protokol-tatacara penganjuran majlis rasmi

7/17/2019 Protokol-tatacara Penganjuran Majlis Rasmi

http://slidepdf.com/reader/full/protokol-tatacara-penganjuran-majlis-rasmi 1/15

TATACARA PENGANJURAN MAJLIS RASMI

Bil PROSES KERJA SENARAI SEMAK

1. Merancang MajlisRasmi

(a) Menyediakan Kalendar Acara Tahunan(Bagi semua Majlis yang melibatkan YB Menteri/

YB Timbalan Menteri/KSU/KPK yang akandilaksanakan ada tahun semasa)! dan

(b) Memastikan eruntukan ke"angan mencukui untukmelaksanakan r#gram/majlis$

. Men!e"ia#anKer$as K%nse&'Ca"anganPela#sanaan

(a) Bahagian/%K& erlu menyediakan kertascadangan/k#nse bagi mendaat keutusanYB Menteri dengan s#k#ngan #leh KSU/KPK bagielaksanaan majlis termasuk k#nse dan cadangan jemutan tetamu kenamaan untuk merasmikan majlis$

( Men!elarasPerse"iaan'Pela#sanaan

Majlis

(a) Bahagian/%K& erlu memastikan semua majlis yangdiersetujui menjemut kehadiran kenamaan negaradiselaraskan #leh %a"atankuasa Penyelarasan Majlis$

Pemakluman keada Bahagian Khidmat Pengurusana"al sekurang'kurangnya dua bulan sebelum majlisdiadakan bagi tujuan enyelarasan$ Senaraikenamaan negara adalah seerti berikut

(i) SPB Yang di'Pertuan Agung dan Permaisuri!

(ii) Sultan/aja/Sultanah/aja Peremuan/Yang di'Pertua &egeri!

(iii) YAB Perdana Menteri dan *steri!

(i+) YAB Timbalan Perdana Menteri dan *steri! dan

(+) Ketua Setiausaha &egara$

(b) %a"atankuasa Penyelarasan Majlis KKM'%a"atankuasa ini diengerusikan #leh Timbalan KetuaSetiausaha (Pengurusan) dengan keahlian tetaseerti berikut!

(i) Bahagian Ke"angan!

(ii) Bahagian Pendidikan Kesihatan!

(iii) Unit K#munikasi K#r#rat!(i+) Bahagian/Pr#gram Berkaitan,! dan

1




(+) Bahagian Khidmat Pengurusan (Urus setia)$

,Keahlian Bahagian/Pr#gram lain adalah tertakluk

keada #bjekti- dan jenis majlis$

(c) Urus Setia %a"atankuasa Penyelarasan Majlis KKMmemastikan Ja)a$an#*asa In"*# mela#rkan statusterkini ersediaan dalam mesyuarat Ja)a$an#*asaPen!elarasan Majlis KKM!

(d) Ur*s Se$ia Ja)a$an#*asa Pen!elarasan Majlis KKMakan menyediakan taklimat ringkas (briefing ) keadaengurusan tertinggi untuk ersetujuan/nasihat!

(e) Bagi majlis $an&a #e+a"iran $e$am* #enamaannegara, ia akan diselaraskan #leh %a"atankuasa*nduk$ Bagi majlis yang melibatkan tetamu kenamaan.erlu memaklumkan Bahagian Khidmat Pengurusansekurang'kurangnya dua bulan sebelum majlis!

(-) Ja)a$an#*asa In"*# akan diengerusikan #lehSetiausaha/Pengarah Bahagian/Pengarah %K&/Pengarah *nstitusi yang berkaitan dan keahlian adalahmengikut senarai %a"atankuasa Kerja yangbersesuaian!

(g) %a"atankuasa *nduk erlu memastikan semua%a"atankuasa Kerja menyediakan senarai semaktugasan. bajet yang dierlukan untuk %a"atankuasamasing'masing dan mela#rkan status terkiniersediaan majlis!

(h) Ur*s Se$ia Ja)a$an#*asa In"*# bertanggungja"ab

menyediakan atur cara entadbiran majlis. mengenalasti engacara majlis dan embaca d#a yangbersesuaian serta menyemak teks engacara majlisdan teks bacaan d#a$ Teks bacaan d#a erlulahringkas iaitu tidak melebihi minit$ Bagi Majlis %amuanMakan Malam. "aktu tamat majlis tidak melebihi 01$1malam!

