INSTITUT AMINUDDIN BAKIKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

A. KANDUNGAN1. Pengenalan

2. Undang-undang yang berkuatkuasa

3. Jenis Terimaan dan Pungutan

4. Tatacara Terimaan dan Pungutan

5. Kawalan Terimaan dan Pungutan

6. Contoh-Contoh Dokumen Penting

7. Kajian Kes – Laporan dan teguran audit

8. Rumusan 2

1. Menjelaskan dasar-dasar pengurusan terimaandan pungutan kerajaan, sistem dan peraturanserta arahan-arahan yang berkuatkuasa.

2. Meningkatkan kompetansi Pengurus Sekolah dalammerancang, mengawal dan melaksanakan terimaandan pungutan mengikut sistem dan arahan yangberkuatkuasa.

3. Meningkatkan akauntabiliti Pengurus Sekolahterhadap pengurusan terimaan dan pungutan.

3

B. OBJEKTIF UMUM

4

PENGURUSANKEWANGAN

PENGURUSANBELANJAWAN

PENGURUSAN PERAKAUNAN

PENGURUSAN BAYARAN

PENGURUSANASET

PENGURUSANPEROLEHAN

KAWALAN PENGURUSAN

a) Akta Tatacara Kewangan 1957 (disemak 1972)

b) Arahan Perbendaharaan (Pindaan Julai 2008)

c) Akta Pendidikan 1996-Peraturan-Peraturan Pendidikan(Akaun dan Audit)2002

d) Tatacara Pengurusan Kewangan dan PerakaunanKumpulan Wang Sekolah, Kementerian PelajaranMalaysia (TPKPKWS)Edisi Keempat Tahun 2005

5

2. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

6

Terimaan dan Pungutan merupakan satu proses

pengendalian wang yang diterima oleh sekolah

daripada pelbagai punca mengikut undang-undang dan

peraturan-peraturan pengurusan kewangan yang

sedang berkuatkuasa.

3.1 KONSEP

3. TERIMAAN DAN PUNGUTAN

7

a) Pegawai Pengawal

Pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan atauMenteri Besar atau Ketua Menteri dibawah Seksyen 15AAkta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61) bagi setiaptujuan perbelanjaan yang diperuntukkan bagi mana-mana tahun kewangan dalam anggaran, bagi mengawal,tertakluk kepada sebarang arahan yang ditujukan olehpihak penguatkuasa kewangan, perbelanjaan yangdikuatkuasakan di bawah tujuan itu, dan termasuksemua tanggungjawab Pegawai Perakaunan.

AP 3

3.2 TAKRIFAN ISTILAH

b) Pemungut

Seorang pegawai yang oleh kerana jawatannyaatau di bawah mana-mana undang-undang bertulisatau peraturan bertulis adalah bertanggungjawabbagi memungut wang daripada orang awam bagipihak kerajaan.

AP 3

8

c) Pegawai Perakaunan

Meliputi semua pegawai awam yang ditugaskan untuk;

mengutip, menerima atau mengakaun sebarang wangawam

membelanja/membayar apa-apa wang awam

menerima, menyimpan, melupus atau pengakaunbarangan awam

AP 3

Istilah ini hendaklah dipakai bagi Ketua Jabatan ataupegawai bawahannya yang paling rendah, apabila merekamenguruskan Wang Awam atau Aset Awam

[Sek. 3 Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61)]

d) Perbendaharaan

Menteri Kewangan dan termasuklah pegawai dibawah kawalan pentadbirannya atau yang telahditurunkan kuasa untuk bertindak bagi pihaknyaatau yang dibenarkan menggunakan kuasanya dibawah Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61)mengikut peruntukan Seksyen 6 atau 7 AktaPerwakilan kuasa 1956 (Akta 358)

AP 3

10

11

e) Resit Rasmi

Sebarang akuan terimaan wang dari orang awam

termasuk dalam bentuk lesen, tiket, borang yang mana

amaun bayaran tetap ditulis atau dicetak padanya atau

melalui media elektronik.

