integrasi sistem antara sistem pengurusan aset (spa) dengan

DOCUMENT REVISION HISTORY

INTEGRASI SISTEM

antara

Sistem Pengurusan Aset

(SPA)

dengan

Standard Accounting System

for

Government Agencies

(SAGA)

MAJLIS AGAMA ISLAM SELANGOR

DOKUMEN KEPERLUAN SISTEM

Kanntronics Sdn. Bhd.

Dokumen Keperluan Sistem - Integrasi SPA dan SAGA of 17

1.0 PENGENALAN

1.1 Objektif

Dokumen ini membentangkan keperluan sistem bagi tujuan integrasi sistem antara

Sistem Pengurusan Aset (SPA) yang dibangunkan oleh Kanntronics Sdn. Bhd. dan

Standard Accounting System for Government Agencies (SAGA) yang dibangunkan

Century Software (M) Sdn. Bhd. Untuk pelaksanaan di Majlis Agama Islam Selangor

(MAIS).

1.2 Skop Kerja Keseluruhan Pelaksanaan Integrasi Sistem

Penyediaan maklumat asas keperluan sistem

Pemindahan data (data migration) - proses sekali sahaja

Integrasi data (data integration) - proses berulang

Penggunaan sistem

1.3 Senibina Sistem

Diagram 1 : Senibina Keseluruhan Pelaksanaan Sistem SPA

di Majlis Agama Islam Selangor (MAIS)

SPA

Application & Database

Server

(www)

Internal

LAN

Integration Gateway

FTP Server

(ftp)

SAGA

Application Server

SPA Kementerian

Firewall Rules

1. LLM user à LLM SPA Server tcp/80

2. LLM SPA Server à Kementerian SPA tcp/80

3. LLM SPA Server à Integration Gateway Server tcp/21

Diagram 1 : Senibina Keseluruhan Pelaksanaan Sistem SPA

di Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM)

1. MAIS user à SPA Server tcp/80 2. MAIS SPA Server à Kementerian SPA tcp/80 3. MAIS SPA Server à Integration Gateway Server tcp/21



Database

Sistem Pengurusan

Aset (SPA)

Integration Engine

Send/Receive files

Verify/Transform data

Read/Write database

Log results

Scheduler

SAGAGateway Server

Inbox Outbox

Diagram 2 : Senibina Integrasi antara Sistem Pengurusan Aset (SPA)

dan Standard Accounting System for Government Agencies (SAGA)



1.4 Format dan Standard Pertukaran Data

Format data dalam bentuk fail CSV (ASCII Delimited). Column delimiter symbol yang

digunakan ialah | (pipe).

Konsep PUSH and PULL (menggunakan protokol FTP). Keputusan akhir melibatkan

data fail akan dihantar oleh SAGA ke SPA dan juga melibatkan data fail dari SPA ke

SAGA (two-way integration).

Fail perlu diletakkan dalam ftp folder yang disediakan seperti berikut:

1. Rekod Pendaftaran Aset (SAGA à SPA) – <FTP Root Folder>/aset

2. Susutnilai Aset (SAGA à SPA) – <FTP Root Folder>/depreciation

3. Maklumat Pembekal (SAGA à SPA) – <FTP Root Folder>/supplier

4. Maklumat Penyelenggaraan (SAGA à SPA) – <FTP Root Folder>/maintenance

5. Pelupusan/Hapus Kira (SAGA à SPA) – <FTP Root Folder>/disposal

6. Rekod Penghantaran Barkod (SPA à SAGA) – <FTP Root Folder>/barcode

File naming convention yang digunakan adalah - <Jenis

Rekod>_<Date>_<Sequence>.txt di mana <Jenis Rekod> merujuk kepada rekod

tertentu seperti aset, kakitangan, dsb. dan <Date> akan berpandukan tarikh dalam

format YYYY-ShortMonth-DD. <Sequence> adalah no. turutan fail bagi hari terbabit

cth.: 1,2,3,..