(i) Penger*si Ja)a$an#*asa In"*# mela#rkan statusterkini ersediaan majlis keada %a"atankuasaPenyelarasan Majlis KKM! dan

2




(j) Penger*si Ja)a$an#*asa In"*# memberi taklimatringkas (briefing ) majlis keada engurusan tertinggiKKM untuk nasihat dan kelulusan (bagi majlis yangtidak melibatkan kenamaan negara)$

-. Pen**+anJa)a$an#*asaKerja

Bi"ang T*gas Se$ia& Ja)a$an#*asa Kerja

/a0 Ja)a$an#*asa Kerja Jem&*$an

(i) Menyediakan senarai jemutan!

(ii) Menyediakan dan menghantar kad jemutan danmenerima kad ja"aan kehadiran!

(iii) Memantau dan mengesahkan kehadiran jemutan! dan

(i+) Menyediakan dan memaklumkan kehadiranterkini tetamu jemutan keada %a"atankuasaKerja Sambutan dan Pr#t#k#l$

/0 Ja)a$an#*asa Kerja Sam*$an "an Pr%$%#%l

(i) Mendaatkan senarai engesahan kehadiran jemutan terkini dariada %a"atankuasa Kerja%emutan!

(ii) Menyediakan ega"ai engiring dan enyambuttetamu!

(iii) Menyediakan senarai tugas dan memberitaklimat keada ega"ai engiring danenyambut tetamu!

(i+) Menyediakan makan minum dan tematenginaan ega"ai engiring dan enyambuttetamu (jika erlu)!

(+) Menentukan dan menyusun atur kedudukantetamu (tagging) berdasarkan susunan r#t#k#l!

(+i) Mengiringi tetamu 2*P dan tetamu jemutan ketemat duduk! dan

(+ii) Mendaatkan khidmat nasihat Bahagian *stiadat

dan Urus Setia Persidangan Antarabangsa(B*UPA) atau 3isma Putra. jika erlu$

3




/c0 Ja)a$an#*asa Kerja L%gis$i# "an Persia&an Tem&a$

(i) Menyelaras l#kasi dan layout yang sesuai

berdasarkan keada jumlah eserta. keselesaan. jenis akti+iti. de"an ersidangan. bilik seminar/bengkel. bilik menunggu. bilik sidang media.temat bergambar dan sebagainya!

(ii) Menguruskan keerluan dan melantik indi+iduyang bertanggungja"ab (asukan bantuanteknikal) ke atas enga"alan teknikal semasa

majlis berlangsung!

(iii) Menyediakan kelengkaan yang dierlukanseerti kelengkaan k#muter. kabel. internet.r#jekt#r. skrin. t+. mikr#-#n. sistem audi#. remotecontrol untuk slide ersembahan, pointer dansebagainya!

(i+) Memastikan emasangan eralatan audi# +isualmengikut sesi-ikasi dan ber-ungsi dengan baikseanjang majlis!

(+) Menjalankan uji cuba dan memastikan semuaeralatan ber-ungsi dengan baik!

(+i) Menyediakan dan memasang backdrop!

(+ii) Memastikan enyediaan signage bagi tematersidangan!

(+iii) Pemasangan bunting/banner dan menurunkan

bunting/banner seleas ersidangan/majlis tamat!

(i4) Memastikan sistem engha"a dingin dihidukana"al dan ber-ungsi dengan baik!

(4) Persediaan sesi-ikasi sistem audi# +isual danencahayaan (jika erlu)! dan

(4i) Memastikan encahayaan yang sesuai denganmajlis$

/"0 Ja)a$an#*asa Kerja Cen"erama$a

4




(i) Mendaatkan ersetujuan dan kelulusan%a"atankuasa *nduk mengenai jeniscenderamata!

(ii) Menguruskan enyediaan cenderamata

5 %umlah mencukui!

