seminar kebangsaan pustakawan malaysia 2013

PROSIDING SEMINAR

KEBANGSAAN PUSTAKAWAN MALAYSIA

“TRANSFORMASI PERPUSTAKAAN DAN

PERUBAHAN BUDAYA: PERANAN PUSTAKAWAN”

HOTEL MAHKOTA, MELAKA

25-27 OGOS 2013

Anjuran:

Jawatankuasa Tetap Perpustakaan Akademik, PPM Persatuan Pustakawan Malaysia (PPM),

Perpustakaan Tun Abdul Razak, Universiti Teknologi Mara

Editor:

Salmah Abdullah Pauziaah Mohamad

Ratnawati Sari Mohamad Amin Noorsuzila Mohamad

Fatimah Zahrah @ Aishah Amran Mohd Dasuki Sahak

Fuziah Mohd Nadzar Siti Sumaizan Ramli

Persatuan Pustakawan Malaysia Kuala Lumpur

© Persatuan Pustakawan Malaysia, 2014

Diterbitkan oleh: Persatuan Pustakawan Malaysia

Peti Surat 12545, 50782 Kuala Lumpur.

Hakcipta terpelihara. Tiada bahagian daripada terbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau ditukarkan ke dalam bentuk atau dengan sebarang alat juga pun, sama ada dengan cara elektronik, gambar serta rakaman dan sebagainya tanpa kebenaran bertulis daripada Persatuan Pustakawan Malaysia terlebih dahulu. Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan dalam Penerbitan Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia (2013: Melaka)

PROSIDING SEMINAR KEBANGSAAN PUSTAKAWAN MALAYSIA: “TRANSFORMASI PERPUSTAKAAN DAN PERUBAHAN BUDAYA: PERANAN PUSTAKAWAN”, HOTEL MAHKOTA, MELAKA, 25-27 OGOS 2013 / Editor: Salmah Abdullah, Pauziaah Mohamad, Ratnawati Sari Mohamad Amin, Noorsuzila Mohamad, Fatimah Zahrah @ Aishah Amran, Mohd Dasuki Sahak, Fuziah Mohd Nadzar, Siti Sumaizan Ramli; Anjuran: Jawatankuasa Tetap Perpustakaan Akademik, Persatuan Pustakawan Malaysia (PPM), Perpustakaan Tun Abdul Razak, Universiti Teknologi Mara. eISBN 978-967-12571-0-4 1. Library administration-Malaysia-Congresses. 2. Library personnel management-Malaysia-Congresses. 3. Records-Management-Congresses. 4. Knowledge management–Congresses. 5. Information technology-Malaysia–Congresses. 6. Digital libraries-Malaysia-Congresses. 7. Library science-Technological innovations-Malaysia-Congresses. I. Salmah Abdullah. II. Pauziaah Mohamad. III. Ratnawati Sari Mohamad Amin. IV. Noorsuzila Mohamad. V. Fatimah Zahrah @ Aishah Amran. VI. Mohd Dasuki Sahak. VII. Fuziah Mohd Nadzar. VIII. Siti Sumaizan Ramli. IX. Jawatankuasa Tetap Perpustakaan Akademik. X. Persatuan Pustakawan Malaysia. XI. Perpustakaan Tun Abdul Razak. XII. Judul. 027.0595 Z665.2 M4

i

HALAMAN KANDUNGAN

Mukasurat

Jawatankuasa Seminar

…………………………………………………………….… v

Sidang Editor …………………………………………………………….… vii

Sekapur Sireh …………………………………………………………….… viii

Seulas Pinang …………………………………………………………….… ix

Prakata Ketua Editor …………………………………………………………….… x

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

1 Academicians’ Perceptions of a Liaison Librarian Service at Universiti Putra Malaysia Library: a Case Study Norhazura Hamzah & Azwana Ab. Rahman

……… 1

2 Amalan Terbaik di Pusat Maklumat & Perpustakaan (INFOLIB) BERNAMA Hasnita Ibrahim

……… 13

3 Electronic Databases Subscription Rationalisation and Optimisation Initiative Laili Ashikeen Awang Puteh

……… 22

4 Kerjaya Pustakawan dalam Memartabatkan Bahasa, Sastera dan Budaya Melayu Wan Khairoslinda Wan Mohd Khairi & Salim Md Zin

……… 29

5 Kulliyyah’s Perception on the Effectiveness of Liaison Librarians Programme: the IIUM Library Experience Zaharah, A. S. & Norleen, A. Rashid

……… 40

6 Peranan dan Cabaran Pembangunan Metadata ke Arah Memperkasakan Perkongsian Maklumat Suhana Md Taha & Azni Yantee Abdul Raoh

……… 49

7 Peranan dan Keperluan Perpustakaan kepada Generasi Masa Depan: Perpustakaan Desa Samsul Farid, S.

……… 60

8 Sustainability and Growth of a Special Library: Adapting to Changing Business & Library Environment: Best Practices From Petronas Petroleum Resource Centre Nurul Sha’adah Abdul Kalam

……… 72

PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN

9 Amalan-Amalan Terbaik Perpustakaan Universiti Tenaga Nasional (UNITEN) dalam Menyediakan Perkhidmatan Rujukan dan Maklumat Sebagai Agen Informasi dan Promosi Kepada Pengguna Md Yazid Muji

……… 82

Mukasurat

10 Ilmu Mengubah Destini: Program Khidmat Masyarakat Perpustakaan UiTM (PUiTM) Faridah Talib, Khasiah Zakaria, Asmah Maaroff, Azura Mohamed Hashim & Junaida Kamaruddin

……… 95

11

Jom Baca@PHS: Inisiatif Jaringan Masyarakat Perpustakaan Mohd Kamal Mohd Napiah, Nor Azan Ibrahim, Intan Haryati Ibrahim, Rosnani Ahmad, Fujica Azura Fesal, Noor Adilah Azmi, Muhammad Hanifah Mahabat @ Mohamed, Hazwani Jamaluddin, Hazaralie Ramlee, Mohd Hezri Mansor, Muhamad Amin Azmi, Mohd Hazlee Abdul Halil & Mohd Jamil Kasim

……… 103

12 Libatsama Pelanggan di Perpustakaan USM Radia Banu J. M., Mohd Kamal M. N., Intan Haryati, I., Mohd Ikhwan I., Noor Azlinda W. J., A. Basheer Ahamadhu A. S., & Asma Wati I.

……… 116

13 Libguides dan Libanswers: Saluran Informasi dan Interaksi Pengguna di Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra Mazmin Mat Akhir, Md Nizam Azid, Nazirah Zainul Abidin & Mohd Fadili A.Rahim

……… 126

14 Perkongsian Pintar dalam Melaksanakan Tanggungjawab Sosial Korporat Perpustakaan I. Imilia & A. S. Sabariah

……… 136

15 Rakan Buku: Kaedah Terapi Biblio (Bibliotherapy) dengan Pesakit Pediatrik Hospital Universiti Sains Malaysia Engku Razifah Engku Chik, Noraida Hassan, Nurul Azurah Mohd Roni, Rabiatul Adawiah Ab. Manan, Herman Harianto Che Harun

……… 146

16 The Concern of University of Malaya Library in Enhancing the Facilities for the Special Disabled Users H. Mohd Faizal, A. Amir Hamzah & M. Mohamad Rizar

……… 157

PENGURUSAN ILMU, REKOD & MAKLUMAT

17 Cabaran Pemeliharaan dan Pemuliharaan Manuskrip Tempatan di Sarawak A. S. Sabariah & I. Imilia

……… 167

18 Koleksi Nadir Perpustakaan Tuanku Bainun: Bahan Warisan Sejarah dan Rekod Perguruan yang Tidak Ternilai Raja Ahmad Shalaby Raja Hassan, Rusliza Yaacob, Siti Sumaizan Ramli & Noriha Muhammad

……… 177

19 Tamil Malaysiana Collection: a National Heritage Vijayalatchumy, M. & Janaki, S.

……… 193

20 UM Memory: Pemasyarakatan Warisan Sejarah Haslan Tamjehi & Mahbob Yusof

……… 202

iii

Mukasurat

PENYELIDIKAN, ICT & INOVASI

21 Adaptasi Falsafah Deming di Perpustakaan Akademik: Satu Evaluasi Model Che Azlan Taib

……… 212

22 Gauging the Influence of Malaysian University Press Books: Implication for Library Collection Development and Evidence-Based Research Assessment A. Abrizah

……… 224

23 Kajian Penawaran Aplikasi Web 2.0: Transformasi Perkhidmatan Perpustakaan Awam dan Penerimaannya dalam Kalangan Remaja Mohd Ismail Abidin, Siti Haidah Md Aziz, Hazlin Ibrahim Khan & Mohd Isham Abidin

……… 241

24 Kajian Perbandingan Persepsi Pustakawan Universiti Penyelidikan dan Bukan Universiti Penyelidikan di Malaysia Terhadap Kepentingan Penyelidikan A. Salmah, A. Fatimah Zahrah & I. Morni Yati

……… 258

25 Keperluan Program Literasi Maklumat di Politeknik Malaysia: Satu Kajian Rintis Kiprawi Sani, Leeny Kolina Majalis & Sabrina Milan

……… 272

26 Literasi Maklumat: Penggunaan Modul E-Learning untuk Sesi Kemahiran Maklumat di Perpustakaan Universiti Malaya Shamsiah Abu Bakar

……… 291

27

Perkhidmatan Pinjaman antara Perpustakaan di Perpustakaan Tun Seri Lanang Berdasarkan British Standard ISO 11620:2008 (E): Kajian Perbandingan dengan Perpustakaan Universiti Penyelidikan di Malaysia Anna Kustyana, M., Nona Zurena, M., Rohana, M., Mazni, M. Y., Shaizimah, B., Norliah, S., Azlan, M. H., Abdul Muhaimin, S., Ruzita, K. , Siti Wahida, A., Mariatul Qibtiah, I., Azmah, I., Harith Faruqi, S., Nur Asyikin, L. A., Norbaizura, M. & Mohd Rajak, T.

……… 301

28 Perlombongan Data Sistem Maklumat Perpustakaan dalam Membantu Proses Perancangan dan Membuat Keputusan: Kajian Kes di Perpustakaan UTM Malaysia Md Razib Karno, Dr Siti Arpah Nordin, Safawi Abdul Rahman & Anuar Talib

……… 311

29 Perpustakaan Digital: Peranan Repositori Institusi Universiti Sains Malaysia Siti Fatimah Hashim, Noor Azlinda Wan Jan & Meor Mohd Arafat Mohamad Shahini

……… 323

30 QR-Codes di Perpustakaan: Inisiatif Perpustakaan Digital Open University Malaysia (OUM) Shahril Effendi Ibrahim & Mohd Afiq Rusly

……… 334

Mukasurat

31 Sistem Maklumat Nuklear Antarabangsa (INIS), Platform Penyelidik Berkongsi Maklumat Mohd Hafizal Yusof, Ruzilah Ehsan & Iberahim Ali

……… 344

32 Sistem Repositori Dokumen Kerajaan dalam Pelaksanaan Pengurusan Projek Mohd Abdul Halim Sulaiman & Siti Khairiah Yusof

……… 355

33 Technostress in Libraries: a Preliminary Investigation Zahril Shahida Ahmad, Noorsuzila Mohamad & Ratnawati Sari Mohamad Amin

……… 363

34 The Relationship between Library’s Initiatives Planning and Return on Investment (ROI) in E-Book Collection Building Che Zainab Abdullah & Norliya Ahmad Kassim

……… 379

35 The Use of WEB 2.0 Application in University of Malaya Library Website among Undergraduate Medical Students Mohamed Zaki Abdul Rahman

……… 388

36

Transformasi Pustaka Maya ke Portal Perpustakaan: Kajian Penggunaan dan Kepentingan kepada Pelanggan Perpustakaan Pusat Perubatan Universiti Kebangsaan Malaysia Azlan Mohamad Hamzah, Rosnah S., Nabishah M., Wan Suhaimi A., Rohaya U., Azman I., Mariati E., Azhari S., Nona Z. M., Mohd Rajak T., Wan Afifah W. Y. & Noraini M. A.

……… 399

37 Understanding of Reading Habits among Students in Royal Military College, Malaysia Mohamad Azri A., Mohammad Fazli B, Wan Mohd Hafiz W H.

……… 407

38 UTM Reading Stations: Tanggungjawab Khidmat Sosial Kamariah Nor Mohd Desa, Muhammad Daud & Junaidah Isnain

……… 419

PEMBENTANG JEMPUTAN

39 Preserving the Endangered Knowledge through Systematic Management of Oral History, Records and Special Collections Raja Abdullah Raja Yaacob

……… 427

40 Pengurusan Maklumat Islam Keselamatan dan Pertahanan Mohd Ridhuan Tee Bin Abdullah

……… 447

RUMUSAN

Rumusan & Ucapan Penutup SKPM 2013 Mohd Sharif bin Mohd Saad

……… 458

Lampiran – Senarai Pembentang SKPM 2013 ……… 465

Lampiran - Gambar-gambar SKPM 2013 ……… 471

v

JAWATANKUASA SEMINAR KEBANGSAAN PUSTAKAWAN MALAYSIA (SKPM) 2013

JAWATANKUASA INDUK SEMINAR Pengerusi : Encik Noor Hidayat Adnan (UiTM) Naib Pengerusi : Encik Ali Abd Rahim (USM) Setiausaha : Puan Shahidatul Akhmam Rambeli (UiTM) Bendahari : Encik Hazmir Hj Zainal (UKM) Kertas Kerja & Dokumentasi

: Puan Salmah Abdullah (UPM) Cik Pauziaah Mohamed (UM)

Penaja : Puan Suzana Hamzah (MSU) Promosi & Publisiti : Bahagian Komunikasi Korporat & Penerbitan PTAR (UiTM) Pendaftaran Peserta : Cik Noriha Muhammad (UPSI) Wakil PPM : Cik Rohaya Umar (Bendahari PPM) (UKM)

Encik Mohd Zaihan Hussin (UiTM) Sekretariat : Encik Jamalludin Sulaiman (UiTM) JAWATANKUASA PENDAFTARAN PESERTA Pengerusi : Cik Noriha Muhammad (Perpustakaan Tuanku Bainun, UPSI) Ahli : 1. Puan Nor Hanizah (Perpustakaan Tuanku Bainun, UPSI)

2. Puan Najah Saghirah Haroman (Perpustakaan Tuanku Bainun, UPSI)

JAWATANKUASA KERTAS KERJA & DOKUMENTASI Pengerusi : Puan Salmah Abdullah (Perpustakaan Sultan Abdul Samad, UPM) Setiausaha : Puan Noorsuzila Mohamad (Perpustakaan Peringatan Za’ba, UM) Ahli : 1. Cik Pauziaah Mohamed (Perpustakaan Peringatan Za’ba, UM)

2. Puan Ratnawati Sari Mohamad Amin (Perpustakaan Peringatan Za’ba, UM)

3. Puan Fatimah Zahrah @ Aishah Amran (Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina, UPM)

4. Mohd Dasuki Sahak (Perpustakaan Sultan Abdul Samad, UPM)

JAWATANKUASA PENAJA Pengerusi : Puan Suzana Hamzah (Perpustakaan, MSU) Ahli : Cik Siti Hajar Abdul Rahim (Perpustakaan, MSU)

SEKRETARIAT (PERPUSTAKAAN TUN ABDUL RAZAK, UiTM) Pengerusi : Encik Jamalludin Sulaiman Ahli : 1. Encik Nik Lokman Nik Ismail 2. Cik Siti Salwa Abd Rahman

3. Cik Noredayu binti Rosli 4. Puan Farleen Azrina binti Zamberi 5. Puan Nor Azwabi Mohamad 6. Encik Mohd Alfarabie Mohd Nasir 7. Encik Muhamad Afnan bin Ismail 8. Cik Seri ida Idayu Sarffuddin 9. Cik Rozita binti Sharudin 10. Encik Zawawi Hussain 11.Cik Wan Noor Sazidah Wan Fauzi 12.Encik Mohd Khairul Idzwan Saad 13.Encik Mohamad Zurairi bin Abu Hassan 14.Encik Mohd Azhari Zailani 15.Puan Nik Nurshihah Muhamad 16.Puan Rostinah Mujir 17.Encik Zulkifli Zainal Abidin

REKA BENTUK SIJIL Encik Muhammad Farid Zainal Azman (Perpustakaan Tun Sri Lanang, UKM)

vii

SIDANG EDITOR

Ketua Editor: Salmah Abdullah Perpustakaan Sultan Abdul Samad Universiti Putra Malaysia Editor: Pauziaah Mohamad Perpustakaan Peringatan Za’ba Universiti Malaya Ratnawati Sari Mohamad Amin Perpustakaan Peringatan Za’ba Universiti Malaya Noorsuzila Mohamad Perpustakaan Peringatan Za’ba Universiti Malaya Fatimah Zahrah @ Aishah Amran Perpustakaan Sultan Abdul Samad Universiti Putra Malaysia Mohd Dasuki Sahak Perpustakaan Sultan Abdul Samad Universiti Putra Malaysia Fuziah Mohd Nadzar Fakulti Pengurusan Maklumat Universiti Teknologi Mara Siti Sumaizan Ramli Perpustakaan Tuanku Bainun Universiti Pendidikan Sultan Idris

SEKAPUR SIREH Yang DiPertua Persatuan Pustakawan Malaysia

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan Salam 1 Malaysia

Alhamdulillah, bersyukur kita ke hadrat Allah S.W.T. kerana dengan limpah kurniaan-Nya, maka dapat kita bersama-sama menjayakan Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia 2013 ini melalui anjuran Jawatankuasa Tetap Perpustakaan Akademik 2012/2014 dengan kerjasama daripada Persatuan Pustakawan Malaysia (PPM). Saya selaku Presiden Persatuan Pustakawan Malaysia (PPM) amat bersyukur kerana program penganjuran seminar ini dapat direalisasikan apabila kita dapat bertemu, berbincang dan bertukar-tukar pandangan tentang pelbagai agenda serta topik melalui penglibatan dan perkumpulan para pustakawan serta mereka yang terlibat dalam bidang pengurusan maklumat dari seluruh pelusuk tanahair. Penganjuran seminar ini merupakan satu medan mahupun inisiatif yang terbaik dalam memberikan pendedahan serta meningkatkan ilmu pengetahuan kepada semua peserta seminar mengenai peranan pustakawan dan perpustakaan sebagai akses utama kepada sumber ilmu pengetahuan yang terkini. Dalam usaha untuk memartabatkan kedudukan dan fungsi pustakawan dan perpustakaan, perkongsian ilmu serta input terkini di dalam seminar ini adalah merupakan komponen penting dalam usaha mengekalkan dan memartabatkan fungsi kedua-duanya agar terus kekal relevan pada masa kini dan selamanya. Adalah menjadi harapan saya agar gabungan setiap pustakawan dari seluruh negara ini sama ada dari sektor kerajaan, badan berkanun mahupun swasta akan terus meningkatkan lagi kredibiliti, pemikiran dan profesionalisme setiap warga pustakawan dalam membina perpustakaan menjadi satu aset pusat kecemerlangan keilmuan dan pendidikan untuk setiap pengguna. Saya juga berpendapat, pustakawan perlulah melengkapkan diri dengan sifat berdaya saing, mantap dari segi penyebaran ilmu dan penuh wibawa dalam memastikan setiap maklumat yang disalurkan mencapai kehendak, keinginan dan keperluan bagi setiap kelompok mahupun komuniti dalam pelbagai bidang dan industri. Dengan adanya keadaan seperti ini ianya mampu memberikan kesan kepada masyarakat ataupun pengguna akan kehebatan seseorang bergelar pustakawan dan melalui keadaan seperti ini juga ianya boleh mencetuskan minat dan keinginan masyarakat dalam penerokaan dan pembelajaran ilmu sepanjang hayat. Sehubungan itu, adalah diharapkan semoga Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia 2013 ini akan menjadi pemangkin dalam pembentukan masyarakat berilmu, modal insan yang berdisiplin, proaktif dan inovatif. Akhir kata, saya ingin mengucapkan tahniah dan syabas kepada semua pihak yang terlibat sama ada secara langsung atau tidak langsung khususnya jawatankuasa penganjur dalam memastikan program ini berjalan dengan lancar. Sekian. Wassalam Prof Madya Dr. Mohd Sharif Mohd Saad

ix

SEULAS PINANG Pengerusi Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia 2013

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan Salam Sejahtera

Bersyukur saya kehadrat Illahi kerana dengan izin dan perkenanNya dapat kita berkumpul dalam menjayakan Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia 2013. Melihat kepada kepentingan peranan pustakawan dalam mengubah persepsi dan budaya masyarakat khususnya dalam penyediaan dan penyaluran maklumat, seminar kali ini membawa tema “Transformasi perpustakaan dan perubahan budaya: peranan pustakawan”. Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia 2013 merupakan platform bagi pustakawan, akademik, pengurus maklumat dan pelajar untuk berkongsi pelbagai maklumat penting dalam penyaluran perkhidmatan perpustakaan di negara ini. Menerusi seminar ini, para peserta didedahkan dengan maklumat terkini melalui amalan-amalan terbaik dan kajian yang berkaitan dalam bidang perpustakaan. Ini merupakan suntikan sinergi kepada penyediaan akses terhadap kandungan dan perkhidmatan maklumat secara efisyen, bersepadu dan telus. Besar harapan kami agar pengisian seminar ini dapat dimanfaatkan oleh para pustakawan dan pengurus maklumat untuk diterjemahkan di institusi-institusi demi penambahbaikan yang berkesan. Para peserta juga dapat melihat inisiatif serta inovasi dalam usaha membina, memperluas dan memperkasa jaringan di kalangan pustakawan serta kolaborasi perpustakaan seluruh Malaysia. Pengalaman serta maklumat yang disampaikan oleh para jemputan utama dan pembentang kertas kerja adalah antara yang terbaik untuk perkongsian bersama. Justeru, gunakanlah peluang, ruang dan masa ini untuk menambah ilmu pengetahuan sebagai pengurus maklumat yang inovatif. Penganjuran seminar kali ini yang menghimpunkan para pengurus maklumat seluruh Malaysia dizahirkan daripada kerjasama bersepadu oleh pelbagai pihak diharap dapat menggalakkan pembelajaran sepanjang hayat untuk masyarakat berasaskan ilmu pengetahuan. Ucapan tahniah dan terima kasih kepada semua pihak yang telah bertungkus lumus untuk merancang dan menjayakan seminar ini. Ucapan terima kasih yang tidak terhingga juga kepada Persatuan Pustakawan Malaysia, syarikat-syarikat yang menaja, peserta dan pembentang kertas kerja seminar. Semoga kita beroleh kebaikan bersama dalam seminar ini. Sekian. Wassalam Noor Hidayat Adnan

PRAKATA KETUA EDITOR Prosiding Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia 2013

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh dan Salam Sejahtera Bersyukur saya kehadrat Illahi kerana dengan limpah kurnia-Nya, seminar peringkat kebangsaan yang merupakan kali kedua dianjurkan oleh Jawatankuasa Tetap Perpustakaan Akademik (JTPA), Persatuan Pustakawan Malaysia (PPM) berjaya diadakan. Ia menjadi platform bagi pustakawan, pengurus maklumat, akademik, penyelidik dan pelajar untuk berkongsi pelbagai maklumat penting perkhidmatan perpustakaan di negara ini. Kertas kerja diterima telah dinilai dan dipilih oleh panel penilai untuk dibentangkan dalam Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia. Prosiding Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia 2013 (SKPM 2013) merupakan satu kompilasi 38 kertas kerja yang telah dibentangkan sama ada secara lisan atau pun poster semasa Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia 2013. Kertas kerja disusun berdasarkan lima topik iaitu Pentadbiran dan Pengurusan; Pengurusan Ilmu, Maklumat & Rekod; Perkhidmatan Perpustakaan; Penyelidikan, ICT & Inovasi; dan Pembentang Jemputan. Penyumbang kertas kerja adalah daripada 29 institusi pengajian tinggi awam, tiga institusi pengajian tinggi swasta, lima perpustakaan khusus dan satu Jabatan Kerajaan. Slaid persembahan daripada dua orang pembentang jemputan turut dimuatkan.

Adalah diharapkan, prosiding ini dapat menjadi rujukan kepada pustakawan khususnya dan semua amnya dalam menambahbaik pelaksanaan perpustakaan masing-masing dari aspek pentadbiran & pengurusan, penyelidikan, ICT & inovasi, perkhidmatan perpustakaan dan pengurusan ilmu, maklumat & rekod. Seterusnya menjadi sumber inspirasi dalam memotivasikan pustakawan dan penyelidik untuk membuat kajian dan menghasilkan karya akademik. Penerbitan prosiding ini tidak mungkin menjadi kenyataan tanpa kerjasama erat daripada semua pihak terutamanya Jawatankuasa Kertas Kerja dan Dokumentasi, sidang editor dan Jawatankuasa Induk Seminar. Meskipun menghadapi jadual masa yang ketat, tugas penilaian, penyuntingan dan penerbitan prosiding dapat diselesaikan. Setinggi terima kasih juga kepada Persatuan Pustakawan Malaysia di atas sokongan yang diberikan. Saya juga merakamkan jutaan terima kasih kepada penganjur bersama Universiti Teknologi Mara. Akhir kata, saya merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih kepada semua pihak yang telah bekerjasama dalam merealisasikan penerbitan Prosiding Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia 2013.

Sekian. Wassalam Salmah Abdullah

Persatuan Pustakawan Malaysia ©2014

SKPM 2013 Prosiding Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia:

Transformasi Perpustakaan dan Perubahan Budaya: Peranan Pustakawan

Pentadbiran dan Pengurusan Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka, 25-27 Ogos 2013 1

ACADEMICIANS’ PERCEPTIONS OF THE LIAISON LIBRARIAN SERVICE AT

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA LIBRARY: A CASE STUDY

Norhazura Hamzah & Azwana Ab. Rahman

Pustakawan Perpustakaan Sultan Abdul Samad, Universiti Putra Malaysia

43400 UPM Serdang, Selangor, MALAYSIA. [email protected]; [email protected]

ABSTRACT The Liaison librarian service is a means to provide the connection between all academicians at the various faculties and institutes and the university library. This service was introduced at Universiti Putra Malaysia Library in the 1980s, but had not been assessed. The main task of a liaison librarian is to develop a relationship with faculty members, to convey information about the library, research, publications, etc., which will help towards a well-planned library collection development, as well as being a facilitator in the information literacy program. The objective of this study is to identify the awareness and use of this service among academicians, to identify the important services that should be provided by a liaison librarian, to examine, the regularity of faculty requests for assistance from the liaison librarian, and to analyze the preferred medium communication between the liaison librarians and academicians. A set of online questionnaire was distributed in July 2013 and the 78 respondents who participated are lecturers and tutors. This case study found that majority of the respondent are aware of the existence of the liaison librarian at UPM library. The need for representation at faculty function and activities was not considered as an important service s to them. Impact of liaison services in research, teaching and student work was highly positive. Communication between faculty members and liaison librarian occur periodically and they prefer to use email as the medium of communication. Keywords: Liaison librarians; faculty members; library services; librarian-academician communication; UPM Library. ABSTRAK Perkhidmatan pustakawan penghubung fakulti disediakan kepada ahli akademik yang terdapat di fakulti dan institut di dalam sesebuah universiti. Perkhidmatan ini telah mula diperkenalkan di Perpustakaan Sultan Abdul Samad, Universiti Putra Malaysia pada awal 80-an, namun tiada kajian terperinci pernah dijalankan. Tugas utama pustakawan



penghubung adalah membina hubungan dengan fakulti, menyampaikan maklumat mengenai perpustakaan, penyelidikan dan penerbitan, membantu mengukuhkan koleksi perpustakaan dan menjadi fasilitator bagi program literasi maklumat. Objektif kajian ini adalah untuk mengenalpasti kesedaran tentang perkhidmatan dan penggunaannya di kalangan ahli akademik; untuk mengenal pasti perkhidmatan yang penting yang perlu disediakan oleh pustakawan penghubung; untuk mengkaji jika ada, permohonan bantuan daripada fakulti; dan untuk menganalisa medium komunikasi pilihan ahli fakulti.Soal selidik dalam talian telah dijalankan pada Julai 2013 dan 78 orang responden dalam kalangan pensyarah dan tutor telah mengambil bahagian. Kajian ini telah menemui bahawa majoriti responden sedia mengetahui mengenai kewujudan pustakawan penghubung diperpustakaan UPM. Kebanyakan daripada mereka menerima makluman mengenai perkhidmatan atau aktiviti- aktiviti yang dijalankan di perpustakaan dan kelas-kelas pencarian maklumat yang dijalankan untuk pelajar. Ini sejajar dengan kepentingan perkhidmatan tersebut kepada fakulti. Walaubagaimanapun, menghadiri aktiviti dan program yang dijalankan di fakulti merupakan perkhidmatan yang tidak penting bagi mereka. Kesan perkhidmatan pustakawan penghubung dalam penyelidikan, pengajaran dan tugasan pelajar adalah sangat positif. Komunikasi antara fakulti dan pustakawan penghubung berlaku secara bermusim dan mereka memilih untuk menggunakan e-mel sebagai medium komunikasi. Kata kunci: Pustakawan penghubung; fakulti; perkhidmatan perpustakaan; medium komunikasi; Perpustakaan UPM; komunikasi pustakawan-ahli akademik. 1. INTRODUCTION Librarians in a university library have numerous roles to play in the growing digital environment, especially in promoting and marketing library resources to the university community. Liaison librarian services were designed to connect the library with the faculties, as a primary link with the academicians, researchers and students. The main role of a liaison librarian is to foster the relationship with faculty members, educate the entire campus, play an important role in promoting collection development and assist faculty members in research. The role of the librarian was already stated by the The Reference and User Services Association (RUSA) which provides the definition of “liaison work in managing collections and services” based on five points (RUSA Liaison with Users Committee, 2001). But in 2012 a new approach currently in use, requires the liaison librarian to be a part of a faculty’s research activities carried out by lecturers, undergraduate and postgraduate students. Liaison librarians must assist them in the search for the research information, assist in the appropriate manner and style of writing, assist in ensuring no form of plagiarism exist, and assist in providing information about publishing of works. 1.1 Liaison librarian activities In Perpustakaan Sultan Abdul Samad, Universiti Putra Malaysia (UPM), the liaison librarian service had been established since the 1980s. During the early years, the liaison librarian also acted as a reference librarian. The tasks include carrying out the duty at the advisory desk, being a trainer for user education programs, fostering relationships with faculty members, and assisting in collection development. Due to the rapid development of electronic resources and implementation of new technologies, UPM library had undergone organizational changes and reassignment of responsibilities throughout the organization. The liaison librarian and reference librarian function were separated as two different entities. The role of the liaison librarian is more focussed to serve the faculty members. 10 librarians were assigned as liaison librarians, and each liaison librarian is responsible to for one or two faculties. The implementation of tasks as

Academicians’ Perceptions of the Liaison Librarian Service at Universiti Putra Malaysia Library: A Case Study


a liaison librarian is expanded and made more specific. Besides the aim to facilitate communication with the faculty, the services provided by the liaison librarian are to promote existing library services and resources, to disseminate information on new services and resources, to conduct information literacy programs, to provide individual instructional sessions and research support. A major task as a liaison librarian is to foster relationships with a faculty. This relationship can be established through regular meetings, discussions with a representative of the faculty and visits to the faculty. During these visits, a liaison librarian will discuss with the faculty members on ways to identify the information needs of the users' and gather recommendations for new resources in their fields. In addition to establishing a good relationship with the faculty, the promotion of library services is another major task for a liaison librarian. Faculty members should be updated with new library resources, services and activities. Announcements, notifications and updates will be emailed to the faculty members and posted at the library website and Facebook, and also at Buletin Putra for all UPM communities. Both librarians and academicians have a mutual goal to enhance information literacy among students. Liaison librarians play a role to teach and assist users to effectively utilize all information sources, services and facilities offered by the library through the Information Literacy Program. This program is conducted by liaison librarians based on scheduled periods or upon request by the faculty, centre or institute. The modules consist of Library Introduction, Information Search Strategy Class, Web OPAC Class, Database Training Workshop, Refworks class and Turnitin class. For the past few years, the number of classes had increased and the number of students attending the program is had been very encouraging. Since UPM has been recognized as a research university, the role of the liaison librarian has now become more challenging. Liaison Librarians provide in-depth reference and research assistance to researchers, academicians and students in person, by phone or by email. They also assist researchers with tracking of their citations as evidence of their research productivity and impact. The number of users who received this service from the liaison librarian had extremely increased each year. In order to provide better services for lecturers, researchers and even students in preparing their research works, the Liaison Librarians had taken the initiative to develop Subject Guides. A subject guide is a quick way to obtain authoritative and reliable information about a subject. It is a starting point to help users in finding information they are looking for. Besides, it is useful in helping users successfully navigate the library resources. Currently, eleven subject guides had been developed which provide lists of resources including books, journals, databases, websites, as well as other resources that the librarian feels would assist students and other users with their research. Liaison librarians had also been involved in developing the library collection. They are responsible for selecting and evaluating resources in specific areas to support the faculty’s academic and research programs. Liaison librarians need to ensure that appropriate materials are purchased each year. In order to provide wider access and increased visibility for the research outputs of the university, liaison librarians are also involved in developing the contents of UPM’s Institutional Repository. 1.2 Objective of study Liaison Librarians Services was introduced in UPM more than 2 decades ago, but no assessment of the faculty’s perception of the service has taken place. Academicians were surveyed concerning their perceptions of the program and the effectiveness of the services. In addition, results from this study will help a liaison librarian to improve the quality of services provided. The objective of this study is:



a. to identify the awareness and usage of the service among academicians, b. to identify the important services that should be provided by a liaison librarian, c. to examine when, if ever, a faculty requests for assistance from the liaison librarian,

and d. to analyze the preferred medium of communication between the liaison librarian and

academicians.

2. PREVIOUS STUDY Looking through the literature, it was found that a few studies had been conducted on faculty perception of the liaison librarian services. Yang (2000) reported that the faculty was very supportive of the liaison librarian program. The survey found that 66.7% of respondents indicated some improvements since the liaison librarian service was implemented at their university. The faculty also mentioned that, the liaison librarian was the first person they contacted when they experienced other problems with the library. One faculty member commented that “this questionnaire made me aware of some of the things and services that the liaison librarian could provide us.” Others also realized that they would ask the liaison librarian to brief the new graduate students and teach about the library resources and research methods effectively to their students. Overall, the faculty was willing to take advantage of the services, but liaison librarians need to educate the faculty the availability of specialized services. Liaison librarians would always need to remind them and spread the information of library resources and updates. While the study by Arendt & Lotts (2012) on “What Liaison Say about themselves and What Faculty Say about Their Liaisons”, found that the important services provided by the liaison librarian, was highly rated by the faculty as very important or important about faculty participation in collection development and cancellation decisions, notices of new publications in the discipline, and information about copyright. It was also reported that, they had a large difference between the liaison librarian and the faculty rating about information literacy programs. The liaison librarian rated the information literacy program as very important or important, but conversely, not for the faculty members. This survey also confirmed that if the liaison librarian had more contact with the faculty, or provided more services, their cooperation and relationship would be more satisfying than compared to those who have less. The study by Tennant & Cataldo (2002) who conducted a study at the University of Florida Health Science Center Libraries (HSCL), showed that the liaison librarian communicated frequently with the faculty to notify of changes, library services and library resources. The notification via email was the most successful and efficient way to contact the users. The study indicated that 97.3% respondents agreed that, they were comfortable to communicate via email. With this email, automatically the other services increased, such as class registration, user participation in the library and the liaison librarian was more accessible for assistance. 3. METHODOLOGY The survey consists of 17 questions. This questionnaire was adopted and adapted from Arendt & Lotts (2012) based on compatibility of current study. The survey was conducted via online and the faculty members targeted for this study are lecturers and tutors. This questionnaire was sent to the 16 faculties including UPM Bintulu Campus, Sarawak in July 2013. 86 faculty members answered the questionnaire but only 78 questionnaires were completed and analyzed.



Table 1: Profile of respondents

Based on the complete questionnaires, the Faculty of Educational Studies contributed the highest respondents, 19.23% (15), followed by the Faculty of Ecology, 17.95% (14) and the Faculty of Agriculture, 16.67% (13), the Faculty of Medicine & Health Sciences, 11.54% (9), the Faculty of Engineering, 7.69% (6), the Faculty of Forestry, 6.45% (5), the Faculty of Modern Language & Communication, 6.45% (5), the Faculty of Environmental Studies and the Faculty of Computer Science & Information Technology, each had 3.85% (3) and the Faculty of Design & Architecture, 2.56% (2). Meanwhile, only one respondent, 1.28% from the Faculty of Food Science & Technology, the Faculty of Science and the Faculty of Agriculture and Food Sciences responded to the questionnaire. Most of the respondents had been working for less than 5 years 26.92%

Profile of respondents Total of respondent No. of faculty response Yes

(%) Frequency (No)

% Frequency Total

(%) Total

Frequency Faculty of Agriculture 20 12 5.56 1 16.67 13 Faculty of Engineering 3.33 2 22.22 4 7.69 6 Faculty of Educational Studies

20 12 16.67 3 19.23 15

Faculty of Design & Architecture

1.67 1 5.56 1 2.56 2

Faculty of Medicine & Health Sciences

6.67 4 27.78 5 11.54 9

Faculty of Modern Language & Communication

5 3 11.11 2 6.41 5

Faculty of Computer Science & Information Technology

3.33 2 5.56 1 3.85 3

Faculty of Forestry 8.33 5 0 0 6.41 5 Faculty of Human Ecology 23.33 14 0 0 17.95 14 Faculty of Food Science & Technology

1.67 1 0 0 1.28 1

Faculty of Science 1.67 1 0 0 1.28 1 Faculty of Environmental Studies

5 3 0 0 3.85 3

Other 0 0 5.56 1 1.28 1 Number of Years Worked Yes

(%) Frequency No

(%) Frequency Total

(%) Total

Frequency Less than 5 years 21.67 13 44.44 8 26.92 21 6 – 10 year 25 15 16.67 3 23.08 18 11 – 15 years 16.67 10 33.33 6 20.51 16 16 – 20 years 11.67 7 5.56 1 10.26 8 21 – 25 years 5 3 0 0 3.85 3 26 – 30 years 10 6 0 0 7.69 6 31 years or more 10 6 0 0 7.69 6 Respondent's Job Title Yes

(%) Frequency No

(%) Frequency Total

(%) Total

Frequency Professor 8.33 5 5.56 1 7.69 6 Associate Professor 35 21 5.56 1 28.21 22 Lecturer 40 24 50 9 42.31 33 Tutor 15 9 22.22 4 16.67 13 Other 1.67 1 16.67 3 5.13 4



(21), followed by 6 – 10 years 23.08% (18), 11 – 15 years 20.51% (16), 16 – 20 years 3.85% (3), and 26 – 30 years and 31 years above 7.69 %(6). In terms of designation, 7.69% (6) Professors participated in this study, followed by Associate Professors 28.21% (22), lecturers 42.31% (33), tutors 16.67% (13) and others 5.13% (4): two senior lecturers, 1 science officer and one special educator. 4. RESULTS AND DISCUSSION 4.1 The liaison librarian services awareness and usage among academicians

Figure 1. Awareness of the existence of the liaison librarian Majority of the respondents of this survey, i.e. 76.92% (60) claimed that they were aware about the existence of the liaison librarians at UPM library, while another 23.08% (18) of respondents were not aware about it.

Table 2.Services received from the liaison librarian

Yes76.92%

(60)

No23.08%

(18)

0%0%

Services Received from the Liaison Librarian Yes No Don’t

know Updates about library services or activities 76.67%

(n=46) 18.33% (n=11)

5.00% (n=3)

Responses to faculty members’ requests made to the library

41.67% (n=25)

36.67% (n=22)

21.67% (n=13)

Representation at faculty functions / activities 35.00% (n=21)

45.00% (n=27)

20.00% (n=12)

Research consultations for faculty and students

36.67% (n=22)

40.00% (n=24)

23.33% (n=14)

In-class library instruction for lecturers 35.00% (n=21)

46.67% (n=28)

18.33% (n=11)

Workshop on library resources for your students

63.33% (n=38)

26.67% (n=16)

10.00% (n=6)

Faculty participation in collection development (book selection at book fair, book exhibition at faculty)

50.00% (n=30)

30.00% (n=18)

20.00% (n=12)

Notices of new publications in the discipline (new articles, e-journal updates, etc.)

53.33% (n=32)

36.67% (n=22)

10.00% (n=6)

Library activities at the faculty (training, promotion, exhibitions, consultations, etc.)

46.67% (n=28)

40.00% (n=24)

13.33% (n=8)



The liaison librarian services to faculty members at UPM looked fairly consistent from the respondents. As detailed in Table 2, more than 45.00% of the respondents had received what they considered as the very important services. From the total of 76.92% (60) of respondents, 76.67% (46) received updates about library services or activities that were notified by the liaison librarian, 63.33% (38) of respondents used the workshop on library resources for the students, and 46.67% (28) joined library activities at the faculty. Whereas, 53.33% (32) respondents received notices of new publications in particular discipline, 50% (30) of the faculty members participated in collection development, 46.67% (28) joined library activities at the faculty, 41.67% (25) received responses to faculty members’ requests made to the library, 36.67% (22) received research consultations for faculty and students, and 35.00% (21) acknowledged representation at the faculty and in-class library instruction for lecturers. On the other hand, 46.67% (n=28) of the respondents did not receive class library instruction for lecturers. All the liaison librarians conducted library instruction classes for both students and academicians or specifically for academicians only. Notifications about the classes were sent to all academicians via the faculty representative and a notice was posted on the library website and UPM Bulletin. To rectify this situation, some actions must be taken. The liaison librarian should inform the faculty members at least two weeks before the training takes place or send emails more frequently. Besides that, faculty members should be informed that in-class library instructions will be recorded as part of the training report for the individual annual target report. 45% (27) of the faculty members also mentioned that there was no liaison librarian representation at faculty function or activities. Normally the liaison librarian will attend any faculty activity based on invitation. Whereas, 40% (24) also indicated that there were no library activities at the faculty, while 40% (24) mentioned research consultations for faculty and students. Thus, the liaison librarian should be more proactive in promoting themselves and their services to the faculty members since this are among the most important services needed. More activities such as training, workshops, exhibitions, help desk and promotions should be done at the faculties. For a start, we had organized an activity together with the Faculty of Educational Studies. The vital objectives were to promote our services to the faculty members and create awareness about the role of the liaison librarians. The participation was encouraging but more promotion should be done by both of parties. However, this program required a certain amount of budget and the Library management should consider this in order to ensure the success of the program. Most importantly is that the respondents who did not know about the liaison librarian services showed fairly consistent results for research consultations for faculty and students, 23.33% (14), responses to faculty members’ requests made to the library, 21.67% (13), representation at the faculty and faculty participation in collection development, 20% (12) and in-class library instruction for lecturers, 18.33 % (11). 4.2 To identify the important services that should be provided by the liaison librarian

Figure 2. State of user satisfaction of services provided by the library

Very Satisfied

12.82% (10)

Satisfied65.38% (51)

Neither Satisfied Nor Dissatisfied

16.67% (13)

Dissatisfied5.13% (4) 0% 0%



Figure 3. State of user satisfaction of services provided by the liaison librarian Faculty members were asked how satisfied they were with the services provided by the library. They were also asked how satisfied they were with the services provided by the liaison librarian. Majority of the faculty members were satisfied with the library services. Figure 2 showed that from the total of 78 respondents, 12.82% (10) were very satisfied and 65.38% (51) were satisfied, while 16.67% (13) were neither satisfied nor dissatisfied with the library services and the liaison librarian services. Only 5.33% (4) of the respondents indicated that they were dissatisfied with the library services and the liaison librarian services. One of the library services is the liaison librarian. While Figure 3 showed similar trend in the results as per the earlier question, i.e. 15.25% (15) were very satisfied and 46.67% (28) were satisfied, while 26.67%% (16) were neither satisfied nor dissatisfied with the library services and the liaison librarian services. Only 1.67%% (1) of the respondents indicated that they were very dissatisfied with the library services and the liaison librarian services.

Table 3: Important services provided by the liaison librarians

Very Satisfied25.00% (25)

Satisfied46.67% (28)

Neither Satisfied Nor Dissatisfied26.67% (16)

Very Dissatisfied1.67% (1)

Important Services Provided by the Liaison Librarians Yes No Don’t know Updates about library services or activities 94.87%

(n=74) 2.56% (n=2)

2.56% (n=2)


93.59% (n=73)

3.85% (n=3)

2.56% (n=2)

Representation at faculty functions / activities 60.26% (n=47)

26.92% (n=21)

12.82% (n=10)


84.62% (n=66)

8.97% (n=7)

6.41% (n=5)

In-class library instruction for lecturers 74.36% (n=58)

16.67% (n=13)

8.97% (n=7)


96.15% (n= 75)

1.28% (n=1)

2.56% (n= 2)

Faculty participation in collection development (book selection at book fairs, book exhibitions at the faculty)

85.9% (n= 67)

8.97% (n= 7)

5.13% (n= 4)

Notices of new publications in particular disciplines (new articles, e-journal updates, etc.)

80.77% (n= 63)

16.67% (n= 13)

2.56% (n= 2)

Library activities at the faculty (training, promotions, exhibitions, consultations, etc.)

82.05% (n= 64)

11.54% (n= 9)

6.41% (n= 5)



Perceptions from faculty members about the important services that should be provided by the liaison librarians are very valuable. This is important in order to understand what faculty members need to ensure that the liaison librarian services are acceptable. Table 4 indicates the three most important services needed by the faculty members were the workshops on library resources for their students, 96.15% (75), followed by always provide updates about library services or activities, 94.87% (74), and responses to faculty members’ requests made to the library, 93.59% (73). Meanwhile, other services were still important for them because the numbers of rating were mostly consistent. Faculty members considered that representation of liaison librarian at faculty functions or activities was not important, as shown in the results. Based on the 9 questions asked, only 60.26% (47) respondents, ranked 9 said ‘Yes’ while 26.92% (21) respondents, ranked 1 said “No” and 12.82% (10) respondents, ranked 1 did not know whether the service was important or not. 4.3 To examine when, if ever, faculty request assistance from the liaison librarian

Table 4: Impact liaison service

Impact of Liaison Services to Research and Teaching

Impact of Liaison Services to Student Work

Yes No Yes No 75%

(n=45) 25%

(n=15) 81.67% (n=49)

18.33% (n=11)

The respondents who were aware about the existence of the liaison librarians were asked where this service gave impact to research and teaching, and to their students’ works. Results in table 4 showed that 75% (45) agreed that the liaison librarian services had an impact to on their research and teaching. Meanwhile, the liaison librarian services also had an impact to on students’ works, 81.67% (49). Thus, Faculty members believed that the liaison librarians had played their role in conducting Information Literacy Program based on the Table 3, which 96.15% (75) of the faculty members considered the workshop on library resources for the students was the most important service that should be provided by the liaison librarian. Based on the researcher’s observation, when more classes for the Information Literacy Program are conducted, it will help in reducing the numbers of inquiries on the article search. More lecturers were interested to send their students to attend the Information Literacy Program classes scheduled by the library. Besides, requests from lecturers for the liaison librarian to conduct the Information Literacy Program were encouraging. In fact, the Faculty of Medicine and Health Sciences had incorporated the Information Literacy Program into their academic timetable for the first year students. Some of the liaison librarians were given a slot during lectures to conduct this program, to the extent that, they were asked to contribute some questions to be included in their examination. However, 25% of the faculty members rated “No” to the impact of the liaison librarian services to research and teaching, and 18.33% to the impact of the liaison librarian services to students’ works. These could possibly be because some of the faculty members were still not aware of the service, or did not have the trust that the liaison librarian could help them with their research and teaching.



Table 5. Regularity of communication with the liaison librarian

Regularity of Communication with the Liaison Librarian Within the last week

More than a week ago but

within the last month

More than a month ago but

within the last six months

More than a six

months ago but within the last

year

More than a year ago

Never

Don’t know

10% (n=6)

8.33% (n=5)

21.67% (n=13)

15% (n=9)

15% (n=9)

25% (n=15)

5% (n=3)

Based on the 76.92% (60) respondents who were aware of the existence of the liaison librarians, 25% (15) never communicated with their liaison librarians. Only 10% (6) of the respondents communicated with their liaison librarians within the last week. Meanwhile, most or 21.67% (13) of the respondents communicated with their liaison librarians within the last six months, within the last year, 15% (9) and more than a year ago, 15% (9). Respondents were also asked about the mode of communication between the liaison librarians and faculty members. Majority of the faculty members, 75.00% (45) indicated that their liaison librarians typically communicated via email. When asked about the mode of communication preferred by the faculty members, 61.67% (37) indicated that email was the most preferred method of communication. They could easily receive d and read the emails at anytime and anywhere. Besides that, they also preferred to communicate during departmental meetings 15% (9) and formal presentations 11.67% (7), followed by individual face-to-face, 3.33% (2) and by telephone, 6.67% (4). Only one respondent (1.67%) preferred to communicate either via email or telephone whenever it is appropriate between both parties. The results also clearly indicated that no respondent preferred to communicate with the liaison librarian through the faculty representative. Table 6 also showed that, the highest services received from the liaison librarian was by using emails, updates about library services or activities from the liaison librarian, 86.49% (32), followed by workshop on library resources and notices of new publications in the discipline, 64.8% (24). Meanwhile, the least number of services received by email was in-class library instruction for lecturers, 37.84% (14) and liaison librarian representation at faculty functions or activities, 35.14% (13). Since email was considered as the most preferred communication method, the liaison librarians should use emails effectively in promoting and marketing the library resources, services and activities. The email should be interesting, specific, not too formal, and even use catchy words to make it similar to commercial emails. The emails should be in the English language to ensure that the liaison librarian services are delivered to the faculty members. Marketing emails from online publishers is another way to add an advantage the liaison librarian services. The liaison librarians should be imaginative when re-editing the emails, or when adding some related information and sending to the faculty members. Be creative and have fun! (Carpan, 2011).



4.4 To analyze the preferred medium communication between the liaison librarians and academicians

Table 6. Preferred medium of communication between the liaison librarians and academicians

Services Received from the Liaison Librarians

Departmental Meetings 15% (n=9)

Emails 61.67% (n=37)

Formal presentations 11.67% (n=7)

Individual face-to-face 3.33% (n=2)

Telephone 6.67% (n=4)

Through faculty representative

0% (n=0)

Yes No Don’t Know Yes No Don’t

Know Yes No Don’t Know Yes No Don’t

Know Yes No Don’t Know Yes No Don’t

Know Updates about library services or activities

55.56% (n=5)

22.22%

(n=2)

22.22% (n=2)

86.49% (n=32)

13.51% (n=5)

0% (n=0)

42.86% (n=3)

57.14% (n=4)

0% (n=0)

100% (n=2)

0% (n=0)

0% (n=0)

75% (n=3)

0% (n=0)

25% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)


33.33% (n=3)

22.22%

(n=2)

44.44% (n=4)

43.24% (n=16)

32.43% (n=12)

24.32% (n=9)

28.57% (n=2)

71.43% (n=5)

0% (n=0)

50% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

50% (n=2)

50% (n=2)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

Representation at faculty functions / activities

22.22% (n=2)

44.44%

(n=4)

33.33% (n=3)

35.14% (n=13)

43.24% (n=16)

21.62% (n= 8)

28.57% (n=2)

71.43% (n=5)

0% (n=0)

50% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

50% (n=2)

25% (n=1)

25% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)


22.22% (n=2)

44.44%

(n=4)

33.33% (n=3)

40.54% (n=15)

29.73% (n=11)

29.73% (n=11)

14.29% (n=1)

85.71% (n=6)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

75% (n=3)

25% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

In-class library instruction for lecturers

22.22% (n=2)

44.44%

(n=4)

33.33% (n=3)

37.84% (n=14)

40.54% (n=15)

21.62% (n=8)

0% (n=0)

100% (n=7)

0% (n=0)

50% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

50% (n=2)

50% (n=2)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)


88.89% (n=8)

11.11%

(n=1)

0% (n=0)

64.86% (n=24)

18.92% (n=7)

16.22% (n=6)

14.29% (n=1)

85.71% (n=6)

0% (n=0)

50% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

100% (n=4)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

Faculty participation in collection development

44.44% (n=4)

22.22%

(n=2)

33.33% (n=3)

54.05% (n=20)

24.32% (n=9)

21.62% (n=8)

14.29% (n=1)

85.71% (n=6)

0% (n=0)

50% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

75% (n=3)

0% (n=0)

25% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

Notices of new publications in the discipline

33.33% (n=3)

22.22%

(n=2)

44.44% (n=4)

64.86% (n=24)

32.43% (n=12)

2.7% (n=1)

14.29% (n=1)

85.71% (n=6)

0% (n=0)

50% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

50% (n=2)

25% (n=1)

25% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

Library activities at faculty (training, promotions, exhibitions, consultation, etc.

33.33% (n=3)

22.22%

(n=2)

44.44% (n=4)

59.46% (n=22)

32.4% (n=12)

8.11% (n=3)

14.29% (n=1)

85.71% (n=6)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)

25% (n=1)

50% (n=2)

25% (n=1)

0% (n=0)

0% (n=0)

0% (n=0)



5. CONCLUSION This study showed that majority of the academicians was aware about the existence of the liaison librarians at UPM library and was positive about their liaison librarians. The services provided by the liaison librarians were fairly consistent with the faculty’s expectations. However, the liaison librarians should educate the faculty about the availability of this service, and periodically remind the faculty about the services available for them and their students. To do this, the liaison librarian must build solid rapport and good communication with the faculty, and always make themselves visible to the faculty. Besides, the liaison librarian should be alert to the faculty’s changing needs in order to fulfill their information needs. For further study, it is recommended that more respondents from each faculty should participate in this study and longer period of time should be given for accurate sampling. It is also recommended that a study on the student’s perception be carried out in the future. REFERENCES

Arendt, J., & Lotts, M. (2012). What liaisons say about themselves and what faculty say

about their liaisons, a US survey. Portal: Libraries and the Academy, 12(2), 155-177.

Carpan, C. (2011). The importance of library liaison programs. College & Undergraduate Libraries, 18(1), 104-110.

Tennant, M. R., & Cataldo, T. T. (2002). Development and assessment of specialized liaison librarian services: Clinical vs. basic science in a veterinary medicine setting. Medical Reference Services Quarterly, 21(2), 21-37.

Yang, Z. Y. L. (2000). University faculty’s perception of a library liaison program: A case study. The Journal of Academic Librarianship, 26(2), 124-128.


SKPM 2013 Prosiding Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka



AMALAN TERBAIK DI PUSAT MAKLUMAT & PERPUSTAKAAN (INFOLIB) BERNAMA

Hasnita Ibrahim

Pengurus Maklumat

Pusat Maklumat & Perpustakaan (InfoLib), Wisma Bernama, Tingkat 8, 28 Jalan 1/65A, Off Jalan Tun Razak, Peti Surat 10024,

50700 Kuala Lumpur, Malaysia. [email protected]

ABSTRACT The users of InfoLib are mainly the Bernama staff and from the libraries of the various universities, government sectors and private organizations. The million collections of Bernama news and news from the main published newspapers in Malaysia as well as information pertaining to Malaysia which is up-dated by InfoLib staff, is the strength of InfoLib in preserving the nation heritage and to assist the journalists to produce quality news. The collections in digital formats are systematically processed and can be easily/speedy accessed. Social media such as FB, Portal, blog and e-mail circulations are the mediator between the internal users and InfoLib for easy/attractive accessed. Reading encouragement activities and the various usages of InfoLib is well planned which involved the participation of Bernama and InfoLib staff. Various activities and services had been organized occasionally either in big or small skills, enable to increase the borrowing statistics and the utilization of the InfoLib services, hence promoting InfoLib. Information Literacy which involved the training of the InfoLib services has been consistently scheduled to promote InfoLib services. Physically InfoLib should also be creative with new ideas so as to attract the visits to InfoLib. Besides the collections strength, internal publications and physical decorations, the InfoLib staff should also attend training in librarian/related fields, involvement with the Librarians Association of Malaysian activities which can increase the professionalism of InfoLib. To sustain the overall quality, InfoLib needs to have various related quality documents, internal guidelines, participation in competition as a benchmarking to the InfoLib achievements, to produce monthly statistics for physical and accessed hits via Internet and documented working results/achievements of InfoLib through working papers to be referred and shared with other libraries. The highlighted best practices in this paper can increase and sustain the excellence of InfoLib for the success of the organization. Keywords: Best practices; news; information; collection; digital; social media; activities; services; information literacy; quality; Malaysia.

Hasnita Ibrahim


ABSTRAK Pengguna InfoLib adalah petugas Bernama dan dari pelbagai perpustakaan universiti, sektor kerajaan dan organisasi swasta. Jutaan koleksi berita Bernama dan berita terbitan surat khabar utama di Malaysia serta maklumat mengenai Malaysia yang dikemaskini oleh petugas InfoLib, adalah kekuatan InfoLib dalam memelihara khazanah negara dan membantu wartawan untuk menghasilkan penulisan yang berkualiti. Koleksi dalam bentuk digital ini diproses secara sistematik dan boleh diakses dengan mudah dan segera.Media sosial seperti FB, portal, blog dan sirkulasi e-mail menjadi perantaraan di antara pengguna dalaman dengan InfoLib agar capaian lebih mudah dan menarik.Aktiviti galakan membaca dan penggunaan InfoLib yang dipelbagaikan dan diadakan secara terancang, melibatkan penyertaan petugas Bernama dan penglibatan petugas InfoLib.Pelbagai aktiviti dan perkhidmatan yang diadakan dari masa ke semasa samada berskala besar atau kecil dapat membantu meningkatkan statistik pinjaman dan penggunaan perkhidmatan InfoLib juga sebagai promosi kepada InfoLib.Literasi Maklumat yang melibatkan latihan kepada perkhidmatan InfoLib adalah penting diadakan secara berjadual dan konsisten untuk memperkenalkan perkhidmatan InfoLib. Secara fizikal InfoLib perlu kreatif dan berubah dari masa ke semasa agar dapat menarik minat kunjungan ke InfoLib. Selain kekuatan koleksi, terbitan dalaman, dekorasi fizikal, petugas InfoLib sendiri perlu menyertai latihan dalam bidang kepustakawanan/berkaitan, penglibatan dengan aktiviti Persatuan Pustakawanan Malaysia yang mana dapat meningkatkan profesionalisma InfoLib, terlibat dengan pelbagai aktiviti Bernama untuk membina kerjasama dan memudahkan urusan InfoLib. Bagi mengekalkan kualiti keseluruhan, InfoLib perlu mempunyai pelbagai dokumen kualiti yang berkaitan, garis panduan dalaman, menyertai pertandingan yang mengukur pencapaian InfoLib, menghasilkan statistik bulanan bagi ukuran pencapaian fizikal dan hits akses melalui Internet dan mendokumenkan hasil kerja/pencapaian InfoLib dalam bentuk kertas kerja agar boleh dirujuk semula dan berkongsi dengan perpustakaan lain. Amalan terbaik yang dikongsi dalam kertas kerja ini boleh meningkatkan dan mengekalkan kecemerlangan InfoLib bagi kejayaan organisasi. Kata kunci: Amalan terbaik; berita; maklumat; koleksi; digital; media sosial; aktiviti; perkhidmatan; literasi maklumat; kualiti; Malaysia. 1. PENGENALAN InfoLib merupakan sebuah Pusat Maklumat dan Perpustakaan khusus dalam bidang berita yang mana koleksinya meliputi berita keluaran Bernama, keratan akhbar terbitan tempatan dan maklumat umum berkaitan Malaysia, telah beroperasi sejak April 1968.Objektif utama InfoLib adalah mengumpul, memproses bahan bacaan dan berita serta maklumat agar boleh diakses oleh petugas Bernama dan pelanggan BLIS (Bernama Library & InfoLink Service). Amalan terbaik perlu dipraktikkan serta disesuaikan dengan persekitaran organisasi bagi membantu meningkatkan kualiti hasil pekerjaan dan penulisan serta sentiasa relevan. 2. AMALAN TERBAIK 2.1 Koleksi Keadaan fizikal yang terhad tetapi mempunyai koleksi berita dalam bentuk digital melebihi 4 juta dokumen/artikel yang boleh diakses melalui BLIS - termasuk 7,475 biodata tokoh terkenal (modul Who’s Who), 3,413 artikel terpilih (modul Databank), 1,254,126 berita Bernama (modul Bernama News) dan 2,926,153 keratan akhbar

Amalan terbaik di Pusat Maklumat & Perpustakaan (INFOLIB) BERNAMA


terbitan tempatan utama (Modul Archival News). Kerja pendigitalan telah bermula sejak Disember 1999 dan aktiviti ini akan diteruskan bagi menyelamatkan khazanah negara dan Bernama. Hits penggunaan maklumat digital ini melalui BLIS adalah sebanyak 405,748 bagi tahun 2012. Pada September 2004, InfoLib telah berjaya menghasilkan CD ROM Tun Dr. Mahathir (9 keping) yang mengandungi artikel berita berkaitan Tun Dr. Mahathir dari tahun 1968 hingga 2004 (122,174 artikel). CD ROM Berita Bernama pula merupakan Back-up kepada berita Bernama dari tahun 1996 hingga 2007 yang mengandungi sebanyak 768,750 artikel berita. 2.2 Portal Infolib/Blog/Fb

Untuk mendapatkan capaian segera dalam alam siber, InfoLib mempunyai portal agar pengguna dapat mengakses kepada koleksi bahan bacaan, pangkalan data atas talian, maklumat mengenai InfoLib/Bernama manakala blog dan FB digunakan sebagai medium sosial. Adalah penting untuk tugas membangunkan dan mengemaskinikan serta menyelenggara ketiga-tiga medium ini, khusus dilakukan oleh seorang petugas agar maklumat cepat dimasukkan dan terkini. Sehingga Mac 2013 sebanyak 5,669 foto telah dimuat turun ke dalam FB InfoLib. Bagi 2012 hits penggunaan portal InfoLib adalah sebanyak 16,961 dan 25,981 hits bagi blog InfoLib. 2.3 Kempen membaca dan aktiviti galakan penggunaan Infolib

Sebagai sebuah perpustakaan khusus yang mana pengguna perpustakaan adalah terdiri daripada petugas organisasi sendiri yang sentiasa sibuk dengan tugas harian maka dari semasa ke semasa perpustakaan perlu memikirkan aktiviti tambahan dan sampingan secara berkala sebagai galakan membaca, meningkatkan aktiviti pinjaman buku dan mempromosi perkhidmatan InfoLib. Sejajar dengan Kempen Bulan Membaca peringkat Kebangsaan ketika itu, bulan Julai merupakan bulan membaca di peringkat Bernama juga semenjak tahun 2001 dan bermula 2009 Aktiviti Galakan Penggunaan InfoLib diperkenalkan. Dua aktiviti utama dijalankan setiap tahun iaitu pada awal tahun dan akhir tahun. Bagi aktiviti yang dijalankan, perancangan awal dilakukan dengan mengadakan perbincangan dengan petugas Unit Rujukan. Peringkat awal sesi diadakan sesi percambahan idea, diwujudkan senarai semak yang melibatkan promosi, jemputan, jamuan, hadiah, doorgift, penyediaan memo kelulusan aktiviti serta perbelanjaan, permohonan keperluan AV/pelbagai, surat jemputan kepada pihak luar jika berkaitan, memo mohon liputan media, pembahagian tugasan seperti penyambut tetamu, pengendali majlis, pengendali aktiviti peminjaman buku dan lain-lain pada hari aktiviti tersebut. Tema diwujudkan agar aktiviti yang dianjurkan adalah lebih menarik, fokus dan terancang seperti yang pernah dianjurkan ialah permainan Snakes & Ladders, minuman dan produk F & N (sempena pelancaran Café Corner), menjemput beberapa penulis buku, keahlian U-Pustaka, Happy Birthday Bernama, Kenali Setem, Mesra Pelanggan, Promosi Sumber Elektronik PNM dan lain-lain. Tindakan sewajarnya diambil seperti menghantar surat yang perlu dan setelah mendapat maklum balas, poster perlu dicetak jika perlu dan dimasukkan ke dalam portal, blog dan FB InfoLib.

Hasnita Ibrahim


Setelah tindakan sewajarnya dijalankan dan mendapat maklum balas terhadap perancangan, satu lagi perbincangan akan diadakan dan kali ini juga melibatkan petugas dari unit lain. Ini akan mewujudkan semangat kerjasama di kalangan petugas dan mereka juga berpeluang menjadi sebahagian ahli yang menjayakan aktiviti InfoLib. Sehari sebelum aktiviti gotong-royong untuk menyiapkan tempat akan dijalankan dan persiapan terakhir dilakukan seperti menyediakan hiasan, borang, hadiah yang dilabel, door gift dan seumpamanya. Di antara aktiviti yang pernah berlangsung meliputi pertandingan kuiz, permainan, peminjam terbanyak tahunan, peminjam buku bertuah, sesi lawatan, teka jumlah bahan, Bernama Mini Book Fair, MerdekaBook Fair dan jualan buku dengan menjemput pembekal. Aktiviti dijalankan bercorak santai dan cuma dengan cara menarik minat pengguna datang ke InfoLib di samping meminjam buku. Semasa setiap aktiviti seorang petugas InfoLib ditugaskan hanya fokus mengambil foto untuk aktiviti tersebut. Semasa aktiviti berlangsung, 3 – 5 foto akan dimasukkan ke dalam FB dan dalam tempoh 2 hari perlu dimasukkan ke dalam portal/blog dan FB InfoLib.Setelah semuanya selesai, keesokan harinya InfoLibteam akan minum pagi bersama-sama sambil mendengar maklum balas aktiviti dan mengenalpasti apa perkara yang boleh diperbaiki. Nama acara dan permainan perlu kreatif dan catchy agar dapat memberi tarikan dan digalakkan berasaskan kepada perpustakaan sendiri. Bagi aktiviti satu hari ini minima pinjaman adalah 150 buah buku, pinjaman bertuah ataupun kuiz peminjam bertuah diadakan yang mana minima 3 buah buku akan dipinjam oleh pengunjung. Acara kemuncak adalah aktiviti penyampaian hadiah yang menjemput pegawai-pegawai kanan dan para petugas Bernama yang menyertai pelbagai pertandingan dan kuiz yang dianjurkan. Yang pasti pihak Infolib perlu aktif, kreatif, produktif dan proaktif dengan penganjuran aktiviti agar ia terus relevan. Thinking beyond the box untuk menganjurkan aktiviti adalah perlu bukan hanya terhad kepada tugasan asas sahaja di perpustakaan. Kepelbagaian jenis aktiviti perlu terus dicuba, digugurkan mana yang tidak sesuai, diulangi aktiviti yang sesuai dan mendapat sambutan, ditambah kelainan pada setiap aktiviti agar pengguna akan teruja untuk melihat kelainan dalam setiap aktiviti yang dianjurkan. Walaupun mula-mula agak pelik melakukan sesuatu aktiviti seperti galakan meminjam minima 3 buku bila hadir aktiviti yang dianjurkan oleh InfoLib tetapi akhirnya menjadi satu kebiasaan. Pengacara Majlis juga memainkan peranan untuk mempromosi pinjaman. Hadiah dan door gift adalah merupakan satu motivasi untuk datang meminjam buku. Dengan pelbagai aktiviti maka jumlah pinjaman buku meningkat, 339 (2001), 1,396 (2002), 540 (2003), 819 (2004), 1,460 (2005), 2,402 (2006), 3,408 (2007), 1,864 (2008), 2,635 (2009), 2,582 (2010), 2,993 (2011) dan 3,405 (2012). 2.4 Perkhidmatan troli bergerak Perkhidmatan troli bergerak dengan buku terpilih dan terkini yang dibawa ke Jabatan Pengarang dan tingkat terpilih di Bernama, pada setiap Khamis bermula 3.00 petang dikenali sebagai Le Tour de InfoLib. Perkhidmatan yang dilancarkan pada 2 Mac 2006 membantu petugas Bernama terutama petugas Jabatan Pengarang untuk membuat pinjaman bahan dan menyediakan kotak book-drop bagi memulangkan bahan.



Aktiviti ini berjaya membantu peningkatan statistik pinjaman – 38 kali, 847 pinjaman (2006), 39 kali, 956 pinjaman (2007), 35 kali, 721 pinjaman (2008), 38 kali, 753 pinjaman (2009), 21 kali, 477 pinjaman (2010), 31 kali, 931 pinjaman (2011) dan 31 kali, 700 pinjaman (2012). Setiap kali menolak troli minima 25 buah buku perlu dipinjam. Sekali-sekala acara memilih peminjam bertuah diadakan dalam kalangan peminjam petang tersebut sebagai motivasi untuk membuat pinjaman dan ini terbukti berkesan.

2.5 Koleksi bacaan ringan InfoLib membuat pinjaman buku dari Perpustakaan Negara Malaysia (PNM) melalui skim Pinjaman Buku Berkelompok semenjak tahun 2001. Pinjaman bahan bacaan ringan dan santai seperti novel, cerpen, buku mengenai hobi, sukan, masakan dan lain-lain bertujuan menambahkan kepelbagaian koleksi bahan bacaan di InfoLib dan mengurangkan tekanan di kalangan petugas dalam tugasan mereka dan untuk memenuhi keperluan petugas selain dari Jabatan Pengarang. Selain itu ruangan fizikal di InfoLib yang terhad dan memfokus kepada pembelian buku yang melibatkan bidang kewartawanan dan media massa.

Statistik pinjaman semakin meningkat dengan adanya perkhidmatan ini daripada hanya 339 pinjaman pada tahun 2001 sehingga mencecah 3,405 pinjaman pada tahun 2012. 2.6 Literasi maklumat InfoLib menjalankan latihan BLIS dan portal InfoLib kepada petugas baru Bernama dan latihan berterusan kepada pengguna InfoLib bermula 19 Februari 2009. Latihan bertempat di Tingkat 12, Pusat Kecemerlangan setiap hari Khamis, dua kali sebulan yang mana kami telah memilih peserta bagi memastikan semua petugas Bernama akan menghadiri latihan ini untuk kegunaan kerja dan meningkatkan ilmu pengetahuan umum dan perkhidmatan InfoLib. Bagi 2009 - 16 siri/147 peserta; 2010 - 14 siri/112 peserta; 2011 – 15 siri/122 peserta; dan 2012 – 15 siri/169 peserta. Modul latihan disediakan dan kuiz selingan serta kuiz di akhir latihan bagi memastikan peserta faham apa yang dipelajari dan hadiah turut disediakan. Latihan diadakan dalam keadaan ceria dengan bantuan tiga hingga lima orang pembantu pengajar bagi memastikan latihan berjalan lancar dan mencapai matlamat.Semua petugas InfoLib terlibat dan dimestikan membantu menjalankan latihan minima 9 kali setahun bagi petugas Unit Rujukan dan minima 4 kali bagi petugas dari unit lain. Ini perlu dilakukan agar petugas InfoLib juga sentiasa mahir dalam penggunaan perkhidmatan atas talian InfoLib dan membina kerjasama dengan pengguna InfoLib.

2.7 Hotline 202 202 adalah nombor sambungan bagi kios rujukan di InfoLib.Hotline 202 bertujuan membantu para petugas terutamanya dari Jabatan Pengarang untuk mendapatkan maklumat dengan kadar segera dari jam 8.30 pagi hingga 6.00 petang pada hari bekerja (Isnin - Jumaat). Semasa pelancarannya pada 28 Februari 2007, nombor Hotline tersebut ditampal di setiap terminal di Jabatan Pengarang. 2.8 Kemudahan sirkulasi e-mel Untuk mempromosi aktiviti, perkhidmatan/maklumat terkini dan sebarang pengumuman adalah lebih berkesan dan cepat, InfoLib mendapat sendiri kemudahan untuk e-mel kepada semua petugas Bernama secara berkumpulan – [email protected]. Kemudahan ini telah mendapat kelulusan Pengurus Besar pada Mac 2011. InfoLib juga

Hasnita Ibrahim


melalui kumpulan infolibteam@bernama untuk berkomunikasi melalui e-mel di kalangan petugas sendiri untuk sebarang pengumuman dan pemberitahuan.

2.9 Lawatan ke pesta buku Sejak 2005, InfoLib telah menganjurkan sebanyak 8 kali lawatan ke Pesta Buku Antarabangsa Kuala Lumpur di PWTC. Lawatan ini bertujuan menggalakkan tabiat membaca di kalangan petugas Bernama. Di samping itu juga, aktiviti ini membolehkan petugas Unit Rujukan membuat pemilihan bahan bacaan bagi menambah koleksi InfoLib. Semenjak tahun 2012, lawatan juga dianjurkan ke Pesta Buku Big Bad Wolf.

2.10 Kelab Kanak-Kanak BK1MC (Bernama Kids’ 1Malaysia Club) yang dilancarkan pada 31 Julai 2010 merupakan salah satu tanggungjawab sosial Bernama yang ahlinya terdiri daripada anak petugas Bernama berumur 4 hingga 17 tahun. Jawatankuasa induk terdiri dari pegawai kanan Bernama serta wakil kelab/Puspanita di Bernama dan InfoLib sebagai Penyelaras.Pelbagai aktiviti telah dianjurkan seperti Aktiviti Galakan Penggunaan InfoLib, lawatan, bengkel, berbuka puasa iaitu 8 aktiviti (2011) dan 9 aktiviti (2012).

2.11 Sudut kafetaria Cafe Corner telah dilancarkan di InfoLib pada 21 April 2011 yang merupakan sudut minuman dan makanan ringan yang direka bentuk sendiri oleh petugas InfoLib bagi menarik pengguna membaca sambil bersantai.

Pendekatan untuk menjual pelbagai makanan berjaya menarik minat pengunjung. Minima 3 aktiviti dijalankan setiap tahun selama separuh hari yang mana minima 100 buku telah dipinjam serta aktiviti sampingan seperti demonstrasi masakan sihat, pertandingan seperti watermelon wars dan sandwich wars. Hasil jualan dimasukkan ke dalam tabung InfoLib dan kemudian juga digunakan semula untuk aktiviti InfoLib yang lain. 2.12 Terbitan dalaman Buletin InfoLib iaitu InfoLib Alert mula diterbitkan untuk keluaran pertama pada April 2003 dan sehingga 2013 sebanyak 30 keluaran telah dihasilkan. Setiap tahun, 3 keluaran diterbitkan bertujuan melaporkan aktiviti InfoLib, mempromosikan aktiviti yang bakal dilaksanakan, mempromosi serta memaklumkan pembaca mengenai koleksi terbaru InfoLib, memaparkan maklumat terkini yang terkandung di dalam modul BLIS serta maklumat dan ilmu pengetahuan umum. Semua yang dikongsi dalam artikel telah dilaporkan dan boleh diakses melalui http://infolib.bernama.com - INFOLIB ALERT. Menghasilkan risalah mengenai InfoLib agar dapat mempromosi penggunaan InfoLib, BLIS dan portal InfoLib serta perkhidmatan yang lain untuk diedarkan kepada pengguna InfoLib dan pengunjung. Bagi sebarang pengumuman/hebahan/promosi, poster yang menarik dan bermaklumat perlu diedarkan melalui e-mel dan ditampal di setiap tingkat untuk mempromosi aktiviti dan sebarang pengumuman.Ini merupakan satu iklan yang baik untuk hebahan. Menyediakan cenderahati dan penanda buku dengan kreativiti sendiri telah berjaya menarik pengguna untuk menyertai sebarang aktiviti anjuran InfoLib dan untuk mempromosi aktiviti InfoLib.



2.13 Infolib Card Aktiviti ini telah dilancarkan pada 26 April 2006 bertujuan menggalakkan warga Bernama berkunjung dan meminjam bahan bacaan di InfoLib. Friendly InfoLib Card ini mempunyai 12 kolum untuk di cop smiley faces bagi pinjaman 12 buku dan tempoh jarak pinjaman adalah minima seminggu. Setelah tamat mereka boleh menuntut hadiah.Pengguna yang pertama menuntuthadiah adalah pada 19 Julai 2006. Tempoh April 2006 hingga Jun 2007, sebanyak 67 hadiah telah dituntut bererti 804 buah buku telah dipinjam melalui aktiviti galakan ini. Aktiviti ini juga telah dilancarkan buat kali kedua pada 23 Mei 2013. 2.14 Dekorasi/Pameran Pasukan InfoLib menyumbang idea dan berusaha dari semasa ke semasa dan dalam tempoh tertentu untuk mencari tema bagi mengubah suasana persekitaran untuk menarik pengunjung, dapat menggalakkan pengguna mencari bahan maklumat dengan lebih efektif, tidak bosan ke InfoLib, mewujudkan rasa seronok pengguna InfoLib dengan kelainan dari semasa ke semasa seperti Garden of Information,Smiley Faces, Treasure of InfoLib, Snakes & Ladders, PRU13 serta dari masa ke masa mengikut keperluan diadakan pameran mengikut perayaan dan jika berlaku majlis tertentu di Bernama ataupun peristiwa utama di Malaysia.

2.15 Penghasilan penulisan/pembentangan kertas kerja Lebih daripada tujuh tajuk penulisan mengenai InfoLib / BLIS / tugas pendigitalan berita dan maklumat / pemasaran produk / aktiviti galakan telah dihasilkan agar dapat dijadikan bahan rujukan serta panduan kepada petugas InfoLib dan mereka yang memerlukan serta kaedah mempromosi BLIS serta berkongsi pengalaman dalam bidang kepustakawanan di luar InfoLib.

2.16 Penglibatan dengan Persatuan Pustakawan Malaysia (PPM) Bagi membina kerjasama dengan perpustakaan lain di Malaysia, menambah pengetahuan, pendedahan dan peluang mengikuti aktiviti dalam bidang kepustakawanan maka petugas InfoLib terlibat dengan PPM dan memainkan peranan dalam Jawatankuasa Tetap Perpustakaan Khusus dan Ahli Majlis PPM. Terlibat aktif dengan penganjuran persidangan, seminar, bengkel, lawatan dan pelbagai yang melibatkan bidang kepustakawanan. InfoLib juga pernah memenangi Anugerah Perpustakaan Cemerlang PPM 2009 kategori perpustakaan kecil.

2.17 Penglibatan dengan majlis/acara Bernama dan lain-lain Petugas InfoLib menyertai dan menyumbang aktif kepada pelbagai aktiviti dan diberi kepercayaan menyelenggarakan aktiviti anjuran Bernama/KPKK/pihak luar. Ini merupakan satu pendedahan, meningkatan keyakinan diri serta pengetahuan petugas InfoLib dengan itu mereka dapat memberi perkhidmatan yang lebih baik. Penyertaan ini juga dapat membina kerjasama dengan petugas Bernama yang lain agar mereka lebih memahami peranan InfoLib dan mudah jika memerlukan bantuan di antara satu sama lain.

2.18 Jamuan hujung tahun/ucapan Jamuan hujung tahun biasanya diadakan sempena sambutan Hari Raya dan sebagai jamuan untuk pengguna InfoLib sebagai tanda terima kasih atas sokongan yang

Hasnita Ibrahim


diberikan dan sebagai promosi kepada InfoLib. Semasa perayaan pula InfoLib akan menghantar poster ucapan kepada pengguna InfoLib.

2.19 Pengekalan kualiti Kalendar tahunan disediakan pada setiap hujung tahun agar perancangan awal boleh dilakukan dan petugas InfoLib juga mengetahui mengenai program tersebut. Terdapat 2 dokumen Manual Prosedur Kerja Bernama berserta Arahan Kerja. Setiap petugas mempunyai Fail Meja (FM) sebagai panduan tugas harian dan tugasan yang lebih sistematik dan mudah jika berlaku pertukaran petugas. Setiap tugasan telah diwujudkan Arahan Kerja secara terperinci. Merupakan salah seorang penyelaras FM di peringkat Bernama dan KPKK. Menghasilkan garis panduan yang berkaitan dengan tugasan agar kualiti produk dipelihara dan maklumat/data yang direkod adalah seragam. Bagi mendapat pengiktirafan terhadap produk Bernama, kejayaan bermakna Kumpulan KIK (Kumpulan Inovatif Kreatif)Bernama (melibatkan 7 petugas InfoLib) iaitu Kumpulan Whopedia yang mempersembahkan produk BLIS telah mendapat johan dalam Konvensyen ICC (Innovative Creative Circle) Perpustakaan SeMalaysia 2011 ke 3 di Langkawi; mendapat Anugerah Emas semasa Konvensyen ICC dan QE, Wilayah Tengah; dan mendapat 3 bintang dan Anugerah 10 Kumpulan Terbaik daripada 36 kumpulan bagi Kategori Sektor Awam semasa Konvensyen ICC Kebangsaan 2011 anjuran MPC. InfoLib terlibat dengan pameran sempena Hari Q (Kualiti)/Hari Inovasi anjuran Kementerian Penerangan Komunikasi dan Kebudayaan (KPKK). InfoLib telah memenangi Anugerah "Penggunaan ICT" (2006), "Bahagian Terbaik" (2007), “Petugas Cemerlang Kumpulan (II) - Halim Ariffin” (2008) dan “Keceriaan Pejabat - naib juara”(2012).

Menghasilkan statistik pencapaian perkhidmatan dan koleksi secara bulanan adalah penting sebagai kayu pengukur kepada perkhidmatan serta langkah penambahbaikan perkhidmatan InfoLib, penyediaan laporan, justifikasi kepada permohonan peruntukan bahan/aktiviti dan ditampal di perpustakaan sebagai testimoni kepada pengguna. Untuk penghasilan pelbagai aktiviti dan dapat bekerja dalam satu pasukan, pembahagian tugas telah ditetapkan pada setiap hujung tahun. Mengadakan jamuan jika terdapat berita gembira untuk dikongsi dan mengamalkan minum pagi bersama-sama secara bulanan, jamuan sebelum berpuasa dan menganjurkan aktiviti bersama agar dapat mengeratkan kerjasama di antara satu sama lain. Gotong royong mengemas ruang kerja diadakan dari semasa ke semasa agar memastikan suasana kerja selesa dan tidak berserabut. Setiap bulan laporan ringkas mengenai aktiviti mengenai InfoLib akan disediakan untuk dilaporkan semasa mesyuarat pengurusan Bernama dan laporan tahunan. Petugas InfoLib digalakkan untuk menghadiri latihan dan pendedahan mengenai tugasan, bidang kepustakawanan, pentadbiran dan kemahiran ICT. Minima seorang petugas perlu menghadiri 7 hari latihan sepanjang tahun. Menerima lawatan dari organisasi kerajaan dan swasta dari semasa ke semasa. Kesempatan ini diambil untuk memperkenalkan InfoLib dan mempromosi BLIS serta bertukar pendapat, berkongsi pengalaman serta melihat kejayaan perpustakaan lain.



Lawatan bagi petugas InfoLib juga perlu agar dapat memberi pendedahan tentang persekitaran kerja dan amalan yang baik perpustakaan lain di Malaysia dan mengadaptasi amalan terbaik perpustakaan lain yang bersesuaian dengan perpustakaan sendiri bagi mencapai kecemerlangan.

3. PENUTUP Amalan terbaik boleh menghasilkan kejayaan kepada sesebuah perpustakaan berkaitan rapat dengan pengetahuan, kemahiran, kreativiti, kerjasama, usaha, perancangan/pengurusan baik/teliti, sikap, serta amalan positif yang lain. Walaupun usaha dijalankan nampak kecil tetapi impak jangka panjang dapat dirasakan. Setiap yang kita lakukan menampakkan hasil dengan peningkatan statistik dan kejayaan perpustakaan kita. Wujudkan target dalam tugasan/aktiviti yang dijalankan, oleh itu kita akan berusaha mencapainya.

Walaupun tidak mempunyai perbelanjaan yang besar, sesuatu aktiviti itu tetap boleh diadakan dengan berfikiran kreatif dan mengunakan sumber/kemudahan yang sedia ada. Oleh itu tentukan aktiviti berskala kecil atau besar. Setiap kejayaan di perpustakaan boleh meningkatkan keyakinan pihak pengurusan untuk memberi dan menambah peruntukan untuk sentiasa menjadikan perpustakaan kita terus maju dan sekaligus perkhidmatan dapat dipertingkatkan serta dapat menyumbang semula kepada organisasi. RUJUKAN Hasnita, Ibrahim. (2008). Encouraging users at bernama library & information centre via

organized activities. Conference on Customer-Focused Culture. Organised by PSZ, University Technology of Malaysia.

Hasnita, Ibrahim. (2011). Aktiviti galakan membaca dan penggunaan perpustakaan di Pusat Maklumat & Perpustakaan (InfoLib) Bernama.Bengkel Program Galakan Membaca. Anjuran Jawatankuasa Tetap Perpustakaan Khusus, Persatuan Pustakawan Malaysia dan Perpustakaan IDFR (Institut Diplomasi dan Hubungan Luar Negeri).

Portal Pusat Maklumat dan Perpustakaan Bernama. Retrieved from http://infolib.bernama.com.

Pusat Maklumat dan Perpustakaan Bernama. Laporan Anugerah Perpustakaan Cemerlang, Persatuan Pustakawan Malaysia (2009). (Jilid 1 – Bah.A dan Jilid 2 – Bah. B).





ELECTRONIC DATABASES SUBSCRIPTION RATIONALISATION AND

OPTIMISATION INITIATIVE

Laili Ashikeen Awang Puteh

Librarian PETRONAS Petroleum Resource Centre, Level 4 Tower 1, PETRONAS Twin Towers,

Kuala Lumpur City Centre, 50088 Kuala Lumpur, Malaysia. [email protected]

ABSTRACT Library expenses have increased over the past ten years as both the volume and range of library services have expanded. Libraries from across the various sectors now expect cost rationalisation over the next three years. Libraries have to think strategically and re-visit the types and level of services they provide in supporting their organisation's missions. This paper will address 4 core issues relating to electronic databases subscription which are pertinent to libraries : 1) strategic information needs through securing a quality portfolio of subscribed services;2) how to optimise utilisation of subscribed services within the organisation; 3) how can cost and leakages be reduced by eliminating redundant and duplicated resources; and finally 4) how library can play a role through subscription licensing to resolve issues of copyright infringement caused by illegal sharing of access and broadcasting of copyrighted information. Case study on lessons learned from PETRONAS Petroleum Resource Centre initiative on its subscription services rationalisation and optimisation are presented. Keywords: PETRONAS; rationalisation; optimisation; library; electronic databases. ABSTRAK Dalam menyusun strategi kepada kemantapan sumber maklumat kepada pengguna, khususnya dalam keadaan prestasi kewangan semasa sesebuah organisasi dan perbelanjaan yang semakin meningkat, peranan Perpustakaan turut penting. Perpustakaan seharusnya turut bertanggungjawab untuk menyumbang secara positif kepada pembangunan sumber maklumat yang menepati kehendak organisasi. Perpustakaan juga perlu berusaha secara berkesan meningkatkan nilai tambah dalam perbelanjaan sumber maklumat untuk sesebuah organisasi. Kertas kerja ini akan menghuraikan empat isu utama berkenaan langganan kepada sumber maklumat elektronik oleh perpustakaan: 1) keperluan maklumat strategik melalui langganan sumber maklumat yang berkualiti; 2) bagaimana untuk mengoptimumkan penggunaan sumber maklumat yang dilanggan oleh organisasi; 3) pengurangan pembaziran kos



yang disebabkan pertindihan maklumat yang sama; 4) peranan perpustakaan di dalam menangani isu pelanggaran hak cipta melalui perkongsian akses dan pengedaran maklumat di bawah hak cipta. Kajian kes mengenai pengalaman PETRONAS Petroleum Resource Centre terhadap langganan sumber maklumat disertakan. Kata kunci: PETRONAS, perpustakaan, sumber maklumat elektronik. 1. INTRODUCTION PETRONAS, the acronym for Petroliam NasionalBerhad is a national oil and gas company which was incorporated on 17 August 1974. It vested with the entire ownership and control of the petroleum resources in the country. It has since grown from merely being the manager and regulator of Malaysia’s upstream sector into a fully integrated oil and gas corporation, ranked among the FORTUNE Global 500 largest corporations in the world. PETRONAS business is dynamic, covering end to end of oil & gas industry value chain. PETRONAS business is divided into three main categories, Exploration & Production, Gas & Power& Downstream. Exploration & Production is responsible to develop and add value to the hydrocarbon resources. Gas & Power is focusing on LNG business, infrastructure, utilities and power business. Downstream role is to add value to petroleum resources in refining & trading, marketing and petrochemicals. 2. PETROLEUM RESOURCE CENTRE (PRC) Petroleum Resource Centre or better known as PRC supports the PETRONAS aspirations in becoming global energy champion by providing quality information services to 45,000 PETRONAS staff worldwide. PRC primary goal is to acquire and make available information resources which are needed to support the business activities of the organisation PRC plays a major role as a budget controlling department of information resources for PETRONAS Holding companies. The role provides PRC an avenue to consolidate budget needs for acquisition of information resources by each department. This includes advisory on what to add or reduce or optimise. PRC also coordinate and facilitate the processes of soliciting and acquiring information resources for PETRONAS groups. 3. SUSBCRIPTION TO ELECTRONIC DATABASES – HOW IT STARTED PETRONAS management had raised their concerns on the group wide spending on e-databases subscription which is increasing and hints of rising further. The e-databases budget allocation for 2011 alone is 25% higher than 2010. PETRONAS subscription to e-databases is categorised into three categories namely Trading Tools & Data, Subsurface Data and Strategic News and Analysis. PRC has proactively taken the lead to collaborate with the Corporate Strategic Planning Department to address the management’s concern by embarking into this Rationalisation & Optimisation Initiative. A survey was conducted among users from various businesses and key issues identified pertaining to e-databases subscription group wide are as follows;

1. Insufficient resources 2. High cost for e-databases subscribed independently by business units 3. Subscribed resources not fully optimised

Electronic Databases Subscription Rationalisation and Optimisation Initiative


4. Copyright infringement A focal person from each business was appointed to advise the project team with respect to current services subscribed by their business and their expectation on strategic & quality subscribed services. 4. GETTING BUY-IN: CONDUCT PRE-WOKRSHOP ON RATIONALISATION AND OPTIMISATION INITIATIVE A workshop was conducted with the appointed focal persons and the project team managed to achieve the followings;

1. Captured true cost of all subscriptions group wide 2. Created master list of subscribed electronic databases group wide 3. Identified redundancies and rationalisation 4. Improved process for PRC to manage the subscriptions group wide

A comprehensive portfolio of information was also developed during the workshop covering all areas of the energy industry to assist organization in delivering better strategies and make informed decision making.

Illustration 1

The results derived from the workshop haveshaped the direction of the initiative (Illustration 1). The directions are as follow;

1. To address PETRONAS’ Group strategic information needs through securing a quality portfolio of subscribed services

2. To optimize utilization of subscribed services within the Group 3. To reduce cost leakages by eliminating redundant and duplicated

resources

NEWS, ANALYSIS

AND INSIGHTS

Geopolitics

Finance and

economics

Oil and gas development

s

SustainabilityTechnology

Competitor analysis

PETRONAS in the News



4. To resolve issues of copyright infringement caused by illegal sharing of access and broadcasting of copyrighted info

5. QUICK WIN TO DEVELOP STRATEGIC PORTFOLIO OF SUSBCRIBED SERVICE The project team has evaluated the three categories of e-databases subscribed by group wide which are Trading Tools & Data, Subsurface Data and Strategic News and Analysis. The quick win for this initiative is to optimize Strategic News and Analysis as these services are used across businesses. The initial move to optimize Trading Tools and Data is not possible due to the nature of the services. Custodians of Subsurface Data package are satisfied with the current portfolio and optimisation opportunities are limited. 6. CORPORATE SUBSCRIPTION MODEL The project team recommended Corporate Subscription Model as the solution. This model offers better prices when services are packaged together, more comprehensive portfolio covering more areas/sectors, information is accessible group wide not just within individual units and eliminate copyright issues as access is paid for a larger number of users. A comparative analysis conducted on five proposals from service providers and the areas that the project team look into are the coverage of the services, credibility of the service providers, price and flexible terms of access. According to Susan McMullen (2006), methodology for evaluation of e-databases should include an analysis of user needs, analysis of vendor policies and standards, and analysis of the content quality and quantity of the databases. It is helpful to use worksheets and checklists that allow easy visual comparisons to be made among competing products, and to ensure that all vital concerns are addressed.

Illustration 2



The project team presented to the management on the recommended solution and delivered the key message of benefits in adopting the corporate subscription approach (Please take note that the cost used in Illustration 2 is fictitious and is used to model the cost efficiency of corporate subscription approach). Based on this model, it shows that with marginal increase in cost but increase number of users the corporate subscription is able to decrease cost per user compared to limited users and subsequently will eliminate the copyright infringement. The second recommendation is to opt for yearly contract renewal in view of minimal increase in cost, flexibility and period of familiarisation by users. The possibilities of change of business direction also lead to this decision. 7. PRIMARY PRINCIPLES OF COPRORATE SUSBCRIPTION MODEL The primary principle for corporate subscription is elimination of copyright infringement with the provision of comprehensive portfolio of information services to meet the business needs. As a Fortune 500 company, the business integrity is at risk by infringing copyright. The execution of corporate subscription does not totally neglect the niche requirements by businesses. They are empowered to decide on the services that meet their niche requirements. A two tier Review Panel was setup and Tier I Review Panel’s role is to advise and approve Corporate Subscription package (Strategic News & Analysis). Tier II Review Panel role is to advise on and approve subscriptions for specific business data & information services (trading tools and data, subsurface data, and other niche subjects). PRC is acting as the Secretariat in assisting both Review Panels. Below is the sample of Terms of Reference for the established Review Panel. The Terms of Reference of Review Panel differentiate jurisdiction over collective and specific business needs. Tier I: Group 1. The panel should discuss their collective needs and across

business requirements to eliminate redundant or repetitive subscriptions of electronic information databases.

2. The panel will pursue enterprise-wide subscriptions covering oil and gas industry news, data and analysis.

3. The panel will continue to engage the service providers to derive value-added services e.g. speaker presentations, event invitations, special reports, etc.

4. The panel should continue to meet on a semi-annual basis before the planning cycle to review the information needs of the Group.

5. The conclusions of the panels are to be forwarded to PRC who will consolidate and renew, negotiate, dismiss or subscribe to new services according to the panels’ requirements.

Tier II: Business 1. Chairpersons of each panel to appoint members.

2. The panel should discuss their collective needs across business requirements to eliminate redundant or repetitive subscriptions of electronic information databases.

3. The panel will pursue subscriptions specific only to their business outside the scope of the enterprise-wide corporate subscription.

4. The panel will continue to engage the service providers to



derive value-added services e.g. speaker presentations, event invitations special reports, etc.

5. The panel should continue to meet on an semi-annual basis before the planning cycle to review the information needs of the grouping.

6. The conclusions of the panels are to be forwarded to PRC who will consolidate and renew, negotiate, dismiss or subscribe to new services according to the panel’s requirements.

Secretariat: PRC

1. PRC will consolidate and renew, negotiate, dismiss or subscribe to new services according to the panels’ requirements.

2. PRC to manage the master list of databases for PETRONAS Groupwide.

3. PRC to provide advisory on selection of databases to optimize the service utilization Groupwide.

4. PRC to carry out enhanced user training programs to maximize utilization of databases.

8. PRC GOVERNANCE ROLE In the ongoing efforts to control escalating costs for library resources, librarians often focus only on the purchase or subscription price of a resource and the annual inflation rates. Though these are important factors, the price libraries pay for a resource is not the only measure of its cost. The time acquisitions personnel spend negotiating with vendors, running and initiating trials, activating new packages, reviewing licenses, and engaging in other activities are also significant, though often overlooked, cost components. These behind-the-scenes activities constitute “administrative churn” that is just as costly, and in some cases more so, than the more visible and familiar initial acquisition costs (Carmelita Pickett, 2011) The management has mandated PRC to play an active role in governance for this initiative. This is the starting point for PRC to enhance its role in terms of managing subscribed services. The administrative task has been centralised at PRC and all new services need to go through stringent approvals process via Review Panels. PRC is also aggressively promoting the services so that they are fully optimised by users. A series of ‘Industry Expert Talk’ are carried out with the analysts from the service providers to share the industry insights and to develop a good working network with PETRONAS users. 9. KEYRESULTS The Rationalisation and Optimisation initiative has resulted with cost reduction of 23% for subscribed services group wide. This has been achieved through mapping of current subscribed services against the corporate subscription and the business agreement to discontinue duplicate services. The rationalisation of existing subscribed services will be the on-going exercise where businesses are required to discontinue services which duplicate the corporate subscription. This initiative also contributes to the total elimination of copyright infringement issue through the corporate subscription model because the services are paid for all users.



Some users in the organisation are not aware that their practise of sharing IDs between colleagues is infringing the copyright. PRC has a role to educate users and help them meet their business needs without compromising on the quality of information that they get. Corporate subscription helps a lot in eliminating the issues among users.

Users are now aware on the availability of e-databases which are subscribed under corporate initiative and also niche services subscribed by businesses through PRC innovative marketing strategy. The services are fully optimised and have shown an increasing utilisation throughout the subscription period.

PRC also has strengthened its role and visibility by administering the corporate subscription. It not only manage to achieve cost reduction in subscription but also saving in terms of reducing the administrative churn by centralising the processes of negotiation with vendor, negotiating licensing terms, product familiarisation session and marketing and promotions of subscribed e-databases. 10. CONCLUSION Eventually this initiative had strengthened PRC relevancy to PETRONAS Management and has significantly played a bigger role in ensuring the organisation information needs. The initiative has maximised the value of budget expenditure of the subscribed services to the next level. PRC will play an active role in ensuring the users are complying with the intellectual property and to assist them in any way to better use the information provided. Notably, a corporate resource centre should always position itself to be a governing unit to administer the subscribed services and to ensure that this services is a comprehensive portfolio for all group of users and the amount invested is reasonably priced for its deliverables and value to the users. REFERENCES McMullen, S., Brennan, P. B. M., Burkhardt, J. M. & Wallace, M. (2006). Collection

development strategies for online aggregated databases. Handbook of Electronic and Digital Acquisitions (Pages 61-90). Philadelphia, Penn.: Haworth Press.

Our Business (2013). Retrieved from www.petronas.com.my. Pickett, C. (2011).Eliminating administrative churn: the “big deal” and database

subscriptions. Serials Review, 37(4), 258-261. Retrieved from www.elsevier.com. Petroleum Resource Centre (2013). Retrieved from

http://www.myprecise.petronas.com.my.





KERJAYA PUSTAKAWAN DALAM MEMARTABATKAN BAHASA, SASTERA DAN BUDAYA MELAYU

Wan Khairoslinda Wan Mohd Khairi & Salim Md Zin

Pustakawan

Pusat Dokumentasi Melayu, Dewan Bahasa dan Pustaka, 50460 Kuala Lumpur, Malaysia.

[email protected]; [email protected]

ABSTRACT This paper describes various challenging tasks and responsibilities of librarian Pusat Dokumentasi Melayu (PDM), Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP) in carrying out exhibitions. In order to disseminate information to the user or researcher, exhibition is a major activity performed by librarians PDM. Through the process of preparing storyboards and further research on a particular subject (especially in language and Malay literature), information transmitted through exhibition can be delivered to the researcher or group of targets quickly and accurately.In general, the purpose of the exhibition are to (i) disseminate information to the public in an effort to improve, enhance and showcase self-esteem and image of the Malaysian race, (ii) strengthen the vanity of the Malay language as the national language, (iii) strengthen the nation unity through the national language, (iv) heighten the role of the national language, and (v) to promote participation of diverse communities of all ages. Through a culture of innovation in the performance of daily duties has made a career librarians more creative to in the efforts of improving the improve productivity and quality through exhibition activities. PDM librarian efforts in promoting the language, literature and culture of the Malay shown in 180 exhibitions. The exhibition can be categorized into three types, namely the permanent exhibitions, temporary exhibitions and roadshows. Through exhibitions PDM librarians also constantly innovates new approach in enhancingthe image of DBP, and make DBP as an educational brand. DBP image is reflected through five oustanding exhibition, the Bulan Bahasa Kebangsaan (BBK) exhibition, Anugerah Sastera Negara (ASN) exhibition, MABBIM exhibition, Korban Kasih Dua Benua exhibition, and Lukisan Ireland Exhibition. The five exhibitions illustrate the role and importance of PDM librarian career in promoting the language, literature and culture of the Malays.



Keywords: Career librarian; exhibitions; dissemination of information; library activities; special libraries; innovation, Malaysia ABSTRAK Kertas kerja ini menjelaskan pelbagai tugas yang mencabar dan tanggungjawab pustakawan Pusat Dokumentasi Melayu (PDM), Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP) dalam melaksanakan kegiatan pameran. Dalam usaha menyebarkan maklumat kepada para pengguna atau penyelidik pameran merupakan satu kegiatan utama yang dilakukan oleh pustakawan PDM. Melalui proses penyediaan papan cerita dan penyelidikan lanjutan terhadap subjek tertentu (khususnya dalam bidang bahasa dan persuratan Melayu), maklumat yang disalurkan melalui pameran ini dapat disampaikan kepada para penyelidik atau kumpulan sasaran dengan cepat dan tepat. Secara umumnya tujuan pameran diadakan adalah untuk (i) menyebarluaskan maklumat kepada masyarakat dalam usaha untuk memantapkan, memperkukuh dan mempamerkan jati diri dan citra bangsa Malaysia; (ii) menguatkan rasa megah terhadap bahasa Melayu sebagai bahasa kebangsaan; (iii) mengeratkan dan memperkukuh perpaduan bangsa melalui bahasa kebangsaan; (iv) menyemarakkan peranan bahasa kebangsaan sebagai tonggak pembinaan negara bangsa serta; (v) menggalakkan penyertaan masyarakat pelbagai kaum pada semua peringkat usia. Penerapan budaya inovasi dalam pelaksanaan tugas harian telah menjadikan kerjaya pustakawan lebih kreatif bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti melalui kegiatan pameran. Ternyata pustakawan PDM dapat menguasai kemahiran yang setanding dengan pempamer profesional yang lain dalam melaksanakan tugas. Usaha pustakawan PDM dalam memartabatkan bahasa, sastera dan budaya Melayu dibuktikan dalam sebanyak 180 pameran yang dilaksanakan dengan jayanya. Pameran tersebut meliputi tiga jenis iaitu pameran tetap, pameran sementara dan pameran bergerak. Menerusi aktiviti pameran juga pustakawan PDM sentiasa berinovasi mencipta pendekatan baharu dalam melaksanakan tanggungjawab demi meningkatkan citra DBP dan menjadikan DBP sebagai satu jenama ilmiah. Citra DBP ini terserlah melalui lima pameran yang dilaksanakan dengan cemerlangnya iaitu Pameran Bulan Bahasa Kebangsaan (BBK), Pameran Anugerah Sastera Negara, Pameran Majlis Bahasa Brunei Darussalam-Indonesia-Malaysia (MABBIM), Pameran Korban Kasih Dua Buah Benua, dan Pameran Lukisan Ireland. Ternyata kelima-lima pameran tersebut memperlihatkan peranan dan kepentingan kerjaya pustakawan PDM dalam memartabatkan bahasa, sastera dan budaya Melayu. Kata kunci: Kerjaya pustakawan; pameran; penyebaran maklumat; aktiviti perpustakaan; perpustakaan khusus; inovasi, Malaysia. 1. PENGENALAN Peranan dan tanggungjawab pustakawan dalam kerja-kerja pendokumentasian dan penyebaran maklumat sangat penting demi perkembangan ilmu pengetahuan, dan pembinaan tamadun bangsa. Sehubungan itu, keberadaan (availability) koleksi dan fungsi perpustakaan hanya dapat dilestarikan oleh kerjaya kepustakawanan. Bersesuaian dengan perkembangan ilmu dan penyelidikan dalam persuratan Melayu, perpustakaan Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP) dinaikkan taraf menjadi Pusat Dokumentasi Melayu (PDM) pada 12hb. Ogos 1993 bagi memperluas peranannya untuk menjadi sebuah pusat rujukan kepustakaan Melayu terulung di dunia. Cadangan ini diusulkan oleh mantan Timbalan Ketua Pengarah DBP, Prof. Dr. Nik Safiah Karim (kini Prof. Emeritus Datuk) semasa Seminar Serantau Dokumentasi Bahasa Melayu dan Kesusasteraan, anjuran DBP pada tahun 1990 (Rohani 2009; 193).

Kerjaya Pustakawan dalam Memartabatkan Bahasa, Sastera dan Budaya Melayu


Penubuhan perpustakaan sebagai salah satu bahagian yang terawal di DBP memperlihatkan kepentingan pengumpulan khazanah persuratan Melayu bukan sahaja untuk aktiviti penyelidikan yang berkaitan dengan masyarakat Melayu, tetapi juga untuk diwarisi oleh generasi akan datang agar mereka mengenali tamadun bangsa. Oleh itu, setiap karyawan di PDM, khususnya pustakawan perlu melaksanakan tugas dan tanggungjawab bagi merealisasikan matlamat dan visi DBP. Antara tugas pustakawan di PDM ialah (i) membina dan memelihara koleksi bahasa dan kesusasteraan Melayu dalam pelbagai bentuk dan jenis; (ii) menjadi pusat rujukan maklumat berkaitan persuratan Melayu melalui rangkaian kerjasama dengan institusi dan organisasi sama ada di dalam dan luar negara; (iii) membina dan memastikan maklumat persuratan Melayu tersebar luas dengan cara yang lebih sistematik; (iv) memastikan pendokumentasian koleksi dilakukan seiring dengan hasrat dan matlamat DBP; dan (v) membina dan menguruskan koleksi Muzium Bahasa dan Persuratan Melayu bersesuaian dengan perkembangan bahasa, sastera dan budaya Melayu agar dapat dijadikan khazanah warisan bangsa untuk generasi kini dan akan datang.

2. KERJAYA PUSTAKAWAN Seiring dengan matlamat DBP dan keperluan kepustakaan Melayu, elemen kreativiti dan inovasi perlu dimiliki oleh setiap pustakawan yang bertugas di PDM. Hal ini diakui oleh Allahyarham Dato’ Dr. Haji Hassan Ahmad, mantan Ketua Pengarah DBP. Beliau menyatakan bahawa DBP merupakan organisasi yang unik berdasarkan fungsi utamanya dalam pembangunan bahasa, kesusasteraan Melayu dan pendokumentasian yang berada di bawah satu bumbung. Tidak ada lagi organisasi-organisasi lain di dunia yang sama seperti DBP. Keunikan DBP terserlah kerana ia mendukung cita-cita negara dalam mencapai sebuah institusi perancang bahasa dan kesusasteraan, penerbitan dan institusi penyelidikan untuk keperluan bahasa dan kesusasteraan Melayu. Justeru, fungsi dan keperluan PDM amat berkait rapat dengan aktiviti penyelidikan yang dirancang dan ditangani oleh karyawan DBP yang lain (Rohani 2009; 199). Sehubungan itu, tugas dan tanggungjawab pustakawan PDM juga semakin luas bersesuaian dengan penubuhan dan perkembangan DBP. Kerjaya pustakawan di PDM dilihat agak berbeza jika dibandingkan dengan tugas pustakawan di institusi-institusi lain di Malaysia. Keunikan kerjaya ini memerlukan elemen kreativiti dan inovasi diamalkan oleh setiap pustakawan khususnya dalam tugas-tugas pendokumentasian dan penyebaran maklumat. PDM selaku organisasi yang bertanggungjawab menghasilkan pameran bagi setiap aktiviti di DBP memainkan peranan yang besar dalam menyampaikan maklumat dan pendidikan yang berkesan kepada masyarakat. 3. PAMERAN SEBAGAI ALAT PENYEBARAN MAKLUMAT Bagi menyebarkan maklumat kepada para pengguna atau penyelidik, aktiviti pameran merupakan satu aktiviti utama yang perlu dilakukan oleh pustakawan PDM. Pada peringkat awal, pengurusan pameran di PDM mengalamikesukaran kerana tiada tenaga kepakaran khusus untuk melaksanakannya. Namun, penerapan budaya inovasi dalam pelaksanaan tugas harian telah menjadikan pustakawan lebih kreatif dalam setiap langkah dan tindakan bagi meningkatkan produktiviti, dan kualiti melalui aktiviti pameran. Pustakawan di PDM dapat menguasai tugasan mempamer dan kemahiran yang setanding dengan pempamer profesional yang lain dalam melaksanakan tugas. Menerusi aktiviti pameran juga, pustakawan PDM sentiasa berinovasi mencipta pendekatan baharu dalam melaksanakan tanggungjawab demi meningkatkan citra DBP dan usaha menjadikan DBP sebagai satu jenama ilmiah.



3.1 Objektif pameran Secara umumnya, tujuan pameran diadakan untuk (i) menyebarkan maklumat kepada masyarakat dalam usaha untuk memantapkan, memperkukuh dan mempamerkan jati diri dan citra bangsa Malaysia; (ii) meningkatkan rasa megah terhadap bahasa Melayu sebagai bahasa kebangsaan; (iii) mengeratkan dan memperkukuh perpaduan bangsa melalui bahasa kebangsaan; (iv) menyemarakkan peranan bahasa kebangsaan sebagai tonggak pembinaan negara bangsa serta; (v) menggalakkan penyertaan masyarakat pelbagai bangsa pada semua peringkat usia. Seiring dengan peningkatan pendidikan dan taraf hidup, pameran merupakan suatu kegiatan yang memaparkan pelbagai maklumat dalam pelbagai bidang kepada masyarakat. 3.2 Jenis pameran Aktiviti pameran di PDM dapat dibahagikan kepada tiga jenis, iaitu pameran tetap, sementara dan bergerak. Pameran tetap menyajikan koleksi karya sesuatu tema secara berkala yang ditatarias berdasarkan konsep tertentu dan diselenggarakan oleh sesebuah organisasi. Lazimnya, tempoh minimum pameran tetap berlangsung selamatiga bulan. Pameran sementara dilaksanakan berdasarkan satu tema tertentu atau beberapa tema yang berlainan dalam jangka masa yang lebih singkat. Tempoh minimum pameran sementara bergantung pada matlamat pihak urus setia dan selalunya tidak melebihi 30 hari. Sementara pameran bergerak menyajikan koleksi karya dari dalam atau luar organisasi dengan kerjasama pihak lain dalam tempoh tidak melebihi sepuluh hari. 3.3 Tatacara penyediaaan pameran Usaha mengadakan pameran bukanlan suatu tugas yang mudah. Proses persiapan pameran mengambil kira semua aspek, terutamanya dalam melakukan penyelidikan awal, menyediakan papan cerita, merancang, mereka bentuk dan menyusun atur berdasarkan konsep persembahansertamenentukan jenis pameran. Rajah 1, memberi panduan kepada setiap pustakawan PDM dalam merancang dan melaksanakan pameran dengan baik sama ada pameran tetap, sementara ataupun pameran bergerak. Pelbagai jenis bahan rujukan perlu diberi perhatian dan diteliti bagi menjamin pameran yang bakal diadakan tidak bertentangan dengan fakta yang sebenar. Kesilapan pustakawan dalam menganalisis maklumat pada peringkat awal akan membawa kepada kesilapan fakta yang berpanjangan, seandainya pengunjung menggunakan maklumat tersebut tanpa melakukan sebarang penyelidikan lanjut bagi menentukan kesahihannya. Apabila penyelidikan awal terhadap subjek tertentu, khususnya dalam bidang bahasa dan persuratan Melayu selesai dilakukan, pustakawan seharusnya berupaya menyediakan papan cerita. Penyediaan papan cerita merupakan aspek utama yang dapat memastikan aliran cerita sesebuah pameran berada pada landasan yang betul dan difahami oleh pengunjung atau pelawat yang melihat pameran yang dianjurkan. Kegagalan menyediakan papan cerita yang betul dan lancar akan menyebabkan sesebuah pameran sukar difahami dan meninggalkan kesan yang negatif kepada pelawat.



Rajah 1. Carta aliran kerja untuk tugas pustakawan di Unit Pameran

Penyediaan papan cerita membantu tugas pustakawan dalam menentukan bahan yang akan dipamerkan. Jadual 1 berikut ialah contoh ringkasan papan cerita yang dihasilkan oleh pustakawan PDM sempena majlis Anugerah Sastera Negara Ke-10. Berdasarkan papan cerita yang dihasilkan, pustakawan harus memastikan kuantiti dan ukuran gambar adalah bersesuaian bagi menyokong sesuatu peristiwa atau keterangan untuk sesuatu pameran. Kesesuaian ukuran ini bergantung pada jenis dan peralatan pameran yang dimiliki atau sedia ada. Pemilihan warna dan tema pameran juga perlu difikirkan agar keseluruhan suasana pameran yang dirancang kelihatan menarik.

Tidak

Mula

Terima permohonan/ Cadangan pameran

Rancang pengurusan pameran

Tubuh kumpulan kerja pameran

Bantu sediakan reka bentuk pameran

Setuju

Mohon bahan pameran

Cetak bahan pameran

A

Tamat

Ya

Komen

A

Sediakan maklumat/bahan untuk promosi pameran

Sediakan bahan/kerja pameran

- Mounting

gambar/teks - Melekatkan

kapsyen - Memasang panel

pameran - Menyusun bahan

pameran

Prebiu pameran

untuk majlis

Mengemas dan menyimpan bahan di Stor Khas

Mengkatalog/ mengelas bahan pameran yang

selesai

Serahbahan pameran yang dikatalog untuk disimpan

semula di stor khas

Tamat

Cadangan Pembaikan

Perbaiki

Salah Perbaiki Semak

bahan

Betul



Langkah seterusnya, pustakawan perlu menyediakan pelan tapak pameran yang sesuai berasaskan papan cerita yang telah disediakan. Urusan mereka letak bahan pameran memberi kesan yang mendalam kepada pustakawan kerana susun atur pameran juga mempengaruhi dan menarik minat pengunjung untuk melawat ke pameran yang diadakan.

Rajah 2: Pelan tapak pameran

Pembinaan sesuatu pameran sama ada pameran yang bersaiz besar atau kecil memerlukan pustakawan PDM merancang perbelanjaan. Jumlah perbelanjaan merangkumi pembelian bahan pameran, peralatan untuk peragaan bahan-bahan pameran, khidmat nasihat juru runding dan belanja runcit. Contoh anggaran perbelanjaan pameran dapat diteliti pada Jadual 2.

Jadual 1. Ringkasan aliran cerita pameran Anugerah Sasterawan Negara yang ke-10

BIL. PERKARA DESKRIPSI BAHAN PERAGAAN

- Konsep Pameran Melayu kontemporari - - A Judul Pameran Potret Permata Terbilang

Judul dalam tulisan jawi dan rumi – latar belakang tekstur

kayu dan corak songket

- Teks dan gabungan warna yang bersesuaian

- Gambar Plak ASN

4 poster (panel lengkok)

B Aliran Cerita 1: Negara Mewah Sasterawan Mewah

Maklumat berkaitan sejarah Anugerah Sastera Negara (ASN) yang bermula pada 11 November 1977, oleh Dato’ Hussein Onn dan matlamat ASN.

- Gambar Tun Hussein Onn,

Dato’ Musa Hitam dan Plak ASN

- Gambar Bangunan DBP lama dan baru.

- Gambar/potret Sasterawan

1 poster (panel lurus)



BIL. PERKARA DESKRIPSI BAHAN PERAGAAN Negara semasa pengkaryaan

C Aliran Cerita 2: Potret Sasterawan Negara

Senarai nama sepuluh orang Sasterawan Negara yang meliputi tarikh lahir dan petikan teks ucapan semasa menerima ASN.

- Kolaj yang meliputi gambar-gambar Sasterawan Negara


D Aliran Cerita 3: Rentetan Kehidupan Sasterawan Negara 2009

Biodata Sasterawan Negara yang ke-10, Dato Dr. Anwar Ridhwan sehingga kini.

- Gambar-gambar semasa zaman kanak-kanak hingga kini

(dalam bentuk tera air/ watermark)

2 poster (Kolaj) (panel lurus)

E Aliran Cerita 4: Penganugerahan

Senarai anugerah yang diterima berserta tarikh.

- Rakaman gambar semasa menerima hadiah dan anugerah


F Aliran Cerita 5: Lakaran Mata Pena

Ulasan artikel berkaitan hasil pengkaryaan ASN yang ke-10, iaitu Hari-hari Terakhir Seorang Seniman dan Naratif Ogon shoto yang diterbitkan dalam majalah.

- Gambar berkaitan dengan hasil karya yang diterbitkan, antaranya seperti berikut:

Karya yang dihasilkan: - Parasit - Sesudah Perang - Tinta Pena - Naratif Ogon

shoto - Yang Menjelma

dan Menghilang - Arus - Hari-hari Terakhir

Seorang Seniman - Dunia adalah

Sebuah Apartmen Karya yang

diselenggara: - Kuntum Pertiwi

(buku 1) - Kuntum Pertiwi

(buku 2) - Kuntum Pertiwi

(buku 3) - Jati Diri Pasca

Asas 50 - Sudut Pandangan

dalamCereka


Jadual 2.Anggaran belanjawan untuk pameran potret permata terbilang



BIL DESKRIPSI SPESIFIKASI HARGA

(RM) JUMLAH

(RM)

1. Perbahanan – Peragaan Sistem Pop-up (Pop-up system Display) 1.1 Poster (panel lurus)

Saiz Keseluruhan : 282 sm (L) x 30.5sm (D)x 229.87

sm (T) – 1 set Saiz : 75 sm (L) x 228.46 sm (T) – satu

jalur JenisBahan : PVC dengan jalur magnetik Cetakan : 1440 dpi inkjet Kuantiti : 16 keping (8 keping poster)

450 7,200

1.2 Poster (panel lengkok)

Saiz 263 sm (L) x 30.5 sm (D) x 29.87 Keseluruhan : sm (T) (satu permukaan sahaja) Saiz Seunit : Lengkok Luar: 82.5 sm (L) x 228.46 sm (T) – satu

jalur Lengkok 69 sm (L) x 228.46 sm (T) – satu Dalam: jalur Jenis Bahan : PVC dengan jalur magnetik Cetakan : 1440 dpi inkjet Kuantiti : 5 keping (4 keping poster)

450 2,250

2. Roll-up Banner Saiz : 800 mm (L) x 2000 sm (T) JenisBahan : Yuppo paper Cetakan : 720dpi inkjet Kuantiti : 2 keping

400 800

3. Peragaan Binaan Struktur : Struktur Aluminium (Aluminium

Structure) Kuantiti : 2 set (untuk panel lurus)

2,200 4,400

4. Kos RekaBentuk + Pemasangan + Art Direction

- - 4,000

5. Panjar Runcit Keperluan hiasan untuk pameran 1,800 1,350

JUMLAH KESELURUHAN 20,000

Setiap pameran yang dianjurkan memberi impak kepada pembangunan minda dan intelek masyarakat. Dengan merujuk penghasilan lima pameran, iaitu pameran Bulan



Bahasa Kebangsaan (BBK), Anugerah Sastera Negara, MABBIM, Korban Kasih Dua Buah Benua, dan Lukisan Ireland, sudah tentu dapat memperlihatkan kepentingan kerjaya pustakawan PDM dalam memartabatkan bahasa, sastera dan budaya Melayu. 3.4 Pameran Bulan Bahasa Kebangsaan (BBK) Antara kegiatan utama yang dijalankan pada setiap tahun di peringkat kebangsaan ialah pameran Bulan Bahasa Kebangsaan (BBK).Sebagai contoh, pameran BBK 2009 memperlihatkan konsep laman ilmu sebagai simbolik kepentingan ilmu dan keindahan alam yang terangkum secara semula jadi dalam kehidupan insan. Penyatuan unsur ilmu dan alam telah dapat membangkitkan rasa teruja untuk menimba dan menghayati ilmu pengetahuan tanpa rasa jemu. Pameran BBK yang diadakan di Pusat Pelancongan Negeri Sarawak ini terbahagi kepada tujuh segmen, iaitu (i) sejarah dan perkembangan BBK; (ii) perkembangan bahasa Melayu; (iii) bahasa Melayu bahasa kebangsaan; (iv) Bahasa Melayu Nadi 1 Malaysia; (v) perkembangan DBP cawangan Sarawak; (vi) sudut koleksi Borneo dan (vii) sudut tinta Kenyalang. Kesemua segmen tersebut diterjemahkan dalam bentuk replika buku yang terdiri daripada lima susunan berbentuk separa bulatan yang menghala ke arah sebuah glob. Glob tersebut merujuk simbolik yang menunjukkan bahasa Melayu diiktiraf oleh institusi pengajian tinggi di seluruh dunia dengan pengwujudan bidang pengajian bahasa Melayu di universiti masing-masing. Selain itu, bagi memaparkan aktiviti kebahasaan dan kesusasteraan yang dilakukan oleh DBP dalam bentuk audiovisual, tayangan video juga disediakan sesuai dengan perkembangan semasa. Rakaman video yang ditayangkan adalah berkaitan dengan kegiatan bahasa dan sastera Melayu dan video korporat DBP, antaranya Ceramah Bahasa, Pertandingan Forum, Bulan Bahasa dan Sastera Negara (BBSN), Pertandingan Pantun, Baca Berirama dan beberapa tayangan video korporat. Bagi menggalakkan penggunaan bahasa Melayu yang betul dan memperkaya perbendaharaan kata bahasa Melayu dalam kalangan masyarakat, pertandingan “Juh Ngeja” dan kuiz Sumpit Maklumat berjaya diadakan dan mendapat sambutan yang sungguh menggalakkan. Perkataan “Juh” dalam bahasa Melayu Sarawak membawa maksud “Jom”, manakala perkataan “Ngeja” bererti “Mengeja”. “Juh Ngeja” dipilih bagi mendekatkan lagi masyarakat tempatan dengan budaya berbahasa Melayu yang betul dan mesra. 3.5 Pameran Anugerah Sastera Negara (ASN) Penganjuran pameran yang berbentuk korporat dan bertujuan meraikan ketokohan Sasterawan Negara (SN) seperti Anugerah Sastera Negara (ASN) juga memerlukan penglibatan pustakawan PDM untuk menghasilkannya. Penyajian maklumat tentang sejarah pengurniaan ASN oleh kerajaan Malaysia kepada sasterawan yang menulis dalam bahasa Melayu dan memberi sumbangan yang cemerlang dalam perkembangan kesusasteraan tanah air melalui hasil ciptaan yang bermutu tinggi. Sejak pencalonan pertama diumumkan pada tahun 1980, seramai 12 orang sasterawan menerima anugerah tersebut, iaitu Keris Mas (1981), diikuti Shahnon Ahmad (1982), Usman Awang (1983), A. Samad Said (1985), Arena Wati (1987), Muhammad Haji Salleh (1991), Noordin Hassan (1993), Abdullah Hussain (1996), S. Othman Kelantan (2003), Anwar Ridhwan (2009), Kemala (2012) dan Baha Zain (2013). Pemaparan rentetan kehidupan, penganugerahan, sumbangan sasterawan negara dalam genre yang diceburi dan beberapa lakaran mutiara kata turut digabungkan oleh pustakawan PDM dalam setiap pameran tersebut.



3.6 Pameran Korban Kasih Dua Benua Hasil penyelidikan dan kajian ilmiah yang diterjemah dalam bentuk pameran dapat memberikan fakta yang tepat kepada masyarakat. Pelbagai reaksi positif diterima melalui pameran tentang Natrah, Korban Kasih Dua Benua yang diadakan di Universiti Teknologi Malaysia (UTM), Jalan Semarak, Kuala Lumpur. Selain itu, melalui pemaparan fakta sejarah dalam bentuk gambar dan artikel, pameran tersebut berjaya meninggalkan kesan yang mendalam serta menimbulkan keterujaan kepada para pengunjungnya yang terdiri daripada pelbagai lapisan masyarakat. Keprihatinan masyarakat terhadap isu Natrah ini menjadi suatu petanda baik kepada kemakmuran negara, sekali gus menanam perasaan cinta akan tanah air. Manifestasi yang dipaparkan dalam pameran Natrah jelas menggambarkan pengorbanan dan perjuangan rakyat dalam mempertahankan agama, bangsa dan negara. Hal ini dapat memupuk semangat nasionalisme masyarakat, di samping berfungsi sebagai penyebar maklumat bergerak yang efisien kerana fakta yang dipamerkan dianalisis dan dikupas utuk pemahaman generasi kini. 3.7 Pameran Majlis Bahasa Brunei Darussalam – Indonesia - Malaysia (MABBIM) Sempena Seminar Kebahasaan sidang ke-52 MABBIM yang diadakan di DBP, pada 3-4 April 2013, pustakawan PDM turut bergabung tenaga dengan pihak jawatankuasa seminar dalam mengadakan pameran. Sebanyak 20 keping poster yang diperbuat daripada synthetic canvas diperagakan untuk pameran tersebut. Penubuhan MABBIM sebagai sebuah badan kebahasaan serantau, dianggotai oleh tiga negara, iaitu Negara Brunei Darussalam, Indonesia dan Malaysia. Pameran yang dihasilkan memperjelas wadah kerjasama kebahasaan MABBIM dalam misinya untuk membina dan mengembangkan bahasa rasmi atau bahasa kebangsaan, iaitu bahasa Melayu/Indonesia di ketiga-tiga buah negara anggota MABBIM untuk menjadi bahasa peradaban tinggi, bahasa ilmu, bahasa sains, bahasa teknologi moden, bahasa perusahaan, dan bahasa ekonomi. Sejajar dengan misinya, dua buah sidang berjaya ditubuhkan, Sidang Majlis dan Sidang Pakar. Sidang Majlis diadakan sekali setahun, dan pada kebiasaannya diadakan pada bulan Mac. Sidang ini membahaskan perkara dasar MABBIM, seperti hal-hal yang berkaitan dengan pedoman bahasa, tatacara kerja sidang, dan Rancangan Lima Tahun MABBIM. Manakala Sidang Pakar yang diadakan pada setiap bulan September dan diadakan sekali setahun pula membahaskan khusus hal-hal penyelarasan istilah dalam bidang secara subbidang tertentu. Tempat sidang digilir-gilirkan antara negara anggota. Penganjuran pameran ini secara tidak langsung dapat mengimarahkan seminar yang diadakan dan di samping memberi maklumat kepada para pengunjung akan kepentingan dan peranan MABBIM dalam membina tokoh peristilahan dalam kebahasaan, khususnya bahasa Melayu. Daya kreativiti dan kesungguhan pustakawan PDM dalam melakarkan maklumat MABBIM dalam bentuk poster turut sama membantu memperjuangkan kepentingan bahasa kebangsaan. 3.8 Pameran Lukisan Ireland Penglibatan pustakawan PDM bukan sahaja menyebarluaskan maklumat kebahasaan dan kesusasteraan Melayu tetapi tanggungjawab tersebut turut meliputi kesusasteraan dan budaya asing. Hal ini diperlihatkan dengan penganjuran pameran Kesusasteraan dan Seni Lukis Ireland yang diadakan di DBP bersama-sama dengan Kedutaaan Ireland. Dua buah poster utama yang diperagakan memaparkan maklumat sejarah dan asal usul bidang penulisan di Ireland pada abad ke-20. Rentetan maklumat tersebut turut ditambah dengan sejarah perkembangan drama, puisi, fiksyen dan prosa esei. Bagi



memperkukuh maklumat tersebut beberapa buah karya penulis Ireland yang terkenal seperti novelis pertama Irish, iaitu Jonathan Swift, John Unterecker dan Austin Clarke turut dipamerkan dalam bentuk poster. Sehubungan itu, 11 buah lukisan yang dihasilkan oleh Joel Elgin, pelukis Irish yang terkenal turut dipamerkan di Galeri Bahasa Jiwa Bangsa, DBP. Bagi memartabatkan bahasa kebangsaan dan untuk tujuan perkongsian ilmu, pustakawan PDM menterjemahkapsyen 11 buah lukisan Joel Elgin daripada bahasa Inggeris ke bahasa Melayu. Sesungguhnya, tugasan tersebut bukan suatu tugasan yang mudah kerana pustakawan PDM perlu menguasai kedua-dua bahasa di samping, pengalaman dan pemahaman terhadap budaya masyarakat Irish. Berbekalkan ilmu, pengalaman dan kerja berpasukan dalam kalangan pustakawan PDM, pameran Lukisan Ireland dapat dihasilkan dengan jayanya. 4. KESIMPULAN Peranan dan kerjaya pustakawan di PDM bukan sahaja melaksanakan tugas di meja rujukan atau membina perpustakaan digital sahaja. Keperluan kerjaya pustakawan semakin mencabar dan lebih luas lagi. Tuntutan kerjaya pustakawan menitikberatkan beberapa elemen utama, iaitu kesabaran, keilmuan, inovasi dan profesionalisme bagi memenuhi keperluan pengguna, di samping peka dengan perkembangan teknologi maklumat semasa. Pembinaan kepustakaan Melayu di PDM memerlukan kerjaya pustakawan meneroka pelbagai bidang ilmu dan menguasai pengetahuan. Tanpa peranan dan iltizam pustakawan, pendokumentasian maklumat dalam pembinaan kepustakaan Melayu pastinya tidak akan dapat mencapai matlamatnya. RUJUKAN Idros Samsudin. (1990). Pameran: teknik berkesan menyebarkan maklumat. Mutiara

Pustaka, 2(2),5-6. Raja Masittah Raja Ariffin, Fatimah Zahrin Mohd. Taib, dan Ritah Yahya (1996).

Darimanuskrip ke lito, dari lito ke cd-rom. Mutiara Pustaka 6, 7-11. Rohani Rustam. (1996). Seiring dengan DBP. Mutiara Pustaka 6, 1 dan 3. Rohani Rustam. (2009). The Malay Documentation Centre: from philology to social

sciences dalamLibraries and the Malay world, (pp. 191-200). Bangi: Institut Alam dan Tamadun Melayu(ATMA).

Salim Md. Zin. (2005). Galeri Keris Mas. Mutiara Pustaka 11(1), 60-63. Salim Md. Zin. (2009). Ekspo Bulan Bahasa Kebangsaan 2009: Bahasa Jiwa Bangsa.

Mutiara Pustaka 13, 20-21.





KULLIYYAH’S PERCEPTION ON THE EFFECTIVENESS OF LIAISON LIBRARIANS PROGRAMME: THE IIUM LIBRARY EXPERIENCE

aZaharah, A. S. & bNorleen, A. Rashid

a Deputy Chief Librarian, bSenior Librarian International Islamic University Malaysia, Jalan Gombak, 53100,

Selangor, Malaysia. [email protected], [email protected]

ABSTRACT The IIUM Library at Main Campus Gombak has designed a liaison librarian programme, in which each Kuliyyah is assigned a reference librarian who is responsible on matters related to the Library and Kuliyyah. The liaison librarians work in partnership with Kuliyyah members to deliver information services, teach information literacy skills and develop the Library’s subject collections to support the University’s teaching, learning and research programmes. The programme has been initially practised by the Library since the year 2000. Within two (2) years, the library management has instilled the programme with workable processes and selected personnel. Since its existence, in ten (10) years’ time, the programme continuously received positive feedbacks from the users. This study examined Kulliyah’s member’s perceptions on the effectiveness of Liaison Librarians programme set up by the IIUM Library. A survey was distributed to the Kulliyah Board Members during the Kulliyyah Board Meeting (KBM) in order to measure effectiveness rate of the Liaison programme. In the survey, the members are expected to evaluate the effectiveness of the programme in terms of the communication mechanism, librarian personality and model of programme. The survey involved KBM members from Ahmad Ibrahim Kulliyyah of Law (AIKOL), Kulliyyah of ICT, Kulliyyah of Islamic Revealed Knowledge & Human Science, Kulliyyah of Engineering, Kulliyyah of Economics, Kulliyyah of Architecture and Environmental Design, Institute of Education and Centre of Languages. Undoubtedly the liaison librarians are the intermediary personnel to convey all library matters to the Kulliyah members. Therefore, this study revealed how well the Kulliyyah members appreciated and how satisfied they were with the Liaison Librarian programme modelled by the IIUM Library. Keywords: Liaison librarian; effectiveness; academic library; perception; university libraries.

Zaharah, A. S. & Norleen, A. Rashid


ABSTRAK Perpustakaan IIUM Kampus Gombak telah merangka program pustakawan penghubung di mana setiap Kulliyyah mempunyai pustakawan rujukan yang bertanggungjawab terhadap perkara-perkara yang berkaitan dengan Perpustakaan dan Kulliyyah. Pustakawan penghubung berkerjasama dengan pensyarah di Kulliyyah untuk menyampaikan maklumat, mengajar kemahiran maklumat, membangunkan koleksi perpustakaan untuk menyokong pengajaran, pembelajaran dan program penyelidikan di Universiti. Program ini telah dilaksanakan oleh Perpustakaan IIUM semenjak tahun 2000. Pengurusan perpustakaan IIUM mengambil masa 2 tahun untuk merangka proses kerja dan meyediakan tenaga kerja yang diperlukan. Dalam tempoh sepuluh tahun perlaksanaan, program ini sentiasa mendapat maklumbalas positif dari pengguna. Penyelidikan ini bertujuan untuk mengenalpasti persepsi pensyarah di Kulliyyah terhadap keberkesanan program pustakawan penghubung yang disediakan oleh pihak perpustakaan. Borang soal selidik telah diedarkan kepada ahli mesyuarat Kulliyyah (Kulliyyah board members) untuk mengenalpasti tahap keberkesanan program pustakawan penghubung ini. Ahli mesyuarat dikehendaki untuk menilai keberkesanaan program dari sudut komunikasi, personaliti pustakawan penghubung dan model program. Soal selidik ini melibatkan ahli mesyuarat dari Kulliyyah Undang-Undang (AIKOL), Kulliyyah ICT, Kulliyyah of Islamic Revealed Knowledge & Human Science, Kulliyyah of Engineering, Kulliyyah of Economics, Kulliyyah of Architecture and Environmental Design, Institute of Education dan Centre of Languages (CELPAD). Tidak dapat dinafikan, pustakawan penghubung adalah individu pengantara untuk menyampaikan maklumat perpustakaan kepada Kulliyyah. Penyelidikan ini akan mengenalpasti sejauhmana ahli Kulliyyah menghargai dan berpuas hati terhadap model program pustakawan penghubung di perpustakaan IIUM Kata kunci: Penghubung fakulti; keberkesanan penghubung fakulti; perpustakaan akademik; perpustakaan universiti. 1. INTRODUCTION

Librarianship has undergone a rapid evaluation since the advent of new technologies that provide both instant and remote access to information resources. New technologies, distributed learning and distance learning have altered the concepts of what libraries are and what academic librarians do (Mozenter, 2000). Users can easily access the required information needs from other information providers without coming to the library or interacting with a librarian. Therefore, academic libraries need to develop marketing strategies that are relevant to academic needs and appropriate to attain effective results. One of the strategic approaches adopted by the Library of International Islamic University Malaysia (IIUM) is through the implementation of the Liaison programme. Under this programme, a reference librarian is appointed as a liaison librarian responsible for each Kulliyyah or Faculty. Liaison librarians have important roles to promote, collaborate and maintain good relationship with Kulliyyah members. Thus, a study on the Kulliyyah’s perception on the effectiveness of the liaison librarians’ Programme and issues that affect their perception is significant for continual improvement of the programme. 1.1 Liaison librarian programme at IIUM library The Library Liaison Programme was established in May 2000 to initiate an on-going communication between the Library and the academic communities. All liaison librarians are professionals with academic qualification at least a Master in Library and Information Science. In this programme, a reference librarian is appointed as a liaison librarian for

Kulliyyah’s Perception on the Effectiveness of Liaison Librarians Programme: the IIUM Library Experience


each Kulliyyah (Faculty). The programme initially started with Kuliyyah of Architecture, Kuliyyah of Engineering, Kuliyyah of Economic, Kuliyyah of IRKHS and Kuliyyah of Laws. Within two (2) years, the liaison programmes was expanded to other Kuliyyah such as Kuliyyah of Science, Kuliyyah of KICT, Institute of Education and Center of Languages (CELPAD). By 2009, the programme had reached a level of maturity. The programme has built strong communication channels between the Library and academic staff at the Kuliyyah. The liaison librarians perform the role as library representative to the Kuliyyah, develop library collection based on subject in charged, provide reference and research assistance, assist of marketing activities and accreditation exercise. As a liaison librarian for the respective Kulliyyah, the specific duties includes attending the Kulliyyah Board Meeting and any meeting invited by the respective Kulliyyah, preparing reports on latest library services & facilities and library policies to be tabled in the meeting. They also need to follow up on matters discussed or brought up in the meeting and maintain good rapport/relationship with the academic staff and students of the Kulliyyah. Furthermore, the liaison librarian needs to entertain guests or visitors of the Kulliyyah who wish to visit the library. Another major responsibility of the liaison librarian is to conduct information literacy class for the users from respective Kuliyyah. They need to prepare user education modules according to the customers’ informational needs and update the module from time to time. They are always kept abreast with the latest searching techniques of the online resources subscribed by the Library. They also need to conduct library briefing and guided tour as and when scheduled or requested. The implementation of liaison programme at IIUM Library has shown positive impact to the Kulliyyah members. Based on customer satisfaction survey conducted by the Library, the level of customer satisfaction index has increased from 3.29 (2010) to 3.33 (2012). Besides that, positive impact to the liaison librarians themselves can be seen through the increase of knowledge, skills and experience on the subjects they are handling. They increase their self-confidence and communication skills while attending to the academic staff and students either individually or in group (meeting).

1.2 Review of literature

1.2.1 Liaison librarian and liaison programme Liaison librarian, library liaison, subject bibliographer, subject librarian, subject specialist – different names for the same concept : a librarian who focuses on a particular subject area and client base (Tenant & Sherwill-Navarro, 2006). According to Suresh & Cynthia (1995), a library liaison is a librarian assigned to a specific academic department as the primary contact person for faculty and work closely with the library representative regarding issues related to library collection development, research and teaching support in their subject area. Suresh, Ryans and Zhang (1995) broadly defined the concept in which the liaison programme involves library and academic departmental faculty collaborate in the collection development process to facilitate the building of strong collection, to foster better communication between the library and the academic community and to enhance the patron-oriented image of the library. 1.2.2 Liaison role and activities

Mozenter, Sanders and Weich (2000) reported that the liaison responsibilities includes general responsibilities (communication and training), reference service, library instruction, collection development and curriculum development (curriculum proposal &



accreditation reports). Tennant (2001) stressed the role of liaison librarian in education. Liaison partnering with academic faculty to developed course-integrated instruction, creating courses for academic faculty development, customizing classes to specific user needs, developing students’ lifelong learning skills and increasing the library’s bioinformatics instruction. Cooke (2011) stated that the traditional role of the “subject librarian” or “faculty librarian” has shifted from one with emphasis on knowledge and expertise of the resources of a particular subject domain to a role that prioritizes making connection with people and that promotes the work of the library to its potential users. 1.2.3 Liaison’s competency and personality

Tennant (2006) found that communication and service were most effective when liaison were knowledgeable in the subject area of their liaison work. Subject specialization by liaison enhances their competency and improved the quality of their service and customers confidence in the liaison. According to Yang (2000), some department felt that subject background was essential while other department did not think it was necessary. Liaison can develop subject expertise by attending seminar, reading faculty vitae and dissertation, joining professional organizations and talking to faculty. As a bridge to their users, it is essential that liaisons communicate frequently with patrons, keeping them a breast of changes in library policy, new databases and services and whatever specialized information is important to the departments. Communication with faculty takes place through in-person contact, faculty meetings, and e-mail. The best communication with faculty takes place in one-on-one setting. Once a liaison has connected with the faculty, they are often invited to sit in on monthly departmental faculty meetings. (Henry, Jo, 2012) – case 3. Faculty knowledge about library services are very important, which in this study, variable on kulliyyah-liaison programme enhanced the understanding of faculty members about the library is formulated. According to Roberts, Jacqueline M (1996), poor communication and inadequate interaction between the faculty and the library can lead to lack of knowledge among faculty members of the services offered by the library. Thull, James and Hansen, Mary Anne (2009) came up with a brief list of approaches that aid in liaison work. This reflects to the variables in this study. Three (3) list namely teamwork, awareness and innovative outreach. Liaisons should work as team effort. Liaisons should strive to stay current on new faculty in their liaison departments and liaisons should be willing to try new approaches for reaching faculty and students.

1.2.4 Liaison’s model Yang (2000) reported that at Texas A& M University Library, each librarian, according to his or her subject background, was assigned to one or more academic departments as the liaison librarian. In Freiburger, Gary and Kramer, Sandra (2009), a model of decentralized service was introduced namely embedded librarians in an academic setting. The Arizona Health Sciences Library (AHSL) programme is about maintaining contact with and providing basic services to a group of library users who become distanced from the library. Librarians who had previously spent hours at the reference desk were available to work at remote locations at the Faculty. While the cited model programmes used only professional librarians as liaisons, the UT Southwestern library encouraged all staff to participate in the programme. This approach recognized the skills and expertise of all staff, while also providing opportunities for individual professional development and lifelong learning (Crossno, 2012)



2. OBJECTIVES OF STUDY

The purpose of this study is to investigate the Kulliyyah member’s perception on the effectiveness of liaison librarian Programme as well as issues that affect their perception. In other research by Ahmad Bakeri, Abu Bakar (2009), a study was done to measure the effectiveness and relevancy of the Liaison Programme. However, it was done by measuring the tasks, skills, interactivity, services and marketing activities undertaken by liaison librarians but not the perceptions from Faculty members. Another research by Ahmad Bakeri, Abu Bakar (2009) highlighted the partnership between Librarians and Faculty at a Malaysian University Library (IIUM), which focused on tasks, skills, type of interaction and information, type of services and mode of marketing. In the study, liaison librarians were requested to answer survey questionnaires, not the Faculty members. Therefore, this study will reveal the survey results taken from the Kulliyyah members. 3. METHODOLOGY This study used survey questionnaires and adopted the Likert scale type. It indicated the score with five (5) indicators which are strongly agree (=5), agree (=4), neutral (=3), disagree (=2) and strongly disagree (=1). Results of the survey are based on mean or average of each variable. This survey was conducted in December 2012. The questions reflected the performance of all liaison librarians since January 2012 until December 2012. The Kulliyah members targeted for this study were the members of Kulliyyah Board Meeting (KBM) for each Kulliyyah (faculty). The KBM members are comprised of the Deans, Deputy Deans, Heads of Departments, Coordinators, Directors, Professors and liaison librarian. They attended a meeting on a regular basis and discuss important matters related to the Kulliyyah and Library-Kulliyyah matters. The survey was circulated to the KBM members during the meeting or by email. Total of 175 surveys were distributed and 126 members of KBM returned the surveys, yielding a 72% return rate. To measure the effectiveness of the liaison librarian programme, in the survey, the nine (9) questions are categorised under communication mechanism, librarian personality and model of programme.

4. FINDINGS 4.1 Communication mechanism To measure the communication mechanism effectiveness of the liaison librarian programme to the KBM members, four (4) questions were formulated. They are, issues are raised adequately, reports are precised and comprehensive, follow-up actions done and follow-up actions informed.

Table 1: Average of variables under communication mechanism according to Kulliyyah

Variable / Kulliyyah KICT KAED KOE AIKOL INSTED KENMS CELPAD KIRKHS

1. Issues are raised adequately

4.21 4.33 4.12 4.58 4.59 4.33 4.50 3.91

2. Reports are precised and comprehensive

4.00 4.27 4.12 4.53 4.59 4.27 4.67 4.18




3. Follow-up actions done

3.92 4.33 4.24 4.47 4.53 3.87 4.50 4.09

4. Follow-up actions informed

4.28 4.13 4.12 4.58 4.71 4.40 4.50 4.00

Average 4.10 4.26 4.15 4.54 4.61 4.22 4.54 4.05

According to the tabulated average in Table 1, INSTED is the champion for three (3) variables; issues are raised adequately, follow-up actions done and follow-up actions informed with average of 4.59, 4.53 and 4.71 respectively. CELPAD received the highest average in reports are précised and comprehensive with average of 4.67. Looking at across the board, the highest average of communication mechanism category is INSTEAD with average of 4.61 4.2 Librarian personality Undoubtedly, librarian personality is one of important variable to be measured in this study. To measure that, three (3) questions are conveyed in the survey. They are, well-prepared liaison librarian, approachable liaison librarian and proactive liaison librarian.

Table 2: Average of variables under librarian personality according to Kulliyyah

Variable / Kulliyyah

KICT KAED KOE AIKOL INSTED KENMS CELPAD KIRKHS

1.Well-prepared liaison librarian

4.07 4.40 4.35 4.37 4.82 4.87 4.78 4.45

2.Approachable liaison librarian

4.14 4.60 4.65 4.74 4.82 4.27 4.72 4.36

3.Proactive liaison librarian

4.00 4.86 4.47 4.79 4.71 4.60 4.83 4.36

Average 4.07 4.62 4.49 4.65 4.78 4.58 4.77 4.39

Table 2 shows that KENMS liaison received the highest average for variable no. 1; well-prepared liaison librarian, with 4.87 followed by INSTED with 4.82. For variable no.2; approachable liaison librarian, INSTED is the highest with average 4.82, followed by AIKOL with 4.74. Liaison librarian from KAED received the highest average for variable no.3; proactive liaison librarian with 4.86, followed by the second highest is from CELPAD. Based on the survey result, the highest average among all Kulliyyahs for variables under librarian personality is from INSTED with 4.78 which slightly leveled up from CELPAD with average of 4.77. 4.3 Model of programme To measure the effectiveness of liaison librarian programme among the KBM members, two (2) questions were formulated under model of programme. The variables are Kulliyyah-Liaison programme enhanced the understanding of members about the library and one liaison-one kulliyah model is good.

