuaPegarahPerkhidmatanAwam Malaysia sepertiberikut:

1.1 Pegawai TadbirdanDiplomatik 1.2 Pegawai TeknologiMaklumat 1.3 Penolong Pegawai Tadbir 1.4 Penolong Pegawai

TeknologiMaklumat 1.5 PembantuTadbir (Kesetiausahaan) 1.6 Juruteknik Komputer; dan 1.7 Operator Komputer

KetuaPengarahPerkhidmatanAwam Malaysia, JabatanPerkhidmatanAwam Malaysia, BahagianPerkhidmatan, Unit Pengurusan Prestasi, Aras 1, Blok C2,Kompleks C PusatPentadbiranKerajaan Persekutuan 62510 PUTRAJAYA.

2. Semuapegawai/anggotaPerkhidmatanGunasama di bawahkawalanAkauntan Negara sebagai Pegawai Kader/ Pinjamansepertiberikut:

2.1 Akauntan

2.2 Penolong Akauntan

2.3 Pembantu Akauntan

2.4 Operator Mesin Prosesan Data

Akauntan Negara Malaysia, JabatanAkauntan Negara, Bahagian Pembangunan Perakunan

KompleksKementerianKewangan

No. 1, Persiaran Perdana

Presint 2

62100 PUTRAJAYA

2

Semuapegawai/anggotaPerkhidmatanGunasama di bawahkawalanJabatan Audit Negara sebagai Pegawai Kader/ Pinjamansepertiberikut:

3.1 Juruaudit

3.2 Penolong Juruaudit

Ketua Audit Negara Jabatan Audit Negara No 15, Aras 1 – 5, PersiaranPerdana

Presint 262502 PUTRAJAYA

3. Semuapegawai di bawahkawalanJabatanKerja Raya yang berkhidmatsebagai Pegawai Kader/Pinjamansepertiberikut:

4.1 Arkitek

4.2 Jurutera

4.3 Juru Ukur Bahan

4.4 PembantuTeknik

4.5 Penjaga Jentera Elektrik

KetuaPengarahKerja Raya

JabatanKerja Raya Malaysia

Bahagian Pengurusan SumberManusia

Cawangan Pengurusan Korporat

Unit Pembangunan Prestasi dan Kompetensi

Tingkat 4, Blok F, Ibu Pejabat Kerja Raya Malaysia

Jalan Sultan Salahudin

50582 KUALA LUMPUR.

4. Semuapegawai/anggota di bawahkawalanKementerianPenerangan yang berkhidmatsebagai Pegawai Kader/Pinjamansepertiberikut:

5.1 Pegawai Penerangan

5.2 Penerbit Rancangan

5.3 Jurutera

5.4 PembantuTeknik

5.5 Juruteknik

5.6 AhliFotografi

5.7 Pembantu RendahPenerbitan

KetuaSetiausahaKementerianPenerangan, Komunikasi, KeseniandanKebudayaan Malaysia

Bahagian Pengurusan SumberManusia

Tingkat 2 – 4, Blok F, Kompleks Pejabat Kerajaan

Bukit Perdana, Jalan Dato’ Onn

50610 KUALA LUMPUR.

3

Rancangan

5.8 Jurusolek

5.9 Juruaudio Visual

5.10 Pembantu Set

5.11 Pereka Grafik

5.

Pegawai-pegawaiPerpustakaan Negara yang berkhidmatsebagai Pegawai Kader/ Pinjamansepertiberikut:

6.1 Pustakawan

6.2 Penolong Pegawai Perpustakan

6.3 Pembantu Perpustakaan

KetuaPengarahPerpustakaanNegara Malaysia BahagianKhidmat Pengurusan danSumberManusia

232, JalanTun Razak

50572 KUALA LUMPUR.

6.

Jawatan Kader JabatanPeguam Negara seperti berikut:

7.1 Pegawai Undang-Undang

7.2 Peguam Persekutuan

PeguamNegara

Jabatan Peguam Negara

No. 45, Persiaran Perdana

62100 PUTRAJAYA.

7. JawatanKader JabatanKemajuan Islam Malaysia seperti berikut:

8.1 Pegawai Hal Ehwal Islam

8.2 Penolong Hal Ehwal Islam

KetuaPengarah

JabatanKemajuan Islam Malaysia (JAKIM)

Aras 9, Blok D7, Kompleks D

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62502 PUTRAJAYA.