AP 3

12

f) Wang Awam

Semua hasil, pinjaman, amanah dan lain-lain wangdan semua bon, debentur dan lain-lain sekuriti apasahaja dikumpul atau diterima oleh keranaPersekutuan (tidak termasuk zakat, fitrah,Baitulmal dan hasil-hasil muslim)

[Seksyen 3 Akta Tatacara Kewangan 1957(Akta61]

..dan termasuklah wang tunai dan kesetaraan tunaiserta semua instrumen kewangan kerajaan.

AP 3

3.3 TANGGUNGJAWAB

a) Pegawai Pengawal

Melaksanakan kewajipan kewangan Kementerian/ Jabatan dengan sempurna;

Memungut dengan sewajarnya segala wang awamyang patut diterima atau dibawah arahannya

Menyimpan dengan selamat wang awam yang telahdipungut

Bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan oleh mereka atau dibawah kuasamereka didapati tidak betul

Perwakilan kuasa kepada pegawai lain hendaklahdibuat dengan arahan bertulis dan beliau secaraamnya tidak terlepas dari tanggungjawab sendirisetelah perwakilan dibuat

Pegawai Pengawal selaku pegawai perakaunanketika melaksanakan tanggungjawab kewanganhendaklah mematuhi Piawaian Perakaunankerajaan, Surat Pekeliling dan Surat ArahanAkauntan Negara Malaysia yang berkuatkuasa

AP 53

b) Pemungut

Menyimpan dengan selamat dan menggunakandengan sepatutnya semua Resit Rasmi

Menyimpan dan mengunci semua stok ResitRasmi, lesen, borang akuan terima yang lain yangbelum guna dalam stok, dengan selamat di bawahkawalannya sendiri atau di bawah kawalanseorang pegawai kanan yang tidak menyediakanResit Rasmi atau membuat pungutan

15

Memastikan ciri-ciri keselamatan dan kawalandalaman dalam persekitaran elektronik adalahmencukupi dan berfungsi serta hanya pegawaiyang diberi kuasa sahaja dapat mengakses sistemdan dokumen-dokumen kawalan

Melaksanakan terimaan secara elektronikmengikut pekeliling yang berkuatkuasa.

AP 65

16

a) Memastikan semua pungutan yang dipertanggung-jawab kepada sekolah dipungut dengan sewajarnyauntuk mengelak ABT.

b) Mengenalpasti pihak yang bertanggungjawab danmengambil tindakan sekiranya berlaku kehilangan, penyelewengan dan salah guna kuasa.

c) Menghindari kehilangan dan kecurian hartasekolah(wang tunai)

d) Meningkatkan kecekapan menguruskan terimaandan pungutan sekolah dengan berkesan,

17

3.4 KEPERLUAN SISTEM TERIMAAN DAN PUNGUTAN

18

1. Sumber Kerajaan

Bantuan Mata Pelajaran

Bantuan Bukan Mata Pelajaran

2. Sumber Bukan Kerajaan (Wang Awam)

Kutipan daripada murid

Derma daripada orang awam

Caj kemudahan sekolah

Lain-lain

4. JENIS-JENIS TERIMAAN

4.1 TERIMAAN DALAM AKAUN KUMPULAN WANG KERAJAAN

Pemberian BantuanPerkapita

Yuran Khas

Rancangan MakananTambahan (RMT)

Biasiswa Kerajaan

Pra Sekolah

Yuran PeperiksaanKerajaan (MUET)

Geran Pelancaran(Launching Grant)

KWAPM, SBT

RIMUP

Pakaian Seragam

Ops Dakwah

Kem Bestari Solat

Ihya’ Ramadan

Elaun Bantuan KelasPendidikan Khas

Bantuan PIBG

Lain-lain bantuankerajaan

20

Bayaran-Bayaran lain

Sewa Kantin

Sewa Kedai Buku

Sewaan Harta Sekolah

Derma dan Sumbangan

Insuran

Majlis Sukan Sekolah

Majalah Sekolah

Faedah bank

4.2 TERIMAAN DALAM AKAUN KUMPULAN WANG SUWA

21

LPBT Asrama

Bantuan Makanan Asrama

Yuran Makan Asrama

Yuran Pendaftaran Asrama

Yuran Dobi / Pelbagai yang diluluskan

Faedah Bank

4.3 TERIMAAN DALAM AKAUN KUMPULAN WANG ASRAMA

22

a) Permohonan kebenaran bertulis daripadaPendaftar Sekolah

b) Penyediaan Surat Perwakilan Kuasa memungutwang awam (TPKPKWS 5.4.2)

c) Resit dan Proses Pengeluaran Resit

- Resit Pejabat (RP01)