5 6iasan/embungkusan/reben! dan

5 Peralatan untuk emberian cenderamata

seerti dulang. tr#li dan lain'lain$

(iii) Mendaatkan eruntukan embelian

cenderamata

5 Menyiman rek#d kira'kira embeliancenderamata! dan

5 Siman resit'resit/bukti embelian$

(i+) Menguruskan urusan enyerahan cenderamatadi entas

5 Mengenalasti etugas!

5 Menyediakan jadual etugas! dan

5 Memberi taklimat tugasan/tanggungja"ab bagi setia etugas$

/e0 Ja)a$an#*asa Kerja Jam*an

(i) Menguruskan emilihan menu (kelulusan

%a"atankuasa *nduk) dan membuat temahankatering!

(ii) Menguruskan cara hidangan. c#nt#hnya buffet .hidang dan lain'lain!

(iii) Menentukan tatarias meja dan kerusi. dari segik#nse "arna serta hiasan meja dan kerusi.bersesuaian dengan majlis!

(i+) Mengadakan food tasting (jika erlu)!

5




(+) Memantau enyediaan hidangan seanjangmajlis (astikan teat ada masa dan temat)!

(+i) Memeriksa menu sebelum majlis berlangsung!

(+ii) Melantik dan menentukan etugas yangbertanggungja"ab atas enyediaan

5 6idangan ringan di VIP Holding Room;

● Welcoming drinks keada eserta (jika erlu)!dan

5 Keerluan air minuman (mineral) dan goblet di

meja 2*P di atas entas dan r#strum$

(+iii) Mengatur emeriksaan remis enyediaanmakanan! dan

(i4) Menyediakan tagging kal#ri makanan$

/0 Ja)a$an#*asa Kerja Te#s Uca&an "an Ka$a2#a$aAl*an

(i) Menyediakan dra- teks ucaan aluan danerasmian sekurang'kurangnya dua (7) minggusebelum majlis!

(ii) Menyediakan dra- kata'kata aluan sertamendaatkan kelulusan dan tandatanganYBMK/YBTMK/KSU/KPK bagi kata'kata aluantersebut untuk buku r#gram (sekiranya erlu)!

(iii) Memastikan semua dra- teks dihantar ataudiserahkan keada ihak'ihak berkaitan dalammasa yang ditetakan! dan

(i+) Mendaatkan salinan teks ucaan dari ejabaterasmi untuk back-up jika erasmi tidakmemba"a teks sendiri$

/g0 Ja)a$an#*asa Kerja P*lisi$i 3an Me"ia

6




P*lisi$i

(i) Menyediakan buku r#gram berdasarkan inutdariada Urus Setia *nduk!

(ii) Menyediakan dra- rekaan flyers. #ster. bunting dan banner untuk kelulusan %a"atankuasa *nduksebelum dicetak!

(iii) Menguruskan ercetakan flyers. #ster. bukur#gram. bunting dan banner yang telahdiluluskan #leh %a"atankuasa *nduk!

(i+) Melaksanakan akti+iti r#m#si yang bersesuaianmelalui laman "eb. media massa dansebagainya!

(+) Menyelaras sesi bergambar sebelum atauseleas majlis dengan kerjasama %a"atankuasaKerja Sambutan dan Pr#t#k#l! dan

(+i) Membuat liutan +ide# dan -#t#gra-i semasaelaksanaan majlis$

Me"ia

(i) Menguruskan enda-taran media!

(ii) Memastikan temat duduk serta makan minumetugas media! dan

(iii) Mendaatkan engesahan tetamu keh#rmatuntuk mengadakan sidang media

5 Menguruskan temat sidang media!

5 Menguruskan sidang media! dan

5 Menyediakan Press kit!"

/+0 Ja)a$an#*asa Kerja Persema+an

(i) Mencadangkan k#nse ersembahan yang

sesuai!

7




(ii) Menguruskan er#lehan erkhidmatan setelahmendaat kelulusan %a"atankuasa *nduk! dan

(iii) Memastikan segala keerluan termasuk makanminum (jika ada). ratai ersembahan dansebagainya disediakan/dilaksanakan denganteratur$

/i0 Ja)a$an#*asa Kerja M*l$ime"ia /Ji#a Perl*0

(i) Menyediakan slide looping sementara menantimajlis bermula!

(ii) Menyediakan multimedia presentation ataum#ntaj majlis (jika erlu)!

