sistem maklumat kewangan bersepadu (smkb) manual … manual inden v2.pdf · bagi maklumat lanjutan...

SISTEM MAKLUMAT KEWANGAN BERSEPADU (SMKB) MANUAL MODUL INDEN (CLIENT) Versi Dokumen: 2.0

Tarikh akhir kemaskini: 9 April 2013 Hakcipta © Pusat Komputer, UTeM ms 1

ISI KANDUNGAN

Pengenalan Modul Inden .............................................................................................................................. 2

Pra Kontrak ............................................................................................................................................... 3

Mohon Inden Kerja ................................................................................................................................... 6

Kelulusan Inden Kerja ............................................................................................................................... 8

Cetakan Inden Kerja ................................................................................................................................ 10

Pelarasan Inden Kerja ............................................................................................................................. 12

Pasca Kontrak .......................................................................................................................................... 15

Selesai Inden Kerja .................................................................................................................................. 20

Pembatalan Inden Kerja .......................................................................................................................... 22

Pertanyaan .............................................................................................................................................. 24



Pengenalan Modul Inden

Modul Inden dibangunkan untuk tujuan menguruskan hal-hal berkaitan inden kerja (Tender dan

sebut harga).

Antara sub modul yang terkandung di bawah Modul Inden adalah:

1. Sub Modul Mohon Inden 2. Sub Modul Kelulusan 3. Sub Modul Cetak 4. Sub Modul Pelarasan 5. Sub Modul Selesai 6. Sub Modul Pembatalan Inden 7. Sub Modul Pertanyaan 8. Sub Modul Laporan 9. Sub Modul Pra Kontrak – baru (Fasa II) 10. Sub Modul Pasca Kontrak – baru (Fasa II)



Pra Kontrak

Fungsi : Skrin ini digunakan untuk kemasukan maklumat pra kontrak. Maklumat Pra Kontrak perlu

dimasukkan sebelum Permohonan Inden dapat disediakan di dalam sistem.

1.1. Klik ikon ‘Pra Kontrak di bawah Modul “INDEN KERJA”. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 1.1(i) : Skrin Pra Kontrak (tab Projek, Lukisan dan Tawaran)

Langkah-langkah untuk memasukkan maklumat Pra Kontrak:

A. Tab: Projek, Lukisan dan Tawaran

i. Masukkan “No. Sebutharga/ Tender” dan “Nama Projek”. Maklumat ini akan dibawa ke

skrin Mohon Inden Kerja untuk tindakan selanjutnya.

ii. Pilih jenis Inden sama ada “Sebutharga” untuk kerja bernilai di antara RM20 001 – RM500

000, “Sebutharga Kecil” untuk kerja bernilai di bawah RM20 000 atau “Tender” untuk kerja

melebihi RM500 000.

iii. Pilih “PTj” yang bertanggungjawab bagi projek tersebut.

iv. Pilih “Pegawai Pemohon”. Pegawai Pemohon adalah nama pegawai yang menghantar

dokumen lukisan tawaran.

v. Pilih “Pegawai Penerima”. Pegawai Penerima adalah nama pegawai yang menerima

dokumen dokumen lukisan tawaran.

1.1

ii

i

v

vi

iii

iv

vi

vii

viii



vi. Masukkan “Bil Mesyuarat” di mana ia merujuk kepada Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga

Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja, UTeM.

vii. Pilih “Status” sama ada lulus, tangguh atau batal untuk tujuan rekod, dan masukkan

“Catatan Status” sekiranya ada.

- Sekiranya status Tangguh atau Batal dipilih, maklumat Pra Kontrak yang telah

dimasukkan tidak akan dihantar ke skrin Mohon Inden.

- Hanya maklumat projek yang berstatus Lulus sahaja akan dihantar ke skrin seterusnya.

viii. Masukkan tarikh-tarikh yang diperlukan seperti “Tarikh Siap Lukisan Tawaran”, “Tarikh

Lukisan Meja Tawaran” dan “Tarikh Iklan” (kemasukan maklumat ini hanya untuk kerja

berjenis Sebutharga dan Tender sahaja).