- Resit Murid (RM01)

d) Pengakaunan, penyimpanan dan perbankkan

e) Perlaporan

5. TATACARA TERIMAAN DAN PUNGUTAN

Cadangan bayaran lain perlu dibentang, dibincangdan diputuskan di dalam Mesyuarat Agung PIBG atauMesyuarat Jawatankuasa PIBG.

Kutipan untuk PIBG – Akaun PIBG

Kutipan wang asrama – Kumpulan Wang Asrama

PENGURUSAN TERIMAAN BAGI BAYARAN LAIN

23

Kutipan lain untuk aktiviti sekolah – KumpulanWang SUWA

Kutipan majalah sekolah – Kumpulan Wang SUWA

(Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 7/2009, SuratPekeliling Ikhtisas Bil 14/2010 dan Surat

Edaran Bahagian Akaun 8 Mei 2009)

24

a) KUASA untuk melulus kutipan yuran di sekolah-sekolah telah ditetapkan oleh School (General)Regulation 1951- Peraturan 57. Peraturan tersebutmemberi kuasa kepada Pendaftar Sekolahmeluluskan sebarang kutipan termasuk jumlah dancara kutipan yuran boleh dilaksanakan.

b) Semua jenis yuran termasuk yuran sekolah yangdikenakan oleh sekolah-sekolah bantuan penuhterhadap murid-murid perlu terlebih dahulumendapat kelulusan daripada Pendaftar Sekolah-Sekolah Negeri

25

5.1 KELULUSAN PENDAFTAR

c) Hanya Pendaftar sahaja yang diberi kuasameluluskan kelulusan itu. Kuasa ini tidakdiperturunkan kepada mana-mana pegawai lain.

d) Bagi sekolah-sekolah berasrama penuh dibawahkelolaan Pengarah Sekolah-Sekolah dan SekolahMenengah Teknik dan Vokasional dibawah kelolaanPengarah Pendidikan Teknik dan Vokasional, segalajenis bayaran yang dikenakan termasuk bayarantambahan hendaklah terlebih dulu mendapatkelulusan Pendaftar Besar Sekolah-Sekolah.

(Bahagian Pendaftaran Sekolah KPM)

27

LAMPIRAN 1-PEKELILING KPM

LAMPIRAN 1-PEKELILING KPM

29

Nama / Jenis Borang

Nama & Alamat Pemohon

Tajuk / Perkara Permohonan

Jenis Yuran Yang Dipohon

Jenis Pungutan Yang Diarahkan

Tandatangan Pemohon

Tandatangan Kelulusan

LAMPIRAN 2-MOHON KELULUSAN PENDAFTAR

30

LAMPIRAN 3-KELULUSAN PENDAFTAR

31

a) Sebarang kewajipan perwakilan ini kepada pegawailain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis.

Bagaimanapun seorang pegawai itu secara amnyatidak terlepas daripada tanggungjawabnya sendirisetelah perwakilan dibuat.

AP 53

Pengetua/Guru Besar hendaklah memberi kuasasecara bertulis kepada pegawai-pegawai yangmembuat pungutan bagi pihaknya. Seorang pegawaiyang tidak diberi kuasa tidak boleh membuatpungutan.

TPKPKWS Bil 5.4.2 & AP 69

5.2 PERWAKILAN KUASA

32

Nama Sekolah

Nama & No KP Pegawai

Jawatan Pegawai

Tarikh kuat kuasa

Kelas/Tingkatan mana

T/Tangan Pemberi Kuasa

T/Tangan Penerima Kuasa

Senarai Edaran

Jenis Terimaan/Pungutan

LAMPIRAN 4-SURAT PERWAKILAN KUASA

33

LAMPIRAN 5 -SURAT PERWAKILAN KUASA

a) Resit Rasmi

Resit rasmi secara manual atau elektronik mestilahdikeluarkan sebagai akuan terima wang yangdibayar kepada seseorang pegawai awam.

