manual sistem pengurusan alam sekitar tarikh: 15/07…reg.upm.edu.my/eiso/dokumen_ems/1....

PENGURUSAN

Kod Dokumen: UPM/ISO/EMS/MK

Halaman: 1/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01

MANUAL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR Tarikh: 15/07/2013

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

ISI KANDUNGAN

SEKSYEN/ RUJUKAN

TAJUK MUKA SURAT

1.0 TUJUAN 3

2.0 OBJEKTIF DAN SKOP 3

3.0 STRUKTUR DAN ELEMEN DALAM SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

3

3.1 DASAR EMS 3

3.2 PERANCANGAN 4

3.2.1 ASPEK PERSEKITARAN 4

3.2.2 KEPERLUAN PERUNDANGAN DAN LAIN-LAIN 5

3.2.3 OBJEKTIF ALAM SEKITAR, SASARAAN DAN PROGRAM 5

3.3 PELAKSANAAN DAN OPERASI 6

3.3.1 SUMBER, PERANAN, TANGGUNGJAWAB DAN KUASA 6

3.3.2 KOMPETENSI, LATIHAN DAN KESEDARAN 9

3.3.3 KOMUNIASI 10

3.3.4 DOKUMENTASI EMS 10

3.3.5 KAWALAN DOKUMEN 13

3.3.6 KAWALAN OPERASI 14

3.3.7 KESEDIAAN KECEMASAN DAN TINDAK BALAS 14

3.4 SEMAKAN, TINDAKAN PEMBETULAN DAN TINDAKAN PENCEGAHAN

15

3.4.1 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN 15

3.4.2 PENILAIAN KEPATUHAN 15

PENGURUSAN


Halaman: 2/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



SEKSYEN/ RUJUKAN

TAJUK MUKA SURAT

3.4.3 TINDAKAN PEMBETULAN DAN TINDAKAN PENCEGAHAN

15

3.4.4 KAWALAN REKOD 16

3.4.5 AUDIT DALAMAN 16

3.5 SEMAKAN PENGURUSAN 17

4.0 SEJARAH SEMAKAN 18

LAMPIRAN: MODEL SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR 19

PENGURUSAN


Halaman: 3/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



1.0 TUJUAN

Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar ini adalah dokumen utama bagi pelaksanaan dan penyelenggaraan Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS) di UPM. Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar menerangkan unsur-unsur dan mekanisme untuk mencapai dasar alam sekitar, objektif dan sasaran UPM.

Model EMS menerangkan semua keperluan EMS UPM. Model ini adalah seperti di Lampiran 1, bermatlamatkan pelaksanaan dan peningkatan pengurusan alam sekitar secara berterusan.

2.0 OBJEKTIF DAN SKOP

Objektif Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar ini adalah untuk membantu UPM dalam pengenalan, pelaksanaan dan penyelenggaraan EMS ISO 14001:2004 dengan cara yang praktikal, konsisten dan berkesan.

Skop EMS ini merangkumi proses pengajaran dan pembelajaran.

3.0 SRTUKTUR DAN ELEMEN SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR

3.1 Dasar EMS UPM adalah seperti di bawah:

UPM beriltizam mengadakan sistem pengurusan yang berkesan melalui:

Pematuhan keperluan undang-undang, peraturan dan keperluan-keperluan lain mengenai alam sekitar khususnya pencegahan pencemaran;

Pembangunan objektif dan matlamat berdasarkan penilaian aspek impak alam sekitar;

Penilaian semula dan pengubahsuaian polisi, objektif dan sasaran untuk penambahbaikan berterusan;

Pembudayaan amalan baik ke arah kelestarian alam sekitar.

Dasar ini hendaklah disampaikan kepada semua kakitangan dan pihak-pihak berkepentingan, setiap pekerja dan mereka yang berkepentingan mempunyai tanggungjawab untuk memahami dan komited terhadap dasar ini.