B. Tab: Kelayakan dan Lawatan

Skrin 1.1(ii) : Skrin Pra Kontrak (tab Kelayakan dan Lawatan)

i. Masukkan maklumat “Kelayakan Kontraktor (Pusat Khidmat Kontraktor)” seperti Kelas,

Kepala dan Sub-Kepala.

ii. Klik “Tambah Ke Senarai”. Rekod yang dipilih akan ditambah ke dalam senarai. Atau klik

Hapus Dari Senarai untuk menghapuskan data dari senarai.

iii. Pilih Gred “CIDB”.

iv. Pilih kod “Kementerian Kewangan”. Klik “Tambah Ke Senarai”. Rekod yang dipilih akan

ditambah ke dalam senarai. Atau klik Hapus Dari Senarai untuk menghapuskan data dari

senarai.

v. Masukkan maklumat “Lawatan Tapak” yang telah dilakukan bagi projek tersebut. Klik

“Tambah Ke Senarai”. Rekod yang dipilih akan ditambah ke dalam senarai. Atau klik Hapus

Dari Senarai untuk menghapuskan data dari senarai.

vi. Klik butang untuk menyimpan rekod.

ii

i

iii

iv

v

vi



Mohon Inden Kerja

Fungsi : Skrin ini digunakan untuk kemasukan maklumat inden kerja yang telah diluluskan.

1.2. Klik ikon ‘Mohon Inden Kerja’ di bawah Modul “INDEN KERJA”. Skrin berikut akan

dipaparkan.

Skrin 1.2 : Skrin Mohon Inden Kerja

Langkah-langkah untuk memasukkan maklumat Inden Kerja:

i. Klik butang “Pilih” untuk memilih rekod yang telah dimasukkan dalam skrin Pra Kontrak. Pop

up Senarai Tajuk Kerja yang telah dimasukkan di skrin Pra Kontrak akan dipaparkan.

ii. Dwi-klik pada projek yang ingin dipilih. Skrin berikut akan dipaparkan.

i

1.2

ii



iii. Pilih “Kontraktor” yang dilantik bagi inden kerja tersebut. Maklumat syarikat seperti Alamat,

maklumat bank dan email diambil dari Modul Pendaftaran Syarikat (ROC). Sebarang

pengemaskinian maklumat perlu dilakukan pada Modul Pendaftaran Syarikat (ROC)

iv. Masukkan “Tarikh Mula Asal” dan “Tempoh”dan klik butang “Kira”. Tarikh Siap Asal akan

dikira secara automatik oleh sistem mengikut tempoh yang dimasukkan.

v. Masukkan maklumat-maklumat lain seperti “Pegawai Bertanggungjawab”, “PTj Mohon”,

“Pegawai Inden”, “Penyelaras Projek” dan “Penyelia Projek”.

vi. Masukkan Butiran Permohonan Inden Kerja mengikut kriteria yang disediakan. Sistem akan

membuat kawalan di mana sekiranya tiada baki peruntukan untuk sesuatu vot, permohonan

tersebut tidak boleh disimpan.

vii. Klik butang untuk menyimpan rekod. No. Inden Sementara akan dijana.

v

iii

vii

iv

vi



Kelulusan Inden Kerja

Fungsi : Skrin ini digunakan untuk melakukan kelulusan inden kerja.

1.3. Klik ikon ‘Kelulusan Inden Kerja’ di bawah Modul “INDEN KERJA”. Skrin berikut akan

dipaparkan.

Skrin 1.3(i): Skrin Carian Kelulusan Inden Kerja

Langkah-langkah untuk melakukan kelulusan Inden Kerja:

i. Buat pilihan carian terlebih dahulu. Senarai carian akan dipaparkan.

ii. Double click pada inden yang ingin diluluskan. Skrin berikut akan dipaparkan.

ii

1.3



Skrin 1.3(ii): Skrin Kelulusan Inden Kerja

iii. Kesemua maklumat yang telah dimasukkan akan dipaparkan.

iv. Klik “Ya” untuk meluluskan inden kerja tersebut, atau “Tidak” untuk tidak lulus. Ulasan perlu

dimasukkan sekiranya tidak lulus.

v. Klik butang untuk menyimpan rekod.

vi. “No Inden” sebenar akan dijana secara automatik oleh sistem.

iv

iii

v

vi



Cetakan Inden Kerja

Fungsi : Skrin ini digunakan untuk melakukan cetakan Borang Inden Kerja.

1.4 Klik ikon ‘Cetakan Inden Kerja’ di bawah Modul “INDEN KERJA”. Skrin berikut akan

dipaparkan.