Table 3: Average of variables under model of programme according to Kulliyyah


1.Kulliyyah-Liaison programme

4.28 4.6 4.47 4.53 4.59 4.47 4.50 4.45



enhanced understanding 2.One liaison – one Kulliyyah is good

4.21 4.67 4.47 4.79 4.71 4.2 4.70 4.54

Average

4.24 4.63 4.47 4.66 4.65 4.34 4.61 4.49

Based on the results in table 3, all Kulliyyah responded with average of 4.00 which is equivalent to agree. The highest average for variable no.1; Kulliyyah-Liaison programme enhanced the understanding is from INSTED with 4.59, followed by AIKOL with 4.53. For variable no.2; one liaison-one kulliyyah model is good, AIKOL received the highest average with 4.79, followed by INSTED with 4.71. Across the board, the highest level of average for model of programme, AIKOL received 4.66. 5. DISCUSSION This study revealed the average score from all Kulliyyahs on every variable under each category. The KBM members agreed that issues regarding Kulliyyah – Library are raised adequately during the meeting. KBM is the most suitable platform for Lliaison Librarian to bring up issues regarding collection development, information literacy, library services and facilities. In every meeting, the liaison librarian needs to prepare and submit a report which is to be presented and discussed during the meeting. KBM members agreed that reports prepared by the liaison librarian are precised and comprehensive to them. This is one of important ways for the effective communication mechanism between library ad academic fellows. Another important mechanism is all follow-up actions must be done by the liaison librarian. This reflects the commitment of a Liaison to the Kulliyyah members. It is just like a marketing concept which liaison librarians also must put user-commitment first on their list of priorities (de Saez, 1993). However, there are two (2) liaison librarians, respectively from KICT and KENMS who scored below average of 4.00. The liaison librarians must improve in terms of accomplishing all actions recorded in the meeting to be done afterwards. Otherwise, issues will remain unsettled which ultimately may affect the communication between the library and Kulliyyah. The last important variable to be measured in communication mechanism is all follow-up actions are informed to the KBM members. In KENMS case, the two variants displayed interesting results in which “follow up actions done” scored below 4.00 whereas “follow up actions informed” scored above 4.00. The liaison librarian possibly informed the KBM members what to be done, however the actions were not accomplished. The second probability will be the liaison of KENMS only attended the KBM meeting four (4) times a year and this may lead to delay of informing on actions taken. Other than communication mechanism, librarian personality is one of significant elements to measure the effectiveness of liaison librarian Programme. The variable touches the personal characteristics of the liaisons themselves. In this respect, three (3) variables were formulated in the survey questions. To be an effective librarian personality, one is expected to be ready with the report, library updates, library resources enquiries and library policies. Every liaison librarian is requested to be well-prepared during the Kulliyyah Board Meeting. Across the Kulliyyahs, the respondents agreed that liaison librarians are well-prepared. They are expected to be well-prepared with the reports, library updates, library resources enquiries and library policies. Another variable is approachable liaison librarian. Undoubtedly this variable is important to establish an effective and positive perception from the Kulliyyah members towards the Liaison



Librarian Programme. All respondents agreed that their liaison librarians are approachable with the highest score from INSTED. A liaison librarian must possess a friendly character, welcoming and responsive to the Kulliyyah members’ issues. Kulliyyah members also expected the liaison librarians to be a proactive person. They are expected to provide extra information whenever related issues are addressed. Furthermore, the respondents are pleased to receive latest information and updates on their research, teaching materials, specialized subjects and current topics. Liaisons should use an innovative outreach and be willing to try new approaches for reaching faculty and students (Thull & Hansen, 2009). The third category in the study is model of programme. The survey enquired respondents how they agree on two (2) variables which are Kulliyyah-Liaison programme enhanced their understanding on Library and one liaison-one Kulliyyah is good. Across the Kulliyyahs, all of them agreed with the effectiveness of liaison librarian programme are because of the models. Kulliyyah-Liaision programme will be the key for them to enhance their understanding on resources available, how to use the services in the library, any other aspects that they should know from the Library. Respondents moreover agreed on one liaison-one Kulliyyah is good. Advantages of this model are the liaison librarian will be more focus on the Kulliyyah members, the Kulliyyah members can easily be in contact with the liaison on any related Library matters and the service provided by the Library to academic communities is more personalized. 6. CONCLUSION The success of the Liaison Programme is dependable upon the support of the Kulliyyah members and the library management. From the results of the study, it is evident that the Kulliyyah members were very supportive of the Liaison Programme. Communication mechanism through précised and comprehensive report during the Kulliyyah Board Meeting is considered to be the primary service provided by the liaison librarian. Follow-up on issues discussed during the meeting will be done through other communication channels such as email and telephone. It also found that librarian personality is one of significant elements to establish an effective and positive perception from the Kulliyyah members towards the liaison librarian Programme. The liaison model “one liaison-one Kulliyyah” has proved to be an effective service to the library customers, but there are still some areas for improvement and challenges to encounter. Among the challenges are changes in academic settings, drastic technological change and digital environment, increasing educational role of liaison, professional training for liaison, communication skills and personalities. The liaison librarians have to upgrade their competencies to enable them to perform their responsibilities up to the expected level of the Kulliyyah members in the research, teaching and learning activities.

REFERENCES Ahmad Bakeri Abu Bakar (2009). Partnership between librarians and faculty at a

Malaysian University Library: a focus group survey. Library Philosophy and Practice. Retrieved from Expanded Academic ASAP.

Ahmad Bakeri Abu Bakar (2009). Perceived value of satisfaction with services provided to faculties among liaison librarians. Malaysian Journal of Library & Information Science, 14(2), 105-111.

Cooke, L., Norris, M. & Page, T. (2011) Evaluating the impact of academic liaison librarians on their user community: a review and case study. New Review of Academic Librarianship, 17, 5-30.



Crossno, J. E., & Mayo, Helen G. (2012). A case study: the evolution of a “facilitator model” liaison programme in an academic medical library. Journal of Medical Library Association, 100(3),171-175.

De Saez, E. E. (1993) Marketing concepts for libraries and information services. (Introduction). London: Library Association Publishing.

Freiburger, G & Kramer, S. (2009) Embedded librarians: one library’s model for decentralized service. Journal of Medical Library Association, 97(2), 139-142.

Henry, J. (2012) Academic library liaison programmes: four case studies. Library Review, 61(7), 485-496. Retrieved from http://www.emeraldinsight.com/0024-2535.htm.

Mohd. Zain A. R. & Siti Hawa D. (2004). Faculty awareness on the collection development of the International Islamic University Library. Malaysian Journal of Library & Information Science, 9(2),17-34.

Mozenter, F., Sanders, B. T. & Weich, J. M. (2000). Restructuring a liaison programme in an academic library. College and Research Libraries, 61(5), 432-439.

Roberts, J. M. (1996) Faculty knowledge about library services at the University of the West Indies. New Library World, 96(1119), 14-22.

Suresh, R. S., Ryans, C. C. & Wei, P. Z. (1995). Assessing an academic library liaison programme. Library Review, 43(1), 15-23.

Suresh, R. S., Ryans, C. C. & Wei, P. Z. (1995. The library-faculty connection: starting a liaison programme in an academic setting. Library Review, 44(1), 7-13.

Tennant, M. R. & Buston, C. L., Rezeau, M. E., Tucker, P. J., Boyle, M. E. & Clayton, G. (2001). Customizing for clients: developing a library liaison programme form need to plan. Bulletin of Medical Library Association, 89(1), 8-20.

Tennant, M. R. & Navarro-Sherwill, P. (2006). Evaluation of a liaison librarian programme: client and liaison perspectives. Journal of Medical Library Association, 94(4), 402-409.

Thull, J. & Hansen, M. A. (2009) Academic library liaison programmes in US libraries: methods and benefits. New Library World, 110(11/12), 529-540. Retrieved from http://www.emeraldinsight.com/0307-4803.htm.

Yang, Z. Y. (2000). University faculty’s perception of a library liaison programme: a case study. The Journal of Academic Librarianship, 26(2), 124-128.





PERANAN DAN CABARAN PEMBANGUNAN METADATA KE ARAH

MEMPERKASAKAN PERKONGSIAN MAKLUMAT

Suhana Md Taha & Azni Yantee Abdul Raoh

Pustakawan Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra, Universiti Malaysia Perlis

Kampus Pauh Putra, 02600 Arau, Perlis, Malaysia [email protected], [email protected]

ABSTRACT This paper discusses the roles of librarians at Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra in metadata development towards enhancing the sharing of information. In line with the development of information technology, information sharing issues become a major issue at present. Collection of library’s records is no longer in the group of an institution and used by the institution’s members only. Information about the library holdings records of an institution should be shared to inform other libraries that collection is at the institution. This is an attempt to be imposed in the Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra, Connexion as the platform that helps catalog librarian to search bibliographic records of materials, perform original cataloging and CIP cataloging and contribute by sharing bibliographic records for each collection that is owned by all libraries that subscribe Connexion. Meanwhile, WorldCat Local also serve as a platform for users to find the information needed with just go through one search box only. Both are interlinked with each other, and have the same goal, namely to facilitate the search of materials and knowledge sharing. This process has give a challenge and an opportunity that not a little because Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra is the first library in Malaysia to use WorldCat Local as search engines and Connexion as system that helps catalog librarian to do cataloging and classification process. Connexion and WorldCat Local also is one of the initiatives to speed up the processing of new materials and also facilitate users to search the information in any medium through one search only. As the only library that uses both of these services (search engines and on-line cataloging system services), each process is not an easy process and it requires a commitment from all units and also involved the cooperation from supplier itself. Keywords: Metadata; OCLC Connexion; Worldcat Local; search engine; information sharing; Malaysia.



ABSTRAK Kertas kerja ini membincangkan tentang peranan pustakawan Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra dalam pembangunan metadata ke arah memperkasakan perkongsian maklumat. Selaras dengan perkembangan teknologi dan maklumat, isu perkongsian maklumat menjadi isu utama pada masa kini. Rekod koleksi sesebuah perpustakaan tidak lagi boleh berada dalam kelompok sesebuah institusi dan diguna oleh ahli institusi itu sahaja. Sebaliknya, maklumat tentang milikan rekod koleksi sesebuah institusi perlu dikongsi dengan pihak luar bagi memberitahu bahawa koleksi tersebut berada di institusi itu. Inilah yang cuba dilaksanakan di Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra, iaitu Connexion sebagai platform yang membantu pustakawan katalog untuk melakukan pencarian rekod bibliografik bahan, melaksanakan proses pengkatalogan asal dan pengkatalogan CIP serta memberi sumbangan melalui perkongsian rekod bibliografik bagi setiap koleksi yang dimiliki dengan semua perpustakaan yang melanggan Connexion. Manakala, Worldcat Local pula menjadi platform untuk pengguna mencari maklumat yang diperlukan dengan hanya melalui satu kotak pencarian sahaja. Kedua-duanya saling berkait antara satu sama lain, dan mempunyai matlamat yang sama iaitu sebagai pemudah cara dalam pencarian bahan dan perkongsian ilmu. Proses ini telah memberi cabaran dan juga peluang yang bukan sedikit kerana Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra adalah perpustakaan pertama di Malaysia yang menggunakan Worldcat Local sebagai enjin pencarian bahan dan Connexion sebagai sistem yang membantu pustakawan katalog melakukan proses kerja pengkelasan dan pengkatalogan bahan. Penggunaan Connexion dan Worldcat Local juga adalah salah satu inisiatif yang diambil bagi mempercepatkan tempoh pemprosesan bahan baru dan juga memudahkan pengguna mencari maklumat walau dalam apa jua medium dengan hanya melalui satu pencarian. Sebagai satu-satunya perpustakaan yang menggunakan kedua-dua perkhidmatan ini (enjin pencarian dan sistem perkhidmatan pengkatalogan atas talian), setiap proses yang dilakukan bukanlah mudah dan ia memerlukan komitmen daripada semua bahagian yang terlibat dan juga kerjasama dengan pihak pembekal itu sendiri. Kata kunci: Metadata; OCLC Connexion; Worldcat Local; enjin pencarian; perkongsian maklumat; Malaysia. 1. PENGENALAN Konsep perkongsian maklumat dalam unit pengkatalogan di luar negara sebenarnya telah bermula sejak zaman dahulu lagi. Pada tahun 1901, Library of Congress telah mula menghantar salinan kad katalog kepada semua perpustakaan di seluruh United States (Taylor, 2004). Namun dengan kebangkitan teknologi komputer dan penciptaan Machine-Readable Cataloging (MARC) pada tahun 1960an, maklumat bibliografik telah berubah dari kad katalog kepada rekod bibliografik elektronik. Ini juga telah membawa kepada pembangunan utiliti bibliografik seperti Online Computer Library Center atau dikenali dengan OCLC. Ia memberi kemudahan perkongsian rekod bibliografik elektronik dengan menyediakan satu platform rekod bibliografik yang digunakan oleh semua perpustakaan (Hafter, 1986; Jeng, 1997). Berdasarkan konsep yang diamalkan dari luar negara ini, Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra telah mengambil inisiatif ini dengan melanggan salah satu utiliti bibliografik iaitu OCLC Connexion. Walaupun Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra telah mempunyai sistem bersepadu perpustakaan iaitu Virtua, namun penggunaannya hanyalah secara dalaman institusi sahaja. Berbeza dengan OCLC Connexion, ia merupakan sistem atau pangkalan data yang menyediakan perkongsian rekod bibliografik (dipanggil “shared cataloging” atau “copy cataloging”) yang

Peranan dan Cabaran Pembangunan Metadata Ke Arah Memperkasakan Perkongsian Maklumat


membenarkan pustakawan Unit Katalog melaksanakan proses katalog dengan cepat dan efisien. Melalui OCLC Connexion, pustakawan katalog boleh mencari dan mendapatkan rekod bibliografik utama atau “master” dalam pangkalan datanya, mengubahnya mengikut keperluan bahan yang dimiliki dan memuat turun rekod tersebut ke dalam sistem bersepadu perpustakaan. Perkongsian maklumat metadata adalah sangat penting dan memberi banyak faedah kepada semua jenis perpustakaan kerana ia mengurangkan proses kerja yang sama dilakukan berulang kali atau pertindihan kerja, mempercepatkan pengeluaran bahan ke rak, serta menjimatkan masa, tenaga kerja dan wang (McCallum, 1996; Williamson, 1996). Apabila proses pengkatalogan dapat dilakukan dengan cepat dan efisien, ia juga memberi impak positif kepada pengguna perpustakaan. Antaranya adalah memberi kemudahan akses yang cepat kepada bahan-bahan baru perpustakaan (new arrival). Perkongsian maklumat metadata atau rekod bibliografik ini turut memberi impak positif kepada perkhidmatan pinjaman antara perpustakaan (interlibrary loan). Perkongsian maklumat metadata juga penting dalam mengawal fail penanggungjawab (Authority file) yang terdiri daripada rekod penanggungjawab (penulis, editor dan lain-lain) dan rekod tajuk perkara. Ketiga-tiga impak positif ini telah menjadi ciri penting yang dimiliki dalam OCLC Connexion seperti yang dinyatakan oleh Jeff Patrick, seorang Pembantu Teknikal Perkhidmatan Sokongan Perpustakaan dari Perpustakaan Universiti Columbus:

“Connexion has functionality, such as controlling headings, that allows us to do our work faster and more accurately. This helps us put materials in our user’s hands that much sooner, with the best possible records to match.” (OCLC, 2013)

Unit/ bahagian Katalog dan Metadata tidak lagi hanya tertumpu kepada rekod bibliografik bahan bercetak dan media sahaja sebaliknya perlu melihat kepada konsep perkongsian metadata yang lebih luas. Perkembangan teknologi mewujudkan maklumat dalam bentuk digital dan semakin canggih dari semasa ke semasa. Maklumat boleh terdiri daripada pelbagai bentuk dan format. Peranan pustakawan katalog dan metadata juga semakin meluas selari dengan perkembangan maklumat ini. Namun harus diingatkan bahawa semua pustakawan sama ada yang berada dalam bahagian perkhidmatan mahupun teknikal harus bekerjasama dan melibatkan diri untuk mencapai matlamat ini.

2. PELAKSANAAN PROSES PENGKATALOGAN DAN PENGKELASAN DALAM OCLC CONNEXION

Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra mula melanggan OCLC Connexion pada bulan Oktober tahun 2008 dan mula menggunakannya secara rasmi pada bulan Januari tahun 2010. Pada permulaan penggunaannya, pustakawan katalog mengguna OCLC Connexion yang mempunyai paparan antara muka berasaskan pelayar atau ‘web browser based’ (Rajah 1). Ia tidak memerlukan perisian khas dan boleh dilayari di mana-mana komputer yang mempunyai talian Internet. Walau bagaimanapun, aplikasi yang terdapat di dalamnya agak rumit dan sukar digunakan. Oleh yang demikian, Connexion tidak digunakan secara optimum kerana ia tidak melibatkan kemasukan data ke dalam pangkalan datanya. Sebaliknya, ia sekadar digunakan untuk mencari rekod bibliografik bahan serta melaksanakan proses copy and paste rekod bibliografik yang terdapat dalam Connexion. Selain itu, pustakawan Unit Katalog mengalami kesukaran untuk mengkatalog dan mengeksport data dari Connexion ke dalam sistem bersepadu perpustakaan iaitu Sistem Virtua. Pada peringkat ini juga, Connexion tidak digunakan di Unit Katalog & Metadata sebaliknya ia diguna di Unit Perolehan. Rekod bibliografik dimasukkan melalui platform Virtua Client View (Rajah 2). Namun kaedah ini adalah terhad dan menyukarkan staf untuk mendapatkan maklumat kerana pencarian hanya



boleh dilakukan dengan mengguna nombor ISBN sahaja. Selain itu, cara ini juga didapati tidak sistematik serta membazirkan masa dan tenaga kerana walaupun telah ada rekod bibliografik yang lengkap, staf di Unit Katalog & Metadata masih perlu melaksanakan proses ‘prelim catalog’ iaitu menyemak dan mencari semula rekod bibliografik yang bertepatan dengan bahan yang dimiliki. Apabila bahan tersebut sampai kepada pustakawan katalog, sekali lagi rekod tersebut akan disemak dan dikatalog. Di sini telah dapat dilihat bagaimana satu kerja telah dilakukan berulangkali oleh staf yang berlainan.

Rajah 1. Connexion browser

Rajah 2. Connexion melalui Virtua Client View

Walaubagaimanapun, pada November 2010, pihak OCLC telah memaklumkan bahawa Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra masih belum menetapkan Library Holdings Records bagi membolehkan rekod yang dimiliki dipaparkan dalam Worldcat Local. Bagi mendapatkan cara untuk menetapkan Holding Record, pustakawan katalog telah bertanya pengalaman kepada pustakawan katalog di tiga buah perpustakaan akademik yang turut melanggan OCLC Connexion. Namun didapati ketiga-tiga buah perpustakaan tersebut juga tidak menggunakannya secara optimum. Kemudian, satu sesi webinar dengan pihak OCLC dari Ohio, Amerika Syarikat telah diadakan buat pertama kalinya pada bulan Mei 2011. Penerangan yang lebih jelas berkenaan cara mengimport rekod bibliografik bahan dari Sistem Virtua ke dalam OCLC Connexion melalui kaedah ‘batchload’ diberikan. Selain itu, cara mengeksport rekod bibliografik yang dikatalog dalam OCLC Connexion ke dalam Sistem Virtua juga diterangkan melalui manual yang disediakan. Pada bulan Jun 2011, pihak OCLC telah dijemput untuk memberi taklimat berkenaan OCLC Connexion dan Worldcat Local.



Pustakawan dan staf yang terlibat dalam taklimat tersebut diberi penerangan tentang perbezaan antara Worldcat Local dan Worldcat.org. Pada bulan Oktober 2011, pustakawan katalog telah cuba menggunakan OCLC Connexion yang mempunyai paparan antara muka berasaskan Windows atau ‘Client View’ versi 2.20. Perisian ini perlu dimuat turun dari Internet secara percuma dan dipasang di setiap komputer yang ingin menggunakannya. Aplikasi paparan antara muka versi ini lebih mudah digunakan. Pada bulan Ogos 2011, aplikasi ini telah dinaiktaraf ke versi 2.30 dan dalam aplikasi versi ini telah dimasukkan RDA Toolkit bagi perpustakaan yang melanggan RDA Toolkit. Pada bulan Mac tahun 2012, sekali lagi versi Connexion Client View dinaiktaraf ke versi 2.40 (Rajah 3), di mana terdapat beberapa penambahbaikan seperti pengkelasan (classify), templat marc berformat RDA (workform) dan pengesahan IP bagi RDA Toolkit.

Rajah 3. Connexion Client View Sebelum ini, proses pengkatalogan dan pengkelasan dilakukan dalam sistem bersepadu perpustakaan iaitu Sistem Virtua. Selepas Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra melanggan OCLC Connexion, semua proses pengkatalogan dan pengkelasan dilaksanakan dalam OCLC Connexion. Berdasarkan Rajah 4 (sebelah kiri), carta aliran kerja menunjukkan bagaimana proses lama telah melibatkan pelbagai proses lain yang mengambil masa yang lama di kedua-dua Unit Perolehan dan Unit Katalog & Metadata. Namun masalah bahan baharu lambat diproses ini dapat diatasi apabila aliran proses kerja diubah sedikit dengan penggunaan OCLC Connexion. Rajah 4 (sebelah kanan) menunjukkan proses pengkatalogan dan pengkelasan telah dilaksanakan sebaik sahaja pesanan dibuat iaitu sebelum bahan diterima di Unit Perolehan. Ini juga bermakna pustakawan katalog akan mengkatalog bahan yang baru dipesan oleh Unit Perolehan dan bukannya bahan yang telah siap diproses oleh Unit Perolehan. Sebaik sahaja bahan baharu diterima dari Unit Perolehan, staf Unit Katalog hanya akan menyemak fizikal bahan dan terus melaksanakan proses akhir iaitu melabel bahan. Pelaksanaan proses baharu ini telah dapat mengurangkan tempoh bahan baharu berada di Unit Katalog.



Rajah 4. Carta aliran kerja lama dan carta aliran kerja baharu pemprosesan bahan baharu

OCLC Connexion adalah satu sistem dalam bentuk utiliti bibliografik atas talian. Ia digunakan oleh pustakawan dan staf Unit Katalog untuk mencari atau mendapatkan rekod bibliografik, mengkatalog dan mengedit rekod bibliografik serta rekod penanggungjawab. Selepas proses pengkatalogan, rekod bibliografik yang telah ditetapkan Library Holdings boleh dikongsi dengan perpustakaan lain yang turut melanggan OCLC Connexion.

“Connexion lets you create and edit high-quality bibliographic and authority records, then share them with the entire OCLC cooperative, which benefits libraries around the world (OCLC, 2013).”

OCLC Connexion telah diasaskan oleh Online Computer Library Center, Inc. atau dikenali dengan nama ringkasnya OCLC. Ia merupakan organisasi atau pertubuhan yang menjalankan kajian untuk kepentingan umum dalam mencari maklumat dan dalam masa yang sama mengurangkan kos pencarian. Sekiranya OCLC Connexion adalah kemudahan bibliografik untuk pustakawan katalog, Worldcat Local (Rajah 5) pula adalah kemudahan untuk pengguna melakukan pencarian bahan. Melalui satu kotak pencarian, ia menghubungkan pengguna kepada 1, 267 bilion item dalam pelbagai bentuk yang terdiri daripada artikel, item digital (Google Books, OAIster dan Hathi Trust), buku elektronik, 48 juta lebih helaian kandungan bernilai (isi kandungan, kulit seni, ringkasan dan banyak lagi) dan juga 232 juta lebih buku-buku yang terdapat di perpustakaan di seluruh dunia (OCLC, 2013).



Rajah 5. Worldcat Local

3. CABARAN YANG DIHADAPI Ledakan maklumat, dunia tanpa sempadan, globalisasi adalah antara isu-isu semasa yang memberi tekanan hebat kepada pustakawan dalam menyalurkan maklumat kepada pengguna. Sekiranya pustakawan di bahagian perkhidmatan pengguna berdepan dengan kerenah pengguna yang pelbagai, pustakawan di unit/ bahagian katalog atau pengindeksan juga turut merasai perubahan yang besar. Antaranya adalah proses penyediaan maklumat berdasarkan standard pengkatalogan yang telah ditetapkan agar ianya dapat disalurkan mengikut keperluan dan kehendak pengguna. Cabaran utama yang dikenalpasti adalah kesukaran mendapatkan rekod bibliografik yang tepat dan cepat sama ada semasa melakukan proses pengkatalogan asal mahu pun pengkatalogan CIP. Dengan adanya penggunaan sistem perpustakaan bersepadu yang telah diguna pakai oleh semua perpustakaan seluruh dunia, rekod bibliografik sesuatu bahan yang dimiliki oleh sesebuah perpustakaan boleh dicari dengan mudah. Kuasa Internet membolehkan sesiapa sahaja termasuklah pustakawan dari perpustakaan yang lain mengakses rekod bibliografik hanya dengan melayari laman katalog atas talian perpustakaan lain. Tujuan yang pada asalnya untuk memberi kemudahan kepada pengguna mencari maklumat turut memberi faedah kepada pustakawan katalog dari institusi yang berlainan. Di Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra, inilah sahaja cara yang digunakan oleh pustakawan katalog iaitu mencari rekod bibliografik bahan melalui katalog atas talian perpustakaan lain seperti Library of Congress, British Library, Perpustakaan Negara Malaysia dan perpustakaan akademik seluruh Malaysia. Namun, proses ini didapati tidak efisien dan membazir masa kerana perlu membuka satu persatu katalog atas talian sekiranya maklumat yang dicari tidak diperolehi di sesebuah institusi. Cabaran kedua yang dihadapi oleh pustakawan katalog adalah lambakan bahan baharu berlaku kerana proses pengkatalogan dan pengkelasan hanya akan bermula selepas bahan tersebut melalui proses pembayaran dan proses teknikal di Unit Perolehan. Bahan yang diterima seperti buku adalah secara lambakan dan kebiasaannya bermusim seperti contoh selepas Pameran Buku Antarabangsa Kuala lumpur. Dalam satu masa yang lain pula, misalannya pada bulan Disember tiada pembelian yang akan dilakukan kerana Pihak Bendahari mengeluarkan arahan penutupan akaun. Ini bermakna, tiada buku baru yang akan diterima di Unit Katalog selepas bulan tersebut.



Cabaran seterusnya adalah perubahan penggunaan standard pengkatalogan iaitu dari Anglo American Cataloguing Rules II (AACR2) kepada Resource Description and Access (RDA). RDA dikatakan lebih mesra pengguna kerana ia telah mengurangkan penggunaan istilah-istilah tertentu yang hanya dapat difahami oleh pustakawan atau pegawai maklumat atau pelajar yang mempunyai pendidikan dalam Sains Kepustakawanan sahaja. Sistem bersepadu perpustakaan yang sedia ada pula tidak mencakupi standard pengkatalogan yang baru. Cabaran keempat adalah kesukaran untuk memantau kesilapan yang berlaku dalam fail penanggungjawab (rekod penanggungjawab dan rekod tajuk perkara). Fail penanggungjawab amat sukar dikawal dan adakalanya ia bertindih kerana sistem tidak dapat mengesan kesilapan seperti kesalahan ejaan. Selain itu, pustakawan katalog juga turut menghadapi cabaran selepas pelaksanaan penggunaannya. Meskipun Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra adalah perpustakaan yang pertama di Malaysia menggunakan Worldcat Local dan OCLC Connexion secara optimum, ia menjadikan perpustakaan ini sendirian di Malaysia kerana tiada perpustakaan lain yang melanggannya. Ini juga menyukarkan pihak Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra untuk berkongsi pendapat dan bertukar-tukar fikiran berkenaan pangkalan data tersebut. Misalannya pada permulaan penggunaan OCLC Connexion, pustakawan katalog mengalami sedikit kesukaran untuk memahami cara melakukan proses mengeksport data ke dalam sistem bersepadu perpustakaan. Pustakawan katalog terpaksa mendapatkan maklumat dari perpustakaan luar negara yang telah mengguna OCLC Connexion. Cabaran turut dialami oleh pustakawan dalam memberi perkhidmatan pencarian kepada pengguna. Pengguna sering menghadapi kesukaran dalam pencarian bahan kerana kebiasaannya katalog atas talian hanya terhad kepada beberapa format bahan sahaja seperti buku, bahan terbitan bersiri dan bahan media sahaja. Pengguna perlu membuka satu persatu pangkalan data yang dilanggan oleh perpustakaan untuk mencari bahan seperti buku, jurnal dan artikel dalam bentuk elektronik. Sekiranya pengguna meminta bantuan daripada pustakawan, perkara yang sama juga perlu dilalui oleh pustakawan Unit Runding Maklumat. Pustakawan perlu membuka satu-persatu pangkalan data kerana tiada platform pencarian yang menggabungkan kesemua jenis bahan yang dimiliki perpustakaan.

4. PERANAN PUSTAKAWAN Peranan utama yang perlu dimainkan oleh seorang pustakawan adalah mewujudkan persekitaran kerjasama di kalangan pustakawan sama ada yang berada di dalam satu unit yang sama atau di bahagian lain, kerjasama dengan perpustakaan dari institusi yang berlainan (perpustakaan akademik, perpustakaan awam, perpustakaan khusus) dan yang paling penting kerjasama dengan pengguna perpustakaan itu sendiri. Persekitaran kerjasama yang dimaksudkan adalah saling berkongsi maklumat di kalangan pustakawan atau di antara perpustakaan bagi memberi atau menyediakan maklumat kepada pengguna. Contoh terbesar yang dapat dilihat adalah Worldcat Local dan OCLC Connexion. Setiap perpustakaan berkongsi maklumat bibliografik setiap koleksi yang dimiliki dalam OCLC Connexion dan dalam masa yang sama maklumat tersebut dapat dilayari oleh pengguna di kalangan ahli perpustakaan tersebut dan juga pengguna seluruh dunia yang melanggan Worldcat Local. Berikut disenaraikan keperluan yang perlu ada sebagai seorang pustakawan Unit Katalog & Metadata dalam membantu memperkasakan perkongsian maklumat. Pustakawan katalog dan metadata tidak boleh lari dari tugas hakikinya yang berkait



rapat dengan rekod bibliografik bagi semua bahan yang dimiliki oleh sesebuah perpustakaan. Setiap bahan tanpa mengira format seperti buku, bahan terbitan bersiri atau berkala, bahan media (cd-rom, kaset, kit, pita video) dan bahan elektronik (buku elektronik, jurnal elektronik) perlu mempunyai rekod bilbliografik bagi memastikan bahan tersebut dapat dicari oleh pengguna yang memerlukan. Bagi memastikan bahan yang tepat dapat dicari dalam masa yang cepat, setiap maklumat bahan yang direkodkan perlulah mempunyai standard tertentu dan ia diguna pakai oleh semua pustakawan oleh seluruh dunia bagi mengelak kecelaruan. Di sinilah pentingnya kewujudan beberapa alat bantuan pengkatalogan dan pengkelasan yang menjadi pegangan semua pustakawan yang berkelulusan Sains Kepustakawanan. Walaupun teknologi kini telah membolehkan maklumat bahan dua, tiga hingga enam dimensi direkodkan dan dilihat oleh pengguna tanpa mendapatkan bahan tersebut terlebih dahulu seperti sistem dspace dan eprint, namun cara ia direkod masih perlu mempunyai standard tertentu seperti Dublin Core. Walaupun, perubahan proses kerja mengikut perkembangan teknologi terkini, asas proses pengkatalogan masih digunapakai. Pustakawan katalog dan metadata wajib tahu cara menggunakan alat bantuan pengkatalogan seperti Anglo-American Cataloging Rules, 2nd edition (AACR2), Resource Description & Access (RDA), MARC21 (Formats for Bibliographic Data), Library of Congress Classification (LCC), Dewey Decimal Classification (DDC) dan Library of Congress Subject Headings (LCSH). Paling kini, Pustakawan katalog dan metadata perlu juga mengetahui cara penggunaan standard Resource Description Access (RDA) yang akan menggantikan AACR2 yang dikatakan lebih memudahkan pengguna yang tiada pendidikan dalam bidang sains kepustakawanan. Pustakawan khususnya pustakawan katalog dan metadata tidak boleh lari dari istilah pendidikan. Seperti seorang guru, setiap pembaharuan yang melibatkan rekod bibliografik bahan perlu dimaklumkan kepada semua kakitangan unit dan unit berlainan bahagian. Golongan staf yang separa professional atau pembantu perpustakaan perlu diajar cara merekod bahan menggunakan standard yang ditetapkan. Ini bagi menjamin proses pengkatalogan yang mudah seperti pengkatalogan CIP atau naskhah tambahan boleh dilaksanakan sendiri oleh mereka. Proses pengkatalogan CIP dan mengkatalog naskhah tambahan perlu diagihkan kepada mereka untuk meberi peluang kepada pustakawan katalog dan metadata menumpukan kepada proses kerja yang lebih sukar seperti pengkatalogan asal dan penetapan standard dan dasar pengkatalogan. Penggunaan standard Resource Description Access (RDA) bukan hanya melibatkan staf unit dalaman malah unit lain juga turut terlibat iaitu Unit Terbitan Bersiri dan Dokumen. Unit yang terlibat dengan proses teknikal perlu dimaklumkan tentang penggunaan standard yang baharu. Pustakawan Unit katalog dan metadata memainkan peranan membuat satu bengkel khas untuk mengajar pustakawan unit lain. Pustakawan perlu mempunyai pengetahuan yang mendalam dalam dunia kepustakawan dengan mempelajari ilmu-ilmu baharu yang boleh dipraktikkan di perpustakaan. Untuk mewujudkan prosedur dan dokumen proses kerja, pustakawan perlulah mengkaji proses kerja terlebih dahulu sebelum membuat perubahan baharu yang lebih baik. Kerjasama antara kakitangan di Unit Katalog dan Metadata amatlah penting untuk membangunkan prosedur dan dokumen proses kerja pengkatalogan. Pustakawan memainkan peranan yang penting untuk membantu kakitangan dalam melaksanakan proses kerja yang baharu. Kesemua proses kerja pengkatalogan yang lengkap perlulah didokumenkan untuk rujukan kakitangan perpustakaan terutama dibahagian pengurusan sumber maklumat. Dokumen yang lengkap bolehlah dikongsi bersama dengan perpustakaan lain untuk dijadikan panduan yang boleh diamalkan. Satu inisiatif baharu dalam proses kerja pemprosesan bahan yang dipraktikkan di Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra iaitu mengubah sedikit proses kerja bagi mempercepatkan proses kerja pengkatalogan yang boleh diamalkan di perpustakaan lain. Inisiatif yang diambil memberi kesan yang positif dalam tempoh pemprosesan bahan di bahagian pembangunan sumber.



Pustakawan berperanan untuk memberi tunjuk ajar kepada pembantu perpustakaan dalam melaksanakan proses kerja pembangunan metadata bagi mewujudkan metadata yang berkualiti dan boleh dikongsi bersama dengan perpustakaan lain. Pustakawan yang mempunyai idea-idea yang kreatif dalam pembangunan sumber maklumat dapat memberikan inspirasi kepada pembantu perpustakaan dalam melaksanakan tugasan yang diberi. Di Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra, pustakawan diberi peluang untuk berkongsi maklumat baharu yang diperolehi bersama kakitangan perpustakaan. Ilmu yang dikongsi dapat menambah pengetahuan serta diamalkan oleh kakitangan perpustakaan. Pendedahan seperti ini dapat meluaskan lagi pengetahuan kakitangan perpustakaan.

5. KESIMPULAN Proses pengkatalogan dan pengkelasan adalah proses yang menjadi tulang belakang pembangunan metadata. Bagi melaksanakan proses ini, pustakawan perlu mengikuti standard yang sama dan selaras. Dalam masa yang sama pustakawan perlu memastikan pengguna memperolehi maklumat yang dikehendaki. Pustakawan tidak boleh lagi berada di tahap yang sama dan melakukan kerja yang sama setiap hari tanpa melihat kepada perubahan teknologi yang berlaku kini. Kewujudan ledakan maklumat atau fenomena langit terbuka, membolehkan pengguna mendapatkan maklumat walau di mana mereka berada dan pada bila-bila masa sahaja. Ia juga memberi ruang yang bukan sedikit untuk pengguna mengakses bahan dari pelbagai format. Tetapi tanpa pembangunan metadata yang lengkap dan terurus, tentulah sukar bagi pengguna untuk mendapatkan maklumat yang dikehendaki dengan tepat, cepat dan menjimatkan kos. Oleh itu, pustakawan terutamanya pustakawan katalog dan metadata perlu menjadikan cabaran yang tercipta dari perkembangan teknologi sebagai satu peluang untuk membantu dalam proses membangunkan metadata. Salah satu peluang yang ada kini hanyalah melalui perkongsian maklumat, di mana kewujudan satu utiliti bibliografik yang menggabungkan rekod bibliografik seluruh dunia dapat memudahkan dan mempercepatkan maklumat untuk sampai kepada pengguna. Kerjasama atau kolaborasi semua pustakawan dari unit dalam perpustakaan dan juga pustakawan perpustakaan lain juga penting bagi memastikan konsep ini dapat dilaksanakan demi memberi perkhidmatan yang terbaik untuk pengguna. RUJUKAN Buttlar, L. & Rajinder, G.. (1998). Catalogers in academic libraries: their evolving and

expanding roles. College & Research Libraries, 59(4), 311-321. Chapman, J. W. (2007). The roles of the metadata librarian in a research library. Library

Resources & Technical Services, 51(4), 281-283. Hafter, R. (1986). Academic librarians and cataloging networks: visibility, quality control,

and professional status. New York: Greenwood Press. Hoffman, G. L. (2010). Negotiating normative institutional pressures and maintaining

legitimacy in a complex work environment: a multiple case study of three academic cataloging units. Advances in Library Administration and Organization, 29, 243–292.

Jeng, L. H. (1997). Knowledge, technology, and research in cataloging. Cataloging & Classification Quarterly, 24, 113-140.

McCallum, S. (1996). What makes a standard? Cataloging & Classification Quarterly, 21(3/4), 5-15.

OCLC (2013). Connexion at a glance. Retrieved July 15, 2013, from http://www.oclc.org/connexion/about.en.html.



OCLC (2013). Connexion: A full-service online cataloguing tool. Retrieved July 15, 2013, from http://www.oclc.org/connexion.en.html.

OCLC (2013). Worldcat Local. Retrieved July 15, 2013, from http://www.oclc.org/worldcat-local.en.html.

Sung, M. G. (2013). Ten essential qualities for success: a new cataloging librarian’s guide from Superviser’s Perspective. Retrieved June 26, 2013, from http://publiclibrariesonline.org/2013/06/ten-essential-qualities-for-success-a-new-cataloging-librarians-guide-from-a-supervisers-perspective/.

Taylor, A. G. (2004). The organization of information (2nd ed.). Englewood, CO: Libraries Unlimited.

Williamson, N. J. (1996). Standards and rules for subject access. Cataloging & Classification Quarterly, 21(3/4), 155-176.





PERANAN DAN KEPERLUAN PERPUSTAKAAN KEPADA GENERASI MASA DEPAN: PERPUSTAKAAN DESA

Samsul Farid, S.

Pustakawan

Perpustakaan Sultan Abdul Samad, Universiti Putra Malaysia, 43400 UPM Serdang, Selangor, Malaysia.

[email protected] ABSTRACT In line with the development of knowledge networks, the demand for information is growing rapidly. Rural libraries, better known as Perpustakaan Desa plays an important role for the development of rural communities across the country so that they have the opportunity to enjoy the library services and get the latest information sources. This paper states the existence of rural libraries still relevant in the future even with the explosion of information technology (IT), it is the beginning to encourage the kids loved the knowledge and the culture of reading, especially the youth; future leaders of our society. The main objective of this paper is to determine the factors that influence the use of services provided in the rural library among the youth. Discussion of this paper is based on analysis of previous studies and analysis of relevant documents. Some roles and needs of rural libraries as appropriate facilities and activities are identified. Also discussed the role of the librarian and the improvement recommendations to address current challenges to provide a comfort and better library service to the people who live in rural areas. Keywords: Rural library; youth; information management; rural development; Malaysia. ABSTRAK Selaras dengan perkembangan jaringan ilmu yang semakin pesat, permintaan terhadap maklumat juga semakin meningkat. Perpustakaan luar bandar atau lebih dikenali dengan Perpustakaan Desa memainkan peranan yang penting terhadap pembangunan masyarakat penduduk luar bandar di seluruh negara supaya mereka berpeluang menikmati kemudahan perpustakaan serta mendapatkan sumber maklumat yang terkini. Kertas kerja ini menyatakan kewujudan perpustakaan desa masih relevan pada masa akan datang walaupun dengan ledakan Teknologi Maklumat (IT), ia adalah sebagai suntikan awal untuk anak-anak mencintai ilmu dan menanam budaya suka membaca

Samsul Farid, S.


terutama golongan belia; pemimpin masa depan masyarakat kita. Objektif utama kertas kerja ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan perkhidmatan yang disediakan di perpustakaan desa di kalangan belia. Perbincangan kertas kerja ini adalah berdasarkan analisis kajian yang lepas dan analisa dokumen yang berkaitan. Beberapa peranan dan keperluan perpustakaan desa seperti kemudahan dan aktiviti yang bersesuaian dikenal pasti. Turut dibincangkan peranan pustakawan dan cadangan penambahbaikan dalam mengatasi cabaran pada masa kini bagi memberikan perkhidmatan perpustakaan yang lebih baik dan selesa kepada masyarakat yang berada di luar bandar. Kata kunci: Perpustakaan desa; perpustakaan luar bandar; belia; pengurusan maklumat; pembangunan luar bandar, Malaysia. 1. PENGENALAN Kawasan luar bandar di Malaysia yang didiami oleh sebahagian besar daripada penduduk negara adalah masyarakat luar bandar yang berfungsi sebagai salah satu sumber dalam pengeluaran produk makanan dan pengasas kebudayaan dalam negara. Mereka juga merupakan sumber utama dalam pembentukan modal negara, dan menguasai sebahagian besar pasaran dalam pengeluaran produk tempatan. Secara umumnya, kawasan luar bandar terlibat dalam aktiviti-aktiviti utama yang membentuk asas bagi pembangunan ekonomi negara. Namun, di sebalik kepentingan kawasan luar bandar terhadap negara, ada beberapa penempatan yang masih tidak begitu selesa dengan prasarana yang tidak mencukupi untuk didiami. Terdapat kekurangan dari segi infrastruktur, yang dapat menghalang untuk meningkatkan kualiti hidup. Menurut Zaid (2010), keperluan asas seperti makanan, pakaian, tempat tinggal, kekurangan pekerjaan dan kemahiran yang boleh menguntungkan masih tidak dapat dipenuhi. Masyarakat luar bandar di Malaysia merupakan peratusan yang lebih besar daripada keseluruhan penduduk Negara di mana keperluan maklumat dan keperluan pembangunan tidak dipenuhi secukupnya. Akibatnya mereka tidak dapat mengambil bahagian secara produktif dalam proses pembangunan dan menikmati faedah yang terhasil daripadanya (Chester, & Neelameghan, 2006). Setiap program pembangunan sosio-ekonomi memerlukan adanya ekuiti dan keadilan, sama ada dari sektor am atau yang lebih spesifik, ia hendaklah meliputi dan memberi manfaat kepada semua lapisan masyarakat, tanpa mengira bangsa, kasta, warna kulit, agama, budaya dan lain-lain perbezaan sosial, ekonomi atau politik. Kepentingan maklumat dalam pembangunan masyarakat luar bandar tidak boleh diambil ringan kerana maklumat telah menjadi satu input sokongan untuk pelbagai program pembangunan. Ia adalah sangat penting kerana itulah Nyerere (1967) menyatakan bahawa, "sedang negara-negara lain mensasarkan untuk sampai ke bulan, kita mesti berusaha pada masa ini dalam apa-apa keadaan untuk cuba menyediakan masyarakat luar bandar dengan maklumat yang diperlukan." Oleh itu, ia boleh dikatakan bahawa, maklumat, jika ditafsirkan ia boleh membasmi kejahilan dan memberikan sinar mengenai bagaimana untuk mencapai objektif ekonomi, pendidikan, sosial, politik dan budaya ke arah pembangunan masyarakat menyeluruh. 1.1 Pembangunan perpustakaan desa Sehingga 31 Disember 2011, sejumlah 1,179 perpustakaan desa telah dibina di seluruh negara (NLM, 2011) seperti yang digambarkan dalam Jadual 1. Perpustakaan desa telah mula diperkenalkan pada tahun 2000 di mana sebanyak 25 perpustakaan desa telah ditubuhkan di tujuh negeri terpilih (Selangor, Sarawak, Johor, Kedah, Pulau Pinang, Pahang dan Negeri Sembilan). Kos pembinaan untuk semua perpustakaan yang terlibat lebih daripada RM1.2 juta (bersamaan dengan USD400, 000). Sabah dan Sarawak adalah negeri-negeri yang mendahului dengan jumlah tertinggi perpustakaan

Peranan dan Keperluan Perpustakaan kepada Generasi Masa Depan: Perpustakaan Desa


luar bandar kerana saiz tanah yang lebih besar dan terdiri daripada banyak kawasan luar bandar.

Jadual 1. Bilangan perpustakaan desa di Malaysia

Negeri Bilangan Perpustakaan Desa

Johor 92 Kedah 92 Kelantan 37 Melaka 57 Negeri Sembilan 73 Pahang 64 Perak 78 Perlis 38 Pulau Pinang 82 Selangor 70 Terengganu 88 Sabah 198 Sarawak 207 Wilayah Persekutuan Labuan

3

Perpustakaan desa atau perpustakaan luar bandar di Malaysia adalah merupakan agen kepada penstrukturan semula sosial kerana menyediakan bimbingan dari segi pembelajaran dan kemahiran kepada masyarakat tempatan dalam bidang-bidang seperti kemahiran asas, pendidikan keluarga dan pendidikan golongan muda. Kebanyakan perpustakaan desa terlibat dalam program kempen membaca untuk golongan muda seperti bercerita dan membaca dengan nada kuat. Sebagai contoh di negeri Terengganu mempunyai 88 buah perpustakaan desa di mana perpustakaan desa ini ditadbir sama ada oleh kerajaan Persekutuan atau negeri. Di bawah kerajaan Persekutuan, pentadbiran perpustakaan desa diletakkan di bawah Perpustakaan Negara Malaysia (NLM). Biasanya, di bawah setiap perpustakaan desa, ditempatkan seorang Pembantu Perpustakaan yang diselia oleh Penolong Pegawai Perpustakaan. Di Terengganu, setiap Penolong Pegawai Perpustakaan menyelia dan memantau 3 orang atau lebih Pembantu Perpustakaan dan juga perpustakaan desa. Terengganu, sebuah negeri yang terletak di pantai timur Semenanjung Malaysia, adalah terkenal dengan pencapaian besar dalam bidang pendidikan, yang memegang rekod negara yang paling berjaya dalam UPSR (peperiksaan utama sekolah-sekolah rendah di Malaysia) selama sebelas tahun berturut-turut yang mana ada hubungkait dengan pembangunan perpustakaan desa dalam kalangan pengguna golongan muda. Maklumat adalah segala-galanya pada masa kini. Untuk mendapatkan maklumat yang mencukupi adalah penting dalam pembangunan belia dan untuk ini, saluran untuk mendapatkan maklumat perlu diwujudkan. Beberapa saluran maklumat telah ditubuhkan oleh kerajaan dan salah satu daripadanya adalah perpustakaan desa. Kajian lepas telah menyimpulkan beberapa faktor yang boleh dikaitkan dengan perkhidmatan perpustakaan luar bandar seperti faktor geografi, kesesuaian, kemampanan, sikap positif, kemudahan dalam penggunaan, tanggapan kegunaan, sokongan kerajaan, norma subjektif dan faktor-faktor demografi. Faktor-faktor ini akan menentukan sama ada pengguna akan mendapat manfaat daripada penggunaan atau menghadapi masalah dalam menggunakannya. Dari segi potensi manfaat yang ditawarkan oleh perkhidmatan perpustakaan desa adalah sumber pengetahuan dan hiburan, akses

Samsul Farid, S.


internet yang lebih baik kepada maklumat terkini, aktiviti-aktiviti sosial dan kebudayaan, saluran untuk beristirehat dan teknologi yang telah diperkukuhkan. 2. KAJIAN LITERASI 2.1 Perkhidmatan yang diberikan di perpustakaan desa Biasanya, sumber bahan bacaan adalah perkhidmatan utama yang ditawarkan oleh perpustakaan desa. Banyak bahan-bahan bacaan dari pelbagai sumber yang boleh didapati. Novel, buku, majalah dan surat khabar adalah sumber yang boleh digunakan oleh pembaca. Selain daripada itu, terdapat perpustakaan desa yang tertentu disediakan dengan kemudahan internet dan perkhidmatan komputer untuk pengguna. Pengguna boleh menggunakan kemudahan ini sama ada untuk mencari maklumat atau menyiapkan tugasan mereka. Selain daripada menggunakan perpustakaan luar bandar untuk mengakses maklumat, perpustakaan desa juga boleh menjadi tempat untuk masyarakat menjalankan aktiviti-aktiviti sosial mereka. Pada masa ini, perpustakaan desa diwajibkan untuk menjalankan aktiviti-aktiviti kemasyarakatan pada setiap bulan. Perpustakaan desa juga menyediakan tempat untuk pelajar dan profesional untuk menjalankan aktiviti perbincangan kumpulan di mana turut menawarkan sumber-sumber maklumat yang boleh membantu dalam perbincangan mereka. Bagi pengguna-pengguna perkhidmatan perpustakaan, terdapat banyak manfaat yang ditawarkan kepada mereka dan ini tidak menghairankan kerana ia adalah selaras dengan beberapa kajian sebelum ini. Vavrek (1995) sebagai contoh membuat kesimpulan bahawa perpustakaan desa adalah sumber pengetahuan dan hiburan untuk masyarakat luar bandar. Selain itu, perpustakaan desa boleh menjadi tempat di mana masyarakat luar bandar boleh mengakses internet untuk mendapatkan maklumat terkini dan menambah ilmu pengetahuan. Melalui perkhidmatan internet yang disediakan, ia akan mendedahkan pengguna kepada dunia maklumat di mana sumber-sumber seperti pengetahuan, hiburan, aktiviti masa lapang, komunikasi, rangkaian dan lain-lain yang ditawarkan dengan tanpa had dan yang paling pasti, semua ini adalah percuma untuk mereka. Shariful Islam (2009) telah membuat kesimpulan bahawa pengguna perpustakaan lebih aktif dalam aktiviti sosial dan aktiviti kebudayaan. Perkhidmatan yang disediakan di perpustakaan desa akan meningkatkan penglibatan belia dalam aktiviti-aktiviti tempatan. Selain daripada itu, perpustakaan desa boleh bertindak sebagai titik utama kemudahan masyarakat dan menjadi contoh yang baik dalam menawarkan nilai tambah dari segi perkhidmatan kepada masyarakat tempatan. Shariful Islam (2009) turut menambah bahawa terdapat banyak manfaat yang perkhidmatan perpustakaan desa boleh tawarkan kepada masyarakat luar bandar dengan mewujudkan "masyarakat berpelajaran", memperbaiki kemahiran membaca dan kemahiran belajar, mewujudkan kesedaran sosial dalam isu kesihatan, pendidikan, pembangunan wanita, pembangunan luar bandar dan lain-lain dalam menyediakan pendidikan formal dan tidak formal. Selain itu, perkhidmatan yang disediakan akan menggalakkan celik huruf di kalangan masyarakat luar bandar dan memupuk tabiat membaca di kalangan mereka. Belia juga boleh menggunakan perkhidmatan yang disediakan di perpustakaan luar bandar untuk mengurangkan tekanan dan ini telah dibuktikan oleh Vavrek (1995). John (1995) terus menekankan bahawa perkhidmatan perpustakaan luar bandar boleh menjadi satu penyelesaian untuk mengurangkan jurang pengetahuan yang berlaku di antara masyarakat bandar dan luar bandar kerana masyarakat luar bandar akan diberi akses yang tersedia untuk maklumat yang diperlukan seterusnya merangsang proses pembangunan mereka. Menariknya, Josephine (2003) dalam kajian beliau berjaya



mendedahkan bahawa perkhidmatan perpustakaan luar bandar boleh menjadi salah satu mekanisme dalam mencapai pembangunan luar bandar yang mampan dengan menyediakan maklumat sokongan untuk projek-projek pembangunan dan membasmi buta huruf. Tambahan pula, Josephine (2003) telah menekankan bahawa perkhidmatan perpustakaan luar bandar boleh mewujudkan serta memperbaiki sistem maklumat masyarakat luar bandar sedia ada. Terdapat tiga jenis faktor yang boleh diambilkira oleh kawasan sekitar masyarakat iaitu kedudukan geografi (jarak fizikal), kedudukan teknologi (masyarakat IT) dan kedudukan budaya (semangat masyarakat tempatan/ serantau). Perpustakaan desa boleh menjadi pemangkin untuk mengukuhkan kedudukan teknologi dengan menyediakan dan meningkatkan perkhidmatan ICT yang disediakan. Dari segi jarak budaya, ia boleh ditingkatkan melalui perpustakaan desa dengan mengintegrasikan perkhidmatan yang ditawarkan dengan budaya masyarakat dan keperluan. Walau bagaimanapun, untuk mencapai matlamat ini, kerjasama yang aktif dan berkesan dengan berbagai agensi-agensi masyarakat diperlukan (Hildreth, 2007). Objektif program jangkauan kepada masyarakat luar bandar perlu ditangani seperti berikut:

• Kenal pasti maklumat yang mereka perlukan atau membolehkan mereka untuk

mengenal pasti jenis-jenis maklumat yang mereka mungkin perlukan; • Menyediakan maklumat yang mereka perlukan atau membantu mereka untuk

mengenal pasti dan menggunakan sumber-sumber maklumat yang bersesuaian (termasuk pakar dan sumber manusia yang lain);

• Membolehkan mereka untuk menilai maklumat yang ada atau yang telah diberikan supaya dikaitkan dengan tujuan asal;

• Meningkatkan literasi maklumat masyarakat, dan • Melatih dan membantu mereka untuk menggunakan ICT untuk kegunaan

peribadi serta komunikasi global yang lebih luas. 3. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGGUNAAN PERKHIDMATAN YANG DISEDIAKAN DI PERPUSTAKAAN DESA DALAM KALANGAN BELIA 3.1 Faktor-faktor ICT Belia dan ICT dilihat sebagai satu gabungan yang ideal. Perkhidmatan ICT di perpustakaan desa dilihat sebagai satu strategi yang baik kerana ia boleh menarik lebih ramai golongan belia luar bandar untuk menggunakan perkhidmatan yang disediakan. Perkhidmatan ICT di perpustakaan luar bandar dikatakan adalah sangat penting untuk menghubungkan belia luar bandar (Zabed Ahmed, 2010). Gabungan perpustakaan desa dan ICT dapat dilihat sebagai pemangkin untuk mengatasi jurang digital antara masyarakat bandar dan luar bandar (Abu Hassan & Omar, 2009; Shariful Islam, 2009 & Mohamed Shaffril et al, 2012.). ICT membolehkan pengguna perpustakaan desa untuk menggunakannya sama ada untuk mencari maklumat, atau melaksanakan tugasan atau menyiapkan kerja-kerja sekolah mereka. Tenopir et al. (2009) membuat kesimpulan bahawa kaedah pencarian maklumat dan tabiat membaca di kalangan belia telah berubah secara drastik dalam tempoh tiga dekad yang lalu di mana belia lebih suka membaca jurnal elektronik berbanding dengan jurnal bercetak. Mungkin fakta yang paling penting yang perlu dipertimbangkan di sini adalah bahawa belia lebih suka mendapatkan maklumat melalui saluran lain seperti internet dan bukannya menggunakan perpustakaan desa sebagai cara tradisional (Norshila, 2011). Berdasarkan kepentingan ICT terhadap perpustakaan di luar bandar, ia boleh

Samsul Farid, S.


disimpulkan bahawa masalah kekurangan ICT dan peralatan yang tidak mencukupi perlu diatasi segera. 3.2 Aktiviti dan kandungan relevan Sumber yang disediakan dan aktiviti yang dijalankan mestilah relevan dengan keperluan belia luar bandar merupakan kunci utama dalam meningkatkan statistik kehadiran perpustakaan desa. Menurut Silvio (2005), maklumat yang berkaitan dengan pendidikan, kesihatan, pekerjaan dan politik berada dalam senarai teratas pencarian maklumat belia. Selain daripada ini, merujuk kepada Momodu (2002), maklumat yang berkaitan dengan pertanian, kesihatan, politik dan pendidikan turut disukai oleh remaja luar bandar. Masalah aktiviti dan kandungan yang tidak relevan adalah antara faktor utama kenapa belia teragak-agak untuk datang ke perpustakaan desa dan menggunakan perkhidmatan yang diberikan (Corradini, 2003;. Norshila et al 2011 & Raseroka, 1986). Dalam satu kajian yang dijalankan oleh Raseroka (1986), telah dikenal pasti bahawa lambakan penerbitan dan sumber-sumber luar di perpustakaan tempatan telah mengatasi penerbitan tempatan dan ini boleh menimbulkan masalah sumber tidak relevan. Selain itu, sumber bahan yang lama, tidak dikemaskini, bahan-bahan yang berkaitan tidak bersesuaian serta sumber dan aktiviti yang boleh merendahkan motivasi belia dari menggunakan perkhidmatan yang disediakan (Corradini, 2003). 3.3 Persepsi negatif belia terhadap perpustakaan desa Untuk mengalu-alukan atau menarik minat belia untuk datang ke perpustakaan desa dan menggunakan perkhidmatan yang disediakan boleh jadi sesuatu yang sangat mencabar. Dalam satu kajian yang dilakukan oleh Corradini (2003), mendapati bahawa kehadiran kumpulan ini ke perpustakaan luar bandar adalah sangat tidak menggalakkan dan faktor-faktor seperti berhijrah ke bandar dan kekurangan minat boleh menjadi punca utama. Selain daripada itu, perpustakaan desa selalu dianggap sebagai tempat yang membosankan, sejuk dan tidak menarik untuk ditujui. Selain itu, mereka menganggap perpustakaan desa tidak berkaitan dengan mereka dan sebagai tempat yang hanya sesuai untuk kanak-kanak dan pengguna yang minat membaca. 3.4 Masa / tempoh pembukaan kepada awam Masalah masa / tempoh pembukaan yang tidak sesuai kepada orang ramai masih wujud dan boleh menjadi faktor utama pengguna kurang menggunakan perpustakaan desa. Kajian yang dilakukan oleh Norshila (2011) telah mengenal pasti bahawa kekurangan masa adalah punca utama yang mendorong remaja untuk tidak datang ke perpustakaan desa. Pada hari-hari biasa, belia yang masih bersekolah terhad kepada masa persekolahan mereka, ini menandakan bahawa mereka mempunyai masa yang terhad untuk ke perpustakaan desa pada hari persekolahan. Manakala belia yang bekerja, sudah tentu mereka hanya boleh pergi ke perpustakaan desa pada hujung minggu. 3.5 Halangan bahasa Bahasa juga boleh menjadi penghalang kepada pengguna perpustakaan desa ini. Untuk kawasan-kawasan tertentu, sumber-sumber maklumat yang ada dalam Bahasa Inggeris boleh mendatangkan masalah kepada pengguna tempatan dengan tahap kecekapan bahasa Inggeris yang rendah. Banyak maklumat dan sumber-sumber dalam bahasa Inggeris tidak boleh digunakan dan dipinjam oleh pengguna tempatan. Ini akan menjadi masalah, sekiranya sumber-sumber ini diabaikan dan dianggap sebagai tidak relevan. Sumber dalam bahasa Inggeris hanya akan mewujudkan kebimbangan di kalangan masyarakat luar bandar terutama kepada mereka yang tidak biasa dengan bahasa



tersebut. Walaupun masalah-masalah yang dinyatakan, bertujuan untuk mengenalpasti apa yang perlu ditambah dalam perkhidmatan perpustakaan desa dari perspektif belia; kerana belia baru-baru ini sahaja mereka ditanam dengan tabiat membaca dan digalakkan datang ke perpustakaan dengan lebih kerap (Corradini, 2003). Belia adalah pengguna masa depan perkhidmatan perpustakaan luar bandar (Corradini, 2003). 4. PERANAN DAN KEPERLUAN PERPUSTAKAAN DESA 4.1 Perkhidmatan ICT Dengan adanya perkhidmatan internet ia adalah antara faktor utama yang boleh menarik belia untuk menggunakan perkhidmatan perpustakaan desa yang ditawarkan. Belia kini lebih selesa untuk menggunakan internet dan ia telah dianggap sebagai sebahagian daripada kehidupan mereka. Omar et al. (2012), telah menyatakan bahawa beberapa kemudahan ICT yang terdapat di perpustakaan memberi kesan kepada kehadiran belia ke perpustakaan luar bandar. Oleh itu, penyediaan kemudahan dan peralatan ICT yang lebih banyak dan mencukupi perlu disediakan di setiap perpustakaan desa yang ada. Selain itu, perpustakaan juga boleh menyediakan kemudahan Wi-fi yang pantas supaya bagi pengguna yang mempunyai komputar riba sendiri boleh menggunakan internet ketika berkunjung ke perpustakaan desa. 4.2 Sumber dan aktiviti Sumber dan aktiviti yang disediakan perlu mencukupi dan memenuhi keperluan dan minat generasi masa depan ini. Dalam usaha untuk menarik lebih ramai belia untuk datang ke perpustakaan desa, salah satu faktor penentu adalah dengan menyediakan sumber dan menjalankan aktiviti-aktiviti kemasyarakatan yang berkaitan dengan keperluan dan kepentingan mereka (Omar et al, 2012). Menurut European Youth Information Charter (ERYICA) (2004), untuk mengesahkan sumber-sumber yang disediakan di perpustakaan berkaitan dengan belia, maklumat yang ditawarkan hendaklah berasaskan kepada permintaan, keperluan dan tanggapan mereka terhadap keperluan maklumat. Selain itu juga, turut ditegaskan beberapa kriteria untuk menarik lebih ramai belia untuk menjadi sebahagian daripada komuniti perpustakaan iaitu 1) terbuka kepada semua belia; 2) menawarkan kesaksamaan akses kepada maklumat; 3) mudah diakses; 4) percuma; 5) mendedahkan pelbagai peringkat tugasan maklumat yang sesuai untuk belia; 6) terlibat dalam pelbagai struktur dan perkhidmatan belia dan 7) membantu belia untuk mendapatkan maklumat yang boleh didapati melalui teknologi canggih seperti ICT seterusnya meningkatkan kemahiran mereka ketika menggunakannya. 4.3 Keselesaan dan ketenangan Antara faedah yang ditawarkan oleh perpustakaan desa adalah ia tempat yang sesuai untuk belajar. Berbanding dengan perpustakaan sekolah, perpustakaan desa menawarkan ketenangan dan jauh dari persekitaran yang bising di mana mereka boleh meletakkan tumpuan lebih kepada pembelajaran mereka. Penggunaan kemudahan dan perkhidmatan yang disediakan lebih bercorak santai terutama ruang membaca dan tempat-tempat perbincangan.

Samsul Farid, S.


4.4 Pustakawan Kualiti perkhidmatan yang diberikan oleh pegawai-pegawai yang bertanggungjawab boleh menjadi salah satu faktor daya tarikan, selain daripada itu, kemahiran komunikasi pustakawan yang baik boleh menjadi faktor penting yang boleh menarik belia untuk datang ke perpustakaan. Layanan mesra yang diberikan boleh memberikan tanggapan pertama yang baik kepada imej perpustakaan berkenaan. 4.5 Lebih didengari dan dilihat Promosi merupakan satu lagi faktor penting yang perlu dipertimbangkan. Dengan cara ini, masyarakat akan terdedah kepada perkhidmatan dan aktiviti yang disediakan di perpustakaan desa. Tambahan pula, aktiviti-aktiviti promosi seperti itu diperlukan untuk menyampaikan imej baru perpustakaan desa. Setiap pembaharuan atau transformasi akan sampai kepada pengetahuan masyarakat setempat. 4.6 Persepsi terhadap perpustakaan desa Dalam beberapa kajian yang lepas (Norshila et al., 2011 dan Corradini, 2003), belia sentiasa dikaitkan dengan persepsi negatif terhadap perpustakaan. Bagi mereka, perpustakaan hanya tempat untuk orang-orang yang suka membaca. Bagi golongan belia, mereka lebih suka untuk mendapatkan maklumat dalam talian dan lebih memilih program-program bebentuk hiburan daripada menggunakan perkhidmatan perpustakaan. Dengan memperbanyakkan aktiviti-aktiviti yang berorientasikan belia akan mendorong mereka untuk lebih mengambil bahagian dalam aktiviti berkenaan. 4.7 Fizikal bangunan Ruang yang ada memainkan peranan yang penting dan boleh menjadi faktor yang boleh menarik pengguna ke perpustakaan desa. Ia memberikan keselesaan dan ketenangan kepada pengguna. Keluasan ruang dan rekabentuk perpustakaan desa mestilah sesuai untuk menampung pelbagai jenis golongan masyarakat yang terdiri daripada golongan muda dan tua. Selain itu, ruang di dalam bangunan perpustakaan desa perlu diberikan kepada belia di mana membolehkan mereka untuk menghiasi rupabentuk mengikut kepentingan dan citarasa mereka. Berdasarkan pemerhatian penyelidik, hanya kanak-kanak diberikan ruang dan membenarkan mereka untuk melukis dan cat pada dinding bangunan perpustakaan desa. Malangnya peluang ini tidak diberikan langsung kepada golongan belia untuk berbuat demikian. Selaras dengan petikan daripada Bernama pada 6 Julai 2013, Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi) ada menyatakan “Remajakan perpustakaan agar kekal relevan kepada masyarakat”. 4.8 Tempoh Hasil daripada kajian yang dijalankan oleh Omar et al. (2012), terdapat cadangan daripada responden untuk melanjutkan tempoh perkhidmatan perpustakaan desa. Permintaan untuk lanjutan tempoh waktu pembukaan perpustakaan luar bandar adalah semata-mata kerana hakikat bahawa masa yang ada bagi belia untuk menggunakan perpustakaan adalah selepas waktu pejabat.



5. PERANAN PUSTAKAWAN DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN DALAM

MENGATASI CABARAN PADA MASA KINI 5.1 Peranan dan tanggungjawab pustakawan Peranan pustakawan ataupun petugas di perpustakaan desa adalah sangat penting bagi memastikan keberkesanan dan kepentingan perpustakaan kepada masyarakat masih relevan. Salah satu cara untuk menarik lebih ramai belia untuk menggunakan perkhidmatan perpustakaan desa adalah pustakawan itu sendiri (Braun, 2006). Pustakawan di sini merujuk kepada petugas atau staf perpustakaan desa yang terdiri dari pelbagai peringkat gred kakitangan, tidak hanya menjurus kepada Pustakawan. Mereka boleh menunjukkan sikap yang sopan santun dalam menangani keperluan belia. Ia adalah penting bagi mereka untuk mengelakkan mana-mana sikap negatif, kerana pengguna kali pertama mungkin akan kecewa dan berasa rendah diri seperti tidak dialu-alukan dengan sikap yang ditunjukkan. Berdasarkan hasil kajian yang lepas, pustakawan dan pembantu mereka disediakan dengan beberapa latihan dan kursus yang berkaitan dengan kemahiran komunikasi. Merujuk kepada Corradini (2003) terdapat beberapa tugas yang boleh dilakukan dengan berkesan oleh pustakawan, dan ia boleh menjadi kunci dalam meningkatkan statistik perpustakaan desa. Pertama, pustakawan perlu membina hubungan yang erat dan positif terhadap belia. Kedua, sumber-sumber yang disediakan di perpustakaan desa perlu dipantau secara konsisten dengan perhatian khusus diberikan kepada sumber teknologi dan multimedia yang terkini. Ketiga, perancangan mengenai kaedah yang berkesan untuk mempromosikan perkhidmatan perpustakaan desa dan aktiviti yang perlu dibuat untuk menarik belia. Keempat, hubungan yang akan dijalin dengan sekolah-sekolah, pelajar-pelajar dan guru-guru perlu bersesuaian supaya mereka tidak akan melihat perpustakaan desa sebagai semata-mata tempat untuk membaca dan belajar. Selain itu, ia juga penting untuk mempromosikan perpustakaan desa bukan sahaja untuk pelajar-pelajar dan guru-guru, tetapi juga kepada seluruh masyarakat, ibu bapa, golongan profesional dan pihak yang berkepentingan. Cadangan ini boleh menjadi begitu mendesak dan mencabar, tetapi ia sangat bernilai kepada pustakawan untuk mencari penajaan, ahli-ahli baru dan sokongan sama ada daripada pihak awam atau swasta yang sanggup dan minat untuk berkongsi tanggungjawab bersama. Pustakawan perlu mengkaji dan mengenali golongan belia secara keseluruhan, dengan mengenalpasti keperluan dan kepentingan mereka. Kajian boleh dijalankan dengan menghasilkan borang kaji selidik di mana ia dijawab oleh golongan belia dan organisasi yang berorientasikan masyarakat belia untuk mengenal pasti apa faktor yang mempengaruhi mereka untuk datang atau tidak datang dan seterusnya menggunakan perkhidmatan perpustakaan desa yang sedia ada. Pustakawan akan sedia maklum hasil dapatan kajian itu untuk mengatasi jurang yang sedia ada dengan jenis sumber-sumber maklumat yang diperlukan dan tidak diperlukan oleh perpustakaan desa. Selain daripada itu, mereka akan sedar mengenai masalah-masalah yang berkenaan dengan sumber-sumber bahan bacaan yang tidak bersesuaian (Raseroka, 1986). Hasil daripada kajian ini, adalah disyorkan bahawa koleksi novel dikemaskini dan novel baru boleh ditambah dua kali ganda daripada koleksi sedia ada di perpustakaan desa. Tambahan pula, sumber-sumber pembelajaran dan pendidikan perlu dipastikan bersesuaian dan relevan untuk digunakan. Untuk merealisasikan perkara ini, perpustakaan desa disyorkan menjalin kerjasama dengan sekolah dan institusi pengajian tinggi. Melalui kerjasama ini, perpustakaan desa akan mendapatkan nasihat dan maklumat mengenai jenis sumber-sumber pendidikan yang mereka perlu sediakan. Adalah penting untuk menjadikan perpustakaan desa

Samsul Farid, S.


dilihat sebagai sesuatu yang lain daripada perpustakaan sekolah atau perpustakaan institut pembelajaran. Mengadakan kelas tuisyen dalam perpustakaan desa merupakan suatu idea yang menarik di mana pustakawan atau guru-guru boleh menjalankannya dengan adanya sumber-sumber pendidikan di sekeliling mereka. 5.2 Cadangan penambahbaikan Dalam kajian ini, ia boleh dilihat bahawa perkara yang paling penting yang perlu dipertimbangkan dalam menghubungkan perpustakaan desa kepada belia luar bandar adalah dengan menyediakan perkhidmatan ICT. Untuk menyediakan perkhidmatan ICT seperti komputer, internet dan Wi-fi percuma di setiap perpustakaan desa boleh menjadi faktor penentu yang sangat penting (Norshila et al. 2011). Sudah tentu, soal kewangan akan menjadi halangan utama, walau bagaimanapun, kajian ini mencadangkan bahawa pihak-pihak yang berkaitan perlu mendapatkan penajaan yang mencukupi dan sokongan terutama dari pelabur-pelabur besar dalam industri-industri utama seperti minyak dan industri pertanian. Sudah tentu perkara ini adalah sangat mencabar, tetapi jika ia boleh dilakukan, akhirnya ia akan banyak membantu dalam penyediaan alatan ICT yang mencukupi dalam perpustakaan desa. Kajian ini berpendapat penglibatan belia adalah sangat penting dalam proses perancangan aktiviti-aktiviti perpustakaan desa, kerana ia akan memberikan pandangan yang jelas mengenai apa jenis aktiviti yang perlu dijalankan untuk menarik golongan belia yang lebih ramai ke perpustakaan desa. Smith (2003) telah mencadangkan untuk mewujudkan satu Lembaga Penasihat Remaja di mana lembaga ini boleh bertindak sebagai penasihat kepada perpustakaan desa. Tahap pemahaman yang mendalam tentang keperluan belia luar bandar dan penyertaan masyarakat belia akan menjana publisiti positif kepada perpustakaan. Secara tidak langsung ia turut menyahut seruan Perdana Menteri Malaysia ke-6 Datuk Seri Najib Tun Razak melalui tweeter beliau dengan menyatakan “Perpustakaan perlu diberi nafas baru untuk terus memperkasa budaya membaca”. Kaedah promosi yang bersesuaian seperti menjalin hubungan antara perpustakaan desa dan sekolah mesti dibuat dengan teliti kerana Corradini (2003) telah menekankan bahawa perpustakaan itu terlalu kuat dikaitkan dengan pembelajaran dan sekolah. Melalui promosi ini, para pelajar dan guru harus memahami bahawa perpustakaan desa bukan sekadar tempat untuk membaca buku dan menjalankan kajian. Oleh itu, perpustakaan yang dikaitkan terus dengan kerja rumah dan belajar boleh mewujudkan persepsi negatif di kalangan belia dan mereka mungkin pergi ke tempat lain pada masa lapang mereka, dengan itu ia akan melemahkan ataupun secara tidak langsung akan memusnahkan potensi perpustakaan sebagai tempat untuk mendapatkan maklumat tanpa had dan pembelajaran secara tidak formal. Selain daripada itu, aktiviti-aktiviti yang berkaitan yang disukai oleh masyarakat tempatan seperti menjahit dan kelas memasak boleh dilakukan secara berkala untuk menarik lebih ramai pengguna. 6. KESIMPULAN Perpustakaan desa adalah amat penting dimana perkhidmatan serta aktiviti yang berkaitan yang ditawarkan untuk masyarakat luar bandar masih relevan. Untuk memastikan ia terus relevan, lima faktor yang telah dibincangkan perlu dipertimbangkan. Daripada lima faktor yang telah dinyatakan, isu-isu perkhidmatan ICT yang disediakan serta sumber-sumber dan aktiviti yang berkaitan perlu ditangani terlebih dahulu kerana ia merupakan kunci utama untuk menarik lebih ramai golongan belia luar bandar untuk datang dan menggunakan perkhidmatan perpustakaan desa. Beberapa cadangan penambahbaikan telah diketengahkan dan secara tidak langsung ia boleh membantu



pihak-pihak berkaitan dalam membangunkan perpustakaan luar bandar di Malaysia. Dengan adanya perpustakaan desa ini penyelidik amat berharap semua masyarakat luar bandar akan menggunakan kemudahan yang disediakan dengan sebaik mungkin tidak terhad kepada golongan belia dan kanak-kanak sahaja. Jika digunakan dengan baik perpustakaan desa ini akan membantu memanfaatkan para pelajar mencapai keputusan peperiksaan dengan lebih baik seperti di Terengganu. Semoga lebih ramai para cendiakawan lahir di kawasan luar bandar kelak dan dapat memberi sumbangan kembali kepada pembangunan daerah masing-masing. RUJUKAN Abu Hassan, M., & Omar, S.Z. (2009). My Malaysia. In S. Akhtar & P. Arinto (Eds.),

Digital Review of Asia Pacific 2009-2010 (pp. 255-261). New Delhi: Sage Publications and IRDC.

Braun, L. W. (2006). Teens and technology: an overview of YALSA’s Midwinter Institute. Young Adult Library Services, 4(3), 4-5.

Chester, G. & Neelameghan, A. (2006). Information professional: knowledge and skills development for serving marginalized and rural communities. Webology, 3(3), 29. Retrieved from http://www.webology.ir/2006/v3n3/a29.html.

Corradini, E. (2003). Teenagers analyse their public library. New Library World, 107(11/12), 481-498. Retrieved from http://dx.doi.org/10.1108/03074800610713307.

European Youth Information and Counselling Agency. (2004). European youth information charter. Retrieved from Eryica: www.coe.int/t/dg4/youth/Source/Partners/Eryica_Eur_Youth_Inf_Charter_en.pdf

Hildreth, S. (2007). Rural libraries: the heart of our communities. Retrieved from http://arsl.pbworks.com/f/Article+-+Rural+Libraries+by+Hildreth+Public+Libraries+MarApr+07.pdf

John, P. L. (1995). The rural information centers assist local communities. Retrieved from http://findarticles.com/p/articles/mi_m1387/is_n1_v44/ai_17558563/?tag=content;col1

Josephine, I. I. (2003). Libraries and information in sustainable rural development in Nigeria. Information Development, 19, 169-176. http://dx.doi.org/10.1177/0266666903193004.

Momodu, M. O. (2002). Information needs and information seeking behaviour of rural dwellers in Nigeria: a case study of Ekpoma in Esan West local government area of Edo State, Nigeria. Library Review, 51(8), 406 - 410.

NLM. (2011). Perpustakaan Negara Malaysia. Retrieved from http://www.pnm.gov.my/pnmv3/index.php.

Norshila, S., Masitah, A., & Wan Nor Haliza, W. M. (2011). Rural youth’s perceptions of information sources and rural library services. Retrieved from http://unllib.unl.edu/LPP/shaifuddin-ahmad-mokhtar.htm

Nyerere, J. (1967). Statement made on the opening of National Central Library in Tanzania 1967. Cited in Aguolu, C.C. Libraries Knowledge and National Development Inaugural Lecture series No 45. University of Maiduguri.

Omar, S. Z., Mohamed Shaffril, H. A., Bolong, J. & D’Silva, J.L. (2012). Investigating rural library usage among rural youth in Malaysia: Its corresponding determinants and impacts. Computer and Information Science, 5(2), 98-104. Retrieved from http://dx.doi.org/10.5539/cis.v5n2p98.

Omar, S. Z., Mohamed Shaffril, H. A., Bolong, J. & D’Silva, J.L. (2012). The impingement factors of the rural library services usage among rural youth in Malaysia. Asian Social Science, 8(7), 60-68. Retrieved from http://dx.doi.org/10.5539/ass.v8n7p60

Samsul Farid, S.


Raseroka, H. K. (1986). Relevant library services in developing countries. IFLA Journal, 12, 288-291. Retrieved from http://dx.doi.org/10.1177/034003528601200407

Salbiah M. Y. (2004), Universal Service Provision Programme for Rural Libraries in Malaysia. News from the National Library of Malaysia. No. 50, July. Retrieved on 2nd June, 2013. Retrieved from http://www.ndl.go.jp/en/cdnlao/newsletter/050/504.html

Shariful Islam, M. (2009). The community development library in Bangladesh. Information Development., 25, 99-111. Retrieved from http://dx.doi.org/10.1177/0266666909104711.

Silvio, D. H. (2006). The information needs and information seeking behaviour of immigrant southern Sudanese youth in the city of London, Ontarion: an exploratory study. Library Review, 55(4), 259-266. Retrieved from http://dx.doi.org/10.1108/00242530610660807.

Smith, E. L. (2003). Why rural libraries should serve young adults. Rural Libraries. Retrieved from http://www.webjunction.org/arsl-clarionpubs/-/articles/content/451902.

Tenopir, C., King, D.W., Edwards, S.H., & Wu, L. (2009). Electronic journals and changes in scholarly article seeking and reading patterns. Aslib Proceedings, 61(1), 5-32. Retrieved from http://dx.doi.org/10.1108/00012530910932267.

Vavrek, B. (1995). Rural information needs and the role of public libraries. Retrieved from http://findarticles.com/p/articles/mi_m1387/is_n1_v44/ai_17558549/?tag=content;col1

Zabed Ahmed, S. M. (2010). Measuring performance and impact of rural community –led library initiatives in Thailand. Information Development., 26, 19-35. Retrieved from http://dx.doi.org/10.1177/0266666909358296.

Zaid, Y. A. & Popoola, S.A. (2010). Quality of life among rural Nigerian women: The role of information. Library Philosophy and Practice. Retrieved from http://www.webpages.uidaho.edu/~mbolin/zaid-popoola.htm.





SUSTAINABILITY AND GROWTH OF A SPECIAL LIBRARY

ADAPTING TO CHANGING BUSINESS & LIBRARY ENVIROMENT: BEST PRACTICES FROM PETRONAS PETROLEUM RESOURCE CENTRE

Nurul Sha'adah Abdul Kalam

Information Research & Reference Executive

PETRONAS Petroleum Resource Centre Level 4, Tower 1, PETRONAS Twin Towers, 50088 Kuala Lumpur, Malaysia.

[email protected]

ABSTRACT Established in 1976, PETRONAS Petroleum Resource Centre (PRC) has played an evolving role in its efforts to support Malaysia’s national oil and gas company; Petroliam Nasional Berhad (PETRONAS) goals and business objectives. Throughout the changing business focus, PRC has remained steadfast in strategically aligning all of the library’s operations and services towards the business direction, emphasizing on creating high impact value to both the library and PETRONAS. In the years of its operations, PRC has proactively taken measures to remain competitive and relevant by enhancing on its service delivery level, operational excellence and emphasizing on its customer relationship management internally and externally, specifically focusing on creating an impactful library experience. This relationship between the PRC and its parent company, PETRONAS, has made the sustainability and growth of PRC closely intertwined with the ever-changing business environment. In tandem with the growth of PETRONAS, Petroleum Resource Centre (PRC) has undergone many strategic shifts with the aim of ensuring PRC remains as a relevant knowledge aggregator, strategic partner and supporter of PETRONAS business and Groupwide efforts. By planning and executing focused enhancements of its operations and functionality, developing a marketing and promotional strategy that is targeted to increase PRC’s presence and visibility. PRC adopts and applies a proactive stance in ensuring that it remains relevant to the business to ensure sustainability and growth. This paper described the best practices and lessons learnt in creating value and achieving sustainability and growth for a special library in the context of PRC’s experiences as a fully functioning and active special library. Keywords: Petroleum Resource Centre (PRC); special libraries; library excellence; library promotions and marketing; customer relationship management; PETRONAS; Malaysia.



1. SUSTAINABILITY & GROWTH THE LIBRARY Of the many types of libraries that exist, the special library is definitely a unique institution. Schools, academic, public and national libraries, are up to a certain degree, libraries that have unequivocal reasons to exist. Be it to serve and facilitate the learning of school children or university students or to be a beacon of a learned society. The special library is, as the name indicates, special. It is special in the sense that it exists in an ecosystem where the need to have a library is something that is not always urgent. Special libraries are a unique bunch, not only are they special in terms of the collection that they hold, but they are special because their existence are subjected to the directions and decisions of board of directors, company owners and the management committee of either businesses, institutions or organizations. In the case of PETRONAS Petroleum Resource Centre (PRC), it is a library that exists in a business entity. It’s role; to facilitate learning and provide informational support for all staff, researchers, managers, engineers, scientists, etc. of Petroliam Nasional Berhad or PETRONAS; the national oil company of Malaysia to achieve its business objectives. PRC has been able to thrive and survive in PETRONAS from 1978 to present. Growing along the way in tandem with the steady growth and expansion of PETRONAS. This however, was not an easy feat. It took a strong leadership, visionary thinking and the collective teamwork of all library personnel to achieve what PRC has achieved thus far. As business environment is constantly changing, acting and reacting to external and internal forces, there was always a need for PRC to keep up and keep abreast with the changing focus of the business. There exists a constant need to stay relevant, which reflects the even bigger need to continue existing. A special library such as PRC has to face the constant challenge of staying relevant to business and also staying relevant as a library. Which means constantly evolving and adapting itself to the many changes and challenges of the librarianship environment. This two-prong challenge has made PRC acutely aware of the changes in both fronts. Making the ability to adopt and adapt to changes from either front, an essential trait of PRC, making PRC a library that is both active and reactive, in which the awareness to be both has proven to be the key item in ensuring its sustainability and growth. 2. CHALLENGES FROM CHANGING BUSINESS TRENDS In the late 2000’s the global workforce has seen a trend of shifting population of the workforce. As baby boomers are leaving the workforce, it created an influx of young workforce from the X and Y generations. As shown in Figure 1, the shifting focus of the workforce demographic of PETRONAS skewed towards the incoming of workforce from the age of 25 to 34 years old. This shifting trend in workforce population has also brought with it a shifting trend in the needs and requirements of these new demographic users of the library. With the influx of the new user profile demographic, PRC suffered a downward trend in its performance. The new set of user profile demographic are more ICT savvy, they were more connected to the Internet, more socialized and demanded more freedom. They tend to shy away from PRC, choosing to depend more on their friends and the Internet to fulfill their informational needs, thus resulting in the downward trend in the number of user visits to the PRC and the declining number of queries and requests for information assistance submitted to PRC.

Sustainability and Growth of a Special Library: Adapting to Changing Business and Library Environment: Best Practices from Petronas Petroleum Resource Centre Experience


Figure 1. PETRONAS workforce by age group from 2009 – 2012 (Figures are approximation and may not fully reflect the number of staff in totality)

The decline in usage and visits affected PRC’s performance. If left unattended, a continued decline can lead to questions of the need for a library, which will grossly impact the existence of PRC. The decline and changing trend presented PRC with the challenge to create appeal and generate a new set of demographic users’ interest in PRC. In addition, PRC also faced the challenge of an expanding number of users, as shown in Figure 2. As PRC’s main objective is to serve the population of PETRONAS, the growth and expansion of PETRONAS business globally presented PRC with the need to connect these global users to PRC.

Figure 2. PETRONAS workforce in number from 2009 to 2012 (Figures are approximation and may not fully reflect the number of staff in totality)

PETRONAS now operates in more than 35 countries all over the globe. Although the location is different and more varied, the need remains constant. Users need access to pertinent information and services to facilitate their daily work life. Figure 3 shows the global location in which PETRONAS operations are based and where users are scattered all around the globe.



Figure 3. Map of PETRONAS global operations (Source: PETRONAS Corporate Report 2012)

The globally located users require the same access to pertinent information as those users whom are located in Malaysia. The business challenge for PRC was to devise a comprehensive method that would allow its global users to be connected to its services and collections. In addition, PRC faced the challenge to utilize ICT in its favor, due to the nature of these global location and the connectivity issues that are faced by users in certain locations where access to the secured company intranet network is sometimes not available. PRC also faced ICT issues in addressing the users need for constant 24-hour access to information. Therein exists the need for PRC to not only connect these users to the information that they need but also to enable them to have access to these connections whenever they require without breeching PETRONAS’s ICT security policies. Realizing that these and many other changing trends in the business and librarianship environment, which both known and unknown are presenting new challenges that may adversely affect PRC’s growth and sustainability, PRC made the proactive move to strategize a plan that will allow PRC to adopt to the many changes from both fronts. PRC also needs to sustain its appeal and performance to continue creating high impact value to its users, to PETRONAS and also to the librarianship fraternity. 3. DEVELOPING A COMPREHENSIVE STRATEGY With a strong leadership at the helm of PRC who put value in forward thinking that focused on creating sustainable growth and value now and in the future, PRC with the strong support of the PETRONAS management, devised a plan that would be the guide to PRC’s effort in creating continuous value. Being relevant and staying relevant was the focus of PRC in its effort to adapt to change and create sustainability and growth. There exists a need for a special library such as PRC to be visible. Visibility; the degree to which a library is noticed both internally within the organization and externally within the librarianship fraternity, is a valuable trait for any library, even more so in the case of a special library. Visibility is a vital trait for a special library as it is the essence in which the library is assured of continued growth and sustainability. In the context of PRC, visibility creates awareness. It is when PRC is visible to all levels of the business will the



business be more aware of PRC. Thus, visibility aspect will allow the business to appreciate PRC’s relevance and value its creation and contributions. Taking a proactive measure, PRC embarked on strategic improvement across all levels of its operations. Capitalizing on key marketing maneuvers, PRC managed to raise awareness of its contribution, increased visibility and operational strength. 4. STEP FOCUS In response to the changes and challenges faced, PRC developed a strategy that guided its efforts to be relevant and stay relevant to the business. This included looking inward and outward and emphasizing on users feedbacks. 1. Assessment of Conditions

Before PRC began to implement any changes to its current operations, PRC conducted an assessment of its current conditions in relation to its performance and service levels to the users, operations effectiveness, efficiency and various other key areas of PRC operations. PRC conducted a detailed SWOT analysis of its operations and services with the aim of identifying areas which improvements can be made to increase PRC effectiveness. Coupled with an extensive user feedback that was collected from users from various levels and various locations in the business along with feedbacks from internal partners such as other PETRONAS Groupwide Resource centers and collaboration partners. When analyzing the responses from the feedbacks obtained and the results of the SWOT analysis of its operations, PRC identified key areas of improvement that should be focused on.

2. Prioritizing Key Impact Areas Results from the assessments condition that was done has generated a few key areas that can be focused on for improvements. However, to further achieve optimum efficiency and effectiveness on focus areas, PRC further revised the results of the assessments condition to prioritize on key impact areas that will yield the most benefits. The selection of key impact areas was done by determining the major concerns of the users. The key focus of PRC as outlined in PRC performance scorecard included a consideration of available resources and also the key business directions of PETRONAS

3. Aligning to Business Direction Long and short-term goals were developed in line with the business directions. Each impact area goal was designed to generate results that will ultimately bring more value to the business and support the achievement of the business objectives.

4. Strategies & Execute Enhancements Upon selecting the priority impact areas, PRC began to strategize the changes and

improvements that needed to be implemented which included developing a plan to allocate resources optimally.

5. Marketing and Promotion The key item in the overall strategy was to develop a comprehensive marketing and promotion strategy that would appeal to all levels of the business. This included adopting the two prong strategy approach where PRC created various events and activities based in PRC which are both information centric and lifestyle centric, such as PRC lunch hour movie screening and PRC tech & gadget events to attract users to the PRC. Users are then exposed to PRC collections, services, facilities etc. Once they are at PRC, they will join concurrent events like information literacy workshop or special meet and greet session with authors, which is then followed by a showcase of PRC collection.

6. Feedback and Review



At each possible situation, user feedbacks are obtained for various aspects of PRC operations, from event feedback, facilities and ambience as well as feedback of PRC staff, etc. This constant feedback channels allow users to freely express their thoughts and opinions of PRC. Not only does PRC obtained valuable feedback from users, but PRC is also able to create a sense of trust and openness with the users as they feel that their opinions matter and are being valued.

7. Feedback Based Refinements Feedbacks are then filtered and sorted to identify constructive suggestions for improvement. Suggested changes are then selected based on importance, impact and level of difficulty in execution to be implemented either immediately, in phases or put aside for further review and refinement.

8. Continuous Promotions and Improvements PRC monitors its performance at all levels of its operations and each marketing initiative is reviewed and refined. This cycle is continuous as it allows PRC to always be alert to users’ needs, business requirements and directions and also the changes in the librarianship fraternity.

5. FOCUSED ENHANCEMENT FOR GROWTH

The strategies described above are applied to four key areas of PRC focused enhancements. Each enhancement area will have the most impact to PRC performance thus its operational excellence, visibility and growth. The four enhancement areas focus on creating additional value to PRC with each enhancement having its own set of key issues to be addressed. Table 1 below describes the salient points in PRC strategies of focused enhancements.

Table 1. Key enhancement areas

Focus Enhancement objectives Key Issue Key Improvement

Enhanced PRC Role

• To strengthen PRC’s presence and position as the choice venue for business activities and as a strategic partner to the business. Partnership and collaboration are important to PRC as it allows PRC to not only increase its visibility but also to interact more directly with the business and thus contribute and add more value to its

• New user demographics that required PRC to provide a creative space for leisure and work.

• A change in business direction that calls for greater connectivity and access to information for the global workforce.

• Cultivating New Partnerships PRC associated itself with various Young Professionals and Lifestyle based Clubs, positioning itself to be the choice partner for activities and events that appeal to the new demographic of users.

• Strategic Information Services PRC aligned itself with various units and departments in PETRONAS by




services. Partnership and collaborations range from joint events and activities to knowledge sharing and shared experiences.

providing customized services ranging from knowledge management to document management, data and event management.

Enhanced User Service

• To increase and create positive user experiences from any and all contacts with PRC. Positioning PRC as a trusted and dependable aggregator and provider of information services enhances PRC’s visibility and presence as a trusted partner to the business.

• Changing user preference of communication medium which translate into the need for a ubiquitous service by PRC

• Global locations of users results in the need for fast response and access that is available 24/7

Enhanced Facilities

• To fully optimized PRC physical space as a choice venue for conducive learning, business and lifestyle settings. By transforming the physical outlook of PRC, creative spaces were added. Emphasis was put on creating an ambience where learning and business needs are met in a formal yet relaxed setting

• Changing user space needs from the traditional library setting to a more open and modern setting.

• Changing business needs from conventional meeting spaces into creative inducing spaces

• Changing ICT landscape that introduced technological advancements that allowed users to be

• Alternative workspace Various open and semi enclosed work spaces are introduced to allow users the ability to experience a non-traditional working atmosphere.

• Lifestyle space Introduction of thematic areas which are colorful, vibrant and flexible for both business and lifestyle activities such as gathering and impromptu discussions.




independent and more effective in their daily work life.

• Business centric

facilities Introduction on business, training, learning and briefing rooms with facilities and equipments to compliment the business needs.

Enhanced Activities

• To design and conduct impactful activities that increases PRC visibility and presence. Capitalising on PRC two pronged marketing strategies, events and activities are created to not only showcase PRC wealth of information but also to create additional value to PRC.

• Declining physical visits due to the traditional library image that users have.

• Lack of user awareness

• Underutilized resources.

• Reaching Out Creating increased user awareness of PRC by collaborating with other PETRONAS units to jointly host various business events and activities. • Event Series

Introduction of a recognizable image of PRC events by utilizing PRC space to host PRC activities series such as PRC Expert Talk Series, PRC Special Screening and PRC Information Skills Workshop Series. By creating these series of events, PRC positions itself as a place with a hive of value added activities.

6. ACHIEVEMNTS AND CONTINOUS IMPROVEMENT FOR GROWTH As the business and librarianship environment is constantly changing, it is pertinent for PRC to continuously improve itself to stay relevant. Growth and sustainability are the main focus in any library and this is true for PRC. Constant improvement, aggressive marketing and promotion activities are the key to ensure that enhancements and improvements are communicated to users and ultimately to the business. From inception



to implementation and review, this strategy for sustainability and growth has yielded promising results as shown in Figure 5 and 6 below.

Figure 5. PRC statistics for events conducted, facilities revenue & event partners from 2009 to 2012 (bottom to top)

Figure 6. PRC statistic for number of registered users, physical and online (PRC Web portal MyPRECISE) visits and number of events and activities conducted

from 2009 – 2012 (left to right) PRC strives to provide the highest level of service by providing its users with pertinent information and valuable resources and services, which will ultimately increase PRC visibility and image and being a dependable and trusted partner to the business. In summary, in the context of PRC, adapting to the changing business and library environment is essential to its sustainability and growth. PRC has made action and having the flexibility to react to these changes, one of the cornerstones of its continued existence and success as a special library.



REFERENCE Deal, J.J., Altman, D.G., & Rogelberg, S.G. (2010). Millennials at work: what we know

and what we need to do (if anything). Journal of Business Psychology, 25, 191-199. http://dx.doi.org/10.1007/s10869-010-9177-2.

Hiring the right people. (2010). Multigenerational Characteristics. Retrieved from http://www.brucemayhewconsulting.com/index.cfm?PAGEPATH=&ID=20209.

Kenneway, M. (2007). Marketing the library: using technology to increase visibility, impact and reader engagement. Serials: Journal for the Serials Community, 20(2), 92-97. http://dx.doi.org/10.1629/2092.




Perkhidmatan Perpustakaan Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka, 25 - 27 Ogos 2013 82

AMALAN-AMALAN TERBAIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TENAGA

NASIONAL (UNITEN) DALAM MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN RUJUKAN DAN MAKLUMAT SEBAGAI AGEN INFORMASI DAN PROMOSI KEPADA

PENGGUNA

Md Yazid Muji

Pustakawan Kanan Perpustakaan Universiti Tenaga Nasional, Jalan IKRAM-UNITEN

43000 Kajang, Selangor, Malaysia. [email protected]

ABSTRACT

This paper is prepared to share the best initiatives implemented by the Library of Universiti Tenaga Nasional (UNITEN) in providing access to information resources, promotion and training to the library users. In addition to providing a source of information in printed formats consist of books, journals, annual reports, working papers and other, the Library also provides the electronic information resources include databases, electronic journals, repositories and Library software management. Reference and Information Services Unit has taken this function to deliver the access to electronic resources such as online databases and electronic journals subscribed from vendors and publishers including Emerald, ScienceDirect, American Society of Civil Engineers (ASCE) and others, as well as on-line software and search engine. The UNITEN IR platform also developed to provide digital materials such as conference papers, final exam papers, TNB Research and others. This paper also elaborates the unit functions as an agent in implementing the promotion activities through portal, email, Facebook and also as a coordinator in coordinating the training. The further discussion has been stated on the challenges facing by the Reference Unit and a Reference Librarian to serve the users in the digital world and virtual information in support high requirements for a university. Furthermore, the results of satisfaction surveys of participants attending the training activities are also described. This survey is based on a scale of excellent, good, average, slightly good and unsatisfactory. In the final part of this paper, it’s include the challenges that are being faced by the Unit Library Reference and Information Services UNITEN as a service unit that focused on quality service, meet customer needs and support research into the production process at the university. The challenges have been mentioned in this paper in sense of budget in providing the facilities and equipments, the implementation of information literacy, workforce preparation, support of users, skills in arranging the medium or the dynamics promotion channels and others.

Md Yazid Muji


Keywords: Reference and Information Services; reference services; reference librarian; Malaysia. ABSTRAK Kertas ini disediakan bagi berkongsi inisiatif-inisiatif terbaik yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Universiti Tenaga Nasional (UNITEN) dalam menyediakan akses sumber maklumat, promosi dan latihan kepada pengguna Perpustakaan. Selain menyediakan sumber maklumat seperti bahan bercetak seperti buku, jurnal, laporan tahunan, kertas kerja dan lain-lain, ia juga menyediakan sumber maklumat elektronik yang merangkumi pangkalan data, jurnal elektronik, repositori dan perisian. Perpustakaan UNITEN melalui Unit Rujukan dan Perkhidmatan Maklumat menyediakan akses sumber elektronik seperti pangkalan data atas talian dan jurnal elektronik yang dilanggan daripada vendor dan penerbit antaranya Emerald, ScienceDirect, American Society of Civil Engineers (ASCE) dan lain-lain, serta perisian atas talian dan injin percarian. Platform UNITEN IR juga dibangunkan bagi menyediakan bahan-bahan digital seperti kertas persidangan, kertas peperiksaan akhir, Penyelidikan TNB dan lain-lain. Kertas ini turut menyediakan fungsi unit sebagai agen promosi iaitu melalui email, portal email, Facebook dan juga sebagai “coordinator” dalam mengkordinasi latihan serta membincangkan tentang cabaran-cabaran yang perlu dihadapi oleh Unit Rujukan dan Pustakawan Rujukan di dalam dunia maklumat digital dan maya dalam menyokong keperluan yang tinggi bagi sesebuah universiti. Selain itu, hasil tinjauan ke atas kepuashatian peserta yang menghadiri aktiviti latihan yang telah dilaksanakan juga diterangkan. Tinjauan ini berdasarkan skala cemerlang, baik, memuaskan, sedikit baik dan tidak puas hati. Di akhir bahagian kertas ini, dimasukkan cabaran-cabaran yang sedang dan bakal dihadapi oleh Unit Rujukan dan Perkhidmatan Maklumat Perpustakaan UNITEN sebagai sebuah unit perkhidmatan yang menjurus kepada perkhidmatan berkualiti, memenuhi kehendak pengguna dan menyokong kepada proses penghasilan penyelidikan di universiti. Antara cabaran-cabaran yang dinyatakan adalah seperti bajet dalam menyediakan fasiliti dan kemudahan, perlaksanaan Literasi Maklumat, penyediaan tenaga kerja, sokongan dari para pengguna, kemahiran menyediakan medium atau saluran promosi yang dinamik dan lain-lain. Kata kunci: Perkhidmatan rujukan dan maklumat; perkhidmatan rujukan; pustakawan rujukan; Malaysia 1. PENGENALAN Perkhidmatan Rujukan merupakan perkhidmatan “front liner” yang sangat diperlukan bagi sesebuah Perpustakaan samada akademik, awam atau khusus. Ia memberi panduan, khidmat nasihat dan rujukan maklumat kepada para pengguna yang memerlukan maklumat secara pantas atau segera. Selain memberi panduan pencarian maklumat kepada pengguna, perkhidmatan ini juga telah berfungsi sebagai agen promosi, pemasaran, “liaison” dan sebagai “trainer” dalam meningkatkan kemahiran pencarian maklumat serta menilai maklumat yang diakses. Perkhidmatan ini juga telah berkembang dengan pesat dalam kurun ke 21 berdasarkan fungsi dan misi sesebuah Perpustakaan (Cassell dan Uma, 2011).

Amalan-Amalan Terbaik Perpustakaan Universiti Tenaga Nasional (Uniten) dalam Menyediakan Perkhidmatan Rujukan dan Maklumat Sebagai Agen Informasi dan Promosi kepada Pengguna


2. OBJEKTIF

Kertas ini disediakan bagi berkongsi inisiatif-inisiatif terbaik yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Universiti Tenaga Nasional (UNITEN) dalam menyediakan akses sumber maklumat, promosi dan latihan kepada pengguna Perpustakaan. Berdasarkan kepada pembentangan kertas kerja di dalam ICOL 2005 oleh Wan Ab. Kadir Wan Dollah dan Diljit Singh (2005) telah mendefinisikan perkhidmatan ini “as personal assistance provided by trained personnel to library users seeking information”. Perhubungan dapat dilihat antara Perkhidmatan Rujukan dan Maklumat dengan pengguna dapat memperolehi maklumat samada di sesebuah Perpustakaan, Pusat Maklumat, Pusat Ilmu dan sebagainya. Bunge dan Bopp (2001) juga mentakrifkan perkhidmatan ini sebagai “personal assistance is the essence of reference services and is the fundamental role of the reference librarian”. Di dalam World of Encyclopedia of Library and Information Services juga menyatakan bawah perkhidmatan ini wujud di sesebuah Perpustakaan “because the many means of access to information in library collections are complex and are not intuitively self-evident”. 3. FUNGSI

Bunge (1999) telah mengkategorikan perkhidmatan rujukan kepada 3 kumpulan utama iaitu :- a. Perkhidmatan maklumat yang melibatkan samada mencari maklumat berkaitan bagi

pihak pengguna atau membantu pengguna mencari maklumat yang dikehendaki. b. Memberi panduan tentang penggunaan sumber Perpustakaan dan perkhidmatan

yang dinyatakan sebagai kemahiran maklumat literasi. c. Menyediakan panduan kepada pengguna dalam memilih sumber maklumat dan

perkhidmatan yang paling sesuai.

Manakala Cassell dan Hiremath (2011) berpendapat bahawa perkhidmatan rujukan “at once a life raft, map, and compass to those who feel adrift. In providing them with a combination of personalized service in a timely manner, libraries reaffirm their centrality as twenty-first century public institutions par excellence”. Berdasarkan fungsi, Perkhidmatan Rujukan dan Maklumat Perpustakaan UNITEN diwujudkan bagi menjalankan fungsi di bawah : a. Memilih, mengurus dan menyediakan akses kepada sumber rujukan dalam format

bercetak dan elektronik dalam menyokong program akademik universiti. b. Membantu pengguna dalam pencarian maklumat, sebagai sumber rujukan maklumat

dan memberi pilihan kepada pengguna menggunakan sumber penyelidikan yang pelbagai di Perpustakaan.

c. Menyediakan perkhidmatan rujukan yang professional kepada universiti samada di dalam atau luar kampus.

d. Menyediakan panduan melalui program latihan dalam meningkatkan kemahiran mengenalpasti keperluan maklumat, lokasi, penilaian dan menggunakan maklumat secara berkesan.

Perkhidmatan ini mengendalikan beberapa aktiviti / program dan turut menawarkan perkhidmatan-perkhidmatan lain di bawahnya iaitu seperti:

a. Mengkordinasi orientasi pelajar dan staf UNITEN b. Latihan OPAC, pangkalan data, dan perisian melalui modul Literasi Maklumat c. Mengendalikan lawatan pengunjung dalam dan luar terdiri dari unit bisnes lain di UNITEN, sekolah, panel penilai MQA, KPT, universiti awam dan swasta dan lain-lain.

Md Yazid Muji


d. Mengendalikan lawatan penandarasan staf Perpustakaan UNITEN ke organisasi atau perpustakaan akademik di Malaysia. e. Mengkordinasi bersama dengan Jabatan Permasaran dan Komunikasi Korporat UNITEN di dalam program Hari Terbuka.

Tawaran perkhidmatan kepada pengguna adalah seperti Internet, pangkalan data, OPAC, WIFI, pinjaman CD ROM, pinjaman Kertas Peperiksaan Akhir dan lain-lain. 4. SUMBER MAKLUMAT DAN RUJUKAN

Perpustakaan UNITEN menyediakan pelbagai sumber maklumat rujukan samada bercetak atau pun elektronik kepada para pengguna. Secara dasarnya ia dapat dikategorikan seperti di bawah: a. Bercetak – buku, jurnal, kertas peperiksaan, majalah, suratkhabar, “newsletter’ dan

lain-lain. b. Elektronik – pangkalan data, E-jurnal, “online standard”, UNITEN IR, injin pencarian,

perisian jurnal impak, CD ROM, DVD, disket dan lain-lain. c. Multimedia – video, CD, kaset audio dan lain-lain.

Dalam tahun 2012, keseluruhan koleksi bercetak dan multimedia Perpustakaan UNITEN mencapai sehingga 118,285 bahan iaitu pecahan dari Kampus Putrajaya berjumlah 100,038 bahan dan KSHAS 18,247. Semua bahan-bahan ini boleh diakses melalui modul OPAC melalui Sistem Spydus 8.4D samada pencarian melalui “quick”, tajuk, pengarang, subjek dan “advanced”. Sistem akan menyediakan kepada pengguna “result” secara ringkas dan maklumat bibliografi bagi sesebuah tajuk bahan. Para pengguna terutama pelajar, pensyarah dan penyelidik dapat mengakses modul ini secara “web based” melalui komputer peribadi, “tab”, “Ipad” dan telefon pintar bagi mendapatkan jenis koleksi yang dikehendaki untuk tujuan pembelajaran dan penyelidikan. Rumsey (2004) berpandangan “the researcher may or may not know the type of resources they require, but they will need to become familiar in how to use the formats in which the information they need is stored”.

5. PELAKSANAAN AKTIVITI PROMOSI

Aktiviti promosi merupakan aktiviti penting bagi sesebuah Perpustakaan untuk memaklumkan segala perkembangan semasa atau terkini kepada pengguna. “Promotion has traditionally comprised four elements: advertising, sales promotion, publicity, and personal selling” (Shimpock-Vieweg,1993). Perpustakaan mengambil pelbagai inisiatif bagi melaksanakan aktiviti promosi samada melalui program, email atau implementasi melalui Web 2.0 iaitu adaptasi rangkaian sosial seperti Facebook dan blog. Cassell dan Hiremath (2011) menyatakan “In a brave new universe of 2.0, the focus is on social networking – leading to designer information”. Perlaksanaan sesuatu aktiviti promosi ini mendekatkan hubungan antara Perpustakaan dan pengguna di mana pemakluman berkenaan perkembangan terbaru Perpustakaan dapat dilakukan secara berterusan dan berkesan.



5.1 Kaedah dan bilangan promosi yang telah dilaksanakan Jadual di bawah menunjukkan kaedah dan bilangan promosi yang telah dijalankan semua pengguna secara keseluruhan.

Jadual 1. Paparan laporan kaedah dan bilangan promosi No Kaedah promosi Bilangan promosi 1 Taklimat 11 2 Email 72 3 Facebook 29 4 Portal email 79 5 Semuka (Perkhidmatan Meja Pelanggan) 28 6 Pejabat Unit Rujukan 7 7 Lab komputer 32 8 Lain-lain medium 17

JUMLAH KESELURUHAN 275 Berdasarkan jadual di atas kaedah tertinggi yang digunakan oleh Unit Rujukan dan Perkhidmatan Maklumat adalah melalui portal email 79 kali atau 29% dengan purata 4,084 pengguna telah menerima email promosi ini. Manakala keadah melalui lab komputer, Unit Rujukan mengambil peluang ini untuk mempromosi produk-produk lain kepada pengguna Perpustakaan dan kaedah ini mencatatkan bilangan kedua tertinggi iaitu 32 kali atau 12%.

Jadual 2. Paparan laporan aktiviti promosi mengikut subjek No Subjek promosi Bilangan promosi 1 "Past Year Exam Paper“ 1 2 Dspace 8 3 Internet 7 4 Ebook & langganan pangkalan data baru 2 5 Langganan perisian 17 6 Pangkalan data 176 7 WIFI 1 8 Lain-lain 63

JUMLAH KESELURUHAN 275 Merujuk kepada jadual di atas, subjek promosi pangkalan data adalah tertinggi iaitu dengan jumlah 176 kali atau 64% dari jumlah keseluruhan. Unit Rujukan dan Perkhidmatan Maklumat telah mengambil usaha yang jitu bagi memastikan informasi pangkalan data dapat disampaikan kepada pengguna dan secara tidak langsung dapat meningkatkan penggunaan sesebuah pangkalan data. Melalui Jadual 2 dan Rajah 1, subjek promosi di bawah lain-lain mencatat jumlah kedua tertinggi berjumlah 63 atau 23% dan langganan perisian adalah ketiga tertinggi iaitu 17 atau 6%.

Md Yazid Muji


Rajah 1. Paparan laporan aktiviti promosi berdasarkan peratus

5.2 Promosi melalui program Perpustakaan Beberapa program promosi telah dijalankan melalui Perkhidmatan Rujukan dan Maklumat seperti promosi melalui taklimat Perpustakaan, latihan produk dan “walk in” ke pejabat unit Rujukan bagi memastikan maklumat Perpustakaan sentiasa bersama pengguna. “However, promotion is essential to a library's existence. It stimulates demand for new services, increases a library's importance and visibility, and provides a safe haven from rampant budget cuts and salary freezes. And better still, it is a proactive rather than a reactive stance” (Shimpock-Vieweg,1993).

Rajah 2. Paparan laporan aktiviti promosi berdasarkan program

Sebanyak 63 program telah dijalankan berdasarkan 3 kategori program yang dinyatakan di dalam Rajah 2 di atas. Latihan produk merupakan jumlah program tertinggi yang telah dilaksanakan iaitu 32 atau 51%. Jumlah pelajar yang terlibat di dalam program ini secara total adalah berjumlah 2,217 orang setelah ditolak dengan jumlah pelawat (214) dan staf baru UNITEN (33). Taklimat yang dinyatakan adalah taklimat yang termasuk program universiti seperti orientasi pelajar baru, staf baru, fasilitator baru dan pelawat luar.



5.3 Promosi melalui Perkhidmatan Meja Pelanggan Perkhidmatan Meja Pelanggan ini merupakan nama baru yang mengantikan Meja Penasihat Pembaca pada tahun 2008. Ia berfungsi sebagai enjin bantuan maklumat kepada Perkhidmatan Rujukan dan Maklumat iaitu sebagai :- a. Pemberi panduan mengakses pangkalan data, OPAC dan sumber elektronik yang

lain. b. Memperkembangkan kemahiran pencarian maklumat kepada bahan bercetak dan

elektronik. c. Menerangkan cara mengakses sumber maklumat, perkhidmatan dan fasiliti

Perpustakaan. d. Menerangkan polisi dan prosidur yang diamalkan oleh Perpustakaan kepada

pengguna. e. Memberi pengalaman secara “live” melalui lawatan berpandu Perpustakaan dan

aktiviti latihan sumber maklumat atas talian iaitu pangkalan data yang dilanggan. Berdasarkan statistik yang direkodkan dari bulan September 2011 hingga Ogos 2012, Unit Rujukan telah melaksanakan 28 promosi kepada 44 pengguna Perpustakaan. Kebanyakaan promosi yang dilakukan adalah merangkumi promosi ke atas pangkalan data atas talian yang dilanggan seperti ScienceDirect, SCOPUS, Emerald, Business Monitoring Online, American Society of Civil Engineers dan lain-lain. Dengan pendekatan yang diambil ini, tugas Pustakawan Rujukan dapat dikembangkan bagi menyumbang kepada pembangunan penyelidikan sesebuah Perpustakaan. Kadir Wan Dollah dan Diljit Singh (2005) berpandangan “Today the reference librarian’s responsibilities have increased by societal expectations for information access through enhanced electronic capabilities”. 5.4 Promosi melalui email dan portal email Kaedah ini dilaksanakan sebagai “option” bagi memudahkan komunikasi di antara pustakawan dan pengguna di UNITEN. Medium email atau portal email dapat digunakan oleh pustakawan atau pengguna bagi menyampaikan mesej samada dalam bentuk pertanyaan, cadangan dan khidmat nasihat secara digital. Janes, Carter and Memmott (1999) mendefinisikan “digital reference as a mechanism by which people can submit their questions and have them answered by a library staff member through some electronic means (e-mail, chat, Web forms, etc.).” Berdasarkan statistik 2011/2012, sebanyak 75 email telah dihantar kepada 9,922 pengguna Perpustakaan. Manakala portal email sebanyak 61 email telah dihantar. 5.5 Promosi melalui Facebook Perpustakaan melaksanakan promosi melalui rangkaian sosial seperti Facebook bagi memperkuatkan lagi saluran promosi Perpustakaan. David Xia (2009) menyatakan bahawa “Facebook is one of the high technologies that has been integrated into library marketing efforts. As an interactive web site, Facebook has been very popular among college students”. Secara kasarnya “80 million users are its members, making it one of the most popular web sites in the world Facebook.com, 2008). This provides a great opportunity for librarians to utilize”. Saluran ini telah diaplikasikan sejak 14hb Disember 2009 dan sebanyak 314 “posting” telah dihantar. Sehingga 9 Mei 2013, terdapat 2,566 pengunjung yang “likes wall” Perpustakaan UNITEN.

Md Yazid Muji


5.6 Promosi melalui pameran Berdasarkan rekod dari September 2011 hingga Ogos 2012, Unit Rujukan telah melaksanakan 16 jenis pameran untuk tujuan promosi iaitu antaranya aktiviti, maklumat, fasiliti, inisiatif, anugerah Perpustakaan & universiti, panduan penggunaan OPAC, kemerdekaan, “The Deadliest Tsunami” dan lain-lain. 6. PELAKSANAAN AKTIVITI LATIHAN Bagi memastikan modul OPAC, pangkalan data atas talian, jurnal elektronik perisian dan lain-lain perkhidmatan digunakan oleh pengguna, Unit Rujukan telah menjalankan beberapa aktiviti latihan. Aktiviti ini dijalankan bagi perlaksanaan Literasi Maklumat dalam meningkatkan kemahiran penggunaan dan pengaksesan ke atas sumber Perpustakaan dan perkhidmatan yang disediakan. American Library Association mendefinisikan Literasi Maklumat sebagai “as a set of abilities enabling individuals recognize when information is needed and have the capacity to locate, evaluate and use effectively the needed information” (ALA, 1989). Berdasarkan statistik yang direkodkan dari bulan September 2011 hingga Ogos 2012, sebanyak 267 aktiviti latihan telah dijalankan. Pelan modul latihan disediakan berdasarkan perlaksanaan Literasi Maklumat seperti di bawah:

i. Modul latihan OPAC a. Durasi : 1 jam b. Lokasi : Makmal Komputer Perpustakaan c. Kelas dan taklimat : mewujudkan, mengenalpasti dan mengurus maklumat

(‘terms” dan topik). Fungsi dan akses OPAC merangkumi “features” pencarian asas & “advanced” – 5 minit

d. Latihan praktikal – 35 minit e. OPAC panduan asas (book mark) dan brosur f. Buku Panduan Perpustakaan g. Menyediakan borang maklumbalas pengguna h. Senarai kehadiran peserta i. Q & A – 5 minit j. Kuiz – 15 minit

ii. Modul latihan sumber atas talian (pangkalan data), perisian dan UNITEN IR

a. Durasi : 1 jam b. Lokasi : Makmal Komputer Perpustakaan c. Kelas dan taklimat : pengenalan pangkalan data yang berkaitan : kandungan,

skop dan subjek. Fungsi dan akses pangkalan data : pencarian asas, “advanced”, “tips” pencarian, “features” terkini, “add on content” dan “personalization” eg. Alert features untuk artikel isu atau jurnal terkini yang telah di “upload” – 5 minit

d. Latihan praktikal : pencarian dan pendaftaran (Digital Repository) – 35 minit e. Brosur pangkalan data f. Menyediakan borang maklumbalas pengguna g. Senarai kehadiran peserta h. Q & A – 5 minit

Beberapa jenis pendekatan yang telah dilaksanakan bagi merealisasikan aktiviti ini kepada pengguna Perpustakaan UNITEN iaitu melalui latihan di makmal komputer, Meja Perkhidmatan Pelanggan, pejabat Unit Rujukan, portal email, email dan lain-lain.



Rajah 3 : Paparan carta pai pecahan latihan berdasarkan jenis aktiviti

Rajah 3 menunjukkan pecahan aktiviti mengikut jenis. Aktiviti melalui Meja Perkhidmatan Pelanggan merekodkan aktiviti latihan paling tinggi iaitu 52% bersamaan 139 kali perlaksanaan aktiviti selama setahun. Manakala aktiviti melalui makmal komputer mencatat 22% atau 60 kali iaitu jumlah kedua tertinggi diikuti lain-lain (11%), Pejabat Rujukan (8%), email (4%) dan portal email (3%). Unit Rujukan dan Perkhidmatan Maklumat tidak bertindak sendirian dalam melaksanakan aktiviti latihan kepada pengguna tetapi mengambil inisiatif melakukan kolaborasi dengan Pusat Hal Ehwal Pelajar, “College Foundation and General Studies”, “College of Graduate Studies (CFGS)” dan Jabatan Sumber Manusia. Kerjasama dengan CFGS, Unit Rujukan dan Perkhidmatan Maklumat telah berjaya melaksanakan 48 aktiviti latihan dan seramai 850 pelajar asas serta ijazah telah terlibat di dalam aktiviti ini. 6.1 Aktiviti latihan melalui makmal komputer Unit Rujukan dan Perkhidmatan Maklumat telah melaksanakan 60 aktiviti latihan di makmal komputer di mana kebanyakkan aktiviti ini dilakukan di 2 makmal komputer di aras 5 Perpustakaan. Selebihnya aktiviti ini dilaksanakan di makmal komputer yang terletak di Kolej Kejuruteraan. Secara keseluruhan seramai 1,084 orang yang terdiri dari pelajar, pensyarah dan staf UNITEN. Aktiviti ini dilakukan dengan kombinasi pustakawan Unit Rujukan dan Perkhidmatan Maklumat, pensyarah dan vendor jemputan. Perpustakan telah menjalankan 40 aktiviti latihan (682 penyertaan), pensyarah 4 aktiviti (82 penyertaan) dan vendor 19 aktiviti (320 penyertaan). 6.2 Aktiviti latihan di meja perkhidmatan pelanggan Aktiviti latihan yang dijalankan di sini lebih bersifat latihan pendek atau “short training”. Berdasarkan statistik September 2011 hingga Ogos 2012, unit ini telah menjalankan 139 kali latihan kepada 198 pengguna dari pelbagai jenis pengguna yang terdiri daripada pelajar asas, ijazah, master, PhD, anggota kerja TNB, pelajar praktikal UiTM dan termasuk anggota kerja Unit Rujukan sendiri. 32% atau 44 kali aktiviti latihan dijalankan memfokuskan kepada latihan pangkalan data kepada 61 pengguna. Manakala selebihnya 68% atau 95 kali, ia merangkumi aktiviti seperti latihan OPAC, latihan kepada “Library software management”; Turnitin, UNITEN-IR, “WIFI setting” dan lain-lain.

Md Yazid Muji


6.3 Aktiviti latihan melalui facebook, email dan portal email Unit Rujukan turut menjalankan aktiviti melalui saluran atas talian seperti Facebook, email dan portal email. Statistik menunjukkan sebanyak 20 kali aktiviti melalui saluran ini telah dijalankan dan aplikasi ini telah dilaksanakan kepada 50,671 pengguna Perpustakaan. Subjek yang difokuskan adalah lebih kepada pemakluman panduan mengakses Perpustakaan, pangkalan data, “Library Software Management”; Turnitin dan UNITEN-IR. 7. CABARAN YANG DIHADAPI UNIT RUJUKAN DAN PERKHIDMATAN

MAKLUMAT DALAM MENJALANKAN FUNGSINYA SEBAGAI AGEN INFORMASI DAN PROMOSI

7.1 Bajet dalam penyediaan fasiliti dan kemudahan Isu bajet walaupun tidak berapa serius dan agak terhad, sedikit sebanyak memberi kesan kepada penyediaan fasiliti dan kemudahan. Bajet yang sediada perlu dipenuhi untuk melanggan pangkalan data yang dicadangkan oleh pensyarah sebagai salah satu pilihan sumber maklumat selain buku untuk diakses oleh para pelajar dan pengguna lain. Walaupun Turnitin sebagai contoh dapat dilanggan, namun “Library software management” atau aplikasi yang lain seperti “Endnotes”, “Refworks”, “Ebsco Discovery Services” dan lain-lain belum dapat dilanggan disebabkan kekangan ini. Secara tidak langsung, ia memberi sedikit impak kepada fungsi Unit Rujukan dalam menyokong proses penyelidikan universiti. 7.2 Perlaksanaan Literasi Maklumat Perlaksanaan Literasi Maklumat tidak dilakukan sepenuhnya, memandangkan ia tidak menjadi salah satu subjek pada para pelajar UNITEN. Walaupun Unit Rujukan dan Perkhidmatan Maklumat telah melaksanakan inisiatif dengan melakukan kolaborasi dengan Kolej Asas dan Pengajian Umum dan telah berjaya menyampaikan latihan kepada 800 orang pelajar asas dan ijazah, aktiviti latihan bagi sesebuah pangkalan data agak terhad untuk diajar. Contohnya untuk sesebuah sesi latihan di dalam kolaborasi ini, Unit Rujukan hanya berjaya menjalankan satu atau dua produk pangkalan data. Manakala pangkalan-pangkalan data yang lain hanya dapat dilaksanakan promosi dalam sesi yang sama selama 1 jam dan ia juga termasuk slot akses pangkalan data dari luar kampus serta UNITEN-IR.

7.3 Penyediaan tenaga kerja Dalam menyediakan dan menjalankan aktiviti informasi dan promosi, tenaga kerja atau sokongan perlu mencukupi. Ini adalah kerana melalui unit ini, ia perlu melaksanakan aktiviti promosi, latihan, pameran, lawatan dalam dan luar, penyediaan servis seperti OPAC, pangkalan data dan Internet, “Current awareness”, bilik surat khabar, pinjaman past year exam paper dan CD ROM. Bagi memantapkan usaha informasi dan promosi yang berpanjangan serta perhubungan antara pihak Perpustakaan dengan pengguna terutama pelajar terus “connected”, satu tenaga kerja yang realistik perlu disediakan. Di atas isu ini, setiap pertanyaan dan permohonan pengguna perlu diberi respon secepat yang mungkin dan memastikan pihak pengguna berpuashati dengan layanan yang diberikan. Malah penyediaan tenaga kerja di unit ini, juga menyentuh kepada faktor membangunkan fasiliti, servis dan aplikasi informasi dan promosi yang terkini dan moden (ICT).



7.4 Sokongan dari para pengguna Kejayaan fungsi sesebuah Unit Rujukan turut bergantung kepada sokongan pengguna terutama dari para pelajar. Ada sesetengah pelajar mengambil ringan dengan setiap promosi yang disediakan kepada mereka terutama sekali tentang pengaksesan sesebuah pangkalan data yang dilanggan oleh Perpustakaan UNITEN. Secara tidak langsung, pelajar jarang menggunakan pangkalan data tersebut dan hit penggunaannya menjadi kurang. Tambahan pula, ada juga di kalangan mereka yang akan mengakses pangkalan data pada tahun akhir iaitu semasa melaksanakan projek tahun akhir. Selain pangkalan data, para pelajar dalam kelompok ini akan kurang faham menggunakan perkhidmatan di Perpustakaan contohnya penggunaan perkhidmatan Internet walaupun promosi telah dilaksanakan melalui portal email & Facebook. Pihak Perpustakaan telah menyediakan "user guide" untuk penggunaan Perpustakaan, pangkalan data, "out campus access" dan UNITEN-IR di laman web Perpustakaan bagi memastikan pelajar-pelajar ini dapat mengetahui panduan menggunakan perkhidmatan di Perpustakaan. 7.5 Kemahiran menyediakan medium atau saluran promosi yang dinamik Sesebuah Unit Rujukan juga memerlukan kemahiran yang tinggi dalam menyediakan medium promosi dinamik yang dapat menghubungkan antara Perpustakaan dan pengguna secara konsisten dan berterusan. Bukan setakat melalui medium Facebook, twitter, laman web, email, portal email tetapi promosi yang dapat dilaksanakan melalui satu aplikasi yang terus berhubung ke telefon pintar pengguna, tab, iPad, Youtube, blogs, RSS Feed, podcasting dan lain-lain. Di atas kekurangan ini, aktiviti informasi dan promosi tidak dapat dipelbagaikan mengikut kehendak pengguna yang semestinya menjurus kepada perkembangan teknologi terkini. Contohnya RSS Feed dapat membantu Unit Rujukan dan Perkhidmatan Maklumat untuk laksanakan promosi dan informasi secara automatik melalui customazition tertentu dalam satu interface yang sama. Pihak Perpustakaan dapat memaklumkan kepada pengguna berkenaan penerimaan buku baru, artikel terkini di dalam sesebuah pangkalan data yang dilanggan, aktiviti-aktiviti serta berita terkini yang dilaksanakan di Perpustakaan, rangkaian sosial yang digunakan (email, portal email & Facebook) dan lain-lain. 8. KESIMPULAN Unit Rujukan dalam sesebuah Perpustakaan telah mengalami perubahaan secara berterusan dan ia perlu berubah bukan setakat fungsinya tetapi melibatkan sumber serta perkhidmatan yang ditawarkan kepada pengguna. Cassell dan Hiremath (2011) berpandangan "Although Libraries in general and reference departments in particular have more than their share of conversed traits, change has come rapidly in the past decade. Reference services and sources are changing to meet new user interests and needs". Perubahaan ini merupakan suatu keperluan agar perhubungan antara Perpustakaan dengan pengguna akan lebih konsisten selain memenuhi kehendak dan keperluan mereka yang semakin meningkat dan mencabar terutama pengguna dari kelompok pelajar dan penyelidik. Penggunaan rangkaian Internet yang meluas di kalangan pengguna Perpustakaan telah memberi satu fenomena di mana maklumat dan ilmu diakses secara global. Pustakawan di Unit Rujukan juga perlu menguasai rangkaian ini bagi memastikan kehendak dan keperluan pengguna dapat dipenuhi secara total. Dengan rangkaian Internet, pengguna dan penyelidik dapat meneroka melalui URL tertentu, pangkalan data, blogs, portal, laman web, Facebook dan lain-lain bagi memperolehi maklumat dan ilmu yang dikehendaki berdasarkan topik yang telah mereka rancang. Secara tidak langsung, pencarian maklumat dan ilmu tidak ada sempadan tertentu bagi seseorang pengguna

Md Yazid Muji


dan penyelidik, dan ini perlu diteliti oleh semua pustakawan yang bertugas di Unit Rujukan. Corak komunikasi turut menjadi faktor yang penting antara Perpustakaan dan pengguna di mana pengguna mengharapkan Pustakawan di Unit Rujukan senang untuk dihubungi untuk bertanya soalan atau memohon sesuatu permintaan. Komunikasi melalui kaunter atau pejabat malah melalui email telah menjadi lumrah di sesebuah Perpustakaan untuk seseorang pustakawan memberi respon ke atas pertanyaan pengguna. Medium-medium komunikasi perlu diperluaskan kepada saluran mesej seperti SMS, chat, WhatApps, WeChat dan lain-lain aplikasi perhubungan yang memungkinkan pustakawan dapat dihubungi dengan mudah. Atas dasar ini juga, pustakawan di Unit Rujukan perlu mempunyai keupayaan untuk memberi respon kepada setiap pertanyaan. "This gives the Librarians more flexibility to do other projects rather than staffing a desk and gives the user more choices. Most library reference work will be transacted virtually in the future" (Cassell dan Hiremath, 2011). Unit Rujukan juga memerlukan seorang pustakawan yang mempunyai teknik dan kekuatan yang tinggi bukan sahaja menyediakan maklumat yang diperlukan tetapi perlu mempunyai keupayaan menilai dan mengkaji data tersebut. Janes (2003) mencadangkan agar pustakawan "concerns about evaluation and quality of information sources, sophisticated tools and techniques for searching, understanding the nature of users, their communities, their needs and situations, compiling and organizing and packaging information resources for their use, helping them to understand how to help themselves and how to use and evaluate the information". Beliau juga berpandangan pustakawan di masa hadapan dapat memfokuskan "less on the answers to specific questions and more on providing assistance and support to people with more detailed, more demanding, more comprehensive information needs of all kinds". RUJUKAN American Library Association (1989). Presidential Committee on Information Literacy.

Chicago, IL: ALA. Bunge, C. A. (1999). Reference services. Reference Librarian, 66, 185-199. Bunge, C. A.& Bopp, R. E. (2001). History and varieties of reference services. In R. E.

Bopp & L. C. Smith (Eds.), Reference and information services: an introduction, 3rd ed. Colorado: Libraries Unlimited, Inc.

Cassel, K. A.,& Hiremath, U. (2011). Reference and information services in the 21st century : An introduction (2nd ed. rev.). New York, NY: Neal-Schuman Publishers, Inc.

David Xia, Z. (2009). Marketing library services through Facebook groups. Library Management, 30(6/7), 470. doi: 10.1108/01435120910982159.

Facebook.com (2008). Retrieved August, 25 2008 from www.facebook.com. Janes, J. (2003). What is reference for? Reference Services Review, 31(1), 22-25. Janes, J., Carter, D. & Memmott, P. (1999). Digital reference services in academic

libraries. Reference and User Services Quarterly, 39(2), 145-150. Katz, W. A. (2002). Introduction to reference work : basic information services (8th ed.).

New York, NY: McGraw-Hill. Reference and information services (1993). World of Encyclopedia of Library and

Information Services. (pp. 703-704). Illinois : American Library Association. Rumsey, S. (2004). How to find information. New York, NY: Open University Press. Shimpock-Vieweg, K. (1993). Promotion: what’s it in for the Library?. Paralegal

Today,11(2), 126. Retrieved May 2, 2013 from http://search.proquest.com/docview/204928117?accountid=41185.



Wan Ab. Kadir Wan Dollah & Diljit Singh. (2005). Digital reference services in academic libraries. International Conference on Libraries,14–16 March 2005, University of Science Malaysia Library, Penang, Malaysia (pp. 3). Penang: University of Science Malaysia Library.

Persatuan Pustakawan Malaysia

©2014



Perkhidmatan Perpustakaan Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka, 25-27 Ogos 2013 95

ILMU MENGUBAH DESTINI: PROGRAM KHIDMAT MASYARAKAT

PERPUSTAKAAN UiTM (PUiTM)

Faridah Talib, Khasiah Zakaria, Asmah Maaroff, Azura Mohamed Hashim & Junaida Kamaruddin

Pustakawan

Perpustakaan Tun Abdul Razak, Universiti Teknologi Mara, 40450 UiTM Shah Alam, Selangor, Malaysia.

[email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected];

[email protected] ABSTRACT Corporate social responsibility (CSR) should be the strategic activities of the academic library because of its function as an information warehouse and authority on the sharing of knowledge to a university. Corporate social responsibility is at first dominated by international companies in the twentieth century. However, this development was the practice of academic libraries that see it as an activity that can add value to them. This article seeks to consider the latest developments library involvement in CSR activities and participation of the community. This article is based on case studies conducted by an academic library in Malaysia. Findings of the study may be referred to the concept of community partnership program. It refers to the increasing participation of the university community who are aware about the potential extent of social, political, and economic programs if done in partnership. This collaborative process also refers to the process by which society responds to the needs of a more just social and physical development. This activity has the potential to be developed collaboratively by academic libraries and schools. This article reports the examples of CSR programs that have been implemented in some of the secondary sources of Malaysia and the impacts these programs. Several methods can be used as new variables have been identified as a tool (instrument) of measurement of such programs. Variables such as workshop on management of resource centre, the interior improvements of the resource centre or Library makeover, program evaluation of resource centre and informative motivational dialogue. These variables can be developed as a tool (instrument) to measure CSR programs in schools by academic libraries in Malaysia. Keywords: Academic libraries; school libraries; CSR (corporate social responsibility); library administration; Malaysia.

Faridah Talib, et al.


ABSTRAK Tanggungjawab sosial korporat (CSR) wajar menjadi aktiviti strategik perpustakaan akademik yang merupakan gedung ilmu dan serta pusat penjanaan perkongsian pengetahuan untuk sesebuah universiti. Tanggungjawab sosial korporat ini pada mulanya dipelopori oleh syarikat-syarikat antarabangsa di abad kedua puluh. Walau bagaimana pun perkembangan ini menjadi amalan pula kepada perpustakaan-perpustakaan akademik yang melihatnya sebagai satu aktiviti yang boleh memberi nilai tambah kepada mereka. Artikel ini bertujuan untuk mempertimbangkan pembangunan terkini keterlibatan perpustakaan dalam aktiviti CSR dan penyertaan masyarakat sekitar. Artikel ini adalah berasaskan kajian kes yang telah dijalankan oleh sebuah perpustakaan akademik di Malaysia. Penemuan kajian boleh dirujuk kepada konsep ‘program kerjasama komuniti’. Ia merujuk kepada peningkatan penyertaan masyarakat sekitar universiti yang menyedari luasnya potensi sosial, politik, dan ekonomi mereka jika dibuat secara kerjasama. Proses kerjasama ini juga merujuk kepada proses di mana masyarakat bertindak balas dengan lebih adil untuk keperluan sosial dan fizikal mereka. Aktiviti ini mempunyai potensi untuk dibangunkan secara kerjasama oleh perpustakaan akademik dan sekolah. Artikel ini melaporkan contoh-contoh program CSR yang telah dilaksanakan di beberapa pusat sumber sekolah menengah Malaysia dan impak-impak program-program tersebut. Beberapa kaedah boleh dijadikan pembolehubah baru telah dikenalpasti sebagai alat (instrument) pengukuran program-program tersebut. Pembolehubah tersebut adalah bengkel pengurusan pusat sumber sekolah, penambahbaikan ruang dalaman pusat sumber sekolah atau Library makeover, program penilaian pusat sumber sekolah dan program ceramah motivasi maklumat. Pembolehubah ini boleh dibangunkan sebagai alat (instrument) untuk mengukur program CSR di sekolah oleh perpustakaan akademik di Malaysia. Kata kunci: Perpustakaan akademik; pusat sumber sekolah; CSR (corporate social responsibility); pengurusan perpustakaan; Malaysia. 1. PENGENALAN Perpustakaan akademik adalah sebuah organisasi penting dalam sesuatu universiti. Peranannya sebagai wadah untuk pengumpulan, penghasilan, perkongsian dan penyebaran ilmu perlu dilihat merangkumi bukan sahaja komuniti universiti di mana ia berada malah kemahiran yang ada perlu dikongsi bersama masyarakat di sekelilingnya. Perpustakaan akademik boleh memainkan peranan berkongsi kepakaran dengan warga pendidikan rendah dan menengah untuk memantapkan pusat-pusat sumber sekolah yang dilihat sebagai asas penyubur minat dan kecintaan terhadap ilmu pengetahuan. Perkara ini perlu dipupuk sedari kecil demi untuk menjayakan dua dari tujuh teras di dalam Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara iaitu membudayakan pembelajaran sepanjang hayat dan memperteguh penyelidikan dan inovasi. Sekolah merupakan komponen penting yang memberikan kumpulan individu yang berpotensi menjadi pelajar universiti. Oleh itu, ada kewajarannya perpustakaan akademik menyusuri langkah membantu pengguna pusat sumber sekolah yang terdiri dari para remaja dan pengguna muda. Aktiviti membimbing dan menyokong keperluan pengguna pusat sumber ini dinamakan program khidmat masyarakat. Taney (2003) , menyatakan bahawa;

“The success of (…) libraries tomorrow may well lie in our ability today to serve young children, their families, and teens in a healthy, appropriately designed environment, one that introduces the library to new users, serves as a laboratory for experimentation and discovery about what the “future” library

Ilmu Mengubah Destini: Program Khidmat Masyarakat Perpustakaan UiTM (PUiTM)


may offer, and presents an exciting opportunity for garnering financial support and political backing” (p.35)

Keadaan yang sama juga akan dialami oleh perpustakaan akademik kerana pelajar adalah terdiri dari kalangan remaja. Justeru itu, perpustakaan akademik juga wajar mencari ruang untuk mendampingi golongan remaja melalui aktiviti di luar kebiasaan perkhidmatan perpustakaan akademik. Aktiviti ini ialah program khidmat masyarakat. 1.1 Tanggungjawab sosial syarikat (CSR) Tanggungjawab sosial adalah salah satu komponen utama operasi CSR. Komponen sosial hanya memperluaskan idea etika perniagaan termasuk melibatkan masyarakat dengan lebih proaktif. Tanggungjawab sosial juga bermakna melayani kerenah semua pihak (pelabur, pekerja, pelanggan) dengan hormat dan belas kasihan. Menurut Carroll (1991), CSR biasanya termasuk aktiviti yang bukan fokus utama organisasi tersebut. Misalnya sekiranya tugas utama organisasi itu ialah mengumpul dan menyebarkan maklumat, tetapi melalui CSR ini aktiviti tersebut adalah merupakan program yang berkaitan dengan kesihatan dan keselamatan komuniti, penjagaan alam sekitar, pembangunan mapan, keadaan kerja (termasuk keselamatan dan kesihatan) dan perhubungan organisasi. Ini bermakna yang menyumbang kepada projek-projek komuniti dan menjadi sebahagian daripada aktiviti masyarakat dan acara. 1.2 Pengurusan hubungan pelanggan atau ‘customer relationship management’

(CRM)

Tanggungjawab sosial tidak sama dengan CRM (pengurusan hubungan pelanggan). Ia adalah istilah industri maklumat yang merujuk kepada metodologi, perisian, dan biasanya keupayaan internet yang membantu organisasi menguruskan perhubungan pelanggan dengan cara yang teratur. Sebagai contoh, organisasi mungkin membina sebuah pangkalan data mengenai pelanggan yang diterangkan hubungan yang cukup terperinci supaya pengurusan , jurujual, orang yang menyediakan perkhidmatan, dan mungkin pelanggan secara langsung boleh mengakses maklumat , persaingan demi untuk memenuhi keperluan pelanggan dengan rancangan produk dan tawaran, mengingatkan pelanggan mengenai perkhidmatan yang diperlukan , memaklumkan mengenai produk terkini, dan sebagainya. Merujuk kepada CSR dalam bidang kepustakawanan di Malaysia, ia dijalankan sekurang-kurangnya dalam tiga cara. Pertama, melalui bekerjasama secara langsung dengan perpustakaan. Kedua, terdapat syarikat-syarikat yang bertindak sebagai pihak ketiga untuk menyokong kerjasama antara organisasi sosial mengenai literasi dan perpustakaan. Ketiga, organisasi luar bekerjasama dengan perpustakaan untuk menyokong perkhidmatan di perpustakaan. Kerjasama itu disokong melalui pembiayaan syarikat. Satu lagi model kolaborasi antara syarikat dengan perpustakaan ialah penglibatan secara langsung dan aktif dalam pelbagai aktiviti yang berkaitan dengan gerakan membaca serta pemerkasaan ruang perpustakaan seperti mengecat dinding dan perabot. 1.3 Gerakan Program Khidmat Masyarakat PTAR Gerakan Program Khidmat Masyarakat PTAR adalah untuk bersama memperkasakan pusat sumber sekolah yang dilihat mampu menjadikannya pusat aktiviti pengurusan maklumat di daerah tersebut. Gerakan ini semakin bertambah baik dengan kerjasama yang diberikan oleh sekolah-sekolah yang terpilih. Oleh itu sehingga tahun 2013 sejumlah 16 projek Program Khidmat Masyarakat PTAR telah dilaksanakan melalui



berbagai-bagai kombinasi kaedah atau komponen demi mencapai matlamat tersebut. Komponen yang dimaksudkan adalah termasuk Bengkel Pengurusan Pusat Sumber, Program “Library Makeover”, Program Pemilihan Pusat Sumber Sekolah Terbaik, Ceramah Motivasi, Pameran dan Kuiz . Seiring dengan aspirasi Universiti Teknologi MARA untuk meningkatkan taraf pendidikan bumiputera melalui Program Mengubah Destini Anak Bangsa (MDAB), Gerakan Program Khidmat Masyarakat PTAR telah dijenamakan semula sebagai “Program Ilmu Mengubah Destini (IMD)”. Berikut adalah senarai program yang telah dilaksanakan mengikut negeri:

a) 2010 (Semua Sekolah Menengah Di dalam Kawasan Felda di Negeri Pahang) b) 2011 (Semua Sekolah Menengah Daerah Pasir Gudang, Johor Bahru) c) 2013 (Semua Sekolah Menengah di Negeri Pulau Pinang)

1.4 Objektif Program Khidmat Masyarakat PTAR

Selain dari memberikan imej positif terhadap profesyen kepustakawanan, Program Khidmat Masyarakat PTAR ini juga telah dapat;

a) Meningkatkan kemahiran literasi maklumat di kalangan pelajar sekolah menengah agar mereka dapat menggunakan maklumat dengan penuh tanggungjawab.

b) Perkongsian ilmu untuk mengurus pusat sumber sekolah secara professional berdasarkan piawaian-piawaian yang ditetapkan.

c) Memperkenalkan transformasi ruang pusat sumber sekolah melalui program Library Make Over

d) Mempromosikan Program Mengubah Destini Anak Bangsa UiTM 2. KAEDAH Seperti juga aktiviti penyelidikan ‘evidence based research (Kloda, Koufogiannakis, & Mallan, 2011), Program Khidmat Masyarakat PTAR memberikan alternatif kepada pusat sumber sekolah yang terpilih untuk berjinak-jinak dengan suasana ilmu dan meningkatkan minat terhadap profesion kepustakawanan. Oleh itu, melalui Program Khidmat Masyarakat PTAR pendekatan melalui aktiviti berikut dapatlah ditafsirkan sebagai kaedah yang telah diaplikasikan semasa Program Khidmat Masyarakat PTAR berlangsung. Kaedah atau aktiviti yang dilaksanakan ialah: 2.1 Bengkel Pengurusan Pusat Sumber Kaedah pendekatan yang pertama ialah melalui Bengkel Pengurusan Pusat Sumber. Bengkel ini merupakan satu wadah untuk perkongsian pengetahuan antara UiTM dan pihak sekolah bertujuan untuk meningkatkan kemahiran para guru dalam menguruskan pusat sumber sekolah. Pengisian bengkel adalah berupa tunjuk ajar pengkatalogan dan pengkelasan bahan, ceramah motivasi kepada guru, dan panduan perlaksanaan program promosi di pusat sumber sekolah. Sepanjang penganjuran bengkel dari tahun 1999 sehingga tahun 2013, seramai 1600 orang Guru Penyelaras Pusat Sumber dan Media dari 1050 buah sekolah menengah di seluruh Malaysia telah menghadirinya. Penganjur utama kepada 16 siri bengkel ini adalah PTAR UiTM Shah Alam dan Perpustakaan-Perpustakaan UiTM Kampus Cawangan dengan kerjasama Kementerian Pelajaran Malaysia.



2.2 ‘Library Makeover’ Kaedah pendekatan yang seterusnya adalah untuk memperkenalkan transformasi ruang pusat sumber ke arah yang lebih menarik, ceria, dinamik dan selaras dengan perkembangan terbaru dunia perpustakaan. Usaha-usaha melengkapkan kemudahan koleksi dan fizikal perpustakaan telah dilaksanakan melalui kerja-kerja mengecat ruang dalaman dan luaran Pusat Sumber, mengganti dan menyusun atur perabot dan kelengkapan serta pemasangan peralatan ICT. Pasukan Library Makeover’ terdiri dari staf PTAR yang bertungkus-lumus selama beberapa hari memberikan segala idea untuk menceriakan ruang Perpustakaan agar pelajar sekolah dapat menggunakan pusat sumber dengan lebih optima. 2.3 Pemilihan pusat sumber terbaik Kaedah pendekatan pemilihan pusat sumber terbaik pula dilaksanakan melalui penilaian berlandaskan kriteria yang telah ditetapkan oleh Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri. Panel audit yang terdiri dari pustakawan UiTM telah mengunjungi sekolah-sekolah yang dicalonkan, membuat penilaian berasaskan temubual, semakan dokumen dan pemerhatian serta mencadangkan pemenang-pemenang. Selain dari dapat berkenalan dengan para guru yang dipertanggungjawabkan, panel pelawat juga dapat berkongsi pengetahuan dan pengalaman dalam hal pengurusan pusat sumber sekolah. 2.4 Ceramah motivasi (Tazkirah) Kaedah pendekatan yang seterusnya ialah dengan menganjurkan program ceramah yang dilaksanakan oleh pustakawan PTAR dan pensyarah Fakulti Pengurusan Maklumat UiTM. Tujuan program ini adalah untuk meningkatkan motivasi di kalangan para pelajar, mempromosikan Program Mengubah Destini Anak Bangsa UiTM dan untuk mendedahkan para pelajar dengan teknik belajar yang betul. 2.5 Pameran dan kuiz Kaedah pendekatan yang seterusnya iaitu kuiz dan pameran lebih menjurus kepada aktiviti-aktiviti pusat sumber demi untuk menjelaskan lagi fungsi pusat sumber berkenaan. Rajah1: Peta Minda Gerakan Program Khidmat Masyarakat PTAR menunjukkan contoh bagaimana perlaksanaan Program Khidmat Masyarakat PTAR dirancang dan dilaksanakan peringkat demi peringkat sehingga kesemua komponen yang dirancangkan dapat disiapkan mengikut waktu yang terhad.



Rajah1: Peta Minda Gerakan Program Khidmat Masyarakat PTAR di Sekolah-Sekolah Menengah Daerah Pasir Gudang

3. HASIL Setiap program yang dirancang dengan baik, sudah tentunya mampu menjana hasil yang baik. Oleh itu, Program Khidmat Masyarakat PUiTM ini mempunyai impaknya yang tersendiri iaitu :

a) Peningkatan kemahiran dan pengetahuan guru : Meningkatkan kemahiran dan pengetahuan guru sebanyak 39% dalam pengendalian pusat sumber sekolah selepas menghadiri Bengkel Pengurusan Pusat Sumber Sekolah-sekolah Menengah FELDA Negeri Pahang

b) Jumlah kehadiran pelajar dan guru ke Pusat Sumber : Suasana yang lebih ceria telah mampu meningkatkan jumlah kehadiran pelajar dan guru ke Pusat Sumber SMK Jengka 24 sebanyak 35% selepas 6 bulan program Library Make-Over dan Promosi dijalankan

c) Penganjuran kursus-kursus susulan: Berlangsungnya kursus-kursus susulan Asas Pengkatalogan dan Pengkelasan kelolaan UiTM Sarawak , Johor, Kelantan.

d) Khidmat Nasihat Professional: Khidmat nasihat professional kepada Guru Perpustakaan dan Media dari aspek pengkatalogan, pembangunan dan pengurusan koleksi diteruskan atas permintaan selepas selesainya program-program.

e) Jumlah Pinjaman: Jumlah Pinjaman telah meningkat sebanyak 24% di PSS SMK Jengka 24 dan 60.55% di SMK Pasir Gudang selepas 6 bulan program Library Make-Over dan promosi dijalankan.

f) Khidmat Nasihat Professional : Meningkatkan permohonan untuk khidmat nasihat professional dalam pembangunan Pusat Sumber misalnya dari Sekolah Menengah dan Kebangsaan sekitar Selangor serta Pusat Sumber Rumah Penyayang Bistari, Kg Sg. Buaya, Banting, Selangor .

g) Aktiviti Sekolah Angkat: Sekolah yang terpilih dalam Program ‘Library Makeover’ akan dijadikan sekolah angkat kepada Perpustakaan UiTM Cawangan terdekat dan PTAR Shah Alam contohnya SMK Pasir Gudang dijadikan sekolah



angkat Perpustakaan Tun Doktor Ismail, UiTM Johor dan SMK Jengka 24 menjadi sekolah angkat kepada Perpustakaan Al Bukhari, UiTM Pahang. Selain itu, Pusat Sumber Sekolah Menengah Pasir Gudang (1) juga diiktiraf secara tidak rasmi sebagai Pusat Sumber Sekolah contoh kepada sekolah-sekolah di daerah tersebut.

Imej 1: Keratan akhbar mengenai Bengkel Pengkatalogan dan Pengkelasan di bawah Program Khidmat Masyarakat PUiTM 2013 di Pulau Pinang

Imej 2: Datuk Seri Hj. Mohamed Khaled Nordin turut serta memeriahkan Program Ilmu Mengubah Destini yang diadakan di SMK Daerah Pasir Gudang pada tahun 2011

4. PENUTUP Program khidmat masyarakat yang telah dilaksanakan oleh PTAR merupakan sumbangan UiTM untuk masyarakat demi untuk memertabatkan ilmu dan perpustakaan. Program ini berjaya menarik dan mengumpulkan pihak-pihak berkaitan ke arah satu matlamat yang sama ini. Untuk itu, pihak PTAR ingin mengucapkan berbanyak terima kasih di atas kolaborasi yang telah dijalinkan dengan pihak Kementerian Pelajaran Malaysia, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia, Jabatan Pelajaran Negeri, Bahagian Teknologi Pendidikan Persekutuan dan Negeri, Pusat Kegiatan Guru setempat, sekolah-sekolah yang terlibat, Perpustakaan UiTM Kampus Cawangan, Jabatan Komunikasi Korporat UiTM Shah Alam, Fakulti Pengurusan Maklumat UiTM dan para penaja yang dermawan.