PENGURUSAN


Halaman: 4/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



Dasar EMS hendaklah dipatuhi kerana ia diiktiraf sebagai pemandu untuk melaksanakan EMS dan meningkatkan prestasi alam sekitar UPM. Dasar EMS akan dikaji semula setiap tahun sebagai sebahagian daripada Kajian Pengurusan EMS. Dasar ini hendaklah disediakan kepada semua pihak yang berkepentingan berdasarkan keperluan.

3.2 Perancangan

3.2.1 Aspek Persekitaran UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk mengenalpasti aspek-aspek alam sekitar dan menilai aspek signifikan dalam kawalan di premis dan di mana ia boleh mengharapkan untuk mempunyai pengaruh. Mengenal pasti aspek-aspek alam sekitar boleh membantu dalam menentukan, impak lepas, semasa, dan yang berpotensi (positif atau negatif) daripada aktiviti-aktiviti Universiti dan proses terhadap alam sekitar. Aspek-aspek alam sekitar yang dikenal pasti hendaklah termasuk situasi normal, tidak normal, dan situasi kecemasan berpotensi. Dalam pengenalpastian aspek dan impak persekitaran, semua aktiviti dalam kawalan atau boleh mempengaruhi Universiti (dalam kawalan fizikal Universiti) perlu diambil kira. Semua keperluan dan hasil setiap aktiviti dan proses yang boleh memberi kesan terhadap persekitaran hasil daripada penggunaan sumber semula jadi/lain-lain bahan seharusnya diuji. Pengenalpastian ini perlu merangkumi semua perancangan atau aktiviti yang diubahsuai, produk dan perkhidmatan. Aspek persekitaran yang signifikan dan impak yang telah dikenalpasti seharusnya mengambil kira dalam penyediaan objektif dan sasaran persekitaran UPM.

Aspek dan impak persekitaran yang telah dikenalpasti perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan aktiviti dalam UPM. Perubahan boleh merangkumi perubahan proses, peralatan, kapasiti produk, pengenalan bahan kimia baharu, perubahan persekitaran yang melibatkan keperluan perundangan, atau pandangan pihak berkepentingan.

PENGURUSAN


Halaman: 5/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



Dokumen Rujukan:

Prosedur Pengenalpastian Penilaian Aspek dan Impak Alam Sekitar (UPM/ISO-EMS/P001)

3.2.2 Keperluan Perundangan dan Lain-lain UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk mengenal pasti undang-undang alam sekitar dan keperluan lain yang berkaitan dengan aspek-aspek alam sekitar . Pendaftaran semua undang-undang alam sekitar dan keperluan lain yang berkaitan relevan dengan operasi syarikat itu perlu dikekalkan. WP hendaklah bertanggungjawab untuk mengkaji dan memberi nasihat tentang pengenalan baru, dan / atau pindaan undang-undang alam sekitar semasa, dan keperluan-keperluan lain yang berkaitan relevan dengan operasi UPM.

Dokumen Rujukan:

Prosedur Undang-undang dan Keperluan Lain (UPM/ISO-EMS/P002)

List of Legal Register and others Requirement 3.2.2 Objektif Alam Sekitar, Sasaran dan Program

UPM telah membangun dan mengekalkan objektif dan sasaran alam sekitar yang didokumenkan. Dalam menetapkan objektif dan sasaran alam sekitar, UPM hendaklah menimbangkan perkara berikut: (a) Undang-undang alam sekitar dan lain-lain keperluan yang berkaitan, berkenaan

dengan pengendaliannya; (b) mengenal pasti aspek-aspek alam sekitar yang ketara dan kesan alam sekitar; (c) pilihan teknologi yang sesuai; (d) kewangan, keperluan operasi dan aktiviti; (e) pandangan pihak yang berkenaan/’stake holders. Objektif alam sekitar khusus dan boleh diukur serta sasaran akan ditetapkan, jika berkenaan. Objektif dan sasaran alam sekitar hendaklah dikaji semula sebagai sebahagian daripada Kajian Pengurusan EMS.

