SISTEM PERAKAUNAN

TERIMAAN KERAJAANeTERIMAAN

AGENDA1. PENGENALAN2. CIRI-CIRI SISTEM3. REKA BENTUK SISTEM4. PERANAN DAN CAPAIAN5. PROSES KERJA eTERIMAAN6. KAWALAN DALAMAN7. SISTEM eTERIMAAN8. LAPORAN_LAPORAN

PENGENALAN1. Sistem eTerimaan adalah satu sistem

kutipan kerajaan (receipting system) dan seterusnya memperakaunkan kutipan tersebut

2. Sistem eTerimaan dibangunkan untuk: mentransformasikan proses pungutan

wang daripada kaedah manual kepada kaedah elektronik

menyeragamkan proses pungutan wang di Pusat Terimaan

PENGENALAN2. Mula dilaksanakan pada Julai 2008 dan

sehingga 31 Oktober 2012, sebanyak 3,369 PT (96%) telah melaksanakan eTerimaan di seluruh negara.

3. Pelaksanaan eTerimaan telah mula diperluaskan kepada Agensi yang ingin berintegrasi dengan eTerimaan bermula Mac 2011. Sebagai contoh: KPDNKK (eLeseniaga) & Hospital Bintulu (HIS)

CIRI-CIRI UTAMA1. Menerima kutipan dan seterusnya

menjana resit secara elektronik: Hasil / Bayar balik Vot / Amanah / Deposit Pelbagai jenis cara bayaran:

Tunai Cek Wang Pos Kiriman Wang Bank Draf Pindahan Telegraf / EFT Portal/Perbankan Internet Kad Debit/Kad Kredit (Master Card & Visa)

CIRI-CIRI UTAMA2. Pengemaskinian Buku Tunai

Cerakinan dan lain-lain laporan secara auto – single point entry

Maklumat Resit Perbendaharaan daripada Pej Perakaunan dikemaskini setiap hari

3. Penyediaan Penyata Pemungut secara auto dan seterusnya dihantar ke Pej Perakaunan (GFMAS) secara elektronik setelah Perakuan 2 melalui eSPKB

4. Penjanaan laporan penyesuaian hasil secara elektronik

CIRI-CIRI LAIN1. Menggunakan rangkaian EG*Net2. Saling berantaramuka dengan eSPKB

Menggunakan server laporan dan pangkalan data yang sama

3. Server Aplikasi dan Pangkalan Data terdapat di setiap Pej Perakaunan

4. Capaian masuk ke sistem menggunakan no. kad pengenalan sebagai ID Pengguna (tidak menggunakan kad pintar)

CIRI-CIRI LAIN5. Kemudahan Antaramuka dengan

sistem kutipan Agensi yang lain:i. Muat Naik – Resit dari sistem Agensi

dimuat naik ke eTerimaanii. Muat Turun – Resit dari eTerimaan

dimuat naik ke sistem Agensi

REKA BENTUK SISTEM

eTerimaan

eSPKB

Pangkalan Data

Server Laporan

PTJ – eSPKB User

Pusat Terimaan – eTerimaan User

Pejabat Perakaunan

PERANAN DAN CAPAIAN1. Juruwang/Operator2. Pendaftar Mel3. Penyelia4. Peraku I5. Peraku II6. ULOAD / DLOAD7. Pentadbir Buletin8. Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan9. Pentadbir Sistem Pusat Terimaan

PERANAN DAN CAPAIAN1. Juruwang / Operator

Menerima kutipan wang dan mengeluarkan resit rasmi

Mengemaskini resit manual ke dalam sistem

2. Pendaftar Mel Menerima kutipan melalui mel dan

mendaftarkannya ke dalam eTerimaan Tidak boleh mengeluarkan resit – AP 71

(a)

PERANAN DAN CAPAIAN3. Penyelia

Menyelia pungutan oleh Juruwang / Operator Meluluskan resit manual Membatalkan resit Menyemak BTC setiap hari dan turunkan

tandatangan ringkas – AP 80(b)

