sistem pengurusan fail_panitia

8/7/2019 Sistem Pengurusan Fail_Panitia

1/48

SISTEM PENGURUSANSISTEM PENGURUSAN

FAIL SEKOLAHFAIL SEKOLAH

JABATAN PENDIDIKAN JOHOR

|Mukadimah| |Akta| |Pengelasan Fail| |Kulit Fail| |Kod Fail| |Kandungan Fail|

|PenyimpananFail| |Pengedaran Fail| |Pelupusan Fail| |Kesimpulan||TQ|


2/48

1.1. MukadimahMukadimah

Sistem Pengurusan Fail (SPF) sebahagian daripada Sistem Pengurusan Maklumat (SPM)

SPF dikawal oleh

o Akta Arkib Negara Bil 44/1966 (ANN)

o Akta Rahsia Rasmi 1972 (ARR)

o Peruntukan Undang-undang Bahagian A (PU. A)

o Arahan Perkhidmatan (AP)

Ketua Pejabat (Pengetua / Guru Besar)

dipertanggungjawabkan untuk mengawal selia dan mengurus

fail mengikut kehendak AAN, ARR, PU. A dan AP

KECUAIAN atau TIDAK BERKESAN - SURCAJ


3/48

Akta Arkib Negara Bil 44/1966 (ANN)Akta Arkib Negara Bil 44/1966 (ANN)

Para 8(1) :Mana-mana rekod awam yang lebih daripada duapuluh tahun umurnya dan mana-mana rekod awam bukan

semasa yang pada pendapat Pengarah mempunyai nilai yang

cukup bagi memerlukan pemeliharanya, hendaklah

dipindahkan ke Arkib Negara

Para 10(1) : Tiada seorang pun boleh tanpa persetujuan

Pengarah memusnahkan atau secara lain melupuskan atau

membenarkan pemusnahan atau pelupusan apa-apa rekod

awam yang ada dalam milik atau dibawah kawalannya

(Pindaan A.85 bertarikh 10.9.71)

Para 12(2) : Tiada seorang pegawai awam boleh

mengadakan untuk orang awam bagi maksud rujukan dan

penyelidikan apa-apa rekod awam, kecuali dalam

menjalankan kewajipan-kewajipan rasminya. (Pindaan A.85

bertarikh 10.9.71)


4/48

Peruntukan UndangPeruntukan Undang--undang Bahagianundang Bahagian

A (PU. A)A (PU. A) -- 395395

Para 19(1) : Seseorang pegawai tidak boleh, sama ada

lisan atau bertulis atau dengan apa-apa

cara lain :

a. Memberi apa-apa maklumat faktual

berhubung dengan jabatannya


5/48

Arahan Perkhidmatan 1974Arahan Perkhidmatan 1974

Bab 3

Para 11 :Pengelasan surat mengikut Pengelasan Fail - Surat-

surat yang dikeluarkan adalah perlu diberi pengelasan

keselamatan mengikut peringkat keselamaatan fail surat-surat itu

Para 12 :RekodSurat Keluar Semua surat keluar dari sesebuah

jabatan hendaklah direkodkan dalam kertas minit

Para 18 (a) : Tindakan Bahagian Pendaftaran Fail - Semua

bahagian pendaftaran fail jabatan . hendaklah mengambil

tindakan segera memasukkan surat-surat yang diterima ke dalamfail-fail berkenaan dan mengedarkan fail-fail kepada pegawai-

pegawai yang berkenaan untuk tindakan ..


6/48

Arahan Perkhidmatan 1974Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan_1)(Sambungan_1)

Bab 4

Para 4 (a) 11 :Pengelasan Keselamatan Fail : Menjadi

tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa fail-fail diberi

pengelasan keselamatan, sama ada diperingkat terhad, sulit, rahsia

atau rahsia besar

Para 5 : Memakai Kulit Fail YangSesuai : Jabatan-jabatan

hendaklah menggunakan kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh

Arkib Negara .