PENGURUSAN


Halaman: 6/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



UPM telah merangka Program Pengurusan Alam Sekitar (EMP) untuk mencapai objektif alam sekitar dan sasaran yang ditetapkan. EMP adalah untuk membantu UPM untuk meningkatkan prestasi alam sekitar dan hendaklah dikaji semula dalam Kajian Pengurusan EMS atau apabila aktiviti-aktiviti baru atau yang diubahsuai di UPM . Dalam usaha untuk menangani objektif dan sasaran yang ditetapkan, EMP hendaklah memperincikan maklumat berikut; proses yang terlibat, tindakan yang diperlukan, orang yang bertanggungjawab, bajet (jika berkenaan) dan tempoh masa. Dokumen Rujukan:

Objektif, Sasaran dan Program 3.3 Pelaksanaan dan Operasi

3.3.1 Sumber, Peranan, Tanggungjawab dan Kuasa

Pihak Pengurusan UPM adalah bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan dan penambahbaikan berterusan ke atas EMS. Ia diakui bahawa penglibatan semua pekerja dengan peranan dan tanggungjawab yang jelas akan memastikan kejayaan EMS. Pengurusan alam sekitar diiktiraf sebagai sebahagian daripada pengurusan harian Universiti. Dalam mencapai matlamat ini, pihak pengurusan tertinggi perlu komited untuk menyediakan sumber yang diperlukan, termasuk sumber manusia dan kemahiran khusus, infrastruktur organisasi, teknologi dan kewangan yang diperlukan. Pendaftar adalah Wakil Pengurusan Alam Sekitar yang ditetapkan manakala Pegawai Berkepakaran iaitu Pensyarah Fakulti Kejuruteraan adalah Timbalan Wakil Pengurusan EMS. Jawatankuasa Pepandu EMS telah ditubuhkan untuk mengkaji dan memantau pelaksanaan dan penyelenggaraan ISO 14001 EMS serta memastikan Dasar EMS boleh dipatuhi dan objektif dan sasaran yang ditetapkan dapat dicapai.

PENGURUSAN


Halaman: 7/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



Struktur Organisasi Sistem Pengurusan Alam Sekitar UPM adalah seperti di bawah:

Rajah 1: Struktur Organisasi Sistem Pengurusan Alam Sekitar UPM

Perundangan

Objektif, Sasaran dan Program Persekitaran

Dokumentasi

Aspek dan Impak

Persekitaran

JAWATANKUASA PEPANDU EMS

JAWATANKUASA KERJA EMS

Bahagian Jaminan Kualiti UPM

Juruaudit Dalaman UPM

JAWATANKUASA JAMINAN KUALITI EMS

PENGURUSAN


Halaman: 8/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



Wakil Pengurusan (WP)

Tanggungjawab utama terhadap prestasi persekitaran Universiti adalah pada Wakil Pengurusan. WP juga adalah Pengerusi Jawatankuasa Pepandu EMS yang bertanggungjawab untuk: (a) Mempastikan keperluan persekitaran dimurnikan dalam operasi harian; (b) Punca keperluan sumber (kewangan, pekerja dan lain-lain) untuk mempastikan

kelancaran pelaksanaan dan penyelenggaraan EMS; (c) Mepastikan program pengurusan persekitaran dilaksana; (d) Memantau dan melihat kembali prestasi persekitaran UPM secara keutamaan; (e) Memantau dan melihat kembali sasaran kualiti UPM secara keutamaan.

Timbalan Wakil Pengurusan (TWP)

TWP EMS bertanggungjawab untuk: (a) Mempastikan EMS UPM tersedia, dilaksana dan dikekalkan sebagaimana

keperluan ISO 14001; (b) Melaporkan kepada Jawatankuasa Pepandu EMS berhubung prestasi EMS

sebagai asas penambahbaikan; (c) Menyedia dan menyelaras program latihan kepada personel UPM bagi

mempastikan keperluan EMS; (d) Menyelaras dan mengendalikan audit dalaman EMS di UPM, dan audit EMS (e) Menyelaras aktiviti QA bagi mempastikan kualiti produk memenuhi keperluan

pelanggan dan EMS; (f) Memantau aktiviti QA bagi mempastikan sasaran kualiti dipenuhi

Peneraju Proses EMS Peneraju Proses EMS bertanggungjawab untuk: (a) Menyedia dan menyelaras program-program latihan teknikal untuk semua

kakitangan untuk memastikan bahawa mereka cekap dalam mengintegrasikan kesedaran alam sekitar dalam operasi harian mereka.