PERANAN DAN CAPAIAN4. Peraku I

Mengesahkan Penyata Pemungut dan Penyelarasan Rekod

5. Peraku II Meluluskan Penyata Pemungut dan

Penyelarasan Rekod Menyemak slip bank sebelum membuat

Perakuan II ke atas Penyata Pemungut

PERANAN DAN CAPAIAN6. ULOAD / DLOAD

Memuat naik maklumat resit dari sistem kutipan Agensi ke eTerimaan

Memuat turun maklumat resit eTerimaan

7. Pentadbir Buletin Bertangunggujawab atas penyelenggaraan

buletin di eTerimaan

PERANAN DAN CAPAIAN8. Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan

Terdiri daripada Pengarah/Ketua Akauntan dan 2 pegawai lain (maksimum 3 org bagi setiap AO/SAD)

Mewujudkan Pusat Terimaan Mewujudkan dan mengemaskini Peranan dan

tahap capaian8. Melantik Pentadbir Sistem Pusat Terimaan9. Menetapkan dan mengemaskini Akaun Bank

Terimaan10.Mengaktifkan no. Siri bagi Pelan Pemulihan

Bencana Mengemaskini tempoh bagi Penyata Pemungut

CIT

PERANAN DAN CAPAIAN9. Pentadbir Sistem Pusat Terimaan

Dilantik oleh Pentadbir Sistem Pej Perakaunan (maksimum 2 pegawai)

Tidak boleh terlibat dengan urusan pungutan Mewujudkan dan menyelenggara ID Pengguna

berdasarkan Surat Penurunan Kuasa (AP 69) Mewujudkan Kod Penjenisan Terimaan serta

membawa ke tahun berikutnya

PROSES KERJA

Pelanggan Terimaan di kaunter Jana Resit

Jana Penyata Pemungut

Maklumat Penyata Pemungut dikemaskini di eSPKB dan

dihantar ke GFMAS

GFMAS

eTERIMAAN

eSPKB

PROSES KERJA

GFMAS

RESIT KEW38E

LAPORAN SERAHAN WANG

PENYATA PEMUNGUT

PENYATA PEMUNGUT

MAKLUMAT PENYESUAI

AN

MAKLUMAT RESIT

PERBENDAHARAN

MAKLUMAT CEK TAK

LAKU

MAKLUMAT PENYATA PEMUNGUT

2

PENDAFTAR MEL

JURUWANG PENYELIA PERAKU 1 PERAKU 2

1 3

1

4

5

6

SLIP BANK

7

8

9

KAWALAN DALAMAN1. Peranan dan Tahap Capaian pengguna

adalah dikawal oleh Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan (Admin AO)

Sbg cth: Resit hanya boleh dibatalkan oleh Penyelia

2. Resit Asal hanya boleh dicetak sekali sahaja3. Maklumat Resit Manual yang dikemaskini

ke dalam eTerimaan perlu disemak dan diluluskan oleh Penyelia sebelum dibuat serahan

KAWALAN DALAMAN4. Pergerakan wang direkod melalui

Laporan Serahan Wang dan perlu diakui penerimaan oleh Penyelia

Semakan kutipan yang direkod di eTerimaan dengan kutipan di tangan

5. Juruwang perlu menyerahkan kutipan yang diterima sebaik sahaja selesai giliran

Jika tidak, sistem tidak akan membenarkan juruwang menjana resit pada keesokan harinya

Memastikan juruwang tidak menyimpan kutipan terlalu lama

KAWALAN DALAMAN6. Post dated cheque tidak dibenarkan7. Pegawai Perakuan II bagi Penyata

Pemungut mesti pegawai berbeza daripada Pegawai Perakuan I

Memastikan amaun di Penyata Pemungut sama dengan amaun yang di bank-in

8. Pop-up message semasa: Simpan resit Luluskan Resit Manual Luluskan Serahan Wang Operator

KAWALAN DALAMAN9. Data yang dikunci masuk dalam

Pendaftaran Mel tidak boleh dipinda semasa penyediaan resit

Sekiranya terdapat kesalahan, juruwang hanya boleh kuiri dan maklumat dipinda oleh pendaftar mel

10. Bagi cara bayaran cek, bank draf, EFT, Kad Kredit, MEPS Cash – hanya 1 resit akan dijana bagi setiap no.rujukan berbeza. Ini adalah untuk memudahkan sekiranya berlaku kes seperti cek tak laku.