Skrin 1.4: Skrin Cetakan Inden Kerja

Langkah-langkah untuk mencetak Borang Inden Kerja:

i. Pilih jenis carian yang ingin dilakukan.

ii. Klik butang “Cari”.

iii. Hasil carian akan dipaparkan. Double click pada inden yang ingin dicetak. Skrin berikut akan

dipaparkan:

1.4

ii

i

iii



iv. Klik ikon untuk mencetak.

iv



Pelarasan Inden Kerja

Fungsi : Skrin ini digunakan untuk melakukan pelarasan inden kerja, sekiranya perlu.

1.5 Klik ikon ‘Cetakan Inden Kerja’ di bawah Modul “INDEN KERJA”. Skrin berikut akan

dipaparkan.

Skrin 1.5(i) : Skrin Carian Pelarasan Inden Kerja

Langkah-langkah untuk melakukan pelarasan Inden Kerja:



1.5

i

ii



Skrin 1.5(ii) : Skrin Pelarasan Inden Kerja

iii. Sekiranya Permohonan Pembayaran bagi inden tersebut telah dikeluarkan, pembatalan PP

perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum pelarasan boleh dilakukan.

iv. “Ulasan Pelarasan” wajib diisi oleh pegawai.


vi. Klik “Lampiran” untuk mencetak Lampiran bagi Inden Kerja yang telah dibuat pelarasan.

Skrin berikut akan dipaparkan.

iii

iv

v

vi



Skrin 1.5(iiii) : Skrin Cetakan Pelarasan Inden Kerja

vii. Klik ikon untuk mencetak.

vii



Pasca Kontrak

Fungsi : Skrin ini digunakan untuk mengemaskini maklumat kontrak.

1.6 Klik ikon ‘Pasca Kontrak’ di bawah Modul “INDEN KERJA”. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 1.6(i): Skrin Pasca Kontrak (carian)

Langkah-langkah untuk kemasukan maklumat kontrak dan bon pelaksanaan:


ii. Double click pada inden yang ingin kemaskini. Skrin berikut akan dipaparkan.

1.6

i

ii



Skrin 1.6(ii): Skrin Pasca Kontrak (Maklumat Kontrak dan Bon Pelaksaaan)

A. Tab: Kontrak & Bon Pelaksanaan i. Maklumat umum Kontrak akan dipaparkan.

ii. Masukkan “No Polisi”, “Tarikh Mula”, dan masukkan jumlah bulan polisi tersebut. Klik

butang Kira dan sistem akan mengira tarikh akhir bon tersebut mengikut jumlah bulan yang

dimasukkan.

iii. Klik “Tambah Ke Senarai” untuk menambah rekod ke dalam senarai.

iv. Untuk mengemaskini rekod, dwi-klik pada rekod yang telah dimasukkan.


iii

i

ii

v

iv



Skrin 1.6(iii): Skrin Pasca Kontrak (Insurans Pampasan Pekerja dan Insurans Tanggungan Awam)

B. Tab: Insurans Pampasan Pekerja dan Insurans Tanggungan Awam i. Masukkan maklumat-maklumat yang diperlukan.

ii. Klik “Tambah Ke Senarai” untuk menambah rekod ke dalam senarai.

iii. Untuk mengemaskini atau menghapuskan rekod, dwi-klik pada rekod yang telah dimasukkan

dan klik butang yang berkaitan.

iv. Klik butang untuk menyimpan rekod.

ii

i

i

ii

iv



Skrin 1.6(iv): Skrin Pasca Kontrak (Maklumat Sijil-sijil dan Pelanjutan Masa)

C. Tab: Sijil Kontrak dan Lanjutan Masa i. Masukkan tarikh-tarikh bagi Sijil Perakuan Kerja Tak Siap (CNC) dan Sijil Perakuan Siap Kerja

(CPC) bagi kontrak tersebut.

ii. Bagi pengiraan Amaun Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan (LAD), masukkan “Tarikh Mula”,

“Bil. Hari”, dan “Kadar” dan klik “Kira”. Sistem akan membuat kiraan Tarikh Hingga dan

Jumlah Amaun berdasarkan tempoh yang dimasukkan.

iii. Bagi maklumat Lanjutan Masa (EOT), pilih “Tarikh Dari”, “Tarikh Hingga” dan klik butang

“Kira”. Tempoh lanjutan masa akan dikira secara otomatik oleh sistem.