4

Jawatan Kader Jabatan Hal Ehwal Orang Aslisepertiberikut:

9.1 Pembantu Pembangunan Masyarakat

9.2 Pembantu Luar Hal Ehwal Orang Asli

KetuaPengarahJabatan Hal Ehwal Orang Asli (JHEDA)

Tingkat 10, 20 & 20M, West Block

Wisma Selangor Dreging

142-C Jalan Ampang

50548 KUALA LUMPUR.

8. Jawatan Kader JabatanLaut Malaysia seperti berikut:

10.1 Kelasi/ Jurumudi

10.2 Juruenjin Laut

JabatanLautSemenanjung Malaysia

Peti Surat 12, Jalan Limbungan

42007 Pelabuhan Klang

SELANGOR.

Jabatan Laut Sarawak

Kompleks Jabatan Laut Sarawak

Lot 683 Seksyen 66

Jalan Utama, Tanah Puteh

93618 KUCHING

Jabatan Laut Sabah

No. 2, Kompleks Jabatan Laut

Jalan Sepanggar, Teluk Salut

88450 KOTA KINABALU

9. Jawatan Kader Jabatan Hal Ehwal Orang Aslisepertiberikut:

9.1 Pembantu Pembangunan

Masyarakat

9.2 Pembantu Luar Hal Ehwal Orang Asli

KetuaPengarahJabatan Hal Ehwal Orang Asli (JHEDA)

Tingkat 10, 20 & 20M, West Block

Wisma Selangor Dreging

142-C Jalan Ampang

50548 KUALA LUMPUR.

5

10. Jawatan Kader JabatanLaut Malaysia seperti berikut:

10.1 Kelasi/ Jurumudi

10.2 Juruenjin Laut

Jabatan Laut Semenanjung Malaysia

Peti Surat 12, Jalan Limbungan

42007 Pelabuhan Klang

SELANGOR.

Jabatan Laut Sarawak

Kompleks Jabatan Laut Sarawak

Lot 683 Seksyen 66

Jalan Utama, Tanah Puteh

93618 KUCHING

Jabatan Laut Sabah

No. 2, Kompleks Jabatan Laut

Jalan Sepanggar, Teluk Salut

88450 KOTA KINABALU

1

Lampiran K1

PANDUAN

KEANGGOTAAN PPSM BAGI PEGAWAI DI BAHAGIAN-BAHAGIAN, KPM

Bil Organisasi Pengerusi Ahli Pegawai Yang

Dipertimbangkan

1. Kementerian Pelajaran Malaysia (PPSM Induk)

Ketua Setiausaha Kementerian -Turus III

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia -Turus III

(i) Semua Gred Utama dan Gred Khas

(ii) Semua pegawai (Gred 48-54) yang di luar bidang kuasa PPSM/ Agensi/ Organisasi di bawah KPM

(iii) Bahagian yang mempunyai kurang daripada 50 pegawai

2. Bahagian Audit

Sekolah dan Bahagian Tajaan

Timbalan Ketua Setiausaha -Gred Utama A

Setiausaha Bahagian -Gred 54

(i) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah di Bahagian

3. Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP)

Timbalan Ketua Setiausaha -Gred Utama A

Setiausaha Bahagian -Gred 54 Ketua Unit UKK -Gred 54 Ketua Unit NKRA -Gred 54


(ii) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah di pejabat:

YB Menteri YB Menteri I, YB Menteri II, Setiausaha

Politik, Ketua

Setiausaha, Ketua Pengarah

2


Dipertimbangkan

Pelajaran Malaysia,

Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan/Pengurusan)

Unit Komunikasi Korporat Unit National Key Result Area(NKRA)

Penasihat Undang-Undang

Unit Pengurusan Sumber Manusia,

Unit Prestasi dan Pemantauan Sub NKRA

4.