RUJUKAN Carroll, A. B. (1991). The pyramid of corporate social responsibility: toward the moral

management of organizational stakeholders. Business Horizons, 34(4), 39-48. Foo, S., Chaudhry, A.S., Majid, S.M., & Logan, E. (2002). Academic libraries in

transition: challenges ahead (Keynote address). Proceeding of World Library Summit, Academic Library Seminar, National Library Board, Singapore, April 22-26.

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia. (2007). Pelan strategik pengajian tinggi negara peletakan asas melangkaui tahun 2020 = National higher education strategic plan: laying the foundation beyond 2020. Putrajaya: Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.

Kloda, L. A, Koufogiannakis, D. & Mallan, K. (2011). Transferring evidence into practice: what evidence summaries of library and information studies research tell practitioners? Information Research, 16(1), 465. Retrieved from http://www.informationr.net/ir/16-1/paper465.html.

Rader, H. B. (2001). Managing academic and research libraries partnership. Paper presented in the universities libraries and other general research libraries workshop, 67th IFLA Council and General Conference, August 16-25, Boston, USA.

Taney, K. B. (2003). Teen Spaces: The Step-by-step Library Makeover. Chicago, Ill: American Library Association.

Todaro, J. (2006). Changing roles of academic and research libraries: a response. The Association of College and Research Libraries (ACRL): Roundtable on Technology and Change in Academic Libraries on November 2-3, 2006 in Chicago. Retrieved from http://www.ala.org/acrl/issues/value/response.

Townley, C. T. (2001). Knowledge management and academic libraries, College & Research Libraries, 62(1), 44-55.





JOM BACA@PHS: INISIATIF JARINGAN MASYARAKAT PERPUSTAKAAN

1aMohd Kamal Mohd Napiah, 1aNor Azan Ibrahim, 1bIntan Haryati Ibrahim, 1bRosnani Ahmad, 1aFujica Azura Fesal, 1aNoor Adilah Azmi, 1bMuhammad Hanifah Mahabat @

Mohamed, 1bHazwani Jamaluddin, 1bHazaralie Ramlee, 1bMohd Hezri Mansor, 1bMuhamad Amin Azmi, 1bMohd Hazlee Abdul Halil & 2aMohd Jamil Kasim

aPustakawan; bPembantu Perpustakaan

1Perpustakaan Hamzah Sendut, Universiti Sains Malaysia, 11800 USM, Pulau Pinang, Malaysia.

2Perpustakaan Kejuruteraan, Kampus Kejuruteraan, Universiti Sains Malaysia, Seri Ampangan, 14300 Nibong Tebal, Pulau Pinang, Malaysia.

[email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected];

[email protected]; [email protected]; [email protected] ABSTRACT Universiti Sains Malaysia (USM) is a pioneering university that strives to empower future talent and next generation towards a sustainable knowledge transformation. Hamzah Sendut Library in supporting this effort has established the Reading Campaign Committee to plan and conduct awareness programs about the importance of reading from early stages. JomBaca@PHS is the main program conducted by this committee with the objective to share expertise regarding library management, especially to internal USM community. In 2012 and 2013, two kindergartens in USM were identified namely Koperasi Tadika Minden and Tadika Lestari Ilmu, Islamic Centre. These community programs use the same model which involves mutual cooperation to enhance library’s interior design, reclassifies the collection, develops integrated online library system and organizes open days in conjunction with Reading Month. The integrated online library system is an open source system which capable to run all library basic operational functions, as well as to create important statistical reports for future collection development justification and to measure how library grows and benefited the students. Through these programs, both kindergartens personnel are able to handle their library more effectively. Keywords: Library; reading campaign; jom baca; community network; Universiti Sains Malaysia; Malaysia.

Mohd Kamal Mohd Napiah, et al.


ABSTRAK Universiti Sains Malaysia (USM) merupakan sebuah universiti perintis yang berusaha untuk memperkasakan bakat masa depan dan mengupayakan generasi awal demi mentransformasi kesejahteraan ilmu pengetahuan. Perpustakaan Hamzah Sendut (PHS) dalam usaha menyokong usaha tersebut telah menubuhkan Jawatankuasa Kempen Membaca (JKM) untuk menabur bakti dengan mengadakan program kesedaran tentang kepentingan membaca dari peringkat awal. Program jaringan masyarakat merupakan program utama yang dijalankan oleh Jawatankuasa Kempen Membaca (JKM). Sepanjang tahun 2012 dan 2013, dua buah tadika di dalam USM telah dikenalpasti untuk menjayakan program ini iaitu Koperasi Tadika Minden dan Tadika Lestari Ilmu. Program kemasyarakatan ini menggunakan model dan konsep yang sama, melibatkan projek gotong – royong menceriakan perpustakaan, penyusunan semula koleksi, pembangunan sistem perpustakaan dan penganjuran program bersama sempena Bulan Membaca. Sistem Perpustakaan yang dibangunkan di kedua-dua tadika ini adalah berasaskan sistem sumber terbuka (open source system) yang berupaya menjalankan fungsi operasi Perpustakaan, serta laporan statistik untuk justifikasi pembangunan koleksi di masa hadapan, selain mengukur sejauh mana koleksi perpustakaan berkembang dan dimanfaatkan oleh pelajar. Melalui program yang dijalankan ini, didapati kedua-dua tadika tersebut berupaya mengendalikan pengurusan Perpustakaan secara sistematik. Kata kunci: Perpustakaan; kempen membaca; jom baca; jaringan masyarakat; Universiti Sains Malaysia; Malaysia. 1. PENGENALAN Pengurusan pengetahuan merupakan kaedah baru percambahan maklumat di kalangan cendekiawan dan kini semakin berkembang kepada keseluruhan ahli masyarakat di Malaysia. Ini merupakan perkara yang sangat positif kerana membantu dalam pembangunan negara sama ada dari segi ekonomi dan juga dari segi pentadbiran. Pengurusan pengetahuan mencakupi berbagai cabang dan semestinya untuk menguasai perkara tersebut memerlukan penelitian yang mendalam dan komitmen dari ahli yang ingin mengamalkannya. Namun usaha perkongsian ini tidak perlu untuk bermula dari peringkat akademik dan di dalam persekitaran yang formal sahaja. Inisiatif perkongsian pengetahuan boleh dimulakan dengan kerja-kerja kesukarelaan seperti yang telah dijalankan oleh Perpustakaan Hamzah Sendut, Universiti Sains Malaysia di dua buah tadika di Pulau Pinang dalam usaha membangunkan sistem pengurusan perpustakaan.

Perpustakaan Hamzah Sendut merupakan salah satu Pusat Tanggungjawab yang terletak di tengah-tengah kampus Induk Universiti Sains Malaysia. Ia ditubuhkan pada tahun 1969 dengan misi untuk memberi perkhidmatan yang berkualiti dan secara tidak langsung menyokong misi Universiti Sains Malaysia untuk memperkasakan bakat masa depan dan mengupayakan golongan terkebawah demi mentransformasi kesejahteraan sosioekonomi mereka.

JomBaca@PHS merupakan satu jenama kepada Jawatankuasa Kempen Membaca (JKM) di Perpustakaan Hamzah Sendut. Objektif jawatankuasa ini adalah mempromosi budaya membaca di kalangan warga USM secara khusus dan masyarakat luar amnya. Atas tanggungjawab yang telah diamanahkan, pihak Jawatankuasa telah merangka beberapa program yang memberi faedah kepada masyarakat sekitar Universiti Sains

Jom Baca@PHS: Inisiatif Jaringan Masyarakat Perpustakaan.


Malaysia. Untuk memastikan program ini berjaya, pihak Jawatankuasa atau skuad JomBaca@PHS telah memilih kumpulan sasaran yang berdekatan seperti Koperasi Tadika Minden dan Tadika Lestari Ilmu, Pusat Islam untuk memudahkan pemantauan dan konsultasi.

Objektif utama program ini adalah untuk menjenamakan semula pengurusan perpustakaan di kedua-dua buah tadika tersebut dan mewujudkan kerjasama dalam mengadakan Kempen Galakan Membaca di kalangan kanak-kanak. Dalam masa yang sama jawatankuasa ini telah menerapkan amalan perkongsian dan perpindahan pengetahuan terutamanya dari aspek ilmu pengurusan perpustakaan kepada staf-staf di kedua-dua tadika terbabit.

Sebelum ini, bahan-bahan perpustakaan di kedua-dua buah tadika hanya untuk kegunaan dalaman sahaja. Tetapi penggunaannya meluas apabila bahan-bahan tersebut boleh dipinjam keluar oleh murid-murid tadika dan juga staf. Program ini terbahagi kepada dua fasa: a. Fasa pertama:

Program keceriaan dan penyusunan semula buku-buku di Pusat Sumber mengikut klasifikasi yang lebih sistematik. Ini untuk memudahkan pencarian dan membantu guru-guru mengenalpasti bahan mengikut kategori yang telah ditetapkan. Latihan pengkatalogan mudah telah diberikan kepada guru-guru dan staf-staf yang terlibat. Perkara ini telah mendapat maklumbalas yang positif di kalangan guru-guru dan staf-staf di mana mereka kini lebih memahami kepentingan pengurusan Pusat Sumber yang sebenar. b. Fasa kedua:

Fasa pelaksanaan, di mana pada peringkat ini, semua yang terlibat akan mempersembahkan hasil dari fasa pertama kepada peringkat Ahli Lembaga Pengarah dan juga Pengurusan Tertinggi masing-masing. Di peringkat ini, JomBaca@PHS juga telah mendapat reaksi dan maklumbalas yang memberangsangkan. 2. TINJAUAN LITERATUR 2.1 Perkongsian pengetahuan dan maklumat Seawal tahun 1968, menurut Rosenberg (1993), golongan profesional di Afrika telah membincangkan mengenai konsep pusat maklumat di luar bandar. Keperluan pusat maklumat adalah bertujuan untuk pengaksesan terhadap maklumat lebih meluas oleh penduduk di luar bandar. Terdapat beberapa projek yang telah berjaya dilakukan seperti Bilik Membaca Kampung di Botswana, perpustakaan Osu yang mula dibangunkan di Ghana dan juga perpustakaan desa di Tanzania. Sturges (1994) di dalam kajiannya menekankan bahawa terdapat beberapa projek luar bandar yang berasaskan komuniti di Afrika telah berjaya dilakukan seperti menyediakan perkhidmatan membaca di Tanzania dan Botswana (termasuk bilik bacaan di rumah atau gereja); perkhidmatan mengedar buku di Mali; Projek Home Bulawayo di Zimbabwe (rumah seseorang individu yang digunakan sebagai tempat berkumpul untuk membaca dan bertukar-tukar maklumat/bahan) dan juga 23 sekolah dan komuniti bekerjasama menubuhkan Perpustakaan Luar Bandar melalui Program Pembangunan Sumber. Perpustakaan ini ditubuhkan dan diuruskan oleh organisasi tempatan seperti gereja, sekolah atau kumpulan-kumpulan masyarakat. Kaniki (1994) di dalam kajiannya pula menyatakan



bahawa pusat sumber di sesebuah kawasan di luar bandar penting dalam menyediakan keperluan maklumat kepada masyarakat. Kajian di Amerika Syarikat menyatakan bahawa orang ramai boleh menggunakan rangkaian komuniti dalam talian bagi memudahkan maklumat yang dicari diperolehi dan dapat digunakan pada setiap hari. Pada setiap laman web, data akan dikumpul dengan menggunakan kaji selidik dalam talian, pemerhatian, temu bual secara mendalam, dan fokus kepada pengguna internet, pembekal bahan di perpustakaan dan juga kakitangan. Internet merupakan medium yang paling cepat dalam menyebarkan maklumat. Di samping itu, perpustakaan awam juga dapat menyalurkan maklumat melalui peranti seperti komputer, kiosk awam, dan lain-lain. Pada tahun 1980-an, rangkaian komuniti (community network) adalah salah satu rangkaian yang berkembang pesat di kalangan perpustakaan. Antara rangkaian yang sering digunakan di kalangan perpustakaan adalah perbincangan berorientasikan komuniti, forum soal-jawab, akses maklumat di laman sesawang kerajaan dan perkhidmatan sosial, e-mel, dan juga melayari Internet (Cisler, 1996; Durrance, 1994; Durrance & Pettigrew, 2000; Durrance, Savage, Ryan, & Mallinger, 1993; Durrance & Schneider, 1996; Gurstein, 2000; Schuler, 1994, 1996). Di perpustakaan awam, maklumat komuniti (community information, CI) merupakan salah satu pangkalan data yang boleh diakses di mana-mana sahaja dengan hanya menggunakan internet. Selain itu, perkhidmatan CI digital boleh digunakan oleh mana-mana agensi, organisasi, dan individu seluruh masyarakat. Hasil daripada sistem CI digital, orang ramai boleh mengakses CI melalui terminal awam atau mana-mana peranti Internet di perpustakaan melalui rangkaian komuniti, yang membolehkan orang ramai mengakses tanpa mengira lokasi dan pada bila-bila masa sahaja sementara mendapatkan bantuan berkaitan maklumat yang ingin diperolehi daripada pustakawan. 2.2 Jaringan masyarakat Menurut ("Community service defined," 2009) konteks jaringan masyarakat didefinisikan sebagai perkhidmatan termasuk perkhidmatan langsung, perancangan, dan penyelidikan gunaan yang dikenalpasti oleh institusi pendidikan tinggi, bersama syarikat-syarikat korporat dan juga badan-badan kerajaan yang lain berasaskan komuniti tempatan di mana ia bertujuan untuk: a. meningkatkan kualiti hidup penduduk masyarakat, terutamanya individu

berpendapatan rendah b. menyelesaikan masalah tertentu yang berkaitan dengan keperluan penduduk itu

tetapi tidak terhad kepada bidang tertentu seperti penjagaan kesihatan, penjagaan kanak-kanak, pendidikan, latihan celik, kebajikan, perkhidmatan sosial, keselamatan awam, pencegahan dan kawalan jenayah, pengangkutan, rekreasi, perumahan dan kejiranan penambahbaikan, pembangunan luar bandar, dan peningkatan komuniti

c. menyediakan pelajar dengan peluang-peluang yang menyertai kerja-pembelajaran yang berkaitan dengan program atau matlamat

Selain itu, ia juga bertujuan untuk mengukuhkan semangat silaturahim dan keakraban antara organisasi tersebut bersama masyarakat. Di peringkat Universiti, antara aktiviti kemasyarakat yang dianjurkan adalah seperti lawatan ke pusat-pusat kebajikan (Rumah Orang Tua, Rumah Anak Yatim, Pusat Pemulihan OKU), aktiviti keilmuan misalnya seminar kepenggunaan, seminar penulisan, seni dan kesusasteraan serta budaya masyarakat tempatan mahupun pengantarabangsaan, pembudayaan ‘Jiwa Alumni Murni’ di kalangan graduan dan juga menyediakan biasiswa kepada masyarakat (pelajar) apabila dana mencukupi telah dibangunkan. Menyedari perlunya sebuah mekanisma pentadbiran yang khusus bagi membangunkan jaringan akademia-industri-masyarakat, program jaringan masyarakat telah diperkenalkan di seluruh peringkat samaada di sekolah, IPTA, IPTS mahupun di sektor



korporat. Pada September 2007, Kementerian Pengajian Tinggi di Malaysia telah menubuhkan satu portfolio pengurusan tertinggi yang baru dinamakan Timbalan Naib Canselor bagi Jaringan Industri dan Masyarakat di empat universiti penyelidikan iaitu Universiti Kebangsaan Malaysia, Universiti Malaya, Universiti Sains Malaysia, Universiti Putra Malaysia dan sebuah lagi universiti tambahan iaitu Universiti Teknologi Mara (UiTM). Program jaringan industri dan masyarakat adalah berorientasikan khidmat di mana ia bertindak untuk menyokong teras penyelidikan, pendidikan dan khidmat yang dianjurkan oleh universiti dalam proses mengembangkan rangkaian aktiviti-aktiviti bersama industri dan masyarakat. Bagi bidang kepustakawanan, program jaringan industri dan masyarakat telah menjadi kerjaya berdasarkan perkhidmatan kepada masyarakat, khusus untuk memelihara perkataan dan budaya masyarakat dan berkongsi maklumat dengan penduduk tempatan (Wolverton & Heiselt, 2010). Bagi kebanyakkan pustakawan akademik di Amerika Syarikat, perkhidmatan yang ditawarkan oleh mereka tidak hanya bergantung kepada pelajar dan staf di universiti tersebut sahaja malah mereka telah meluaskan perkhidmatan mereka menerusi program jaringan masyarakat. Dengan adanya program sebegini, ia dapat membantu mereka di dalam proses kenaikan pangkat (ACRL Committee on the Status of Academic Librarians, 2005). Di Mississippi State University (United States), program khidmat masyarakat disediakan kepada pustakawan-pustakawan di Universiti tersebut serta menawarkan beberapa pilihan program yang sedia ada dengan menggunakan kemahiran yang berkaitan dengan perpustakaan. Ia bagi membantu para pustakawan membangunkan kemahiran baru di kawasan-kawasan yang berbeza (Wolverton & Heiselt, 2010). Manakala di Perpustakaan Awam Pulau Pinang, sejajar dengan visi Perpustakaan iaitu memastikan rakyat Pulau Pinang menikmati peluang perkhidmatan ‘hi-tec’ telah mengadakan pelbagai aktiviti jaringan masyarakat di sekitar negeri tersebut. Program jaringan kemasyarakatan ini bertujuan untuk memberi maklumat dan pengetahuan kepada penduduk sekitar Pulau Pinang kerana masalah jurang hidup di bandar dan luar bandar serta ada di antara mereka yang tidak mempunyai akses kepada kepentingan maklumat (Shukriah Yon, 2005). Melihat kepada usaha kemasyarakatan yang berleluasa termasuklah yang melibatkan bidang kepustakawanan di serata tempat, justeru Perpustakaan Hamzah Sendut melalui Jawatankuasa Kempen Membaca turut serta menganjurkan program sedemikian demi manfaat semua. Untuk permulaan, dua buah tadika yang paling hampir dengan Perpustakaan telah dipilih, maka terhasillah program PHS@Tadika Koperasi Minden dan PHS@Tadika Lestari Ilmu. 3. PHS@TADIKA KOPERASI MINDEN Universiti Sains Malaysia merupakan sebuah universiti perintis yang berusaha untuk memperkasakan bakat masa depan dan mengupayakan generasi awal demi mentransformasi kesejahteraan ilmu pengetahuan mereka. Justeru itu, Jawatankuasa Kempen Membaca (JKM) dengan kerjasama pelajar-pelajar dari Pusat Pengajian Ilmu Pendidikan serta staf Koperasi Tadika Minden, USM telah mengadakan satu program jalinan masyarakat pada 14, 15 Mei dan 20 Jun 2012 yang bertempat di Koperasi Tadika Minden, USM. Aktiviti yang dijalankan ini merupakan satu platform terbaik bagi membolehkan Perpustakaan Hamzah Sendut (PHS) dan Tadika Koperasi Minden berkongsi ilmu dan kepakaran serta informasi terkini dalam bidang pengurusan perpustakaan.



Koperasi Tadika Minden, USM, dipilih sebagai lokasi program tersebut kerana ia merupakan salah sebuah institusi pendidikan awal kanak-kanak di USM yang bermatlamat untuk menanam sifat cintakan ilmu dan gemar membaca. Menyedari perkara tersebut, JKM telah turun padang untuk menabur bakti dengan mengadakan program ini dengan fokus memberi kesedaran kepada warga tadika tentang kepentingan membaca daripada peringkat awal. Disamping itu, program ini juga merupakan landasan dimana pusat sumber sekolah akan dijadikan nadi gedung maklumat kepada pihak sekolah dan pada akhirnya memastikan inspirasi untuk melahirkan generasi yang berilmu dapat dicapai. Progam ini mensasarkan kanak-kanak Koperasi Tadika Minden dari 3-6 tahun termasuk tenaga pengajar. Bagi menjayakan program ini, JKM telah mengambil pendekatan yang pelbagai untuk memastikan kejayaannya. Pengorganisasian koleksi Pusat Sumber merupakan salah satu pendekatan yang penting dalam menjayakan program ini. Ianya melibatkan proses pengkatalogan dan pengkelasifikasian bahan dalam menguruskan koleksi perpustakaan. Sebelum diaplikasikan, pihak JKM dan pentadbir tadika telah berbincang untuk mendapatkan solusi terbaik dan persetujuan untuk menggunakan kaedah pengkatalogan dan pengkelasifikasian yang dicadangkan. Kepakaran yang ada pada JKM ini dikongsikan sepenuhnya dan proses pemindahan ilmu (knowledge transfer) dapat diperturunkan kepada tenaga pengajar tadika meliputi kaedah penyusunan buku mengikut kelasifikasi, penglabelan mengikut kategori, input data dan sebagainya Di samping itu, sebuah sistem perpustakaan berkomputer (Open Source System) telah dibangunkan mengikut spesifikasi yang bersesuaian dengan pusat sumber tadika. Sistem ini dibangunkan bertujuan merekodkan semua bahan yang terdapat di pusat sumber, selain menyediakan fungsi sirkulasi seperti pinjaman dan pemulangan bahan. Sistem ini juga mempunyai ciri mudah akses dan mesra pengguna. Pihak JKM telah memberikan taklimat komprehensif kepada guru-guru yang berkenaan tentang tata cara penggunaan sistem ini bagi membolehkan mereka menguruskan pusat sumber sendiri setelah tamat program. Namun begitu, dari semasa ke semasa guru-guru dinasihatkan untuk menghubungi pihak JKM jika menghadapi sebarang masalah dengan sistem dan untuk tujuan konsultasi. Selain itu, penjanaan statistik juga boleh dilakukan melalui sistem ini seterusnya boleh dijadikan justifikasi penggunaan pusat sumber dan pertambahan koleksi pada masa hadapan. Pada tanggal 20 Jun 2012 telah diadakan pula Hari Terbuka bersama warga tadika bertujuan untuk merapatkan hubungan silaturrahim dan beramah mesra. Di samping itu, pelbagai acara menarik diadakan meliputi acara senam seni, puppet show, pertandingan mewarna, jigsaw puzzle dan spell it right. Pertandingan yang dipertandingkan pada hari tersebut merupakan program yang dapat mempertajamkan dan meningkatkan kualiti pendidikan awal kanak-kanak. Diakhir sesi, majlis penutupan ringkas telah diadakan dengan dihadiri oleh pihak pengurusan tertinggi Perpustakaan Hamzah Sendut dan lembaga pengarah Koperasi Tadika Minden. Mereka dibawa melawat pusat sumber dengan wajah baharu sebelum bersurai. Implikasi atau output yang diperolehi selepas program dilaksanakan adalah seperti berikut: a. Menjadi platform kepada aktiviti penjenamaan semula perpustakaan tadika-tadika di

dalam USM. b. Selepas dilakukan proses pengorganisasian koleksi pusat sumber, didapati koleksi

dikelasifikasi dan tersusun dengan teratur dan sistematik. c. Pengorganisasian koleksi – dikelasifikasikan mengikut pembahagian sumber bahan

seperti koleksi rujukan, bersiri, fiksyen, bergambar dan sebagainya. d. Sistem perpustakaan berkomputer - proses pinjaman dan pemulangan yang

dilakukan secara manual ditukar kepada atas talian.



e. Data koleksi dan data pengguna dapat diakses melalui sistem perpustakaan berkomputer.

f. Laporan bagi setiap aktiviti perpustakaan dapat dijana melalui sistem perpustakaan berkomputer.

g. Semua koleksi perpustakaan dapat diakses melalui katalog atas talian (OPAC). h. Keceriaan – pusat sumber dihiasi dan dicat mengikut kesesuaian kanak-kanak

tadika. Ini menjadikan bilik pusat sumber bertambah ceria dan dapat menarik minat.

Rajah 1. Aktiviti melukis mural Rajah 2. Pengkelasifikasian bahan

Rajah 3. Mengecat pusat sumber Rajah 4. Aktiviti senam seni 4. PHS@TADIKA LESTARI ILMU Tadika Lestari Ilmu merupakan sebuah institusi pendidikan awal di bawah seliaan Pusat Islam Universiti Sains Malaysia yang menerima kanak-kanak dalam lingkungan umur 4 tahun hingga 6 tahun. Keutamaan pengambilan pelajar diberikan kepada anak-anak staf, pelajar USM dan anak-anak qaryah dan masyarakat yang berminat. Objektif yang disasarkan dalam pembelajaran di Tadika Lestari Ilmu termasuklah untuk membimbing dan melatih kanak-kanak ke arah penghayatan hidup Islam melalui pengajaran dan permainan. Di samping itu, tadika turut memberi fokus dalam membimbing pelajar melalui kaedah tematik bagi membina kemahiran awal membaca, menulis, melukis dan mengira melalui aktiviti dalam kelas dan luar kelas. Berdasarkan tema-tema tertentu kanak-kanak di bimbing mengembangkan potensi dan kemahiran mereka dari segi kognitif, efektif dan psikomotor. Di Tadika Lestari Ilmu terdapat sebuah perpustakaan kecil yang menempatkan bahan-bahan bacaan dan bahan permainan. Dengan keluasan lebih kurang 500 kaki persegi, perpustakaan ini dilihat cukup selesa sebagai tempat bacaan dan aktiviti pelajar. Namun



begitu, hasil perbincangan awal bersama pihak pengurusan Tadika mendapati perpustakaan ini tidak dapat dimanfaatkan sepenuhnya atas beberapa kekangan yang sukar dielakkan. Tambahan pula pada masa itu, buku-buku hanya boleh dibaca di dalam perpustakaan sahaja pada waktu-waktu yang telah ditetapkan. Justeru, pihak JKM mencadangkan sebuah projek bersama yang diberi nama Jombaca@Tadika Lestari Ilmu untuk menaiktaraf perpustakaan sedia ada daripada semua aspek meliputi penjenamaan, keceriaan dan sistem berkomputer untuk manfaat warga tadika. Aktiviti jaringan masyarakat ini dijalankan pada 27, 28 Mac dan 15 Mei 2013 dengan kerjasama Pusat Islam beserta 12 orang pelajar dari Kor Sukarelawan USM. Dua hari program pada 27 dan 28 Mac 2013 berlangsung dengan begitu pantas tatkala masing-masing sibuk menyiapkan tugasan yang telah diamanahkan. Gotong-royong melibatkan tiga kumpulan; cat, mural dan sistem. Kumpulan cat fokus kepada urusan cat-mengecat dalam dan luar perpustakaan, kumpulan mural bertungkus lumus melukis dan menyiapkan mural di luar perpustakaan dan kumpulan sistem pula menyusun semula buku-buku mengikut kategori dan melakukan input maklumat buku ke dalam sistem sumber terbuka (open biblio) yang dibangunkan oleh Perpustakaan Hamzah Sendut. Sebelum ini, buku-buku di perpustakaan tadika tidak dibenarkan dipinjam keluar atas pelbagai kekangan. Namun setelah wujudnya sistem perpustakaan yang sistematik, pihak pengurusan tadika bersetuju untuk memberi peluang kepada pelajar meminjam buku-buku untuk dibaca di rumah. Selain itu, kadar pinjaman bahan juga dapat direkodkan bagi mendapatkan gambaran sejauh mana pelajar berminat untuk membaca. Tambahan pula, dengan munculnya perpustakaan dengan wajah baharu yang lebih ceria dan segar diharapkan dapat menarik lebih ramai pengunjung memanfaatkan gedung ilmu ini. Lanjutan program fasa pertama, pada tanggal 15 Mei 2013 (Rabu), JKM telah menjayakan pula Hari Terbuka dengan pelbagai aktiviti menarik khas untuk adik-adik pelajar Tadika Lestari Ilmu, Pusat Islam USM. Program ini membawa visi menceriakan warga tadika melalui aktiviti senam seni,cheer loud,kuiz dan mewarna,seterusnya mengambil peluang memperkenalkan Perpustakaan dengan wajah baharu kepada pihak pengurusan tertinggi dan khalayak yang hadir. Seawal jam 8.30 pagi, Pelajar Kor Sukarelawan memulakan aktiviti dengan senam seni diiringi rentak chicken dance dan senaman sitomi. Seketika kemudian, maskot tupai Marry Brown menyertai kami disambut dengan sorakan ceria anak-anak kecil. Sebilangan mereka mengambil peluang untuk bersalaman dengan maskot comel ini, tidak kurang juga yang sedikit takut melihat tupai yang bersaiz besar.Kemudian, pelajar dibawa masuk ke dewan makan untuk sarapan. Minuman tajaan Vico turut memeriahkan suasana dengan 900 kotak minuman telah disumbangkan sepanjang hari terbuka ini. Setelah selesai bersarapan, pelajar mengikuti kuiz dan pertandingan mewarna mengikut kategori masing-masing. Sekitar jam 12.00 tengahari, majlis penutup program PHS@Tadika Lestari Ilmu telah diadakan dengan kehadiran pihak pengurusan tertinggi mewakili Pusat Islam dan Perpustakaan USM. Penyampaian hadiah kepada para pemenang telah disampaikan dalam majlis tersebut. Rata-rata AJK berasa amat gembira menjayakan program ini ditambah pula telatah adik-adik kecil yang mencuit hati. Semoga usaha murni yang kecil ini membawa sedikit sinar kebaikan kepada warga Tadika Lestari Ilmu terutama dalam membudayakan pembacaan melalui Pusat Sumber yang berwajah baharu.



Rajah 5. Melukis mural Rajah 6. Mengecat pusat sumber

Rajah 7. Penglabelan bahan dan input data

Rajah 8. Taklimat penggunaan sistem

Rajah 9. Aktiviti kuiz

Rajah 10. Pertandingan bina istana

5. OPENBIBLIO Sistem Perisian Sumber Terbuka (Open Source System) yang diberi nama ‘OpenBiblio’ merupakan sistem yang dibangunkan di pusat sumber Koperasi Tadika Minden dan Tadika Lestari Ilmu untuk memastikan bahan bacaan dapat diuruskan dengan lebih sistematik demi kemudahan pelanggan. Perisian sumber terbuka telah dipilih bagi mengaplikasikan Sistem Berkomputer di pusat sumber berkenaan kerana perisian sumber terbuka adalah percuma serta mudah dibangunkan, dinaiktaraf dan digunakan oleh staf pusat sumber.OpenBiblio adalah salah



satu sistem sumber terbuka Sistem Bersepadu Perpustakaan yang digunakan secara meluas oleh perpustakaan kecil dan luar bandar di seluruh dunia kerana kesederhanaan, sokongan bahasa yang luas, dan dokumentasi yang baik. OpenBiblio telah dicipta pada tahun 2002 oleh Dave Stevens, yang berminat dalam mewujudkan persekitaran yang mudah untuk digunakan, didokumenkan dan mudah dipasang. Penyelenggara terkini bagi OpenBiblio ialah Hans van der Weij. Ciri-ciri OpenBiblio mencakupi setiap modul penting yang perlu dimainkan oleh perpustakaan sebenar seperti Modul Sirkulasi, yang digunakan untuk urusan pinjaman dan pemulangan serta membina data pelanggan. Modul Pengkatalogan pula membolehkan kakitangan untuk membina, mengubah atau memadam rekod bibliografi bahan, termasuk memuat naik ke dalam MARC rekod. Di samping itu, Katalog Akses Atas Talian (OPAC) juga disediakan sebagai katalog awam bagi memudahkan pelanggan mencari buku-buku secara atas talian. Modul Pentadbiran pula berperanan untuk konfigurasi dan pengurusan sistem, data perpustakaan, kakitangan, bahan, denda dan tetapan paparan muka. Akhirnya Modul Laporan turut disediakan bertujuan menjana laporan dan maklumat penting dari pangkalan data, termasuk surat tunggakan denda dan statistik penggunaan bahan-bahan perpustakaan. OpenBiblio menggunakan sintaks khas yang dipanggil RPT untuk laporan, supaya pengguna tidak perlu mempelajari PHP untuk membuat laporan. Jawatankuasa Kempen Membaca (JKM) telah memanfaatkan kepakaran Encik Mohd Jamil Kasim, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (F29) dari Perpustakaan Kampus Kejuruteraan untuk membangun dan mengaplikasikan sistem perisian sumber terbuka menggunakan OpenBiblio di Pusat Sumber Koperasi Tadika Minden USM pada tahun 14 dan 15 Mei 2012 serta Pusat Sumber Tadika Lestari, Pusat Islam USM pada tanggal 27 dan 28 Mac 2013. Diantara kelebihan sistem ini juga ialah pihak JKM berupaya meneliti perkembangan kedua-dua pusat sumber ini secara atas talian disebabkan pelayan (server)sistem ini ditempatkan dan dipantau di Perpustakaan sendiri. Sehingga 28 Jun 2013, statistik yang diperoleh daripada OpenBiblio menunjukkan Pusat Sumber Koperasi Tadika Minden telah merekod sejumlah 3162 bahan bacaan dan 219 orang pengguna. Manakala Pusat Sumber Tadika Lestari Ilmu pula merekodkan sebanyak 3187 bahan, diikuti 172 orang pengguna. Murid-murid di kedua-dua Pusat Sumber ini boleh mencari bahan-bahan secara atas talian melalui alamat laman web berikut: a. Pusat Sumber Koperasi Tadika Minden USM http://englib.eng.usm.my/comnet/ktm/opac/index.php b. Pusat Sumber Tadika Lestari Ilmu, Pusat Islam USM http://englib.eng.usm.my/comnet/tli/opac/index.php



Rajah 11. Paparan maklumat bahan

Rajah 12. Paparan input data

Rajah 13. Paparan untuk meminjam bahan 6. PENUTUP Secara keseluruhannya, melalui pelaksanaan aktiviti kemasyarakatan di kedua-dua tadika tersebut mendapati peningkatan yang ketara terhadap pengembangan ilmu dan



pengetahuan di kalangan staf-staf tadika yang telah dikunjungi. Mereka kini lebih prihatin dan mula mengikuti perkembangan terkini dunia pengurusan maklumat. Antara lain kebaikannya adalah seperti berikut: 6.1 Hubungan antara organisasi dan masyarakat Mungkin ini bertitik tolak daripada aktiviti yang menyeronokkan dan jauh berbeza dari tugasan rutin harian perguruan dan pentadbiran. Mereka mula membina jaringan dengan golongan luar daripada bidang perguruan. Kebaikan perkongsian dan pemindahan pengetahuan ini dapat menjana perhubungan yang lebih aktif di antara ahli masyarakat, di mana ilmu yang diperolehi tidak hanya tersimpan dalam satu organisasi sahaja. Kebaikannya dapat dirasai dengan lebih meluas dan boleh menjamin kesejahteraan sosial masyarakat secara menyeluruh. 6.2 Hubungan di antara organisasi dan organisasi Hubungan baharu dan strategik wujud di antara organisasi yang terjalin. Perkara ini tidak dapat dinafikan, dari aktiviti ini Perpustakaan Hamzah Sendut telah mempunyai rakan dalam rangkaian dalaman dan diharapkan rangkaian ini dapat diperluaskan lagi di kawasan sekitar Pulau Pinang dan luar. 6.3 Penjimatan kos dan masa operasi

Selain daripada itu, perkongsian ini menyumbang kepada penjimatan kos operasi dan perundingan serta membantu organisasi kecil dalam menambahkan keberkesanan perkhidmatan kepada pelanggan sasaran mereka. Dengan perkongsian pengetahuan juga dapat mengelakkan pertindihan tugas serta meningkatkan produktiviti organisasi. 6.4 Pendokumentasian sistematik Dari segi kerja-kerja pendokumentasian, banyak perkara yang dapat disimpan sebagai panduan contohnya aliran proses kerja dan panduan penggunaan sistem. Sudah semestinya dengan wujudnya panduan ini dapat menjimatkan masa staf bertanggungjawab terhadap pengurusan Pusat Sumber tersebut. Staf akan mendapat gambaran yang lebih jelas mengenai langkah-langkah kerja serta memudahkan latihan kepada staf baru atau staf yang akan mengambil alih tugas tersebut. Kesimpulannya, kelebihan perkongsian pengetahuan adalah sangat meluas namun kebaikannya hanya dapat dinikmati jika ianya dipraktikkan dengan betul dan tanpa prejudis dari ahli yang mempraktikkannya. RUJUKAN

ACRL Committee on the Status of Academic Librarians. (2005). A guideline for the

appointment, promotion, and tenure of academic librarians: a draft. College & Research Libraries News, 66(4), 308-315.

Cho, J. (2011). Study on a SaaS-based library management system for the Korean library network. The Electronic Library, 29(3), 379-393.

Cisler, S. (1996). Weatherproofing a great, good place. American Libraries, 29(9), 42-46. Community service defined, 20, 1070c-4 Stat. (2009). Dent, V. F. (2006). Modelling the rural community library :Characteristics of the

Kitengesa Library in rural Uganda. New Library World, 107(1220/1221), 16-30. Durrance, J. C. (1994). Meeting community needs through job and career enters. New

York: Neal-Schuman.



Durrance, J. C. & Pettigrew, K. E. (2000). Community information :The technological touch. Library Journal, 125(2), 44-46.

Durrance, J. C., Savage, K. M., Ryan, M. J., & Mallinger, S. M. (1993). Serving job seekers and career changers: A planning manual for public libraries. Chicago: American Library Association.

Durrance, J. C., & Schneider, K. G. (1996). Public library community information activities : Precursors of community networking partnerships. University of Michigan. Retrieved from http://www.si.umich.edu/Community/taospaper.html.

Gurstein, M. (2000). Community information: Enabling communities with information and communications technologies. London: Idea Group Publishing.

Kaniki, A. (1994). Community resource centres and resource centre forums in the transformation and post-transformation era in South Africa. African Journal of Library, Archives and Information Science, 4(1), 27-54.

Rosenberg, D. (1993). Rural community resource centres: a sustainable option for Africa? Information Development, 9(1/2), 29-35.

Schuler, D. (1994). Community networks :Building a new participatory medium. Communications of the ACM, 37, 39-51.

Schuler, D. (1996). New community networks: Wired for change. New York: Addison-Wesley.

Shukriah Yon. (2005). Reaching out to the community of Penang : Penang Public Library experience. Paper presented at the International Conference on Libraries (ICOL), Pulau Pinang, Malaysia.

Sturges, P. (1994). Using grey literature in informal information services in Africa. Journal of Documentation, 50, 273-290.

Wolverton, R. E., & Heiselt, A. K. (2010). US academic librarians and community service: a case study. New Library World, 111(9/10), 381-390.





LIBATSAMA PELANGGAN DI PERPUSTAKAAN USM Radia Banu J. M., Mohd Kamal M. N., Intan Haryati, I., Mohd Ikhwan I., Noor Azlinda W.

J., A. Basheer Ahamadhu A. S., & Asma Wati I.

Pustakawan Perpustakaan Hamzah Sendut, Universiti Sains Malaysia, 11800 USM,

Pulau Pinang, Malaysia. [email protected]; [email protected]; [email protected];

[email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]

ABSTRACT USM Library as an APEX university library has taken a more proactive approach to rebrand promotional and outreach programs. A more creative, unique and innovative style have been used to ensure that the library's mission in reaching out to the users is accomplished. Skuad Pelanggan was formed to increase the effectiveness of library’s engagement with customers. The ultimate goal is to reach out to customers, increase the usage of library facilities, improving the relevance of the existence of the library in the campus community and provide additional value to the library users. The uniqueness of the programs implemented approach is to focus specifically on the needs and demographic of users. Important aspects emphasized in the program include teaching and learning supports, with the focus on research and consultation. Efforts conducted through Like myPHS program, exhibitions, Jom ke Perpustakaan and virtual marketing through e-newsletters and social media have established a positive impact and realization of library’s relevance by the campus community. Keywords: Library; user engagement; library promotion; academic library; outreach; Malaysia. ABSTRAK Perpustakaan USM sebagai perpustakaan perintis universiti APEX telah mengambil langkah yang proaktif dengan menjenamakan semula program promosi dan ‘outreach’. Pendekatan yang lebih kreatif, unik dan inovatif telah digunakan bagi memastikan misi utama perpustakaan tercapai. Skuad Pelanggan diwujudkan bagi meningkatkan keberkesanan program libatsama dengan pelanggan. Matlamat utama adalah untuk mendekati pelanggan, meningkatkan penggunaan perkhidmatan dan kemudahan

Radia Banu J. M., et al.


perpustakaan, mempertingkatkan relevansi kewujudan perpustakaan di kalangan komuniti kampus serta memberikan nilai tambahan kepada pengguna perpustakaan. Keunikan pendekatan program yang dilaksanakan adalah dengan memberi fokus spesifik kepada keperluan dan demografi pengguna. Aspek-aspek penting yang ditekankan di dalam program termasuklah menyokong aktiviti pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan konsultasi. Usaha-usaha yang dijalankan melalui program LikemyPHS, pameran dan Jom ke Perpustakaan serta pemasaran secara maya melalui e-buletin dan media social memberikan impak positif dan berjaya memperkasakan Perpustakaan dikalangan warga Universiti. Kata kunci: Perpustakaan; libatsama pelanggan; promosi perpustakaan; perpustakaan akademik; jerayawara; Malaysia. 1. PENGENALAN ‘Got a question, get a live answer’ adalah motto yang digunakan oleh Perpustakaan Hamzah Sendut (PHS), Universiti Sains Malaysia (USM) untuk mendekati pelanggan melalui program-program libatsama pelanggan yang pelbagai pada awal kemunculannya. PHS yang melayani lebih kurang 28, 000 pelangganyang berada dikampus induk perlu sentiasa peka dan bergerak aktif untuk memastikan perkhidmatan dan kemudahan yang ditawarkan kepada pelanggan digunakan dengan sebaik mungkin oleh pelajar untuk kecemerlangan pembelajaran. Pustakawan di PHS perlu sentiasa mencari alternatif dan program baru yang kreatif untuk memperkenalkan perkhidmatan dan kemudahan Perpustakaan kepada pelanggan sama ada yang berbentuk fizikal ataupun maya bagi mewujudkan libat-sama pelanggan dan memastikan misi dan visi Universiti untuk melahirkan graduan yang berkualiti tercapai. Pada tanggal 15 Januari 2007 Bahagian Perhubungan Pelanggan (BPP) diwujudkan di Perpustakaan. Bahagian ini bertanggungjawab untuk aktiviti promosi dan juga Reprografi serta Pembekalan Dokumen. Oleh kerana kekangan dari segi staf dan juga tugas yang dipertanggungjawabkan, fungsi Bahagian untuk menjalankan aktiviti promosi dan pemasaran Perpustakaan sedikit tertangguh. Bagi mengatasi masalah tersebut, Ketua Bahagian Perhubungan Pelanggan telah mencadangkan supaya diwujudkan satu jawatankuasa yang mampu membantu melakukan aktiviti promosi dan libatsama pelanggan Perpustakaan di dalam Mesyuarat Pagi pada tahun 2010. Mesyuarat telah bersetuju dengan cadangan tersebut maka wujudlah Jawatankuasa Hari Bersama Pelanggan atau lebih dikenali sebagai Skuad Pelanggan, yang akan bersama-sama BPP untuk melaksanakan aktiviti promosi dan jerayawara. Pada tahun itu juga, buat julung kalinya Perpustakaan telah mengadakan Hari Bersama Pelanggan dengan jayanya serta mendapat sambutan yang amat menggalakkan daripada pelanggan Perpustakaan yang teruja dengan pendekatan berbeza yang mula diambil oleh Perpustakaan. Percubaan awal untuk keluar daripada amalan biasa dalam aktiviti promosi dan pemasaran Perpustakaan telah memberi satu suntikan semangat yang baru kepada BPP untuk menerokai cabang lain dalam aspek pemasaran perkhidmatannya. Sejak itu, berbagai aktivti telah dijalankan untuk mewujudkan hubungan yang erat dengan pelanggan Perpustakaan sama ada di peringkat kampus dan luar kampus seperti jalinan masyarakat, hari bersama pelajar, pameran, penggunaan media sosial dan juga jelajah kampus. Pada tahun 2011, aktiviti promosi di Perpustakaan dijenamakan dengan motto MyPHS. Signifikan MyPHS adalah untuk mewujudkan semangat kekitaan pelanggan dengan Perpustakaan. ‘My’ membawa maksud kepunyaan saya dan dalam dialek utara, di Pulau Pinang terutamanya, ia disebut ‘mai’ yang membawa maksud sila, mari atau datang. Dengan gabungan motto dan maksud tersebut, Perpustakaan mengalu-alukan

Libatsama Pelanggan di Perpustakaan USM


kedatangan pelanggan ke Perpustakaan dan mewujudkan perasaan kebersamaan dengan Perpustakaan. Pada penghujung tahun 2012, Perpustakaan menjalani pendawaian dan penaiktarafan semula bangunan. Projek ini bakal berlangsung sehingga penghujung tahun 2013. Memandangkan dalam keadaan ini perkhidmatan Perpustakaan akan mengalami perubahan serta kekangan dalam penggunaan kemudahan yang disediakan untuk pelanggannya, Skuad Pelanggan telah memperkenalkan motto baru iaituLike myPHS bagi aktiviti pemasaran agar fokus pelanggan terhadap Perpustakaan tidak terjejas. Motto ini dipilih selaras dengan usaha untuk memupuk minat pelanggan terhadap perkhidmatan dan kemudahan yang ditawarkan oleh Perpustakaan. Sehubungan dengan itu, Perpustakaan telah mengorak langkah untuk menjadi lebih ‘mobile’ dengan keluar berjumpa pelanggan di sekitar kampus untuk memudahkan mereka menikmati perkhidmatan yang boleh didapati jika mereka datang ke Perpustakaan seperti pinjaman dan pemulangan bahan, konsultasi rujukan dan kemaskini keahlian. 2. SOROTAN KAJIAN Perpustakaan akademik pada masa kini perlu memainkan peranan yang lebih luas dalam mempromosikan perkhidmatan perpustakaan kepada penggunanya. Justeru itu program ‘outreach’perlu dilakukan bagi mendekati warga Universiti. Istilah ‘outreach’ memberi maksud mendekati (bukan penggunaan perpustakaan secara tradisional) dan memperluaskan perkhidmatan "di luar sempadan" sebuah perpustakaan fizikal dan menggalakkan penggunaan sumber baharu perpustakaan sepenuhnya. ‘Outreach’dikategorikan kepada dua iaitu perkhidmatan dan promosi perkhidmatan.Perkhidmatan merangkumi bantuan penyelidikan atau maklumat, sumber-sumber yang boleh didapati di perpustakaan dan kemudahan perpustakaan. Promosi perkhidmatan melibatkan pemasaran dan teknik perhubungan awam untuk mempromosikan perkhidmatan, sumber dan kemudahan perpustakaan (Carter dan Seaman, 2011; Dennis, 2012). Peranan perpustakaan akademik masa kini dijelaskan lagi dalam ayat berikut:

"Libraries are perfectly positioned to be brokers on campus; we connect people not only with resources and scholarly materials, but also to each other. Libraries bring people together for academic, cultural, creative, and social causes; no one else on campus so completely fulfills that role. And so it is vital that we try to be visible on campus, not just as salesmen pitching our products, but as participants." (Mathews, 2009)

Bagi memastikan program “outreach” ini berjaya, perpustakaan akademik dan pustakawan perlu mengambil inisiatif untuk menggerakkan program ini. Oleh itu penubuhan jawatankuasa untuk menggerakkan program ini adalah wajar dan sebaiknya melibatkan semua staf perpustakaan. Ini dijelaskan oleh Carter dan Seaman (2011) bahawa penglibatan semua staf perpustakaan dalam program ini dapat membantu menjayakan program ini. Pustakawan perlu bekerjasama dengan jabatan-jabatan lain dan menyelaras semua staf supaya mereka dapat melakukan program ini dengan jayanya. Saylor, Schnitzer, Allee, dan Blumenthal (2011) menerangkan bahawa untuk melaksanakan jaringan di dalam sesuatu komuniti, kita hendaklah mempromosikan perkhidmatan ‘outreach’ dengan menggunakan pelbagai sumber media sosial. Menurut mereka, kita hendaklah mewujudkan satu akaun facebook untuk menghebahkan maklumat dan perkhidmatan perpustakan yang terkini. Selain itu, mereka juga menjelaskan bahawa facebook dapat mengenali demografi dan maklum balas



pengguna. Facebook juga dapat membantu menghebah dan mempromosi aktiviti-aktiviti perpustakaan secara terus menerus kepada pengguna. Melalui media sosial, pengguna dapat menerima maklumat terkini setiap hari melalui kekerapan ‘posting’ setiap masa. Antara aktiviti promosi lain yang boleh digunakan oleh Perpustakaan akademik untuk menarik pelanggan adalah pameran. Pameran merupakan satu medium tarikan untuk memancing minat pengguna dan secara tidak langsung dapat mewujudkan jaringan kerjasama dengan pihak luar. Pameran adalah bergantung kepada jenis tema yang terdiri daripada pelbagai kandungan seperti poster, buku, manuskrip atau bibliografi yang mengandungi senarai bacaan mengikut tema yang disyorkan oleh pustakawan.Sidorko dan Yang (2011)menjelaskan kepelbagaian tema pameran yang telah dijalankan di Perpustakaan Universiti Hong Kongtelah dapat menarik minat komuniti dalam dan luar untuk berkunjung ke Perpustakaan. 3. AKTIVITI LIBATSAMA PELANGGAN Empat aktiviti utama promosi yang telah dijalankan oleh Skuad Pelanggan adalah MyPHS: Jom ke Perpustakaan/MyPHS: Hari Bersama Pelanggan,pameran, LIKE myPHSdan pemasaran secara maya. 3.1 MyPHS: Jom Ke Perpustakaan / MyPHS: Hari Bersama Pelanggan Program libatsama pelanggan yang dinamakan MyPHS: Hari Bersama Pelanggan/Jom ke Perpustakaan dianjurkan PHSmulai tahun 2010 bagi menghargaipelanggan Perpustakaan dan seterusnya dikembangkan untuk meraikan kemasukan pelajar-pelajar baru ke USM. Program telah dijalankan di foyerPerpustakaan Hamzah Sendut 1. Aktiviti yang dijalankan termasuklah perkongsian maklumat terkini, diskaun denda, Like Facebook PHS dan pemberian token bagi menghadiri kelas pendidikan pengguna.Selain daripada aktiviti-aktiviti tersebut, PHS turut memperkenalkan penggunaan motto baru iaitu MyPHS sebagai salah satu strategi penjenamaan semula Perpustakaan.

Rajah 1. Program MyPHS: Jom Ke Perpustakaan/ Hari Bersama Pelanggan Bagi tahun 2012, program telah diadakan dengan beberapa aktiviti tambahan. Antaranya, Perpustakaan telah menyediakan aktiviti seperti kuiz dan ‘explorace’dengan mengetengahkan soalan-soalan berkisarkan tentang sejarah penubuhan, perkhidmatan, koleksi dan pengurusan Perpustakaan. Tujuan aktiviti tersebut diadakan adalah untuk memberi peluang kepada pelajar untuk mengenali Perpustakaan secara tidak langsung dan sebagai salah satu tarikan kepada program. Sewaktu program-program ini berlangsung, Perpustakaan turut mengambil kesempatan untuk melancarkan perkhidmatan-perkhidmatan terbaru seperti pembukaan Ruang Bacaan 24jam dan pinjaman Tablet PC. Perkhidmatan baru ini adalah selari dengan permintaan pelajar sarjana yang inginkan ruang bacaan yang lebih kondusif setelah Perpustakaan ditutup. Perkhidmatan Tablet PC pula diperkenalkan selari dengan



perkembangan teknologi di mana iakini menjadi kemudahan terkini yang digunakan pelajar bagi memudahkan proses pembelajaran dan aktiviti penyelidikan.

Rajah 2.Pelancaran Tablet PC oleh Profesor Dato’ Dr Omar Osman, Naib Canselor, USM

MyPHS: Jom Ke Perpustakaan/ Hari Bersama Pelanggan telah menjadi sebuah jentera pemasaran yang membina atau merapatkan hubungan Perpustakaan dengan pelajar-pelajar terutama pelajar baru. Selain memperkenalkan Perpustakaan sebagai sebuah entiti sokongan utama kepada pembelajaran dan penyelidikan pelajar, program tersebut telah menjadi sebuah medium untuk meningkatkan tahap kesedaran tentang kemudahan dan perkhidmatan yang disediakan oleh Perpustakaan. Keberkesanan program boleh dilihat melaluipeningkatan penggunaan perkhidmatan Perpustakaan, peningkatan kehadiran ke kelas pendidikan pengguna dan penurunan pertanyaan rujukan asas di i-Kaunter seperti soalan berkenaan lokasi bahan dan tatacara mencari bahan melalui katalog atas talian Perpustakaan (OPAC KRISALIS). 3.2 Pameran

Perpustakaan sudah cukup sinonim dengan aktiviti pameran bahan-bahan baharu bagi memaklumkan pengguna tentang bahan baru yang terdapat di Perpustakaan. Pada tahun 2012, PHS telah mengorak langkah dengan lebih jauh lagi dengan menganjurkan pameran berdimensi baru yang mempamerkanbahan bacaan dan bahan-bahan lain seperti artifak, manuskrip, realia, peta dan bahan media. Sebanyak lima pameran telah berjaya diadakan dengan tema yangberbeza. Setiap tema mempunyai keunikan tersendiri dan mampu memberikan kesan visual dan emosi secara langsung kepada pengunjung. Penganjuran pameran telah membuka peluang kepada Perpustakaan untuk mewujudkan jaringan kerjasama atau kolaborasi dengan institusi, organisasi dan pihak dari dalam USM seperti Pusat Penyelidikan Dasar & Kajian Antarabangsa (CenPRIS), Muzium & Galeri Tuanku Fauziah, Pusat Pengajian Ilmu Kemanusiaan, Penerbit dan Pusat Teknologi Pengajaran & Multimedia serta luar USM sepertiDewan Bahasa & Pustaka dan Penang Institute.



Rajah 3. Lima pameran yang telah dianjurkan Perpustakaan USM pada tahun 2012

Selain pameran, beberapa program lain juga diadakan sepanjang berlangsungnya pameran sepertiPertandingan Deklamasi Puisi, Majlis PelancaranBukuBaharu yang dihasilkanoleh Sasterawan Negara Profesor Emeritus Dr Muhammad Haji Salleh dan Dato’ Haji Shahnon Ahmad oleh Dewan Bahasa dan Pustaka, Majlis Deklamasi Sajak Profesor Emeritus Dr Muhammad Haji Salleh yang telah diterjemahkan ke dalam Bahasa Thailand, Jepun, Sepanyol dan Cina oleh pelajar dan pensyarah USM, Forum Puisi oleh Profesor Emeritus Dr Muhammad Haji Salleh, Tayangan Drama yang diadaptasikan daripada novel Dato’ Haji Shahnon Ahmad bertajuk ‘A Handful of Rice’, Pelancaran ‘facebook’ peminat Dato’ Haji Shahnon Ahmad dan juga Forum berkenaan novel Ranjau Sepanjang Jalan oleh Dato’ Haji Shahnon Ahmad yang dijadikan filem pada tahun 1970-an. Program-program yang diadakan ini melibatkan pelbagai golongan masyarakat seperti pelajar sekolah, pelajar USM, pensyarah, orang awam dan turut mengetengahkan selebriti terkenal Sarimah Ibrahim, selaku pelakon wanita yang membintangi filem ‘Ranjau Sepanjang Jalan’ tersebut. Beliau telah diberikan penghormatan untuk menjadi salah seorang panel bagi Forum berkenaan Ranjau Sepanjang Jalan. Forum Puisi oleh Muhammad Haji Salleh pula diadakan sebagai salah satu silibus bagi subjek Pengajian Seni Sekolah Menengah. Forum tersebut telah dihadiri oleh pelajar Tingkatan Lima dan pelajar Sains Kemasyarakatan USM.

Rajah 4. Kehadiran Sarimah Ibrahim dalam program yang dianjurkan oleh PHS turut mendapat liputan media

Wanita di Sebalik Bait Puisi

(7 Mac - 4 April 2012)

Pengembara Ilmu: Muhamad Haji Salleh(18 April - 2 Mei 2012)

myPHS: 1969-2012(10 - 28 September 2012)

Shahnon Ahmad dalam Media(8 - 13 Oktober 2012)

Pulau Pinang di Alam Melayu(19 - 30 November 2012)



Penganjuran program seumpama ini telah meningkatkan kredibiliti Perpustakaan yang sebelum ini dilabel sebagai gudang penyimpanan bahan ilmiah semata-mata. PHS membuktikan bahawa Perpustakaan mampu memperkayakan pengalaman pengguna melalui penawaran perkhidmatan bukan sahaja untuk menyokong aktiviti akademik dan penyelidikan universiti malah menyumbang kepada perkembangan ilmu, sosial dan kebudayaan masyarakat. PHS berjaya mendemonstrasikan strategi pemasaran dan komunikasi yang sangat efektif dengan pelanggan, komuniti dan masyarakat setempat sekaligus mencantas paradigma sesetengah pihak yang mempertikaikan relevansi Perpustakaan di zaman maklumat di hujung jari. Kejayaan transformasi peranan sebuah Perpustakaan oleh Pustakawan PHS telah menjadikan PHS bukan sekadar tempat untuk keperluan akademik dan penyelidikan semata-mata, malah kini ia merupakan hab sosial, budaya dan destinasi kampus terpenting yang wajib dikunjungi pelajar, komuniti dan masyarakat. 3.3 Like myPHS Pada tahun 2013, program libatsama pelanggan telah diperkasakan lagi oleh Skuad Pelanggandengan memperkenalkan program yang dikenali sebagai Like myPHS: Connecting Library with APEX Community. Program ini bukan sekadar hari bersama pelanggan seperti yang biasa diadakan sebelum ini. Ia adalah program ‘outreach’ rintis, yang pertama kali diadakan diluar Perpustakaan sepanjang 43 tahun usia penubuhan Perpustakaan. Idea asal untuk program ini tercetus kerana proses pendawaian dan penaiktarafan bangunan PHS 1 yang berlangsung sehingga ke penghujung tahun 2013. Sepanjang tempoh tersebut, Like myPHS akan menjadi platform untuk mendekati pelanggan disekitar kampus dan merupakan inisiatif bagi memastikan Perpustakaan terus menyalurkan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan. Dengan hala tuju yang sama dengan program MyPHS: Jom Ke Perpustakaan/ Hari Bersama Pelanggan, kaedah program telah diberikan nafas baru melalui penyuntikkan konsep ‘mobile library’atau perpustakaan bergerak denganmengaplikasikan idea ‘if you don’t come to the library, the library will go to you’.Gerak langkah rintis Skuad Pelanggan initelah membawa perkhidmatan PHS ke muka pintu pengguna melalui pemberian perkhidmatan sirkulasi yang meliputi pinjaman, pemulangan bahan dan bayaran denda lewat pemulangan buku. Program ini boleh dikategorikan sebagai perkhidmatan PHS bergerak yang disediakan di tempat-tempat yang menjadi tumpuan komuniti kampus seperti bangunan pentadbiran, kawasan awam, kafeteria dan pusat-pusat pengajian.Semasa program, Skuad Pelanggan telah membawa bahan-bahan baharu termasuk buku, bahan media dan majalah untuk dipamer dan dipinjamkan kepada pelanggan. Malah, pelanggan juga turut diberikan diskaun sehingga 70% sekiranya mereka menjelaskan denda tertunggak pada hari tersebut sebagai daya tarikan kepada pelanggan supaya mengunjungi ‘booth’ Like myPHS.

Rajah 5.‘Booth’ Like myPHS



Sehingga pertengahan tahun 2013, program ini telah berjaya dijalankan sebanyak tiga kali di tempat yang mempunyai latar belakang yang berbeza. Program yang julung kali diadakan adalah di bangunan pentadbiran, seterusnya di kawasan kafeteria dan yang terakhir adalah di pusat pengajian. Selain perkhidmatan sirkulasi dan pameran bahan-bahan baharu, perkhidmatan lain yang turut ditawarkan termasuklah konsultasi atau pertanyaan rujukan, aduan atau maklumbalas pelanggan dan penerimaan sumbangan buku. Program ini turut dimeriahkan dengan aktiviti tambahan seperti soal selidikkepuasan pelanggan dan ‘like’ FacebookPHS.

Rajah 6. Like myPHS yang telah diadakan di Bangunan Canselori, Desasiswa Bakti Siswa dan Pusat Pengajian Pengurusan

Melalui Like myPHS, Perpustakaan telah merentasi sempadan amalan komunikasi, pemasaran dan perkhidmatan yang biasa ditawarkan oleh sesebuah perpustakaan akademik. Program initelah berjaya menjadi salah satu strategi penjenamaan semula Perpustakaan melalui tiga pendekatan iaitu visual, nilai dan emosi. Pendekatan visual yang digunakan semasa program iaitu melalui penggunaan logo dan motto Like myPHS: connecting library with APEX community akan menjadikan PHS lebih diingati dan dikenali, perkhidmatan yang ditawarkan semasa program merupakan nilai yang mempengaruhi persepsi pelanggan terhadap Perpustakaan dan seterusnya hubungan emosi bersama pengunjung melalui interaksi pada hari tersebut akan mewujudkan hubungan harmoni antara Perpustakaan dengan pelanggan. Pendekatan visual, nilai dan emosi yang diterapkan melalui Like myPHS adalah elemen penting yang telah menjadi penyumbang kepada kejayaan penjenamaan semula PHS. Selain itu, program ini juga telah mewujudkan jalinan kerjasama dan mengeratkan hubungan Perpustakaan dengan Jabatan dan Pusat-Pusat Pengajian dalam USM. Hubungan dan jalinan kerjasama yang erat ini penting bagi memastikan Perpustakaan terus memahami kehendak pelanggan dan seterusnya menyumbang kepada penawaran perkhidmatan yang sentiasa mesra, cekap, efektif dan dinamik. 3.4 Pemasaran Secara Maya Kepesatan teknologi telah dimanfaatkan oleh PHS dalam berinteraksi bersama para pelanggannya. Jika dahulu interaksi berlaku secara fizikal, kini hubungan pelanggan dan Perpustakaan masih berlangsung,namun dalam bentuk maya. Diantara kelebihan interaksi maya ini ialah ianya cepat dan mudah yang membolehkan sesuatu persoalan terjawab tanpa perlu melangkah masuk ke Perpustakaan. Istilah facebook, Blog, Twitter, dan Tumblr kini menjadi buah mulut khalayak dan tidak terkecuali menarik perhatian pihak Perpustakaan. Menyedari kepentingan medan maya dan media sosial yang semakin meluas, PHS turut melibatkan diri dengan mewujudkan akaun facebook, blog, tumblr serta e-buletin. PHS telah mendaftarkan akaun facebook pada 16 Mac 2010, dan sejak itu mula mendapat



perhatian pelanggan dari masa ke semasa. Mengendalikan facebook rasmi organisasi bukanlah semudah mengendalikan akaun peribadi. Setiap pos atau kenyataan yang dikeluarkan perlulah dipertanggungjawabkan kerana ianya mewakili pendirian organisasi secara tidak langsung. Kadangkala pengendali facebook tersepit dalam dua situasi yang berlawanan diantara sifat facebook yang santai dan kenyataan organisasi yang formal. Justeru, kebijaksanaan pengendali amatlah diperlukan. Sebolehnya setiap pernyataan rasmi dikeluarkan secara santai bagi membolehkan penerimaan baik daripada pelanggan. Sehingga 16 Julai 2013, facebook PHS menerima sebanyak 4,447 like dengan purata 108 like sebulan. Sepanjang mengendalikan facebook, dilihat para pelanggan dan perpustakaan mendapat manfaat yang banyak. Facebook memudahkan pihak Perpustakaan menerima aduan, cadangan atau pertanyaan secara langsung daripada pelanggan dan diberi maklum balas dalam kadar segera. Secara tidak langsung medium maya ini berfungsi sebagai ruang interaksi alternatif dengan pelanggan selain daripada e-mel dan kotak aduan. Di samping itu, ia menjadi saluran yang efektif untuk menghebahkan sebarang pengumuman kepada pelanggan dengan pantas. Facebook PHS boleh dilayari melalui nama Perpustakaan Hamzah Sendut, Universiti Sains Malaysia. Blog yang digunakan oleh PHS boleh dicapai melalui pautan berikut: http://hamzahsendutlibrary.wordpress.com/. Blog yang diberi nama ‘PHS Blog’ ini dibangunkan pada 30 November 2009 dan sejak itu digunakan sepenuhnya untuk merekodkan segala aktiviti PHS yang berlangsung sepanjang tahun. Penceritaan dibuat dengan lebih terperinci berbanding facebook bertujuan untuk menghebahkan kepada khalayak tentang program yang telah berlangsung disamping menjadi rujukan penting pihak Perpustakaan di masa hadapan. Blog ini memuatkan informasi yang berguna untuk para pelanggan meliputi perihal PHS, soal selidik, buku panduan dan buletin. Pendek kata, blog ini menjadi sumber rujukan tambahan kepada laman sesawang rasmi Perpustakaan kepada pelanggan yang ingin mendapatkan informasi tentang PHS. Kebiasaannya blog ini akan dikemaskini sebulan sekali bergantung kepada kekerapan aktiviti yang berlangsung. Sehingga 17 Julai 2013, laman ini telah menerima 15,356 hit yang menggambarkan popularitinya. Perpustakaan juga tidak ketinggalan untuk mewujudkan akaun Tumblr sendiri pada 28 Ogos 2012 yang boleh dicapai melalui http://hamzahsendutlibrary.tumblr.com/.Laman yang berbentuk blog mini ini membolehkan PHS memuatnaik gambar, video dan teks ringkas untuk tatapan pelanggan. Foto-foto lama PHS, foto aktiviti dan video korporat, telah dimuatnaik dan dipaparkan di sini. Laman ini amat sesuai kepada pelanggan yang ingin mendekati perpustakaan melalui fotografi, videografi dan illustrasi. Sebagai tujuan promosi, PHS juga memuatnaik foto kulit buku baharu yang terdapat di sini bagi menarik minat pelanggan untuk meminjam. Di samping itu, PHS turut mempromosikan perkhidmatan, kemudahan dan koleksi melalui buletin secara maya yang diberi nama ‘PHS & U: connecting library with APEX community’. E-buletin ini memaklumkan pelanggan dengan berita dan informasi berguna berkenaan perpustakaan. Sehingga kini, sebanyak 6 isu telah dihasilkan bermula Januari 2011 sehingga Disember 2012. Buletin yang dihasilkan secara maya ini amat membantu dalam mempromosikan perkhidmatan perpustakaan terutamanya gerak kerja yang berada di belakang tabir. Pada setiap keluaran, pihak pengarang akan memilih satu bahagian khusus untuk menceritakan secara mendalam bentuk perkhidmatan yang ditawarkan melalui slot ‘zoom in’. Selain itu, ruangan khusus untuk ‘happening@PHS’ turut menjadi agenda wajib dengan memaparkan aktiviti-aktiviti yang telah berlangsung menerusi gambar-gambar menarik. Buletin ini akan diwar-warkan kepada seluruh warga kampus supaya mereka mendapat gambaran yang sebenar tentang perkhidmatan atau kemudahan yang ditawarkan. Sepanjang mengendalikan buletin ini, didapati ianya



mendapat maklumbalas yang baik dari warga kampus apabila sebahagian mereka menghubungi pihak pengarang untuk bertanyakan lebih lanjut mengenai informasi yang terdapat di dalam PHS & U. Pendek kata, kepelbagaian teknik pemasaran secara maya yang dijalankan oleh PHS dilihat saling membantu dan melengkapi untuk melancarkan lagi perjalanan perpustakaan dalam memenuhi misi dan visinya kepada pelanggan. PHS akan sentiasa memperkasakan diri dengan teknologi dan perkembangan terkini bagi membolehkannya berjalan seiring dengan para pelanggan yang mempunyai latar belakang yang pelbagai. 4. PENUTUP PHS dengan libatsama Skuad Pelanggan telah berjaya menjenamakan semula program promosi dan ‘outreach’ dengan memberi fokus spesifik kepada keperluan dan demografi pengguna. Impak daripada program ini, ianya dapat menggalakkan komunikasi yang telus dan bertanggungjawab demi memperkasakan kemajuan PHS serta memperkukuhkan lagi perhubungan dengan pelanggan. Usaha-usaha promosi dan pemasaran ini diharapkan dapat meneruskan kesinambungan kepentingan Perpustakaan untuk menyediakan perkhidmatan maklumat yang lebih cemerlang didalam menyokong aspirasi Universiti. Ia juga membuktikan bahawa Perpustakaan sentiasa berdaya saing dan progresif dalam menongkah arus pembangunan pengajaran dan pembelajaran di institusi pengajian tinggi demi kelestarian hari esok. Aktiviti promosi dan pemasaran Perpustakaan di peringkat awal ini dapat dijadikan penandaaras dan legasi bagi meneruskan usaha libatsama pelanggan melalui teknik-teknik pemasaran baharu yang bakal diterokai oleh pustakawan pada masa akan datang. RUJUKAN Carter, T. M. & Seaman, P. (2011). The management and support of outreach in

academic libraries. Reference & User Services Quarterly, 51(2), 163-171. Dennis, M. (2012). Outreach initiatives in academic libraries, 2009-2011. Reference

Services Review, 40(3), 368-383. Mathews, B. S. (2009). Marketing today's academic library: A bold new approach to

communicating with students. ALA Store. Saylor, K., Schnitzer, A. E., Allee, N. & Blumenthal, J. (2011). A transformational

outreach program for an academic health sciences library: Looking beyond research institutions. College & Research Libraries News, 72(2), 86-89.

Sidorko, P. E. & Yang, T. T. (2011). Knowledge exchange and community engagement: An academic library perspective. Library Management, 32(6/7), 385-397.





LIBGUIDES DAN LIBANSWERS: SALURAN INFORMASI DAN INTERAKSI PENGGUNA DI PERPUSTAKAAN TUANKU SYED FAIZUDDIN PUTRA

aMazmin Mat Akhir, bMd Nizam Azid, bNazirah Zainul Abidin & bMohd Fadlli A. Rahim

aPemangku Ketua Pustakawan, bPustakawan, Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra, Universiti Malaysia Perlis,

02600 Arau, Perlis, Malaysia [email protected]; [email protected]; [email protected];

[email protected]

ABSTRACT Subject Guide is one of many platforms used by libraries in disseminating information about library resources, services and facilities in specific areas. It is used to promote information resources offered by the library. Nowadays, libraries are facing certain constrains on providing and delivering printed subject guides. Development of information technology and electronic publishing allows libraries to develop and disseminate information about library resources in more meaningful ways. LibGuides are used by many libraries worldwide as a platform for subject guide creation. LibGuides served as one stop centre for storing and accessing information needed by library users. It provides easy access to scholarly resources recommended by libraries. LibGuides offers user-friendly platforms for information dissemination service and operates in online environment. Updating process on LibGuides is carried out by library staff with minimal technical know-how skills. This criteria allows libraries to provide up-to-date information to benefit library users in a collaborative manner. LibAnswers which is closely link as effective tools for LibGuides served as online reference service platform. Users are able to retrieve frequently asked question about libraries on LibAnswers platform. Libraries optimized usage of LibAnswers to develop set of questions and answers about library resources and services. It comes with online chatting module to support effective customer communication in libraries. LibChat basically provides effective interactive on real-time environment between libraries and users. This paper is aimed to share practical concepts and implementation of LibGuides and LibAnswers as means and ways to strengthen the roles of libraries in supporting information needs for teaching, learning and research activities in higher education. Keywords: LibGuides; LibAnswers; LibChat; online guides; reference service; digital collection; library guides; virtual reference; Malaysia.

Mazmin Mat Akhir, et al.


ABSTRAK Subject Guide merupakan salah satu medium yang digunakan oleh pihak perpustakaan dalam menyebarkan maklumat berkenaan sumber maklumat yang boleh diakses oleh pengguna mengikut bidang-bidang tertentu. Subject Guide dalam format bercetak telah disediakan mengikut pengkhususan bidang dan diedarkan kepada pengguna perpustakaan dalam usaha untuk mempromosi sumber maklumat yang ditawarkan oleh perpustakaan. Namun, kini penggunaan medium penyebaran maklumat secara bercetak dilihat mempunyai kekangan-kekangan tertentu dan dilihat kurang efisien dengan perubahan masa dan perkembangan teknologi. Penggunaan LibGuides yang merupakan laman sesawang yang membolehkan pelbagai maklumat disebarkan dengan lebih fleksibel dilihat satu peluang yang harus dimanfaatkan oleh perpustakaan. Bukan sahaja Subject Guide malah LibGuides boleh dijadikan sebagai pusat sehenti sumber maklumat memandangkan pelbagai maklumat boleh dimuatkan di dalamnya disamping penyediaan pautan yang memudahkan pengguna mengakses secara terus sumber yang dicadangkan oleh perpustakaan. LibGuides merupakan medium penyebaran maklumat yang mesra pengguna memandangkan ianya boleh diakses di mana-mana sahaja dan pada bila-bila masa melalui internet. Proses mengemaskini kandungan di dalam LibGuides boleh dilakukan dengan mudah tanpa memerlukan kepakaran teknikal sekaligus memastikan pengguna dibekalkan dengan kandungan yang terkini dari semasa ke semasa. LibAnswers pula merupakan sistem yang membolehkan pengguna mendapatkan jawapan untuk pertanyaan rujukan dengan cepat dan mudah secara atas talian disamping penawaran perkhidmatan online chatting melalui modul LibChat. LibAnswers membolehkan perpustakaan menyediakan satu pangkalan data yang memuatkan jawapan untuk soalan-soalan rujukan yang lazimnya disoal oleh pengguna sementara melalui LibChat pengguna boleh berinteraksi secara real time dengan pihak perpustakaan. Penggunaan LibAnswers dilihat sebagai satu medium yang boleh membantu perpustakaan dalam menawarkan perkhidmatan rujukan yang lebih efisien kepada pengguna. Melalui kertas ini dikongsikan berkenaan konsep dan kaedah penggunaan LibGuides dan LibAnswers yang dilihat sebagai satu cara untuk memperkasakan peranan perpustakaan dalam menawarkan sumber maklumat untuk keperluan pengajaran, pembelajaran dan aktiviti penyelidikan di Institusi Pengajian Tinggi. Kata kunci: LibGuides; LibAnswers; LibChat; online guides; perkhidmatan rujukan; koleksi digital; panduan perpustakaan; Malaysia. 1. PENGENALAN

Perkembangan perkhidmatan atas talian, pembangunan serta perluasan sumber maklumat elektronik dan pertambahan langganan kepada pelbagai perisian antara muka berasaskan elektronik menjadikan perpustakaan akademik sebuah institusi yang sophisticated. Komunikasi berkesan merupakan faktor kejayaan kritikal kepada perpustakaan di Malaysia untuk meningkatkan tahap kesedaran pengguna terhadap perkhidmatan, kemudahan serta sumber maklumat yang ditawarkan oleh perpustakaan kepada komuniti pengguna. Kepentingan agenda komunikasi berkesan turut memberi impak ke atas keberkesanan peranan perpustakaan serta justifikasi kewujudannya yang sering dihubungkait dengan tahap penggunaan sumbernya. Secara asasnya, Return on Investments atau ROI menjadi pengukur penting kepada kelangsungan peranan perpustakaan serta pelaburan di atas pembangunan sesebuah institusi perpustakaan.

LibGuides dan LibAnswers: Saluran Informasi dan Interaksi Pengguna di Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra


2. KOMUNIKASI BERKESAN

Implikasinya, perpustakaan memanfaatkan pelbagai platform komunikasi pengguna meliputi sesi orientasi perpustakaan, sesi pendidikan pengguna, perkhidmatan rujukan elektronik dan meningkatkan aspek dinamik laman web perpustakaan. Sehubungan itu, perpustakaan di negara ini memilih penyelesaian sistem atau perisian mesra pengguna untuk menyediakan lebih banyak maklumat serta perincian mengenai sumber perpustakaan bagi manfaat pengguna. Contents Management System atau singkatannya CMS bukanlah platform baru kepada dunia kepustakawanan di Malaysia. Perpustakaan di negara ini telah memanfaatkan CMS melalui aplikasi laman web langit terbuka seperti Joomla!, Wordpress, ExpressionEngine dan Drupal. Ia berfungsi sebagai media baru yang memudahkan proses perkongsian maklumat di antara pembekal perkhidmatan dengan pengguna. Ciri penting yang diutamakan oleh perpustakaan untuk mengoptimumkan komunikasi pengguna dengan berkesan meliputi kemudahan mewujudkan maklumat atas talian (Online Contents Creation), reka bentuk laman web yang menarik, interaktif dan mesra pengguna. 3. KOMUNIKASI PELANGGAN DI PERPUSTAKAAN TUANKU SYED FAIZUDDIN

PUTRA, UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS (UniMAP) Semenjak ditubuhkan pada tahun 2002, Perpustakaan UniMAP memfokus kepada pembangunan dan penawaran sumber elektronik bersesuaian dengan keperluan menyebarluas maklumat ilmiah dalam persekitaran kampus teragih. Semenjak tahun 2008, peruntukan ke atas langganan kepada sumber elektronik melebihi 70% daripada keseluruhan bajet pembangunan koleksi di Perpustakaan UniMAP. Penawaran perkhidmatan atas talian dengan peratusan komposisi sumber elektronik yang lebih besar berbanding koleksi bercetak (konvensional) menjanjikan kecenderungan terhadap kunjungan maya berbanding kunjungan fizikal. Sehubungan itu, aspek komunikasi pelanggan meliputi promosi dan pemasaran memainkan peranan penting kepada para pustakawan di Perpustakaan UniMAP. Kelompok sasaran didekati melalui hebahan mel elektronik dan pendidikan pengguna melalui siri program jelajah ke Pusat Pengajian yang bertaburan di hampir 28 lokasi di seluruh Perlis. Pada tahun 2008, Perpustakaan UniMAP merangka strategi untuk meningkatkan tahap kedinamikan laman web Perpustakaan untuk menjadikannya lebih mesra pengguna, menarik, berkembang dan lestari. Ini membawa kepada pembangunan laman web melalui perisian langit terbuka, Joomla! menggantikan Contents Management Systems (CMS) yang dimanfaatkan oleh Universiti Malaysia Perlis. Ciri penting yang diutamakan oleh Perpustakaan UniMAP terhadap kapasiti Joomla! sebagai Contents Management Systems meliputi kemudahan pembangunan kandungan elektronik secara koperatif dan kolaboratif, menepati keperluan Web 2.0 yang menggalakkan komunikasi interaktif antara pelanggan, keupayaan menyokong kandungan multimedia, ketersediaan plug-in s yang sentiasa menjadikan laman web sentiasa dinamik selain sokongan pengguna yang sangat berkesan melalui laman pembangunan serta forum berkaitan Joomla!. Keutamaan yang diberikan terhadap laman web perpustakaan selain pelbagai sumber maklumat lain seperti katalog atas talian serta enjin carian maklumat amat bertepatan dengan kefungsian dan kepentingannya sebagai media komunikasi pelanggan;

“The websites for the library is considered as a means of prefatory, single point of contact, a place of bridge connecting the library staff and institutions. It acts as a “virtual entrance” to the library and as interface for all kinds of first-hand information services between the user groups and library administration. The typical library website conveys important information about the library, such as the address of the library, opening



hours, the link to online catalogue and the various services of the library (Preedip Balaji B, 2011).

4. PERISIAN JOOMLA! SEBAGAI PLATFORM LAMAN WEB RASMI Inisiatif memanfaatkan Joomla! sebagai laman web Perpustakaan sebenarnya memberi impak kepada keseluruhan Pusat Pengajian, Jabatan dan Pusat Kecemerlangan di UniMAP. Menjelang tahun 2012, UniMAP memantapkan kandungan laman web melalui penetapan kriteria khusus dan kriteria penilaian yang dibangunkan oleh Multimedia Development Corporation atau singkatannya MDeC. Latihan penggunaan perisian Joomla! menjadi sebahagian daripada inisiatif penting yang dilaksanakan oleh Universiti Malaysia Perlis dan memperlihatkan lebih banyak Pusat Pengajian dan Jabatan memanfaatkan perisian tersebut. 5. CABARAN MEMBANGUNKAN LAMAN WEB BERCIRI DINAMIK

Pada masa sama, Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra mula melihat secara serius kepada aspek dinamika kandungan laman web untuk memuatkan pelbagai sumber maklumat berkaitan perkhidmatan, kemudahan, dan paling penting khazanah ilmu yang dibangunkan di Perpustakaan UniMAP. Senarai semak atau checklist keperluan platform berdaya saing dibangunkan untuk mengenalpasti ruang penambahbaikan pada masa hadapan. Dalam proses berkenaan, Perpustakaan UniMAP menemui beberapa cabaran dan halangan penting yang menggugat pembangunan serta kelestarian laman web yang dinamik. Cabaran berkenaan meliputi aspek kompetensi bahasa, pengetahuan dan pengalaman profesional serta kompetensi teknikal para pustakawan dan kumpulan pelaksana di Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra. Secara spesifik, cabaran yang dihadapi oleh warga Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra dalam membangunkan laman web yang dinamik, interaktif dan berinformasi meliputi:

a) Laman web tidak dikemaskini secara berkala kerana ketiadaan kandungan baru yang disalurkan kepada staf teknikal yang menyenggara laman web Perpustakaan.

b) Tugas-tugas mewujudkan kandungan elektronik terpusat kepada individu tertentu yang mempunyai pengetahuan serta kemahiran dalam bidang khusus.

c) Proses membangunkan laman khusus atau mengemaskini maklumat bergantung sepenuhnya kepada kreativiti staf teknikal. Cara gaya persembahan kandungan laman web juga diselaras sepenuhnya oleh staf teknikal dan dalam banyak keadaan tidak selari dengan keperluan penyedia kandungan.

d) Kemahiran teknikal menggunakan perisian Joomla! merupakan kekangan penting untuk ditangani oleh semua staf pelaksana di Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra. Latihan yang diberikan tidak berupaya menyediakan pemahaman secara keseluruhan dalam aspek penciptaan kandungan, penggunaan plug-in s bersesuaian dengan orientasi kandungan yang dibangunkan serta reka bentuk laman yang menarik serta interaktif.

e) Penguasaan Bahasa Inggeris dalam bidang sains perpustakaan dan maklumat merupakan cabaran yang tidak diberi perhatian serius oleh warga Perpustakaan UniMAP namun menyumbang impak yang besar



kepada kelangsungan laman web sebagai platform komunikasi pelanggan. Keyakinan dalam mencipta kandungan yang berinformasi, berkesan, dan mempunyai nilai berita yang menarik sangat berkait dengan penguasaan penulisan dalam Bahasa Inggeris.

f) Laman web yang dinamik perlu dikemaskini dan diperkaya kandungannya dari semasa ke semasa. Ia memerlukan tanggung jawab mereka yang menguasai pengetahuan dan kemahiran profesional serta kemahiran teknikal.

g) Tanpa kandungan yang dinamik, bertambah, berkembang dan dikemaskini, tidak mungkin mana-mana laman web perpustakaan berupaya berperanan sebagai saluran informasi kepada para pengguna perpustakaan.

h) Tahap kreativiti yang berbeza antara individu menjadikan sesetengah kandungan laman web lebih menarik berbanding dengan laman lain yang ditawarkan kepada para pengguna.

6. MEREKAYASA LAMAN WEB PERPUSTAKAAN TUANKU SYED FAIZUDDIN PUTRA SEBAGAI SALURAN INFORMASI PELANGGAN

Bersesuaian dengan cabaran dan keperluan menghasilkan saluran informasi yang berkesan dan berdaya saing, Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra menyenaraikan enam elemen penting yang perlu diterapkan dalam laman web Perpustakaan pada masa hadapan:

a) Setiap kandungan laman web yang dihasilkan memaparkan enjin carian penting untuk memudahkan proses pengesanan dan perolehan maklumat bagi tujuan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan.

b) Ia mempamerkan jenama korporat Perpustakaan UniMAP dengan mempromosi kemahiran, pengalaman dan kompetensi pustakawan yang merupakan aset penting kepada organisasi ini.

c) Laman web perpustakaan dibangunkan dan dikemaskini secara kolaboratif bagi mempastikan liputan maklumat yang lebih luas bersesuaian dengan keperluan pengguna, perkembangan sumber maklumat dan penawaran kemudahan serta perkhidmatan.

d) Ia memudahkan proses pembangunan dan pengemaskinian subject guide, research guide, guide to reserves dan tutorial atas talian.

e) Setiap laman yang dibangunkan saling berhubung kait dan mempunyai elemen integrasi antara satu sama lain.

f) Menawarkan perkhidmatan rujukan atas talian berstruktur.

7. PEMILIHAN LIBGUIDES DAN LIBANSWERS SEBAGAI SALURAN INFORMASI

DAN INTERAKSI PENGGUNA

Pada September 2012, Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra memulakan proses penilaian ke atas produk LibGuides dan Libanswers yang dibangunkan oleh Springshare.com. Proses penilaian bergantung sepenuhnya ke atas laman LibGuides Community Site di URL http://libguides.com yang menyenaraikan pengguna platform ini di seluruh dunia. Laman ini menghubungkan Perpustakaan kepada 4,207 perpustakaan di seluruh dunia, yang telah menghasilkan 366, 512 panduan penggunaan secara atas talian. Sebuah sistem interaktif berasaskan Contents Management Systems (CMS) yang bercirikan konsep Web 2.0 (Melanie Griffin and Barbara Lewis, 2011). Kandungan atas talian di dalam LibGuides telah dihasilkan oleh 59,613 orang pustakawan di seluruh dunia melalui proses kolaboratif, koperatif dan secara kolektif. Ini memberi keyakinan



bahawa LibGuides merupakan platform mesra pelanggan yang memerlukan kemahiran teknikal yang minima memandangkan secara purata, 14 pustakawan dari setiap institusi yang melanggan kepada LibGuides mampu mengendalikan perisian ini melalui proses pembinaan kandungan dan pengemaskinian maklumat. Springshare.com tidak mempunyai ejen langganan di Malaysia dan semua urusan langganan serta sokongan pelanggan dilaksanakan oleh ibu pejabat Springshare.com di New York. Proses pembangunan laman LibGuides bergantung sepenuhnya kepada laman sokongan yang terdapat di Springshare Help (http://help.springshare.com) dan Springhare Support Blog (http://support.springshare.com). Penerokaan penggunaan LibGuides amat mudah bagi pustakawan yang pernah memanfaatkan Contents Management Systems seperti Joomla! dan Drupal. Bermula bulan Februari 2013, Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra telah membangunkan jenama korporat (corporate branding) bagi laman penting meliputi Guide to Reserves, Subject Guides dan laman kembangan daripada kandungan elektronik di laman web perpustakaan (http://dspace.unimap.edu.my). Kesemua laman ini dibezakan melalui corporate header berbeza yang menjadikan kandungan LibGuides amat mudah diintegrasi dengan laman web utama. 8. GUIDE TO RESERVES Guide to Reserves merupakan inisiatif penting yang berjaya dilaksanakan secara kolaboratif oleh para pustakawan di Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra. Sehingga Jun 2013, sejumlah 519 panduan kepada Koleksi Rujukan Kursus dibangunkan oleh 13 orang pustakawan dengan dibantu oleh 6 orang Pembantu Perpustakaan. Kandungan Guide to Reserves membolehkan Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra membangun serta mengemaskini rekod semua kursus-kursus pengajian yang ditawarkan di Universiti Malaysia Perlis. Ia mengandungi maklumat mengenai kod kursus, sinopsis kursus, pusat pengajian atau fakulti, senarai butiran Koleksi Rujukan Kursus, cadangan judul buku bercetak, sumber elektronik dan lain-lain untuk rujukan pengguna. Kapasiti LibGuides yang menawarkan integrasi dengan elemen seperti RSS feeds, audio/video links dan katalog buku menjadikan ia satu sistem dengan antara muka mesra pelanggan. Pembangunan Guide to Reserves juga membantu Perpustakaan mempromosi judul-judul buku relevan dengan kursus pengajian selain mengetengahkan buku-buku atas talian yang boleh dimanfaatkan oleh para pelajar, pensyarah dan penyelidik. Pada masa hadapan, laman Guide to Reserves akan menjadi platform penilaian kekuatan koleksi Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra bagi bidang pengajian yang ditawarkan di Universiti ini. 9. SUBJECT GUIDES Subject Guides dalam format bercetak mula dibangunkan oleh Perpustakaan pada tahun 2008 memfokus kepada usaha meningkatkan kemahiran pengesanan dan perolehan maklumat dalam kalangan para pelajar. Subject Guides kepada program pengajian di Universiti Malaysia Perlis amat popular dalam kalangan para pelajar tahun akhir. Penerbitan ini yang mula ditawarkan oleh perpustakaan akademik semenjak tahun 1970 mengandungi senarai sumber dalam bidang, topik serta disiplin terpilih sama ada dalam format bercetak atau elektronik (Martin P. Courtois, 2004). Pembangunan Subject Guides melalui platform LibGuides menjadikan sumber ini sangat interaktif berbanding melalui format bercetak atau laman web menggunakan perisian Joomla! Ini memandangkan LibGuides menawarkan pelbagai format kandungan multimedia, widget, API, kajian tinjauan, maklum balas pelanggan dan komen pengguna



di dalam satu halaman. Melalui LibGuides, Subject Guides bukan sahaja berfungsi sebagai panduan asas mengenali sumber, kemudahan dan perkhidmatan perpustakaan untuk pengguna dalam bidang perkara khusus. Sebaliknya, gabungan pelbagai modul interaktif ini menjadikan Subject Guides sebagai sumber komprehensif yang menghubungkan pengguna dengan pelbagai laman penerbit dan alatan carian maklumat secara langsung. 10. LibAnswers

Perkhidmatan rujukan maya merupakan elemen penting kepada perpustakaan akademik selaras dengan perkembangan teknologi maklumat dan Internet. Ia juga dilihat sebagai satu mekanisme penting untuk memantapkan aspek pendidikan pengguna dan keberkesanan perkhidmatan pelanggan di perpustakaan.

“In an effort to reach patrons accessing the library via their computers, many libraries and library consortia are extending their reference service to include virtual reference. Technology now allows users to submit their queries to the library at any time from any place in the world. Virtual reference is responsive to the patrons’ need for convenient access to reference service”. (MARS/RSS Virtual Reference Committee, 2009)

Platform Ask Us di Perpustakaan UniMAP merupakan sebahagian daripada usaha menawarkan perkhidatan rujukan secara maya. Penggunaan Joomla! telah membolehkan Perpustakaan UniMAP memanfaatkan plug-in komunikasi pelanggan dan menyediakan platform pertanyaan rujukan secara mel elektronik. Kemudahan ini kemudiannya dijenamakan sebagai platform Ask Us di dalam laman web perpustakaan. Tidak dapat dinafikan, ia menjadi salah satu cabang bagi menggalakkan perkongsian sumber maklumat perpustakaan secara maya. Walau bagaimanapun, penggunaan platform Ask Us masih berorientasikan konsep manual dengan maklum balas disemak dan dihantar kepada para pengguna melalui mel elektronik. Melalui LibGuides, Perpustakaan UniMAP kini memanfaatkan modul LibAnswers yang merupakan sebahagian alatan penting yang ditawarkan oleh platform ini. Ia menawarkan dua komponen penting iaitu pembangunan bank soalan atau bank data melalui LibAnswers dan modul LibChat untuk komunikasi pelanggan secara interaktif pada masa diperlukan. Semua pertanyaan rujukan yang diterima di Kaunter Rujukan direkodkan beserta jawapan terbaik yang mampu memenuhi keperluan maklumat pengguna. Perpustakaan UniMAP juga membangunkan senarai soalan lazim beserta jawapan untuk dimuatkan melalui bank soalan ini melalui platform How do I? Ini merupakan komponen yang sangat penting bagi menawarkan perkhidmatan yang proaktif kepada pelanggan.

“The ability to build up a knowledge bank is quite nice. While we get dozens of questions submitted, we see hundreds of people make use of the answers already there. This may include a percentage of patrons who would not be comfortable asking their question due to potential reference anxiety, and those patrons who may not want direct interaction are helped just as well as the ones who did submit a question (David, Doug & Sheeji, 2012).

LibChat pula dihubungkan kepada pelanggan melalui laman sumber maklumat perpustakaan meliputi laman web, Worldcat Local dan laman individu Pustakawan Penghubung. Ia dilengkapi dengan ciri alerts yang membolehkan petugas kaunter mengendalikan pertanyaan pengguna dengan segera pada masa diperlukan. Operator



kemudahan chatting terdiri daripada para pustakawan yang boleh berada di mana-mana lokasi untuk menjawab pertanyaan pengguna. Kemudahan terpenting ialah keupayaan LibChat untuk menarik jawapan berkesan daripada bank data untuk dimajukan kepada para pengguna. 11. KETERLIBATAN WARGA KERJA PERPUSTAKAAN

Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra telah melantik 13 orang pustakawan dalam proses penghasilan Guide to Reserves dan Subject Guides mengikut bidang perkara yang ditetapkan. Penentuan bidang perkara adalah berdasarkan kepada peranan sebagai pustakawan penghubung atau liaison librarian bagi pusat pengajian dan institut kecemerlangan yang terdapat di Universiti Malaysia Perlis. Melalui persekitaran laman web berasaskan Joomla!, para pustakawan ini memerlukan kemahiran teknikal khusus untuk membolehkan mereka membangun dan mengemaskini laman sumber perpustakaan pada laman web. Kerja-kerja pembangunan laman web dan pengemaskiniannya ditempatkan secara keseluruhan kepada mereka yang mempunyai pengetahuan dan kemahiran teknikal. Namun, penggunaan LibGuides telah membolehkan lebih ramai para pustakawan membangunkan sumber maklumat mengenai perpustakaan secara kolaboratif. Mereka tidak memerlukan pengetahuan dan kemahiran teknikal yang tinggi kerana LibGuides berfungsi melalui penggunaan modul dan templat yang mesra pelanggan.

“LibGuides’ flexibility and ease of use empowers librarians of any technical skill level to quickly and effortlessly create content-rich, web 2.0 multimedia guides” (Springshare, 2012a).

Kelebihan LibGuides juga terletak kepada keupayaannya menghubungkan para pustakawan dengan koleksi halaman panduan pengguna yang dibangunkan oleh lebih 4,000 institusi di seluruh dunia. Perpustakaan UniMAP boleh memanfaatkan mana-mana halaman ini dengan sedikit pengubahsuaian untuk menyebarkan maklumat mengenai sumber, kemudahan dan perkhidmatan kepada pelanggan. Bersesuaian dengan konsep pembangunan laman panduan secara kolaboratif, LibGuides menghubungkan pengguna kepada profil pustakawan pengbubung yang bertanggungjawab untuk membangun dan mengemaskini laman panduan kepada pelanggan. Ini juga menjadi komponen penting kepada LibGuides yang membantu mempromosi perkhidmatan dan kepakaran para pustakawan di UniMAP.

12. SAMBUTAN PENGGUNA TERHADAP LibGuides Statistik menunjukkan laman web Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra telah dikunjungi sebanyak 108,779 kali sejak Januari hingga Julai 2013 dengan kunjungan tertinggi dicatatkan pada bulan Mei iaitu sebanyak 20,442 kali. Merujuk kepada kalendar akademik universiti, pertengahan bulan Mei adalah permulaan minggu belajar dan minggu peperiksaan bagi pelajar ijazah dan pelajar ijazah merupakan kumpulan pelajar yang paling ramai di Universiti Malaysia Perlis iaitu sekitar 85 peratus berbanding pelajar diploma dan ijazah tinggi. Jumlah akses yang tinggi kepada laman web perpustakaan menunjukkan bahawa pengguna khususnya para pelajar telah menjadikan sumber maklumat atas talian sebagai pilihan mereka. Peningkatan kesedaran terhadap pengaksesan sumber maklumat secara atas talian dapat dilihat melalui penggunaan perisian LibGuides di perpustakaan. Sejak mula digunakan pada Februari sehingga Julai 2013, laman



LibGuides telah dikunjungi sebanyak 1,913 kali. Dalam tempoh tersebut statistik menunjukkan 577 panduan atau guides yang telah dihasilkan oleh perpustakaan telah dilihat sebanyak 6,115 kali oleh pengunjung LibGuides. Inisiatif penggunaan LibGuides dilihat sebagai satu platform yang terbaik dalam memberi kesedaran kepada pengguna terhadap sumber maklumat yang ditawarkan oleh perpustakaan khususnya dalam format elektronik. Namun, pelbagai usaha seperti promosi yang berterusan perlu dilakukan oleh perpustakaan dalam memastikan platform LibGuides dimanfaatkan oleh semua pengguna memandangkan LibGuides boleh dijadikan sebagai pusat sehenti dalam pengaksesan maklumat. 13. KESIMPULAN Kepesatan teknologi maklumat menjadikan kunjungan perpustakaan secara maya menjadi pilihan pengguna. Antara muka laman web perpustakaan yang menggabungkan enjin carian dan pautan kepada pelbagai sumber maklumat perpustakaan mampu menawarkan carian maklumat yang mudah dan pantas. Oleh itu perpustakaan perlu menekankan aspek pengayaan isi kandungan laman web secara kolektif. Penggunaan LibGuides dilihat mampu menyelesaikan masalah pengayaan kandungan laman web perpustakaan dan dapat dikemaskini secara konsisten dengan keterlibatan semua pustakawan dan staf pelaksana. Diharapkan di masa hadapan perkongsian kandungan mampu melibatkan semua perpustakaan akademik di Malaysia. RUJUKAN Adebonojo, L. G. (2010). LibGuides: customizing subject guides for individual courses.

College & Undergraduate Libraries, 17(4), 398-412. Becker, B. W. (2009). Subject Guides 2.0: A Look at LibGuides and Jing. Behavioral &

Social Sciences Librarian, 28(4), 206-209. Bowen, A. (2012). A LibGuides presence in a blackboard environment. Reference

Services Review, 40(3), 449-467. Bushhousen, E. (2009). LibGuides. Journal of the Medical Library Association : Jmla,

97(1), 68-69. Chan, C. (2012). Mobile sites made simple: Solutions for smaller academic libraries.

C&RL News. Dennie, D. (2011). Chat widgets as student/librarian communication tools. Library Hi

Tech News, 28(3), 13-19. England, L., & Fu, L. (2011). Electronic resources evaluation central: using off-the-shelf

software, Web 2.0 tools, and Libguides to manage an electronic resources evaluation process. Journal of Electronic Resources Librarianship, 23(1), 30-42.

Foster, M. [et. al] (2010). Marketing research guides: an online experiment with LibGuides. Journal of Library Administration, 50(5-6), 602-616.

Gerberi, D., Hawthorne, D. M., & Larsen, K. E. (2012). Rethinking responsible literature searching using LibGuides. Medical Reference Services Quarterly, 31(4), 355-371.

Ghaphery, J., & White, E. (2012). Library use of web-based research guides. Information Technology and Libraries.

Glassman, N. R., & Sorensen, K. (2010). From Pathfinders to Subject Guides: one library's experience with LibGuides. Journal of Electronic Resources in Medical Libraries, 7(4), 281-291.

Gonzalez, A. C., & Westbrock, T. (2010). Reaching out with LibGuides: establishing a working set of best practices. Journal of Library Administration, 50(5-6), 638-656.

Griffin, M., & Lewis, B. (2011). Transforming special collections through innovative uses for LibGuides. Collection Building, 30(1), 5-10.



Han, N., & Hall, S. L. (2012). Think Globally! Enhancing the international student experience with LibGuides. Journal of Electronic Resources Librarianship, 24(4), 288-297.

Harris, L., Garrison, J., & Frigo, E. (2009). At the crossroads : Bringing the tenure and promotion process into the Digital Age. C&rl Newa.

Horne, A. K. [et. al] (2009). Do the outcomes justify the buzz?: an assessment of LibGuides at Cornell University and Princeton University. Paper presented at the ACRL Fourteenth National Conference Seattle, Washington:

Johnson, G. (2010). LibGuides Technical Services Quarterly, 27(4), 391-392. Retrieved from http://libguides.com/community.php?m=i&ref=libguides.com.

Johnstone, B. T. (2011). Boopsie and librarians: connecting mobile learners and the library. Library Hi Tech News, (4), 18-21. doi:10.1108/07419051111154776

Kavanagh, K. (2013). Incorporating cartoons in an academic library: spicing up LibGuides graphically at East Carolina University. C&RL News, 358-373.

Lewis, B., & Griffin, M. (2011). Special collections and the new web: using Libguides to provide meaningful access. Journal of Electronic Resources Librarianship, 23(1), 20-29.

MARS/RSS Virtual Reference Committee (2009) Guidelines for implementing and maintaining virtual reference services. Retrieved from http://www.ala.org/rusa/sites/ala.org.rusa/files/content/resources/guidelines/virtual-reference-se.pdf.

Maxymuk, J. (2010). Guidance on guides. The Bottom Line: Managing Library Finances, 23(2), 66-69.

Neves, K., & Dooley, S. J. (2011). Using LibGuides to offer library service to undergraduate medical students based on the case-oriented problem solving curriculum model. Journal of the Medical Library Association : Jmla, 99(1), 94-97.

Pittsley, K. A. & Memmott, S. (2012). Improving independent student navigation of complex educational web sites. Information Technology and Libraries,

Roberts, S., & Hunter, D. (2011). New library, new librarian, new student: using LibGuides to reach the virtual student. Journal of Library & Information Services in Distance Learning, 5(1-2), 67-75.

Shapiro, S. (2012). Marketing the library with content management systems: a case study of Blackboard. Library Hi Tech News, 71(3), 10-11.

Sonsteby, A., & DeJonghe, J. (2013). Usability testing, user-centered design, and LibGuides subject guides: a case study. Journal of Web Librarianship, 7(1), 83-94.

Tay, A. (2010). Embedding subject guides at NUS Libraries. Singapore Journal of Library & Information Management, 39.

Verbit, D., & Kline, V. (2011). LibGuides: a CMS for busy librarians. Computers in Libraries, 21-25.

Yelinek, K. [et. al] (2010). Using LibGuides for an information literacy tutorial. C&RL News.





PERKONGSIAN PINTAR DALAM MELAKSANAKAN TANGGUNGJAWAB

SOSIAL KORPORAT PERPUSTAKAAN

aI. Imilia & bA. S. Sabariah

aPensyarah Kanan, bPensyarah Universiti Teknologi MARA, Kampus Samarahan, Kota Samarahan,

94300 Sarawak, Malaysia. [email protected]; [email protected]

ABSTRACT The library is one of the agencies associated with the user and society. The role of libraries in society is to support the information needs of the agency. However, in an effort to promote the library, corporate social responsibility should be implemented. Like other organizations, information agencies should make efforts to ensure their existence among the members of a society. In our effort to implement corporate social responsibility, a lot of things need to be done and many challenges that need to be addressed. Therefore, a smart partnership with other agencies could help libraries implement a successful corporate social responsibility. This paper discusses corporate social responsibility through smart partnerships undertaken by libraries in the state of Sarawak. In addition, the effectiveness and the issues and challenges faced in the implementation of corporate social responsibility through smart partnerships will also be identified and discussed. Observations showed that many libraries from various level of community are playing an active role in the implementation of their corporate social responsibility. Their success in implementation of corporate social responsibilities can be credited to the smart partnership initiatives that they have with other organizations. However, the success of the activities that involved smart partnership can still be improved if the libraries could identify and overcome some challenges that they are facing currently in the implementation of their corporate social responsibilities activities.This paper will discuss every aspect of the successes and challenges faced by libraries involved with smart partnership in implementing corporate social responsibility. It is also expected to pave the way for further research on smart partnerships in other aspects of the library. Keywords: Smart partnership; library; corporate social responsibility; association; society; Malaysia.

I. Imilia & A. S. Sabariah


ABSTRAK Perpustakaan merupakan salah satu agensi yang berkait rapat dengan pengguna dan masyarakat. Peranan perpustakaan di dalam masyarakat begitu besar sebagai agensi sokongan kepada keperluan maklumat. Namun begitu, di dalam usaha mempromosi perpustakaan, aktiviti tanggungjawab sosial korporat perlu dilaksanakan. Pelbagai usaha perlu dijalankan dan seperti mana agensi lain, aktiviti ini menjadi kayu ukur keberadaan sesebuah agensi di kalangan masyarakat. Di dalam usaha melaksanakan tanggungjawab sosial korporat, banyak keperluan yang perlu dipenuhi dan banyak cabaran yang perlu ditangani. Oleh itu, perkongsian pintar dengan agensi lain dapat membantu perpustakaan melaksanakan tanggungjawab sosial korporatnya dengan jaya. Kertas kerja ini bertujuan membincangkan tentang aktiviti tanggungjawab sosial korporat melalui perkongsian pintar yang dilaksanakan oleh perpustakaan yang terdapat di negeri Sarawak. Selain dari itu, keberkesanan serta isu dan cabaran yang dihadapi dalam perlaksanaan tanggungjawab sosial korporat melalui perkongsian pintar juga akan dikenal pasti dan dibincangkan. Pemerhatian yang dibuat menunjukkan pelbagai peringkat perpustakaan di negeri Sarawak aktif melaksanakan tanggungjawab sosial korporat mereka dan banyak melibatkan agensi lain di sekeliling mereka dalam perlaksanaan aktiviti tanggungjawab sosial korporat mereka. Dapat dilihat mereka berjaya bekerjasama secara pintar dalam pelaksanaan tanggungjawab sosial korporat mereka melalui perkongsian pintar. Namun begitu dalam menjayakan pelbagai aktiviti melalui perkongsian pintar banyak isu yang perlu dititik beratkan seperti perancangan, pembahagian tugas dan tanggungjawab serta komitmen yang seimbang oleh setiap agensi yang terlibat dalam perkongsian pintar untuk melaksanakan sesuatu aktiviti tanggungjawab sosial korporat perpustakaan. Kajian ini diharap dapat membincangkan setiap aspek kejayaan dan cabaran yang dihadapi oleh perpustakaan yang terlibat dengan perkongsian pintar dalam melaksanakan tanggungjawab sosial korporat mereka. Ianya juga diharap dapat membuka ruang bagi kajian lanjut berkenaan perkongsian pintar dalam aspek lain di perpustakaan. Kata kunci: Perkongsian pintar; perpustakaan; tanggungjawab sosial korporat; persatuan; masyarakat; Malaysia. 1. PENGENALAN Perpustakaan merupakan satu agensi maklumat yang begitu dekat dengan masyarakat. Pelbagai jenis perpustakaan dibina bagi memenuhi keperluan maklumat setiap ahli masyarakat dari kanak-kanak sehinggalah warga emas. Bagi memenuhi kehendak dan keperluan pengguna yang berbeza jenis, perpustakaan perlu memastikan ianya sentiasa relevan di kalangan masyarakat. Masyarakat semasa sering melihat perpustakaan sebagai salah satu elemen penting yang mesti ada di dalam proses pembangunan insan. Namun begitu, persepsi itu tidak diiringi dengan sikap cintakan ilmu serta cintakan perpustakaan. Kebanyakan dari kita cuba memastikan kewujudan perpustakaan dalam sesebuah komuniti untuk kepentingan golongan muda melakukan kajian serta membantu mereka mencari bahan rujukan untuk keperluan pendidikan mereka. Selain itu perpustakaan juga merupakan tempat bagi warga emas berehat serta melakukan aktiviti pembacaan. Malangnya, sebahagian besar ahli masyarakat di kalangan dewasa tidak pernah menjejakkan kaki ke perpustakaan. Ini kerana mereka tidak melihat kepada keperluan ilmu serta mereka tidak sedar akan kemudahan perpustakaan yang disediakan untuk mereka. Bagi memastikan masyarakat sedar tentang maksud kewujudan sesebuah perpustakaan, usaha serta promosi terpaksa dilaksanakan. Aktiviti berbentuk pameran,

Perkongsian Pintar dalam Melaksanakan Tanggungjawab Sosial Korporat Perpustakaan


hari bertemu pelanggan serta hebahan di media banyak membantu mempromosi perpustakaan kepada masyarakat umum. Selain dari itu, satu lagi usaha mengetengahkan perpustakaan di kalangan masyarakat ialah aktiviti kemasyarakatan yang dinamakan tanggungjawab sosial korporat atau ‘corporate social responsibility’. Aktiviti tanggungjawab sosial korporat telah lama dilaksanakan oleh syarikat-syarikat serta organisasi-organisasi kerajaan dan swasta bukan sahaja di Malaysia bahkan di seluruh dunia. Aktiviti ini bertujuan untuk mendekatkan organisasi yang terlibat dengan masyarakat sekitar selain memberi manfaat kepada golongan yang memerlukan. Ianya dianggap penting sehingga Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat mengiktiraf usaha agensi yang melaksanakan tanggungjawab sosial korporat ini dengan memberikan anugerah kepada mereka. Perpustakaan merupakan agensi yang banyak melaksanakan aktiviti tanggungjawab sosial korporat. Ianya dilaksanakan di bawah pelbagai nama dan label seperti perkhidmatan maklumat masyarakat, program khidmat masyarakat, perkhidmatan sosial komuniti dan sebagainya. Seringkali perpustakaan melaksanakan aktiviti ini sendiri namun ada juga aktiviti yang dilaksanakan dengan kerjasama pihak lain. Aktiviti kolaborasi atau perkongsian pintar ini banyak membantu perpustakaan menjayakan aktiviti mereka dengan lebih lancar dan mereka dapat melaksanakan lebih banyak aktiviti dengan jumlah peserta yang lebih besar. 2. OBJEKTIF Kertas kerja ini bertujuan mengetahui dengan lebih lanjut berkenaan perkongsian pintar yang dijalankan oleh perpustakaan-perpustakaan di Sarawak. Antara objektif kajian bagi kertas kerja ini ialah untuk:

1. Meninjau sejauh mana perkongsian pintar dilaksanakan di kalangan perpustakaan di Sarawak bagi menjalankan aktiviti tanggungjawab sosial korporat mereka.

2. Mengkaji faedah perkongsian pintar dalam perlaksanaan aktiviti tanggungjawab sosial korporat bagi perpustakaan di Sarawak.

3. Mengenal pasti isu dan cabaran dalam perkongsian pintar antara perpustakaan dan agensi lain.

3. KAEDAH KAJIAN Kajian berbentuk pemerhatian dipilih untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan bagi menjawab setiap objektif kajian ini. Beberapa aktiviti tanggungjawab sosial korporat yang dilaksanakan oleh beberapa jenis perpustakaan di Sarawak dikenal pasti untuk dijadikan sampel kajian. Aktiviti yang dipilih merupakan aktiviti di mana pihak perpustakaan bekerjasama dengan persatuan dan pelajar dari Fakulti Pengurusan Maklumat UiTM Sarawak. Aktiviti ini jelas merupakan aktiviti yang melibatkan perkongsian pintar di mana lebih dari satu organisasi terlibat dalam perlaksanaan aktiviti tersebut. Setiap aktiviti dinilai dengan melihat perlaksanaan secara bersama oleh semua agensi yang terlibat, faedah yang didapati dari perkongsian pintar tersebut dan cabaran yang dihadapi oleh perpustakaan dalam perlaksanaan program tersebut. Satu aktiviti dipilih mewakili setiap jenis perpustakaan yang pernah bekerjasama dengan Fakulti Pengurusan Maklumat UiTM Sarawak. Pemilihan aktiviti untuk penilaian ini dibuat berdasarkan aktiviti yang dijalankan oleh setiap jenis perpustakaan dan aktiviti yang berbentuk tanggungjawab sosial korporat perpustakaan tersebut serta penglibatan lebih dari satu agensi bagi menjayakan aktiviti tersebut. Kajian ini memfokuskan kepada satu



aktiviti sahaja bagi setiap agensi perpustakaan di negeri Sarawak bagi mendapatkan maklumat asas tentang faedah yang boleh didapati hasil dari perkongsian pintar dan cabaran yang dihadapi oleh pihak perpustakaan dan agensi maklumat yang terlibat. 4. PENEMUAN KAJIAN Hasilan kajian ini dibahagikan kepada tiga topik utama bagi menjawab persoalan yang ditimbulkan dalam objektif kertas kerja ini. Perkara yang dibincangkan adalah aktiviti dan perlaksanaan program berbentuk tanggungjawab sosial korporat yang dijalankan dengan perkongsian pintar dalam tiga perpustakaan yang berbeza, faedah yang boleh didapati hasil dari perkongsian pintar dan cabaran yang perlu ditangani dalam menjayakan aktiviti. 4.1 Perlaksanaan perkongsian pintar Perkongsian pintar aktif dijalankan oleh kebanyakan perpustakaan di Sarawak. Kebanyakan aktiviti yang dijalankan membabitkan pihak perpustakaan, organisasi setempat seperti majlis daerah atau majlis perbandaran, JKKK kampung, persatuan pelajar dari Fakulti Pengurusan Maklumat UiTM Sarawak serta Persatuan Pustakawan Malaysia Kumpulan Sarawak. Aktiviti sebegini selalunya membabitkan masyarakat setempat yang mana aktiviti yang dilaksanakan lebih kepada perkhemahan ilmu, program anak angkat serta program berupa motivasi dan kesedaran maklumat di kalangan masyarakat. Ini seterusnya menunjukkan bahawa tenaga kerja di belakang tadbir perpustakaan mempunyai sifat yang amat positif dalam usaha mendekatkan perpustakaan dengan masyarakat setempat. Tiga aktiviti telah dijalankan oleh tiga jenis perpustakaan di Sarawak yang melibatkan kerjasama pintar dengan pelajar Fakulti Pengurusan Maklumat UiTM Sarawak. Berikut merupakan maklumat berkenaan aktiviti tersebut. 4.1.1 Karnival KAMEK (kami, anda, maklumat elektronik dan kesihatan) oleh Pusat

Khidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak (UNIMAS) Pusat Khidmat Maklumat Akademik Universiti Malaysia Sarawak merupakan perpustakaan akademik yang amat aktif dalam melaksanakan perkongsian pintar. Bagi karnival KAMEK ini perkongsian pintar telah diadakan di antara beberapa agensi dan setiap organisasi yang terlibat itu memainkan peranan mereka masing-masing. Program KAMEK telah melibatkan pelajar tahun akhir Diploma Pengurusan Maklumat, pelajar Kolej Kesihatan Banting, PKMA UNIMAS dan kampung yang terpilih adalah Kampung Bajo di Lundu Sarawak. Setiap agensi ini mempunyai peranan masing-masing dalam mengangkat kerjasama ini. PKMA UNIMAS telah memberikan sumbangan berupa kewangan dan bahan bacaan bagi pembinaan sebuah perpustakaan mini di Kampung Bajo. Dalam merealisasikan impian penduduk kampung untuk mempunyai sebuah pusat maklumat sehenti, pembinaan perpustakaan secara kerjasama ini dilihat sebagai satu usaha yang amat murni. Bantuan melalui kerjasama sebegini bukan sahaja dapat membantu pihak kerajaan untuk meningkatkan ilmu di kalangan rakyat Malaysia, malahan apa yang lebih penting adalah ianya dapat mendekatkan perpustakaan akademik dengan masyarakat. Ini seterusnya dapat mengubah pandangan masyarakat yang merasakan perpustakan yang terdapat di universiti hanya dikhususkan buat warga universiti terbabit. Bantuan secara langsung melalui kerjasama sebegini bukan sahaja mampu merubah pandangan masyarakat, malahan secara tak langsung akan dapat terus meningkatkan imej



sesebuah perpustakaan akademik di mata masyarakat secara am dan mengangkat martabat mereka di peringkat nasional.

Rajah 1. Perpustakaan Mini Kampung Bajo Lundu, Sarawak 4.1.2 Baca @ Surau oleh Pustaka Negeri Sarawak Pustaka Negeri Sarawak adalah salah satu perpustakaan awam yang sangat aktif di dalam program-program bersama masyarakat. Program Baca @ Surau telah menyaksikan penglibatan beberapa agensi seperti Pustaka Negeri Sarawak, Fakulti Pengurusan Maklumat, Persatuan Pustakawan Malaysia Kumpulan Sarawak, Jawatankuasa Kebajikan dan Kemajuan Kampung Perkampungan Bomba Matang, Sarawak. Sebuah perpustakaan mini telah diwujudkan di dalam surau di kawasan perkampungan bomba tersebut. Perpustakaan mini ini direalisasikan atas kerjasama yang terjalin, di mana buku-buku diterima adalah hasil sumbangan yang diterima oleh pihak Pustaka. Tenaga kerja adalah terdiri dari pelajar Fakulti Pengurusan Maklumat serta dibantu oleh profesional dari Persatuan Pustakawan. Kerjasama ini membuahkan hasil yang amat memberangsangkan di mana perpustakaan mini tersebut telah digunakan oleh warga perkampungan bomba dan seterusnya menjadi salah satu tempat tujuan bagi golongan remaja dan kanak-kanak di kawasan tersebut. Pustaka Negeri Sarawak amat bersifat terbuka di dalam menyalurkan bantuan bagi merealisasikan matlamat dan idea perkongsian pintar dengan agensi-agensi lain. Ini dapat dilihat apabila pustaka turut mempunyai jadual aktiviti sepanjang tahun yang mana aktiviti tersebut melibatkan agensi lain. Bagi menyokong usaha berterusan ini, pihak Persatuan Pustakawan Kumpulan Sarawak telah mewujudkan satu program yang



dinamakan “Book Share” di mana mereka telah meletakkan kotak-kotak untuk masyarakat umum mendermakan bahan-bahan bacaan terpakai bagi tujuan pembinaan perpustakaan mini di lokasi lain di seluruh Sarawak.

Rajah 2. Pelancaran program Baca@Surau di Perkampungan Bomba Matang, Kuching

4.1.3. Perkhemahan ilmu oleh Perpustakaan Desa Taman Sri Muhibbah Pelajar tahun akhir Fakulti Pengurusan Maklumat telah berjaya mengadakan kolaborasi dengan beberapa perpustakaan desa yang ada di sekitar kawasan Kuching dan Samarahan Sarawak. Program berbentuk perkhemahan motivasi ini telah dapat mengumpulkan tujuh puluh orang kanak-kanak dan remaja dari kawasan sekitar. Antara aktiviti yang dilakukan adalah latihan dalam kumpulan, sukaneka, pertandingan serta persembahan kumpulan. Aktiviti ini dibentuk bukan sahaja untuk tujuan hiburan kepada peserta, tetapi apa yang lebih penting adalah untuk memberikan motivasi dan mendekatkan peserta dengan agensi maklumat yang wujud di kawasan perumahan mereka. Perkongsian pintar yang dilakukan ini bukan sahaja mampu memartabatkan perpustakaan desa malahan apa yang lebih manis adalah ia dapat memberikan pendedahan berkaitan pengurusan maklumat dan pengurusan aktiviti kepada pelajar tahun akhir Diploma Pengurusan Maklumat. Ini seterusnya dilihat bahawa kedua-dua pihak mendapat faedah hasil dari kerjasama yang terjalin.



Rajah 3. Aktiviti dalam program Perkhemahan Ilmu 4.2 Faedah perkongsian pintar Berdasarkan pemerhatian yang telah dibuat, terdapat beberapa faedah yang boleh didapati hasil dari perkongsian pintar. Antara faedah yang boleh didapati ialah penjimatan kos perlaksanaan aktiviti, tenaga kerja tambahan di dalam perlaksanaan projek serta pertukaran idea dan maklumat. 4.2.1 Penjimatan kos Perlaksanaan sesuatu aktiviti tanggungjawab sosial korporat sering kali memakan belanja yang besar. Setiap aktiviti yang dijalankan pasti memerlukan jumlah dana tertentu selain kos pengurusan bagi keseluruhan aktiviti. Dalam perkongsian pintar, agensi yang melibatkan diri boleh membahagikan kos perlaksanaan aktiviti secara seimbang mengikut keperluan masing-masing. Dengan adanya kerjasama sebegini, setiap agensi yang terlibat dapat melaksanakan aktiviti yang besar dan dapat menyampaikan maklumat kepada lebih ramai ahli masyarakat. Namun begitu mereka tidak perlu mengeluarkan dana yang banyak kerana kebanyakan kos akan ditanggung bersama. Ini merupakan satu perkara yang boleh dianggap penting memandangkan aktiviti yang dijalankan bukan berbentuk menjana keuntungan dan kebanyakan organisasi diminta untuk berbelanja secara berhemah. 4.2.2 Tenaga kerja tambahan Dalam sesebuah organisasi selalunya jumlah mereka yang boleh melibatkan diri dalam aktiviti tanggungjawab sosial korporat adalah amat terhad. Jumlah pekerja yang sedikit dibandingkan dengan aktiviti yang akan dijalankan sering menyebabkan perlaksanaan



sesebuah akitiviti itu kurang berjaya. Selain dari itu pelbagai tugasan terpaksa dijalankan oleh seseorang individu menyebabkan aktiviti sebegini menjadi beban dan memberikan tekanan kepada pekerja dalam sesebuah agensi. Dengan adanya kerjasama dan perkongsian pintar antara perpustakaan dengan agensi lain, keperluan tenaga kerja akan bertambah di mana setiap organisasi akan menyediakan beberapa petugas untuk melaksanakan aktiviti tersebut. Ini mempermudahkan kerja semua pihak yang terlibat selain dapat memastikan kelancaran perlaksanaan sesebuah aktiviti. Selain itu, di pihak pekerja juga mereka akan dapat melaksanakan kerja dengan baik jika tidak dibebankan dengan tugasan yang banyak dan pelbagai. Berkongsi tenaga kerja ini bukan sahaja menjimatkan masa dan tenaga dalam melaksanakan program yang dirancang, malahan ia akan turut mampu menjalinkan persahabatan di kalangan tenaga kerja dari agensi yang terlibat. 4.2.3 Pertukaran idea dan maklumat Perkongsian pintar telah membuka ruang untuk kesemua agensi yang terlibat untuk mendapat lebih banyak idea dan maklumat. Ia bukanlah sesuatu yang mustahil untuk dilakukan. Dari sudut berkongsi idea dan maklumat ini, dapat dilihat agensi-agensi yang lebih prominen mampu untuk memberikan pandangan yang mana idea tersebut dikongsikan dan mampu untuk direalisasikan secara bersama. Apabila sesuatu platform pertukaran idea dibuka, ia akan membantu menghasilkan lebih banyak program yang bukan sahaja baik tetapi akan dapat menghasilkan program yang lebih bermakna dan bernilai tinggi. Ini kerana pada dasarnya semua pihak akan cuba untuk memberikan yang terbaik dan akan mengharapkan hasil yang lebih baik dan sempurna. Ini bukan sahaja mampu membuahkan lebih banyak idea, tetapi maklumat yang dihasilkan akan dapat menghidupkan budaya perkongsian ilmu di kalangan mereka yang terlibat. 4.3 Cabaran perkongsian pintar Selain faedah yang dapat dikecapi hasil dari perkongsian pintar, terdapat beberapa cabaran yang perlu dihadapi oleh organisasi yang terlibat terutamanya pihak perpustakaan. Antara cabaran yang dikenal pasti ialah komunikasi antara pihak yang terlibat dalam sesebuah aktiviti. Selain dari itu satu lagi cabaran ialah keseimbangan dari segi komitmen dalam menjayakan sesebuah aktiviti dan pengurusan kewangan di mana keseimbangan dari segi pengeluaran wang perlu diambil kira oleh setiap organisasi yang melibatkan diri dalam perkongsian pintar ke arah menjayakan sesebuah aktiviti tanggungjawab sosial korporat perpustakaan. Dalam merealisasikan sesuatu matlamat mahupun program, adalah sesuatu yang biasa untuk menerima tempias cabarannya. Adalah penting untuk setiap agensi bersedia dalam menempuhi cabaran dalam merealisasikan perkongsian pintar. 4.3.1 Cabaran komunikasi Apabila perkongsian pintar cuba diusahakan, salah satu cabaran yang hebat bakal ditempuhi adalah komunikasi sesama organisasi. Pada dasarnya setiap manusia mahukan ideanya didengari. Mendengar dan menerima idea seseorang adalah sesuatu yang mencabar minda. Apabila duduk di dalam agensi yang berbeza peluang untuk bertemu secara bersemuka adalah kurang. Ini seterusnya boleh menimbulkan salah faham di kalangan mereka yang terlibat. Apa yang tersirat melalui tulisan surat, email, pesanan ringkas atau lain-lain



teknologi terkini mungkin akan memberikan maksud yang berbeza. Apabila ini berlaku, kadangkala mampu mewujudkan perselisihan faham di kalangan individu yang terlibat. Komunikasi yang berkesan memerlukan kefahaman di antara semua pihak. Dari masa ke semasa perlu diadakan perbincangan secara berterusan dan ini seterusnya akan dapat mengurangkan salah faham yang biasanya berlaku. 4.3.2 Keseimbangan komitmen Ada kalanya apabila melaksanakan program berteraskan perkongsian pintar, individu akan bertelagah sesama sendiri berkenaan siapa yang akan melakukan lebih banyak kerja atau siapa yang melakukan kerja yang lebih sedikit. Ini akan menimbulkan konflik dalaman yang mana ia akan mampu menjadikan program yang dirancang tidak menjadi. Siapa pun yang dipilih untuk mengetuai perkongsian tersebut, mereka perlu lebih adil dan sensitif. Demokrasi dalam melaksanakan kerja perlu diamalkan. Keseimbangan komitmen akan dapat melegakan semua pihak yang terlibat dan ini seterusnya akan mengurangkan risiko perbalahan di antara agensi. Ini akan dapat mengurangkan tanggapan negatif dan seterusnya pepatah rumah siap pahat masih berbunyi dapat dielakkan. 4.3.3 Pengurusan program Di dalam perlaksanaan sesebuah program, matlamat dan cara kerja haruslah selaras dengan kehendak organisasi. Namun begitu dalam konteks perkongsian pintar antara agensi yang berbeza, matlamat dan cara kerja setiap agensi yang terlibat kadangkala berbeza. Ianya menyebabkan cara pengurusan untuk setiap aspek tugasan menjadi cabaran kepada kejayaan sesebuah aktiviti. Selain cara kerja dan matlamat yang berbeza, konflik mungkin boleh berlaku di antara agensi yang terlibat apabila ada perbezaan pendapat di kalangan ahli dalam memilih pemimpin untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. Konflik sebegini, walaupun kecil kadangkala boleh mengganggu kelancaran program. Pengurusan kewangan merupakan satu lagi aspek penting dalam pengurusan program. Apabila ada lebih dari satu agensi yang terlibat dalam sesuatu aktiviti, selain sumbangan kewangan bertambah, keperluan kewangan juga akan meningkat. Proses pengurusan dana yang berbeza akan menyebabkan berlakunya kesilapan dalam pengurusan program dan kadangkala berlaku pertindihan perbelanjaan untuk sesebuah aktiviti. 5. KESIMPULAN Sungguhpun teknologi terbentang luas dan membolehkan manusia mendapat maklumat tanpa batasan masa dan sempadan, namun kewujudan perpustakaan dilihat masih relevan dan mempunyai signifikannya tersendiri. Aktiviti tanggungjawab sosial korporat ini bukan sahaja dapat mendekatkan perpustakaan kepada masyarakat, malahan pada masa yang sama dapat membudayakan ilmu di kalangan masyarakat. Dalam pada masa yang sama aktiviti yang diwujudkan mampu menjadikan sesuah organisasi perpustakaan itu sebagai sebuah ladang ilmu yang penuh dengan khazanah yang tidak ternilai. Melalui program-program yang dijalankan oleh organisasi perpustakaan melalui perkongsian pintar ianya akan dapat menarik golongan muda dan tua dalam menggunakan kemudahan yang disediakan. Bagi memastikan lebih banyak organisasi



terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam mewujudkan perkongsian pintar ini, dilihat beberapa perkara perlu diambil secara serius. Kajian mengenai perkongsian pintar di dalam pelbagai aspek perlu lebih banyak dijalankan. Perpustakaan Negara Malaysia mempunyai bidang kuasa yang lebih besar dalam merealisasikan perkara ini. Turut menjadi keperluan adalah pentingnya mengadakan promosi yang berterusan dalam usaha menarik lebih banyak organisasi untuk turut sama mengembeling tenaga dalam menjadikan aktiviti perkongsian pintar ini lebih berhasil. Dalam Malaysia sedang mencapai wawasan 2020, usaha menjadikan rakyat Malaysia lebih pintar dan menghargai ilmu adalah amat penting dan memerlukan usaha yang berterusan. Perkongsian pintar dalam perlaksanaan tanggungjawab sosial korporat di kalangan perpustakaan bukan sahaja dilihat sebagai satu usaha promosi kepada organisasi yang terlibat, ia juga merupakan titik permulaan jaringan hubungan yang lebih baik di kalangan ahli organisasi serta masyarakat umum. RUJUKAN ACCESS (2004). Spotlight on Malaysias Medical Librarians’ group. Retrieved Januari 25,

2011 from http://www.aardvarknet.info/access/number51/monthnews.cfm?monthnews=08.

Gross, J. & Riyaz, A. (2004). An academic library partnership in the Indian Ocean region. Library Review, 53(4), 220-227.

Hall, M. (2011). Collaboration and co-operation in Asian library resource collections: An example from Melbourne, Australia. Library Management, 32(1/2), 98-110.

Imilia, I., Margaret, S. & Valentino, A. B. (2011). Sarawak libraries collaboration initiatives: in the aspirations towards bridging knowledge divide and sustainability. Proceedings of AsiaPacific Conference on Library & Information Education and Practice: Issues, Challenges and Opportunities (ALIEP 2011).

McMenemy, D. (2010). Fostering a research culture in UK library practice: barriers and solutions. Library Review, 59(5), 321-324.

Sakaguchi, E. , Shimada, K. & Wasserstrom, A. (2010). A cross-Pacific partnership: The University of Maryland Libraries and the National Diet Library of Japan jointly reformat children’s books. OCLC Systems & Services, 26(1), 18-28.

Siti, S.R., Imilia, I., Huzaimah, A.R. (2008). Sarawak Committee on Information Literacy Skills (SCILS): Collaborations towards a common standard of information literacy in Sarawak. Towards an information literate society: proceedings of the International Conference on Libraries, Information and Society, ICoLIS 2008, Petaling Jaya, Malaysia, 18-19 November 2008. Retrieved November 25, 2010 from http://dspace.fsktm.um.edu.my/bitstream/1812/289/1/2Imillia_my_LC_AA.pdf.





RAKAN BUKU: KAEDAH TERAPI BIBLIO (BIBLIOTHERAPY) DENGAN PESAKIT PEDIATRIK HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

aEngku Razifah Engku Chik, bNoraida Hassan, cNurul Azurah Mohd Roni,

cRabiatul Adawiah Ab. Manan & cHerman Harianto Che Harun

aTimbalan Ketua Pustakawan, bPenolong Pustakawan Kanan, cPustakawan Perpustakaan Hamdan Tahir, Universiti Sains Malaysia Kampus Kesihatan,

16150 Kubang Kerian, Kota Bharu Kelantan, Malaysia. [email protected]; [email protected]; [email protected];

[email protected]; [email protected]

ABSTRACT Bibliotherapy in treating paediatric patients has been long implemented overseas. This method involves using books or reading materials to help with solving problems and coping with life changes. Hamdan Tahir Library has taken the initiative with the Book Buddies Project using bibliotherapy with paediatric patients at Hospital USM. The objectives of this project are to boost the motivation and psychology of the patients and their guardians, to instil reading habits in youngsters and to increase the awareness about the importance of reading and library in the community. The children’s mind can be moulded through their participation in the activities held by the Library. This project has also strengthened volunteerism spirit among the library staff indirectly. The methodologies employed in this project are observation, discussion and involvement in activities. Selected reading materials and delivery of activities were based on patients’ condition. Moral support from all parties is needed to relieve pressure and pain among the young patients. This project has given the library an opportunity to expand its services at the hospital as well as nurturing compassion towards the needy group. Keywords: Bibliotherapy; community service; paediatric patients; library; Malaysia. ABSTRAK Kaedah rawatan secara biblioterapi telah lama diamalkan di luar negara dalam merawat pesakit khususnya kanak-kanak. Kaedah ini melibatkan penggunaan buku atau bahan bacaan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dan menangani perubahan kehidupan. Perpustakaan Hamdan Tahir telah mengambil inisiatif menjalankan projek ‘rakan buku’ menggunakan kaedah biblioterapi bersama pesakit kanak-kanak di wad pediatrik, Hospital USM. Objektif projek ini dijalankan bagi meningkatkan motivasi dan

Engku Razifah Engku Chik, et al.


psikologi pesakit kanak-kanak dan peneman/penjaga ke arah lebih positif, menyuburkan tabiat membaca dalam kalangan pesakit dan peneman seterusnya meningkatkan kesedaran tentang kepentingan membaca dan perpustakaan kepada masyarakat. Perkembangan minda kanak-kanak dapat dibentuk dengan menyertai pelbagai aktiviti yang disediakan. Secara tidak langsung, projek ini juga telah memantapkan aktiviti sukarelawan dalam kalangan staf perpustakaan khususnya. Metodologi yang digunakan adalah pemerhatian, perbincangan dan penglibatan dalam aktiviti yang dijalankan. Pemilihan bahan bacaan dan penyampaian aktiviti adalah berdasarkan keadaan pesakit. Pesakit kanak-kanak khususnya memerlukan sokongan moral daripada pelbagai pihak bagi menghilangkan tekanan dan kesakitan yang dihadapi. Peranan peneman/penjaga, perawat dan masyarakat sekeliling amatlah penting bagi mereka meneruskan kehidupan pada masa akan datang. Kejayaan aktiviti ini telah memberi peluang kepada perpustakaan meluaskan perkhidmatannya di Hospital Universiti Sains Malaysia. Secara ringkasnya, program ini merupakan serampang dua mata yang mana kaedah biblioterapi yang telah digunapakai dapat menanam tabiat membaca dari peringkat awal dan secara tidak langsung, kasih sayang dapat dipupuk dalam kalangan masyarakat terhadap golongan yang memerlukan. Oleh yang demikian, usaha murni ini harus diteruskan bagi mengembangkan kaedah rawatan biblioterapi sebagai jalan penyelesaian altenatif untuk menangani masalah kesihatan dalam kalangan masyarakat. Kata kunci: Terapi biblio; khidmat masyarakat; pesakit pediatrik; perpustakaan; Malaysia. 1. PENGENALAN Perpustakaan merupakan pusat sumber dan rujukan maklumat untuk semua lapisan masyarakat. Peranan perpustakaan pada era globalisasi tidak menghadkan tugasan yang hanya berkaitan perkhidmatan rujukan, sirkulasi (pinjaman dan pemulangan) dan perolehan sumber sahaja. Kepelbagaian tugas yang dijalankan oleh pustakawan pada masa kini telah menjadi faktor penyumbang ke arah pengiktirafan kerjaya kepustakawanan pada mata masyarakat dunia dan di Malaysia khususnya. Perpustakaan akademik yang secara langsung terlibat dalam aktiviti pembelajaran, pengajaran dan penyelidikan telah memberi peluang yang besar dalam menabur bakti dan berkhidmat kepada masyarakat sekeliling. Universiti yang mempunyai hospital sebagai pusat pengajaran dan pembelajaran merupakan satu kelebihan kerana ia merupakan tempat tumpuan pelbagai lapisan masyarakat seawal peringkat bayi sehinggalah di usia emas bagi mendapatkan rawatan dan khidmat nasihat perubatan. Justeru itu, Perpustakaan Hamdan Tahir telah mengambil inisiatif dengan peluang yang ada untuk turut serta memberi dan menyumbang bakti kepada pesakit pediatrik (kanak-kanak) yang sedang menjalani rawatan di Hospital Universiti Sains Malaysia (USM). Kanak-kanak merupakan generasi muda yang perlu dipupuk dan dipimpin bagi membentuk generasi akan datang. Kaedah terapi biblio telah diaplikasikan memandangkan kepelbagaian sumber bacaan yang terdapat di perpustakaan dan juga memupuk minat membaca dari peringkat awal. Kaedah rawatan ini telah lama diamalkan di luar negara dalam merawat pesakit dan hanya melibatkan kaunselor, pakar psikologi dan jururawat. Menurut Gubert (1993), Sadie Peterson Delaney merupakan pustakawan pertama yang telah berjaya menggunakan terapi ini dalam membantu pemulihan pesakit mental Veterans Administration Hospital di Tuskegee, Alabama. Ini merupakan satu transformasi bagi memantapkan peranan pustakawan dan secara tidak langsung dapat mengubah persepsi masyarakat terhadap kerjaya kepustakawanan.

Rakan Buku: Kaedah Terapi Biblio (bibliotherapy) dengan Pesakit Pediatrik Hospital Universiti Sains Malaysia


1.1 Latar belakang projek

Pada dasarnya, Jabatan Pediatrik, Pusat Pengajian Sains Perubatan, USM Kampus Kesihatan telah melaksanakan program Riang Ria Rabu dalam kalangan pelajar. Kemudian program tersebut telah ditawarkan kepada sesiapa yang berminat untuk bersama-sama menjayakannya. Bagi menyahut seruan pihak universiti untuk mengembangkan program khidmat masyarakat, pihak pengurusan perpustakaan telah mengambil inisiatif untuk turut serta dengan menubuhkan pasukan sukarelawan untuk menjalankan aktiviti tersebut di Pusat Sumber Kanak-kanak, Hospital USM mengikut jadual yang telah ditetapkan mulai 2010. Segmen bercerita bersama kanak-kanak merupakan aktiviti utama dan diikuti oleh segmen mewarna, teka-teki, origami dan sebagainya. Memandangkan aktiviti sukarelawan ini amat memberi manfaat dan impak positif kepada jabatan dan pesakit, pihak pengurusan telah memohon geran daripada Bahagian Jaringan Industri dan Masyarakat (BJIM), USM bagi menjayakan aktiviti ini. Geran ini digunakan untuk membiayai perolehan buku, alat permainan, cenderamata dan alat tulis. Ini merupakan satu galakan dan penghargaan kepada kanak-kanak yang menyumbang dan mencari idea serta aktif penyertaan dalam setiap sesi yang diadakan. Selain daripada itu, projek ini juga telah mendapat kerjasama dan sumbangan daripada Mattel Shared Service Solutions Sdn. Bhd., Institut Terjemahan Buku Malaysia (ITBM) dan Koperasi USM Berhad. Buku dan alat permainan yang disumbangkan telah ditempatkan di pusat sumber dan memberi keseronokan kepada pesakit kanak-kanak. Secara tidak langsung, kesakitan yang ditanggung dapat dikurangkan buat seketika. Pesakit kanak-kanak terdiri daripada pelbagai kaum, agama, tahap pendidikan dan latar belakang keluarga yang berbeza-beza. Jarak tempat kediaman dan tempoh rawatan yang berterusan menyebabkan pesakit dan peneman perlu tinggal di wad dalam tempoh tertentu. Masa yang terluang di dalam tempoh tersebut perlu diisi dengan perkara yang bermanfaat seperti membaca buku dan menonton cerita teladan. 1.2 Definisi terapi biblio Terapi biblio atau biblioterapi berasal dari perkataan biblion bermaksud buku atau bahan bacaan dan therapeia bermakna penyembuhan. Sebagaimana yang dinyatakan oleh Brewster (2009) terapi biblio adalah penggunaan bahan bacaan untuk memulihkan keadaan fizikal dan emosi pesakit melalui pembacaan, perbincangan dan pemahaman yang baik. Manakala menurut Roselina dan Mohd. Shukry (2008) terapi biblio bermaksud satu teknik interaksi yang berstruktur di antara perawat dengan pesakit (sama ada individu atau secara berkumpulan) berdasarkan kepada perkongsian sesuatu bahan bacaan dalam memenuhi keperluan rawatan pesakit untuk mengatasi masalah atau situasi yang dihadapinya. Duffy et.al (2009) pula mengaitkan terapi biblio dengan pembacaan buku, cerita dan puisi secara kreatif supaya pesakit mempunyai perasaan positif tentang diri mereka dan juga orang lain. Projek ini memberi fokus terhadap program membaca berpandu yang dirancang untuk meningkatkan pemahaman pesakit dengan dirinya sendiri dan juga untuk mempelbagaikan pengalaman emosinya. Melalui pembacaan, pesakit boleh mendapat inspirasi, menjadi lebih positif dan bersemangat untuk menangani beban penyakit ditanggungnya. Mengikut perspektif Islam, kaedah terapi biblio ini telah lama diamalkan semenjak ia diperkenalkan berdasarkan wahyu pertama yang diterima berkenaan seruan membaca sebagaimana tercatat di dalam surah al-‘Alaq ayat 1-5.



1.3 Kategori terapi biblio Menurut Janaviciene (2010), terapi biblio dibahagikan kepada tiga (3) kategori yang berdasarkan kepada perbezaan objektif proses terapi biblio, lokasi aplikasi dan juga ahli profesional yang melaksanakan kaedah tersebut seperti doktor, pekerja sosial, pustakawan, pakar psikologi, guru dan lain-lain. Tiga (3) kategori tersebut adalah terapi biblio klinikal, terapi biblio pemulihan dan terapi biblio pendidikan (perkembangan personaliti). Terapi biblio klinikal adalah terapi yang berkait terus dengan rawatan penyakit yang dikendalikan oleh para doktor. Objektifnya adalah untuk merawat dengan memberikan bahan bacaan yang boleh memberikan impak kepada pesakit. Bahan bacaan tersebut hanya boleh dicadang dan diberikan oleh doktor yang merawatnya. Terapi biblio klinikal ini hanya boleh dilaksanakan di institusi perubatan sahaja dan pustakawan boleh berperanan sebagai ahli pasukan tersebut. Terapi biblio pemulihan pula berbeza dengan terapi biblio klinikal. Terapi ini bukan untuk merawat penyakit tetapi lebih kepada untuk membantu mengatasinya dan juga untuk membantu pesakit mengadaptasi perubahan persekitaran. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan harapan melalui bahan bacaan yang boleh menunjukkan bagaimana orang lain menghadapi dan menguruskan situasi sebegitu. Melalui terapi ini, pesakit boleh meluaskan pandangan dan mempunyai harapan yang lebih positif untuk menghadapinya. Terapi biblio pemulihan ini boleh disediakan dan dikendalikan oleh pustakawan dengan kerjasama staf perubatan. Dalam keadaan ini, perpustakaan boleh berkolaborasi dengan unit lain seperti pemulihan, rawatan harian dan pekerja sosial. Terapi biblio pendidikan bertujuan untuk perkembangan personaliti dan mengharmonikan hubungan sosial. Terapi biblio ini digunakan oleh kebanyakan institusi sosial dan ia juga berkait rapat dengan terapi biblio pemulihan kerana melibatkan perkembangan personaliti dan adaptasi kepada perubahan persekitaran. Melalui terapi ini, pesakit boleh berubah ke arah personaliti yang lebih seimbang dan perkembangannya lebih kreatif. Profesional yang terlibat untuk mengendalikan terapi ini adalah yang memberikan khidmat sosial seperti guru, kaunselor, pekerja sosial, pustakawan dan lain-lain. 1.4 Proses terapi biblio

Merujuk kepada Pardeck (1994) dalam artikel Strub (2011), proses terapi biblio atau implementasi terapi biblio ini merangkumi empat langkah utama iaitu kenalpasti masalah, pemilihan bahan bacaan, pembacaan bahan yang dipilih dan aktiviti susulan selepas pembacaan. Implementasi yang pertama melibatkan pengenalpastian masalah yang dihadapi untuk memudahkan proses terapi. Masalah yang dihadapi boleh dikenalpasti melalui temubual dan perbincangan. Setelah masalah yang dihadapi dikenalpasti, bahan bacaan perlu dipilih supaya bersesuaian dan bertepatan dengan senario pesakit tersebut. Dalam situasi ini, pustakawan memainkan peranan besar memandangkan ia adalah bidang kepakaran mereka. Proses yang ketiga melibatkan pembacaan bahan bacaan tersebut. Mengikut Foss (2009), kanak-kanak tidak diwajibkan membaca bahan tersebut tetapi sekiranya mereka memilih untuk turut serta, mereka sewajarnya memilih dua atau tiga bahan bacaan yang dipilih atau dibaca oleh sukarelawan terbabit.



Peringkat yang terakhir adalah penilaian selepas pembacaan untuk mengenalpasti sama ada ia memberikan impak atau tidak. 1.5 Kaedah terapi biblio Terdapat pelbagai kaedah yang boleh digunakan dalam pelaksanaan terapi biblio. Cara yang paling konvensional adalah penggunaan novel, cerita pendek, cerita dongeng, hikayat dan buku berilustrasi. Bahan bacaan sebegini boleh menarik minat dan memberikan impak yang positif kepada kanak-kanak. Antara contoh judul buku yang sering digunakan adalah seperti Chicken soup for the soul, A friend like Simon: a story about autism, Little tree: a story for children with serious medical problems dan Gentle willow: a story for children about dying, Tidurlah Intan, dan Hikayat 1001 malam. Selain daripada itu, teknik bercerita read-aloud memainkan peranan penting. Dalam situasi ini, sukarelawan terlibat perlu kreatif untuk menyampaikan cerita tersebut agar boleh memberikan kesan dan impak yang positif. Sejajar dengan perkembangan semasa, penggunaan video dan cakera padat yang menayangkan pelbagai cerita juga boleh digunakan. Kaedah ini lebih mudah dan menarik minat pesakit memandangkan ia merangkumi cerita, ilustrasi dan kesan bunyi seperti Patch Adams, Upin dan Ipin, Pada zaman dahulu dan Wonderpet. Untuk memberikan kesan yang lebih efektif, pelbagai aktiviti sampingan interaktif yang lain boleh digunakan seperti permainan, mewarna, melukis, kuiz, origami dan sebagainya untuk menarik minat dan menjadikan mereka lebih berani dan bersemangat. 1.6 Kelebihan dan kekurangan Kaedah terapi biblio ini mempunyai banyak kelebihan dan juga kekurangan, bergantung kepada pelbagai faktor dan situasi. Di antara kelebihan yang boleh diperolehi melalui terapi biblio adalah peningkatan pemahaman dan keupayaan mengurangkan tekanan pesakit sejajar dengan keperluan rawatan dan terapeutik kanak-kanak yang dihadapi semasa berada di wad. Keadaan persekitaran di wad adalah sesuatu yang digeruni oleh kanak-kanak kerana mereka berhadapan dengan orang asing dan pelbagai alatan yang tidak biasa dilihat. Berdasarkan keadaan ini, membaca merupakan satu proses terapi yang boleh membantu untuk menghilangkan kebosanan. Selain daripada itu, ia dapat menghilangkan ketegangan dalam diri seperti perasaan marah, tingkah laku panas baran dan tidak sabar dalam membuat atau mengingini sesuatu perkara. Ia juga boleh meningkatkan perkembangan kanak-kanak dengan lebih teratur dan cepat, membantu mereka memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan serta meningkatkan motivasi terhadap sesuatu perkara. Walaupun begitu, terapi ini tetap mempunyai kekurangan kerana tidak boleh diaplikasikan kepada semua pesakit memandangkan kaedah tersebut terhad kepada mereka yang suka membaca dan mempunyai minat mendalam untuk memahami dan meneruskan pembacaan. Ini kerana keberkesanan terapi ini memerlukan tempoh masa yang lama dan komitmen daripada pesakit.



