no. keluaran : 09 no. pindaan : 01 manual kualiti tarikh ... · manual kualiti no. keluaran : 09...

MANUAL KUALITI

NO. KELUARAN : 09NO. PINDAAN : 01TARIKH KUAT KUASA : 01.07.2014MUKA SURAT : 1/56IPGM-PPK-MK-01

INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIAKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Alamat:

Telefon:

Faks:

Institut Pendidikan Guru MalaysiaKementerian Pendidikan MalaysiaAras 1, Blok 2200, Enterprise Building 3Jalan Persiaran Apec, Cyber 663000 CYBERJAYA

03-83126666

03-83126655

IPGM-PPK-MK-01MANUAL KUALITI

PENGURUSAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUANKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Disediakan oleh:

…………………..………….

Diluluskan oleh:

……………………………

NamaJawatan:

REKTORINSTITUT PENDIDIKAN GURUMALAYSIA(WAKIL PENGURUSAN)

NamaJawatan:

TIMBALAN KETUA PENGARAHPENDIDIKAN MALAYSIAKEMENTERIAN PENDIDIKANMALAYSIA(PENGURUSAN TERTINGGI)

Tarikh: 15 Jun 2014 Tarikh: 15 Jun 2014

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - JawatankuasaDokumentasi Induk

MANUAL KUALITI


Julai 2014

KANDUNGAN

TAJUKMUKA SURAT

Pengesahan Manual Kualiti 1Kandungan 2Senarai Induk Edaran Terkawal 4

SEKSYEN 1 - PENGENALAN 6

SEKSYEN 2 - MAKLUMAT ORGANISASI 82.1 Pengenalan 112.2 Fungsi 122.3 Falsafah, Visi, dan Misi IPGM 122.4 Piagam Pelanggan 122.5 Pelanggan 132.6 Struktur Organisasi 14

SEKSYEN 3 - SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITIKEGURUAN

18

3.1 Skop Pelaksanaan 183.2 Dasar Kualiti 183.3 Objektif Kualiti 183.4 Objektif Operasi IPG 213.5 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 213.6 Struktur Sistem Pengurusan Kualiti 233.7 Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia (MK IPGM) 243.8 Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru (MK IPG) 25

SEKSYEN 4 - SISTEM PENGURUSAN KUALITI 264.1 Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG 274.2 Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti 27

4.2.1 Struktur Dokumentasi 274.2.2 Manual Kualiti 274.2.3 Kawalan Di atas Dokumen 294.2.4 Kawalan Rekod 31

SEKSYEN 5 - TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 325.1 Komitmen Pengurusan 325.2 Fokus kepada Pelanggan 325.3 Dasar Kualiti 325.4 Perancangan 325.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 335.6 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 34

MANUAL KUALITI


Julai 2014

TAJUKMUKA SURAT

SEKSYEN 6 - PENGURUSAN SUMBER 356.1 Bekalan Sumber 356.2 Sumber Manusia 366.3 Infrastruktur dan Pengurusan Aset 376.4 Persekitaran Kerja 38

SEKSYEN 7--PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKANKEGURUAN

39

7.1 Perancangan Penyampaian PPK 397.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan 397.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses Perkhidmatan 417.4 Perolehan 437.5 Pengeluaran dan Penyediaan PPK 457.6 Kawalan ke atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan 47

SEKSYEN 8 - PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 488.1 Am 488.2 Pemantauan dan Pengukuran 488.3 Kawalan Ke atas Ketidakpatuhan Produk 528.4 Analisis Data 528.5 Penambahbaikan 53

LAMPIRAN-LAMPIRANLampiran 1 Senarai PK Prosedur Teras 55

Lampiran 2 Senarai PK Prosedur Umum Pengurusan dan ProsedurUmum Sokongan

56

MANUAL KUALITI


Julai 2014

SENARAI INDUK EDARAN TERKAWALNo. Salinan

Terkawal Pemegang Dokumen

01 Timbalan Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia(Pengurusan Tertinggi)

02 Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Wakil Pengurusan I )

03 Timbalan Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Wakil Pengurusan II)

04 Pengarah Pusat Pembangunan Akademik Institut Pendidikan Guru Malaysia(Timbalan Wakil Pengurusan)

05 Pengarah Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar(Timbalan Wakil Pengurusan)

06 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Perlis (Timbalan Wakil Pengurusan)

07 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman (Timbalan WakilPengurusan)

08 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Abdul Halim(Timbalan Wakil Pengurusan)

09 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pulau Pinang (Timbalan WakilPengurusan)

10 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun (Timbalan WakilPengurusan)

11 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Ipoh (Timbalan Wakil Pengurusan)

12 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Teknik(Timbalan Wakil Pengurusan)

13 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (Timbalan WakilPengurusan)

14 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (Timbalan WakilPengurusan)

15 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Antarabangsa(Timbalan Wakil Pengurusan)

16 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Islam (Timbalan WakilPengurusan)

17 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar (Timbalan WakilPengurusan)

18 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu(Timbalan Wakil Pengurusan)

19 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Hussein Onn (Timbalan WakilPengurusan)

20 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Temenggong Ibrahim(Timbalan Wakil Pengurusan)

21 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tengku Ampuan Afzan(Timbalan Wakil Pengurusan)

22 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Mizan (Timbalan WakilPengurusan)

MANUAL KUALITI


Julai 2014

No. SalinanTerkawal Pemegang Dokumen

23 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Dato’ Razali Ismail(Timbalan Wakil Pengurusan)

24 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu (Timbalan WakilPengurusan)

25 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Batu Lintang (Timbalan WakilPengurusan)

26 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak (Timbalan Wakil Pengurusan)

27 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Abdul Razak (Timbalan WakilPengurusan)

28 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Rajang (Timbalan Wakil Pengurusan)

29 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya (Timbalan Wakil Pengurusan)

30 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Kent (Timbalan Wakil Pengurusan)

31 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Keningau (Timbalan WakilPengurusan)

32 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tawau (Timbalan Wakil Pengurusan)

33 Pengarah Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi(Timbalan Wakil Pengurusan)

34 Pengarah Sektor Khidmat Pengurusan (Timbalan Wakil Pengurusan)

35 Ketua Jabatan, Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan (Timbalan WakilPengurusan)

36 Ketua Jabatan, Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme (TimbalanWakil Pengurusan)

37 Ketua Jabatan, Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat, IPGM38 Ketua Unit, Unit Teknologi Maklumat dan Komunikasi, IPGM

MANUAL KUALITI


Julai 2014

SEKSYEN 1PENGENALAN

1.1 Manual Kualiti (MK) Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut

Pendidikan Guru (IPG) ini disediakan untuk memenuhi pencapaian matlamat dan

objektif IPGM dan IPG selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008. MK ini

menghuraikan Dasar Kualiti, Objektif Kualiti serta dasar dan prinsip bagi

pelaksanaan Sistem Kualiti Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) IPGM dan

IPG. MK ini disokong dengan Prosedur Kualiti (PK), dan Dokumen Rujukan yang

meliputi Akta, Pekeliling, Peraturan dan Garis Panduan yang berkaitan.

1.2 Objektif MK ini adalah untuk:

1.2.1 menerangkan maklumat asas organisasi IPGM dan IPG;

1.2.2 menjelaskan Sistem Kualiti MS ISO 9001:2008 IPGM dan IPG yang

dilaksanakan dan;

1.2.3 melaksanakan tanggungjawab dan tindakan dalam setiap aktiviti bagi PPK.

1.3 MK ini mengandungi lapan seksyen seperti yang berikut:

Seksyen 1 - Pengenalan

Seksyen 2 - Maklumat Organisasi

Seksyen 3 - Skop dan Objektif Sistem Pengurusan Kualiti

Seksyen 4 - Sistem Pengurusan Kualiti

Seksyen 5 - Tanggungjawab Pengurusan

Seksyen 6 - Pengurusan Sumber

Seksyen 7 - Proses Perkhidmatan Pendidikan Keguruan

Seksyen 8 - Pengukuran, Analisis, dan Penambahbaikan

1.4 MK ini hanya berkuat kuasa setelah mendapat kelulusan Timbalan Ketua Pengarah

Pendidikan Malaysia (TKPPM) Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) sebagai

Pengurusan Tertinggi (PT). MK ialah dokumen terkawal yang diedarkan kepada

pegawai-pegawai yang ditentukan oleh PT. Wakil Pengurusan (WP) dan Timbalan

Wakil Pengurusan (TWP) bertanggungjawab menyimpan dan mengemas kini salinan

MK ini mengikut arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

1.5 Kandungan dalam MK tidak boleh dipinda tanpa kebenaran PT atau WP. Setiap

pindaan dalam MK perlu diluluskan oleh PT dan direkodkan dalam rekod pindaan

MK.

1.6 Pengedaran MK kepada organisasi luar dari IPGM dan IPG mestilah mendapat

kebenaran PT atau WP.

1.7 Terminologi dan Definisi

1.7.1 Senat ialah jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM dan IPG bagi membuat

keputusan tentang akademik.

1.7.2 Mesyuarat Profesional IPGM ialah mesyuarat jawatankuasa tertinggi

peringkat IPGM bagi membuat keputusan tentang dasar dan pengurusan

akademik.

1.7.3 Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru ialah mesyuarat jawatankuasa

tertinggi peringkat IPGM bagi membuat keputusan tentang dasar,

pengurusan kewangan, pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar.

1.7.4 Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP) peringkat IPG

membuat keputusan tentang dasar, pengurusan akademik, pengurusan

kewangan, pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar.

1.7.5 Pelajar Kursus Praperkhidmatan merujuk kepada pelajar sepenuh masa

Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana

Muda Perguruan (PISMP) dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda

Perguruan (PPISMP).

1.7.6 Produk merujuk kepada Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) dan

pelajar kursus praperkhidmatan sepenuh masa. Pentaksiran merujuk kepada

penilaian akademik yang meliputi peperiksaan dan kerja kursus.

1.7.7 Perkataan “Contoh” yang ditunjukkan dalam lampiran Prosedur Kualiti

bermaksud lampiran berkenaan digunakan sebagai panduan asas.

Pengubahsuaian boleh dilakukan dengan mengekalkan butiran-butiran asas

dalam lampiran berkenaan.

