manual penggunaan capaian dokumen mesyuarat …pers.dbp.gov.my/manual/manual.pdf · manual...
TRANSCRIPT
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
1
MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT DALAM PEJABAT MAYA
1. Pengenalan
Capaian Dokumen Mesyuarat dalam Pejabat Maya merupakan
kemudahan yang disediakan untuk ahli mesyuarat dalam
mesyuarat tertentu di DBP mengakses dokumen mesyuarat
melalui intranet.
2. Pelaksana Projek Capaian Minit Mesyuarat
Ahli mesyuarat
Ahli mesyuarat Projek Rintis seperti berikut:
i. Ahli Majlis Mesyuarat Pengurusan DBP
ii. Ahli Majlis Mesyuarat Ketua-Ketua Bahagian
iii. Ahli Majlis Mesyuarat Pengurusan TKP (Operasi)
Urus setia mesyuarat
Merupakan pegawai yang bertanggungjawab menyediakan
dokumen mesyuarat dan memuat naik dokumen mesyuarat.
Projek Rintis:-
i. Majlis Mesyuarat Ketua-Ketua Bahagian:
Penolong Pegawai Tadbir, Bahagian Dasar dan
Perancangan Strategik
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
2
ii. Majlis Mesyuarat Pengurusan DBP:
Penolong Pegawai Tadbir, Bahagian Dasar dan
Perancangan Strategik
iii. Majlis Mesyuarat Pengurusan TKP (Operasi) :
Setiausaha TKP(O)
Wakil Ahli Mesyuarat:
Merupakan pegawai yang diwakilkan oleh ahli mesyuarat yang
tidak dapat hadir mesyuarat.
Pentadbir Sistem:
Pegawai Bahagian Sistem Maklumat yang bertanggungjawab
menguruskan sistem dan dokumen
3. Kaedah Capaian Dokumen Mesyuarat
3. 1 Had Capaian Dokumen mesyuarat ini hanya boleh dicapai melalui
rangkaian DBP dengan dua kaedah berikut:
i. Berwayar
ii. Tanpa Wayar
Nama Titik Capaian ( Access Point) : Pejabat_Maya (Sila hubungi 9383 untuk mendapatkan kata laluan)
Lokasi: Aras 7, Aras 29 dan Aras 30 sahaja
Nota: Titik Capaian selain pejabat_maya dan internet
tidak boleh mengakses Dokumen mesyuarat
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
3
3.2 Peralatan Dokumen Mesyuarat ini boleh dicapai melalui:
i. Komputer Mikro dan Komputer Buku
(Kaedah penggunaan rujuk Tatacara I)
ii. Ipad dan Iphone (IOS versi 5.1.1 dan ke bawah)
(Kaedah penggunaan rujuk Tatacara I)
Bagi pengguna yang mempunyai Iphone atau Ipad IOS
Versi 5.1.1 ke atas, sila rujuk Tatacara II
iii. Android
(Kaedah penggunaan rujuk Tatacara I)
iv. Blackberry
(Kaedah penggunaan rujuk Tatacara I)
Nota: Pemaparan Pejabat Maya bergantung kepada
pengesetan peralatan berkaitan
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
4
TATACARA I
Tatacara Menggunakan Capaian Dokumen Mesyuarat dalam Pejabat Maya
1. Pengguna perlu Log Masuk Pejabat Maya untuk mengakses
dokumen mesyuarat. Untuk Log Masuk ke Pejabat Maya, taip url
http://pers.dbp.gov.my.
Skrin berikut akan dipaparkan.
2. Masukkan nombor staf dan kata laluan Pejabat Maya.
3. Klik butang
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
5
4. Skrin berikut dipaparkan
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
6
5. Klik pada Mesyuarat Projek Rintis yang dibenarkan sama ada:-
• Mesyuarat Ketua-Ketua Bahagian
• Mesyuarat Pengurusan
• Mesyuarat TKP(O)
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
7
6. Skrin berikut dipaparkan
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
8
7. Klik tanda untuk paparkan senarai dokumen mesyuarat pada
tahun berkenaan.
8. Klik papar untuk memuat turun minit mesyuarat
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
9
9. Sekiranya tidak dapat hadir, minit mesyuarat boleh di e-melkan kepada wakil yang ditugaskan. Langkah seperti berikut:
(i) Nyatakan bilangan mesyuarat, tarikh, masa, tempat dan catatan (jika ada) seperti dalam skrin di bawah:
(ii) Seterusnya, pilih nama wakil
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
10
Klik butang
Nama wakil dipaparkan. Pastikan nama wakil dan emel adalah betul. Sekiranya lebih dari seorang wakil, ulangi langkah (ii).
