prosedur perkhidmatan farmasi di klinik … prosedur perkhid… · 3.0 rujukan 3.1 manual kualiti...

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR

PROSEDUR PERKHIDMATAN FARMASI DI KLINIK KESIHATAN

NO KELUARAN : 05

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-SKK01 NO PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA : 14 OGOS 2014

PROSEDUR PERKHIDMATAN

FARMASI DI KLINIK KESIHATAN

NAMA TANDATANGAN

DISEDIAKAN OLEH

Razian Binti Ishak Pegawai Farmasi

Cetakan Komputer

DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen

Cetakan Komputer

DILULUSKAN OLEH

Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan

Cetakan Komputer

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-SKK01

Page | 2 MS ISO 9001:2008

Prosedur Perkhidmatan Farmasi di Klinik Kesihatan

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menerangkan perkhidmatan Farmasi di Klinik-klinik Kesihatan di daerah Kota Tinggi untuk memastikan pelanggan mendapat produk farmasi dengan tepat dan betul.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh semua anggota Farmasi dan bukan Farmasi yang

terlibat langsung dengan perkhidmatan Farmasi di Klinik-klinik Kesihatan di daerah Kota Tinggi iaitu KK Bandar Mas / KKIA /KK Sening / KK Bandar Tenggara / KK Tanjung Sedili / KK Air Tawar 2/ KK Lok Heng/ KK Bukit Besar/ KK Bukit Waha/ KK Bandar Penawar.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi (JOH-PKKT-PK-MK-01) 3.2 3.3

Prosedur Operasi Piawai Farmasi Kesihatan, Kementerian Kesihatan Malaysia 2005 Formulari Ubat Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) 2009

3.4 Prosedur Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Mematuhi Keperluan (JOH-PKKT-PK-Q-05)

3.5 3.6 3.7 3.8

Garispanduan Sistem Pendispensan Ubat-ubatan Bersepadu(SPUB), Bahagian Amalan&Perkembangan Farmasi KKM Edisi ke-3,Ogos 2009 Akta Dadah Merbahaya (DDA) 1952 dan peraturannya Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 2009. Garispanduan Pengurusan Stor Farmasi di Hospital & Klinik Kesihatan Kementerian Kesihatan Malaysia.

4.0

TERMINOLOGI

4.1 Preskripsi : Satu arahan bertulis di atas slip (Perubatan 6A Pindaan 3/96) yang sah dan lengkap daripada Prescriber/ system yang diperaku (Tele-Primary Care TPC) kepada pesakit untuk mendapat bekalan ubat-ubatan dari unit Farmasi.

4.2 Preskriber : Pegawai yang diberi kuasa untuk mempreskrib seperti Pakar Perubatan Keluarga /Pegawai Perubatan /Pegawai Pergigian/ Penolong Pegawai Perubatan/Jururawat Kesihatan/ Jururawat Masyarakat.

4.3 Pesakit : Pelanggan yang menerima ubat-ubatan dari unit Farmasi.


Page | 3 MS ISO 9001:2008


4.4 Formulari Ubat-Ubatan KKM(FUKKM)

: Senarai ubat-ubatan yang lengkap dengan dos, kumpulan ubat dan kategori preskriber yang dikeluarkan oleh KKM.

4.5 Ubat Kategori A : Ubat-ubat yang disenaraikan di dalam FUKKM yang hanya boleh dimulakan rawatan oleh pakar- pakar sahaja dan ubat-ubatan terkawal mesti direkodkan bagi tujuan semakan dan kawalan.

4.6 Polifarmasi : Pertindihan ubat dalam kumpulan farmakologi yang sama.

4.7 Ekstemporaneous : Sediaan segar (disediakan in-situ).

4.8 FMS : Family Medicine Specialist(Pakar Perubatan Keluarga)

4.9 PP : Pegawai Perubatan

4.10 PF : Pegawai Farmasi

4.11 PPF : Penolong Pegawai Farmasi

4.12 JM : Jururawat Masyarakat

4.13 DMTAC : Diabetic Medication Therapy Adherence Clinic

4.14 Ubat Psikotropik : Ubat di dalam senarai Peraturan Bahan-Bahan Psikotropik 1989, dan direkod pengeluarannya untuk tujuan semakan dan kawalan.