Para 12 : Tanggungjawab Pegawai Dalam Pengedaran Fail :

Menjadi tanggungjawab tiap-tiap Pegawai untuk melicinkanpengurusan pengedaran fail

Para 18 : Memelihara Keselamatan Kandungan Fail : Isi-isi

kandungan fail, baik bagi fail terbuka ataupun fail yang mempunyai

pengelasan keselamatan, bukanlah untuk rujukan orang ramai


7/48

Para 1 : Tanggungjawab Ketua Jabatan Memelihara

Rekod Jabatan

Menjadi satu kewajipan khas dan terpenting bagi

jabatan-jabatan menentukan bahawa setiap rekod

kerajaan disimpan dan dipelihara dengan baik. Ketua-

ketua jabatan adalah dengan sendirinya

bertanggungjawab untuk memelihara setiap rekod

kerajaan yang ada di dalam jabatan mereka.

Arahan Perkhidmatan 1974Arahan Perkhidmatan 1974 (Sambungan _2)(Sambungan _2)

Bab 5


8/48

3. Pengelasan Fail3. Pengelasan Fail

Rahsia BesarRahsia

Sulit

TerhadTerbuka

Sampul kecil

Fail Timbul

- berdasarkan Akta Rahsia Rasmi (ARR) dan ArahanPerkhidmatan 1974 (Bab 3, para 11 dan Bab 4 para 4(a)

-pengelasan berdasarkan peringkat keselamatan

-Pengelasan seperti berikut:


9/48

Rahsia BesarRahsia Besar

urusan kerajaan yang masih dalam prosesperancangan spt

Kertas Pembentangan Anggaran BelanjauanKerajaan

pembangunan bandar baruDasar Penswastaan

Fail berwarna Kuning

Berpalang X Merah memenuhi kulit hadapanfail

Sekolah tidak terlibat ( Kertas soalanpeperiksaan umum! )


10/48

RahsiaRahsia

urusan berkaitan dengan programpembangunan kerajaan spt

proses tender

Fail berwarna Merah Jambu Berpalang X Merah memenuhi kulit hadapan

fail

Sekolah terlibat (Kertas soalan peperiksaansetara)

Tatacara yang betul dalam penyimpanan danpengedaran


11/48

SulitSulit

urusan berkaitan dengan keputusanpentadbiran kerajaan

walaupun telah diumumkan oleh Menteri

Fail berwarna HIJAUMUDA Sekolah terlibat

Proses tindakan tatatertib

Tatacara pengendalian fail yang berkelas sulit


12/48

TerhadTerhad

Edarannya terhad disebabkan maklumat yang

terkandung di dalamnya

fail peribadi staf

Fail berwarna PUTIH


13/48

TerbukaT

erbuka

Fail pengurusan harian dan Fail-fail

Pentadbiran

Fail berwarna PUTIH


14/48

Sampul KecilSampul Kecil Fail sementara berlandaskan fail utamanya

Memudahkan pegawai utk mesyuarat dan

urusan-urusan lain terutama bagi kelas-kelasfail yang tidak boleh dibawa keluar

Dimuatkan semula ke fail utama apabilaurusan selesai

Fail berkulit nipis berwarna KUNING

Sekolah tidak digalakkan bagi tujuan ini


15/48

Fail TimbulFail Timbul (subjacket)(subjacket) Mengandungi bahan-bahan / maklumat yang

belum diedarkan kepada pegawai danmaklumat edaran dalaman


16/48

4. Kulit Fail4. Kulit Fail

Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 Menyebut

Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit fail seperti

yang direka oleh Arkib Negara

dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak

Boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat

Warna Kulit Fail selaras dengan pengelasan fail

Saiz hendaklah seragam dicadangkan 36cm x 24cm (muka

hadapan) dan 36cm x 35cm(muka belakang termasuk 8cm

sebagai flap)


17/48

Maklumat diperlukan

A.Kulit Hadapan

B.Kulit Tepi Depan


18/48

Kulit HadapanKulit Hadapan

a) Nama Organisasi

b) Kod Fail

c) Perkara

d) Tarikh Kandungan Pertama

e) Tarikh Kandungan Akhir

f) Rekod Pergerakan Fail

g) Arahan-arahan Penutupan Fail- Tarikh tutup

- Tarikh Kajian Pertama 5 tahun selepas ditutup

- Cadangan pindaan

- Tarikh Kajian kedua


19/48

Kulit Tepi DalamKulit Tepi Dalam

-dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta ArkibNegara Bil 44/1966 para 8(10 DAN 12(2)