(b) Urusan memantau dan menyelaras program-program pengurusan alam sekitar bagi memastikan ia dilaksanakan seperti yang dirancang dan didokumentasikan.

(c) Memantau dan mengkaji semula prestasi alam sekitar syarikat secara berkala.

PENGURUSAN


Halaman: 9/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



(d) Pemantauan aktiviti pengeluaran untuk memastikan bahawa sasaran pengeluaran dipenuhi.

Peranan dan tanggungjawab (termasuk yang berkaitan dengan pengurusan alam sekitar) daripada kakitangan lain dimasukkan dalam Senarai Tugas.

3.3.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk mendidik semua pegawai berhubung: (a) Kepentingan pematuhan dengan dasar alam sekitar dan keperluan EMS; (b) Kesan yang ketara iaitu pada kedua-dua aspek sebenar dan berpotensi, serta

aktiviti kerja mereka dan faedah alam sekitar dalam prestasi peribadi yang lebih baik;

(c) peranan dan tanggungjawab mereka dalam mencapai pematuhan terhadap dasar alam sekitar dan keperluan EMS;

(d) Kesan yang berpotensi terhasil daripada prosedur yang beroperasi. UPM akan memastikan bahawa semua pegawai adalah cekap dalam menjalankan tugas mereka. Untuk mencapai matlamat ini, latihan yang mencukupi atau kursus-kursus yang berkaitan EMS perlu dijalankan. Dalam hal ini, keperluan latihan EMS hendaklah dikenal pasti melalui fungsi kerja. Individu yang bekerja mengikut fungsi, yang boleh memberi kesan yang besar terhadap alam sekitar akan menerima latihan yang sesuai untuk mencapai kecekapan dalam melaksanakan fungsi kerja. Keberkesanan latihan itu hendaklah dinilai selepas latihan. Dokumen Rujukan:

Prosedur Latihan staf UPM (UPM/SOK/LAT/P001)

PENGURUSAN


Halaman: 10/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



3.3.3 Komunikasi UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk berkomunikasi secara dalaman dan jika perlu, luaran berhubung aktiviti alam sekitar untuk: (a) Menunjukkan komitmen pengurusan alam sekitar; (b) Berbincang dengan penuh tanggugjawab mengenai aspek alam sekitar dan

kesan terhadap UPM; (c) Meningkatkan kesedaran mengenai dasar-dasar alam sekitar, objektif, sasaran

dan program; (d) Memaklumkan tentang pemantauan EMS, audit dan pengurusan semakan

semula kepada pegawai berkaitan yang bertanggungjawab dalam urusan prestasi alam sekitar Universiti.

Dari masa ke semasa, Jawatankuasa Pepandu EMS hendaklah mengkaji semula dan menentukan keperluan dan jenis komunikasi yang diperlukan dengan pihak luar. Jika Jawatankuasa Pepandu EMS memutuskan untuk berkomunikasi tentang aspek alam sekitar Univerisiti mereka hendaklah mewujudkan kaedah komunikasi. Kaedah komunikasi hendaklah dalam bentuk memo, pekeliling, mesyuarat komuniti, surat berita atau apa-apa media lain yang sesuai.

Dokumen Rujukan:

Prosedur Komunikasi (UPM/ISO-EMS/P006) 3.3.4 Dokumentasi EMS

Semua aktiviti yang berkaitan dengan EMS UPM didokumenkan dalam bentuk manual, prosedur, laporan dan rekod sebagai sebahagian daripada ISO 14001, sama ada dalam salinan keras atau dalam media elektronik untuk: (a) Menjelaskan unsur-unsur teras EMS dan interaksi mereka; (b) Menyediakan haluan terhadap dokumen-dokumen yang berkaitan.