4.15 Barangan bukan ubat

: Barangan seperti picagari, kapas, pembalut luka dan lain-lain barangan yang dikendalikan oleh farmasi

4.16 CPS : Clinic Pharmacy System

4.17 APPL : Approved Product Purchase List Senarai item yang dibekalkan melalui syarikat konsesi Pharmaniaga Logistic Sdn. Bhd (PLSB)

4.18 TPC : Tele-Primary Care

4.19 Reten : Penganalisaan data-data yang dikumpul secara tetap dan sistematik


Page | 4 MS ISO 9001:2008


5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

A. PESANAN UBAT / BUKAN UBAT A(i) PEROLEHAN ITEM APPL 5.1 Kenalpasti anggaran keperluan ubat-ubatan dan barangan bukan ubat berdasarkan penggunaan satu (1) bulan sebelumnya 5.2 Senaraikan item tersebut ke dalam Borang Re-Order Advice (ROA)– LAMPIRAN 1 5.3 Lengkapkan Borang Permohonan (PKKT-A01/1/08), semak dan tandatangan. 5.4 Masukkan data ke dalam sistem CPS dan hantar borang permohonan tersebut kepada Pegawai Farmasi Perolehan untuk proses kelulusan. A (ii) PEROLEHAN ITEM DARI STOR UTAMA 5.5 Kenalpasti anggaran keperluan ubat-ubatan dan barangan bukan ubat berdasarkan penggunaan satu (1) bulan. 5.6 Senaraikan item tersebut ke dalam Borang PERB 74(A) dan lampirkan Borang Pesanan dan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10) sebanyak dua ( 2 ) salinan – LAMPIRAN 2 5.7 Lengkapkan borang pesanan, semak dan tandatangan. 5.8 Hantar borang pesanan yang telah lengkap mengikut jadual ke Stor Utama. Pesanan tambahan atau luar jangkaan akan dibuat mengikut keperluan semasa.

PF / PPF PF / PPF PF / PPF PF / PPF PF / PPF PF / PPF PF / PPF PF / PPF

B. PENERIMAAN BEKALAN B(i) ITEM APPL 5.9 Terima barang dan nota hantaran dari syarikat konsesi iaitu Pharmaniaga Logistik Sdn. Bhd. 5.10 Semak barang mengikut spesifikasi dalam nota hantaran. Sahkan dan tandatangan penerimaan dalam nota hantaran. 5.11 Simpan satu (1) salinan nota hantaran di klinik dan hantar dua (2) salinan kepada Pegawai Farmasi Perolehan 5.12 Catat butir-butir penerimaan ke dalam kad petak ( KEW.PS-4) – LAMPIRAN 3

PF / PPF PF / PPF PF / PPF PF / PPF


Page | 5 MS ISO 9001:2008


B(ii) ITEM DARI STOR UTAMA 5.13 Terima barang dan nota pengeluaran dari Stor Utama pada tarikh yang ditetapkan. 5.14 Semak barang mengikut spesifikasi dalam nota pengeluaran. Sahkan dan tandatangan penerimaan dalam nota pengeluaran. 5.15 Simpan satu (1) salinan nota pengeluaran dan kembalikan borang asal kepada Stor Utama. 5.16 Catat butir-butir penerimaan ke dalam kad petak ( KEW.PS-4) – LAMPIRAN 3

