jabatan akauntan negara malaysia arahan kerja …km.anm.gov.my/lampiran artikel/ak0901-kunci masuk...

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJA SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN

TAJUK PROSES KUNCI MASUK DATA TERIMAAN BAYARAN (PUNGUTAN)

RUJUKAN DOKUMEN AK0901 MUKA SURAT 1/21

KELUARAN 2 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

SSEEKKSSYYEENN KKHHIIDDMMAATT PPEERRUUNNDDIINNGG

BBAAHHAAGGIIAANN PPEEMMBBAANNGGUUNNAANN PPEERRAAKKAAUUNNAANN DDAANN PPEENNGGUURRUUSSAANN 1

1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada pengguna untuk proses kunci masuk data terimaan bayaran (pungutan) bagi setiap pungutan yang diterima di kaunter dalam pelbagai bentuk iaitu tunai, cek, wang pos, kiriman wang, bank drat, pindahan telegraf/EFT, kad debit, kad kredit, kutipan MEPS tunai dan pelbagai. Setelah semua butiran maklumat pungutan telah dikunci masuk dan selepas proses simpan dilakukan maka Resit Kew. 38 asal perlu dicetak oleh pegawai pemungut dan resit tersebut perlu ditandatangani oleh pegawai penyelia dan diserahkan kepada pelanggan sebagai akuan terimaan wang. Pegawai pemungut di kaunter juga perlu mencetak salinan Resit Kew 38 yang untuk simpanan dan rujukan Jabatan/PTJ. Berikut merupakan beberapa keadaan di mana sesebuah Jabatan/PTJ mengeluarkan Resit Kew. 38 secara manual tanpa melalui Sistem SPEKS dan telah diserahkan kepada orang awam:- i) Jabatan/PTJ tidak mempunyai kemudahan online Sistem SPEKS di kaunter

terimaan bayaran (pungutan). ii) Jabatan/PTJ telah membangunkan sistem terimaan bayaran (pungutan)

sendiri.

iii) Sistem SPEKS tidak boleh beroperasi dalam masa dan keadaan tertentu. Jabatan/PTJ berkenaan perlu mengunci masuk maklumat mengikut setiap butiran yang terdapat di dalam salinan bagi Resit Kew. 38 yang telah dikeluarkan secara manual ke dalam SPEKS bagi tujuan untuk mengemaskini maklumat terimaan bayaran (pungutan) dan ia tidak dibenarkan untuk dicetak.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.0 TINDAKAN

2.1 Pada skrin kemasukan PTJ Kewangan, klik butang 11 (Terimaan Bayaran (Pungutan)).



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.2 Skrin seperti berikut akan dipaparkan. Tarikh skrin adalah 28.09.2010.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.3 Klik butang dan medan tahun kewangan, jenis terimaan, tarikh, Jabatan Penerima, PTJ Penerima, bentuk bayaran dan jenis cek akan dipaparkan secara auto. Skrin akan dipaparkan seperti berikut.

2.4 Pegawai pemungut di kaunter perlu memilih pada medan jenis dokumen

terlebih dahulu samada terimaan bayaran (pungutan) yang hendak dikunci masuk adalah secara auto atau manual.

2.5 Sekiranya jenis dokumen auto yang dipilih pada medan jenis dokumen

maka tahun kewangan dan tarikh kewangan akan memaparkan tarikh semasa dan tidak boleh diedit.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.6 Tetapi jika jenis dokumen manual yang dipilih maka tahun kewangan dan

tarikh kewangan yang memaparkan tarikh semasa adalah perlu diedit kepada tarikh sebenar mengikut salinan bagi Resit Kew. 38 yang telah dikeluarkan secara manual sebelum ini.

2.7 Medan nombor resit tidak perlu dikunci masuk bagi jenis dokumen auto

dan ia akan dijana secara auto oleh sistem setelah proses simpan dilakukan.

2.8 Bagi jenis dokumen manual medan nombor resit perlu dikunci masuk

berdasarkan salinan bagi Resit Kew. 38 yang telah dikeluarkan secara manual.

