taklimat pengurusan aset alih pendaftaran, pelupusan, kehilangan&hapuskira dan hadiah

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007(Pendaftaran, Pelupusan dan Kehilangan&Hapus Kira)

(Penerimaan Hadiah )

Tatacara Pengurusan Aset

Pendahuluan

Bab D - Penyelenggaraan

Bab B - Pendaftaran

Bab C – Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan

Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Kehilangan dan hapuskira

2

Description of Picture goes here.

Klasifikasi dan Jenis Aset

3

Definasi Aset

PERKARA HARTA MODAL INVENTORI

Definisi Harga perolehan asal > RM 1000 Perlu penyelenggaraan berjadual tanpa kira harga perolehan asal

Harga perolehan asal < RM 1000 Perabot, hamparan, hiasan, langsir, pinggan mangkuk tanpa tanpa kira harga perolehan asal

Kategori Loji/Jentera Berat Kenderaan Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel

NPA < RM 1000 Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel Tanpa kira NPA Perabot / hamparan, hiasan & langsir / pinggan mangkuk

Catatan Penyelenggaraan Berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan dalam manual/buku panduan pengguna

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali

dengan bangunan.

4


Pendahuluan


Bab B - Pendaftaran


Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan


5

PenerimaanIstilah

Pegawai Penerima

Nationally and Internationally benchmarked

▪ Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan dan diberi tanggungjawab untuk terima dan sahkan aset yang diperolehi

Pegawai Bertauliah

Objektif

▪ Pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu

▪ Spesifikasi aset▪ Kualiti/Kuantiti▪ Keadaan aset

6

PenerimaanProsedur Penerimaan

* “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan

7


Pendahuluan


Bab B - Pendaftaran


Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan


8

Description of Picture goes here.

PendaftaranObjektif & Tempoh

9

PendaftaranAset Hadiah & Lucuthak

Aset Hadiah

▪ Untuk tujuan pameran atau pembelajaran (contoh: enjin kenderaan di sekolah teknik)

▪ Tidak perlu daftar▪ Perlu sedia senarai daftar untuk rekod

Aset Lucuthak

▪ Daftar jika Kem/Jab hendak guna▪ Pegawai Pengawal tentukan tindakan

ke atas aset untuk maksud tersebut sahaja

10

PendaftaranPunca Maklumat

* Aset belum daftar dan tiada punca maklumat – rujuk fizikal atau maklumat lain yang berkaitan* Aset disewa tidak perlu daftar

* Aset belum daftar dan tiada punca maklumat – rujuk fizikal atau maklumat lain yang berkaitan* Aset disewa tidak perlu daftar

11

PendaftaranUrusan Pendaftaran

PERKARA HARTA MODAL INVENTORI

Tanggungjawab Pegawai Aset Pegawai Aset

Borang diguna KEW.PA-2 – Daftar Harta Modal KEW.PA-4 – Senarai Daftar Harta Modal

KEW.PA-3 – Daftar Inventori KEW.PA-5 – Senarai Daftar Inventori

Catatan* Pendaftaran berkomputer, pastikan guna format yang sama & ditandatangan oleh Ketua Jabatan.* Daftar dikemaskini jika ada penambah/penggantian, pemeriksaan aset, pelupusan atau hapuskira.•Disimpan dalam fail kulit keras dan dalam kabinet berkunci•Proses pendaftaran dilakukan oleh pegawai yang diarahkan oleh Pegawai Aset

12

PendaftaranPelabelan Aset

13

PendaftaranPergerakan Aset & Senarai Aset Di Lokasi

Pergerakan Aset

▪ Guna KEW.PA-6 – Daftar Pergerakan Harta Modal & Inventori

▪ Simpan di kabinet berkunci

Aset Di Lokasi

▪ Guna KEW.PA-7 – Senarai Aset Alih Kerajaan

▪ Buat 2 salinan▪ Satu disimpan oleh Pegawai Aset / satu

lagi oleh pegawai bertanggungjawab▪ Dikemaskini dari semasa ke semasa▪ Dipamerkan di setiap lokasi

14

PendaftaranLaporan Tahunan

KEMENTERIANKEMENTERIAN Bahagian-bahagianBahagian-bahagian

IBU PEJABATIBU PEJABAT

PTJPTJ

JabatanJabatan JabatanJabatan JabatanJabatan

PTJPTJ PTJPTJ PTJPTJ PTJPTJ PTJPTJ

JabatanJabatan

PTJPTJ PTJPTJ

PERBENDAHARAANPERBENDAHARAANKEW. PA-8

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-515

Catatan – flow secara teori ; untuk KPM ada sedikit perbezaanCatatan – flow secara teori ; untuk KPM ada sedikit perbezaan