PF / PPF PF / PPF PF / PPF PF / PPF

C. PESANAN UBAT PSIKOTROPIK 5.17 Isi Borang Pesanan Ubat Psikotropik(UFB-HKT-PK01-AK01) di Hospital Kota Tinggi(HKT) sebanyak dua (2) salinan -LAMPIRAN 4 5.18 Dapatkan tandatangan/kelulusan dari Pegawai Farmasi. 5.19 Hantar borang tersebut bersama Buku Daftar Psikotropik (LAMPIRAN 5) kepada Pegawai Farmasi HKT untuk mendapat bekalan 5.20 Semak bekalan yang diterima seperti yang tertera pada borang pesanan dan Buku Daftar Psikotropik. 5.21 Tandatangan di ruang penerima berserta nama dan jawatan. Salinan asal disimpan oleh pembekal dan satu (1) salinan disimpan oleh pemesan.

PF / PPF PF / PPF PF / PPF PF / PPF PF / PPF

D. PEMBUNGKUSAN SEMULA UBATAN 5.22 Kenalpasti ubat yang hendak diprabungkus, keluarkan dari simpanan dan direkod. 5.23 Catitkan maklumat ubat seperti nama ubat, nama pengilang, tarikh pengeluaran/luput, nombor kelompok dalam rekod Kertas Kerja Prabungkus Ubat-Ubatan -LAMPIRAN 6 5.24 Labelkan bekas ubat & mulakan pembungkusan mengikut kuantiti yang diperlukan. 5.25 Lekatkan nombor kelompok, kuantiti ubat, nama generik dan kekuatan, tarikh luput serta harga ubat pada sampul/bekas ubat. 5.26 Catitkan bilangan yang diprabungkus dalam rekod. 5.27 Simpan ubat ditempat yang dikhaskan dan bersihkan peralatan sebelum disimpan.

PF / PPF/ JM PF / PPF/ JM PF / PPF/ JM PF / PPF/ JM PF / PPF/ JM PF / PPF/ JM


Page | 6 MS ISO 9001:2008


E. PEMBEKALAN UBATAN DAN BARANG BUKAN UBAT PADA UNIT LAIN DAN KLINIK DESA 5.28 Terima borang pesanan dari unit pemesan sebanyak dua (2) salinan Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) – LAMPIRAN 7 5.29 Semak butiran pesanan dalam borang pesanan supaya lengkap dari segi perihal stok, baki stok dan tandatangan. 5.30 Sekiranya tiada masalah, permohonan diproses. 5.31 Dapatkan tandatangan pengesahan penerimaan oleh anggota yang datang mengambil dan menerima bekalan. 5.32 Serahkan satu(1) salinan borang pesanan kepada unit pemesan dan satu(1) salinan disimpan.


F. PENDISPENSAN UBAT- UBATAN 5.33 Terima preskripsi / TPC Pesakit memberikan / meletakkan preskripsi (Perubatan 6A.Pin.3/96i) di kaunter farmasi (manual) atau memeriksa sistem TPC (sekiranya pesakit didaftarkan elektronik).- LAMPIRAN 8 5.34 Saring preskripsi ubat

- Nama, umur (terutamanya untuk paediatrik), tarikh preskripsi, nombor pendaftaran (RN) atau No. Kad Pengenalan dan diagnosis dilengkapkan

- Tandatangan, nama & cop preskriber yang sah (tidak digunapakai untuk sistem TPC)

- Pastikan nama ubat, dos, kekerapan, tempoh rawatan adalah tepat dan lengkap dan tiada berlaku polifarmasi, interaksi ubat & masalah lain berkaitan ubat.

5.35 Pastikan ubat yang dipreskrib tersenarai dalam

Formulari Ubat-Ubatan KKM mengikut kategori yang layak dipreskrib dan terdapat dalam stok farmasi.

5.36 Hubungi / berjumpa preskriber jika terdapat masalah

atau butiran tidak lengkap pada preskripsi - Rekodkan intervensi pada Buku Rekod Intervensi

(LAMPIRAN 9) dan tindakan pembetulan pada preskripsi dilakukan dengan dakwat merah.