2.9 Pegawai pemungut di kaunter perlu memilih jenis terimaan di mana

terdapat dua belas (12) jenis terimaan dan pegawai penyedia perlu memilih mana yang berkenaan seperti berikut:-

a) Terimaan Pengeluaran FD

- Mengeluarkan simpanan tetap yang sudah matang atau belum yang melibatkan jumlah pokok sahaja.

b) Terimaan Dividen/Faedah FD

- Menerima dividen/faedah Fd yang telah matang c) Terimaan Jualan Saham

- Terimaan bayaran atas jualan saham untuk nilai pokok sahaja d) Terimaan Dividen Saham

- Menerima dividen atas saham yang telah dijual atau matang e) Pelbagai Terimaan (Lejar Kecil)

- Terimaan diperolehi apabila peminjam ingin menjelaskan semua pinjaman lejar kecil secar manual tanpa potongan gaji, membayar tunggakan pinjaman dan kakitangan federal yang menduduki kuarters kerajaan negeri.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






f) Terimaan Bayaran Balik Pinjaman Dari Agensi

- Pihak agensi membayar pinjaman yang diberi mengikut jadual yang dikeluarkan

g) Terimaan Pinjaman Dari Persekutuan

- Menerima pinjaman daripada kerajaan Persekutuan h) Pelbagai Terimaan (PTJ)

- Menerima pelbagai hasil/amanah yang dibayar atau dijelaskan oleh orang awam

i) Terimaan Deposit (PTJ) - Menerima deposit yang dibayar oleh orang awam contoh deposit bekalan air

j) Terimaan Deposit Kontrak (PTJ)

- Menerima deposit yang dibayar oleh pihak kontraktor atas kontrak yang diterima

k) Terimaan Bayaran PAKR (PTJ)

- Menerima bayaran bagi PAKR untuk menyelesaikan sepenuhnya pinjaman PAKR

l) Terimaan Deposit PAKR (PTJ)

- Menerima deposit daripada orang awam atas pembelian rumah awam kos rendah

m) Terimaan kuarters

- menerima bayaran kuarters daripada penjawat awam yang menduduki kuarters kerajaan yang tidak sempat dilakukan menerusi potongan gaji



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.10 Pegawai pemungut di kaunter perlu memastikan medan no. daftar syarikat /no. k/p/no. gaji mesti dikunci masuk salah satu antara tiga (3) maklumat yang diperlukan. Ini adalah kerana medan ini adalah wajib dikunci masuk.

2.11 Kunci masuk pada medan nama dan alamat berdasarkan maklumat yang

diterima daripada pelanggan.

2.12 Medan bentuk bayaran merujuk kepada bentuk terimaan bayaran (pungutan) yang diterima oleh pegawai pemungut di kaunter dan pilihan yang adalah seperti berikut:-

a) Tunai b) Cek c) Kiriman wang d) Wang pos e) Deraf bank f) Kad debit g) Kad kredit h) Kutipan MEPS tunai i) Pindahan telegraf/EFT j) Pelbagai.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.13 Sekiranya bentuk pungutan yang dipilih adalah wang pos atau kiriman

wang maka sistem secara auto akan memaparkan skrin seperti di bawah.

2.14 Pegawai pemungut di kaunter perlu mengunci masuk pada medan no wang

pos/kiriman wang dan medan amaun (RM) bagi setiap wang pos dan kiriman wang yang diterima daripada pelanggan yang sama.

2.15 Tekan papan kekunci enter/tab setiap kali ingin menambah charge line

yang baru.

2.16 Klik butang untuk membatalkan satu sahaja charge line.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.17 Skrin maklumat wang pos/kiriman wang adalah seperti berikut setelah

dikunci masuk.

2.18 Klik butang untuk kembali semula ke skrin terimaan bayaran (pungutan).

2.19 Pegawai pemungut juga perlu mengunci masuk pada medan tarikh

cek/wang pos sekiranya bentuk pungutan yang dipilih adalah wang pos atau kiriman wang.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.20 Pindaan daripada penambahbaikan yang baru dilakukan turut melibatkan gabungan bentuk bayaran. Sistem membenarkan lebih dari satu “bentuk bayaran” disimpan dalam satu resit. Selain daripada cek dan bank draf, bentuk bayaran lain iaitu wang pos, tunai,kiriman wang boleh dikumpul di dalam satu resit.

2.21 Pengguna perlu scroll ke bawah medan bentuk bayaran dan memilih

kategori “pelbagai” untuk mengabungkan bentuk bayaran dalam satu resit. Contoh gabungan “bentuk bayaran” adalah seperti di skrin berikut:



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.22 Medan no. sijil FD/no. pesanan jualan saham perlu dikunci masuk

sekiranya jenis terimaan adalah berkaitan dengan pelaburan di dalam simpanan tetap dan saham sahaja. Contoh seperti di skrin di bawah.(maklumat perlu diisikan dalam ruangan di pop up message)



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.23 Medan no. akaun pinjaman/kod saham perlu dikunci masuk sekiranya jenis terimaan adalah melibatkan Modul Pinjaman dan Modul Pelaburan.

2.24 Medan jenis cek mempunyai tiga (3) pilihan iaitu cek sendiri, cek tempatan

dan cek luar kawasan.