Institut Pendidikan Guru Malaysia Induk (IPGM Induk)

Rektor -Gred Utama B

Timbalan Rektor -Gred Utama C


(ii) Semua pegawai Gred 52 ke bawah di IPG Kampus yang berada di luar bidang kuasa PPSM IPG Kampus

5. Bahagian Pembangunan Kurikulum,

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH),

Bahagian Perancangan Dan Penyelidikan Dasar Pendidikan,

Bahagian

Pengarah -Gred Utama B

Timbalan Pengarah -Gred 54


3


Dipertimbangkan

Pembangunan, Lembaga

Peperiksaan

6. Bahagian Pendidikan Guru (BPG)

Pengarah -Gred U tama B



(ii) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah di Pusat Latihan Bahasa (ELTC) yang berada di luar bidang kuasa PPSM ELTC

7. Bahagian

Pendidikan Islam (BPI)

Bahagian Pendidikan Teknik Dan Vokasional (BPTV)

Bahagian Pendidikan Khas (BPK)

Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama Penuh Dan Sekolah Kecemerlangan (BPSBPSK)

Bahagian Sukan

Pengarah -Gred Utama B/C



(ii) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah di Sekolah

8. Institut Aminudin Baki (IAB)



(i) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah di bahagian

(ii) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah di IAB Utara yang berada

4


Dipertimbangkan

di luar bidang kuasa PPSM IAB Utara

9. Jemaah Nazir Dan Jaminan Kualiti (JNJK)

Ketua Nazir - Gred Utama B

Timbalan Ketua Nazir -Gred 54

(i) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah di Bahagian dan Jemaah Nazir Negeri

10. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM)

Setiausaha Bahagian -Gred Utama C

Timbalan Setiausaha Bahagian -Gred 54


(ii) PT (P/O) BRP/ Kaunselor Organisasi

11. Bahagian Kewangan

Bahagian Pembangunan Dan Penilaian Kompetensi

Bahagian Pengurusan Maklumat

Bahagian Perolehan Dan Pengurusan Aset

Bahagian Buku Teks

Setiausaha Bahagian -Gred Utama C



12. Bahagian Matrikulasi

Pengarah -Gred Utama C



(ii) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah yang berada di luar bidang kuasa PPSM Kolej Matrikulasi

5


Dipertimbangkan

13. Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP)

Pengarah - Gred Utama C


(i) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah di BTP, BTP Negeri dan Pusat Kegiatan Guru

14. Bahagian Akaun

Ketua Akauntan - Gred Utama C

Timbalan Ketua Akauntan -Gred 52


15. Bahagian Audit Dalam

Setiausaha Bahagian -Gred 54



16. Bahagian Kokurikulum Dan Kesenian

Pengarah -Gred 54

Ketua Penolong Pengarah -Gred 52


(ii) Semua pegawai Gred 48 dan ke bawah di Sekolah Seni

6

Lampiran K2

PANDUAN

KEANGGOTAAN PPSM BAGI PEGAWAI DI JPN

Bil Organisasi Pengerusi

PPSM Ahli

PPSM Pegawai

Ditimbang

1. JPN Gred A Pengarah Pelajaran - Gred Utama C

Timbalan Pengarah Pelajaran Negeri -Gred 54

(i) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah di JPN

(ii) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah di PPD

(iii) Semua pegawai Gred 52 dan ke bawah di sekolah yang di luar bidang kuasa PPSM bagi pegawai di sekolah

2. JPN Gred B Pengarah

Pelajaran -Gred 54

Timbalan Pengarah Pelajaran Negeri -Gred 52

(i) Semua pegawai Gred 48 dan ke bawah di JPN

(ii) Semua pegawai Gred 48 dan ke bawah di PPD

(iii) Semua pegawai Gred 48 dan ke bawah di sekolah yang di luar bidang kuasa PPSM bagi pegawai di sekolah

3. JPWP Labuan

dan Putrajaya Pengarah Pelajaran -Gred 54

Ketua Sektor/ Ketua Unit Gred 48

(i) Semua pegawai Gred 44 dan ke bawah di JPWP

(ii) Semua pegawai Gred 44 dan ke bawah di sekolah

7

Lampiran K3

PANDUAN

KEANGGOTAAN PPSM BAGI PEGAWAI DI INSTITUSI/ SEKOLAH

Bil Organisasi Pengerusi

PPSM Ahli

PPSM Anggota

Dipertimbangkan

1. Sekolah di bawah BPSBPSK/ BPTV/ BPI/ BPKHAS



Semua pegawai di Sekolah Gred 52 dan ke bawah

2. Sekolah Menengah dan Rendah di Kedah, Pulau Pinang, Perak, Selangor, Johor, Pahang, Terengganu, Kelantan, Negeri Sembilan, Melaka, Sabah dan Sarawak