1.7.8 IPGM merujuk pada Institut Pendidikan Guru Malaysia dan IPG merujuk pada

27 Institut Pendidikan Guru kampus.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

SEKSYEN 2MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 PengenalanIPGM dan IPG telah diberi mandat untuk melaksanakan Program Pendidikan

Keguruan Praperkhidmatan dan dalam Perkhidmatan seperti yang ditetapkan dalam

Akta Pendidikan 1996. Senat telah diwujudkan bagi membuat keputusan mengenai

dasar-dasar akademik.

Selain itu IPGM juga bertanggungjawab merancang dan memantau Perkhidmatan

Pendidikan Keguruan (PPK) yang dilaksanakan oleh IPG.

Pejabat IPGM beralamat di Aras1(W), Enterprise Building 3, Blok 2200, Persiaran

Apec, Cyber 6, 63000 CYBERJAYA.

Nama dan alamat IPG seperti yang berikut:

Bil Nama Institut Alamat Institut

1 Institut Pendidikan GuruKampus Perlis (IPGKP) Behor Pulai, 01000 Kangar, Perlis.

2 Institut Pendidikan GuruKampus Darulaman (IPGKDA) Bandar Darulaman, 06000 Jitra, Kedah.

3 Institut Pendidikan GuruKampus Sultan Abdul Halim(IPGKSAH)

Jln. Kuala Ketil, 08000 Sungai Petani, Kedah.

4 Institut Pendidikan GuruKampus Pulau Pinang (IPGKPP) Bukit Coombe, 11700 Pulau Pinang.

5 Institut Pendidikan GuruKampus Tuanku Bainun(IPGKTB)

Mengkuang, Kubang Semang, 14000 BukitMertajam, Pulau Pinang.

6 Institut Pendidikan GuruKampus Ipoh (IPGKI) 31150 Hulu Kinta, Perak.

7 Institut Pendidikan GuruKampus Pendidikan Teknik(IPGKPT)

Kompleks Pendidikan Nilai, 71760 BandarEnstek, Negeri Sembilan.

8 Institut Pendidikan GuruKampus Ilmu Khas (IPGKIK) Jalan Yaakob Latif, 56000 Kuala Lumpur.

9 Institut Pendidikan GuruKampus Bahasa Melayu(IPGKBM)

Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.

10 Institut Pendidikan GuruKampus Bahasa Antarabangsa Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

Bil Nama Institut Alamat Institut

(IPGKBA)

11 Institut Pendidikan GuruKampus Pendidikan Islam(IPGKPI)

Jln. Sg. Merab, Seksyen 12, 43650 BandarBaru Bangi, Selangor.

12 Institut Pendidikan GuruKampus Raja Melewar(IPGKRM)

Beg Berkunci No. 43, Jln. Sikamat, 70990Seremban, N. Sembilan.

13 Institut Pendidikan GuruKampus Perempuan Melayu(IPGKPM)

Jalan Maktab, Durian Daun, 75400 Melaka.

14 Institut Pendidikan GuruKampus Tun Hussein Onn(IPGKTHO)

KM 7 ¾, Jln. Kluang, Karung Berkunci 524,83009 Batu Pahat, Johor.

15 Institut Pendidikan GuruKampus Temenggong Ibrahim(IPGKTI)

Jln. Datin Halimah, 80350 Johor Bahru, Johor.

16 Institut Pendidikan GuruKampus Tengku Ampuan Afzan(IPGKTAA)

KM 10, Jln. Padang Tengku, 27200 KualaLipis, Pahang.

17 Institut Pendidikan GuruKampus Dato’ Razali Ismail(IPGKDRI)

Batu Rakit, 21030 Kuala Terengganu,Terengganu.

18 Institut Pendidikan GuruKampus Sultan Mizan (IPGKSM)

Jalan Bukit Kluang, 22200 Besut,Terengganu.

19 Institut Pendidikan GuruKampus Kota Bharu (IPGKKB)

Pengkalan Chepa, 16109 Kota Bharu,Kelantan.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

20 Institut Pendidikan GuruKampus Gaya (IPGKG)

Peti Surat 10491, 88805 Kota Kinabalu,Sabah.

21 Institut Pendidikan GuruKampus Kent (IPGKKent) Peti Surat 2, 89207 Tuaran, Sabah.

22 Institut Pendidikan GuruKampus Keningau (IPGKK) Beg Berkunci 11, 89009 Keningau, Sabah.

23 Institut Pendidikan GuruKampus Tawau (IPGKT) KM 36, Jalan Apas, Balung, Tawau, Sabah

24 Institut Pendidikan GuruKampus Batu Lintang (IPGKBL) Jln. Kolej, 93200 Kuching, Sarawak.

25 Institut Pendidikan GuruKampus Sarawak (IPGKS) Jln. Bakam, 98009 Miri, Sarawak.

26 Institut Pendidikan GuruKampus Tun Abdul Razak(IPGKTAR)

Jln. Dato Mohamad Musa, 94300 KotaSamarahan, Sarawak.

27 Institut Pendidikan GuruKampus Rajang (IPGKR) 96509 Bintangor, Sarawak.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

2.2 FungsiMenurut Akta Pendidikan 1996 Pindaan 2008, IPGM dan IPG bertanggungjawab

menguruskan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) Praperkhidmatan dan

Dalam Perkhidmatan meliputi aspek:

2.2.1 menyediakan dasar latihan pendidikan keguruan dan perancangan tahunan

IPG;

2.2.2 merancang dan melaksana aktiviti penyelidikan dan inovasi;

2.2.3 merancang, membangun, melaksana dan memantau pelaksanaan kurikulum;

2.2.4 merancang, mengurus dan melaksana pemantauan keseluruhan program

pendidikan keguruan secara berterusan;

2.2.5 mengurus penempatan pelajar ke IPG;

2.2.6 mengurus pendaftaran, kebajikan, disiplin, dan program mentor mentee

2.2.7 merancang, mengurus dan mengawal selia agihan peruntukan serta

memantau peruntukan perbelanjaan mengurus dan perbelanjaan

pembangunan;

2.2.8 merancang dan mengurus pembangunan, penyenggaraan infrastruktur dan

infostruktur IPG;

2.2.9 merancang, mengurus, melaksana, dan memantau penggubalan item

pentaksiran;

2.2.10 merancang, mengurus, melaksana, dan memantau pentadbiran peperiksaan;

2.2.11 mengurus penganugerahan sijil, diploma dan ijazah bagi pelajar yang berjaya

menamatkan pengajian;

2.2.12 merancang, melaksana dan memantau latihan pembangunan staf;

2.2.13 merancang dan melaksana program peningkatan akademik dan

profesionalisme guru;

2.2.14 merancang, melaksana dan memantau perlaksanaan program kualiti dan

keutuhan;

2.2.15 merancang dan menyokong pelaksanaan program teknologi maklumat dan

komunikasi;

2.2.16 merancang, menyelaras dan memberi khidmat bantu reka bentuk grafik dan

multimedia

2.2.17 mengurus perkhidmatan kaunseling pelajar.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

2.3 Falsafah, Visi, dan Misi2.3.1 Falsafah Pendidikan Kebangsaan (FPK)

“Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha yang berterusan untuk

mengembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu

untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek,

rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada

Tuhan. Usaha ini adalah untuk melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu

pengetahuan, berketerampilan, dan berakhlak mulia, bertanggungjawab dan

berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta dapat menyumbang

terhadap keharmonian dan kemakmuran keluarga, masyarakat dan negara”

2.3.2 Falsafah Pendidikan Guru (FPG)“Guru yang berpekerti mulia, berpandangan progresif dan saintifik, bersedia

menjunjung aspirasi negara serta menyanjung warisan kebudayaan negara,

menjamin pembangunan individu dan memelihara suatu masyarakat yang

bersatu padu, demokratik, progresif dan berdisiplin.”

2.3.3 VisiIPG Peneraju Kecemerlangan Pendidikan Guru.

2.3.4 MisiMelahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik melalui program

pembangunan guru yang dinamik ke arah pendidikan sekolah bertaraf

dunia.

2.4 Piagam PelangganKami warga IPGM dan IPG dengan ini bertekad, beriltizam, berikrar dan berjanji

menumpukan tenaga dan usaha untuk:

2.4.1 pendaftaran pelajar dilaksanakan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas

paparan calon berjaya di laman web KPM.

2.4.2 memastikan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran mematuhi kurikulum

pendidikan guru.

2.4.3 memaklumkan keputusan peperiksaan akhir program / kursus dalam tempoh

tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat Senat.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

2.4.4 menganugerahkan Ijazah atau Diploma kepada lulusan dalam tempoh enam

(6) bulan selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan.

2.4.5 memastikan guru baharu lulusan IPGM memenuhi 92% kehendak sekolah

dari aspek kualiti diri, kemahiran dalam pengajaran dan pembelajaran,

kebolehan mengurus kokurikulum, dan kemampuan mengurus tugas-tugas di

sekolah.

2.4.6 mengambil tindakan setiap aduan pelanggan dalam tempoh tiga (3) hari

bekerja.