Terdapat tiga peringkat dokumentasi ISO 14001 EMS di UPM, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2. Dokumen-dokumen ini adalah:

PENGURUSAN


Halaman: 11/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



Tahap Satu: Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar Dokumen ini menggariskan dasar UPM dalam melaksanakan EMS. Dokumen ini boleh didapati dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO). Tahap Dua: Prosedur Sistem Pengurusan Alam Sekitar Dokumen ini memperincikan prosedur dan amalan UPM yang berkaitan dengan ISO 14001. Prosedur Pengurusan Alam Sekitar terdapat dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO). Tahap Tiga: Arahan Kerja Alam Sekitar, Kaedah Ujian dan lain-lain Dokumen ini menyediakan maklumat mengenai kaedah amalan baik alam sekitar di UPM, untuk menyokong Dokumen Tahap Dua. Tahap Ia boleh didapati dalam dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) dan salinan keras. Tahap Empat: Rekod Alam Sekitar Ini adalah rekod pematuhan kepada keperluan ISO 14001. Semua dokumen boleh didapati dalam salinan keras.

PENGURUSAN


Halaman: 12/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



Rajah 2: Struktur Dokumentasi ISO 14001

WP bertanggungjawab terhadap kandungan dan pengedaran Manual Pengurusan Alam Sekitar, Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan dan lain-lain rekod yang berkaitan. Peneraju Proses EMS membantu EMR dalam menyedia dan menyemak semula Manual Pengurusan Alam Sekitar, Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan dan lain-lain rekod yang berkaitan.

Prosedur Pengurusan Alam Sekitar (EMSP)

Rekod Alam Sekitar

Arahan Kerja, Garis Panduan, Kaedah Ujian

dan lain-lain

Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar

Tahap 1

Tahap 2

Tahap 3

Tahap 4

PENGURUSAN


Halaman: 13/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



3.3.5 Kawalan Dokumen

UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk memastikan kawalan ke atas semua dokumen yang dikehendaki oleh ISO 14001. Prosedur hendaklah memastikan bahawa: (a) dokumen EMS boleh dikenal pasti dengan mudah dan mengikut sistem berangka

kod; (b) dokumen EMS (Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar dan Prosedur) disemak

semula secara berkala dan diluluskan untuk kecukupan oleh pihak berkuasa berkenaan;

(c) Versi terkini dokumen EMS berkaitan boleh didapati dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO);

(d) dokumen EMS yang usang/lama perlu dengan segera dikeluarkan, dan (e) Sebarang dokumen EMS usang disimpan untuk tujuan pemeliharaan undang-

undang dan / atau pengetahuan yang sesuai dikenal pasti dengan cara cop pada muka depan yang menunjukkan tujuan pengekalan.

(f) Semua dokumen luaran yang berkaitan dengan aspek alam sekitar yang penting dan berkaitan dengan operasi UPM hendaklah dikawal dengan sewajarnya.

Sebagai tambahan, UPM telah ditubuhkan dan hendaklah mengekalkan peraturan-peraturan (termasuk Penetapan tanggungjawab) yang berkaitan dengan penciptaan dan pengubahsuaian dokumen berkaitan EMS. Dokumen Rujukan:

Prosedur Kawalan Dokumen (UPM/ISO-EMS/P003)

PENGURUSAN


Halaman: 14/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



3.3.6 Kawalan Operasi

UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur untuk memastikan semua aktiviti yang berkaitan dengan mengenal pasti aspek-aspek alam sekitar yang ketara, termasuk penyenggaraan, dijalankan di bawah keadaan terkawal dengan cara: (a) Menetapkan kriteria beroperasi dalam prosedur kawalan operasi; (b) Memaklumkan prosedur kawalan operasi berkenaan kepada kontraktor dan

pembekal; (c) Mengekalkan semua peralatan kawalan operasi mengikut jadual

penyelenggaraan yang dirancang.

