manual penggunaan capaian dokumen mesyuarat …pers.dbp.gov.my/manual/manual.pdf · manual...

19
Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT DALAM PEJABAT MAYA 1. Pengenalan Capaian Dokumen Mesyuarat dalam Pejabat Maya merupakan kemudahan yang disediakan untuk ahli mesyuarat dalam mesyuarat tertentu di DBP mengakses dokumen mesyuarat melalui intranet. 2. Pelaksana Projek Capaian Minit Mesyuarat Ahli mesyuarat Ahli mesyuarat Projek Rintis seperti berikut: i. Ahli Majlis Mesyuarat Pengurusan DBP ii. Ahli Majlis Mesyuarat Ketua-Ketua Bahagian iii. Ahli Majlis Mesyuarat Pengurusan TKP (Operasi) Urus setia mesyuarat Merupakan pegawai yang bertanggungjawab menyediakan dokumen mesyuarat dan memuat naik dokumen mesyuarat. Projek Rintis:- i. Majlis Mesyuarat Ketua-Ketua Bahagian: Penolong Pegawai Tadbir, Bahagian Dasar dan Perancangan Strategik

Upload: doanlien

Post on 09-Aug-2019

245 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

1

MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT DALAM PEJABAT MAYA

1. Pengenalan

Capaian Dokumen Mesyuarat dalam Pejabat Maya merupakan

kemudahan yang disediakan untuk ahli mesyuarat dalam

mesyuarat tertentu di DBP mengakses dokumen mesyuarat

melalui intranet.

2. Pelaksana Projek Capaian Minit Mesyuarat

Ahli mesyuarat

Ahli mesyuarat Projek Rintis seperti berikut:

i. Ahli Majlis Mesyuarat Pengurusan DBP

ii. Ahli Majlis Mesyuarat Ketua-Ketua Bahagian

iii. Ahli Majlis Mesyuarat Pengurusan TKP (Operasi)

Urus setia mesyuarat

Merupakan pegawai yang bertanggungjawab menyediakan

dokumen mesyuarat dan memuat naik dokumen mesyuarat.

Projek Rintis:-

i. Majlis Mesyuarat Ketua-Ketua Bahagian:

Penolong Pegawai Tadbir, Bahagian Dasar dan

Perancangan Strategik

Page 2: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

2

ii. Majlis Mesyuarat Pengurusan DBP:

Penolong Pegawai Tadbir, Bahagian Dasar dan

Perancangan Strategik

iii. Majlis Mesyuarat Pengurusan TKP (Operasi) :

Setiausaha TKP(O)

Wakil Ahli Mesyuarat:

Merupakan pegawai yang diwakilkan oleh ahli mesyuarat yang

tidak dapat hadir mesyuarat.

Pentadbir Sistem:

Pegawai Bahagian Sistem Maklumat yang bertanggungjawab

menguruskan sistem dan dokumen

3. Kaedah Capaian Dokumen Mesyuarat

3. 1 Had Capaian Dokumen mesyuarat ini hanya boleh dicapai melalui

rangkaian DBP dengan dua kaedah berikut:

i. Berwayar

ii. Tanpa Wayar

Nama Titik Capaian ( Access Point) : Pejabat_Maya (Sila hubungi 9383 untuk mendapatkan kata laluan)

Lokasi: Aras 7, Aras 29 dan Aras 30 sahaja

Nota: Titik Capaian selain pejabat_maya dan internet

tidak boleh mengakses Dokumen mesyuarat

Page 3: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

3

3.2 Peralatan Dokumen Mesyuarat ini boleh dicapai melalui:

i. Komputer Mikro dan Komputer Buku

(Kaedah penggunaan rujuk Tatacara I)

ii. Ipad dan Iphone (IOS versi 5.1.1 dan ke bawah)

(Kaedah penggunaan rujuk Tatacara I)

Bagi pengguna yang mempunyai Iphone atau Ipad IOS

Versi 5.1.1 ke atas, sila rujuk Tatacara II

iii. Android

(Kaedah penggunaan rujuk Tatacara I)

iv. Blackberry

(Kaedah penggunaan rujuk Tatacara I)

Nota: Pemaparan Pejabat Maya bergantung kepada

pengesetan peralatan berkaitan

Page 4: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

4

TATACARA I

Tatacara Menggunakan Capaian Dokumen Mesyuarat dalam Pejabat Maya

1. Pengguna perlu Log Masuk Pejabat Maya untuk mengakses

dokumen mesyuarat. Untuk Log Masuk ke Pejabat Maya, taip url

http://pers.dbp.gov.my.

Skrin berikut akan dipaparkan.

2. Masukkan nombor staf dan kata laluan Pejabat Maya.

3. Klik butang

Page 5: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

5

4. Skrin berikut dipaparkan

Page 6: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

6

5. Klik pada Mesyuarat Projek Rintis yang dibenarkan sama ada:-

• Mesyuarat Ketua-Ketua Bahagian

• Mesyuarat Pengurusan

• Mesyuarat TKP(O)

Page 7: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

7

6. Skrin berikut dipaparkan

Page 8: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

8

7. Klik tanda untuk paparkan senarai dokumen mesyuarat pada

tahun berkenaan.