2.5 Pelanggan2.5.1 Pelanggan organisasi ialah sekolah dan bahagian/institusi pendidikan di

bawah Kementerian Pendidikan Malaysia;

2.5.2 Pelanggan operasi ialah pelajar sepenuh masa PDPLI, PISMP termasuk

kursus persediaan (PPISMP); dan

2.5.3 Pemegang Taruh (Stakeholder) terdiri daripada Menteri Pendidikan dan

Jemaah Menteri

MANUAL KUALITI


Julai 2014

2.6 Struktur Organisasi2.6.1 Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM

CARTA ORGANISASI OPERASIINSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

Rajah 1: Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM

PENGARAHPUSAT PEMBANGUNAN

AKADEMIK

PENGARAHPUSAT PENYELIDIKAN,

PEMBANGUNAN & INOVASI

KETUA JABATANJABATAN KEPIMPINAN

PEMBANGUNAN &PROFESIONALISME

PENGARAHSEKTOR HAL-EHWAL

PELAJAR DAN HUBUNGANLUAR

KETUA JABATANJABATAN PENGURUSANKUALITI DAN KEUTUHAN

PENGARAHSEKTOR KHIDMAT

PENGURUSAN

REKTOR

TIMBALAN REKTOR

KETUA JABATANJABATAN PENGURUSAN

PEPERIKSAAN DAN SENAT

KETUA UNITUNIT TEKNOLOGIMAKLUMAT DAN

KOMUNIKASI

KETUA UNITUNIT PSIKOLOGI DAN

KAUNSELING

MANUAL KUALITI


Julai 2014

2.6.1.1 Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar IPGM yang diketuai oleh

seorang Pengarah dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam

menyelaras dan memantau:

i. Unit Pengambilan Pelajar

ii. Unit Penempatan dan Rekod Pelajar

iii. Unit Pengantarabangsaan dan Hubungan Luar

iv. Unit Penguatkuasaan Perjanjian, Disiplin dan Tatatertib

v. Unit Pembangunan dan Pengembangan Pelajar

vi. Unit Ekstra Kokurikulum

2.6.1.2 Pusat Pembangunan Akademik IPGM yang diketuai oleh seorang Pengarah

dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan

memantau:

i. Sektor Sains Kognitif

ii. Sektor Sains Sosial dan Kemanusiaan

iii. Jabatan Peperiksaan dan Penganugerahan

iv. Unit Pengajian Profesional

2.6.1.3 Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi IPGM yang diketuai oleh

seorang Pengarah dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam


i. Jabatan Penyelidikan dan Inovasi Unit Penyelidikan Unit Inovasi

ii. Jabatan Pengoperasian Dasar Operasi Dasar dan

Perancangan

Unit Dasar

Unit Perancangan

MANUAL KUALITI


Julai 2014

2.6.1.4 Sektor Khidmat Pengurusan IPGM yang diketuai oleh seorang Pengarah dan

bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam menyelaras dan

memantau:

i. Unit Kewangan

ii. Unit Pentadbiran/Pembangunan Sumber Manusia

iii. Unit Pembangunan dan Aset

iv. Unit Perpustakaan

2.6.1.5 Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme yang diketuai oleh

seorang Ketua Jabatan dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM

dalam menyelaras dan memantau:

i. Unit Pembangunan dan Kepimpinan

ii. Unit Kompetensi dan Kerjaya

iii. Unit Pembangunan Kejurulatihan

iv. Unit Latihan Guru

2.6.1.6 Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan yang diketuai oleh seorang

Ketua Jabatan dan bertanggungjawab terus kepada Rektor IPGM dalam


i. Unit Pengurusan Kualiti dan Keutuhan

ii. Unit Inovasi dan Kreativiti

2.6.1.7 Jabatan Pengurusan Peperiksaan dan Senat diketuai oleh seorang Ketua

Jabatan dan bertanggungjawab terus kepada Timbalan Rektor IPGM bagi

mengurus dan mengawal selia hal ehwal peperiksaan, verifikasi dan senat

IPG:

i. Unit Verifikasi dan Pentaksiran

ii. Unit Pentadbiran dan Operasi Peperiksaaniii. Unit Rekod, Sijil dan Senat

2.6.1.8 Unit ICT diketuai oleh seorang Ketua Unit dan bertanggungjawab terus

kepada Rektor IPGM bagi merancang, mengurus dan mengawal selia hal

ehwal ICT:

i. Sub Unit Pengurusan Data dan Aplikasi

ii. Sub Unit Pembangunan dan Infrastruktur ICT.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

iii. Sub Unit Reka Bentuk, Multimedia dan Dokumentasi

2.6.1.9 Unit Psikologi dan Kaunseling

Unit Psikologi dan Kaunseling di IPGM diketuai oleh seorang Ketua Unit

dan dibantu oleh seorang Kaunselor Kanan DG44 bertanggungjawab terus

kepada Rektor IPGM bagi menyelaras dan memantau semua Unit Psikologi

dan Kaunseling di IPG Kampus.

i. Di IPG kampus terdapat seorang Ketua Unit PsK DG44.

ii. Seorang Kaunselor pelajar yang bertanggungjawab ke atas

guru pelatih dan seorang Kaunselor pentadbir

yangbertanggungjawab ke atas staf, pensyarah dan kakitangan

IPG Kampus.

2.6.1.10 Semua IPG diselia dan dipantau oleh IPGM melalui seorang Rektor,

Timbalan Rektor, Pengarah Pusat/Sektor dan Ketua Jabatan/Unit

berkenaan. Setiap IPG diketuai oleh seorang Pengarah yang dibantu oleh

Timbalan-Timbalan/Timbalan Pengarah. Struktur khusus organisasi bagi

setiap IPG terdapat dalam buku perancangan tahunan institut masing-

masing.

2.6.1.11 Keputusan MPPP IPG dibentangkan, dibahaskan dan diluluskan dalam

Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru (MPPG) untuk dilaksanakan oleh

semua IPG.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

SEKSYEN 3SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.1 Skop PelaksanaanSistem Pengurusan Kualiti (SPK) yang dilaksanakan oleh IPGM dan IPG ialah

Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) Praperkhidmatan iaitu Program Diploma

Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP)

dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP).

3.2 Dasar KualitiDasar kualiti IPGM dan IPG ialah:

"menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekap

dan berkesan untuk melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik selaras

dengan kehendak Falsafah Pendidikan Kebangsaan dan Falsafah Pendidikan

Guru”.

Dasar ini akan dikemas kini dari semasa ke semasa menerusi penyemakan objektif

kualiti bagi memberikan ruang kepada usaha penambahbaikan yang berterusan

dan menyeluruh bersesuaian dengan keperluan organisasi untuk memenuhi dan

meningkatkan tahap kepuasan pelanggan. Dasar ini akan disebarkan melalui

saluran komunikasi yang sedia ada kepada setiap warga organisasi untuk difahami

dan dihayati.

3.3 Objektif KualitiObjektif Kualiti IPGM dan IPG terbahagi kepada dua iaitu:

3.3.1 Objektif Organisasi:3.3.1.1 Memastikan 100% calon yang ditawarkan memenuhi syarat dan

kriteria pengambilan yang ditetapkan dan diluluskan oleh ahli

Jawatankuasa Penyelarasan dan Pemilihan Calon Biasiswa KPM.

3.3.1.2 Memastikan 100% calon yang mendaftar untuk mengikuti kursus

perguruan di IPG memenuhi syarat-syarat dan kelayakan asas

seperti yang ditetapkan.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

3.3.1.3 Memastikan tahap kepuasan pelanggan terhadap latihan

keguruan dan prestasi produk dalam tempoh yang ditetapkan

mencapai 92%.

3.3.2 Objektif Operasi bagi Pusat/Sektor/Jabatan di IPGM:3.3.2.1 Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi memastikan:

i. Penilaian Aktiviti Perancangan Tahunan IPGM dilaksanakan

sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.

ii. Perancangan Tahunan IPGM disediakan sekurang-kurangnya

tiga (3) bulan sebelum aktiviti tahunan bermula.

iii. 100% penyelidikan yang dijalankan berkaitan dengan

keperluan/ penilaian program IPGM dan IPG dapat

disempurnakan.

3.3.2.2 Pusat Pembangunan Akademik memastikan:i. kurikulum pendidikan guru disiapkan dalam tempoh masa

sebulan sebelum pelaksanaan program.

ii. pemantauan keberkesanan pelaksanaan kurikulum dijalankan

sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh pelaksanaan

program yang berikut:

a) PDPLI (satu tahun setengah)

b) PPISMP (satu tahun setengah)

c) PISMP (empat tahun)

iii. keberkesanan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran,

kokurikulum, dan kepuasan bimbingan amalan profesional

dari IPG mencapai sekurang-kurangnya skor min 4.1.

3.3.2.3 Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar memastikan :i. keberkesanan pelaksanaan pendaftaran dan minggu

pengurusan pelajar baharu dan program mentor mentee

mencapai tahap sekurang-kurangnya skor min 4.1.

ii. semua kes disiplin di bawah Akta 174 dianalisis setiap hujung

semester.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

3.3.2.4 Sektor Khidmat Pengurusan memastikan:

3.3.2.5 Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalismememastikan:i. 90% daripada perancangan latihan pembangunan staf adalah

berdasarkan kepada Analisis Keperluan Latihan.

ii. 90% daripada Latihan Pembangunan Staf yang dirancang

dilaksanakan dengan mengambil kira LPS tambahan.

3.3.2.6 Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan memastikan:i. Semua prosedur berkaitan SPK dilaksana, dikawal dan

direkod mengikut piawaian, prosedur dan peraturan yang

telah ditetapkan dan MKSP dilaksanakan sekurang-

kurangnya 1 kali setahun.

ii. Audit dalaman dilaksanakan sekurang-kurangnya dua kali

setahun.

iii. Audit pihak ketiga dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali

setahun

i. pemantauan pengurusan kewangan dan sumber manusia

secara berkala sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun bagi

memastikan IPG mematuhi peraturan sedia ada.

ii. mesyuarat berkala ke atas pengurusan kewangan,

pembangunan dan aset diadakan empat (4) kali setahun.

iii. pemantauan berkala ke atas keselamatan bangunan dan

fizikal pejabat dilaksanakan sekurang-kurangnya dua (2) kali

setahun.

iv. prestasi perbelanjaan pada akhir tahun mencapai tahap

varian yang ditetapkan iaitu 5% sebagaimana yang

dipersetujui di peringkat KPM.

v. urusan kewangan, pembangunan infrastruktur dan perolehan

aset 27 IPG mematuhi arahan perbendaharaan dan peraturan

kewangan yang ditetapkan.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

3.4 Objektif Operasi IPG ialah memastikan3.4.1 100% pelajar baharu memenuhi syarat kemasukan yang ditetapkan.

3.4.2 pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.1 terhadap

penilaian proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu yang

dilaksanakan.

3.4.3 pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.1 terhadap

penilaian pelaksanaan program mentor mentee.

3.4.4 100% kes disiplin, tata tertib diurus mengikut Akta 174.

3.4.5 pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.1 terhadap aktiviti

pengajaran dan pembelajaran, kokurikulum dan bimbingan dalam amalan

profesional.

3.4.6 sekurang-kurangnya 99% pelajar yang menduduki peperiksaan lulus.

3.4.7 semua aduan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja

selepas aduan diterima.

3.4.8 elaun pelajar dibayar dalam tempoh 10 hari pertama bekerja bulan berkenaan

dengan syarat peruntukan diterima daripada IPGM kecuali bulan Januari.