1.7 Pelaksanaan projek Terdapat pelbagai pendekatan yang boleh diaplikasikan dalam melaksanakan kaedah terapi biblio kepada pesakit. Namun, projek ini hanya menumpukan tiga pendekatan utama yang telah diaplikasi oleh pasukan sukarelawan Perpustakaan Hamdan Tahir yang melibatkan pesakit di tiga wad pediatrik (6 Selatan, 6 Utara dan 2 Selatan). 1.7.1 Perbincangan dan temu bual Pendekatan pertama yang telah dilaksanakan ialah melalui perbincangan dan temu bual secara langsung antara sukarelawan dan pesakit atau peneman mengenai latar belakang pesakit dan penyakit yang dihadapi. Hasil daripada perbincangan, bahan bacaan dan tayangan akan dipilih mengikut kesesuaian dan bertepatan dengan senario pesakit tersebut. Di akhir segmen, sukarelawan meminta maklum balas secara terus daripada pesakit atau peneman hasil daripada segmen yang diikuti. Dalam pendekatan ini, sukarelawan akan mengaitkan watak di dalam sesebuah cerita atau hikayat untuk merangsang semangat pesakit agar timbul rasa positif dalam diri mereka, berupaya menangani tekanan dan mengembangkan nilai-nilai positif dalam menghadapi situasi pesakit. Teknik bercerita merupakan suatu teknik yang paling berkesan bagi menyemai kemahiran berkomunikasi kepada kanak-kanak (Trencher, 1991: 86). Bagi menguatkan lagi pendekatan ini, pasukan sukarelawan Perpustakaan Hamdan Tahir juga akan meminta maklum balas daripada perawat kerana mereka lebih hampir dan kerap bertemu dengan pesakit tersebut. Selain daripada itu, pesakit juga digalakkan melibatkan diri secara aktif melalui aktiviti permainan teka-teki, mewarna, melukis, kuiz, origami dan sebagainya bagi membangkitkan faktor imaginasi dan merangsang kreativiti. 1.7.2 Pemerhatian Sukarelawan juga akan bertindak sebagai pemerhati terhadap penyertaan dan penglibatan pesakit semasa aktiviti dijalankan. Hasil pemerhatian akan dibincangkan dalam pasukan untuk penambahbaikan pada sesi akan datang. Sebagaimana yang dinyatakan oleh Brewster, Sen dan Cox (2010), pemerhatian kaedah terapi biblio terhadap pesakit adalah melalui interaksi antara pesakit dan ahli dalam kumpulan tersebut, interaksi antara pesakit dan bahan bacaan serta penggunaan bahan bacaan yang memberi kesan dalam kehidupan. 1.7.3 Pelaksanaan aktiviti secara berkala Pendekatan ini melibatkan pasukan sukarelawan perpustakaan yang dibentuk melalui penubuhan dua pasukan terdiri daripada staf pelbagai peringkat. Pelaksanaan aktiviti ini dijalankan setiap hari Rabu petang selama dua jam dan mengikut jadual yang ditetapkan. Sehingga kini, lebih kurang seramai 100 orang pesakit telah mengikuti program ini, tidak termasuk sesi yang dikendalikan oleh pelajar. 2. OBJEKTIF Objektif projek ini dijalankan bagi meningkatkan motivasi dan psikologi pesakit kanak-kanak dan peneman ke arah lebih positif dalam menghadapi kesakitan yang ditanggung serta menyuburkan tabiat membaca dalam kalangan pesakit dari peringkat awal manakala peneman merupakan contoh dan ikutan pesakit. Selain daripada itu, projek ini juga dapat meningkatkan kesedaran tentang kepentingan membaca dan peranan



perpustakaan kepada masyarakat. Perkembangan minda kanak-kanak dapat dibentuk dengan menyertai pelbagai aktiviti yang disediakan. Strategi dan teknik yang digunapakai semasa menyertai aktiviti dapat merangsang dan membentuk minda yang kreatif dalam kalangan kanak-kanak. Secara tidak langsung, projek ini juga memantapkan aktiviti sukarelawan dalam kalangan staf perpustakaan khususnya. 3. ULASAN KAJIAN Setelah beberapa tahun aktiviti ini dijalankan, projek ini telah menunjukkan kesan dan impak positif dalam kalangan pesakit dan peneman. Sambutan yang diterima juga adalah menggalakkan dan menyuntik semangat bagi meneruskan lagi kerja-kerja sukarelawan ini. Hasil dari pemerhatian, kanak-kanak yang hadir ke sesi Riang Ria Rabu ini pada mulanya tidak segera dapat menerima kehadiran orang luar untuk mendekati mereka, terutama bagi kanak-kanak yang ditemani oleh ibubapa. Sukarelawan perlu mengambil initiatif dengan mendekati mereka, berkenalan dan bercakap untuk membina hubungan yang lebih mesra supaya aktiviti yang akan dijalankan dapat diteruskan dengan berkesan. Manakala bagi kanak-kanak yang sudah biasa menghadiri aktiviti yang diadakan akan tertunggu-tunggu dan teruja untuk menyertai setiap aktiviti yang akan dijalankan. Ini kerana mereka merasa diraikan, terhibur dan dapat menghilangkan kebosanan sepanjang mendapat rawatan di hospital. Hasil daripada aktiviti ini juga, perpustakaan berjaya membangunkan satu sistem perpustakaan yang memudahkan pencarian dan aktiviti sirkulasi bahan di pusat sumber. Secara keseluruhannya, aktiviti ini sebenarnya memenuhi the five laws of library science yang diutarakan oleh Ranganathan. 3.1 Impak 3.1.1 Memupuk minat membaca Antara impak yang paling ketara ialah aktiviti ini ternyata dapat menggalakkan minat membaca dalam kalangan pesakit terutama yang berasal dari luar bandar yang kurang didedahkan dengan buku-buku yang menarik dan kekurangan kemudahan perpustakaan di kawasan tempat tinggal mereka. Secara tidak langsung, tabiat membaca dan nilai-nilai murni dapat dibentuk dari peringkat awal. Terdapat peningkatan pinjaman buku dari pusat sumber hasil daripada projek ini dijalankan. Pengurusan bahan di pusat sumber juga lebih sistematik dengan kepakaran yang dimiliki oleh staf perpustakaan. 3.1.2 Mengurangkan tekanan, emosi dan beban kesakitan Di saat seseorang pesakit sedang berjuang mengatasi kesakitan atau masalah emosi, sedikit sebanyak bacaan yang diberikan akan membantu mengurangkannya lalu mempengaruhi dan membawa perubahan dalam kehidupan mereka. Cerita dan watak yang dipersembahkan dapat mempengaruhi perubahan sikap dan diri pesakit serta mengurangkan tekanan yang dihadapi. Aktiviti-aktiviti yang diadakan ini juga memberi kesan dan impak yang sangat positif kepada pesakit dalam membina imaginasi diri dan membimbing pesakit terutamanya kanak-kanak membentuk kehidupan dan masa depan yang akan mereka lalui dengan lebih baik lagi. Melalui contoh dan teladan yang ditunjukkan mereka juga diajar untuk berkongsi masalah dan saling mengambil berat di antara satu sama lain. Ini kerana kita sedar, daya kawal diri setiap pesakit adalah berbeza-beza, malahan pelbagai rawatan,



suntikan dan ubat-ubatan yang diterima menyebabkan mereka tertekan, terbeban dan mengalami pelbagai konflik diri. Justeru program ini dilihat banyak membantu mereka dalam mengurangkan tekanan, beban kesakitan, konflik diri malah dapat menghiburkan hati mereka dan menceriakan mereka walau untuk seketika. 3.1.3 Perkembangan minda pesakit

Aktiviti yang dijalankan seperti mari bercerita, tayangan cerita kanak-kanak, permainan menguji minda, mari mewarna, membuat origami serta kraftangan bukan sahaja memberi kesan fizikal iaitu membantu menceriakan emosi pesakit malah meningkatkan perkembangan minda, kreativiti berfikir serta membantu pengembangan minda pesakit secara lebih positif. Permainan yang diadakan telah memberi kesan kepada pesakit untuk mengawal perasaan dan mengawal keadaan yang dapat membantu pesakit untuk berurusan dengan kehidupan sebenar. 3.1.4 Sokongan moral Selain daripada itu, secara tidak langsung program ini dilihat dapat memberikan sokongan moral yang kuat dan padu kepada pesakit. Sokongan moral sangat penting dalam kehidupan bersosial sesama manusia. Ini kerana sokongan dan sikap ambil berat yang ditunjukkan dapat menghiburkan mereka dan menceriakan hari-hari mereka serta mengembalikan semula semangat dan kekuatan diri mereka. Pesakit termasuklah pesakit yang kekurangan kasih sayang keluarga, lahir dari keluarga yang miskin, keruntuhan rumahtangga dan dari latar belakang yang pelbagai. Hakikatnya aktiviti ini telah menunjukkan kepada pesakit bahawa ramai yang mengambil berat akan diri mereka, sudi membantu mereka, menceriakan kehidupan mereka dan secara tidak langsung mencurahkan kasih sayang kepada mereka terutama pesakit yang telah kehilangan ahli keluarga. 3.1.5 Kerjasama dengan pesakit lebih mudah

Perbincangan dengan ibubapa dan jururawat mendapati kanak-kanak lebih mudah menjalani rawatan tanpa banyak karenah kerana lingkungan pergaulan mereka lebih meluas selepas menghadiri Riang Ria Rabu dan tidak tertumpu kepada perawat sahaja. Mereka merasakan mereka dihargai, tidak bersendirian, ada orang yang menyayangi serta dipercayai dan tumpuan mereka teralih dari asyik memikirkan tentang penyakit sahaja. Begitu juga dengan rawatan susulan di mana pesakit juga patuh kepada jadual rawatan susulan. Kanak-kanak juga tertunggu-tunggu dengan aktiviti pada setiap hari Rabu kerana kaedah pembacaan secara kuat (read-aloud) mempunyai potential therapeutic value (Lenn, 2004, p.1) 3.1.6 Interaksi lebih berkesan

Impak yang jelas ialah perubahan dari segi interaksi yang lebih berkesan sama ada antara sukarelawan dengan pesakit dan antara pesakit dengan perawat. Menurut Thompson dan Stanford (1981) read-aloud mengurangkan ketidakbiasaan dengan mewujudkan suasana seronok (playful environment). Bak pepatah Inggeris mengatakan “Laughter is the best medicine”. Sesi bercerita akan diselangselikan dengan pertanyaan untuk menarik perhatian pesakit. Seterusnya membina keyakinan kepada sukarelawan untuk meneruskan aktiviti.



3.1.7. Kerjasama Kerjasama antara Perpustakaan dengan pihak hospital berjalan dengan lancar dan sudah ada beberapa rakan perpustakaan yang menunjukkan minat dan bertanya untuk menyokong projek ini sebagai sukarelawan. Sumbangan kepada projek ini tidak sahaja terhad kepada bahan bacaan namun turut menerima sumbangan perabot dan barang permainan dari para dermawan. 3.2 Halangan dan cabaran

Tidak dinafikan pelbagai halangan dan cabaran telah dilalui kumpulan sukarelawan semasa menjalankan tugas-tugas tersebut. Namun halangan dan cabaran ini dapat diatasi dengan sokongan yang padu dari semua pihak yang terlibat. 3.2.1 Kerjasama dan sambutan

Antara halangan yang dihadapi pada peringkat awal semasa menjalankan aktiviti-aktiviti ini ialah kurang mendapat kerjasama daripada pesakit dan juga peneman pesakit. Ini disebabkan mereka masih kekok dan tidak biasa dengan program yang dijalankan. Setiap kali tiba waktu program, sukarelawan terpaksa ke wad-wad untuk menjemput pesakit supaya menyertai aktiviti-aktiviti yang dijalankan. Hakikatnya, tidak semua kanak-kanak dapat menyertai aktiviti ini kerana sesetengahnya tidak boleh bergerak sama ada tidak berupaya dari segi fizikal atau sedang menjalani rawatan khusus. Ini menyebabkan bilangan pesakit amat terhad pada satu-satu masa. Keadaan fizikal pesakit banyak mempengaruhi dan memberi kesan kepada mereka untuk menyertai aktiviti-aktiviti yang dijalankan. Contohnya pesakit yang terpaksa berkerusi roda, cacat anggota, kurang pendengaran dan penglihatan menyebabkan mereka kurang memberi kerjasama untuk menyertai aktiviti yang diadakan. Sukarelawan dan jururawat terpaksa memujuk, dan membantu mereka untuk menyertai aktiviti tersebut. Hal ini memerlukan kesabaran sukarelawan dan jururawat terlibat, termasuklah peneman pesakit dalam membantu mereka menyertai aktiviti-aktiviti yang dijalankan sekaligus meningkatkan keyakinan diri mereka untuk bersosial. 3.2.2 Sumber dan masa

Pasukan sukarelawan juga menghadapi kekangan kewangan dari segi perolehan buku, rak buku, troli, komputer dan sistem perpustakaan. Geran yang sedia ada hanya mampu menampung aktiviti-aktiviti yang dirancang bersama pesakit. Manakala buku-buku yang sesuai dalam bahasa yang mudah masih terhad di pasaran. Masa yang terhad dan bebanan tugas hakiki juga telah memberi kesan dalam membuat persediaan dan pelaksanaan aktiviti yang dirancang. Kajian secara menyeluruh untuk projek ini tidak dapat dijalankan kerana kekurangan peruntukan dan masa. 3.2.3 Kemahiran sukarelawan dalam terapi biblio Cabaran paling utama ialah sukarelawan tidak mempunyai pendedahan dalam melaksanakan terapi biblio dan kemahiran yang khusus. Sukarelawan yang terlibat tidak mendapat sebarang latihan yang formal dalam bidang berkaitan. Sukarelawan terpaksa menggunakan kebolehan semulajadi yang ada dalam diri masing-masing bagi



menjayakan setiap aktiviti yang dijalankan. Namun pengalaman bercerita, mengendalikan aktiviti bersama pesakit amat menyeronokkan dan memberi pendedahan baharu kepada sukarelawan serta dapat menambah kemahiran yang sedia ada dan lebih kreatif. 3.2.4 Tahap literasi Oleh kerana tahap literasi dalam kalangan pesakit masih rendah, timbul cabaran untuk menerapkan sifat suka membaca terutamanya bahan bacaan yang bermutu dan sesuai untuk mereka. 4. KESIMPULAN Terapi biblio tidak dapat disangkal lagi dapat memainkan peranan penting dalam proses pemulihan pesakit terutamanya kanak-kanak. Penglibatan perpustakaan dalam proses ini masih baharu lagi di Malaysia dan boleh diperkembangkan lagi ke tahap yang lebih berkesan. Khidmat masyarakat seumpama ini amat sesuai diterapkan secara meluas bukan hanya tertumpu kepada pesakit pediatrik sahaja malahan pesakit dewasa juga memerlukan bimbingan dan dorongan untuk mewujudkan budaya membaca sebagai suatu tabiat. Projek ini diharapkan dapat diteruskan pada masa akan datang dengan memperkembangkan skop aktiviti kepada perkhidmatan perpustakaan bergerak di wad-wad berkaitan. Ini akan memudahkan akses bahan bacaan kepada pesakit yang terbatas dari segi keupayaan fizikalnya. Kerjasama daripada sukarelawan yang terdiri daripada pelbagai bidang juga amatlah diharapkan seperti pakar psikologi, perawat dan tenaga pengajar Sekolah Dalam Hospital bagi memantapkan projek ini. Kepakaran yang dimiliki oleh sukarelawan tersebut dapat diaplikasikan dalam memulihkan pesakit secara lebih efektif. Kajian lanjut penglibatan pustakawan dalam bidang terapi biblio di Malaysia ini perlu dijalankan secara lebih saintifik bagi mendapatkan hasil yang komprehensif. RUJUKAN Brewster, L. (2009). Books on prescription: bibliotherapy in the United Kingdom. Journal

of Hospital Librarianship, 9(4), 399-407. Brewster, L., Sen, B. & Cox, A. (2010). ‘Read this, it’s good for you!’ Using qualitative

methodologies to explore service user needs and strategic aims. Diakses dari: http://www.apdis.pt/eahil2010/en/images/stories/docs/fulltexts/Brewsterfull.pdf.

Duffy, J. (et. al) (2009). Bibliotherapy toolkit. Diakses dari: http://www.kirklees.gov.uk/community/libraries/bibliotherapy/bibliotherapy.html

Favazza, A. R. (1966). Bibliotherapy: a critique of the literature. Bulletin of the Medical Library Association, 54(2), 138-141.

Foss, E. (2009). Bibliotherapy: helping children cope with emotional and developmental distress through books. MD, USA: University of Maryland. Diakses dari http://www.terpconnect.umd.edu/~efoss/bibliotherapy.pdf.

Gubert, B. K. (1993). Sadie Peterson Delaney: pioneer bibliotherapist. American Libraries, 24(2), 124-130.

Janaviciene, D. (2010). Bibliotherapy process and type analysis: review of possibilities to use it in the library. TILTAI, 4, 119-132.

Lenn, C. & Kelly, M. (2004). Designing and evaluating a read-aloud program for hospitalized children as recreation participation: a bibliotherapy approach. Journal of Undergraduate Research, 7, 1-9.



Pardeck, J. (1994). Bibliotherapy: an innovative approach for helping children. In Strub, P. (2011). Bibliotherapy: a review of the literature. Diakses dari: http://commons.esc.edu/mals/files/2011/01/strub-bliotherapy.doc.

Roselina, Y. & Mohd. Shukry, T. (2008). Bibliotherapy: a tool for primary prevention program with children and adolescents. Jurnal Antidadah Malaysia (Malaysian Anti Drugs Journal), 3 & 4, 75-90.

Thompson, R. & Stanford, G. (1981). Child life in hospitals: theory and practice. Springfield, IL: Charles C. Thompson.

CADANGAN BACAAN TAMBAHAN Fanner, D. & Urqhuart, C. (2009). Bibliotherapy for mental health service users Part 2: A

survey of psychiatric libraries in the UK. Health Information and Libraries Journal, 26, 109-117.

Lacy, R. (2011). Bibliotherapy: children coping with a chronic illness. PA, USA: University of Pittsburgh.

McCullis, D. (2012). Bibliotherapy perspectives. Journal Historical and Research of Poetry Therapy, 25(1), 23-38.

Riahinia, N. & Asemi, A. (2011). Librarians' participation in bibliotherapy treatment of distressed students. Interdisciplinary Journal of Contemporary Research in Business, 3(6), 709-721.

Shrodes, C. (1950). Bibliotherapy: a theoritical and clinical-experimental study (Doctoral dissertation). Berkeley: University of California.

Tsitsani, P. (et. al.) (2010). Fairy tales: a compass for children’s healthy Development – a qualitative study in a Greek Island. Child: care, health and development, 38(2), 262-277.

Weimer, E. (2010). The power of books in a children’s hospital: a success story. Children and Libraries, 20-21.





THE CONCERN OF UNIVERSITY OF MALAYA LIBRARY IN ENHANCING THE

FACILITIES FOR THE SPECIAL DISABLED USERS

H. Mohd Faizal, A. Amir Hamzah & M. Mohamad Rizar

Librarian Library, University of Malaya,

Lembah Pantai, 50603 Kuala Lumpur, Malaysia. [email protected]; [email protected]; [email protected]

ABSTRACT Special Disabled Users (SDU) is one of the categories of users that use library in University of Malaya Library (UML). According to Act 658, persons with disabilities shall have the right to access to information, communication and technology on equal basis with persons without disabilities (Persons with Disabilities Act 2008, Act 685).The purpose of this article is to point out all the initiatives led by University of Malaya Library (UML) to improve the library services for the visually impaired and physically handicapped students and staff registered as library members. This initiative was taken to support the mission and vision of the university to produce quality research and knowledgeable students. Special facilities and services should be developed to help these categories of users to use the library. A survey conducted by UML to identify the efficiency of each service provided to engage the library services with that specific group. The result of the survey will be a guideline for UML to improvise the library services to that particular user group. As a conclusion, it is important to make sure UML can provide special library services concerning the specific user group, thus ensuring “a library for everyone”. Keywords: University of Malaya; library service; impaired and physically handicapped students; academic library; Malaysia. ABSTRAK Orang Kurang Upaya (OKU) adalah salah satu kategori pengguna yang menggunakan perpustakaan di Perpustakaan Universiti Malaya (UML). Merujuk kepada Akta 658, Orang kurang upaya hendaklah mempunyai hak untuk akses kepada maklumat, komunikasi dan teknologi atas asas kesetaraan dengan orang upaya (Akta Orang Kurang Upaya 2008). Tujuan artikel ini adalah untuk menunjukkan semua inisiatif yang dibuat oleh Perpustakaan Universiti Malaya (PUM) untuk meningkatkan perkhidmatan



perpustakaan bagi kakitangan serta pelajar cacat penglihatan dan cacat fizikal yang mendaftar sebagai ahli perpustakaan. Inisiatif ini dilakukan adalah untuk menyokong misi dan visi universiti untuk menghasilkan penyelidikan yang berkualiti dan pelajar yang berilmu. Kemudahan dan perkhidmatan khusus perlu dibangunkan untuk membantu pengguna kategori ini untuk menggunakan perpustakaan. Satu tinjauan yang dijalankan oleh UML untuk mengenal pasti keberkesanan setiap perkhidmatan yang dilalkukan untuk menambahbaik khidmat perpustakaan dengan kumpulan tersebut. Hasil kajian ini akan menjadi garis panduan bagi UML untuk menambah baik perkhidmatan perpustakaan kepada kumpulan pengguna tersebut. Kesimpulannya, adalah penting untuk memastikan UML boleh menyediakan perkhidmatan perpustakaan khusus untuk kumpulan pengguna kurang upaya untuk mewujudkan "perpustakaan untuk semua". Kata kunci: Universiti Malaya; perpustakaan; pelajar cacat penglihatan dan cacat fizikal; perpustakaan akademik; Malaysia. 1. INTRODUCTION “Persons with disabilities shall not be excluded from the general education system on the basis of disabilities, and children with disabilities shall not be excluded from pre-school,

primary, secondary and higher education, on equal basis with persons or children without disabilities, including vocational training and lifelong learning”.

- Persons with Disabilities Act 2008 (Act 685)(Malaysia)

Equal opportunity in information access and information resources is one of the major concerns of University of Malaya Library (UML) to provide good services to University of Malaya community.Throughout the year UML has improved several facilities for special disabled users (SDU) to make sure they can use the library to access information. Babalola and YT. Haliso,Y (2011) share that libraries and librarians provide access to essential information that people need to participate in the emerging information society. Therefore, they have a moral obligation to make information available to all categories of users regardless of their gender, age, race, political affiliation or disability. 1.1 University of Malaya Library The University of Malaya Library (UML) is one of the oldest academic libraries in Malaysia. Established in 1959, UML is headed by Dr. Nor Edzan Che Nasir as the Chief Librarian. The Main Library is located in the middle of the university campus which is easy to access by University of Malaya residential colleges. It is a four storey building with a floor space of 17,372 square meters. UML has a total collection of more than a million titles. The library plays a very crucial role in supporting research, teaching and learning in the campus. UML also acts as a place to disseminate/preserve research output (eprints.um.edu.my) especially local content based research done by University of Malaya researchers. As equal opportunity in information access and information resources is one of the major concerns, UML also provide several facilities to cater to SDU who use the library. It is important to make sure that UML can support the mission and vision of the university. 2. OBJECTIVES

SDU is one of the categories of users who use both academic and public libraries. The library industry should be more sensitive to these categories in order to bring up “a library for everyone”. Special facilities and services should be developed to help these

The Concern of University of Malaya Library in Enhancing the Facilities for the Special Disabled Users


categories of users to use the library. According to Nagata, H., & Klopfer, L. (2011), in order to assess library services and activities while avoiding incorrect or excessive use of performance indicators, the first step is to confirm beforehand what quality and effectiveness of library services are demanded by the community (customers).Benchmarking and evaluation of existing services need to be conducted to make sure the services and facilities provided by the library are suitable and appropriate for that category of users.The purpose of this study is to measure the best practice for University of Malaya Library to cater to the needs of SDU and the practical ways in which organizations can make library resources more accessible to them. This study also aims to gather feedbacks from SDU as a consideration for future improvement of the library. 3. METHODOLOGY The data was collected using general questionnaires which were distributed among the SDU in University of Malaya. Questionnaire is the most frequently used method to collect information and data because it is a less costly way to reach more people, but in this study the researchers faced some difficulty collecting the data due to the limitation (disability) of the candidates. To solve this limitation the researchers had to read the questionnaires to SDU especially for visual impaired users. Apart from that this study records some personal feedback from the candidates. This personal experience is evidence based for UML to improve the services and facilities in future. The entire candidates were students. The research focused on students because they used the library more often as compared to staff. There are 26 students with disabilities registered as library members. The researchers managed to get 16 candidates to answer the questionnaires and general interview. 4. EQUAL OPPORTUNITY IN INFORMATION ACCESS Everyone should be able to use the libraries not only public libraries but also academic libraries. Many considerations need to be highlighted during library development or planning stages of building a library. According to Todaro (2001) as cited by Todaro, A. J. (2005) it is already established that access to information is one of the most important human rights: it allows the individual to develop himself/herself, and participate actively within a democratic society, fully exercising his/her rights and duties. The layout and design of the library need to be user friendly for different kinds of users with disabilities. People with physical disabilities have the same needs and desires for information to conduct their daily lives as those who are without disability (Bonnici, L. J., Maatta, S. L.& Wells, M.K. 2009). The awareness of SDU facilities and services in academic libraries in Malaysia are increasing year by year. The surroundings of the library, tracks to the library, parking, entrance, restrooms, lift, stairs and special service should be accessible for any kinds of user disabilities. What is SDU or handicapped? According to The American Heritage Dictionary of the English Language (2003) handicapped is widely used in both law and everyday speech to refer to people having physical or mental disabilities, those described by the word tend to prefer the expressions disabled or people with disabilities. Disability also can be defined as a physical or mental condition that prohibits an individual from the use of his or her body (partially, completely and with ease) to perform daily tasks (Todaro, A. J., 2005). The type of handicap has significant bearing on how a student may use a library (Needham, W.L. 1977). Specific facilities need to be provided to cater this group of users



in order to support equal opportunity of information access. The awareness of SDU facilities in the library industry is still growing. Equal opportunity in information access and information resources is one of the issues that we need to highlight. Originally UML building is not SDU friendly, but throughout the year UML has upgraded several facilities to suit the minimum standard for SDU to use the library. It is important to make sure the library can support the mission and vision of the university. University of Malaya is one of the top universities in Malaysia. Students with disability of vision need special requirements, such as Braille lift, special tracks and others. When compared to students with physical disabilities, they might need more space for wheel chairs and special flooring. Further study regarding these issues need to be highlighted to make sure the accessibility of SDU in academic libraries. Development of SDU facilities and services need to be identified and enhanced according to its necessity because it will involve cost, space and time. 5. FACILITIES FOR SPECIAL DISABLED USERS UML provides a number of special services and facilities to ensure access to library collections and services for students and staff with physical disabilities. Throughout the year, there are a lot of improvement in facilities and services provided for SDU. UML is very committed to SDU in getting equal information access and information resources. Special committees have been set up by the library management to cater to issues related to SDU. Table 1 shows the total number of SDU in the university. The total users registered as library members are 26 persons.

Table 1. Total number of special disabled users in University of Malaya (last update: 3/8/2012 – MRM)

NO CATEGORY DETAILS TOTAL

(USERS) 1 Staff Academic Staff – 10 20

Professional & Management – 3 Support Staff – 7

2 Students Postgraduate – 6 41 Undergraduate - 35

In UML there are several privileges for SDU when they register as library members. They can borrow up to 20 items at any one time. The ordinary loan books may be borrowed up to 30 days. Apart from that, SDUs can borrow theses and dissertations in the library. Table 2 shows the loan services provided at UML. The library will communicate with all SDU by email to notify their overdue dates of the items.

Table 2. Loan services at UML

CATEGORY OF MEMBER

OPEN SHELF BOOKS

ACADEMIC RESERVE

COLLECTION

FREE RANGE

READING COLLECTION

CURRENT/BOUND JOURNALS

Undergraduate 10 items / 14 days

1 item / 3 days 2 items / 14 days

Reference only

Postgraduate – Master and PhD

20 items / 30 days

1 item / 3 days 2 items / 14 days

Reference only



UML also conduct information skills classes for this category of users. The aim of the classes is to improve the ability of students (undergraduate and postgraduate) to make effective use of the services, facilities, electronic resources and collections in UML. The classes are very useful whereby students learn how to search for information, learning how to access UML’s database, teach them how to evaluate accurate information and to write proper citations and references. Information skills are essential in their life-long learning. These classes are compulsory for all undergraduates and for those special disabled students there is a compulsory credit hour for them too but with more flexibility. 5.1 Reserved carrel Reserved carrel is one of the facilities provided by UML to support SDU especially students. UML has more than 30 carrels for them to use for the whole of their study years in UM. Basic facilities are provided in each carrel such as a table and chair, electrical connector and free wifi. Figure 1 shows the level of satisfaction among SDU (students) towards this facility. The result below indicates that most of the candidates are satisfied with the carrels. Out of 16 candidates, 9 users agreed that carrel room facility is very good and 4 users rated as good. These facilities provide them a convenient space to study. This facility is free for them as long as the students register with the library. Based from the interview on the satisfaction of this facility some of them are really thankful because UML provides the carrels for them. They can bring their “reader” (person to read) in their carrels. They can also placed their personal items such as books, printers, and etc. in the carrels. Most of the SDU recommend UML to continue these facilities in future.

Picture 1. Reserved carrels for special disabled users

Figure 1. Level of satisfaction among SDU towards carrel room facility

0123456789

Very Poor Poor No.Opinion

Good VeryGood

Carrel Room

Carrel Room Very Poor

Carrel Room Poor

Carrel Room No. Opinion

Carrel Room Good

Carrel Room Very Good



5.2 Braille lift A lift is very important especially for those who are physically handicapped. UML is committed to ensure that the lift is accessible for both SDU (physicallyhandicappedand visually impaired) by upgrading the lift with Braille buttons. Braille lift is a basic facility that public building needs to cater to all categories of users. Voice system is one of the important elements that is needed by visual impaired users. The automatic voice system for each floor helps SDU especially those with visual impaired to identify which level they wanted to go. Renovation for bigger space for wheel chair users in the lift will incur cost. As result, UML is planning to put a big mirror to help SDU to physically move out from the lift as they can see their back. Figure 3 shows the level of satisfaction among SDU towards Braille lift facility. 10 out of 16 users indicate that the facilities are ‘good’, 2 users indicate as ‘very good’ and the rest chose to answer ‘no opinion’.

Picture 2. Braille buttons in the lift

Figure 2. Level of satisfaction among SDU towards Braille lift facility 5.3 Computer Lab S: disabled users A special lab is provided for SDU to access the internet in library. UML has upgraded this lab to make sure all SDU have easy access to the internet. This facility is free and easy to be accessed by both physically handicapped and visually impaired users because the

0123456789

10


Good Very Good

Braille Lift

Braille Lift Very Poor

Braille Lift Poor

Braille Lift No. Opinion

Braille Lift Good

Braille Lift Very Good



location of the computer lab is at level 1 in the main library. UML has provided braille embosser for visually impaired users to use. In addition to that, computers in Lab S include Jaws software. Jaws software is a special software used by visually impaired users to access the computer. UML also has trained selected librarians on how to utilize the software. SDU can bring their laptop or tablets to use in this lab. Librarians also use this lab to teach Information skill classes for SDU undergraduate and postgraduate students. UML management recently upgraded the lab to make sure SDU have more comfort and accessibility to the lab. Previously Lab S was located at level 3 in the main library building.

Picture 3. Computer Lab S for special disabled users

Figure 3 shows the level of satisfaction towards computer lab for SDU in UML. The figures indicated that most of the SDU are satisfied with the service provided by UML. Based from the interview, some of the SDU students suggested that UML should allocate a few CCTV in the computer lab for security purposes.

.

Figure 3. Level of satisfaction towards computer lab for SDU in UML 5.4 Access to library UML is planning to create routes and access for disabled users and this map is very important for SDU to give them better understanding of UML building. The purpose of this map is to give SDU direction to corners which are SDU friendly. Basically the library is easy to find as it is located at the heart of UM. UML is a purpose built building.

0

1

2

3

4

5

6

7


Good Very Good

Computer Lab

Computer Lab Very Poor

Computer Lab Poor

Computer Lab No. Opinion

Computer Lab Good

Computer Lab Very Good



Currently there is a ramp for wheel chair users to enter the library. There is also a guide block from 7th college to the Main Library. Most of the special disabled students are staying at 7th college. This guide block helps SDU especially the visually impaired students. Unfortunately there is no guide block in the building and UML is looking forward to provide this facility in future.

Picture 4. Special ramps for wheel chair users Picture 5 : Guide block from 7th college Figure 4 indicates the level of satisfaction of track and ramp in UML. Based on the results, it is clear that UML needs to upgrade the track (guide block) and ramp in UML building. There is no guide block inside the building and at the moment, not all corners are fully accessible for wheel chair users. Out of 16 candidates, four users indicate the facilities are very poor, two users chose poor and three users preferred to be neutral.

0

1

2

3

4

5


Good VeryGood

Track & Ramp

Track & Ramp Very Poor

Track & Ramp Poor

Track & Ramp No. Opinion

Track & Ramp Good

Track & Ramp Very Good



Figure 4. Shows the level of satisfaction toward track and ramp in UML 5.5 Accessible toilet Accessible toilet is a special toilet designed to accommodate people with physical disabilities (Wikipedia, 2013). There are established standard needs to be followed as guidelines to design accessible toilet for SDU. The toilet should cater physical disability and visual impaired users. In any building where public toilet facilities are provided, these must include the provision of a wheel chair accessible toilet. There are accessible toilets in level one in the main library designated for special disabled students and other users.

Figure 5. Level of satisfaction of accessible toilet in UML Figure 5 shows the level of satisfaction of accessibility to the toilet in UML. Based from the questionnaire distributed, four users indicated it was very good and no opinion, seven users chose good and one user rated as poor. Currently UML have only one accessible toilet for SDU. The library management is planning to provide more in every level in the library which have at least one accessible toilet for them in the future. 6. CONCLUSION AND FUTURE PLANNING The objective of this survey is to highlight UML’s initiatives towards SDUs. The results of the library survey show that in general, SDUs are satisfied with the facilities provided by UML. The increase in awareness of SDU facilities and services in University of Malaya environment is observed. The number of students and staff are increasing. In order to be a world class university, UML needs to provide better information centre for the special ones. Since 2012 there are 41 students who join University of Malaya (as postgraduates and undergraduates) but only 26 of them are registered as library members. Special study and investigation need to be conducted to know why they are not registered as library members. UML needs to promote the membership benefits to SDU not only for students but also staff in UM. Even though there are basic facilities provided in UML building, in future UML should consider developing audio catalogues, audio library guide and audio technology such for online catalogues with voiced responses to be embedded in library service. There are several facilities that UML can improve in future such as providing more accessible toilets in UML, develop accessibility map for SDUs and upgrading tracks and ramps with standard specification at accessible building for SDU and providing guide block in UML building. UML should also promote and encourage UML users to be Volunteer Reader to assist SDUs.

01234567

VeryPoor

Poor No.Opinion

Good VeryGood

Accessible Toilet

Accessible Toilet VeryPoor

Accessible Toilet Poor

Accessible Toilet No.Opinion

Accessible Toilet Good



Looking at the interview feedbacks and survey results, there is an urgent need to upgrade some of these facilities to better serve the SDUs. The toilet facilities could be improved for wheelchair-bound users by making the sinks lower. The Braille lift should be widened to give more space for wheel chairs. In particular, the track and ramp facilities should be enhanced and expanded to provide additional and more user-friendly routes in and outside the library to help SDUs with their mobility. Besides the above suggestions, UML management should consider some new services for the SDUs to further enhance their ease and convenience when using the library. special parking facilities, map accessibility for SDU, accessible lift for all categories of disabled users and other services deemed important to add value to the current condition. On the whole, UML has shown that it cares for its SDU’s needs. UML management should therefore consider this survey as a guideline to improve the efficiency of the services and facilities being provided as well as adding new ones in the coming future. This is to ensure that UML truly becomes a ‘library for everyone’. REFERENCES Bonnici, L. J., Maatta, S. L.& Wells, M. K. (2009). US national accessibility survey:

librarians serving patrons with disabilities. New Library World, 110(11/12), 512-528.

Handicapped. (n.d.) The American Heritage® Dictionary of the English Language, Fourth Edition. (2003). Retrieved July 18, 2013 from http://www.thefreedictionary.com/handicapped.

Nagata, H., & Klopfer, L. (2011). Public library assessment in customer perspective. Library Management, 32(4), 336-345. doi: http://dx.doi.org/10.1108/01435121111132329.

Needham, W.L. (1977). Academic library service to handicapped students. The Journal of Academic Librarianship, 3(5), 273-279. Wikipedia (2013). Accessible toilet. Retrieved from http://en.wikipedia.org/wiki/Accessible_toilet.

Todaro, A. J. (2005). Library services for people with disabilities in argentina. New Library World, 106(5), 253-268. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/229700120?accountid=28930.




Pengurusan Ilmu, Rekod & Maklumat Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka, 25-27 Ogos 2013 167

CABARAN PEMELIHARAAN DAN PEMULIHARAAN MANUSKRIP

TEMPATAN DI SARAWAK

1A. S. Sabariah & 2I. Imilia

1Pensyarah, 2Pensyarah Kanan Universiti Teknologi MARA, Kampus Samarahan,

94300 Kota Samarahan, Sarawak, Malaysia. [email protected]; [email protected]

ABSTRACT Sarawak is a land rich in culture and heritage. There are many different ethnic groups and each of them has a hereditary culture and heritage of its own. Manuscripts are the legacy of the community where they contain aesthetic value in the community. Community uses the manuscript to deliver a range of issues and stories. Thus, conservation measures on existing manuscripts are crucial for the prosperity of future generations. Manuscript preservation is also seen as a necessity for the survival of the local heritage and historical information. This paper discusses how the preservation and conservation activities have been done to the manuscripts in Sarawak. This paper is the result of an observation on the issues of preservation and conservation of manuscripts in the state. This paper also viewed the manuscript as one of the most important resources in preserving the heritage and culture and will be able to empower people within a country. Keywords: Manuscripts; preservation; conservation; Sarawak. ABSTRAK Sarawak merupakan sebuah negeri yang kaya dengan pelbagai budaya dan warisan. Terdapat pelbagai kaum dan bangsa yang mana setiap daripadanya mempunyai budaya dan warisan turun temurun yang tersendiri. Manuskrip merupakan satu tinggalan warisan zaman berzaman yang mempunyai nilai estetika yang amat tinggi di dalam masyarakat. Masyarakat terdahulu menggunakan manuskrip bagi menyampaikan pelbagai isu dan cerita. Justeru, langkah pemuliharaan ke atas manuskrip-manuskrip yang ada amatlah penting demi kemakmuran generasi yang akan datang. Pemeliharaan manuskrip juga dilihat sebagai satu keperluan untuk memastikan kelangsungan maklumat dan sejarah warisan tempatan dapat dikekalkan. Kertas kerja ini

A.S. Sabariah & I. Imilia


membincangkan sejauh mana aktiviti pemeliharaan dan pemuliharaan telah dilakukan ke atas manuskrip-manuskrip yang terdapat di Sarawak. Kertas kerja merupakan hasil tinjauan kepada isu-isu yang menjadi halangan di dalam usaha pemeliharaan dan pemuliharaan manuskrip yang ada. Kertas kerja ini turut melihat manuskip sebagai salah satu sumber yang amat penting dalam melestarikan warisan dan budaya dan seterusnya akan dapat memperkasakan bangsa di dalam sesebuah negara. Kata kunci: Manuskrip; pemeliharaan; pemuliharaan; Sarawak. 1. PENGENALAN Sejarah sesuatu bangsa itu dapat dilihat melalui tinggalan bahan sejarah seperti dokumen, surat-surat, serta lain-lain bahan. Sarawak merupakan salah satu negeri yang terdapat dalam Malaysia dan suatu ketika dahulu negeri ini pernah dijajah oleh orang Inggeris. Penjajahan yang berlaku bukan sahaja meninggalkan satu memori yang sukar dilupakan oleh penduduk setempat khususnya mereka yang telah berusia, malahan turut sama meninggalkan bahan-bahan sejarah lain yang boleh dikaji. Manuskrip merupakan salah satu bahan dokumen yang boleh digunakan bagi mencari cerita sejarah silam. Pada zaman dahulu kebanyakan manuskrip yang dihasilkan adalah untuk menceritakan kisah hikayat dan dongeng, namun hasil dari penceritaan tersebut ianya tidak lari dari menceritakan gambaran perkembangan sesebuah kaum dan budaya masyarakat pada masa tersebut. Ini menunjukkan bahawa manuskrip itu sebenarnya adalah satu bahan yang amat penting kepada perkembangan budaya dan kaum sesuatu bangsa di negara tersebut. Perpustakaan Negara Malaysia memberi takrifan manuskrip Melayu sebagai “satu warisan intelek zaman silam yang dimartabatkan sebagai warisan dokumen Negara. Yang dimaksudkan dengan manuskrip Melayu adalah karya-karya yang bertulis tangan terutamanya dalam tulisan jawi yang dihasilkan pada abad ke 14 hingga awal abad ke 20.” Sarawak sebagai salah sebuah negeri yang terletak di Borneo turut mempunyai tinggalan manuskripnya yang tersendiri bagi tatapan dan rujukan generasi akan datang. Sebagai sebuah negeri yang kaya dengan etnik dan budaya, Sarawak pastinya mempunyai kepelbagaian manuskrip. Justeru amatlah penting bagi negeri Sarawak untuk memastikan setiap manuskrip yang menjadi tinggalan ini dipelihara dan dipulihara dengan sebaiknya. Dilihat beberapa agensi tertentu telah berusaha dalam mengumpul manuskrip-manuskrip yang ada di dalam negeri Sarawak. Kajian dilakukan bagi melihat apakah cabaran yang dihadapi di dalam usaha untuk memelihara dan memulihara manuskrip yang ada. 1.1 Manuskrip tempatan Menurut Immersion (2002), “tidak seperti buku, jurnal, dan lain-lain bahan di perpustakaan mahupun arkib, manuskrip itu biasanya wujud dalam satu salinan sahaja”. Kewujudan sesuatu manuskrip asal itu biasanya hanya satu dan jarang sekali sesuatu manuskrip mempunyai lebih dari satu salinan. Ini seterusnya menggambarkan bahawa manuskrip itu mempunyai sifat yang unik dan lantas memerlukan sedikit perbezaan dalam usaha memelihara dan memulihara sifat fizikal bahan tersebut. Manuskrip yang wujud di Sarawak kebanyakannya ditulis pada zaman penjajahan Inggeris. Namun begitu, terdapat juga sebilangan kecil manuskrip yang berada dalam simpanan merupakan manuskrip yang wujud sejak era kurun ke 18 di mana ia adalah

Cabaran Pemeliharaan dan Pemuliharaan Manuskrip Tempatan di Sarawak


zaman pemerintahan kesultanan Brunei, dan usia manuskrip ini pastinya lebih lama berbanding manuskrip yang ditulis pada zaman keluarga Brooke. Kebanyakan manuskrip yang ditulis sebelum zaman pemerintahan Inggeris adalah berkisarkan cerita dongeng masyarakat dan hikayat. Cerita magis, kisah-kisah dongeng kayangan dan elemen kesaktian menjadi teras utama kepada manuskrip yang ditulis. Namun begitu terdapat juga manuskrip yang ada menceritakan tentang sejarah serta rahsia tertentu etnik-etnik yang ada di Sarawak. Gambar-gambar di bawah merupakan contoh manuskrip yang berada di dalam simpanan pihak Jabatan Muzium Sarawak.

Rajah 1: Manuskrip di dalam tulisan jawi



Rajah 2: Surat rasmi semasa pemerintahan Rajah Brooke

Melalui gambar-gambar di atas, dapat dinyatakan bahawa kebanyakan manuskrip ditulis pada zaman dahulu adalah dengan menggunakan tulisan jawi. 2. OBJEKTIF KAJIAN

Kertas kerja ini disediakan dengan tujuan memenuhi dua objektif penting berkenaan pemeliharaan dan pemuliharan manuskrip di Sarawak. Objektif utama kertas kerja ini adalah: 1. Untuk mengupas cabaran yang dihadapi dalam usaha memelihara dan memulihara

manuskrip tempatan. 2. Untuk melihat sejauh mana aktiviti pemeliharaan dan pemuliharaan telah dijalankan

di Sarawak. 3. KAEDAH KAJIAN Dalam usaha memenuhi keperluan kajian ini, dua kaedah kajian telah dilaksanakan. Pemerhatian telah dibuat di beberapa agensi yang terlibat dalam menyimpan dan memelihara bahan-bahan berbentuk manuskrip yang terdapat di negeri Sarawak. Memandangkan terdapat beberapa agensi yang berbeza menyimpan manuskrip di negeri ini, maka pemerhatian telah dibuat di beberapa lokasi penyimpanan manuskrip tersebut. Pemerhatian dibuat untuk menilai proses penyimpanan, pemeliharaan serta pemuliharaan manuskrip yang terdapat di agensi yang berkenaan. Selain dari itu, rekod maklumat berkenaan manuskrip juga dilihat untuk dinilai kesesuaiannya dalam mengakses bahan-bahan manuskrip ini. Selain dari itu, untuk mengenalpasti cabaran yang dihadapi oleh pihak yang bertanggungjawab untuk memelihara dan memulihara manuskrip tempatan di negeri ini, beberapa sesi temubual telah diadakan dengan staf yang terlibat dalam penyimpanan dan penjagaan bahan sejarah yang begitu bernilai ini. Staf yang dipilih untuk dijadikan sampel di dalam temuramah merupakan pegawai profesional dan pegawai sokongan yang bertanggungjawab penuh ke atas pemeliharaan manuskrip supaya maklumat yang diberikan lengkap dan tepat terutamanya dalam isu pengendalian, penyimpanan serta pemuliharaan bahan manuskrip. 4. HASILAN KAJIAN Sarawak amat terkenal sebagai sebuah negeri yang kaya dengan budaya dan bahasa. Selain itu negeri ini turut mempunyai pelbagai hasil tinggalan sejarah yang amat bernilai tinggi. Bahan arkeologi, dokumen, rekod dan manuskrip antara tinggalan yang perlu terus dipelihara dan dipulihara bagi memastikan generasi akan datang akan dapat terus memiliki dan menghargainya. Manuskrip adalah satu bahan yang biasanya wujud secara tunggal. Justeru itu, manuskrip dilihat sebagai satu bahan yang mempunyai sifat yang sangat rapuh dan memerlukan penjagaan yang lebih rapi dan teliti. Terdapat tiga agensi utama di Sarawak yang terlibat secara langsung dalam pemuliharaan dan pemeliharaan bahan sejarah dan manuskrip di Sarawak. Agensi tersebut merupakan Muzium Negeri Sarawak, Arkib Negara Malaysia Cawangan Sarawak dan Pusat Repositori Negeri. Untuk melihat sejauh mana proses pemeliharaan bahan manuskrip dijalankan di negeri ini, pemerhatian telah dibuat di ketiga-ketiga



agensi ini. Selain dari itu temubual juga telah dijalankan dengan beberapa staf di agensi tersebut. Hasil daripada kajian ini dibahagikan kepada dua bahagian iaitu pemeliharaan dan pemuliharaan manuskrip di Sarawak dan cabaran pemeliharaan dan pemuliharaan di negeri ini. 4.1 Pemeliharaan dan pemuliharaan manuskrip di Sarawak Dua agensi yang bertanggungjawab secara langsung untuk menyimpan manuskrip-manuskrip berharga bagi pihak negeri Sarawak adalah Jabatan Muzium Sarawak dan Pustaka Negeri Sarawak. Mereka memiliki dan menguruskan koleksi manuskrip tempatan. Manakala Arkib negeri cawangan Sarawak pula tidak terlibat dengan aktiviti pemeliharaan serta penyimpanan manuskrip tempatan. Fungsi arkib cawangan negeri dilihat lebih tertumpu kepada penyimpanan dokumen dan rekod yang dihasilkan oleh jabatan-jabatan di bawah kerajaan persekutuan di Sarawak. Namun begitu, dalam proses pemuliharaan bahan manuskrip, pihak Jabatan Muzium Negeri ada mendapatkan bantuan serta perkhidmatan pihak Arkib Negara Malaysia. Selain dari tiga agensi ini, pihak Majlis Adat Istiadat Negeri Sarawak juga ada menyimpan koleksi sejarah tempatan yang bernilai. Jabatan Muzium Sarawak dilihat lebih aktif dalam usaha memelihara dan memulihara manuskrip tempatan. Ia dapat dilihat apabila Jabatan ini telah menyimpan manuskrip Sarawak yang bertarikh seawal tahun 1800 lagi. Matlamat penubuhan Muzium Sarawak adalah “Bertanggungjawab terhadap bahan-bahan antikuiti, tugu peringatan dan tapak warisan budaya, tapak arkeologi, seni kraf, senibina, agama dan bahan-bahan lain yang mempunyai kepentingan dan nilai tradisi yang memberi manfaat kepada warisan negeri serta negara dengan harapan agar ia dapat menyumbang kepada perpaduan dan harmoni di kalangan masyarakat Negeri Sarawak”. Bahagian arkib dan perpustakaan di bawah Jabatan Muzium Sarawak bertanggungjawab dalam mengumpul dan mencari maklumat mengenai bahan-bahan penting untuk simpanan arkib. Bahan-bahan arkib termasuklah dokumen-dokumen sejarah, Sarawak Gazette dan Sarawak Government Gazette sejak 1860. Bahan-bahan lain termasuk peta-peta, setem, wang kertas, duit syiling dan gambar-gambar lama. Kebanyakan manuskrip lama berusia sejak 1800 di bawah simpanan Jabatan Muzium ini menggunakan tulisan jawi dan di tulis tangan. Manuskrip-manuskrip lama ini dikatakan mengandungi cerita-cerita rakyat dan telah dihasilkan sejak zaman pemerintahan kesultanan Brunei dahulu. Selain cerita-cerita rakyat mahupun hikayat lama, manuskrip yang lainnya adalah wujud sewaktu zaman pemerintahan Rajah Brooke. Di zaman ini manuskrip yang dihasilkan masih lagi dalam bentuk tulisan tangan dan juga salinan karbon. Isi kandungan manuskrip ini lebih menjurus kepada ucapan-ucapan Brooke, perjanjian-perjanjian yang ditandatangani dan juga surat-surat yang diterima mahupun dihantar kepada pihak kesultanan di negeri-negeri lain. Sungguhpun Jabatan Muzium merupakan salah satu jabatan yang bertanggungjawab ke atas pemeliharaan dan pemuliharaan bahan-bahan ini, namun apa yang menyedihkan adalah hanya sejumlah kecil sahaja yang dapat disimpan. Sehingga kini hanya terdapat 270 buah manuskrip yang tersimpan di Muzium Sarawak. Dipercayai terdapat banyak lagi manuskrip yang ada namun ianya wujud dan ada merata-rata tempat di seluruh dunia samada disimpan oleh orang perseorangan mahupun organisasi-organisasi tertentu di dalam dan juga di luar negara. Dalam usaha memelihara dan memulihara manuskrip yang berada di Sarawak, pelbagai usaha telah dijalankan. Namun begitu aktiviti pemuliharaan manuskrip Sarawak ini tidak



dilakukan secara langsung di Jabatan Muzium Sarawak sendiri. Ini bermaksud, apabila terdapat manuskrip yang memerlukan kerja-kerja pemuliharaan keatas fizikal bahan tersebut, ianya akan dihantar ke Arkib Negara Malaysia di Kuala Lumpur. Pihak arkib akan melakukan segala proses pemuliharaan bahan tersebut dan setelah selesai manuskrip tersebut akan dikembalikan kepada pihak Jabatan Muzium Sarawak. Hal ini terjadi kerana Jabatan Muzium Sarawak khasnya mengalami masalah kekurangan bahan pemuliharaan yang diperlukan serta kekurangan tenaga mahir yang mampu melaksanakan kerja-kerja pemuliharaan ke atas manuskrip tersebut. Ia bukanlah satu proses yang mudah dan murah. 4.2 Cabaran pemeliharaan dan pemuliharaan manuskrip Pelbagai cabaran perlu ditempuhi dalam usaha menghijaukan proses pemeliharaan dan pemuliharaan manuskrip. Walau apa pun rintangan yang perlu dihadapi usaha memelihara dan memulihara serta memartabatkan bahan manuskrip ini perlulah sentiasa berterusan. Antara cabaran utama dalam usaha murni ini adalah kesukaran bagi mendapatkan manuskrip asal yang berada dalam simpanan orang perseorangan, kurang tenaga mahir dan berpengalaman, kekangan kewangan dan peralatan, masalah berkaitan teknologi dan seterusnya isu berkaitan akses kepada manuskrip yang ada. 4.2.1 Simpanan orang perseorangan Banyak manuskrip masih berada di dalam simpanan orang perseorangan. Ini terjadi kerana manuskrip tersebut menjadi bahan yang diwarisi turun temurun sejak dari zaman nenek moyang mereka. Generasi kini yang mewarisi bahan tersebut enggan untuk menghantar kepada pihak yang berwajib kerana mereka beranggapan bahawa manuskrip itu adalah harta persendirian dan ingin dijadikan satu warisan turun terumurun kepada cucu cicit mereka sahaja. Menurut Lucas Chin (1990), “terdapat segelintir golongan manusia yang mempunyai kewangan yang kukuh telah menjadikan barangan antik ini sebagai salah satu koleksi peribadi.” Bagi golongan berada, mereka mampu membeli barangan antik mahupun manuskrip lama untuk dijadikan barangan perhiasan demi untuk mengisi ruangan rumah mereka. Seperti yang telah dimaklumkan, manuskrip ini bersifat rapuh. Apabila ia berada di dalam simpanan orang perseorangan atau individu yang hanya mementingkan diri sendiri, tanpa mereka sedar mereka telah meletakkan manuskrip tersebut di dalam satu risiko kepupusan. Ini kerana tanpa penjagaan yang rapi dan sempurna manuskrip yang ditulis di atas kertas itu akan mengalami perubahan sesuai dengan peredaran zaman. Tanpa penjagaan yang sempurna khazanah tersebut akan sedikit demi sedikit hilang mahupun rosak dengan sendirinya disebabkan faktor sekeliling seperti cuaca dan alam sekitar. Orang perseorangan yang mempunyai masukrip tempatan yang berharga bukan sahaja mereka yang tinggal di dalam negeri Sarawak sendiri. Manuskrip lama berkenaan Sarawak ada disimpan di negara jiran seperti Brunei dan Indonesia (Kalimantan) bahkan ada juga yang disimpan di Britain terutama bahan-bahan di zaman pemerintahan Rajah Brooke. 4.2.2 Terjemahan manuskrip Manuskrip Sarawak banyak ditulis dengan menggunakan tulisan jawi kuno. Dalam usaha mendekatkan masyarakat dengan bahan tinggalan sejarah yang ada ini, penterjemahan manuskrip itu perlu dilakukan. Ini kerana generasi muda khususnya kurang menggunakan tulisan jawi dalam kehidupan seharian, seterusnya mereka tidak dapat memahami apakah yang tertulis di dalam sesuatu manuskrip itu.



Jabatan Muzium Sarawak mengalami kesukaran dalam mendapatkan pakar bagi menterjemahkan isi asal kandungan manuskrip. Adalah amat penting untuk mendapatkan seorang pakar tulisan jawi kerana ia dapat mengelakkan dari berlakunya kesilapan menterjemah isi kandungan karya-karya manuskrip tersebut. Jika berlaku salah terjemahan dikhuatiri ia akan mengundang salah faham di kalangan orang ramai dan seterusnya akan mengakibatkan salah faham kepada sejarah tempatan itu sendiri. Manuskrip ini amat penting untuk diterjemahkan, supaya apa yang terkandung di dalamnya dapat diketahui dan dihayati khususnya oleh generasi muda. Buat masa ini, penterjemahan sesebuah manuskrip dibuat oleh individu yang dikenalpasti oleh pihak yang berwajib. Namun begitu orang perseorangan yang betul-betul faham untuk membaca sesebuah manuskrip semakin berkurangan dan memandangkan kebanyakan mereka adalah warga tua, agak sukar untuk meminta mereka melakukan terjemahan manuskrip dalam jumlah yang besar. Ini menyebabkan kebanyakan manuskrip yang disimpan masih dalam bentuk asal dan akses kepada isi kandungan manuskrip agak sukar didapati sekiranya penyelidik atau pengguna tidak dapat membaca manuskrip yang mereka kehendaki dalam bentuk asalnya. 4.2.3 Tenaga mahir dan berpengalaman

Dalam usaha menyelamatkan manuskrip tempatan ini, kekurangan tenaga profesional yang mahir dan berpengalaman menjadi salah satu kekangan yang amat besar. Sesuatu perlu dilakukan segera bagi mengatasi masalah ini. Pada masa kini Jabatan Muzium Sarawak dan Arkib Negeri Malaysia cawangan Sarawak sedang berdepan dengan kekurangan tenaga mahir yang dapat melakukan kerja-kerja pemuliharaan bahan manuskrip ini. Tenaga profesional yang mempunyai kelayakan dan pengalaman berkaitan proses pemeliharaan dan pemuliharaan diperlukan untuk melakukan kerja-kerja pemuliharaan dengan sempurna, teratur dan mengikut prosedur mahupun piawaian yang sepatutnya. Ketiadaan mahupun kekurangan golongan profesional ini untuk melakukan kerja tersebut akan melewatkan usaha pemuliharaan dan pemeliharaan bahan-bahan manuskrip tersebut. Ini seterusnya akan memberikan impak yang lebih besar kepada fizikal bahan tersebut yang sesetengah darinya sememangnya telah berada dalam keadaan uzur dan memerlukan rawatan yang segera. Ketiadaan tenaga mahir ini mungkin kerana pihak berwajib tidak melihat kepentingan pekerja yang ahli dalam proses pemuliharaan bahan sejarah. Buat masa ini proses pemuliharaan bahan dilakukan oleh staf sokongan kerana tiada jawatan profesional yang berkaitan dengan pemeliharaan dan pemuliharaan bahan sejarah. Selain dari itu, latihan untuk menguasai skil pemuliharaan bahan hanyak ditawarkan di negara-negara maju seperti Britain dan Amerika. Untuk menghantar staf di jabatan berkenaan untuk berkursus akan memerlukan belanja yang agak besar dan membebankan agensi yang terlibat. Justeru, usaha awal perlu diambil dalam melatih golongan muda mahupun gologan pelapis dalam aktiviti pemuliharaan dan pemeliharaan bahan sejarah. Pihak berkenaan haruslah sanggup membuat pelaburan untuk melatih golongan ini. Ini adalah penting dalam usaha negara untuk mempertahankan setiap khazanah nasional yang ada di dalam bumi Malaysia khususnya di Sarawak. Harus sentiasa diingat, warisan khazanah negara untuk masa hadapan sebenarnya bermula dengan pemeliharaan khazanah-khazanah negara yang ada pada hari ini.



4.2.4 Faktor Kewangan Kebanyakan cabaran dalam proses pemeliharaan dan pemuliharaan manuskrip bermula dengan kekangan kewangan di jabatan yang bertanggungjawab. Masalah kewangan menjadi satu halangan di dalam usaha menyelamatkan manuskrip Sarawak. Kerja-kerja pemeliharaan dan pemuliharaan manuskrip ini dilihat menelan belanja yang tinggi. Ia bermula dari proses mendapatkan manuskrip dari orang perseorangan mahupun pihak luar. Bagi mendapatkan kembali manuskrip Sarawak yang berada bersama orang perseorangan mahupun di luar negara, kerajaan dilihat perlu mengeluarkan belanja bagi urusan pembelian mahupun pembayaran saguhati kepada pihak yang terlibat. Ia bukanlah sesuatu yang mudah untuk dilakukan. Selain ini bahan yang digunakan untuk membaikpulih sesebuah bahan manuskrip juga agak mahal harganya dan kebanyakannya perlu diimport dari luar negara. Pembelian bahan secara pukal harus dilakukan untuk mengurangkan kos namun akan timbul isu penyimpanan bagi bahan mentah yang telah dibeli dan sekali lagi ianya akan memberi implikasi yang besar kepada kos penyediaan bahan untuk proses pemuliharaan dan pemeliharaan bahan manuskrip. 4.2.5 Peralatan dan Teknologi Satu lagi masalah utama dalam proses pemuliharaan bahan manuskrip ialah kekurangan peralatan yang berkaitan dengan proses pemeliharaan dan pemuliharaan manuskrip serta teknologi yang ada di negara kita masih lagi belum dapat menandingi negara lain. Beberapa peralatan tertentu yang perlu digunakan adalah diimport dari negara-negara luar seperti India dan United Kingdom. Peralatan ini amatlah mahal harganya dan sumber kewangan yang dimiliki oleh agensi terbabit adalah terhad. Ini kerana dengan sumber kewangan yang sama, mereka juga perlu melakukan aktiviti pemeliharaan dan pemuliharaan bagi lain-lain bahan seperti rekod kerajaan, bahan artifak dan bahan lain. 4.2.6 Akses kepada Manuskrip Manuskrip dipelihara kerana ia mempunyai nilai sejarah yang tinggi. Namun begitu, nilai sejarah ini tidak akan diketahui umum sekiranya tiada akses kepada bahan tersebut disediakan. Sebagai contoh Jabatan Muzium Sarawak menyimpan banyak manuskrip yang bernilai. Namun begitu, mereka tidak menyediakan senarai lengkap berkenaan manuskrip di dalam simpanan mereka. Dengan kecanggihan teknologi masa kini, akses kepada manuskrip boleh disediakan di dalam talian dan jika pendedahan sebegini dilakukan, pasti akan ada lebih ramai penyelidik yang berminat untuk membuat kajian berkenaan sejarah negeri ini. Ada sesetengah pihak mengatakan bahan-bahan manuskrip ini terlalu berharga dan orang ramai tidak boleh mengakses maklumatnya sesuka hati. Namun begitu, adalah baik jika senarai manuskrip itu dapat dihebahkan supaya para penyelidik dapat mengetahui manuskrip apa yang ada dalam simpanan dan ini memudahkan mereka untuk melaksanakan penyelidikan lanjut berkenaan sejarah atau merujuk kepada manuskrip tertentu yang dikehendaki. 5 KESIMPULAN Negeri Sarawak ini kaya dengan tinggalan sejarah dan warisan budaya yang memerlukan penjagaan yang rapi dan berterusan. Tanpa disedari mungkin ada di antara manuskrip ini merupakan sejarah yang telah ditinggalkan beratus tahun lamanya.



Banyak bahan sejarah yang dipunyai oleh tanah Melayu serta Sabah dan Sarawak telah dibawa pulang oleh penjajah ke negara asal mereka. Justeru itu, adalah wajar untuk semua pihak yang terlibat sama ada di sektor kerajaan, badan berkanun mahupun pihak swasta untuk sama-sama berganding bahu berusaha dan bekerjasama di dalam memelihara tinggalan sejarah yang masih dimiliki. Kerjasama yang erat di antara agensi-agensi yang berkaitan amat penting untuk dilaksanakan. Jabatan Muzium Sarawak, pihak Arkib Negara Malaysia, Pustaka Negeri Sarawak, Majlis Adat Istiadat dilihat mampu untuk berganding bahu dalam usaha menyelamatkan tinggalan manuskrip yang ada. Apabila perkongsian pintar ini dapat diwujudkan tidak mustahil Sarawak akan mampu untuk mendapatkan lebih banyak manuskrip tempatan yang ada di merata tempat. Dilihat kerjasama di antara agensi ini akan mampu untuk menghasilkan satu koleksi warisan negara yang mana ianya akan dapat dinikmati oleh setiap generasi samada tua ataupun muda. Manuskrip bukan sahaja bukti tentang masa lalu atau bahan intelektual zaman terdahulu, malahan apa yang lebih penting adalah ia menjadi bahan pengajaran yang perlu dipelihara bagi ditunjukkan kepada warisan zaman akan datang. Tanpa berlengah lagi generasi muda perlu didedahkan kepada warisan negara yang ada. Kita tidak mahu mereka hanya mengenali asal usul, budaya dan negara hanya melalui kaca televisyen. Amat penting untuk mereka didedahkan dengan sumber asal bahan sejarah yang ada. Inisiatif yang lebih agresif perlu diambil untuk memulihara, memelihara dan seterusnya berkongsi warisan negara. Walaupun terdapat pelbagai halangan yang merintang di dalam usaha memelihara dan memulihara bahan bersejarah ini, ianya dilihat bukanlah satu penghalang dalam usaha kita memartabatkan kembali zaman kegemilangan tamadun kita. RUJUKAN Graham, T. (2003). Electronic access to and the preservation of heritage materials. The

Electronic Library, 21(3), 223-226. Jimerson, R. C. (2002). The nature of archives and manuscripts. OCLC Systems &

Services, 18(1), 21-23 Jimerson, R. C. (2003). Archives and manuscripts: Archives and memory. OCLC System

& Services, 19(3), 89-95. Jimerson, R. C. (2003). Archives and manuscripts: Deciding what to save. OCLC System

& Services, 19(4), 135-140. Li, M. & Niu, J. (2010). A preservation framework for Chinese ancient books. Journal of

Documentation, 66(2), 259-278. M'kadem, A. B & Nieuwenhuysen, P. (2010). Digital access to cultural heritage

material:case of the Moroccan manuscripts. Collection Building, 29(4), 137–141. Majumdar, S. (2005). The International Information & Library Review. Preservation and

conservation of literary heritage: a case study of India, 37, 179-187. Mazumdar, N. R. (2009). Digital Preservation of rare manuscripts in Assam. 7th

International CALIBER-2009. Perpustakaan Negara Malaysia. (2002) Manuskrip Melayu pusaka gemilang. Diakses

dari http://www.pnm.gov.my/manuskrip. Reid, G. (2010). The challenge of making archives relevant to local authorities. Records

Management Journal, 20(2), 226-243. Runciman, S. (1992). The white rajah: a history of Sarawak 1841-1946. Kuala Lumpur:

S. Abdul Majeed. Tagoranao, M.S. (2008). Preservation of Islamic Manuscripts in the Philippine’s

Libraries: Issues and Prospects. World Congress of Muslim Librarians and Information Scientists (wCOMLIS 2008).



Youssef, Z. (2006). The preservation, study and presentation of manuscripts at The Bibliotheca Alexandrina. Museum International, 67(12), 224-226.





KOLEKSI NADIR PERPUSTAKAAN TUANKU BAINUN:

BAHAN WARISAN SEJARAH DAN REKOD PERGURUAN YANG TIDAK TERNILAI

Raja Ahmad Shalaby Raja Hassan, Rusliza Yaacob, Siti Sumaizan Ramli &

Noriha Muhammad

Pustakawan Perpustakaan Tuanku Bainun, Universiti Pendidikan Sultan Idris

35900 Tanjong Malim, Perak Darul Ridzuan, Malaysia. [email protected]; [email protected]; [email protected];

[email protected] ABSTRACT Rare collection consists of valuable materials published prior to the year 1950 which are priceless and out of print. Tuanku Bainun Library, Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) houses about 4,000 rare collection items related to local history, literature and education, as well as about prominent figures associated with Sultan Idris Training College or SITC (1922-1957) era. The rare collection includes materials in English and Malay (Jawi writing). Prominent figures like O.T. Dussek, Za’ba, Ahmad Bakhtiar, Abdul Hadi Haji Hasan, Harun Aminurrashid, Awang Had Salleh, Ibrahim Haji Yaacob, Abdul Ghafar Baba, Buyong Adil, Shaharom Husain and many more are famous names in history, literature, education and politics, are fondly remembered as ‘Anak Kandung’ of SITC. This paper will discuss the strength of the rare collection available at Tuanku Bainun Library. The examples are books written by ‘Anak Kandung’ of SITC, history books written by British scholars (1800-1900), textbooks containing subject curriculum of Malay schools from the British era (1900-1957), books published by ‘Pejabat Karang Mengarang’ SITC (1924-1941) and ‘Chendera Mata SITC’ (1923-1941) magazines. In addition there are records about administration and games, Diary College Malacca 1900-1922, Diary Permainan 1923-1940, Principal’s Diary SITC 1922-1950and Record of Service and Leave Sultan Idris Training College. The rare collection constitutes a significant historical heritage which acts as important reference resources for local and overseas researchers in carrying out their research. Keywords: Rare collection; Sultan Idris Training College; Anak Kandung SITC; Pejabat Karang Mengarang SITC; Chendera Mata SITC; Diary College Malacca 1900-1922;Diary Permainan 1923-1940; Principal’s Diary SITC 1922-1950; Record of Service and Leave Sultan Idris Training College; Malaysia.

Raja Ahmad Shalaby Raja Hassan, et al.


ABSTRAK Koleksi bahan nadir adalah bahan terbitan sebelum tahun 1950 yang sukar diperolehi atau habis cetak dan merupakan koleksi yang sangat bernilai. Perpustakaan Tuanku Bainun, Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) mempunyai lebih kurang 4,000 koleksi nadir yang berkaitan dengan sejarah, sastera, perguruan dan rekod tokoh-tokoh guru zaman Sultan Idris Training College atau SITC (1922-1957). Koleksi nadir ini terdiri daripada bahan-bahan dalam bahasa Inggeris dan Melayu (tulisan jawi). Tokoh-tokoh seperti O.T. Dussek, Za’ba, Ahmad Bakhtiar, Abdul Hadi Haji Hasan, Harun Aminurrashid, Awang Had Salleh, Ibrahim Haji Yaacob, Abdul Ghafar Baba, Buyong Adil, Shaharom Husain, dan ramai lagi adalah di antara nama-nama besar dalam bidang sejarah, sastera, perguruan dan politik tanah air merupakan Anak Kandung SITC Kertas kerja ini akan membincangkan kekuatan koleksi nadir yang terdapat di Perpustakaan Tuanku Bainun, seperti buku-buku karangan Anak Kandung SITC, buku-buku sejarah karangan sarjana Inggeris (1800-1900), buku-buku teks yang mengandungi kurikulum pelajaran sekolah-sekolah Melayu di zaman British (1900-1957), buku-buku yang diterbitkan oleh Pejabat Karang Mengarang SITC (1924-1941) dan majalah Chendera Mata SITC (1923-1941). Di samping itu terdapat juga buku daftar atau rekod pentadbiran, permainan, Diary College Malacca 1900-1922, Diary Permainan 1923-1940, Principal’s Diary SITC 1922-1950 dan Record of Service and Leave Sultan Idris Training College. Koleksi nadir ini menjadi warisan sejarah yang sangat bernilai dan penting untuk rujukan para penyelidik tanah air dan luar negara dalam membuat kajian atau penyelidikan. Kata kunci: Koleksi nadir; Sultan Idris Training College; Anak Kandung SITC; Pejabat Karang Mengarang SITC; Chendera Mata SITC; Diary College Malacca 1900-1922; Diary Permainan 1923-1940; Principal’s Diary SITC 1922-1950; Record of Service and Leave Sultan Idris Training College; Malaysia. 1. PENGENALAN Perpustakaan Tuanku Bainun, Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) merupakan perpustakaan akademik yang menjadi salah satu pusat penyimpanan khazanah pendidikan yang terulung dan kukuh. Ini ditambah lagi dengan penubuhan Koleksi Pendidikan Malaysia dan Koleksi Arkib Universiti di perpustakaan untuk membantu dapatan dan pemuliharaan bahan-bahan yang berkaitan dengan perguruan dan pendidikan di Malaysia. Di sinilah lahirnya pusat pengajian tinggi terawal di tanah air suatu ketika dulu yang dikenali sebagai The Sultan Idris Training College for Malay Teachers atau lebih dikenali sebagai SITC yang dibuka dengan rasminya pada 29 November 1922. Bahan-bahan yang berkaitan dengan pendidikan dan sukatan pelajaran terawal yang diajarkan di sekolah-sekolah Melayu sejak tahun 1900 setelah Maktab Latihan Melaka atau Malacca Training College (MTC) ditubuhkan masih tersimpan dengan baik. Segala khazanah dan rekod-rekod tersebut dibawa ke SITC pada tahun 1922 apabila MTC ditutup dan dibuka pula SITC di Tanjong Malim, sebagai kesinambungan pengajian dan pelajaran bagi orang-orang Melayu. Kertas kerja ini akan membincangkan kekuatan koleksi nadir yang terdapat di Perpustakaan Tuanku Bainun, seperti buku-buku karangan Anak Kandung1 SITC, buku- 1 Perkataan Anak Kandung sudah senonim dengan SITC dan digunakan secara meluas. Orang yang mula-mula memperkenalkan perkataan ini ialah O.T. Dussek, pengetua

Koleksi Nadir Perpustakaan Tuanku Bainun:Bahan Warisan Sejarah dan Rekod Perguruan yang Tidak Ternilai


buku sejarah karangan sarjana Inggeris (1800-1900), buku-buku teks yang mengandungi kurikulum pelajaran sekolah-sekolah Melayu di zaman British (1900-1950), buku-buku yang diterbitkan oleh Pejabat Karang Mengarang SITC (1924-1941) dan majalah ChenderaMataSITC (1923-1941). Topik penting lain termasuklah Diary College Malacca 1900-1922, Diary Permainan 1923-1940, Principal’s Diary SITC 1922-1950 dan Record of Service and Leave Sultan Idris Training College. Kajian mengenai perguruan dan sukatan pelajaran yang diajar di sekolah-sekolah Melayu kebanyakannya berdasarkan rekod-rekod lampau ataupun bahan-bahan nadir yang terdapat di serata pelusuk tanah air. Terdapat banyak rekod dan bahan yang berkaitan dengan perguruan masih belum diterokai atau ditelaah untuk kajian para sarjana. Rekod-rekod tersebut termasuklah gambar-gambar masih tersimpan dengan keadaan baik di Perpustakaan Tuanku Bainun. 1.1 Koleksi nadir di Perpustakaan Tuanku Bainun (PTB) Koleksi nadir di PTB boleh dibahagikan kepada dua jenis iaitu Nadir Umum dan Nadir Malaysiana. Nadir Umum ialah terbitan sebelum tahun 1950 dan sukar diperolehi kerana sudah habis cetakan dan tidak lagi didapati di pasaran. Bahan-bahan terbitan lama ini amat bernilai dari segi isi kandungan di mana tidak lagi wujud dalam pasaran buku dan jika ada, ia dijual dengan harga yang mahal. Nadir Malaysiana pula ialah bahan-bahan yang mempunyai kriteria seperti berikut: (a) bahan mengenai Malaysia yang diterbitkan sebelum tahun 1950 dan sukar diperolehi di dalam negara; (b) terbitan-terbitan cetakan lama yang berkaitan dengan Malaysia dari zaman Malaya, Persekutuan Tanah Melayu, Kepulauan Melayu, Straits Settlements, Negeri-Negeri Melayu Bersekutu dan Negeri-Negeri Melayu Tidak Bersekutu; (c) terbitan lama karangan penulis dan penyelidik dari Tanah Melayu dan (d) terbitan lama karangan penulis dan penyelidik yang berada di luar negara dalam pelbagai bahasa yang berkaitan dengan Malaysia. Pendidikan formal di SITC bermula sejak tahun 1922 hingga 1957 apabila kursus-kursus dijalankan di maktab ini selama tiga tahun. Penuntut-penuntut yang diterima masuk menjalani latihan adalah berkelulusan Darjah VI di sekolah-sekolah Melayu. Ini adalah kerana pihak British hanya menyediakan pelajaran Melayu pada peringkat sekolah rendah sahaja. Ia sekadar menunaikan kewajipan mereka kepada anak-anak watan sesuai dengan perjanjian-perjanjian yang ditandatangani dengan pihak istana.Pengajaran dan pengajian bahasa Melayu lebih mengutamakan kepada petua mengarang yang menitikberatkan kepada isi, gaya dan plot. Pihak pentadbir British agak berhati-hati mengenai pengajaran subjek Tawarikh. Pengajarannya banyak berdasarkan buku-buku karangan R.J. Wilkinson terutamanya teks dari Series of Paper on Malay Subjects.2 Untuk melengkapkan pengetahuan penuntut-penuntut, mata pelajaran Ilmu Alam yang disediakan dibahagikan kepada dua iaitu Ilmu Alam dan Ilmu Bumi. Ilmu Alam meliputi perkara-perkara mengenai dunia secara ringkas, sementara Ilmu Bumi menghuraikan tentang udara, bumi serta tajuk-tajuk yang bersangkutan dengannya. Mata pelajaran Lukisan dan Tulisan dikelaskan sebagai satu kumpulan dengan wajib lulus. pertama SITC (1922-1936). Beliau menyebutnya pada tahun 1922, SITC sebagai “Universiti anak negeri dalam kandungan.” Daripada kata-kata itu, maka lahirlah perkataan “Ibu Kandung” yang merujuk kepada Sultan Idris Training College. Apabila ada “Ibu Kandung”, maka lahirlah “Anak Kandung” yang merujuk kepada guru-guru dan pelajar-pelajar SITC. 2 Khairuddin Haji Abdul Ghani, SITC: Sejarah Sepintas Lalu. Artikel yang tidak diterbitkan ini ada tersimpan di Perpustakaan Tuanku Bainun.



Pada setiap tahun, pihak maktab menyediakan Hadiah Peraduan untuk penuntut-penuntut SITC seperti Hadiah Karang Mengarang, Pantun Berkait, Tawarikh Kedah, Tawarikh Ta’alok British, Berjenis-jenis Pengetahuan, Petah Bercakap, Anyaman Tahun III, Menganyam Gubahan dan Hadiah Lukisan. Pihak maktab ada menyediakan hadiah dalam bentuk wang ringgit bagi setiap pemenang di antara $10 hingga $25 bagi setiap kategori.3 Laporan berita yang ditulis dalam akhbar New Straits Times dan The Malay Mail bertarikh 29 November 19224 selepas perasmian SITC ada dinyatakan tentang kurikulum yang diajar di SITC seperti berikut:

a. Malay Language and Literature b. Commercial and Physical Geography c. History d. Arithmetic and Mensuration e. Hygiene f. Agricultural Science and Gardening g. Drawing h. Music i. Koran j. Basketry and Other Handicrafts k. Theory and Practice of Teaching

Mengikut catatan Shaharom Husain, tempoh mata pelajaran yang diajar bagi satu-satu waktu pengajaran ialah selama 45 minit dan terdiri daripada Ilmu Kira-Kira, Ilmu Geometri, Ilmu Alam, Bahasa, Tawarikh dan Hikayat, Ilmu Tanaman, Kaedah Mengajar, Ilmu Kesihatan, Lukisan, Tulisan, Anyaman Bakul, Pengetahuan Am dan Agama.5 Bukti kepengarangan dan pengorbanan pengetua pertama SITC iaitu O.T. Dussek memajukan pendidikan vernakular Melayu dapat dilihat melalui karya-karya beliau seperti di bawah. Karya-karya ini ada yang dikarang, diterjemah atau diedit olehnya, sama ada secara individu mahupun bersama rakan-rakannya di MTC dan SITC. Buku-buku berikut boleh didapati di Perpustakaan Tuanku Bainun, UPSI :

a. Gula Malaka / edited by W.S. Ebden and O.T. Dussek. Malacca: Kelly and Walsh Limited, 1913. (Buku dalam tulisan Jawi).

b. “Speech at the Ceremonial Hair-cutting of a Young Child” / edited by O.T. Dussek. Dalam Journal of the Straits Branch of the Royal Asiatic Society (JSBRAS) (76), Aug. 1917: 127-131.

c. Teka-teki (part I & II) / O.T. Dussek. Malay Literature Series, No. 14. Singapore: Methodist Publishing House, 1918. (Buku sastera Melayu lama dalam tulisan Jawi, 166 halaman).

d. Kitab Hisab l / O.T. Dussek. Singapore: Kelly & Walsh, 1918. (Buku teks matematik).

e. “Notes on Malay Indoor Games.”JSBRAS (80), May 1919; 69-71. f. Kitab Hisab ll / O.T. Dussek. Singapore: Kelly & Walsh, 1922. (Buku teks

matematik).

3 Sultan Idris Training College, Tanjong Malim. Principal’s Diary 1922-1950, h. 140-141. 4The New Straits Times, hlm. 9 dan The Malay Mail, h. 11, bertarikh 30 November 1922. 5 Shaharom Husain. (t.t). Pembinaan dan Perkembangan Maktab-Maktab Perguruan Melayu. Artikel tidak diterbitkan.



g. Kitab Pelita Mengarang, Ia-Itu Permulaan Ilmu Bahasa dan Karangan Melayu Bagi Sekolah-Sekolah Melayu.Chet. ke-2./ terkarang oleh O.T. Dussek dan Muhammad Hashim bin Haji Talib.Singapore: Printed for S.S. & F.M.S. By Fraser & Neave, 1925. (Buku latihan dan pemahaman bahasa Melayu,148 halaman).

h. Hikayat Pelandok, Ia-itu Hikayat Sang Kanchil, Cherita Pelandok Dengan Anak Memerang, Hikayat Pelandok Jenaka /edited by O.T. Dussek. Singapore: Methodist Publishing House, 1925. (Buku bacaan umum, 124 halaman).

i. Kitab Ilmu Alam II. Jajahan Ta'alok British / translated by Pejabat Karang Mengarang.Tanjong Malim: Sultan Idris Training College, 1928. (Mengandungi gambar, 200 halaman).

j. Kitab Pedoman Guru Penggal Yang Pertama Bagi Pergunaan Guru2 di Sekolah2 Melayu / dikarang dan dikumpulkan oleh O.T. Dussek dan Muhammad Hashim bin Haji Talib; diterjemahkan ka bahasa Melayu oleh Pejabat Karang Mengarang Sultan Idris Training College, Tanjong Malim, 1928. The Malay School Series. (Mengandungi192 halaman).

Pejabat Karang Mengarang (PKM) di bawah seliaan O.T. Dussek turut menterjemah dan menerbitkan buku-buku teks The Malay School Series dan The Malay Home Library Series. Buku-buku teks The Malay School Series yang berjaya disiapkan dari mula-mula PKM ditubuhkan (1924) hingga tahun O.T. Dussek bersara (1936) berjumlah 32 buah.6 Manakala buku-buku The Malay Home Library Series berjumlah 34 buah.7 Sebahagian besar daripada buku-buku yang digunakan di sekolah-sekolah Melayu adalah hasil daripada penerbitan di PKM-SITC. Maka dapatlah dikatakan bahawa PKM memberi sumbangan yang besar dalam perkembangan pendidikan vernakular Melayu, hasil perjuangan dan jasa O.T. Dussek. Seorang guru kanan SITC, Cikgu Abdul Hadi Haji Hassan dianggap sebagai sejarawan yang mempelopori penulisan sejarah negara dalam satu kerangka yang luas dan tersusun meliputi seluruh gugusan Kepulauan Melayu. Penulisan yang dihasilkannya bertajuk Kitab Sejarah Alam Melayu Penggal I, Kitab Sejarah Alam Melayu Penggal II dan Kitab Sejarah Alam Melayu Pengal III, telah dijadikan buku teks penting pelajaran Tawarikh di sekolah-sekolah Melayu sebelum Perang Dunia Kedua. Karya ini merupakan hasil penulisan sejarah yang pertama oleh orang tempatan dan telah digunakan di sekolah-sekolah serta turut dijadikan rujukan umum selama puluhan tahun. Beliau juga penyusun buku Pelbagai Cetera Melayu I, dan Pelbagai Cetera Melayu II yang dijadikan bahan bacaan sekolah-sekolah Melayu. Buku ini digunakan dengan begitu meluas sehinggalah buku-buku lain mula ditulis pada tahun 1950-an. Cikgu Zainal Abidin bin Md Ali pula merupakan guru SITC yang banyak terlibat dalam kerja-kerja penerbitan dan kepengarangan bahan-bahan bacaan. Sejak awal lagi semasa mengajar di SITC, beliau dilantik sebagai penolong penyunting majalah Chendera Mata SITC di bawah pimpinan Cikgu Ibrahim bin Dato’Muda Linggi dari tahun 1925 hingga 1927, dan menjadi penyunting dari tahun 1927 hingga 1932.8 Pada tahun 1932, beliau dilantik memegang jawatan sebagai pengerusi Majlis Bahas Bahasa

6 Abdullah Sanusi Ahmad, 1966. Peranan Pejabat Karang Mengarang Dalam Bidang2 Pelajaran Sekolah2 Melayu dan Kesusasteraan di Kalangan Orang Ramai. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka, h. 33. 7Abdullah Sanusi Ahmad, 1966. Peranan Pejabat Karang Mengarang Dalam Bidang2 Pelajaran Sekolah2 Melayu dan Kesusasteraan di Kalangan Orang Ramai. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka, h. 50. 8Chendera Mata Maktab Perguruan Sultan Idris, Bil. 50, Dis. 1958, h. 3.



Melayu9 menggantikan Pendita Za’ba yang menumpukan kerja-kerja penterjemahan di Pejabat Karang Mengarang, SITC. Berikut adalah di antara buku-buku karya beliau:- a. Alaud-Din Dengan Lampu Ajaib / Zainal-Abidin bin Ali. Tanjong Malim: Sultan Idris

Training College, 1931. (Mengandungi 35 halaman). b. Kitab Ilmu Kesihatan : Penggal I / karangan Robert A. Lyster; diterjemahkan oleh

Zainal-Abidin bin Ali. Tanjong Malim: Sultan Idris Training College, 1932. (Mengandungi 179 halaman).

c. Ilmu Kesihatan : Penggal II / Zainal-Abidin bin Ali. Tanjong Malim: Pejabat Karang Mengarang, 1932. The Malay School Series No. 29.(Mengandungi 136 halaman).

d. Panduan Anak Serigala / karangan Lord Baden-Powell; terjemahan Zainal Abidin Ali. Singapore: Gudang Chap Malaya Publishing House Ltd., 1953. (Mempunyai 227 halaman. Naskah ini dipadankan daripada The Wolf Cub’s Hand Book oleh Lord Baden-Powell).

e. Bagaimana Menjalankan Pack / terjemahan Zainal Abidin Ali. Singapore: Gudang Chap Malaya Publishing House Ltd., 1954. (Mempunyai 206 halaman. Naskhah ini dipadankan daripada How To Run A Pack oleh Gilcraft).

f. Bagaimana Menjalankan Troop / terjemahan Zainal Abidin Ali. Singapore: Malaya Publishing House Ltd., 1955. (Mengandungi 159 halaman. Naskah ini dipadankan daripada How To Run A Troop oleh Gilcraft).

g. Bintang2 Kepandaian Anak Serigala Dan Bagaimana Hendak Mendapatkannya / terjemahan oleh Zainal Abidin Ali. Singapore: Malaya Publishing House, 1956. (Mengandungi 111 halaman. Naskah ini dipadankan daripada The Wolf Cub’s Hand Book oleh Lord Baden Powell).

Za'ba merupakan penulis rencana dan esei yang berbakat istimewa dan gigih, sama ada dalam bahasa Melayu atau bahasa Inggeris. Penulisannya yang begitu prolifik mencakupi bidang bahasa, sastera, agama, pendidikan, ekonomi dan politik. Kegiatan penulisannya sentiasa dibendung oleh kerajaan kolonial British, terutama sepanjang dia berada di SITC. Walau bagaimanapun, dia tetap aktif dan banyak tenaganya ditumpukan ke arah penerbitan buku sekolah dan buku bacaan umum di Biro Penterjemahan SITC, selain memberi perhatian yang khusus dan lebih serius kepada usaha untuk memajukan bahasa Melayu. Beberapa buah buku penting tentang tatabahasa telah dihasilkan oleh Za’ba yang digunakan di maktab dan institusi pengajian pada masa itu, bagi mengisi kekosongan yang wujud. Antara karya beliau ialah Ilmu Bahasa Melayu (1926), Rahsia Ejaan Jawi (1929), Pelita Mengarang (1926), Ilmu Mengarang Melayu (1934), Daftar Ejaan Melayu: Jawi-Rumi (1938), dan tiga jilid dalam siri Pelita Bahasa Melayu (1941, 1946 dan 1949). Buku Pelita Bahasa Melayu Penggal I diterbitkan di Singapura oleh Malaya Publishing House pada tahun 1941 merupakan buku dari The Malay School Series, No. 30 dan mempunyai 345 halaman. Buku ini yang pertama dari tiga buah buku karangan Za’ba mengenai nahu dan karang mengarang dalam bahasa Melayu. Buku ini bersama dengan dua lagi buku iaitu Pelita Bahasa Melayu Penggal 2 dan 3 masih lagi menjadi bahan rujukan utama ahli-ahli bahasa Melayu dan sentiasa relevan dengan peredaran masa. Buku-buku tersebut ditulis untuk Jabatan Pelajaran Persekutuan Tanah Melayu bagi kegunaan guru-guru dan bakal guru di maktab dan murid-murid darjah 4 dan 5. Ia mengandungi perkataan sifat, ejaan dan tulisan jawi, huruf-huruf penambah di hujung dan jenis-jenis ayat.

Antara buku-buku terawal yang menjadi rujukan di sekolah-sekolah Melayu juga masih tersimpan di perpustakaan ialah:

a. Kitab kiliran budi: kumpulan beberapa perumpamaan Melayu / compiled by W.G. Shellabear. Kuala Lumpur: Penerbitan Pustaka Antara, 1907. (Mengandungi 246 halaman).

9Chendera Mata Maktab Perguruan Sultan Idris, Bil. 18, Apr. 1932, h. 87.



b. Kitab permulaan pertuturan Melayu. Chetakan yang kedua, dalam tulisan Jawi. Mataba'ah The Ahmad Press, 1909.

Buku-buku nadir bernilai tinggi yang terdapat di PTB banyak ditulis oleh sarjana Inggeris seperti buku The International Library of Famous Literature. Volume I-XX (selections from the world’s great writers ancient, medieval, and modern, with bio-graphical and explanatory notes and critical essays). Buku ini diterbitkan di London oleh The Standard pada tahun 1900. Penulis buku ini terdiri daripada tokoh-tokoh terkenal dalam dunia dan Dr. Richard Garnett, pengarah di British Museum (1851-1899) merupakan editor. Buku ini mengandungi nota-nota penerangan, esei-esei terpilih, karya-karya agung dan gambar-gambar ahli falsafah tersohor dari serata pelusuk dunia sejak zaman purba, pertengahan dan moden;sama ada mengenai ahli falsafah itu sendiri seperti Herodotus, Plutarch, Plato, Socrates, Alexander the Great dan William Shakespeare atau karya-karyanya. Di antara karya-karya agung yang terdapat dalam buku ini ialah: Volume I Aphorisms on life / by Francis Bacon, mukasurat 116. The heroes at Troy / by William Shakespeare, mukasurat 170. The greatness of Athens / by Thucydides, mukasurat 412. List of illustrations: Buddha, Moses, Hector, Ulysses, Tuno, Theseus, Zeus, Hercules dan Homer. Volume II The Story of Croesus / by Herodotus. The Isles of Greece / by Lord Byron. The trial of Socrates / by Plato. Alexander at his best and worst / by Plutarch. Alexander the Great / by J.P. Mahaffy. The dying Gladator / by Lord Byron. Julius Caesar / by Shakespeare. List of illustrations: Herodotus, Plutarch, Sophocles, Socrates, Demosthenes, Alexander the Great, Cicero. Volume III Rubaiyet / by Omar Khayyam. The story of Ali Baba and the forty robbers destroyed by a slave / from The Arabian Nights. The destruction of Pompeii / by Bulwer-Lytton. The Gladiators / G.J. Whyte Melville. List of illustrations: Dante & Virgil, Nero, Mohammed at Mecca. Volume IV The capture of Jurusalem / by Edward Gibbon. The Fourty Crusade / by Margaret Oliphant. Robin Hood and Maid Marlan before renaming / by Thomas Love Peacock. Poems / by Dante Volume V Columbus voyage to America / by William Robertson. The Prince / by Niccolo Machiavelli. Romeo & Juliet / by William Shakespeare. List of illustrations: Edward IV, Lord Byron, Martin Luther, John Calvin. Volume VI The death of King Lear / by William Shakespeare.



The trial / by William Shakespeare. Into the breach / by William Shakespeare. Falstaff and the Prince / by William Shakespeare. A supplication / by Abraham Cowley. Utopia and its customs / by Sir Thomas More. Volume VII The man in the iron mask / by Alexamdre Dumas. The clock case / by Charles Dickens. The proper qualities for a tutor / by John Lock. Of the liberty of subjects / by Thomas Hobbes. The betrayal / by Thomas Otway. List of illustrations: Joan of Arc, Montesquieu, John Dryden, John Lock, Jeremy Taylor. Volume VIII The monarchy of Spain / by James Howell. The castle of indolence / by James Thomson. The seasons / by James Thomson. The skeptic / by David Hume. The anology of religion to the course of nature / by Joseph Butker. Charles XII at Bender / by Voltaire. List of illustrations: A Conan Doyle, David Hume. Volume IX Experience of Candide / by Voltaire. Confessions / by Jean Jacques Rousseau. The various delights and pleasures of the bodily senses, useful for mentalrecreation / by Emanuel Swedenborg. Sultan Saladin and Nathan The Wise / by Gotthold E. Lessing. The wealth of nations / by Adam Smith. List of illustrations: Voltaire, Jean Jacques Rousseau, Captain James Cook. Volume X Cagliostro’s predictions / by Alexandre Dumas. Mistakes, methods, and crimes of the French Revolution / by Edmund Burke. A tale of the two cities / by Charles Dickens. Episodes of the French Revolution / by Thomas Carlyle. Influence of Greece on its people / by Ernst Curtius. The adventures of Captain John Smith / by Captain John Smith. Karya-karya dalam buku ini kemudiannya diajar dalam disiplin ilmu-ilmu tertentu seperti falsafah, sains, sains sosial, sains politik, geografi, psikologi, sejarah, ekonomi, pendidikan dan kesusasteraan Inggeris di sekolah-sekolah menengah serta institut pengajian tinggi (IPT) di negara kita. Buku-buku ini ternyata sangat berguna dan menjadi bahan kajian serta perbahasan ilmiah sejak zaman dahulu kala hingga kini. Terdapat sekurang-kurangnya lima buah buku nadir lain yang melebihi usia 200 tahun dan masih berkeadaan baik tersimpan di perpustakaan. Buku-buku ini adalah untuk bacaan umum seperti yang tersenarai:

a. A description of Prince of Wales Island, in the Straits of Malacca with its real and probable marine establishment. London: John Stockdale, 1805. (72 halaman).

b. A short account of the settlement, produce and commerce of Prince of Wales Island in the Straits of Malacca / by Sir George Leith. London: J. Booth, 1805. (94 halaman).



c. A picturesque voyage to India by the way of China / by Thomas Daniell and William Daniell. London: Longman, 1810. (Terdapat halaman yang pelbagai dan 50 helaian gambar berwarna).

d. Sketches, civil and military, of the Island of Java and its immediate dependence comprising interesting details of botania and authentic particulars of the celebrated poison-tree / John Joseph Stockdale. London: J.J. Stockdale, 1812. (Terdapat 406 halaman, dengan ilustrasi dan peta).

e. The philosophy of nature; or the influence of scenery on the mind and heart. London: J. Murray, 1813. (Dalam jilid I dan II).

Buku-buku nadir lain seperti yang berikut tidak kurang juga pentingnya untuk dibuat rujukan terutamanya tentang sejarah sosial masyarakat Tanah Melayu atau Kepulauan Melayu sejak tahun 1817.

a. The history of Java / by Thomas Stamford Raffles. London: Black, Parbury and Allen, 1817. (Terdapat 479 halaman, ilustrasi dan peta).

b. History of the Indian Archipelago: containing an account of the manners, arts, languages, religions, institutions, and commerce of its inhabitants / by John Crawfurd. Edinburgh: Archibald Constable and Co, 1820. (Terdapat 35 halaman berserta peta dan ukiran).

c. The Malayan Peninsula embracing its history, manners and customs, of the inhabitants, politics, natural history from its earliest records / by P.T. Begbie. Madras: Vepery Mission Press, 1834. (Terdapat 521 halaman bersama ilustrasi dan peta).

d. The Eastern Seas or voyages and adventures in the Indian Archipelago in 1832,33,34, comprising a four of the Island of Java-visits to Borneo, the Malay Peninsula, Siam, ect.;also an account of the present State of Singapore with observations on the commercial resources of the Archipelago / by George Windsor Earl. London: Wm. H. Allen and Co., 1837. (Terdapat 461 halaman berserta ilustrasi).

e. Narrative of the surveying voyage of H.M.S. Fly, commanded by Captain F.P. Blackwood, R.N. in Torres Starit, New Guinea and other islands of the Eastern Archipelago during the years 1842-1846 together with an excursion into the interior of the eastern part of Java / by J. Beete Jukes. London: T & W Boone, 1847. (Terkandung dalam dua jilid).

f. Sarawak its inhabitants and productions being notes during a residence in that country with H. H. The Rajah Brooke / by Hugh Low. London: Richard Bentley, 1848. (Terdapat 416 halaman bersama ilustrasi).

g. Five years in China from 1842 to 1847 with an account of the occupation of the Islands of Labuan and Borneo by Her Majesty’s Forces / by Lieut. F. E. Forbes. London: Richard Bentley, 1848.

h. Narrative of the voyage of H.M.S. Samarang during the years 1843-46; employed surveying the Island of the Easter and Archipelago / by Edward Belcher. London: Reeve, Benham and Reeve, 1848. (Terdapat 574 halaman bersama ilustrasi dan peta).

i. Narrative of events in Borneo and Celebes, down to the accupation of Labuan from the Journals of James Brook, ESq. Rajah of Sarawak, and Governor of Labuan/ by Captain Rodney Mundy. London: John Murray, Albemaile Street, 1848. (Terdapat dalam jilid I dan II, 385 halaman bersama ilustrasi dan peta).

j. Borneo and the Indian Archipelago with drawings of costume and scenery / by Frank S. Marryat. London: Longman, 1848. (Terdapat 232 halaman bersama ilustrasi dan peta).



1.2 Pejabat Karang Mengarang SITC Pejabat Karang Mengarang (PKM) ditubuhkan pada tahun 1924 atas daya usaha O.T. Dussek. Pada peringkat awal operasi, O.T. Dussek mendapatkan seorang sahaja penterjemah iaitu Za’ba. Pada tahun 1923, Za’ba telah pun memulakan usaha menterjemah buku-buku Inggeris di Kuala Lumpur di bawah arahan A. Small (Sir Alexander Small). Kemudian pada tahun 1924, Za’ba telah mengusulkan penubuhan satu badan menterjemah yang dinamakan Pejabat Karang Mengarang (PKM). Pejabat ini kemudiannya telah menjadi satu jabatan di SITC. Penubuhan PKM sangat kena pada tempatnya kerana pada masa itu pusat pelajaran Melayu adalah di Tanjong Malim. PKMjuga menjadi lidah rasmi yang memartabatkan dan meninggikan bahasa ibunda. Tokoh penting yang menguruskan Pejabat Karang Mengarang SITC ialah Za’ba10yang mula berkhidmat di SITC, Tanjong Malim pada 1 April 1924. Tugas beliau di PKM ini adalah untuk menerbitkan buku-buku teks, The Malay School Series. Setelah selesai pada tahun 1929, Za’ba ditugaskan mengendali penerbitan buku-buku The Malay Home Library Series. Beliau juga diberi tugas mengetuai Bahagian Pelajaran Bahasa Melayu di SITC. Di PKM, R.O. Winstedt bertindak sebagai Pengarah, O.T. Dussek sebagai Pengarang dan Za’ba sebagai Ketua Penterjemah. Pada tahun 1930, Pejabat Karang Mengarang mengambil tiga orang lagi penterjemah pelatih iaitu Yazid bin Ahmad, Abdul Kuddus bin Muhammad dan Ahmad Murad Nasaruddin. Selain daripada itu, terdapat beberapa tokoh lagi yang memainkan peranan sebagai penterjemah iaitu Abdul Rahman Yusop,11 Othman Sulaiman, Hashim Amir Hamzah,12 Yub Rawan, Mohd Said Haji Hassan, Abdul Aziz bin Din dan Abdullah bin Ali. Antara buku-buku pertama yang dikeluarkan oleh PKM dalam tahun 1924 ialah:

a. Mithal Huruf Rumi (cetakan keempat) b. Baja Akal (cetakan ketiga) c. Pelampau Akal (cetakan kedua) d. Penimbau Akal (cetakan ketiga)

10 Biodata Za’ba dibincangkan dengan detail oleh Adnan Nawang dalam Za’ba Patriot dan Pendeta Melayu, Kuala Lumpur: Yayasan Penataran Ilmu, 1994; Memoir Za’ba, Kuala Lumpur: Universiti Pendidikan Sultan Idris, 1994 dan Za'ba dan Melayu, Universiti Pendidikan Sultan Idris, 2007. Lihat juga Abdullah Hussain dan Khalid Hussain, Pendita Za’ba Dalam Kenangan, Kuala Lumpur dan Pustaka, 1974 dan Salim Haji Taib & Mahaya Mohd Yassin dalam Karisma PEN: Biografi Penulis Negeri Sembilan. Seremban: Kerajaan Negeri Sembilan Darul Khusus dan Persatuan Penulis Negeri Sembilan (PEN), 2005, h. 227. 11 Beliau berkhidmat selama 10 tahun (1931-1941), setelah PKM ditutup pada tahun 1941 akibat Perang Dunia Kedua. Beliau kemudian menjadi Ketua Penterjemah Melayu di Dewan Bahasa dan Pustaka. 12 Beliau dilahirkan pada 28.5.1929 di Jelebu, Negeri Sembilan. Mendapat pendidikan di Sekolah Melayu Dato’ Bandar Rasah, Seremban, kemudian di Sekolah Arab Al-Masyhur, Pulau Pinang dan Sekolah Arab Al-Huda, Pulau Pinang sebelum memasuki SITC pada tahun 1940-an. Selepas itu beliau menjadi penterjemah di SITC sehingga tahun 1954 apabila bertugas di Radio Malaya di Singapura. Beliau menjadi penulis skrip drama radio dan televisyen, novel dan pengalaman. Novel terkenalnya Chincin Rahsia (1953), Tiga Bulan di Kanada (1969) dan Melawat Kota Malaikat (1970). Lihat Salim Haji Taib & Mahaya Mohd Yassin dalam Karisma PEN: Biografi Penulis Negeri Sembilan. Seremban: Kerajaan Negeri Sembilan Darul Khusus dan Persatuan Penulis Negeri Sembilan (PEN), 2005, h. 149.



e. ‘Ilmu Tanam-Tanaman, karangan A Kier, cetakan kedua telah diselenggarakan. f. Chanai Bachaan, sebuah buku bacaan dalam tulisan Jawi untuk kegunaan

darjah IV. g. Kitab Kumpulan Nama, susunan Ibrahim Dato’ Muda Linggi.13

A. Kier pernah membentangkan satu kertas kerja dalam Imperial Conference on Education 1927 berjudul On the Training of Teachers for Vernacular Schools in the Tropics, 29.6.27yang dipengerusikan oleh W.G.A. Ormsby-Gore, M.P. Parliamentary Under Secretary of State for the Colonies di London. Dalam kertas kerja tersebut beliau menceritakan tentang Sultan Idris Training College secara umum dan juga tentang cara-cara perkebunan dijalankan di maktab ini semasa beliau menjadi instruktor Ilmu Tanaman di SITC sekitar tahun 1920-an. Kertas kerja ini kemudiannya menjadi rujukan penting di sekolah-sekolah dan pusat pengajian dalam menentukan cara-cara pertanian dijalankan.14 Kapten Yazid bin Ahmad, seorang lagi tokoh penterjemah di SITC banyak menyumbang kepada perkembangan penterjemahan buku-buku untuk kegunaan sekolah-sekolah pada zaman pentadbiran British. Selain daripada menjalankan tugas menterjemah buku-buku bacaan untuk sekolah, Yazid juga ditugaskan mengajar bahasa Melayu dalam beberapa kelas di SITC.15 Antara buku-buku terjemahan Yazid ialah:

a. Hikayat Sang Maharaja Singa, terjemahan daripada buku ‘Man-Eater of Tsavo’ oleh J.H. Peterson. (Buku ini diterbitkan oleh Pejabat Karang Mengarang pada tahun 1929, setebal 142 halaman).

b. Cherita-Cherita Sherlock Holmes I, terjemahandaripada buku ‘Adventures of Sherlock Holmes I’ karangan Sir Arthur Conan Doyle (1859-1930). (Buku ini diterbitkan oleh Pejabat Karang Mengarang pada tahun 1930, setebal 282 halaman).

c. Pulau Karang, terjemahan daripada buku ‘Coral Island’ oleh Robert Michael Ballantyne (1825-1894). (Buku ini diterjemahkan dan diringkaskan ke bahasa Melayu oleh Yazid bin Ahmad dan disusun semula oleh Ahmad Kamal Abdullah. Buku ini telah diterbitkan semula oleh DBP pada tahun 1976 di bawah Siri Perpustakaan Sekolah DBP Bil. 176. Buku ini pertama kali dicetak dalam tulisan jawi oleh Pejabat Karang Mengarang (61 halaman) pada tahun 1932 dan diulang cetak pada tahun 1951).16

d. Ilmu Berchuchok Tanam I dan II, selenggaraan Yazid bin Ahmad.

13Abdullah Sanusi Ahmad, 1966. Peranan Pejabat Karang Mengarang Dalam Bidang2 Pelajaran Sekolah2 Melayu dan Kesusasteraan di Kalangan Orang Ramai. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka, h. 23. 14 Paper on Sultan Idris Training College for the Imperial Conference on Education, SP. 176/16/1. Dokumen ini adalah salinan daripada dokumen asal dari Arkib Negara Malaysia yang diperolehi dari London. Perkara yang dibincangkan dalam kertas kerja ini ialah berkaitan dengan Sultan Idris Training College (Photo of College), Diagram of School Garden, Summary of Instructions to Malay Teachers on Rural Science dan School Gardens, Regulations for Agricultural Department (Proposed Rules). 15 Untuk keterangan lanjut, sila baca Abdul Halim Ali “Sejarah Badan Penterjemah Pejabat Karang Mengarang” dalam Abdullah Hassan (et al.) (2008), kompilasi kertas kerja Persidangan Penterjemahan Antarabangsa Ke-11: Membina Kepustakaan Dalam Bahasa Melayu, Institut Terjemahan Negara Malaysia Berhad, h. 414-422. Lihat juga Abu Bakar Nordin, Mohd Nazari Abd. Hamid dan Radzuan Abd. Kadir, 2001. Meniti Zaman SITC-MPSI-IPSI-UPSI. Kuala Lumpur: Pustaka Antara Books Sdn. Bhd.,h. 66-80. 16 Md Sidin Ahmad Ishak (2005), Perkembangan Sastera Kanak-kanak di Malaysia: Buku Melayu Mencarai Nafas Baru, Kuala Lumpur: Cerdik Publications Sdn Bhd., h. 47.



1.3 Majallah Guru dan Chendera Mata Majallah Guru merupakan sebuah majalah Melayu pertama yang diterbitkan di Tanah Melayu hasil daripada kerjasama antara Persekutuan Guru-Guru Negeri Sembilan, Melaka dan Selangor. Majalah ini mengandungi berita atau karya-karya sastera yang ditulis oleh guru-guru Melayu. Ia mempunyai pengaruh yang luas sebelum Perang Dunia Kedua serta menjadi suara rasmi guru-guru lepasan MTC dan SITC. Pada tahun 1924, Majallah Guru telah diterbitkan oleh Persatuan Guru-Guru Melayu Selangor, Negeri Sembilan dan Melaka, manakala pengarangnya terdiri daripada guru-guru SITC iaitu Muhamad Dato’ Muda Linggi, Muhammad Yusuf Ahmad dan Mohd Sidin Rashid (bekas guru MTC). Antara isu-isu yang dibangkitkan dalam Majallah Guru ialah peningkatan taraf hidup orang Melayu, memajukan pendidikan, bahasa dan kesusasteraan Melayu, menyeru perpaduan dan meniupkan semangat nasionalisme Melayu. Pada sekitar tahun 1920-an, surat khabar atau majalah tidak banyak diterbitkan. Surat khabar yang ada ialah Lembaga Melayu,17Warta Malaya18 dan Majlis.19 Dengan bacaan yang terhad ini, majalah Chendera Mata yang dihasilkan oleh penuntut-penuntut SITC yang merupakan pelatih-pelatih guru semakin popular. Di dalamnya mengandungi segala macam tulisan untuk pengetahuan penuntut dan orang ramai. Tulisan-tulisan dalam majalah Chendera Mata terutamanya berita, rencana, panduan dan puisi amat digemari dan kadangkala dapat membangkitkan semangat nasionalisme dalam kalangan pembacanya. Ini termasuklah pejuang kemerdekaan terkenal iaitu Ahmad Boestamam yang mendapat kesedaran kebangsaan melalui bahan bacaan seperti surat khabar Melayu, Majallah Guru dan juga Chendera Mata yang terdapat pada ketika itu. Beliau menulis:

“Pada ketika itu suratkhabar Melayu banyak menyiarkan rencana-rencana yang meniupkan semangat kebangsaan. Oleh yang demikian, hasil dari membaca rencana-rencana tersebut saya pun ikut ditulari semangat kebangsaan yang meluap-luap sehingga meningkat ke paras xenophobianisme (membenci segala yang bersifat asing).”20

17 Akhbar ini mula diterbitkan pada bulan Ogos 1914, sebagai versi Melayu akhbar Inggeris iaitu Malay Tribune. Akhbar ini dianggap sebagai akhbar harian yang mula-mula sekali menggunakan bahasa Melayu. Eunos Abdullah menjadi ketua pengarang sehingga pengeluarannya tamat dalam bulan Disember 1931. Lihat William R. Roff, Sejarah Surat2 Khabar Melayu, Pulau Pinang: Saudara Sinaran Berhad, 1967, h. 25-27. 18 Akhbar ini kepunyaan Dato’ Onn bin Jaafar yang menjadi wartawan dari 1930 hingga 1933 dan mempunyai pengaruh yang besar ke atasnya. Warta Malaya mengandungi 10 atau 12 muka surat dan mula diterbitkan dari 1 Januari 1930 hingga Perang Dunia meletus. Ia satu keluaran yang tinggi mutunya dan memberi laporan yang baik tentang berita-berita antarabangsa. Lihat Roff, W. R. Sejarah Surat2 Khabar Melayu, Pulau Pinang: Saudara Sinaran Berhad, 1967, h. 33. 19 Akhbar Majlis ini lebih bersemangat dan bersifat lebih terus terang yang diterbitkan di Kuala Lumpur di bawah pimpinan Abdul Rahim Kajai (1930-1935) dan kemudian Othman Kalam (1935-1939) dan Ibrahim Haji Yaacob (1939-1941). William R. Roff, Sejarah Surat2 Khabar Melayu, Pulau Pinang: Saudara Sinaran Berhad, 1967, h. 34. 20 Ahmad Boestamam, Memoir Seorang Penulis. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka, 1979, h. 2. Ahmad Boestamam dilahirkan di Behrang Ulu, Tanjong Malim, Perak pada tahun 1920. Abang iparnya bernama Mohammad Shariff bin Fakih Ibrahim merupakan seorang guru sekolah Melayu lulusan SITC, yang menyimpan majalah Chendera Mata lama di rumahnya. Majalah ini amat gemar dibaca oleh Ahmad Boestamam.



Berkenaan majalah Chendera Mata terbitan SITC, beliau menulis:

“Kebetulan dalam majalah Cenderamata ini banyak terdapat rencana-rencana sumbangan pelajarnya. Sebuah daripadanya sangat menarik hati saya. Saya terterik bukan saja kerana jalan bahasanya baik dan mudah difahami tetapi juga kerana isinya yang padat terhimpun dalam satu karangan yang sederhana panjangnya. Tajuknya, kalau saya tidak silap, ialah “Hati”.21

1.4 Diary College Malacca 1900-1922 Manuskrip tulisan tangan ini merupakan dokumen terpenting dalam kita mengkaji perkembangan pendidikan di negara kita sejak tahun 1900. Ini kerana penubuhan Maktab Latihan Melaka (MTC) atau disebut sebagai College Malacca oleh kerajaan British (1786-1957) dalam usaha menyediakan guru-guru untuk sekolah-sekolah Melayu di seluruh Tanah Melayu. Selama 22 tahun MTC telah melatih guru-guru sekolah Melayu dengan cara yang teratur dan memenuhi kehendak keperluan pelajaran Melayu. Di MTC inilah dasar-dasar pelajaran kampung dan pertanian dilaksanakan oleh penjajah terhadap orang-orang Melayu. MTC merupakan induk kepada SITC kerana selepas MTC ditutup pada tahun 1922, SITC dibuka di Tanjong Malim. Segala khazanah, peralatan, rekod-rekod dan tenaga pengajarnya telah berpindah ke Tanjong Malim demi untuk meneruskan kesinambungan pendidikan anak-anak Melayu. SITC kemudiannya meneruskan struktur, sukatan pelajaran dan tradisi MTC. Oleh sebab itu segala catatan rekod dari MTC sangat penting kerana ia satu-satunya pusat pengajian Melayu tertinggi dan terkenal sejak penubuhannya, dan dianggap sebagai universiti Melayu pada waktu itu sebelum kelahiran SITC. Hasil catatan tentang maktab ini sangat berguna untuk memberi pemahaman yang betul terhadap sejarah perguruan di Tanah Melayu. 1.5 Diary Permainan 1932-1940 Buku rekod permainan ini sangat penting untuk mengetahui kokurikulum yang diajar di sekolah-sekolah pada zaman British Malaya. Dalam buku ini dicatatkan aktiviti sukan yang terdiri daripada dua jenis iaitu Permainan Dalam dan Permainan Luar. Permainan Dalam diadakan dalam bilik darjah atau dewan, manakalah Permainan Luar disebut juga permainan padang. Di dalam buku ini juga dirangka syarat-syarat permainan dan peraturan-peraturan yang mesti diikuti oleh setiap pemain apabila perlawanan dijalankan. Berita kejayaan pasukan SITC dalam acara sukan dan laporan mengenai sesuatu permainan juga ditulis oleh guru yang bertugas. Guru yang bertanggungjawab menjaga hal ehwal sukan atau permainan disebut Setiausaha Permainan Dalam dan Setiausaha Permainan Luar. Buku ini akan disemak oleh pengetua maktab pada setiap minggu. Permainan Dalam yang dipertandingkan pada zaman SITC termasuklah catur, dam, berenang, jimnastik, ping pong dan bahas. Manakala permainan luar pula ialah bola sepak, hoki, tenis, bulu ayam dan sepak raga. Rekod pertandingan sukan antara SITC dengan institusi lain ada dicatat di dalam buku ini. Pasukan hoki dan bola sepak SITC merupakan pasukan yang amat disegani di negara ini pada tahun 1930-an. Antara pasukan yang menjadi pencabar utama pasukan SITC ialah Victoria Institution Kuala Lumpur, Malay College Kuala Kangsar, Clifford School Kuala Kangsar, Agricultural

21 Ahmad Boestamam, Memoir Seorang Penulis. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka, 1979, h. 3.



School Serdang, Forest School Kepong, Technical School Kuala Lumpurdan Selangor Club. 1.6 Principal’s Diary SITC 1922-1950 Sama seperti Diary College Malacca 1900-1922, rekod peristiwa harian yang berlaku di SITC ditulis dalam buku catatan, iaitu sejak dibuka sehingga tahun 1950. Pengetua pertama O.T. Dussek merupakan orang yang pertama sekali membuat catatan dalam buku ini. Beliau menjadi pengetua SITC dari tahun 1922 hingga 1936, kemudiannya diganti oleh J. Pearce (1936-1937), D.R. Swaine (1937-1939), R.P.S. Walker (1939-1941), L.D. Whitfield (1945-1948) dan E.H.S. Bretherton (1948-1949). Catatan terakhir sebelum Perang Pasifik meletus dibuat pada 17.12.1941 dan disambung semula pada 29.11.1945. Ini bererti tidak ada catatan dibuat ketika perang meletus. Banyak fakta sejarah dirakam dalam buku ini terutamanya yang berkaitan dengan bidang perguruan seperti senarai guru, penuntut dan markah yang diperolehi, kegiatan guru dan murid-murid, pembesar-pembesar negara dan wakil-wakil kerajaan asing yang melakukan lawatan. Dari sinilah kita dapat tahu guru-guru yang mengajar di SITC dan murid-muridnya, yang kemudian muncul menjadi tokoh negara dalam pelbagai bidang. Beberapa perkara yang dapat diketahui mengenai sistem pembelajaran pada zaman British, misalnya maktab ditutup selama dua bulan kerana umat Islam berpuasa dan berhari raya. Pada setiap bulan Safar, maktab juga ditutup dua hari kerana upacara Mandi Safar disambut di Tanjong Keling, Melaka. Manakala Syarahan Umum22 telah lama dipraktikkan untuk menyampaikan ilmu kepada penuntut-penuntut seperti yang dilakukan di universiti-universiti sekarang ini. Begitu juga dengan anugerah pembiayaan seperti Hadiah Cikgu Abdul Jalil23 merupakan anugerah tertinggi kepada penuntut yang cemerlang, seperti penerima Pingat Emas Canselor di universiti sekarang ini. Perpustakaan Tuanku Bainun sebagai gedung ilmu dan rekod pendidikan amat bertuah kerana masih menyimpan buku-buku catatan seperti ini yang diwarisi sejak zaman MTC lagi. Catatan pertama yang dibuat oleh pengetua SITC dalam buku Principal’s Diary SITC 1922-1950amat bersejarah, iaitu: “29.xi.22 – The College was formally opened by the Hon. W.G. Maxwell C.M.G., Chief Secretary.” 1.7 Record of Service and Leave Sultan Idris Training College Buku rekod ini terdapat dalam tiga jilid dan merupakan rekod perkhidmatan dan cuti guru-guru dan kakitangan SITC sejak ditubuhkan. Rekod ini amat berguna untuk mengesan perihalan yang berkaitan dengan perkhidmatan kakitangan yang berkenaan. Walaupun tidak semua nama kakitangan tersebut dicatatkan dalam buku ini, namun rekod ini banyak membantu dalam membuat biografi tokoh, kegiatan, kenaikan pangkat,

22Syarahan Umum yang pertama kali diadakan di SITC pada 26.12.1923. Syarahan yang bertajuk “Hikayat Nabi Sulaiman” disampaikan oleh Cikgu Ibrahim Dato’ Muda Linggi diadakan di Dewan Besar SITC serta dihadiri oleh kakitangan SITC dan murid-murid. Lihat Principal’s Diary Sultan Idris Training College 1922-1950, bertarikh 26.12.1923. 23Hadiah Cikgu Abdul Jalil merupakan hadiah bisiswa yang dikumpul daripada yuran penuntut dan bantuan wang dari kerajaan Negeri-Negeri Melayu Bersekutu. Biasiswa yang bernilai $250 ini diberi kepada seorang penuntut tahun 3 yang cemerlang dalam peperiksaan akhir tahun. Pemberian biasiswa ini dihentikan apabila Perang Dunia Kedua meletus pada 1942. Cikgu Haji Abdul Jalil bin Abdullah, 1873-, berasal dari Kampung Gelam, Singapura. Beliau berusaha bersungguh-sungguh untuk memajukan MTC. Beliau dianggap sebagai “bapa” kepada penuntut maktab ini dan penasihat utama.



cuti dan gaji. Antara tokoh-tokoh guru terkenal dari SITC yang terdapat rekodnya di dalam buku catatan ini ialah O.T. Dussek, Ahmad Bakhtiar, Za’ba, Harun Aminurrashid, Mahmud Ahmad, Buyong Adil, Zainal Abidin Md Ali, Aminuddin Baki dan Shaharom Hussain. Buku rekod ini boleh disamakan dengan laporan sulit bagi kakitangan awam dalam perkhidmatan kerajaan pada masa sekarang. Pada zaman dahulu catatan adalah dalam bentuk buku, berbanding dengan fail sulit kakitangan awam pada zaman kini. Buku ini lazimnya dipegang oleh kerani besar yang bertanggungjawab membuat catatan, penambahan dan pindaan terhadap rekod-rekod kakitangan termasuk surat-menyurat dengan pihak luar. 2. KESIMPULAN Melalui penelitian yang dijalankan, didapati bahan-bahan nadir di Perpustakaan Tuanku Bainun mempunyai nilai sejarah yang amat penting untuk penyelidikan dan pengkajian ilmu terutamanya dalam bidang perguruan dan pendidikan. Bahan-bahan dokumen atau buku-buku yang dibincangkan merupakan aset yang amat berharga dan mempunyai nilai yang tinggi dari segi kandungan ilmu dan maklumat. Perpustakaan Tuanku Bainun tidak ketinggalan dalam mengesan, mengumpul dan memulihara bahan-bahan nadir untuk kegunaan pengkaji atau penyelidik meneroka ilmu dalam pelbagai bidang. Anak Kandung SITC banyak menyumbang kepada keberadaan bahan-bahan nadir di PTB. Ini kerana mereka merupakan golongan terpelajar dengan menjadi guru serta mendapat tempat yang istimewa dalam masyarakat. Pandangan dan buah fikiran mereka mendapat sambutan media massa, menjadikan mereka banyak berkarya dan menyebarkan fahaman melalui penulisan. Majallah Guru telah membantu menyediakan ruang untuk guru-guru berkarya. Di sinilah medan utama mereka untuk menyampaikan ilmu yang bermanfaat supaya kekal mendapat ganjaran pahala walaupun telah meninggal dunia. Perkembangan SITC-MPSI-IPSI-UPSI adalah proses evolusi dalam sistem pendidikan negara sejak zaman British hingga kini. Sesuai dengan fungsi asal penubuhan SITC pada masa itu ialah untuk melatih guru-guru Melayu bagi mengatasi masalah kekurangan guru-guru di sekolah-sekolah Melayu, maka UPSI yang mewarisi zaman kegemilangan perguruan telah mengambil tempatnya. Visi UPSI iaitu “Menjadi Universiti yang bitara, cemerlang dalam kepimpinan pendidikan berlandaskan kegemilangan sejarah serta menerajui perubahan global” - telah dirangka sedemikian rupa demi untuk memenuhi keperluan pendidikan dalam negara. Visi ini telah digalas oleh Perpustakaan Tuanku Bainun, yang merupakan jantung hati universiti, dalam menyediakan segala keperluan maklumat dan ilmu pengetahuan untuk dimanfaatkan.



RUJUKAN Abdul Halim Ali (2008). Sejarah Badan Penterjemah Pejabat Karang Mengarang. dalam

Kompilasi kertas kerja Persidangan Penterjemahan Antarabangsa Ke-11: Membina Kepustakaan Dalam Bahasa Melayu. Kuala Lumpur: Institut Terjemahan Negara Malaysia Berhad.

Abdullah Hussain & Khalid Hussain (1974). Pendita Za’ba dalam kenangan. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Abdullah Sanusi Ahmad (1966). Peranan Pejabat Karang Mengarang dalam bidang2 pelajaran sekolah2 Melayu dan kesusasteraan di kalangan orang ramai. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Abu Bakar Nordin, Mohd Nazari Abd. Hamid & Radzuan Abd. Kadir (2001). Meniti Zaman SITC-MPSI-IPSI-UPSI. Kuala Lumpur: Pustaka Antara Books Sdn. Bhd.

Adnan Nawang (1994). Memoir Za’ba, Kuala Lumpur: Universiti Pendidikan Sultan Idris. Adnan Nawang (1994). Za’ba patriot dan pendeta Melayu, Kuala Lumpur: Yayasan

Penataran Ilmu. Adnan Nawang (2007). Za'ba dan Melayu. Tanjong Malim: Universiti Pendidikan Sultan

Idris. Ahmad Boestamam (1979). Memoir Seorang Penulis. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa

dan Pustaka. Anon (1922, November 30). The Malay Mail, pp. 11. Anon (1922, November 30). The New Straits Times, pp. 9. Chendera Mata Maktab Perguruan Sultan Idris, Bil. 18, Apr. 1932. Chendera Mata Maktab Perguruan Sultan Idris, Bil. 50, Dis. 1958. Khairuddin Haji Abdul Ghani, SITC: Sejarah Sepintas Lalu. Artikel tidak diterbitkan. Md Sidin Ahmad Ishak (2005). Perkembangan sastera kanak-kanak di Malaysia: buku

Melayu mencari nafas baru. Kuala Lumpur: Cerdik Publications Sdn. Bhd. Paper on Sultan Idris Training College for the Imperial Conference on Education, SP.

176/16/1. Principal’s Diary Sultan Idris Training College 1922-1950. Salim Haji Taib & Mahaya Mohd. Yassin (2005). Karisma PEN: Biografi Penulis Negeri

Sembilan. Seremban: Kerajaan Negeri Sembilan Darul Khusus dan Persatuan Penulis Negeri Sembilan (PEN).

Shaharom Husain. (t.t). Pembinaan dan perkembangan maktab-maktab perguruan Melayu. Artikel tidak diterbitkan.

Roff, W. R. (1967). Sejarah surat-surat khabar Melayu. Pulau Pinang: Saudara Sinaran Berhad.





TAMIL MALAYSIANA COLLECTION: A NATIONAL HERITAGE

aVijayalatchumy, M. & bJanaki, S.

aLibrarian, bDeputy Chief Librarian

Library, University of Malaya, Lembah Pantai, 50603 Kuala Lumpur, Malaysia.

[email protected]; [email protected] ABSTRACT The Tamil Malaysiana collection at the University of Malaya Library is a unique, comprehensive and renowned collection in the country. It has been an important source of reference for researchers since its inception in 1956, which was in line with the establishment of the Indian Studies Department. The earliest collection of this library dates back to 1882. The collection is deemed a national heritage from its historical and archival contribution. Nowhere in the country attempts has been made to capture and preserve the local scene and happenings in the Tamil language. It has been a vital source of reference for activities in the country such as story writing competition, preparation of speeches, exhibitions, scholarly writings, etc. This paper traces to the first compilation of local materials published in the Tamil language and discusses briefly the translated works from the Malay language. It also lays down the current efforts taken to sustain the local collection and future plans to reach out to the nation. Keywords: University of Malaya Library; local tamil collection; library heritage collection; Malaysiana; collection development; library services ABSTRAK Koleksi Tamil Malaysiana di Perpustakaan Universiti Malaya adalah suatu koleksi yang unik, menyeluruh dan terkenal di negara ini. Ia telah menjadi sumber rujukan penting bagi penyelidik sejak penubuhannya pada tahun 1956, sejajar dengan penubuhan Jabatan Pengajian India. Koleksi terawal perpustakaan ini adalah pada tahun 1882. Koleksi ini dianggap sebagai warisan negara kerana sumbangannya kepada sejarah negara. Perpustakaan Universiti Malaya adalah satu-satunya pusat yang berusaha untuk terus mengumpul dan memelihara kejadian dan peristiwa tempatan dalam bahasa Tamil. Koleksi ini adalah sumber rujukan untuk aktiviti-aktiviti di negara ini seperti pertandingan menulis cerita, penyediaan ucapan, pameran, tulisan-tulisan ilmiah, dan lain-lain. Kertaskerja ini mengesan kompilasi pertama bahan-bahan tempatan yang diterbitkan dalam bahasa Tamil dan membincangkan secara ringkas usaha penterjemahan kerja-kerja dari bahasa Melayu. Ia juga menggariskan usaha-usaha semasa yang diambil

Vijayalatchumy, M. & Janaki, S.


untuk mengekalkan koleksi tempatan ini, signifikasi koleksi ini kepada pengguna serta pelan masa depan untuk menjangkaui pengguna. Kata kunci: Perpustakaan Universiti Malaya; koleksi tamil tempatan; koleksi warisan perpustakaan; pembangunan koleksi; perkhidmatan perpustakaan, Malaysia. 1. INTRODUCTION The National Heritage Act of Malaysia (2005) defines cultural heritage as any tangible form pertinent to the historical or contemporary way of life of Malaysians. In the library and information science context, Malaysiana refers to any written work about the country, or authored by a Malaysian. It also includes written work published in Malaysia. Heritage in this context refers to the collection of Tamil Malaysiana. Dempsey (2001) describes archives, libraries and museums as memory Institutions for sustaining and preserving the memory of man, society, the resulting cultural heritage of all time. The Indian Studies Library at the University of Malaya has taken an implicit in national responsibility to preserve the memory, past and present of the Indian community in the country. The Tamil Malaysiana collection at the University of Malaya library currently has about 2,500 local documents in various formats. Moreover, the library also has nearly 49 bound journal titles published locally and externally, a collection of University of Malaya undergraduates’ academic exercises from 1999 and a collection of local newspapers such as Tamil Nesan, Malaysia Nanban and Makkal Osai since 2008. The collection development began with the establishment of the Indian Studies Department at University of Malaya (Singapore) in the year 1956. The first head of department, Dr M. Rajakannu was very passionate about classical works in the Tamil language. He travelled to various parts of Malaysia giving talks, donating books and funds to build up collection in that area. His passion inspired many in the country, both local born ethnic Indians and India born Indians to embark on writing short stories, reports for newspapers and magazines and various newsletters and bulletins. 2. TAMIL MALAYSIANA: THE LOCAL COLLECTION The first person to compile a list of Tamil books and periodicals published in Malaysia-Singapore was Dr Rama Subbiah. He was the first Malaysian born ethnic Indian to head the Indian Studies Department at the University of Malaya. He began this arduous task in the year 1966. The checklist of Tamil books and periodicals published in Malaysia and Singapore (Figure 1) was published by the Library rendered possible by a generous grant from the All Malaya Nattukkottai Chettiars’ Fund. The earliest local publications began way back in years 1893 and 1887, during the era of Singapore-Malaysia. One of the early books was about the Postal Office services in Malaya-Singapore published in 1904. There was a conference proceeding in 1922, the All Malaya Tamil 2nd Conference in Penang. There was one discussion about the future of Indians in this country in 1936. A book on the Formation of Malaya by Palanyappan Chettiar was in 1937. There was a case report in Penang General Hospital published in 1941. Inspired by the enormous myths, legends and tales hallowing around the Tamil culture and language, many of the local publications are attempts at novel writing. The first Tamil novel published in Malaysia was in 1917, written by Venkateratnam. The Dream of the Education was written in 1936 by Sivagnanam. Since then more than 500 novels and short stories have been written by local born ethnic Indians. In fact, popular Indian authors such as Sivasangari and Satyamuthi have written about the beauty of Malaya. These works were distributed both in India and Malaysia. Annual reports of local political

Tamil Malaysiana Collection: A National Heritage


parties, schools, companies and temples, reflect the diversified Malaysian way of life. Academic exercises by undergraduates vary from religion, politicians, and famous people in the country. The first Malay translated work was in 1946 when the infamous historical book titled Sejarah Melayu was translated by Rama Subbiah. Again it was funded by the All Malaya Nattukottai Chettiars’ Fund. In 1964, the Malay-Tamil-English dictionary was compiled by Vellusamy. Sajak-sajak Melayu dan terjemahannya by Selvam Joseph in 1976, Persidangan Pertemuan Penulis-Penulis Melayu, Tamil dan Tionghoa, Dewan Bahasa dan Pustaka in 1976 and Puisi Tamil in 1977 are some examples of translated works. The earliest newspaper in the country was The Muslim Naisen (Figure 2) published 1882. It was a collaborative effort by The Penang Indian Muslims who came to Malaya as early as 18th century (Seeni Naina Mohamed, 2011). Other newspapers include Malaya Mitiran in 1932, Desa Nesan in 1933, and Malaya in 1957. The Tamil Murasu newspaper which is now no longer in production, printed the Merdeka Special in August 1957.

Figure 1: The checklist of Tamil books and periodicals published in Malaysia and Singapore


Pengurusan Ilmu, Rekod & Maklumat

Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka, 25-27 Ogos 2013 196

Figure 2 : The Muslim Naisen published 1882 3. SIGNIFICANCE OF THE MALAYSIANA COLLECTION TO THE NATION The Tamil Malaysiana Collection is the most comprehensive collection in the country for scholars and researchers. Four public universities and six teachers’ training colleges in Malaysia currently provide Tamil programmes either graduate or postgraduate level. Studies on the history of Malaysian Tamil literature, especially novels, short stories, poems, researches on culture, religion and Malaysian Indian society’s beliefs mostly are based on this resource. Teachers who continue their studies through open universities also refer to this collection for their assignment and research. The Tamil Malaysiana Collection is also significant in ensuring the sustainability of local information. Local events which take place from time to time are archived from local newspapers, conference proceedings, scholars and students’ research, periodicals and others include reports of non-governmental organizations, biographies, autobiographies, pamphlets, pictures, audio visuals and oral history in the form of taped interviews. The Tamil Malaysiana Collection at the library is kept separately from the main collection. A special label for this collection ‘Malaysiana’ (Figure 3) is affixed to the spine of the book. These books are inventoried as ‘Tamil Malaysiana Collection’ and displayed in library OPAC (Figure 4). Exchange programmes with National Library of Singapore, Malaysian Tamil Writers Association and at times personal contact with local Tamil writers are other efforts taken to build and sustain the collection.



Figure 3: Sample monograph with ‘Malaysiana’ label

Figure 4: Sample record in library OPAC for Tamil Malaysiana material The Curriculum Development Division, which operates under the Ministry of Education, is responsible for formulating and developing the school curriculum to enhance the quality of education in line with the National Education Philosophy. There are seven languages that operate under the supervision of the Deputy Director of Humanities Field




devoted to drafting the Standard Curriculum for Primary Schools (KSSR) and the Integrated Curriculum for Secondary Schools (KBSM). In 2011, when KSSR was designed to Tamil schools and KBSM for Secondary School Tamil education, the Curriculum Coordination Unit used the Tamil Malaysiana collection as a source of reference to prepare modules and supporting materials. The comprehensive collection allowed them to make the best choice in selecting local Tamil novels and short stories for STPM paper 2 and also for preparing notes for Tamil grammar. In addition, materials for reading comprehension, and moral education for KSSR syllabus, which reflected the atmosphere of Indian community in Malaysia also used the Tamil Malaysiana collection as a source of reference. Local medias such as Tamil Newspapers, television channels like RTM, Astro Vaanavil also refer to Tamil Malaysiana collections while preparing documentaries for their broadcasts. RTM and Astro Vaanavil for instance regularly broadcast documentaries on Indian communities in Malaysia and they use Tamil Malaysiana collection to get more comprehensive information. Documentaries of local writers, Tamil scholars, Tamil books, and the history of Tamil society either government bodies like MIC or NGOs also use the collection of Tamil Malaysiana. Others include the television documentaries such as 'Vidiyalai Nokki' – the RTM documentary which touches contributions of Malaysian Indian community to the nation since the British era to this day; 'Thai Manne Vanakkam' – also a RTM documentary about Malaysian Tamil politicians; and ‘Tottam Sollum Kathai' - an Astro Vaanavil documentary about the social and economic conditions of Malaysian Indians who migrated from the estates to the cities. Local exhibitions on the theme of local personalities, language, religion and culture, require reference materials that is accurate and comprehensive. The richness of this collection plays an important role in providing a wealth of information that can provide insight to the exhibitioners to design and display their exhibitions. The remarkable depth and diversity of this collection provides a unique opportunity for the exhibition conductors to catch a glimpse of resources that have largely been ‘hidden treasures’. UMUC (University of Malaya UNESCO Club) organized an exhibition in conjunction with the celebration of “Hari Bahasa Ibunda” in 2012. The exhibition was held to emphasize the importance of “Mother Tongue” among the youths, especially students of University of Malaya. During that event, Tamil Malaysiana collection was chosen to showcase the history of Tamil literature’s growth in Malaysia. Again this depicted the illustration of richness of information and variety in Tamil Malaysiana collection. Palm leave manuscript collection within the Tamil Malaysiana which tells the story of several chapters in the Ramayana, the techniques and the importance of meditation and knowledge of astrology is written by Tamil community in Malaysia. The Indian Studies Department used these collection for an exhibition during the International Conference of Siddha Medicines in 2010. Malaysian Press Institute is a non-governmental body responsible for recognizing the work and journalism products through Malaysian Journalism Awards. The Malaysian Press Institute utilizes the Tamil Malaysiana collection to select the best Tamil articles from Tamil newspapers and journals published in Malaysia. This clearly demonstrates that this collection is crucial in offering a comprehensive reference materials for teaching, learning and research not only within the university but also for the whole nation.



4. MANAGING, DEVELOPING AND PRESERVING TAMIL MALAYSIANA COLLECTION Tamil Malaysiana collection serves as a depository agent of Tamil materials, old and new, for future generations. Continuous efforts of preservation should be long lasting due to the intrinsic value of that heritage which is being preserved (Ekwelem, 2011). For instance, Umar Pullavar Tamil Language Centre in Singapore has a significant Tamil collection within their library. This library establishes its own heritage collection of Tamil language as there is a dire need to develop the heritage collection. Indians, as early immigrants to Singapore, contribute towards nation building, history of the Indian settlers—their culture, literary and art traditions collected in a systematic manner in the library. This library offers a vast amount of scholarly monographs and journals for research into Tamil history (Malarvele Ilangovan & Susan, 2003). In the early stages of development of this collection, the main challenge was the difficulty in obtaining locally published Tamil materials. Most of the materials published are distributed by the author themselves. It takes a relatively long period to identify and contact the authors to get their works. The library relies heavily on advertisements in the local Tamil newspapers to find out about book launches and to get information link to the purchase. The method is not very encouraging to build a comprehensive collection where titles can be left out. The other challenge is to ensure that the collection can be leveraged by many for which the aspects should be intensified. Promoting library services is very important because some libraries have a good and comprehensive collection but not many users are aware of the existence of the collection (Norasiah Haji Harun, 2006). 5. FUTURE PLANS Collaboration with technical based institutions like INFITT (International Forum for Information Technology in Malaysia) and HYO (Hindu Youth Organization) will certainly help to move this library service to a higher level. Collaboration with INFITT will undoubtedly benefit the library for various academic related materials in various formats such as Tamil Unicode Softwares, Tamil Translation Softwares, updates on new Tamil open softwares and so on. There were varieties of resources and information about Tamil open software derived from INFITT through earlier collaboration. The recent collaboration with one of the local NGOs namely 'Hindu Youth Organisation’ (HYO) Port Klang helped to set up Tamil, Arabic and Chinese writing scripts in thin client software of the main library PCs. Collaboration with INFITT is the future target to strengthen and increase the number of Tamil Malaysiana collection in digital form. Collaboration with external parties can also make an impact on the accumulation of a larger, strong and extensive collection in a variety of formats. The South Asian Studies Centre in Sydney has contributed primary sources of the Portuguese, Paris, Dutch, British, American Mission, Sri Lankan and Indian manuscripts in the form of microfilms and microfiches dating 15th to 20th century. This centre holds over a million of primary sources related to mainly South Asia and specifically Sri Lanka. This type of collaboration will certainly help to add more value to the collection and broaden the scope of the Tamil Malaysiana collection. Information preparation in the form of digital via “global network infrastructure” is an important factor in the development and provisions of the use of this collection (Kathryn & Lee, 2013). This implies a swift switch from the traditional role of the library as a




'clearing house' and service center for printed publications, into or towards a role of a supplier of network services for digital information resources. In this context, this collection could be entirely 'virtual', mediating between the knowledge requirements of internal and external users. Net generation users will give more emphasis to easy access compared to on-site access (Lynch, 2008). This indicates that the status of the library depends on the service compared to the amount or quality of the collection. Therefore, if the library intends to serve as a "knowledge mediator' to local Tamil heritage collection, then it must ensure the use of accurate mechanisms to meet the needs of users. Efforts such as digitization will increase the visibility and usage of this collection. Creating electronic versions of the materials and making them available online, for current work, study or leisure, will also ensure the perseverance for future generation (Graham, 2003). The future success of this library service is also highly dependent on the relationship between the library and users. A greater understanding of the type of information resources, services and facilities needed by the researchers would be useful. One easy way to reach out to library users is using social media services such as Wiki, Blog, Facebook and Twitter (Mishra, 2008). The latest information about new titles and book launches in Malaysia as well as response to user inquiries will add a sense of belonging to the library users. The exploitation of existing web technologies further reduces the gap between users and the library that will ensure the sustainability and continual use of the collection. 6. CONCLUSION Tamil Malaysiana collection is nearly 130 years old national heritage value. The entire library collection is also commonly accepted as one of the largest Tamil book collections in Southeast Asia. Tamil Malaysiana collection has played important roles in facilitating references, knowledge development, academic writing and history in this country. This effort should be continued as it will ensure its strength. Warm, welcoming and friendly spaces will also be a remarkable opportunity to become a place to exchange ideas by the scholars and researchers. This library also holds the biggest responsibility to raise the awareness of the importance of literacy (all kinds) to its research community by demonstrating necessary skills to locate, select, organize, and document information using appropriate technology and information systems and analyse, evaluate, and apply relevant information from a variety of sources. Collaboration with governmental and non-governmental organizations will also help to improve the facilities and services offered and enhance access by local and foreign researchers. Considering the unique history of its existence, maintaining and improving the library functions in line with technological developments and customer needs should be given high priority. REFERENCES Dempsey, L. (2001). Scientific, industrial and cultural heritage: a shared approach.

Ariade, 22. Ekwelem, V. O., & Okafor, V. N. (2011). Preservation of cultural heritage: the strategic

role of the library and information science professionals in South East Nigeria. Library Philosophy and Practice. Retrieved from http://www.webpages.uidaho.edu/~mbolin/ekwelem-okafor-ukwoma.pdf

Graham, T. (2003). Electronic access to and the preservation of heritage materials. The Electronic Library, 21(3), 223-226.



Kathryn, Z., & Lee, R. (2013). The present and future libraries. Library service in digital age (Part 5). Pew Internet & American Life Project. Retrieved from http://libraries.pewinternet.org/2012/2013/01/22/library-services.

Lynch, C. A. (2008). The coming crisis in preserving our digital cultural heritage. In Electronic information and digitization: Preservation and security challenges (chapter 18). Retrieved from http://www.nps.gov/history/history/online_books/preserve_protect/chap18.html

Malarvele Ilangkovan, & Susan, E. H. (2003). Library provision to the Tamil community in Singapore. Research Electronic Journal. Retrieved from http://libres.curtin.edu.au/libres13n1/ilanogovan.htm

Mishra, C. S. (2008). Social networking Technologies (SITs) in digital environment: Its possible implications on libraries. E-prints in Library & Information Science. Retrieved from http://eprints.rclis.org/16844/1/Social%20networking%20in%20Library.pdf

National Heritage Act (2005). Retrieved from https://www.heritage.gov.my/v2/images/akta_warisan_kebangsaan/Act%20645.pdf

Norasiah Haji Harun. (2006). Panduan asas penubuhan perpustakaan. Selangor: Pusat Penerbitan Universiti (UPENA), UiTM.

Seeni Naina Mohamed. (2011). Indian Muslims in Penang: Role and contributions. Paper presented at Second Colloquium of 'The Penang Story': Indians in Penang - A Historical Perspective, Pulau Pinang, Malaysia. Retrieved from http://www.penangstory.net.my/indian-content-paperseeni.html




Pengurusan Ilmu, Rekod dan Maklumat Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka, 25-27 Ogos 2013 202

UM MEMORY: PEMASYARAKATAN WARISAN SEJARAH

Haslan Tamjehi & Mahbob Yusof

Pustakawan Perpustakaan, Universiti Malaya,

Lembah Pantai, 56300 Kuala Lumpur, Malaysia. [email protected]; [email protected]

ABSTRACT UM Memory is a digital archive which provides a platform to store and manage the University of Malaya historical photos.It was developed in 2011 as one of UM Library's digital initiatives in line with the current trend to leverage social media to connect with users. Hence, UM Memory initiative utilizes social media in socializing more than 3000 photos in the archive. This article will discuss the specification of its social media functions in the implementation stage within UM Memory as well the general outline of its socialization approach. Together, this article demonstrates that this effort is a viable approach to take UM Memory to the international level and become daily conversational topics among societies at large. The socialization approach has shifted the library services delivery, access and library collection dissemination. It changes the conventional outlook of collection delivery for reference and research to social media utilization as a channel to converse and share topics on the collection by the public. Keywords: UM Memory; socialization; social media; Omeka; heritage; preservation; academic libraries; University of Malaya; Malaysia. ABSTRAK UM Memory adalah arkib digital foto bersejarah Universiti Malaya yang dibangunkan pada tahun 2011 sebagai salah satu inisiatif digital Perpustakaan UM. Media sosial yang menjadi tren terkini, menyediakan landasan luas untuk dimanfaatkan oleh perpustakaan dalam usaha membangunkan koleksi dan menyampaikan perkhidmatan. Justeru landasan media sosial ini telah digunakan sebaiknya oleh UM Memory untuk memasyarakatkan (socializing) lebih 3,000 foto yang terkandung dalam arkibnya. Artikel ini membincangkan inisiatif pemasyarakatan tersebut menggunakan fungsi media sosial yang tersedia dalam sistem dan juga melalui landasan media sosial umum. Usaha ini bukan sahaja sebagai salah satu pendekatan berkesan untuk memperluaskan akses dan sebaran ke peringkat global, tetapi juga dapat memasyarakatkan koleksi tersebut



sehingga menjadi bahan bual‑bicara khalayak umum. Pemasyarakatan (socialization) ini dilihat sebagai suatu anjakan kepada penyampaian perkhidmatan, akses dan penyebaran koleksi perpustakaan serta sekaligus mengorak selangkah ke hadapan iaitu dari hanya menyimpan dan menyediakan akses untuk rujukan penyelidikan, kini menjangkau ke media sosial menjadi topik dan bahan yang dikongsikan oleh khalayak umum. Kata kunci: UM Memory; Pemasyarakatan; media sosial; Omeka; warisan; pemuliharaan; perpustakaan akademik; University Malaya; Malaysia. 1. PENGENALAN Sejarah adalah peristiwa yang benar-benar berlaku pada waktu yang lampau. Sejarah merupakan aspek penting dalam ketamadunan, peradaban dan budaya manusia.Justeru, warisan sejarah mesti dikekalkan dan dipelihara serta disebar luas untuk memastikannya tidak luput dari kehidupan manusia. Foto merupakan salah satu sumber rujukan sejarah. Peristiwa, individu, dan kehidupan masyarakat masa lalu dapat dirakamkan di dalam foto. Menerusi foto, buah fikiran dan cetusan emosi boleh berlaku yang mana perkataan tidak mampu melakukannya bersendirian. Di dalam menjadikan foto sebagai sumber warisan sejarah,terdapat beberapa inisiatif terkemuka yang telah dilakukan. Usaha ini bertujuan untuk memasyarakatkan sejarah agar maklumat tentangnya sentiasa terpelihara dan difahami oleh masyarakat. Salah satu contoh inisiatif tersebut adalah “American Memory” (http://memory.loc.gov/ammem/index.html) yang diterajui oleh Library of Congress. Koleksi foto daripada abad ke 19 yang merakamkan sejarah perkembangan Amerika Syarikat dipaparkan kepada masyarakatnya sebagai sumber pendidikan dan pembelajaran berterusan. Contoh inisiatif lain adalah “The Commons” (http://www.flickr.com/commons) yang dipelopori oleh sistem media sosial Flickr. Matlamat utama inisiatif ini adalah untuk perkongsian foto bersejarah dikalangan masyarakat dunia. Inisiatif ini disertai oleh institusi seperti Cornell University, National Library of London, NASA dan Smithsonian Institution. Oleh yang demikian, dapat dilihat foto mempunyai nilai warisan sejarah penting bagi mewujudkan masyarakat bermaklumat dan berilmu. 1.2 Definisi Usaha di atas adalah sebahagian daripada pemasyarakatan warisan sejarah. Menurut Kamus Dewan istilah "pemasyarakatan "membawa maksud"proses atau usaha dan sebagainya untuk memasyarakatkan (Noreshah, 2010). Apa yang dilakukan oleh semua institusi yang menyertai inisiaitif di atas adalah untuk memastikan maklumat tentang warisan sejarah sampai kepada masyarakat. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan medium Internet seperti media sosial yang kini menjadi tren masa kini. 1.3 Arkib Digital UM Memory Dalam konteks Perpustakaan Universiti Malaya, usaha pemasyarakatan warisan sejarah Universiti telah dilakukan menerusi pembangunan Arkib Digital UM Memory (http://ummemory.um.edu.my) yang dilengkapi dengan fungsi dan ciri media sosial. Perpustakaan menggalas tanggungjawab memelihara dan memulihara bahan bersejarah Universiti Malaya (UM) menerusi UM Memory dengan mengumpul, memelihara, mendigitis, mengindeks dan memberi akses kepada salinan digital foto bersejarah UM untuk tujuan penyelidikan dan rujukan khalayak umum. Skop koleksi UM Memory meliputi seawal penubuhan Universiti Malaya di Singapura iaitu pada tahun

UM Memory: Pemasyarakatan Warisan Sejarah


1905 hinggalah perpindahannya ke Malaysia pada tahun 1959. Sebagai institusi pengajian tinggi terawal di Malaysia yang telah melahirkan ramai tokoh, pemimpin dan intelektual tersohor, Universiti Malaya adalah warisan sejarah pendidikan tinggi Malaysia yang mesti dikekalkan dan diserlahkan kepada segenap lapisan masyarakat di negara ini.