1. MODUL PENERIMAAN BAYARANa. Tambah Penerimaan Bayaran – menjana

resit Kew38E (auto)b. Pendaftaran Mel – merekodkan kutipan

melalui melc. Tambah Penerimaan Bayaran Manual –

mengemaskini resit manual Kew38d. Batal Resit – membatalkan resite. Carian Resit – menyenaraikan resit auto dan

resit manualf. Senarai Resit Manual - menyenaraikan resit

manualg. Serahan Wang Operator – juruwang

menyerahkan kutipan kepada penyeliah. Terimaan Wang Penyelia – Penyelia

memperaku kutipan yang diterima daripada Juruwang

2. MODUL PENYATA PEMUNGUTa. Penyata Pemungut

Resit yang dikeluarkan secara auto (KEW38E) Juga dikenali sebagai Penyata Pemungut Auto

(KEW305E) Jenis Pungutan C

b. Penyata Pemungut Manual Resit yang dikeluarkan secara manual (KEW38) dan

auto (KEW38E) Juga mengambilkira penyata pemungut manual

(KEW305) Jenis Pungutan C atau D

c. Penyata Pemungut Online Mengakaunkan pungutan dan mengemaskini buku

tunai bagi kutipan secara Perbankan Internet/Portal, Agen Pemungut dan SMS

Jenis Pungutan D sahaja (Default)

1) LAPORAN TK100 – BUKU TUNAI CERAKINAN

a) Merekod kutipan harian berdasarkan maklumat resit dan penyata pemungut yang dijana serta maklumat Resit Perbendaharaan yang diterima daripada Pejabat Perakaunan.

b) Proses pengemaskinian: resit yang dijana secara eT (KEW38E) – Simpan Resit manual (KEW38) – Lulus Resit integrasi – Perakuan 2 Penyata Pemungut Penyelarasan Rekod eT – Perakuan 2 Penyata Pemungut – Perakuan 2 Resit Perbendaharaan – Penyata Pemungut berstatus 8

1) LAPORAN TK100 – BUKU TUNAI CERAKINAN

c) Laporan ini menggantikan Buku Tunai Cerakinan manual (KEW 248).

d) Antara laporan utama yang dihantar untuk tujuan pengauditan KKWT

2) LAPORAN TK101 – LAPORAN RESIT RASMIa) Membolehkan pengguna mendapatkan maklumat

berkenaan resit-resit auto yang telah dijana melalui eTerimaan samada yang berstatus lulus atau batal.

b) Memaparkan maklumat resit, nama operator, nama pembayar, jenis terimaan, amaun dan status resit.

c) Laporan akan dikemaskini sebaik sahaja resit disimpan dan akan dikemaskini sekiranya resit dibatalkan.

3) LAPORAN TK102 – LAPORAN RESIT BATAL

a) Menyenaraikan maklumat-maklumat resit yang telah dibatalkan melalui eTerimaan.

b) Memaparkan maklumat resit, jenis terimaan, sebab batal dan maklumat resit gantian.

c) Laporan akan dikemaskini mengikut tarikh resit tersebut dibatalkan

4) LAPORAN TK103 – LAPORAN RESIT MANUAL

a) Menyenaraikan semua maklumat resit manual (KEW38) yang dikunci masuk ke dalam eTerimaan berdasarkan tarikh resit dikeluarkan.

b) Memaparkan maklumat resit, jenis terimaan, tarikh dikemaskini, nama operator dan status resit.

c) Laporan ini akan dikemaskini di dalam laporan selepas maklumat resit dikunci masuk

d) Status resit:- Sah - Selepas maklumat resit dikunci masuk oleh juruwang Lulus - Selepas resit diluluskan oleh penyelia Batal - Selepas resit dibatalkan oleh penyelia

5) LAPORAN TK106 – LAPORAN RESIT ANTARAMUKA

a) Memaparkan maklumat resit yang dimuat naik (upload) daripada sistem pungutan agensi ke dalam eTerimaan.