20/48

5. Kod Fail5. Kod Fail

Fail-fail hendaklah didaftarkan melalui SISTEM

DOKET

a) Kad AM 89 ; Rekod Nombor

b) Kad AM 89A ; Rekod Abjad(kertas doket a & b tersedia dalan satu set, ditulis serentakbagi rujukan indeks nombor dan indeks abjad bagi rujukanindeks silang)

c) Buku Daftar Fail (tidak digalakkan)


21/48

Kod Fail Kaedah Nombor (AM 89)Kod Fail Kaedah Nombor (AM 89)

Disusun mengikut LEVEL (paras)

- nombor sahaja atau

- abjad diikuti dengan nombor

a) Level I - Fail Utama : 01

b) Level II - Fail Perkara : 01/01

c) Level III - Fail Aktiviti : 01/01/01


22/48

ContohContoh

Lavel 1 : 01 - Asrama02 Hal Ehwal Murid

03 Kemudahan Fizikal

04 Kewangan dan Akaun

05 Kokurikulum06 Kurikulum

07 --Pentadbiran Am Sekolah

08 Perhubungan Masyarakat

09 Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan

10 - Pelbagai


23/48

Contoh_2Contoh_2

Level I : 01 - Asrama

Level II : 01/07 - Peraturan Asrama

Level III : 01/07/001 Kebenaran Keluar

Asrama

Abjad dan nombor

Level I : ASR - Asrama

Level II : ASR/07 - Peraturan AsramaLevel III : ASR/07/001 Kebenaran Keluar

Asrama


24/48

Contoh_3Contoh_3

Level I : 06 - Kurikulum

Level II : 06/06 - Panatia Mata Pelajaran

Level III : 06/06/001 Agama Islam

06/06/002 Bahasa Ibunda

06/06/003 Bahasa Inggeris

Abjad dan nombor

Level I : K UR - Kurikulum

Level II : K UR/06 - Panatia Mata PelajaranLevel III : K UR/06/001 Agama Islam

KUR/06/002 Bahasa Ibunda

KUR/06/003 Bahasa Inggeris


25/48

Contoh susunan fail panatiaContoh susunan fail panatia

SMKSI / 06 / 06 / 017A

Sekolah/

Kod Sekolah

Lavel 1 : Bidang

Pengurusan

Kurikulum

Lavel 2: Panatia

Mata Pelajaran

Lavel 3: Panatia

Sejarah

Panatia Sejarah

Fail Induk


26/48

Fail KurikulumFail Kurikulum

06/06/001 Agama Islam06/06/002 Bahasa Ibunda06/06/003 Bahasa Inggeris06/06/004 Bahasa Melayu06/06/005 Bahasa-bahasa lain

06/06/006 Geografi06/06/007 Ilmu Kesihatan / Sains

Kemasyarakatan06/06/008 Kesusateraan Melayu06/06/009 Matematik

06/06/010 Perdagangan / Prinsip Akaun06/06/011 Pendidikan Jasmani06/06/012 Sains06/06/013 Sains Rumah Tangga06/06/014 Sains Pertanian


27/48

Fail Kurikulum_2Fail Kurikulum_206/06/015 Seni Lukis dan Pertukangan Tangan

06/06/016 Kemahiran Hidup

06/06/017 Sejarah

06/06/018 Pendidikan Moral

06/06/019 Bahasa Arab Komunikasi

06/06/020 Tasawur Islam

06/06/021 Pendidikan Al Quran dan Sunnah

06/06/022 Pendidikan Syariah Islamiah

06/06/023 Lukisan dan Teknologi Kejuruteraan

06/06/024 Reka Cipta

06/06/025 Teknologi Maklumat

06/06/026 Kajian Tempatan

06/06/036 Pendidikan Alam Sekitar


28/48

Susunan Fail Panatia Mata PelajaranSusunan Fail Panatia Mata Pelajaran

- dicadangkan setiap panatia mempunyai 10 fail

- Kod digunakan selari dengan pengkodan pejabat

pentadbiran

- fail Induk diletakkan di pejabat

- berikut cadangan penyusunan fail panatia:


29/48

Fail PanatiaFail Panatia

a) SMKSI/06/06/017A : FAIL INDUK PANATIA

Mengandungi:

-Surat-surat perhubungan sekolah-luar

b) SMKSI/06/06/017B : FAIL SUKATAN PELAJARAN

Mengandungi:

- Sukatan Pelajaran (semua tingkatan)

- Huraian Sukatan Pelajaran (semua tingkatan)

- Rancangan Pelajaran Tahunan (semua tingkatan)

- senarai buku rujukan guru / murid

- Pekeliling-pekeliling Iktisas yang berkaitan dengan kurikulum


30/48

Fail Panatia_2Fail Panatia_2

c) SMKSI/06/06/017C : FAIL MESYUARAT PANATIA

Mengandungi:

- surat panggilan mesyuarat panatia peringkat sekolah

- minit mesyuarat panatia (sekurang-kurangnya 3x setahun)

d) SMKSI/06/06/017D : FAIL PROGRAM KECEMERLANGAN

Mengandungi:

- program-program developmental dan rutin

- laporan program yang telah dijalankan


31/48


e) SMKSI/06/06/017E : FAIL KEPUTUSANUJIAN & PEPERIKSAAN

Mengandungi:

- analisa keputusan PMR, SPM, dan STPM (keseluruhan)

peringkat sekolah

- analisa pencapaian m/p dalam peperiksaan awam

- analisa pencapaian m/p peringkat sekolah (penggal /

bulanan)

f) SMKSI/06/06/017F : FAIL PENYELIAAN

Mengandungi:

-laporan penyeliaan P&P dibuat oleh

-pengetua / Guru Penolong Kanan

-ketua bidang

-guru kanan panatia

-rakan sejawat


32/48


g) SMKSI/06/06/017G : FAIL PEMERIKSAAN BUKURAMPAIAN

Mengandungi:

-laporan penyeliaan buku rampaian / buku kerja / buku nota

-kekerapan penyemakkan

h) SMKSI/06/06/017H : FAIL AKTIVITI KO-KURIKULUM

AKADEMIK

Mengandungi:

- surat-menyurat ko-kurikulum akademik

- laporan aktiviti


33/48


i) SMKSI/06/06/017I : FAIL BANKSOALAN

Mengandingi:

-soalan peperiksaan umum

-soalan ujian / peperiksaan peringkat sekolah

-koleksi soalan-soalan dari sekolah lain

j) SMKSI/06/06/017J : FAIL MAKLUMAT GURUMATA PELAJARAN

Mengandungi:

-jadual individu dan kelas guru-guru yang mengajar sejarah

-maklumat guru sejarah

-carta organisasi kurikulum dan panatia sejarah

-Jawatan kuasa panatia


34/48

Sambungan FailSambungan Fail

- sebab fail ditutup

- helaian kertas melebihi 100

- tidak dapat menanpung

-Fail baru hendaklah dibuka atas perkara yang sama

- dilebelkan sebagai jilid berikutnya

- rekodkan ke dalam doket fail sebagai fail berasingan

Contoh

Peraturan Asrama ; Kebenaran Keluar Asrama Jilid II

01/07/001/Jld. II atau ASR/07/001/Jld. II


35/48

Contoh Susunan Fail Bagi PanitiaContoh Susunan Fail Bagi Panitia

Kajian TempatanKajian Tempatan

06/06/026 Kajian Tempatan

06/06/026A Fail Induk

06/06/026B Sukatan Pelajaran

06/06/026C Mesyuarat Panitia

06/06/026D Program kecemerlangan

06/06/026E Keputusan ujian & Peperiksaan

06/06/026F Penyeliaan

06/06/026G Pemeriksaan buku latihan

06/06/026H Aktiviti Ko-Ku Akademik

06/06/026I Bank Soalan

06/06/026J Maklumat guru Mata pelajaran


36/48

6. Kandungan Fail6. Kandungan Fail

a) Kertas minit

b) Borang Tindakan Kerja

c) Surat-surat

(Borang Tindakan Kerja diletakkan di atas Kertas Minitpada sebelah kiri kulit fail)