Imej 1. Rakaman Imej halaman utama UM Memory

Imej 2. Rakaman Imej borang metadata UM Memory



UM Memory dibangunkan pada tahun 2008 menggunakan sistem sumber terbuka berasaskan platfom web Omeka yang dibangunkan oleh Center for History and New Media, George Mason University, Amerika Syarikat. Omeka dibangunkan khusus untuk kegunaan perpustakaan, arkib dan muzium untuk memaparkan koleksi kebudayaan dan sejarah secara online. Omeka lebih memberi tumpuan kepada pembangunan kandungan dan konfigurasi teknikalnya adalah minimum. Antara kelebihan Omeka adalah plugin dan interaktiviti yang bercirikan media sosial yang seiring dengan tren semasa. 2. Media sosial dalam UM memory Berikut adalah plugin media sosial untuk memasyarakatkan kandungan yang digunakan dalam UM Memory. 2.1 Plugin“online exhibit” Kepelbagaian tema atau subjek dalam koleksi UM Memory memberikan peluang kepada Pustakawan untuk memaparkan pelbagai topik sejarah Universiti Malaya dari awal penubuhannya hingga kini. Di samping itu keupayaan plugin Online Exhibit untuk mempersembahkan koleksi menerusi pendekatan pameran online memberikan suatu kelebihan kepada pengunjung. Pustakawan dapat menentukan atau mempakejkan maklumat mengenai sesuatu topik kepada mereka.Oleh yang demikian, pengunjung dapat memahami maklumat yang penting mengenai sesuatu perkara atau peristiwa tentang Universiti Malaya. Walaupun penyediaan pameran online dapat dibangunkan dalam tempoh yang amat pantas, namun tugas pengkuratoran digital ini (digital curation) perlu dilakukan dengan teliti bagi menghasilkan sebuah pameran yang lengkap. Ini merangkumi dari aspek pemilihan tema dan tajuk pameran, pencarian dan pengumpulan maklumat, pemilihan imej atau dokumen berkaitan tema pameran, rekaletak objek hinggalah kepada makluman kepada umum mengenai pameran tersebut. Aspek kesahihan, integriti dan kesesuaian maklumat perlu juga dititikberatkan bagi mengelakkan sebarang kesilapan dan salah faham (Harvey, 2010). Sumber rujukan yang berkaitan seperti buku dan individu yang terlibat dirujuk bagi memastikan perkara ini. Online Exhibit, menyediakan dan menguruskan pameran online dengan menyediakan pelbagai templat pameran. Templat yang sesuai dipilih dan maklumat seperti tajuk pameran dan foto berkaitan dilengkapkan. Sumber foto dalam pameran ini adalah daripada koleksi sedia ada dalam UM Memory. Setakat ini Perpustakaan telah menyediakan dua pameran online yang bertajuk “ Profesor Di Raja Ungku Aziz: The Renaissance Man” dan “Letters and Certificate of Congratulation”. Dengan tugas pengkuratoran berdasarkan penyelidikan yang dilakukan pustakawan pada awal penyediaan sebuah pameran online, masyarakat dapat melihat foto dan maklumat yang tepat tentang sesuatu subjek atau topik di dalam UM Memory.



Imej 3. Pameran online tentang sijil-sijil penghargaan perlantikan Naib Canselor Pertama

Universiti Malaya, Yang Teramat Mulia Tunku Abdul Rahman Putra Al-Haj.

2.2 Plugin “contribution” Penglibatan masyarakat di dalam pembangunan koleksi UM Memory adalah amat digalakkan. Sumbangan mereka adalah penting. UM Memory memberikan maklumat kepada masyarakat tentang sejarah Universiti Malaya dalam bentuk visual dan tekstual. Namun begitu, tidak semua maklumat yang disediakan adalah lengkap. Perkara ini disebabkan oleh maklumat yang terdapat pada foto misalnya adalah sangat terhad. Boleh dikatakan 70 peratus foto yang di dalam koleksi UM Memory tidak mempunyai deskripsi. Sekiranya ada, maklumatnya adalah ringkas dan kadangkala sukar difahami kerana ditulis dengan tulisan tangan yang kurang jelas. Kebanyakan foto yang mempunyai deskripsi lengkap diperolehi daripada foto pameran yang pernah diadakan oleh Bahagian Perhubungan Awam Universiti Malaya sebelum ini. Mendapatkan maklumat tentang foto tersebut agak sukar. Ini terutamanya foto sebelum 1970an. Ini adalah kerana kebanyakan kesukaran menghubungi mereka untuk mendapatkan maklumat terperinci. Perpustakaan turut melibatkan staf yang telah berkhidmat lebih daripada 30 tahun dan yang telah bersara daripada perkhidmatan. Mereka memberikan maklumat berdasarkan memori kepada setiap fotoyang disediakan. Alternatif lain yang digunakan oleh UM Memory bagi mendapatkan maklumat daripada khalayak adalah dengan menggunakan pluginContribution. Menerusi kemudahan ini pengunjung bukan sahaja dapat membantu UM Memory dalam membekalkan deskripsi, tetapi ia turut memberikan peluang kepada masyarakat untuk berkongsi cerita, imej, video dan audio. Bahan yang ingin dikongsikan perlu dimuatnaik oleh mereka. Beberapa butiran seperti nama, alamat email dan perakuan sebagai pencipta perlu dilengkapkan untuk membolehkan bahan dimuatnaik oleh mereka secara online ke dalam UM Memory untuk paparan umum.



Imej 4. Rakaman imej borang Contribute

Imej 5. Rakaman imej gambar disumbangkan secara online oleh pengunjung UM Memory



2.3 Aplikasi facebook oleh UM memory Facebook adalah sebuah platform media sosial yang digunakan oleh masyarakat untuk sentiasa berhubung dan berkomunikasi antara satu sama lain. Media sosial ini bukan sahaja digunakan oleh golongan muda tetapi sesiapa sahaja yang mempunyai akses ke Internet. Ia dapat mendekatkan hubungan yang jauh dan menggalakkan perkongsian pandangan dan idea. Dalam konteks UM Memory, jaringan sosial seperti Facebook ini mempunyai potensi besar dalam usahanya untuk mempromosikan bahan-bahan UM Memory. Perpustakaan Universiti Malaya mempunyai laman Facebooksendiri yang mempunyai fan lebih dari 3000 orang. Oleh yang demikian, selain menggunakan plugin dalaman Omeka, Facebook juga turut digunakan untuk menarik lebih ramai pengguna ke UM Memory. Pustakawan melakukanpemilihan foto dari UM Memory yang mengandungi maklumat tajuk foto dan pautan kepada rekod imej di UM Memory untuk diposkan ke dalam Facebook pada waktu dan kekerapan tertentu. Tema imej yang disediakan adalah pelbagai. Contohnya aktiviti akademik, sukan, kolej kediaman, fakulti dan peristiwa yang berlaku di sekitar kampus. Pengunjung akan memberikancomment masing-masing terhadap foto tersebut dan ada sebilangannya yang berkongsi comment ke dalam media sosial lain seperti Google+ dan Twitter.

Jadual 1. Pencapaian aktiviti pemasyarakatan foto dalam Facebook Perpustakaan

Tajuk Post Total Reach Engaged Users Talking about this

Haluan Siswa 1988

4504 370 172

Kolej Keempat, UM

7744 950 451

Bangunan Baktisiswa UM

2108 184 55



Exam Hall 1977

4194 386 233

JumlahPengunjung 18,550 1,890 911 Jadual 1 menunjukkan sambutan para pengguna Facebook Perpustakaan Universiti Malaya tentang empat posting foto yang diambil daripada UM Memory. Jika diperhatikan jumlah keseluruhan pengunjung yang melawat (Total Reach) post UM Memory adalah seramai 18,500 orang. Manakala jumlah pengguna unik (Engaged Users) yang telah melawat postpage adalah seramai 1,890 orang. Pengunjung yang berbicara (Talking about this) mengenai kesemua post UM Memory ini adalah seramai 911 orang. Ini menunjukkan terdapat sambutan yang amat menggalakkan di kalangan masyarakat di Facebook tentang sejarah Universiti Malaya. Menerusi media sosial ini Perpustakaan kini dapat mengetahui reaksi sebenar masyarakat mengenai inisiatif pemasyarakatan warisan sejarah ini.

Imej 6. Paparan rakaman skrin menunjukkan penglibatanmasyarakat membicarakan tentang warisan sejarah UM. Ini menunjukkan aktiviti pemasyarakatan sejarah menerusi

media sosial mendapat tempat di kalangan masyarakat.



Rajah 1. Menunjukkan peningkatan akses pengunjung ke UM Memory untuk bulan

Januari hingga Julai 2013

3. PERANCANGAN MASA HADAPAN UM Memory adalah sebuah inisiatif Perpustakaan Universiti Malaya bagi memastikan sejarah institusi pengajian tinggi terawal negara ini sentiasa terpelihara dan disampaikan kepada masyarakat umum. Oleh yang demikian, Perpustakaan telah merancang beberapa penambahbaikan berterusan agar dapat menarik lebih ramai pengujung ke UM Memory.

• Paparan (interface) web UM Memory akan dikemaskini bagi memberikan pengalaman visual baru kepada mereka. Selain daripada itu, aspek pembangunan kandungan UM Memory akan ditambah dari masa ke semasa;

• Aktiviti untuk mencari dan mengumpulkan bahan berunsur berkaitan sejarah Universiti Malaya akan digiatkan lagi.Penambahan kategori format selain imej akan cuba diusahakan. Pengunjung akan dapat merujuk lebih banyak fail dalam format audio, video dan teks di masa akan datang;

• Kekerapan pameran online akan ditambah, setiap tahun sekurang-kurang dua buah pameran akan disediakan kepada pengunjung;

• Perpustakaan juga sentiasa menjalankan kegiatan penyelidikan dan pembangunan secara berterusan untuk meneroka kemungkinan lain dalam mempromosikan warisan sejarah ini kepada masyarakat;

• Penambahan lebih banyak plugin Omeka yang berorientasikan media sosial adalah di dalam perancangan Perpustakaan. Pengunjung akan mempunyai lebih banyak ruang dan pilihan untuk berkongsi dan berinteraksi dengan kandungan UM Memory. Paparan (interface) web UM Memory akan dikemaskini bagi memberikan pengalaman visual baru kepada mereka.

Jadual 2. Lain-lain plugin dan fungsi dalam Omeka

Nama Plugin Fungsi

Tag Tema tanpa hirarki subjek yang diberikan kepada setiap bahan.

Tweetster Memberikan tweet secara automatik kepada akaun Twitter penggguna tentang penambahan terbaru di dalam koleksi.

WikiCite Menambahkan Wikipedia citation code pada setiap bahan. Oleh yang demikian, pengguna boleh menyalin dan



Nama Plugin Fungsi

meletakkan citation code tersebut di dalam wikipedia dengan lebih mudah.

Social Bookmarking Menggunakan fungsi AddThis bagi setiap laman agar pengguna dapat memasukkannya di dalam senarai social bookmarking mereka.

MyOmeka Membolehkan pengguna masuk (login) ke dalam sistem dan melakukan item favoriting dan membuat poster daripadanya.

MediaRSS Menambahkan kemudahan RSS (Really Simple Syndication) di dalam platfom. Plugin ini memberikan maklumat bahan terkini di dalam koleksi kepada pengguna

Comments Memberikan peluang kepada pengguna untuk memberikan komen dan penarafan kepada bahan di dalam koleksi.

4. KESIMPULAN Keupayaan media sosial dalam meningkatkan penawaran perkhidmatan Perpustakaan tidak dapat dinafikan. Ia bukan lagi suatu kehendak tetapi keperluan kepada pengguna yang rata-rata mempunyai akses ke teknologi tersebut. Perpustakaan harus menggunakan teknologi ini untuk memenuhi tren keperluan pengguna pada masa kini. Media sosial juga mampu menjadi medium dalam pemasyarakatan warisan sejarah. Pengaplikasiannya di dalam merealisasikan matlamat ini adalah praktikal kerana kemampuannya untuk membawa capaian maklumat sejarah tersebut ke pelbagai lapisan masyarakat. RUJUKAN Ellison, N. B., Stenfield, C & Lampe, C.(2007). The benefits of Facebook “Friends”:

social capital an college students’ use of online networks sites. Journal of Computer Mediated-Communication, 12(4), Retrieved from http://jcmc.indiana.edu/vol12/issue4/ellison.html.

Harvey, D. E. (2010). Digital curation: a how-to-do-it manual, no. 170. New York: Neal-Schuman Publishers.

Noresah Baharom. (2010) Kamus Dewan. 4th ed. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa & Pustaka.

O’Keeffe, G. S., Clarke-Pearson, K. & Council on Communications and Media. (2011). The impact of social media on children, adolescents and families. Pediatrics, 127(800). Retrieved from http://pediatrics.aappublications.org/content/127/4/800.full.pdf+html.




Penyelidikan, ICT & Inovasi Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka, 25-27 Ogos 2013 212

ADAPTASI FALSAFAH DEMING DI PERPUSTAKAAN AKADEMIK: SATU EVALUASI MODEL

Che Azlan Taib

Pensyarah Kanan / Tim Pengarah

Pusat Pengajian Pengurusan Kualiti dan Logistik / Institut Pengurusan Kualiti Universiti Utara Malaysia, 06010 UUM Sintok, Kedah, Malaysia.

[email protected] ABSTRACT

Deming's quality model was adapted to ISO 9000 and Total Quality Management (TQM). This model is used as a platform to help organizations to achieve their objectives. This paper aims to explain the effectiveness of this phenomenon on the relationship between the Deming model framework (7-D) and academic library performance (P-Perp). Model 7-D is based on seven key principles - customer focus (7-D-1), system approach (7-D-2), organization-supplier relationship (7-D-3), continuous improvement (7-D -4), leadership (7-D-5), process approach (7-D-6) and employee involvement (7-D-7), correlated with P-Perp. A total of 115 respondents were selected based on a stratified random sampling procedure. The response rate is 59%. The results showed the overall level of Model 7-D practices is relatively high (score- 5.6) at 0.95 standard errors. Based on average score, element 7-D-3 has the highest score, and element 7-D-2 has the lowest. Correlation analysis (based on Beta) showed there is a significant correlation between Model 7-D and P-Perp, at p <0.0. The study also indicates that all elements in the Deming 7-D model explain the 77.5% variance in P-Perp (R = .775 R2 = .601; Adjusted R2 = .575). The double regression analysis shows that the 7-D-6 become the dominant element influencing P-Perp. In conclusion, the study demonstrated that the 7-D model can become a practice among academic libraries in Malaysia, but the level of implementation has to be upgraded.

Keywords: Deming; academic library; quality model; library performance; library achievement.

Che Azlan Taib


ABSTRAK Model kualiti Deming telah diadaptasi ke dalam beberapa model kualiti seperti ISO 9000 dan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM). Model ini digunakan sebagai platform bagi membantu organisasi mencapai objektif organisasi yang ditetapkan. Kertas kajian menerangkan keberkesanan fenomena tersebut dengan melihat hubungan kerangka model kualiti Deming (7-D) dengan pencapaian perpustakaan akademik (P-Perp). Model 7-D berdasarkan 7 falsafah utama iaitu mengutamakan pelanggan (7-D-1), pendekatan sistem (7-D-2), hubungan organisasi-pembekal (7-D-3), peningkatan berterusan (7-D-4), kepimpinan (7-D-5), pendekatan proses (7-D-6) dan penglibatan kakitangan (7-D-7) yang dipasangkan dengan penunjuk P-Perp. Sejumlah 115 responden berjaya diambil berdasarkan prosedur persampelan rawak berstrata dengan kadar maklumbalas 59%. Dapatan kajian menunjukkan amalan falsafah 7-D berada pada tahap agak tinggi (nilai skor 5.6) pada ralat piawai 0.95. Berdasarkan nilai purata, amalan falsafah 7-D mengikut dimensi menunjukkan dimensi 7-D-3 berada pada tahap tertinggi, manakala dimensi 7- D-2 pada tahap terendah. Ujian korelasi (berdasarkan nilai Beta) menunjukkan wujud hubungan signifikan di antara model 7-D dengan P-Perp, nilai p < 0.01 . Begitu juga semua elemen dalam Model 7-D mempengaruhi P-Perp di mana semua elemen berjaya menerangkan 77.5 % variasi yang berlaku kepada P-Perp (R = .775 R2 = .601; Adjusted R2 = .575). Manakala melalui análisis regresi berganda, falsafah 7-D-6 (Pendekatan Proses) merupakan angkubah utama dengan nilai beta terpiawai bersamaan .504 yang mempengaruhi P-Perp. Kesimpulannya, kajian ini berjaya membuktikan amalan falsafah 7-D telah menjadi amalan di kalangan perpustakaan akademik di Malaysia, namun begitu perlu dipertingkatkan.

Kata kunci: Deming; perpustakaan akademik; kualiti perkhidmatan; model kualiti; pencapaian perpustakaan. 1. PENDAHULUAN Dr. W. Edward Deming (1900-1993) yang menggelarkan kerja beliau sebagai management for quality telah menyatakan faktor yang paling kritikal dalam penghasilan produk dan perkhidmatan adalah pelanggan. Oleh itu kualiti mesti didefinisi dalam perspektif pelanggan (Summers, 2009). Begitu juga Oliver (1997), dalam buku beliau menyatakan ramai penulis menghuraikan strategi dan perubahan organisasi berteraskan kepada kemudahan pelanggan termasuklah Anugerah Deming. Beliau juga menyatakanDeming memberi fokus kepada penglibatan pengurusan, peningkatan berterusan, analisis statistik, penetapan matlamat dan komunikasi. Dalam falsafah Deming, Deming menggalakkan pemimpin organisasi mendedikasi diri dan organisasi mereka kepada peningkatan jangka panjang produk ataupun perkhidmatan. Organisasi pula merupakan suatu yang kompleks. Organisasi wujud bagi mencapai matlamat-matlamat tertentu dan di dalam sebahagian organisasi, ianya diwakili oleh beberapa organisasi lain yang melibatkan operasi tertentu bagi menyokong organisasi induknya. Sebagai contoh, di institusi pendidikan tinggi (IPT), perpustakaan menduduki elemen terpenting sebagai penyokong kecemerlangan IPT (Arora, 2008; Lawrence, 2000; Maimunah Sapri, Kaka, & Finch, 2009). Operasi perpustakaan melibatkan pengintegrasian dan penyusunan amalan serta kegiatan-kegiatan tertentu. Selaras dengan falsafah Deming, pengurusan perpustakaan mesti cekap bagi memudahkan pengguna mengakses pelbagai sumber maklumat dengan lebih berkesan (Zawiyah, 2004). Kecekapan ini mesti dirancang, dipantau dan diukur. Ini penting kerana menurut Oakland (2007) pengukuran pencapaian amat penting bagi memastikan keperluan pelanggan dipenuhi, penetapan objektif yang munasabah, asas bagi tujuan

Adaptasi Falsafah Deming di Perpustakaan Akademik: Satu Evaluasi Model


perbandingan, pemantauan proses, penambahbaikan dan status tahap kecekapan pengurusan sumber. Amalan model-model pengurusan kualiti dikenal pasti sebagai jalan keluar ke arah meningkatkan aktiviti dan pencapaian organisasi (Douglas & Judge, 2001; Easton & Jarrell, 1998; Flynn, Schroeder, & Sakakibara, 1995; Hendricks & Singhal, 1996, 1997; Kaynak, 2003; Powell, 1995; Prajogo & Brown, 2006; Saraph, Benson, & Schroeder, 1989; Terziovski & Samson., 1999). Namun menurut Alemna (1998), teori-teori pengurusan apabila dipraktikkan dalam industri yang sama akan menghasilkan keputusan yang sama, tetapi apabila diaplikasi dalam bidang yang berbeza akan menghasilkan keputusan yang berbeza. Oleh itu bagaimanakah kesan amalan pengurusan kualiti berteraskan Model Deming dari perspektif perpustakaan? Adakah ianya menghasilkan jawapan yang sama atau sebaliknya. 2. OBJEKTIF KAJIAN Kajian berbentuk empirikal berdasarkan data-data sebenar yang dikumpul daripada responden yang dipilih secara rawak diharap dapat menerang, meramal serta mendapatkan pemahaman yang lebih baik bagi:

a. Mengenal pasti tahap amalan dan faktor kritikal amalan kualiti berdasarkan Model

Deming di perpustakaan akademik. b. Mengenal pasti dan meramal hubungan di antara amalan kualiti berasaskan Model

Deming dengan pencapaian perpustakaan. c. Mengenal pasti elemen utama amalan kualiti Deming yang mempengaruhi

pencapaian perpustakaan di perpustakaan akademik. 3. FALSAFAH DEMING Falsafah Deming timbul hasil daripada penglibatan beliau yang lama dalam aspek pengeluaran. Deming dilahirkan di Lowa tahun 1917 dan pada tahun 1941 beliau memperkenalkan Statistical Process Control (SPC). Beliau merupakan antara tokoh kualiti yang berpengaruh dan dianggap sebagai bapa pengasas pergerakan pengurusan kualiti (Macdonald & Piggott, 1990; Collard, 1993). Deming percaya kunci kejayaan perniagaan ialah peningkatan kualiti, iaitu melalui kitaran penambahbaikan kualiti (PDCA - Plan, Do, Check, Action). Pihak pengurusan bertanggungjawab ke atas sebarang masalah kualiti serta memainkan peranan penting dalam memulakan usaha-usaha penambahbaikan. Kitaran PDCA digunakan untuk mencari punca masalah dalam usaha penambahbaikan kualiti. Falsafah kualiti Deming memfokuskan kepada kepuasan pelanggan dan kita tidak boleh memahami secara mutlak TQM tanpa mengetahui manusia yang mengasaskan usaha ini. W. Edwards Deming adalah bapa kepada TQM (Jurow & Barnard, 1993). Landesberg (1999) menulis bahawa kita tidak boleh bermimpi tentang kualiti tanpa mengaitkan dengan Deming dan Juran. Menurut Deming, organisasi perlu membuat perancangan strategik dan mengenal pasti kaedah tertentu untuk mencapai matlamat kualiti. Deming menyarankan persumberan tunggal kerana berjaya meningkatkan ekonomi dan mengurangkan variasi serta memudahkan kerja perakaunan dan urusan dokumentasi. Dari segi hubungan pekerja, Deming mementingkan latihan serta kemahiran dan menekankan kepentingan motivasi yang berbentuk intrinsik (ciri sejati seseorang). Beliau juga menegaskan kerjasama antara jabatan perlu dipertingkatkan serta menggalakkan penyertaan pekerja dalam membuat keputusan. Manakala pihak

Che Azlan Taib


pengurusan perlu menyediakan piawaian yang jelas kepada pekerja serta membekalkan segala keperluan bagi mencapai matlamat organisasi. Deming juga terkenal dengan konsep Deming’s 14 Points, 7 Deadly Sins/Disease, pusingan PDCA, kawalan proses secara statistik dan tujuh tempat pelan tindakan. Sebagai contoh, 14 perkara Deming ialah mewujudkan arah tuju yang konsisten bagi tujuan peningkatan kualiti produk ataupun perkhidmatan dan falsafah keempat belas ialah penglibatan semua kakitangan dalam usaha mencapai matlamat organisasi. Perkara sedemikian menuntut pengurusan atasan mengambil tanggungjawab secara berterusan untuk meningkatkan produk atau perkhidmatan melalui inovasi, penyelidikan, pendidikan dan peningkatan berterusan dalam semua aspek di dalam organisasi. Manakala dalam falsafah Seven Deadly Sins, sebagai contoh ialah mengelakkan ketidaktentuan, fokus keuntungan jangka pendek, dan sebagainya. Sebagai penghargaan kepada usaha kualiti Deming, satu anugerah kualiti yang dikenali sebagai The Deming Award telah diasaskan oleh Union of Japanese Scientists and Engineers dalam tahun 1950 (Brophy & Coulling, 1996). Kategori utama Deming Prize ialah 53 Prizes for individuals’ achievements, 126 Deming Application Prizes to companies. Sepuluh kriteria telah digunakan bagi menilai Deming Prize iaitu, polisi dan perancangan, pentadbiran, pendidikan, hebahan, analisis, penyeragaman, pengawalan, jaminan kualiti, impak dan perancangan masa hadapan (Walton, 1986). 4. KUALITI, PERBANDINGAN FALSAFAH KUALITI DAN PENCAPAIAN

PERPUSTAKAAN Menurut Beckford (2002) terdapat lima perkara penting dalam membicarakan kualiti, iaitu ekonomi, sosial, persekitaran, persaingan perkhidmatan dam masalah kualiti. Justeru, kualiti telah wujud dan kekal dibincangkan secara berterusan sejak berabad lamanya sehingga wujudnya pelbagai definisi tentang kualiti. Deming (1986), mendefinisikan kualiti sebagai keadaan di mana ciri-ciri produk yang memenuhi kehendak pelanggan. Juran (1988) pula menyatakan kualiti adalah sesuai untuk digunakan. Menurut Feigenbaum (1991), kualiti ditentukan oleh pengguna dan bukannya jurutera. Ini menunjukkan kualiti sukar ditafsir dan didapati tiada satu pun definisi boleh diterima sebagai mutlak (Stephen, Evert, Bo, & BengtOve, 1991). Bedi (2006) menyatakan bagi mendefinisi kualiti, kita perlu melihat dari perspektif pelanggan kerana pelanggan membeli ataupun tidak produk ataupun perkhidmatan berdasarkan persepsi kualiti yang mereka perolehi. Malahan Crosby (1984) serta Evan dan Dean (2000) menyatakan, sama ada produk mahupun perkhidmatan kualiti bukan sekadar ciri produk/perkhidmatan yang ditawarkan bertepatan dengan keperluan ciri-ciri memuaskan pelanggan, malahan termasuk ciri bebas daripada kecacatan. Dalam konteks perpustakaan, Nitecki (1996), menyatakan kualiti adalah suatu yang elusif dan tiada satu definisi kualiti yang diterima secara umum untuk semua. Dalam pada itu, Nitecki dan Franklin (1999) serta Nitecki dan Hernon (2000) menyatakan kualiti bagi sesebuah perpustakaan akademik adalah berdasarkan jumlah koleksi, bilangan bahan yang diakses, dan sejauhmana subjek yang diliputi. Zaiton dan rakan-rakan (1998) mendapati terdapat empat definisi utama kualiti iaitu: mudah untuk mengakses koleksi perpustakaan; perkhidmatan yang cepat, cekap, dan bersopan; memenuhi kehendak atau keperluan pengguna; dan kemudahan dan persekitaran yang kondusif. Manakala Totterdell, Gill dan Hornsey (2005) menyatakan kualiti perpustakaan boleh dibahagikan kepada dua asas utama iaitu kualiti dan komitmen kakitangan dan sokongan dan sumber-sumber yang disediakan.



Sementara itu hasil daripada penelitian ke atas falsafah-falsafah lain, secara umumnya terdapat 17 ciri-ciri falsafah kualiti yang ditunjukkan (Jadual 1). Penyelidik turut menggambarkan perbandingan ciri-ciri utama falsafah-falsafah tersebut serta kaitan konstruk-konstruk amalan prinsip pengurusan kualiti Model Deming.

Jadual 1. Perbandingan falsafah kualiti Deming dengan falsafah kualiti yang lain

Ciri-ciri Falsafah Kualiti Tokoh/Guru Kualiti 1 2 3 4 5 6 7 8

1.Kawalan Kualiti Kaedah Statistik / / / / 2.Konsep PDCA / / / 3.Penglibatan Pengurusan Atasan / / / / / 4.Fokus Pelanggan / / / 5.Persumberan Tunggal / 7.Hubungan @ Kerjasama Kakitangan/Jabatan

/ / /

8.Piawaian / Standard Kerja / 9.Pandangan jangka panjang dan Inovatif / 10.Penambahbaikan Berterusan / 11. Pemeriksaan Secara Individu / 12.Hubungan jangka panjang dengan

Pembekal / / /

13.Latihan Kakitangan / / / 14.Penekanan Kualiti Berbanding Kuantiti / 15.Hapus Sasaran Berangka / 16.Hapuskan Slogan / 17.Keputusan Berdasarkan Fakta / / Nota : 1= Deming ; 2 = Juran; 3 = Crosby ; 4 = Ishikawa; 5 = Taguchi ; 6 = Feigenbaum; 7 = Oakland ; 8 = Sihngeo

Berdasarkan kepada definisi kualiti dan ciri-ciri daripada falsafah-falsafah kualiti yang dibincangkan, output ataupun pencapaian perpustakaan boleh diukur dalam pelbagai konteks termasuklah dari segi kepuasan pelanggan, pengurusan kakitangan serta penjimatan kos dan masa. 5. KEPENTINGAN MODEL DEMING KEPADA PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN Telah lebih 20 tahun Brophy (1996) melihat peranan perpustakaan dalam konteks yang lebih luas iaitu berperanan dari segi penyimpanan dan mendapat kembali maklumat, berbanding zaman tradisional berperanan sebagai tempat penyimpanan maklumat berbentuk fizikal dan pustakawan bertindak sebagai penjaga dan pembekal maklumat berkenaan. Menurut Brophy lagi, pengguna yang terdiri daripada pelajar, guru, ahli perniagaan, tenaga akademik dan ahli sains menggunakan maklumat di perpustakaan dalam kerja harian mereka. Hanson dan Levin (2003) menyatakan kini berdasarkan keperluan pengguna, pustakawan secara berhati-hati memilih bahan untuk dijadikan koleksi, dikatalog dan ditempatkan di rak dan dipinjamkan serta mencari bahan-bahan untuk pelanggan ataupun menunjukkan kepada mereka bagaimana mendapatkan bahan. Untuk menguruskan sesebuah perpustakaan, proses yang terlibat adalah sama dengan sektor-sektor yang lain seperti proses menerima bahan mentah, memeriksa, memproses serta menyediakan produk/perkhidmatan. Justeru perpustakaan perlu kepada suatu model sistem pengurusan kualiti yang sistematik bagi tujuan pembangunan koleksi, pengurusan dan eksploitasi bahan, khidmat nasihat dan bantuan kepada pengguna

Che Azlan Taib


mendapatkan dan menggunakan maklumat serta membangunkan sistem bagi memudahkan akses maklumat perpustakaan. Menurut Hsieh, Pao-Long dan Lu (2000) model Deming telah mengubah sistem pengurusan kualiti daripada pemeriksaan kepada kawalan prosesi. Begitu juga Brophy dan Coulling (1996) menyatakan Deming telah mencadangkan tujuh alat kawalan kualiti iaitu cause-and-effect diagrams, un-charts, scatter diagrams, flowcharts, Pareto diagrams, histograms dan control charts bagi tujuan peningkatan kualiti perkhidmatan ataupun meningkatkan perkhidmatan. Justeru, amalan pengurusan berdasarkan Deming 14 points telah diadaptasi di perpustakaan bagi menunjukkan komitmen pengurusan ke arah pencapaian kualiti (Haliso & Aina, 2012). Semua ini amat bertepatan dengan falsafah Deming seperti iaitu (i) pengurusan mesti bersetuju terhadap semua program kualiti, mengambil bahagian dan menentukan arah tuju, (ii) pengurusan mesti menerima dan mengadaptasi falsafah baru kualiti, (ii) pengurusan mesti menghebahkan perancangan kualiti ke seluruh organisasi, (iii) pengurusan memastikan bahawa kakitangan yang menerima proses seterusnya juga adalah pelanggan, (iv) setiap proses mesti mengamalkan konsep Plan-Do-Check-Action, (vi) menggalakkan kerja berpasukan, dan (vii) pengurusan kualiti mesti disokong dengan pengetahuan statistik. 6. METODOLOGI Metodologi adalah falsafah kepada proses penyelidikan yang merangkumi andaian-andaian dan nilai-nilai yang menjadi dasar alasan penyelidikan bagi mentafsir data dan membuat kesimpulan (Bailey, 1982). Oleh itu, dalam rekebentuk kajian bilangan responden, ciri-ciri responden dan kaedah pengumpulan data akan ditentukan. Memandangkan kajian ini memberi fokus kepada model keberkesanan Deming di perpustakaan, maka unit analisis kajian ialah organisasi iaitu perpustakaan akademik. Kerangka persampelan pula berdasarkan direktori Perpustakaan Negara Malaysia dan maklumat perangkaan online dari Kementerian Pengajian Tinggi. Persampelan berkebarangkalian rawak telah dipilih sebagai rekabentuk persampelan, secara spesifik persampelan rawak berstrata tidak berkadaran (disproportionate stratifled random sampling) telah dipilih. Seramai 100 orang responden dari perpustakaan akademik awam dan 150 orang dari perpustakaan akademik swasta telah dipilih. Memahami kesukaran untuk mengumpul data, kaedah soal-selidik telah digunakan. Pemilihan ini amat bersesuaian kerana menurut Vaus (1990), soal selidik merupakan kaedah pengumpulan data yang amat terkenal dalam kajian sosial. Skala likert pula digunakan sebagai unit pengukuran kerana skala pelbagai item amat sesuai bagi menilai sifat atau ciri atau persepsi individu. Tambahan pula kajian ini melibatkan pengukuran konsep, maka amat sesuai meggunakan kaedah pelbagai petunjuk berbanding satu petunjuk (DeVaus, 1990). Skala jawapan soal selidik ini dibina berdasarkan rule of measurement. Skala ordinal (urutan nombor) iaitu nilai skala 1 hingga 7 dipilih kerana ianya bersifat kualitatif yang amat sesuai untuk mengukur ciri-ciri tertentu seperti tahap amalan dan tahap kepuasan yang menunjukkan pertimbangan nilai (Zulkarnain, 1999). Skor 1 menunjukkan tahap amalan amat rendah, manakala skor 7 menunjukkan tahap amalan amat tinggi. Soal selidik merangkumi daripada tiga bahagian, iaitu bahagian A berkenaan dengan pengukuran Model 7-D, bahagian B berkenaan pencapaian perpustakaan (P-Perp), manakala bahagian C berkenaan latarbelakang responden. Set soal selidik ini dijawab oleh pihak pengurusan perpustakaan ataupun kakitangan tertinggi yang mengurus perpustakaan secara langsung. Dalam bahagian A lapan konstruk 7-D iaitu fokus



kepada pelanggan, kepimpinan, penglibatan kakitangan, pendekatan proses, pendekatan sistem kepada pengurusan, peningkatan berterusan, pembuatan keputusan berdasarkan fakta dan faedah bersama organisasi-pembekal di mana masing-masing mempunyai 6 item , 7 item , 7 item , 6 item , 6 item, 3 item , 5 item dan 7 item. 7. DAPATAN KAJIAN Sejumlah 118 orang responden telah memberi respon. Selepas ujian penapisan tiga orang responden ditolak kerana soal selidik yang dipulangkan tidak lengkap. Daripada jumlah itu 64 adalah daripada perpustakaan institut pengajian tinggi awam (IPTA) dan 49 daripada perpustakaan institut pengajian tinggi swasta (IPTS). Mereka terdiri daripada kakitangan yang bertanggungjawab menguruskan perpustakaan dan terdiri daripada pelbagai latarbelakang. Bagi tujuan ujian statistik yang benar, data telah diuji dan memenuhi andaian-andaian statistik seperti bertaburan normal, tiada masalah multikolineariti dan seumpamanya. Objektif 1 : Mengenalpasti tahap amalan dan faktor kritikal amalan prinsip-prinsip pengurusan kualiti berdasarkan Model Deming di perpustakaan akademik.

Dapatan kajian menunjukkan tahap amalan 7-Deming bagi perpustakaan akademik di Malaysia berada pada tahap “agak tinggi” sahaja. Analisis perihalan (Jadual 2) menunjukkan daripada 115 data, nilai purata secara kumulatif bagi keseluruhan 7 dimensi Deming ialah 5.6 (nilai agregat) dengan ralat piawai 0.95. Manakala purata tahap amalan mengikut dimensi mendapati dimensi 7-D-3 iaitu hubungan organisasi-pembekal berada pada tahap tertinggi (5.7), dan dimensi 7-D-2 iaitu pendekatan sistem kepada penggurusan berada pada tahap terendah (5.50).

Jadual 2. Purata skor 7-D ( Purata mengikut dimensi dan agregat)

7-D-1 7-D-2 7-D-3 7-D-4 7-D-5 7-D-6 7-D-

7 Nilai

Agregat Bilangan Responden 115 115 115 115 115 115 115 115 Mean 5.61 5.50 5.70 5.67 5.58 5.52 5.57 5.60 Median 5.80 5.75 5.67 6.00 5.80 5.80 6.00 5.70 Skewness -1.34 -1.24 -.50 -.78 -.50 -.67 -1.23 -.77 Std. Error of Skewness

.226 .23 .23 .23 .23 .23 .23 .23

Kurtosis 2.70 2.46 .35 .90 -.15 .02 3.18 .65 Std. Error of Kurtosis .45 .45 .45 .45 .45 .45 .45 .45 Minimum 1.38 1.13 3.00 2.00 2.40 2.40 .00 2.47 Maximum 7.00 7.00 7.00 7.00 7.00 7.00 7.00 7.00

Objektif 2 - Mengenalpasti dan meramal hubungan elemen utama kualiti berdasarkan Model Deming dengan P-Perp Amalan pengurusan kualiti berdasarkan Model Deming terdiri daripada tujuh dimensi iaitu fokus kepada pelanggan (7-D-1), pendekatan sistem kepada pengurusan (7-D-2), hubungan organisasi-pembekal (7-D-3), peningkatan berterusan (7-D-4), kepimpinan atasan (7-D-5), pendekatan proses (7-D-6) dan penglibatan kakitangan (AmPK7). Hasil kajian menunjukkan wujud hubungan linear yang signifikan (p < 0.01 (p= 0.000) pada ujian 2 hujung sepertimana data-data yang ditunjukkan Jadual 3 yang mewakili nilai pekali korelasi (Beta) dan pekali regresi (B).

Che Azlan Taib


Jadual 3. Hubungan amalan pengurusan kualiti dengan P- perp

Model 1

Pekali Tak Terpiawai Pekali Terpiawai

T Sig.

Keputusan

B Ralat Piawai Beta 7-D-1 .682 .073 . .659** 9.324 .000 Sinifikan 7-D-2 .680 .069 . .678** 9.792 .000 Sinifikan 7-D-3 .890 .096 . .657** 9.263 .000 Sinifikan 7-D-4 .752 .077 . .677** 9.765 .000 Sinifikan 7-D-5 .776 .075 . .697** 10.332 .000 Sinifikan 7-D-6 .775 .063 . .756** 12.272 .000 Sinifikan 7-D-7 .635 .062 . .693** 10.205 .000 Sinifikan Ave-D .879 .072 .754** 12.195 .000 ** Korelasi Sig. pada tahap 0.01 (2-hujung)

Objektif 3 - Mengenalpasti elemen utama berdasarkan Model Deming yang mempengaruhi P-Perp. Dapatan kajian (Jadual 4) menunjukkan nilai pekali regresi berganda bagi tujuh angkubah 7-D dengan P-Perp ialah R = .775 R2 = .601; Adjusted R2 = .575. Ini menunjukkan semua tujuh angkubah Model 7-D yang dikaji berjaya menerangkan 77.5 % variasi yang berlaku kepada P-Perp. Ketujuh-tujuh angkubah 7-D telah berjaya menerangkan secara signifikan variasi di dalam P-Perp. Sementara itu elemen utama dalam Model 7-D yang mempengaruhi P-Perp ialah angkubah 7-D-6 (Pendekatan Proses) merupakan angkubah utama dengan nilai beta terpiawai = .504.

Jadual 4. Nilai regresi berganda antara amalan model 7-D dengan PenPerp

Pembolehubah Bebas

Pekali Tak Terpiawai

Pekali Terpiawai

Statistik Kolineariti

Beta Ralat Piawai

Beta t Sig Toleran VIF

7-D-1 .229

.143 .222 1.609 .111 -.053 .512

7-D-2 -.107

.178 -.107 -.602 .549 -.461 .246

7-D-3 .280

.133 .206 2.103 .038 .016 .543

7-D-4 -.191

.180 -.172 -1.057 .293 -.548 .167

7-D-5 .060

.182 .054 .329 .743 -.301 .421

7-D-6 .517

.222 .504 2.329 .022 .077 .956

7-D-7 .118

.128 .128 .920 .360 -.136 .371

Model Keseluruhan : F = 22.991; p = .000; R = .775 R2 = .601; Adjusted R2 = .575 Nota : n = 115; *Signifikan pada tahap p < .001 (2-hujung)



8. RUMUSAN DAN CADANGAN Perpustakaan akademik berhadapan dengan perubahan demi perubahan. Zaman teknologi menyebabkan pelanggan dahagakan maklumat bukan sahaja dengan pantas, malahan maklumat mesti tepat dan terkini. Justeru amalan-amalan baru model sistem pengurusan kualiti ataupun penandaaras turut diperkenalkan bagi meningkatkan kecekapan perkhidmatan perpustakaan. Amalan-amalan baru itu seperti ISO 9001 dan TQM telah diperkenalkan. Pada dasarnya model-model tersebut masih berlandaskan kepada ide-ide daripada ahli-ahli falsafah kualiti di zaman revolusi kualiti seperti Edward Deming, Philip Crosby, Armand Feigenbaum, Kaoru Ishikawa, Josep Joran, Joh Oakland, Shigeo Shingo dan Genichi Taguchi. Kajian ini telah berjaya mengimbau kembali bagaimana falsafah kualiti terdahulu, khususnya amalan falsafah kualiti Deming sebagai asas kepada sistem kualiti perpustakaan. Kajian ini turut mengkaji ciri-ciri falsafah tersebut dengan melihat kepada keberkesanan perlaksanaannya di perpustakaan akademik. Hasil kajian mendapati amalan kualiti Deming banyak menyumbang kepada keberkesanan organisasi, khususnya dalam konteks di perpustakaan akademik. Elemen-elemen kualiti Deming di perpustakaan telah dikaji sejak sekian lama. Sebagai contoh kajian oleh Gapen, Hampton dan Schmit (1993) di Case Western Reserve University Library mendapati tiga elemen utama amalan kualiti (TQM) yang berjaya membantu perpustakaan ialah (i) meningkatkan proses dan memenuhi kehendak pelanggan iaitu pengetahuan berkenaan kehendak-kehendak pelanggan, (ii) komitmen organisasi bagi memenuhi kehendak pelanggan serta menjangkaui jangkaan pelanggan, dan (iii) kepimpinan, iaitu pemimpin boleh mewujudkan visi berdasarkan kehendak pelanggan dan membina keyakinan kakitangan dalam usaha menyediakan perkhidmatan kepada pelanggan. Riggs (1994) pula mendapati amalan kualiti (TQM) berjaya membolehkan organisasi membuat keputusan berdasarkan fakta, menghapuskan kerja-kerja pembetulan proses, menghormati cadangan serta kakitangan dan penurunan kuasa. Butterwick (1993) mendapati amalan kualiti (TQM) berjaya mewujudkan rasa tanggungjawab kualiti di kalangan kakitangan, amalan kerja dalam pasukan menjadi kebiasaan, perhatian kepada pelanggan menjadi agenda utama organisasi dan kakitangan dan pelanggan dalaman sama penting dengan pelanggan luaran Manakala dari segi keberkesanan amalan kualiti berdasarkan prinsip ISO 9000 di perpustakaan, Praditteera (2001) mendapati model ISO 9000 berjaya meningkatkan kecekapan organisasi dari segi kecekapan pengurusan, kecekapan kakitangan serta kepuasan pelanggan, di mana amalan ini berjaya meningkatkan perkidmatan perpustakaan, meningkatkan kecekapan dan daya pengeluaran, pengurangan kos, meningkatkan kepuasan pelajar, meningkatkan kesedaran kualiti, serta meningkatkan bilangan pelajar mengunjungi perpustakaan. Kajian Kostagiolas dan Kitsio (2008) pula mendapati secara keseluruhan amalan ISO 9000 berjaya meningkatkan perkhidmatan perpustakaan, meningkatkan proses-proses serta operasi dalaman perpustakaan, meningkatkan komunikasi serta membolehkan perpustakaan dalam keadaan berdaya saing. Manakala Kiran, Pauziaah dan Sossamma (2006) pula mendapati amalan ISO 9000 telah berjaya memastikan perpustakaan sentiasa memberi fokus kepada peningkatan berterusan dan peningkatan kepuasan pelanggan. Di samping itu apa yang menarik tentang kajian ini ialah kajian mendapati faktor utama amalan kualiti Deming pendekatan proses dan faktor sebaliknya ialah penglibatan kakitangan. Berdasarkan kepada dapatan ini penyelidik berpendapat faktor manusia merupakan faktor yang agak kritikal untuk diuruskan berbanding faktor bukan manusia. Hal sedemikian berlaku kemungkinan besar disebabkan oleh jenis perkhidmatan perpustakaan itu sendiri yang berteraskan peranan manusia. Oleh yang demikian faktor

Che Azlan Taib


kemanusiaan perlu diberi perhatian yang lebih sekiranya perpustakaan akademik ingin meningkatkan kualiti perkhidmatan. Akhir sekali diharapkan hasil penemuan dari penyelidikan ini bukan hanya dapat dimanfaat dan digunakan oleh perpustakaan akademik malahan dapat menarik minat penyelidik lain bagi melakukan kajian-kajian susulan berkenaan amalan pengurusan kualiti Deming samada dalam skop yang sama mahupun berbeza dengan melihat keberkesanan amalan tersebut berdasarkan kepada kualiti yang dinyatakan di atas. Malahan kajian di masa datang diharap dapat menggabungkan idea-idea daripada ahli falsafah kualiti untuk menghasilkan satu model kualiti yang holistik di perpustakaan akademik. RUJUKAN Alemna, A. A. (1998). An overview of library management practices in West Africa.

Library Management, 19(1), 9-11. Arora, K. (2008). University library system : centralization and decentralization. New

Delhi: Regal Publications. Bailey, K. D. (1982). Methods of social research. New York: Free Press. Beckford, J. (2002). Quality. London: Routledge. Bedi, K. (2006). Quality management. New Delhi: Oxford University Press. Brophy, P. & Coulling, K. (1996). Quality management for information and library

managers. Hampshire: AslibGower. Butterwick, N. B. (1993). Total quality management in university library. Library

Management, 14(3), 28. Crosby, P. B. (1984). Quality without tears - The art of hassle - Free management. New

York: Mc Graw-Hill. Deming, W. E. (1986). Title statement (NR) out of the crisis. MIT Press: Cambridge. DeVaus, D. (1990). Surveys in social research (2nd ed.). London: Unwin Hyman. Douglas, T. J., & Judge, W. Q. (2001). Total quality management implementation and

competitive advantage: The role of structural control and exploration. Academy of Management Journal, 44(1), 158-169.

Easton, G. S., & Jarrell, S. L. (1998). The effects of total quality management on corporate performance: An empirical investigation. Journal of Business, 71(2), 253-307.

Evan, J. R, & Dean, L W. Jr. (2000). Total quality management, organization and strategy. Canada: South-Weastem College Publishing.

Feigenbaum, A. V. (1991). Total quality control (3rd ed.). Baskerville: McGraw-Hill. Flynn, B.B, Schroeder, R.G, & Sakakibara, S. (1995). The impact of quality management

practices on performance and competitive advantage. Decision Sciences, 26(5), 659-692.

Haliso, Y. & Aina, R. F. (2012). Quality collection of library resources in meeting users’ needs in academic institutions: competitive intelligence approach global Journal of Human Social Science, 12(12), 24-27.

Hanson, A. & Levin, B. L. (2003). Building virtual library. London: Information Science Publishing.

Hendricks, K. B. & Singhal, V. R. (1996). Quality awards and the market value of the firm: an empirical investigation. Management Science, 43(3), 415-436.

Hendricks, K. B. & Singhal, V. R. (1997). Does implementing an effective TQM program actually improve operating performance? Empirical evidence from firms that have won quality awards. Management Science, 43(9), 1258-1274.

Hsieh, P.-N., Pao-Long, C. & Lu, K.-H. (2000). Quality management approaches in libraries and information services. Libri, 50, 191-201.

Juran, J.M. (1988). Juran on planning for quality. New York: The Free Press.



Jurow, S. & Barnard, S. B. (Eds.). (1993). Integrating total quality management in a library setting. New York: The Haworth Press Inc.

Kaye, G. D., Hampton, Q. & Schmitt, S. (1993). Library approaches to total quality management. In S. Jurow & S. Barnard. (Eds.), Integrating total quality management in a library setting (pp. 15-28). New York: The Haworth Press Inc.

Kaynak, H. (2003). The relationship between total quality management practices and their effects on firm performance. Journal of Operations Management, 21(5), 405–435.

Kiran, K., Mohamad, P. & George, S. (2006). Quality management service at the University of Malaya Library. Library Management, 27(4), 249-256.

Kostagiolas, P. A., & Kitsiou, M. B. (2008). Issues and perceptions for ISO 9000 implementation in Greek academic libraries. Library Management, 29(6/7), 583-599.

Landesberg, Phil. (1999). In the beginning, there W Deming and Juran. The Journal of Quality & Participation, November/December, 59-61.

Lawrence, W.H. Tam. (2000). Quality management theory and practice: some observations of practices in Australian academic libraries. Library Management, 21(7), 349-356.

Maimunah Sapri, Kaka, Ammar, & Finch, E. (2009). Factors that influence student’s level of satisfaction with regards to higher educational facilities services. Malaysian Journal of Real Estate, 4(1), 34-51.

Nitecki, D. A. (1996). Changing the concept and measure of service quality in academic libraries. Journal of Academic Librarianship, 22(3), 181-190.

Nitecki, D. A, & Franklin, Brinley. (1999). New measures for research libraries. Journal of Academic Librarianship, 25(6), 484-488.

Nitecki, D. A., & Hernon, P. (2000). Measuring service quality at Yale University's Libraries. Journal of Academic Librarianship, 26(4), 259-273.

Oakland, J. S. (2007). Pengurusan kualiti menyeluruh ke arah peningkatan prestasi (I. Abdul Rahman, Trans.). Kuala Lumpur: Institut Terjemahan Negara Malaysia Berhad.

Oliver, R. L. (1997). Satisfaction: A behavioral perspective on the consumer. United States: McGraw-Hill.

Powell, T. C. (1995). Total Quality Management as competitive advantage: A review and empirical. Strategic Management Journal, 16(1), 15-37.

Praditteera, M. (2001). ISO 9000 implementation in Thai Academic Library. (PhD), University of Pittsburgh.

Prajogo, D. I., & Brown, A. (2006). Approaches to adopting quality in SMEs and the impact on quality management practices and performance. Total Quality Management, 17(5), 555–566.

Riggs, D. E. (1994). TQM: Quality improvement in new clotches. In R. M. O'Neil (Ed.), Total Quality Management in libraries: A sourcebook (pp. 5-7). Englewood: Libraries Unlimited Inc.

Saraph, J. V., Benson, P.G. & Schroeder, R. G. (1989). An instrument for measuring the critical factors of quality management. Decision Sciences, 20(4), 810-829.

Stephen, W. B., Evert, G., Bo, E. & BengtOve, G. (Eds.). (1991). Service quality: A holistic view. Toronto: Lexington Books.

Summers, Donna C. S. (2009). Quality management: Creating and sustaining organizational effectiveness. Ohio: Prentice Hall.

Terziovski, M. & Samson, D. (1999). The link between total quality management practice and organisational performance. The International Journal of Quality & Reliability Management, 16(3), 226-237.

Totterdell, A., Gill, J. & Hornsey, A. (2005). An introduction to library and information work. London: Facet Publishing.

Walton, M. (1986). The Deming management method. New York, NY: Putnam Publishing Group.

Che Azlan Taib


Zaiton, Osman, Carole Ann, G. & Wan Hajrah, Wan Aris. (1998). Quality services: policies and practices in Malaysia. Library Management, 19(1), 426-433.

Zawiyah, Baba. (2004). Laporan kajian keperluan sumber manusia dalam bidang perpustakaan dan perkhidmatan maklumat di Malaysia (pp. 559). Kuala Lumpur: Perpustakaan Negara Malaysia.

Zulkarnain, Zakaria. (1999). Statistik Pengurusan. Sintok: Percetakan UUM.



Transformasi Perpustakaan dan Perubahan Budaya: PerananPustakawan


GAUGING THE INFLUENCE OF MALAYSIAN UNIVERSITY PRESS BOOKS:

IMPLICATION FOR LIBRARY COLLECTION DEVELOPMENT AND EVIDENCE-BASED RESEARCH ASSESSMENT

A. Abrizah

Lecturer

Department of Library & Information Science, Faculty of Computer Science & Information Technology, University of Malaya

Lembah Pantai, 50603 Kuala Lumpur, Malaysia. [email protected]

ABSTRACT The impact of books is typically measured by how much it is read, used and cited, and by how much new work it influences. Citation indictors are increasingly used in book-based disciplines to gauge the influence of books and the prestige of the publishers as well as to support peer-review in the evaluation of authors. However, the possibilities of using citation data for book evaluation from Malaysia are limited, due to the almost complete absence of book citations associated from this country in global citation databases. Consequently the influence of books coming from Malaysian publishers is unknown. This paper explores the performance of university presses from Malaysia, and the impact of the books that they published. To investigate this, we extracted the Google Books citations to 1357 Arts, Humanities and Social Sciences (AHSS) books published by five university presses across 14 disciplines (anthropology, art, business & management; communication & media studies; economics; education; geography, history; humanities, language & literature; law; psychology, religion and sociology).We used the standard metrics which are applied in a bibliometric context for benchmarking academic institutions and their scholarly output. The number of citations garnered is evidence that in book-oriented disciplines in AHSS, online book citations may be sufficient to gauge the performance of the university presses and identify the influential books.Results of this study could provide more practically applicable information for library collection development in AHSS. It could alsoguide academic librarians in gauging the influence of books to support peer review of AHSS academic discipline, the task that they have been doing for evidence-based research assessment in the hard sciences using major citation databases. Keywords: Academic books; university book publishers; citation analysis; Google Books; Webometrics; Malaysia.

A. Abrizah


ABSTRAK Impak sesebuah buku biasanya diukur melalui sejauh manakah ia dibaca, digunakan dan dipetik, serta sebanyak mana ia turut mempengaruhi hasil terbitan yang baharu. Indikator petikan atau sitasi semakin kerap digunakan dalam disiplin berdasarkan buku–untuk mengukur pengaruh buku dan prestij penerbit, juga untuk menyokong "peer-review" dalam menilai pengarang buku tersebut. Walaubagaimanapun, kemungkinan menggunakan data sitasi bagi penilaian buku dari pangkalan data sitasi global.Oleh yang demikian pengaruh buku-buku terbitan Malaysia tidak Malaysia adalah terhad, kerana ketiadaan data sitasi buku yang berkaitan dari Negara ini dalam diketahui. Kajian ini meneroka prestasi penerbit-penerbit universiti di Malaysia, dan impak buku yang mereka terbitkan. Bagi tujuan tersebut, data sitasi 1357 buah buku Seni, Kemanusiaan dan Sains Sosial (AHSS) yang diterbitkan oleh lima penerbit universiti di dalam 14 disiplin (antropologi, seni, perniagaan & pengurusan; komunikasi & pengajian media; ekonomi, pendidikan, geografi, sejarah; kemanusiaan, bahasa & sastera; undang-undang; psikologi , agama dan sosiologi) diekstrak daripada Google Books.Satu matrik piawaian dalam konteks bibliometriks penandaarasan untuk institusi akademik dan hasil ilmiah mereka digunakan. Jumlah sitasi yang diperolehi membuktikan bahawa bagi buku berorientasikan disiplin dalam AHSS, petikan buku secara atas talian mungkin mencukupi untuk mengukur prestasi penerbit universiti dan mengenal pasti buku-buku yang berpengaruh. Hasil kajian ini dapat memberikan lebih banyak maklumat praktikal untuk pembangunan koleksi perpustakaan di AHSS. Ia juga boleh membimbing pustakawan akademik dalam mengukur pengaruh buku-buku untuk menyokong semakan daripada bidang AHSS, satu tugas yang mereka telah lakukan untuk penilaian penyelidikan berasaskan bukti dalam sains tulen dengan menggunakan pangkalan data sitasi utama. Kata kunci: Buku-buku akademik; penerbit buku universiti; analisa sitasi; Google Books; Webometrics; Malaysia. 1. INTRODUCTION University presses, an important publishing arm of universities, were originally founded to make available the intellectual output of their own scholars and of the entire scholarly community. There is a common phenomenon which occurs across all areas that books published by university presses have a significantly high impact. Faculty members, in book-based disciplines such as the arts, humanities and many in social sciences, generally seek to publish their books with the most prestigious press in their field, regardless of affiliation. They often prefer to publish their books at presses other than their own, because institutional distance avoids any suggestion of favouritism and provides external validation (Brown, Griffiths & Rascoff, 2007). According to Williams et al. (2009), books published in the arts and humanities "are like the main course of a meal” (p.76). For these scholars, it is important that his or her book is taken seriously; that it is published by a prestigious university press; read as widely as possible, reviewed and cited, and purchased by libraries (Gump, 2006). It has been assumed that the high reputation of some publishers is to some extent related to the high quality of their book repertoire. However, it is not easy to find out the impact of a book, although Web of Science (WoS), Scopus and Google Scholar all include citations for books, its impact may also need to be demonstrated through checking library holdings, book reviews and sales figures from publishers. For book publishers there is no internationally accepted system of ranking. However, university presses may be ranked by prestige, and in most cases, the prestige of the press is directly related to the prestige of the university, such as Oxford and Cambridge.

Gauging the Influence of Malaysian University Press Books: Implication for Library Collection Development and Evidence-Based Research Assessment


Because the impact of academic research is typically measured by how much it is read, used and cited, the prestige of an academic press may be gauged based on citation analysis. Citation analysis is ubiquitous in evaluating papers, researchers, journals, departments, and research fields. However, book citation counting is rarely used for evidence-based research assessment. This is mainly due to the absence of books in major indexing and abstracting databases such as WoS and Scopus that solely focus on measuring citation impact for journal-based disciplines in the hard sciences. These traditional tools of citation analysis may be inadequate for the citation impact assessment of book-based disciplines. Butgauging the scholarly impact of books are still possible from WoS and Scopus because citations to books from indexed journal articles and conference papers are recorded in these databases, and attempts have been made to extract citations to monographs based on cited reference search techniques from journal articles(Bar-Ilan, 2010; Butler & Visser, 2006). Some discipline-specific databases such as PsycINFO and Sociological Abstracts that also index books and book chapters provide “times cited” information for books and chapters cited by other items indexed within those databases. However, it does not seem reasonable to rely on these databases for book-based disciplines because the logical source of bibliometric impact evidence in such cases would be other than books (Kousha & Thelwall, 2009). The Book Citation Index (BKCI) in WoS database was available in October 2010 indexing over 30,000 editorially selected books from 2005 to make bibliometrics analysis of Arts, Humanities and Social Sciences (AHSS) books possible. Priority is given to books and book series that have relatively greater citation impact. BKCI now covers over 150 highly cited book series in Science and AHSS. Journal and proceedings citations to books in these series indicate that they are well-integrated into the scholarly communication network. English language full text is highly desirable for coverage in BKCI, and books with full text in a language other than English are also considered. This database has been used in a few studies to evaluate books’ impact (Torres-Salinas et al., 2013) and on the prestige of their publishers (Torres-Salinas et al., 2012; Torres-Salinas et al. 2013). When analysing the distribution of the database according to the country of publication, Torres-Salinas et al. (2013) observed that about 75% of the book chapters indexed in the BKCI comes from only two countries, USA and England, showing a strong bias towards English-speaking countries. Asiatic and African countries, as well as Spanish-speaking countries are greatly underrepresented by the database. However, research based on BKCI is relatively new, thus little is known about how useful it will be for determining citation-based impacts over the long term. To gauge the influence of books and the prestige of the publishers from non-Western countries in BKCI is problematic, due to the almost complete absence of book citations associated from these countries in this database. Therefore, the possibilities of using citation data for book evaluation from these countries are limited, and consequently the influence of books coming from non-western university presses is unknown. Still, book citation metrics can be collected, and Google Books is already a potential source for book citation counts. Google Books (http://books.google.com) supports full text searching of its database and displays where the keywords occur in the matching texts. Hence, it is possible to search the bibliographic information of books and to locate citations in the full text of many digitised books. Kousha and Thelwall (2009) confirmed that there are substantial numbers of citations to academic books from Google Books to help evaluate book-oriented disciplines. However, no studies have systematically demonstrated whether Google Books can provide a good impact data for publishers from non-western countries and their publications that are not well covered by major citation databases. To fill in this gap, this paper examines whether online citations can provide alternative sources of citation evidence for book and their publishers that are not well covered by WoS’ BKCI and Scopus.

A. Abrizah


2. LITERATURE REVIEW

The importance of scholarly books has been clearly recognized in academia and beyond. The motivation behind the creation of the book was to collate experiences, document observations, preserve knowledge for future generations, and communicate findings to academics, students and practitioners (Serenko, Bontis & Moshonsky, 2012). Since the aspiration of a university was to create new knowledge,universities have been assuming the responsibility for disseminating the publication of scholarly, highly specialized research output and becoming publishers. University presses worldwide tend to develop specialized areas of expertise. For example, Yale publishes many art books, the University of Chicago publishes many academic journals, Cambridge Press specializes in law, and MIT Press publishes linguistics and architecture titles. Over time, content quality of scholarly books improved, and they were considered a source of authority (Saenger, 1975). Books are primary research outputs in the AHSS, however it is difficult for subject experts to evaluate the quality of books on a large scale because books tend to be much longer than journal articles. In 2002, there was some concern over the "death" of the scholarly book; thus Thompson (2002) carried out an analysis of 6,708 citations (isolated from British and American literary texts) to determine whether or not the truth was evident in current publishing patterns. Here, she was able to identify a significant core group of books and publishers, where university presses were clearly dominant. Today, literature suggests that the university press book is alive and well (Torres-Salinas et al. 2013; Zuccala & van Leeuwen, 2011).Cronin and La Barre (2004) found that scholarly book was an essential prerequisite for promotion and tenure in US universities. They highlighted the need for new measures of scholarly assessment of books, other than simply the monograph publication itself. The very first idea for assessing books was based on the analysis of citations. The literature of citation analysis to measure book impact is abundant, but that dealing with the work of AHSS is more limited, in part due to the preponderance ofbooks as cited sources and to the difficulties of counting citations in the AASH disciplines, as the authors of this study have presented earlier.A detailed literature review resulted in the finding that the assessment of AHSS books through citations is taken as a serious theme in the field of bibliometrics (Cronin, Snyder& Atkins, 1997; Cullars, 1992; Lindholm-Romantschuk, 1996; Nederhof, 2006; Stone, 1982; Thompson, 2002; Torres-Salinas et al. 2013).Adler and Harzing (2009) claim that the impact of books is greater than that of articles published in even the most prestigious journals, because scholarly books receive more than 40 percent of all citations, and they are also read by non-academics and practitioners.Citation analysis has also been to measure the impact of open access (OA) publishing of academic books and the Google Book Search programme (Snijder, 2010). The study found that OA publishing enhances discovery and online consultation, but it does not stimulate or diminish sales figures. No relation could be found between OA publishing and citation rates. Hammarfelt (2011) employs citation analysis on a micro level – the level of the cited document; in this case, Walter Benjamin's Illuminations (1968/2007). The study shows how this frequently cited book in WoS (more than 4,000 citations) has been received. He applied page citation analysis to study how different parts of Illuminations have been cited and studied the growth of citations and interdisciplinary citing. Hammerfelt’s work demonstrates how bibliometrics method can be used together with qualitative accounts to map the impact and dissemination of a particular book. The second idea for the impact-analyses of books is the use of non-citation indicators such as using library catalogues, where an analogy may be created between citations and library holdings. Torres-Salinas and Moed (2009) suggested using library catalogue



such as WorldCat as data source for quantitative analysis of book impact in the form of “the number of catalogue inclusion per book title”. White et al. (2009) introduced the term “libcitation” which was theorized as deliberately similar to the citation count for journal articles and it is made on books. For a particular book, it “increases by 1 every time a different library reports acquiring that book in a national or an international union catalogue” (p. 1084). The libcitation idea is a response to the nonexistence or inadequacy of metrics in Australia by which AHSS scholars can be assessed. Using libcitation, the impact of a book can be determined simply by counting how many libraries hold it. However, White et al. (2009) highlighted that their exploratory trials have shown lack of correlation between citation and libcitation counts, and suggested that libcitations may attest to a large perceived readership for a book even if it is not much cited. Since books and their citations have not been included as source material in global citation databases such as WoS and Scopus, somebibliometricians have been considering webometrics approach to evaluate books. Previous studies have suggested that Google Scholar (Bar-Ilan, 2010; Garcia-Perez, 2010; Mingers & Liptakis, 2010; Kousha, Thelwall & Rezaie, 2010; 2011) and Google Books (Kousha, Thelwall & Rezaie, 2011) contains publication types outside of WoS and Scopus, and therefore might be particularly useful for book impact assessment in AHSS.When studying citations to the book “Introduction to informetrics” in Google Scholar, WoS and Scopus, Bar-Ilan (2010) concluded that the databases supplemented each otherand had comparable performance. When limiting the publication year to 1996 onwards, Google Scholar’s coverage was “surprisingly good, and its accuracy was also better than expected” (pp. 505).Studies by Garcia-Perez (2010) for psychology publications and Mingers & Liptakis (2010) for business and management publications confirmed earlier findings, i.e. Google Scholar reporting substantially higher publication and citation metrics than the Web of Science.Kousha, Thelwall and Rezaie (2011) examined citation counts to 1,000 books submitted in the 2008 UK Research Assessment Exercise and found citation counts in Google Scholar to be more than three times as high as in Scopus. They also found that the median of the Google Books citations is more than double the median of the Scopus citations, suggesting that Google Books could potentially be considered as a valuable source of citation impact for book-based disciplines. Although the above studies differ in their specifics, we can draw a broad conclusion that web impact assessment is an attractive approach to evaluate book-based disciplines since Google Scholar and Google Book coverage differ substantially by discipline, with the AHSS drawing more citations in both databases. Other webometrics approach has also been proposed for extracting information for research evaluation. For instance, the number of times an article is downloaded has also been used (Brody, Harnad& Carr, 2006).Kousha, Thelwall and Rezaie(2011) suggested that book downloads for digital books are a possible future indicator, although download data might not be accessible for large scale studies from some academic publishers. Another idea for assessingbooks was based on an assessment of the publishing houses scholars usually publish in. In an attempt to associate publishers’ reputation to some extent to the high quality of their books, Sieber and Gradmann(2011) surveyed academic librarians for their judgement as they opined that “librarians can supply the information due to their daily work with acquiring and loan of publications and this should be taken into account in the context of book assessment” (p.6).The books encompass German and foreign publications on all fields of education except pedagogical psychology and teaching methodology for specific subject areas. However, books from Eastern Europe, Africa, Asia and South America were excluded in the assessment. A total of 40 publishers from four countries (Germany, France, Sweden and the UK) were identified as having the best reputation.A recent example of an empirical study that looks into publishers’ prestige is that by Torres-Salinas et al. (2013) who applied the concept

A. Abrizah


“information gain” to calculate citation probability distribution for each academic publisher in the BKCI. Information gain is a measure that “allows to select the academic publishers that contribute with more information to a given discipline” (p.415). Information gain measure was calculated to identify the 20 most productive publishers in four disciplines: Sciences, Engineering & Technology, Arts & Humanities and Social Sciences. Torres-Salinas’ et al. (2013) study found that citation average, information gain and publisher output seem to be highly related, i.e. academic publishers with higher citation average also have a higher citation gain and are usually small publishers. This review indicates that many of the book assessment studies deal with citation focusing on the books, however very few look at the prestige of the publisher as well as the characteristics of the frequently cited books. As a result, the current study aims to explore the performance of university presses, and the impact of the book that they published – are they associated with higher citation? This study will advance the existing book impact assessment study of Kousha and Thelwall (2009) in the UK and demonstrates its applicability and transferability to another setting – university presses in a non-western country. 3. RESEARCH QUESTIONS

The main objective of the study is to investigate whether Google Books can provide a good impact data for publishers from non-western countries and their publications that are not well covered by citation databases such as Web of Science and Scopus. We sampled books published by university presses in a non-western country, i.e. Malaysia, as a convenient and reasonably comprehensive source of lists of key academic outputs.Because university presses has played a large role in publishing research, especially in the humanities and social sciences, we have focused a considerable amount of attention on exploring their potential value and their reputation in scholarly communications. The following questions drive this research:

a. What is the impact of Malaysian university publishers in Google Books based on the standard bibliometric indicators?

b. Do university press books in Malaysia have a measurable impact based? c. What are the characteristics of the most frequently cited Malaysian university

press books? Impact in this study refers to the citation which counts the number of times a book has been cited in other books. By this approach, we aim to identity the most “influential” publisher and book, where a publisher or a book is considered to be influential if it is cited often by other publishers, or other books. The common belief is that the higher the number of book citations, the greater the impact the book and the publisher has within its field. 4. METHOD We first requested a comprehensive list of AHSS books from five university presses in Malaysia (University of Malaya (UM); University Kebangsaan Malaysia (UKM); Universiti Putra Malaysia (UPM); Universiti Sains Malaysia (USM) and Universiti Teknologi Malaysia (UTM)). These universities have received a “research-intensive university” status and are the nation’s oldest universities ranked in the top 100 of the 2013 QS University Rankings Asia. Research universities in Malaysia consider books published by the university presses as prerequisite for the promotion and tenure of AHSS faculty. The lists obtained were compared with a list of AHSS books published by the Malaysian Scholarly Publishing Council (MAPIM) for completeness. Edited books were included in



the lists since the focus of the study is on the publishers and the books they published, and not on the authors. We removed the edition statement in the list provided by the university presses because citations counts to other editions were regarded as irrelevant to the intellectual impact of the books (Kousha & Thelwall 2009). After removing duplications from the lists, we obtained a final list of 1,357 books, comprising 967 books in Malay and 390 in English language. This shows that AHSS scholars often publish books in their native languages, as also noted by Rauvargers (2011). The final lists contained the following fields: Book title, Author, Publication Year, ISBN, Price, Publisher, and Subject. We created another field - Author in Cited Form (such as Zainab, A.N.; Abrizah, A; Edzan N.N). These books have been categorized by the respective publishers under 14 book-based disciplines (anthropology, art, business & management; communication & media studies; economics; education; geography, history; humanities, language & literature; law; psychology, religion and sociology). The authors re-categorized them into two broad disciplines namely; Arts & Humanities and Social Sciences based on the Web of Science subject categories and created another field for this. The books were published for the period from 1961 to 2012, with a steady increase and different number of books appearing per year. To locate Google Books citations to all sampled books, we use Webometric Analyst24 to search for three fields to reduce the number of false matches: the titles as phrase searches, together with the list of authors in cited forms, and the year of publication. Testing suggested that the vast majority of results citations would be successfully retrieved by using only the author’s last name. The results of the Google Books searches were analysed and non-cited books were removed. This returned a total of 2240 citations for 317 books. Each citation record for the cited book carries the following Dublin Core (DC) metadata elements for the citing book: DC:Title, DC:Creator, DC:Date, DC:Description, DC:Format, DC:Publisher and DC:Subject. We manually checked all citations to ensure that there were no false matches and to ensure that a book had been mentioned as a citation, such as in a reference list, a footnote or an in-text citation (Table 1). Although the manual checking was time-consuming, it was useful because in some cases we found bibliographic data that was not created for citation reasons, such as annotated bibliographies; introduction of an author or advertisements for new or future publications - usually at the end of books. A total of 66 non-citations were removed, and the overall citations received from the 317 books are 2174 by June 2013, with an accuracy rate of 97.1%. We did not assess the value of the citing books, because this needs a separate qualitative study and extensive manual checking in itself, but only whether the citations are sufficient to indicate that a cited book and its publisher have a measurable impact. The citation data were exported to a spreadsheet created for the purpose of processing and calculating the impact indicators: number of books with citations, number of citations, citation average and h-index of the publishers.

Table 1. Examples of citation data extracted from Google Books (Cited Book: S.M.

Naguib Al-Attas, 1988. The oldest known Malay manuscript: A sixteenth century Malaytranslation of the 'Aqa'id of al-Nasafi. Kuala Lumpur: University of Malaya)

DC Description Citing Article* Citation data

Above all, he wished to affirm a reformed type of Sufism, promoted by al-Raniri, which emphasised the importance of adhering to the ... contains this text was copied in 1590, making it the oldest known Malay manuscript available today.8" Al-

Peter G. Riddell. 2001. Islam and the Malay-Indonesian World Islam and the Malay-Indonesian World; Transmission and ResponsesC. Hurst & Co.

In-text citation

24Available free at: http://lexiurl.wlv.ac.uk.

A. Abrizah


Attas further identifies Aceh as ... 89 Al-Attas 1988:32, citing the Bustan al- Salatin.

Publishers

Syed Muhammad Naquib al-Attas, The Oldest Known Malay Manuscript: A I6'h- Cen- tury Malay Translation of the Aqa'id of Al-NasafT (Kuala Lumpur, 1988), 34. See also P. Riddell, "Breaking the HamzahFansuri Barrier: Other Literary ...

ChristophMarcinkowski. 2010. Shi'ite IdentitiesShi'ite Identities; Community and Culture in Changing social contexts. LIT Verlag MÃ¼nster

Footnotes

Syed Muhammad Naquib al-Attas, ed., The Oldest Known Malay Manuscript: A 16th Century Translation oftheAqa'idofal-Nasafi (Kuala Lumpur: University ofMalaya, 1988). G. W. Drewes and L. F. Brakel, The Poems ofHamzahFansuri ...

Eric Tagliocozzo. The Longest JourneyThe Longest Journey; Southeast Asians and the Pilgrimage to Mecca. Oxford University Press.

Reference

57, June 92 SHORT NOTE THE OLDEST KNOWN MALAY MANUSCRIPT? In 1988 Professor Syed Naquib al-Attas published a Malay translation of the 'Aqa'id of al-NasafT and called the source of his translation "the oldest known Malay ...

Indonesian Circle Non-Citation

* Data obtained from DC Title, DC Author, DC Year and DC Publisher. 5. RESULTS 5.1 Research question 1 (Impact of Malaysian university presses) The first research question addresses the performance of scholarly book publishing at the publisher’s level. To this aim, we used the standard metrics which are applied in a bibliometric context for benchmarking academic institutions: citation, citation per book (CPP or citation average) and h-index. Table 2 shows the impact of the five university publishers based on these metrics. The five Malaysian university presses have all published substantial numbers of books but do not have the same proportion of books cited. The reason for the difference is not clear and it does not seem to be associated with the quality of the university involved. For example the lowest ranked university (UPM), according to QS University Rankings Asia has the second largest proportion of cited books. UM Press is the publisher with the highest impact in all three metrics. We observed that the publisher with the highest citation impact has also the highest h-index. We also observed that the publisher with a big size in terms of output (based on the number of books sampled) such as UKM has a low CPP. The smaller publisher in terms of output (in the case of UPM Press) is also that with higher citations and CPP. Although the AHSS book output is low (but reasonable, since UPM is a specialised university in the area of agricultural science), its overall performance is better than the other three publishers. It can be said from this study that the prestige of the press based on h-index does not somehow related to the prestige of the university according to the 2013 QS University Rankings Asia (with the exception of UM Press).



Table 2. University presses’ impact indicators

Publisher No of Books

sampled

No of Books with

Citation

% of Books

with GB Citation

No of Citation

Citation per

Book

h-index

QS University Rankings

Asia UM Press 358 137 38% 1341 3.75 16 33 UKM 458 81 18% 359 0.78 11 57 UPM 131 47 36% 273 1.19 10 72 USM 229 32 14% 168 0.93 6 61 UTM 181 18 10% 33 0.25 3 68 Total 1357 315 23% 2174 1.60

The performance of the publishers in the two broad disciplines is also measured (Table 3). Once again, we also observed that UKM with a big size in terms of output for both disciplines has a low CPP. In the case of Arts & Humanities, UM Press has the highest percentage of books with citations, total citations and CPP. UPM with the lowest output in Arts & Humanities has the second highest CPP. The other two publishers, USM and UTM did not perform very well in the Arts & Humanities, and this is understandable as the universities are much specialised in offering only the Sciences and Engineering & Technology programmes hence has a lower publication output for Arts & Humanities books. For Social Sciences, UM Press has the highest citation and CPP, followed by UPM.

Table 3. University presses’ impact indicators in the arts & humanitiesand social sciences

University Presses

Number of books

sampled

No of books with citations

% of Books with GB Citations

No of citations

Citation per Book

Arts & Humanities

610 121 20% 994 1.63

UM Press 177 67 38% 751 4.24 UKM 209 35 17% 169 0.81 UPM 32 9 28% 58 1.81 USM 111 8 7% 14 0.13 UTM 81 2 3% 2 0.03 Social sciences

747 194 26% 1180 1.58

UM Press 181 70 39% 590 3.26 UKM 249 46 19% 190 0.76 UPM 99 38 38% 215 2.15 USM 118 24 20% 154 1.31 UTM 100 16 16% 31 0.31 5.2 Research question 2 (impact of Malaysian university press books) The second research question addresses the performance of scholarly book publishing at the book’s level. The number of cited books published in the English and Malay language are 155 and 157 respectively, however English books (1648 citations, 75.32%) received three times more citations than books written in the national language (540, 24.68%). Findings in Table 4indicate that (a) only 23.0% of the sampled books have a measurable impact; (b) Social sciences books garnered more citations (55%) that Arts & Humanities

A. Abrizah


(45%); (c) The highly cited books in Arts & Humanities are in the language & literature, followed by history and religion; (d) The highly cited books in Social Sciences are in the area of education, followed by economics and sociology. The results show that the citation impact of Malaysian books is highly skewed. A total of 103 books were cited only once; and only 50 books account for more than 10 citations received. The publications of 1046 book (77%) have not garnered any citations in Google Books since their publication. Table 5 shows the citedness of the Malaysian university presses’ books. It implies that university presses books do have measurable impact; however the pockets of success in Malaysian scholarly publishing seem to be confined to very few influential books.

Table 4. Books impact indicators in various subject categories

Subject Category No of Books

sampled

% of Books

sampled

No of Books with

Citation

% of Books with

Citation

No of Citation

Citation per

book

Arts & Humanities 610 45% 121 20% 994 1.63 • Arts 36 3% 3 8% 23 0.64 • History 84 6% 27 32% 165 1.96 • Humanities, multi-

disciplinary 46 3% 8

17% 80

1.74

• Language & Literature

251 18% 51

20% 519

2.07

• Law 46 4% 14 30% 89 1.93 • Religion 147 11% 18 12% 118 0.80

Social sciences 747 55% 194 26% 1180 1.58 • Anthropology 4 0.3% 1 25% 3 0.75 • Communications &

media studies 59 4% 18

31% 84

1.42

• Economics 157 12% 37 24% 220 1.40 • Education 238 18% 64 27% 311 1.31 • Geography 15 1% 3 20% 29 1.93 • Business &

Management 114 8%

26 23%

62 0.54

• Psychology 4 0.3% 1 25% 1 0.25 • Sociology 156 11% 44 28% 470 3.01

Total 1357 100% 315 23% 2174 1.60

Table 5.The citedness of university presses’ books

No. of times cited

No. of books (% of 1357)

No. of citations (% of 2174)

Cumulative no. of citations (%)

0 1046 (77.08%) 0 (0%) 0 (0%) 1 103 (7.59%) 103 (4.74%) 103 (4.74%) 2 73 (5.38%) 146 (6.71%) 249 (11.45%) 3 22 (1.62%) 66 (3.04%) 315 (14.49%) 4 25 (1.84%) 100 (4.60%) 415 (19.09%) 5 14 (1.03%) 70 (3.22%) 485 (22.31%) 6 5 (0.37%) 30 (1.38%) 515 (23.69%) 7 9 (0.66%) 63 (2.89%) 578 (26.59%) 8 8 (0.59%) 64 (2.94%) 642 (29.53%)



No. of times cited

No. of books (% of 1357)

No. of citations (% of 2174)

Cumulative no. of citations (%)

9 2 (0.15%) 18 (0.83%) 660 (30.36%) 10-14 18 (1.33%) 200 (9.20%) 860 (39.56%) 15-19 8 (0.59%) 138 (6.34%) 998 (45.91%) 20-24 10 (0.74%) 210(9.66%) 1208 (55.57%) 25-29 4 (0.30%) 104 (4.78%) 1312 (60.35%) 30-34 4 (0.30%) 132 (6.07%) 1444 (66.42%) 35-39 0 (0%) 0 (0%) 1444 (66.42%) 40-44 0 (0%) 0 (0%) 1444 (66.42%) 45-49 2 (0.15%) 97 (4.46%) 1541 (70.88%) 50-99 1 (0.07%) 64 (2.94%) 1605 (73.81%) 100-149 1 (0.07%) 106 (4.88%) 1711 (78.70%) 150-199 1 (0.07%) 165 (7.59%) 1876 (86.29%) >200 1 (0.07%) 298 (13.71%) 2174 (100.00%) Total 1357 (100.00%) 2174(100.00%) 2174 (100.00%)

5.3 Research question 3 (characteristics of most frequently cited books) The third research question addresses the characteristics of most frequently cited books in this study. We studied the top 20cited books. The top three highly cited books received a citation of 298, 165 and 106 respectively. These books account for about 26% of the total citations garnered by Malaysian books published by the five university presses in Google Books. We observed that the highly cited books are quite evenly distributed based on the broad subject discipline. Further analysis indicates the following characteristics of most frequently cited books (Table 6):

a. They are mostly authored books, compared to edited books (18 out of 20; 87 of the 1,357 are edited books).

b. They are mainly single-authored (16 out of 20 books; 901 out of 1,357 are single-authored in the initial list).

c. They are mostly written in English (19 out of 20 books; 390 out of 1,357 are English in the initial list).

d. They are mainly published by UM Press (12 out of 20 books; 358 out of 1,357 are from UM Press in the initial list).

e. They include a variety of disciplines. f. The authors predominantly have names that do not have a Western origin (16out

of 20 books; the exceptions are 1, 3, 5 and 19 in Table 6)

Table 6. The top 20 most frequently cited books published by five Malaysian university presses, using citations extracted from Google Books.

Book Title/Author/Year Publisher /

ISBN GB

Citations Subject

1 Weapons of the weak: Everyday forms of peasant resistance. James C. Scot. 1985.

UM 0-300-03336-2

298

SS

2 English in a globalised environment: Investigating an emerging variety of English. Zuraidah Mohd Don. 2006

UM 983-100-382-9

165

AH

3 The Golden Khersonese. studies in the historical geography of the Malay Peninsula before AD 1500 (1961).Paul Wheatley. 1961, 2010 (reprint)

UM 978-983-100-

498-2

106

AH

4 The oldest known Malay manuscript: A sixteenth century Malay translation of the

UM 967-9940-25-X

64

AH

A. Abrizah


Book Title/Author/Year Publisher / ISBN

GB Citations

Subject

'Aqa'id of al-Nasafi. S.M. Naguib Al-Attas. 1988.

5 Educating in a globalizing world: Why the reach exceeds the grasp Joan M. Nelson.2007.

UKM 9789679428227

49

SS

6 Competencies needed by teachers. Habibah Elias, Zaidatol Akmaliah Lope Pihie & Rahil Mahyuddin.2005.

UPM 983-3455-04-2

48

SS

7 Dilemma of independence: Two decades of Malaysia's foreign policy, 1957-1977. J. Saravanamuttu. 1983

USM 967-9911-01-2

34

SS

8 Language testing: The construction and validation. Hassan Basri Awang Mat Dahan. 2002.

UM 983-100-142-7

33

AH

9 Law and the electoral process in Malaysia. S. Sothi Rachagan. 1993.

UM 967-9940-45-4

33

AH

10 Educations and politics in Indonesia 1945-1965. Lee Kam Hing. 1985.

UM 967-9940-56-X

32

SS

11 Islam and civilization dialogue: The quest for a truly universal civilization. Osman Bakar. 1997.

UM 983-100-040-4

26

AH

12 Coastal resources of West Sabah: An investigation into the impact of oil spill. Chua Thia-Eng & J. A. Mathals (ed.), 1978.

USM Not available

26

SS

13 International communication: English language challenges for Malaysia. Saran Kaur Gill. 2002.

UPM 983-2373-52-2

26

AH

14 Industrial policy in East Asia: Lessons for Malaysia. Jomo K.S. & Tan Kock Wah.2000

UM 967-9940-96-9

26

SS

15 Sejarah masyarakat Melayu moden. Khoo Kay Kim.1985. (English translation: Modern Malay history)

UM 967-9940-05-5

23

AH

16 From Malayan Union to Singapore Separation Political Unification in Malaysia Region 1945-1965. Mohamad Noordin Sopiee. 2005.

UM 983-100-194-X

22

AH

17 Language Choice & Communication in Malaysian Business. Shanta Nair-Venugopal. 2000.

UKM 967-9424-863

22

SS

18 Corporate Governence: An Islamic Paradigm. Vaseehar Hassan, BalaShanmugam & Vignesen Perumal. 2005.

UPM 983-3455-30-1

22

SS

19 Farmers in The Hills: Upland Peoples of North Thailand. Anthony R. Walker (ed.) 1975.

USM Not available

21

SS

20 Islam and Confucianism a Civilizational Dialogue. Osman Bakar. 1975.

UM 983-100-016-1

21

AH

Two highly cited books deserve a special attention in this study as they have also been highly cited elsewhere. The first was authored by James C. Scot, which focuses on the



ways post colonialism peasants in the Kedah state of Malaysia resist dominance25, was a joint-publication of UM Press with Yale University and it carries similar ISBN. A check in the WoS cited reference search revealed that the 1985 edition of this book has been cited 2409 times in articles, book reviews and books. In the case of this influential book, WoS reports substantially higher citation metrics than Google Books. Partnering with internationally prestigious university press was perhaps the reason why this particular book has been highly cited as the book has a higher print circulation and library acquisition. The most highly cited book in Google Scholar was by a British professor from King’s College London who turned his research interest to the historical geography of South-East Asia and China, and appointed to a lectureship at the University of Malaya (Singapore) in 1952. The book was written during the visit, published in 1961 by UM Press (reprint 2010) and distributed by the Oxford University Press. This book describes how Buddhist pilgrims, Chinese, Indian, and, later, European explorers slowly discovered the Golden Khersonese, the ancient name for the Malay Peninsula (currently Malaysia).This book was the third book highly cited in Google Books and received 57 citations in WoS. Again, this shows that partnering with internationally prestigious university press in the distribution of a book was perhaps the reason why this particular book has been highly cited as the book has a higher library acquisition. We also observed that quite a number of the highly cited books were authored by internationally prominent and leading Malaysian scholars in their respective field of studies, such as Naguib Al-Attas (contemporary Muslim philosophy), Osman Bakar (science philosophy), Jomo K.S. (international economics), Khoo Kay Kim (Southeast Asian history) and Noordin Sophiee (international politics). Their books (in Table 6) have been cited at least once in WoS. Their other books published with prestigious university presses such as Oxford and Cambridge have been highly cited in WoS (notably Jomo, K.S. with 815 citations). 6. DISCUSSION The purpose of the study was to investigate whether Google Books can provide a good impact data for university publishers from non-western countries and their publications that are not well covered by major citation databases. Our study has contributed to the literature on the possibility to use Google Books as a source to help evaluate research in book-oriented disciplines (Kousha & Thelwall, 2009). It has shown not only the possibility to assess the citation impact of AHSS books in Malaysia, which were not traceable before through WoS and Scopus, but also the possibility to gauge the performance of their publishers through Google Books. Whilst the findings do not tell much about the performance of individual publisher, they do give evidence that citations can be used as indicators of prestige among university presses, as well as impact of books and the characteristics of influential books they published: evidence to present to human judges to help them to identify book quality.The answer to the three research questions have important implications for collection development and budget decision in libraries supporting AHSS scholarship, since librarians use the reputation of the publisher as a prominent criterion in the selection of books (Jordy, McGarth & Rutledge, 1999). Given the differences found between the 25Scot expanded his theories to peasants in other parts of the world, with the descriptions "Peasants in Malaysia, peasants everywhere, everyone everywhere”. Weapons of the Weak: Everyday Forms of Peasant Resistance. Yale University Press, 1985 ISBN 0-300-03336-2.

A. Abrizah


citations in the arts & humanities and social sciences in this study, generalizations based on grouping AHSS field as a whole can be misleading. Studies of individual fields, and their respective sub-fields, could provide more practically applicable information for collection development in those fields. This study will also inform academic librarians and guide them in gauging the influence of books to support peer review of AHSS academic discipline, the task that they have been doing for evidence-based assessment in the hard sciences using major citation databases.Research productivity and impact have been widely used to measure the influence of scholars and their research discipline. Librarians in Malaysian research-intensive universities have been involved in communicating these indicators to the university management and community to support peer review in the evaluations of researchers and departments. Another possible implication is for the book or literary awarding body or committee to use citation, as an objective metric to measure the quality, importance or impact of a particular publisher, book, or even the authors to validate against the subjective experts judgement. In AHSS, book awards are a very important signal of academic excellence. In Arts & Humanities, it can even be considered to be one of the most important indicators as books are normally seen as the most prestigious research outputs (Harzing, 2010).Book publishers may use the web-based approach to gauge book influence to decide on future publications, such as new edition of a text or call for publications to influential authors. This study has also shown that citations of publications in a language different from English are harder to come across, even in the context of a non-western country whose English is the second language.Prior studies have shown that language plays a role in the high citation level with a bias towards English documents (Basu, 2006; Seol & Park, 2008), and documents published exclusively in a non-English language will be the most under-represented of all (Kellsey & Knievel 2004). It would be interesting to investigate why there are such differences in the citation between English books and the books published in the national language. A limitation of this study is that it focussed on one country and this is particularly important in AHSS disciplines with a national focus (e.g. law, history, education). Therefore, we could not find as many Google Books citations because less of the national academic output is published online. It may also be that Google Books' coverage of Malaysian literature is much smaller due to local agreements between Google and libraries or publishers for book indexing. Another limitation is that this study solely used citation analysis to measure book influence and publisher’s prestige and disregards other techniques, such as libcitation or catalogue mentions, or qualitative approach using book reviews to validate its use for assessment. A practical issue is that the libcitation and catalogue mention data had to be collected manually for each book which makes large scale analyses time-consuming. Linmans (2010) suggested that a three-level approach for book impact assessment, focusing on citation counts, library holdings and productivity. But since the focus of this study is to determine impact based on citations to reflect readability, review and citedness of books, rather than to reflect library purchase, we foresee that the results are usable and reliable to gauge the book impact.



7. CONCLUSION In conclusion, this study has shown that it may be possible to use online citation from Google Books to help evaluate research in book-oriented disciplines and the results may be sufficient to support gauging whether university press books in Malaysia have a measurable influence. It represents one of the first documented attempts to study both the influence of university presses using standard bibliometrics indicators and their books as the disseminator of knowledge. ACKNOWLEDGEMENT This research was funded by the Ministry of Higher Education Malaysia (HIR-MOHE) UM.C/HIR/MOHE/FCSIT/11. The author gratefully acknowledges the assistance and supportfrom Professor Mike Thelwall (University of Wolverhampton UK) in using Webometric Analyst. REFERENCES Adler, N. & Harzing, A. W. (2009).When knowledge wins: transcending the sense and

nonsense of academic rankings. Academy of Management Learning and Education, 8(1), 72-95.

Bar-Ilan, J. (2010). Citations to the Introduction to informetrics indexed by WOS, Scopus and Google Scholar. Scientometrics, 82(3), 495-506.

Basu, A. (2006). Using ISI’s highly cited researchers to obtain a country level indicator of citation excellence. Scientometrics, 68(3), 361-375.

Brody, T., Harnad, S. & Carr, L. (2006). Earlier Web usage statistics as predictors of later citation impact. Journal of the American Association for Information Science and Technology, 57(8), 1060-1072.

Brown, L., Griffiths, R. & Rascoff, M. (2007). University publishing in a digital age. The Journal of Electronic Publishing, 10(3), doi: http://dx.doi.org/10.3998/3336451.0010.301.

Butler, L. & Visser, M. S. (2006) Extending citation analysis to non-source items. Scientometrics, 66(2), 327-343.

Cronin, B & La Barre, K. (2004). Mickey Mouse and Milton: Book publishing in the humanities. Learned Publishing,17(2), 85-98.

Cronin, B., Snyder, H & Atkins, H. (1997). Comparative citation rankings of authors in monographic and journal literature: a study of sociology. Journal of Documentation, 53(3), 263-273.

Cullars, J. (1992). Characteristics of the monographic literature of British and American literary studies. College and Research Libraries, 46(1), 511–522.

García-Pérez, M. A. (2010). Accuracy and completeness of publication and citation records in the Web of Science, PsycINFO, and Google Scholar: a case study for the computation of h indices in psychology. Journal of the American Society for Information Science and Technology, 61(10), 2070–2085.

Gump, S. E. (2006). Prestige and the university press. Journal of Scholarly Publishing, 37(2): 69-85.

Hammarfelt, B. (2011). Citation analysis on the micro level: The example of Walter Benjamin's Illuminations. Journal of the American Society for Information Science & Technology, 65(5), 819-830.

Harzing, A. W. (2010). The Publish or Perish Book: Your guide to effective and responsible citation analysis. Melbourne, Australia: Tarma Software Research Pty Ltd.

A. Abrizah


Jordy, M. L., McGarth, E. L. & Rutledge, J.B. (1999). Book reviews as a tool for assessing publisher reputation. College & Research Libraries, 60(2), 132-142.

Kellsey, C. & Knievel, J. E. (2004).Global English in the humanities? A longitudinal citation study of foreign-language use by humanities scholars. College & Research Libraries, 65(3), 194-204.

Kousha, K. & Thelwall, M. (2009) Google Book Search: Citation analysis for social science and the humanities. Journal of the American Society for Information Science and Technology, 60(8), 1537-1549.

Kousha, K., Thelwall, M. & Rezaie, S. (2011). Assessing the citation impact of books: The role of Google Books, Google Scholar, and Scopus. Journal of the American Society for Information Science and Technology, 62(11), 2147–2164.

Lindholm-Romantschuk, Y. (1996). The role of monographs in scholarly communication: An empirical study of philosophy, sociology and economics. Journal of Documentation, 52(4), 389-404.

Linmans, A. J. M. (2010). Why with bibliometrics the humanities does not need to be the weakest link - indicators for research evaluation based on citations, library holdings, and productivity measures. Scientometrics, 83(2), 337-54.

Mingers, J. & Lipitakis, E. A. E. C. G. (2010). Counting the citations: a comparison of Web of Science and Google Scholar in the field of business and management. Scientometrics, 85(2), 613–625

Nederhof, A. J. (2006). Bibliometric monitoring of research performance in the social sciences and the humanities: A review. Scientometrics,66(1), 81-100

Rauhvargers, A. (2011). Global university ranking and their impact.EUA Reports on Ranking 2011. Brussels, Belgium: European University Association.

Saenger, P. (1975). Colard Mansion and the evolution of the printed book. The Library Quarterly, 45(4), 405-18.

Seol, S.S. & Park, J.M. (2008). Knowledge sources of innovation studies in Korea: A citation analysis. Scientometrics, 75(1), 3-20.

Serenko, A., Bontis, N. & Moshonsky, M. (2012). Books as a knowledge translation mechanism: Citation analysis and author survey. Journal of Knowledge Management, 16(3), 495-511.

Sieber, J. & Gradmann, S. (2011). How to best assess monographs? An attempt to assess the impact of monographs using library infrastructure and Web 2.0 tools. WP6 Report. European Educational Research Quality Indicators. 23 p. Retrieved from http://edoc.hu-berlin.de/oa/reports/repqfwF2qzFTE/PDF/21Jn7Ac4NH6o.pdf

Steele, C. (2008). Scholarly monograph publishing in the 21st Century: The future more than ever should be an open book. The Journal of Electronic Publishing, 11(2). Retrieved from http://quod.lib.umich.edu/j/jep/3336451.0011.201?rgn=main;view=fulltext.

Thompson, J. W. (2002). The death of the scholarly monograph in the humanities? Citation patterns in literary scholarship, Libri, 52(3),121–136.

Torres-Salinas, D. & Moed, H. (2009). Library catalog analysis as a tool in studies of social sciences and humanities: an exploratory study of published book titles in Economics. Journal of Informetrics, 3(1), 9-26

Torres-Salinas, D., Robinson-Garcia, N., Jimenez-Contreras, E. & Lopez-Corza, E.D. (2012). Towards a book publishers citation reports: First approach using the “Book Citation Index”. Revista Espanola De DocumentacionCientifica, 35(4), 615-624

Torres-Salinas, D., Rodríguez-Sánchez, R., Robinson-Garcia, N., Fdez-Valdivia, J. & Garcia, J. A (2013). Mapping citation patterns of book chapters in the Book Citation Index. Journal of Informetrics, 7(2), 412-424.

White, H., Boell, S. K, Yu, H., Davis, M., Wilson, C. S. & Cole, F. T. H. (2009). Libcitations: A measure for comparative assessment of book publications in the humanities and social sciences. Journal of the American Society for Information Science and Technology, 60(6), 1083-1096.



Williams, P., Stevenson, I., Nicholas, D., Watkinson, A. & Rowlands, I. (2009). The role and future of the monograph in arts & humanities research, Aslib Proceedings: New Information Perspectives, 61(1), 67-82.

Zuccala, A. & van Leeuwen, T. (2011). Book reviews in humanities research evaluations. Journal of the American Society for Information Science and Technology, 62(10), 1979-1991.





KAJIAN PENAWARAN APLIKASI WEB 2.0: TRANSFORMASI PERKHIDMATAN

PERPUSTAKAAN AWAM DAN PENERIMAAANNYA DALAM KALANGAN REMAJA

1aMohd Ismail Abidin, 1aSiti Haidah Md Aziz, 2aHazlin Ibrahim Khan & 3bMohd Isham Abidin

aPustakawan, bPensyarah

1Pusat Sumber, Universiti Teknologi MARA Kampus Bandaraya Melaka, Malaysia. 2Perpustakaan Kampus Alor Gajah, Melaka, Malaysia.

3Universiti Teknologi MARA Kampus Bandaraya Melaka, Melaka, Malaysia. [email protected]; [email protected];

[email protected] ; [email protected]

ABSTRACT This study aims to provide an overview of Web 2.0 applications among public libraries in Malaysia and the awareness and use of these applications by Malaysian youths. The main focus of this study is to explore the types of Web 2.0 used by the public library, the extent of its offerings and how widespread its adoption, and awareness among youth on the applications. This study incorporates web analytics methods, interviews and questionnaires. All 14 state public libraries and 536 youths were involved in this study. The findings showed that the Penang Public Library (PPAPP) is the most active library in offering Web 2.0 applications with six applications while the top application used by Malaysian public libraries is Facebook. The adoption of Web 2.0 applications is at the initial stage and most libraries are planning to enhance its use for better services. However, the study also found that there were no clear guidelines or policies in the adoption of this application. Meanwhile, the survey data indicated that Malaysian youths are unaware of Web 2.0 services provided by the public libraries. However they are wiiling to use Web 2.0 services if offered by the library in the future. Keywords: Malaysian public library; Web 2.0; social media; youth; Malaysia. ABSTRAK Penyelidikan ini merupakan satu kajian yang bertujuan untuk memberikan gambaran penawaran aplikasi Web 2.0 dikalangan perpustakaan awam di Malaysia dan juga gambaran kesedaran penggunaan aplikasi ini di kalangan remaja Malaysia. Tumpuan utama kajian ini adalah untuk meneroka jenis aplikasi Web 2.0 yang digunakan oleh perpustakaan awam, sejauh mana penawarannya, bagaimana meluas aplikasi ini di guna pakai dan kesedaran pengguna dikalangan remaja tentang penawaran aplikasi ini

Mohd Ismail Abidin, et al.


Kajian ini menggabungkan kaedah analisis web, temubual dan soal selidik. Kesemua 14 perpustakaan awam negeri dan 536 remaja Malaysia terlibat dalam kajian ini. Penemuan menunjukkan Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang (PPAPP) merupakan perpustakaan yang paling banyak menawarkan perkhidmatan Web 2.0 dengan enam aplikasi manakala Facebook adalah aplikasi tertinggi yang digunakan di kalangan perpustakaan awam Malaysia. Penggunaan aplikasi Web 2.0 masih di peringkat awal dan kebanyakan perpustakaan merancang untuk meningkatkan penggunaan bagi perkhidmatan yang lebih baik. Walau bagaimanapun kajian juga mendapati tidak terdapat garis panduan ataupun polisi yang jelas dalam pemakaian aplikasi ini. Sementara itu, melalui soal selidik, data menunjukkan remaja Malaysia kurang sedar akan penawaran perkhidmatan Web 2.0 oleh perpustakaan awam dan mereka amat bersetuju dan akan menggunakan perkhidmatan Web 2.0 jika ditawarkan oleh perpustakaan di masa hadapan. Kata kunci: Perpustakaan awam Malaysia; Web 2.0; media sosial; remaja; Malaysia. 1. PENGENALAN Perpustakaan awam adalah sumber utama dalam proses pencarian maklumat secara asasnya oleh masyarakat setempat. Perpustakaan awam menawarkan perkhidmatan maklumat dengan menawarkan kepelbagaian bentuk sumber maklumat seperti buku, jurnal, makalah, mikrofilem, pangkalan data dan sebagainya. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) telah membawa pengaruh dan perubahan yang besar dalam menyumbang kepada transformasi perpustakaan kearah perkhidmatan yang lebih dinamik, berdaya saing dan kreatif dalam menarik minat penggunanya. Revolusi ICT memecahkan satu demi satu batu sempadan negara di dunia dan menjangkau jauh melepasi had kemampuan fizikal. Dunia seolah-olah semakin mengecil dengan segala bentuk pengaksesan dan capaian hanya dihujung jari sahaja tanpa batasan masa dan tempat. Profesion pustakawan turut menerima tempias agar peranan mereka seiring dengan tuntutan arus kemajuan dalam memastikan perkhidmatan yang ditawarkan tidak ketinggalan. Pustakawan harus mempelajari bidang-bidang baru yang lebih kompeten dan mempunyai nilai tambah sebagaimana yang dikehendaki oleh pengguna generasi baru. Penggunaan pelbagai aplikasi Web 2.0 seperti Facebook, YouTube, Twitter, Instagram, Blog dan sebagainya telah menjadi satu fenomena luar biasa di kalangan pengguna ICT, terutamanya golongan Y dan Z. Statistik terkini menunjukkan bilangan pengguna Facebook didunia telah meningkat kepada 1.15 bilion manakala lebih dari 13 juta darinya adalah pengguna Malaysia (Socialbakers.com, 2013). Dalam era Web 2.0, perpustakaan juga perlu mengambil langkah-langkah segera serta peluang menggunakan teknologi ini dalam penyampaian perkhidmatan mereka kepada pengguna. Menurut Alexander (2006), teknologi Web 2.0 meransang kerjasama dikalangan pengguna dimana ianya menjana pemikiran dan strategi baru bagi memenuhi permintaan masyarakat yang sentiasa berubah-ubah. Web 2.0 dengan memiliki keupayaan multimedia interaktif, mudah untuk digunakan, reka bentuk antara muka dengan gambaran visual yang menarik perlu dimanfaatkan sepenuhnya oleh perpustakaan bagi menjalankan aktiviti promosi, penyampaian maklumat dan perkhidmatan terus kepada pengguna. Walau bagaimanapun, dalam konteks negara membangun seperti Malaysia, isu-isu yang timbul seperti sejauh mana teknologi ini mudah diterima oleh masyarakat tempatan (terutamanya di kalangan remaja) dan bagaimana teknologi ini (Web 2.0/Library 2.0/perkhidmatan sosial media) boleh digunakan untuk menyokong penyampaian maklumat dan perkhidmatan perpustakaan, terutamanya di kalangan perpustakaan awam. Statistik telah membuktikan Malaysia adalah antara negara membangun yang aktif menggunakan rangkaian media sosial sebagai medium komunikasi dan

Kajian Penawaran Aplikasi Web 2.0: Transformasi Perkhidmatan Perpustakaan Awam dan Penerimaaannya dalam Kalangan Remaja


perkongsian maklumat. Walaubagaimanapun, kebimbangan utama yang akan dikaji adalah berkaitan dengan perkhidmatan yang ditawarkan oleh perpustakaan awam. Pada masa ini, perpustakaan awam tidak hanya menanti kedatangan pengunjung malahan perlu bergerak lebih aktif dan efektif mencari pengguna dengan bantuan Web 2.0. serta dapat merialisasikan konsep masyarakat maya yang kaya dengan ilmu pengetahuan. Peranan perpustakaan dan pustakawan dalam mentransformasikan perkhidmatan Web 2.0 ini sangat besar dan perlu dilaksanakan dengan teliti dan sistematik dalam memperkasakan dan meningkatkan kualiti perkhidmatan serta penyampaian maklumat. Kajian ini secara tidak langsung akan membantu perpustakaan awam merialisasikan konsep penyebaran maklumat dengan menggunakan bantuan Web 2.0 dengan lebih berkesan dan secara tidak langsung dapat memenuhi polar kehendak masyarakat era kini yang celik IT. 2. OBJEKTIF DAN SOALAN KAJIAN Kajian ini dilaksanakan bagi melihat peranan perpustakaan awam dan pustakawan dalam mentranformasikan perkhidmatan baru dan secara tidak langsung merialisasikan konsep penyebaran dan penyampaian maklumat menggunakan aplikasi Web 2.0. Kajian ini juga melihat kepada penerimaan perkhidmatan ini dikalangan remaja di Malaysia. Bagi mencapai matlamat kajian, beberapa soalan kajian dibangunkan untuk menjawab persoalan kepada penawaran aplikasi Web 2.0 SK1 : Apakah aplikasi Web 2.0 yang menjadi tren penggunaan/perlaksanaan dikalangan perpustakaan awam di Malaysia? SK2 : Apakah tujuan aplikasi ini ditawarkan dan sejauhmanakah perpustakaan menggunakan aplikasi ini untuk meningkatkan hubungan dengan penggunanya? SK3 : Sejauh manakah penerimaan pengguna keatas penawaran perkhidmatan Web 2.0 di perpustakaan? 3. SOROTAN KAJIAN Penggunaan aplikasi Web 2.0 dikalangan masyarakat dunia telah menjadi satu fenomena terutama sekali dikalangan generasi baru. Menurut Tim Berner, Web 1.0 adalah mengenai hubungan manusia dan ianya berbentuk interaktif manakala Web 2.0 adalah penggunaan standard yang berterusan dan dihasilkan oleh manusia yang terlibat dengan Web 1.0. Terma Web 2.0 telah di konsepkan oleh Tim O’Reily dan Dale Dougherty pada tahun 2004 (O’Reilly, 2005). Ianya merujuk kepada pelbagai definisi : (1) laman web yang berasaskan penggunaan teknologi, (2) mengandungi ciri-ciri komponen sosial dan (3) berorientasi kandungan yang dijana oleh pengguna (Cormode & Krishnamurthy, 2008). Teknologi Web 2.0 menandakan bermulanya revolusi maklumat yang ditransformasikan ke arah bidang sosial. Penggunaan laman web yang interaktif merupakan salah satu paltform bagi pengguna menyebarkan maklumat, berkongsi maklumat, dan berkomunikasi secara aktif. Perubahan secara mendadak ini memberikan satu cabaran baru kepada profesion pustakawan untuk mengkaji sejauh mana perkembangan dan keberkesanan perkhidmatan yang ditawarkan oleh perpustakaan (Bronstein & Aharony, 2009). Library 2.0 merupakan satu perubahan cara bagaimana perpustakaan berinteraksi dengan pengguna. Perkembangan teknologi Web 2.0 merupakan pengaruh besar ke atas perubahan ini. Perubahan ini juga memerlukan kemahiran dan kepakaran yang tinggi daripada pustakawan (Isto Hivula et al., 2013). Cullen (2008) menyatakan bahawa Library 2.0 merupakan komunikasi utama yang berorientasikan pengguna. Abraham (2008) juga mengatakan bahawa Perpustakaan 2.0 mesti mempunyai pengetahuan yang kukuh tentang tingkah laku pengguna.



Chawner (2008) telah mengkategorikan 4 peranan pustakawan di dalam penggunaan media sosial, iaitu sebagai content consumer (passive), content commenter ( reactive), content creator (proactive) dan content collector ( current awareness). Beliau lebih selesa mentakrifkan peranan pustakawan sebagai content consumer dan collector berbanding memainkan peranan dengan lebih proaktif dan reaktif. Menurut Oberhelman (2007), "Web 2.0 secara amnya merujuk kepada alat web itu, dan bukannya bertindak sebagai forum bagi pihak berkuasa untuk memberikan maklumat kepada pendengar yang pasif menerima, sebenarnya mengundang pelawat laman mengulas, bekerjasama, dan mengedit maklumat". Manakala Library 2.0 pula bermaksud satu laman web yang terbuka kepada semua, interaktif, dapat menampung aplikasi Web 2.0 dan wujud kerjasama dengan pengguna (Xu, Ouyang & Chu, 2009). Isto Huvila et al. (2013) dalam kajiannya mengatakan fenomena Library 2.0 didefinasikan sebagai perubahan cara interaksi diantara perpustakaan dan pengguna perpustakaan (Holmberg et al., 2009). Berdasarkan definisi tersebut, perkembangan teknologi didalam peralatan dan teknik laman web menjadi faktor perubahan berlaku. Library 2.0 juga bermakna perubahan ke arah peningkatan penggunaan media sosial dan apa yang dipanggil Web 2.0 sebagai alat di perpustakaan. Aspek perubahan itu boleh dianggap mempunyai implikasi yang besar kepada kemahiran dan pengalaman yang diperlukan oleh pustakawan. Sementara itu Squires dan Golden (2009), mengatakan hari ini Web 2.0 merupakan satu aplikasi yang digunakan sebagai salah satu cara menjalinkan hubungan dengan lebih mudah dan perpustakaan awam sedia berkerjasama. Walaupun fokus utama perkhidmatan perpustakaan awam tertumpu kepada pembangunan sumber dan program untuk kanak-kanak dan remaja, aplikasi Web 2.0 banyak membantu perpustakaan awam membantu dan membimbing pelajar menjalankan penyelidikan ketika diluar persekitaran sekolah mereka. Pada bila-bila masa sahaja pustakawan boleh membantu dalam pencarian maklumat yang berkesan beserta dengan contoh dan teknik yang lebih kreatif dan inovatif. Menurut Ram (2011) pula pengenalan ICT kepada perpustakaan telah banyak membantu mengatasi rutin dan tugas yang berulang-ulang serta menawarkan kaedah pembelajaran baru yang lebih inovatif melalui pelbagai mod iaitu (a) secara serentak - kandungan yang berbeza dan bahan-bahan pembelajaran yang interaktif, (b) fleksibiliti - masa,tempat dan kadar serta memberi peluang kepada guru-guru meluangkan masa bagi mencipta teknik pembelajaran yang lebih terkini dan mencabar. Kemunculan aplikasi Web 2.0 merupakan satu transformasi teknologi (Joint, 2010), yang telah memberi jangkauan dan jalan yang baru kepada generasi pengguna perpustakaan yang akan datang dimana mereka boleh berinteraksi pada bila-bila masa sahaja, menjimatkan masa dan lebih berinteraktif dalm proses pembelajaran. Smith (2013), telah membuat ulasan daripada buku Do You Web 2.0?: Public Libraries and Social Networking hasil tulisan Linda Berube. Beliau mengatakan pengenalan kepada Web 2.0 merupakan satu isu yang praktikal dan perlu diuruskan secara efektif. Halangan yang biasanya wujud ialah hasil dari perbezaan persepsi dan tanggapan terhadap fungsi teknologi yang digunakan. Ianya jelas menunjukkan bahawa kita tidak hanya perlu cukup memahami atau menghargai apa yang teknologi boleh lakukan tetapi juga apa yang perlu dilakukan untuk mengintegrasikan pemahaman ini ke dalam perkhidmatan yang sedia ada. Jika seorang pustakawan tidak berminat menjalinkan interaksi, maka hakikatnya blog dan perkhidmatan rangkaian sosial hanya wujud tanpa maklumbalas dari pengguna dan sudah tentu seseorang biasanya dari pengurusan tertinggi akan bertanya apakah faedah yg diperolehi dari aplikasi ini.



4. METHODOLOGI KAJIAN

Kajian ini menggabungkan tiga kaedah untuk mendapatkan keseluruhan data yang diperlukan. Ianya terdiri daripada analisis kandungan laman web, temubual dikalangan pegawai yang bertangunggjawab keatas pembangunan/penyelenggaraan aplikasi Web 2.0, dan soal selidik keatas pengguna. Analisis kandungan web perpustakaan dijalankan secara umum dan hanya melibatkan pemerhatian keatas paparan hadapan (first link view) setiap laman web perpustakaan awam untuk melihat apakah aplikasi Web 2.0 yang dibangunkan/ditawarkan oleh setiap perpustakaan. Analisis ini dilakukan dua kali iaitu sebelum dan selepas temubual dijalankan. Seterusnya, temubual secara bersemuka (individual interview) dan juga melalui telefon telah dijalankan dengan pegawai-pegawai perpustakaan (pegawai IT / pustakawan) untuk mengenal pasti tujuan utama aplikasi ini dibangunkan, serta mengumpul faktor penting yang telah memberi kesan kepada pelaksanaan aplikasi Web 2.0 di perpustakaan ini. Daripada 14 sampel perpustakaan awam yang dipilih bagi kajian ini, hanya 11 perpustakaan sahaja yang dapat di temubual. Faktor kos dan kekangan masa merupakan faktor yang melambatkan proses temubual dijalankan. Setiap perpustakaan yang di temubual di beri kod PA1-PA14. Seterusnya, soal selidik ke atas remaja dilakukan di seluruh Malaysia untuk melihat persepsi dan penerimaan remaja kepada penawaran aplikasi Web 2.0 oleh perpustakaan awam. Sebanyak 536 responden yang terdiri dari remaja seluruh Malaysia berumur antara 12 hingga 18 tahun terlibat dalam kajian ini yang juga meliputi Sabah dan Sarawak. 5. ANALISIS DATA 5.1 Analisis kandungan laman Web 5.1.1 Mengenal pasti perpustakaan awam yang menggunakan aplikasi Web 2.0 Kewujudan dan penawaran keatas aplikasi Web 2.0 yang disediakan oleh perpustakaan awam di Malaysia dikenalpasti melalui laman web atau portal rasmi perpustakaan awam tersebut. Satu senarai semak yang mengandungi lapan aplikasi dibangunkan untuk melihat kepada penawaran aplikasi Web 2.0 ini. Jika didapati perpustakaan awam tersebut menawarkan atau ada kewujudan ikon-ikon Web 2.0 di dalam laman web perpustakaan, maka ianya akan ditandakan sebagai “Ya”, manakala jika sebaliknya, akan ditanda sebagai “Tidak”. Setiap ikon yang wujud ini juga disemak sekali lagi untuk melihat sama ada ianya aktif digunakan ataupun sekadar hiasan. 5.1.2 Jenis aplikasi Web 2.0 yang digunakan oleh perpustakaan awam di Malaysia Melalui semakan ke atas setiap laman web atau portal rasmi 14 perpustakaan awam utama di Malaysia (sehingga 15 Julai 2013), dapatan data menunjukkan hampir kesemua perpustakaan awam ini membangunkan dan menawarkan sekurang-kurangnya satu jenis aplikasi Web 2.0 dan rata-ratanya tiga jenis aplikasi Web 2.0 (PPAKB, PPANP, PPASB, PPAS dan PPATG). Menariknya, melalui semakan pertama keatas setiap portal perpustakaan awam pada awal Februari 2012 dan sehingga temubual dijalankan, Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Terengganu (PPATG) tidak menawarkan apa-apa perkhidmatan Web 2.0 namun semakan terkini (15 Julai 2013) mendapati perpustakaan ini menawarkan tiga jenis aplikasi Web 2.0 iaitu halaman Wikipedia, pautan RSS dan laman Facebook. Perpustakaan Awam Pulau Pinang (PPAPP) merupakan perpustakaan awam yang paling banyak menawarkan aplikasi Web 2.0 iaitu sebanyak enam jenis aplikasi berbanding lapan jenis aplikasi yang dikaji (Rajah 1). Namun demikian, pada semakan pertama, penyelidik menemui ikon Ask Librarian didalam portal PPAPP namun ianya tidak aktif dan tiada apa-apa respon dari



PPAPP apabila penyelidik mencubanya. Semasa proses temubual dengan pegawai PPAPP, penyelidik ada memaklumkan berkenaan perkara ini dan mendapat maklumbalas bahawa perkhidmatan sembang bersama pustakawan atau Ask Librarian tidak dapat ditawarkan lagi akibat kekangan masa dan kekurangan staf bagi mengendalikan perkhidmatan ini. Sebagai alternatif, pengguna boleh memberi apa jua maklumbalas, komen dan cadangan melalui Facebook perpustakaan. Seterusnya, Perpustakaan Negara Malaysia (PNM), Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Pahang (PPAPH) dan Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Selangor (PPAS) masing-masing menawarkan sebanyak lima aplikasi Web 2.0. Semakan kali kedua juga menemukan data yang menarik keatas portal Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Perak (PPANPK), dimana perpustakaan awam ini tidak lagi mempunyai menawarkan apa-apa jenis aplikasi Web 2.0 walaupun pada semakan pertama, mereka mempunyai tiga jenis aplikasi Web 2.0. Seperti yang dijangkakan, Facebook merupakan aplikasi yang paling banyak ditawarkan oleh pepustakaan. Ini kerana aplikasi ini merupakan aplikasi yang menjadi trend penggunaan terkini dalam membentuk satu transformasi hubungan yang lebih meluas dikalangan pengguna Facebook.

Rajah 1. Bilangan aplikasi Web 2.0 yang dibangunkan oleh perpustakaan awam di Malaysia

Hampir kesemua perpustakaan awam mempunyai laman Facebook (93%) masing-masing kecuali PPANPK walaupun pada awal semakan, perpustakaan ini mempunyai laman Facebook. Ini diikuti dengan penawaran aplikasi RSS (64%) dan Youtube (43%). RSS merupakan aplikasi yang memang tersedia secara automatik bagi perpustakaan yang membangunkan laman web / portal menggunakan perisian Joomlaa. Lain-lain aplikasi yang digunakan oleh perpustakaan awam adalah sebanyak 29% bagi blog dan Twitter serta Wikis sebanyak 21%. Analisis web terkini juga mendapati tiada perpustakaan awam menawarkan perkhidmatan Instant Messaging atau sembang bersama pustakawan walaupun ada perpustakaan yang mempunyai perkhidmatan ini (PPAPP dan PNM) melalui semakan pertama.

5.2 Analisis temubual 5.2.1 Pembangunan dan penawaran aplikasi Web 2.0 Pembangunan dan penawaran perkhidmatan aplikasi Web 2.0 dikalangan perpustakaan awam boleh dikatakan sangat perlahan dan hanya bermula di akhir tahun 2008 walaupun aplikasi ini berada di ruangan siber bermula tahun 2004. Melalui maklumbalas yang diterima melalui temubual yang dijalankan dikalangan 11 buah perpustakaan awam di Malaysia, kebanyakan perpustakaan mula menggunakan aplikasi ini bermula tahun 2008 dimana, Perpustakaan Awam Negeri Sembilan yang terawal menggunakannya,



diikuti oleh Perpustakaan Negara Malaysia, Perpustakaan Awam Terengganu, Sabah, Sarawak, Johor, dan Perlis pada tahun 2009. Beberapa penemuan yang menarik dan penting didapati melalui data analisis web dan juga temubual diantara pegawai. Beberapa penemuan penting yang bercanggah atau tidak selari di antara kedua-dua dapatan data. Melalui penyemakan kandungan web ataupun analisis kandungan PA1, dapatan data menunjukkan bahawa PA1 ada menawarkan khidmat chatting (Ask Librarian) melalui portal u-Pustaka, namun apabila penyelidik mencuba untuk menggunakannya, ianya tidak berfungsi dan tidak mempunyai apa-apa respon atau maklumbalas berkaitan masalah yang dihadapi walaupun penyelidik telah menghantar emel bagi memaklumkan akan ketidakfungsian perkhidmatan Ask Librarian tersebut. Melalui temubual yang telah dijalankan, pegawai yang bertanggungjawab keatas portal rasmi PA1 dan juga perkhidmatan Web 2.0, menyatakan bahawa “u-Pustaka bukan dibangun dan diselenggarakan oleh pihak PA1. Ianya di bangunkan oleh pihak ketiga melalui konsortium yang telah ditubuhkan dengan syarikat swasta dan dibiayai oleh kerajaan. Oleh yang demikian, PA1 tidak bertanggungjawab ke atas penyelenggaraan mahupun mengemaskini portal u-Pustaka tersebut”. Melalui temubual tersebut juga, penyelidik dimaklumkan bahawa aplikasi atau perkhidmatan Web 2.0 yang pertama dibangunkan oleh PA1 adalah Blog pada tahun 2009. Namun demikian, tinjauan ke atas portal blog PA1, mendapati, pihak PA1 tidak menggunakan kata nama rasmi blog sebagai Blog PA1, sebaliknya blog tersebut menggunakan identiti atau nama pengarahnya. Menurut pegawai tersebut, “pengarah amat suka menulis berkaitan berita-berita atau apa-apa aktiviti yang berkaitan PA1, peristiwa penting dan juga ucapannya didalam blog tersebut. Pada awalnya blog tersebut adalah tulisan sendiri pengarah PA1, namun demikian, pengurusan PA1 melihat ianya satu amalan yang baik (best practices) untuk menjadikan blog tersebut sebagai blog rasmi PA1. Kini, setelah diistiharkan blog tersebut sebagai blog rasmi PA1, maka segala urusan mengemaskini dan menyelenggara blog tersebut diletakkan dibawah pengurusan korporat”. Seterusnya pada tahun 2010, PA1 membangunkan aplikasi Facebook dan Flickr. Manakala aplikasi RSS adalah aplikasi sedia ada yang terdapat didalam portal joomla. Kini PA1 menawarkan lima aplikasi Web 2.0 dengan yang terkini Twitter bagi kemudahan atau cara mendekatkan diri dengan pengguna PA1. Seterusnya melalui temubual ke atas PA4, penyelidik dimaklumkan bahawa PA4 mula menggunakan aplikasi Web 2.0 pada tahun 2011 dengan aplikasi yang pertama Facebook dan RSS kemudiannya diikuti dengan Wikipedia. Walaupun PA4 cuma menggunakan / menawarkan tiga aplikasi Web 2.0, namun melalui pemerhatian penyelidik ke atas kandungan di dalam Web 2.0 perpustakaan ini, penyelidik mendapati bahawa PA4 merupakan antara perpustakaan yang paling aktif menggunakan media Web 2.0 terutamanya aplikasi Facebook bagi tujuan promosi dan perhubungan dengan pengguna mereka. Melalui temubual yang dijalankan juga, penyelidik mendapati pegawai yang bertanggungjawab ke atas pembangunan ini amat peka dan cepat dalam mengadaptasikan perkhidmatan terkini dan mengikuti tren terkini yang bersesuaian dengan kehendak pengguna terutama golongan belia. Menurut pegawai PA4 tersebut “aplikasi Web 2.0 ini dibangunkan selaras dengan arahan yang dikeluarkan oleh MAMPU, yang memerlukan semua jabatan-jabatan kerajaan dan organisasi mempunyai rangkaian sosial media untuk mendekati rakyat secara umum”. Oleh itu, PA4 cuba merealisasikan arahan tersebut dan menggunakan Facebook dalam mendekati penggunanya secara lebih dekat dan mesra. Satu penemuan yang menarik juga didapati melalui temubual dengan pihak PA14 dan dapatan data analisis kandungan Web 2.0. Menurut pegawai IT yang bertanggugjawab dalam pembangunan portal PA14, “PA14 tidak menawarkan ataupun membangunkan sebarang aplikasi Web 2.0” namun demikian, melalui analisis kandungan Web 2.0 yang dijalankan pada awal 2012, penyelidik mendapati wujud akaun Facebook atas nama



PA14, namun pegawai tersebut memaklumkan “ianya bukan laman facebook rasmi perpustakaan PA14 sebaliknya dibangunkan oleh staf perpustakaan atas inisitiaf sendiri tanpa ada arahan dari pihak pengurusan dan ianya bertujuan untuk membantu pihak PA14 dalam mempromosi apa-apa aktiviti dan perkhidmatan terbaru kepada pelanggan”. Menariknya, melalui semakan semula keatas kandungan Web 2.0 PA14 pada 15 Julai 2013, penyelidik mendapati, kini PA14 mempunyai tiga aplikasi Web 2.0 iaitu Facebook, Wikipedia dan RSS. Seterusnya, temu bual dengan pegawai IT PA13 pada 12 Januari 2012 mendedahkan bahawa perpustakaan hanya mempunyai dua jenis aplikasi Web 2.0, Facebook dan Twitter. Laman ini pada asalnya laman bukan rasmi PA13 kerana ianya dibangunkan/diwujudkan oleh kakitangan fotografi yang bertujuan perkongsian maklumat aktiviti-aktiviti dan peristiwa penting diantara kakitangan PA13. Namun demikian, setelah PA13 menjalankan penjenaamaan semula semua perkhidmatan PA13 di akhir tahun 2010, laman Facebook dan Twitter ini dijadikan laman rasmi perpustakaan dan menjadi salah satu perkhidmatan penting dalam mempromosi PA13 secara menyeluruh dan efektif. Melalui analisis kandungan (analisis kedua) pada 15 Julai 2012, PA13 menawarkan lima aplikasi Web 2.0 iaitu RSS, Blog, Youtube, Twitter dan Facebook. RSS merupakan aplikasi sedia ada yang terdapat didalam Portal Web PA13 yang menggunakan perisian Joomla. Manakala melalui temubual dengan Penolong Pegawai IT PA12 yang bertanggungjawab ke atas aplikasi Web 2.0, data menunjukkan PA12 mewujudkan laman Facebook diakhir tahun 2009, manakala laman Twitter pula dipertengahan tahun 2010. Menariknya, melalui temubual yang telah dijalankan terhadap 11 buah perpustakaan awam (perpustakaan negeri), PA12 merupakan satu-satunya perpustakaan awam negeri di Malaysia yang membentuk/mewujudkan satu jawatankuasa khas yang bertanggungjawab dalam mengemaskini, menyelenggara, menjalankan promosi/hebahan dan menulis laporan khas mengenai perkhidmatan Web 2.0 ini. Menurut pegawai tersebut “Jawatankuasa ini terdiri daripada kakitangan-kakitangan dari setiap unit yang aktif menggunakan aplikasi Web 2.0 dan berminat untuk menyumbang tenaga dalam membantu mempromosikan perkhidmatan yang ditawarkan PA12 disamping memberi khidmat nasihat secara terus kepada pengguna mengikut bidang masing-masing. Jawatankuasa ini terletak dibawah tanggungjawab Knowledge Management Unit dan dibawah pengawasan jabatan Community Technology Networking. Melalui semakan terkini, PA12 mempunyai tiga aplikasi Web 2.0 iaitu Twitter, RSS dan Facebook manakala satu aplikasi WebCast (koleksi e-Video dan audio) yang tidak mempunyai ciri-ciri aplikasi Web 2.0. Seterusnya temubual yang dijalankan PA7 pada 12 Mac 2012, mendapati Perpustakaan ini telah lama mewujudkan aplikasi Blog, namun bermula tahun 2010, PA7 aktif menggunakan Facebook dan Blog sebagai salah satu perkhidmatan mereka. Menurut pegawai yang ditemubual “Pembangunan dan penawaran perkhidmatan Facebook dilaksanakan kerana, melalui pemerhatian tren pengguna masa kini dan juga melalui kriteria yang ditetapkan oleh MEMDEC dalam memberi pengiktirafan ke atas laman portal badan-badan kerajaan. Pada tahun 2010, PA7 menerima pengiktirafan 2 bintang ke atas pembangunan Web Portal Perpustakaan manakala pada 2011, PA7 menerima pengiktirafan 4 bintang setelah memasukkan aplikasi Web 2.0 didalam portal perpustakaan. Rentetan dari itu PA7 berharap dapat menyediakan lebih banyak aplikasi Web 2.0 ini dalam memantapkan proses penyampaian maklumat dan juga kegirangan pelanggan ke atas perkhidmatan yang ditawarkan”. Analisis terbaru ke atas kandungan Web 2.0 menunjukkan PA7 kini menawarkan lima aplikasi Web 2.0 iaitu RSS, Blog, Youtube, Twitter dan Facebook, berbanding satu aplikasi sahaja pada tahun 2012.



Sementara itu, melalui temubual yang dijalankan dengan tiga orang Penolong Pegawai Teknologi PA10 pada 13 Februari 2012, satu penemuan menarik juga telah dikenalpasti melalui temubual ini. PA10 mula membangunkan blog pada bulan Jun 2010 yang dikhaskan untuk tatapan kakitangannya bagi perkongsian pintar aktiviti-aktiviti yang dijalankan. Dengan perkembangan tren terkini dan juga keperluan perkongsian maklumat yang lebih luas, PA10 mewujudkan dua laman Facebook, Twitter dan Flickr yang berbeza fungsinya bagi kakitangan dan juga penggunanya. Menurut salah seorang pegawai yang ditemubual “Kewujudan dua akaun yang berbeza ini kerana PA10 merasakan perlunya mereka mengasingkan sesuatu maklumat atau informasi untuk disalurkan kepada sasaran pengguna agar ianya lebih bermanfaat dan berguna. Sebagai contoh, bagi akaun yang dikhaskan kepada kakitangan, maklumat atau sumber yang akan disampaikan adalah seperti ucapan-ucapan, pekeliling, aktiviti kekeluargaan kakitangan dan apa jua yang berkaitan dengan kakitangan dan pengurusan PA10, manakala bagi akaun untuk pengguna, ianya adalah maklumat berkenaan perkhidmatan, aktiviti bersama komuniti dan apa jua maklumat yang dirasakan sesuai untuk tatapan pengguna sahaja disalurkan. Ini amat penting supaya penyampaian sesuatu maklumat dapat disalurkan dengan lebih baik dan penerimannya lebih meluas berbanding jika mencampuradukkan perkara-perkara yang tidak relevan untuk tatapan sasaran pengguna ini”. Menariknya juga, aplikasi yang digunakan seperti Facebook, Flickr, Youtube dan Twitter PA10, semuanya dicadangkan oleh pengguna PA10 melalui borang maklum balas perkhidmatan pelanggan. Melalui analisis kandungan terkini pada 15 Julai 2013, PPAPP mempunyai dua Laman Youtube, dua Laman Flickr, satu laman Facebook, Twitter, RSS dan blog. Semasa temubual dengan dua orang Pegawai Teknologi Maklumat PA8 pada 14 Feb 2012 dan analisis kandungan web pada awal Januari 2012, didapati PA8 cuma mempunyai dua akaun iaitu laman Blog dan Facebook, manakala RSS merupakan aplikasi sedia ada didalam portal PA8. Menurut pegawai yang ditemubual secara telefon, “PA8 membangunkan dan menawarkan aplikasi Web 2.0 ini pada tahun 2009 dan ia sebenarnya di wujudkan oleh kakitangan perpustakaan dalam membantu PA8 secara sukarela untuk menyalurkan maklumat terkini berkaitan aktiviti-aktiviti dan program-program yang dilaksanakan oleh perpustakaan dan ia merupakan akaun tidak rasmi bagi PA8. Bagaimanapun setelah melihat kepada trend penggunaan Web 2.0 terlalu tinggi dikalangan masyarakat awam dan keperluan untuk menggunakan aplikasi ini sebagai salah satu bentuk promosi perpustakaan yang lebih efisien, maka PA8 memutuskan untuk menjadikan akaun ini secara rasmi sekitar akhir tahun 2009. Manakala bagi laman blog pula, pada awalnya ia bertujuan untuk menyimpan dan merekodkan semua aktiviti kakitangan seperti sukan, hari keluarga, gotong royong dan sebagainya.” Kini PA8 telah menambah satu lagi aplikasi Web 2.0 iaitu Youtube sebagai salah satu perkhidmatan atas talian mereka. 5.2.2 Objektif dan tujuan pembangunan/penawaran perkhidmatan Web 2.0

kepada pengguna Hampir kesemua pegawai perpustakaan awam yang ditemubual menyatakan tujuan utama mereka membangunkan atau menyediakan perkhidmatan Web 2.0 adalah bagi memudahkan sesuatu promosi dilaksanakan dengan lebih mudah, cepat dan efisien. Sebagai contoh, melalui temubual yang dijalankan dengan Pegawai Perpustakaan PA4, beliau menyatakan, “...tujuan utama PA4 membangunkan atau menawarkan perkhidmatan Web 2.0 ini adalah untuk memudahkan perpustakaan untuk berkomunikasi dengan penggunanya, dan memaklumkan (membuat hebahan) berkenaan aktiviti-aktiviti, program-program yang disebarkan dengan lebih meluas dan cepat. Kos promosi dan penyebaran maklumat menggunakan medium ini adalah sangat minimum dan boleh dikatakan hampir percuma berbanding penggunaan promosi menggunakan kaedah konvensional seperti membuat banner, bunting, iklan di akhbar-



akhbar atau radio dan sebagainya. Begitu juga perpustakaan PA5, pegawai menyatakan, “ aplikasi ini memudahkan perpustakaan untuk membuat promosi dengan lebih cepat dan paling penting ianya percuma”. dijalankan atau apa jua maklumat berkenaan perpustakaan dengan cara yang lebih cepat, cekap dan efisien. Aplikasi ini juga sangat mudah digunakan dan bersifat “userfriendly” dan maklumat dapat Kenyataan ini juga turut disokong oleh pustakawan yang ditemubual dari Perpustakaan Negara Malaysia. Sementara itu, melalui temubual yang dijalankan dengan dua orang penting perpustakaan PA13 yang bertanggungjawab ke atas penggunaan aplikasi Web 2.0 ini, mereka menyatakan, PA13 sentiasa mempunyai program atau aktiviti yang dibuat secara ad-hoc. Oleh itu mereka perlu menggunakan medium ini bagi mempromosikan segala aktiviti yang dijalankan secara ad-hoc supaya maklumat dapat disampaikan dengan lebih cepat, meluas dan menjimatkan masa berbanding cara konvensional. Selain daripada itu, ada juga perpustakaan menyatakan tujuan mereka membangunkan atau menawarkan perkhidmatan Web 2.0 ini adalah kerana mereka menerima arahan daripada kerajaan sama ada kerajaan pusat, kerajaan negeri atau badan-badan kerajaan seperti Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) dan Multimedia Development Corporation (MDeC). Menurut pegawai IT PA4, "kewujudan laman facebook PA4 adalah disebabkan arahan daripada MAMPU... dimana badan ini mengkehendaki semua agensi kerajaan perlu mempunyai rangkaian media sosial... supaya proses penyampaian maklumat dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cekap." Begitu juga dengan PA5, pegawai yang ditemubual menyatakan bahawa "Kerajaan Negeri Melaka telah menggesa semua jabatan kerajaan untuk mempunyai laman rangkaian sosial seperti Facebook untuk mewujudkan hubungan yang lebih rapat dengan masyarakat” . Sesuatu yang menarik untuk dikongsi, melalui temubual bersama dengan pegawai dari PA7, beliau menyatakan, “ pembangunan aplikasi Web 2.0 PA7 adalah disebabkan oleh kriteria penilaian ke atas setiap portal badan kerajaan yang dibuat oleh MDEC, dimana badan kerajaan yang mempunyai aplikasi Web 2.0 seperti media sosial Facebook mempunyai kelebihan dari segi permarkahan. Oleh itu, pengurusan PA7 cuba menawarkan seberapa banyak aplikasi Web 2.0 bagi mendapat kelebihan penilaian tersebut”. Begitu juga PA13, pegawai yang ditemubual menyatakan, “PA13 sentiasa memastikan maklumat yang terdapat didalam Facebook PA13 sentiasa dikemaskini dan juga maklumat yang disampaikan tepat dan berkualiti bagi makluman penggunanya. Ia bertujuan supaya tidak ada pihak yang akan mempertikaikan maklumat yang diberi melalui Facebook PA13 ini.” Melalui amalan ini laman web PA13 termasuk Facebook telah menerima anugerah empat bintang. Sementara itu melalui temubual dengan pegawai dari PA12, beliau menyatakan, “PA12 sentiasa melihat dan amat sensitif (peka) dengan kehadiran teknologi atau aplikasi baru yang digunakan oleh masyarakat hari ini...tren penggunaan Facebook, Twitter, Youtube, Podcast, RSS, dan lain-lain aplikasi Web 2.0 yang semakin popular membuatkan PA12 cuba untuk membangunkan sebanyak mungkin sebagai salah satu perkhidmatan PA12. Objektif utama pembangunan atau penawaran perkhidmatan ini adalah untuk mendekati pengguna dan masyarakat secara khususnya, mewujudkan rangkaian atau komunikasi dua hala antara perpustakaan dan masyarakat serta memudahkan proses penyaluran maklumat atau promosi aktiviti-aktiviti yang dianjurkan. Selepas hampir tiga tahun menggunakan aplikasi ini, PA12 mendapati medium ini adalah salah satu cara yang paling cepat dan berkesan dalam membuat promosi. Sebagai contoh, PA12 telah menganjurkan satu program tayangan yang di buat pada waktu malam. PA12 memaklumkan program ini melalui laman Facebook dan akaun Twitter PA12, serta menggunakan juga kaedah konvensional untuk mempromosikan program ini. Melalui gabungan bentuk promosi ini, hampir 500 orang pengunjung yang hadir pada program tersebut. Ianya satu pencapaian yang diluar jangkaan dan mendapat maklum balas yang sangat positif dari pengunjung.



Pada masa kini, Web 2.0 merupakan tren popular dalam membentuk sesuatu hubungan iaitu mewujudkan jaringan hubungan yang lebih meluas dan juga satu cara bersosial masyarakat sekarang. Menurut pegawai dari PA4, “Web 2.0 terutamanya Facebook merupakan aplikasi yang mesra pelanggan (user-freindly) dan sangat meluas penggunaannya terutama dikalangan remaja, lebih-lebih lagi sesuatu maklumat dapat tersebar dengan lebih meluas dan cepat. Sebagai contoh, apabila seseorang pelanggan perpustakaan melihat sesuatu kiriman (wall post) didalam laman Facebook PA4, jika mereka suka (like) atau komen ataupun berkongsi pautan tersebut (shared), maka rakan-rakan mereka dapat melihat kepada pautan kiriman tersebut. Jika rakan-rakan mereka bertindak sama seperti pengguna pertama tadi maka jaringan maklumat akan lebih meluas dan sesuatu maklumat ini dapat disampaikan dengan lebih cepat dan cekap. Secara logiknya, jika proses ini berulang-ulang maka sesuatu maklumat berkaitan aktiviti dan program-program perpustakaan dapat disampaikan dengan lebih baik, cepat dan meluas disamping menjana rangkaian baru dalam membentuk hubungan diantara perpustakaan, pelanggan sedia ada dan juga pelanggan baru.” Di samping itu, pegawai PA1 menyatakan "mudah-mudahan dengan penawaran aplikasi Web 2.0, ianya dapat menarik minat lebih ramai pengguna untuk menyertai aktiviti-aktiviti yang dianjurkan PA1, meningkatkan statistik peminjaman buku dan lain-lain”. Sementara itu, menurut pegawai dari PA13, “media sosial seperti Facebook ini dapat mewujudkan komunikasi 2 hala yang baik antara pihak PA13 dan pengguna...pengguna bebas memberi pandangan dan cadangan kepada pihak PA13, berkongsi idea dan juga mereka dapat memberi ekspresisasi mereka keatas aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh PA13”. Begitu juga dengan PA2 dan PA6, pegawai yang ditemubual menyatakan melalui perkhidmatan ini, ianya akan memudahkan komunikasi dua hala antara pengguna dan perpsutakaan dan juga dapat membentuk hubungan yang lebih mesra dan dekat dihati pengguna. 5.2.3 Bentuk promosi yang digunakan oleh pihak perpustakaan dalam memberi

kesedaran kepada pengguna akan kewujudan aplikasi ini Melalui analisis Web, temubual yang dijalankan dan pemerhatian secara rambang seperti lawatan ke program-program yang dianjurkan (in-house site visit) mengenai kaedah dan bentuk promosi yang digunakan oleh perpustakaan awam di Malaysia bagi memberi kesedaran mengenai penawaran aplikasi Web 2.0 mendapati ada perpustakaan yang memainkan peranan aktif dalam menggerakkan promosi ke atas penawaran perkhidmatan ini. Sebagai contoh, pegawai PA4 menyatakan, “PA4 melakukan promosi secara langsung dan tidak langsung keatas penawaran aplikasi Web 2.0 ini, salah satunya adalah melalui portal atau laman web rasmi PA4 itu sendiri. Didalam laman web PA4 terdapat ikon “Ikut kami di Facebook (Follow us on Facebook)” dan ikon RSS yang boleh dilihat dengan jelas oleh pengunjung laman web PA4. Selain daripada itu, promosi secara tak langsung adalah melalui penyekatan ke atas beberapa laman web yang tidak dibenarkan dilayari didalam perpustakaan seperti laman Youtube, Twitter dan lain-lain. Apabila pengguna ingin melayari laman tersebut, satu paparan mesej (pop-up window) akan muncul bagi memaklumkan bahawa pengguna tidak dibenarkan mengakses ke laman tersebut. Didalam paparan mesej tersebut, PA4 meletakkan ikon “Ikuti kami di facebook” bagi memaklumkan kepada pengguna bahawa perpustakaan mempunyai akaun Facebook dan pengguna boleh memberi maklumbalas dan melayari laman facebook PA4 untuk melihat aktiviti-aktiviti yang berjalan dan akan dilangsungkan di PA4”. Ini secara tidak langsung dapat meningkatkan kesedaran pengguna akan kewujudan dan penawaran aplikasi ini kepada pengguna. Menurut pegawai PA4 itu juga, terdapat beberapa penulis blog yang membantu mempromosikan perkhidmatan tersebut. Begitu juga dengan PA5, menurut pegawai PA5, “Pengunjung yang melayari portal atau laman web PA5, akan nampak ikon Facebook dan apabila mereka klik pada ikon tersebut, mereka akan dipautkan dengan laman facebook PA5.



Penyelidik juga berpeluang menghadiri lawatan ke Pameran Buku yang dianjurkan oleh PA5 pada bulan Mei 2012. Melalui pemerhatian keatas program tersebut di majlis perasmian, terdapat poster program yang mempunyai isi kandungan logo Facebook PA5 dan juga pengacara majlis ada juga memaklumkan kepada pengunjung untuk melayari laman Facebook PA5 bagi melihat gambar-gambar sepanjang program pameran buku tersebut dan juga bagi mendapatkan maklumat terkini berkaitan PA5. Ianya satu usaha yang baik dalam mempromosikan kewujudan aplikasi ini sekaligus meningkatkan kesedaran orang awam mengenai penawaran perkhidmatan ini. Sementara itu, menurut pegawai dari PA6, PA10, PA7, PA11 dan PA12 mereka mempromosikan perkhidmatan ini melalui terbitan didalam brosur dan banner serta makluman melalui email penggguna yang ada dalam sistem perpustakaan. PA6, PA10 dan PA12 juga merupakan antara perpustakaan yang paling aktif menggunakan media sosial untuk berhubung secara langsung dengan penggunanya. Sehinga kini, penyelidik sentiasa mendapat maklumat (update) melalui emel mengenai aktiviti atau program terbaru yang dijalankan oleh perpustakaan awam tersebut. 5.2.4 Polisi dan garis panduan membangunkan aplikasi Web 2.0 Hampir kesemua perpustakaan awam di Malaysia tidak mempunyai garis panduan atau polisi yang jelas dalam membangunkan aplikasi Web 2.0 ini. Melalui pemerhatian semasa temubual dijalankan, kebanyakan dari pegawai perpustakaan belum sedar akan keperluan dan kepentingan pembentukan polisi dan garis panduan dalam membangunkan perkhidmatan ini. Ada juga darinya menyatakan bahawa penawaran aplikasi Web 2.0 ini bermula dari suka-suka atau inisiatif staf tanpa arahan daripada pihak pengurusan untuk mewujudkan perkhidmatan ini. Namun setelah melihat tren pengunaan yang semakin popular dan juga kemudahan dari segi membuat hebahan dan promosi, perpustakaan awam ini akhirnya mengiktiraf aplikasi yang dibangunkan oleh staf mereka sebagai aplikasi rasmi untuk perpustakaan. Namun terdapat juga perpustakaan yang mengguna pakai garis panduan yang disediakan oleh badan kerajaan seperti MAMPU. Seperti yang dimaklumkan oleh pegawai PA4, “Garispanduan yang disediakan oleh MAMPU dalam pembangunan aplikasi media sosial ini lebih mudah, selamat dan praktikal untuk diikuti dan digunakan. Ianya kerana hampir kesemua isu-isu berkaitan keselamatan ICT terkandung didalam garis panduan ini berbanding jika PA4 ingin membangunkan garis panduan sendiri”. Begitu juga dengan PA5, mereka mengguna pakai garis panduan ini beserta dengan tambahan daripada minit mesyuarat pengurusan PA5 jika ada apa-apa keperluan tambahan yang bersesuaian. Namun berbeza dengan PA13, mereka mempunyai polisi dalam menerbitkan sesuatu maklumat, mereka perlu mendapat kebenaran dari Pengarah PA13 sebelum menerbitkan apa jua maklumat didalam portal perpustakaan mahupun aplikasi Web 2.0. Begitu juga dengan PA1, jabatan IT yang bertanggungjawab ke atas semua aplikasi online mempunyai garis panduan yang ringkas bagi mengurus dan menyelenggara aplikasi Web 2.0. Namun garis panduan ini diwujudkan atas inisiatif jabatan dengan kebenaran dari pengarah. Garis panduan ini dicipta dan disesuaikan (customized) mengikut apa yang ditawarkan. Pegawai ini juga menjelaskan mengapa mereka tidak menggunapakai garis panduan dari MAMPU. Beliau menyatakan, “Garis panduan yang diterbitkan oleh MAMPU adalah garis panduan yang sangat umum dan meliputi secara keseluruhan bagi agensi-agensi kerajaan namun ianya tidak memenuhi keperluan sesuatu agensi dan tidak boleh diikuti sepenuhnya, ia perlu disesuaikan dengan apa yang ditawarkan oleh agensi tersebut”. Sementara itu, menurut pegawai dari PA7, “PA7 menerima dan menggunapakai garis panduan dan dasar yang disediakan oleh MAMPU dalam penawaran Web 2.0... jika perpustakaan mahu mewujudkan satu dasar baru atau garis panduan yang rasmi, ianya



perlu dibawa dan dibentangkan didalam mesyuarat Dewan Undangan Negeri untuk dibahaskan. Proses ini amat rumit dan mengambil masa yang panjang dan jika ia mendapat kelulusan, dasar ini digubal mengikut enakmen. Oleh itu PA7 mengambil keputusan untuk mengunapakai dasar sedia ada dari MAMPU” 5.3 Analisis soal selidik 5.3.1 Latar belakang responden Soal selidik kajian ini diedarkan secara terus (convenience sampling) kepada remaja-remaja di Malaysia yang berumur diantara 12-18 tahun. Daripada maklum balas yang diterima, majoriti peringkat umur bagi lelaki ialah 14 tahun (29%), diikuti dengan 16 tahun (23%) dan 15 tahun (18%). Manakala bagi respondent perempuan pula, data yang paling tinggi menunjukkan respondent berumur 16 tahun (31%) menjawab soalselidik ini dan diikuti dengan respondent yang berumur 14 tahun (25%) seterusnya 15 tahun (18%). Responden yang berumur 12 tahun merupakan responden yang paling sedikit menjawab soal selidik ini bagi kedua-dua jantina iaitu hanya 2%. Bagi melihat tren penggunaan aplikasi Web 2.0 dikalangan responden, terlebih dahulu responden ditanya berkaitan dengan kekerapan mereka mengakses internet. Rajah 2 menunjukkan, hampir kesemua (97%) responden menyatakan mereka melayari Internet didalam kehidupan seharian mereka. Data yang paling tinggi menunjukkan responden perempuan (35%) dan responden lelaki (25%) menjawab mereka kadangkala melayari Internet. Hanya 3 % responden yang tidak pernah melayari Internet. Hal ini kemungkinan mereka hidup diluar bandar dan tidak berpeluang menikmati kemudahan Internet.