Format ShortMonth adalah seperti berikut:

Jan

Feb

Mar

Apr

May

Jun

Jul

Aug

Sep

Oct

Nov

Dec



Contoh:

Data fail dari SAGA à SPA :

1. Rekod Pendaftaran Aset – NewAsset_2013-Aug-15_1.txt

2. Susutnilai Aset – Depreciation_2013-Aug-15_1.txt

3. Maklumat Pembekal – SupplierSetup_2013-Aug-15_1.txt

4. Maklumat Penyelenggaraan – AssetMaintenance_2013-Aug-15_1.txt

5. Pelupusan/Hapus Kira – Disposal_WriteOff_2013-Aug-15_1.txt

Data fail dari SPA à SAGA :

1. Rekod Pendaftaran Aset – Barcode_2013-Aug-15_1.txt

Fail data tidak lengkap akan ditolak sepenuhnya.

Pentadbir aplikasi sistem (wakil pemilik sistem yang dilantik akan dimaklumkan

melalui aplikasi sistem apabila pengguna berkaitan login ke dalam sistem dan juga

melalui email supaya tindakan susulan yang sewajarnya boleh diambil.



2.0 KEPERLUAN INTEGRASI SISTEM

2.1 Maklumat Asas

Kod klasifikasi aset SPA menggunakan kod standard yang ditetapkan Bahagian

Kawalan dan Pemantauan (BKP), Perbendaharaan yang terdiri dari Kategori, Sub-

Kategori dan Jenis. Klasifikasi aset dalam SAGA yang menggunakan hanya satu

level kategori akan dipadankan dengan kod baru di SPA. Proses pemadanan

(mapping) dari kod SAGA ke kod SPA akan dilakukan di dalam SPA semasa proses

verifikasi rekod aset yang dihantar SAGA ke SPA (rujuk Modul Pendaftaran).

Maklumat kakitangan - proses akan dilakukan dengan menggunakan konsep yang

sama di dalam sistem SPA sedia ada.

Maklumat pembekal seperti Nama Syarikat, ID Syarikat, Alamat, Pegawai Untuk

Dihubungi, dll. Akan diambil dari SAGA. Rujuk APPENDIX A untuk data syarikat

pembekal dari SAGA.

Maklumat senarai lokasi baru yang berkait dengan penempatan aset mengikut

keperluan SPA akan disediakan pihak MAIS. Kawalan kepada kod lokasi dilakukan di

dalam sistem SPA.



2.2 Modul Pendaftaran

Pendaftaran aset harta modal terlebih dahulu dilakukan menerusi modul aset sedia

ada sistem SAGA.

Maklumat rekod aset didaftarkan SAGA kemudiannya akan dihantar ke SPA (rujuk

APPENDIX B untuk format data yang akan dihantar SAGA).

SPA akan menyediakan satu antaramuka (interface) baru semasa proses verifikasi

data yang diterima dari SAGA bagi membolehkan pengguna dalam sistem SPA

melengkapkan keperluan data bagi rekod terbabit seperti pemilihan kod klasifikasi

aset yang digunakan SPA, maklumat pegawai penempatan, maklumat lokasi

penempatan, dsb.

SPA akan menghantar nombor barkod yang telah dijana di SPA ke SAGA (rujuk

APPENDIX G untuk format data yang akan dihantar kepada SAGA).

Bagi aset inventori, sepenuhnya akan menggunakan sistem SPA.

2.2.1 Label Barkod ID Aset

Bagi aset harta modal, SPA akan menggunakan format label seperti di dalam

pekeliling MOF. Tambahan kod aset SAGA di bahagian bawah kod aset apabila

cetakan label dilakukan.

Format ID aset dalam SAGA adalah seperti berikut:

<Kod PTJ> + <Running Sequence No. (guna format 99999999)> Contoh: bagi

Kod PTJ W02 : W0200000001

Rujukan kepada aset akan hanya menggunakan ID yang dijana oleh SAGA.