2.25 Sekiranya medan bentuk bayaran yang dipilih adalah cek maka medan tarikh cek/wang pos dan medan no. cek/waran div perlu dikunci masuk. Medan bank pembayar dan medan tempat/cawangan bank juga perlu dikunci masuk dengan menekan papan kekunci secara Ctrl + L.

2.26 Sekiranya medan bentuk bayaran yang dipilih adalah kad kredit, kad debit

dan kutipan MEPS tunai maka medan jenis kad kredit, no kad kredit, no. transaksi kad, terminal Id dan bank pembayar perlu dikunci masuk.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.27 Sekiranya kad kredit yang digunakan adalah kad VISA maka medan no kad

kredit yang perlu dikunci masuk perlu dimulai dengan nombor 4 dan diikuti dengan 15 digit nombor manakala jika kad kredit yang digunakan adalah kad MASTER maka medan no kad kredit yang perlu dikunci masuk perlu dimulai dengan nombor 5 dan diikuti dengan 15 digit nombor.

2.28 Jika kutipan MEPS tunai yang digunakan maka medan no kad kredit perlu

dikunci masuk dengan 15 digit nombor.

2.29 Tekan papan kekunci secara Ctrl + L bagi mengunci masuk maklumat di charge line.

2.30 Tekan papan kekunci enter/tab setiap kali ingin menambah charge line

yang baru.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.31 Skrin seperti berikut setelah semua medan terimaan bayaran (pungutan)

bagi jenis dokumen auto dikunci masuk.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.32 Skrin adalah seperti berikut setelah semua medan terimaan bayaran

(pungutan) bagi jenis dokumen manual dikunci masuk.

2.33 Klik butang setelah berpuas hati semua medan telah dikunci masuk.

2.34 Medan nombor resit akan dijana oleh sistem secara auto bagi jenis dokumen auto sahaja apabila proses simpan telah dilakukan. Ini adalah kerana jenis dokumen manual telah mempunyai nombor Resit Kew. 38 dan perlu dikunci masuk pada medan nombor resit.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.35 Klik butang dan medan Jab dan PTJ akan dipaparkan secara auto. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

2.36 Carian resit yang lebih spesifik boleh dibuat melalui status dokumen (resit belum dikeluarkan) atau tarikh.

2.37 Medan Jab dan PTJ akan dipaparkan secara auto mengikut id pengguna di

Modul Sekuriti.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.38 Klik butang dan pilih rekod yang dipaparkan untuk proses semakan dengan klik butang atau klik dua kali pada rekod berkenaan.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.39 Skrin adalah seperti berikut setelah semua medan terimaan bayaran (pungutan) bagi jenis dokumen auto dikunci masuk.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.40 Skrin adalah seperti berikut setelah semua medan terimaan bayaran (pungutan) bagi jenis dokumen manual dikunci masuk.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.41 Klik butang sekiranya pegawai penyedia ingin meminda sebarang

butiran yang telah dikunci masuk sebelum ini dan klik butang untuk menyimpan butiran maklumat yang telah dipinda.

2.42 Klik butang untuk mencetak resit Kew. 38 asal untuk diserahkan kepada orang awam. Pegawai pemungut di kaunter hanya dibenarkan sekali sahaja untuk mencetak resit Kew. 38 asal di skrin ini. Sekiranya resit Kew. 38 asal yang hendak dicetak telah rosak akibat faktor tertentu maka pegawai pemungut di kaunter perlu memaklumkan kepada pegawai penyelia yang telah diberi kuasa untuk mencetak semula resit Kew. 38 asal di skrin terimaan bayaran (cetak semula), butang 20 di Modul PTJ Kewangan agar dapat diserahkan kepada pembayar pada masa urusan bayaran dibuat. Contoh resit kew.38 SPEKS seperti dibawah.



(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGAN






2.43 Resit Kew. 38 mesti dicetak dan diserahkan melalui tangan atau pos kepada pelanggan pada masa dan hari yang sama pungutan diterima dan perlu ditandatangan oleh pegawai penyelia terlebih dahulu.

2.44 Klik butang untuk mecetak salinan resit Kew. 38 bagi simpanan dan rujukan Jabatan/PTJ. Pegawai penyedia dibenarkan untuk mencetak salinan resit Kew. 38 lebih daripada satu kali di skrin ini.

2.45 Pegawai pemungut di kaunter hanya perlu mencetak resit Kew. 38 bagi

dokumen jenis auto sahaja manakala dokumen jenis manual tidak boleh dicetak kerana berstatus resit telah dikeluarkan. Ini adalah kerana resit Kew. 38 asal bagi dokumen jenis manual telah dicetak dan diserahkan kepada pelanggan sebelum ini.

jabatan akauntan negara malaysia arahan kerja …km.anm.gov.my/lampiran artikel/ak0901-kunci masuk...

Documents