Rajah 2. Kekerapan melayari Internet mengikut jantina

5.3.2 Kesedaran mengenai kewujudan aplikasi Web 2.0 dan penawaran perkhidmatan ini oleh perpustakaan awam

Secara keseluruhannya, majoriti responden sedar dan tahu akan maksud Web 2.0. Melalui rajah 3 dibawah, 37% responden perempuan dan 22 % responden lelaki menyatakan mereka tahu dan sedar tentang aplikasi Web 2.0. Hanya 25% kedua-dua jantina responden yang tidak tahu apakah itu aplikasi web 2.0 dan 15% tidak berapa pasti akan aplikasi ini. Dari segi penilaian kesedaran tentang penawaran perkhidmatan Web 2.0 oleh perpustakaan, data menunjukkan jumlah responden yang sedar dan tidak sedar akan penawaran perkhidmatan ini tidak jauh berbeza mengikut jantina. Sebanyak 21% respondent lelaki daripada keseluruhan responden menyatakan tidak sedar akan penawaran aplikasi dan 20% darinya sedar, manakala bagi responden perempuan, 31 % tidak sedar penawaran perkhidmatan ini berbanding 28% yang sedar. Berdasarkan data

Lelaki Perempuan

74 (14%)121 (23%)132 (25%)

186 (35%)

8 (1%) 11 (2%)

Kekerapan Melayari Internet

Ya,Selalu Ya, Kadangkala Tidak Pernah



tersebut, kesedaran responden terhadap penawaran perkhidmatan Web 2.0 dikalangan Perpustakaan Awam di Malaysia masih ditahap yang rendah.

Rajah 3. Kesedaran mengenai kewujudan aplikasi Web 2.0 dan penawaran perkhidmatan ini oleh perpustakaan awam

5.3.3 Sumber kesedaran kewujudan perkhidmatan Web 2.0 Responden telah ditanya berkaitan dengan bagaimana mereka sedar tentang kewujudan perkhidmatan atau aplikasi Web 2.0 ini (Rajah 4). Berdasarkan maklum balas yang diterima, tiga sumber utama kesedaran akan wujudnya penawaran aplikasi ini oleh perpustakaan adalah (i) melalui rakan-rakan responden (20%), (ii) melalui portal/laman web perpustakaan (18%) dan (iii) melalui maklumat yang terdapat didalam banner atau bunting perpustakaan (14%) Seterusnya, 13% responden mengetahui perkhidmatan ini melalui program orientasi yang dijalankan oleh pihak perpustakaan, 12% melalui aktiviti-aktiviti atau program-program yang dianjurkan oleh perpustakaan serta guru mereka sendiri manakala 11% melalui buletin perpustakaan awam. Ini menunjukkan pengaruh rakan sebaya masih merupakan elemen kuat dalam proses penyebaran informasi khususnya mewujudkan kesedaran kewujudan perkhidmatan Web 2.0.

Rajah 4. Sumber kesedaran kewujudan perkhidmatan Web 2.0

Lelaki Perempuan

22%

37%

9%16%

9% 7%

Sedar maksud Web 2.0

Ya Tidak Tidak Pasti

Lelaki Perempuan

20%

28%21%

31%

Sedar penawaran Web 2.0 dikalangan Perpustakaan Awam Di Malaysia

Ya Tidak

Portal perpustakaan

18%

Banner/ Bunting

14%Rakan20%Orientasi

Perpustakaan13%

Buletin11%

Aktiviti/ Program

perpustakaan12%

Guru12%

Sumber kesedaran kewujudan perkhidmatan Web 2.0



5.3.4 Keperluan penawaran perkhidmatan Web 2.0 Responden telah ditanya sejauh mana mereka merasakan perlunya penawaran perkhidmatan Web 2.0 mengikut tujuh aplikasi seperti di Jadual 1. Majoriti responden sangat bersetuju pihak perpustakaan menggunapakai Web 2.0 dalam penyampaian maklumat dan perkhidmatan mereka. Seterusnya majoriti mengikut pecahan aplikasi, responden sangat bersetuju memilih Facebook (59%), Youtube (57%), Blog (42%), Instant messaging dan Wikis (41%), Flickr (36%), dan RSS (33%). Penggunaan aplikasi Flick mendapat maklumbalas tertinggi bagi pilihan jawapan tidak setuju (17%), diikuti dengan RSS (16%), Instant messaging dan Wikis (14%), Blog (10%) dan Facebook (9%).

Jadual 1. Keperluan penawaran perkhidmatan Web 2.0

No Aplikasi Web 2.0

Sang

at

Tida

k Se

tuju

Tida

k Se

tuju

Neu

tral

Setu

ju

Sang

at

Setu

ju

1 Instant Messaging 14% 7% 22% 16% 41%

2 RSS 16% 12% 25% 14% 33% 3 Blog 10% 8% 20% 20% 42%

4 Wikis 14% 8% 19% 18% 41% 5 Flickr 17% 7% 20% 20% 36%

6 YouTube 6% 5% 14% 18% 57%

7 Facebook (SNS) 9% 4% 14% 14% 59% 5.3.5 Penggunaan perkhidmatan Web 2.0 perpustakaan di masa hadapan Responden telah ditanya sejauh mana mereka akan menggunakan aplikasi Web 2.0 jika disediakan oleh perpustakaan awam pada masa hadapan. Majoriti responden akan menggunakan Facebook (69%) dan Youtube (67%) jika diaplikasikan kelak dan responden yang menjawab mungkin akan menggunakan aplikasi seperti RSS (56%), Flickr (53%), Instant messaging (51%), Blog (48%) dan Wikis (46%). (Jadual 2).

Jadual 2. Penggunaan perkhidmatan Web 2.0 perpustakaan di masa hadapan

No Aplikasi Web 2.0 Ya Mungkin Tidak

1 Instant Messaging 41% 51% 8%

2 RSS 25% 56% 19%

3 Blog 39% 48% 13%

4 Wikis 37% 46% 17%

5 Flickr 27% 53% 20%

6 YouTube 67% 29% 4%

7 Facebook (SNS) 69% 25% 6%



6. PERBINCANGAN DAN PENUTUP

Secara umumya, terdapat peningkatan terhadap penawaran dan pembangunan aplikasi Web 2.0 dikalangan perpustakaan awam di Malaysia dan mereka cuba untuk memberi perkhidmatan terbaik dan berkualiti dalam mentransformasikan perkhidmatan Web 2.0 ini. Namun demikian purata perpustakaan hanya mempunyai dan menawarkan 2 atau 3 aplikasi sahaja dan yang paling popular adalah Facebook. Begitu juga dengan keesedaran dikalangan pengguna remaja akan penawaran perkhidmatan ini juga boleh dikatakan agak rendah walaupun perpustakaan giat mempromosikan penawaran perkhidmatan ini melalui portal rasmi, banner, orientasi perpustakaan dan sebagainya. Perpustakaan perlu lebih proaktif dan kreatif dalam mentransformasikan perkhidmatan ini dengan lebih baik pada masa akan datang. Majoriti remaja bersetuju dan menyatakan mereka akan menggunakan perkhidmatan seperti Facebook dan Youtube jika perpustakaan menawarkannya. Sebagaimana yang pernah dinyatakan oleh Michael Koenig, dalam artikel penulisan beliau Education for Special Librarianship, antara lainnya bermaksud bahawa pendidikan dalam bidang kepustakawanan, mulai abad ke 21, seharusnya berupaya untuk menyediakan bakal-bakal graduan yang bukan sahaja dapat memenuhi keperluan pasaran kerja bahkan juga dapat melahirkan bakal-bakal pustakawan yang bijak dalam memanafaatkan perkembangan teknologi semasa yang membentuk perkembangan kerjaya kepustakawanan mereka di masa depan. Kita melihat bahawa cabaran besar kepada perkhidmatan perpustakaan pada hari ini ialah perubahan persekitaran yang dinamik serta jangkaan pelanggan dan juga stakeholders yang semakin tinggi. Kompetensi pustakawan pada hari ini perlu seiring dengan trend perubahan sikap pengguna yang beralih dari perpustakaan konvesional ke arah perpustakaan digital. Pihak pengurusan perpustakaan perlu duduk semeja, berbincang, mencari inisiatif baru dan menggandakan usaha bagi menghasilkan medium penyampaian maklumat dan perkhidmatan yang lebih kreatif dan inovatif dalam mempromosi perkhidmatan yang ditawarkan. Kewujudan pelbagai aplikasi sosial didalam Web 2.0 perlu dimanfaatkan sepenuhnya. Perpustakaan perlu mewujudkan komunikasi dua hala dengan pengguna agar melalui maklumbalas yang diterima pihak perpustakan boleh mencari jalan penambahbaikan yang berterusan seterusnya memastikan mencapai piawaian prestasi cemerlang di masa hadapan. RUJUKAN Abram, S. (2005).Web 2.0, Library 2.0 and Librarian 2.0: preparing for the world.

ImakeNews Inc., 2(1), 1-3. Aharony, N. (2009). The influence of LIS students’ personality characteristics on their

perceptions towards Web 2.0 use. Journal of Librarianship and Information Science, 41(4), 227-242.

Aharony, N. (2011). Web 2.0 in the professional LIS literature: an exploratory analysis. Journal of Librarianship and Information Science, 43(1), 3-13.

Anderson, P. (2007). All that glisters is not gold – Web 2.0 and the librarian. Journal of Librarianship and Information Science, 39(4), 195-198.

Berners-Lee, T. (2006). Developer Works Interviews: Tim Berners-Lee :originator of the Web and director of the World Wide Web Consortium talks about where we've come, and about the challenges and opportunities ahead. Retrieved from http://www.ibm.com/developerworks/podcast/dwi/cm-int082206txt.html.

Huvila, I. et al. (2013). What is Librarian 2.0 - New competencies or interactive relations? A library professional viewpoint. Journal of Librarianship and Information Science,



0(0),1-8. doi: 10.1177/0961000613477122 Retrieved from http://lis.sagepub.com/content/early/2013/05/08/0961000613477122.full.pdf+html

Jenkins, H. (2006). Confronting the challenges of participatory culture: media education for the 21st century. Chicago, IL.: The McArthur Foundation.

Mohd Ismail, A & Kiran, K (2012). Reaching out to the web user: practices by Malaysian public libraries. ICOLIS 2012, Kuala Lumpur. LISU, FCSIT, 2012, 251-252.

Nikolov, R. (1997). Distance education via Internet-education without borders, invited paper. Proceedings of the Twenty Sixth Spring Conference of Bulgarian Mathematicians, Plovdiv, 22-25 April, 53-66.

O’Reilly, T. (2005). What is Web 2.0: design patterns and business models for the next generation of foftware. O’Reily Net.

Rafidah Abdul Aziz, et.al (2011). The implications of Library 2.0 tools in Malaysian academic libraries towards Reference. Proceedings of the Asia-Pacific Conference on Library & Information Education & Practice, 22-24 June 2011, Putrajaya, Malaysia. Asia Pacific Conference Library & Information Education & Practice, 579-588.

Ram, S., et al. (2011), Responding to user’s expectation in the library: innovative Web 2.0 applications at JUIT Library: a case study. Program: electronic library and information systems, 45(4), 452-469.

Riza Ayu, A. R. & Abrizah, A.. (2011). Do you Facebook? Usage and services of Facebook page among academic libraries in Malaysia. The International Information & Library Review, 43(4), 239-249.

Smith, R. (2013). Book review: Linda Berube, Do you web 2.0?: public libraries and social networking. Journal of Librarianship and Information Science, 45(1), 78-79.

Socialbakers.com. (2013). Malaysia Facebook Statistics. Retrieved from http://www.socialbakers.com/facebook-statistics/malaysia.

Squires, T. & Golden M. (2009). On Web 2.0 tools for student research. Multimedia & Internet@Schools, 15-18.

Valkenberg, P. M., & Peter, J. (2009). Social consequences of the internet for adolescents. Current Direcions in Psychological Science, 18(1), 1-5.





KAJIAN PERBANDINGAN PERSEPSI PUSTAKAWAN UNIVERSITI PENYELIDIKAN DAN BUKAN UNIVERSITI PENYELIDIKAN DI MALAYSIA

TERHADAP KEPENTINGAN PENYELIDIKAN

A. Salmah, A. Fatimah Zahrah & I. Morni Yati

Pustakawan Perpustakaan Sultan Abdul Samad, Universiti Putra Malaysia,

43400 UPM Serdang, Selangor, Malaysia. [email protected] ; [email protected] ; [email protected]

ABSTRACT A research university is a public university that has been accredited by the Cabinet Ministers to become educational excellence and research hub. Five public universities have been accredited as research universities namely University of Malaya (UM), Universiti Sains Malaysia (USM), Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM), Universiti Putra Malaysia (UPM) and Universiti Teknologi Malaysia (UTM). The objectives of establishing research universities are to increase research activity, development and commercialisation. A library is very important source of knowledge in supporting research activities in a university. The librarian plays an important role in managing information for research purposes. Occasionally, the librarian may face problems in managing information. Research needs to be done to overcome the problems. The objective of this study is to measure and compare the librarians’ perceptions towards research usefulness among research universities and non research universities in Malaysia. Questionnaires were used as the research instrument which involved librarians from ten public universities in Malaysia. About 376 forms were posted to related universities through the respective Chief Librarians from March to May 2012. Only 185 forms were returned with a 49.2 percent response rate. Data analysis was done using the SPSS software version 20. The results found the mean value for six items from seven items asked in the survey is higher for research universities compared to non research universities. Nevertheless the results suggest that there are no differences of the perceived research usefulness among librarians in research universities and non research universities. This study is hoped to be able to improve awareness on usefulness of research to librarians. Hence librarians need to carry out research to help problem solving and decision making related to their daily tasks. Keywords: Perception; librarian; library; research; research usefulness; research university; Malaysia



ABSTRAK Universiti penyelidikan ialah universiti awam yang telah diiktiraf oleh Jemaah Menteri untuk menjadi hab kecemerlangan pendidikan dan penyelidikan. Universiti penyelidikan terdiri daripada lima buah universiti awam iaitu Universiti Malaya (UM), Universiti Sains Malaysia (USM), Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM), Universiti Putra Malaysia (UPM) dan Universiti Teknologi Malaysia (UTM). Antara matlamat penubuhan universiti penyelidikan adalah untuk meningkatkan aktiviti penyelidikan, pembangunan dan pengkomersilan. Perpustakaan adalah sangat penting sebagai sumber ilmu dalam menyokong aktiviti penyelidikan di universiti. Pustakawan pula memainkan peranan penting dalam mentadbir urus maklumat untuk kegunaan penyelidikan. Kadang kala dalam mentadbir urus maklumat, pustakawan akan menghadapi masalah. Penyelidikan perlu dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut. Kajian ini dilaksanakan untuk mengukur dan membuat perbandingan persepsi tahap kepentingan penyelidikan di kalangan pustakawan yang berkhidmat di perpustakaan universiti penyelidikan dan bukan universiti penyelidikan di Malaysia. Borang soal selidik digunakan sebagai instrumen penyelidikan yang melibatkan pustakawan daripada sepuluh buah universiti awam di Malaysia. Sebanyak 376 borang telah diedarkan secara pos kepada universiti berkaitan melalui Ketua Pustakawan masing-masing dari Mac hingga Mei 2012. Hanya 185 borang soal selidik diterima iaitu sebanyak 49.2 peratus kadar dikembalikan. Data dianalisis menggunakan perisian SPSS versi 20. Hasil kajian mendapati bahawa nilai min bagi enam item daripada tujuh item dalam borang soal selidik adalah lebih tinggi bagi universiti penyelidikan berbanding bukan universiti penyelidikan. Walau bagaimana pun hasil kajian menunjukkan tiada perbezaan persepsi yang signifikan terhadap kepentingan penyelidikan antara universiti penyelidikan dan bukan universiti penyelidikan. Kajian ini diharapkan dapat meningkatkan kesedaran tentang kepentingan penyelidikan kepada pustakawan. Justeru, pustakawan perlu menjalankan penyelidikan untuk membantu menyelesaikan masalah dan membuat keputusan berkaitan dengan tugas seharian. Kata kunci: Persepsi; pustakawan; perpustakaan; penyelidikan; kepentingan penyelidikan; Universiti penyelidikan; Malaysia. 1. PENGENALAN Penubuhan universiti penyelidikan di Malaysia adalah untuk menjadikan universiti mencapai taraf dunia dan bereputasi antarabangsa seperti yang wujud di beberapa universiti di Jepun, Amerika Syarikat dan England. Untuk merealisasikan sebuah universiti penyelidikan, universiti seharusnya perlu dilengkapi dengan pelbagai kemudahan infrastruktur, kepakaran pengurusan, ahli akademik dan penyelidik yang berpengalaman serta mempunyai persekitaran kondusif yang akan mendorong pengkayaan ilmu dan budaya inovasi yang mampu mencetuskan idea kreatif dan penemuan baru yang bertaraf dunia melalui penyelidikan. Perpustakaan di universiti penyelidikan memainkan peranan yang penting dalam menyediakan kemudahan sumber maklumat dan pustakawan yang terlatih bagi memenuhi keperluan para penyelidik. Pustakawan tidak lagi berperanan seperti pustakawan yang melayan penggunanya yang terdiri daripada para siswazah tetapi kali ini harus peka dengan pertanyaan dan permintaan maklumat terkini para penyelidik yang bersifat lebih canggih. Selain daripada itu, pustakawan digalakkan membuat penyelidikan untuk membantu menyelesaikan masalah dalam melaksanakan tugasan seharian.

Kajian Perbandingan Persepsi Pustakawan Universiti Penyelidikan dan Bukan Universiti Penyelidikan di Malaysia terhadap Kepentingan Penyelidikan


Menurut England (1994), pustakawan berfungsi sebagai penyelidik, pengelola dan penerbit. Manakala Nageswara dan Babu (2001) dan Fourie (2004) menyatakan penyelidikan dan penerbitan merupakan salah satu peranan yang perlu dilaksanakan oleh pustakawan. Canadian Association of Research Libraries (CARL) (2010) menyatakan bahawa pustakawan perlu berpengetahuan serta berdedikasi dalam penyelidikan, penerbitan dan pembangunan profesional melalui sumbangan penulisan, suntingan, menilai dan mengulas buku, artikel atau laporan; di samping mengekalkan kemahiran kepustakawanan sedia ada. Pustakawan akademik di Florida menghasilkan penerbitan secara konsisten seperti pustakawan lain di Amerika Syarikat (Henry dan Neville, 2004). Menurut Kennedy dan Brancolini (2011), pustakawan akademik di Loyola Marymount University, Los Angeles, Amerika Syarikat terlibat dengan aktif dalam penghasilan dan pelaporan penyelidikan walaupun mereka mempunyai masa yang terhad. Kajian yang dilakukan oleh Hildreth dan Aytac (2007) terhadap sampel 206 artikel (daripada 401 artikel) yang diterbitkan dalam tahun 2003 hingga 2005 dalam 23 judul jurnal bidang perpustakaan dan sains maklumat membuktikan bahawa pustakawan membuat penyelidikan seterusnya membuat penulisan (Jadual 1).

Jadual 1: Penglibatan pustakawan dalam penerbitan

Kategori pengarang Peratus (%) Pustakawan sahaja 47.1% Akademik sahaja 43.2% Gabungan penyelidik 9.71%

1.1 Apa itu penyelidikan? Penyelidikan yang ditakrifkan oleh Merriam-Webster Dictionary (2012) ialah "penyelidikan dari segi kata nama bermaksud pemeriksaan teliti atau berhati-hati. Manakala penyelidikan dari segi kata kerja ialah siasatan mendalam atau peperiksaan; khususnya siasatan atau percubaan bertujuan untuk penemuan dan tafsiran fakta; semakan teori yang telah diterima; atau undang-undang daripada fakta baharu; atau penggunaan teori baharu atau teori semakan”. Oxford Dictionaries Online (2012) mendefinasikan “penyelidikan dari segi kata nama sebagai siasatan bersistematik serta kajian bahan dan sumber untuk mewujudkan fakta bagi menemui kesimpulan baharu. Penyelidikan dari segi kata kerja adalah menyiasat secara sistematik”. Penyelidikan merupakan satu kaedah yang dilakukan untuk memastikan maklumat yang diperolehi munasabah dan disokong oleh data-data kuantitatif atau kualititatif. Ia dilakukan dengan mengumpul data (mengenai suatu topik) terus daripada individu, kumpulan individu, bahan-bahan dokumentasi dan pelbagai sumber maklumat yang lain. Penyelidikan merupakan satu proses yang sistematik yang melibatkan proses merancang kaedah penyelidikan, mengumpul data, menghuraikan data dan melaporkan maklumat. Penyelidikan dapat memberi jawapan kepada ketidakpastian yang timbul. Secara ringkas, penyelidikan ialah satu bentuk disiplin yang sistematik terhadap masalah dan persoalan (Chua, 2006). Penyelidikan adalah satu proses yang sistematik dalam menyiasat satu topik dan konteksnya melalui pengumpulan data secara strategik dan membuat analisa dan perkongsian penemuan dan cadangan. Kaedah yang diambil perlulah sahih dan tepat,



dapat mengukur faktor ramalan serta proses yang boleh dipercayai. Penyelidikan boleh dimaksudkan sebagai menyelesaikan masalah. Pengetahuan yang mendalam dan analisis, ketajaman kaedah, dan kesempurnaan proses membezakan penyelidikan dari amalan setiap hari. Pendekatan penyelidikan merupakan satu kontinum dari penyelesaian masalah berstruktur kepada kajian empirikal, dan dari penyelidikan gunaan khusus kepada penyelidikan teori (Farmer, 2011). 1.2 Kepentingan penyelidikan Penyelidikan mempunyai pelbagai kepentingan kepada masyarakat dan negara. Setiap penyelidikan yang dilakukan mesti mempunyai faedah atau penambahbaikan. Selain itu, terdapat juga agensi-agensi lain kerajaan dan swasta yang melakukan penyelidikan bagi meningkatkan prestasi dan produktiviti masing-masing. Penyelidikan yang dilakukan dengan sempurna dapat membantu menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi dan menghalang kita mengulangi kesilapan yang pernah berlaku. Hasil penyelidikan juga mengenalpasti tindakan yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah dan persoalan. Penyelidikan yang sempurna juga dapat meningkatkan pengetahuan dan inovasi serta memupuk "minda kelas pertama" di kalangan rakyat. Pengetahuan yang luas dan inovasi dapat membantu industri negara kita menghasilkan barangan atau produk serta perkhidmatan yang berkualiti. Penyelidikan yang dilakukan dapat mengenal pasti masalah yang berlaku serta dapat mencari jalan penyelesaian yang berkesan untuk mengurangkan ketidakseimbangan yang berlaku. Kepentingan penyelidikan bergantung kepada sama ada pandangan ahli-ahli dalam organisasi diambil kira dalam proses penyelidikan dan merancang aktiviti organisasi. Penyelidikan lebih berkemungkinan dilihat penting jika terdapat peluang untuk penyelidik dan ahli-ahli dalam organisasi bertukar-tukar pandangan dalam mentafsir keputusan penyelidikan (Mohrman, Gibson dan Mohrman Jr, 2001). 1.3 Universiti penyelidikan Universiti penyelidikan ialah universiti awam yang telah diiktiraf oleh Jemaah Menteri pada 11 Oktober 2006 untuk menjadi hab kecemerlangan pendidikan dan penyelidikan. Pada awalnya universiti penyelidikan terdiri daripada empat buah universiti awam iaitu Universiti Malaya (UM), Universiti Sains Malaysia (USM), Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) dan Universiti Putra Malaysia (UPM). Pada 10 Jun 2010 ketika pembentangan Rancangan Malaysia ke Sepuluh (RMK10), YAB Perdana Menteri Malaysia, Datuk Seri Najib Razak telah mengumumkan Universiti Teknologi Malaysia (UTM) sebagai universiti penyelidikan yang kelima di Malaysia. Universiti penyelidikan mempunyai ciri-ciri seperti bidang pengajian berfokuskan penyelidikan, kemasukan kompetitif, pensyarah berkualiti dan mempunyai nisbah siswazah dan pasca siswazah 50:50. Matlamat penubuhan universiti penyelidikan adalah untuk meningkatkan aktiviti penyelidikan dan pembangunan dan pengkomersilan (R&D&C), meningkatkan pengambilan pelajar pasca siswazah dan pasca doktoral, meningkatkan bilangan pensyarah yang mempunyai Ph.D, mewujudkan dan memperkukuhkan lagi pusat kecemerlangan, mempertingkatkan pengambilan pelajar asing serta meningkatkan kedudukan atau ranking institusi pengajian tinggi (IPT) di peringkat antarabangsa.

Visi universiti penyelidikan ialah mengambil bahagian yang aktif dalam penerokaan idea baharu, menguji kaedah yang inovatif dan mengambil inisiatif secara intelek untuk terus meneroka dan mengembang ilmu yang terkehadapan.



Misi universiti penyelidikan adalah untuk menjadi enjin pertumbuhan bagi negara, membuka peluang bagi pelajar dan para sarjana bertukar fikiran juga melakukan penyelidikan dalam suasana kondusif yang menyemarakkan eksplorasi dan kreativiti untuk meneroka ilmu dan menjana kekayaan, dan akhirnya meningkat kualiti hidup.

1.3.1 Kriteria pemilihan universiti penyelidikan Pengiktirafan sesebuah universiti penyelidikan adalah berdasarkan kepada lapan kriteria pemilihan seperti yang diputuskan oleh Jawatankuasa Penaksir Universiti Penyelidikan, di mana kriteria ini telah dibangunkan dengan menumpukan kepada aspek R&D&C dan turut menggunapakai kriteria yang telah digunapakai oleh beberapa agensi penarafan terkemuka antarabangsa (Jadual 2).

Jadual 2: Kriteria pemarkahan pemilihan universiti penyelidikan

Bil Kriteria Pemberat 1. Kuantiti dan Kualiti Penyelidik 25 2. Kuantiti dan Kualiti Penyelidikan 30 3. Kuantiti Pasca Siswazah 10 4. Kualiti Pasca Siswazah 5 5. Inovasi 10 6. Khidmat Profesional dan Hadiah 7 7. Rangkaian dan Pautan 8 8. Kemudahan Sokongan 5

Jumlah 100%

Pengiktirafan yang telah diberikan kepada kelima-lima Universiti di Malaysia iaitu UM, UKM, USM, UPM dan UTM sebagai universiti penyelidikan dapat menjadi batu loncatan dalam usaha untuk merangka strategi bagi mempertingkatkan dan memperkukuhkan lagi kedudukan institusi pengajian tinggi awam (IPTA) tempatan di peringkat antarabangsa. Justeru itu, universiti penyelidikan perlu berusaha dengan lebih gigih ke arah meningkatkan kedudukan atau ranking di kalangan universiti terkemuka dunia seperti dalam penarafan Times Higher Education Supplement (THES). Kehendak ini juga adalah selaras dengan hasrat Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN) yang mensasarkan supaya sekurang-kurangnya enam universiti mencapai prestasi untuk diklasifikasikan sebagai universiti penyelidikan, sekurang-kurangnya tiga IPT disenaraikan di antara 100 universiti terbaik dunia dan satu antara 50 universiti terbaik dunia menjelang 2020. 1.4 Objektif kajian Kajian di Korea mendapati bahawa pustakawan di perpustakaan universiti bersedia untuk berubah dan menerima idea-idea baharu potensi penyelidikan untuk digunakan dalam tugasan seharian. Namun demikian, terdapat kekangan seperti kekurangan masa, kemudahan penyelidikan dan autoriti untuk membuat perubahan (Kim, 2005). Setakat ini penyelidikan persepsi pustakawan di Malaysia terhadap kepentingan penyelidikan telah dijalankan oleh Salmah, Fatimah Zahrah dan Morni Yati (2012) mendapati penyelidikan adalah penting. Kajian ini turut membuat perbandingan persepsi antara pustakawan lelaki dan pustakawan perempuan terhadap kepentingan penyelidikan. Hasil kajian menunjukkan bahawa tiada perbezaan persepsi yang signifikan antara pustakawan lelaki dan perempuan.



Walau bagaimanapun kajian perbandingan persepsi antara pustakawan universiti penyelidikan dan bukan universiti penyelidikan terhadap kepentingan penyelidikan belum lagi ditemui. Oleh itu, kajian ini mempunyai objektif membuat perbandingan persepsi antara pustakawan universiti penyelidikan dan bukan universiti penyelidikan terhadap kepentingan penyelidikan.

2. METODOLOGI Soal selidik telah dipilih sebagai instrument bagi kajian ini yang diambil dan disesuaikan daripada kajian oleh Papanastasiou (2005). Borang soal selidik telah disediakan dalam Bahasa Inggeris yang meliputi enam soalan latar belakang responden iaitu jantina, umur, taraf pendidikan, tempoh pengalaman bekerja, gred jawatan terkini dan nama organisasi serta tujuh soalan berkaitan kepentingan penyelidikan. Soalan yang berkaitan dengan kepentingan penyelidikan ialah (i) Research is useful for my career (ii) Research is valuable to librarianship (iii) Most librarians benefit from research (iv) Research is useful to every librarians (v) Research should be taught to all librarians (vi) Knowledge from research is as useful as writing dan (vii) The skills I have acquired in research will be helpful to me in future. Bagi setiap soalan kepentingan penyelidikan, responden perlu menilai dari skala 1 hingga 5 di mana 1 bermaksud “Sangat tidak setuju” (Strongly disagree), 2 bermaksud “Tidak setuju” (Disagree), 3 bermaksud “Neutral”, 4 bermaksud “Setuju” (Agree) dan 5 bermaksud “Sangat setuju” (Strongly agree). Pra uji soal selidik telah dijalankan terhadap sepuluh orang responden untuk menilai dan menambahbaik borang soal selidik yang dibina. Sebanyak 376 borang soal selidik telah dihantar secara pos kepada kesemua pustakawan di sepuluh buah universiti terpilih melalui ketua pustakawan masing-masing dalam tempoh Mac hingga Mei 2012. Borang soal selidik yang dikembalikan ditapis untuk memilih borang soal selidik yang lengkap dan boleh digunapakai sahaja. Data telah diinput ke dalam SPSS versi 20. Data telah dianalisa dan keputusannya dipersembahkan dalam bentuk jadual dan rajah. 3. PENEMUAN & PERBINCANGAN Kajian menerima 185 borang soal selidik daripada 376 borang yang diedarkan iaitu kadar dikembalikan sebanyak 49.2 peratus. Hanya sebanyak 181 borang sahaja yang boleh digunapakai dalam kajian ini. Bilangan ini mencukupi bagi jumlah minimum saiz sampel yang diperlukan untuk saiz populasi 535 orang pada tahap keyakinan 90 peratus dan darjah ketepatan 5 peratus iaitu sebanyak 180 orang (Raosoft, 2004). Jadual 3 menunjukkan data bilangan pustakawan di perpustakaan universiti awam tempatan yang dirujuk daripada laman web perpustakaan masing-masing.

Jadual 3: Bilangan pustakawan di 20 universiti awam tempatan pada 20 Ogos 2013

Bil. Universiti Singkatan Bilangan pustakawan

1. Universiti Sains Malaysia USM 34 2. Universiti Malaya UM 46 3. Universiti Kebangsaan Malaysia UKM 51 4. Universiti Putra Malaysia UPM 53 5. Universiti Teknologi Malaysia UTM 37



Bil. Universiti Singkatan Bilangan pustakawan

6. Universiti Islam Antarabangsa Malaysia UIAM 55 7. Universiti Teknologi Mara UiTM 55 8. Universiti Utara Malaysia UUM 23 9. Universiti Pendidikan Sultan Idris UPSI 19 10. Universiti Pertahanan Nasional

Malaysia UPNM 6

11. Universiti Malaysia Sarawak UNIMAS 15 12. Universiti Malaysia Sabah UMS 23 13. Universiti Sains Islam Malaysia USIM 13 14. Universiti Malaysia Perlis UNIMAP 15 15. Universiti Malaysia Terengganu UMT 16 16. Universiti Teknikal Malaysia Melaka UTeM 18 17. Universiti Tun Hussein Onn Malaysia UTHM 23 18. Universiti Malaysia Pahang UMP 14 19. Universiti Sultan Zainal Abidin UNISZA 11 20. Universiti Malaysia Kelantan UMK 8 Jumlah 535

3.1 Demografi responden Seramai 105 orang responden adalah daripada perpustakaan universiti penyelidikan (RU) dan 76 orang responden adalah daripada bukan universiti penyelidikan (Bukan RU). Jadual 4 menunjukkan taburan frekuensi dan peratus bagi gender dan umur responden. Kebanyakan responden terdiri daripada pustakawan perempuan. Kategori umur 31 hingga 40 tahun merupakan golongan responden yang paling ramai menjawab soal selidik ini iaitu 44.8% bagi universiti penyelidikan dan 44.7% bagi bukan universiti penyelidikan. Manakala kategori umur 51 hingga 60 tahun adalah golongan responden paling sedikit iaitu sebanyak 13.3% bagi universiti penyelidikan dan 6.6% bagi bukan universiti penyelidikan.

Jadual 4. Taburan frekuensi dan peratus gender dan umur responden

Frekuensi Peratus

RU Bukan RU RU Bukan RU Gender Lelaki 26 27 24.8% 35.5% Perempuan 79 49 75.2% 64.5% Umur 21-30 tahun 23 16 21.9% 21.1% 31-40 tahun 47 34 44.8% 44.7% 41-50 tahun 21 21 20.0% 27.6% 51-60 tahun 14 5 13.3% 6.6%

Jadual 5 menunjukkan frekuensi dan peratus bagi taraf pendidikan responden. Responden daripada universiti penyelidikan yang berkelulusan sarjana adalah sebanyak 51.4%, diikuti dengan ijazah (34.3%), diploma lepasan ijazah (13.3%) dan doktor falsafah (1.0%). Kebanyakan responden daripada bukan universiti penyelidikan adalah



berpendidikan sarjana (51.3%), diikuti dengan ijazah (39.5%), diploma lepasan ijazah (7.9%) dan diploma (1.3%).

Jadual 5: Taraf pendidikan responden

Pengalaman bekerja dalam organisasi terkini ditunjukkan dalam Jadual 6 di mana kebanyakan responden mempunyai pengalaman bekerja kurang atau sama dengan 5 tahun bagi kedua-dua kategori universiti iaitu universiti penyelidikan sebanyak 29.5% dan bukan universiti penyelidikan sebanyak 30.3%.

Jadual 6. Pengalaman bekerja dalam organisasi terkini

Jadual 7 menunjukkan majoriti responden yang terlibat dalam kajian ini adalah dari gred jawatan S41 iaitu sebanyak 53.8% daripada universiti penyelidikan dan 64.0% daripada bukan universiti penyelidikan. Responden daripada universiti penyelidikan dalam gred S48 adalah kedua tertinggi iaitu sebanyak 22.1%, diikuti dengan gred S44 (18.3%), gred VU7 (2.9%), gred S54 (1.9%) dan gred S52 (1.0%). Berlainan pula dengan responden daripada bukan universiti penyelidikan di mana gred S44 adalah kedua tertinggi iaitu sebanyak 20.0%, diikuti dengan gred S48 (10.7%), gred S52 (2.7%) dan gred VU7 serta gred S54 mencatat peratusan yang sama 1.3%.

Jadual 7. Gred jawatan dalam organisasi terkini

Gred Jawatan* Frekuensi Peratus RU Bukan RU RU Bukan RU

VU7 3 1 2.9% 1.3% S54 2 1 1.9% 1.3% S52 1 2 1.0% 2.7% S48 23 8 22.1% 10.7% S44 19 15 18.3% 20.0% S41 56 48 53.8% 64.0%

*2 orang responden tidak menyatakan gred jawatan terkini

Bilangan responden mengikut institusi ialah Universiti Putra Malaysia (30.5%), Universiti Sains Malaysia (23.8%), Universiti Kebangsaan Malaysia (20.0%), Universiti Malaya (15.2%) dan Universiti Teknologi Malaysia (10.5%) bagi kategori universiti penyelidikan. Manakala bagi kategori bukan universiti penyelidikan ialah Universiti Teknologi Mara

Kelulusan Frekuensi Peratus RU Bukan RU RU Bukan RU

Diploma 0 1 0% 1.3% Ijazah 36 30 34.3% 39.5% Diploma Lepasan Ijazah 14 6 13.3% 7.9% Sarjana 54 39 51.4% 51.3% PhD 1 0 1.0% 0%

Pengalaman bekerja Frekuensi Peratus RU Bukan RU RU Bukan RU

≤ 5 tahun 31 23 29.5% 30.3% 6-10 tahun 24 17 22.9% 22.4%

11-15 tahun 22 14 21.0% 18.4% 16-20 tahun 14 7 13.3% 9.2% 21-25 tahun 7 8 6.7% 10.5% ≥ 26 tahun 7 7 6.7% 9.2%



(40.8%), Universiti Pendidikan Sultan Idris (18.4%), Universiti Utara Malaysia (18.4%), Universiti Islam Antarabangsa (17.1%) dan Universiti Pertahanan Nasional Malaysia (5.3%). Maklumat ini ditunjukkan dalam Jadual 8.

Jadual 8. Taburan responden mengikut institusi

Penglibatan perpustakaan Bil responden

Peratus

RU Universiti Sains Malaysia 25 23.8% Universiti Malaya 16 15.2% Universiti Kebangsaan Malaysia 21 20.0% Universiti Putra Malaysia 32 30.5% Universiti Teknologi Malaysia 11 10.5% Bukan RU Universiti Teknologi Mara 31 40.8% Universiti Islam Antarabangsa Malaysia

13 17.1%

Universiti Utara Malaysia 14 18.4% Universiti Pendidikan Sultan Idris 14 18.4% Universiti Pertahanan Nasional Malaysia

4 5.3%

3.2 Ujian kebolehpercayaan Menurut Nunnally (1970), nilai skor kebolehpercayaan dari 0.50 hingga 0.60 dianggap memadai untuk kajian awal. Walau bagaimanapun, Nunnally (1978) dan Hair, Anderson, Tatham dan Black (1998) mengisytiharkan bahawa nilai skor kebolehpercayaan 0.70 adalah diperlukan. Berdasarkan fakta ini, kebolehpercayaan ukuran kepentingan penyelidikan yang digunakan diuji melalui nilai Cronbach’s alpha untuk mengukur ketekalan dalaman (internal consistency) ketujuh-tujuh soalan yang berkaitan. Tujuh soalan berkaitan kepentingan penyelidikan yang dikemukakan ialah (i) Research is useful for my career (ii) Research is valuable to librarianship (iii) Most librarians benefit from research (iv) Research is useful to every librarians (v) Research should be taught to all librarians (vi) Knowledge from research is as useful as writing dan (vii) The skills I have acquired in research will be helpful to me in future. Nilai Cronbach’s alpha yang diperoleh adalah 0.918 (Jadual 9). Maka instrumen kajian yang digunakan dikatakan boleh dipercayai.

Jadual 9. Ujian kebolehpercayaan

Pembolehubah Bilangan item Nilai Cronbach’s alpha Kepentingan penyelidikan 7 0.918

3.3 Tahap persetujuan kepentingan penyelidikan Rajah 1 hingga 7 menunjukkan tahap persetujuan yang diberikan oleh responden terhadap kepentingan penyelidikan. Secara keseluruhannya, kebanyakan pustakawan bersetuju dengan



Rajah 1. Research is useful for my career

Rajah 2. Research is valuable to librarianship

Rajah 3. Most librarians benefit from research

Rajah 4. Research is useful to every librarians

Rajah 5. Research should be taught to all librarians

Rajah 6. Knowledge from research is as useful as writing

Rajah 7. The skills I have acquired in research will be helpful to me in future



pernyataan kepentingan penyelidikan yang diajukan iaitu antara 143 hingga 168 orang responden. Bilangan responden yang tidak setuju dengan kepentingan penyelidikan adalah sangat sedikit iaitu dalam julat 0 hingga 4 orang sahaja. Manakala responden yang berpandangan neutral adalah dalam julat 12 hingga 36 orang. Oleh itu, boleh dibuat kesimpulan bahawa majoriti pustakawan menyedari bahawa penyelidikan adalah penting. 3.4 Min dan sisihan piawai kepentingan penyelidikan Ketujuh-tujuh soalan yang dikemukakan dianalisis untuk min, sisihan piawai dan min ralat piawai seperti yang ditunjukkan dalam Jadual 10. Ketujuh-tujuh soalan memperolehi min melebihi 4.00 bagi universiti penyelidikan iaitu dalam julat min 4.02 hingga 4.33. Bagi bukan universiti penyelidikan hanya lima soalan memperoleh min melebihi 4.00 iaitu dalam julat min 4.07 hingga 4.23. Manakala dua soalan yang mencatatkan nilai min kurang daripada 4.00 ialah soalan Research is useful for my career (min=3.97) dan soalan Research is useful to every librarians (min=3.99). Pustakawan di universiti penyelidikan memberi penilaian tertinggi terhadap “pengetahuan yang diperoleh daripada menjalankan penyelidikan adalah penting sepertimana pengetahuan diperoleh melalui penulisan” iaitu skor min 4.33. Mereka memberi penilaian terendah iaitu skor min 4.02 terhadap “kebanyakan pustakawan mendapat faedah daripada penyelidikan”. Manakala pustakawan di bukan universiti penyelidikan memberi skor min tertinggi iaitu 4.23 bagi “kemahiran yang diperoleh daripada penyelidikan akan membantu mereka pada masa hadapan”. Penilaian terendah diberikan kepada “penyelidikan adalah berguna dalam kerjaya mereka” dengan skor min 3.97.

Jadual 10. Min dan sisihan piawai bagi kepentingan penyelidikan

Bil Soalan yang dikemukakan Kategori Institusi

Bil responden Min Sisihan

Piawai

Min Ralat

Piawai

1. Research is useful for my career RU 105 4.07 0.711 0.069 Bukan RU 76 3.97 0.692 0.079

2. Research is valuable to librarianship

RU 105 4.29 0.567 0.055 Bukan RU 76 4.22 0.645 0.074

3. Most librarians benefit from research

RU 105 4.02 0.650 0.063 Bukan RU 76 4.07 0.639 0.073

4. Research is useful to every librarians

RU 105 4.06 0.691 0.067 Bukan RU 76 3.99 0.721 0.083

5. Research should be taught to all librarians

RU 105 4.25 0.632 0.062 Bukan RU 76 4.22 0.704 0.081

6. Knowledge from research is as useful as writing

RU 104 4.33 0.582 0.057 Bukan RU 76 4.16 0.674 0.077

7. The skills I have acquired in research will be helpful to me in future

RU 97 4.24 0.642 0.065

Bukan RU 73 4.23 0.657 0.077

Nilai min bagi ketujuh-tujuh soalan kepentingan penyelidikan telah dianalisis untuk mendapatkan skor min kepentingan penyelidikan kumulatif bagi kedua-dua kategori universiti. Berdasarkan Jadual 11, nilai skor min kepentingan penyelidikan kumulatif bagi



universiti penyelidikan ialah 4.1782 manakala bukan universiti penyelidikan ialah 4.1174. Perbezaan nilai skor min kepentingan penyelidikan kumulatif bagi kedua-dua kategori universiti ini sebanyak 0.0608 sahaja.

Jadual 11. Kepentingan penyelidikan kumulatif

Kategori Institusi Bil responden Min Sisihan piawai RU 97 4.1782 0.51095 Bukan RU 73 4.1174 0.57209

3.5 Independent sample t-test Hipotesis nul kajian ini adalah tiada perbezaan persepsi antara pustakawan di Universiti Penyelidikan dan bukan Universiti Penyelidikan terhadap skor min kepentingan penyelidikan kumulatif pada tahap kebolehpercayaan 95% seperti berikut:

H0 : µ1 = µ2 H1 : µ1 ≠ µ2

α = 0.05

Independent sample t-test telah digunakan untuk membandingkan perbezaan persepsi pustakawan di Universiti Penyelidikan dan bukan universiti penyelidikan terhadap skor min kepentingan penyelidikan kumulatif. Jadual 12 menunjukkan keputusan ujian-t yang berkaitan.

Jadual 12. Independent sample t-test

Bil Min Sisihan piawai

Nilai t Signifikan t

RU 97 4.1782 0.51095 0.729 0.467 Bukan RU 73 4.1174 0.57209

Perkiraan secara statistik adalah:

t = 0.729 Sig-t = 0.467

Sig-t (0.467) > α (0.05) Oleh itu, terima Ho

Keputusan ujian menunjukkan bahawa tidak terdapat perbezaan signifikan dalam persepsi pustakawan di universiti penyelidikan dengan pustakawan bukan universiti penyelidikan terhadap kepentingan penyelidikan. Persepsi pustakawan di universiti penyelidikan dan bukan universiti penyelidikan menyatakan penyelidikan adalah penting adalah sama. Persepsi ini adalah bersesuaian dan menyokong situasi perkembangan teknologi maklumat yang dinamik dan semakin maju. 4. KEKANGAN DAN PENYELIDIKAN AKAN DATANG Oleh kerana terdapat kekangan semasa kajian ini dijalankan, maka kajian yang dilakukan hanya terhad kepada pustakawan yang bertugas di sepuluh buah universiti awam tempatan di Malaysia. Analisis kajian juga hanya tertumpu kepada perbandingan persepsi pustakawan di universiti penyelidikan dan bukan universiti penyelidikan.



Adalah dicadangkan kajian yang sama boleh dilakukan terhadap sampel pustakawan di perpustakaan universiti tempatan yang lain samada IPTA atau IPTS. Kajian juga boleh dibuat terhadap populasi yang lain seperti pelajar, pensyarah, penyelidik dan pentadbir. Kajian perbandingan untuk faktor-faktor demografik lain yang lebih mendalam terhadap kepentingan penyelidikan boleh dilaksanakan. 5. KESIMPULAN Kajian ini menunjukkan bahawa pustakawan di universiti penyelidikan dan bukan universiti penyelidikan bersetuju bahawa penyelidikan adalah penting. Keputusan kajian juga mendapati tidak terdapat perbezaan persepsi yang signifikan antara pustakawan di kedua-dua kategori universiti ini. Kesedaran tentang kepentingan penyelidikan yang telah wujud dalam diri seseorang pustakawan itu diharap dapat membangkitkan motivasi mereka untuk menjalankan penyelidikan bagi membantu menyelesaikan masalah dan membuat keputusan berkaitan dengan tugasan harian. Penyelidikan yang dijalankan boleh merupakan penyelidikan mudah mahupun penyelidikan kompleks yang memerlukan jangkamasa yang lama. Penyelesaian masalah dan proses membuat keputusan adalah lebih tepat apabila penyelidikan dijalankan lebih dahulu berdasarkan fakta dan maklumat yang tepat. Justeru, pustakawan perlu mengekalkan kemahiran kepustakawanan sedia ada disamping fleksibel dalam satu-satu persekitaran kerja yang sentiasa berubah dan menghadapi cabaran dengan mempunyai kemahiran baharu seperti kemahiran menjalankan penyelidikan. RUJUKAN Canadian Association of Research Libraries (CARL) (2010). Core competencies for 21st

century CARL librarians. Retrieved July 26, 2013 from http://carl-abrc.ca/uploads/pdfs/core_comp_profile-e.pdf .

Chua, Y. P. (2006). Kaedah penyelidikan. Kuala Lumpur: McGraw-Hill. England, M. & Shaffer, M. (1994). Librarians in the digital library. First Annual

Conference on the Theory and Practice of Digital Libraries, 19-21 June 1994, College Station, Texas, USA, Retrieved July 24, 2013 from http://www.jcdl.org/archived-conf-sites/dl94/position/england.html.

Farmer, L. & Stricevic, I. (2011). Using research to promote literacy and reading in libraries: guidelines for librarians. International Federation of Library Associations and Institutions IFLA Professional Reports, No. 125. The Hague: IFLA Headquarters. Retrieved June 11, 2013 from http://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/professional-report/125.pdf.

Fourie, I. (2004). Librarians and the claiming of new roles: how can we try to make a difference? ASLIB Proceedings, 56(1), 62-74.

Gerolimos, M. & Konsta, R. (2008). Librarians’ skills and qualifications in a modern informational environment. Library Management, 29(8/9), 691-699.

Goodman, P. S. (1999). Critical issues in doing research that contributes to theory and practice. In E. E. Lawler III, A. M. Mohrman, Jr., S. A. Mohrman, G. E. Ledford, Jr., T. G. Cummings & Associates (Eds.), Doing research that is useful for theory and practices (2nd ed.) (pp. 324-342). Lanham, MD: Lexington Books.

Hair, J. F., Anderson, R. E., Tatham, R. L. & Black, W. C. (1998). Multivariate data analysis with readings. NJ: Prentice Hall, Englewood Cliffs.



Henry, D. B. & Neville, T. M. (2004). Research, publication, and service patterns of Florida academic librarians. The Journal of Academic Librarianship. 30(6), 435-451.

Hildreth, C. R. & Aytac, S. (2007). Recent library practitioner research: a methodological analysis and critique. Journal for Library and Information Science Education (ALISE), 48(3), 236-258.

Kementerian Pengajian Tinggi (2007). Pelan strategik pengajian tinggi negara: peletakan asas melangkaui 2020. Putrajaya: Kementerian Pengajian Tinggi.

Kennedy, M. R., Kristine R. & Brancolini, K. R. (2012). Academic librarian research: a survey of attitudes, involvement, and perceived capabilities. College & Research Libraries Pre printed. Retrieved June 9, 2013 from http://crl.acrl.org/content/early/2011/09/21/crl-276.full.pdf.

Kim, K. (2005). Perceived barriers to research utilization by Korean university librarians. The Journal of Academic Librarianship. 31(5), 438-448.

Merriam - Webster Dictionary (2012). Retrieved July 20, 2013 from http://www.merriam-webster.com/dictionary/research.

Mohrman, S. A., Gibson, C. B. & Mohrman, A. M. Jr (2001). Doing research that is useful to practice: a model and empirical exploration. Academy of Management Journal, 44(2), 357-375.

Nageswara, R. K. & Babu, K. H. B. (2007). Role of librarian in internet and world wide web environment. Information Sciences, 4(1), 25-34.

Nunnally, J. C. (1970). Introduction to psychological measurement. New York: Mc-Graw Hill.

Nunnally, J. C. (1978). Psychometric theory. New York: Mc-Graw Hill. Oxford Dictionaries Online (2012). New York: Oxford University Press. Retrieved June

25, 2013 from http://oxforddictionaries.com/definition/research. Papanastasiou, E. C. (2005). Factor structure of the attitudes toward research scale.

Statistics Education Research Journal, 4(1), 16-26. Retrieved June 11, 2013 from http://www.stats.auckland.ac.nz/serj.

Raosoft (2004). Sample size calculator. Retrieved June 11, 2013 from http://www.raosoft.com/samplesize.html.

Salmah, A., Fatimah Zahrah, A. & Morni Yati, I. (2012). Perceived research usefulness among academic librarians: an analysis of gender. International Conference on Libraries: Transformation to Humanize Libraries (ICOL 2012), 2-4 July 2012, Kota Bharu, Kelantan, Malaysia.

PersatuanPustakawan Malaysia ©2014




KEPERLUAN PROGRAM LITERASI MAKLUMAT DI POLITEKNIK MALAYSIA: SATU KAJIAN RINTIS

aKiprawi Sani, bLenny Kolina Majalis &bSabrina Milan

aPustakawan,bPensyarah

Politeknik Kuching Sarawak, KM22, Jalan Matang, Beg Berkunci 3094, 93050 Kuching, Sarawak, Malaysia.

[email protected]; [email protected]; [email protected]

ABSTRACT Polytechnic Transformation Plan was launched on the 25th February, 2010 by the Deputy Prime Minister. This was a turning point for the Malaysian Polytechnic Education System. The objective ofthis transformation plan is to enable the Polytechnic Education System to be seen as the leading Technical Education in Malaysia. To achieve this objective, it requires a sustainable strategy at various levels. In line with the empowerment of information literacy programs, it should be implemented accordingly/systematically to ensure that the transformation plan which has been developed can be achieved. Apart from that, polytechnic students need to sharpen their thinking skills and be able to think critically in terms of evaluation. They need to have the skills of finding and using information. A study pertaining to the information literacy has been conducted involving the final year students of the Kuching Polytechnic. The finding of this study shows thatthe respondents are good in searching skills but they are rather weak in terms of evaluation and selection of information. As for the aspect of identifying information, most respondents have the weaknesses in identifying information accurately and quickly. There area number of things that have been highlighted in this study as majority of the respondents did not attend the program organized by thelibrary. Most of them rely on the reference lists provided by their lecturers. Finally, this study provides some insights and suggestions for further improvement pertaining to enhancement of the information literacy programs as an important part of the Polytechnic Education Curriculum. Based on the findings of this research which involves all the polytechnics throughout Malaysia, we shall come out with a master plan for the information literacy programs in Malaysia. Keywords: Information literacy; information usage; library usage; polytechnics; Malaysia.

Kiprawi Sani, Lenny Kolina Majalis & Sabrina Milan


ABSTRAK Pelan Transformasi Politeknik telah dilancarkan pada 25 Februari 2010 oleh Timbalan Perdana Menteri merupakan titik tolak perubahan sistem pendidikan politeknik Malaysia. Objektif pelan transformasi tersebut diharap berupaya melonjakkan politeknik sebagai peneraju pendidikan teknikal di Malaysia. Bagi mencapai objektif-objektif ini, sememangnya memerlukan strategi yang mampan di pelbagai peringkat. Sejajar dengan itu pemerkasaan program literasi maklumat perlu dilaksanakan bagi memastikan pelan transformasi ini yang telah dirangka dapat dicapai. Pelajar-pelajar politeknik perlu menajamkan pemikiran dan bijak dalam menilai, mencari dan menggunakan maklumat dan pengetahuan mereka. Satu kajian telah dilaksanakan yang melibatkan pelajar tahun akhir Politeknik Kuching Sarawak (PKS) bagi mendapatkan data awal berkaitan literasi maklumat melibatkan pelajar politeknik. Kajian ini telah merumuskan beberapa penemuan iaitu pencarian maklumat responden yang baik namun penilaian dan pemilihan maklumat yang masih lemah. Manakala dalam aspek mengenalpasti maklumat menunjukkan responden juga mempunyai kelemahan mengenalpasti maklumat dan beberapa penemuan lain. Terdapat beberapa perkara telah diketengahkan dalam kajian ini iaitu majoriti responden tidak pernah menghadiri program anjuran perpustakaan, dan masih bergantung dengan senarai rujukan pensyarah. Selain itu kajian ini memberi beberapa cadangan untuk penambahbaikan seperti memperkasa program literasi maklumat yang ada, memasukkan literasi maklumat sebagai sebahagian dari kurikulum dan sebagainya. Berasaskan dapatan ini satu penyelidikan yang melibatkan semua politeknik seluruh Malaysia perlu diadakan untuk menghasilkan satu pelan induk literasi maklumat bagi politeknik Malaysia. Katakunci: Literasi maklumat; penggunaan maklumat; penggunaan perpustakaan; politeknik; Malaysia.

1. PENGENALAN

Pelan Transformasi Politeknik telah dilancarkan pada 25 Februari 2010 oleh Timbalan Perdana Menteri Tan Sri Muhyiddin Yassin merupakan satu pentas perubahan sistem pendidikan politeknik Malaysia. Objektif Pelan Transformasi Politeknik ini ialah : § melonjakkan politeknik sebagai institusi peneraju dalam bidang pendidikan dan

latihan teknik dan vokasional tertentu pada peringkat diploma dan ke atas; § mengukuhkan kerelevanan dan responsif program pengajian di politeknik

terhadap kehendak pembangunan ekonomi negara; § menerajui bidang tujahan dan teknologi tertentu bagi menghasilkan graduat

berkualiti § yang berdaya usahawan (enterprising), berkebolehpasaran tinggi dan berdaya

saing; § membina reputasi antarabangsa dan jenama yang mampu meletakkan politeknik

antara institut pengajian tinggi negara yang terbaik; dan § mempelbagai dan meluaskan penawaran program yang mampu menarik minat

pelajar ke politeknik.

Bagi mencapai objektif-objektif ini, sememangnya memerlukan penggemblengan tenaga dipelbagai peringkat bagi melaksanakannya. Pelajar-pelajar politeknik perlu menajamkan pemikiran dan bijak dalam menilai, mencari dan menggunakan maklumat dan pengetahuan mereka agar sasaran objektif berkenaan tercapai. Warga politeknik juga harus mengakui peredaran zaman yang semakin pantas yang mana internet menguasai segala yang berkaitan aspek kehidupan manusia. Alam pendidikan turut mengalami kesan daripada perluasan internet. Belisle (2006) menyatakan bahawa pembudayaan internet telah mengubah persekitaran sekolah dan kolej dengan pantas

Keperluan Program Literasi Maklumat di Politeknik Malaysia: Satu Kajian Rintis


yang mana disiplin ilmu itu sudah melalui kaedah elektronik telah menjadi semakin digital. Pelajar-pelajar universiti sebelum ini merujuk ensiklopedia atas talian sebagai sebahagian kaedah mencari maklumat namun pada masa sekarang mereka lebih selesa mengguna pelayar dan enjin pencarian internet. Malah American Library Association (ALA) menjelaskan literasi maklumat adalah keupayaan seseorang individu mengenalipasti maklumat, berkemampuan mengesan, menilai dan menggunakan maklumat secara efektif apabila diperlukan.ALA juga menyatakan literasi maklumat merupakan asas kepada pembelajaran sepanjang hayat yang merangkumi setiap peringkat pendidikan serta persekitaran pembelajaran. Literasi maklumat akan membantu mereka memahami kandungan dan mengembangkan pengetahuan tersebut. Kepentingan literasi maklumat sejak dahulu lagi tidak dapat dinafikan. Andretta (2006) menekankan bahawa literasi maklumat itu merupakan keperluan dalam masyarakat bermaklumat. Umum mengetahui semua institusi pendidikan di Malaysia mengadakan program literasi maklumat melalui perpustakaan institusi terbabit. Melalui program yang dijalankan amat jelas matlamatnya iaitu bagi membantu meningkatkan tahap literasi maklumat pelajar-pelajar sepanjang pengajian serta membantu mereka menyelesaikan masalah pembelajaran mereka. Mohd. Sharif dan A.N. Zainab (2002) berdasarkan kajian mendapati lima institusi pengajian awam (IPTA) di Lembah Kelang mempunyai program literasi maklumat bagi membantu dan melatih pelajar-pelajar mereka meningkatkan kemahiran maklumat mereka. Malah ada IPTA berkenaan mempunyai modul kemahiran maklumat untuk program sarjana muda. 1.1 Latar belakang Politeknik Kuching Sarawak Politeknik Kuching Sarawak (PKS), Kementerian Pendidikan Malaysia ditubuhkan dibawah Rancangan Malaysia Kelima pada tahun 1988. PKS berkeluasan 112 ekar dan terletak kira-kira 20kilometer dari Bandaraya Kuching. Sebahagian daripada program transformasi, PKS hanya menawarkan diploma untuk program-program kejuruteraan, perdagangan dan teknologi maklumat bagi melahirkan tenaga kerja separa professional bagi memenuhi keperluan sumber manusia negara pada tahun 2011. Pengambilan pelajar PKS diselia dan diurus sepenuhnya oleh Unit Pengambilan Universiti (UPU). Pengambilan pelajar PKS dijalankan secara dua semester iaitu Julai dan Disember. Pada masa sekarang terdapat lapan jabatan akademik di PKS iaitu Jabatan Kejuruteraan Awam, Jabatan Kejuruteraan Elektrik, Jabatan Kejuruteraan Mekanikal, Jabatan Kejuruteraan Petrokimia, Jabatan Perdagangan, Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Jabatan Matematik, Sains dan Komputer dan Jabatan Pengajian Am. 1.2 Objektif kajian Kajian ini menyasarkan objektif berikut :

a. Mengenalpasti keupayaan pelajar Diploma PKS dalam pencarian maklumat b. Mengenalpasti keupayaan pelajar Diploma PKS menilai maklumat c. Mengenalpasti keupayaan pelajar Diploma PKS mengenalpasti maklumat d. Mengenalpasti kaedah pengorganisasian maklumat pelajar PKS e. Mengenalpasti etika penggunaan maklumat oleh pelajar Diploma PKS

1.3 Pernyataan masalah

Pada zaman yang semakin moden dan canggih ini pelbagai cabaran berkaitan maklumat dihadapi oleh masyarakat. Lambakan maklumat yang terdapat di dunia maya menambahkan kekalutan masyarakat untuk mencapai maklumat yang relevan dan sah. Tambahan pula maklumat pada zaman ini semakin mudah diakses dengan kemudahan gajet yang mampu dimiliki oleh mereka yang berkemampuan. Kita sering didedahkan dengan masyarakat maklumat, namun ianya sukar dicapai seandainya masyarakat tidak menguasai literasi maklumat. Masyarakat yang bermaklumat pastinya mempunyai ciri-



ciri masyarakat yang dapat mengenalpasti keperluan, mencari, mengenalpasti maklumat, menyusun dan menggunakan maklumat secara beretika. Pasti mereka ini yang menguasai ilmu pengetahuan yang menjadi asas kepada masyarakat maklumat. Pada Disember 1996, National Information Technology Agenda (NITA) telah dilancar oleh National Information Technology Counsil (NITC) yang dipertangungjawabkan menyedia asas dan merangka penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) untuk mentransformasi Malaysia menjadi sebuah negara maju pada tahun 2020 berdasarkan acuan sendiri. NITC yang dipengerusikan oleh Perdana Menteri terdiri daripada sektor awam dan swasta serta pihak yang berkepentingan berperanan menasihati kerajaan mengenai ICT. NITA memberi fokus kepada pembangunan modal insan, penggunaan dan infostructure untuk membangunkan nilai, menyediakan ekuiti dan akses kepada seluruh rakyat Malaysia dan mentransformasi masyarakat Malaysia kepada values-based knowledge menjelang 2020.NITA juga telah membentuk NITC Strategic Agenda untuk menggerak Malaysia menjadi sebuah negara E-World di era milenium yang merangkumi lima perkara iaitu E-Community, E-Public Services, E-Learning, E-Economy dan E-Sovereignty.Berdasarkan usaha-usaha yang dijalankan oleh kerajaan, sememangnya masyarakat Malaysia bergerak seiring dengan memastikan perancangan yang dibuat dapat menjadi kenyataan. Semestinya sasaran kerajaan menjadikan masyarakat Malaysia values-based society berkait rapat dengan literasi maklumat. Masyarakat Malaysia perlu menyiapkan diri dengan aspek literasi maklumat. agar dapat membentuk sebuah negara yang menguasai maklumat. Kehidupan pelajar pada hari ini juga sudah berubah. Mereka mempunyai alat / alatan dan mahir menggunakannya untuk mengakses maklumat. Namun apa yang menjadi persoalan adakah pelajar-pelajar ini mempunyai literasi maklumat? Mereka mungkin belum mengaplikasi kebolehan mereka mengenalpasti keperluan, menilai, menyusun dan menggunakan maklumat tersebut secara beretika. Mereka hanya percaya apa yang mereka lihat tanpa menyelidik kepastian maklumat tersebut. Oleh sebab itu, para pelajar yang mempunyai literasi maklumat yang tinggi sama ada mampu membuat keputusan dalam apa juga perkara serta mampu menghasilkan keputusan yang baik dalam menyiapkantugasan yang diberikan oleh pensyarah. Kesemua sekolah menengah di Malaysia mempunyai kemudahan perpustakaan dan pusat sumber yang mana para pelajar sudah pun diberi pendedahan oleh guru-guru sekolah mengenai peranan dan fungsi perpustakaan semasa di alam persekolahan. Namun begitu dari aspek literasi maklumat semestinya para pelajar ini perlu diberi pendedahan yang secukupnya. 1.4 Literasi maklumat untuk politeknik Tidak dinafikan bahawa pelajar-pelajar baharu mempunyai masalah berkaitan literasi maklumat. Namun begitu bagi pelajar senior, mereka sudah terdedah dengan persekitaran perpustakaan berdasarkan taklimat yang pernah diberikan, program-programperpustakaan yang dibuat, pertanyaan rujukan di perpustakaan dan juga melalui laman web perpustakaan PKS. Rockman, I.F. (2002) menyatakan para pelajar mempunyai kemahiran maklumat yang sangat lemah semasa memasuki institusi pengajian tinggi seperti kolej dan universiti. Malah Sanford (2000) dalam kajian beliau menyatakan bahawa pendidik sepatutnya tidak lagi mengajar tentang teknologi tetapi mengajar mengenai literasi maklumat seperti proses memahami maksud dan idea-idea baharu malah teknologi terkini telah mengubah keadaan pelajar masa kini. Memandangkan program-program yang ditawarkan di politeknik menjurus kepada bidang teknikal, kajian Rosmah Ali et al. (2010) memberi kesimpulan bahawa literasi maklumat para pelajar masih perlu dipertingkatkan terutamanya strategi pencarian, menilai maklumat dari laman web dan internet serta etika penggunaan maklumat.Pada hari ini literasi maklumat telah mengalami perubahan sejajar dengan peredaran zaman.Pelajar-pelajar politeknik kini merupakan golongan yang terdiri dari remaja generasi Y. Mereka ini amat terdedah dengan kecanggihan teknologi dan keperluan maklumat mereka sudah berubah ke bentuk yang mempunyai nilai-nilai kecanggihan



dan mampu menarik minat. Penyesuaian terhadap program literasi maklumat yang lebih menjurus kepada perkara-perkara baharu perlu dirangka. Kate Manuel (2002) menyatakan program literasi maklumat yang sesuai untuk generasi belia ini lebih berorientasikan pembelajaran berbentuk imej kerana mereka membesar dalam persekitaran permainan video, televisyen, laman web dan persembahan multimedia.Sesuatu juga harus dilakukan untuk masyarakat Malaysia dan pelajar politeknik khususnya supaya dapat bersama-sama dengan menjayakan hasrat NITA sejajar dengan saranan kerajaan. Selain itu juga menjadi tanggungjawab masyarakat agar mempunyai kesedaran untuk memahirkan diri dalam aspek literasi maklumat. Namun begitu pusat maklumat atau perpustakaan hendaklah merancang program yang bersesuaian agar dapat menarik minat masyarakat untuk memantapkan literasi maklumat agar dapat dipraktikkan dalam kehidupan mereka.

2. METODOLOGI KAJIAN Reka bentuk kajian ini dibuat bagi menentuarahkan kajian agar kaedah yang digunakan dapat mencapai objektif. Berdasarkan pandangan Kawatra (1992) terdapat beberapa langkah untuk sesuatu kajian iaitu metodologi kajian, instrumen kajian, populasi dan persampelan, pra kajian, pengumpulan data dan analisis. 2.1 Instrumen kajian Instrumen yang digunakan untuk kajian ini ialah soal selidik yang direka semula bagi memenuhi keperluan kajian di PKS. Antara kajian yang dirujuk ialah Lynch (1998), Rosmah Ali et al. (2010), Chanetsa dan Grobler (2009) yang kemudiannya digunakan untuk membangun semula instrumen. Soal selidik ini digunakan kerana populasi responden yang ramai disamping boleh dijawab oleh responden pada masa lapang. Kesemua soalan yang dikemukakan boleh dijawab dalam masa lima ke 10 minit sahaja. Medium bahasa yang digunakan untuk soal selidik ini ialah Bahasa Inggeris. Ini kerana pelajar-pelajar di PKS sudah biasa dengan Bahasa Inggeris disamping kebanyakan bahan rujukan di perpustakaan terdiri daripada Bahasa Inggeris. Soalan yang dikemukakan dalam soal selidik terdiri daripada empat seksyen iaitu pencarian dan penilaian maklumat, mengenalpasti maklumat, etika maklumat dan keperluan maklumat. 2.2 Persampelan dan populasi Kajian ini hanya melibatkan pelajar peringkat diploma sesi Disember 2012. Jumlah pelajar diploma PKS untuk sesi ini ialah 2,728 orang yang sedang mengikuti pelbagai program pengajian daripada semester satu hingga semester enam. Walaupun sudah memperkenalkan program diploma sejak tahun 2012, masih terdapat pelajar-pelajar dari program sijil yang masih belum menamatkan pengajian. Terdapat juga beberapa pelajar program diploma yang mungkin sedang berada di semester tujuh danke atas disebabkan mengulang semester. Persampelan yang dipilih adalah pelajar yang sedang berada pada semester lima dan enam yang dipilih secara rawak yang dianggarkan berjumlah 969 orang. Mereka dipilih kerana mereka sudah pun melalui pendidikan politeknik selama tiga tahun dan mempunyai pendedahan yang sepatutnya berkaitan perpustakaan. Tambahan pula mereka bakal meninggalkan alam politeknik untuk ke dunia pekerjaan ataupun melanjutkan pelajaran. Mereka memerlukan maklumat untuk membuat keputusan berkaitan dengan melanjutkan pelajaran, kerjaya dan organisasi. Terdapat 13 program pengajian yang terdiri dari program kejuruteraan dan bukan kejuruteraan di PKS.



2.3 Pra kajian dan analisis Satu pra kajian telah dijalankan ke atas 10 sampel dengan menggunakan instrumen yang telah digubal. Ini bertujuan bagi mengenalpasti kefahaman terhadap soalan yang dikemukakan dan juga bagi mengelak keraguan responden terhadap instrumen semasa proses sebenar kajian dijalankan. Dalam masa beberapa hari kesemua soalan soal selidik dikembalikan dan soalan dapat difahami oleh sampel yang dipilih. Analisis dibuat menggunakan Statistical Package for the Social Sciences (SPSS) versi 19. 3.ANALISIS DAN DAPATAN KAJIAN

Data yang telah dianalisis telah disusun dan dikupas mengikut pecahan seksyen yang dikenalpasti dan diikuti dengan penjelasan setiap dapatan.Hasil dapatan data juga dibuat perbandingan mengikut program kejuruteraan dan program bukan kejuruteraan.Ini bagi memudahkan analisa terperinci dapat dilakukan.Program kejuruteraan merangkumi sembilan program manakala program bukan kejuruteraan mempunyai empat program. Daripada 969 set instrumen yang diserahkan kepada jabatan induk seramai 580 orang responden atau 59.85 % mengembalikan dan menjawab soal selidik yang telah diedarkan. Analisa hanya dilakukan kepada 570 set soalan setelah penilaian ke atas soal selidik yang dikembalikan dibuat. 3.1 Analisis kajian

Jadual 1. Demografi responden

Program (Kod Program) Frekuensi Peratus

Program Bukan Kejuruteraan Diploma Perakaunan (DAT) Diploma Pengajian Perniagaan (DPM) Diploma Teknologi Maklumat (Rangkaian) (DNS) Diploma Teknologi Maklumat (Pengaturcaraan) (DIP) Jumlah Program Kejuruteraan Diploma Kejuruteraan Awam (DKA) Diploma Kejuruteraan Proses (Petrokimia) (DPE) Diploma Kejuruteraan Elektronik (Komunikasi) (DEP) Diploma Kejuruteraan Mekanikal (DKM) Diploma Kejuruteraan Mekanikal (Automotif) (DAD) Diploma Ukur Tanah (DUT) Diploma Kejuruteraan Mekanikal (Pembuatan) (DTP) Diploma Kejuruteraan Perkhidmatan Bangunan (DPB) Diploma Kejuruteraan Mekanikal (Penyamanan Udara & Penyejukbekuan) (DPU) Jumlah Jumlah keseluruhan

117 90 39 11

257

86 51 42 33 29 22 24 20 6

313 570

20.5 15.8 6.8 1.9 45.0

15.1 8.9 7.4 5.8 5.1 3.9 4.2 3.5 1.1

55.0 100

Berdasarkan Jadual 1 seramai 570 orang yang mengembalikan soal selidik dan dibuat analisa. Seramai 313 orang (55.0%) merupakan responden dari program kejuruteraan manakala 257 orang (45.0%) responden dari program bukan kejuruteraan. Sekiranya



pelajar-pelajar program DIP tidak menghadiri latihan industri pada semester enam, besar kemungkinan data responden akan seimbang. Daripada jumlah berkenaan, seramai 325 orang (57.0%) pelajar lelaki berbanding 245 orang (43.0%) pelajar perempuan. Daripada 13 program pengajian di PKS empat daripadanya merupakan program bukan kejuruteraan iaitu program DAT, DPM, DNS dan DIP.Manakala selebihnya dari sembilan program kejuruteraan iaitu dari program DKA, DPE, DEP, DKM, DAD, DTP, DUT, DPB dan DPU. Berdasarkan analisa daripada 570 orang, seramai 191 orang (33.5%) daripada semester lima manakala 379 orang (66.5%) daripada semester enam. 3.1.1 Perbandingan antara program mengikut jantina

Jadual 2. Responden mengikut gender

Frekuensi (%) Program Bukan Kejuruteraan (%)

Program Kejuruteraan (%)

Lelaki 325(57.0) 105(18.5) 220(38.5) Perempuan 245(43.0) 142 (24.8) 103(18.2) Kajian ini telah mengenalpasti seramai 325 orang (57.0%) responden merupakan lelaki yang terdiri 105 orang (18.5%) responden dari program bukan kejuruteraan berbanding 220 orang (38.5%) responden daripada program kejuruteraan. Manakala 245 orang (43%) merupakan responden perempuan yang mana meliputi 142 orang (24.8%) responden dari program bukan kejuruteraan berbanding 103 orang (18.2%) responden program kejuruteraan. 3.1.2 Perbandingan antara program mengikut semester

Jadual 3. Responden mengikut semester



Semeter Lima 191(33.5) 112(19.7) 79(13.8) Semester Enam 379(66.5) 145(25.5) 234(41.0) Kajian ini mendapati responden daripada semester enam merupakan yang responden teramai iaitu 379 orang (66.5%) berbanding responden dari semester lima iaitu 191 orang (33.5%). Jumlah responden semester lima program bukan kejuruteraan adalah 112 orang (19.7%) berbanding 79 orang (13.8%) responden program kejuruteraan. Manakala responden semester enam adalah seramai 234 orang (41.0%) daripada program kejuruteraan berbanding 145 orang (25.5%) responden program bukan kejuruteraan. 3.1.3 Perbandingan antara program mengenalpasti kemahiran dalam pencarian

maklumat

Jadual 4.Mendapatkan maklumat terkini



Laman web Ensiklopedia Surat khabar Majalah Buku

508(89.1) 20(3.5) 14(2.5) 13(2.3) 8(1.4)

230(40.4) 13(2.3) 1(0.2) 7(1.2) 2(0.4)

278(48.7) 7(1.2)

13(2.3) 6(1.1) 6(1.0)





Jurnal 7(1.2) 4(0.7) 3(0.5) 570 257 313 Responden telah ditanya apakah sumber maklumat yang akan digunakan untuk mendapat maklumat terkini mengenai “virus komputer”. Seramai 508 orang (89.1%) responden memilih laman web yang merupakan pilihan tertinggi berbanding sumber-sumber lain. Dapatan juga menunjukkan seramai 278 orang (48.7%) responden dari program kejuruteraan memilih jawapan yang tepat berbanding 230 orang (40.4%) dari program bukan kejuruteraan.

Jadual 5.Memperinci pencarian

Frekuensi(%)

Program Bukan Kejuruteraan(%)

Program Kejuruteraan(%)

Cuba mencari menggunakan “Malaysia bird flu” Mengimbas senarai untuk memilih Pencarian di rak di perpustakaan Menyalin no panggilan, kemudian pergi ke rak

291(51.1)

98(17.2)

97(17.0)

84(14.7)

134(23.3)

54(9.4)

37(6.4)

34(5.9)

157(27.8)

44(7.8)

61(10.6)

50(8.8)

570 257 313 Pada soalan ini, responden dinilai bagaimana mereka memperincikan pencarian. Berdasarkan Jadual 5, 291 orang (51.1%) memilih untuk menukar perkataan yang ingin dicari. Seramai 134 orang (23.3%) responden dari program bukan kejuruteraan berbanding 157 orang (27.8%) responden dari program kejuruteraan.Berasaskan soalan ini 48.9% kurang cekap dalam memperincikan carian menggunakan internet.

Jadual 6.Istilah yang paling tinggi hasil dapatan

Frekuensi (%)

Program Bukan Kejuruteraan (%)


‘Cats and fish’ ‘Cats or fish’ ‘Cats not fish’

405(71.1) 120(21.1)

45(7.9)

190(33.1) 48(8.4) 20(3.6)

215(38.0) 72(12.7) 25(4.3)

570 257 313 Pada soalan ini responden dinilai untuk melihat penggunaan istilah untuk sesuatu pencarian. Daripada 570 orang responden, 405 orang (71.1%) memilih ‘Cats and fish’ di mana 190 orang (33.1%) responden daripada program bukan kejuruteraan manakala 215 orang (38.0%) daripada program kejuruteraan. Berdasarkan dapatan ini juga menunjukkan responden seramai 405 orang (71.1%) yang memilih jawapan ‘Cats and fish’ memahami penggunaan pencarian secara Boolean.



Jadual 7.Sumber maklumat untuk penyelidikan

Frekuensi



Buku Ensiklopedia Pangkalan data elektronik Jurnal Surat khabar Tesis/laporan teknikal/disertasi Majalah Prosiding Penerbitan kerajaan

139(24.4) 95(16.7) 93(16.3) 69(12.1) 55(9.6) 44(7.7) 39(6.8) 19(3.3) 17(3.0)

65(11.5) 38(6.7) 41(7.2) 28(4.9) 24(4.3) 19(3.3) 25(4.4) 9(1.6) 8(1.5)

74(12.9) 57(10.0) 52(9.1) 41(7.2) 32(5.3) 25(4.4) 14(2.4) 10(1.7) 9(1.5)

570 257 313 Buku masih lagi menjadi pilihan responden sebagai sumber terbaik untuk kertas penyelidikan iaitu 139 orang (24.4%) respondenmerangkumi 74 orang (12.9%) responden daripada program kejuruteraan berbanding 65 orang (11.5%) responden daripada program bukan kejuruteraan. Manakala 69 orang (12.1%) responden memilih jurnal sebagai sumber terbaik. 3.1.4 Perbandingan antara program mengenalpasti kemahiran dalam penilaian

maklumat

Jadual 8. Membezakan antara fakta dan pendapat

Frekuensi (%)



Seseorang itu tidak perlu dilahirkan dalam keluarga kaya untuk menjadi usahawan Pelajar tidak mahu melibatkan diri dalam debat universiti kerana mereka pemalu Pada tahun 2004, statistik yang dikeluarkan oleh kerajaan menunjukkan satu daripada 10 rakyat Malaysia mengidap kanser Pelajar Melayu tidak menunjukkan pencapaian yang cemerlang di universiti disebabkan kekurangan nutrisi

219(38.4)

145(25.4)

140(24.6)

66(11.6)

94(16.5)

66(11.7)

67(11.8)

30(5.3)

125(21.9)

79(13.7)

73(12.8)

36(6.3)

570 257 313 Pada aspek membeza pendapat dan fakta, hanya 140 orang (24.6%) telah memberikan jawapan “Pada tahun 2004, statistik yang dikeluarkan oleh kerajaan menunjukkan satu daripada 10 rakyat Malaysia mengidap kanser” yang merupakan jawapan yang betul. Dapatan ini juga menunjukkan daripada jumlah itu hanya 67 orang (11.8%) responden memberi jawapan tepat dari program bukan kejuruteraan manakala 73 orang(12.8%) responden dari program kejuruteraan. Berdasarkan jadual ini juga 75.4% responden



memberikan jawapan yang tidak tepat atau tidak dapat membezakan fakta dan pendapat.

Jadual 9.Memilih/menilai maklumat dari sumber pangkalan data elektronik

Frekuensi (%)



Membaca abstrak dan ulasan subjek atau deskripsi untuk mendapatkan artikel yang berkaitan Pilih artikel terkini Memilih artikel penuh sahaja Mencari artikel yang diterbitkan dalam akademik jurnal

317(55.6)

136(23.9)

59(10.4)

58(10.2)

144(25.3)

61(10.7)

26(4.7)

26(4.6)

173(30.3)

75(13.2)

33(5.7)

32(5.6)

570 257 313 Berdasarkan Jadual 9 seramai 136 orang (23.9%) memilih artikel terkini yang terdapat di dalam pangkalan data elektronik yang merupakan jawapan yang tepat. Analisa juga menunjukkan hanya 61 orang (10.7%) dari program bukan kejuruteraan manakala hanya 75 orang (13.2%) dari program kejuruteraan. Ini menunjukkan keupayaan memilih dan menilai maklumat dari sumber elektronik masih rendah.

Jadual 10.Kriteria penilaian maklumat untuk projek penyelidikan

Frekuensi (%)



Penerbitan oleh penerbit yang ternama seperti universiti dan organisasi penyelidikan Senarai penerbitan yang terdapat dalam silibus pensyarah Penerbitan oleh seseorang individu yang mempunyai kelayakannya yang sedikit Penerbitan oleh ahli akademik ternama Penerbitan sebahagian daripada prosiding oleh organisasi profesional Penerbitan oleh seseorang individu yang kelayakannya tidak diketahui

223(39.1)

109(19.1)

81(14.2)

64(11.2)

56(9.8)

37(6.5)

110(19.4)

54(9.5)

35(6.1)

26(4.5)

18(3.2)

14(2.5)

113(19.7)

55(9.6)

46(8.1)

38(6.7)

38(6.6)

23(4)

570 257 313



Berdasarkan Jadual 10, 223 orang (39.1%) memilih jawapan yang tepat iaitu “Penerbitan oleh penerbit yang ternama seperti universiti dan organisasi penyelidikan” sebagai kriteria penilaian maklumat iaitu 110 orang (19.4%) dari program bukan kejuruteraan dan 113 orang (19.7%) dari program kejuruteraan. Ini menunjukkan majoriti responden memahami kriteria penilaian maklumat penyelidikan.

Jadual 11. Penilaian sumber maklumat dari internet

Frekuensi (%)



Penerbitan oleh penerbit yang ternama seperti universiti dan organisasi penyelidikan Penerbitan oleh seseorang individu yang mempunyai kelayakannya yang sedikit Penerbitan oleh ahli akademik ternama Penerbitan oleh seseorang individu yang kelayakannya tidak diketahui Penerbitan dari laman web yang berakhir dengan perkataan ‘edu dan/atau yang mempunyai hubungan dengan organisasi penyelidikan/universiti/kolej/sekolah Senarai penerbitan yang terdapat dalam silibus pensyarah Penerbitan dari laman web yang percuma Penerbitan sebahagian daripada prosiding oleh organisasi profesional

232(40.7)

120(21.1)

85(14.9)

49(8.6)

32(5.6)

22(3.9)

18(3.2)

12(2.1)

112(19.6)

49(8.6)

30(5.3)

24(4.2)

16(3.0)

6(1.1)

13(2.4)

7(1.3)

120(21.1)

71(12.5)

55(9.6)

25(4.4)

16(2.6)

16(2.8)

5(0.8)

5(0.8)

570 257 313 Jadual ini juga menunjukkan hanya 32 orang (5.6%) responden telah memilih jawapan yang tepat iaitu “Penerbitan dari laman web yang berakhir dengan perkataan ‘edu’ dan/atau yang mempunyai hubungan dengan organisasi penyelidikan/universiti/kolej/sekolah”. Daripada jumlah itu hanya 16 orang (3.0%) responden dari program bukan kejuruteraan manakala 16 orang (2.6%) responden dari program kejuruteraan. Dapatan ini menunjukkan bahawa penilaian maklumat dari sumber internet masih lemah.



3.1.5 Perbandingan antara program mengenalpasti kemahiran dalam mengenalpasti maklumat

Soalan 1 Berdasarkan soalan dibawah, ujian dibuat bagi menguji sama ada responden boleh mengenalpasti komponen maklumat seperti pengarang artikel, judul artikel, judul jurnal, editor, tarikh penerbitan, jilid, bilangan isu dan muka surat artikel.

(A) IT Society of Malaysia (B) Using portal technologies to develop the common user interface (C) Educational Research, (D) 2000, (E) 5, 1 (F) 1-18.

Jadual 12. Membuat padanan dan penyesuaian

Jawapan Frekuensi (%)



Tarikh penerbitan D 378(66.3) 188(33.0) 190(33.3) Tajuk artikel B 237(41.6) 99(17.4) 138(24.2) Judul jurnal C 207(36.3) 100(17.5) 107(18.8) Editor G 11(1.9) 7(1.3) 4(0.6) Pengarang A 147(25.8) 83(14.5) 64(11.3) Muka surat F 403(70.7) 190(33.3) 213(37.4) Jilid dan bilangan isu E 313(54.9) 156(27.2) 157(27.7) Dapatan keseluruhan pada jadual ini menunjukkan hanya tarikh penerbitan, muka surat, jilid dan bilangan isu melebihi 50% bagi jawapan yang tepat. Berdasarkan dapatan ini juga kemahiran responden mengenalpasti maklumat masih rendah. Soalan 2 Soalan berikutnya responden diuji berkenaan dengan pemahaman mereka berkaitan sumber-sumber maklumat yang biasa digunakan dalam penyediaan kertas kerja atau penyelidikan.Terdapat tujuh jenis sumber-sumber yang biasa dilihat dan ditemui di perpustakaan atau di atas talian.

(A) Bab buku (B) Artikel jurnal (C) Prosiding (D) Buku (E) Artikel surat khabar (F) Tesis dan disertasi (G) Sumber laman web

Jadual 13. Membuat padanan dan penyesuaian




1

Meyer, Harris. Leadership in 21st century. Harvard Business Review 71(16), August 2000: 109-120.

B 115(20.2) 51(9.0) 64(11.2)

2

Valari, Gold. Fictions and facts, investigating reading practices of boys and girls. Available at: http://www.literacytrust.org.uk/database/vlari.html

G 305(53.5) 147(25.8) 158(27.7)






3

Ismail Johari. Bukit Kepong. Kuala Lumpur : Dewan Bahasa dan Pustaka, 2003.

D 236(41.4) 102(17.9) 134(23.5)

4

Simpson, Annei. Reading interest and reading preferences of middle school students in a Southeast State. Dissertation (MLIS) – University of Michigan, 1999.

F 141(24.7) 51(9.0) 90(15.7)

5

Nik Safiah Karim and Nuwairi bin Hj Khaazai. The language of female factory workers. Proceedings of International Symposium on Technology, Culture and Development, 10-12 September 1983, Kuala Lumpur.

C 113(19.8) 52(9.1) 61(10.7)

6

Stiven, Maila, Gender politics in Rembau: female autonomy in Negeri Sembilan. IN: Developmet and Diplacement; Women in SEA, edited by Glen Chandler, et al. Clayton, Victoria: Centre of SEA Studies, Monash University, 1988: 80-103.

A 94(16.5) 47(8.3) 47(8.2)

Berdasarkan Jadual 13, analisa dapatan ini menunjukkan majoriti responden tidak dapat menjawab dengan tepat. Namun begitu kemahiran responden dari program kejuruteraan dapat menjawab dengan tepat agak tinggi berbanding responden program bukan kejuruteraan. 3.1.6 Perbandingan antara program mengenalpasti kaedah menyusun dan

mengorganisasi maklumat

Jadual 14. Pengorganisasian maklumat

Frekuensi (%)



Saya memilih maklumat yang diperlukan meletakkan di folder komputer dan terus beri tajuk folder Muat turun semua ke dalam hard disk komputer, pemacu, CD-R dan lain-lain

364(63.9)

110(19.3)

157(27.6)

52(9.2)

207(36.3)

58(10.1)



Frekuensi (%)



Tulis senarai rujukan dan letakkan dalam fail, kotak dan buku Saya cetak maklumat, susun dan di simpan dalam fail berasingan Lain-lain

49(8.6)

46(8.1)

1(0.2)

18(3.2)

30(5.3)

0(0)

31(5.5)

16(2.8)

1(0.2) 570 257 313 Berdasarkan Jadual 14, seramai 369 orang (64.2%) responden memilih untuk menyimpan maklumat di dalam folder komputer. Seramai 110 orang (19.1%) responden memilih memuat turun ke dalam penyimpanan yang lain, 50 orang (8.7%) menulis senarai rujukan dan diletakkan di dalam fail, kotak atau buku, 38 orang (6.6%) responden mencetak, menyusun dan menyimpan didalam fail yang diasingkan. Manakala 1 orang (0.2) memilih kaedah selain yang dinyatakan. Ini menunjukkan responden mempunyai pelbagai cara atau kaedah menyusun maklumat. 3.1.7 Perbandingan antara program mengenalpasti kemahiran berkaitan etika

menggunakan maklumat Analisa bagi soalan ini dibuat berdasarkan jawapan yang tepat sahaja yang dimasukan ke dalam jadual perbandingan.

Jadual 15. Pemberian penghargaan kepada pengarang asal

Etika Menggunakan Maklumat

Frekuensi(%) Program Bukan Kejuruteraan (%)

Program Kejuruteraan (%) Ya Tidak

A. Apabila membuat salinan keseluruhan perenggan dari artikel

364(63.9)

206(36.1) 166(29.1) 198(34.8)

B. Apabila menulis dengan terperinci menggunakan ayat sendiri

334(58.6)

236(41.4) 107(18.8) 129(22.6)

C. Apabila menggunakan ayat daripada sesuatu artikel

419(73.5)

151(26.5) 186(32.6) 233(40.9)

Analisa mendapati secara asasnya responden memahami bahawa sesuatu karya penulisan milik orang lain itu perlu diberikan penghargaan apabila karya itu digunakan sebagai rujukan atau panduan penulisan mereka.

Jadual 16. Plagiarisma


Frekuensi(%) Program Bukan Kejuruteraan

(%) ‘Ya’

Program Kejuruteraan

(%)‘Ya’ Ya Tidak A. Menggunakan frasa

atau ayat dari sumber lain tanpa memberi rujukan kepada

441(77.4) 129(22.6) 199(34.9) 242(42.5)




Frekuensi(%) Program Bukan Kejuruteraan

(%) ‘Ya’

Program Kejuruteraan

(%)‘Ya’ Ya Tidak pengarang asal

B. Menggunakan semula pernyataan orang lain tanpa memberi rujukan kepada pengarang asal

330(57.9)

240(42.1) 128(22.5) 202(35.4)

C. Menyalin dan menggunakan teks hasil penulisan orang lain tanpa memberi ‘qoutation marks’

369(64.7) 201(35.3) 161(28.3) 208(36.4)

D. Menggunakan imej yang diberi hak cipta dari laman web tanpa kebenaran pemilik/ pembuat

352(61.8) 218(38.2) 168(29.5) 185(32.3)

Berdasarkan Jadual 16, responden disoal berkaitan pemahaman berkaitan plagiarisme. Kesimpulan boleh dinyatakan bahawa responden memahami maksud plagiarisma dalam sesuatu penulisan.

Jadual 17. Hak cipta

Hak cipta Frekuensi(%) Program Bukan

Kejuruteraan (%) ‘Ya’


‘Ya’ Ya Tidak A. Gambar Siti Nurhaliza

dari laman web rasmi beliau

348(61.1) 222(38.9) 156(27.3) 192(33.8)

B. Lagu tema dari filem ‘Ombak Rindu’

344(60.2) 226(39.6) 150(26.3) 194(33.9)

C. Surat tulisan Tuanku Abd Rahman kepada isterinya

266(46.7) 304(53.3) 119(20.9) 147(25.8)

D. Ucapan bajet Datuk Seri Mohd Najib Tun Razak

329(57.7) 241(42.3) 140(24.6) 189(33.1)

E. Gambar David Beckham di dalam Sports Illustrated

318(55.8) 252(44.2) 143(25.2) 175(30.6)

F. Set soalan kaji selidik untuk sesuatu penyelidikan

324(56.8) 246(43.2) 150(26.4) 174(30.4)

Hasil dapatan yang diperolehi pada Jadual 17 ini menunjukkan bahawa majoriti responden dapat memahami berkaitan aspek-aspek hakcipta kecuali pada soalan C yang mana responden yang menjawab jawapan ‘Tidak’ lebih tinggi daripada yang memberikan jawapan ‘Ya’.



4. KESIMPULAN

Kajian ini telah berjaya memberikan satu dimensi baru berkaitan keperluan untuk mengadakan program literasi maklumat untuk pelajar-pelajar politeknik. Dapatan kajian ini akan membantu pihak-pihak berkepentingan memantapkan lagi literasi maklumat dikalangan pelajar politeknik yang akan memberi faedah kepada pelajar dan juga organisasi secara keseluruhan. Antara rumusan dan perbincangan adalah seperti berikut: 4.1 Mengenalpasti keupayaan pelajar Diploma PKS dalam pencarian maklumat Bagi mengkaji objektif ini, ianya bermula pada Seksyen A Soalan 1-9. Berdasarkan dapatan kajian, kesimpulan boleh dilihat melalui soalan-soalan yang telah dijawab oleh responden. Melalui analisa yang diperolehi, kesimpulan boleh dibuat majoriti pelajar diploma PKS mempunyai kemahiran pencarian maklumat yang baik sama ada dari program kejuruteraan mahu pun program bukan kejuruteraan. 4.2 Mengenalpasti keupayaan pelajar Diploma PKS menilai maklumat Aspek yang dinilai ialah membezakan fakta dan pendapat, menilai maklumat dari sumber elektronik dan internet serta penilaian maklumat untuk penyelidikan. Daripada pemerhatian ke atas data, responden gagal memberikan jawapan yang tepat berkaitan membezakan fakta dan pendapat, penilaian sumber internet dan juga penilaian sumber maklumat dari pangkalan data elektronik. Secara asasnya responden tidak dapat menentukan sumber maklumat melalui kesahihan, kekiniandan juga authoriti maklumat berkenaan. Kesimpulan yang boleh dibuat adalah responden masih mempunyai kelemahan yang ketara pada aspek penilaian dan memilih maklumat. 4.3 Mengenalpasti keupayaan pelajar Diploma PKS mengenalpasti maklumat Hasil daripada analisa menunjukkan responden berjaya mengenalpasti tarikh, tajuk artikel, judul jurnal, muka surat, jilid dan bilangan isu jurnal dengan baik. Namun begitu, ramai responden tidak dapat mengenalpasti pengarang artikel pada bibliografi yang disediakan. Daripada tujuh aspek yang dinilai, hanya tiga daripadanya aspek berkenaan menghasilkan peratusan yang menjawab dengan tepat melebihi 50% iaitu tarikh, muka surat, jilid dan bilangan isu. Pada soalan kedua, ianya mengandungi tujuh maklumat biliografi yang terdiri daripada buku, artikel surat khabar, sumber laman web dan sebagainya yang sering digunakan dalam penulisan akademik yang perlu dijawab oleh responden. Hasil daripada penilaian bahagian ini, majoriti responden tidak menjawab tiga daripada tujuh soalan dengan tepat. Majoriti responden tidak dapat mengenalpasti semua maklumat bibliografi yang dinyatakan berdasarkan dapatan yang diperolehi. Ini kerana semua jawapan tepat bagi soalan-soalan yang dikemukakan hanya sumber maklumat dari laman web sahaja majoriti yang menjawab tepat melebihi 50%. 4.4 Mengenalpasti kaedah pengorganisasian maklumat pelajar PKS Dalam kajian ini hanya satu soalan dikemukakan untuk mengetahui kaedah pengorganisasian maklumat pelajar PKS. Dapatan kajian menunjukkan majoriti pelajar PKS memilih untuk menyimpan maklumat pada folder komputer berbanding kaedah-kaedah lain. Walaubagaimana pun mereka mempunyai pelbagai kaedah untuk menyimpan dan menyusun maklumat-maklumat yang diperolehi.



4.5 Mengenalpasti etika penggunaan maklumat oleh pelajar Diploma PKS Untuk menilai objektif ini, Seksyen C telah disediakan yang mengandungi tiga aspek iaitu penghargaan kepada pengarang, plagiarisme dan juga hak cipta. Kesimpulan yang boleh dibuat ialah, majoriti responden memahami etika penggunaan maklumat. Namun begitu dapatan soalan ‘C’ pada aspek hakcipta menunjukkan di bawah paras 50% yang menjawab dengan tepat. 4.6. Rumusan dan cadangan Berdasarkan kajian ini terdapat beberapa perkara penting untuk diketengahkan. Antaranya ialah :

a. Pada masa akan datang perlu ada kajian literasi maklumat di peringkat nasional untuk mengenalpasti literasi maklumat pelajar politeknik. Kajian lanjut ini amat penting bagi pihak-pihak berkepentingan membuat perancangan-perancangan mengadakan pelan tindakan program literasi maklumat.

b. Pelajar-pelajar PKS juga masih mengharapkan senarai rujukan yang ada pada pensyarah-pensyarah mereka serta masih mengutamakan bahan penerbitan bercetak dalam membuat penyelidikan. Oleh yang demikian, galakan daripada pensyarah-pensyarah amat penting bagi memotivasikan pelajar-pelajar untuk mencari rujukan-rujukan yang lain serta mempelbagaikan sumber maklumat mareka.

c. Majoriti responden tidak pernah menghadiri program-program yang dianjurkan oleh Perpustakaan PKS walaupun mereka sudah berada di tahun tiga pengajian.

d. Berdasarkan dapatan kajian majoriti pelajar diploma PKS mempunyai literasi maklumat pada tahap kurang memuaskan terutamapada aspek penilaian dan memilih maklumat dan keupayaan mengenalpastikomponen maklumat. Oleh itu usaha-usaha pemerkasaan literasi maklumat pelajar-pelajar perlu diteruskan.

e. Perpustakaan PKS perlu merancang program-program berkaitan literasi maklumat atau kemahiran perpustakaan seperti penggunaan alat-alat pencarian maklumat yang terdapat di perpustakaan seperti katalog atas talian, sumber elektronik, anotasi dan sebagainya. Mungkin dengan program seperti ini boleh membantu meningkatkan lagi tahap persembahan kerja kursus, projek dan sebagainya. Malah mereka juga akan dapat mengaplikasi pengetahuan yang diperoleh dalam kehidupan mereka selepas tamat pengajian sama ada dalam alam pekerjaan atau melanjutkan pelajaran.

f. Pihak pengurusan politeknik juga boleh memasukkan aspek kemahiran maklumat atau kemahiran perpustakaan ke dalam kurikulum pengajian seperti yang dipraktikkan di institusi pengajian tinggi awam di negara kita dengan menjadikannya kursus elektif atau kursus wajib. Ini bagi memastikan pelajar politeknik dapat menyediakan diri mereka terhadap aspek-aspek literasi maklumat yang akan membantu mereka sepanjang pengajian di politeknik. Selain itu juga, graduan-graduan politeknik yang akan melanjutkan pelajaran pastinya dapat mengaplikasikan kelas kemahiran maklumat yang telah mereka pelajari di politeknik untuk diadaptasikan dengan kelas kemahiran maklumat di institusi pengajian tinggi.



RUJUKAN

Andretta, S. (2006). Information literacy: challenges of implementation. ITALICS, 5(1), 6p. Retrieved December. 5, 2012, from http://www.academia.edu/220999/Information_literacy_challenges_of_implementation

Belisle, C. (2006). Literacy and the digital knowledge revolution. In A. Martin & D. Madigan (Eds) (2006). Digital literacies for learning. (pp. 51-67). London: Facet Publishing.

Chanetsa, B. & Grobler, J. (2009). Library and information skill training at the Polytechnic of Namibia, NJLC, 3(2), December. Retrieved December 11, 2012 from http://ir.polytechnic.edu.na/bitstream/10628/110/1/Chanetsa%20%26%20Grobler.%20Library%20and%20information%20skills%20training.pdf

Edzan, N. N. (2008). Information literacy development in Malaysia: a review. Libri, 58, 265-280. Retrieved December 11, 2012 from http://www.librijournal.org/pdf/2008-4pp265-280.pdf

Haslinda Husaini, et al. (2011). Keperluan modul literasi maklumat di perpustakaan akademik di Malaysia: kajian kes. Dalam Salmah Abdullah, et al. (Eds). (2006). Prosiding Seminar Kebangsaan Perpustakaan Akademik 2011. Kuala Lumpur: Persatuan Pustakawan Malaysia.

Higntte, M., Margavio, T. M. & Margavio, G. W. (2009). Information literacy assessment: moving beyond computer literacy. College Student Journal, 43(3), 812-821. Retrieved December 11, 2012 from http://connection.ebscohost.com/c/articles/43969283/information-literacy-assessment-moving-beyond-computer-literacy.

Horton, F. W. Jr. (2007). Understanding information literacy: a primer. Retrieved December 11, 2012 from http://unesdoc.unesco.org/images/0015/001570/157020e.pdf

Jabatan Pengajian Politeknik (2009). Hala tuju transformasi politeknik: ke arah kelestarian penghasilan modal insan negara. Seri Kembangan, Selangor: Jabatan Pengajian Politeknik. Retrieved December 11, 2012 from http://www.politeknik.edu.my

Brown, J., et al (2006).Information competencies for students in design disciplines. Retrieved December 11, 2012 from http://www.arlisna.org/resources/onlinepubs/informationcomp.pdf.

Kawatra, P. S. (1992). Library user studies: a manual for libraries and information scientist. Bombay: Jaico Publishing.

Korobilli, S. & Tilikidou, I. (2005). The necessity of information literacy education in a marketing department. New Library World, 106(1218/1219), 519-513.

Manuel, K. (2002). Teaching information literacy to generation Y. Information literacy programs: success and challenges. New York: The Haworth Information Press. Co-published simultaneously as Journal of library administration, 36(1/2).

Mohd Sharif Mohd Saad &. Zainab, A. N. (2002). Information literacy programmes in Malaysian public universities: an observation. In The 68th IFLA Council and General Conference August 18-24. United Kingdom : Glassgow. Retrieved December 12, 2012 from http://myais.fsktm.um.edu.my/1019/.

National Information Technology Council (2001). About National IT Agenda-NITA. Retrieved December 14, 2012 from http://nitc.mosti.gov.my/nitc_beta/index.php/national-ict-policies/national-it-agenda-nita.

Neely, T. (2006). Information literacy assessment: standard-based tools and assignments. Chicago: American Library Association.

Pilerot, O. (2004). Information literacy education for PHD- students-a case study. Nord I & D, Knowledge and Change. 92-98.



Rockman, I. F. (2002).The importance of information literacy. Retrieved Dec. 26, 2012, from http://www.exchangesjournal.org/viewpoints/1100_Rockman_pg1.html.

Rosmah Ali, et al. (2010) Information literacy skills of engineering students. IJRRAS 5(3) December. Retrieved December 11, 2012 from http://www.arpapress.com/Volumes/Vol5Issue3/IJRRAS_5_3_08.pdf.

Sanford, S. (2000). Terry Crane: inspiring connections. Retrieved December. 26, 2012 from http://www.convergemag.com/Publications/CNVGSept00/profilecrane/profile.shtml

Solomon, A., Wilson, G. & Taylor, T. (2012). 100% information literacy process. Boston: Wadworth Cengage Learning.





LITERASI MAKLUMAT: PENGGUNAAN MODUL E-LEARNING UNTUK SESI

KEMAHIRAN MAKLUMAT DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITI MALAYA

Shamsiah Abu Bakar

Pustakawan Perpustakaan Universiti Malaya, Universiti Malaya,

Lembah Pantai, 50603 Kuala Lumpur, Malaysia. [email protected]

ABSTRACT Information Skills Session is a session that equips the users with the usage of EndNote, Turnitin, information searching in UM Library Catalogue (Pendeta WebPAC) and Online Databases. Every session with a maximum of 15 users at the computer lab with internet access is facilitated by the librarian. In addition, research methodology at Faculty level, sessions for researchers, research assistant, lecturers and postgraduate students are also conducted. The sessions are promoted through the library website, liaison librarians' and ‘Karnival Jom Masuk UM’. The e-learning platform known as “SPECTRUM” enables announcements, slides, notes, forum, video, training and evaluation form to be accessed by users on-line. Evaluation studies in 2012 showed that users were satisfied with every sessions conducted. Keywords: User education; information literacy; information skills session; e-learning; library promotion, Malaysia. ABSTRAK Sesi Kemahiran Maklumat ini ialah kemahiran menggunakan perisian EndNote, Turnitin, pencarian maklumat di Pendeta WebPAC (Katalog Perpustakaan UM) dan Pangkalan Data Dalam Talian. Setiap sesi dengan maksimum 15 orang pengguna dan penggunaan makmal komputer dengan akses internet dikendalikan oleh pustakawan. Juga, Metodologi Penyelidikan di peringkat Fakulti, sesi kepada penyelidik, pembantu penyelidik, pensyarah dan pelajar pasca siswazah dikendalikan. Promosi sesi secara besar-besaran melalui laman web perpustakaan, pustakawan penghubung dan juga melalui ‘Karnival Jom Masuk UM. Penggunaan e-learning platform iaitu SPECTRUM, membolehkan pengumuman, slaid, nota, forum, video, latihan dan borang penilaian dapat diakses oleh pengguna secara atas talian. Ini membolehkan pengguna mengakses slaid dan nota yang telah disediakan di SPECTRUM untuk lebih memahami segala sesi yang telah dijalankan. Berpandukan borang..

Shamsiah Abu Bakar


penilaian untuk tahun 2012 didapati keseluruhan pengguna berpuashati dengan setiap sesi yang dijalankan Kata kunci: Pendidikan pengguna; literasi maklumat; sesi kemahiran maklumat; e-Pendidikan; promosi perpustakaan, Malaysia. 1. PENGENALAN Wawasan 2020 ialah wawasan kerajaan yang bertujuan untuk menaikkan Malaysia menjadi sebuah negara perindustrian dan negara maju sepenuhnya menjelang tahun 2020. Dalam mewujudkan masyarakat saintifik dan progresif, masyarakat yang mempunyai daya perubahan tinggi dan berpandangan ke depan, yang bukan sahaja menjadi pengguna teknologi tetapi juga penyumbang kepada tamadun sains dan teknologi masa depan. Universiti di Malaysia berperanan sebagai institusi pengajian tinggi yang dapat melahirkan graduan yang berpengetahuan dan seimbang dengan penekanan kepada teknologi untuk pembelajaran sepanjang hayat. Institusi pendidikan pengajian tinggi dapat melahirkan graduan yang efektif dalam menyelesaikan masalah, mengimplementasikan logik, kritikal dan kreatif dalam pemikiran untuk pelbagai masalah dan boleh berdikari dan berkerjasama dengan sesiapa sahaja. Kualiti ini dipanggil celik maklumat. Menurut (Bahagian Teknologi Pendidikan. Pengurusan Sumber Pendidikan, 2013) “literasi maklumat” adalah suatu kemahiran yang digunakan untuk mencari maklumat tertentu yang diperlukan dan merangkumi kebolehan mencari dan memperolehi maklumat dalam apa jua format serta mengggunakan maklumat tersebut secara aktif. Ia juga boleh didefinisikan sebagai keupayaan untuk mengakses dan menilai maklumat bagi membantu membuat pemilihan dan penyelesaian masalah secara efektif. Menurut (American Library Association, 1989), seseorang yang celik maklumat ialah kebolehan untuk mengenalpasti bila maklumat diperlukan dan kebolehan untuk mengaksesnya, menilai dan menggunakan dengan cara yang efektif untuk maklumat yang diperlukan. Literasi maklumat bukanlah senario baru bagi universiti di Malaysia. Jika ditinjau dari perpustakaan akademik di Malaysia, penekanan dan konsep adalah lebih kurang sama untuk pengguna, iaitu seperti di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) yang membahagikan kepada 4 modul iaitu modul pertama ialah orentasi perpustakaan, lawatan ke Perpustakaan, OPAC dan pangkalan data atas talian. Modul kedua ialah Bengkel Kemahiran Maklumat (OPAC, pangkalan data dan internet) selama 1 jam. Modul ketiga ialah Bengkel Kemahiran Maklumat mengikut bidang perkara iaitu Sains Sosial; Ekonomi dan Pentadbiran; Sains dan Teknologi; Pendidikan; Kejuruteraan, Pendidikan Islam; Perundangan dan Perubatan selama 2 jam. Modul keempat ialah bengkel penyelidikan perpustakaan selama 2 jam atas permintaan pihak fakulti. Bagi Universiti Teknologi Mara pula ialah orentasi perpustakaan untuk semua pelajar selama 1 hingga 2 jam iaitu penerangan mengenai OPAC, pangkalan data dan lawatan ke Perpustakaan. Kelas hari Sabtu juga dikendalikan oleh pustakawan berdasarkan permintaan dari Fakulti dan pelajar. Universiti Islam Antarabangsa (IIUM), mereka mengendalikan Sesi Kemahiran Maklumat peringkat lanjutan untuk pelajar pasca siswazah selama dua jam. Begitu juga untuk Universiti Putra Malaysia menawarkan Sesi Kemahiran Maklumat dan Orentasi Perpustakaan untuk pelajar pasca siswazah mereka untuk 2 jam sesi.

Literasi Maklumat: Penggunaan Modul E-Learning untuk Sesi Kemahiran Maklumat di Perpustakaan Universiti Malaya


1.1 Literasi maklumat Perpustakaan Universiti Malaya Di Perpustakaan Universiti Malaya, Sesi Kemahiran Maklumat ini telah dimulakan pada tahun 2002, untuk para akademik, penyelidik, pembantu penyelidik dan pelajar pasca siswazah. Sesi ini telah dibahagikan kepad 3 modul: (i) modul penerangan perisian EndNote dan perisian Turnitin; (ii) penerangan mengenai katalog perpustakaan Pendeta WebPAC; (iii) penerangan mengenai pangkalan data atas talian yang dilanggan oleh Perpustakaan Universiti Malaya. Ketiga-tiga modul ini diadakan setiap minggu, modul pertama pada setiap Selasa selama dua setengah hingga tiga jam, modul kedua pada setiap hari Rabu selama dua jam, dan modul ketiga setiap hari Jumaat selama dua jam. Setiap sesi dikendalikan oleh pustakawan di Bahagian Kemahiran Maklumat di makmal komputer dengan akses internet untuk membolehkan hands-on atau latihtubi. Had maksimum setiap kelas adalah 15 orang. Sejak tahun 2002 seramai 15,018 pengguna telah mengikut sesi ini. Pendekatan kepada pengguna bukan hanya tertumpu kepada modul yang telah dijadualkan sahaja tetapi pendekatan lain seperti modul metodologi penyelidikan yang dijalankan bersama fakulti. Sesi atau bengkel yang dijalankan selama dua setengah jam hingga tiga jam merangkumi pencarian sumber maklumat di katalog perpustakaan, pangkalan data atas talian, dan sumber internet dalam bidang diajar di fakulti. Strategi pencarian dan penilaian sumber maklumat di internet juga diberi penekanan. Modul metodologi penyelidikan juga menekankan kepada perisian EndNote bagi menghasilkan sumber rujukan yang betul dan tepat. Selain itu pensyarah baru juga diberi pendedahan kepada sumber, kemudahan dan perkhidmatan perpustakaan. Pendaftaran sesi adalah melalui laman web perpustakaan. Pelajar boleh membuat pendaftaran sendiri sesi di portal perpustakaan. Jika tarikh dan masa penuh ditempah, pelajar tidak dibenarkan membuat pendaftaran. Mereka perlu membuat pendaftaran untuk tarikh lain. Promosi secara besar-besaran dilakukan bukan hanya melalui laman web perpustakaan tetapi juga melalui pustakawan penghubung di fakulti yang menjadi pengantara di antara pengguna dan pustakawan. Maklumat terkini akan disebarkan melalui mesyuarat yang dikendalikan oleh fakulti, senarai emel staf, pelajar dan pensyarah penghubung yang dilantik oleh fakulti. Perpustakaan turut terlibat dalam mempromosikan Sesi Kemahiran Maklumat semasa Karnival Jom Masuk UM berlangsung sejak tahun 2010. Pameran turut diadakan untuk memberi pendedahan tentang koleksi, kemudahan dan perkhidmatan yang dijalankan oleh Perpustakaan Universiti Malaya. Tujuan pameran adalah untuk memperkenalkan kepada pelajar baru tentang perkhidmatan celik maklumat yang dikendalikan oleh pustakawan. Pada masa yang sama Ketua Pustakawan akan dijemput untuk mengadakan sesi dialog bersama pelajar pasca siswazah baru selama setengah jam bagi memperkenalkan perpustakaan.

Shamsiah Abu Bakar


Rajah 1. Pendaftaran Sesi Kemahiran Maklumat di Portal Perpustakaan Universiti Malaya

Rajah 2. SPECTRUM (http://spectrum.um.edu.my): Platform e-learning

Perpustakaan Universiti Malaya melalui Sesi Kemahiran Maklumat telah mengambil langkah proaktif dengan menggunakan platform e-learning ini untuk berkomunikasi dengan pengguna. Dengan adanya platform Spectrum sebarang penyebaran maklumat dapat disampaikan dan dikemaskini seperti pengumuman, nota, dokumen, forum, trek pembelajaran, rujukan link, berita dan borang penilaian, latihan, kuiz, video dan sebagainya. Slaid nota seperti perisian EndNote, Turnitin, metodologi penyelidikan dan sebagainya boleh diakses sebagai dokumen. Forum dan group dapat diakses oleh pengguna secara terus dan maklum balas dapat dilakukan secara atas talian. Ini dapat menjimatkan kos salinan kepada nota dan mewujudkan paperless society di UM. Spectrum juga dapat menjana laporan borang penilaian yang telah diisi oleh pengguna dan ini memudahkan proses analisa data. Beberapa pautan di Youtube juga disediakan seperti strategi pencarian yang baik, sejarah internet dan penilaian bahan di internet untuk memudahkan pengguna memahami sesuatu topik dengan lebih berkesan. Brosur mengikut bidang perkara, cara pencarian bahan di Portal PUM, cara penggunaan Pendeta WebPAC juga disediakan.



Rajah 3. Kod kursus dan interface untuk Sesi Kemahiran Maklumat

Rajah 4. Kandungan Sesi Kemahiran Maklumat

Shamsiah Abu Bakar


Rajah 5. Slaid, brosur, panduan untuk Sesi Kemahiran Maklumat Untuk sesi kemahiran perisian EndNote pengguna didedahkan dengan pencarian sitasi bahan untuk dimuat naik. Kemudian memuat naik pula di MS Word bagi menghasilkan sitasi yang sistematik. Perisian Turnitin juga diperkenalkan kepada pengguna bagi membolehkan pengguna mengetahui tahap peratusan plagiat yang mereka lakukan. Untuk Sesi Pendeta WebPAC pengguna akan didedahkan kepada Katalog Perpustakaan. Penerangan adalah mengenai bahan yang boleh diakses dari Pendeta WebPAC seperti buku, bab buku, jurnal, bahan AV dan sebagainya. Juga pendedahan kepada katalog iMalaysiana yang merangkumi bab buku, jurnal dan kertas persidangan. Pengguna juga didedahkan dengan pelbagai sumber luar perpustakaan seperti Digital@UM dan MyUniNet. Di MyUniNet pengguna dapat mengakses OPAC, koleksi tesis dan koleksi jurnal universiti di bawah PERPUN. Pendedahan ini membolehkan pengguna mendapatkan sumber maklumat lain yang penting untuk penyelidikan mereka. Untuk sesi Pangkalan Data Atas Talian yang dilanggan oleh Perpustakaan UM, pengguna dapat mengakses kepada pelbagai sumber maklumat dalam bentuk teks penuh / abstrak. Pengajaran adalah menjurus kepada bidang perkara pengguna dengan pemilihan pangkalan data yang betul. Selain itu juga pengguna juga didedahkan dengan pangkalan data Web of Science yang merupakan pangkalan data yang menekankan kepada analisa data, untuk mengakses ranking jurnal dan artikel berdasarkan kepada bidang perkara. Sesi Metodologi Penyelidikan lebih menjurus kepada keperluan pengguna mengikut bidang pengajian. 1.2 Penilaian Sesi Kemahiran Maklumat di Perpustakaan Universiti Malaya Setiap sesi yang dihadiri oleh pengguna, mereka diminta untuk mengisi borang penilaian. Tujuan borang penilaian ini adalah untuk laporan pihak pengurusan PUM bagi membuat penambahbaikan kepada sesi. Pada keseluruhan sesi, pengguna sangat berpuas hati dengan setiap sesi yang dihadiri seperti laporan sesi tahun 2012 bagi sesi EndNote, OPAC mahupun pangkalan data dalam talian. Melalui statistik keseluruhan sesi, sebanyak 58% menyatakan bahawa sesi ini Sangat Baik dan 32% menyatakan Baik dan hanya 10% sahaja menyatakan Sederhana, Rendah dan Sangat Rendah (Rajah 6). Sesi Perisian EndNote mendapat peratusan yang paling tinggi iaitu; Sangat Baik 51% dan Baik 49% manakala yang lain 0% sahaja (Rajah 7). Ini jelas bahawa sesi



EndNote memberi impak yang besar kepada pengguna dalam menghasilkan sitasi yang baik. Sesi Pendeta WebPAC menunjukkan; Sangat Baik 34% dan Baik 53% dan 10% Sederhana, 2% Rendah dan 1% Sangat Rendah (Rajah 8). Secara amnya, 87% bersetuju bahawa sesi ini terbaik. Begitu juga bagi peratusan pencarian maklumat di Pangkalan Data Atas Talian; 80.2% untuk Baik dan Sangat Baik dan hanya 19.8% yang menyatakan Sederhana, Rendah dan Sangat Rendah (Rajah 9). Hasil statistik ini jelas menunjukkan bahawa pengguna sangat berpuashati dengan setiap sesi pengajaran yang diadakan oleh pustakawan.

Rajah 6. Penilaian sesi mengikut kerelevanan topik keseluruhan

Rajah 7. Penilaian mengikut kandungan kursus bagi sesi EndNote

Sangat Rendah

0.3%

Rendah0.7%

Sederhana9%

Baik32%Sangat baik

58%

Tiada Maklum Balas

0%

Kerelevanan Topik Keseluruhan

Sangat Rendah0%

Rendah0% Sederhana

0%

Baik49%Sangat baik

51%

Tiada Maklum Balas

0%

Kandungan Kursus : EndNote

Shamsiah Abu Bakar


Rajah 8. Penilaian mengikut kandungan kursus bagi sesi Pendeta WebPAC

Rajah 9. Penilaian mengikut kandungan kursus bagi sesi pangkalan data atas talian

2. PERANAN PUSTAKAWAN MASA KINI Literasi maklumat telah memberikan impak yang besar terhadap peranan pustakawan pada masa kini. Dengan adanya literasi maklumat dan teknologi, pustakawan kini bukan hanya menumpukan kepada perolehan bahan dan pengkatalogan bahan, tetapi skop yang lebih luas lagi. Peranan pustakawan kini adalah sebagai pengantara di antara pengurusan maklumat dan pengguna dalam mendapatkan hasil penyelidikan yang berkualiti. Peranan ini menjadi lebih kompleks kerana pustakawan sekarang harus menjadi subject specialists, guru dan penterjemah kepada keperluan maklumat bagi pengguna perpustakaan. Pustakawan harus sentiasa bersedia dan terkini dalam menyampaikan maklumat kepada pengguna secara individu ataupun secara maya. Pustakawan perlu yakin memberikan nasihat kepada pengguna mengenai maklumat yang terkini dan terbaik dalam menyokong penyelidikan pengguna. Platform e-learning

Sangat Rendah

1% Rendah2% Sederhana

10%

Baik34%

Sangat baik53%

Tiada Maklum Balas

0%

Kandungan Kursus : Pendeta WebPAC

Sangat Rendah0.4% Rendah

1.3% Sederhana18.1%

Baik23.2%

Sangat baik57%

Tiada Maklum Balas

0%

Kandungan Kursus: Pangkalan Data Atas Talian



membolehkan pustakawan berkomunikasi dengan pengguna secara atas talian dan lebih mudah untuk menggunakan pengumuman, forum dan group pada bila-bila masa sahaja. Dengan ini pustakawan juga dapat seiring dengan teknologi untuk menghubungi pengguna terutamanya dengan pengguna zaman Web 2.0. Dalam menghasilkan mutu pengajaran yang baik dan berkesan, pustakawan perlu sentiasa memperkembangkan ilmu pengetahuan mereka dalam menjadi pakar kepada bidang perkara tertentu agar dapat membantu pengguna pada bila-bila masa sahaja untuk outreach kepada pengguna. Pustakawan perlu seiring dengan para akademik membantu mereka menjalankan penyelidikan bermutu dan menghasilkan sumber pengajaran yang berkualiti untuk pelajar bagi melahirkan graduan berkualiti untuk mewujudkan information society di Malaysia. Pustakawan juga memainkan peranan sebagai pemimpin, dalam memenuhi harapan Pengurusan Universiti untuk menjadi sebuah universiti ternama di peringkat antarabangsa dalam penyelidikan, inovasi, penerbitan dan pengajaran. Pustakawan mempunyai pengalaman dan kemahiran dalam penggunaan teknologi, pencarian maklumat, mengumpul dan menguruskan maklumat secara bijaksana dan penuh dengan keyakinan untuk menjunjung misi dan visi universiti dan negara untuk melahirkan graduan dari pelbagai bidang. Pustakawan juga menjadi sebagai network navigator yang memperkenalkan dan memasarkan sumber maklumat kepada pengguna dimana sahaja mereka berada.

3. KESIMPULAN Peranan yang dimainkan oleh pustakawan masa kini lebih kompleks dan inovatif dan pustakawan perul berjalan seiringan dengan teknologi bagi membolehkan mereka dikenali sebagai “subject specialists”, pengantara, network navigator, leader of information, filters dalam menapis maklumat, informer, communicator, fasilitator dan sebagainya. Kepentingan pustakawan dan perpustakaan akan menjadi lebih besar dan dihargai apabila pengguna mendapat maklumat yang diperlukan untuk menjadikan masyarakat celik maklumat di Malaysia. Pustakawan juga akan berpuashati dengan setiap usaha yang diberikan dalam membantu pengguna dan universiti untuk mendapatkan maklumat dan mencapai visi universiti. Dengan platform e-learning sebagai pengantara membolehkan segala maklumat dapat disalurkan dengan lebih cekap, pantas dan cepat bagi membolehkan pengguna berdikari mendapatkan maklumat untuk pembelajaran sepanjang hayat. Pendidikan pengguna melalui literasi maklumat di platform e-learning ini dapat dipertingkatkan lagi menerusi online tutorial sebagai panduan penggunaan secara berperingkat-peringkat yang menjurus kepada beberapa pangkalan data mengikut bidang perkara dapat dihasilkan. Ini memudahkan pengguna membuat pembelajaran sendiri dalam meningkatkan penggunaan pangkalan data yang dilanggan oleh PUM. Spectrum merupakan media komunikasi diantara pengguna dan pustakawan. Platform ini dapat menjadi titik tumpuan pensyarah, pelajar pasca siswazah dan penyelidik dalam mendapatkan panduan dan rujukan bagi menghasilkan penyelidikan bermutu untuk mencapai misi dan visi UM serta menuju Wawasan 2020.

Shamsiah Abu Bakar


RUJUKAN Allan, B. (2007). Blended learning: Tools for teaching and training. London, England:

Facet Publishing. American Library Association. Presidential Committe on Information Literacy. (1989).

Final Report. Retrieved from http://www.ala.org/ala/acrl/acrlpubs/whitepapers/presidenial.htm.

Bahagian Teknologi Pendidikan. Pengurusan Sumber Pendidikan. (2013). Apakah maksud literasi maklumat?. Retrieved from http://bibliografi.moe.edu.my/sumberpendidikan/index.php/overview/74-fungsi-sektor-.Html.

Chai, S. N., & Zaharah Ramly. (2001). Information Skills Course (GXEX1401): A survey of its effectiveness as perceived by students. Kekal Abadi, 20(1), 1-8.

Edzan, N. N. (2008). Information literacy development in Malaysia: A review. Libri, 58, 265-280.

Koch, M. (2001). Information literacy: Where do we go from here? TECHNOS, 10(1), 20-26.

Mohd Sharif Mohd Saad, & Zainab, A. N. (2002). Information literacy programmes in Malaysian public universities: An observation. Paper presented at the 68th IFLA Council and General Conference, August 18-24, 2002 Glasgow, United Kingdom.

Nor Edzan Che Nasir. (2012). Revamping GXEX1401. Kekal Abadi, 30(1), 4-7. Shamsiah Abu Bakar, & Amir Hamzah Alias. (2013). Information Skills course

(GXEX1401) – Blended learning approach for information literacy course in University of Malaya. Paper presented at the 5th International Conference on Education and New Learning Technologies, July 1-3, 2013 Barcelona, Spain.





PERKHIDMATAN PINJAMAN ANTARA PERPUSTAKAAN DI PERPUSTAKAAN TUN SERI LANANG BERDASARKAN BRITISH STANDARD

ISO 11620:2008 (E): KAJIAN PERBANDINGAN DENGAN PERPUSTAKAAN UNIVERSITI PENYELIDIKAN DI MALAYSIA

1Anna Kustyana, M., 2Nona Zurena, M., 1Rohana, M., 1Mazni, M. Y.,

1Shaizimah, B., 1Norliah, S., 2Azlan, M.H., 1Abdul Muhaimin, S., 1Ruzita, K. , 1Siti Wahida, A., 1Mariatul Qibtiah, I., 1Azmah, I., 1Harith Faruqi, S.,

1Nur Asyikin, L. A., 1Norbaizura, M. & 1Mohd Rajak, T.

Pustakawan 1Perpustakaan Tun Seri Lanang, Universiti Kebangsaan Malaysia,

43600 Bangi Selangor, Malaysia. 2Perpustakaan Pusat Perubatan UKM, Universiti Kebangsaan Malaysia,

Bandar Tun Razak Cheras 56000 Kuala Lumpur, Malaysia. [email protected]; [email protected]

ABSTRACT Inter Library Loan Services (ILL) or Document Delivery Services is one of the important services to meet customer needs for materials that are unavailable in a library collection. This study aims to measure the performance of the ILL in Tun Seri Lanang Library (PTSL) based on a findings of the study and comparison with the Academic Library Research Universities (IPTA) in Malaysia. This study aims to investigate the period of time taken to fulfill each request and the efficiency of the library involved based on the British Standard ISO 11620:2008 B.1.2.3 (Speed of Interlibrary Lending) as well as to study the factors that affect the speed and efficiency of ILL. Data were collected through interviews, visits and ILL statistical calculations of academic libraries at four universities, namely Universiti Malaya (UM), Universiti Putra Malaysia (UPM), Universiti Sains Malaysia (USM) and Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM). It includes ILL services for articles and books from January to December 2011. The findings prove that the efficiency and speed of ILL are influenced by several factors including location and procedures. Based on the findings, Key Performance Indicators (KPI) should be set for ILL service. In addition, the speed and efficiency can be optimized by improving the ILL procedures based on the research findings. Keywords: Inter library loan; speed of interlibrary lending; key performance indicator, research university library; academic library; Malaysia.

Anna Kustyana, M., et al.


ABSTRAK Perkhidmatan Pinjaman Antara Perpustakaan (PAP) atau juga dikenali sebagai Perkhidmatan Pembekalan Bahan merupakan salah satu perkhidmatan yang penting untuk memenuhi keperluan pelanggan bagi bahan yang tidak terdapat dalam koleksi di Perpustakaan. Kajian ini bertujuan mengukur prestasi PAP di Perpustakaan Tun Seri Lanang (PTSL) berdasarkan penemuan kajian dan perbandingan dengan Perpustakaan Akademik Universiti Penyelidikan (IPTA) di Malaysia. Kajian bertujuan mengkaji tempoh masa pembekalan bahan bagi setiap permohonan PAP serta tahap kecekapan perpustakaan terlibat berdasarkan British Standard ISO 11620:2008 perkara B.1.2.3 (Speed of Interlibrary Lending), selain melihat faktor-faktor yang mempengaruhi kepantasan dan kecekapan perkhidmatan PAP bagi perpustakaan terlibat. Data diperolehi secara temuramah, lawatan dan pengiraan statistik PAP dari perpustakaan-perpustakaan akademik di empat buah universiti iaitu Universiti Malaya (UM), Universiti Putra Malaysia (UPM), Universiti Sains Malaysia (USM) dan Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM). Ia merangkumi perkhidmatan PAP artikel dan buku dari bulan Januari hingga Disember 2011. Hasil kajian membuktikan kecekapan dan kepantasan perkhidmatan PAP dipengaruhi oleh beberapa faktor di antaranya lokasi dan prosedur perkhidmatan yang secara langsung menunjukkan perpustakaan yang paling cekap dan pantas dalam memberikan perkhidmatan ini. Berdasarkan penemuan kajian, dicadangkan agar Petunjuk Prestasi Utama (KPI) ditetapkan bagi perkhidmatan PAP. Selain itu, kepantasan dan kecekapan perkhidmatan PAP boleh ditingkatkan dengan menambahbaik prosedur PAP berdasarkan kepada penemuan kajian. Kata kunci: Pinjaman antara perpustakaan; kepantasan pinjaman antara perpustakaan; petunjuk prestasi utama; perpustakaan universiti penyelidikan; perpustakaan akademik; Malaysia. 1. PENGENALAN Perkhidmatan Pinjaman Antara Perpustakaan (PAP) atau juga dikenali sebagai Perkhidmatan Pembekalan Bahan merupakan salah satu perkhidmatan yang penting di Perpustakaan untuk memenuhi keperluan pelanggan bagi bahan yang tidak terdapat dalam koleksi. Perkhidmatan ini menjadi medium perkongsian maklumat yang penting di mana sesebuah perpustakaan boleh meminjam buku, memohon artikel atau bahan dari perpustakaan lain dan sebaliknya. Perpustakaan Negara Malaysia (2000) mendefinisikan Perkhidmatan Pinjaman Antara Perpustakaan sebagai suatu transaksi yang membolehkan bahan atau salinan bahan yang ada dalam koleksi sesebuah perpustakaan disediakan untuk pengguna melalui perpustakaan lain atas permohonan. Ia adalah satu proses di mana sesebuah perpustakaan memohon untuk meminjam bahan perpustakaan daripada, atau membekalkan untuk dipinjamkan bahan perpustakaan kepada Perpustakaan yang lain. Manakala menurut International Encyclopedia of Information and Library Science Perkhidmatan Pinjaman Antara Perpustakaan (ILL) ialah satu perkhidmatan di mana perpustakaan membekalkan bahan yang diperlukan oleh pengguna tetapi tiada dalam koleksi perpustakaan berkenaan. (Feather and Sturges, 2003) Petunjuk prestasi bagi pembekalan bahan yang dipohon melalui perkhidmatan PAP perlu ditetapkan bagi memberi jangkaan tempoh pembekalan kepada pemohon. Petunjuk prestasi boleh ditetapkan melalui penandaarasan atau pengukuran berdasarkan standard yang sedia ada. Dalam kajian ini, pendekatan yang dibuat ialah mengukur kecekapan Perkhidmatan PAP dan kepantasan pembekalan berdasarkan British Standard ISO 11620:2008 (E). Ini adalah selaras dengan cadangan Persidangan

Perkhidmatan Pinjaman antara Perpustakaan di Perpustakaan Tun Seri Lanang Berdasarkan British Standard Iso 11620:2008(E): Kajian Perbandingan dengan Perpustakaan Universiti Penyelidikan di Malaysia


Perpustakaan Universiti dan Negara (PERPUN) yang menggunakan piawai yang sama untuk menyediakan KPI Perpustakaan (PERPUN, 2011). Berdasarkan British Standard ISO 11620:2008 (E), keberkesanan PAP diukur berdasarkan kepantasan dan kecekapan. Kepantasan PAP ialah bilangan jam yang diperlukan untuk membekalkan satu permohonan, manakala kecekapan pula ialah peratus bahan yang dapat dibekalkan dari keseluruhan jumlah yang dipohon. Walau bagaimanapun dalam kajian ini kepantasan dikira berdasarkan bilangan hari bekerja. Data untuk kajian ini diambil dari perpustakaan akademik Malaysia yang bertaraf Universiti Penyelidikan iaitu Perpustakaan Tun Seri Lanang (PTSL) UKM, Perpustakaan Hamzah Sendut 1 (PHS1) USM, Perpustakaan Utama (PU) UM dan Perpustakaan Sultan Abdul Samad (PSAS) UPM. 1.1 Perkhidmatan pinjaman antara perpustakaan (PAP) Perkhidmatan ini ditakrifkan sebagai satu proses di mana sesebuah perpustakaan memohon untuk meminjam bahan perpustakaan daripada, atau membekalkan untuk dipinjamkan bahan Perpustakaan kepada perpustakaan yang lain. 1.2 British standard ISO 11620:2008

Piawaian antarabangsa yang disediakan oleh ISO Technical Committee, British Standard ISO 11620:2008, adalah panduan untuk menyediakan petunjuk prestasi bagi perpustakaan. Ia juga menyediakan panduan bagaimana menentukan petunjuk prestasi dan mengaplikasikannya. 1.3 Perpustakaan akademik bertaraf universiti penyelidikan di Malaysia

Perpustakaan akademik merujuk kepada perpustakaan yang terdapat di institut pengajian tinggi dan koleksi-koleksinya berasaskan kursus yang terdapat di pusat pengajian tinggi tersebut. (Wikipidea, 2012). Universiti Penyelidikan ialah universiti awam yang telah diiktiraf oleh Jemaah Menteri pada 11 Oktober 2006 untuk menjadi hab kecemerlangan pendidikan dan penyelidikan. Universiti Penyelidikan terdiri daripada lima buah universiti awam iaitu Universiti Malaya (UM), Universiti Sains Malaysia (USM), Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM), Universiti Putra Malaysia (UPM) dan Universiti Teknologi Malaysia (UTM). (Jabatan Pengajian Tinggi, 2012) 2. LATAR BELAKANG KAJIAN Kajian ini bertujuan mengukur prestasi PAP di PTSL, menentukan petunjuk prestasi berdasarkan penemuan kajian dan membuat perbandingan dengan perpustakaan akademik Universiti Penyelidikan (IPTA) di Malaysia. Kajian ini dilakukan dengan mengkaji tempoh masa pembekalan bahan bagi setiap permohonan PAP dan mengkaji tahap kecekapan perpustakaan terlibat. Tempoh pengukuran bagi kepantasan dan kecekapan PAP adalah dari Januari hingga Disember 2011. Tahap kepantasan PAP dikira berpandukan British Standard ISO 11620:2008 perkara B.1.2.3 (Speed of Interlibrary Lending) dengan menggunakan formula berikut:

Kepantasan ILL= Jumlah Tempoh Pembekalan / Jumlah Permohonan The speed of interlibrary lending = The total number of hours to complete specified number of interlibrary loans / The number of interlibrary loans requests.



Manakala formula pengiraan kecekapan PAP berpandukan B.1.2.4 (Percentage of Successful Interlibrary Loan) iaitu:

Kecekapan ILL= Bilangan bahan yang dapat dibekalkan / Jumlah permohonan X 100 The percentage of successful interlibrary loans = The number of successful interlibrary loan / The total of all interlibrary loan x 100.

3. KAJIAN LITERASI Bagi meningkatkan kecekapan dan kepantasan perkhidmatan PAP dalam kalangan perpustakaan akademik di Malaysia adalah disarankan supaya perpustakaan akademik di Malaysia berganding bahu membangunkan satu sistem dalam talian yang berupaya beroperasi 24 jam seperti sistem RapidILL yang dibangunkan oleh Colorado State University. Pencarian bahan dilakukan oleh sistem di mana tenaga kerja boleh dikurangkan. Kepantasan ILL dikira berdasarkan bilangan jam bagi setiap permohonan. Sistem ini juga berupaya menyemak permohonan bertindih. Di samping itu juga sistem berupaya mengarahkan permohonan bagi bahan yang sama ke perpustakaan pembekal lain yang mendapat jumlah permohonan ILL yang sedikit. Oleh itu permohonan dapat diproses dan dipenuhi dengan cepat (Delaney, 2012). Sistem ini boleh ditambahbaik lagi dengan menggabungkan ciri-ciri yang ada pada sistem CALIS (China Academic Library and Information System) di mana pemohon boleh membuat permohonan secara terus dari institusi masing-masing, bagi menyemak status permohonan pada bila–bila masa sahaja dan dokumen akan dihantar terus kepada pemohon (Xiaoxia Yao, 2012). Sejarah perkhidmatan PAP di Tanah Melayu bermula seawal tahun 1902 apabila Raffles Library memperkenalkan perkhidmatan ini dengan bayaran sebanyak $5 untuk 30 naskhah bagi setiap penghantaran (Hoops, 1936). Kini perkhidmatan PAP dilakukan melalui Sistem Pembekalan Penerbitan (SPP) yang dilancarkan pada 2 Jun 1998. Perpustakaan boleh meminjam dan mendapatkan bahan-bahan yang diperlukan dari mana-mana institusi yang menganggotai sistem ini. Perpustakaan Negara Malaysia merupakan Pusat Penyelaras Sistem Pembekalan Penerbitan. 4. KAEDAH KAJIAN Kajian dibuat ke atas perkhidmatan PAP yang merangkumi permohonan buku dan artikel. Data PAP diambil dari bulan Januari hingga Disember 2011. Hasil kajian akan diukur berpandukan piawaian kepantasan dan kecekapan mengikut British Standard ISO 11620:2008(E). British Standard ISO 11620:2008(E) dipilih kerana ianya merupakan piawaian yang dicadangkan oleh PERPUN bagi menyediakan KPI. Kajian perbandingan dibuat dengan perpustakaan akademik di Universiti Malaya (UM), Universiti Putra Malaysia (UPM) dan Universiti Sains Malaysia (USM). Kajian perbandingan adalah berdasarkan kepantasan dan kecekapan mengikut piawaian British Standard ISO 11620:2008(E). Kajian juga melihat faktor-faktor yang mempengaruhi kepantasan dan kecekapan perkhidmatan PAP bagi perpustakaan yang terlibat. Beberapa kaedah dilakukan bagi mendapatkan data kepantasan dan kecekapan iaitu secara temuramah, lawatan dan pengiraan statistik PAP di perpustakaan terlibat.



5. PENEMUAN 5.1 Bilangan permohonan PAP Hasil kajian mendapati bilangan permohonan PAP di perpustakaan terlibat adalah seperti di Jadual 1.

Jadual 1. Bilangan permohonan PAP 2011 yang berjaya dibekalkan

PERPUSTAKAAN BIL. PERMOHONAN

BUKU ARTIKEL

UKM (PTSL) 658 680

UM (PU) 473 1293

UPM (PSAS) 536 94

USM (PHS1) 461 56

Jumlah 2128 2123

5.2 Kecekapan dan kepantasan PAP Hasil kajian ini mendapati kepantasan dan kecekapan PAP di perpustakaan terlibat adalah seperti di Jadual 2.

Jadual 2. Kepantasan PAP mengikut jenis bahan

PERPUSTAKAAN KEPANTASAN (HARI) KECEKAPAN

(%) BUKU ARTIKEL

UKM (PTSL) 16.27 16.96 66.53

UM 19.96 20.05 57.67

UPM (PSAS) 16.59 13.24 66.57

USM 11.33 15 52.28

Hasil kajian menunjukkan tempoh masa pembekalan bahan bagi setiap permohonan PAP dibahagikan kepada dua kategori iaitu buku dan artikel. Rajah 1 menunjukkan Perpustakaan USM mengambil tempoh masa paling ideal untuk membekalkan permohonan PAP bagi buku berbanding dengan perpustakaan lain iaitu selama 11.33 hari. Manakala perpustakaan lain mengambil masa selama 16.27 hari (UKM), 16.59 hari (UPM) dan 19.96 hari (UM).



Rajah 1. Tempoh masa pembekalan bahan bagi setiap permohonan PAP bagi kategori buku

Rajah 2. Tempoh masa pembekalan bahan bagi setiap permohonan PAP bagi kategori artikel

Rajah 2 menunjukkan Perpustakaan UPM (PSAS) mengambil tempoh masa paling singkat bagi pembekalan artikel iaitu sebanyak 13.24 hari, diikuti oleh USM (15 hari), UKM (16.96 hari) dan UM (20.05 hari).

0

5

10

15

20

UKM (PTSL) UM (PU) UPM (PSAS) USM (PHS1)

16.27

19.96

16.59

11.33TE

MPO

H PE

MBE

KALA

N (H

ARI)

PERPUSTAKAAN

TEMPOH PEMBEKALAN PAP KATEGORI BUKU BULAN JAN-DIS 2011

UKM (PTSL)

UM (PU)

UPM (PSAS)

USM (PHS1)

0

5

10

15

20

25

UKM (PTSL) UM (PU) UPM (PSAS) USM (PHS1)

TEM

POH

PEM

BEKA

LAN

(HAR

I)

PERPUSTAKAAN

TEMPOH PEMBEKALAN PAP KATEGORI ARTIKEL BULAN JAN-DIS 2011

UKM (PTSL)

UM (PU)

UPM (PSAS)

USM (PHS1)

16,920,0

13,215



Rajah 3. Kecekapan pembekalan PAP mengikut perpustakaan

Rajah 3 menunjukkan kecekapan pembekalan ILL tertinggi adalah Perpustakaan UPM iaitu sebanyak 66.57%, diikuti oleh UKM (66.53%), UM (57.67%) dan USM (52.28%). 5.3 Faktor-faktor yang mempengaruhi kepantasan dan kecekapan perkhidmatan PAP Hasil kajian menunjukkan faktor-faktor yang mempengaruhi kepantasan dan kecekapan perkhidmatan PAP adalah seperti berikut :

Jadual 3. Faktor-faktor yang mempengaruhi kepantasan dan kecekapan perkhidmatan PAP

Faktor-faktor UPM USM UM UKM

Kakitangan & pegawai 3 4 4 4

Pengkhususan tugas Ya Tiada Ya Ya

Akaun dengan pembekal British Library British Library

British Library & National

University of Singapore

(NUS)

British Library

Penetapan tempoh masa maklum balas

Ya (5 hari

bekerja)

Ya (5 hari

bekerja)

Ya (14 hari bekerja)

Ya (3 hari

bekerja) Penetapan tempoh masa Pembekalan

Ya (5 hari

bekerja) Tiada


Tiada

Cara Penghantaran Artikel

1) Softcopy Ya

(5 hari bekerja)

Ya (3 hari

bekerja)


Ya (7 hari

bekerja)

2) Bercetak Ya (5 hari

Ya (tiada

Ya (14 hari

Ya

0%

20%

40%

60%

80%

100%

UKM(PTSL)

UM (PU) UPM(PSAS)

USM(PHS1)

66.53%57.67%

66.57%52.28%

KECE

KAPA

N P

AP (%

)

PERPUSTAKAAN

KECEKAPAN PEMBEKALAN BAHAN PAP JAN-DIS 2011

UKM (PTSL)

UM (PU)

UPM (PSAS)

USM (PHS1)



Faktor-faktor UPM USM UM UKM bekerja) penetapan

tempoh) bekerja) (7 hari

bekerja) Cara Penghantaran Buku 1) Pos Ya Ya Ya Ya 2) Ambil Sendiri Ya Tiada Ya Ya Kenderaan Perpustakaan Sendiri (Khusus)

Ya Ya Ya Tiada

Polisi Pembatalan Ya Ya Ya

(14 hari bekerja)

Tiada

Penggunaan Sistem yang membantu PAP (contoh : JetP, A to Z, dan lain-lain)

A to Z Tiada Interaktif JetP

Hasil kajian menunjukkan Perpustakaan USM mengambil tempoh masa paling cepat untuk membekalkan permohonan PAP bagi buku berbanding dengan perpustakaan lain iaitu selama 11.33 hari. Hasil daripada pengamatan data, kebanyakan permohonan PAP bagi buku melibatkan urusan daripada perpustakaan cawangan dan bukan dengan perpustakaan luar. Faktor ini mungkin menyumbang kepada kepantasan pembekalan PAP. Tiada korelasi yang jelas mengenai penyediaan van yang dikhaskan untuk kegunaan perpustakaan dengan kepantasan perkhidmatan PAP. Kajian mendapati dua institusi iaitu Perpustakaan UM dan USM mempunyai van sendiri yang dikhaskan untuk membantu urusan PAP. Didapati kepantasan PAP di Perpustakaan USM adalah lebih tinggi daripada Perpustakaan UM. Walaupun begitu, data menunjukkan permohonan PAP di UM (3,062 permohonan) lebih tinggi daripada Perpustakaan USM (989 permohonan). Kajian menunjukkan Perpustakaan UPM (PSAS) mengambil tempoh masa paling singkat bagi pembekalan artikel iaitu sebanyak 13.24 hari. Faktor kepantasan ini disebabkan terdapatnya kaedah pembatalan bagi setiap permohonan PAP. Pembatalan melibatkan permohonan artikel yang boleh didapati di pangkalan data langganan, Google Scholar dan Internet akan dibatalkan manakala di perpustakaan universiti lain akan tetap diteruskan sebagai permohonan PAP. Selain daripada itu, jumlah permohonan artikel PAP yang diterima bagi Perpustakaan UPM adalah kurang (94 permohonan setelah ditolak dengan permohonan dibatalkan) berbanding dengan perpustakaan lain. Hasil kajian mendapati kecekapan pembekalan PAP tertinggi adalah Perpustakaan UPM iaitu sebanyak 66.57%. UPM mengamalkan kaedah pembatalan permohonan artikel yang boleh didapati di pangkalan data langganan, Google Scholar dan Internet. Manakala, di Universiti lain permohonan seperti ini masih diteruskan sehingga bahan dibekalkan kepada pemohon. Perpustakaan USM pula memproses permohonan seperti ini tetapi mengenakan bayaran bagi menggalakkan pemohon berusaha mendapatkan bahan dari sumber dalaman tanpa melibatkan perkhidmatan PAP. Kecekapan perkhidmatan PAP tidak bergantung kepada bilangan permohonan yang diterima. Sebagai contoh, UPM menerima sebanyak 1,087 permohonan manakala USM



menerima sebanyak 989 permohonan tetapi kecekapan perkhidmatan PAP UPM lebih tinggi daripada USM. Faktor yang menyebabkan perkara ini mungkin disebabkan lokasi UPM yang berhampiran dengan IPTA dan institusi lain yang menjadi pembekal kepada permohonan PAP. Kepantasan perkhidmatan PAP tidak dipengaruhi oleh penyediaan kenderaan yang dikhaskan kepada perpustakaan. Sebagai contoh, USM dan UM diberi kemudahan kenderaan khas tetapi kecekapan kedua-dua universiti ini rendah daripada universiti lain. USM pantas dalam pembekalan buku tetapi tidak pada UM. Adanya kenderaan yang dikhaskan masih dipengaruhi perkara-perkara lain seperti penjadualan pengambilan dan penghantaran bekalan dan juga bilangan permohonan. Tiada hubungan yang jelas sama ada penggunaan sistem bantuan PAP boleh mempengaruhi kepantasan tempoh pembekalan bahan. Ini boleh dirujuk di jadual 3 di mana UPM, UM dan UKM menggunakan sistem sedemikian tetapi kepantasannya lebih rendah daripada USM yang tidak menggunakan sistem sedemikian. 6. CADANGAN Berdasarkan penemuan yang diperolehi beberapa cadangan boleh dipertimbangkan :-

i. KPI perlu ditetapkan berdasarkan penemuan-penemuan dalam kajian ini. Penetapan perlu diasaskan kepada perkara-perkara berikut :- a. Mengambil kira tidak semua prosedur PAP sama di setiap perpustakaan.