8. Klik papar untuk memuat turun minit mesyuarat

Page 9: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

9

9. Sekiranya tidak dapat hadir, minit mesyuarat boleh di e-melkan kepada wakil yang ditugaskan. Langkah seperti berikut:

(i) Nyatakan bilangan mesyuarat, tarikh, masa, tempat dan catatan (jika ada) seperti dalam skrin di bawah:

(ii) Seterusnya, pilih nama wakil

Page 10: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

10

Klik butang

Nama wakil dipaparkan. Pastikan nama wakil dan emel adalah betul. Sekiranya lebih dari seorang wakil, ulangi langkah (ii).

Klik untuk padam sekiranya tersilap.

Page 11: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

11

(iii) Kemudian, pilih dokumen mesyuarat terkini seperti di bawah dan pastikan senarai fail lampiran tersebut dipaparkan.

Nota : Sekiranya dokumen mesyuarat tidak wujud, sila hubungi Urus Setia mesyuarat berkaitan. Perincian seperti perkara 2( Muka Surat 1).

Page 12: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

12

10. Format nama fail dokumen mesyuarat adalah seperti berikut: Huruf pertama mewakili jenis mesyuarat, bilangan mesyuarat, tahun, status dokumen diikuti dengan jenis dokumen.

Contoh: (a)x-xxx(y)(z) MP1-2014(D).doc a mewakili jenis mesyuarat berikut: MP : Majlis Mesyuarat Pengurusan MKB : Majlis Mesyuarat Ketua Bahagian MTKP(O) : Majlis Mesyuarat Pengurusan TKP(O) x : Mewakili bilangan mesyuarat xxxx : Mewakili tahun mesyuarat y : D Mewakili dokumen status draf : M Mewakili dokumen status muktamad z : Mewakili jenis dokumen (doc/pdf) Nota: Format diatas bermula pada 2014

Page 13: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

13

(iv) Tandakan pada nama-nama wakil di ruangan pilih wakil dan klik butang

Wakil akan mendapat notis pemberitahuan melalui e-mel

berserta dengan dokumen mesyuarat.

Page 14: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

14

TATACARA II

Sekiranya pengguna tidak boleh melaksanakan Tatacara I atau

menghadapi masalah capaian, dokumen mesyuarat boleh dicapai

dengan penyelesaian berikut:

Pengguna boleh menghantar dokumen melalui e-mel sendiri dan buka

dokumen mesyuarat pada peralatan masing-masing.

(i) Nyatakan bilangan mesyuarat, tarikh, masa, tempat dan catatan (jika ada) seperti dalam skrin di bawah:

Page 15: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

15

(ii) Seterusnya, pilih nama sendiri di ruangan nama wakil

Klik butang

Page 16: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

16

Nama wakil dipaparkan. Pastikan nama wakil adalah nama sendiri.

Klik untuk padam sekiranya tersilap.

Page 17: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

17

(iii) Kemudian, pilih dokumen mesyuarat terkini seperti di bawah dan pastikan senarai fail lampiran tersebut dipaparkan.

Page 18: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014

18

(iv) Tandakan di ruangan pilih wakil dan klik butang

Pengguna boleh buka atau muat turun dokumen mesyuarat di

peralatan melalui e-mel masing-masing

Disediakan oleh:

Bahagian Sistem Maklumat

1 Mac 2014

Keterangan lanjut sila hubungi pegawai di sambungan berikut:

Rohana Yahaya : 9380

Raja Bi Noordin : 9377

Nurul Fadhilah Awang : 9390

Page 19: MANUAL PENGGUNAAN CAPAIAN DOKUMEN MESYUARAT …pers.dbp.gov.my/manual/Manual.pdf · Manual Penggunaan Capaian Minit Mesyuarat dalam Pejabat Maya Version 1.0 Tarikh: 01.03.2014 1 MANUAL

PROSEDUR PENYIMPANAN DOKUMEN MINIT MESYUARAT

SISTEM MINIT MESYUARAT AHLI MESYUARAT

8.0Pilih Minit Mesyuarat

dan paparCth : 23-2013 (D)

URUS SETIA MESYUARAT

Ada

Tiada

4.0 Simpan

2.0Memuat naik data Minit Mesyuarat

Cth : 23-2013 (D)

Catatan:

Sistem di Pejabat Maya hanya membaca data dari Sistem Minit Mesyuarat

3.0 Semak Bil Minit

Mesyuarat3.1 Semak Minit

7.0Hadir Mesyuarat

?

7.1Pilih wakil, pilih minit mesyuarat

dan hantar

Ya

Tidak

3 hari sebelum mesyuarat

5.0Pangkalan Data Minit Mesyuarat

1.0Sediakan Dokumen

Minit Mesyuarat Bersih (Format pdf )

6.0Buka Minit Mesyuarat

dalam Pejabat Maya

WAKIL AHLI MESYUARAT

7.2 Baca e-mel dan muat turun minit mesyuarat

7.3Hadir Mesyuarat ?

7.4 Majukan e-mel

kepada wakil lain dan salinan kepada ahli

mesyuaratTidak

Ya

SEBELUM MESYUARAT SELEPAS MESYUARAT

9.0Mesyuarat Selesai

11.0 Muat Naik semula Minit Mesyuarat yang telah

disahkan Cth: 23-2013

10.0 Kemaskini Minit Mesyuarat Draf

Cth: 23-2013(D)

TAMAT