Klik untuk padam sekiranya tersilap.
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
11
(iii) Kemudian, pilih dokumen mesyuarat terkini seperti di bawah dan pastikan senarai fail lampiran tersebut dipaparkan.
Nota : Sekiranya dokumen mesyuarat tidak wujud, sila hubungi Urus Setia mesyuarat berkaitan. Perincian seperti perkara 2( Muka Surat 1).
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
12
10. Format nama fail dokumen mesyuarat adalah seperti berikut: Huruf pertama mewakili jenis mesyuarat, bilangan mesyuarat, tahun, status dokumen diikuti dengan jenis dokumen.
Contoh: (a)x-xxx(y)(z) MP1-2014(D).doc a mewakili jenis mesyuarat berikut: MP : Majlis Mesyuarat Pengurusan MKB : Majlis Mesyuarat Ketua Bahagian MTKP(O) : Majlis Mesyuarat Pengurusan TKP(O) x : Mewakili bilangan mesyuarat xxxx : Mewakili tahun mesyuarat y : D Mewakili dokumen status draf : M Mewakili dokumen status muktamad z : Mewakili jenis dokumen (doc/pdf) Nota: Format diatas bermula pada 2014
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
13
(iv) Tandakan pada nama-nama wakil di ruangan pilih wakil dan klik butang
Wakil akan mendapat notis pemberitahuan melalui e-mel
berserta dengan dokumen mesyuarat.
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
14
TATACARA II
Sekiranya pengguna tidak boleh melaksanakan Tatacara I atau
menghadapi masalah capaian, dokumen mesyuarat boleh dicapai
dengan penyelesaian berikut:
Pengguna boleh menghantar dokumen melalui e-mel sendiri dan buka
dokumen mesyuarat pada peralatan masing-masing.
(i) Nyatakan bilangan mesyuarat, tarikh, masa, tempat dan catatan (jika ada) seperti dalam skrin di bawah:
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
15
(ii) Seterusnya, pilih nama sendiri di ruangan nama wakil
Klik butang
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
16
Nama wakil dipaparkan. Pastikan nama wakil adalah nama sendiri.
Klik untuk padam sekiranya tersilap.
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
17
(iii) Kemudian, pilih dokumen mesyuarat terkini seperti di bawah dan pastikan senarai fail lampiran tersebut dipaparkan.
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014
18
(iv) Tandakan di ruangan pilih wakil dan klik butang
Pengguna boleh buka atau muat turun dokumen mesyuarat di
peralatan melalui e-mel masing-masing
Disediakan oleh:
Bahagian Sistem Maklumat
1 Mac 2014
Keterangan lanjut sila hubungi pegawai di sambungan berikut:
Rohana Yahaya : 9380
Raja Bi Noordin : 9377
Nurul Fadhilah Awang : 9390
PROSEDUR PENYIMPANAN DOKUMEN MINIT MESYUARAT
SISTEM MINIT MESYUARAT AHLI MESYUARAT
8.0Pilih Minit Mesyuarat
dan paparCth : 23-2013 (D)
URUS SETIA MESYUARAT
Ada
Tiada
4.0 Simpan
2.0Memuat naik data Minit Mesyuarat
Cth : 23-2013 (D)
Catatan:
Sistem di Pejabat Maya hanya membaca data dari Sistem Minit Mesyuarat
3.0 Semak Bil Minit
Mesyuarat3.1 Semak Minit
7.0Hadir Mesyuarat
?
7.1Pilih wakil, pilih minit mesyuarat
dan hantar
Ya
Tidak
3 hari sebelum mesyuarat
5.0Pangkalan Data Minit Mesyuarat
1.0Sediakan Dokumen
Minit Mesyuarat Bersih (Format pdf )
6.0Buka Minit Mesyuarat
dalam Pejabat Maya
WAKIL AHLI MESYUARAT
7.2 Baca e-mel dan muat turun minit mesyuarat
7.3Hadir Mesyuarat ?
7.4 Majukan e-mel
kepada wakil lain dan salinan kepada ahli
mesyuaratTidak
Ya
SEBELUM MESYUARAT SELEPAS MESYUARAT
9.0Mesyuarat Selesai
11.0 Muat Naik semula Minit Mesyuarat yang telah
disahkan Cth: 23-2013
10.0 Kemaskini Minit Mesyuarat Draf
Cth: 23-2013(D)
TAMAT