Bagi aset inventori pula, keseluruhan proses akan menggunakan sistem SPA tanpa melibatkan SAGA. Format barkod untuk inventori yang perlu dijana oleh SPA adalah seperti berikut:

2.2.2 Perubahan Lokasi/Pegawai Penempatan

Sebarang perubahan berkaitan dengan lokasi/pegawai penempatan di SPA

melibatkan PTJ yang berbeza sahaja akan dimaklumkan kepada SAGA melalui

penyediaan laporan yang berkaitan.

Sistem SPA akan membuat proses keseluruhan kawalan penempatan dan lokasi

penempatan.



2.3 Modul Penyelenggaraan

Semua rekod penyelenggaraan direkod di dalam SPA.

Sistem SAGA akan menyediakan jumlah yang diperuntukkan (allocation amount)

untuk kos penyelenggaraan bagi sesuatu aset berpandukan ID aset. Data yang

diberi SAGA akan mengandungi maklumat seperti kod jenis penyelenggaraan (kod

dana), ID aset dan kos yang diperuntukkan.

Maklumat ini akan digunakan SPA untuk memasukkan rekod penyelenggaraan

tersebut dibawah maklumat penyelenggaraan aset berkaitan. SPA hendaklah

memastikan ruangan kos penyelenggaraan akan memaparkan kos yang diberi oleh

SAGA dan tidak boleh diubah oleh pengguna. Pengguna hanya boleh memasukkan

maklumat lain yang diperlukan SPA seperti tarikh dan maklumat terperinci kerja

penyelenggaraan yang dilakukan.

2.4 Modul Susut Nilai

Maklumat susut nilai sesuatu aset akan dihantar SAGA ke SPA secara bulanan

(monthly basis depreciation)

Data rekod akan mengandungi field ID aset dan nilai buku bersih terkini (current net

book value). Maklumat diberi akan sentiasa dioverwrite dalam SPA.

Tiada logik aplikasi yang diperlukan dalam SPA. SPA hanya mengambil data yang

disediakan SAGA dan menggunakan maklumat tersebut apabila perlu memaparkan

nilai semasa aset semasa proses pelupusan dan penyediaan laporan.

Rujuk APPENDIX D.

Pengiraan susut nilai akan dilakukan didalam sistem SAGA.

Rekod susut nilai secara keseluruhan.



2.5 Modul Pelupusan

Data rekod akan di hantar oleh SPA ke SAGA dengan mengandungi maklumat/field

ID aset, nilai lupus, kaedah pelupusan yang dipersetujui, no rujukan kelulusan.

Rujuk APPENDIX E untuk data aset lupus yang dihantar SAGA.

SPA seterusnya akan membuat pengemaskinian ke atas aset terbabit.

2.6 Modul Kehilangan Hapus Kira

Proses penyediaan awal maklumat kehilangan aset akan dilakukan dalam SPA

sehingga sijil dikeluarkan dan seterusnya digunakan SAGA untuk membuat

pengemaskinian kepada sistem.

Data rekod akan mengandungi field ID aset, tarikh hapus kira, sebab dan no. rujukan.

Rujuk APPENDIX F untuk data aset hapus kira yang dihantar SAGA.

SPA seterusnya akan membuat pengemaskinian ke atas status aset terbabit.



3.0 KOS BERBANGKIT

3.1 Gateway File Server

Pihak MAIS akan menyediakan gateway server bagi tujuan meletakkan fail-fail data

yang diperlukan oleh kedua-dua sistem (hanya untuk pelaksanaan integrasi sistem

antara SPA dengan SAGA di MAIS sahaja).

4.0 PELAN PELAKSANAAN

4.1 Pelan Pelaksanaan

Pelan pelaksanaan yang dicadangkan pihak Kanntronics mengikut kepada kesesuaian

dengan mengambil kira perkara yang telah dibangkitkan semasa perbincangan.

Bagaimanapun, pelan pelaksanaan yang muktamad akan bergantung kepada

persetujuan kesemua pihak setelah meneliti cadangan yang dikemukakan oleh kedua-

dua vendor yang terlibat.