Resit rasmi mestilah dikeluarkan pada masaurusan dibuat dan jika seseorang pembayar hadirsendiri, Resit Rasmi itu mesti diserahkankepadanya. Apabila Wang Awam diterima melaluipos atau penghantar, Resit Rasmi baginya mestidisediakan pada hari itu juga dan dihantarselewat-lewatnya pada hari bekerja berikutnya.

5.3 RESIT DAN PENGELUARAN RESIT

34

Resit Rasmi tidak akan dikeluarkan bagipembayaran yang dibuat oleh pegawai awam dengancara potongan pada baucar melainkan jika sistemperakaunan yang digunakan mengkehendakinya.

AP 60

35

b) Perakuan Terima Wang

Terdapat 2 Jenis Resit Rasmi;

Resit Rasmi Pejabat (RP01)

Dikeluarkan oleh Pengurus Sekolah/pegawai yangdiberi kuasa kepada guru-guru darjah/tingkatan/warden/penyelia asrama dan orang awam.

Resit Rasmi Murid (RM01)

Digunakan oleh semua sekolah termasuk SJK Cinadan SJK Tamil

AP 60

36

37

LAMPIRAN 6-ARAHAN PINDAAN FORMAT DOKUMEN KEWANGAN

38

c) Pemberitahuan Awam

Pegawai Pengawal dan Pemungut hendaklahmenentukan supaya orang awam diberitahu dengansepenuhnya bahawa mereka hendaklah memintaresit bagi semua wang yang dibayar dan bahawamereka hendaklah hanya menerima akuan terimayang dikeluarkan pada resit yang bercetak danbernombor.

Pemberitahuan dalam bahasa-bahasa yangberkenaan hendaklah dipamerkan di tempat-tempatyang mudah dilihat oleh orang awam.

‘SILA DAPATKAN RESIT RASMI BAGI SETIAP PEMBAYARAN YANG DIBUAT’

d) Perolehan Buku Resit

Sekolah hanya boleh memperolehi Buku Resitdaripada Percetakan Nasional Berhad

TPKPKWS 5.3.3

40

LAMPIRAN 7-DAFTAR STOK BUKU RESIT

41

e) Proses Penyediaan Resit

Resit Rasmi dikeluarkan masa urusniaga dibuat.

AP 60

Pegawai yang menulis tidak boleh menandatanganiresit KECUALI pegawai yang mesti bekerja seorangdiri

Contoh: guru kelas / warden.

TPKPKWS Bil. 5.4.6 dan AP 70(a)

Berkarbon

Pen mata bola

Pengasingan penggunaaan Buku Resit mengikutKumpulan Wang (Kerajaan, SUWA, Asrama)

42

LAMPIRAN 8-CONTOH RESIT RASMI

43

1. Nombor Siri Resit

2. Nama & Alamat PejabatPembayar

3. Nama Pembayar

4. Maksud Penerimaan/ pembayaran

5. Jumlah dalam “PERKATAAN”

6. Jumlah dalam “ANGKA”

7. Bentuk Terimaan(TUNAI/CEK/DLL)

8. Tandatangan Penulis Resit

9. Tarikh Penerimaan/Urusniaga

LAMPIRAN 9-MAKLUMAT PENTING BUKU RESIT

44

a) Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah

direkodkan ke dalam “Borang Kutipan dan Serahan

Guru Ke Pejabat” dan diserahkan bersama-sama

buku resit kepada Pengetua/Guru Besar pada hari

yang sama’

TPKPKWS 5.3.5

5.4 MEREKOD PUNGUTAN

45

b) Tindakan Guru Kelas;