(iii) Membuat uji cuba ke atas slide yang digunakan(compatibility audio) dengan k#muter yangdigunakan seminggu sebelum majlis$ %ikaterdaat masalah sediakan back-up plan! dan

(i+) Melantik etugas untuk membantu dan menjagaka"alan slide ersembahan agar teratur tanagangguan teknikal semasa majlis$

/j0 Ja)a$an#*asa Kerja Gimi# /Ji#a Perl*0

(i) Mencadangkan k#nse gimik erasmian/elancaran! dan

(ii) Merancang dan menyelaras ersediaan

elaksanaan gimik$

/#0 Ja)a$an#*asa Kerja Pengina&an /Ji#a Perl*0

(i) Mendaatkan senarai keerluan bilik enginaandan menguruskan temahan bilik enginaan!

(ii) Memastikan bilangan enginaan yang dierlukan#leh 22*P/2*P dan urus setia berdasarkan keadakelayakan dan membuat temahan! dan

(iii) Memastikan semua bilik enginaan sia sedia

8




sebelum eserta menda-tarkan diri$

/l0 Ja)a$an#*asa Kerja Pameran /Ji#a Perl*0

(i) Mendaatkan k#nse ameran. susun atur dan

bilangan boot# ameran!

(ii) Menyediakan bahan ameran!

(iii) Menyelaraskan jemutan bagi menyertaiameran!

(i+) Memastikan emasangan boot# ameran

mengikut sesi-ikasi! dan

(+) Menyelaras keselamatan bahan ameran dengankerjasama %a"atankuasa Kerja Keselamatan.8alulintas dan Temat 8etak Kereta$

/m0 Ja)a$an#*asa Kerja Pengang#*$an

(i) Mendaatkan jadual ketibaan dan eleasanulang dari %a"atankuasa Kerja %emutan!

(ii) Menyelaras kenderaan untuk menyambutketibaan dan menghantar ulang 22*P dan 2*Pdari laangan terbang ke temat enginaan!

(iii) Memastikan semua kenderaan berada dalamkeadaan yang baik!

(i+) Memberi taklimat dan salinan atur cara r#gramkeada emandu yang terlibat!

(+) Menyediakan makan minum dan enginaanemandu (jika erlu)! dan

(+i) Menyediakan senarai n#mb#r tele-#n emanduuntuk rujukan$

/n0 Ja)a$an#*asa Kerja Keselama$an, Lal*lin$as "anTem&a$ Le$a# Kere$a

Keselama$an

9




(i) Menetakan taha keselamatan yang dierlukan!

(ii) Urusan flus#ing l#kasi majlis dan cenderahati (jikamelibatkan SPB Yang di'Pertuan Agung.

Sultan/aja.Yang di'Pertua &egeri. PerdanaMenteri dan Timbalan Perdana Menteri)! dan

(iii) Memastikan ihak berkuasa seerti %abatanB#mba dan Penyelamat. P#lis 9iraja Malaysia(P9M) dan Tenaga &asi#nal Berhad (T&B)dimaklumkan mengenai majlis yang berlangsung$

Lal*lin$as

(i) Menyediakan eta l#kasi majlis (termasuk l#kasiletak kenderaan. jika erlu)!

(ii) Ka"alan lalulintas (termasuk kenderaan22*P/2*P dan tetamu)!

(iii) Mem#h#n P9M &egeri berkaitan untukmenyediakan outrider (jika erlu)!

(i+) Memastikan 22*P/2*P diturunkan di temat

ketibaan/drop point yang ditetakan! dan

(+) Memastikan susunan giliran keberangkatankenderaan 22*P mengikut r#t#k#l$

Tem&a$ Le$a# Kere$a

(i) Mengenalasti akan menetakan l#kasi letak kenderaan 22*P/2*P dan tetamu!

(ii) Menyediakan andu arah atau tanda arah temat

letak kereta (jika erlu)! dan

(iii) Menyediakan elekat kenderaan 22*P/2*P dantetamu keh#rmat (jika erlu)$

/%0 Ja)a$an#*asa Kerja Ke)angan

(i) Menyediakan anggaran belanja"an keseluruhan!