Penyeragaman perlu supaya dapat mencapai KPI yang ditetapkan. b. Penyediaan van yang dikhaskan kepada perpustakaan boleh membantu

perkhidmatan PAP tetapi mestilah membuat penjadualan yang lebih kerap.

c. Memantapkan rangkaian perkhidmatan PAP di antara perpustakaan di seluruh Malaysia.

d. Menyediakan Dasar Perkhidmatan PAP supaya semua perpustakaan menggunakan dasar yang sama.

ii. Kepantasan dan kecekapan perkhidmatan PAP boleh dipertingkatkan dengan cara :- a. Memperbanyakkan pembekalan secara elektronik untuk mempercepatkan

dan mengurangkan kos. b. Pembahagian tugas yang khas boleh membantu meningkatkan

kecekapan dan kepantasan. c. Pembatalan permohonan yang tidak menepati takrif PAP membantu

meningkatkan kecekapan. d. Mengenakan bayaran bagi permohonan yang tidak menepati takrif PAP

boleh mengurangkan permohonan yang tidak berkaitan.

7. RUMUSAN Rumusan ini dibuat berdasarkan kepada aspek kepantasan dan kecekapan PAP yang telah dibincangkan. Kepantasan perkhidmatan PAP dipengaruhi oleh lokasi sesebuah perpustakaan. Perpustakaan pemohon yang berhampiran dan banyak dengan perpustakaan pembekal lebih cepat memenuhi keperluan pelanggan kerana lebih mudah memperolehi bahan yang dipohon. Kaedah pembatalan mempengaruhi kepantasan dan kecekapan perkhidmatan PAP. Dengan adanya kaedah ini, kakitangan dapat memberi tumpuan kepada permohonan



PAP yang lain dan menjimatkan masa. Pembatalan ini juga mengurangkan statistik permohonan dan menaikkan peratusan kecekapan. Tiada bukti yang jelas, bahawa penyediaan kenderaan yang dikhaskan kepada perpustakaan boleh mempertingkatkan kepantasan dan kecekapan perkhidmatan PAP. RUJUKAN Delaney, T. G. & Richins, M. (2012). Rapid ILL: An enchanced, low cost and low impact

solution to interlending. Interlending & Document Supply, 40(1), 12-18. Feather, J & Sturges, P.(2003). International encyclopedia of information and library

science. 2nd ed. London: Routledge. Hoops, A. L. (1936). History of Malacca Library. The Straits Times. 10 International Organization for Standardization. (2008). ISO 11620:2008 Information and

documentation – Library performance indicators. Retrieved from http://portal.psz.utm.my/psp/wp-content/uploads/2012/08/BS_ISO11620_2008.pdf.

Jabatan Pengajian Tinggi. (2012). Universiti penyelidikan. Retrieved from http://jpt.mohe.gov.my/IPT%20MALAYSIA/universiti%20penyelidikan.php.

PERPUN. (2010). Minit Mesyuarat PERPUN Bil. 4/2011. Perpustakaan Negara Malaysia. (2000). Dasar sistem pembekalan penerbitan. Retrieved

from www.pnm.gov.my. Xiaoxia Yao & Lijun Zeng. (2012). CALIS: Interlibrary loan and document delivery

services in China. Interlending & Document Supply, 40(2),111-114. Wikipedia. (2012). Perpustakaan. Retrieved from

http://ms.wikipedia.org/wiki/Perpustakaan.


SKPM 2013 Prosiding Seminar KebangsaanPustakawan Malaysia:



PERLOMBONGAN DATA SISTEM MAKLUMAT PERPUSTAKAAN DALAM MEMBANTU PROSES PERANCANGAN DAN MEMBUAT KEPUTUSAN:

KAJIAN KES DI PERPUSTAKAAN UTM MALAYSIA

1aMd Razib, K., 2bSiti Arpah, N.,2bSafawi, A.B. &1aAnuar Talib

aLibrarian, bSenior Lecturer 1Perpustakaan Sultanah Zanariah, Universiti Teknologi Malaysia,

8l310 UTM Skudai, Johor, Malaysia. 2Fakulti Teknologi Maklumat, Universiti Teknologi Mara,

40150 UiTM Shah Alam, Selangor, Malaysia. [email protected] ABSTRACT Library has vastly developed from conventional services to digital services in these recent years. The demand from the users, institutions, international organization needs and technology advancement has change the library either in their budget cost or in their decision making approach. The library organization nowadays undeniably relies on bibliographic data and digital sources outcome to plan for activities and future development, however few have used this as an advantage. We chose the Library of UniversitiTeknologi Malaysia for the case study as it has nearly 1 million records of collection in various formats. The huge library bibliographic data could be statistically patterned and clustered for indicating relationship among them. Bibliomining term that are similar to library data mining fields are tools that can visualize how libraries manage their cost, staff activity, customer service, user needs, marketing, popular books, circulation, reference transaction, quality of collection, educational programs etc. The purpose of this paper is to propose the implementation of bibliomining to the library data warehousing as a tool to assist library management in making decision. The data set consists of patrons’ data and loan registration records between 2008 and 2010. The loan registration record contains each patron’s ID number, time and detailed information regarding book loaned and their call numbers. The loan registration record has a huge data set and therefore, efficient technique using the data mining process model of CRoss Industry Standard Process, or CRISP-DM, is applied.The data consisted of more than a million records of transaction. Each records containing summarized information generated from customers’ transactions. Each of these records represented a user and was characterized by 31,052 registered users and had utilised 139,195 title author of books.

Md Razib, K., et al.


Keywords: Bibliomining; data mining; library management; bibliometrics; library planning; Malaysia. ABSTRAK Perkhidmatan perpustakaan dan maklumat hariini telah berkembang dengan pesat selaras dengan dengan peralihan kecanggihan teknologi dari perpustakaan konvensional sehingga beralih kepada teknologi perpustakaan digital. Tuntutan keperluan maklumat dari pengguna, institusi dan organisasi antarabangsa ditambah dengan perkembangan teknologi canggih hari ini telah mencorak dan mempengaruhi pelan perancangan dan strategi pembangunan perpustakaan di dalam membuat pelbagai keputusan. Ini termasuklah dari segi belanjawan perpustakaan, pembangunan dan agihan sumber manusia dan juga penempatan serta pembangunan infrastruktur. Sungguhpun pengaplikasian kaedah perlombongan data perpustakaan bukan lag iuatu perkarab aru di negara-negara lain, kesedaran pustakawan Malaysia terhadap potensi perlombongan data perpustakaan sebagai satu kelebihan untuk bersaing masih belum meluas. Perpustakaan Sultanah Zanariah Universiti Teknologi Malaysia telah dipilih sebagai kajian kes memandangkan ruang lingkup perpustakaan tersebut yang berasaskan perpustakaan digital dan menyimpan sejumlah lebih kurang sejuta rekod peminjaman melibatkan pelbagai koleksi dan format. Disamping itu data dan maklum dari simpanan pelayan perpustakaan teratur dan dikemaskini yang memudahkan analisis corak dan kumpulan pengguna serta saling perkaitan antara data tersebut. Adapun tujuan kajian yang menggunakan teknik perlombongan data ini dilakukan untuk mengenalpasti karakter data yang terdapat di pusat simpanan data perpustakaan (data pengguna dan maklumat sirkulasi), meneroka corak dan trend perkaitan hubungan peminjaman pengguna berdasarkan sejarah transaksi dari tahun 2008 hingga 2010. Pendekatan kaedah perlombongan data yang dilakukan berdasarkan CRISP-DM melibatkan sebanyak 957,224 data sejarah peminjaman olehp engguna yang mana sejumlah keseluruhan 31,052 orang pengguna yang berdaftar telah membuat pinjaman serta melibatkan 139,195 judul buku yang terlibat di dalam keseluruhan proses transaksi. Kata kunci: “Bibliomining”; perlombongan data; pengurusan perpustakaan; bibliometrik; perancangan perpustakaan; Malaysia. 1. PENGENALAN Perlombongan data bukanlah satu teknologi baru dalam memperolehi sebarang penemuan ilmu baru atau untuk membuat sebarang analisa data, ianya telah bermula lebih awal iaitu sejak bermulanya era komputer dicipta lagi. Ianya juga dikenali dengan beberapa nama lain seperti penerokaan ilmu, perniagaan pintar, permodelan peramalan, analitikal peramalan dan pelbagai lagi. Secara umumnya, perlombongan data adalah merupakan proses penerokaan sejumlah data yang banyak bagi mengetahui corak dan trend yang lebih bermakna untuk meningkatkan operasi perkhidmatan organisasi. Era perpustakaan digital adalah dilihat sebagai pemangkin dalam menghasilkan pengumpulan rekod data yang besar bagi sesebuah perpustakaan, dimana data ini kemudiannya akan dikumpulkan dan boleh dilakukan analisis terhadapnya. Perubahan dalam persepsi perkhidmatan perpustakaan tradisional juga telah meningkatkan bajet perpustakaan dalam usaha untuk bergerak ke arah perpustakaan yang lebih maju iaitu perpindahan kepada perkhidmatan perpustakaan digital tersebut. Selain itu, keperluan pengguna dalam pencarian maklumat melalui kaedah sama ada digital atau fizikal yang pelbagai memerlukan perpustakaan untuk mengenal pasti ciri-ciri pencarian tertentu secara lebih spesifik dan berkesan. Oleh itu, pentadbir perpustakaan yang

Perlombongan Data SistemMaklumat Perpustakaan dalam Membantu Proses Perancangan dan Membuat Keputusan: Kajian Kes di Perpustakaan UTM Malaysia


mengamalkan perkhidmatan secara digital seringkali menghadapi isu-isu pengurusan pencarian seperti: apakah jenis pengguna yang mengakses perkhidmatan mereka, koleksi sumber apakah yang mereka akses dan bagaimana perkhidmatan perpustakaan digital ini boleh diperbaiki kepada tahap yang lebih baik kepada pengguna mereka (Nicholson, 2005). Oleh demikian, melalui perlombongan data tingkah laku terperinci mengenai pelanggan yang sedia ada daripada sistem operasi yang telah di rekodkan sama ada melalui rekod peminjaman, bibliografik, profil pengguna, lokasi bahan dan bermacam lagi boleh ditukarkan menjadi satu bentuk profil bergunakepada sesebuah perpustakaan untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan mereka (Shieh, 2009). Penggunaan teknik perlombongan data dalam perkhidmatan perpustakaan digital juga dianggap trend kerana ia secara automatik boleh menapis ilmu yang berguna dengan profil pengguna dan fungsi analisis statistik (Chen dan Chen, 2007). 2. KAJIAN LITERATUR

2.1 “Bibliomining” Perkataan ini adalah gabungan terma perkataan antara bibliometrik dan juga perlombongan data (data mining). Matlamat penggabungan ini adalah untuk mengambil kesempatan daripada pertumbuhan perpustakaan digital yang mana penggunaan kaedah analisa bibliometrik dan penggunaan berasaskan aplikasi algorithma perlombongan data melalui proses data yang telah di tapis dari gudang maklumat perpustakaan. Istilah bibliomining ini telah dimulakan penggunaannya oleh Scott Nicholson dan Stanton hasil dari penyelidikan mereka dalam melakukan analisa bibliografik perpustakaan menggunakan kaedah perlombongan data pada tahun 2003. Ia telah diperkenalkan untuk memudahkan para ilmuan di bidang kepustakawanan bagi mengenalpasti sebarang maklumat mengenai perlombongan data yang berkaitan dengan bidang perpustakaan sahaja.Ini adalah keranatajuk perkara mengenai perlombongan data mempunyai skop bidang yang amat luas. Menggunakan teknik perlombongan data dalam perkhidmatan perpustakaan digital juga dianggap trend masa kini kerana ia boleh menapis dan mengenalpasti ilmu yang berguna dalam menghasilkan profil pengguna dengan lebih tepat, selain dari itu, ianya melakukan fungsi analisis statistik serta membantu membentuk mekanisma peramalan kepada corak penggunaan perkhidmatan perpustakaan di masa akan datang. Oleh yang demikian, bibliomining dilihat sebagai mekanisme yang boleh membantu perpustakaan dalam mengkaji beberapa isu pengurusan perpustakaan seperti; mengenalpasti trend buku popular; mempunyai fokus yang lebih baik dalam merangka perbelanjaan tahunan dan belanjawan pembelian; menganalisis penggunaan koleksi bahan, perancangan untuk melihat pembangunan koleksi melalui pinjaman dan corak pinjaman antara perpustakaan, perancangan untuk waktu perkhidmatan dan penambahan kakitangan berdasarkan masa atau hari bekerja di waktu puncak dan banyak lagi. Kebanyakan tujuan dalam menggunakan aplikasi perlombongan data adalah untuk melihat kepada bagaimana untuk meningkatkan perkhidmatan perpustakaan dengan lebih berkesan dan bagi mencapai sasaran promosi pengguna dengan lebih tepat serta lokasi dan koleksi sasaran yang lebih berkesan juga dapat dihasilkan. Oleh itu, kaedah bibliomining adalah dilihat merupakan satu alat aplikasi perlombongan dan bibliometrik bersandarkan kepada data rekod peminjaman perpustakaanyang boleh membantu dalam membuat keputusan dan meningkatkan perkhidmatan mereka (Chen Chen, 2007; Guenther, 2000; Kao et al, 2003;. Tsai dan Chen, 2008; Wu , 2003).



2.2 Bibliometrik Definisi yang diberikan oleh ALA Glosari Perpustakaan dan Sains Maklumat (1983) mengenai bibliometrik adalah "penggunaan kaedah statistik dalam analisis penyelidikan untuk mendedahkan sejarah perkembangan bidang-bidang berkaitan pendidikan dan melibatkan data yang berasaskan penulisan, penerbitan, dan penggunaan, sebelum ini dikenali sebagai statistik bibliografik". Sementara itu, Garfield, Malin dan Small telah menambah cadangan lain dengan memasukkan perkataan "bibliografik" di dalam definisi mereka; "bibliometrics boleh ditakrifkan sebagai kuantifikasi maklumat bibliografik untuk digunakan dalam analisis". Selain daripadaitu keterangan dari Donohue dengan definisi yang lebih jelas iaitu, "analisis kuantitatif yang hanya melibatkan unit berkaitan bibliografik seperti buku, artikel jurnal, dan sebagainya". Penulis-penulis lain telah mencadangkan definisi yang lebih menjurus sebagai contoh, Potter (1981) telah menyatakan: "Analisa bibliometrik adalah, hanya melibatkan kajian dan pengukuran corak penerbitan semua bentuk komunikasi bertulis dan pengarang tersebut” (Broadus, 1987). Analisis data bibliometrik tradisional hanya melibatkan maklumat mengenai sesuatu hasil kerja sahaja seperti pengarang dan karya-karya yang telah dipetik oleh beliau. Di samping itu, metadata yang berkaitan dengan hasil kerja, seperti bidang topik yang umum atau jurnal tertentu di mana ia diterbitkan, adalah merupakan corak berkaitan dengan data yang mengelilingi penciptaan hasil kerja tersebut sahaja. Mengambil maklumat dari data tersebutbagi memahami konteks di mana hasil kerja tersebut dilaksanakan, kesan jangka panjang hasil kerja dan perbezaan antara bidang berkenaan dengan corak pengeluaran yang berkaitan.Proses Bibliometrik biasanya dianalisis menggunakan cara tradisional seperti melihat kepada kekerapan, tetapi kini banyak kajian bibliometrik menggunakan visualisasi dan perlombongan data untuk meneroka corak pengguna dan tingkah laku mereka dalam mencipta kaedah baru (Nicholson, 2005). 2.3 Proses“Bibliomining” Proses ini adalah dimana penggunaan analisa statistik tertentu dan pengiktirafan corak yang terhasil daripada jumlah data yang besar berkaitan dengan sistem perpustakaan untuk membantu dalam membuat keputusan atau meningkatkan perkhidmatan. Proses bibliomining adalah terdiri daripada: menentukan objektif perkara yang menjadi tumpuan utama; mengenal pasti sumber-sumber data pinjaman perpustakaan dalaman dan luaran; mengumpul, membersih dan mengenalpasti data untuk dimasukkan ke dalam gudang data; memilih alat analisis perlombongan data yang sesuai; penemuan corak melalui perlombongan data dan penciptaan laporan dengan analisis tradisional alat dan menganalisis dan melaksanakan keputusan (Nicholson, S., 2003). Proses bibliomining memberikan satu pendekatan bagaimana proses untuk membantu dalam membuat keputusan yang boleh digunakan oleh pengurusan perpustakaan dalam meningkatkan peluang potensi perkhidmatan mereka.Sementara itu, corak dan laporan dapat memberikan tafsiran yang berharga kepada masa depan sesebuah organisasi (Vercellis, 2009).Oleh itu, tujuan utama menjalankan analisa perlombongan data adalah untuk menyediakan pilihan kepada pengurus perpustakaan dengan satu mekanisme yang membolehkan membantu mereka membuat keputusan dengan lebih berkesan, cepat dan tepat. Dengan melakukan kaedah analisis perlombongan data, pembuat keputusan juga boleh bergantung secara lebih berkesan pada maklumat tersebut dan hasil dari penemuan baru yang lebih dipercayai (Vercellis, 2009).



Perlombongan data bibliografik amat membantu sesebuah perpustakaan dalam memperolehi penemuan baru atau corak penggunaan pengguna sepertimengenalpasti trend mata pelajaran popular, memberikan fokus yang lebih baik dalam mengurusbelanjawan, analisis corak penggunaan pengguna, pinjaman dan corak pinjaman antara bahan bagi merancang koleksi; waktu puncak masa kerja dengan melihat masa pinjaman dan semester bagi memudahkan untuk merancang waktu pembukaan dan penambahan kakitangan sekiranya perlu.Matlamat perlombongan data juga adalah untuk memberi tumpuan kepada pengurusan perpustakaan menawarkan promosi pemasaran yang lebih fokus, secara terancang dan sasaran koleksi yang tepat. Bibliomining adalah merupakan alat aplikasi perlombongan data dan analisis data bibliometrikdaripada rekod perkhidmatan perpustakaan yang boleh menghasilkan satu kaedah yang membantu dalam membuat keputusan dan meningkatkan perkhidmatan (Chen & Chen, 2007; Guenther, 2000; Kao etal,2003;. Larsen,1996; Peters,1996;Tsai dan Chen, 2008; Wu,2003). Proses“bibliomining”adalah terdiri daripada: a. mengenalpasti bidang yang berkenaan; b. mengenal pastisumber-sumber data dalaman dan luaran; c. memilih, membersih dan membuang data untuk dimasukkan ke dalam gudang data; d. memilih alat analisisyang sesuai; e. penemuan corak melalui perlombongan data dan penciptaan laporan dengan alat

analisis tradisional dan; f. menganalisis dan melaksanakan keputusan (Rajah 1) (Nicholson, 2003). Rajah 1 menunjukkan proses adalah dalam bentuk kitaran semula, kerana bilamana penemuan corak yang bakal ditemui,lebih banyak soalan akan dibangkitkan yang akan memulakan proses ini berulang sekali lagi.

Rajah 1.Proses “bibliomining” (Nicholson, 2003)

2.4 .Faktor membuat keputusan Ilustrasi di bawah menunjukkan sumber-sumber kelemahan dan kekuatan perpustakaan UTM dalam melaksana dan merancang perkhidmatan yang hendak ditawarkan dan pelbagai perancangan aktiviti mereka untuk masa hadapan.Objektif perancangan strategik perpustakaan adalah berdasarkan kepada pelan WCU (World Class University Plan 2001-2010). Keutamaan teras institusi pengajian tinggi adalah untuk menyediakan keperluan dan menyebarkan ilmu pengetahuan supaya amalan-amalan baik sentiasa dikemaskini (Abdul Hakim Mohammedet.al, 2006). Oleh itu,perancangan strategik sesebuah perpustakaan akademik secara umumnya adalah berkait rapat dengan perancangan strategik universiti mereka (Dillon, 2008).Antara objektif utama



perancangan strategik ini adalah untuk membawa seberapa ramai pengguna yang mungkin untuk menggunakan perpustakaan; untuk meningkatkan bilangan pengguna menggunakan bahan-bahan bacaan dengan meningkatkan kemudahan akses maklumat dengan lebih mudah; peningkatan peruntukan bagi setiap pelajar dan bilangan bahan. Keseluruhan perancangan ini perlu selari dengan matriks kekuatan dan kelemahan perpustakaan (Rajah2). Pustakawan di semua peringkat perlu bekerjasama dalam mengumpul dan menggambarkan rancangan mereka untuk tempoh jangka panjang dan jangka pendek sebagai perancangan strategi perpustakaan. Mereka ini adalah orang-orang yang bakal mencipta jalan untuk melaksanakan visi dan misi tersebut, menetapkan matlamat strategik dan objektif bagi memenuhi Petunjuk Prestasi Utama (KPI) perpustakaan (Kamariah & Norliya, 2011).

Rajah 2.Kekuatan dan kelemahan Perpustakaan UTM 2.5 Rangka kerja teori Rajah3 menunjukkan bagaimana rekod bibliografik yang diperolehi dari sumber data perpustakaan, yang kemudiannya data perlu dipilih secara berhati-hati dalam melihat saling perkaitan perhubungan antara pemboleh ubah dan hasil ramalan yang hendak dilakukan analisa.Penggunaan kaedah perlombongan data yang tepat dan bagaimana pemboleh ubah ini dipilih boleh memberi kesan terhadap keputusan analisa. Kaedah seterusnya adalah memperhalusi setiap keputusan melalui analisa statistik asas iaitu kekerapan, purata agregat, mod dan median. Oleh itu, tujuan kajian ini perlulah jelas dan satu kaedah perlombongan data yang bersesuaian melalui saling perhubungan antara pemboleh ubah data bibliografi perpustakaan yang tepat perlu dikenalpasti. Kaedah ini penting sebagai alat untuk mengenalpasti tingkah laku serta corak penggunaan perpustakaan dan kepentingan pengguna dalam hubungannya dengan penggunaan jenis-jenis buku tertentu atau bahan-bahan rujukan yang lain. Di samping itu, saling perkaitan yang diperolehi dapat ditunjukkan melalui ilustrasi graf di mana ianya mampu menghasilkan maklumat yang lebih jelas dan berkesan- (Chen, TS, Lin, MH, Wu, CH, 2004). Rekod maklumat pengguna kemudian dianalisis untuk menghasilkan data statistik dan dibentangkan sebagai corak dan laporan. Rangka kerja ini sebagaimana yang



dijelaskan oleh Han& Kamber(2006) yang menyatakan perlombongan data dengan mudah boleh dilakukan dengan mengekstrak data dari gudang data tunggal yang boleh dibangunkan melalui proses pembersihan data,integrasi data, data transformasi,muat turun data,dan perolehan data secara berkala seterusnya dilihat mampu membantu perpustakaan dalam membuat keputusan.

Rajah 3.Rangka kerjateori 2.6 Rangka kerja konsep Kerangka konsep perlombongan data Perpustakaan mencadangkan satu proses aliran yang menaik. Menurut Miles dan Huberman (1994), "Satu rangka kerja konsep mampu menjelaskan perjalanan kajian, sama ada dalam bentuk grafik atau dalam bentuk naratif, perkara-perkara utama yang perlu dikaji –iaitu faktor-faktor penting kajian, membina atau menentukan pembolehubah - dan melihat saling perkaitan hubungan yang boleh diramalkan di antara mereka". Rajah 4 menunjukkan kerangka konsep kajian dan bagaimana teknologi perlombongan data perpustakaan boleh dituai dari gudang data pengurusan sistem perpustakaan dengan menggunakan kaedah perlombongan data yang betul. Penelitian dari pelayan perpustakaan (server) dengan melihat kepada data pinjaman dan data pengguna perlu mendapat pandangan dan nasihat dari pustakawan yang berpengalaman dan mahir dalam bidang sistem pengurusan perpustakaan. Saling perkaitan dan integrasi antara modul perpustakaan dan proses kerja perpustakaan hingga produk akhir perlu difahami dengan jelas. Pemilihan medan, jadual dan pemboleh ubah serta kepentingan bagi setiap data perlu diteliti. Proses ini adalah amat penting oleh kerana pemilihan data yang berkualiti akan menghasilkan satu keputusan yang berkualiti dan tepat. Seterusnya, proses pemilihan algorithma perlombongan data dan langkah-langkah methodologi penyelidikan dengan menggunakan kaedah perlombongan data yang tepat perlu diperhalusi. Pelbagai algorithma perlombongan data seperti association rules, regression, clustering, prediction, classification dan lain-lain perlu difahami. Hasil dari analisa bukti penemuan seperti corak dan tren peminjaman pengguna kemudiannya akan dinilai untuk di ketengahkan kepada pihak pengurusan perpustakaan bagi mendapatkan hasil penemuan yang paling sesuai. Kaedah ini akan diulang semula dengan melihat kepada penggunaan algorithma lain perlombongan data bagi melihat corak dan ramalan yang boleh membantu dalam membuat keputusan. Penemuan ilmu baru ini seterusnya akan dilaporkan dan diterbitkan dengan kaedah-kaedah serta ilustrasi grafik yang sesuai dan mudah untuk difahami.



Rajah 4. Rangka kerja konsep 3.KAEDAH PENYELIDIKAN Terdapat kira-kira 957,224 sejarah pinjaman telah direkodkan di antara Januari 2008 hingga September 2010. Walau bagaimanapun, data bagi baki tahun 2010 tiada didalam rekod pelayan perpustakaan kerana proses pertukaran sistem pengurusan perpustakaan kepada sistem baharu. Jumlah keseluruhan pengguna berdaftar daripada data yang terkumpul dalam tempoh masa tersebut adalah sebanyak 31,052 orang, dan mereka telah menggunakan sebanyak 139,195 tajuk bahan pelbagai jenis dan keseluruhan tajuk tersebut adalah tersenarai daripada keseluruhan koleksi perpustakaan. Ini membolehkan hampir satu juta transaksi yangdibuat dalam tempoh tersebut dengan pelbagai jenis bahan-bahan telah disimpan dan direkodkan. Keseluruhan rekod kemudiannya telah dipecahkanmengikut tempoh trimester (2008, 2009 dan 2010) bagi mendapatkan gambaran yang lebih luas. Dalam kajian ini, penggunaan kaedah perlombongan data adalah mengikut kepada model proses Industri bersilang piawai, atau CRISP-DM (Cross Industry Standard Process for Data Mining), ianya merupakan alat pengukuran analisa silang industri dan kaedah proses yang biasa digunakan untuk menentukan dan mengesahkan proses perlombongan data yang dilaksanakan. CRISP-DM menyediakan model proses standard yang digunapakai di seluruh dunia. Proses model tersebut menerangkan kaedah perlombongan data secara kitaran yang telah ditetapkan. Proses CRISP-DM mempunyai enam fasa iaitu: Pemahaman Kajian, Pemahaman data, Penyediaan data, Permodelan data, Penilaian dan Pengaplikasian, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 5.



Rajah 5. Proses perlombongan data CRISP 3.1 Pemahaman penyelidikan– Ianya merupakan fasa awal yang memberi tumpuan kepada proses memahami objektif penyelidikan dan keperluan utama projek dari perspektif keseluruhan proses penyelidikan. Pemahaman kepada keperluan projek ini kemudiannya ditukar kedalam bentuk yang mudah difahami dan pelan awal direka untuk mencapai objektif tersebut. 3.2 Pemahaman data– Fasa pemahaman data bermula dengan pengumpulan data awal dan hasil pemerhatian kepada data apa yang hendak dicapai. Data-data ini perlu difahami sepenuhnya aliran kerja dan kedudukan data di dalam fail dan masalah kualiti pada data tersebut atau mengesan subset yang menarik untuk membentuk hipotesis mengenai maklumat tersembunyi. 3.3 Penyediaan data– Fasa penyediaan data meliputi semua aktiviti yang diperlukan untuk membina data set akhir iaitu data yang akan dimasukkan ke dalam alat pemodelan daripada data mentah awal. Tugas-tugas penyediaan data mungkin memerlukan semakan beberapa kali merangkumi jadual, rekod, dan pemilihan data, serta transformasi dan pembersihan data untuk analisa permodelan. 3.4 Permodelan– Dalam fasa ini, pelbagai teknik permodelan dipilih dan dikenalpasti. Parameter keseluruhan data akan ditentu ukur hingga ke nilai-nilai optimum. Biasanya, terdapat beberapa teknik perlombongan data untuk melihat masalah yang sama. Beberapa teknik yang berlainan akan diperlukan dan fasa penyediaan data akan kembali digunakan sekiranya perlu. 3.5 Penilaian– Pada peringkat ini, pemilihan model yang sesuai mampu menghasilkan kualiti analisis data yang tinggi. Sebelum meneruskan kepada penggunaan akhir model, adalah penting untuk menilai dengan teliti dan mengkaji langkah-langkah yang dilaksanakan bagi melihat pemilihan model tersebut menepati serta mencapai objektif penyelidikan.



3.6 Pengaplikasian– Pengetahuan baru yang diperolehi perlu dianjurkan dan dipersembahkan dengan cara yang mudah difahami. Ianya akan menjadi satu momentum kepada organisasi dan hasil analisis boleh mengubah budaya kerja sesebuah organisasi. Pemahaman organisasi dalam melihat aplikasi tersebut melalui ilustrasi grafik, laporan, jadual dan sebagainya amat penting dalam fasa ini. 4. IMPLIKASI DAN SUMBANGAN PENYELIDIKAN Tujuan utama perlombongan data adalah untuk membantu dalam membuat keputusan dan perancangan strategik perpustakaan di masa hadapan. Rancangan tersebut sama ada boleh menjadi perancangan jangka panjang atau taktikal jangka pendek. Sebagai contoh, koleksi pinjaman untuk bidang kejuruteraan telah meningkat secara berkala, yang mana ia boleh dicadangkan untuk membeli buku-buku tambahan.Selain itu, perlombongan data juga boleh digunakan dalam membuat keputusan dalam menentukan keluasan ruang koleksi rak yang perlu dibangunkan, atau dalam beberapa keputusan analisa ianya dilihat samada ruang tersebut perlu dikecilkan atau ditukarkan. Seterusnya, keputusan analisa juga boleh digunakan dalam membuat pelan jangka panjang dan strategik, sebagai contoh tahap sokongan kewangan yang perlu diperuntukkan kepada perpustakaan oleh pihak pengurusan universiti, atau saiz koleksi optimum dalam keadaan tertentu untuk mengisi keperluan pengguna dengan tepat. Dengan melakukan analisis koleksi bahan, keputusan boleh dibuat untuk melihat di mana subjek (buku) dan kawasan sasaran (pengguna/fakulti) boleh difokuskan dengan lebih tepat. Ini disokong oleh penyelidikan yang dilakukan oleh Kao, Chang dan Lin,(2003) yang menyatakan bahawa untuk melakukan proses perlombongan data, ia menawarkan satu kaedah baru untuk melakukan proses analisis data untuk mendapatkan maklumat yang boleh mentafsir data dalam mod yang lebih sesuai. Pengetahuan baru yang ditemui boleh digunakan untuk menyokong proses membuat keputusan berkenaan dengan melihat peruntukan belanjawan perpustakaan dan cara bagaimana untuk menggunakan peruntukan tersebut dengan lebih cekap. Keputusan yang tepat dalam membuat belanjawan dengan menggunakan analisis perlombongan data akan menjadi satu manfaat penting kepada organisasi. Ilustrasi Rajah 6 di bawah menunjukkan sumbangan ataupun implikasi yang dapat dijana hasil dari proses perlombongan data perpustakaan. Kekuatan dalam promosi, penghasilan koleksi untuk stesen bacaan yang lebih mantap dan jelas, pengurusan koleksi bahan yang terancang, perantara perpustakaan mampu menghasilkan statistik sendiri mengikut fakulti, kos belanjawan koleksi bahan yang lebih cekap, pemantauan kekerapan peminjaman kepada koleksi terkini, pembinaan perpustakaan fakulti dengan lebih terancang, keuntungan dan pulangan dari hasil pembelian bahan yang telah digunakan oleh pelanggan, corak kepenggunaan keseluruhan perpustakaan, jenis bahan dan mengenalpasti tajuk perkara yang paling terkenal dipinjam oleh penguna dimana kesemua perancangan strategik perpustakaan tersebut boleh dikenalpasti melalui analisis perlombongan data yang sesuai (Rajah 6).



Rajah 6. Sumbangan dan implikasi perlombongan data 5. KEPUTUSAN KAJIAN

Penemuan data baharu – data peminjaman perpustakaan yang terdiri dari medan, pembolehubah dan fungsi telah dapat dikenalpasti dengan lebih terperinci. Data-data ini telah dibersihkan dan disusun didalam jadual yang telah ditentukan di gudang data tunggal yang telah diwujudkan. Ianya boleh digunakan semula berulang kali untuk sebarang analisis perlombongan data pada masa hadapan untuk melihat sebarang corak dan trend penemuan baharu. Penemuan ilmu baru – pelbagai penemuan baru telah diperolehi dari proses perlombongan data seperti mengukur sejauhmana pengguna menggunakan perpustakaan, corak pengguna semasa menggunakan perpustakaan, corak koleksi perpustakaan yang menjadi keutamaan, lokasi dan kedudukan perpustakaan berbanding pengguna, pendigitalan bahan terpilih, pulangan hasil dari kos (ROI), penyusunan bahan di rak, skop kerja, pembahagian staf dan pelbagai lagi. Membantu membuat keputusan – pemasaran dan promosi kepada pengguna menjadi lebih berkesan bilamana dapat mengenalpasti kelompok sasaran. Mengenalpasti kedudukan keseluruhan bahan di perpustakaan dan saling perkaitan di antara bahan dapat dikenalpasti. Ini membantu staf dan penyusunan bahan dapat dilaksanakan dengan lebih mudah. Pengguna akan memperolehi bahan dengan lebih pantas. Peningkatan teknologi buku elektronik sebagai contoh boleh dikenalpasti dengan lebih jelas dengan melihat kepada buku-buku popular. Permohonan untuk belanjawan baru



kepada pihak universiti akan menjadi lebih fokus dan mudah dengan adanya bukti dari data yang secara jelas tidak boleh dipertikaikan. RUJUKAN Abdul Hakim Mohammed, Maimunah Sapri & Maizan Baba. (2006). Pengurusan Fasiliti.

Johor, Malaysia: Penerbit Universiti Teknologi Malaysia. Broadus, R. N. (1987). Toward a definition of "bibliometrics".Scientometrics, 12(5-6),373-

379. Chang, C.C & Chen, R.S. (2006). Using data mining technology to solve classification

problems: a case study of campus digital library.The Electronic Library, 24(3), 307-321.

Chen, C.C. & Chen, A.P. (2007). Using data mining technology to provide a recommendation service in the digital library.The Electronic Library, 25(6), 711-724.

Chen, T. S., Lin, M. H & Wu, C. H. (2004). Enhancing library resources usage efficiency by data mining. IEEE International Conference on Networking, Sensing & Control Taipei, p.21-23.

Dillon, A. (2008). Accelerating learning and discovery: Refining the role of academic librarians. Paper presented at the No Brief Candle: Reconceiving Research Libraries for the 21st Century meeting of the Council on Library and Information Resources, Washington, DC, August 2008.

Guenther, K. (2000). Applying data mining principles to library data collection. Computers in Libraries, 20(4), 60-63.

Han, J. & Kamber, M. (2006). Data mining: concepts and techniques. 2nd ed. California: Elsevier.

Hernon, P. & McClure, C. R. (1990). Evaluation and library decision making. New Jersey: Ablex Pub.Co.

Kamariah Nor Mohd Desa & Norliya Ahmad Kassim (2011). Leadership skill in relation to library leader’s key performance index. 1st Malaysia PERPUN International Conference and Workshop on Key Performance Indicators for Libraries, 2011.

Kao, S.C., Chang, H. C. & Lin, C.H. (2003). Decision support for the academic library acquisition budget allocation via circulation database mining. Information Processing and Management, 39, 133–147.

Linoff G. S. & Berry, M. J. A (2011). Data mining techniques: for marketing, sales and customer relationship management. Indiana, Indianapolis: Wiley Publishing Inc.

Miles, M. B. & Huberman, A. M. (1994). Qualitative data analysis: an expanded sourcebook. 2nd ed. Thousand Oaks: Sage.

Nicholson, S. (2003). The bibliomining process: data warehousing and data mining for library decision making. Information Technology and Libraries, 22, 4.

Nicholson, S. (2005). The basis for bibliomining: frameworks for bringing together usage-based data mining and bibliometrics through data warehousing in digital library services. Information Processing and Management, 42, 785–804.

Shieh, Jiann-Cherng. (2009). The integration system for librarians’ bibliomining. The Electronic Library, 28(5), 709-721.

Vercellis, C. (2009). Business intelligence: data mining and optimization for decision making. West Sussex, U.K.: John Wiley & Sons Ltd.

Wu, C. H. (2003). Data mining applied to material acquisition budget allocation for libraries: design and development. Expert Systems with Applications, 25, 401–411.

Xie, H. I. (2008). Users’ evaluation of digital libraries (DLs): Their uses, their criteria, and their assessment. Information Processing and Management, 44, 1346–1373.





PERPUSTAKAAN DIGITAL: PERANAN REPOSITORI INSTITUSI UNIVERSITI

SAINS MALAYSIA

aSiti Fatimah Hashim, bNoor Azlinda Wan Jan & bMeor Mohd Arafat Mohamad Shahini

aPustakawan Kanan, bPustakawan Perpustakaan Hamzah Sendut, Universiti Sains Malaysia,

11800 USM Minden, Pulau Pinang, Malaysia. [email protected]; [email protected]; [email protected]

ABSTRACT The Universiti Sains Malaysia Institutional Repository (Repository@USM) serves as a repository for storing a variety of electronic information materials such as articles from academic magazines, books, thesis, examination papers, research reports, photographs and others. This repository provides free access to the world and can be used freely for research and learning at the University. It can be used as an online reference source that is easy, effective and accessible at any times via the Internet. This repository also plays a role to guarantee continuity of intellectual property in the USM community as an online reference source and supports the vision and mission of USM Library in order to achieve the APEX standard. The establishment of the library’s institutional repository has helped transform the Library into a digital library where materials can be accessed quickly through a computer network anytime anywhere in line with current fast growing technological developments. Keywords: Institutional repository; Universiti Sains Malaysia; USM; research; digital library; APEX University; transformation; Malaysia. ABSTRAK Repositori Institusi Universiti Sains Malaysia (Repository@USM) berfungsi sebagai repositori untuk menyimpan pelbagai bahan maklumat elektronik seperti artikel daripada majalah akademik, buku, tesis, kertas peperiksaan, laporan penyelidikan, gambar dan sebagainya. Repositori ini menyediakan akses percuma ke seluruh dunia dan bebas digunakan untuk tujuan penyelidikan dan pembelajaran di Universiti. Ianya dapat dijadikan sebagai sumber rujukan dalam talian yang mudah, berkesan dan boleh diakses pada bila-bila masa melalui Internet. Repositori institusi ini memainkan peranan penting bagi menjamin kesinambungan harta intelek warga USM sebagai sumber rujukan dalam talian dan seterusnya menyokong visi dan misi Perpustakaan dalam usaha USM mencapai taraf Universiti APEX. Penubuhan repositori institusi Perpustakaan telah membantu mentransformasikan Perpustakaan menjadi sebuah perpustakaan digital

Siti Fatimah Hashim, Noor Azlinda Wan Jan & Meor Mohd Arafat Mohamad Shahini


apabila bahan dapat dicapai dengan cepat melalui jaringan komputer pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja selari dengan perkembangan teknologi yang bergerak pantas pada masa kini. Kata kunci: Repositori institusi; Universiti Sains Malaysia; USM, penyelidikan; perpustakaan digital; universiti APEX; transformasi, Malaysia. 1. PENGENALAN

Kertas kerja ini akan menerangkan mengenai repositori institusi Universiti Sains Malaysia (USM) atau Repository@USM yang telah dipertanggungjawabkan kepada Perpustakaan Hamzah Sendut dalam usaha mendigitalkan bahan Perpustakaan bagi memudahkan pengguna mendapatkan bahan secara dalam talian dan boleh didapati pada bila-bila masa dan di mana- mana sahaja. Repositori ini memainkan peranan penting bagi memastikan bahan Perpustakaan dalam bentuk digital dapat disampaikan kepada pengguna dengan berkesan. National Archives and Records Administration (NARA) (2008) menjelaskan bahawa pendigitalan bukanlah hanya mengimbas dokumen daripada bentuk analog kepada bentuk digital tetapi juga sebagai satu siri aktiviti yang menghasilkan salinan bahan dalam bentuk digital yang disediakan untuk pengguna melalui Internet atau melalui cara lain secara berterusan dan memberi hasil/maklumat berguna dalam suatu tempoh masa. Aktiviti yang dimaksudkan adalah:

a) Pengenalpastian dan pemilihan dokumen b) Penyediaan dokumen (termasuk pemeliharaan, pemeriksaan dan semakan

akses, pencarian, penarikan dan penambahan) c) Asas deskriptif dan teknikal koleksi metadata yang mencukupi untuk

membolehkan pengurusan dan penerimaan salinan digital dan menyediakan maklumat asas kepada pengguna

d) Penukaran format digital e) Kawalan kualiti salinan digital dan metadata f) Penyediaan akses kepada awam bagi bahan/salinan yang betul dan sahih

secara dalam talian g) Penyediaan pesanan secara dalam talian bagi perkhidmatan yang kualiti atau

kuantitinya di luar kemampuan pengguna h) Penyelenggaraan salinan digital dan metadata

Walaupun bahan yang didigitalkan bukanlah keseluruhan bahan yang ada di Perpustakaan, namun kewujudan repositori ini telah mengorak langkah menjadikan Perpustakaan USM bergerak kearah perpustakaan digital. Perpustakaan digital mengandungi koleksi digital (elektronik) yang diberi akses melalui dalam talian dan boleh diakses pada bila-bila masa sahaja. Koleksi digital termasuklah teks penuh, imej, video, audio dan lain-lain. Koleksi digital boleh dikongsi dengan pengguna tanpa ada sekatan. Perpustakaan digital adalah lebih daripada satu pengumpulan rawak objek digital. Ia mengekalkan beberapa ciri-ciri perpustakaan tradisional seperti pengguna, koleksi yang ditumpukan, ketersediaan jangka panjang, kebolehan memilih, menyusun, memelihara dan berkongsi sumber (Alhaji, 2008) Inilah peranan repositori dalam usaha menjadikan Perpustakaan sebagai sebuah perpustakaan digital apabila Perpustakaan mengambil inisiatif untuk menukar format bahan daripada salinan keras (hard copy) ke salinan lembut (soft copy). Usaha-usaha yang telah diambil sejak tahun 1996 ini telah membawa kepada kewujudan sebuah

Perpustakaan Digital: Peranan Repositori Institusi Universiti Sains Malaysia


repositori institusi yang lebih kukuh dalam membina sebuah pusat pengumpulan dan penyebaran maklumat bahan digital. Repositori institusi adalah arkib penyelidikan digital yang mengandungi koleksi kerja ilmiah yang mewakili modal intelektual institusi dan boleh diakses. Ia adalah satu cara bagi institusi untuk menguruskan bahan digital komuniti mereka, memaksimumkan akses kepada hasil penyelidikan kedua-duanya sebelum dan selepas penerbitan, dan juga untuk meningkatkan penglibatan dan prestasi akademik institusi dan penulis (Jain, Bentley & Oladiran, 2009). Repositori institusi bersifat open access iaitu pengguna bebas untuk mencari, membaca, memuat turun, menyalin dan mencetak bahan yang dipamerkan di dalam repositori ini seperti yang dijelaskan dalam ayat berikut:

“Its free availability on the public internet, permitting any users to read, download, copy, distribute, print, search, or link to the full texts of these articles, crawl them for indexing, pass them as data to software, or use them for any other lawful purpose, without financial, legal, or technical barriers other than those inseparable from gaining access to the internet itself. The only constraint on reproduction and distribution, and the only role for copyright in this domain, should be to give authors control over the integrity of their work and the right to be properly acknowledged and cited" (Budapest Open Access Initiative, 2012)

1.1 Sejarah pendigitalan bahan di perpustakaan Proses pendigitalan bahan di Perpustakaan Hamzah Sendut telah bermula pada tahun 1996. Namun pada fasa pertama ini, projek pendigitalan adalah berasaskan web dengan menggunakan kod-kod html text based sahaja. Bahan yang didigitalkan hanyalah abstrak tesis (PhD dan Master) dan kertas soalan peperiksaan tahun sebelumnya. Pada fasa kedua, Perpustakaan beralih kepada pelayan yang lebih besar dan menggunakan teknologi Lotus. Semua bahan digital tersebut disimpan dalam pangkalan data bagi memudahkan pengaksesan bahan. Pada bulan Disember 2003, Perpustakaan telah mengambil inisiatif untuk melaksanakan aplikasi Document Management and Knowledge Sharing Solution (Teknologi Fuji Xerox) atau lebih dikenali sebagai DocuShare. Walau bagaimana pun, perolehan aplikasi ini secara sewaan selama tiga tahun tidak disambung ke tahun berikutnya dan lupus pada bulan Disember 2006. Seiring dengan perkembangan perisian open source, Perpustakaan telah mengorak langkah untuk menghasilkan satu repositori institusi dengan menggunakan perisian ini. Justeru, bermula pada Mei 2008, Perpustakaan dengan kerjasama Pusat Pengetahuan, Komunikasi dan Teknologi, Universiti Sains Malaysia telah membangunkan satu repositorI institusi dengan menggunakan perisian open source eprints. Eprints adalah perisian repositori yang dibangunkan oleh University of Southampton pada tahun 2000 dan bertujuan untuk mewujudkan repositori berkonfigurasi tinggi berasaskan web. Eprints digunakan sebagai arkib terbuka untuk kertas penyelidikan, imej, audio, video dan lain-lain. Repository@USM boleh diakses melalui laman web Universiti Sains Malaysia (www.usm.my), laman web Perpustakaan Universiti Sains Malaysia (www.lib.usm.my) dan juga boleh terus ke pautan http://eprints.usm.my.



Rajah 1. Muka hadapan Repository@USM 2. REPOSITORY@USM Repository@USM berfungsi sebagai repositori untuk menyimpan pelbagai bahan maklumat elektronik seperti artikel daripada majalah akademik, buku, tesis, kertas peperiksaan, laporan penyelidikan, fotografi dan sebagainya. Repositori ini menyediakan akses percuma ke seluruh dunia dan bebas digunakan untuk tujuan penyelidikan dan pembelajaran di Universiti. Ia dapat dijadikan sebagai sumber rujukan dalam talian yang mudah, berkesan dan dapat diakses pada bila-bila masa melalui Internet. Repositori ini bukanlah sebuah penerbitan untuk bahan-bahan yang didepositkan ke sini tetapi merupakan sebuah koleksi arkib dalam talian. Pendepositan bahan dalam repositori ini tidak akan mengubah atau memberi kesan kepada bahan asal tersebut yang melibatkan hak harta intelek atau hak cipta. Objektif utama penubuhan repositori ini adalah untuk menyimpan dan menyediakan perkhidmatan maklumat elektronik koleksi arkib yang boleh diakses pada bila-bila masa, menjamin kesinambungan harta intelek warga USM sebagai sumber rujukan secara dalam talian dan menyokong visi dan misi Perpustakaan dalam usaha USM mencapai taraf Universiti APEX. Pendepositan bahan di dalam repositori ini juga tidak akan menyekat penulis untuk menerbitkan karya mereka di tempat lain kerana tujuan utama repositori ini hanyalah untuk menyediakan bahan rujukan kepada individu dan Universiti dalam bentuk dalam talian. Perpustakaan Hamzah Sendut adalah jabatan yang bertanggungjawab untuk menguruskan repositori ini secara keseluruhannya. Sebagai sebuah repositori, ianya memainkan peranan seperti sebuah perpustakaan tradisional dalam mengumpul, menyusun, memelihara dan menyebarkan maklumat secara dalam talian. Selain daripada itu, pemantauan, penyelenggaraan dan pengemaskinian bahan/kandungan repositori ini juga dilakukan bagi memastikan keseluruhan bahan dapat dipelihara dan dijadikan sumber rujukan yang berguna untuk seluruh warga Universiti. Peranan ini diaplikasikan di Perpustakaan bagi menjadikan Repository@USM sebagai satu platform dalam menguruskan bahan digital.



Bahan yang terdapat dalam repository ini akan dikekalkan selama-lamanya. Perpustakaan akan cuba memastikan akses berterusan untuk pembacaan dan rujukan. Perpustakaan juga akan membuat salinan fail secara berkala mengikut amalan semasa yang terbaik. Bahan-bahan tidak akan dikeluarkan daripada repositori kecuali atas sebab-sebab berikut:

a) Pelanggaran Akta Hak Cipta atau plagiarisme b) Terbukti melanggar undang-undang Malaysia c) Mengancam keselamatan negara d) Pemalsuan penyelidikan

Sekiranya berlaku perkara-perkara tersebut, bahan tidak akan dapat diakses oleh pengguna. 2.1 Bahan-bahan dalam repositori Jika pada fasa sebelum ini bahan yang didigitalkan hanyalah tertumpu kepada tesis dan kertas peperiksaan sahaja, tetapi kali ini, Perpustakaan telah memperluaskan pendigitalan bahan kepada beberapa bahan yang sebelum ini diakses di Perpustakaan secara bercetak. Sehingga kini bahan-bahan yang dimuat naik ke repositori adalah seperti berikut:

a) Artikel b) Buku c) Bab dalam buku d) Bahan Persidangan/bengkel e) Imej f) Laporan projek/Kertas kerja g) Bahan pengajaran dan pembelajaran (kertas peperiksaan) h) Tesis i) Bahan pameran j) Lain-lain (petikan dari surat khabar lama, perisian dan lain-lain)

Sehingga bulan Jun 2013, sebanyak 25,767 bahan telah dimuat naik ke repositori ini dengan pecahan seperti berikut:

a) Artikel 147 b) Buku 88 c) Bab dalam buku 22 d) Bahan persidangan/bengkel 744 e) Imej 173 f) Laporan projek/kertas kerja 556 g) Bahan pengajaran dan pembelajaran (kertas peperiksaan) 22518 h) Tesis 1354 i) Bahan pameran 1 j) Lain-lain (petikan dari surat khabar lama, perisian dan lain-lain) 164

2.2 Staf dan peralatan Untuk menggerakkan repositori ini, semestinya keperluan tenaga staf dan peralatan memainkan peranan penting. Proses pendigitalan bahan Perpustakaan dilakukan sepenuhnya oleh staf Perpustakaan yang melibatkan beberapa proses seperti penerimaan dan pemilihan, imbasan, suntingan, muat naik dan semakan. Semestinya proses-proses ini amat penting dalam menukar format bahan dari salinan keras kepada



salinan lembut yang boleh diakses secara dalam talian. Proses kerja ini akan diterangkan dengan lebih lanjut selepas ini. Repository@USM telah diletakkan dibawah Bahagian Automasi, Perpustakaan Hamzah Sendut yang mempunyai 13 orang staf. Tujuh orang staf telah dipertanggungjawabkan untuk menguruskannya dan staf terdiri daripada:

• 1 Ketua Bahagian (S48) • 2 Pustakawan (S41) • 2 Pembantu Perpustakaan (S17) • 2 Pembantu Am Pejabat (N1)

Tanpa peralatan, proses kerja pendigitalan tidak dapat dijalankan. Justeru, Perpustakaan telah memperuntukan lebih RM500,000 untuk membeli enam buah mesin pengimbas yang boleh digunakan untuk jangka masa yang panjang. Setiap mesin pengimbas mempunyai fungsi berbeza dan digunakan sepenuhnya untuk proses pendigitalan sahaja. Berikut adalah senarai mesin pengimbas yang digunakan untuk proses pendigitalan bahan Perpustakaan:

a) Canon DG 5010C b) Canon DR 7080C c) Canon DR 2580C d) HP Scanjet N8420 e) BookEye 2 f) I2s Digi Book Suprascan II

2.3 Proses kerja pendigitalan bahan perpustakaan Proses kerja pendigitalan bahan melibatkan:

1. Penerimaan dan pemilihan bahan Proses pendigitalan bahan bermula dengan penerimaan bahan daripada pusat-pusat pengajian ataupun staf akademik/pentadbiran yang menyumbang bahan ke repositori ini. Pemilihan bahan dilakukan dengan mengkategorikan bahan mengikut jenis bahan sebelum diberi kepada staf untuk proses seterusnya. Penerimaan dan pemilihan bahan ini akan dilakukan oleh pustakawan. Tujuan bahan dikategorikan mengikut kategori masing-masing seperti artikel, kertas persidangan, laporan projek dan lain-lain adalah bagi mengelak kekeliruan dan memudahkan staf yang bertugas untuk mengimbas, menyunting dan memuat naik bahan.

2. Imbasan bahan Proses megimbas bahan dilakukan oleh dua orang Pembantu Am Pejabat (N1) dengan menggunakan mesin pengimbas yang disediakan.

3. Suntingan bahan Selepas bahan diimbas, proses suntingan dilakukan tanpa mengubah isi kandungan bahan. Suntingan dilakukan bagi membersihkan dokumen (kesan binding, stapler dan lain-lain) dan membetulkan struktur muka surat yang tidak betul. Proses in i akan dilakukan oleh Pembantu Perpustakaan (S17) dan Pembantu Am Pejabat (N1). Perisian yang digunakan untuk proses ini adalah Imagination dan Adobe Acrobat 9 Pro.



4. Muat naik bahan Proses muat naik bahan ke repositori memerlukan ID dan password yang telah diwujudkan bagi staf yang bertugas sahaja. Ini memudahkan proses pemantauan dan penyemakan dibuat. Staf yang bertanggung jawab untuk memuat naik bahan adalah Pembantu Perpustakaan (S17). Staf akan menggunakan manual proses muat naik bahan ke repositori yang telah disediakan semasa proses muat naik bahan dilakukan.

5. Semakan bahan

Setelah bahan dimuat naik, pustakawan akan menyemak semula bagi memastikan maklumat dan isi kandungan bahan adalah betul dan pengguna dapat mengakses bahan tersebut. Bahan seperti artikel perlu disemak dengan lebih teliti kerana melibatkan isu hak cipta. Oleh yang demikian, Sherpa/Romeo digunakan bagi membuat semakan berkaitan hal ini. Maksud Sherpa/Romeo dijelaskan dalam ayat berikut:

“It is a searchable database of publisher's policies regarding the self- archiving of journal articles on the web and in Open Access repositories” (Sherpa/Romeo, 2011)

Sherpa/Romeo sangat membantu dalam menentukan samada artikel tersebut boleh dimuat naik ke repositori institusi atau tidak. Ianya mengandungi polisi am penerbit untuk journal dan siri persidangan tertentu. Sherpa/Romeo boleh diakses di pautan http://www.sherpa.ac.uk/romeo/index.php?la=en&fIDnum=|&mode=simple.

2.4 Statistik penggunaan Repository@USM Perpustakaan telah mengambil inisiatif untuk memantau semua aktiviti laman web Repository@USM dengan penjanaan statistik setiap bulan bermula pada Ogos 2011. Oleh itu, penjanaan statistik ini telah dilakukan dengan menggunakan dua kaedah iaitu Getclicky dan Google Analytics. Semua penjanaan statistik berkaitan pelawat dan paparan halaman akan dibuat dengan menggunakan Google Analytics dan untuk statistik muat turun bahan pula dijanakan dengan menggunakan GetClicky. Google Analytics adalah percuma manakala GetClicky telah dilanggan oleh Perpustakaan dengan harga RM114 setahun. Namun analisa berikut hanyalah melibatkan tahun 2012 dan 2013 sahaja.

Jadual 1. Jumlah pelawat laman web

TEMPOH JUMLAH 2012 (Jan – Dis) 149, 411 2013 (Jan- Jun) 66, 582

Jumlah 215, 993

2012 (Jan – Jun) 84,626 2013 (Jan- Jun) 66, 582

Hasil analisa mendapati jumlah pelawat pada bulan Januari hingga Jun 2013 berkurangan sebanyak 21.32% berbanding Januari hingga Jun 2012.



Jadual 2. Jumlah paparan halaman laman web

TEMPOH JUMLAH 2012 (Jan – Dis) 611, 071 2013 (Jan- Jun) 288, 159

Jumlah 899, 230

2012 (Jan – Jun) 357,116 2013 (Jan- Jun) 288, 159

Hasil analisa mendapati jumlah paparan halaman pada bulan Januari hingga Jun 2013 berkurangan sebanyak 19.31% berbanding Januari hingga Jun 2012.

Jadual 3. Jumlah muat turun bahan

Tempoh Jumlah

2012 (Jan – Dis) 102,040 2013 (Jan- Jun) 54,026

Jumlah 156,066

2012 (Jan – Jun) 56,863 2013 (Jan- Jun) 54,026

Hasil analisa mendapati jumlah muat turun bahan pada bulan Januari hingga Jun 2013 berkurangan sebanyak 4.98% berbanding Januari hingga Jun 2012.

Penurunan jumlah pelawat, paparan halaman dan juga muat turun bahan ini adalah disebabkan beberapa faktor seperti berikut:

a) Projek menaik taraf bangunan Perpustakaan Hamzah Sendut 1 (bermula pada bulan November 2012 sehingga bulan Oktober 2013)

b) Menaik taraf bilik pelayan c) Menaik taraf pelayan eprints ke versi baharu.

Jadual 4. Pelawat laman web (melalui enjin pencarian/laman web/media sosial)

Bil. Enjin Pencarian/Laman Web/ Media Sosial

Bilangan Pelawat 2012 (Jan – Dis) 2013 (Jan- Jun)

1 Google 60,651 31,605 2 Direct 32,815 12,804 3 lib.usm.my 16,612 6,311 4 Yahoo 12,086 2,996 5 usm.my 5,533 2,056 6 facebook.com 3,764 1,518 7 Babylon 2,775 1,148 8 Bing 2,559 1,108 9 lib.eng.usm.my 1,899 729 10 mylib.pnm.my 656 248



Rajah 2. Pelawat laman web pada tahun 2012 (melalui enjin pencarian/laman web/media sosial)

Rajah 3. Pelawat laman web pada tahun 2013 (Januari-Jun) (melalui enjin pencarian/laman web/media sosial)

Jadual 5. Pelawat laman web mengikut negara

2012 (Jan – Dis) 2013 (Jan- Jun)

1 Malaysia 107,016 1 Malaysia 49,085 2 United States 16,900 2 Indonesia 4,488 3 Indonesia 8,060 3 United States 4,432 4 India 2,441 4 India 1,178 5 United Kingdom 1,248 5 Unknown 649 6 Unknown 1,192 6 United Kingdom 642 7 China 789 7 China 325 8 Iran 675 8 Pakistan 317 9 Thailand 619 9 Iran 274 10 Singapore 597 10 Australia 268

Google43%

Direct24%

lib.usm.my12%

Yahoo9%

usm.my4%

facebook.com3%

Babylon2%

Bing2%

lib.eng.usm.my1%

mylib.pnm.my0%

Google52%

Direct21%

lib.usm.my11%

Yahoo5%

usm.my3%

facebook.com3%

Babylon2%

Bing2%

lib.eng.usm.my1% mylib.pnm.my

0%



Rajah 4. Pelawat laman web mengikut negara pada tahun 2012

Rajah 5. Pelawat laman web mengikut negara pada tahun 2013 (Januari-Jun) 3. PENDAFTARAN REPOSITORY@USM DI KEDUDUKAN REPOSITORI DUNIA Repositori ini telah didaftarkan dalam OpenDOAR - Directory of Open Access Repositories, ROAR- Registry of Open Access Repositories dan juga telah disenaraikan dalam Ranking Web of World Repositories. Melalui openDOAR dan ROAR, Perpustakaan dapat memantau perkembangan repositori institusi ini dan juga repositori institusi lain di seluruh dunia yang didaftarkan di sini. Repository@USM telah disenaraikan dalam Ranking Web of World Repositories bermula pada tahun 2011 dan pada edisi terbaharu, Januari 2013, repositori ini berada di kedudukan 107 daripada 1,567 repositori institusi dunia.

Malaysia77%

United States12%

Indonesia6%

India2%

United Kingdom1%

Unknown1%

China1%

Iran0%

Thailand0%Singapore

0%

Malaysia80%

Indonesia7%

United States7%

India2%

Unknown1%

United Kingdom1%

China1%

Pakistan1%

Iran0% Australia

0%



4. KESIMPULAN Sejak penubuhan repositori ini sehingga sekarang Repository@USM telah banyak membantu dalam menyalurkan maklumat kepada pengguna secara maya. Pengguna lebih senang mendapatkan bahan melalui Internet pada bila-bila masa sahaja. Repositori ini juga telah membantu mengurangkan ruang dalam menyimpan dan mempamerkan bahan kepada pengguna. Repositori ini telah membantu Perpustakaan untuk menguruskan bahan secara efektif dengan mengkategorikan bahan mengikut tahun, jenis, pusat pengajian dan subjek. Oleh itu pengguna akan mendapat bahan yang dikehendaki dengan lebih cepat. Hasil statistik menunjukan pengguna kerap mengakses repositori ini dengan purata 12,451 pelawat sebulan pada tahun 2012 (tempoh setahun) dan 11,097 pelawat sebulan pada 2013 (tempoh enam bulan). Kadar muat turun bahan juga banyak iaitu purata 8,503 sebulan pada tahun 2012 (tempoh setahun) dan 9,004 sebulan pada tahun 2013 (tempoh enam bulan). Ini jelas menunjukkan bahawa repositori ini telah menjadi sumber yang digemari untuk mendapatkan bahan Perpustakaan secara lebih cepat sekaligus membantu Perpustakaan memberi perkhidmatan maklumat dengan lebih berkesan. RUJUKAN Alhaji, I. U. (2008). Digitization of library resources and the formation of digital libraries: a

practical approach. Budapest Open Access Initiative (2012). What does BOAI mean by "open access"?

Retrieved from http://legacy.earlham.edu/~peters/fos/boaifaq.htm#openaccess. Jain, P., Bentley, G., & Oladiran, M. (2009). The role of institutional repository in digital

scholarly communications. Proceedings of African Digital Scholarship & Curation 2009.

National Archives and Records Administration (2008). Strategy for digitizing archival materials for public access, 2007-2016. Retrieved from http://www.archives.gov/digitization/strategy.html

Sherpa/Romeo (2011). What is Romeo? Retrieved from http://www.sherpa.ac.uk/romeo/faq.php?la=en&fIDnum=|&mode=simple#whatis





QR-CODES DI PERPUSTAKAAN: INISIATIF PERPUSTAKAAN DIGITAL

OPEN UNIVERSITY MALAYSIA (OUM)

a Shahril Effendi Ibrahim & b Mohd Afiq Rusly

a Pustakawan Kanan, b Pustakawan Open University Malaysia, Jalan Tun Ismail,

50480 Kuala Lumpur, Malaysia. [email protected]; [email protected]

ABSTRACT QR-Codes have been well-implemented in various fields such as in advertisement, logistics and manufacturing. However, in this country, this technology is still not popular and widely-used in librarianship. As the cost of implementing QR-Codes in libraries is virtually zero, it is a big opportunities loss especially to users, whom use mobile devices in libraries, not to use it in libraries. Application of QR-Codes in Open University Malaysia (OUM) Digital Library is discussed briefly in this paper. The usage of tracking application for assessment of usage will also be discussed in this paper. Finally, challenges in implementing QR-Codes in libraries will be presented. Keywords: QR-Codes; academic libraries; library services; technology; distance learners; Malaysia. ABSTRAK Penggunaan QR-Codes bukanlah satu perkara baru terutama dalam bidang pengiklanan, logistik dan pengeluaran. Walau bagaimanapun, di negara ini, teknologi ini masih kurang popular dan jarang digunakan dalam dunia keperpustakaan. Ini agak merugikan kerana kos menghasilkan QR-Codes boleh dikatakan percuma dan kesannya besar kepada pengguna terutamanya kepada mereka yang menggunakan peranti mudah-alih (mobile devices) di dalam perpustakaan. Kertas ini membincangkan tentang kegunaan dan kelebihan QR-Codes di dalam perpustakaan. Pengaplikasian QR-Codes di Perpustakaan Digital Open University Malaysia (OUM) juga akan dibincangkan. Penggunaan ‘tracking application’ bagi mendapatkan statistik penggunaan QR-Codes di perpustakaan juga akan dinyatakan secara ringkas. Akhir sekali, cabaran dalam mengaplikasikan QR-Codes di dalam perpustakaan juga akan dibentangkan di dalam kertas ini.

Shahril Effendi Ibrahim & Mohd Afiq Rusly


Kata kunci: Kod-QR; perpustakaan akademik; perkhidmatan perpustakaan; teknologi; pembelajaran jarak jauh; Malaysia. 1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi yang semakin pesat kini memberi cabaran baru terhadap bidang keperpustakaan. Namun, cabaran ini harus dilihat dari sudut yang positif kerana ia memberi peluang kepada para pustakawan untuk lebih berdaya saing dalam meningkatkan mutu perkhidmatan perpustakaan. QR-Codes merupakan satu inisiatif daripada perpustakaan untuk mendekatkan diri kepada pelanggan serta memberi kemudahan khidmat bantuan kepada pelanggan. Menurut Andrew Walsh (2009) QR-Code atau quick response code merujuk kepada kod 2 dimensi yang dicipta oleh Denso Wave pada awal 1990-an. QR-Codes boleh digambarkan sebagai kod matriks, dimana ia berupaya menyimpan data dalam jumlah yang lebih besar berbanding kod 1 dimensi, dimana jumlah data yang boleh disimpan adalah terhad. QR-Codes mengandungi modul berwarna hitam yang disusun secara persegi pada latar belakang putih yang membolehkan kandungan tersebut dinyahkod pada kelajuan yang tinggi. (David Pons...[et al.], 2011). Pada masa itu, QR-Codes digunakan dalam proses kawalan inventori dan mengesan unit pengeluaran (tracking manufacturing unit). Pada tahun 1994, syarikat Denso Wave membuat keputusan untuk tidak membuat hak eksklusif terhadap konsep QR-Codes ini. Oleh itu, konsep ini boleh diguna secara percuma kepada semua (Wave, 2003).

Rajah 1: Contoh bagaimana QR-Codes beroperasi (Okazaki, Li dan Hirose, 2012) 2. QR-CODES DI PERPUSTAKAAN Perkembangan teknologi yang pesat terutama di negara Eropah membolehkan inisiatif baru diadaptasi dengan pantas di sana selain daripada minat yang mendalam dalam bidang penyelidikan. Sebagai contoh, pada tahun 2009, Harvard College Library telah memulakan pilot project berkenaan penggunaan QR-Code di perpustakaan mereka, iaitu Eda Kuhn Loeb Music Library. Selain itu, Ashford (2010) merujuk laman sesawang ‘Library Success: A Best Practice Wiki’ yang menghimpunkan pelbagai kejayaan penggunaan QR-Codes di perpustakaan dimana mereka berkongsi pendapat dan idea bagaimana untuk merealisasikan penggunaan QR-Codes ini. Henry, Verdeman dan Syma (2012), juga menyatakan bahawa di Texas Tech University Libraries mereka menggunakan QR-Codes untuk petunjuk arah baru di sekitar perpustakaan mereka. QR-Codes juga digunakan sebagai mekanisma untuk menempah bilik perbincangan dan bilik komputer melalui mobile device. Mekanisma ini direalisasikan oleh sebuah universiti iaitu University of Sussex dengan menempatkan QR-Code di pintu bilik perbincangan perpustakaan dan boleh diakses melalui mobile web perpustakaan berkenaan. Tidak dapat dinafikan bahawa terdapat juga perpustakaan lain yang menggunakan kemudahan QR-Code ini untuk menghubungkan pengguna dengan Audio Tour

Kandungan :

URL, email, nombor telefon dan lain-lain.

Kod :

Penempatan kod :

Rak, poster, direktori staf,

laman sesawang dan lain-lain

Penerimaan data :

QR-Codes di Perpustakaan: Inisiatif Perpustakaan Digital Open Univeristy Malaysia (OUM)


perpustakaan supaya pengguna baharu lebih mengenali perpustakaan tersebut. Selain penggunaan audio, terdapat juga perpustakaan menggunakan QR-Codes untuk menghubungkan Video Guide dengan memudahkan akses kepada perkhidmatan yang terdapat di perpustakaan. Whitchurch (2011), di dalam artikel yang bertajuk QR-Codes and the library: the library audio tour menyatakan contoh dua buah perpustakaan yang menggunakan QR-Code sebagai platform mengakses audio tour iaitu Brigham Young University (BYU) dan Harold B. Lee Library (HBLL). Pelajar tahun pertama dikehendaki mengikuti Audio tour berkenaan sebelum menamatkan sesi orientasi perpustakaan. Sehubungan itu, Perpustakaan Digital OUM mengambil langkah untuk memanfaatkan teknologi yang semakin pesat ini dengan membangunkan inisiatif penggunaan QR-Code untuk pengguna perpustakaan. Selain kos yang amat rendah, penggunaan mobile device yang semakin meluas serta aplikasi QR-Codes Reader yang boleh didapati secara percuma membolehkan QR-Codes ini digunakan dengan mudah dan meluas di perpustakaan. Ini secara langsung dapat menarik lebih ramai pengguna, terutamanya pengguna muda yang lebih terdedah kepada penggunaan mobile devices, untuk menggunakan perkhidmatan perpustakaan. 3. QR-CODES DI PERPUSTAKAAN DIGITAL OPEN UNIVERSITY MALAYSIA (OUM) Penggunaan QR-Code di Perpustakaan Digital OUM bermula pada tahun 2012 setelah pembangunan mobile library. Tujuan inisiatif ini dilakukan adalah untuk mengoptimumkan penggunaan teknologi di samping memberi pendedahan kepada pengguna mengenai laman web mobile perpustakaan. Pada masa yang sama, dengan adanya inisiatif QR-codes ini, ianya meningkatkan lagi komunikasi antara perpustakaan dan pengguna dari segi memudahkan akses kepada perpustakaan. Narang, Jain dan Roy (2012) menyatakan bahawa QR-Codes digunakan kepada kebanyakan produk untuk membantu pengguna mendapatkan maklumat mengenainya dan merupakan salah satu platform untuk mempromosikan sesuatu produk kepada pengguna. Selain itu, penggunaan mobile device yang mempunyai sistem operasi seperti Android, Windows phone dan iOS yang semakin meluas di kalangan pelajar OUM serta aplikasi QR-Codes Reader yang boleh didapati secara percuma membolehkan aplikasi ini digunakan dengan mudah dan berkesan. 3.1 Mobile web Sejajar dengan pembangunan OUM mobile library, Perpustakaan Digital OUM telah menyediakan satu platfom mudah bagi akses kepada portal perpustakaan dengan hanya mengimbas QR-Codes yang dimiliki oleh setiap pengguna. QR-Codes akan dipamerkan pada portal perpustakaan setelah pengguna log masuk kepada akaun perpustakaan menggunakan komputer (Rajah 2). Bagi QR-Codes untuk pengguna baru perpustakaan, ianya dijana secara automatik oleh server perpustakaan.

Shahri Effendi Ibrahim & Mohd Afiq Rusly


Rajah 2: QR-Codes di portal Perpustakaan Digital OUM 2.2 Video panduan perpustakaan Video panduan perpustakaan menggunakan platform Videoscribe juga merupakan satu inisiatif perpustakaan bagi memudahkan pengguna mengetahui cara mengakses perpustakaan dengan lebih berkesan. Video yang dihasilkan itu dimuat naik ke laman Youtube dan boleh diakses dengan mudah oleh pengguna. Antara video panduan perpustakaan yang telah mempunyai QR- Codes adalah Perkhidmatan Intra-Library Loan, di mana pengguna didedahkan cara dan kaedah untuk membuat permohonan bahan sekiranya pengguna berada di luar lingkungan pinjaman secara fizikal (Rajah 3).

Rajah 3: QR-Codes video panduan perpustakaan 2.3 Senarai tesis Pencarian bahan berbentuk tesis juga dipermudahkan dengan menggunakan kod QR. Seperti penggunaan perkhidmatan yang lain, pengguna perlu mengimbas kod yang dipamerkan pada fail rujukan senarai tesis. Pengguna boleh menggunakan kata kunci bagi mengesan tesis yang terdapat dalam koleksi perpustakaan dengan menggunakan mobile device mereka. 2.4 Pencarian bahan melalui OPAC Online Public Access Catalogue (OPAC) merupakan nadi pencarian bahan di perpustakaan. Menerusi perkhidmatan ini, pengguna lebih mudah mendapatkan bahan yang dikehendaki. Jika dilihat sebelum ini terdapat pengguna yang menggunakan



kemudahan kamera pada mobile device untuk mengambil gambar pada skrin komputer atau membuat catatan sebelum mencari bahan di rak. Perkara ini dilihat amat tidak selari dengan perkembangan teknologi. Justeru, dengan inisiatif perpustakaan ini membolehkan pengguna mencari bahan secara terus apabila QR-Codes yang diletakkan pada rak diimbas oleh pengguna perpustakaan.

Rajah 4: QR-Codes di rak perpustakaan Rajah 5: Paparan OPAC di mobile device Dengan bantuan sambungan Internet tanpa wayar (WiFi) yang dibekalkan secara percuma oleh pihak perpustakaan, ini membolehkan QR-Codes digunakan dengan lebih berkesan oleh pengguna. Jika dilihat pada Rajah 4, imbasan pada QR-Codes yang diletakkan di rak perpustakaan membawa terus pengguna kepada pencarian bahan melalui web mobile perpustakaan seperti pada Rajah 5. Pengguna seterusnya boleh menaip kata kunci di dalam ruangan yang disediakan serta menukar jenis bahan, jika perlu, dan selanjutnya menekan butang ‘Find’ untuk mendapatkan bahan yang diperlukan termasuk lokasi dan nombor panggilan bahan tersebut. 2.5 Library Live Chat Library Live Chat Perpustakaan Digital OUM dibangunkan sepenuhnya pada tahun 2012 dan dengan bantuan perkhidmatan ini membolehkan pelajar berinteraksi secara langsung dengan pustakawan. Pengguna perkhidmatan chat boleh menggunakan perkhidmatan ini di mana sahaja dengan adanya sambungan Internet. Walau bagaimanapun, tidak seperti interaksi antara muka, perkhidmatan rujukan maya memberi kesan yang nyata kepada pengguna, membekalkan transkrip penuh untuk setiap sesi berserta dialog dan bagi sesetengah sistem, dinyatakan juga masa untuk setiap respons (Radford, 2006).



Rajah 6: Library Live Chat melalui mobile device

Rajah 6 menunjukkan contoh live chat perpustakaan pada mobile web setelah diimbas menggunakan QR-Codes. Pengguna akan memulakan komunikasi dengan pustakawan dengan menaip pada ruangan kosong yang disediakan. Pada rajah di atas juga dapat dilihat perincian seperti waktu respons untuk komunikasi tersebut. 2.6 Direktori staf

Direktori staf merupakan satu sumber berguna kepada pelanggan untuk memudahkan sebarang pertanyaan atau permohonan dibuat. Justeru, pihak perpustakaan perlu menyediakan satu kaedah askes yang mudah kepada pelanggan. Melalui penggunaan teknologi seperti mobile device, maklumat dapat dipaparkan dengan cepat.

Rajah 7: QR-Codes di Kaunter Rujukan QR-Codes pada direktori staf seperti pada Rajah 7 membekalkan maklumat penting seperti nombor telefon serta alamat email untuk dihubungi oleh pelanggan. Menurut Ashford (2010), QR-Codes yang dipamerkan pada direktori staf dan panduan penyelidikan akan membawa pengguna ke web mobile untuk rujukan selanjutnya. Berdasarkan kenyataan tersebut menunjukkan akses yang mudah kepada perpustakaan boleh dilakukan dengan teknologi terkini.



3. KELEBIHAN PENGGUNAAN QR-CODES Sehingga kini, dapat dilihat bahawa QR-Codes semakin banyak digunakan terutama dalam pengiklanan di akhbar, poster mahupun di majalah. QR-codes juga boleh digunakan untuk menghubungkan laman sesawang, memuat turun dokumen, menyediakan direktori untuk dihubungi, menjadi petunjuk arah dan juga menghantar SMS atau membuat panggilan (Pons...[et al.]). 3.1 Aplikasi percuma Menurut Massis (2011), aspek praktikal yang terdapat pada aplikasi pengimbas QR-Codes adalah aplikasi ini boleh dimuat turun secara percuma ke dalam mobile device. Pengguna hanya perlu mencari kata kunci seperti ‘QR-Codes Reader’ dan pelbagai pilihan aplikasi pengimbas boleh dimuat turun oleh pengguna. Pengguna hanya perlu menekan butang aplikasi pada skrin mobile device dan mengimbas QR-codes yang disediakan sama seperti menggunakan aplikasi kamera pada mobile device. Selain itu, aplikasi QR-Codes yang boleh didapati secara percuma ini memberi manfaat kepada perpustakaan serta pengguna perpustakaan dari segi kesan penggunaan aplikasi ini. Pihak perpustakaan boleh menjana kod yang mengandungi data mengenai perpustakaan seperti direktori staf dan pengguna juga mendapat manfaat apabila mampu mendapat maklumat dengan cepat serta secara tidak langsung, mereka telah menggunakan mobile library pada mobile device mereka. 3.2 Ketahanan Salah satu keunikan kod QR adalah dari segi ketahanan yang dimiliki terhadap hakisan atau contengan. Sekiranya kod tersebut telah terdapat kesan contengan, ia masih boleh digunakan untuk diimbas dan data yang dipamerkan adalah sama. Menurut Soon (2008), QR-Codes mempunyai empat peringkat pembetulan kesalahan iaitu (7%, 15%, 25% dan 30% per lokasi simbol). Penggunaan pembetulan kesalahan pada QR-Codes ini adalah untuk kecacatan atau kerosakan pada kod, serta ia menggunakan kod Reed-Solomon dimana kod ini mempunyai ketahanan yang tinggi terhadap burst error. Rajah 8 menunjukkan salah satu daripada aplikasi QR-Code Generator iaitu Azonmedia yang membenarkan pemilihan kepada tahap error correction untuk QR-Codes yang akan dihasilkan.

Rajah 8: Azonmedia QR-Codes Generator (http://azonmedia.com, 2013)



3.3 Mudah dipamerkan QR-Codes boleh dipamerkan di mana-mana lokasi yang mampu meningkatkan penggunaan perpustakaan (Garrett, 2012). Kemudahan mendapatkan aplikasi penjanaan QR-Codes (QR-Codes Generator) menjadi salah satu faktor kod ini mudah dihasilkan dan dipamerkan kerana kebolehannya mengadaptasi permukaan dimana ia dipamerkan. Selain itu, saiz QR-Codes juga boleh diselaraskan berpadanan dengan lokasi untuk dipamerkan. 3.4 Mesra pengguna Bagi pengguna yang mempunyai mobile device serta aplikasi QR-Codes reader seperti I-Nigma, penggunaan QR-Codes dilihat lebih mesra pengguna kerana dengan satu imbasan menggunakan kamera, pengguna dapat mengakses laman sesawang tertentu. Selain itu, kebanyakan aplikasi QR-Codes mempunyai butiran cara penggunaan untuk memudahkan aplikasi ini digunakan. Kebolehan menyimpan sejarah akses kepada laman web mobile juga merupakan salah satu ciri mesra pengguna yang terdapat pada QR-Code. Pengguna boleh menyemak semula laman web yang pernah dilawati dengan menekan history pada mobile device. Memberi nama ringkas kepada laman sesawang yang pernah dilawati sememangnya satu kemudahan terutama kepada pengguna yang menjadikan mobile device sebagai mekanisma mengakses internet. QR-Codes menyediakan satu kemudahan dimana pengguna boleh menamakan semula laman sesawang yang pernah dilawati dengan nama yang lebih ringkas untuk rujukan pada masa akan datang. Ini berupaya meningkatkan lagi akses kepada sesebuah laman sesawang kerana bukan sahaja data tersebut disimpan, malah dengan nama yang ringkas membolehkan laman sesawang tersebut dikenalpasti oleh pengguna. Selain itu, QR-Codes juga berupaya merungkai kod dari pelbagai data apabila digunakan pada mobile device terutamanya teks, URL, nombor telefon, mesej teks serta perincian daftar panggilan (Walsh, 2009). Pengguna tidak lagi perlu menaip URL yang panjang untuk sesuatu laman sesawang, tetapi boleh menggunakan QR-Codes sebagai satu cara akses yang mudah, cepat dan berkesan. 3.5 Fleksibel Pengguna mobile device yang mempunyai kamera, sambungan internet dan juga platform bagi melayari laman sesawang berkemampuan untuk menggunakan applikasi ini. Peranti mudah alih yang dikuatkan dengan sistem operasi Android, IOs dan Windows Phone adalah antara peranti yang sesuai untuk menggunakan aplikasi ini. Selain itu, bagi menjanakan QR-Codes, terdapat QR-Codes Generators seperti Microsoft Tag, Kaywa, icandy, Nokia dan Deliver. 4. CABARAN Cabaran yang terbesar dalam mengaplikasikan QR-Codes di perpustakaan ialah tahap kesedaran pengguna. Setakat ini, bukan semua pengguna perpustakaan sedar akan kegunaan dan kebaikan QR-Codes. Jika mereka sedar akan kelebihannya pun, tidak semua daripada mereka mempunyai camera smartphone atau mobile device bagi membolehkan mereka mengimbas dan seterusnya menggunakan QR-codes ini. Menurut satu kajian oleh University of Bath (Ramsden and Jordan, 2009), hanya 93% daripada pelajar mereka mempunyai smartphone. Walau bagaimanapun, peratusan ini dijangka



meningkat secara mendadak dalam masa terdekat disebabkan market penetration bagi camera smartphone bertambah secara berterusan. Promosi dan makluman kepada pengguna secara berterusan juga secara langsung akan meningkatkan kesedaran pengguna perpustakaan tentang kelebihan QR-codes. Di OUM sendiri, promosi tentang kegunaan QR-codes di perpustakaan kerap diadakan terutama semasa Bengkel Kemahiran Maklumat (ISW) dan Taklimat Pelajar Baharu. Cabaran yang kedua ialah lokasi QR-Codes di perpustakaan dan di sekitar kampus. Penempatan QR-codes perlu sesuai dan tepat bagi memastikan lebih ramai pengguna menggunakan QR-Codes ini. Lokasi di mana ramai pengguna berulang-alik dan dalam keadaan yang sesak seperti di pintu utama perpustakaan dan lobi utama fakulti bukanlah satu lokasi yang sesuai untuk ditempatkan QR-Codes. Ini disebabkan proses mengimbas QR-Codes mengambil masa dan ini sudah tentu tidak sesuai dilakukan di tempat-tempat tersebut. Selain itu, ketinggian QR-Codes ditempatkan juga perlu diambil kira. Ini bagi memudahkan pengguna berkerusi roda,contohnya, menggunakan QR-Codes ini. Antara perkara lain yang perlu diberi perhatian ialah hubungan interaksi antara pengguna dan pustakawan. Video, animasi atau maklumat lain yang diletakkan melalui QR-Codes semestinya tidak mampu menggantikan interaksi secara bersemuka dan personal antara pengguna dan pustakawan. Keupayaan teknikal juga perlu diberi perhatian. Bahan atau link yang diletakkan melalui QR-Codes perlulah boleh diakses sepanjang masa. Jika tidak, pengguna akan scan dan menggunakan QR-codes tersebut buat pertama kali sahaja. 5. MENGUKUR STATISTIK PENGGUNAAN Untuk mengukur statistik penggunaan QR-Codes di Perpustakaan, Google Analytics (GA) atau sebarang tracking application boleh digunakan. Bagi GA, HTML code akan disediakan secara automatik setelah kita mendaftar URL portal perpustakaan. HTML code ini akan dimasukkan (embedded) ke dalam HTML code portal perpustakaan (Wilson, A.M., ). Data mengenai statistik kepenggunaan QR-Codes dapat membantu kita mengenalpasti pelbagai perkara. Antaranya ialah mengenalpasti lokasi QR-Codes ditempatkan di lokasi yang sesuai atau sebaliknya, kesesuaian kandungan portal yang di letakkan dalam QR-Codes, dan trend kepenggunaan QR-Codes dikalangan pengguna. 6. PERANCANGAN MASA HADAPAN Inisiatif awal yang telah dinyatakan menerusi projek QR-Codes oleh Perpustakaan Digital OUM ini merupakan satu permulaan dalam mengoptimumkan penggunaan teknologi yang ada pada masa kini. Tidak berhenti di sini, pihak Perpustakaan Digital OUM telah mengesan beberapa ruang dimana QR-Codes ini boleh diaplikasikan dengan berkesan. Namun, kesedaran terhadap penggunaan QR-Codes dan kewujudan dan fungsi kod tersebut di dalam perpustakaan juga perlu diambil kira. Kelangsungan daripada projek QR-Codes ini, pihak Perpustakaan Digital OUM telah melihat satu lagi platfom yang mempunyai potensi untuk diadaptasi oleh perpustakaan iaitu Augmented Reality. Aplikasi ini telah digunakan di kebanyakan muzium di Eropah untuk memberi pengalaman berbeza ketika melakukan lawatan. Perpustakaan Digital OUM berazam untuk tampil dengan inovasi baru menerusi aplikasi Augmented Reality dalam meningkatkan pengalaman pengguna dalam menggunakan perpustakaan.



7. KESIMPULAN Perpustakaan perlu menggunakan teknologi QR-Codes ini sepenuhnya untuk memberi peluang kepada kumpulan pengguna terutama pengguna muda yang menggunakan mobile device di perpustakaan. QR-Codes juga membantu pustakawan mempromosikan perkhidmatan yang sedia ada. Keupayaan QR-Codes yang boleh mengkases kepada pelbagai medium seperti text-based instruction, visual, video, audio dan juga berperanan sebagai medium komunikasi seperti telefon dan chat membuatkan kewujudan dan fungsi QR-Codes di dalam dunia keperpustakaan kini tidak boleh diendahkan. RUJUKAN Ashford, R. (2010). QR codes and academic libraries: reaching mobile users. College

and Research Library News, 71(10), 526-531. Azonmedia. Diakses pada Julai 21, 2013 dari http://azonmedia.com/en/qrcode-

generator.). Boyden, E. (2012). Using QR codes in the University of Sussex Library: an experiment.

Diakses pada Julai 19, 2013 dari http://www.brightonlibtm.info/wp-content/uploads/2012/03/Using-QR-Codes-in-the-Library.pdf.

Garret, T. (Fall, 2012). QR codes and libraries. Florida Libraries, 55(2), 27-30. Henry, C. L., Vardeman, K. K. & Syma, C. K. (2012). Reaching out: connecting students

to their personal librarian. Reference Services Review, 40(3), 396-407. Hicks, A. and Sinkinson, C. (2011). Situated questions and answere responding to library

users with QR codes. Reference & User Services Quarterly, 51(1), 60-69. Library Success Wiki. Diakses pada Julai, 21 2013 dari

http://www.libsuccess.org/QR_Codes Massis, B. E. (2011). QR codes in the library. New Library World, 112(9/10), 466-469. Narang, S, Jain, V. & Roy, S. (2012). Effect of QR codes on consumer attitudes.

International Journal of Mobile Marketing, 7(2), 52-64. Okazaki, S., Li, H. & Hirose, M. (2012). Benchmarking the use of QR code in mobile

promotion. Journal of Advertising Research, 52(1), 102-117. Phelps, S. F., & Campbell, N. (2012). Commitment and trust in librarian-faculty

relationships: A systematic review of the literature. The Journal of Academic Librarianship, 38(1), 13-19.

Pons, D., et al. (2011). QR codes in use: the experience at the UPV library. College & Undergraduate Libraries, 24(3), 47-56.

Radford, M. L. (2006). Encountering virtual users: a qualitative investigation of interpersonal communication in chat reference. Journal of the American Society for Information Science and Technology, 57(8), 1046-1059.

Ramsden, A. & Jordan, L. (2009), Are students ready for QR codes? Findings from a student survey at the University of Bath, working paper. UK: University of Bath.

Soon, T. J. (2008). QR Code. Synthesis Journal, 3, 59-78. Walsh, A. (2009). Quick response codes and libraries. Library Hi Tech News, 26(5/6), 7-

9. Wave, D. (2003). QR code.com. Diakses pada Julai, 21 2013 dari www.denso-

wave.com/qrcode/index-e.html Whitchurch, Michael J. (2011). QR codes and library engagement. Bulletin of The

American Society for Information Science and Technology, 38(1), 14-17. Wilson, A.M. (2012) QR codes in the library: are they worth the effort? Journal of Access

Services, 9(3), 101-110.





SISTEM MAKLUMAT NUKLEAR ANTARABANGSA (INIS), PLATFOM

PENYELIDIK BERKONGSI MAKLUMAT

aMohd Hafizal Yusof, bRuzilah Ehsan & cIberahim Ali

aPegawai Penyelidik, bPustakawan, cPengarah, Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM),

Agensi Nuklear Malaysia, Bangi, 43000 Kajang, Selangor, Malaysia. [email protected]; [email protected]

ABSTRACT International Nuclear Information System (INIS) is one of databases developed by International Atomic Energy Agency (IAEA) based on Vienna, Austria. The purpose of establishement is to encourage information sharing among the researchers around the world. This system developed by contribution of journal, book, report, thesis and others that covered 49 of subject categories. The member of INIS consist of 152 countries and international bodies auspices of United Nation (UN). Until 2012, there are 3494544 records were indexed and 469,271 are full-text documents. INIS also preserved the documents and maintaince them by INIS Secretariat in Vienna, Austria. There are also document dated back in 1940’s. INIS are free to access. In Malaysia, the responsibility of managing the INIS goes to Information Management Division (BPM), Malaysian Nuclear Agency in Bangi, Selangor. These responsibilities covered the aspect of acquisition of the local publications, indexing and also promotion. One INIS Liaison Officer was appointed to manage the INIS activities in their countries. This paper was presented in order to introduce INIS services among the librarian in Malaysia especially librarian from academic universities and research institutes. Besides that, this paper also focusing on several important criterias such as coverage of the system, response time, target user, quality of document and abilities of the system. Keywords: International Nuclear Information System (INIS); Malaysia; documentation; information centers; information dissemination; information retrieval. ABSTRAK Sistem Maklumat Nuklear Antarabangsa / International Nuclear Information System (INIS) adalah salah satu pangkalan data yang dibangunkan oleh Agensi Tenaga Atom oleh Antarabangsa / International Atomic Energy Agency (IAEA) berpangkalan di Vienna, Austria bertujuan untuk menggalakkan perkongsian maklumat dan pengetahuan para penyelidik khususnya di bidang nuklear serta penyelidik di seluruh dunia amnya. Sistem ini dibangunkan hasil perkongsian bahan penerbitan seperti jurnal, buku, kertas

Mohd Hafizal Yusof, Ruzilah Ehsan & Iberahim Ali


kerja, tesis dan sebagainya yang merangkumi 49 kategori perkara. Ianya hasil sumbangan daripada 152 buah negara anggota dan pertubuhan antarabangsa yang bernaung di bawah Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu (PBB). Sehingga tahun 2012, terdapat 3,494,544 rekod telah dimasukkan ke dalam INIS dan 469,271 daripadanya adalah berteks penuh. INIS adalah diakses percuma. Di Malaysia Agensi Nuklear Malaysia di bawah bidang tugas Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) dipertanggungjawab untuk menguruskan aktiviti INIS. Kertas kerja ini dibentangkan bertujuan untuk memperkenalkanperkhidmatan INIS kepada pustakawan di seluruh Malaysia terutamanya pustakawan dari universiti dan pusat penyelidikan. Selain itu, kertas kerja ini juga turut membincangkan beberapa aspek penting penggunaan INIS seperti liputan, masa carian, pengguna sasaran, kualiti dokumen dan keupayaannya. Kata kunci: Sistem Maklumat Nuklear Antarabangsa (INIS); Malaysia; dokumentasi; pusat maklumat; penyebaran maklumat; capaian maklumat. 1. PENGENALAN Suatu masa dahulu, sebelum internet diperkenalkan, para penyelidik dan pelajar perlu mendapatkan bahan penyelidikan dan pembelajaran mereka di perpustakaan sama ada perpustakaan universiti atau awam di tempat masing-masing. Zaman berubah dan keperluan untuk mendapatkan bahan daripada perpustakaan juga berubah. Dengan penggunaan internet pada era ini, pembangunan pangkalan data dipermudahkan di mana perpustakaan hanya perlu melanggan pangkalan data dan pengguna boleh terus mengaksesnya daripada perpustakaan atau luar daripada perpustakaan melalui alamat laman sesawang yang ditetapkan. Salah satu pangkalan data yang terkenal pada masa kini dan ianya diakses percuma adalah Directory of Open Access Journals. Selain itu, pangkalan data berbayar seperti Science Direct dan Scopus juga adalah pangkalan-pangkalan data yang biasa dilanggan oleh perpustakaan pada masa kini untuk keperluan pengguna. Terdapat juga pangkalan data yang dibangunkan oleh sesebuah badan atau pertubuhan bermatlamat untuk menggalakkan perkongsian maklumat dan pengetahuan ahlinya. Contohnya, Agensi Tenaga Atom Antarabangsa atau International Atomic Energy Agency (IAEA) membangunkan satu pangkalan data khusus untuk para penyelidik di bidang nuklear dan penyelidik di seluruh dunia amnya sebagai platfom perkongsian maklumat dan pengetahuan menerusi penerbitan seperti jurnal, kertas kerja, tesis dan sebagainya. Pangkalan data itu diberi nama Sistem Maklumat Nuklear Antarabangsa atau International Nuclear Information System (INIS). 2. KAJIAN PERPUSTAKAAN INIS dibangunkan oleh IAEA pada tahun 1969 dan mula beroperasi sepenuhnya pada tahun 1970 (Laman sesawang INIS, 2013). Ia beroperasi hasil daripada sumbangan oleh 128 buah negara anggota IAEA dan 24 pertubuhan antarabangsa yang berpusat di Ibu Pejabat IAEA, Vienna, Austria. Seorang Pegawai Penghubung INIS (INIS Liaison Officer) dilantik secara rasmi di setiap negara ahli dibantu oleh seorang pembantu pegawai. Tanggungjawab utama pegawai ini adalah untuk mengurus aktiviti INIS di negara masing-masing. Ia melibatkan perolehan bahan terbitan, pengindeksan dan juga promosi penggunaan INIS dalam kalangan pengguna tempatan. Di Malaysia, Agensi Nuklear Malaysia (Nuklear Malaysia) telah dilantik sebagai agensi penghubung dengan pihak urusetia INIS di Vienna, Austria. Pegawai Penghubung INIS

Sistem Maklumat Nuklear Antarabangsa (Inis), Platfom Penyelidik Berkongsi Maklumat


dan pembantu yang dilantik adalah pegawai-pegawai dari Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM), Agensi Nuklear Malaysia. Pihak Urusetia INIS telah bekerjasama dengan pihak Energy Technology Data Exchange (ETDE) untuk membangunkan piawaian kategori perkara dan hasilnya sebanyak 49 kategori perkara telah diterbitkan meliputi bidang nuklear dan bukan nuklear seperti matematik, alam sekitar, pengurusan pengetahuan, ekonomi dan sosial. Selain daripada itu, pihak Urusetia INIS dengan kerjasama beberapa negara anggota telah bekerjasama dalam menghasilkan pelbagai produk dan perkhidmatan seperti laman sesawang INIS, pembangunan tesaurus dalam beberapa bahasa utama dunia, Pencarian Koleksi INIS (Search The INIS Collection), penerbitan berkaitan INIS dan brosur promosi.

Rajah 1.Laman sesawang INIS 2.1 Pencarian koleksi INIS Koleksi INIS adalah pangkalan data percuma yang boleh diakses oleh sesiapa sahaja di seluruh dunia. Setiap rekod yang dikumpul oleh setiap negara anggota akan diindeks menggunakan perisian yang dikenali sebagai WinFibre. Gerak kerja proses pengindeksan bahan adalah seperti ditunjukkan dalam Rajah 2 di bawah;

Bahan penerbitan (Jurnal, kertas kerja, laporan Pusat INIS Kebangsaan mengindeks bahan penerbitan

Urusetia INIS, Vienna, Austria

-Menjalankan kawalan kualiti

Pengguna boleh mencapai maklumat bibliografik melalui



Sebelum penggunaan pencarian koleksi INIS, pihak Urusetia INIS membekalkan satu CD-ROM yang diterbitkan 4 kali setahun kepada negara-negara ahli untuk pengemaskinian pangkalan data INIS. Kaedah ini dilihat kurang berkesan dan kurang produktif. Pengguna juga memberi maklum balas negatif kerana penggunaannya yang rumit dan teknologi yang tidak relevan dengan perkembangan semasa. Pada tahun 2009, pihak Urusetia INIS telah mengambil inisiatif dengan memperkenalkan satu kemudahan carian berasaskan Google dan menamakannya sebagai Pencarian Koleksi INIS. Pangkalan data baru ini mempunyai paparan yang lebih menarik dan interaktif. Ianya juga dapat meningkatkan ketepatan dalam setiap carian sama ada dalam bentuk bibliografik atau teks penuh. Tambahan pula, terdapat dua kaedah carian yang disediakan oleh pangkalan data yang baru ini; basic search dan advance search.

Rajah 3. Basic Search Basic search adalah pencarian berdasarkan carian teks bebas (rujuk Rajah 3). Manakala, advance search adalah carian yang lebih mendalam dan lebih disukai pengguna kerana ia menggabungkan konsep carian tersedia dan juga perkataan bebas (rujuk Rajah 4). Melalui carian ini, pengguna bebas memilih perkataan diingini dan juga boleh mencari secara multi-carian serta boleh membuang sebarang perkataan yang tidak diingini dalam carian. Konsep carian Boolean telah diadaptasikan ke dalam pencarian koleksi ini untuk memudahkan pengguna. Selain itu, INIS juga telah menyediakan beberapa metadata untuk menyokong carian seperti jurnal yang diindeks



dalam INIS, tesaurus INIS, kategori perkara, jenis penerbitan, tahun penerbitan, nombor rekod dan negara.

Rajah 4. Advance Search 3. PERNYATAAN MASALAH INIS adalah salah satu pangkalan data yang telah diguna pakai oleh kebanyakan universiti dan perpustakaan di Brazil, Jepun dan juga Austria. Selain itu, perpustakaan khusus di pusat penyelidikan terkemuka dunia juga turut menyediakan pautan untuk capaian INIS seperti Bhabha Atomic Energy Center (BARC), India. Penggunaannya adalah bersifat global kerana ianya percuma diakses selain menyediakan perkhidmatan berteks penuh terutamanya hasil sumbangan kertas kerja persidangan-persidangan terkemuka dunia serta sumbangan tertentu pihak bertanggungjawab. Namun begitu, penggunaan INIS di Malaysia adalah tidak memberangsangkan walaupun Malaysia tergolong dalam kelompok 20 negara paling aktif menyumbang dan melayari Pencarian Koleksi INIS kerana capaiannya lebih bersifat individu. Kebanyakan pengguna yang menggunakan INIS adalah terdiri dari mereka yang telah mendapat pendedahan lebih awal mengenai INIS yang terdiri daripada pegawai dan kakitangan Nuklear Malaysia. Nuklear Malaysia melalui Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) telah berusaha untuk mempromosikan penggunaan INIS melalui saluran tertentu seperti mengadakan pameran pada persidangan dan seminar yang bersesuaian selain daripada taklimat di pusat-pusat pengajian tinggi seperti universiti dan pusat penyelidikan. 4. OBJEKTIF Terdapat 3 objektif kertas kerja ini dibentangkan iaitu;

• Memberi pendedahan kepada pustakawan mengenai INIS dan perkhidmatan yang ditawarkan

• Menerangkn secara terperinci mengenai perkhidmatan INIS dari segi kriteria-kriteria tertentu seperti liputan, masa carian, pengguna sasaran, kualiti dokumen dan keupayaan koleksi,

Pengguna boleh menambah

Kotak teks Metadata yang

Pengguna boleh menterjemah carian berdasark

Pengguna boleh membuang teks tidak



• Membuat promosi kepada pustakawan di universiti agar memasukkan pautan INIS ke dalam laman sesawang perpustakaan mereka untuk capaian pengguna mereka.

Ulasan kajian di dalam kertas kerja ini adalah berdasarkan pemerhatian pegawai yang terlibat secara langsung dengan pengurusan INIS di Malaysia. Ulasan yang disediakan adalah berdasarkan kriteria yang dicadangkan oleh sarjana pengajian maklumat seperti Lancaster dan Cleverdon dalam membuat penilaian terhadap persembahan capaian pangkalan data yang terdapat di pasaran ketika ini. 5. ULASAN KAJIAN Menurut Lancaster (1971), terdapat 5 kriteria yang dicadangkan iaitu liputan, kemampuan sistem untuk mencapai bahan dikehendaki serta menghindarkan carian tidak dikehendaki, masa capaian dan jumlah usaha oleh pengguna dalam mencapai maklumat dikehendaki. Cleverdon (1978), telah mencadangkan 6 kriteria iaitu panggilan maklumat, ketepatan, selang masa, usaha, bentuk persembahan maklumat dan liputan koleksi. Jika diamati, terdapat beberapa persamaan di antara dua cadangan kriteria yang dicadangkan oleh dua orang sarjana maklumat yang terkenal ini. Sehubungan itu, dalam mengulas Pencarian Koleksi INIS, beberapa kriteria telah dipilih iaitu liputan, masa carian, pengguna sasaran, kualiti dokumen dan keupayaan koleksi. 5.1 Liputan Menurut Lancaster (1971), liputan merangkumi jenis perisian yang digunakan untuk tujuan pengindeksan, jenis kategori perkara dan bentuk fizikal dokumen yang terdapat di dalam sesebuah sistem. INIS adalah pangkalan data yang mengkhusus dalam bidang nuklear dan aplikasinya. Namun begitu, bidang nuklear adalah disiplin ilmu yang boleh diintegrasi dengan pelbagai bidang seperti pertanian, perubatan, perindustrian, penjanaan tenaga elektrik dan pembuatan. Kesemua bidang yang digariskan juga terlibat dengan berbagai disiplin ilmu lagi seperti alam sekitar, geologi, sains bahan dan sebagainya. Justeru itu, liputan bagi kategori perkara dalam INIS boleh dikategorikan kepada 2 bahagian iaitu bidang nuklear dan aplikasinya serta bukan nuklear, sebagai contoh, tenaga diperbaharui, kejuruteraan, ekonomi, sosial dan pengurusan pengetahuan. Dengan kerjasama Energy Technology Data Exchange (ETDE), INIS telah berjaya membangunkan piawaian bagi kategori perkaranya yang tersendiri merangkumi 49 kategori perkara. Pengindeks juga perlu mengikuti piawaian yang telah ditetapkan. Perisian yang digunakan adalah perisian WinFibre dan rujukan bagi pengindeks adalah INIS References Series No. 1 INIS: Guide to Bibliographic Description Rev. 8, Amend. 3. Sehingga tahun 2012, terdapat hampir 3 juta kandungan maklumat bibliografik dalam INIS dan ia terdiri daripada artikel dalam jurnal, buku, kertas prosiding, paten, laporan teknikal dan sebagainya. Rajah 5 di bawah menunjukkan peratusan perkara yang telah diindeks ke dalam INIS sejak penubuhannya.



Rajah 5. Peratusan kategori perkara di dalam INIS (Sumber: Laman sesawang INIS) 5.2 Masa carian Menurut Salton dan McGill (1983), masa carian adalah merujuk kepada keupayaan sistem untuk memberikan paparan kepada pengguna ketika mencapai maklumat daripada sesuatu pangkalan data atau sistem dalam sela masa yang tertentu. Masa tindak balas ini juga dipengaruhi oleh pelbagai faktor seperti teks carian yang digunakan, kelajuan internet semasa, saiz pangkalan data, tapak asal pangkalan data dan organisasi yang menguruskan pangkalan data tersebut. Pihak urusetia INIS juga bertanggungjawab untuk menyelenggara pangkalan data INIS dari semasa ke semasa. Pencarian Koleksi INIS juga turut memaparkan masa carian untuk setiap carian yang dilakukan oleh pengguna. Rajah 6 di bawah menunjukkan masa carian dipaparkan untuk memberi maklumat kepada pengguna tempoh masa carian mereka.

Rajah 6. Paparan masa carian di skrin Koleksi Pencarian INIS

Masa carian



5.3 Pengguna sasaran INIS adalah satu pangkalan data yang dibangunkan hasil daripada kerjasama negara anggota serta pertubuhan antarabangsa. Ianya digunakan di seluruh dunia dan diakses oleh pustakawan, penyelidik, pensyarah, pelajar dan juga pihak berkepentingan dalam bidang sains dan teknologi. Walaupun dilihat secara kasar, koleksi ini lebih menjurus kepada aspek teknologi nuklear, namun ia juga merangkumi berbagai bidang dalam sains dan teknologi. Selain itu, pakar ekonomi dan juga sarjana dalam beberapa bidang lain juga boleh mengakses pangkalan data ini sebagai rujukan tambahan untuk penyelidikan dan pembelajaran mereka. Di negara-negara seperti Jepun, Korea dan India, INIS diterima baik dan beroperasi di perpustakaan-perpustakaan utama mereka dengan harapan pengguna mereka dapat mengakses berbagai saluran sumber maklumat di atas talian dan tidak hanya menumpu pada sesebuah sumber carian sahaja. 5.4 Kualiti dokumen Setiap dokumen yang dihantar ke INIS perlu melalui Pusat INIS yang terdapat di negara masing-masing. Justeru itu, pengindeks terlibat perlu menjalani latihan yang disediakan oleh pihak Urusetia INIS sebelum layak untuk mengindeks dokumen ke INIS. Pengindeksan dokumen perlu menggunakan perisian WinFibre yang dapat menyemak semula input yang dimasukkan sama ada betul atau tidak (rujuk Rajah 7). Perisian ini juga telah menyediakan contoh bagi setiap jenis dokumen yang diindeks. Dokumen yang telah siap diindeks akan dihantar ke Urusetia INIS di Vienna, melalui emel atau pelayan (server). Setiap rekod yang diterima akan disemak oleh pakar dan sebarang pembetulan akan dihantar semula kepada negara pengindeks. Bagi setiap Pusat INIS yang dilantik, mereka diwajibkan untuk mengindeks sebarang penerbitan yang dihasilkan di negara masing-masing. Oleh itu, mereka bertanggungjawab untuk mengesan dan mengindeks sebarang penerbitan yang diterbitkan dalam negara sendiri.

Rajah 7. Perisian WinFibre (kiri) digunakan untuk mengindeks rekod INIS Sehubungan itu, pertindihan rekod tidak akan wujud kerana setiap negara bertanggungjawab dengan bahan penerbitan di negara masing-masing. INIS juga terkenal kerana turut menyediakan bahan penerbitan berteks penuh yang dikenali sebagai Grey Literature atau Non-Conventional Literature (NCL). Karya berteks penuh ini adalah disumbang oleh Pusat INIS secara sukarela ataupun melalui perjanjian yang



telah disepakati bersama. Sehingga kini terdapat 469,271 rekod berteks penuh telah diinput ke INIS dan setiap rekod ini telah dijaga keasliannya oleh pihak INIS. 5.5 Keupayaan koleksi Pencarian Koleksi INIS yang dibangunkan berasaskan teknologi Google ini dilihat mempunyai banyak kelebihan berbanding pangkalan data yang lama. Melalui koleksi ini, pengguna boleh membuat carian Basic Search dan Advance Search. Selain itu, khidmat tapisan maklumat juga disediakan di paparan carian (Rujuk Rajah 8). Pengadaptasian koleksi dengan laman sesawang kategori perkara juga membolehkan pengguna untuk membuat carian menggunakan kategori perkara yang diminati (Rujuk Rajah 9). Sebagai contoh, pengguna yang terlibat dalam bidang pengurusan pengetahuan boleh membuat carian berasaskan subjek itu sahaja dan boleh melihat pengemaskinian rekod setiap kali membuat carian dari semasa ke semasa.

Rajah 8. Khidmat tapisan disediakan untuk pengguna menapis carian mereka

Rajah 9. Carian menggunakan kategori perkara



Melalui Advance Search, pengguna juga boleh membuat carian berdasarkan metadata yang disediakan seperti jenis penerbitan, tahun penerbitan, tesaurus dan juga negara penerbit (Rujuk Rajah 10). Perkembangan terkini, pihak Urusetia INIS juga turut memasukkan senarai persidangan yang akan dijalankan supaya pengguna mendapat sedikit informasi berkenaan persidangan-persidangan yang berlangsung di seluruh dunia (Rujuk Rajah 11). Tujuan fungsi tambahan ini adalah untuk menjimatkan masa carian dan maklumat yang lebih tepat diperolehi. Kesimpulannya, INIS mempunyai keupayaan untuk menapis maklumat yang dipaparkan berdasarkan kehendak pengguna di samping keupayaannya untuk menghindarkan pengguna daripada mendapat maklumat yang tidak dikehendaki melalui penyediaan metadata-metadata tertentu serta paparan tapisan yang lebih mesra pengguna.

Rajah 10. Carian terperinci menggunakan metadata yang disediakan

Rajah 11. Paparan senarai persidangan yang akan dijalankan untuk informasi tambahan pengguna



6. CADANGAN DAN PENUTUP Bagi memantapkan lagi penggunaan INIS di Malaysia, pihak Nuklear Malaysia mengharapkan kerjasama daripada pustakawan seluruh negara terutamanya pustakawan di universiti dan institut penyelidikan untuk sama-sama berusaha menjayakan aktiviti INIS.

• Promosi perlu dijalankan dan kerjasama daripada pihak pustakawan diperlukan untuk turut serta menjayakan setiap aktiviti INIS yang dianjurkan.

• Pustakawan boleh menyediakan pautan bagi INIS di setiap laman sesawang pangkalan data yang disediakan oleh perpustakaan supaya pengguna sedar tentang kewujudan INIS dan seterusnya menggunakan koleksi ini untuk mencapai makumat yang dikehendaki.

• Pihak Nuklear Malaysia juga bersedia untuk memberikan taklimat di perpustakaan untuk memberi pendedahan kaedah menggunakan INIS dengan betul pada bila-bila masa dikehendaki.

RUJUKAN Azizah Jaafar (1997). INIS dan kejayaannya sebagai sistem maklumat nuklear

berkomputer antarabangsa terunggul. Buletin Nuklear Malaysia, 30, 16-23. Bawden, D. & Robinson, L. (2012). Introduction to Information Science. London: Facet

Publishing. Cleverdon, C. W. (1974). User evaluation of IRS. Journal of Documentation, 30(2), 170-

180. Dobrica, S. (2009). INIS and international cooperation in nuclear information. Nuclear

Information and Nuclear Knowledge Newsletter, 7, 2. INIS database now available free of charge. Nuclear News. 51(7):56-57. Retrieved from

http://www.iaea.org/INIS/Products-services/Articles/index.html. Lancaster, F. W. (1971). Information retrieval system: characteristics, testing and

evaluation. 2nd ed. New York: John-Wiley. Levine, E. (2009). Nuclear Power INIS on internet. Online, 33(4), 31-34. Retrieved from

http://www.iaea.org/INIS/Products-services/Articles/index.html. Mohd Hafizal Yusof, Habibah Adnan & Samsurdin Ahamad (2011). International Nuclear

Information System (INIS): Researcher platform for knowledge sharing. In: Nuclear Technical Convention (NTC) 2011. 13-15 Sept. 2011.

Rashkova, N. & Georgieva, A. (2004). Role of the National INIS Centre in the knowledge preservation programme. In: Proceeding of International Workshop Education and Knowledge Preservation in Nuclear Sciences in the Balkan Countries. 21-26 June 2004. Bulgaria. 1-4

Salton, G., & McGill, M. J. (1983). Introduction to modern information retrieval. New York: Mcgraw-Hill.

Samsurdin Ahamad (1984). INIS in Malaysia. Warta Nuklear. Unit Tenaga Nuklear. Todeschini, C. (2010). The INIS, the first 40 years (1970-2010). Vienna, Austria: IAEA.





SISTEM REPOSITORI DOKUMEN KERAJAAN DALAM

PELAKSANAAN PENGURUSAN PROJEK

1aMohd Abdul Halim Sulaiman & 2bSiti Khairiah Yusof

aPegawai Teknologi Maklumat, bPustakawan 1Bahagian Pengurusan Maklumat, Jabatan Perkhidmatan Awam,

Bangunan MKN-Embassy Techzone Blok A, No. 3200 Jalan Teknokrat 2, 63000 Cyberjaya, Sepang, Selangor Darul Ehsan, Malaysia.

2Perpustakaan Sultan Abdul Samad, Universiti Putra Malaysia, 43400 UPM Serdang, Selangor Darul Ehsan, Malaysia. [email protected]; [email protected]

ABSTRACT Nowadays the use of Information and Communication Technology (ICT) is growth rapidly from individual to the organization. In line with the policy of 1Malaysia: “Rakyat didahulukan, Pencapaian Diutamakan”, the use of ICT as a tool to increase government services is widely used. Introduction to Government Gateway and No Wrong Door concept allows people to get services through the use of ICT as a medium of public sector service delivery. However, the evolutions of ICT have an impact on the planning and implementation of ICT-related projects. The top management level in government department should understand the goals of the use of ICT in improving the quality of provided services. To ensure the quality and interoperability of ICT projects in the public sector, various instructions and guidelines have been produced as a reference. However, through observation, evaluation and participation in high-impact projects in the public sector, it is found that one of the factors in the failure of ICT projects in the public sector is due to weaknesses in project management and lack of understanding of the technical complexities. The factor of less time to make a feasibility study involving the search of information related to ICT projects which to be implemented. To ensure that the failure can be reduced, the use of centralized repository for such documents should be established. Proof-off approach-Concept has been carried out in accordance with the implementation of ICT projects involved. At the beginning of the use of the repository will support the Project Management work in the process of planning, preparing, implementing and managing ICT project needs. By using this repository, it is can be guaranteed that the quality of ICT projects and updating of these documents is effectively. Keywords: Repository system; management of ICT projects; government documents; quality; Malaysia.

Mohd Abdul Halim Sulaiman & Siti Khairiah Yusof


ABSTRAK Di alaf baru ini, penciptaan dan penggunaan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) dari peringkat individu sehingga kepada organisasi dilihat semakin meningkat setiap masa. Selari dengan dasar 1Malaysia: Rakyat didahulukan, Pencapaian Diutamakan, penggunaan ICT sebagai pemudah cara kepada perkhidmatan yang ditawarkan oleh agensi kerajaan sedang giat dibangunkan. Pengenalan kepada Gerbang Kerajaan dan konsep No Wrong Door membolehkan rakyat mendapatkan perkhidmatan melalui penggunaan ICT sebagai salah satu medium penyampaian perkhidmatan sektor awam. Namun evolusi ICT yang pantas sedikit sebanyak memberi impak kepada perancangan dan pelaksanaan projek berkaitan ICT. Ini memerlukan kepada satu penyelarasaan menyeluruh di semua peringkat kumpulan pelaksana agar mengetahui dan memahami matlamat penggunaan ICT dalam meningkatkan mutu perkhidmatan yang diberikan. Dalam memastikan kualiti dan saling kendali (interoperability) projek ICT di sektor awam terjamin, pelbagai arahan dan garis panduan telah dikeluarkan untuk dijadikan sebagai rujukan. Namun, melalui pemerhatian, penilaian dan penglibatan dalam projek berimpak tinggi di sektor awam, didapati salah satu faktor kegagalan sesuatu projek ICT di dalam sektor awam adalah kerana kelemahan dari segi aspek pengurusan projek serta kurang pemahaman terhadap kompleksiti teknikal. Faktor ini didorong oleh tiada masa diperuntukkan untuk membuat kajian kebolehlaksanaan yang melibatkan carian maklumat berkaitan dengan projek ICT yang akan dilaksanakan. Bagi memastikan faktor kegagalan ini dapat dikurangkan, penggunaan repositori berpusat bagi dokumen-dokumen sebegini perlu diwujudkan. Pendekatan Proof-off-Concept telah dilaksanakan dengan mengikut pelaksanaan projek ICT yang terlibat. Pada permulaan penggunaan repositori ini akan membantu kumpulan kerja Pengurusan Projek dalam proses merancang, menyedia, melaksana dan mengawal keperluan projek ICT. Didapati dengan menggunakan repositori sepusat ini kualiti projek ICT dapat dijamin serta pengemaskinian terhadap dokumen-dokumen ini dapat dilakukan mengikut perubahan semasa. Kata kunci: Sistem repositori; pengurusan; projek ICT; dokumen kerajaan; kualiti; Malaysia. 1. PENGENALAN Pengurusan Projek merupakan satu bidang pengetahuan yang amat penting dalam pembangunan sesebuah projek. Adalah menjadi kebiasaan dalam tadbir urus sektor awam pegawai yang bergred tinggi dan paling berpengalaman akan dilantik menjadi pengurus sesuatu projek. Walau bagaimanapun, kedua-dua kriteria ini dilihat tidak lagi menjamin kejayaan sesebuah projek tersebut. Kelebihan memahami keperluan pengguna secara keseluruhan adalah kunci utama yang memastikan perlaksanaan sesuatu projek itu benar-benar memberi impak kepada organisasi. Oleh itu, keperluan pengguna ini perlu didokumenkan dan dipersetujui oleh pihak yang berkepentingan. Dokumen spesifikasi keperluan pengguna (SRS) ialah dokumen yang amat penting dalam memastikan pengguna dapat memahami dan menerangkan keperluan secara terperinci. Dokumen ini merupakan alat komunikasi di antara pelanggan dan kumpulan pembangunan projek yang mewujudkan persefahaman mengenai keperluan kedua-dua pihak. Penggunaan satu piawaian menggalakkan interoperability (terminologi, konsep dan prosedur yang sama) tetapi dalam konteks pembangunan perisian, dasar sangat penting dan menjadi satu keperluan untuk memperincikan kandungan dan spesifikasi sistem. Terdapat beberapa agensi yang dipertanggungjawab dalam mengeluarkan polisi, garis panduan dan standard berkenaan ICT di Malaysia seperti Unit Pemodenan Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri,

Sistem Repositori Dokumen Kerajaan dalam Pelaksanaan Pengurusan Projek


Kementerian Penerangan dan Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi MOSTI. Setiap agensi ini mengutarakan permasalahan berbeza berdasarkan teknologi piawaian dan spesifikasi seni bina sistem, antaramuka, pengumpulan data, metadata, penilaian dan pengaksesan yang berbeza. Oleh itu, satu repositori mengandungi semua dokumen kerajaan yang telah dikeluarkan oleh pelbagai agensi kerajaan ini sangat penting untuk diwujudkan bagi memudahkan kumpulan pengurusan projek membuat perancangan dan penyelidikan. 2. SISTEM REPOSITORI DOKUMEN KERAJAAN Sistem repositori yang dibangunkan ini adalah satu tempat pengumpulan dan penyimpanan dokumen kerajaan yang melibatkan akta, prosedur, pekeliling, polisi, garis panduan, standard, surat arahan, surat edaran dan surat pekeliling yang berkaitan pengurusan projek ICT. Kesemua dokumen ini dikenalpasti, dikumpul, dikelaskan, diindekskan dan dideposit dalam satu repositori bagi memudahkan proses pencarian dan dapatan semula mengikut keperluan maklumat pengguna. Kepentingan mewujudkan repositori ini adalah sejajar dengan Pelan Strategik ICT Sektor Awam (2013-2015). Berikut adalah rajah yang menunjukkan kerangka Pelan Strategik ICT Sektor Awam :

Rajah 1. Kerangka pelan strategik ICT sektor awam (2013-2015)



2.1 Objektif kajian Sistem ini dibangunkan dengan objektif berikut :

• Mengumpulkan semua bahan secara sistematik dan berpusat. • Sumber maklumat utama bagi penjawat awam yang terlibat dalam projek ICT

kerajaan. • Sumber maklumat terkini dan lengkap menyimpan bahan dalam pelbagai format

bagi agensi yang terlibat dalam mengeluarkan arahan dari semasa ke semasa.

Repositori yang dicadangkan ini turut menggalakkan dan memperkembangkan konsep Requirement Reuse dalam semua projek ICT kerajaan. Merujuk kajian Castano, S. dan De Antonellis, V.(1993), ‘Requirement Reuse’ ialah konsep menggunapakai semula keperluan yang telah didokumenkan pada projek-projek terdahulu kepada projek baharu yang akan dilaksanakan. Ini akan meningkatkan produktiviti dan kualiti dalam perancangan projek baharu kerana mengurangkan masa, tenaga dan risiko kegagalan. Dilihat usaha mengumpul, mengurus dan berkongsi dokumen kerajaan secara berpusat ini masih kurang diamalkan oleh mana-mana agensi kerajaan. Justeru itu, institusi perpustakaan adalah organisasi paling sesuai mengambil inisiatif mempergiat usaha perkongsian sumber maklumat yang sangat releven dalam membantu melicinkan proses perancangan projek terutamanya projek pembangunan ICT. Merujuk kajian Robert Vaagan dan Sigrid Holm (2004), nilai pustakawan adalah diukur dengan khidmat pelanggan, intelektual, pengurusan rekod, pengaksesan maklumat dan literasi maklumat. Di sini kita boleh melihat betapa pentingnya peranan pustakawan dalam membantu menyedia akses kepada maklumat yang tepat kepada pengguna. Ini kerana, bahan maklumat yang banyak dan tidak setempat boleh mengganggu proses dapatan semula dan membuang banyak masa pengguna. Pustakawan memainkan peranan besar dalam proses pencarian maklumat yang tepat, cepat dan releven kepada pengguna. Merujuk kajian Sueli Angelica Do Amaral (2005), konteks perkhidmatan perpustakaan di era teknologi maklumat ini lebih memudahkan proses menyebarkan maklumat secara lebih efisien dan efektif. Oleh itu bertepatan dengan konsep maklumat setempat dalam sistem repositori ini, pengguna hanya perlu mengetahui skop dan ciri-ciri projek ICT yang akan dilaksanakan dan pengaksesan ke repositori ini membantu memudahkan dapatan maklumat yang diperlukan. 2.2 Persoalan kajian Dalam membangunkan repositori ini, 2 persoalan telah dikemukakan bagi memastikan repositori yang dibangunkan boleh mencapai objektif yang ditetapkan iaitu :

• apakah yang dapat ditawarkan oleh repositori yang dibangunkan? dan • untuk siapa repositori ini dibangunkan?

Bagi menjelaskan persoalan tersebut boleh diambil daripada 2 sumber. Sumber pertama diperolehi daripada soal selidik yang telah dijalankan oleh pihak MAMPU. Sumber kedua pula diperolehi daripada penerbitan oleh ahli akademik dan perjawat awam sendiri. Hasil daripada kertas kerja ini membolehkan pegawai perkhidmatan awam di setiap agensi yang dipertanggungjawab terhadap pembangunan projek ICT dapat menggunakan model yang sama untuk membangunkan satu repositori berkaitan dokumen kerajaan bagi pengurusan projek.



3. METODOLOGI Kajian ini menggunakan kaedah pemerhatian dan analisa data yang diperolehi daripada pihak yang berkenaan. 4. PENEMUAN 4.1 Definasi projek ICT sektor awam Dalam penghasilan kertas kerja ini, definasi projek ICT itu perlu difahami. Bagi sektor awam definasi projek ICT ini boleh dirujuk melalui Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 5 Mac 2010 berkenaan Panduan Pelaksanaan Pengurusan Projek ICT Sektor Awam. Berdasarkan definasi yang diberikan, projek pengkomputeran yang melibatkan salah satu atau gabungan jenis-jenis projek ICT berikut:

a) Kajian ICT b) Perancangan strategik ICT c) Pembangunan sistem aplikasi d) Perolehan perkakasan dan perisian komputer e) Peningkatan sistem ICT f) Perluasan sistem ICT g) Pematuhan dan pengukuhan ICT h) Perkhidmatan ICT

4.2 Faktor kegagalan projek ICT Berdasarkan kajian yang dilakukan yang melibatkan 101 orang responden yang terdiri daripada 18 kementerian, 39 Agensi dibawah kementerian, 8 SUK dan 38 PBT didapati terdapat projek ICT yang dilaksanakan telah diketegorikan kepada projek terbengkalai. Rujuk jadual 1.

Jadual 1. Senarai agensi dan bilangan projek yang telah dilaksanakan Secara Dalaman Secara Luaran Kem Agensi SUK PBT Kem Agensi SUK PBT Berjaya 18 30 7 17 17 36 6 28 Mencabar 8 10 5 4 13 22 6 19 Terbengkalai 5 3 3 4 2 6 2 2

Kegagalan pelaksanaan projek ICT ini seringkali melibatkan peningkatakan kos pembangunan projek, pelanjutan tempoh pelaksanaan projek dan paling menakutkan apabila produk ICT yang diterima tidak memenuhi keperluan pengguna itu sendiri. Kegagalan ini sebenarnya memberi impak yang besar kepada perkhidmatan awam. Dengan dasar Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan, rakyat mula menilai pelaburan yang dibuat melalui pembayaran cukai dengan melihat kepada kepuasan mendapatkan perkhidmatan, efiksien perkhidmatan yang ditawarkan serta effektif perkhidmatan yang diberikan. Hasil daripada penemuan Kajian Audit oleh Jabatan Audit Negara salah satu sebab utama kegagalan pelaksanaan sesuatu projek ICT adalah kelemahan dalam pengurusan projek. Namun kegagalan Projek ICT bukan sahaja di alami di negara ini sahaja, bahkan ia lebih teruk di Amerika apabila satu akta yang dipanggil Clinger-Cohen telah di wujudkan pada tahun 1996 yang menekankan kepada pengurusan projek ICT di negara tersebut.



Kertas kerja ini hanya akan tertumpu kepada pengurusan projek dalam bidang ICT di sektor awam bagi memastikan interoperability system yang dibangunkan sejajar dengan pelan strategik, arahan dan garis panduan yang telah disediakan. 4.3 Kelemahan dalam pengurusan projek Berdasarkan kepada laporan-laporan yang dikeluarkan oleh pihak bertanggungjawab dalam pelaksanaan projek ICT di sektor awam, dapat dirumuskan bahawa di antara faktor yang mempengaruhi kepada kompleksiti pelaksanaaan projek di sektor awam adalah pengaruh politik , struktur organisasi serta pengetahuan teknikal. Diterangkan secara ringkas berkenaan faktor tersebut dalam rajah seperti di bawah:

Rajah 2. Faktor-faktor kelemahan dalam pengurusan projek

4.3.1 Kompleksiti pengaruh politik Sememangnya ICT merupakan alat pemudahcara kepada peningkatan perkhimatan yang diberikan, namun tidak semua perjawat awam yang berkepentingan memahami akan penggunaan ICT. Penyelesaian yang selalu diambil adalah penggunaan ICT tanpa mengira kelebihan dan kekurangannya. Pelaksanaan ICT berdasarkan senario politik seringkali di anggap sebagai projek ‘Wahyu’ di sektor awam. Melalui pelaksanaan projek sebegini, tempoh masa yang diberikan adalah tidak realistik dan ini akan menimbulkan masalah. Faktor kedua berkaitan kompleksiti pengaruh politik adalah ia bersifat dinamik. Ini dapat dilihat apabila faktor kepentingan peribadi, masa, kos dan sumber manusia tidak di ambil kira dalam perancangan sesebuah projek. 4.3.2 Kompleksiti struktur organisasi Penglibatan beberapa agensi di dalam sesebuah projek ICT menyebabkan agensi terlibat akan bertindak untuk menjaga kepentingan masing-masing. Hieraki agensi pelaksanaan dilihat memainkan peranan yang penting bagi memastikan perlaksaaan projek diterima pakai. Selain itu, perlaksaan pengurusan perubahan (change management) turut menyumbang kepada kompleksiti. Ini kerana ICT memberi impak besar kepada individu secara khusus dan kepada organisasi secara umumnya. 4.3.3 Kompleksiti pengetahuan teknikal Memahami secara keseluruhan keperluan infrastruktur dan infostruktur projek ICT memerlukan pengalaman serta kemahiran. Pengetahuan terhadap integrasi sistem dan pelaksanaan pengurusan bencana diperlukan bagi memastikan pelaksana projek dapat dijalankan dan beroperasi dengan berkesan. Namun teknologi ICT yang setiasa pesat berkembang seringkali menampakkan projek ICT yang dibangunkan tidak selari dengan perkembangan terkini sekiranya faktor tempoh masa yang panjang diambil kira. Salah

Kompleksiti politik

Kompleksiti pengetahuan teknikal

Kompleksiti struktur

organisasi



satu contoh kompleksiti pengetahuan teknikal boleh digambarkan seperti rajah di bawah :

Rajah 3. Contoh pemetaan yang menunjukkan kompleksiti pengetahuan teknikal 5. PENUTUP Model yang dicadangkan ini, membolehkan pengurusan projek mengetahui dan memahami keperluan pengguna dengan mengambill kira hubungkait maklumat melalui sumber sebenar. Pengumpulan dokumen merupakan satu tugas yang agak mencabar memenadangkan terdapat beberapa agensi bertanggungjawab bagi mengeluarkan arahan, garis panduan dan polisis berkaitan ICT. Pengumpulan dokumen ini boleh dilaksanakan apabila ia mendapat sokong daripada agensi-agensi ini untuk memasukkan dokumen ini di dalam repositori yang disediakan. Ini kerana semakin banyak dokumen dapat dicapai dalam repositori, akan dapat meningkatkan produktiviti (mengguna pakai keperluan yang telah dinyatakan di dalam dokumen berkaitan daripada dinyatakan daripada awal), kualiti (memastikan memenuhi keperluan stakeholder) dan interoperability (Standard). RUJUKAN Castano, S. & De Antonellis, V. (1993). Reuse of conceptual requirement specifications.

Requirements Engineering. Proceedings of IEEE International Symposium, 121-124.

Choice Matrix for open source software. Retrieved July 21, 2013 from http://www.ir-africa.info/choice-matrix.

Do Amaral, S. A. (1995). Library services for social development: some considerations. IFLA Journal, 21(1), 19-25.

Fox, R. (2004). Moving from data to information. OCLC Systems & Services; 20(3): 96-101.

Krueger, C. W. (1992). Software reuse. ACM Computing Surveys, 24(2): 131-183.



Morales, E. (2000). The future of the library: a view from Mexico. New Library World, 101(5), 212-221.

Oswitch, P. A. (1990). The role of the information professional in development. Information Development, 6(1), 28-34.

Ramayah, T. (2006). Interface characteristics, perceived ease of use and intention to use an online library in Malaysia. Information Development, 22(2), 123-133.

Norman Md Yusof (2010 Mac, 5). Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU: Panduan Pelaksanaan Pengurusan Projek ICT Sektor Awam. Putrajaya, Malaysia: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan.

Toval, A., Carrillo-de-Gea, J. M., Carrillo-de-Gea, J. M., Fernandez-Aleman, J. L. & Toval, R. (2011). Learning systems development using reusable standard-based requirements catalogs. Global Engineering Education Conference (EDUCON) IEEE, 907-912.

Vaagan, R. & Holm, S. (2004). Professional values in Norwegian librarianship. New Library World, 105(5/6), 213-217.

Zainab, A. N. (2013). Open access repositories and journals for visibility: Implications for Malaysian libraries. CoRR abs/1301.5387. Retrieved from http://http://arxiv.org/abs/1301.5387.





TECHNOSTRESS IN LIBRARIES: A PRELIMINARY INVESTIGATION

Zahril Shahida Ahmad, Noorsuzila Mohamad & Ratnawati Sari Mohamad Amin

Librarian

Perpustakaan Peringatan Za’ba, Universiti Malaya 50603 Lembah Pantai, Kuala Lumpur, Malaysia

[email protected]; [email protected]; mailto:[email protected] ABSTRACT The revolution of technology gives great impact to the library and information services. Library activities such as cataloguing, acquisition, circulation and reference and user education have been improved by the introduction of the technological tools. Although the revolution of technology improved the quality of services offered by the library to its patron, yet it has also on the other hand, brought forth a problem in the workplace, that is a kind of stress related to computer technology known as “technostress”. This kind of stress will affect a librarian’s attitudes towards accepting technology in their work environment. They may avoid and resist using computer. This avoidance and resistance is impractical in the world of new and advanced technology today. Thus, various effects of technostress must be analysed so that librarians can be trained in order to cope with technology stress. Literature review was undertaken to understand the effects of technological change on libraries as well as librarians’ attitudes towards technology. This paper reports on a preliminary investigation on technostress in an academic library in Malaysia. It also provides information about librarians who face difficulties to accept and to keep up with the new and advanced technology, as well as experienced computer related stress i.e. technostress. It is hoped that the findings will help libraries and librarians to formulate ideas and strategies to minimise technostress, that will create positive attitudes of accepting technology in order to provide quality services and to exploit information to its maximum utilization.

Keywords: Technology stress; stress; technostress; libraries; librarians; library management. ABSTRAK Revolusi teknologi memberi impak yang besar kepada perkhidmatan perpustakaan dan teknologi maklumat. Aktiviti perpustakaan seperti pengkatalogan, perolehan, sirkulasi yang dan rujukan serta pendidikan pengguna telah bertambah baik dengan pengenalan alat-alat teknologi. Walaupun revolusi teknologi meningkatkan kualiti perkhidmatan ditawarkan oleh perpustakaan untuk pengguna, namun ia juga sebaliknya memberi



masalah tekanan di tempat kerja yang berkaitan dengan teknologi komputer yang dikenali sebagai "technostress". Tekanan ini memberi kesan kepada sikap pustakawan untuk menerima perubahan dan kewujudan teknologi dalam persekitaran kerja mereka. Pustakawan mungkin mengelak menggunakan komputer dalam menjalankan tugas harian. Ini merupakan kekangan yang tidak seharusnya berlaku dalam dunia teknologi yang canggih hari ini. Oleh itu, pelbagai kesan “technostress” mesti dikaji supaya pustakawan boleh dilatih untuk menghadapi tekanan yang disebabkan oleh teknologi. Kajian literatur dilakukan untuk memahami kesan perubahan teknologi di perpustakaan serta sikap pustakawan terhadap teknologi. Kertas kerja ini melaporkan kajian rintis mengenai “technostress” di perpustakaan akademik di Malaysia. Juga mengenalpasti sumber dan kesan teknologi ke atas pustakawan. Adalah menjadi harapan agar penemuan ini akan membantu perpustakaan dan pustakawan untuk merumuskan idea dan strategi bagi mengurangkan “technostress” dan mewujudkan sikap positif terhadap teknologi agar dapat menyediakan perkhidmatan yang berkualiti dan untuk mengeksploitasi maklumat ke tahap penggunaan yang maksimum. 1. INTRODUCTION Computer technology has become increasingly integrated into libraries in developing countries (Safahieh & Asemi, 2010). The rapid change of computer technology has affected society as a whole, and particularly academic libraries, by giving users new options of library services and changing the way academic librarians work. Before the introduction of computers, libraries were book-focused institutions. There were just print card catalogs and library routine such as acquisitions, cataloging and circulation were done via paper or managed by using print ledgers, pens and card pockets (Safahieh & Asemi, 2010). Twenty years ago, technology in libraries revolved around automation (Tiemo, 2010). The use of technology in library improves and enhances library resources and services. The technological revolution has undoubtedly brought along many changes in the workplace today. Although it has allowed work to be carried out faster and efficient, many employees are not comfortable with the implementation of technology as it involves change and uncertainty (Ungku Ahmad, Mohd Amin & Wan Ismail, 2009). As technology evolves, librarians’ skills and qualifications become vital concern. Thus, the modern librarian should be a professional that possesses standards and values that function effectively and smoothly in a technological environment (Gerolimos & Konsta, 2008). Shepard (2004) in his study suggested that in order for computer users to experience less stress, they have to keep up with rapid change of technology and take part in some form of training on a regular basis. With the rapid growth of technology, people are struggling to keep up with technology. Some people have increased their usage of technology and are comfortable with it, while others still do not use much technology and are not comfortable using it. As a result they experience additional stress known as ‘‘technostress’’ or technology stress. Technostress according to Craig Brod (1984) is ‘a modern disease of adaptation caused by inability to cope with the new computer technologies in a healthy manner’. Academic librarians who experience technology stress have to adapt to technological demands in cataloging and classification, reference, acquisition, circulation and user education. The fear of not being able to locate the information and information sources create stress among them. With library automation here to stay, ‘technostress’ has entered our vocabulary (Sami, Pangannaiah, 2006). This study attempts to provide information to enable an understanding of technology stress creators and sharing new ideas and techniques in managing technology stress. It also reports finding of a preliminary investigation study among librarians who use technology in their daily tasks. It is hoped that the findings of this study would be

Technostress in Libraries: a Preliminary Investigation


beneficial to librarians and enhance the knowledge of librarian and library managers about possible issues in library automation and organizational change. 2. OBJECTIVE OF THE STUDY The objective of this study is to investigate the causes, effects and coping strategies of technostress among academic librarians in an academic library in Malaysia. This study was considered important as technology growth is rapid and librarians are expected to keep up with this change and be information technology literate to carry out responsibilities adequately. The study focused on three main areas:

1. To identify the causes of technostress among academic librarians. 2. To identify the effects of technostress among academic librarians. 3. To identify the coping strategies of technostress among academic librarians.


3.1 Definition of technostress

The nature of workplace has changed dramatically because of technology. As technology evolves, library operations are changing rapidly and library personnel need to adapt to a new plans, tasks and activities (Al-Qallaf, 2006). Changes in the technological and organizational environment, as well as escalating job demands, all add to the stress (Mak, Sockel, Bucholzz and Webb, 2010). Due to fast-paced technological change and new skill requirements, information professionals are increasingly required to renew their skills and practice in order to gain an awareness of technological awareness (Kamila, 2009). Technology stress defined by Craig Brod (1984) as ‘a modern disease of adaptation caused by inability to cope with the new computer technologies in a healthy manner’. ‘‘Technostress’’ is also labeled by researchers with various terms like ‘technophobia’, ‘cyberphobia’, ‘computerphobia’, ‘computer anxiety’, ‘computer stress’, ‘negative computer attitudes’ (Wang, Shu, and Tu, 2008). Although Brod (1984) looked at ‘technostress’ as a disease, other researchers considered it more as an inability to adapt to changes brought by technology. Ungku Norulkamar (2009) in her studies referred to Davis-Milis’s definition of ‘technostress’ that is ‘technostress’ is identified as a condition whereby a person has to adapt to new technology especially when there is inadequacy of the equipment, support or the technology itself. Bloom (1985) stated that the scarcity of computer ability and experience are the major causes of computer-related technology stress. Thus, ‘technostress’ can be defined as a reflection of one’s fear, tenseness, stress and anxiety while learning and using computer technology that ends in psychological and emotional repulsion and prevents from further learning or using computer technology (Wang, Shu, and Tu, 2008). 3.2 Causes of technostress

Lisa A. Ennis (2005) discovered 6 primary causes of technostress; pace of technological change due to the fast changing of technology, lack of training because the employers did not provide adequate training to the employees, increased workload due to the various options offered by technology, lack of standardization because technologies that



did the same thing often required unique commands for each interface which frustrated the librarians, reliability of technology due to the frequent crashes and slow connections were a source of frustration and the changing role of librarian. Based on that, she designed a survey and the result showed that pace of change and lack of standardization appeared the most stressful. Tiemo & Ofua (2010) in their research findings stated that librarians in the academic libraries experience technological stress when they use computer related technologies. Their study again showed that causes of technostress are rapid of technological change besides of lack of technical support and negative attitude towards computer and inadequate technical support. Sellberg & Susi (2013) categorised causes of technology stress into five categories; technology lacks in usability due to the dysfunctional system and information flow breakdown, problems with overview and synchronization of information occurred when the information stored in different places and media has the problem with synchronization of information and causing disruptions and delays to the functional system, a lack of knowledge among staff on how the technology is supposed to be used, technology contributes to fragmentation of work tasks, and technology drives a high work pace and long work-days due to the organizational demands on high level of service and accessibility that force employees to perform many tasks. 3.3 Effects of technostress

Annals of the American Psychoterapy Association (2004) listed five causes and effects of technostress:

1. Subjective effects – Employees experiencing ‘technostress’ may have feelings of anxiety, anger, apathy, boredom, depression, fatigue, frustration, guilt, irritability, moodiness and loneliness.

2. Behavioral effects – ‘technostress’ may cause a loss or gain of weight from not eating enough or overeating, excessive alcohol intake, drug taking, smoking, excitability, restlessness, impaired speech (stuttering), and aggression. Employees may also become passive, avoiding stressful situations and isolating themselves from others, or may become immobilized and unable to take action.

3. Cognitive effects – Employees may have difficulty in making job-related or

personal decisions and may find it difficult to concentrate. They may forget deadlines and meetings, and may be more sensitive to criticism. The stressed individual will also typically demonstrate a depression of intellectual functioning as well as distortions and misinterpretations of situations.

4. Physiological effects – Employees may notice an increase in heart rate and blood

pressure, sweating, dry mouth, difficulty breathing, dizziness, headaches, tingling in the limbs, chest and back pains, sleep disturbances, and irritable bowel symptoms.

5. Organizational effects – Absenteeism, poor productivity, high incidents rate, high

turnover rates, antagonism at work and job dissatisfaction. 3.4 Coping strategies

In dealing with technostress management awareness of a staff is very important (Tu, Wang & Shu, 2005; Harper, 2000; Clark & Kalin, 1996; Pitkin, 1997). The awareness



would be able to reduce fear and nervousness towards computer. The staff should be alerted with the planning of change related to automation. Bitchteler (1987) in her article listed several solutions for management to cope with technostress. The solutions are, involving staff in planning the change, include people who are influential from all levels as a committee, invite vendors to come in and gives demonstrations, let staff determine as many options as possible, work carefully with those whose office space and routines may be disrupted by the new system, inform the progress, decisions and specific plans to the staff, establish the program for promoting the system and prepare for a lot of handholding the first week for nervous staff members when the system goes up. She emphasized on empathy and patience as crucial when dealing with the changing environment and those who resist the change. According to Bitchteler, to alleviate fears, reduce stress and give staff a feeling of participation and control over their own jobs, carefully planned methodical implementation of automated systems and guideline is important. In relation to that, complete and regular training are also required for the staff to understand and reduce fear and stress towards technological change (Sami & Pangganaiah, 2006; Isiakpona & Adebayo, 2011; Shepherds, 2004; Ennis, 2005; Safahieh & Asemi, 2010). Safahieh & Asemi (2010) in their study suggested that the manager of the university libraries should organize and offer regular training programs to train or re-train librarians with the latest advancement of information technology and, training programs should be provided at appropriate times for the librarians. Keeping up with new technology and constantly renew technological skills apparently helps to reduce technology stress (Shepherd, 2004; Isiakpona & Adebayo, 2011; Tiemo & Afua, 2010; Clark & Kalin, 1996; Tu, Wang & Shu, 2005). Isiakpona & Adebayo (2011) in their study revealed that the use of competent and friendly computer network systems to carry out library operations could go a long way to reduce the level of technostress being experienced by library staff. Thus, they believe that librarians need to keep up with the changing environment, adapt new formats of technologies, develop new skills and know-hows in handling different metadata available in the library. Again, Ademodi & Adepoju (2009) suggested that technology based training is important for the staff in order to keep abreast with the new skills of technology. Thus, creating awareness about technostress and its effects and possible ways of coping with it is necessary. The manager and staff should work closely in achieving the goal towards technology stress free in order to provide a good quality of service to the customers or users. 3.5 Technostress in libraries Rapid technological change has become a fact of life in the libraries of the 1990s (Kuppersmith, 1992). University library staff also has to adapt to a wide variety of technological demand in performing their tasks. Al-Qallaf (2006) in his article stated that, Bunge (1987) studied stress in the library over a decade ago and identified fifteen categories of stress, one of which was technology and equipment. As technology becomes part and parcel of libraries, the role of the librarians within libraries has been changing too. The tasks of librarians have become more challenging and demanding. Khurshid (2003) in his study on content analysis of job advertisement indicated that developments in information technology have impacted everything from position tittles to skills of catalogers. While Poole and Denny (n.d.) stated in their article that a research conducted by Pamela M. Rose, Kristin Stoklosa and Sharon A. Grey in 1995 had reported that part-time reference staff determined that the increasing use of technology was partially to blame for inducing anxiety. Staying abreast of new



technology and upgrading computer skills became an integral part of reference librarians’ duties (Wolfe, Naylor and Drueke, 2010). Bargellini and Bordono (2001) stated that the library has a central role in education, learning, and vocational training with the purpose of increasing knowledge. Librarians must be aware of the changing trends in education and training and the impact of these trends on the delivery of library services. Gerolimos and Konsta (2008) stated that a modern librarian should be a professional that possesses standards and values that function effectively and smoothly in a technological environment. A finding in their study on the skills and qualifications identified through job advertisement found that ICT skills often have a higher percentage than the ‘digital skills’. Safahieh and Asemi (2010) in their research conducted in Isfahan University Libraries, Iran, found that librarians acknowledge the use of computer in facilitating operations and to enable users to do their jobs faster, and 82.9 % confirmed that the computer has enabled them to perform their official tasks easier, faster and more efficiently. However, there is a problem induced from computer usage, and one of them is lack of/inadequate computer skills. A research carried out by Shephard (2008) on the relationships between computer skills and ‘technostress’ among business faculty staff, education faculty staff and academic librarians, reported that academic librarians perceived themselves to experience more severe levels of ‘technostress’ than the business faculty and education faculty. According to Harper (n.d.), the employer also has a responsibility to reduce ‘technostress’ face by the staff. The management should lead by showing enthusiastic commitment to learning new technologies, alerting staff about planned technological changes, and involving them at the planning stage. The management should be aware of the technology hazards and consider employee safety when ordering new equipment, and should think about the effects of technology that may cause harm to the employees. It is important for the management to plan for new job roles and descriptions, and possibly to review salaries and wages. When staff experience serious difficulties in adapting to new technology, there may be a reason to resign from the jobs. The staff should be continuously given a technology-based training when the library is planning on adopting new technology. The effectiveness of any training may be assessed through oral feedback, group conversations or questionnaires, and managers should also monitor the employee’s behavior level before and after training. 4. RESEARCH METHODOLOGY The questionnaires for this study were administered to 20 professional librarians at University of Malaya Library. Participation was voluntary and no remuneration was offered. The questionnaires consist of two parts. Part 1 required respondents to fill up their demographic details: age, gender, highest educational attainment, length of service, position and division. Part 2 was divided into 3 parts: Part A required respondents to indicate causes of technostress in terms of peopleware, software and hardware. Respondents were asked to rate 1 (Not at all), 2 (Somewhat severe), 3 (Moderately severe), 4 (More severe) and 5 (Extremely severe). Part B required respondents to indicate effects of technostress grouped according to its form: physical effects, emotional effects, behavioral effects and psychological effects. Respondents were asked to rate 1 (Not at all), 2 (Little extent), 3 (Moderately), 4 (High extent) and 5 (Extremely). Part C required respondents to indicate technostress coping strategies. Respondents were asked to rate 1 (Strongly agree), 2 (Agree), 3 (Disagree) and 4 (Strongly disagree). The questionnaires “Technosress Online Survey” was taken from rform.com. The questionnaires that related to technostress developed by prominent figure in this field were made confidential and cannot be obtained for this purpose of study.