APPENDIX A – Rekod pembekal (SAGA à SPA)

File Name: SupplierSetup_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt

No. Field Name Description

1. Column 1 Kod PTJ e.g. W02

2. Column 2 ID syarikat pembekal dalam SAGA e.g. W02PR004

3. Column 3 Nama syarikat pembekal (long name) e.g. PRISMA TULIN SDN. BHD.

4. Column 4 ID kreditor

5. Column 5 Nama syarikat pembekal (short name) e.g. PRISMA TULIN SDN. BH

6. Column 6 Ruang 1 untuk alamat syarikat pembekal e.g. D/A VISTANA HOTEL

7. Column 7 Ruang 2 untuk alamat syarikat pembekal e.g. No. 9, JALAN LUMUT, OFF JALAN IPOH

8. Column 8 Ruang 3 untuk alamat syarikat pembekal e.g. 50400 KUALA LUMPUR

9. Column 9 Ruang 4 untuk alamat syarikat pembekal

10. Column 10 Nama pegawai syarikat untuk dihubungi

11. Column 11 No. telefon syarikat

12. Column 12 No. faks syarikat

13. Column 13 Alamat email untuk berurusan

14. Column 14 Kod bank

15. Column 15 Payment term

16. Column 16 Nama bank

17. Column 17 Cawangan bank

18. Column 18 Kod bank

19. Column 19 Nama akaun bank

20. Column 20 No. akaun bank

21. Column 21 Whether 0 (INSERT), 1 (UPDATE) or 2 (DELETE). Refer Section 2.1 – Maklumat Asas



SPA Table Name: supplier

No. SAGA Field Name SPA Field Name SPA Field Type

1. Column 1 Daerah VARCHAR (8)

2. Column 2 Supplier_No,

Supplier_No_Old

VARCHAR (25)

3. Column 3 Supplier_Name VARCHAR (300)

4. Column 4 N/A

5. Column 5 Supplier_Name VARCHAR (300)

6. Column 6 add1 VARCHAR (300)




10. Column 10 person VARCHAR (80)

11. Column 11 Tel_no VARCHAR (15)

12. Column 12 Fax_no VARCHAR (15)

13. Column 13 email VARCHAR (70)

14. Column 14 N/A

15. Column 15 N/A

16. Column 16 N/A

17. Column 17 N/A

18. Column 18 N/A

19. Column 19 N/A

20. Column 20 N/A

21. Column 21 N/A (Record identification

only)



APPENDIX B – Rekod aset harta modal didaftar (SAGA à SPA)

File Name: NewAsset_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt


1. Column 1 Kod merujuk kepada PTJ dalam SAGA (faas_company)

e.g. W04

2. Column 2 ID aset running sequence (faas_asset) e.g. 00001839

3. Column 3 Keterangan pendek mengenai aset (faas_desc) e.g.

SERVER DELL

4. Column 4 Keterangan panjang mengenai aset (faas_longdesc) e.g.

No. SIRI: 8Y5NR1S (TKT BAWAH BLOK 11 [KONSOL])