Memungut dan mengeluarkan resit

Mengisi Borang Kutipan & Serahan Guru Ke Pejabatdalam 2 salinan:-

Asal - Simpanan Pejabat

Pendua - Guru Kelas/Tingkatan

Failkan mengikut tertib

Catat dalam Daftar Kedatangan Murid

46

Bil Nama MuridBayaran Tambahan Majalah Sekolah Takaful

Tarikh Bil Resit Jumlah Tarikh Bil Resit Jumlah Tarikh Bil Resit Jumlah

1 Amir bin Hamzah 2.1.2003 0001 9.00 2.1.2003 0001 8.00 2.1.2003 0001 1.50

2 Amri bib Borhanan 2.1.2003 0009 9.00 2.1.2003 0009 8.00 2.1.2003 0009 1.50

3 Bahari bin Baharom 2.1.2003 0007 9.00 2.1.2003 0007 8.00 2.1.2003 0007 1.50

4 Che Lah bin Shaari 2.1.2003 0006 9.00 2.1.2003 0006 8.00 2.1.2003 0006 1.50

5 Daud bin Ibrahim 2.1.2003 0004 9.00 2.1.2003 0004 8.00 2.1.2003 0004 1.50

6 Derani bin Ishak 2.1.2003 0002 9.00 2.1.2003 0002 8.00 2.1.2003 0002 1.50

7 Mat Rosli bin Din 2.1.2003 0008 9.00 2.1.2003 0008 8.00 2.1.2003 0008 1.50

8 Mat Zahari bin Din 2.1.2003 0015 9.00 Dikecualikan 2.1.2003 0015 1.50

9 Md Talha bin Daud 2.1.2003 0016 9.00 2.1.2003 0016 8.00 2.1.2003 0016 1.50

10 Ashikin bt Johari 2.1.2003 0010 9.00 2.1.2003 0010 8.00 2.1.2003 0010 1.50

11 Azhani bt Ismail 2.1.2003 0013 9.00 2.1.2003 0013 8.00 2.1.2003 0013 1.50

12 Fatimah bt Azli 2.1.2003 0011 9.00 2.1.2003 0011 8.00 2.1.2003 0011 1.50

13 Samsiah bt Saud 2.1.2003 0014 9.00 2.1.2003 0014 8.00 2.1.2003 0014 1.50

14 Saudah bt Dahlan 2.1.2003 0017 9.00 2.1.2003 0017 8.00 2.1.2003 0017 1.50

15 Serina bt Bakar 2.1.2003 0003 9.00 2.1.2003 0003 8.00 2.1.2003 0003 1.50

16 Zaharah bt Ismail 2.1.2003 0005 9.00 2.1.2003 0005 8.00 2.1.2003 0005 1.50

17 Zuhail bt Aliasa 2.1.2003 0008 9.00 2.1.2003 0008 8.00 2.1.2003 0008 1.50

LAMPIRAN 10-PENGISIAN JADUAL KEDATANGAN PELAJAR

47

LAMPIRAN 11-BORANG SERAHAN GURU KE PEJABAT

48

LAMPIRAN 12-PENGISIAN BORANG SERAHAN GURU

49

c) Tindakan Pejabat Terhadap SerahanPungutan

Menerima, menyemak dan menyimpanBorang Kutipan dan Serahan Guru KePejabat

Menyemak Buku Resit Murid

Memastikan jumlah serahan

Menyediakan Daftar Kutipan Harian

50

Mengeluarkan Resit Pejabat

Masukkan wang ke bank

Catatkan amaun di slip bank ke dalam BukuTunai dan failkan.

TPKPKWS 5.3.8 dan AP 78(a)

51

LAMPIRAN 13-CONTOH DAFTAR KUTIPAN HARIAN

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN AMINUDDIN BAKI Jalan Kampong Pandan, 55100 Kuala Lumpur

DAFTAR KUTIPAN HARIAN (Kumpulan Wang Kerajaan /Suwa)

5.5 PENYIMPANAN DOKUMEN TERKAWAL

Kaedah Penyimpanan ditempat yang dikunci denganselamat seperti;

Peti Besi

Kabinet Keluli

Tujuan Penyimpanan

Elak kecurian, penyalahgunaan dokumen, kehilangan, kerosakan dan kemusnahan.

Keselamatan dan pengauditan

5.6 TATACARA KEHILANGAN DOKUMEN TERKAWAL

a) Kehilangan Buku Resit yang telah dikeluarkandaripada stor dan telah digunakan untuk merekodhasil

Membuat laporan polis dalam tempoh 24 jam darimasa kehilangan diketahui.