Timbalan Pengarah Pelajaran -Gred 54/ 52

Pegawai Pelajaran Daerah/ Ketua Sektor -Gred 52


3. Sekolah Menengah dan Rendah di Perlis

Pengarah -Gred 54



4. IPG/ Kolej Matrikulasi/ ELTC/ IAB Cawangan Utara

Pengarah -Gred 54


Semua pegawai Gred 48 dan ke bawah

1

Lampiran L1

PANDUAN

SUSUNAN PYD, PPP DAN PPK DI BAHAGIAN-BAHAGIAN KPM

Bil.

PYD

PPP

PPK

Catatan

1. Ketua Setiausaha (KSU) Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (KPPA)

Ketua Setiausaha Negara(KSN)

2. Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM)

KSU Tidak Perlu

3. Timbalan Ketua Setiausaha (TKSU)

KSU Tidak perlu

4. Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran (TKPPM)

KPPM Tidak Perlu

5. Rektor Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM)

KPPM Tidak perlu

6. Setiausaha Bahagian (SUB)/Pengarah/Timbalan Rektor IPGM

TKSU/TKPPM/Rektor IPGM

KSU/KPPM/TKPPM

7. Ketua Akauntan KSU Akauntan Negara Malaysia

8. Penasihat Undang-Undang (PUU)

KSU Peguam Negara

9. Timbalan Setiausaha Bahagian (TSUB)/Timbalan Pengarah (TP)/Pengarah Sektor IPGM

SUB/Pengarah/Timbalan Rektor IPGM

TKSU/TKPPM/ Rektor IPGM

2

10. Pengarah IPGM/ Kolej Matrikulasi (KM)

Timbalan Rektor IPGM/ TP Bahagian Matrikulasi (BM)

Rektor IPGM/ Pengarah BM

11. TP IPGM/ KM Pengarah IPGM/ KM

Timbalan Rektor IPGM/ TP BM

12. Ketua Penolong Setiausaha (KPSU)/ Ketua Sektor (KS)/ Ketua Penolong Pengarah (KPP)

TSUB/TP SUB/Pengarah

13. Kaunselor TSUB SUB

14. Penolong Setiausaha (PSU)/ Ketua Unit (KU)/ Penolong Pengarah (PP)/ Pegawai Teknologi Maklumat (PTM)

KPSU/ KS/ KPP TSUB/TP/Pengarah

15. Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (PPTM)/ Pegawai Eksekutif (PE)

PP/PTM/PSU/KU/KPSU/KPP

KPSU/ KPP/ KS/ TSUB

16. Pengelola KU/KPP KS/TP

17. Setiausaha Pejabat KSU/ KPPM/ TKSU/ TKPPM/ Rektor IPGM/SUB/Pengarah/ Timbalan Rektor IPGM/TSUB/TP

Tidak Perlu

18. Ketua Pembantu Tadbir (KPT)

PE/KU/PP/PSU KPP/ KPSU

19. Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) (PT(P/O)/ Pembantu Tadbir (Kewangan) (PT Kew)

KPT/PE/Penolong Akauntan/PP/PSU

KU/PP/PSU/KPSU/KPP

3

20. Juruteknik Komputer/ Juruteknik Awam

PPTM/ Pembantu Jurutera/ PE

KU/ PTM/ PSU/ PP

21. Pembantu Tadbir Rendah (PTR)/ Pembantu Am Pejabat (PAP)/Pekerja Rendah Awam (PRA)/Pemandu & Jawatan-jawatan lain dari gred 17 kebawah

KPT/PE PE/PP/KU/PSU

22. Setiausaha Sulit Kanan (SUSK)/ Setiausaha Sulit (SUS)/ Setiausaha Akhbar (SUA)

KSU Setelah berbincang dengan Menteri

23. Pegawai Khas (Pejabat Anggota Pentadbiran)

KSU

24. Pegawai Pengiring KSU

25. Pegawai Petujuk Prestasi Gred 52

KSU

Nota : (i) Pegawai Penilai Pertama (PPP) ialah pegawai atasan atau penyelia yang terdekat

kepada Pegawai Yang Dinilai dan mempunyai hubungan kerja secara langsung atau yang mengawasi kerjanya; dan

(ii) Pegawai Penilai Kedua (PPK) ialah pegawai atasan yang terdekat kepada Pegawai Penilai Pertama dan mempunyai hubungan kerja dengan Pegawai Yang Dinilai. Jika hanya terdapat satu peringkat penyeliaan, maka penilaian bolehlah dibuat oleh Pegawai Penilai Pertama sahaja.