3.5 Perancangan Sistem Pengurusan KualitiPelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti meliputi proses teras SPK yang bermula

daripada penetapan program latihan pelajar praperkhidmatan hingga setelah satu (1)

tahun pelajar ditempatkan di sekolah.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

PETA PROSES PENGURUSAN PPK

MULA

Perancangan Tahunan

Pengurusan Hal EhwalPelajar

Pengurusan Kurikulum

Pelaksanaan Pentaksiran &Penilaian

Pengurusan Peperiksaan

Maklumat Penempatan

6.1, 7.1,7.2.1, 7.2.2PT-02

4.2.4,7.2.3, 7.5.4, 8.3PT-03, PUP-11,PUP-07

4.2.3, 4.2.4, 7.1, 7,2,1,6.4, 8.2.4, 8.3 PT-05

4.2.4,7.2.2, 7.5.3, 7.6, 8.2.4,8.3 PT-06

4.2.4,7.2.2, 7.5.3, 7.6, 8.2.4,8.3 PT-07, PUP-07

7.5.3, 7.5.5

Analisis danPenambahbaikan

8.4, 8.5PUP-02

PelangganOrganisasi

Maklum BalasPelanggan

Pengurusan Aset,PenyelenggaraanInfrastruktur ,Perolehan, ABM,Elaun Pelajar

6.1, 6.2, 6.3, 6.4,7.4.1 ,7.5.5, 8.3PT-08PUP-05,06, 08,09,10,PUS-03

Kawalan Kualiti

Penggubalan Kurikulum

8.2.1 PUP-04

Audit Dalaman8.2.2 PUP-03

MKSP 5.6,PUP-01

Am:4.1, 4.2,5.1, 5.5,8.1

7.3PT-04

MANUAL KUALITI


Julai 2014

3.6 Struktur Sistem Pengurusan Kualiti3.6.1 SPK diuruskan oleh Majlis Kualiti (MK) Institut Pendidikan Guru Malaysia

(IPGM) dan Institut Pendidikan Guru ( IPG). Majlis ini diketuai oleh Pengurusan

Tertinggi (PT) iaitu TKPPM KPM. Beliau dibantu oleh Wakil Pengurusan (WP)

iaitu Rektor dan Timbalan Rektor. WP dibantu oleh Pengarah Pusat/ Sektor

sebagai Timbalan Wakil Pengurusan (TWP). Struktur MK IPGM dan IPG

adalah seperti dalam Rajah 2.

3.6.2 Majlis ini bertanggungjawab merancang, menentukan skop, dan hala tuju,

memberikan bimbingan dan galakan, menyediakan pemudah cara serta

menilai pelaksanaan sistem kualiti IPGM dan IPG secara berterusan. Majlis ini

juga bertanggungjawab memastikan semua proses dalam SPK IPGM dan IPG

dilaksanakan sepenuhnya. WP bertanggungjawab memastikan dasar kualiti

IPGM dan IPG dilaksanakan selaras dengan Falsafah, Visi, Misi dan Piagam

Pelanggan bagi mencapai objektif dan dasar kualiti IPGM dan IPG.

3.6.3 Semua ahli dalam MK IPGM dan IPG diberi pendedahan dan latihan dari

semasa ke semasa untuk meningkatkan kesedaran, komitmen dan seterusnya

pembudayaan kualiti berasaskan keperluan MS ISO 9001:2008.

3.6.4 Majlis ini mengelolakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

sekurang-kurangnya sekali setahun dan semua keputusan mesyuarat ini

didokumenkan.

3.6.5 Penyemakan semula dokumen kualiti diadakan dari semasa ke semasa

mengikut keperluan.

3.6.6 Pada peringkat IPG, Majlis Kualiti IPG (MK IPG) dibentuk untuk melicinkan

pelaksanaan SPK IPG. Majlis ini diketuai oleh TWP (IPG) iaitu Pengarah yang

dibantu oleh Pengerusi Pasukan Pelaksana (PPP) iaitu Timbalan Pengarah.

Struktur MK IPG ini adalah seperti dalam Rajah 3.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

3.7 Majlis Kualiti Institut IPGM dan IPG

Rajah 2: Majlis Kualiti Institut (MKI) Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan

Institut Pendidikan Guru (IPG)

TWPPENGARAH

SHEPHL

TWPPENGARAH

SKPTWP

KJ JPKK

JK AUDIT DALAMANKPP JPKK

JK KAWALAN KE ATASPRODUK YANG TIDAKMEMENUHI STANDARD

KPP SHEPHL

TWPPENGARAH

PPPI

TWPKJ JKPP

PEMEGANG PK

PENGURUSAN TERTINGGITKPPM

JK BIMBINGAN &PEMANTAUAN

KPP JKPP

JK MAKLUM BALASPELANGGAN

KPP PPPI

TWPPENGARAH

IPG(27 IPG)

JK DOKUMENTASIKPP JPKK/ KU UTMK

TWPPENGARAH

PPA

JK PENAMBAHBAIKANKPP PPA

JK ADUAN PELANGGANKPP SHEPHL

PASUKAN PELAKSANA (PP)

PENGERUSIKJ JPKK

SEKRETARIATKPP JPKK

WAKIL PENGURUSANREKTOR

TIMBALAN REKTOR

TWPKJ JPPS

TWPKU UTMK

TWPKU UTMK

MANUAL KUALITI


Julai 2014

3.8 Majlis Kualiti Institut Institut Pendidikan Guru (MKI IPG)

Rajah 3: Majlis Kualiti Institut

PENGERUSI JK KAWALAN KE ATASPRODUK YANG TIDAK MEMENUHI

STANDARD

PENGERUSI JK AUDIT DALAMAN

PENGERUSI JK DOKUMENTASI

PENGERUSIJK BIMBINGAN DAN PEMANTAUAN

PENGERUSIJK MAKLUM BALAS PELANGGAN

PENGERUSI JK PENAMBAHBAIKANPENGERUSI

JK ADUAN PELANGGAN

KETUA JABATAN/ KETUA UNIT/SUA

PEMEGANG PK

TIMBALAN WAKIL PENGURUSANPENGARAH

SEKRETARIAT ISO

PENGERUSI PASUKANPELAKSANA

TIMBALAN PENGARAH

MANUAL KUALITI


Julai 2014

SEKSYEN 4SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPGIPGM dan IPG menguruskan SPK yang didokumenkan. SPK ini perlu dipatuhi dalam

pelaksanaan proses PPK untuk pelajar Praperkhidmatan iaitu Program Diploma

Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP)

dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP) dan Dalam

Perkhidmatan.

Bagi memenuhi komitmen di atas, IPGM dan IPG perlu :

a) menentukan semua proses terangkum dalam SPK dan organisasi;

b) menentukan turutan dan interaksi antara proses melalui pemetaan carta alir;

c) menentukan kriteria, kaedah operasi dan kawalan pada proses adalah

berkesan;

d) memastikan sumber dan maklumat disediakan untuk menyokong operasi dan

kawalan pada proses;

e) memantau, mengukur dan menganalisis proses dalam SPK dan organisasi;

f) melaksanakan tindakan yang perlu untuk memastikan pencapaian matlamat

yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan serta

menentukan dan melaksanakan tindakan pencegahan serta pembetulan.

Bagi proses yang menggunakan khidmat luar, IPGM dan IPG mewujudkan kaedah

kawalan yang sewajarnya selaras dengan keperluan Standard dan Pekeliling yang

sedang berkuat kuasa.

Bagi memastikan SPK terlaksana sebagaimana yang dirancang, Wakil Pengurusan

bertanggungjawab:

i. menentukan dan memastikan semua proses dan objektif di pelbagai peringkat

dan fungsi didokumenkan. Prosedur bagi setiap proses dikenal pasti, diwujudkan

dan dilaksanakan dengan mematuhi keperluan standard MS ISO 9001:2008; dan

MANUAL KUALITI


Julai 2014

ii. menyesuaikan SPK dengan perubahan dalam organisasi apabila diperlukan

melalui pindaan dokumen kualiti yang terlibat dalam sistem dengan mematuhi

Prosedur Kawalan Dokumen Kualiti (IPGM-PPK-PUS-02).

4.2 Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti4.2.1 Struktur Dokumentasi

SPK dilaksana berteraskan dokumen kualiti yang terdiri daripada Manual

Kualiti (MK), Prosedur Kualiti (PK), Dokumen Rujukan dan Rekod Kualiti

untuk menyediakan PPK. Struktur Dokumentasi SPK IPGM dan IPG adalah

seperti dalam Rajah 4.

4.2.2 Manual Kualiti (MK)Manual Kualiti merupakan dokumen utama yang menjelaskan struktur

organisasi, huraian sistem kualiti, dasar dan prinsip pelaksanaan sistem

kualiti. MK dijadikan panduan pelaksanaan sistem kualiti selaras dengan

keperluan MS ISO 9001:2008. Dokumen ini disediakan oleh WP dan

digunakan setelah diluluskan oleh Pengurusan Tertinggi. MK mengandungi

prosedur yang didokumenkan, rujukan prosedur dan penerangan mengenai

hubungan dan kaitan antara proses-proses dalam SPK IPGM dan IPG.

a) Prosedur Kualiti (PK)PK ialah dokumen yang menjelaskan turutan proses kerja bagi

setiap aktiviti untuk melaksanakan sistem kualiti dan staf yang

bertanggungjawab menyediakan dan melaksanakan tindakan

tersebut.

PK terbahagi kepada dua kategori, iaitu:

i. PK Proses Teras; dan ( Rujuk Lampiran 1)

ii. PK Proses Umum iaitu PK Proses Umum Pengurusan dan PK

Proses Umum Sokongan. (Rujuk Lampiran 1 dan 2)

MANUAL KUALITI


Julai 2014

b) Dokumen RujukanDokumen Rujukan ialah dokumen yang diwujudkan dan

digunapakai dalam SPK seperti Pro forma/Ringkasan Maklumat

Kursus/Garis Panduan Peperiksaan yang sedang berkuatkuasa.

c) Rekod KualitiRekod Kualiti yang berkaitan adalah seperti yang tercatat dalam

prosedur kualiti yang menyokong SPK. Rekod-Rekod yang

ditentukan oleh organisasi bagi memastikan keberkesanan

perancangan, operasi dan kawalan ke atas proses.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

4.2.3 Kawalan DokumenTWP Institut Pendidikan Guru Malaysia bertanggungjawab menentukan

pemegang dokumen kualiti dalam Senarai Induk Edaran Terkawal di

peringkat IPGM dan IPG.

Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Dokumen Kualiti dan Dokumen

Rujukan. Rekod yang berkaitan dengan dokumen dikawal mengikut

keperluan Standard 4.2.4 MS ISO 9001:2008.

Kawalan dokumen kualiti dilaksanakan mengikut butiran berikut:

a) Memastikan dokumen kualiti yang dikenal pasti itu direkodkan

dalam senarai induk dokumen kualiti dan satu salinan dokumen

ditempatkan di lokasi yang mudah dirujuk.

MK dan PK dokumen SPK lain perlu direkodkan sebelum diedarkan

oleh pegawai dokumen (PD) kepada staf dalam pusat/sektor/

jabatan/unit. Satu senarai edaran salinan MK/PK perlu disediakan.

Rajah 4: Struktur Dokumentasi SPK IPGM dan IPG

Meluluskan - PT (TKPPM)Menyediakan - WP (REKTOR dan T.REKTOR)

Meluluskan - PTMenyedia dan melaksanakan - PP

Semua staf yang berkaitan Dokumen Rujukan

MKDokumen Dasar

Dokumen Pengurusandan Operasi

Dokumen yangmenyokong SPK

PK

Rekod KualitiSemua staf yang berkaitan Rekod yangmenyokong SPK

TANGGUNGJAWAB PENERANGAN

MANUAL KUALITI


Julai 2014

PD IPGM mengedarkan satu salinan CD dokumen kualiti kepada

semua IPG. PD IPG menyediakan satu salinan CD mengikutsenarai edaran terkawal Institut Pendidikan Guru.

b) Semakan dan mengemaskini di mana perlu serta meluluskannya

semula.Senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan ke atas

status berkenaan. Semua pindaan yang dibuat dicatat dalam Rekod

Pindaan oleh Pemilik Proses atau pegawai yang diarahkan,

bertanggungjawab mengemas kini pindaan ke atas dokumen.

c) Memastikan perubahan dan status dokumen terkini dikenalpasti.

Sebarang pindaan MK dan PK perlulah dikemukakan melalui

Sekretariat Majlis Kualiti IPGM. Pindaan dalam MK dan PK perlu

mendapat kelulusan Wakil Pengurusan. Nombor Keluaran dokumen

kualiti akan hanya berubah setelah berlaku lima (5) kali pindaan.

d) Memastikan versi dokumen terkini yang berkaitan sedia ada bila

diperlukan. Satu senarai induk yang mengandungi semua dokumen

kualiti yang digunakan dalam Sistem Kualiti serta status terkininya

disediakan. Senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan ke

atas status berkenaan.

e) Memastikan dokumen mudah dibaca dan dikenal pasti pada bila-bila

masa. Semua PD menyimpan satu salinan dokumen kualiti dalam

bentuk CD dan bercetak.

f) Memastikan dokumen luaran yang berkaitan SPK dikenal pasti dan

ditentukan penggunaannya oleh organisasi dalam Sistem

Pengurusan Kualiti seperti arahan/pekeliling/garis panduan.

Dokumen luaran yang dikenalpasti dan ditentukan oleh organisasi

bagi perancangan dan operasi SPK boleh diperolehi dari pelbagai

sumber.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

g) Menghalang penggunaan dokumen usang dan dokumen ini perlu

ditandakan, sekiranya disimpan untuk sebarang tujuan. Semua

dokumen lama perlu dilupuskan kecuali satu salinan disimpan untuk

rujukan, apabila berlaku pindaan atau keluaran baharu.

Dokumen yang Berkaitan

IPGM-PPK-PUS-02 Kawalan Dokumen Kualiti

4.2.4 Kawalan Rekod

Rekod diwujudkan dan tempoh penyimpanannya dikenal pasti dalam setiap

prosedur kualiti. Jika rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan

bagi rekod berkenaan diwujudkan. Tatacara bagi mengawal, mengenal pasti

kawalan, identifikasi, penyimpanan, perlindungan, cara mendapatkan semula

dan melupuskan rekod didokumenkan dalam Prosedur Kawalan Rekod.

Dokumen yang Berkaitan

IPGM-PPK-PUS-01 Kawalan Rekod

MANUAL KUALITI


Julai 2014

SEKSYEN 5TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 Komitmen PengurusanWP terlibat secara langsung dalam pelaksanaan SPK IPGM dan IPG berdasarkan visi

dan misi IPGM dan IPG. Bagi memantapkan pengurusan, komitmen WP adalah

seperti berikut:

a) Menyampaikan kepada semua warga kerja mengenai pentingnya bagi

organisasi memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan

peraturan serta perundangan

b) Mewujudkan dasar kualiti;

c) Mewujudkan objektif-objektif kualiti;

d) Menjalankan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; dan

e) Memastikan sumber yang perlu disediakan.

5.2 Fokus kepada PelangganWP memastikan kehendak semasa dan jangkaan pelanggan dikenal pasti dan

diterjemahkan kepada standard dan objektif kualiti bertujuan untuk meningkatkan

kepuasan hati pelanggan.

5.3 Dasar Kualiti

WP menggubal dasar kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di para 3.2

manual ini.

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti

WP menggubal objektif kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di

para 3.3 manual ini.

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

WP memastikan:

MANUAL KUALITI


Julai 2014

a) Perancangan SPK diwujudkan dan dilaksanakan untuk memenuhi

keperluan pelanggan seperti mana mengikut objektif kualiti yang telah

ditetapkan; dan

b) Keutuhan SPK tidak akan berubah walaupun berlakunya perubahan

dalam pengurusan sama ada yang dirancang atau tidak.

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

WP menentukan setiap staf mempunyai tanggungjawab dan kuasa

sebagaimana yang ditetapkan dalam senarai tugas dan pekeliling yang

berkaitan. WP juga menentukan setiap anggota mengetahui tanggungjawab

dan kuasa mereka dan hubung kaitnya dengan bidang dan tanggungjawab

anggota lain dalam organisasi IPGM dan IPG.

5.5.2 Wakil Pengurusan

Pengurusan Tertinggi melantik WP yang bertanggungjawab untuk:

a) memastikan proses-proses dalam SPK diwujud, dilaksana, dan

diselenggara;

b) melaporkan prestasi SPK dan sebarang keperluan penambahbaikan

sistem tersebut kepada Pengurusan Tertinggi;

c) memastikan peningkatan kesedaran mengenai keperluan-keperluan

pelanggan diwujudkan dalam kalangan anggota organisasi dan berurusan

dengan semua pihak luar mengenai perkara-perkara yang berkaitan

dengan SPK IPGM dan IPG.

WP juga melantik TWP untuk membantu WP melaksanakan tugas dan

tanggungjawab yang dinyatakan di atas.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

5.5.3 Komunikasi Dalaman

WP dan TWP menyampaikan maklumat mengenai keberkesanan

pelaksanaan SPK kepada semua staf organisasi, melalui mesyuarat,

perhimpunan, buletin, e-mel, laman web dan kaedah lain yang ditetapkan.

5.6 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan5.6.1 Am

Pengurusan Tertinggi bertanggungjawab untuk:

Mengadakan MKSP setiap tahun bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti

IPGM dan IPG terus sesuai dan berkesan. Kajian semula ini hendaklah juga

meliputi penilaian ke atas peluang-peluang penambahbaikan dan keperluan

membuat perubahan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti berkenaan termasuk

perubahan ke atas dasar serta objektif kualiti; menentukan keanggotaan

MKSP seperti dalam Rajah 2; merekodkan keputusan yang dibuat dalam

mesyuarat dan WP adalah bertanggungjawab untuk memastikan tindakan

susulan ke atas keputusan mesyuarat diambil; dan mengurus semua rekod

yang berkaitan.

5.6.2 Input dan Agenda Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Input dan agenda MKSP hendaklah meliputi maklumat yang berikut:

a) Laporan Tindakan Susulan daripada MKSP yang lepas

b) Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti

c) Laporan Audit Dalaman

d) Laporan Maklum Balas Pelanggan

e) Laporan Aduan Pelanggan

f) Laporan Cadangan Perubahan Yang Memberi Kesan Kepada SPK

g) Laporan Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi Standard

h) Laporan Penambahbaikan

MANUAL KUALITI


Julai 2014

5.6.3 Output Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Output MKSP sepatutnya meliputi keputusan dan tindakan yang berkaitan

dengan:

a) peningkatan keberkesanan SPK dan prosesnya;

b) peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan;

c) sumber yang diperlukan; dan

WP dan TWP bertanggungjawab memastikan output MKSP diminitkan dan

tindakan susulan diambil ke atas semua keputusan tersebut.

Dokumen yang berkaitan ialah:IPGM-PPK-MK-01 Manual Kualiti

IPGM-PPK-PUP-02 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan

Penambahbaikan

IPGM-PPK-PUP-03 Audit Dalaman

IPGM-PPK-PUP-04 Maklum Balas Pelanggan

SEKSYEN 6PENGURUSAN SUMBER

6.1 Bekalan SumberIPGM dan IPG menentukan dan menyediakan sumber yang diperlukan termasuk

sumber kewangan dan manusia iaitu perjawatan, latihan, maklumat, peralatan,

sumber pengajaran dan pembelajaran, persekitaran kerja, dan infrastruktur untuk;

a) melaksana dan mengurus SPK serta sentiasa meningkatkannya secara

berterusan; dan

b) meningkatkan kepuasan pelanggan mengikut keperluannya. Pertimbangan

harus diberikan kepada pembekalan yang berkesan, cekap dan menepati

masa.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

Dokumen yang berkaitan ialah:IPGM-PPK-PT-02 Perancangan Tahunan

IPGM-PPK-PUP-06 Penyenggaraan Infrastruktur

IPGM-PPK-PUP-08 Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus

IPGM-PPK-PUP-09 Pengurusan Aset

IPGM-PPK-PUP-10 Perolehan

6.2 Sumber Manusia6.2.1 Am

IPGM dan IPG sentiasa memastikan semua staf terdiri daripada anggota

yang berkelayakan, cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih untuk memberi

kesan keakuran kepada keperluan produk. Pengurusan IPGM dan IPG akan

menentukan keperluan latihan adalah selaras dengan matlamat dan objektif

kualiti serta semua keperluan sumber manusia akan dirancang mengikut

kaedah yang ditetapkan.