iv. Bagi Tarikh Perakuan Siap Membaiki Kecacatan (CMGD), masukkan “Tarikh Mula”,

“Tempoh” dan klik “Kira”. Tarikh Tamat akan dikira oleh sistem.

v. Untuk mengemaskini atau menghapuskan rekod, dwi-klik pada rekod yang telah dimasukkan

dan klik butang yang berkenaan.

vi. Klik butang untuk menyimpan rekod.

iv

i

ii

iii

v



Skrin 1.6(v): Skrin Pasca Kontrak (Maklumat Perubahan Kerja/ Pelarasan Kuantiti, dan Prestasi

Kontraktor)

D. Tab: Kerja, Kuantiti dan Prestasi i. Masukkan maklumat perubahan kerja (VO) / pelarasan kuantiti sekiranya ada. Klik “Tambah

Ke Senarai” untuk menambah maklumat perubahanke dalam senarai.

ii. Masukkan maklumat prestasi bulanan kontraktor. Pilih “Tarikh” prestasi dinilai, dan

masukkan “Peratusan Sebenar (%)” dan “Peratusan Jadual (%)”. Masukkan “Huraian”

berdasarkan penilaian yang dilakukan dan klik “Tambah Ke Senarai”.

iii. Untuk membuat pengemaskinian atau hapus rekod, dwi klik pada rekod yang telah

disimpan, lakukan pengemaskinian dan klik butang “Kemaskini Ke Senarai” atau klik “Hapus

Dari Senarai” untuk hapus rekod.

iv. Klik butang untuk menyimpan rekod.

i

ii

iv



Selesai Inden Kerja

Fungsi : Skrin ini digunakan untuk memasukkan maklumat inden yang telah selesai atau ditamatkan.

1.7 Klik ikon ‘Selesai Inden Kerja’ di bawah Modul “INDEN KERJA”. Skrin berikut akan

dipaparkan.

Skrin 1.7(i): Skrin Carian Selesai Inden Kerja

Langkah-langkah untuk menamatkan / Selesai Inden Kerja:



1.7

i

ii



Skrin 1.7(ii): Skrin Selesai Inden Kerja

v. Masukkan “Tarikh Mula Sebenar”.

vi. Masukkan “Tempoh”. “Tarikh Siap Sebenar” akan dikira secara automatik oleh sistem.

vii. Pilih status inden sama ada “Ditamatkan” atau “Selesai”.

viii. “Sebab Ditamatkan” wajib diisi oleh pegawai sekiranya status ditamatkan dipilih.

ix. Klik butang untuk menyimpan rekod.

iii

iv

v

vi

vi



Pembatalan Inden Kerja

Fungsi : Skrin ini digunakan untuk membuat pembatalan inden kerja. Pembatalan hanya boleh

dilakukan sekiranya inden tersebut belum dibuat sebarang pembayaran.

1.8 Klik ikon ‘Pembatalan Inden Kerja’ di bawah Modul “INDEN KERJA”. Skrin berikut akan

dipaparkan.

Skrin 1.8(i): Skrin Carian Pembatalan Inden Kerja

Langkah-langkah untuk membuat pembatalan Inden Kerja:


ii. Double click pada inden yang ingin diluluskan. Skrin berikut akan dipaparkan

1.8

i

ii



Skrin 1.8(ii): Skrin Carian Pembatalan Inden Kerja

iii. Masukkan “Sebab Pembatalan Inden Kerja”.

iv. Klik butang untuk menyimpan rekod

iii

iv



Pertanyaan

Fungsi : Skrin ini digunakan untuk membuat pertanyaan berkenaan status inden.

1.9 Klik ikon ‘Pembatalan Inden Kerja’ di bawah Modul “INDEN KERJA”. Skrin berikut akan

dipaparkan.

Skrin 1.9(i): Skrin Pertanyaan Inden Kerja

Langkah-langkah untuk membuat pembatalan Inden Kerja:

i. Buat pilihan carian terlebih dahulu dan klik butang “Carian”. Senarai carian akan dipaparkan.

ii. Hasil carian berserta Status Permohonan akan dipaparkan. Double click pada inden tersebut

untuk maklumat terperinci. Skrin berikut akan dipaparkan.

1.9

i

ii



Skrin 1.9(ii): Skrin Maklumat Inden Kerja

sistem maklumat kewangan bersepadu (smkb) manual … manual inden v2.pdf · bagi maklumat lanjutan...

Documents