Dokumen Rujukan:

Prosedur Penjimatan Tenaga Elektrik (UPM/ISO-EMS/P010)

Prosedur Pemantauan Pelepasan Asap Bas Bahan Bakar Diesel (UPM/ISO-EMS/P011)

Prosedur Pengendalian Bahan Beracun (UPM/ISO-EMS/P012)

Prosedur Pengurusan Bahan Radioaktif dan Radas Sinaran (UPM/ISO-EMS/P013)

Prosedur Penjimatan Penggunaan Kertas (UPM/ISO-EMS/P014)

Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa (UPM/SOK/OSH/P001)

Prosedur Pengurusan Makmal/Bengkel (UPM/SOK/LAB/P001)

3.3.7 Kesediaan Kecemasan dan Tindak Balas

UPM telah membangun dan mengekalkan prosedur bagi mengenal pasti dan bertindak balas terhadap kemalangan dan situasi kecemasan berkenaan dalam usaha mencegah dan mengurangkan kesan alam sekitar yang berkaitan dengan situasi sedemikian. Untuk memastikan bahawa operasi Universiti adalah dalam keadaan bersiap sedia pada setiap masa. Kecemasan dan latihan tindak balas hendaklah dijalankan secara berkala. . UPM hendaklah mengkaji semula dan jika perlu menyemak kesediaan kecemasan dan prosedur tindak balas semasa Kajian Semula Pengurusan tahunan EMS atau selepas berlakunya kemalangan atau kecemasan.

Dokumen Rujukan:

Prosedur Kesediaan Kecemasan dan Tindak Balas (UPM/ISO-EMS/P008)

PENGURUSAN


Halaman: 15/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



3.4 Semakan, Tindakan Pembetulan dan Tindakan Pencegahan

3.4.1 Pemantauan dan Pengukuran

UPM hendaklah mengekalkan prosedur untuk memantau dan mengukur ciri-ciri utama operasi dan aktiviti-aktiviti yang boleh mempunyai kesan alam sekitar yang ketara, termasuk kawalan operasi yang berkaitan dengan objektif dan sasaran yang ditetapkan. Pemantauan dan pengukuran alam sekitar hendaklah dilaksanakan berdasarkan data yang direkodkan melalui persampelan, analisis dan ringkasan dalam log alam sekitar. Peralatan kawalan alam sekitar hendaklah ditentukur dan dikekalkan dan rekod penentukuran yang berkaitan hendaklah diselenggara.

Dokumen Rujukan:

Prosedur Pengukuran dan Pemantauan Alam Sekitar (UPM/ISO-EMS/P009) 3.4.2 Penilaian Kepatuhan

UPM hendaklah menjalankan penilaian kepatuhan yang berkala dengan: (a) Keperluan Undang-Undang (b) Keperluan Lain Ianya adalah berkaitan dengan aspek alam sekitar Universiti. Dokumen Rujukan:

Prosedur Penilaian Kepatuhan (UPM/ISO-EMS/P007)

3.4.3 Tindakan Pembetulan dan Tindakan Pencegahan

UPM hendaklah mengekalkan prosedur untuk menjalankan tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan untuk memastikan semua ketakakuran daripada operasi dirancang boleh diperbetulkan bagi mengelak daripada berulang.

PENGURUSAN


Halaman: 16/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



Tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan yang diambil untuk menghapuskan punca-punca sebenar dan potensi ketakakuran hendaklah bersesuaian dengan masalah dan setimpal dengan kesan alam sekitar yang dihadapi.

Perubahan dalam prosedur berkaitan dengan ISO 14001 yang terhasil daripada tindakan pembetulan dan pencegahan hendaklah dilaksana dan direkodkan.