Pengurus Sekolah hendaklah menyediakan LaporanAwal[Lampiran J-AP 316(c)]

Lantikan Jawatankuasa Penyiasat oleh PegawaiPengawal

Jawatankuasa Penyiasat hendaklah menyediakanLaporan Akhir[Lampiran K-AP 317(b)]

Permohonan Pendahuluan Diri bagi tujuanmenggantikan wang yang hilang

Tindakan syor surcaj/tatatertib

PP bil 13/2008 & AP300

b) Kehilangan Buku Resit yang belum digunakan tetapitelah dikeluarkan daripada stor dan telah dipastikantiada kutipan hasil pernah dibuat;

Pengurus Sekolah hendaklah mengeluarkan notispemberitahuan melalui iklan dalam satu suratkhabar harian utama berbahasa Melayu bagimenyenaraikan ke semua nombor resit yang hilang

PP bil 13/2008 & AP300

6. PROSES PENGAKAUNAN DAN PERBANKAN

Rekod Terimaan/Pungutan ke dalam Buku Tunai

Terimaan dibankkan mengikut Kumpulan Wang Sekolah;

Dibankkan pada hari itu juga atau jika lewatditerima, masukkan pada hari bekerja esoknya

- Wang tunai melebihi RM500 atau

- Jumlah pungutan (Wang Tunai, Cek, Wang Pos dllberjumlah melebihi RM2,000)

57

Dibankkan melalui mesin pendeposit (pilihan)

Disimpan di Balai Polis berdekatan

Jika lewat diterima, masukkan pada hari bekerja yang berikutnya

Semua terimaan tanpa mengira jumlah dimasukkan ke

bank pada hari akhir bulan berkenaan.

Semua terimaan pada akhir tahun tanpa mengira jumlah

hendaklah dibankkan pada akhir tahun kewangan

semasa (31 Disember)

Penerimaan Cek dibankkan dalam tempoh 1 minggu

Direkodkan ke dalam Daftar Terimaan Sekolah (DaftarMel)

Resit hendaklah dikeluarkan pada hari yang sama dandihantar kepada pembayar apabila wang diterimamelalui pos

Rekod ke dalam Buku Tunai mengikut Kumpulan Wang

TPKPKWS 5.3.8, 5.3.6 & AP 78

59

DAFTAR PENERIMAAN WANG SEKOLAH(DAFTAR MEL)

LAMPIRAN 14-DAFTAR MEL

60

Cek hendaklah atas nama Jawatan Guru Besar/Pengetua

Pastikan cek berpalang ‘Akaun Penerima Sahaja’. Sekiranya tidak dipalang hendaklah SEGERA dipalangapabila diterima

TPKPKWS 5.4.3

6.1 Terimaan Bayaran Dengan Cek

61

Tindakan:-

Kembalikan kepada pemilik cek

Membuat pelarasan keluar di Buku Tunai dengancatatan “Kontra Cek Tak Laku”

Mendapatkan balik pungutan dengan segera

TPKPKWS 5.4.4

Cek-Cek Tidak Laku

62

a) Telah dipraktikkan di Sekolah MenengahBerasrama Penuh dan Sekolah Menengah Teknik

b) Sekolah biasa yang bercadang untukmengendalikan sistem ini perlu mendapatkankelulusan Bahagian Kewangan (Unit AkaunSekolah) KPM

6.2 Terimaan Melalui Bank

63

c) Syarat-syarat Permohonan;

Dapatkan persetujuan daripada ibu bapa.

Dapatkan persetujuan bertulis daripada pihak bank mengenai sistem dan format slip yang akandigunakan.

Dapatkan kelulusan bertulis dari Bahagian Akaun.

Slip Bayar Masuk Bank dipersetujui oleh bank.

Resit dikeluarkan selepas perakuan bank diterima.