4

Lampiran L2

PANDUAN

SUSUNAN PYD, PPP DAN PPK di JABATAN PELAJARAN NEGERI

Bil.

PYD

PPP

PPK

1. Pengarah Pelajaran Negeri (PPN)

KPPM Tidak perlu

2. Timbalan Pengarah Pelajaran Negeri (TPPN)

PPN KPPM

3. KS TPPN PPN

4. KU/ KPP KPP/ KS KS/ TPPN

5. Penolong Pengarah (PP) / Akauntan

KU/ KPP/ KS KPP/ KS/TPPN

6. Penyelia / Pengelola PP/ KU KPP/ KS

7. PE / Penolong Akauntan PP/ KU KU/ KS

8. KPT PE/PP/ KU KU/ KS

9. PT(P/O)/ PT(Kew) / Pembantu Akauntan

KPT/ PE/ Penolong Akauntan/ PP

PP/ KU

10. Juruteknik Komputer/ Juruteknik Awam

PPTM/ Pembantu Jurutera/ PE

KU/ PTM/ PP

11. PTR/ PAP/ Pekerja Rendah Awam/ Pemandu & Jawatan-jawatan lain dari gred 17 ke bawah

KPT/ PE PE/ PP




5

Lampiran L3

PANDUAN

SUSUNAN PYD, PPP DAN PPK DI PEJABAT PELAJARAN DAERAH

Bil.

PYD

PPP

PPK

1. Pegawai Pelajaran Daerah (PPD)

TPPN PPN

2. TimbalanPegawai Pelajaran Daerah (TPPD)

PPD TPPN

3. Penolong Pegawai Pelajaran Daerah (PPPD)

TPPD PPD

4. PE / Pengelola / Penyelia

PPPD/ TPPD TPPD/ PPD

5. KPT PE PPPD

6. PT (P/O)/ PT (Kew) KPT PE

7. Juruteknik Komputer KPT PE


KPT/PE PE/ PPPD




6

Lampiran L4

PANDUAN

SUSUNAN PYD, PPP DAN PPKDI SEKOLAH Bil.

PYD

PPP

PPK

1. Pengetua/ Guru Besar PPD/ KPP Bahagian TPPN/ TP Bahagian

2. PK Pentadbiran/PK HEM/ PKKokurikulum/ PK Pendidikan Khas/ Penyelia Petang

Pengetua/ Guru Besar PPD/ KPP Bahagian

3. Ketua Bidang/ Ketua Panitia

PK Pentadbiran/ PK HEM/ PK Kokurikulum

Pengetua/ Guru Besar

4. Guru Penolong Penyelia Petang/ Ketua Bidang/ Ketua Panitia

PK Pentadbiran/ PK HEM/ PK Kokurikulum

5. KPT PK Pentadbiran Pengetua/ Guru Besar

6. PT(P/O)/ PT (Kew) KPT PK Pentadbiran

7. Ketua Pembantu Makmal

Ketua Bidang PK Pentadbiran

8. Pembantu Makmal Ketua Pembantu Makmal /Ketua Bidang

Ketua Bidang/ PK Pentadbiran

9. Ketua Penyelia Asrama PK HEM Pengetua

10. Penyelia Asrama Ketua Penyelia Asrama/ KPT

PK HEM

11. Pembantu Pengurusan Murid

Guru Pra Sekolah/ PK Pendidikan Khas

PK Pendidikan Khas/ Pengetua/ Guru Besar


KPT PK Pentadbiran

7

Nota : (i) Pegawai Penilai Pertama (PPP) ialah pegawai atasan atau penyelia yang terdekat kepada Pegawai Yang Dinilai dan mempunyai hubungan kerja secara langsung atau yang mengawasi kerjanya; dan


panduan bpsm 2013

Documents