Dokumen Rujukan:

Prosedur Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan, dan Tindakan Pencegahan (UPM/ISO-EMS/P005)

3.4.4 Kawalan Rekod

UPM hendaklah mengekalkan prosedur bagi pengenalpastian, penyelenggaraan dan pelupusan rekod alam sekitar sebagai bukti pencapaian prestasi alam sekitar yang dikehendaki dan keberkesanan operasi EMS. Rekod-rekod ini termasuk rekod latihan, pemantauan alam sekitar dan semakan data pengukuran, dan keputusan audit dan semakan. Semua rekod alam sekitar hendaklah mudah dibaca, boleh dikenal pasti, dan boleh dikesan dengan operasi dan aktiviti-aktiviti yang terlibat. Rekod-rekod ini hendaklah disimpan di lokasi yang tertentu dan dalam apa-apa cara yang sedia diperolehi dan dilindungi daripada rosak atau kerugian. Tempoh simpanan rekod alam sekitar hendaklah ditentukan dan didokumenkan. Dokumen Rujukan:

Prosedur Kawalan Rekod (UPM/PGR/P002) 3.4.5 Audit Dalaman

UPM hendaklah mengekalkan program audit dan prosedur audit secara berkala bagi mengesahkan sama ada EMS mematuhi keperluan ISO 14001 dan menentukan keberkesanan EMS. Audit EMS hendaklah berdasarkan kepentingan alam sekitar mengambil kira aktiviti berkenaan dan keputusan audit sebelumnya. Audit EMS hendaklah dijalankan oleh juruaudit dalaman yang terlatih dan hendaklah dijalankan oleh kakitangan bebas

PENGURUSAN


Halaman: 17/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



daripada mereka yang mempunyai tanggungjawab langsung bagi aktiviti yang diaudit. Keputusan audit itu hendaklah dibawa kepada pegawai yang mempunyai tanggungjawab dalam bidang diaudit. Pihak pengurusan untuk aktiviti yang diaudit hendaklah memastikan bahawa perlu dan wajar tindakan pembetulan diambil terhadap sebarang ketakakuran yang ditemui semasa audit. Dokumen Rujukan:

Prosedur Audit Dalaman (UPM/ISO-EMS/P004) 3.5 Semakan Pengurusan

Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab untuk menyediakan agenda kajian semula pengurusan dan hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun. Ahli jawatankuasa hendaklah mengkaji semula keberkesanan keseluruhan EMS dalam mencapai semua objektif dan sasaran EMS yang ditetapkan. Agenda bagi kajian semula itu hendaklah termasuk: (a) Hasil audit dalaman dan penilaian pematuhan dengan keperluan undang-

undang dan lain-lain yang organisasi melanggan (b) Komunikasi daripada pihak-pihak luaran yang berkepentingan, termasuk aduan (c) Prestasi alam sekitar organisasi (d) Sejauh mana objektif dan sasaran telah dipenuhi (e) Status tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan (f) Tindakan susulan tindakan daripada ulasan pengurusan sebelumnya (g) Perubahan, termasuk perkembangan dalam keperluan undang-undang dan lain-

lain yang berkaitan dengan aspek alam sekitar (h) Cadangan untuk penambahbaikan (i) Suatu penentuan sama ada sumber manusia dan sumber kewangan adalah

mencukupi untuk menyokong EMS

Keputusan / hasil kajian semula pengurusan hendaklah dirumuskan dan susulan tindakan hendaklah dikemukakan kepada pihak-pihak yang berkaitan. WP hendaklah membuat susulan untuk memastikan tindakan yang dilaksanakan dengan berkesan.

Berasaskan semakan tersebut, Wakil Pengurusan hendaklah mendokumenkan kenyataan rasmi tentang status EMS dalam keberkesanan dan kesesuaian yang berterusan.

PENGURUSAN


Halaman: 18/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



4.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak

Dilulus/ diluluskan semula

Tarikh Kuatkuasa

01 00 - Keluaran Pertama WP Naib Canselor

15/7/2013

PENGURUSAN


Halaman: 19/19

No. Semakan: 00

No. Isu: 01



LAMPIRAN 1

Model Sistem Pengurusan Alam Sekitar

manual sistem pengurusan alam sekitar tarikh: 15/07…reg.upm.edu.my/eiso/dokumen_ems/1....

Documents