64

Matawang asing yang tidak sah diperlakukan tidakboleh diterima sebagai bayaran oleh mana-manajabatan kerajaan. Sekiranya mata wang asing sampaike tangan seseorang pegawai pengakaun, wang inihendaklah dihantar kepada Perbendaharaan Tempatanatau Perbendaharaan Kecil Tempatan atau dimasukkanke dalam Akaun Bank Kerajaan. Semua terimaan wangoleh sekolah hendaklah dalam Ringgit Malaysia (RM).

AP 77

6.3 Terimaan Mata Wang Asing

a) Larangan Pindaan Buku Resit

Jika terdapat sebarang kesilapan semasa resitditulis, resit tersebut tidak boleh dipinda dalam apajuga bentuk tetapi ia hendaklah dibatalkan dandikeluarkan resit yang baru. Resit yang dibatalkanitu hendaklah disimpan bersama-sama salinannyauntuk tujuan pengauditan.

TPKPKWS 5.4.7 & AP 62

7. KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

7.1 Kawalan Borang Terkawal

66

7. KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

7.1 Kawalan Borang Terkawal

a) Larangan Pindaan Buku Resit

Jika terdapat sebarang kesilapan semasa resit ditulis,resit tersebut tidak boleh dipinda dalam apa jugabentuk tetapi ia hendaklah dibatalkan dandikeluarkan resit yang baru. Resit yang dibatalkan ituhendaklah disimpan bersama-sama salinannya untuktujuan pengauditan.

TPKPKWS 5.4.7 & AP 62

b) Kawalan Resit Rasmi

Apabila Resit Rasmi, lesen atau apa-apa borangakuan terima yang lain dikeluarkan daripada bukukaunterfoil , tiap-tiap seorang pegawai yangmenandatangani mana-mana dokumen mestilahmenurunkan tandatangan ringkasnya padakaunterfoil itu yang hendaklah mengandungibutiran penuh naskhah asalnya termasuk amaunyang diterima dan tarikhnya.

Jika Resit Rasmi , lesen atau borang akuan terimayang lain memerlukan penggunaan kertas karbonsama ada dalam sebuah buku atau mesin daftarwang, kertas karbon dua muka hendaklahdigunakan.

AP 63(a)

68

c) Kawalan Borang-Borang Hasil

Pegawai yang bertanggungjawab menerima stokResit Rasmi hendaklah memastikan bahawanombor di dalamnya adalah lengkap dan betul. Iahendaklah mencatat dan menandatangani dibelakang helai pertama salinan pejabat dalambuku itu satu perakuan dalam bentuk yang berikut;

‘Diperiksa oleh saya pada hari ini bertarikh ………dan didapati mengandungi …… borang Resit Rasmiberpendua/berpeniga yang bernombor denganbetul.’

AP 66(a)

69

Mana-mana stok yang didapati rosak hendaklahdikembalikan kepada syarikat percetakan yang dilantik oleh Kerajaan beserta laporan.

AP 66(b)

Hanya stok resit yang sebenarnya dikehendaki bagikegunaan serta merta dikeluarkan mengikutsusunan nombor yang betul.

AP 66(c)

70

d) Daftar Borang Hasil

Daftar Borang Hasil mengikut bentuk yangditetapkan, menunjukkan semua stok Resit Rasmi,lesen dan borang akuan terima lain yang diterimadan dikeluarkan mestilah disenggara oleh tiap-tiap Pemungut. Tiap-tiap satu catatan keluaranmestilah ditandatangani oleh pegawai yangkepadanya keluaran itu dibuat atau mengenaikeluaran kepada pegawai cawangan mestilahdisokong dengan baucar keluaran yang ditandaterima.

AP 67

71

e) Menyimpan Selamat Buku Resit

Semua stok lesen dan Resit Rasmi apabila tidak

digunakan hendaklah disimpan di tempat yang

dikunci dengan selamat.AP 68

72

f) Kebenaran Bertulis Menerima Wang

Tiada seorang pegawai boleh menerima wang

dalam apa jua bentuk terimaan kecuali diberi

kebenaran khusus secara bertulis oleh Pemungut

untuk berbuat demikian. Pemungut hendaklah

menyelenggara suatu rekod mengenai kebenaran

yang telah diberi.AP 69

g) Wang Awam Tidak Boleh Digunakan

Selepas wang diterima dan sebelum dibayar-masuk ke

dalam bank, wang kutipan tidak boleh digunakan

untuk apa-apa tujuan pun.