b) Laporan dikemaskini sebaik sahaja resit dimuat naik ke eTerimaan

6) LAPORAN TK110 – LAPORAN SERAHAN WANG

a) Memaparkan: maklumat kutipan yang telah diserahkan oleh

Juruwang kepada Penyelia Maklumat akuan penerimaan oleh penyelia

b) Laporan ini perlu disediakan oleh Juruwang dan diserahkan kepada penyelia bersama-sama kutipan yang diterima.

c) Perlu dicetak dan ditandatangani Penyelia

7) LAPORAN TK111 – LAPORAN RINGKASAN TERIMAAN

a) Memaparkan maklumat kutipan yang diterima oleh seseorang operator bagi hari yang tertentu.

b) Maklumat yang dipaparkan termasuklah no. Resit, nama pembayar, amaun, kod OSOL/Amanah dan status resit

8) LAPORAN TK120 – LAPORAN MEL

a) Membolehkan pengguna eTerimaan mendapatkan maklumat terimaan melalui mel yang didaftarkan dalam sistem eTerimaan.

b) Pengguna boleh mengetahui samada mel tersebut telah dibuat resit atau pun tidak melalui maklumat resit di dalam laporan ini.

c) Antara maklumat yang dipaparkan adalah tarikh didaftarkan, no. Daftar mel, nama pendaftar, maklumat terimaan dan maklumat resit.

9) LAPORAN TK121 – TK127 : LAPORAN MENGIKUT CARA BAYARAN

a) Laporan ini membolehkan pengguna mengetahui maklumat terimaan mengikut cara bayaran yang tertentu.

b) Dipecahkan mengikut laporan-laporan berikut:-i. TK121 - Laporan Terimaan Melalui Tunaiii. TK122 - Laporan Terimaan Melalui Cekiii. TK123 - Laporan Terimaan Melalui Bank Drafiv. TK124 - Laporan Terimaan Melalui Wang Posv. TK125 - Laporan Terimaan Melalui Kiriman Wangvi. TK126 - Laporan Terimaan Melalui Kad Kreditvii. TK127 - Laporan Terimaan Melalui Lain-lain Cara

Bayaranc) Maklumat yang dipaparkan adalah tarikh dan no.resit,

maklumat terimaan, kod OSOL/Amana, amaun dan status resit.

10) LAPORAN TK130 – LAPORAN PENYATA PEMUNGUT

a) Laporan ini membolehkan pengguna mengetahui maklumat dan status PP yang telah dijana.

b) Memaparkan maklumat PP yang dijana secara auto atau manual berserta PP gantian (jika ada).

c) Antara maklumat yang dipaparkan adalah tarikh status PP, no. PP, amaun, no. Slip bank, status dan maklumat Resit Perbendaharaan.

11) LAPORAN TK131 – LAPORAN PENYATA PEMUNGUT YANG TELAH DIBATALKAN

a) Laporan ini membolehkan pengguna mengetahui senarai dan maklumat PP yang telah dibatalkan serta maklumat PP gantian.

b) Antara maklumat yang dipaparkan adalah tarikh PP dan tarikh PP dibatalkan, no.PP dan no.PP gantian, amaun, no. Slip Bank dan maklumat Resit Perbendaharaan.

12) LAPORAN TK140 – LAPORAN TERIMAAN MENGIKUT KOD TERIMAAN

a) Laporan ini membolehkan pengguna mendapatkan maklumat resit yang dijana / dikemaskini mengikut kod-kod penjenisan terimaan.

b) Pelarasan rekod eTerimaan juga akan dikemaskini di dalam laporan ini

c) Maklumat yang dipaparkan adalah tarikh dan no. Resit, cara bayaran, amaun dan status resit.

d) Laporan ini akan dikemaskini apabila: Resit auto disimpan Resit manual berstatus Penyelarasan Rekod berstatus Lulus (Perakuan 2)

13) LAPORAN TK141 – LAPORAN AKAUN HASIL

a) Membolehkan pengguna mengetahui maklumat dan baki terkini bagi sesuatu kod hasil.

b) Memaparkan maklumat seperti tarikh, kod Jabatan, kod PTJ/PK, Kod Urusniaga, perihal terimaan, no. Rujukan dokumen (PP), maklumat resit perbendaharaan dan jumlah (Debit/Kredit).

c) Laporan ini dikemaskini apabila: Penyata Pemungut di Peraku 2 Penyelarasan Rekod eTerimaan di Peraku 2 Dokumen dari eSPKB yg berkaitan kod Hasil yang berstatus 8

(cth: Baucar Jurnal, Penyata Pemungut, etc).