5.37 Kenal pasti ubat yang hendak disediakan

- Preskripsi yang lengkap akan diproses mengikut arahan seperti dalam preskripsi.



Page | 7 MS ISO 9001:2008


- Pengunaan Ubat Psikotropik dan Ubat Kategori A hendaklah direkodkan seperti berikut :

- Rekod di dalam Buku Daftar Psikotropik (LAMPIRAN 5)

seperti berikut: • Tarikh • No Pendaftaran Pengeluaran(berturutan) • Nama ,No. Kad Pengenalan Pesakit & Alamat • Nama Preskriber • Kuantiti dibekalkan • Baki Stok • Tandatangan dan cop Pegawai Pengeluar - Catatkan setiap transaksi keluar masuk Ubat Kategori A di

dalam Kad Petak (Kew.PS-4) - Preskripsi yang memerlukan persediaan ekstemporaneous,

sediakan Kertas Kerja Persediaan Ekstemporaneous. -LAMPIRAN 10

5.38 Mengisi dan melabel ubat

-Ubat diisi seperti dalam arahan preskripsi dan dilabelkan nama pesakit, aturan cara makan ubat dan tarikh pada sampul atau bekas ubat

- Bekalkan ubat mengikut jangka masa rawatan dipreskripsi ubat.

- Bagi bekalan yang tidak penuh (bekalan berperingkat), catatkan butir-butir bekalan dan tandatangan di belakang preskripsi (manual).Jika menggunakan TPC, cetak IOU (preskripsi) dan catatkan butir-butir bekalan dan tandatangan di bahagian hadapan.

5.39 Semak Ubat

- Semak semula label, nama ubat, kuantiti, dos dan arahan yang betul berpandukan pada preskripsi. Pastikan ubat yang dibekalkan tepat dan betul.

- Sekiranya terdapat kesilapan, buat pembetulan segera dan rekod dalam Buku Rekod QAP-1-LAMPIRAN 11

5.40 Dispens Ubat Kepada Pesakit

- Panggil nama pesakit atau nombor giliran dengan jelas. Sahkan nama pesakit sama seperti dalam preskripsi.

- Bekal ubat serta beri penerangan arahan penggunaan ubat dengan jelas dan bahasa yang mudah difahami.

- Bagi bekalan berperingkat, kembalikan preskripsi kepada pesakit dan jelaskan bila tarikh pengambilan

ubat akan datang. -Tandatangan ringkas di belakang preskripsi setelah ubat

didispens

PF / PPF PF / PPF PF / PPF


Page | 8 MS ISO 9001:2008


G. KAUNSELING ATAU MTAC DIABETES (DMTAC) -Sekiranya pesakit dirujuk atau didapati memerlukan kaunseling

ubat-ubatan, kaunseling diberikan dan direkodkan dalam Buku Daftar Kaunseling dan Borang Kaunseling–LAMPIRAN 12

- Pesakit diabetes yang dikenalpasti mempunyai masalah komplians akan dirujuk oleh FMS/PPP kepada PF untuk didaftarkan sebagai pesakit DMTAC.

PF

H.REKOD DAN RETEN 5.41 Rekod

-Preskripsi akan dikumpulkan dan jumlah preskripsi dan item direkodkan ke dalam Buku Rekod Harian Preskripsi-LAMPIRAN 13

- Simpan preskripsi mengikut susunan tarikh selama dua (2) tahun.

- Isi borang reten bulanan dan hantar kepada Pegawai Farmasi berkenaan sebelum 1hb setiap bulan berikutnya

atau seperti diarahkan dari semasa ke semasa.

