protokol dalam pengurusan majlis

PROTOKOL PROTOKOL DALAM DALAM

PENGURUSAN PENGURUSAN MAJLISMAJLIS

Aidil Shazwan Bin MohdAhmad Nazmi Bin Che RahimAhmad Aliuddin Bin ShaaraniFronthy Samuel Anak Udam

www.protokol-malaysia.com

ELEMEN PENTING PROTOKOL DALAM PENGURUSAN MAJLIS

1. JAWATANKUASA

2. TEMPAT MAJLIS

3. SENARAI JEMPUTAN

4. ATURCARA MAJLIS

5. PAKAIAN DALAM MAJLIS

6. KAD JEMPUTAN

7. MENU

8. SUSUNAN KEUTAMAAN

9. PANGGILAN HORMAT

10. SUSUNAN TEMPAT DUDUK

11. JURUACARA

12. ATURCARA PENTADBIRAN

13. PENYAMBUT TETAMU

14. RAPTAI

15. NILAI-NILAI ISLAM

16. POST-MORTEM


1. JAWATANKUASA

KEAHLIAN JAWATANKUASA TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB MAJLIS YANG DIKENDALIKAN


2. TEMPAT MAJLISPenentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira adalah seperti berikut:

SENANG DITUJUTEMPAT LETAK KERETARUANG LEGARKEMUDAHAN ASASKESESUAIAN DENGAN MAJLIS


3. SENARAI JEMPUTAN RINGKASAN SENARAI-Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu.

Tujuannya adalah supaya dapat diketahui kategori

tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu. SENARAI NAMA-Senarai Nama adalah senarai yang akan menyenaraikan

nama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandung butir lengkap

SENARAI KEUTAMAAN-Senarai tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikut susunan

keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dan Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan

SENARAI KEHADIRAN -Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah

dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan,

sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir. SENARAI YANG HADIR -Senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamu

yang menjawab hadir sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama tetamu yang telah menjawab tidak hadir



4. ATURCARA MAJLISCara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengjkut urutannya. Lepas itu letakkan masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir rnembawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara.

MAJLIS SIANG (8 am-2.45a.m)MAJLIS PADA HARI JUMAAT (Tamat sebelum 12.15 pm)MAJLIS MALAM (8 pm-11.30pm)


5. PAKAIAN DALAM MAJLIS

MAJLIS PENUH ISTIADAT MAJLIS FORMAL MAJLIS SEPARUH FORMAL MAJLIS TIDAK FORMAL


6. KAD JEMPUTAN BUTIR-BUTIR KAD JEMPUTAN Nama majlis Penganjur atau yang menjemput Logo agensi Tempat majlis Ruang nama jemputan Tarikh majlis diadakan Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir Masa ketibaan tetamu Panduan pakaian Nama dan nombor telefon rujukan Aturcara majlis (mengikut keperluan) dan plan tempat majlis (mengikut keperluan) Kad jawapan (mengikut keperluan) Plan Lokasi (mengikut keperluan)

Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya

ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima

ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantar dengan

tangan.



7. MENU

a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majlis ataupun di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada buffet berdiri, buffet duduk atau duduk.

b) Majlis khas jamuan ringan

Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan itu boleh disediakan menu yang lebih berat dan jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip; manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras, lembut dan sebagainya.

Jamuan makan Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu Menu Biasa dan Menu Barat. Makanan China atau "Chinese food" tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara menghidangnya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negeri atau majlis tersebut khas


8. SUSUNAN KEUTAMAAN

SUSUNAN KEUTAMAAN PERSEKUTUAN..

\Documents\susunan keutamaan.doc


9. PANGGILAN HORMAT

..\Documents\panggilan hormat.docx


10. SUSUNAN TEMPAT DUDUK Penentuan Susunan Tempat Duduk Bentuk-bentuk susunan tempat duduk. Susunan Keutamaan Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah dif terkanan.

Kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas. Susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikut kekananan. Pentas utama – acara perasmian dsb. Majlis jamuan rasmi Jumlah ganjil atau genap Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif yang paling utama

sekali. Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat.


11. JURUACARA Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang

ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis.

Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-

MASA (anggaran) CUE (panduan bagi juruacara) ANN (teks pengumuman)

Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur.



12. ATURCARA PENTADBIRAN

Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-

sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima untuk mengawal masa untuk menjadi panduan masa akan datang sebagai rekod


13. PENYAMBUT TETAMU

PANDUAN– Keraian dan aturcaranya– Kawasan dan tempat duduk– Senarai tetamu– Pakaian dan ketibaan penyambut– Teknik menyambut– Kesulitan– Kesopanan


14. RAPTAI TUJUAN RAPTAI

– Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.

– Untuk menentukan urutan majlis.– Untuk menentukan jangka masa yang tepat. – Untuk memperbaiki kelemahan yang ada. – Untuk penyelarasan acara. – Untuk membiasakan petugas-petugas dengan

keadaan tempat.


15. NILAI-NILAI ISLAM

MAJLIS HENDAKLAH MENGGAMBARKAN HASRAT

KERAJAAN MENGENAI DASAR PENERAPAN NILAI-NILAI ISLAM

SEJAJAR DENGAN AGAMA ISLAM SEBAGAI AGAMA RASMI


16. POST MORTEM

MENILAI KELANCARAN PERJALANAN MAJLIS

KEJAYAAN KELEMAHAN YANG DIDAPATI MENGATASI KELEMAHAN CARA MEMPERBAIKI KESELURUHAN

MAJLIS PANDUAN AKAN DATANG

TAMATTAMAT

protokol dalam pengurusan majlis

Education