5. Column 5 Jenis aset dalam SAGA (faas_assettype) e.g. MA38101-

61150

6. Column 6 Kategori aset dalam SAGA (faas_assetcat) e.g. F

7. Column 7 Department (faas_dept) e.g. W04

8. Column 8 Cost Centre (faas_ccentre) e.g. MA38101

9. Column 9 Lokasi aset dalam SAGA (faas_location) e.g. W040100

10. Column 10 Label barkod aset (faas_barcode) - kombinasi

faas_company & faas_asset

11. Column 11 ID pembekal dalam SAGA (faas_supplier) e.g. W04BY001

12. Column 12 Tarikh pembelian aset (faas_purdate) e.g. 2009-06-30

13. Column 13 Harga pembelian aset (faas_purprice) e.g. 17750

14. Column 14 Tarikh permulaan book value (faas_bookstart)

15. Column 15 Book rate (faas_bookrate)

16. Column 16 Invoice ID (invoice_id) e.g. 00000443

17. Column 17 Invoice Date (invoice_date) e.g. 2007-10-23

18. Column 18 No. pesanan kerajaan (order_id) e.g. 000246-00

19. Column 19 Kod peruntukan (glcode)



SPA Table Name: 312


1. Column 1 daerah VARCHAR (8)

2. Column 2 code VARCHAR (60)

3. Column 3 N/A. Mapping only.





8. Column 8 N/A


10. Column 10 SAGA_Asset_No VARCHAR (20)


12. Column 12 rec_date DATE

13. Column 13 cost DOUBLE

14. Column 14 N/A

15. Column 15 N/A

16. Column 16 no_invoice VARCHAR (50)

17. Column 17 invoice_date DATE

18. Column 18 gov_order_no VARCHAR (150)

19. Column 19 N/A



APPENDIX C – Rekod penyelenggaraan aset (SAGA à SPA)

File Name: AssetMaintenance_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt


1. Column 1 Kod merujuk kepada PTJ dalam SAGA e.g. W02

2. Column 2 Kod jenis penyelenggaraan e.g. PKD1 (Kenderaan), PAK1

(Alatan Pejabat), PKM1 (Peralatan Komputer)1

3. Column 3 ID aset running sequence e.g. 00002463

4. Column 4 Kos kerja penyelenggaraan

5. Column 5 Invoice Ref. No. & Order No. Both items in a single column, separated using symbol (^) e.g. 09/4175^006271-00, 09/4176^006270-00

6. Column 6 Tarikh kerja penyelenggaraan e.g. 2009-06-05

7. Column 7 Kod syarikat pembekal e.g. W02ME007

8. Column 8 Keterangan kerja penyelenggaraan e.g. NAZA RIA V6 (A)

SE

SPA Table Name: 312_maintenance


1. Column 1 Code VARCHAR (60)

2. Column 2 Maint_Code_SAGA (New

field) VARCHAR

3. Column 3 Code DOUBLE

4. Column 4 Cost DOUBLE

5. Column 5 Invois_Ref_No /

Gov_Order_no VARCHAR

6. Column 6 Send_Date DATE

7. Column 7 Supplier_No VARCHAR

8. Column 8 Description TEXT



APPENDIX D – Rekod susut nilai aset (SAGA à SPA)

File Name: Depreciation_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt


1. Column 1 Kod merujuk kepada PTJ dalam SAGA (company) e.g.

W02

2. Column 2 Empty column. Label barkod aset (kombinasi value

company & asset no.).

3. Column 3 ID aset running sequence (asset no.) e.g. 00000975

4. Column 4 Nilai buku semasa (current net book value) e.g. 956.73

5. Column 5 Nilai perolehan (purchase value) e.g. 1400

6. Column 6 Tarikh nilai buku semasa (current net book value effective

date) e.g. 2009-06-30

SPA Table Name: 312



2. Column 2 N/A


4. Column 4 Current_Value DOUBLE

5. Column 5 cost DOUBLE

6. Column 6 N/A



APPENDIX E – Rekod aset dilupus (SAGA à SPA)

File Name: Disposal_WriteOff_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt


1. Column 1 Kod merujuk kepada PTJ dalam SAGA e.g. W02

2. Column 2 ID aset running sequence e.g. 00000975

3. Column 3 Harga lupus e.g. 1

4. Column 4 Tarikh lupus e.g. 2008-03-07

5. Column 5 Jenis pelupusan e.g. W, D

6. Column 6 Sebab pelupusan e.g. ASSET TRANSFER TO A01,

PELUPUSAN PA38101 A02

APPENDIX F – Rekod aset hilang/hapus kira (SAGA à SPA)

File Name: Same as APPENDIX E

APPENDIX G – Rekod barkod aset yang dijana (SPA à SAGA)

SPA Table Name: 312



2. Column 2 SAGA_Asset_No VARCHAR (20)

File Name: Barcode_YYYY-ShortMonth-DD_Sequence.txt


1. Column 1 Kod merujuk kepada no. barkod yang dijana dalam SPA

2. Column 2 Kod merujuk kepada no. aset yang dijana dalam SAGA

integrasi sistem antara sistem pengurusan aset (spa) dengan

Documents