37/48

Kertas minitKertas minit

Urusan perhubungana) Merekod surat keluar dan masuk

- surat keluar direkod dengan dakwat biru/ hitam

- merekodkan penerima surat dan tarikh

dihantar

- surat masuk direkod dengan dakwat merah

- merekodkan

- nombor rujukan surat berkenaan,

- tarikh,

- tajuk/perkara surat tersebut dan- tarikh dimasukkan fail

b) rekod perundingan

c) tindakan susulan dengan Pegawai Kanan


38/48

KERTAS MINITKERTAS MINIT

LAMPIRAN A

Kertas minit No: .. Helaian No:

Bilangan Surat Perkara


39/48

Borang Tindakan KerjaBorang Tindakan Kerja

- merekod proses/ peringkat/ aliran kerja

- maklumat di dalam ruang-ruang perlu dicatat

dengan ringkas tentang aktiviti yang berkaitan


40/48

BORANGTINDAKANKERJABORANGTINDAKANKERJA

BilProses

Kerja

Pegawai

yang

bertanggung

jawab

Tarikh

fail/

Arahan

Diterima

Tarikh

Tugas

Disiapkan

dan

Tanda

Tangan

Catatan

ArahanKepada

Pegawai

seterusnya

Tarikh

TindakanSelanjutnya

Perlu

Disiapkan

Catatan

Aktiviti

LAMPIRAN B


41/48

SuratSurat--suratsurat

Bilangan surat

keluar

- di nomborkan dengan menulis hujung sebelah atas kanansurat dan dibulatkan mengikut warna kod

-ditag dengan tali hijau atau diklip masuk menggunakan klip

fail

-Surat baru berdasarkan bilangan surat terakhir di dalam

fail (nombor berurutan)

Contoh: SMKSSI / 06 / 06 / 017A/ (25)


42/48

Penomboran suratPenomboran surat

45

Kedudukan

penomboran

surat


43/48

7. Proses Penyimpanan Fail7. Proses Penyimpanan Fail

- disimpan ditempat yang direkodkan dan selamat- selamat dari segi

tidak rosak, tidak mudah musnah, tidak susut nilai

hilang atau jatuh kepada orang lain

- disimpan di tempat yang kering dan ada aliran udara

- rak-rak kayu dipastikan kayu telah dibubuh racun serangga

atau anai-anai

- fail terhad disimpan di dalam kabinet berasingan dengan fail

terbuka

- Fail Sulit, Rahsia atau Rahsia Besar

- kawasan larangan

- pendaftaran / indeks berasingan


44/48

8. Proses Pengedaran Fail8. Proses Pengedaran Fail

-Memenuhi tatacara Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 11 hingga14

- surat untuk tindakan diedarkan bersama failnya

- prosedur perlu dipatuhi

merekod pada kertas minit

merekod pada Borang Tindakan Kerja : nama pegawaidan tarikh

mengedar fail

terima balik

catatan pada kertas minit sekiranya ada surat keluar

kembali ke simpanan fail


45/48

8. Proses Pengedaran Fail_28. Proses Pengedaran Fail_2

-Fail-fail pengelasan keselamatan

diurus dengan cara berlainan dengan fail terhad &

terbuka

pengedaran menggunakan beg berkunci

-Simpan Dalam Perhatian (SDP) atau Keep In View (KIV)

simpanan fail disebabkan kerja tertangguh

daftar bagi SDP / KIV perlu disedia dan diperiksa

setiap hari


46/48

9. Pelupusan Fail9. Pelupusan Fail

- dengan kebenaran Pengarah Arkib Negara

- rekod melebihi 20 tahun boleh dipindahkan ke

Arkib Negara

- rekod yang telah melebihi 5 tahun selepas

penutupannya boleh dipindahkan ke Arkib negara


47/48

10. Kesimpulan10. Kesimpulan

- Ketua Jabatan (Pengetua / Guru Besar)

bertanggungjawab sepenuhnya mematuhi tatacara

pengurusan fail

keselamatan dan pemeliharanya

ketidakcekapan, kegagalan dan kecuaian

pengurusannya boleh menjejaskan keselamatan

negara

- mematuhi undang-undang yang mengawal

pengurusan fail


48/48

Terima Kasih

sistem pengurusan fail_panitia

Documents