RINGKASAN EKSEKUTIF

TAJUK KERTAS :

PENJELASAN DAN PANDUAN

PENGGUNAAN BORANG PERMOHONAN

PEMBAYARAN (BORANG ISO) MPC

TARIKH : 4 SEPTEMBER 2018

ANGGARAN HASIL DAN

KOS :

TIDAK BERKAITAN

BAHAGIAN : UNIT PEROLEHAN (PCT)/UNIT

KEWANGAN (FIN)

IMPAK :

i. Mengelakkan kekeliruan warga

mengenai penggunaan Borang ISO

ii. Mempercepatkan proses

pembayaran kepada pembekal

perkhidmatan

iii. Mengurangkan karenah birokrasi

yang dapat mempertingkatkan

tadbir urus yang lebih baik, cekap

dan berkesan

BAKI

PERUNTUKAN/T.TANGAN

KETUA AKAUNTAN

:

ULASAN PENGURUS PCT :

KERTAS CADANGAN UNTUK PERTIMBANGAN DAN KELULUSAN LEMBAGA PENGURUSAN (BOM)

TENTANG PENJELASAN DAN PANDUAN PENGGUNAAN BORANG PERMOHONAN PEMBAYARAN

(BORANG ISO) MPC

1.0 TUJUAN

Tujuan kertas cadangan ini adalah untuk memaklumkan dan mendapatkan kelulusan

daripada pihak Pengurusan MPC (BOM) mengenai pembayaran aktiviti-aktiviti yang

menggunakan Borang Permohonan Pembayaran (ISO) MPC.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Borang Permohonan Pembayaran (Borang ISO) adalah borang yang digunakan bagi tujuan

membuat pembayaran berkaitan aktiviti elaun mesyuarat, hadiah konvensyen, bayaran

secara kontra, bayaran penceramah/taklimat, tuntutan perjalanan orang luar dan pos

laju. Walaubagaimanapun kebelakangan ini terdapat maklumbalas dan isu daripada warga

mengenai kekeliruan Penggunaan Borang ISO untuk aktiviti di atas mengakibatkan proses

pembayaran kepada penceramah/pembekal mengambil masa yang lama dan tidak cekap.

2.2 Isu ini timbul kerana tiada panduan jelas bagi penggunaan Borang ISO dan pegawai terpaksa

mengisi pula Borang RO bagi membuat pembayaran. Borang ISO dan RO adalah berbeza dari

segi prosedur dan situasi ini menimbulkan kekeliruan serta tidak dapat mematuhi prosedur

yang telah ditetapkan.

2.3 Perbezaan antara Borang ISO dan Borang RO seperti berikut:

Jadual 1: Perbandingan penggunaan Borang ISO dan Borang RO

BIL ITEM BORANG ISO BORANG RO

1 Tempoh Pengisian Borang

Borang ISO diisi selepas penceramah/pembekal memberi perkhidmatan

Manakala Borang RO hendaklah diisi 7 hari sebelum program

2 Kadar Bayaran

Bagi kakitangan kerajaan atau kakitangan swasta kadar bayaran sebagai penceramah/fasilitator sambilan adalah mengikut Pekeliling Perbendaharaan (WP 1.8/2015) [Lampiran 1] Rujuk Jadual 1,2 dan jadual 6: Garis Panduan Kadar Bayaran Kepakaran (Bukan Perunding) di MPC

Bayaran boleh dibuat kepada syarikat atau individu yang memberikan perkhidmatan mengikut jenis perkhidmatan seperti dinyatakan di dalam Garis Panduan Kadar Bayaran Kepakaran (Bukan Perunding) di MPC. Rujuk Jadual 3, 4, 5, 6 dan 7 [Lampiran 2]

3 Syarat dan Dokumen sokongan

Rujuk senarai semak Borang ISO bertarikh 18.7.2018 [Lampiran 3]

1) Keratan Minit BOM & anggaran bajet program 2) Garis Panduan Kadar Bayaran Kepakaran (Bukan Perunding) di MPC hanya untuk perolehan terus di bawah nilai RM20,000 untuk satu-satu kelas item. 2) Jika melebihi RM 20,000 maka lantikan perlu dibuat melalui perbandingan sebutharga. 3) Surat lantikan 4) Surat setuju terima 5) Terma rujukan (TOR) 6) Invois dari pembekal

4 Proses pembayaran

Dokumen yang lengkap akan diproses oleh Unit Kewangan

1) Dokumen yang lengkap akan diproses oleh Unit PCT 2) LO akan dikeluarkan kepada pembekal 3) LO akan diserahkan kepada pembekal untuk dicop dan ditandatangan 4) Individu perlu keluarkan invois 5)Seterusnya pembayaran akan diproses selepas menerima semua dokumen berkaitan termasuk invois pembekal

5 Masa proses Pembayaran akan diproses dalam masa 14 hari

1) RO diisi 7 hari sebelum program

2) Selepas program LO perlu dipulangkan dan ditandantangani pembekal dan pegawai mengambil masa sekurang-kurangnya 2 hari (jika serahan tangan) dan lebih masa diperlukan jika melalui pos (5 – 10 hari) untuk hantar dan kembali

2.4 Oleh kerana keperluan bagi proses Borang ISO dan Borang RO adalah berbeza, maka

perlunya satu panduan yang jelas bagi memastikan semua prosedur dipatuhi dan

mengurangkan beban peraturan yang tidak perlu kepada pihak penceramah/pembekal.