6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

IPGM dan IPG akan:

a) memastikan semua staf mempunyai kelayakan dan kompetensi yang

diperlukan.

b) mengenalpasti kakitangan yang terlibat diberi latihan dalam bidang-

bidang yang diperlukan dan akan mengambil langkah-langkah perlu

seperti memberi pendedahan kerja kepada kakitangan untuk

meningkatkan kemahiran dan kesedaran bagi kepuasan pelanggan;

c) menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan (b) di atas.

d) memastikan staf IPGM dan IPG mempunyai kesedaran yang tinggi

dan memberi keutamaan dalam pencapaian Objektif Kualiti IPGM dan

IPG.

e) mengemaskini dan menyimpan rekod latihan dan kompetensi.

Dokumen yang berkaitan:


IPGM-PPK-PUS-03 Latihan Pembangunan Staf

MANUAL KUALITI


Julai 2014

6.3 Infrastruktur dan Pengurusan AsetIPGM dan IPG bertangggungjawab untuk menentukan, menyedia, dan mengurus

infrastruktur dan aset yang diperlukan bagi memastikan kualiti perkhidmatan yang

ditetapkan dalam SPK tidak terjejas.

Infrastruktur meliputi:

a) bangunan, tempat dan ruang kerja serta kemudahan yang berkaitan seperti

dewan, bilik kuliah, makmal, bengkel pengajaran dan pembelajaran, asrama,

pusat sumber, gelanggang sukan dan sebagainya;

b) peralatan, perkakasan dan perisian yang diperlukan untuk menjalankan

tugas;

c) perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan dan komunikasi atau sistem

maklumat.

Maklumat pengurusan aset hendaklah lengkap dan jelas, iaitu mengenal, mengawal,

menyimpan, menjaga, mengurus, mendapatkan semula dan melupuskan barang

serta menepati Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang digunapakai. Ini

termasuk:

i. Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini;

ii. Memudahkan pengesanan dan pemantauan;

iii. Membolehkan keadaan aset diketahui; dan

iv. Memudahkan penyenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

Dokumen yang berkaitan :IPGM-PPK-PT-06 Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru

IPGM-PPK-PT-07 Pengurusan Peperiksaan

IPGM-PPK-PT-08 Pengurusan Perpustakaan

IPGM-PPK-PUP-06 Penyenggaraan Infrastruktur

IPGM-PPK-PUP-07 Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi

standard

IPGM-PPK-PUP-09 Pengurusan Aset

MANUAL KUALITI


Julai 2014

6.4 Persekitaran KerjaIPGM dan IPG hendaklah memastikan, menyediakan dan mengurus persekitaran

kerja yang kondusif bagi memenuhi standard perkhidmatan pendidikan keguruan

yang dapat memberikan kesan positif terhadap produktiviti, motivasi, prestasi dan

kepuasan bekerja anggotanya supaya mereka dapat menyumbang kepada

peningkatan prestasi organisasi. Ini dilaksanakan melalui penyenggaraan peralatan

pejabat yang berkenaan, aktiviti-aktiviti pembangunan insan serta pengurusan ruang

kerja mengikut peraturan am keselamatan.

Dokumen yang berkaitan :IPGM-PPK-PT-04 Reka bentuk dan Perancangan Pembangunan

Kurikulum

IPGM-PPK-PUP-06 Penyenggaraan Infrastuktur

MANUAL KUALITI


Julai 2014

SEKSYEN 7PROSES PENYAMPAIAN

PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN (PPK)

7.1 Perancangan Proses Penyampaian PPKIPGM dan IPG merancang dan membangunkan proses yang diperlukan bagi PPK

untuk memenuhi keperluan pelanggan. Perancangan ini memenuhi semua proses

utama dan sokongan yang ada dalam SPK IPGM dan IPG. Output daripada

perancangan Proses Penyampaian PPK dibuktikan dalam bentuk Perancangan

Tahunan IPGM dan IPG.

IPGM dan IPG memastikan perancangan dijelaskan dengan memasukkan perkara

yang berikut:

a) objektif dan keperluan kualiti bagi PPK;

b) keperluan untuk mewujudkan proses dan dokumen serta menyediakan

sumber khusus untuk PPK seperti latihan personel, penyediaan peruntukan

kewangan dan penyelenggaraan infrastruktur;

c) verifikasi, pengesahan, pemantauan, pengukuran, pemeriksaan dan aktiviti

penilaian yang diperlukan terhadap PPK serta kriteria penerimaan produk;

dan

d) rekod yang diperlukan bagi membuktikan proses PPK memenuhi standard.

Dokumen yang berkaitan:Semua Prosedur Teras (PT)

Semua Prosedur Umum Pengurusan (PUP)

Semua Prosedur Umum Sokongan (PUS)

7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan7.2.1 IPGM dan IPG menentukan keperluan yang berkaitan dengan PPK

yang hendak disampaikan seperti yang berikut:

a) keperluan pelanggan organisasi iaitu sekolah terhadap guru

termasuk keperluan aktiviti PPK dan pasca PPK yang

diterangkan di Seksyen 3;

MANUAL KUALITI


Julai 2014

b) keperluan PPK yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi

perlu bagi kegunaan yang spesifik;

c) keperluan undang-undang dan peraturan yang perlu terhadap

produk dengan PPK seperti Akta Pendidikan 1996, Perintah

Am, Akta 174, Akta 679, Standard Guru Malaysia, FPK, FPG,

Garis Panduan Penulisan Akademik dan Etika Keguruan; dan

d) Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan

Guru) 2010

7.2.2 IPGM dan IPG perlu menyemak semula keperluan perkhidmatan

berkaitan dengan PPK.

Sebelum membekalkan keperluan berkaitan dengan PPK, IPGM dan

IPG perlu memastikan bahawa:

a) keperluan PPK ditentukan dengan tepat;

b) tindakan penyelesaian akan diambil terhadap sebarang

percanggahan yang timbul dengan PPK yang ditentukan

terdahulu; dan

c) ia mempunyai keupayaan untuk memenuhi standard PPK

yang ditentukan.

Hasil semakan keperluan serta tindakan susulan hendaklah

direkodkan. Semakan kepada keperluan hendaklah

menghasilkan pindaan yang relevan kepada dokumen serta

dihebahkan kepada anggota organisasi.

7.2.3 Komunikasi dengan pelanggan

IPGM dan IPG perlu menentukan dan melaksanakan komunikasi yang

berkesan dengan pelanggan berhubung:

a) menyediakan maklumat produk yang berkaitan dengan PPK;

b) menjawab pertanyaan termasuk perubahan; dan

c) maklum balas dan aduan pelanggan;

Antara saluran komunikasi dengan pelanggan ialah surat, media

elektronik, brosur, buletin, buku panduan, hari bertemu pelanggan dan

dialog.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

Dokumen yang berkaitan:IPGM-PPK-PT-02 Perancangan Tahunan

IPGM-PPK-PT-03 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar


IPGM-PPK-PUP-11 Aduan Pelanggan

7.3 Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum7.3.1 Perancangan Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan

Kurikulum

IPGM dan IPG merancang, mengawal aktiviti reka bentuk dan

membangunkan kurikulum. Bagi menyediakan perancangan ini, IPGM

dan IPG menentukan:

a) peringkat merekabentuk dan pembangunan kurikulum;

b) penyemakan semula, verifikasi dan validasi yang bersesuaian

untuk setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan

kurikulum; dan

c) pihak yang bertanggungjawab dan berkuasa yang terlibat

dalam aktiviti reka bentuk dan pembangunan kurikulum;

IPGM dan IPG mengenalpasti dan mengurus semua pihak yang

terlibat dalam aktiviti reka bentuk dan membangunkan kurikulum

melalui pembahagian tanggungjawab yang jelas dan komunikasi yang

berkesan.

Output yang dihasilkan daripada perancangan ini hendaklah dikemas

kini mengikut kemajuan aktiviti reka bentuk dan pembangunan

kurikulum tersebut.

Dokumen yang berkaitan:IPGM-PPK-PT-04 Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan

Kurikulum

MANUAL KUALITI


Julai 2014

7.3.2 Input kepada Aktiviti Reka Bentuk dan Pembangunan.

IPGM dan IPG menentukan input yang berkaitan dengan keperluan

reka bentuk dan pembangunan kurikulum serta program baharu.

Semua rekod ini hendaklah dikemas kini. Input ini adalah termasuk:

a) objektif dan matlamat;

b) Akta Pendidikan, Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Falsafah

Pendidikan Guru dan dasar kerajaan;

c) Peraturan-peraturan Senat;

d) maklumat reka bentuk kurikulum terdahulu, jika perlu; dan

e) keperluan penting yang lain digunakan untuk reka bentuk dan

pembangunan kurikulum.

Input ini perlu disemak dari segi kecukupan dan ketepatannya.

Semua keperluan mestilah lengkap, jelas dan tidak bercanggah

antara satu sama lain.

7.3.3 Output Penggubalan Kurikulum

Kurikulum yang dihasilkan perlu dalam bentuk yang boleh disahkan

dan diluluskan oleh Senat sebelum diterbitkan. Kurikulum perlu :

a) memenuhi standard input.

b) menyediakan maklumat yang tepat mengenai PPK dan ruang

untuk peningkatan profesionalisme guru.

c) mengandungi rujukan kriteria PPK.

d) menentukan ciri-ciri penggunaan kurikulum dalam PPK.

7.3.4 Semakan Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum

Pada peringkat yang telah ditetapkan dalam perancangan, semakan

secara sistematik ke atas reka bentuk dan pembangunan kurikulum

akan dijalankan (7.3.1) untuk:

a) menilai kemampuan hasil reka bentuk dan pembangunan

kurikulum memenuhi standard PPK.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

b) mengenal pasti sebarang masalah dan mencadangkan

tindakan yang perlu diambil bagi mengatasi masalah

berkenaan.

Anggota kumpulan semakan kurikulum terdiri daripada Ahli Jawatankuasa

Penggubalan Akademik (JKPA) IPG. Keputusan semakan dan sebarang

tindakan yang perlu diambil hendaklah direkodkan (4.2.4).

7.3.5 Verifikasi Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum

IPGM dan IPG melaksanakan verifikasi ke atas kurikulum mengikut

perancangan untuk memastikan output telah memenuhi standard

input penggubalan kurikulum. Hasil verifikasi dan tindakan yang

diambil hendaklah direkodkan.