(ii) Memastikan er#lehan dilaksana mengikut

tatacara yang berkuatkuasa! dan

10




(iii) Menguruskan embayaran ke atas bil'bilerbelanjaan yang dilakukan dengan memastikansemua %a"atankuasa Kerja mengeluarkanesanan tematan sebelum ersidangan danembayaran dilaksana dalam tem#h 0: hariseleas bil lengka diterima$

4. Ra&$ai Majlis (a) atai majlis erlu dibuat sekurang'kurangnya sehari(0) sebelum majlis berlangsung$

(b) Pengurus Acara ($%ent &anager ) bertanggungja"abuntuk menyelaras erjalanan ratai mengikut aturanseerti berikut

(i) Memastikan semua ja"atankuasa telah bersediauntuk memulakan ratai ada masa yangditetakan!

(ii) Taklimat ringkas ratai majlis keada semua ja"atankuasa yang terlibat di laangan sebelumratai bermula!

(iii) Memulakan ratai majlis mengikut atur cara

majlis bermula dariada ketibaan 22*P sehingga22*P meninggalkan majlis!

(i+) Mengambil tindakan enambahbaikan sekiranyaada keincangan/ketidak sesuaian keada atur cara asal majlis semasa ratai berlangsung$;#nt#hnya indaan ergerakan bagi akti+iti diatas entas. susunan ersembahan danergerakan 22*P di atas entas! dan

(+) Memastikan ratai berlangsung secara enuh

sebagaimana majlis sebenar (jika b#leh)$

5. Semasa Majlis Melaksanakan majlis berdasarkan atur cara entadbiran$ Antara erkara'erkara yang erlu diambil erhatian adalahseerti berikut

(i) Pengurus Acara sentiasa berada di temat majlisyang sedang berlangsung bagi memastikanerjalanan majlis lancar!

(ii) Se#rang etugas ditematkan berhamiran

11




entas untuk memerhati dan melayani keerluan22*P di atas entas semasa majlis!

(iii) Pega"ai engiring memba"a ara tetamukeh#rmat ke #olding room untuk menungguPerasmi Majlis (22*P)!

(i+) Memastikan enyambut tetamu menyambut ara jemutan di intu utama dan memba"a ara jemutan ke temat duduk!

(+) Penyambut tetamu erlu bersedia untukmengiringi tetamu keh#rmat ke entas untukberuca!

(+i) %a"atankuasa Kerja %amuan akan memastikansegala enyediaan dan kebersihan makanan bagi jamuan makan mengikut erancangan yang telahditetakan!

(+ii) %a"atankuasa Kerja Publisiti dan Media akanmengenalasti media yang hadir dan memastikantemat untuk sidang media berada dalamkeadaan baik! dan

(+iii) Menga"al ergerakan media terutamanya jurugambar semasa mengambil gambar suayatidak menganggu kelancaran majlis termasukmenghalang andangan tetamu terutamanya22*P/2*P$

6. Tin"a#an Sele&asMajlis

Seleas majlis selesai dilaksanakan. antara erkara yang

erlu diambil erhatian adalah seerti berikut

(i) %a"atankuasa *nduk mengadakan mesyuarat post-mortem majlis (jika erlu) danmengenalasti isu dan masalah serta mengambiltindakan enambahbaikan untuk majlis'majlisakan datang$

(ii) Urus Setia %a"atankuasa *nduk menyediakan sijilenghargaan keada ahli ja"atankuasa yangterlibat$

12



13



Pindaan

Tanpa Pindaan

Tanpa Pindaan

CARTA ALIRAN AKTI7ITI 8 PENGANJURAN MAJLIS2MAJLIS RASMI

14

Ya

Pindaan

Pindaan

Tidak

Pindaan

Sokong

Lulus

Tidak Setuju

Tamat

Tamat

en!ediakan "adangan #onsep

ajlis$ P%og%am$P%ojek dan

Sokongan

#P#$#S&

#elulusan

Y'#

ula

e%an(ang ajlis )asmi*Tak+im Ta,unan-

Pem.entukan$ es!ua%at /kuasa nduk dan /kuasa

/#uasaPen!ela%asan

ajlis ##

#e,adi%an#enamaan

ega%a

Taklimat #pdPengu%usan Te%tinggi

en!ela%as Pe%sediaan Pelaksanaan ajlis

Sam.u

ng



15

Tindakan Selepas ajlis

ajlis Se.ena%

)aptai

Sam.u

ng

Tamat

protokol-tatacara penganjuran majlis rasmi

Documents