3.0 OBJEKTIF

3.1 Memberi penjelasan dan panduan bagi mengisi borang yang betul bagi aktiviti yang

berkaitan dengan khidmat guna tenaga sebagai penceramah/fasilitator/penulis

artikel/kehadiran elaun mesyuarat.

3.2 Mengelak daripada beban peraturan yang tidak perlu akibat daripada prosedur yang tidak

jelas.

3.3 Mengurangkan karenah birokrasi dan tadbir urus yang lebih baik, cekap dan berkesan.

3.4 Meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

4.0 PENJELASAN PROSEDUR PENGGUNAAN BORANG ISO

Daripada situasi di atas, penjelasan penggunaan Borang ISO bagi individu yang memberi

perkhidmatan adalah seperti berikut:

Aktiviti Kategori Syarat dan Keperluan Dokumentasi

Penceramah/Fasilitator/ pembentangan kertas kerja/Moderator sesi panel di mana-mana platform berbentuk forum, seminar, bengkel atau sesi perkongsian yang dianjurkan MPC *Penceramah tidak melebihi 4 jam sehari bekerja.

Individu Penjawat Awam

Keratan kelulusan minit BOM & anggaran bajet program

Mendapat kelulusan Ketua Jabatan melalui Borang Tuntutan Penceramah mengikut pekeliling WP 1.8/2015 (Lampiran B) [Lampiran 4] (untuk ceramah sahaja)

Kadar bayaran tidak melebihi separuh daripada gaji bulanan pegawai bagi penjawat awam.

(WP 1.8/2015)

Individu bukan penjawat awam (swasta dan pesara kerajaan)

Keratan kelulusan minit BOM & anggaran bajet program (item kos)

Surat lantikan

(return) 3) Pembayaran diproses

dalam masa 14 hari.

Surat setuju terima

Akuan pengesahan pensyarah jemputan/Senarai kehadiran

Kadar bayaran mengikut perenggan 16(ii)(g),PK2 1PP, 2013 Tidak bersiri atau berjadual

Elaun Ahli mesyuarat /kumpulan fokus/ Panel

Bayaran Individu Minit BOM & anggaran bajet program

Surat lantikan

Surat setuju terima

Mendapat surat kebenaran daripada Ketua Jabatan bagi penjawat awam

Tandatangan Senarai kehadiran

Kadar Bayaran mengikut Garis Panduan Kadar Bayaran Perkhidmatan (Bukan Perunding) Jadual 5 (Bil 2)

Pembayaran Secara Kontra (Kontra Hasil)

Rujuk senarai semak Borang ISO (bertarikh 18.7.2018) [Lampiran 3] Bayaran Pos Laju

Lain-lain Pembayaran untuk perkhidmatan-perkhidmatan lain selain dinyatakan di atas kepada individu/perseorangan menggunakan Permohonan Pembayaran (ISO) perlulah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Pengarah MPC.

Walaubagaimanapun, jika individu yang dilantik tersebut memberi perkhidmatan dan

terlibat secara langsung kepada sesuatu projek/program yang mempunyai komitmen

keperluan hari bekerja (mandays), bayaran berkala dan Terms of References (TOR) yang

tertentu perlulah mengisi borang RO, perkhidmatan melebihi sekali dan tatacara

perolehan adalah mengikut nilai yang diberikan oleh individu/pembekal tersebut.

5.0 SYOR

Lembaga Pengurusan MPC dipohon meluluskan Penjelasan Dan Panduan Penggunaan

Borang Permohonan Pembayaran (Borang ISO) MPC.

Disediakan oleh:

Cham Yin Hwa

Penolong Pengurus

Unit Pengurusan Perolehan (PCT)

Disemak Bersama oleh:

En. Mohd. Azwan Mohd. Salleh Cik Hjh Wan Norhani Wan Khalid

Pengurus Kanan Pengurus Kanan

Unit Pengurusan Perolehan (PCT) Pengurus Kanan Unit Kewangan (FIN)

Disahkan oleh:

Tn. Hj. Burhanuddin Hj. Saidin

Pengarah

Bahagian Khidmat Pengurusan dan Kewangan (MSF)

Disahkan oleh:

Tn. Hj. Burhanuddin Hj. Saidin

Pengarah

Bahagian Khidmat Pengurusan dan Kewangan (MSF)

[Lampiran 1: WP1.8/2015]

[Lampiran 2: Garis Panduan Bayaran Kepakaran (Bukan Perunding) di MPC]

Sila rujuk pada http://www.mpc.gov.my/prince/2018/06/07/bom-pct/ SEMAKAN SEMULA GARIS PANDUAN KADAR BAYARAN PERKHIDMATAN KEPAKARAN (BUKAN PERUNDING) DI PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA (MPC) untuk muat turun dokumen.