7.3.6 Validasi rekabentuk dan pembangunan kurikulum

IPGM dan IPG menentukan validasi ke atas output melalui kelulusan

dan pengesahan mesyuarat Senat. Rekod hasil validasi hendaklah

diselenggarakan.

7.3.7 Kawalan terhadap Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan

Kurikulum

IPGM dan IPG adalah untuk memastikan kawalan dilaksanakan

terhadap perubahan reka bentuk kurikulum yang dibangunkan.

Kawalan ini termasuk merekodkan sebarang pindaan ke atas

rekabentuk kurikulum dan melaksanakan semakan yang bersesuaian

setelah mendapat kelulusan Senat.

7.4 PerolehanIPGM dan IPG perlu memastikan barangan dan perkhidmatan yang diperoleh untuk

melaksanakan PPK menepati keperluan perolehan yang ditetapkan. Semua

prosedur perolehan adalah tertakluk kepada Arahan Perbendaharaan yang

berkuatkuasa.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

7.4.1 Proses PerolehanIPGM dan IPG menyediakan khidmat perolehan bekalan dan perkhidmatan

mengikut Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang terpakai dan prosedur

kewangan semasa. Perolehan bekalan dan perkhidmatan dilaksanakan

melalui kaedah berikut:

i. Tender; atau

ii. Sebut harga; atau

iii. Pembelian / Perolehan Terus

IPGM dan IPG sentiasa menilai dan memilih pembekal berdasarkan

keupayaan mereka dalam membekalkan bahan yang memenuhi spesifikasi.

Kriteria pemilihan bagi penilaian dan penilaian semula prestasi pembekal

berdasarkan keperluan yang ditetapkan. Keputusan penilaian dan sebarang

tindakan pembetulan yang diambil perlu direkod.

7.4.2 Maklumat Perolehana) Semua permintaan untuk perolehan perlu dibuat oleh Pengarah/Ketua

Jabatan/Unit untuk kelulusan;

b) Perolehan bekalan dan perkhidmatan dilakukan berdasarkan Arahan

Perbendaharaan dan Pekeliling Perbendaharaan yang terpakai; dan

c) Spesifikasi bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi dinyatakan dengan

jelas dalam dokumen Pesanan Kerajaan dan verifikasi serta pengesahan

dilakukan dengan menandatangani pada Pesanan Kerajaan

7.4.3 Verifikasi Bekalan dan PerkhidmatanProduk dan perkhidmatan yang dibekalkan oleh pihak vendor perlu disahkan

penerimaannya. Hanya produk yang memenuhi spesifikasi sahaja yang akan

diterima. Verifikasi atau pengesahan penerimaan bekalan dan perkhidmatan

dilakukan dengan menandatangani borang penerimaan pesanan. Jika

berlaku sebarang kerosakan atau tidak memenuhi spesifikasi, perkara ini

perlu dimaklumkan secara bertulis kepada pembekal untuk penggantian

segera.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

Dokumen yang berkaitan:IPGM-PPK-PUP-10 Perolehan


7.5 Pengeluaran dan Penyediaan PPK7.5.1 Kawalan ke atas Pengeluaran dan Penyediaan PPK

IPGM dan IPG merancang dan mengawal pelaksanaan penyampaian PPK

kepada pelanggan. Kaedah kawalan termasuk:

a) menyediakan maklumat yang menjelaskan tentang ciri pengurusan PPK;

b) menyediakan prosedur tanggungjawab dan tindakan serta carta alir

proses kerja

c) menggunakan peralatan yang sesuai;

d) menyediakan dan menggunakan instrumen pemantauan dan alat

pengukuran;

e) melaksanakan aktiviti pemantauan dan pengukuran; dan

f) menyerahkan senarai pelajar yang tamat latihan ke Bahagian yang

berkenaan untuk penempatan dan maklum balas daripada pelanggan

tentang prestasi guru baharu selepas satu (1) tahun pertama penempatan

dianalisis dan dibentangkan.

7.5.2 Validasi Proses Pemberian PPK

IPGM dan IPG hendaklah mengesahkan output telah melalui semua proses

pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan. Ini kerana produk yang telah

dikeluarkan tidak boleh disahkan melalui pemantauan atau pengukuran

selepas ditempatkan di sekolah dan tidak tertakluk di bawah kawalan IPGM

dan IPG. Validasi hendaklah menunjukkan keupayaan proses-proses ini

untuk mencapai hasil yang dirancang.

IPGM dan IPG menentukan :

a) kriteria untuk penyemakan dan kelulusan proses-proses berkenaan;

b) kelulusan peralatan dan personel berkelayakan;

c) penggunaan kaedah dan prosedur khusus;

d) keperluan rekod (4.2.4); dan

MANUAL KUALITI


Julai 2014

e) validasi semula proses PPK

7.5.3 Identifikasi dan KemudahkesananIPGM dan IPG mengenal pasti PPK pada setiap peringkat operasi

perkhidmatan. IPGM dan IPG mengenal pasti status PPK yang berkaitan

dengan pengukuran dan pemantauan.

Bagi membolehkan kemudahkesanan, IPGM dan IPG mengawal dan

merekod mengikut prosedur kawalan dokumen dan kawalan rekod. Setiap

kursus yang ditetapkan diberikan identifikasi dengan menggunakan kod

yang bersiri. Setiap IPG juga diberikan nombor kod yang merupakan

singkatan kepada IPG berkenaan untuk memudahkan urusan pentadbiran.

Setiap pelajar juga diberikan kod pada kad matrik yang digunakan sebagai

rujukan sepanjang tempoh pengajian.

Dokumen yang berkaitan:IPGM-PPK-PT-03 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar

IPGM-PPK-PT-05 Pengurusan Kurikulum

IPGM-PPK-PT-06 Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru

IPGM-PPK-PT-07 Pengurusan Peperiksaan



IPGM-PPK-PUS-02 Kawalan Dokumen

IPGM-PPK-PUS-03 Latihan Pembangunan Staf

7.5.4 Harta Hakmilik PelangganHarta hakmilik pelanggan termasuk harta intelek dan data peribadi. IPGM

dan IPG bertanggungjawab untuk menjaga kerahsiaan maklumat peribadi

pelanggan termasuk yang terdapat dalam sistem pengurusan maklumat

yang berkenaan. Kaedah kawalan ke atas akses maklumat peribadi staf,

maklumat pembekal dan maklumat pelajar perlu diwujudkan selaras dengan

keperluan ISO 9001:2008. Kaedah kawalan adalah mengikut kaedah

semasa yang digunapakai

MANUAL KUALITI


Julai 2014

7.5.5 Pemuliharaan Penyampaian PPKIPGM dan IPG mengenal pasti kaedah pemuliharaan terhadap Proses

Penyampaian PPK mengikut keperluan SPK IPGM dan IPG. Pemuliharaan

perlu meliputi rekod: identifikasi, pengendalian, pembungkusan,

penyimpanan, dan perlindungan untuk tujuan penganugerahan dan

kemudahkesanan rekod pelajar.

7.6 Kawalan Ke Atas Pemantauan dan Pengukuran PeralatanKlausa ini tidak diguna pakai dalam Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG.

Proses bagi menghasilkan perkhidmatan tidak memerlukan sebarang peralatan yang

perlu disahkan oleh mana-mana badan standard.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

SEKSYEN 8

PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 AmIPGM dan IPG merancang dan melaksanakan pemantauan, pengukuran,

penganalisisan dan proses penambahbaikan yang diperlukan untuk:

8.1.1 membuktikan pematuhan terhadap ciri-ciri PPK;

8.1.2 memastikan keperluan-keperluan yang ditetapkan dalam pelaksanaan SPK

dipatuhi; dan

8.1.3 membuat penambahbaikan berterusan secara berkesan ke atas SPK.

Kaedah yang bersesuaian termasuk teknik statistik ditentukan dan diguna pakai bagi

tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisisan ke atas SPK.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan dibuat berasaskan soal

selidik Maklum Balas Pelanggan, Audit Dalaman dan Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan.

IPGM dan IPG memantau tahap kepuasan pelanggan terhadap PPK selepas

satu (1) tahun dari tarikh guru baharu ditempatkan di sekolah. Saiz sampel

yang dipilih secara rawak adalah sekurang-kurangnya 30% dari jumlah

populasi guru baharu.

Dokumen yang berkaitanIPGM-PPK-PUP-04 Maklum Balas Pelanggan


IPGM-PPK-PUP-01 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

MANUAL KUALITI


Julai 2014

8.2.2 Audit DalamanAudit Dalaman dijalankan dua kali setiap tahun bagi memastikan SPK

dilaksanakan mengikut semua keperluan yang ditetapkan.

Audit Dalaman hendaklah:

a) Mematuhi perkara yang ditetapkan (rujuk seksyen 7.1) kepada

kehendak ISO 9001:2008 dan Garis Panduan Bagi Melaksanakan

MS ISO 9001:2008 dalam Perkhidmatan Awam;

b) Mematuhi prosedur Audit Dalaman yang telah ditetapkan di dalam

IPGM-PPK-PUP-03 (Audit Dalaman); dan

c) Dilaksanakan secara sistematik dan berkesan.

IPGM dan IPG hendaklah melantik Jawatankuasa Audit Dalaman untuk

merancang, melaksana, memantau dan menyediakan laporan program

pengauditan. Perancangan ini meliputi skop dan semua proses yang perlu

diaudit. Jadual Tahunan Audit Dalaman yang disediakan hendaklah

merangkumi tarikh dan aktiviti audit. Program audit dirancang dengan

mengambil kira status dan kepentingan sesuatu proses dan bidang yang

diaudit selain daripada mengambil kira dapatan audit yang lepas. Kriteria

audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan hendaklah ditentukan.

WP / TWP bertanggungjawab :

i. menyemak dan meluluskan Jadual Tahunan Audit Dalaman;

ii. melantik Pasukan Audit Dalaman (PAD) yang terlatih dan bebas daripada

proses yang diaudit.

Rekod audit dan dapatannya hendaklah diselenggarakan (lihat 4.2.4) serta

dilaporkan dalam mesyuarat MKI/MKSP. Jawatankuasa Audit Dalaman juga

bertanggungjawab untuk memastikan audit susulan dijalankan bagi

memastikan tindakan pembetulan ke atas ketidakpatuhan yang ditemui

dilaksanakan dengan berkesan (lihat 8.5.2).