14) LAPORAN TK150 – LAPORAN RINGKASAN TERIMAAN BULANAN DAN TERKUMPUL

a) Membolehkan pengguna mengetahui maklumat terimaan berdasarkan kod objek secara bulanan dan terkumpul.

b) Memaparkan senarai kod objek yang diguna pakai, jumlah terimaan mengikut bulan dan jumlah terimaan terkumpul.

c) Laporan ini dikemaskini apabila: Resit auto disimpan / dibatalkan Resit manual diluluskan Penyelarasan Rekod eTerimaan di Peraku 2

15) LAPORAN PENYESUAIANa) Penyesuaian bulanan dilakukan secara autob) Laporan yang terlibat ialah:

i. TK190 – Sijil Pengesahan Akaun Hasil Sijil pengesahan yang perlu diperakukan oleh PTJ berkenaan

jumlah hasil yang terdapat antara Pej Perakaunan dan PTJ.ii. TK191 – Laporan Penyesuaian Akaun Hasil (Lampiran B)

Laporan ini menjelaskan perbezaan yang terdapat antara laporan terperinci hasil (C330) dan laporan akaun hasil .

iii. TK192 – Senarai A Laporan ini memaparkan urusniaga kredit di akaun pejabat

pembayar yang tidak diambil kira oleh PTJ/Pemungut hasil. a) TK193 – Senarai B

a) Laporan ini memaparkan urusniaga debit di Laporan Terimaan PTJ/PK Pemungut Hasil yang tidak diambilkira oleh pejabat pembayar.

b) TK194 – Senarai Ca) Laporan ini memaparkan urusniaga Debit Di Akaun Pejabat

Pembayar Yang tidak diambil kira oleh PTJ/Pemungut Hasil. c) TK195 – Senarai D

i. Laporan ini memaparkan urusniaga Kredit di Laporan Terimaan PTJ/PK Pemungut Hasil yang tidak diambilkira oleh pejabat pembayar.

16) LAPORAN TK200 - LAPORAN SENARAI PENGGUNA

a) Membolehkan pengguna mengetahui senarai pengguna serta peranannya di Pusat Terimaan.

b) Memaparkan maklumat nama/ic pengguna, tempoh aktif, peranan dan capaian.

4. MODUL PENYELENGGARAAN SISTEM

a. Jadual Rujukan DCS – memaparkan data yang tidak boleh diubah

b. Jadual Rujukan Bukan DCS – memaparkan data yang boleh diubah

c. Penyelarasan Rekod – menyelaraskan baki akaun Hasil Pejabat Pemungut

d. Pemadanan Manual – memadankan rekod yang tidak boleh dipadankan secara auto

e. Antaramuka – antaramuka dengan sistem kutipan agensi

5. MODUL PENYELENGGARAAN PENGGUNA

a. Berfungsi mewujud, mengemaskini dan menyelenggara ID pengguna.

b. Memaparkan maklumat peranan dan tahap capaian yang ditentukan oleh Pejabat Perakaunan

6. MODUL TUKAR PROFILa. Membolehkan pengguna menukar

capaian ke Pusat Terimaan lain tanpa perlu keluar daripada sistem eTerimaan

b. Hanya terpakai kepada pengguna yang diberikan capaian kepada lebih daripada 1 Pusat Terimaan

8. MODUL BULETINa. Mewujudkan, mengemaskini,

menyelenggara dan memaparkan buletin

b. Membolehkan pengguna mencari semula buletin yang telah dipaparkan sebelum ini (di arkib)

SEKIANTERIMA KASIH