The data has been tabulated and analyzed using SPSS. 5. FINDINGS The findings of this study is divided into three parts. Part one consists of causes of technostress, followed by effects of technostress, and the last part is coping strategies of technostress.

5.1 Causes of technostress

a) Peopleware Table 1 shows the causes of technostress level for peopleware among respondents. Among thirteen causes of technostress for peopleware, it was found that increased users’ expectations and demands, rapid change of technology and changing roles in libraries as well as the patterns of interaction with colleagues and patrons were the highest mean.

Table 1. Causes of technoctress: Peopleware (n=14)

Software Mean SD Insufficient training when new systems/softwares are put in place 3.07 1.072 Excessive workloads 3.07 .829 Increased users expectations and demands 3.36 .745 Changing roles in libraries as well as the patterns of interaction with colleagues and patrons

3.21

.802

Poorly documented programs/software application 2.50 .941 Computer anxiety 2.71 .825 Lack of computer expertise 3.07 .829 The fear of becoming outdated 3.36 .745 Rapid change of technology 2.64 .842 Forgot to save work 2.79 .699 Inadequate internet skills 2.79 1.051 Lack of help with computer problem 2.79 .893 Overexposure to Visual Display Units (VDUs) 2.64 1.008 Illegal input error 3.07 1.072

b) Software

Too many email messages obtained the highest mean for causes of technostress for software as illustrated in Table 2. Too much internet information and pop-up browser windows with advertisement ranked the second place for highest mean. The lowest mean for causes of technostress for software was vendor produced databases.



Table 2. Causes of technoctress : Software (n=14)

Software Mean SD Security issues (Virus, authentication, etc.) 2.93 .997 Vendor produced databases 2.43 .938 Busy website 2.71 .994 Incompatible software program 2.64 1.008 Poorly documented programs/software application 2.71 .914 Unsolicited e-mail (spamming) 2.64 1.008 Too many e-mail messages 3.29 .825 Slow web page loading time 2.86 1.027 Too much internet information 3.07 1.072 Problems with operating systems (Windows, Mac OS) 3.00 1.038 Pop-up browser windows with advertisement 3.00 .961 World Wide Web domain name not recognized 2.79 .579

c. Hardware

Table 3. Causes of technoctress : Hardware (n=14)

Hardware Mean SD Network/server is down 2.93 .829 Poor computer physical set-up 2.71 .914 Slow computer speed 2.64 .929 Complicated computer manuals 2.57 .852 Power interruption/electrical surges 2.71 .726 Defective mouse 2.50 .855 Keyboard locked up 2.21 .975 Damage storage media (disks, tapes) 2.43 1.016 Inadequate disk space 2.43 .938 Modem could not be found 2.07 1.072 Internet connection errors 2.71 1.139

The causes of technostress for hardware are illustrated in Table 3. The findings suggest that network/server is down caused technostress among the respondents followed by poor computer physical set up, internet connection errors and power interruption/electrical surges. In contrast, modem could not be found is at a low mean of causes of technostress.



5.2 Effects of technostress

a) Physical Table 4. Effects of technoctress : Physical (n=14)

Physical Technostress Level (n-14)

Not at all Little Extent Moderately High

Extent Extremely

ƒ % ƒ % ƒ % ƒ % ƒ % Headaches 1 7.1 8 57.1 4 28.6 1 7.1 0 0 Backaches 1 7.1 6 42.9 3 21.4 3 21.4 1 7.1 Rapid heart rate 7 50 0 0 6 42.9 1 7.1 0 0 Dry mouth and throat 3 21.4 5 35.7 3 21.4 3 21.4 0 0 Difficulty in breathing 7 50 3 21.4 2 14.3 2 14.3 0 0 Increased of blood pressure 6 42.9 3 21.4 4 28.6 1 7.1 0 0 Loss of appetite 8 57.1 2 14.3 3 21.4 1 7.1 0 0 Keyboard related injuries 9 64.3 2 14.3 2 14.3 1 7.1 0 0 Irritable bowel syndrome 9 64.3 1 7.1 4 28.6 0 0 0 0 Stomach discomfort 5 35.7 4 28.6 3 21.4 2 14.3 0 0 Joint pains 6 42.9 1 7.1 4 28.6 3 21.4 0 0 Muscle tension 2 14.3 4 28.6 4 28.6 4 28.6 0 0 Stiff shoulder 1 7.1 5 35.7 5 35.7 2 14.3 1 7.1 Chest pain 7 50 0 0 6 42.9 1 7.1 0 0 Other physical complaints and pains 7 50 2 14.3 4 28.6 1 7.1 0 0

1=not at all, 2=little extent, 3=moderately, 4=high extent, 5=extremely

Table 4 indicates physical effect of technostress. Muscle tension is an obvious effect of technostress, with 28.6% are of the view that it is a major effect of technostress, followed by 28.5% of the librarians are of the view that backaches and joint pains and dry mouth and throat (21.4%) and. In contrast, the less physical effects of technostress are keyboard related injuries (64.3%), irritable bowel syndrome (64.3%) and loss of appetite (57.1%). Therefore, muscle tension is the most common physical effect of technostress among respondents.



b) Emotional

Table 5. Effects of technoctress : Emotional (n=14)

Emotional

Technostress Level (n-14) Not at all Little

Extent Moderately High Extent Extremely

ƒ % ƒ % ƒ % ƒ % ƒ % Irritability 2 14.3 5 35.7 3 21.4 4 28.6 0 0 Having high state of anxiety when separated from computer

4 28.6 2 14.3 7 50 1 7.1 0 0

Paranoia that leads to avoiding computers 7 50 3 21.4 4 28.6 0 0 0 0

Depression 4 28.6 5 35.7 4 28.6 1 7.1 0 0

Guilt 6 42.9 4 28.6 2 14.3 2 14.3 0 0

Frustration 4 28.6 2 14.3 5 35.7 3 21.4 0 0 Loss of temper 4 28.6 3 21.4 6 42.9 1 7.1 0 0 Feelings of indifference 5 35.7 3 21.4 5 35.7 1 7.1 0 0 Lack of appreciation 5 35.7 2 14.3 5 35.7 2 14.3 0 0 Feeling fearful 6 42.9 3 21.4 4 28.6 1 7.1 0 0 Negative attitude towards computers 8 57.1 2 14.3 3 21.4 1 7.1 0 0

1=not at all, 2=little extent, 3=moderately, 4=high extent, 5=extremely

Respondents were requested to rate a scale from one to five (1-5) in which 1 represents not at all and 5 represent extremely, emotional effect of technostress. Data analyzed revealed that respondents rated irritability as high extent (28.6%) followed by frustration (21.4%), guilt (14.3%), and lack of appreciation (14.3%). None of the respondents rated extremely as indicated in Table 5.

c) Behavioral

Table 6. Effects of technoctress: Behavioral (n=14)

Behavioral Technostress Level (n-14)

Not at all Little Extent Moderately High

Extent Extremely

ƒ % ƒ % ƒ % ƒ % ƒ % Insomnia 9 64.3 3 21.4 2 14.3 0 0 0 0 Overspending on computers 3 21.4 3 21.4 8 57.1 0 0 0 0 Uncooperativeness/unwillingness 6 42.9 3 21.4 4 28.6 1 7.1 0 0 Social withdrawal in favor of terminal time 4 28.6 4 28.6 4 28.6 2 14.3 0 0

Cruising computer stores 6 42.9 3 21.4 3 21.4 2 14.3 0 0

Overly comfortable with computers 4 28.6 2 14.3 7 50 1 7.1 0 0 Using computer terms in non-computer conversation

6 42.9 4 28.6 2 14.3 2 14.3 0 0

Smoking 12 85.7 0 0 1 7.1 1 7.1 0 0 1=not at all, 2=little extent, 3=moderately, 4=high extent, 5=extremely



Librarians were asked to indicate behavioral effects of technostress experienced during daily tasks. Data analyzed in table 6 revealed that Social withdrawal in favor of terminal time, cruising computer stores, using computer terms in non-computer conversation are the obvious behavioral effects of technostress followed by uncooperativeness/unwillingness, overly comfortable with computers and smoking.

d) Psychological

This survey also looked into the psychological effects of technostress. The findings as illustrated in Table 7 suggest that job insecurity, where librarians have a fear that computers may replace human roles is at a high level (28.6 %) followed by information overload to find analyze, evaluate, and apply it in the right context (21.4 %), professional jealousy produced by technological competency (14.3), underwork and routine jobs lead to frustrations when underemployed or when the work done involves only routine operations (7.1 %) and uncertainty about job role caused by an increased time working with new technologies (7.1 %).

Table 7. Effects of technoctress: Psychological (n=14)

Psychological

Technostress Level (n-14) Not at all Little

Extent Moderately High Extent Extremely

ƒ % ƒ % ƒ % ƒ % ƒ % Information overload to find, analyze, evaluate, and apply it in the right context

3 21.4 3 21.4 5 35.7 3 21.4 0 0

Underwork and routine jobs lead to frustrations when underemployed or when the work done involves only routine operations

2 14.3 4 28.6 7 50 1 7.1 0 0

Job insecurity, where librarians have a fear that computer may replace human roles

2 14.3 5 35.7 3 21.4 4 28.6 0 0

Professional jealousy produced by technological competency

3 21.4 3 21.4 6 42.9 2 14.3 0 0

Demotivation due to prolonged period of any technological activity

2 14.3 7 50 5 35.7 0 0 0 0

Uncertainty about job role caused by an increased time working with new technologies

3 21.4 4 28.6 6 42.9 1 7.1 0 0

1=not at all, 2=little extent, 3=moderately, 4=high extent, 5=extremely 5.3 Coping strategies

Table 8. Coping strategies (n=14)

Coping strategies Mean SD Take breaks from technology by putting them away and do things the old-fashioned 2.93 .829 Increase technology based training 2.71 .914



Coping strategies Mean SD

Deep breathing 2.64 .929 Better technical support 2.57 .852 Create a time schedule 2.71 .726 Staying healthy by establishing a relaxed and psychologically supportive atmosphere 2.50 .855 Positive self-talk and recognize that technostress is natural 2.21 .975 Inform library staff of library's planning 2.43 1.016 Awareness of technostress and its level 2.43 .938 Focus on things that will help lessen the effects of technostress 2.07 1.072 Set goals on how to prioritize things 2.71 1.139 Find a mentor to whom you can work with 2.50 1.345

Take breaks from technology by putting them away and do things the old-fashioned way obtained the highest mean for coping strategies, as illustrated in Table 8, followed by increase technology based training, create a time schedule , set goals on how to prioritize things, deep breathing, and better technical support. While focus on things that will help lessen the effects of technostress is the lowest mean for coping strategies. 6. DISCUSSION

Figure 1 indicates the causes of technostress. It comprises of peopleware, hardware and software. The highest causes of technostress for peopleware are increased users’ expectations and demands, rapid change of technology and changing roles in libraries as well as the patterns of interaction with colleagues and patrons. While too many email messages, too much internet information and pop-up browser windows with advertisement obtained the highest mean for causes of technostress for software. The causes of technostress for hardware are network/server is down, poor computer physical set up, internet connection errors and power interruption/electrical surges.



Figure 2: Shows the highest mean for causes of technostress Figure 2 shows the effects of technostress in terms of physical, behavioral, emotional and psychological. Muscle tension, backaches and joint pains and dry mouth and throat are obvious physical effect of technostress. The emotional effects of technostress are irritability, frustration, guilt, and lack of appreciation. The behavioral effects of technostress are social withdrawal in favor of terminal time, cruising computer stores and using computer terms in non-computer conversation. The psychological effects of technostress are job insecurity, where librarians have a fear that computers may replace human roles; complicatedness of information overload to find, analyze, evaluate, and apply it in the right context; professional jealousy produced by technological incompetency/competency; underwork and routine jobs that may lead to frustrations when underemployed; or when the work done involves only routine operations; and uncertainty about job role caused by an increased time working with new technologies.

0.00

0.50

1.00

1.50

2.00

2.50

3.00

3.50

4.00

Peopleware Sotfware HardwareTo

o m

any

e-m

ail m

essa

ges

Too

muc

h in

tern

et in

form

atio

n

Pop-

up b

row

ser w

indo

ws

adve

rtise

men

t

Incr

ease

d us

ers

expe

ctat

ions

and

dem

ands

Rap

id c

hang

e of

tech

nolo

gy

Cha

ngin

g ro

les

in li

brar

ies

Net

wor

k/se

rver

is d

own

Poor

com

pute

r phy

sica

l set

-up

Inte

rnet

con

nect

ion

erro

rs



Figure 3: Shows the highest percentage for effects of technostress

The highest coping strategies for technostress in this study are: take breaks from technology by putting them away and do things the old-fashioned way obtained the highest mean, followed by increase technology based training, create a time schedule, set goals on how to prioritize things, deep breathing, and better technical support, as shown in Figure 3.

Figure 4 : Shows the highest mean for coping strategies of technostress

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

Physical Emotional Behavioral Psychological

2.93

2.71

2.71

2.71

2.64Take breaks from technology byputting them away and do things theold-fashioned

Increase technology based training

Create a time schedule

Set goals on how to prioritize things

Deep breathing

Mus

cle

tens

ion

Back

ache

s

Join

t pai

ns

Prof

essi

onal

jeal

ousy

Irrita

bilit

y

Frus

tratio

n

Gui

lt

Soci

al w

ithdr

awal

Cru

isin

g co

mpu

ter s

tore

s

Com

pute

r ter

ms

Job

inse

curit

y

Info

rmat

ion

over

load



CONCLUSION

This preliminary study was conducted to investigate the causes, effects and coping strategies of technostress among academic librarians. It can be concluded that librarians do experience technostress in various forms. It is important for organizations to be aware of causes and effects of technology on staff and work environment. By understanding specific causes and effects of technostress, organizations may be able to find ways to manage and minimize technostress more effectively. REFERENCES Al-Qallaf, C. L. (2005). Librarians and technology in academic and research libraries in

Kuwait: Perceptions and effects. Libri, 56, 168-179. Annals of the American Psychotherapy Associations. (2004). Managing ‘technostress’ in

the organizational environment: symptoms and solutions. Retrieved from http://goliath.ecnext.com.

Bargellini, M. L. & Bordoni, L. (2001). The role of the library in a new learning scenario. The Electronic Library, 19(3), 153-157. Retrieved from http://dx.doi.org.

Bii, H. K. & Wanyama, P. (2001). Automation and its impact on the job satisfaction among the staff of the Margaret Thatcher Library, Moi Library. Library Management, 6(7), 303-310.

Chua, B. S., Abdul Halim Othman, & Mohammad Haji Yusuf. (2006). Stress pekerjaan, kepuasan kerja dan masalah mental di kalangan pekerja. Sabah: Penerbit UMS.

Chua, Y. P. (2006). Kaedah penyelidikan: Kaedah dan statistik penyelidikan. Malaysia: McGraw-Hill (Malaysia).

Gill, R. (2011). Mind and wellness: Manage your stress and live with joy and vitality! Kuala Lumpur: Discern Publishing House.

Harper, S. (n.d.). Managing ‘technostress’ in UK libraries: A realistic guide. Retrieved from http://www.ariadne.ac.uk.

Kamila, K. (2009). Managerial change for the survival of library and information centres in information and communication technology era. Retrieved from http://crl.du.ac.in/ical09/papers/index_files/ical-52_92_242_1_DR.pdf.

Kuang, C. H. & David, M. K. (2006). Writing the research paper. Serdang: Universiti Putra Malaysia Press.

Kuppersmith, J. (1992). Technostress and the reference librarian. Retrieved from http://www.jkup.net.

Kuppersmith, J. (2003). Library technostress survey results. Retrieved from http://www.jkup.net.

Lalitha K. S. & Panganniah, N. B. (2006). ‘Technostress”: A literature survey on the effect of information technology users. Retrieved from www.emeraldinsight.com.

Mohd Taib Dora & Hamdan Abd Kadir. (2006). Mengurus stress. Selangor: PTS Professional.

Mok, B., Sockel, H., Bulcholz J. A. & Webb M. W. (2010). Technostress and organization loyalty of IS&T workers: A path model. International Journal of Information Processing and Management, 1(2). Retrieved from doi:10.4156/ijipm.vol.issue.2.1

Mok, S. S. (2009). Literatur dan kaedah penyelidikan. Selangor: Penerbitan Multimedia. Noor Hassim Ismail, Zaharah Zainuddin, & Mohd Ridzal Mohd Zainal. (2010). Panduan

pengurusan stress pekerjaan. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka. Poole, C. E. & Denny, E. (n.d.). Technological change in the workplace: A statewide

survey of community college library and learning resources personnel. Retrieved from http://crl.acrl.org/content/62/6/503.full.pdf

Sabitha Merican. (2005). Kaedah penyelidikan Sains Sosial. Selangor: Prentice Hall/Pearson Malaysia.



Sami, L. K. & Pangannaiah, N. B. (2006). Technostress: A literature survey on the effect of information technology on library users. Library Review, 55(7), 29-439.

Shepherd, S. S. G. (2004). Relationship between computer skills and technostress: How does this affect me? Paper presented at the Proceedings of the 2004 ASCUE Conference held on June 6-10 at Myrtie Beach, South California.

Tiemo, P. A. (2010). Technostress: Causes, symptoms and coping strategies among librarians in university libraries. Educational Research, 1(12), 713-720.

Ungku Norulkamar Ungku Ahmad, Samiah Mohd. Amin, & Wan Khairuzzaman. (2001). The impacts of technostres on organizational commitment among Malaysian academic librarians. Singapore Journal of Library & Information Management, 38, 103-123.

Wolfe, J. A., Naylor, T., & Drueke, J. (2010). The role of academic reference librarian in the learning commons. Reference & User Services Quarterly, 50(2), 108-113.

Zahiruddin Khurshid. (2003). The impact of information technology on job requirements and qualifications for catalogers: Review of job advertisement in American Libraries and Colleges & Research Libraries News. Information Technology & Libraries 22(1), 18-21.





THE RELATIONSHIP BETWEEN LIBRARY’S INITIATIVE PLANNING AND

RETURN ON INVESTMENT (ROI) IN E-BOOK COLLECTION BUILDING

Che Zainab Abdullah & Norliya Ahmad Kassim

Lecturer Faculty of Information Management, Universiti Teknologi MARA,

Puncak Perdana Campus, No. 1, Jalan Pulau Angsa AU10/A, Section U10, 40150, Shah Alam, Selangor, Malaysia.

[email protected]; [email protected],

ABSTRACT e-Books have attained a significant attention in the collection development for some university libraries, especially to Malaysian academic libraries.To have an effective e-book services for library users, it is essential for the library to have strong support from its parent organisation in getting a reliable computer system, adequate staff training and good library personnel. This paper presents a perception study on a library’s initiative planning (technical support, personnel and training) in providing e-book services and its relationship with the library’s return on investment. Questionnaires were distributed to selected professional librarians who are responsible either with the e-book acquisition or handling e-books at the reference desk in public and private academic libraries in Klang Valley, Malaysia. The statistical analyses that were performed include descriptive statistics and correlation test using Spearman's Rank Correlation Coefficient. The various analyses were undertaken using SPSS. Descriptive findings showed high positive perceptions in four variables measured where the mean values were in the range of 5.09 to 6.14 on a 7-point Likert.The result also indicates a strong relationship between personnel and library’s return on investment. A positive and moderate relationship exists between technical support and library’s return on investment. Nevertheless, the relationship between training and library return on investment is weak and not significant.The finding of the study is useful for the top management of libraries to realise that purchasing e-books consequently contributes to a library’s return on investment. The insight thus gives a rich understanding of library’s initiatives planning in offering e-book services within the context of Malaysian academic libraries. Keywords: E-book collection development; e-book acquisition; technical support; library personnel; library initiatives planning; academic libraries; Malaysia.

Che Zainab Abdullah & Norliya Ahmad Kassim


ABSTRAK e-Buku telah mendapat perhatian dalam perkembangan koleksi di perpustakaan universiti, khususnya kepada perpustakaan akademik di Malaysia. Untuk menyedia perkhidmatan e-buku yang berkesan kepada para pengguna, perpustakaan perlu memperolehi sokongan yang kuat daripada organisasi induk untuk mendapatkan sistem komputer yang lengkap, latihan kakitangan yang mencukupi dan kakitangan perpustakaan yang baik. Kertas kerja ini membentangkan kajian mengenai persepsi perancangan inisiatif perpustakaan (sokongan teknikal, kakitangan dan latihan) dalam menyediakan perkhidmatan e-buku dan hubungannya dengan pulangan pelaburan perpustakaan. Soal selidik telah diedar kepada pustakawan profesional yang bertanggungjawab terhadap pembelian e-buku atau pengendalian e-buku di meja rujukan di perpustakaan akademik awam dan swasta di Lembah Klang,Malaysia. Analisis statistik yang telah dijalankan termasuk statistik deskriptif dan ujian korelasi menggunakan Rank Pekali Korelasi Spearman. Pelbagai analisis telah dijalankan dengan menggunakan perisian SPSS. Dapatan deskriptif menunjukkan persepsi positif yang tinggi terhadap empat pembolehubah yang diukur, di mana nilai min berada dalam julat 5.09-6.14 daripada Likert 7-point. Hasil daripada itu juga menunjukkan hubungan yang kuat di antara kakitangan dengan pulangan pelaburan perpustakaan.Satu hubungan yang positif dan sederhana didapati wujud di antara sokongan teknikal dengan pulangan pelaburan perpustakaan. Walau bagaimanapun, hubungan di antara latihan dengan pulangan pelaburan perpustakaan adalah lemah dan tidak signifikan. Penemuan kajian ini adalah berguna kepada pengurusan atasan perpustakaan untuk menyedari bahawa pembelian e-buku ini akan menyumbang kepada pulangan pelaburan perpustakaan. Kajian ini memberikan kefahaman yang mendalam terhadap inisiatif perpustakaan dalam membuat perancangan dan penawaran perkhidmatan e-buku di perpustakaan akademik di Malaysia Kata kunci: Pembangunan koleksi e-buku; sokongan teknikal; kakitangan perpustakaan; inisiatif perancangan perpustakaan; perpustakaan akademik, Malaysia. 1. INTRODUCTION Electronic resources such as e-books and e-journals are heavily used in most Malaysian academic libraries. Librarians today are faced with such challenging task of selecting the relevant electronic resources for the library users. The increase in usage of the electronic resources requires the officers responsible to be more sensitive to the selection process and have a keen awareness of their knowledge, experiences, technology know-how and adequacy of the training in handling and providing e-information services to their users. During the period of 2005 to 2010, the academic libraries in Malaysia saw the welcoming of e-books in the market (Mazmin, 2012). In providing e-book services, it is a principal practice to ensure that the academic libraries in an organisation has “unsullied” access to the Internet with reliable running Web server software. There is also the need to make certain of additional support or funding because the library has access to a Web server through the institution that they serve or through an organisation in which they participate (Kovacs & Robinson, 2004). Most university libraries in Malaysia are equipped with good ICT infrastructure since the introduction of the Multimedia Super Corridor, (MSC) in 1996, which is an initiative offered by the Malaysian government for the global community. The libraries could take the advantage of this provision because MSC provides world class physical and information infrastructure. This paper attempts to describe the results of the study which aims to investigate the library’s initiative planning in providing e-book services among librarians in Malaysian

The Relationship Between Library’s Initiative Planning and Return On Investment (ROI) in E-Book Collection Building


academic libraries and its relationship with the library’s return on investment. The objectives are:

1. To examine the perception on library initiative planning (technical support, personnel and training) in providing e-book services and its return on investment.

2. To determine the relationship between library’s initiative planning (technical support, personnel and training) in providing e-book services and its return on investment.


2.1 Technical support Previous studies on technical support by M. Salleh (2000) described that for remote access services that are above and beyond the capability of the LAN, the library will need to connect to the Internet. Most Internet users connect to the Internet through an Internet service provider (ISP). An ISP typically leases a high-speed communication link to the Internet network, and provides on demand access via a bank of modems. The author provided one good example of an effective Information Technology Center (ITC) and the type of support it can provide to the Mann Library at Cornell University. In building an electronic resources (e-books and e-journals) collection, new areas for consideration would be supporting technologies (hardware, software, authentication), licences (site, number of concurrent users), depth of coverage, level of currency, method/delivery of instruction and costs (Premchand-Mohammed, 2011). In providing e-book services, Kovacs and Robinson (2004) asked the question whether the academic libraries in the organisation have access to an Internet-connected computer running Web server software. Another main concern was the additional support or funding since the library need to access to a Web server through the institution they served or through an organisation in which they participate.

2.2 Personnel

Acquisition librarians or somtimes referred to as collection development officers (CDOs) usually need to have subject knowledge to produce and maintain e-book services in the library. Their task is to collect, evaluate and select resources and incorporating them into their library web sites. Recruiting an individual with subject expertise could help in selecting appropriate e-book titles besides evaluating, organising the links and making advanced web searching (Kovacs & Robinson, 2004). In having a good and inspiring collection development librarian, the article in NISO (2007) pointed out that the roles of the library staff will somewhat change and they need to acquire a different set of skills and abilities, and that they must work together to build a successful digital collection. At some point in time every digital initiative will require some expertise in management and project management, budget and finance, programming and systems administration, content selection, metadata creation and more. Some roles may be filled by the same person, while other roles may require multiple people. Along with others in the related field, Garrod (2001) felt that the growing band of off-campus learners will create a demand for staff with problem solving and marketing skills; and staff who are able to develop new sustainable services to meet the needs of new client groups. Web-based skills, and an understanding of human computer interaction will also feature prominently, as there will be an ongoing need to provide fast and easy end-user access to a range of hybrid services. Staff working with students in a networked environment will need the requisite skills to support these students in terms of

Che Zainab Hj Abdullah & Norliya Ahmad Kassim


accessing resources, regardless of format, and troubleshooting hardware and network-related problems. 2.3 Training

Training programmes help promote an environment of staff development and success (Tucker, 2004). In addition, library staff from librarians to accountants, had to develop skills in negotiation, electronic licensing, copyright law, budgeting and financial management for them to be better able to make decisions on selection and acquisition of electronic resources. Even systems staff has had to become acquainted with technologies specific to electronic resources such as proxy servers, IP authentication and web design (Premchand-Mohammed, 2011). Recent studies stated that staff training and development is vital in a hybrid library context. Confidence needs to be built so that staff are at ease with both the information communication technology (ICT) systems and with others. Training should also provide staff with advice and guidance as to what is expected of them, and it should help them to cope with change. The staff cannot be expected to know everything, and fear often stems from being seen to be inefficient or ignorant, especially in front of students. Mistrust of new systems is rife, and ownership of any new system or service is a vital success factor in implementing the hybrid library (Garrod, (2001). Kovacs and Robinson (2004) agreed that in handling e-books and e-journals, the acquisition librarians are required to attend the training in order to produce and maintain the e-resources. 2.4 Return On Investment (ROI) Early study of Goddard (2003) defined return on investment (ROI) as a financial metric performance measure to calculate what a certain investment is worth. In simpler terms, ROI is how much one gets back to what one has put into something. ROI is a well-used performance measure in fields such as human resources, marketing, engineering, business studies, and training. A problem that libraries have to deal with is that they are not capitalistic corporations, but exist to support their specific clientèle with information and technology. This is true for any library: the difficult part of an ROI study in libraries is the assignment of monetary values for library services. For this study, the researcher adopted Ballestro’s and Howze’s (2005) ideas which addressed that cost benefit analysis shows how library services can save money for the company or help the company to make profits. Cost-benefit analyses can be structured into hard dollar saving (money expenditures), soft dollar savings (saving staff time, freeing up library shelf space), and cost avoidance (reducing or eliminating a future cost), such as buying movable shelving to hold more books in less space, or hiring a part-time staff worker to avoid overtime costs. 3. METHODOLOGY A survey research method was adopted to address the research questions. In this pilot study, a set of questionnaire was personally distributed to thirty selected respondents who are dealing with e-book acquisition or handling e-books at the reference desk. The questionnaire was designed on a 1 (strongly disagree) through 7 (strongly agree) Likert scale. A combination of descriptive and inferential statistics were used in analysing the data from this study. Mean ranking and standard deviation were performed to analyse the descriptive part of the analysis, and the non-parametric test was used to analyse the relationship between variables.



4. RESULTS AND DISCUSSIONS 4.1 Reliability analysis The reliability test was performed on each dimension to determine their internal consistency, hence their reliability. The number of items for each variable ranges from 4 to 9 (Table 1). The Cronbach’s alpha reliability test results that show the value for training (0.98), technical support (0.97), personnel and return on investment (0.95) have high consistency. It is concluded, therefore all dimensions are reliable and can be used for further analysis.

Table 1: Reliability test results

Variables Cronbach Alpha Number Of Items

Training 0.98 8 Technical support 0.97 8 Personnel 0.95 9 Return On Investment

0.95 4

4.2 Profile of the respondents This survey was participated by 30 respondents. The largest population (76.7%) of the sample comprised of female and the others (23.3%) are males. Half (50%) of the respondents are in the grade position of S41, compared with those in the grade S44 (30%), and those in the grade position of S48 (20%). More than half (60 %) served within 1-10 years, 20% served between 11-20 years, and 21 and above, respectively. 4.3 Perception on e-book selection practices and Return on Investment The level of perception is measured by the aggregated mean of the 7-point Likert scale items (Table 2). The results show the perception of the respondents on the four dimensions. They perceived themselves relatively high in return on technical support (6.14 ), moderately high for return on investment (5.87), followed by personnel (5.81) and training (5.09).

Table 2: Ranking of the level of perception

No Dimension Mean Score

StdDeviation

1 Technical Support 6.14 0.81 2 Return on Investment 5.87 0.97 3 Personnel 5.81 0.89 4 Training 5.09 1.31

*The higher the mean score, the more positive is the perception 4.3.1 Perception on technical support The respondents are also confident that their libraries take cognizance of the importance of technical support in library planning. This is indicated by the overall mean score of 6.14 in Table 3.In particular, they agree that their libraries provide Internet network to their work stations (mean = 6.47), provide quality systems to work with (mean=6.23), provide Intranet network to their work stations, provide adequate power supply to work ith and sufficient hardware to work with (mean = 6.13 each). They also agree that their



and software which are easy to use (mean=6.03 and 6.00 respectively) and maintenance of their work stations are carried out periodically (mean=6.00).

Table 3: Result of means scores by technical support

Statement Mean StdDeviation

My library provides Internet network to my workstation 6.47 0.78 My library provides quality systems to work with 6.23 0.72 My library provides Intranet network to my workstation 6.13 0.97 My library provides adequate power supply to work with 6.13 0.78 My library provides sufficient hardware to work with 6.13 0.78 My library provides the hardware which is easy to use 6.03 0.93 My library provides software which is easy to use 6.00 0.79 My library provides periodic maintenance to my workstation

6.00 0.74

Overall 6.14 0.81 4.3.2 Perception on personnel Compared with other dimensions, the perception on personnel is moderate as indicated by the overall mean score of 5.81(Table 4). However, in general the respondents are of the opinion that their libraries recognise the need to have the right personnel and incorporate this into their library’s initiative planning. Further, they do agree with all the elements (statements) reflecting such perception, recording mean scores ranging from 6.00 (library requiring librarians to have experience or knowledge about collection development) to 5.57 (libraries requiring librarians to have experience or knowledge about metadata standards). However, they only moderately agree with the other statements as shown by the moderate mean scores ranging from 5.93 (libraries requiring librarians to possess in-depth knowledge of a given subject) to 5.73 (libraries requiring librarians to have experience in a particular library system, such as ILS).

Table 4: Result of means scores by personnel

Statement Mean StdDeviation My library requires a librarian who has experience with, or knowledge of, collection development

6.00 0.87

My library requires a librarian who has in-depth knowledge of a given subject

5.93 0.87

My library requires a librarian who has an awareness of trends in electronic resources

5.90 0.85

My library requires a librarian who has experience with, or knowledge of electronic resources

5.87 0.78

My library requires a librarian who has experience with, or knowledge of, knowledge of web site management

5.87 0.94

My library requires a librarian who has experience with, or knowledge of computer software

5.83 0.83

My library requires a librarian who has experience with, or knowledge of computer hardware

5.73 0.83

My library requires a librarian who has experience with, or knowledge of Information Library System (ILS)

5.67 0.99

My library requires a librarian who has experience with, or knowledge of metadata standards

5.57 1.01

Overall 5.81 0.89



4.3.3 Perception on training The overall mean score of 5.07 in Table 5 indicates that, on the average, the respondents only moderately perceived that training has been incorporated accordingly in their libraries’ initiative planning. Further, the elements (statements) manifesting such perception carry mean scores ranging from 5.00 (their libraries provide training on the publishing world of e-book) to 5.22 (their libraries provide training on evaluation of e-book).

Table 5: Result of means scores by training

Statement Mean StdDeviation My library provides training oncollection development tools 5.37 1.25 My library provides training onevaluation of e-books 5.13 1.31 My library provides training one-book collection development

5.10 1.21

My library provides training onpublishing world of e-books 5.10 1.32 My library provides training onsources of e-books on the Internet

5.10 1.40

My library provides training onsubject discipline pattern of publication of e-books

5.03 1.25

My library provides training onuse of supplier services of e-books

4.97 1.35

My library provides training onsupplier databases of e-books

4.93 1.39

Overall 5.09 1.31 4.3.4 Perception on Return On Investment(ROI) Table 6 exhibits the mean scores of perception by respondents on the library’s return on investments. On the average, the respondents were moderately positive regarding the perception on return on investment (5.87). Further analysis reveals that respondents were most positive that their job commitment increases with e-book services. The mean scores of the other items are quite similar ranging from 5.97 to 5.65 (I am happy with e-books because the service quality has increased, I support e-books because it is cost saving, I support e-books because it is time saving).

Table 6: Result of means scores by ROI

Dimensions Mean StdDeviation My job commitment increases with e-book services 6.02 0.792 I am happy with e-booksbecause the service quality has increased

5.97 0.847

I support e-books because it is cost saving 5.81 1.056 I support e-books because it is time saving 5.65 1.163

Overall 5.87 0.965 4.4 Relationships between library initiatives planning and ROI The results of the Spearman's rho Coefficient Correlations test (Table 7) show the relationship between personnel and return on investment is significant and highly correlated at 5% level (p=0.000, r=0.864), the relationship between technical support and return on investment is significant and moderately correlated at 5% level (p=0.001, r=0.590). Nevertheless, the relationship between training and library return on investment is weak and not significant (p=0.030, r=0.396).



Table 7: Correlations between library initiatives planning and ROI

Personell Traning Techsupport ROI Spearman's rho

Personel Correlation Coefficient

1.000 .420* .625** .864**

Sig. (2-tailed) . .021 .000 .000 Traning Correlation

Coefficient .420* 1.000 .157 .396*

Sig. (2-tailed) .021 . .406 .030 Techsupport Correlation

Coefficient .625** .157 1.000 .590**

Sig. (2-tailed) .000 .406 . .001 ROI Correlation

Coefficient .864** .396* .590** 1.000

Sig. (2-tailed) .000 .030 .001 . *. Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed). **. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).

5. DISCUSSION AND CONCLUSION

The findings revealed the respondents’ perceptions are relatively high on technical support and moderately high on return on investment, personnel and training. It is undeniable tha the technical support provided by their parent organisation such as a computer with Internet access, reliable library systems, and sufficient computer software and hardware, seem very helpful to them in providing e-book services to their users. The study is concured with the support from the Malaysian government which introduced the Multimedia Super Corridor, or MSC, in 1996. The ICT initiatives provided by the Malaysian government had enabled the academic libraries in Malaysia to offer their staff and users with good infrastructure in terms of networking, the availability hardware and software. Furthermore, the Malaysian government also introduced the National Broadband Implementation Strategy or better known as National Broadband Initiative (NBI) on 24th of March 2010 which brings the broadband to the whole nation (Raslin, 2012). The study also indicated a positive relationship and highly correlated between personnel and return on investment. The librarians feel that their knowledge and experience of collection development will benefit the library as a whole, in the selection process. The result showed that there is positive and moderate relationship between technical support and return on investment (ROI).However the relationship between training and return on investment is not significant and weakly correlated (p = 0.01, r = 0.396). This indicates that the training that librarians attended regarding e–books do not really contribute to the library’s value. It signified that many librarians are not getting sufficient training or have a chance to attend courses regarding e-book technology. Perhaps the library should organise more attractive training programs for librarians to attend or send the acquisition librarians for on-the-job training abroad to obtain better exposure of IT services. Parallel to this finding, Kovacs and Robinson (2004) suggested that Collaboration Data Objects CDOs or acquisitions librarians are required to attend the training in order to produce and maintain the e-resources, such as knowledge on Web collection development tools and strategies; detailed understanding of selection criteria and evaluation of information;



basic technology skills such as web browsing, search tools, and email; and knowledge of subject discipline pattern of publications; and user information-seeking behaviour. The findings of this study is thus useful for the top management of libraries to note that purchasing e-books has accordingly contributed to time saving, cost saving, job committment of the librarians, that ultimately brought about an increase in the quality of library services. REFERENCES Ballestro, J., & Howze, P. C. (2005). When a gift is not a gift: Collection assessment

using cost-benefit analysis. Collection management, 30(3), 49-66. Garrod, P. (2001). Staff training and end-user training issues within the hybrid library.

Library Management, 22(1/2), 30-36. DOI: 10.1108/01435120110358817 Goddard, L. (2003). The integrated librarian: IT in the systems office. Library Hi Tech,

21(3), 280-288. Kovacs, D. K., & Robinson, K. L. (2004). The Kovacs guide to electronic library collection

development: Essential core subject collections, selection criteria, and guidelines. New York: Neal-Schuman- Publ.

M. Saleh, A. (2000). Planning the electronic library - suggested guidelines for the Arabian Gulf region. Electronic Library, 18(1), 29-39.

Mazmin, M. A. (2012). Enriching access to e-resources: Issues and challenges for academic librarians. Paper presented in Seminar Kebangsaan Sumber Elektronik di Malaysia: 5-7 Disember, Penang, Malaysia.

NISO (2007). A Framework of guidance for building good digital collections (3rd ed.). Retrieved from www.niso.org/publications/rp/framework3.pdf

Premchand-Mohammed, S. (2011). Bridging the gap between print and electronic resources at a multi-campus university library. VINE, 41(3), 315-333. DOI: 10.1108/03055721111171591

Raslin, A. B. (2012). Transformasi profesyen kepustakawanan di dalam era digital. Keynote in Seminar Kebangsaan Sumber Elektronik di Malaysia, 5-7 Disember, Penang, Malaysia.

Tucker, J. C. (2004). Getting down to business: Library staff training. Reference Services Review, 32(3), 293-301. Retrieved from http://digitalscholarship.unlv.edu/lib_articles/11



Transformasi Perpustakaan dan Perubahan Budaya: PerananPustakawan

Penyelidikan, ICT &Inovasi Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka, 25-27 Ogos 2013 388

THE USE OF WEB 2.0 APPLICATION IN UNIVERSITY OF MALAYA LIBRARY

WEBSITE AMONG UNDERGRADUATE MEDICAL STUDENTS

Mohammed Zaki Abd. Rahman

Librarian Cataloguing & Metadata Division, Library, University of Malaya,

Lembah Pantai, 50603 Kuala Lumpur, Malaysia [email protected]

ABSTRACT Academic libraries have dynamically created web sites on the world wide web. However, they have to keep the content and design of their web sites in line with their stated missions. Since most of the academic libraries had implemented the web 2.0 in their websites as a means of enriching the communication with their users, UML had begun incorporating Web 2.0 applications in their websites. There are four components of web 2.0 technologies in the UML website such as facebook, delicious, blog and RSS. These applications or technologies have been adopted into the library website to give information and better interaction with the users. The study had being carried out focusing on year one medical students. This study is to enhance a few aspects. Do year one students realise the existence of web 2.0 in the library website?, Do year one students use the web 2.0? What purpose did they use it for? How familiar are year one students with Web 2.0 technologies? What is the level of satisfaction year one students obtain from using web 2.0 services? Out of 132 questionnaires distributed, only 98 returned them. A questionnaire survey of respondent was analysed using SPSS version 20, A combination of factor analysis and descriptive statistics were used in this study. The results of the this study showed an overall high familiarity with the library website, but less awareness on the web 2.0 applications used in UML website. However the potential of web 2.0 technologies for undergraduate year one medical students will be achieved if there is increased training in how to usethese technologies. Keywords: Web 2.0; social media; online social networks; use; medical students; University of Malaya Library; website; Malaysia.

ABSTRAK Perpustakaan akademik secara dinamik telah merekabentuk laman web di “world wide web”. Walau bagaimanapun, mereka perlu memastikan kandungan dan reka bentuk laman sesawang tersebut adalah sejajar dengan misi mereka. Oleh kerana kebanyakan perpustakaan akademik telah mengaplikasikan 2.0 di laman web mereka sebagai



kaedah untuk memperkayakan komunikasi dengan para penggun, UML telah mula menggabungkan aplikasi Web 2.0 kepada laman sesawangnya. Terdapat empat komponen teknologi Web 2.0 teknologi dalam laman sesawang UML seperti facebook,delicious, blog dan RSS. Aplikasi ini atau teknologi yang diguna pakai didalam laman sesawang perpustakaan adalah untuk memberi maklumat dan interaksi yang lebih baik dengan pengguna. Kajian yang dijalankan memberi tumpuan kepada pelajar perubatan tahun satu. Kajian ini adalah untuk meningkatkan beberapa aspek. Adakah pelajar perubatan tahun satu menyedari kewujudan Web 2.0 dalam laman sesawang perpustakaan? Adakah pelajar perubatan tahun satu menggunakan web 2.0? Apakah tujuan mereka menggunakannya? Bagaimana tahap kemahiran mereka dengan teknologi Web 2.0?. Apakah tahap kepuasan pelajar perubatan tahun satu setelah menggunakan perkhidmatan Web 2.0? Daripada 132 soal selidik yang diedarkan hanya 98 yang dikembalikan. Borang soal selidik daripada responden dianalisis dengan menggunakan perisian SPSS versi 20. Gabungan analisis faktor dan statistik deskriptif digunakan dalam kajian ini. Keputusan kajian ini menunjukkan secara keseluruhan terdapat kebiasaan penggunaan laman sesawang perpustakaan yang tinggi, tetapi kesedaran yang kurang pada Web 2.0 aplikasi yang digunakan dalam laman sesawang perpustakaan UM. Walau bagaimanapun, potensi teknologi Web 2.0 bagi pelajar perubatan tahun satu akan dicapai jika terdapat peningkatan latihan dalam aspek untuk menggunakan teknologi ini. Kata kunci: Web 2.0; media sosial; rangkaian social dalam talian; penggunaan; pelajar perubatan; laman sesawang Perpustakaan Universiti Malaya; Malaysia. 1.INTRODUCTION 1.1 Background An academic library is a library that is attached to academic institutions, its function is to support the university’s curriculum, teaching and learning as well as research activities at the university. Academic library websites are “the libraries’ virtual presentation to the world” says Liu (2008). These virtual spaces have evolved rapidly over the years. The dynamic or interactive websites, which encourage user participation, have forced their way into replacing the early static library web sites. The progression of dynamic websites can be traced by the emergence of commercial web conglomerates like amazon.com. These commercial websites have initiated a trend that made web users into content contributors as well. Features like user reviews, collaborative filtering (e.g. personalized recommendations; ‘customers who bought this item also bought these’.) and similar, are available in these commercial web sites, laid the foundations for “social navigation” which have initially started to influence web users around the world (Morville and Rosenfeld, 2007).Library websites are changing in their content and structure, with the introduction of social networking sites (SNS) in recent years and the ever-increasing usage among teenagers. According to PEW Internet and American Life Project (Lenhart et al., 2007) 64 per cent of American teens aged between 12-17 years are involved in a wide range of content creating activities for the social networking sites they are using in their daily activities. This development has made libraries around the world keen to integrate Web 2.0 features – such as Really Simple Syndication (RSS), Blogs, Wikis, user tagging sites (delicious, furl, dig, etc.) instant messaging (IM), and social networking sites like Facebook, and Myspace, etc. into their library websites. Library 2.0 consists of four essential elements and differs from Library 1.0 in several aspects. These elements and features are user-centered, multimedia, socially rich, and communally innovative. Library 2.0 encompasses all kinds of libraries, including academic libraries. Thanks to their strong tradition in the IT forefront as well as their focus on education and research, academic libraries are quickly becoming the major players in adopting and incorporating

The Use of Web 2.0 Application in University of Malaya Library Website among Undergraduate Medical Students


Web 2.0 applications into their services compared with other types of libraries (Manes, 2006). 1.2 University of Malaya Library Website Thomas and McDonald 2005 said that academic library web sites are gateways to information that supports faculty and students’ research and educational needs. The era of information digitization seems to have heightened users’ expectations of libraries. It is no longer seems sufficient for libraries to post static Web pages or simply feature electronic transaction capabilities for their library services on their websites. Rather, libraries are expected to support multilateral flows of information amongst users and librarians. “The integration of Web 2.0 services however could enable us/librarians to deliver parts of our service online. With a strong web presence, including representation on social media sites, improves awareness of library services and contributes to a progressive and modern image, which may in turn lead to increased physical visits” (Thomas and McDonald, 2005). Recognizing the needs to engage users and harness user-generated content, UML have begun incorporating Web 2.0 applications in their websites. There are four components of the Web 2.0 technologies in the UML website such as Facebook, delicious, blog and RSS. These applications or technologies were adopted into the library website to give information and better interaction with the users. A brief description of few Web 2.0 applications in UML library is as below: a. RSS: Library adopts RSS to communicate news and events, updates of resources or collections of UML. b. Blogs: UML uses blog to generate interest in subject-specific topics and anything with regard to the libraries’ activities such as Library’s Carnival. Besides to promote library and outreach programs. c. Facebook: UML uses Facebook services to forge personalized connections with users, publicizing events and news, facilitating transactions and interaction, building community with library users and creating awareness of library resources, tools and services. d. Delicious: UML uses Delicious as a bookmarking tools in order to store, organise, share and bookmarkwebs pages. 1.3 Purpose of the study The main purpose of this study is to examine the usage of library Web 2.0 applications and to identify users’ satisfaction amongundergraduate medical students at University of Malaya. The outcome of the study will be used to determine the features and functionality that will make library Web 2.0 useful to the undergraduate year 1 medical students. Therefore, the findings can be used to inform the librarians for future enhancement of Web 2.0 services to the users.



1.4 Objectives The objectives of this study are as follows: a. To examine the use of library website among year one medical students. b. To examine the awareness of year one medical students on the existence of Web 2.0

in the library website. c. To examine how familiar year one medical students are with Web 2.0 technologies. d. To identify the year one medical students’ satisfaction towards Web 2.0 technologies

in the library website. 2. LITERATURE REVIEW 2.1 Introduction In searching for the information about the topic Web 2.0 in this literature review, the researcher had using various of sources like books, printed journals, non-printed journals, conference papers and theses. In searching for the information, the researcher also used online databases subscribed by UiTM and UM libraries. The databases used by researcher are Emerald, Science Direct, Proquest Dissertation, and many more. The keywords were “web 2.0 and academic library”. This chapter covers literature review which related to World Wide Web (WWW), Web 2.0 technologies, Web 2.0 applications in libraries and the use of Web 2.0 technologies. The literature review covers from year 1999 until year 2012. 2.2 Web 2.0 and library applications Library 2.0 offers a reasonably good term to express how Web 2.0 concepts, practices, and technologies can be integrated into the library domain (Bell, 2007). Web 2.0 is about community and collaboration through social software. These new applications help users streamline their daily lives, organise their data, and share it with others. Users can store and share photos through Flickr, meet others on MySpace, and recommend news stories on social news aggregator Web sites such as Digg and reddit (Kroski, 2008). Library 2.0, on the other hand, is the integration of Web 2.0 features in library web-based services. The term was first coined by Michael Casey on his blog Library Crunch(Maness, 2006). According to Maness, Library 2.0 is “the application of interactive, collaborative, and multi-media web-based technologies to web-based library services and collections”. An attempt has been made here to find out the recent trends in Library 2.0 in university library web sites. Web 2.0 includes the second generation web-based services such as collaborative publishing sites (Facebook, Bebo, MySpace and Friendster), wikis, blogs, social bookmarking sites (delicious, furl, digg), and photo sharing sites (flickr,photobucket). Besides that, Library 2.0 also brings positive impact on how it changed the library’s traditional way of providing services to users into more sophisticated approach that embedded Web 2.0 application into the library service, which facilitate the librarians’ communication to users (Casey & Savastinuk, 2006). In other words, with this technology, libraries can reach a vast audience, serving more people in the virtual sphere than would be possible at a physical location. For example, by establishing a presence on social media websites, libraries can reach beyond the ‘walled garden’ to interact with users in online spaces that they are already visiting, rather than passively waiting for users to seek librarians out.



According to Chua, D.H Goh (2010), blogs are commonly used to generate interest in subject-specific topics as well as to engage users. For example, Copenhagen University Library uses blogs to introduce new books organized by disciplines such as health science, medical, humanities, and theology. Blogs also give websites a human voice and endear library personnel to users. For example, Everett Public Library in North America hosts its library director blog on its homepage. In her blog, the director writes about her personal life and informs users of current developments in the library. The study by Hsu (2008) reported the blog readers rated blogs more credible than traditional media and 'rated them higher on depth of information than on fairness’. An investigation into factors affecting blog use was done in Taiwan. It was discovered that 'ease of use and enjoyment, and knowledge sharing (altruism and reputation) were positively related to the attitude toward blogging' with social factors being a good indicator of continued blog use. Libraries that adopt RSS mostly use it to communicate news and events, updates of resources, or collections or their websites. Denver Public Library, for example, offers RSS feeds to the latest U.S and world news. In some cases, RSS feeds have been incorporated into library blogs to update readers on the latest postings. For example, The University of Bath use RSS feeds in its New Science Blog to update users on news about resources and services specific to subject in the Faculty of Science. Chua, D.H Goh (2010), Habib (2006), in his study, elaborated the on-going discussions on Web 2.0 and Library 2.0. The study proposed a methodological framework for employing Web 2.0 tools in academic libraries. Very recently a survey of the application of Web 2.0 in Australasian university libraries has been reported by Nguyen (2008). It adopts a content analysis method for the home pages of 37 libraries. The survey reports that among Web 2.0 technologies utilised by Australasian university libraries, RSS was the most widely applied technology and instant messaging was the least used technology. In an earlier survey, Xu (2007) surveyed 82 academic libraries of New York State and Long Island in the USA. Her study found that blogs, IM and RSS were the main Web 2.0 applications which have been used extensively compared to social bookmarking, social networking sites and podcast. Liu (2008) proposes a conceptual model of an academic library Web 2.0 features interface based on the analysis of 111 ARL academic library web sites. While analysing the library web sites, Liu tried to identify innovative content and design features including the use of Web 2.0 tools. The study found that IM has been employed in almost all libraries considered in his study. On the other hand, blogs are popular among school library web sites according to the results from a study under taken by Valenza (2007). The applications of Library 2.0 can enhance libraries’ roles in assisting and facilitating users with the relevant information services through the applications of Web 2.0 tools. Stephens (2006) regarded Web 2.0 as the next embodiment of the worldwide web, where digital tools allow users to create, change and publish dynamic content of all kinds. While, Maness (2006) stated that Library 2.0 could be understood to have these four essential elements as derived from Web 2.0 which are; user-centered, multi-media experience, socially rich and communally innovative. While Web 2.0 can be lookedfrom an angle an active tool for information exchange, simultaneously it can also be viewed as a collection of applications suited for active and meaningful learning along with the collaborative knowledge building. Linh, N. C. (2008) described Web 2.0 as an application that engages students in learning while giving them responsibilities of integrating and maintaining the social software system which allows learning; promoting learning process in co-operative manner with the tool that facilitate



aggregation and organization of knowledge; and helping students in the development of practical research skills that they need in a world where, increasingly, knowledge construction and dissemination are constructed over online information networks. In another aspect of potential usage of Web 2.0 applications in libraries, Ata-ur-Rehman & Farzana, S.(2011) reported in their findings where the interviewees believed that the users of the Internet are increasingly using Web 2.0 applications for social interactions with friends, family and other communities. Thus, they suggested libraries approach their users from their desktops using social networking applications. As most of Web 2.0 applications are offering services free of coat, libraries with low budgets can get the benefits from these technologies. They stressed that library professionals have to embed them in their new role, otherwise libraries will go into isolation. With the research we can more accurately determine the needs of library users. Assuming that users will welcome and use every 2.0 service that a library had implemented had proved wrong. Morris and Allen (2008) as well as Burhanna, et al. (2009) reported that even if 2.0 technologies would be implemented at their university libraries, it would be able unlikely that many of them were used by students. Twitter allows users to share their thoughts instantly with everyone in the Twitter network as long as entries are 140 characters or less. The word limit forces authors to compress and summarize their thoughts. For the reader, it reduces information overload because the essence of information can be quickly scanned. On the other hand since it is compressed complicated subject matter may not be efficiently transferred using this functionality. 2.3 Use of Web 2.0 applications by the medical students Educators are becoming increasingly interested in how online social networking software can be harnessed for educational purposes (e.g. Valenza, 2007). Originally created for university students to socialise and now the best known social networking sites, Facebook’s (www.facebook.com) where the features make it easy for web users to set up and maintain personal ‘profile’ pages, connect to and remark on those of other individuals, publish content, contribute to groups and participate in communities online (Jenkins, et al., 2006). There is empirical evidence that social networking sites are popular among university students and that students are using social networking sites specifically in connection with their studies (Nguyen, 2008) A study by (Sandars, et al. 2008), which specifically focusing on medical students’ use of Facebook reported 70.8% of United Kingdom medical students used social networking sites and that 64.3% of medical students at one United States’ University had Facebook accounts . The purpose of medical students’ used Facebook is for learning. (Sandars & Schroter 2007) briefly described Facebook used by medical students may possibly prepare them to use more professionally oriented social networking sites for lifelong learning and communication. In another study specific to Web 2.0 technologies conducted by Sandars and Schroter (2007), 3000 medical students’ familiarity with and use of Web 2.0 technologies were surveyed. They found high familiarity but low use of most Web 2.0 technologies except for social networking tools. Despite interest in using Web 2.0 tools for educational purposes, students lacked the experience in using them for learning or teaching. Based on these findings, students’ familiarity and prior use of Web 2.0 for teaching and learning were taken into account in this research.



According to Ruiz, et al. (2006), there is increasing interest in the use of e-learning in medical education, both undergraduates and postgraduates. The vision of delivering high quality personalized learning is attractive to a wide variety of stakeholders, including learners, tutors and education providers (Sandars, 2003). Effective e-learning is created when there is a successful alignment of the approach to learning with the use of technology (Broadbent, 2002). 3. METHODOLOGY This chapter describes in detailed the design and methodology of the research adopted for the study. After considering the research question, and the feasibility of collecting and analysing the data, the researcher decided to undertake quantitative research methodology.The study uses a quantitative approach. A quantitative study has been selected because it is relevant to this study. The quantitative data will be obtained through questionnaires. 3.1 Population and sample In research, the sample size of any study must be determined during the designing stage of the study. However, a few factors have been taken into consideration in order to determining the sample of the respondents.In this study, the population is defined as undergraduate students from Medical Faculty of University Malaya. In total, the Medical Faculty has about 1000 undergraduate students, which is from year 1 until 5. However, for this study the chosen sample was only student who study in year 1 only. They have been chosen because year 1 students are considered a as new students, and assume that they had a little knowledge about the Web 2.0 applications in library services. For that reason, the study will only focus to 132 first year students of Medical Faculty. 3.2 Data analysis A total number of 98 valid responses were entered into the statistical software, SPSS version 20 was used for analysis. The instrument and the results and findings of the data are presented.The data from the responses will numerically and alphabetically coded and analysed using Statistical Product and Service Solution (SPSS). The data for this study consists of nominal, ordinal, interval and ratio measurement. The independent variables will be the total score of ordinal data, which will be subsequently summated and treated as interval data. 4. DATA ANALYSIS Microsoft Excel spreadsheet and SPSS v20 (Statistical Package for the Social Science) was utilized for the analysis of data collected from the survey. The results are presented in the forms of graphs and pie charts illustrating frequencies and also tables showing mean score.The results and discussions are presented according to the section/topics defined in the survey questionnaires. Question: Which library web 2.0 application you like to use, and why?



Table 1. Preferable Web 2.0

Frequency Percent Valid

Percent Cumulative

Percent

Valid

B 3 3.1 3.1 3.1 D 1 1.0 1.0 4.1 FB 58 59.2 59.2 63.3 FB,B 2 2.0 2.0 65.3 FB,B,D 1 1.0 1.0 66.3

NA 28 28.6 28.6 94.9 R 3 3.1 3.1 98.0 RSS 2 2.0 2.0 100.0 Total 98 100.0 100.0

Graph 1. Preferable Web 2.0

Figure 7 indicated the use of Web 2.0 applications. Respondents were asked to choose their preferable Web 2.0 applications. As was expected, the most preferable applications



used was Facebook. It was used by 60% of respondents, followed by blog with 6% and RSS with 4%. The result also shows 30% of the students did not respond to the question. It shows Facebook get the high percentage among others web 2.0.

Graph 2.Satisfaction towards Library Web 2.0 On the acceptance of Web 2.0 applications in library Website, respondents were asked to indicate their satisfactory level. The result of this exercise is shown in figure 11 above. Majority of the respondents which is 32.62% of them rated had fair level of satisfaction

Question: Please select a level of your satisfaction to the library web 2.0?

Table 2.Satisfaction towards Library Web 2.0

Frequency Percent Valid

Percent Cumulative

Percent

Valid

Excellent 5 5.1 5.1 5.1 Good 24 24.5 24.5 29.6 Very good 7 7.1 7.1 36.7 Fair 32 32.7 32.7 69.4 Could be improved 20 20.4 20.4 89.8

NA 10 10.2 10.2 100.0 Total 98 100.0 100.0



towards library Web 2.0 applications. While 24.49% of the respondents were claimed ‘good’ at to their level of satisfaction using library web 2.0 and about 5.1% of respondents rated “excellent” level of satisfaction towards Web 2.0 applications in library websites.’ 5. CONCLUSION The significance of the study is to identify and examine the Web 2.0 applications usability in UML services. This will eventually boost further promotion and enhance the delivery of library online services.The research questions this study aims to answer are pertaining to factors influencing usage of Web 2.0 applications in UM library website, the problems faced by library users, the level of acceptance and usage of Web 2.0 applications among UM’syear one Medical students. Although this survey is restricted to group of medical course students, the data obtained provide some insights into how students have been using the Internet applications specifically Web 2.0 for both formal and informal types of learning. The general opinion gathered about the integration of Web 2.0 tools into learning is positive. Overall, the acceptance by medical students towards the use of Web 2.0 for the benefit in library services seems positive. The results suggested that librarians should not assume the students or users know how to use the tools. Rather, it is a skill that needs to be developed before exploiting the potential of Web 2.0 technologies for learning (M. H Zakaria & J. Watson, 2010). REFERENCES

Bell, S. J. (2007). Preface. In N. Courtney (Ed.), Library 2.0 and beyond: Innovative

technologies and tomorrow’s user (pp. 25-33). Westport, CT: Libraries Unlimited. Casey, M. E. & Savastinuk, L. C. (2006), Library 2.0 Service for the next-generation

library. Library Journal, 131(40), 40-43. Chua, & Goh, D. H. (2010). Selection of the best answer in CQA services. In

Proceedings of the 6th International Conference on InformationTechnology: New Generations, Nevada, United States. NY: IEEE Computer Society.

Habib, M.C. (2006). Towards academic library 2.0: development and application of a library 2.0 methodology. Master’s Dissertation, University of North Carolina, Chapel Hill, NC.

Hsu, C.L. & Lin C.C.L (2008). Acceptance of blog usage: The roles of technology acceptance, social influence and knowledge sharing motivation. Information & Management, 45(1),67-75.

Jenkins, H., & Clinton, K. (2006).Confronting the challenges of participatory culture: 110 Media education for the 21st century. Chicago: MacArthur Foundation.

Kroski, E. (2008). Web 2.0 for librarians. New York: Neal-Schuman. Lenhart, A., Madden, M., Smith, A. & Macgill, A. (2007). Teens and social media.

Retrieved May 12, 2011 from www.pewinternet.org/pdfs/PIP_Teens_Social_Media_Final.pdf.

Linh, N. C. (2008). A survey of the application of Web 2.0 in Australasian university libraries. Library Hi Tech, 26(4), 630-653.

Liu, S. (2008). Engaging users: the future of academic library web sites. College & Research Libraries. 69(1), 6-27.

Maness, J. (2006). Library 2.0 theory: Web 2.0 and its implications for libraries. Webology, 3(2), 15-23.



Morville, P. & Rosenfeld, L. (2007). Information architecture for the World Wide Web.(3rd ed.). New York: Harper Collins College Publishers.

Nguyen, L. (2008). A survey of the application of Web 2.0 in Australasian university libraries. Library Hi Tech, 26(4), 630-53.

Rehman, Ata ur & Shafique, F. (2011), Use of Web 2.0 and its implications for libraries: perceptions of information professionals in Pakistan. Library Philosophy and Practice. Paper 623. Retrieved from http://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/623.

Ruiz, J. G., Mintzer, M. J. & Leipzig, R. M. (2006). The impact of e-learning in medical education. Academic Medicine, 81(3), 207-212.

Sandars, J., & Schroter, S. (2007). Web 2.0 Technologies for Undergraduate and Postgraduate Medical Education: An Online Survey. Postgraduate Medical Journal, 83, 759-762.

Sandars J., Homer M., Pell, G. & Crocker, T. (2008). Web 2.0 and social software: the medical student way of e learning. Medical Teacher, 14, 1–5.

Stephens, M. (2006). Exploring Web 2.0 and libraries. Library Technology Reports, 42(4), 8-14.

Thomas, C. & McDonald, R. H. (2005), Millennial net value: disconnects between libraries and the information age mindset. In, M. Halbert (Ed.), Free Culture and the Digital Library Symposium Proceedings: Meta Scholar Initiative at Emory University, 2005, Atlanta, Georgia, pp. 93-105. Retrieved Feb. 24, 2012 from: http://digitool.fcla.edu/dtl_publish/7/110240.html

Valenza, J. K. (2007). Discovering a descriptive taxonomy of attributes of exemplary school library web sites. PhD thesis. North Texas State University, Denton, TX.

Xu, C. (2007), The academic library meets Web 2.0: applications & implications. Journal of Information Science, 24(3), 57-64.





TRANSFORMASI PUSTAKA MAYA KE PORTAL PERPUSTAKAAN: KAJIAN PENGGUNAAN DAN KEPENTINGAN KEPADA PELANGGAN PERPUSTAKAAN PUSAT PERUBATAN UNIVERSITI KEBANGSAAN

MALAYSIA

1Azlan Mohamad Hamzah, 1Rosnah S., 2Nabishah M., 1Wan Suhaimi A., 1Rohaya U., 1Azman I., 1Mariati E., Azhari S., 1Nona Z. M., 1Mohd Rajak T.,

1Wan Afifah W. Y. & 1Noraini M. A.

Pustakawan 1Perpustakaan Pusat Perubatan UKM, Universiti Kebangsaan Malaysia,

Bandar Tun Razak, Cheras 56000 Kuala Lumpur Malaysia. 2Fakulti Perubatan, Universiti Kebangsaan Malaysia,

Bandar Tun Razak, Cheras 56000 Kuala Lumpur Malaysia. [email protected], [email protected]

ABSTRACT: In beginning 2003, Virtual library service (Perkhidmatan Pustaka Maya) has undergone a transformation from a website to the Portal Library UKM Medical Centre (PPPUKM). This is main service of PPPUKM to provide electronic information resources in the field of medicine and health sciences. Online information service is a one stop center to fulfill the needs of information resources to support teaching, learning and research purposes at the university. The aims of study are to examine the importance of the library portal by studying the usage trends of electronic information resources such as location, easy to use, the problems encountered and customer ratings. Data were collected through questionnaires from April to June 2012 for PPPUKM and UKM customers. A total of 200 questionnaires were distributed and 129 (65%) questionnaires were returned for analysis. Most of the customers agreed that the portal is very important for PPPUKM and UKM community (95%). Library portal is accessible from various locations whereby 68% accessed from the UKM Campus and 32% from off campus. It was found that customer usually faced some problems when accessing portal from off campus. The results proved that library portal are very important and helpful. However, study has to be done for such services for continuous improvement. Keywords: Library of UKM Medical Centre (PPPUKM); virtual library; library portal; web site; electronic resources; Malaysia.

Azlan Mohamad Hamzah, et al.


ABSTRAK: Perkhidmatan Pustaka Maya telah mengalami transformasi daripada sebuah laman web kepada Portal Perpustakaan Pusat Perubatan UKM (PPPUKM) bermula tahun 2003. Ia merupakan perkhidmatan utama di PPPUKM yang menyediakan sumber maklumat elektronik dalam bidang perubatan dan sains kesihatan. Perkhidmatan pencarian maklumat dalam talian secara sehenti (one-stop search) menjadi teras pelengkap keperluan sumber maklumat bagi tujuan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan di universiti. Kajian ini bertujuan melihat kepentingan Portal Perpustakaan kepada pelanggan dengan mengkaji trend penggunaan dari segi lokasi sumber dicapai, mudah digunakan, masalah yang sering dihadapi dan penilaian pelanggan terhadap format kandungannya. Data diperolehi melalui soal selidik yang diedarkan dari April sehingga Jun 2012 kepada semua pelanggan PPPUKM meliputi warga pelajar dan kakitangan. Sebanyak 200 soal selidik telah diedarkan dengan 129 (65%) soal selidik dikembalikan untuk dianalisis. Dapatan kajian mengesahkan perkhidmatan Portal amat penting kepada pelanggan PPPUKM khususnya dan warga UKM amnya dengan 95% bersetuju. Didapati juga Portal Perpustakaan dicapai daripada pelbagai lokasi oleh pelanggan iaitu dari dalam kampus UKM sebanyak 68% dan dari luar kampus UKM sebanyak 32%. Masalah paling kerap dihadapi oleh pelanggan semasa mengakses portal antaranya masalah akses dari luar kampus UKM turut diperincikan. Kajian ini membuktikan perkhidmatan portal amat penting dan amat membantu pelanggan. Namun perkhidmatan seumpama ini memerlukan kajian untuk penambahbaikan secara berterusan. Kata kunci: Perpustakaan Pusat Perubatan UKM (PPPUKM); pustaka maya; portal perpustakaan; laman web; sumber elektronik; Malaysia. 1. PENDAHULUAN 1.1 Pembangunan pustaka maya

Pembangunan Portal Perpustakaan Pusat Perubatan UKM (PPPUKM) telah dimulakan sejak tahun 1998 dengan penubuhan Pustaka Maya yang dikenali sebagai Pustaka Maya Tan Sri Lim Goh Tong. Ia merupakan pustaka maya perubatan yang pertama diperkenalkan di Malaysia (Zalina Yahaya, 2000). Objektif utama Pustaka Maya ini adalah untuk menjadi pusat penyelidikan perubatan yang boleh dicapai oleh pengguna dari mana-mana lokasi dan pada bila-bila masa melalui rangkaian internet. Pustaka Maya ini mengandungi 4 komponen utama iaitu Pangkalan data teks penuh dalam talian, Rangkaian CD, Multimedia & Pangkalan data dalaman dan Buku elektronik. Perkhidmatan lain yang disediakan ialah Jurnal Elektronik, Pautan kepada sumber berkaitan kesihatan dan perubatan, Pencarian maklumat melalui laman web Perpustakaan. Perancangan Pelaksanaannya dimulakan dengan penubuhan Jawatankuasa Pustaka Maya Perubatan yang bertanggungjawab merancang, membuat pelan tindakan dan mengurus sumber kewangan. Pelan pelaksanaannya telah dibahagikan kepada 3 fasa iaitu Fasa 1: Perkhidmatan kepada kakitangan PPUKM sahaja, Fasa 2: Perkhidmatan kepada kakitangan PPUKM, Fakulti Perubatan di kampus Kuala Lumpur termasuk jabatan pra- klinikal, Fakulti Sains Kesihatan Bersekutu, Pergigian dan Kampus utama UKM di Bangi dan Fasa 3: Perkhidmatan kepada kategori pengguna fasa 2 dan pelajar pasca perubatan UKM yang bertugas di hospital seluruh Malaysia. Perpustakaan PPUKM berjaya mewujudkan Pustaka Maya Perubatan pada tahun 1998 yang dapat merealisasikan konsep ‘Perpustakaan tanpa dinding’ kerana sumber

Transformasi Pustaka Maya ke Portal Perpustakaan: Kajian Penggunaan dan Kepentingan kepada Pelanggan Perpustakaan Pusat Perubatan Universiti Kebangsaan Malaysia


maklumat perpustakaan boleh diakses di mana-mana sahaja tanpa perlu ke Perpustakaan (Jawatankuasa Penubuhan Pustaka Perubatan Maya, 1998). Namun begitu, seiring dengan perkembangan teknologi maklumat yang pantas dan keperluan pelanggan yang lebih mencabar, Perkhidmatan Pustaka Maya perlu melakukan transformasi seiring dengan perkembangan semasa. 1.2 Penubuhan portal perpustakaan

Sehubungan itu, Perpustakaan PPUKM telah melaksanakan penambahbaikan dan transformasi dengan menaiktaraf Pustaka Maya kepada Portal Perpustakaan pada tahun 2003 yang dapat menyediakan perkhidmatan maklumat dalam talian secara sehenti dengan lebih efektif kepada pelanggan. Objektif penubuhan Portal Perpustakaan adalah seperti berikut:

1) Sebagai pusat setempat (one stop centre) kepada perkhidmatan Perpustakaan

2) Menyediakan sumber teks penuh dan bibliografik dalam bidang perubatan dan sains kesihatan

3) Menyediakan perkhidmatan e-tutorial dan aktiviti pendidikan pelanggan bagi menyokong aktiviti pengajaran dan pembelajaran oleh fakulti.

Ciri-ciri Portal Perpustakaan PPUKM adalah: 1) Pendaftaran secara dalam talian berkonsepkan Single sign-on 2) Pengurusan akaun pelanggan (customized and personalized user account) 3) Sumber teks penuh secara dalam talian daripada pangkalan data langganan,

e-jurnal bidang perubatan, gambar (medical images), sumber maklumat farmasi termasuk maklumat ubat-ubatan, pengujian makmal, keracunan dan toksikologi.

4) Permohonan perkhidmatan secara dalam talian termasuk permohonan pembekalan dokumen, pinjaman antara perpustakaan dan cadangan pembelian bahan perpustakaan

Sehingga kini, Perkhidmatan Portal telah menjadi perkhidmatan utama Perpustakaan PPUKM yang dapat menyediakan sumber maklumat, perkhidmatan secara dalam talian dan pengurusan keahlian dalam satu akses. 2. LATAR BELAKANG KAJIAN DAN KAEDAH KAJIAN Kajian ini bertujuan melihat kepentingan Portal Perpustakaan kepada pelanggan dengan mengkaji trend penggunaan dari segi lokasi capaian portal, penilaian pelanggan sama ada portal mudah digunakan, mengenal pasti masalah yang sering dihadapi dalam mengakses portal dan penilaian kepuasan pelanggan terhadap format kandungannya. Data dikumpulkan dengan menggunakan kaedah kuantitatif dengan menggunakan borang soal selidik. Responden kajian terdiri daripada pelajar Pra-siswazah, pelajar Pasca-siswazah, Kakitangan Akademik dan Kakitangan Pengurusan serta Sokongan di PPUKM. Sebanyak 200 borang soal selidik dalam bentuk soalan tertutup telah diedarkan kepada responden di mana dari jumlah tersebut sebanyak 129 atau 65% borang soal selidik telah dikembalikan kepada pihak PPPUKM. Selain itu, kajian ini juga melihat dari segi transformasi dan langkah-langkah penambahbaikan yang dilakukan sejak penubuhan Pustaka Maya dari tahun 1998 hingga kini.



3. PENEMUAN

Rajah 1: Jumlah responden

Sebanyak 129 responden atau 65 % telah memberi maklum balas iaitu terdiri daripada 42 pelajar Prasiswazah, 40 pelajar Pasca Siswazah, 31 ahli akademik dan 15 kakitangan dan seorang ahli luar Perpustakaan.

Rajah 2: Adakah perkhidmatan portal Perpustakaan PPUKM penting bagi anda?

Rajah 2 menunjukkan 122 (95%) responden menyatakan perkhidmatan Portal Perpustakaan PPUKM adalah penting berbanding 6 (4,7%) responden yang menyatakan tidak penting manakala seorang responden tidak memberi jawapan.

Rajah 3: Lokasi mengakses portal?

05

1015202530354045

42 40

31

15

1

0

50

100

150

Ya Tidak

122

6

0

100

200

Dalam KampusUKM/PPUKM

Luar KampusUKM

11352



Rajah 3 menunjukkan sebanyak 113 (68%) responden mengakses portal dari dalam kampus UKM/PPUKM, manakala sebanyak 52 responden (32%) mengakses portal dari luar kampus UKM.

Rajah 4: Portal Perpustakaan PPUKM mudah digunakan ?

Rajah 4 menunjukkan sebanyak 103 responden (80%) menyatakan Portal Perpustakaan mudah digunakan, manakala sebanyak 25 responden (20%) menyatakan tidak mudah digunakan manakala seorang responden tidak memberi jawapan.

Rajah 5: Masalah yang sering dihadapi semasa menggunakan Portal?

Rajah 5 menunjukkan masalah yang paling kerap dihadapi responden adalah masalah akses dari luar kampus UKM iaitu 52 responden (44%), diikuti sukar mengenal pasti pangkalan data yang ingin diakses sebanyak 26 responden (22%) dan muat turun artikel/bahan mengambil masa iaitu 24 responden (20%) dan seterusnya paparan portal tidak mesra pengguna (user-friendly) sebanyak 15 responden (13%) dan lain-lain 2 responden (1%).

0

50

100

150

Ya Tidak

103

25

0102030405060

Masalahakses dari luarKampus UKM

Muatturun

artikel/bahanmengambil

masa

Paparanportal tidak

mesrapengguna

(User-friendly)

Sukarmengenal

pastipangkalandata yang

ingin diakses

Lain-lain

52

2415

26

2



Rajah 6: Penilaian pelanggan terhadap susunan pangkalan data dalam portal

Rajah 6 menunjukkan bagi penilaian pelanggan terhadap susunan pangkalan data dalam portal sebanyak 11 responden (8.5%) menyatakan sangat puas hati, manakala 77 responden (60%) menyatakan puas hati diikuti 39 responden (30%) menyatakan sederhana dan 2 responden (1.5%) tidak puas hati.

Jadual 1: Jadual transformasi pustaka maya ke portal perpustakaan (1998 – kini)

Pustaka Maya (1998) Portal Perpustakaan (2003) Portal Perpustakaan (2007-kini)

Pangkalan Data teks penuh Pangkalan Data teks penuh Pangkalan Data teks penuh

Rangkaian CD Rangkaian CD Buku elektronik. Multimedia & Pangkalan data dalaman

Multimedia & Pangkalan data dalaman

Jurnal Elektronik

Buku elektronik. Buku elektronik. Pautan kepada sumber berkaitan kesihatan dan perubatan

Jurnal Elektronik Jurnal Elektronik Knowledge Portal Pautan kepada sumber berkaitan kesihatan dan perubatan

Pautan kepada sumber berkaitan kesihatan dan perubatan

Federated Search (one-stop search)

Pencarian maklumat melalui laman web Perpustakaan

Pencarian maklumat melalui laman web Perpustakaan

Pendaftaran secara dalam talian (single Sign on)

Pendaftaran secara dalam talian (single Sign on)

Pengurusan akaun pelanggan (customized and personalized user account)

Pengurusan akaun pelanggan (customized and personalized user account)

Pangkalan Data Dalaman (Sistem e-RAK, JUPS)

Permohonan perkhidmatan secara dalam talian 1) Permohonan pembekalan dokumen 2) Pinjaman antara perpustakaan

Permohonan perkhidmatan secara dalam talian 1) Permohonan pembekalan dokumen 2) Pinjaman antara

0

50

100

SangatTidak Puas

Hati

SangatPuas Hati

Puas Hati Sederhana Tidak Puas Hati

11

77

39

2 0



3) Cadangan pembelian bahan perpustakaan

perpustakaan 3) Cadangan pembelian bahan perpustakaan 4) Sistem Maklum balas i-SIBER

e-tutorial Susunan Pangkalan Data dan pengurusannya lebih sistematik

Penggunaan EZproxy Penggunaan EZproxy e-tutorial dan pendaftaran

Kelas Kemahiran Maklumat Secara dalam talian

Penggunaan Media Sosial (facebook Perpustakaan PPUKM)

Jadual 1 menunjukkan pelaksanaan transformasi dan penambahbaikan yang dijalankan dari Pustaka Maya Perubatan ditubuhkan sehingga kini. 4. PERBINCANGAN Hasil kajian menunjukkan sebanyak 95% responden merasakan Portal Perpustakaan adalah penting bagi pelanggan untuk tujuan mengakses maklumat yang disediakan perpustakaan seperti artikel jurnal, e-buku dan lain-lain maklumat berkaitan tugasan mereka dengan cepat pada bila-bila masa. Di samping itu, lebih ramai Pelanggan Perpustakaan mengakses Portal dari dalam kampus UKM. Namun begitu, pelanggan juga mengakses Portal dari Luar Kampus UKM iaitu sebanyak 32 %. Ini menunjukkan pelanggan mengakses Portal di mana-mana lokasi dan merentas masa untuk tujuan pencarian maklumat perubatan. Selain itu, sebanyak 80% responden menyatakan Portal mudah digunakan. Ini membuktikan ciri-ciri dan fungsi yang disediakan dalam Portal mudah digunakan dan difahami untuk keperluan pencarian maklumat pelanggan. Menurut Cox (2003), faedah pelaksanaan Portal Perpustakaan adalah akses yang lebih mudah oleh pelanggan iaitu pencarian sumber yang banyak dalam satu platform dan mengurangkan halangan multiple log-on. Kajian menunjukkan masalah yang kerap dihadapi pelanggan adalah masalah akses dari luar Kampus UKM dan diikuti dengan masalah sukar mengenal pasti pangkalan data yang ingin diakses. Manakala, sebanyak 68.5 % pelanggan puas hati dengan format susunan pangkalan data yang disediakan dalam Portal berbanding 31.5 % menilai sederhana bagi susunan pangkalan data. Kajian juga telah mengenal pasti pelbagai langkah transformasi yang dilakukan oleh Perpustakaan PPUKM sejak penubuhan pustaka maya hingga kini iaitu penambahbaikan daripada 7 fungsi semasa ditubuhkan kepada 17 fungsi yang dapat memberikan perkhidmatan dan pengurusan yang lebih mudah, berkesan dan efektif. Selain itu, Perpustakaan juga telah mewujudkan Pelan Strategik Pustaka Maya 2012 – 2016 bagi penambahbaikan Portal secara berterusan.



5. KESIMPULAN Kajian bertujuan menganalisis kepentingan dan penggunaan Portal Perpustakaan di kalangan pelanggan PPUKM. Selain itu, kajian juga mengenal pasti pelaksanaan transformasi dan penambahbaikan Pustaka Maya dari mula ditubuhkan hingga kini. Hasilnya menunjukkan Portal Perpustakaan amat penting dan menjadi rujukan utama pelanggan dalam mencari maklumat untuk tujuan penyelidikan, pembelajaran, pengajaran dan rawatan di PPUKM. Pelanggan juga mengakses portal dari pelbagai lokasi dan mudah menggunakan portal dengan ciri satu akses (single sign-on). Namun begitu, Perpustakaan PPUKM perlu membuat penambahbaikan berterusan dalam mengatasi masalah akses dari luar kampus UKM dan masalah sukar mengenal pasti pangkalan data yang ingin diakses antaranya memantapkan susunan senarai pangkalan data mengikut subjek. Sehubungan itu, pelaksanaan transformasi pustaka maya yang dijalankan sehingga kini dan penubuhan Pelan Strategik Pustaka Maya 2012-2016 akan dapat memantapkan lagi perkhidmatan Portal demi memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan. RUJUKAN Cox, A. (2003). Choosing a library portal system, Vine, 33(1), 37-41. Jawatankuasa Penubuhan Pustaka Maya. (1998). Penubuhan pustaka maya perubatan

maya di perpustakaan hospital Malaysia: konsep dan cadangan. Zalina Yahaya, (2000) Pustaka perubatan e-Lib pertama di UKM. Retrieved from

http://www.utusan.com.my/utusan/info.asp?y=2000&dt=0210&pub=utusan_malaysia&sec=Gaya_Hidup&pg=ls_04.htm





UNDERSTANDING OF READING HABITS AMONG STUDENTS IN THE ROYAL MILITARY COLLEGE, MALAYSIA

Mohamad Azri A., Mohammad Fazli B. & Wan Mohd Hafiz W. H.

Lecturer

Faculty of Information Management, Universiti Teknologi Mara, 40150 Puncak Perdana, Shah Alam, Selangor, Malaysia.


ABSTRACT Reading is an aspect associated with literacy. However, the reading process is not simple in its nature. It does not merely involve recognizing a single character and pronouncing it correctly or to recognize and pronounce a few characters that are arranged in a particular manner, but more importantly it is the ability to understand the meaning of these arrangements. In spite of the government’s initiative to inculcate reading habits, not very much is known about how much students read and what they read. This paper focuses on reading habits and reading interests of students in the Royal Military College, Malaysia. The questionnaire was distributed to 75 students who were classified into three groups based on their academic achievements. Data analyses were done using SPSS version 18. The results of this study revealed that students are interested in three main types of materials: newspapers (75 respondents or 25.1%), magazines (74 respondents or 24.7%) and novels (63 respondents or 21.1%). They prefer to read about current issues, military, sports and health. Most of the students read due to their own interests, followed by preparing for examinations, and out of curiosity. Several recommendations and future research on school resource centers and services were suggested. Keywords: Reading habits; reading interests; library services; students; Royal Military College, Malaysia. ABSTRAK Membaca merupakan satu aspek yang berkaitan dengan literasi. Walau bagaimanapun, proses bacaan tidak semudah sebagaimana yang kita ketahui. Ia bukan semata-mata mengenal huruf atau aksara dan menyebut dengan betul sahaja, tetapi yang lebih penting ia adalah keupayaan untuk memahami makna atau maksud bagi setiap



pembacaan yang dilakukan. Walaupun terdapat pelbagai inisiatif yang dilakukan oleh kerajaan untuk memupuk tabiat membaca, tetapi tidak diketahui tentang berapa ramai pelajar membaca dan apa yang mereka baca. Kertas ini memberi tumpuan kepada tabiat membaca dan kepentingan membaca pelajar-pelajar di Maktab Tentera Diraja, Malaysia. Soalan kajiselidik diedarkan kepada 75 pelajar yang telah diklasifikasikan kepada tiga kumpulan berdasarkan pencapaian akademik mereka. Analisis data dilakukan dengan menggunakan SPSS versi 18. Hasil kajian menunjukkan bahawa pelajar-pelajar berminat dengan tiga jenis bahan utama, iaitu akhbar (75 responden atau 25.1%), majalah (74 responden atau 24.7%) dan novel (63 responden atau 21.1%). Mereka lebih cenderung membaca mengenai isu-isu semasa, ketenteraan, sukan dan kesihatan. Kebanyakan pelajar membaca kerana minat mereka sendiri, diikuti persediaan menghadapi peperiksaan dan perasaan ingin tahu. Beberapa cadangan dan kajian masa depan berkenaan perkhidmatan pusat sumber sekolah telah disyorkan. Kata kunci: Tabiat membaca; minat membaca; perkhidmatan perpustakaan; pelajar; Maktab Tentera Diraja, Malaysia. 1. INTRODUCTION Reading is an aspect associated with literacy. However, the reading process is not simple in its nature. It does not merely involve recognizing a single character and pronouncing it correctly or to recognize and pronounce a few characters that are arranged in a particular manner, but more importantly, it is the ability to understand the meaning of these arrangements. While it is important to encourage a love of reading in reluctant or struggling readers, an effort that has been the focus of a great deal of research over the last several decades, it is equally essential to ensure that accelerated readers continue to enjoy reading and are supplied with appropriate reading materials. Teachers, media specialists, and children librarians should be aware of the needs of students in order to provide them with appealing books that will allow them to continue to enjoy reading and encourage them to reach their full potential (Mohammad Fazli, Mohd Sharif and Fuziah, 2011). According to Adetunji (2007), reading has been described as the act of translating symbols or letters into words or sentences that have meaning to an individual. It is also the understanding of what is seen in text, which is the ability of the reader to capture incoming visual information, process that information and obtain meaning from it. Prior to that, Lyman (1976) mentioned that reading is an essential and dynamic means of communication. It is important to awareness, knowledge and information. Print materials may be transferred into other media such as audio and video on compact discs, tapes and films, but print remains a medium of mass communication particularly in the formats of paperbacks or soft covers, newspapers, comic books and magazines. Reading is increasingly integrated with seeing, listening and even feeling channels of communication. It is a major, indeed vital, means of learning in the educational process. Individuals practice and apply the reading habit in order for them to generate and enhance their knowledge. There are varieties of materials in various forms available in the library, bookshops and on the Internet. People can choose any form of reading materials that they want, such as newspapers, magazines, e-books, dictionaries, online articles, periodicals, journals, and many more. Some people actually take the time to read the dictionary to polish their language and vocabulary skills before their bed time. This is a healthy and useful habit for an individual. Anyhow, reading requires a strong and efficient skill if learning is to be successful because the information needs to be processed accurately.

Understanding of Reading Habits among Students in the Royal Military College, Malaysia


According to the findings in the Malaysian Reading Profile 2006, a study that was carried out by the National Library of Malaysia (Perpustakaan Negara Malaysia) (2006), the average Malaysian only reads two books per year. Researchers found that Malaysians will read whenever they have free time. Thus, they do not have any specific time for reading. Also, the study revealed that majority of the Malaysians preferred to read newspapers and magazines rather than books, novels and comics. The findings also showed that Malaysians from ages 10 years and above purchased their own reading materials from bookshops rather than borrow them from the library. In spite of all the initiatives by the government to inculcate reading habits, not very much is known about how much students read and what they read, nor how they prefer to spend their free time? Is ‘reading’ an activity they love? How long do they spend? What factors lead them to read or not to read? However, reading as a practice and art has tended to diminish (Hewitt, 1960). In the opinion of Asheim (1956), reading as a habitual activity is normally confined to a relatively small section of the literate population, and continued serious reading is limited to an even smaller segment within this group of readers. This paper focuses on the reading habits and reading interests of students in the Royal Military College, Malaysia with the intent of identifying the relationship between their reading habits and academic achievements. On the local scene, reading habit does not appear to be a prominent feature in the lives of most Malaysians. This situation was also validated when Prof. Atan Long conducted a study on reading habits and interests of Malaysians in 1984. In his study, he found that Malaysians had poor reading habits and did not like reading. He warned that the apathy towards reading, if allowed to carry on, would create wide rifts in the socioeconomic and intellectual development of segments of the population. Dato’ Dr Salleh (1994) also reminded the public, especially individuals involved in management, such as the executives and managers of the corporate society, to emphasize reading. Furthermore, with the Information Super Highway and the Multimedia Super Corridor under construction, these professionals would be engrossed heavily in networking and managing information. He warned too that if they were not capable of reading the appropriate information in a timely manner and intelligently, they would not be able to keep abreast with the pace of development. 2. RELATED STUDIES 2.1 Reading habits in Malaysia

Lim Teh Eng (1974) carried out a study of the reading habits and interests of sixth form students in English medium schools and their use of the school resource center facilities. A preliminary survey of the school library facilities was carried out in all sixth form English medium schools in order to categorize the schools for the purpose of sampling. The sampling unit was the schools and the questionnaire was administered to 815 students in eight schools selected, according to the stratified random sampling procedure, from those with good school resource center facilities and those with poor school resource center facilities. Findings revealed that the students read regularly outside school hours. They also read mainly for acquiring knowledge and for study purposes only. The relationship of the library and reading habits appears to be not statistically significant. Students do not know well to utilize the library facilities. Mohammad (1982) carried out a survey on reading interests among secondary school students in Rompin. The survey aimed at investigating students reading interests on newspapers, books, magazines and comics, and the regularity of reading those



materials. Between that, the researcher also investigated factors that led students in the selection of reading topics. A sample of 400 students from Form One and Form Two at Sekolah Menengah Tuanku Besar Tampin, Negeri Sembilan was chosen. The researcher found that students read in favour of academic purposes only. Respondents gave priority to reading text books in order for them to get the best exam results followed by newspapers and magazines because they wanted to improve their general knowledge. Another study among students was conducted by Sapiah (1987) in order to identify the differences between reading interests and selection of reading resources among Standard Four students based on location, gender, language literacy, father’s education, father’s profession and socio-economic background. The study samples were 166 Standard Four students and 20 of Malay Language teachers in two schools, which are Sekolah Rendah Kebangsaan Subang Jaya and Sekolah Kebangsaan Kuang. Findings showed that there were no significant differences in the number of story books read per month based on location, gender, language literacy, father’s education, father’s profession and socio-economic background. However, there was a significant difference in the selection of topics in history books and joke books between rural and urban areas students. On his study, Arnasalam (1994) aimed to investigate the relationship between three factors: 1) reading interests; 2) academic achievement; and 3) curriculum activities. The sample comprised 274 Form Four students from four schools in rural and urban areas. Schools from urban areas are Sekolah Menengah Bangsar and Sekolah Menengah Cheras in Kuala Lumpur, while schools from rural areas are Sekolah Menengah Dato’ Harun, Tanjung Karang and Sekolah Menengah Sultan Abdul Aziz, Kuala Selangor. Findings revealed that the majority of the students read 10 to 20 pages of text per week. Besides, they also spent time reading between 30 minutes to 1 hour and 30 minutes daily. Gender also played role in reading habits because the study found that female students spent more time in reading and they also read many books than male students. Socio-economic status also contributed to the encouragement of reading. Most of the high socio-economic status students tended to spend more time for reading, read many books, and have a positive attitude. Furthermore, high academic achievement students spend more time in reading rather than their lower academic achiever counterparts. Surprisingly, the researcher also found that students who are active in curricular activities used to read many books. The study by Arumugam (1999) aimed to determine the factors associated with the reading habits of primary and secondary school students. The specific purpose was to identify the factors that motivate or inhibit good reading habits in students and provide ESL teachers with data relevant to motivating students to read extensively. A total of 100 students and 50 teachers were selected randomly in the district of Cameron Highlands. Findings reported that although teachers played a vital role in encouraging students to read, the number of books read was few and 60% respondents never read at home. Besides, only a few of them (28%) visited the school resource center. The research carried out by Siah Poh Chua (2008) examined the effects of the Sustained Silent Reading (SSR) program on cultivating students’ habits and attitudes in reading books for leisure. The researcher conducted his study at a Malaysian secondary school and recruited only Form one students three times in a twelve-month period, with data obtained from a questionnaire. The salient parts of the SSR program in secondary school were:



a) A twenty minute reading time; b) Teachers started the program in the first period and it was part of every school

day; c) Students were free to choose which book to read; d) All students, teachers and staff were to do nothing but to read books which they

like; e) Class teachers acted as role models by participating in reading; f) Teachers allowed no interruption of students’ reading; and g) Teachers encourage students to write notes and reflections in their reading

journals.

The researcher found that the effect of the SSR program did not have any significant impact on cultivating students’ reading after school, subsequent to the launch of the SSR program. The researcher stated that, although the SSR program could not cultivate students’ affective reactions to reading books for leisure, it did not cause students to spend more time actively reading books for leisure. The study that was carried out by Nor Shahriza (2006) was an attempt to understand the reading habits and attitudes at the Bachelor of IT students and the Bachelor of Art students from the International Islamic University Malaysia. A total of 127 students formed the sample of study. Findings reported that significant differences exist between the two groups of students in terms of types of material and reading resources used. Nor Shahriza and Amelia (2007) carried out a single case study approach due to the organization in defining the population. Sample of study was the undergraduate students from two academic faculties at the International Islamic University Malaysia (IIUM). The faculties were Kulliyyah of Information and Communication Technology (KICT) (IT-based) and Kulliyyah of Islamic Revealed Knowledge and Human Science (KIRKH) (arts-based). Based on 400 samples drawn, 127 responses were received from the survey. The study reported that university students spend quite a significant amount of time reading newspapers, academic books and web sites. Besides, reading has become a major activity during their leisure time. In addition to that, the researchers also found that male students read more resources other than academic books, such as newspapers, web sites and literature. 2.2 Reading interests in Malaysia Che Mat Deli Abdullah’s (1994) study sought to identify the reading interest in additional reading resources among Upper Secondary School students in Sekolah Menengah Tengku Mahmood, Besut, Terengganu. Data were collected through observation and a survey questionnaire was distributed among 100 students from Form Four. Results showed that though the respondents were interested in additional reading materials, they preferred to read text books in order for them to pass examinations. Generally, respondents read the additional reading materials to enhance their general knowledge. A few students practice reading as their favourite hobby. Szarina Abdullah, et al. (1995) carried out a survey on reading habits and interests among students in Malaysia Higher Learning Institutions. There were 1556 respondents from different fields and races selected as the sample of the study from seven local universities including Institute Teknologi MARA and Tunku Abdul Rahman College. Findings revealed that the majority of the respondents aged between 20 to 24 years old came from lower socio-economic and low level of parents’ education background. Most of the respondents (64.4%) read newspapers daily, while 45.4% read lecture notes daily. Respondents read general knowledge books or non-fiction books between one to three



days monthly. However, respondents used to read textbooks, magazines and journals between one to three days weekly. The researcher also found that females were the greater readers compared to male students. There was no relationship between reading habits and family’s socio-economic background. The hypothesis with regard to the higher the family socio-economic background, the higher reading interest , was not supported by the findings. Azura (2006) carried out a study on the reading habits and interests among the students from Faculty of Information Management in Universiti Teknologi MARA. A total of 100 questionnaires were distributed to a sample of students. Findings showed that most of the respondents (30%) preferred to read topics on entertainment, followed by 18% who preferred reading technology, 17% on sports and 15% on religious topics. The minority of the students read politics (6%) and only 1% of them read engineering. In terms of types of materials, it was found that 27% of students read newspapers, 21% read academic books, 17% read magazines, 16% read comics and 14% read novels. 3. BACKGROUND AND METHODOLOGY

The Royal Military College (RMC) is a school established to train young Malaysians for service in the Malaysian Armed Forces. The RMC campus covers an area of 1,200 acres (4.9 km2) near the town of Sungai Besi about 10 miles (16 km) from Kuala Lumpur with a view of the Mines Resort and the Bukit Jalil Stadium. RMC shares its grounds with the National Defence University of Malaysia. In the Malay language, it is known as Maktab Tentera Diraja. The current students of RMC is known as a Present Putera, while graduates of the institution is known as Old Putera or "OP" in short. The term Putera, literally meaning prince in Malay, is attributed to the RMC's royal status. For this study, the quantitative method has been chosen as it allowed the reaching of a relatively large population easily and economically. Several questionnaires used by previous studies were adopted in developing a questionnaire as the instrument in this study. The questionnaire is appropriate for this kind of survey because it enabled the researcher to get responses from a relatively large population within the specific time limit. According to Fidzani and Oladukun (1998), the questionnaire would provide an opportunity for respondents to answer at their own leisure. The questionnaire designed is required 10 – 15 minutes to complete. The questionnaire was distributed to 75 students who were classified into three groups based on their academic achievement, namely:

a) Group A – 25 students who have obtained 8As during PMR. b) Group B – 25 students who have obtained 7As during PMR. c) Group C – 25 students who have obtained 6As during PMR.

The questionnaire was made up of three sections. Section A is structured to asked questions which sought information regarding respondents’ reading interest, Section B is to elicit information on reading habits. Section C is to elicit respondents’ background comprising parents’ educational background and profession. The questions were designed to collect data to achieve the objectives of the study. Analysis was done using Statistical Package for Social Science (SPSS) version 17.0 for Windows. 4. FINDINGS AND DISCUSSION

The respondents of the study comprise 75 Form Five students who are divided into three groups: Group A: 25 students, Group B: 25 students and Group C: 25 students. All 75 students involved are male.



Based on the end-of-year examination results in Table 1, from 75 respondents, majority (24 respondents or 32%) had obtained 7A’s in their end-of-year examination results, followed by 21 respondents (28.0%) who had obtained 6A’s, 20 respondents (26.7%) who had obtained 8A’s, nine respondents (12.0%) had obtained 5A’s and only one respondent (1.3%) had obtained 4A’s. When the examination results were compared among three groups, findings showed that more students in Group A, i.e. 16 respondents (21.3%) had obtained 8A’s in their end-of-year examinations results with only 4 respondents (5.3%) in Group B and none of the respondents from Group C. On the other hand, the majority of students in Group B, i.e. 9 respondents (12.0%) had obtained 7A’s in the examination results compared to those in Group C, with only 8 respondents (10.7%) and Group A, with only 7 respondents (9.3%) respectively. The data showed that students in Group C (13 respondents or 17.3%) had obtained 6A’s in their examination results compared to Group B (7 respondents or 9.3%) and Group A (one respondent or 1.3%). It can be seen in Table 1 that, more students in Group B (5 respondents or 6.7%) had obtained 5A’s in their examination results compared to Group C (3 respondents or 4%) and Group A (one respondents or 1.3%). Finally, it was found that only one student in Group C (1.3%) had obtained 4A’s in their examination results, while there were none from Group A and B.

Table 1. End-of-year examination results

In terms of their parents’ educational background, data indicated that the majority of parents have completed their secondary school education, i.e. 33 (44.0%) of the respondents’ parents with Degrees, followed by 17 (22.7%) parents with Master Degrees, 9 (12.0%), of the respondents’ parents are Diploma holders, 8 (10.7%) of the respondents’ parents have other certificates, 4 (5.3%) parents have PhD degrees and 4 (5.3%) of the respondents’ parents have Sijil Pelajaran Malaysia. According to the findings in Table 2, respondents are interested in three main types of reading materials: newspapers (75 respondents or 25.1%), magazines (74 respondents

Result Group A Group B Group C Total

n = 25 33.3% n =

25 33.3% n = 25 33.3% n =

75 100%

9A 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0

8A 16 21.3 4 5.3 0 0.0 20 26.7

7A 7 9.3 9 12.0 8 10.7 24 32.0

6A 1 1.3 7 9.3 13 17.3 21 28.0

5A 1 1.3 5 6.7 3 4.0 9 12.0

4A 0 0.0 0 0.0 1 1.3 1 1.3

3A 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0

2A 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0

1A 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0



or 24.7%) and novels (63 respondents or 21.1%). This finding is different from the previous study, where the majority of the respondents in Sekolah Menengah Tuanku Besar Tampin, Negeri Sembilan read mainly for academic purposes (textbooks and revision books), while 59.8% of them read newspapers and magazines (Mohammad, 1982).

Table 2: Types of reading materials

Material Group A Group B Group C Total

Frequency n= 104 34.8% n = 97 32.4% n =

98 32.8% n= 299 100%

Newspapers 25 8.4 25 8.4 25 8.4 75 25.1 Magazines 25 8.4 25 8.4 24 8.0 74 24.7 Novels 22 7.4 18 6.0 23 7.7 63 21.1 Textbooks 19 6.4 21 7.0 18 6.0 58 19.4 Encyclopedias 12 4.0 8 2.7 8 2.7 28 9.4 Dictionaries 1 0.3 0 0.0 0 0.0 1 0.3

When data are compared across three groups from Table 2, majority of Group A (25 or 8.4%) preferred to read newspapers and magazines, followed by novels (22 students or 7.4%) and 19 students (6.4%) read textbooks. The minority of Group A students preferred to read other types of materials,i.e.12 (4.0%) of them read Encyclopedias, and only one (0.3%) of them preferred to read dictionaries. For Group B students, the majority (25 or 8.4%) preferred to read newspapers and magazines, followed by textbooks (21 students or 7.0%) and 18 students (6.0%) read novels. The minority of students in Group B students preferred to read encyclopedias (8 or 2.7%). While the majority of Group C (25 or 8.4%) preferred to read newspapers while 24 (8.0%) read magazines, followed by novels (23 students or 7.7%) and 18 students (6.0%) read textbooks. The minority of Group A students preferred to read encyclopedias (8 or 2.7%).

Regarding preferred topics of readings, findings showed that current issues were chosen by most students (72 or 18.9%), followed by (62 or 16.3%) military topics and (55 or 14.5%) sports topics. This study had identified some factors that motivate reading, which are quite different from previous research. Findings in Table 3 showed that most respondents (74 or 26.6%) read because of their own interests, followed by 73 respondents (26.3%) who read for their examination preparation, 60 (21.6%) read upon their teacher’s order (instruction), and the least number of 6 respondents (2.2%) read because of peer competition. This finding is quite different from that of Muhammad’s (1982), Mustafa’s (1993) and Lim’s (1974) because these studies found that secondary school students read for acquiring knowledge and academic purposes only.



Table 3. Factors that motivate reading

Factor Group A Group B Group C Total

Frequency n = 90 32.4% n = 97 34.9% n =

91 32.7% n = 278 100%

Own Interests 25 9.0 25 9.0 24 8.6 74 26.6

Curiosity 23 8.3 22 7.9 20 7.2 65 23.4

Peer competition 1 0.4 5 1.8 0 0.0 6 2.2

Examination 25 9.0 23 8.3 25 9.0 73 26.3

Teacher's order 16 5.8 22 7.9 22 7.9 60 21.6 When factors that motivate students to read is compared among groups in Table 3, majority of students in Group A, 25 respondents read due to their own interests and due to preparation for the examination, followed by 23 respondents (8.3%) who read for their curiosity, 16 respondents (5.8%) read because of teacher’s order (instruction), while only one respondent (0.4%) read because of peer competition. Meanwhile for Group B, majority of the students (25 or 9.0%) read due to their own interests, followed by 23 respondents (8.3%) due to the examination, 22 respondents (8.3%) read for their curiosity and teacher’s order, and only five respondents (1.8%) read because of peer competition. Whereas more students in Group C (25 or 9.0%) read due to the examination, followed by 24 respondents (8.6%) due to their own interests, 22 respondents (7.9%) read because of teacher’s order, 20 respondents (7.2%) read for their curiosity, while no respondent read because of peer competition. Results in Table 4 illustrate majority of the respondents (74 or 33.2%) obtained their reading materials from the school resource center, 66 respondents (29.6%) obtained their reading materials by purchasing them by themselves, 52 respondents (23.3%) obtained the reading materials because their parents had bought for them, 16 respondents (7.2%) obtained the reading materials by borrowing from friends, 8 respondents (3.6%) obtained the reading materials in the form of gifts, and 7 respondents (3.1%) obtained their reading materials by borrowing from the public library. Findings of this study are consistent with previous study, where respondents bought the books they read. Very few borrowed from the public library (Zainab, 1997).

Table 4. Sources of reading materials

Activity Group A Group B Group C Total

Frequency n = 76 34.1% n = 77 34.5% n =

70 31.4% n = 223 100%

Buy by own self 21 9.4 24 10.8 21 9.4 66 29.6 Borrow from friends 7 3.1 5 2.2 4 1.8 16 7.2

School library 25 11.2 25 11.2 24 10.8 74 33.2

Bought by parents 14 6.3 20 9.0 18 8.1 52 23.3

Gift 6 2.7 1 0.4 1 0.4 8 3.6

Public library 3 1.3 2 0.9 2 0.9 7 3.1



When sources of reading materials are compared among groups in Table 4, majority of the students in Group A (25 or 11.2%) borrowed from the school resource center, followed by 21 respondents (9.4%) bought by their own reading materials, while reading materials of 14 respondents (6.3%) had been bought by parents. The minority of them obtained their reading materials from other sources. These are: seven (3.1%) of them borrowed the reading materials from friends, six (2.7%) of them received their reading materials in the form of gifts, and three (1.3%) of them obtained their reading materials from the public library. Meanwhile Group B showed that, the majority of them (25 or 11.2%) borrowed from the school resource center, followed by 24 respondents (10.8%) bought by their own reading materials, while reading materials of 20 respondents (9.0%) had been bought by parents. The minority of them obtained their reading materials from other sources. These are: five (2.2%) of them borrowed the reading materials from friends, two of them (0.9%) had obtained their reading materials from the public library and only one (0.4%) of them received their reading materials in the form of gifts. Majority of the students in Group C (24 or 10.8%) borrowed from the school resource center, followed by 21respondents (9.4%) bought by their own reading materials, while reading materials of 18 respondents(8.1%) had been bought by their parents. The minority of them obtained their reading materials from other sources. These are: four (1.8%) of them borrowed the reading materials from friends, two (0.9%) of them obtained their reading materials from the public library, and only one (0.4%) of them received their reading materials in the form of gifts. 5. CONCLUSION AND RECOMMENDATION The aim of this study focused on the reading interests and reading habits of the secondary school students in the Royal Military College, Sungai Besi Camp, Kuala Lumpur. A total of 75 respondents who are students from Form Five classes had been chosen. The results showed that majority of the Form Five students in the Royal Military College, Sungai Besi Camp, Kuala Lumpur preferred reading newspapers, followed by magazines and novels. Their reading interests include current issues, military, sports and health. Most of them read due to their own interests, followed by reading to prepare for examinations and reading to fulfil their curiosity. Majority of the respondents do not have any problem in acquiring their reading materials. Based on the findings, the majority of the respondents spent three to four hours per day to read. Although most of them are great readers of newspapers, magazines and novels, parents should encourage their children to spend their free time by reading. Parents should also promote reading habits and interests among their children by setting up a mini library in their homes with a variety of resources on various topics, and also conducive area for reading at home. Besides that, our society can also contribute towards inculcating the reading habits by giving books as gifts during special occasions.

In the school, the person-in-charge of the resource center should conduct library orientation on information literacy programs among students. In this way, the students will get a clear picture on how to utilize the library. Furthermore, because most of the respondents like to read novels, the school resource center should provide a greater variety of novels. Other than that, the school resource center should play an important role in cultivating the reading habit and interests among the students by expanding their collections with various types of reading resources, especially novels. In that way, students will be attracted to visit the library because of its attractive surroundings and welcoming environment. Additionally, organizing a reading campaign can become a part and parcel



of cultivating students’ reading habits and interests. The organizer can invite book s publishers to go to the school and exhibit their reading materials for sale. In addition, discounts on selected book items will help students to purchase them at reasonable prices. REFERENCES Adentunji, A. (2007). Factors affecting reading habit of secondary school students in

Osogbo. The Social Sciences, 2(1), 102-105). Arnasalam, A. (1994). Minat membaca dan kaitannya dengan pencapaian akademik dan

penyertaan dalam kegiatan kokurikulum. (Master Thesis). Faculty of Education Studies, University of Malaya, Kuala Lumpur.

Arumugam, K. (1999). Factors associated with the reading habits of primary and secondary school pupils. Master Thesis. Faculty of Educations Studies, University of Malaya, Kuala Lumpur.

Asheim, L. (1956). What do adults reads? Adult reading, 55th Yearbook of the National Society for the Study of Education, Part II. Chicago: University of Chicago Press.

Atan Long. (1984). A survey on reading habits and interests of Malaysian people. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Azura Mohamad Hashim. (2006). Kajian terhadap minat dan tabiat membaca dikalangan pelajar Fakulti Pengurusan Maklumat di Universiti Teknologi MARA. (Independent Study). Fakulti Pengurusan Maklumat, Universiti Teknologi MARA, Shah Alam, Selangor.

Che Mat Deli bin Abdullah (1994). Minat membaca bahan bacaan tambahan di kalangan pelajar sekolah menengah atas di sekolah menengah tengku mahmood, besut, terengganu: satu tinjauan. (Master Thesis). Fakulti Pengajian Pendidikan, Universiti Pertanian Malaysia, Serdang, Selangor.

Fidzani B. T. & Oladokun, O. S. (1998). Library service and support to affiliated Institutions survey. University of Bostwana, Gaborone, unpublished report.

Hewitt, R. P. (1960). Reading and response. London: George G Harrap. Lim, T. E. (1974). A study of the reading habits and interests of six-form students in

English medium schools and their use of the school library facilities. (Master Thesis). University of Malaya, Kuala Lumpur.

Lyman, H. H. (1976). Reading and the adult new reader. Chicago: American Library Association.

Mohammad Fazli, B., Mohd Sharif, M. S. & Fuziah Mohd, N. (2011). Information literacy practices by teacher-librarian: A case of four MARA Junior Science Colleges in Kedah, Malaysia. Jurnal PPM, 5(1), 103 – 116.

Mohammad Harun (1982). Satu tinjauan mengenai kegemaran membaca di kalangan murid- murid di sebuah Sekolah Menengah di Bandar, Tampin. Master Thesis. Fakulti Pendidikan, Universiti Malaya, Kuala Lumpur.

Mustafa Mohamad Bdewi. (1993). A study of reading habits and interests among secondary school students in Tripoli, Libya. (Master Thesis). Faculty of Education, University of Malaya, Kuala Lumpur.

Nor Shahriza Abdul Karim (2006). Reading habits and attitude in Malaysia: analysis of gender and academic programme differences. Kekal Abadi, 25(1/2), 16-24.

Nor Shahriza Abdul Karim & Amelia Hassan. (2007). Reading habits and attitudes in the digital age. The Electronic Library, 25(3), 285-298.

Perpustakaan Negara Malaysia. (2006). Profil membaca rakyat Malaysia 2006. Kuala Lumpur: Perpustakaan Negara Malaysia.

Salleh Mohd Nor. (1994). Reading in Context of Management. Proceedings of the National Seminar on the Promotion of Reading Habits in Malaysia, June.

Sapiah Hamid (1987). Menilai minat membaca di kalangan murid tahun IV berdasarkan pemilihan bahan bacaan. Master Thesis. Fakulti Pendidikan, Universiti Malaya.



Siah Poh Chua. (2008). The effects of the sustained silent reading program on cultivating student’s habits and attitudes in reading books for leisure. Heldref Publication, Malaysia.

Szarina Abdullah. (1995). Kaji selidik mengenai tabiat dan minat membaca di kalangan siswa siswi Institut Pengajian Tinggi di Malaysia. Institut Teknologi MARA, Shah Alam.

Zainab Awang Ngah (1997). Leisure reading habits and interest of adolescents between the ages of fourteen and fifteen, from two comprehensive schools in Cardiff. Master Thesis, University College, Cardiff, Wales, United Kingdom.





UTM READING STATIONS: TANGGUNGJAWAB KHIDMAT SOSIAL

aKamariah Nor Mohd Desa, bMuhammad Daud & bJunaidah Isnain

aKetua Pustakawan, bPustakawan

Perpustakaan Sultanah Zanariah, Universiti Teknologi Malaysia, 81310 UTM Skudai, Johor Darul Takzim, Malaysia


ABSTRACT This case study discusses the initiative of building a culture of knowledge and foster a culture of reading among the campus community that would result in a sustainable intellectual ecosystem. Universiti Teknologi Malaysia (UTM) has started a new innovation by introducing Reading Stations (RS) on and off campus, an innovation that has been branded as UTMRS. This responsibility is led by UTM Library. UTMRS motivate, encourage and stimulate reading among UTM community in particular and the society at large; generate creative ideas through reading and appreciation of original works; make reading as a worthwhile activity to meet each individual's free time; promote reading culture through favored literature; foster responsible attitudes to appreciate and preserve the UTMRS collection materials which were acquired through donations from UTM's own community; and create mutual ownership through material contributions to UTMRS. UTMRS is based on the concept of endowment with core values of trust and responsibility. UTMRS collection is developed through endowment and gifts. Borrowing and returning of reading material is based on trust and responsibility. Readers do not have to register as members. Readers can borrow and return books at any of the RS by just making a note in the record books provided. The substantial contribution of the development UTMRS is the impact on teaching and learning, research and writing, consultancy and community service. UTMRS have demonstrated intellectual ecosystem by increasing knowledge and enriching reading culture among the community within and outside the university. Keywords: Knowledge culture; reading habits; UTM Reading Stations; Universiti Teknologi Malaysia; university; Malaysia. ABSTRAK Kajian kes ini membincangkan mengenai inisiatif membina budaya ilmu dan memupuk budaya membaca di kalangan warga kampus yang akan menzahirkan ekosistem intelektual. Universiti Teknologi Malaysia (UTM) telah memulakan inovasi baru dengan memperkenalkan perkhidmatan Reading Stations (RS) di dalam dan luar kampus yang

Kamariah Nor Mohd Desa, Muhammad Daud & Junaidah Isnain


telah dijenamakan sebagai UTMRS. Tanggungjawab ini diterajui oleh Perpustakaan UTM. UTMRS adalah bertujuan mendorong, menggalak dan merangsang pembacaan di kalangan masyarakat UTM khususnya dan masyarakat luar; menjana idea kreatif melalui pembacaan dan penghayatan karya asli; menjadikan budaya membaca sebagai satu aktiviti berfaedah dalam memenuhi masa terluang setiap individu; mempromosi budaya membaca melalui bahan bacaan yang digemari; memupuk sikap bertanggungjawab dalam menghargai dan memelihara koleksi UTMRS yang dikumpulkan melalui kaedah sumbangan masyarakat UTM sendiri; dan memupuk semangat perkongsian bahan melalui sumbangan bahan kepada UTMRS. Konsep UTMRS adalah berdasarkan wakaf dengan berpegang kepada nilai teras iaitu amanah dan bertanggungjawab. Pembangunan koleksi UTMRS adalah melalui wakaf dan hadiah. Manakala peminjaman dan pemulangan berpegang kepada amanah dan tanggungjawab. Peminjam tidak perlu mendaftar sebagai ahli. Mereka boleh meminjam dan memulangkan bahan di mana-mana RS dan ianya dicatit di Buku Rekod Peminjaman yang disediakan. Impak besar yang disumbangkan melalui pembangunan UTMRS adalah dalam aspek pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan penulisan, perundingan dan khidmat masyarakat. UTMRS telah menzahirkan ekosistem intelektual dengan meningkatkan penyuburan budaya ilmu dan membaca di kalangan masyarakat dalam dan luar universiti. Kata kunci: Budaya ilmu; budaya membaca; tabiat membaca; UTMRS; Universiti Teknologi Malaysia; universiti; Malaysia. 1. PENGENALAN

Bangsa Membaca Bangsa Berjaya. Slogan ini amat bermakna kepada bangsa yang sedar bahawa membaca sesungguhnya membawa kejayaan dan membaca mencerminkan tahap ketamadunan sesuatu bangsa. Itulah yang disarankan dalam Surah al-Alaq ayat 1-5 yang bermula dengan seruan ‘Bacalah’. Persoalan yang sering diutarakan iaitu sejauh mana peranan kita mendampingi masyarakat untuk tujuan membina bangsa membaca, memupuk budaya membaca, menghayati budaya ilmu, berdamping dengan masyarakat dan berinovasi membina konsep membaca di mana-mana yang tidak semestinya di perpustakaan. 2. OBJEKTIF

Tujuan kertas kerja ini adalah untuk menjawab persoalan di atas dan menyingkap peranan yang dimainkan oleh Universiti Teknologi Malaysia (UTM) dalam usaha memupuk budaya ilmu melalui penubuhan UTM Reading Stations. Ini adalah satu Kajian Kes yang berorientasikan tanggungjawab sosial UTM kepada masyarakat. 3. UTM READING STATIONS Sejarah penubuhan UTM Reading Station (UTMRS) bermula pada 9 April 2009 apabila perbincangan singkat di antara Naib Canselor dengan Ketua Pustakawan. Perbincangan itu juga disertai oleh beberapa orang wakil pengurusan universiti dan perpustakaan. Naib Canselor UTM berhasrat untuk menyediakan ekosistem intelektual dengan menyediakan sumber bacaan yang mencukupi dan melihat masyarakat dalam dan luar kampus dapat menghayati budaya ilmu melalui budaya membaca. Beliau berharap perpustakaan dapat memainkan peranan yang penting dalam merealisasikan idea tersebut sehingga tertubuhnya UTMRS. Oleh itu pelaksanaan penubuhan UTMRS

UTM Reading Stations: Tanggungjawab Khidmat Sosial


diurustadbirkan oleh Perpustakaan UTM melalui pembentukan Jawatankuasa UTMRS. Jawatankuasa UTMRS telah menggubal objektif UTMRS seperti berikut:

a) Mendorong, menggalak dan merangsang pembacaan di kalangan masyarakat khususnya warga UTM dan masyarakat am.

b) Menjana idea kreatif melalui pembacaan dan penghayatan karya asli. c) Menjadikan budaya membaca sebagai satu aktiviti berfaedah dalam memenuhi

masa terluang setiap individu. d) Mempromosi budaya membaca melalui bahan bacaan yang digemari. e) Memupuk sikap bertanggungjawab dalam menghargai dan memelihara koleksi

UTMRS yang dikumpulkan melalui kaedah sumbangan masyarakat UTM sendiri. f) Memupuk semangat perkongsian bahan melalui sumbangan bahan kepada

UTMRS. 4. METHODOLOGI

Konsep UTMRS. Konsep wakaf merupakan konsep pembangunan dan pelaksanaan UTMRS. Konsep ini berpegang kepada nilai teras iaitu amanah dan tanggungjawab bersama untuk tujuan kelestarian UTMRS. Pembangunan koleksi UTMRS adalah berkonsepkan wakaf dan hadiah atau ditafsirkan sebagai sumbangan sukarela dari warga kampus dan masyarakat luar. Semua koleksi dilabel dan direkod di dalam sistem UTMRS untuk tujuan capaian kembali dan inventori. Peminjam tidak perlu mendaftar sebagai ahli. Peminjaman bahan dibenarkan kepada sesiapa sahaja dari kalangan masyarakat dalam dan luar UTM di mana-mana lokasi UTMRS. UTMRS menggunapakai konsep pinjaman dan pemulangan kendiri dengan pemantauan minima. Semua peminjaman dan pemulangan bahan hanya perlu direkod sendiri di dalam Buku Rekod yang disediakan di setiap UTMRS. Semua peminjam perlu mempunyai sifat amanah dan bertanggungjawab untuk memulangkan bahan yang dipinjam. Kelestarian UTMRS. Jawatankuasa UTMRS melihat aspek kelangsungan atau kelestarian atau yang lebih tepat diterjemahkan sebagai sustainability adalah perkara penting yang perlu diuruskan supaya inisiatif ini tidak terhenti separuh jalan dengan membahagikan bidang tugas dan tanggungjawab kepada perpustakaan, fakulti, bahagian atau kolej kediaman. Perpustakaan UTM bertanggungjawab menggerak kempen dan inisiatif pembangunan koleksi UTMRS melalui usaha dan wakaf dengan menyediakan kotak donation di setiap UTMRS; mengenal pasti lokasi UTMRS dan bekerjasama dengan pihak di mana lokasi UTMRS berada; memastikan UTMRS dibekalkan dengan perabot dan peralatan standard branding untuk menempatkan bahan bacaan oleh Pejabat Bendahari; memastikan bahan bacaan di tiap UTMRS direkod, dilabel dan disusun dengan baik di UTMRS berkenaan; staf perpustakaan melawat dan memantau UTMRS secara berkala untuk memastikan UTMRS berada dalam keadaan dan persekitaran yang baik; memastikan koleksi UTMRS berada di tempat yang tepat seperti yang dilabel; mengambil, memproses dan menghantar semula bahan hasil pengumpulan pihak UTMRS yang lain; dan memastikan setiap UTMRS dibekalkan dengan Buku Rekod Pinjaman serta senarai bahan yang berada di UTMRS berkenanan. Pihak fakulti, bahagian atau kolej kediaman pula bertanggungjawab membantu membangunkan koleksi di UTMRS masing-masing dengan mengusahakan pengumpulan bahan yang sesuai dari kalangan staf dan pelajar menggunakan kotak donation yang disediakan oleh perpustakaan; memaklumkan kepada perpustakaan apabila terdapat bahan bagi koleksi UTMRS yang perlu diproses; memantau, menyusun koleksi dengan kemas dan memastikan perabot berada dalam keadaan yang baik;



memantau peminjaman dan penggunaan Buku Rekod Pinjaman UTMRS; membenarkan koleksi UTMRS dipinjam oleh semua masyarakat dalam dan luar UTM; dan menerima pemulangan bahan yang dipinjam dari mana-mana UTMRS. 5. PENEMUAN UTMRS telah memberi impak yang besar dalam penyediaan ekosistem intelektual. Impak yang ketara adalah dalam aspek pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan, penerbitan, perundingan dan perkhidmatan kepada masyarakat. 5.1 Pengajaran dan pembelajaran

UTMRS memberi impak dalam aspek pengajaran dan pembelajaran iaitu berhubung kait dengan membina budaya lmu, budaya membaca dan memperkenalkan program ko-kurikulum iaitu service learning atau perkhidmatan pembelajaran. UTMRS diperkukuhkan melalui program perkhidmatan pembelajaran yang diperkenalkan kepada mahasiswa UTM seperti yang dilaporkan dalam Berita Harian 4 Oktober 2012, berita berjudul “UTM galak masyarakat membaca, perluas UTMRS” dan Dr Ahmad Rahman Songip telah menghuraikan:

“Komitmen warga kampus khususnya mahasiswa juga dituntut bagi menjayakan initiatif ini menerusi pusat perkhidmatan pembelajaran. Jika sebelum ini, pembabitan mahasiswa hanya terhad sebagai penyumbang bacaan, kini mereka akan memikul tanggungjawab dalam setiap aspek penubuhan UTMRS khususnya di lokasi pilihan masing-masing”.

Pembabitan mahasiswa UTM dalam program perkhidmatan pembelajaran akan diberi jam kredit sekiranya UTMRS berjaya dibangunkan dan secara tidak langsung kelestarian ekosistem intelektual dapat dikekalkan. 5.2 Penyelidikan

Pembangunan UTMRS dalam usaha menyediakan ekosistem intelektual dalam masyarakat setempat telah menghasilkan beberapa kajian dan penerbitan yang dapat memberi sumbangan dalam memperkayakan khazanah ilmu berkaitan budaya ilmu, budaya membaca, perkhidmatan pembelajaran dan khidmat masyarakat. Antara hasilnya adalah kajian pelajar Sarjana Muda Pengurusan iaitu Mohammed Fadl Ali Al-Gaal (2011) yang berjudul “The role of UTM Reading Stations (UTMRS) in creating reading habit”. Kajian ini di antaranya bertujuan untuk mengetahui sama ada mahasiswa UTM sedar atau tidak kewujudan UTMRS di dalam kampus dan sama ada mahasiswa UTM telah atau tidak membuat kunjungan ke UTMRS yang disediakan. Kajian mendapati 71 peratus mahasiswa sedar akan kewujudan UTMRS dan hanya 47 peratus mengunjungi UTMRS. Kajian kedua adalah yang diketuai oleh staf akademik Mohini et al (2012) dari Fakulti Pendidikan yang merupakan Pengetua Kolej Datin Seri Endon (KDSE). Kajian Mohini et.al (2012) “Reading behaviors of students in Kolej Datin Seri Endon (KDSE)”. Kajian tersebut bertujuan untuk mengetahui tingkah laku dan minat membaca di kalangan mahasiswa perempuan yang tinggal di KDSE. Kajian juga ingin melihat kepada penggunaan UTMRS yang terdapat di lokasi-lokasi strategik di dalam kampus utama iaitu UTMJB sahaja. Hasil kajian Mohini et al (2012) telah membuktikan UTMRS telah memperkasakan budaya ilmu dan budaya membaca di



kalangan pelajar di UTM. Penilaian pelajar di dalam kajian tersebut mengenai penubuhan UTMRS adalah positif dan bersetuju konsep RS dapat membantu meningkat budaya membaca. Hasil kajian juga mendapati 49 peratus pelajar juga think that the materials at the RS can broaden their knowledge in various fields. Kajian juga mendapati kebanyakkan pelajar membaca lebih daripada empat buku setahun sama ada buku akademik atau bukan akademik berbanding kajian yang dibuat oleh Perpustakaan Negara Malaysia iaitu hanya dua buah buku setahun yang dibaca (Malaysian National Library, 2006). Kajian ini juga bersependapat dengan kajian Malaysian National Library (2006) iaitu minat dan tabiat membaca rakyat Malaysia masih rendah iaitu 80 peratus pelajar hanya suka membaca surat khabar dan majalah. Mohini et al (2012) membuat kesimpulan bahawa:

“Reading culture is an important element to create a knowledge-based community. Higher education institution is the place where such culture should flourish. In order to endorse a reading culture, the university has a long way to go to build such an intellectual ecosystem”.

5.3 Penerbitan

UTMRS sebenarnya telah menghasilkan impak yang besar dengan terhasilnya beberapa penerbitan seperti hasil kajian Projek Sarjana Muda Mohammed Fadl Ali Al-Gaal (2011). Hasil kajian Mohini et al (2012) telah diterbitkan dalam jurnal antarabangsa iaitu International Journal of Education Management. 26(4), pp381-390. Selain daripada itu sebanyak lima (5) artikel telah terbitkan dalam akhbar harian tempatan, penerbitan Buku Program Perasmian UTMRS, Laporan Tahunan UTMRS, Video UTMRS dan Laman Web UTMRS. 5.4 Perundingan

Modal insan iaitu staf dan mahasiswa UTM merupakan sumber yang penting di dalam menjayakan sesuatu agenda. Modal insan ini telah dibangun dan diperkukuhkan untuk tujuan perkhidmatan perundingan. Impak daripada UTMRS ialah usaha pembangunan UTMRS telah memperkasakan kompetensi staf yang menganggotai Jawatankuasa UTMRS dan mahasiswa yang melaksanakan program perkhidmatan pembelajaran. Kemahiran yang mereka perolehi boleh digembelingkan untuk kerja perundingan melayakkan mereka sebagai pakar rujuk pembangunan UTMRS di setiap pelusuk kampung, bandar, negeri dan negara pada masa depan. Kerja-kerja perundingan sedang giat dijalankan oleh ahli Jawatankuasa UTMRS untuk program perkhidmatan pembelajaran khususnya. Langkah dan usaha tersebut akan merealisasikan matlamat UTMRS sebagai usaha progresif bagi menggalak dan merangsang aktiviti membaca kalangan warga UTM untuk melahirkan masyarakat berilmu dan boleh menyumbang ke arah negara maju. 5.4 Khidmat masyarakat

UTMRS yang telah dibangunkan pada peringkat awalnya hanya di lokasi dalam kampus sahaja secara sukarela. Namun UTMRS juga berkembang di luar kampus UTM Johor Bahru dan Kuala Lumpur apabila mendapat permintaan daripada masyarakat luar iaitu daripada pihak sekolah, jabatan kerajaan dan masyarakat setempat. Sehingga Jun 2013 jumlah lokasi dan koleksi UTMRS di dalam dan luar kampus telah meningkat dengan pesatnya seperti terdapat pada jadual dan carta di bawah:



Jadual 1. Jumlah lokasi UTMRS

LOKASI UTMRS 2009 2010 2011 2012 2013

(SEHINGGA JUN)

Kampus Johor Bahru

45

48

49

52

55

Kampus Kuala Lumpur

4

13

13

14

16

Luar UTM

7

9

16

JUMLAH KUMULAT

49

61

69

74

87

Rajah 1. Jumlah UTMRS mengikut lokasi

0

10

20

30

40

50

60

Kampus JB Kampus KL Luar UTM

JUM

LAH

LOKA

SI

LOKASI UTMRS

JUMLAH UTMRS MENGIKUT LOKASI

2009

2010

2011

2012

2013



Rajah 2. Jumlah lokasi UTMRS mengikut tahun

Rajah 3. Jumlah kumulatif koleksi UTMRS

6. KESIMPULAN UTMRS telah menzahirkan ekosistem intelektual dengan meningkatkan penyuburan budaya ilmu dan membaca di kalangan masyarakat dalam dan luar universiti. Adalah menjadi harapan UTM konsep UTMRS diperluaskan di seluruh negara yang merangkumi sekolah, pusat membeli belah, lapangan terbang, stesen bas, tren, pejabat kerajaan dan bukan kerajaan, dll.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

JUMLAH KUMULATIF

JUM

LAH

LOKA

SI

LOKASI UTMRS

2009

2010

2011

2012

2013

JUMLAH KUMULATIF, 2009, 9,220





Jum

lah

Kum

ulat

if

Tahun

JUMLAH KUMULATIF KOLEKSI UTMRS



Usaha ini bertujuan untuk mempertingkatkan budaya ilmu, budaya membaca dan memperkasakan khazanah ilmu. Perlu disedari bahawa tugas ini adalah tugas dan bakti yang akan meningkatkan martabat semua yang terlibat terutamanya golongan pustakawan. Para pustakawan tidak boleh melupakan masyarakat di dalam menjalankan tugas harian walaupun padat dan terikat dengan agensi pusat masing-masing kerana pustakawan adalah sebagai pakar rujuk dalam agenda budaya ilmu. Adalah menjadi tanggungjawab kita untuk memastikan bangsa membaca, bangsa berjaya dan negara terus maju. RUJUKAN Anon. (2009, May 18). UTM launches its first Reading Station. The Star. Anon (2010, June 4). Bebas berdiskusi di PSZ. Utusan Malaysia. Anon. (2010, July 14). Sumbangan kepada penyebaran ilmu, lonjakkan imej universiti

UTM naik taraf unit penerbitan. Utusan Malaysia. Anon. (2010, July 29). UTM galak warga kampus banyak membaca. Berita Harian. Anon. (2012, October 4). UTM galak masyarakat membaca, perluas UTMRS. Berita

Harian. Majlis perasmian galeri buku penerbit UTM Press dan pelancaran buku Budaya Inovasi,

Pangkalan Data Malaysiana (MyPD) serta UTM Reading Station. Disempurnakan oleh YB Dato’ Seri Utama Dr. Rais Yatim. 1 Julai 2010. Buku Program.

Malaysian National Library (2006). The reading profile of Malaysians 2006. Unpublished manuscript of Perpustakaan Negara Malaysia, Kuala Lumpur.

Mohammed Fadhl Ali Al-Gaal (2011). The role of UTM Reading Stations (UTMRS) in creating reading habit. UTM: Faculty of Management and Human Resource Management. Project Sarjana Muda.

Mohini M. et.al (2012). Reading behaviors of students in Kolej Datin Seri Endon (KDSE). International Journal of Education Management, 26(4), 381-390.

My favourite read@UTM Reading Station. Wednesday, 30 March 2011 Dewan Kolej Tun Rahah Kolej Tun Razak, UTM. Video.

Perpustakaan UTM (2012). Laporan tahunan Bahagian Perkhidmatan Lanjutan.




Pembentang Jemputan Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka, 25-27 Ogos 2013 427

Raja Abdullah Raja Yaacob


Preserving the Endangered Knowledge through Systematic Management of Oral History, Records and Special Collections


Mohd Ridhuan Tee Abdullah


Pengurusan Maklumat Islam Keselamatan dan Pertahanan


Mohd Sharif Mohd Saad


Rumusan & Ucapan Penutup SKPM 2013


Pembentang Lisan Lampiran

Senarai Pembentang Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka, 25-27 Ogos 2013 465

SENARAI PEMBENTANG LISAN

NAMA

(JAWATAN) JABATAN PENDIDIKAN JUDUL KERTAS KERJA

Abrizah Abdullah (Pensyarah)

Jabatan Sains Maklumat & Perpustakaan, Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat, UM.

• Doktor Falsafah, Universiti Malaya.

• Sarjana Muda – Environmental Engineering Technology, Temple University, Philadelphia USA.

• Dip. Pendidikan – TESL. • Sarjana Sains Maklumat

& Perpustakaan, Universiti Malaya.


Anna Kustyana Mukandar (Timbalan Ketua Pustakawan/Ketua Perpustakaan Undang-Undang)

Perpustakaan Tun Seri Lanang, UKM.

• Post Graduate Diploma in Library Science (ITM).

• Sarjana Muda Sains (Kep.) (UKM).

Perkhidmatan Pinjaman Antara Perpustakaan di Perpustakaan Tun Seri Lanang Berdasarkan British Standards ISO 11620:2008 (E): Kajian Perbandingan Dengan Perpustakaan Penyelidikan di Malaysia.

Che Azlan Taib (Timbalan Pengarah / Pensyarah Kanan)

Institut Pengurusan Kualiti / Pusat Pengajian Pengurusan Teknologi dan Logistik, UUM.

• PhD (Bidang Pengurusan Kualiti), Universiti Utara Malaysia, 2010.

• MLIS, Universiti Malaya, 1998.

• B. Econs (H), Universiti Malaya, 1989.


Che Zainab Haji Abdullah (Pensyarah)

Faculty of Information Management, UiTM Puncak Perdana Campus.

• Master in Library Science, St. John’s University, New York, USA.

• Bachelor in Library and Information Science, UiTM.

The Relationship Between Library’s Initiatives Planning and Return on Investment (ROI) in E-Book Collection Building

Engku Razifah Engku Chik (Timbalan Ketua Pustakawan)

Perpustakaan Hamdan Tahir, Universiti Sains Malaysia, Kampus Kesihatan, Kubang Kerian, Kelantan.

• Post Graduate Diploma in Library Science, Universiti Teknologi MARA.

• Ijazah Sarjana Muda Sastera, Universiti Kebangsaan Malaysia.

Rakan Buku: Terapi Biblio (Bibliotherapy) dengan Pesakit Pediatrik Hospital Universiti Sains Malaysia

Faridah Talib (Pustakawan)

Perpustakaan Tun Abdul Razak, UiTM.

• M.Sc In Information Mgmt, UiTM, 2002

• Diploma in Library Science, UiTM, 1983


Haslan Tamjehi (Pustakawan)

Perpustakaan Universiti Malaya,UM.

• MLIS, UIA, 2002. • B.H. Sc. (Psychology),

UIA, 2000.




NAMA (JAWATAN) JABATAN PENDIDIKAN JUDUL KERTAS

KERJA Kamariah Binti Nor Mohd. Desa (Ketua Pustakawan)

Perpustakaan Sultanah Zanariah, UTM.

• PhD Candidate, Information Management, UiTM, 2010.

• MA Library & Information Studies, Loughborough University of Technology, UK, 1986.

• Bacheor in Library Science, Universiti Teknologi MARA (UiTM), 1981.


Laili Ashikeen Awang Puteh (Pustakawan)

PETRONAS Petroleum Resource.

• BSc. Library & Information Management, Universiti Teknologi MARA.


Md Nizam Azid (Pustakawan)

Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra, UNIMAP.

• Ijazah Sarjana Muda Sains Pengajian Maklumat (Pengurusan Perpustakaan dan Maklumat), UiTM

Libguides dan Libanswers: Saluran Informasi dan Interaksi Pengguna di Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra

Md Yazid Muji (Pustakawan Kanan)

Perpustakaan, UNITEN.

• Ijazah Sarjana Muda Pengajian Maklumat (Kepujian)

Amalan-Amalan Terbaik Perpustaaan Universiti Tenaga Nasional (Uniten) dalam Menyediakan Perkhidmatan Rujukan dan Maklumat Sebagai Agen Informasi dan Promosi Kepada Pengguna.

Mohd Abdul Halim (Pegawai Teknologi Maklumat)

Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA.

• Bachelor Sains Komputer (Kejuruteraan Perisian), Universiti Putra Malaysia.

Sistem Repositori Dokumen Kerajaan Dalam Perlaksanaan Pengurusan Projek

Mohd Faizal Hamzah (Pustakawan)

Perpustakaan, UM. • Master in Information Management, UiTM, 2010.

• Degree Library and Information Science , UiTM, 2008.

• Diploma Pengurusan Maklumat, UiTM, 2006.

The Concern of University of Malaya Library In Enhancing the Facilities for the Special Disables Users

Norhazura Hamzah (Pustakawan)

Perpustakaan Sultan Abdul Samad, UPM.

• Sarjana Sains Perpustakaan, UiTM.

• Ijazah Sarjana Muda Sains Pengajian Maklumat (Pengurusan Pusat Sumber Maklumat), UiTM.

Academician Perception of a Liaison Librarian Service at Universiti Putra Malaysia Library: a Case Study




KERJA Ruzilah Ehsan (Pustakawan)

Bahagian Pengurusan Maklumat, Agensi Nuklear Malaysia.

• Dip. Lepasan Ijazah Sains Perpustakaan, ITM.

• Bac. Sains (Pembangunan Manusia), UPM.

Sistem Maklumat Nuklear Antarabangsa (INIS), Platform Penyelidik Berkongsi Maklumat

Sabariah Abd Samad (Pensyarah)

UiTM, Kampus Samarahan, Sarawak.

• M.Sc. in Information Mgmt.


Salmah Abdullah (Pustakawan)


• Master Sains (Teknologi Maklumat), UPM.

• Post Graduate Diploma in Library Science, ITM.

• Ijazah Sarjanamuda (Sains Nuklear) (Kep.), UKM.


Shahril Effendi Ibrahim (Pustakawan Kanan)

Open University Malaysia

• Sarjana Perpustakaan & Sains Maklumat, UIAM.

• Sarjana Muda Pengurusan Perniagaan, UIAM.

QR-Codes di Perpustakaan: Inisatif Perpustakaan Digital Open University Malaysia (OUM)

Shamsiah Abu Bakar (Pustakawan)

Perpustakaan, UM. • Postgraduate Diploma Library & Information Management, Manchester Metropolitan University.

• Diploma Lanjutan Sains Perpustakaan Bersamaan Ijazah Sarjana Muda Sains Perpustakaan, Universiti Teknologi Mara.

Literasi Maklumat : Penggunaan Modul E-Learning untuk Sesi Kemahiran Maklumat di Perpustakaan Universiti Malaya

Siti Sumaizan Ramli (Pustakawan)

Perpustakaan Tuanku Bainun, UPSI.

• Post Grad Dip in Library Science, ITM, 1988.

• B. Sc. (Hons.) UKM, 1986.

Koleksi Nadir Perpustakaan Tuanku Bainun: Bahan Warisan Sejarah dan Rekod Perguruan yang Tidak Ternilai

Suhana Md Taha (Pustakawan)

Perpustakaan Tuanku Syed Faizuddin Putra, UniMAP.

• Sarjana Muda Sains Pengajian Maklumat (Kepujian) (Perpustakaan & Pengurusan Maklumat), UiTM, Shah Alam.

Peranan dan Cabaran Pembangunan Metadata ke Arah Memperkasakan Perkongsian Maklumat

Vijayalatchumy Maruthaveeran (Pustakawan)

Perpustakaan, UM. • M.L.I.S (UM). • B.A. Hons (UM).

Tamil Malaysiana Collection : a National Heritage

Wan Khairoslinda Wan Mohd Khairi (Pustakawan)

Pusat Dokumentasi Melayu, Dewan Bahasa dan Pustaka

• Ijazah Sarjana Sastera (Kajian Bahasa Melayu), UKM.

• Ijazah Sarjana Muda Sains Perpustakaan, UITM.





KERJA Zaharah Abdul Samad (Timbalan Ketua Pustakawan)

Perpustakaan, UIAM

• Master in Library and Information Science, UIAM.

Kulliyyah’s Perception on the Effectiveness of Liaison Librarians Programme : the IIUM Library Experience

Pembentang Poster Lampiran


SENARAI PEMBENTANG POSTER

NAMA

(JAWATAN) ORGANISASI PENDIDIKAN Judul Kertas Kerja

Asma Wati Ibrahim (Penolong Pegawai Perpustakaan)

Perpustakaan Hamzah Sendut, USM.

• Ijazah Sarjana Muda Kepujian Sains Pengajian Maklumat (Pengurusan Perpustakaan dan Maklumat), UiTM.

• Diploma Pengurusan Maklumat, UiTM.


Azlan Mohamad Hamzah (Pustakawan)

Perpustakaan Pusat Perubatan, UKM.

• Ijazah Sarjana Sains Perpustakaan dan Maklumat, Universiti Malaya.

• Ijazah Sarjana Muda Sains Pengajian Maklumat, Universiti Teknologi MARA.

Transformasi Pustaka Maya ke Portal Perpustakaan: Kajian Penggunaan dan Kepentingan Kepada Pelanggan Perpustakaan Pusat Perubatan Universiti Kebangsaan Malaysia

Hasnita Ibrahim (Pengurus Maklumat)

Pusat Maklumat & Perpustakaan (InfoLib BERNAMA).

• Ijazah Sarjana Sains Perpustakaan & Maklumat, Universiti Malaya, 1997-2000.

• Ijazah Sains Perpustakaan & Maklumat, UiTM, Shah Alam, 1990-1994.

Amalan Terbaik di Pusat Maklumat & Perpustakaan (InfoLib) Bernama

Imilia Ibrahim (Pensyarah Kanan)

UiTM, Kampus Samarahan, Sarawak.

• Master of Commerce (Advanced Information Systems & Management).

• BSc. (Hons.) Information Studies (Library & Information Management).


Kiprawi Sani (Pustakawan)

Politeknik Kuching Sarawak.

• Sarjana Muda Sains Pengajian Maklumat (Kepujian) Pengurusan Pusat Sumber.


Md Razib Karno (Pustakawan)

Perpustakaan Sultanah Zanariah, UTM.

• Ijazah Sarjana Muda Sains Maklumat, UiTM, Shah Alam.

Perlombongan Data Sistem Maklumat Perpustakaan dalam Membantu Proses Perancangan dan Membuat Keputusan: Kajian Kes di Perpustakaan UTM Malaysia

Mohamad Zaki Abdul Rahman (Pustakawan)

Perpustakaan, UM • MLIS, UiTM. • Ba Info. Studies, UiTM.

The Use of Web 2.0 Application in Universiti of Malaya Library Website among Undergraduate Medical Students



NAMA (JAWATAN) ORGANISASI PENDIDIKAN Judul Kertas Kerja

Mohd Ismail Abidin (Pustakawan)

Pusat Sumber, UiTM Kampus Bandaraya Melaka.

• Sarjana Sains Perpustakaan dan Maklumat, Universiti Malaya.

• Ijazah Sarjana Muda Sains Perpustakaan dan Maklumat, Universiti Teknologi MARA.

• Diploma Pengurusan Maklumat, Universiti Teknologi MARA.

Kajian Mengenai Penawaran Aplikasi Web 2.0 : Transformasi Perkhidmatan Perpustakaan Awam dan Penerimaaannya dalam Kalangan Remaja

Muhammad Hanifah Mahabat @ Mohamed (Pen. Pegawai Perpustakaan (S27))


• Diploma Pengajian Maklumat, UiTM.

Jom Baca@Phs: Inisiatif Jaringan Masyarakat Perpustakaan

Noor Azlinda Wan Jan (Pustakawan)


• Sarjana Muda Sains Pengajian Maklumat dengan Kepujian (Pengurusan Rekod), UiTM Puncak Perdana, Shah Alam.

• Diploma Pengurusan Maklumat, UiTM.


Nurul Sha’adah, A.K (Pustakawan)

PETRONAS Petroleum Resource Centre

• Sarjana Muda Sains Pengajian Maklumat dengan Kepujian (Pengurusan Perpustakaan), UiTM

Sustainability and Growth of a Special Library - Adapting to Changing Business and Library Environment: Best Practices from Petronas Petroleum Resource Centre Experience

Ratnawati Sari Mohamed Amin (Pustakawan)

Perpustakaan Peringatan Za’ba, UM.

• LLBCH. • MLIS, IIUM.


Samsul Farid Samsudin (Pustakawan)


• Diploma in Building Surveying, UiTM.

• Bachelor of Science in Information Studies (Hons), UiTM.

• Master of Library & Information Science (MLIS), UM.


Wan Mohd Hafiz Wan Hasnol (Pensyarah)

UiTM (Kedah). • Master in Library Science. • Bachelor of Science in

Information Studies (Hons.) (Records Management).

Understanding of Reading Habits among Students In Royal Military College, Malaysia

Lampiran

Gambar-gambar SKPM 2013 Seminar Kebangsaan Pustakawan Malaysia, Melaka, 25-27 Ogos 2013 471

SEKITAR MAJLIS PERASMIAN

YB Datuk Haji Ahmad Haji Maslan, Timbalan Menteri Kewangan Malaysia bersama Encik Noor Hidayat Adnan, Pengerusi SKPM 2013 dan Prof. Madya Dr. Mohd Sharif Mohd Saad, Pengerusi

PPM mengunjungi tapak pameran

Lampiran


SEKITAR MAJLIS PERASMIAN

Penerangan poster Amalan Terbaik di Pusat Maklumat & Perpustakaan (INFOLIB)BERNAMA oleh Puan Hasnita Haji Ibrahim dan poster Sustainability and Growth of a Special Library: Adapting to Changing Business & Library Environment: Best Practices From Petronas Petroleum Resource Centre oleh Puan Nurul Sha’adah Abdul Kalam

Para hadirin menyanyikan Lagu Negaraku Ucapan aluan oleh Pengerusi SKPM 2013, Encik

Noor Hidayat Adnan

Perasmian seminar oleh YB Datuk Haji Ahmad

Haji Maslan Sesi penyampaian cenderamata semasa majlis

perasmian seminar

Lampiran


Sidang media SKPM 2013 Sesi bergambar peserta bersama tetamu kehormat

PEMBENTANG JEMPUTAN

Ucapan penceramah jemputan Tan Sri Muhammad Ali Hashim, Presiden, Dewan

Perdagangan Islam Malaysia

Ucapan penceramah jemputan oleh YM Dato’ Profesor Haji Dr. Raja Abdullah Raja Yaacob, Profesor, Fakulti Pengurusan Maklumat UiTM

Tuan Sayed Munawar Sayed Mustar ketika membentangkan ceramah beliau berkaitan “Ekonomi perbukuan demi kesuburan ilmu”

Prof. Madya Dr. Ridhuan Tee Abdullah penceramah jemputan ke-4 dengan ceramah beliau “Transformasi

perpustakaan daripada perspektif Islam”

Lampiran


SEBAHAGIAN PEMBENTANG SKPM 2013

Puan Zaharah Abd Samad, Pustakawan UIAM

sedang membentangkan kertas kerja Encik Yazid Muji, Pustakawan UNITEN sedang

membentangkan kertas kerja

Puan Engku Razifah Engku Chik, Pustakawan

USM membentangkan kertas kerja “The concern of University of Malaya Library in

enhancing the facilities for the special disables users” oleh Encik Mohd Faizal Hamzah, Pustakawan UM

“Adaptasi Falsafah Deming di Perpustakaan Akademik : Satu

Evaluasi Model” oleh Dr Che Azlan Taib, Pensyarah UUM Puan Salmah Abdullah, Pustakawan UPM sedang membentangkan hasil kajiannya

Lampiran


SEBAHAGIAN PESERTA SKPM 2013

Lampiran


SEBAHAGIAN PESERTA SKPM 2013

SEBAHAGIAN PEMENANG CABUTAN BERTUAH

Prosiding ini memuatkan 38 kertas kerja, 2 slaid pembentang jemputan, rumusan seminar

di samping gambar-gambar terpilih semasa seminar.

Semoga maklumat daripada Prosiding Ini akan menjadi pemangkin

dalam pembentukan masyarakat berilmu, modal insan yang berdisiplin, proaktif dan inovatif.

Diterbitkan oleh: Persatuan Pustakawan Malaysia