AP 85

74

Rekod Kehadiran Murid yang kemaskini. Rekod-Rekod penyewaan kantin dan aset sekolahRekod terimaan melalui melBuku TunaiDaftar Daftar Stok Buku ResitBorang Kutipan Harian dan Serahan Wang Kutipan

kepada Pejabat.Penyata Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah

7.2 PROSES KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

7.3 PENYELIAAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

a) Menyemak tiap-tiap hari Buku Resit, Buku Tunaidan buku-buku akaun yang lain atau laporan-laporan komputer .(termasuk cetakan komputerbank pada Slip Bank)

b) Pegawai yang menyemak hendaklah menurunkantandatangan ringkas dan mencatatkan tarikhditempat setakat mana buku atau laporan yang telahdisemak.

c) Menyemak Buku Resit dan lesen tiap-tiap minggutermasuk buku stok.

d) Menyemak bayaran-bayaran kepadaPerbendaharaan

76

7.4 PELAPORAN DAN PENGAUDITAN

a) Semua Terimaan dan Pungutan dilaporkan kedalam Penyata Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah masing-masing.

b) Dalam Penyata Akaun Tahunan Kumpulan Wang Sekolah, jumlah-jumlah pungutan yang diterima, sepatutnya diterima dan Akaun Belum Terimaakan dilaporkan.

77

c) Pungutan yang sepatutnya diterima tetapi masihbelum diterima dalam tahun yang dilaporkanakan diakaunkan dalam Akaun Belum Terima.

d) Akaun Belum Terima akan menyebabkan LaporanAudit Berteguran ke atas Akaun TahunanKumpulan Wang Sekolah.

7.5 SEMAKAN/PEMERIKSAAN MENGEJUT

a) Tiap-tiap pegawai yang menjaga sesuatu pejabathendaklah mengadakan pemeriksaan mengejutsecara berkala ke atas tiap-tiap peti besi, peti wangtunai, laci, atau bekas-bekas lain untuk wang dlamjagaan seseorang pegawai dalam Jabatannya, yangdiamanahkan dengan penyimpanan wang awam,setem atau barang-barang lain yang berharga.

79

b) Pemeriksaan Mengejut hendaklah dilakukan tidakkurang daripada sekali dalam enam (6) bulan danhasil pemeriksaan itu hendaklah direkodkan dalamBuku Pemeriksaan Mengejut yang disimpan dalamtiap-tiap jabatan.

AP 309

BUKU REKOD DAFTAR PEMERIKSAAN MENGEJUT

81

Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus SekolahSEKIRANYA;

Gagal mengutip hasil dan cukai

Membuat bayaran tidak mengikut peraturan

8. TINDAKAN UNDANG-UNDANG TERHADAP KETIDAKPATUHAN

PERATURAN KEWANGAN

8.1 SURCAJ

82

Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan ataukerosakan harta-harta kerajaan

Gagal menyimpan akaun dan rekod-rekod yang perludengan lengkap dan kemas.

Gagal membuat bayaran atau menangguhkanbayaran.

(Seksyen 18 Akta Acara Kewangan - Disemak 1972)

83

Seseorang yang melanggar Peraturan-PeraturanPendidikan (Akaun dan Audit) 2002 yangterkandung di dalam Akta Pendidikan 1996 adalahdianggap telah melakukan suatu kesalahan danapabila disabitkan boleh didenda tidak melebihiRM5000 atau dipenjarakan selama tempoh tidakmelebihi tiga bulan atau kedua-duanya.

8.2 PENALTI

84

Penjelasan Peranan dan Tanggungjawab oleh Pemungut

Sistem operasi terimaan dan pungutan

Sistem-sistem kawalan ;

a) Pengasingan Tugas

- Menerima wang & menulis resit

- Menandatangani resit

- Penyelenggara pengakaunan terimaan dalam BukuTunai

- Memasukkan wang ke bank

- Kawalan ke atas borang-borang kawalan.

b) Audit Dalam

c) JPKA

d) Pemeriksaan Mengejut

9. RUMUSAN

85