PF / PPF


Page | 9 MS ISO 9001:2008


6.0 CARTA ALIRAN

TINDAKAN

PF/ PPF

PF/ PPF

PF/ PPF/ JM

PF/ PPF

PF/ PPF

PF/ PPF

PF/ PPF

PF

PF/ PPF

Penyimpanan pesanan

& penerimaan barang

Pembungkusan semula

ubatan

Pembekalan ubatan & barang

bukan ubat kepada unit-unit

Pendispensan ubatan

Bekal ubat

Rekod & Reten

Hantar pada

preskriber untuk

pembetulan

Semak

Preskripsi

Tidak

Lengkap

Pemesanan ubatan & barang bukan ubat

Kaunseling/

DMTAC

dilakukan

Perlu

kaunseling/

DMTAC

Lengkap

Ya

Tidak


Page | 10 MS ISO 9001:2008


7.0 REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD TEMPOH

PENYIMPANAN LOKASI

1 Borang Re-Order Advice (ROA) 7 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

2 Borang Pesanan dan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10)

7 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

3 Kad Petak ( KEW.PS-4) 7 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

4 Borang Pesanan Ubat Psikotropik 2 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

5 Buku Daftar Psikotropik 2 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

6 Kertas Kerja Prabungkus Ubat-Ubatan 2 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

7 Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) 7 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

8 Preskripsi Ubat 2 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

9 Buku Rekod Intervensi 2 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

10 Kertas Kerja Persediaan Ekstemporaneous

2 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

11 Buku Rekod QAP-1 2 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

12 Borang Kaunseling 2 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan

13 Buku Rekod Harian Preskripsi 2 tahun Farmasi Klinik

Kesihatan


Page | 11 MS ISO 9001:2008


8.0 INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pakar Perubatan Keluarga 8.1.2 Pegawai Perubatan 8.1.3 Pegawai Farmasi 8.1.4 Penolong Pegawai Farmasi 8.1.5 Penolong Pegawai Perubatan 8.1.6 Jururawat Kesihatan 8.1.7

Jururawat Masyarakat

8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Data pesakit (nama, umur, no kad pengenalan/RN, jenis penyakit) 8.2.2 Jadual Laporan Audit Terdahulu 8.2.3 Dos, frekuensi dan durasi 8.2.4 Tarikh, tandatangan, nama dan cop preskriber 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer/Mesin pencetak/Pen marker/stapler

8.3.2 Stor/ Rak/ Almari/ Kabinet berkunci

9.0 OBJEKTIF PROSES

9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan pesakit mendapat ubat-ubatan dengan tepat dan betul. 9.2 OBJEKTIF SUB PROSES 9.2.1 100% ubat-ubatan akan didispens selewat-lewatnya dalam

tempoh 20 minit selepas penyerahan slip preskripsi, jika tiada sebarang masalah pada preskripsi.

9.2.2 Sekurang-kurangnya 60% pesakit DMTAC kekal di dalam program semasa lawatan kali keempat

9.2.3 80% pesakit DMTAC mencapai MMAS (Modified Morisky

Adherence Scale) >6 selepas 4 sesi lawatan

10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN

Klausa 7.5.1:Kawalan ke atas proses penyediaan pemberian perkhidmatan Klausa 7.5.3:Identifikasi dan kemudahkesanan Klausa 7.5.5:Pemuliharaan Klausa 8.3:Kawalan ke atas produk tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan


Page | 12 MS ISO 9001:2008


REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan

TARIKH

HALAMAN DIPINDAAN

BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO KELUARAN

NO PINDAAN

M/S

01.03.2012 03 00 Keseluruhan Pindaan dilakukan melebihi 80% daripada keseluruhan prosedur, mengikut arahan kerja terkini.

Cetakan Komputer

01.01.2014

04

00

Keseluruhan

Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM.

Cetakan Komputer

14.08.2014 05 00 Keseluruhan Pindaan dilakukan melebihi 80% daripada keseluruhan prosedur, memasukkan semua proses kerja farmasi iaitu dari perolehan sehingga ubat diterima oleh pesakit dan pindaan/tambahan objektif subproses yang baru.

Cetakan Komputer

prosedur perkhidmatan farmasi di klinik … prosedur perkhid… · 3.0 rujukan 3.1 manual kualiti...

Documents