[Lampiran 3: Borang Permohonan Pembayaran]

[Lampiran 4] Borang Tuntutan Penceramah mengikut pekeliling WP 1.8/2015 (Lampiran B)

BORANG PERMOHONAN

UNTUK MENJALANKAN TUGAS SEBAGAI

PENSYARAH/ PENCERAMAH SAMBILAN ATAU

PENSYARAH/ PENCERAMAH SAMBILAN PAKAR

BAGI BULAN ………. TAHUN ………..

(DIISI DALAM DUA SALINAN)

Kepada :

……………………………………

……………………………………

……………………………………

……………………………………

BAHAGIAN 1 (Diisi Oleh Pemohon)

A. BUTIR-BUTIR PERIBADI

1. Nama :……………………………………………………………

2. No. Kad Pengenalan :……………………………………………………………

3. Jawatan / Gred :……………………………………………………………

4. Taraf Jawatan :……………………………………………………………

5. Kelulusan Akademik Tertinggi :……………………………………………………………

6. a) Gaji Pokok :……………………………………………………………

b) Elaun Memangku (Jika Ada) :……………………………………………………………

c) No. Gaji :……………………………………………………………

d) Nama Bank :……………………………………………………………

e) No. Akaun Bank :……………………………………………………………

f) No. Cukai Pendapatan :……………………………………………………………

g) Emel :……………………………………………………………

h) No.Telefon Pejabat :…………………………. No. H/p :……………………...

7. Nama Kementerian/ Jabatan/Agensi :……………………………………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

8. Alamat Kementerian/Jabatan/Agensi :……………………………………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

B. BUTIR - BUTIR PEMOHON

Bil Tajuk Kursus/Ceramah Tarikh

Kursus/Ceramah

Tempoh

(Dalam Jam)

Jumlah Tuntutan

(RM)

JUMLAH TUNTUTAN (RM)

a) Jumlah besar tuntutan bulanan di para 1 di atas adalah selaras dengan kelayakan saya seperti

ditetapkan di perenggan 2. Pekeliling Perbendaharaan 2/2005

atau

b) Jumlah besar tuntutan bulanan di para 1 di atas adalah melebihi kelayakan saya seperti

ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan 2/2005 dan saya telah memulangkan balik

lebihan bayaran saguhati yang diterima iaitu sebanyak RM…………… kepada Kementerian/

Jabatan/ Agensi ……………………………………………………………… seperti surat akuan yang disertakan

daripada Kementerian/ Jabatan / Agensi ……………………….. Bil …………………… bertarikh

……………………………..

C. PERAKUAN

Saya mengaku butir-butir yang dinyatakan di atas adalah benar.

………………………………

Tandatangan Pemohon

Tarikh :……………. Nama : ………………………………..

BAHAGIAN II

i. Ulasan Ketua Jabatan

Tarikh : ……………… ……………………………

Tandatangan Ketua Jabatan

Nama : …………………………

Jawatan : …………………………

Cop Jab.: …………………………

ii. Pengesahan Ketua Jabatan Disahkan bahawa pegawai ini adalah seorang pensyarah/penceramah sambilan

golongan pakar/bukan golongan pakar*

Tarikh : ……………… ……………………………

Tandatangan Ketua Jabatan

Nama : …………………………

Jawatan : …………………………

Cop Jab.: …………………………

* Potong yang mana tidak berkenaan.

BAHAGIAN III (Diisi oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Penganjur)

Keputusan Permohonan

Diluluskan /Tidak Diluluskan*

Tarikh : ……………… ……………………………

Tandatangan Ketua Jabatan

Nama : …………………………

Jawatan : …………………………

Cop Jab.: …………………………

* Potong yang mana tidak berkenaan.

Dokumen yang perlu disertakan :-

- Salinan buku bank/ penyata bank - Salinan penyata gaji terkini (kakitangan kerajaan sahaja) - Salinan Sijil Tertinggi (SPM/DIPLOMA/IJAZAH/PHD) (kakitangan swasta) - Surat jemputan/lantikan penceramah - Jadual atucara majlis/Tentatif program

* Semua dokumen mestilah diakuisah oleh Ketua Jabatan.

[Lampiran 4] Borang Tuntutan Penceramah mengikut pekeliling WP 1.8/2015 (Lampiran B)