Dokumen yang berkaitan:IPGM-PPK-PUP-02 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan

Penambahbaikan


MANUAL KUALITI


Julai 2014

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran ProsesIPGM dan IPG mengenal pasti dan menggunakan kaedah yang sesuai untuk

melaksanakan pemantauan dan pengukuran proses SPK. Kaedah

pemantauan dan pengukuran yang digunakan hendaklah menunjukkan

bahawa proses berupaya mencapai hasil yang dirancang. Kaedah yang

digunakan meliputi soal selidik, pemerhatian dan kajian. Hasil pemantauan

dianalisis dan diambil tindakan oleh pihak yang bertanggungjawab. Apabila

hasil yang dirancangkan tidak dapat dicapai, pembetulan segera dan

tindakan pembetulan yang bersesuaian diambil untuk memastikan proses

memenuhi standard PPK yang ditetapkan.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran ProdukIPGM dan IPG membuat pemantauan dan pengukuran produk di beberapa

peringkat penghasilan produk bagi memastikan keperluan perkhidmatan

dipenuhi iaitu:

8.2.4.1 Peringkat Proses Penerimaan Produk

Proses penyemakan PPK yang dijalankan pada peringkat

penerimaan adalah seperti yang berikut:

i. Peringkat Pendaftaran Pelajar

Semakan ke atas dokumen calon untuk memastikan hanya

calon yang layak didaftarkan.

ii. Peringkat Penerimaan Perolehan

Semakan ke atas perolehan bekalan dan perkhidmatan untuk

memastikan bekalan dan perkhidmatan mematuhi spesifikasi

yang telah ditetapkan.

8.2.4.2 Peringkat Semasa Proses Penghasilan Produk

Peringkat semasa Proses Produk melibatkan:

i. Pengajaran dan Pembelajaran, Kokurikulum dan Amalan

Profesional. Proses Pengajaran dan Pembelajaran, Kokurikulum

dan Amalan Profesional dipantau dan dinilai untuk memastikan

MANUAL KUALITI


Julai 2014

keberkesanan proses berkenaan mengikut struktur kurikulum,

sukatan pelajaran/pro forma dan garis panduan yang ditetapkan.

Ini termasuk penilaian ke atas kemudahan infra dan info

Pengajaran dan Pembelajaran, Kokurikulum dan Amalan

Profesional.

ii. Kelayakan menduduki peperiksaan

Semakan perlu dilaksanakan untuk memastikan pelajar perlu

memenuhi kriteria kelayakan yang ditetapkan di dalam Panduan

dan Syarat Penganugerahan Sijil/Diploma/Ijazah IPGM yang

terkini.

iii. Pentaksiran

Pentaksiran berterusan di peringkat ini dibuat untuk memastikan

pelajar mencapai tahap pencapaian yang ditetapkan dalam Buku

Panduan dan Syarat Penganugerahan Sijil/Diploma/Ijazah

IPGM.

8.2.4.3 Peringkat Akhir Proses PPK

Semakan peringkat akhir dibuat bagi perkara yang berikut:

i. Menyemak Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan (BKKP) untuk

memastikan BKKP itu betul dan tepat sebelum Mesyuarat

JKPPIPG dan Mesyuarat Senat.

ii. Menyemak transkrip keputusan peperiksaan pelajar untuk

memastikan transkrip itu tepat sebelum diserahkan kepada

pelajar;

iii. Menyemak maklumat dalam lembaran Diploma dan Ijazah untuk

memastikannya betul sebelum diserahkan kepada pelajar; dan

iv. Bukti keakuran terhadap kriteria penerimaan dan semua rekod

penyemakan serta pentaksiran hendaklah disimpan dan

diselenggarakan.

MANUAL KUALITI


Julai 2014

8.3 Kawalan ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi StandardIPGM dan IPG hendaklah memastikan produk (termasuk perkhidmatan) yang tidak

mematuhi keperluan, dikenal pasti dan dikawal dari penggunaan untuk proses

seterusnya atau penghantaran yang tidak dirancang. Kawalan dan tanggungjawab

serta bidang kuasa yang berkenaan untuk mengurus produk ini dinyatakan dalam

prosedur yang didokumenkan.

IPGM dan IPG di mana perlu, mestilah mengurus produk yang tidak mematuhi

keperluan melalui satu atau lebih cara berikut:

a) Mengambil tindakan untuk menghapus ketidakpatuhan yang dikesan.

b) Memberi kuasa untuk penggunaan, pelepasan atau penerimaan secara

konsesi oleh pihak tertentu dan di mana perlu, oleh pelanggan.

c) Mengambil tindakan untuk mengecualikan tujuan asal penggunaannya.

d) Mengambil tindakan yang sesuai ke atas kesan atau kesan-kesan berpotensi

apabila ketidakakuran produk dikenal pasti selepas penghantaran atau

penggunaannya.

Apabila ketidakpatuhan produk telah diambil tindakan pembetulan, ia mestilah

diverifikasi semula untuk menunjukkan kepatuhan terhadap keperluan. Rekod yang

menunjukkan ketidakpatuhan dan tindakan susulan yang diambil termasuk konsesi

yang diterima hendaklah diselenggara.

Dokumen yang berkaitan:IPGM-PPK-PUP-07 Kawalan ke Atas Produk yang Tidak Memenuhi

Standard

8.4 Analisis Data

IPGM dan IPG hendaklah menetapkan, mengumpul dan menganalisis data yang

bersesuaian bagi menunjukkan kesesuaian dan keberkesanan SPK. Tanggungjawab

ini perlu dijalankan oleh process owner/pemegang/penggerak prosedur kualiti di

peringkat IPGM dan IPG. Data yang berkaitan perlu dianalisis mengikut kadar

kekerapan yang telah ditentukan, untuk menilai sama ada penambahbaikan

berterusan terhadap keberkesanan SPK perlu dilaksanakan.

Hasil analisis hendaklah memberikan maklumat tentang:

a) Tahap kepuasan pelanggan (lihat 8.2.1);

MANUAL KUALITI


Julai 2014

b) kepatuhan kepada keperluan produk (lihat 8.2.4);

c) ciri-ciri dan trenda mengenai proses serta produk termasuk tindakan/ langkah

pencegahan (lihat 8.2.3 dan 8.2.4); dan

d) Pembekal (lihat 7.4).

8.5 Penambahbaikan8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

IPGM dan IPG hendaklah menambah baik keberkesanan SPK secara

berterusan berdasarkan pencapaian dasar kualiti, objektif kualiti, hasil

penemuan audit, analisis data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta

kajian semula pengurusan.

8.5.2 Tindakan PembetulanIPGM dan IPG hendaklah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca-

punca ketidakpatuhan bagi mencegah ia berulang. Tindakan pembetulan

hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang berlaku.

Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan bagi menjelaskan

keperluan berikut:

i. Mengkaji ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan);

ii. Menentukan punca ketidakpatuhan;

iii. Menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan

ketidakpatuhan tidak berulang;

iv. Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan;

v. Merekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan; dan

vi. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang telah

dilaksanakan.

Tindakan pembetulan yang diambil hendaklah dimaklumkan dalam MKSP.

Keberkesanan tindakan pembetulan hendaklah disahkan oleh WP.

8.5.3 Tindakan Pencegahan

IPGM dan IPG hendaklah menentukan tindakan bagi menghapuskan punca

ketidakpatuhan yang dijangkakan bagi mencegah daripada berlaku. Tindakan

MANUAL KUALITI


Julai 2014

pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan masalah yang mungkin

timbul. Suatu prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan bagi

menjelaskan keperluan berikut:

a. Menentukan ketidakpatuhan yang berpotensi dan puncanya;

b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi mencegah berlakunya

ketidakpatuhan;

c. Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan;

d. Merekod hasil daripada tindakan-tindakan yang dilaksanakan (lihat 4.2.4);

dan

e. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan yang telah

dilaksanakan.

Semua tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telah

diambil hendaklah dilaporkan oleh TWP kepada Pengurusan Tertinggi dalam

MKSP. TWP bertanggungjawab untuk memastikan tindakan pembetulan,

pencegahan dan usaha penambahbaikan dilaksanakan dan diambil tindakan

susulan.

Dokumen yang berkaitan:IPGM-PPK-PUP-01 Pengendalian Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

IPGM-PPK-PUP-02 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

MANUAL KUALITI


Julai 2014

LAMPIRAN 1

SENARAI PROSEDUR KUALITI

PROSEDUR TERASKekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PT- No. Siri

Bil. No.Kod Nama Prosedur Kualiti Teras

1 IPGM-PPK-PT-02 Perancangan Tahunan

2 IPGM-PPK-PT-03 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar

3 IPGM-PPK-PT-04 Reka bentuk dan Perancangan PembangunanKurikulum

4 IPGM-PPK-PT-05 Pengurusan Kurikulum

5 IPGM-PPK-PT-06 Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru

6 IPGM-PPK-PT-07 Pengurusan Peperiksaan

7 IPGM-PPK-PT-08 Pengurusan Perpustakaan

MANUAL KUALITI


Julai 2014

LAMPIRAN 2

SENARAI PROSEDUR KUALITI

PROSEDUR UMUM PENGURUSANKekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PUP- No. Siri


1 IPGM-PPK-PUP-01 Pengendalian Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

2 IPGM-PPK-PUP-02 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

3 IPGM-PPK-PUP-03 Audit Dalaman

4 IPGM-PPK-PUP-04 Maklum Balas Pelanggan

5 IPGM-PPK-PUP-05 Pengurusan Elaun Pelajar

6 IPGM-PPK-PUP-06 Penyenggaraan Infrastruktur

7IPGM-PPK-PUP-07 Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi

Standard

8 IPGM-PPK-PUP-08 Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus

9 IPGM-PPK-PUP-09 Pengurusan Aset

10 IPGM-PPK-PUP-10 Perolehan

11 IPGM-PPK-PUP-11 Aduan Pelanggan

PROSEDUR UMUM SOKONGANKekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PUS- No. Siri


1 IPGM-PPK-PUS-01 Kawalan Rekod

2 IPGM-PPK-PUS-02 Kawalan Dokumen

3 IPGM-PPK-PUS-03 Latihan Pembangunan Staf

no. keluaran : 09 no. pindaan : 01 manual kualiti tarikh ... · manual kualiti no. keluaran : 09...

Documents