Pendahuluan


Bab B - Pendaftaran


Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan


16

PelupusanDefinisi & objektif

Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan

17

PelupusanProsedur Pelupusan

18

(1) Kenalpasti aset yang hendak dilupuskan

PelupusanProsedur Pelupusan-Perakuan Pelupusan

Borang

▪ KEW. PA-16▪ Perakuan pelupusan (PEP)▪ PEP Perkakasan komputer disediakan oleh

Pegawai Sistem Maklumat / Guru ada ijazah Sains Komputer / PPTM

Keperluan

▪ Aset mekanikal, teknikal, elektrikal & elektronik dan perkakasan komputer

▪ Rujuk JKR atau pakar khusus▪ Disahkan oleh dua (2) pegawai yang tidak terlibat

dengan aset▪ Nilai semasa sah setahun sahaja.▪ Selepas setahun perlu buat baru. 19

(2) Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) – KEW.PA-16 (Jika berkenaan)

PelupusanProsedur Pelupusan -Lembaga pemeriksa

Pelantikan


▪ Kuasa melantik oleh Pegawai Pengawal▪ Cadangan daripada agensi

Bilangan & Tempoh

Syarat Keanggotaan

▪ Dua (2) orang (Pengerusi & ahli)▪ Dua (2) tahun

Bidang tugas

▪ Tidak terlibat secara langsung dengan Aset▪ Ada kepakaran untuk periksa aset (bila perlu)▪ Pegawai P&P atau Sokongan 1 atau setaraf▪ Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu

▪ Sediakan jadual pelupusan▪ Periksa aset yang hendak dilupus (dalam tempoh1 bulan dari

tarikh arahan)▪ Maklumat sulit pada aset dikeluarkan▪ Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)▪ Syor kaedah pelupusan & t/tangan KEW.PA-17

20

(3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa – KEW.PA-17

PelupusanProsedur Pelupusan – semakan dokumen

(4) Semak dan pastikan dokumen lengkap

Kaedah Pelupusan Dokumen Yang Dihantar Kepada Kuasa Melulus

Kenderaan KEW.PA-17KEW.PA-16 oleh JKR

Peralatan ICT KEW.PA-17KEW.PA-16 oleh PTM/

PPTM

Pindahan/hadiah KEW.PA-17Surat permohonan hadiah

daripada penerima

Peralatan mekanikal, teknikal, elektrikal, elektronik

KEW.PA-17KEW.PA-16 oleh pakar

PelupusanProsedur Pelupusan – Kuasa Melulus

(5) Serah kepada Kuasa Melulus

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANSila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009

KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANSila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009

Kuasa Melulus Nilai Perolehan Asal (NPA) satu

aset

Nilai Agregat Catatan

Perbendaharaan > RM 200,000.00 > RM 1,000,000.00

Kementerian(SUB BPPA)

Negeri(SUB BPPA)

< RM 200,000.00

> RM 10,000.00

< RM 1,000,000.00

> RM 100,000.00

Semua Bahagian/Jabatan di KPM Semua sekolah direct dengan Bahagian/Jabatan

Negeri < RM 10,000.000 < RM 100,000.00 termasuk semua sekolah harian di bawah kendalian JPN

PelupusanProsedur Pelupusan – Kuasa Melulus

(6) Terima dan laksanakan pelupusan

PelupusanJualan sisa

24

PelupusanMusnah

25

PelupusanMusnah (sambungan)

Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 24 Sept 2010 – Bahan Buangan Berjadual

26

PelupusanTukar ganti (cannibalize)

27

PelupusanPindahan

28

PelupusanHadiah

29

PelupusanProsedur Pelupusan – Pelaporan & kemaskini rekod

(7) Kemukakan laporan pelupusan (KEW.PA-19) kepada Kuasa Melulus

Kaedah Pelupusan Dokumen Kepada Kuasa Melulus

Jualan secara tender / sebutharga / lelong / jualan sisa

KEW.PA-19Resit

Tukar barang (barter trade) / Tukar beli (trade in) / Tukar ganti (Cannibalize)

KEW.PA-19

Pindahan/hadiah KEW.PA-19Surat Akuan Penerimaan

Musnah secara tanam / bakar / buang / tenggelam

KEW.PA-19KEW.PA-18 (Sijil Penyaksian)

(8) Kemaskini Rekod

Kemaskini pada ruang Kehilangan/Hapuskira di KEW.PA-2 / KEW.PA-3

PelupusanTempoh , pelanjutan & pinda kaedah

Tempoh


▪ Tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan

Pelanjutan Tempoh

Pinda Kaedah

▪ Mohon dua minggu sebelum tempoh kelulusan tamat

▪ Pelanjutan lagi tiga (3) bulan▪ Sekali sahaja▪ Tamat tempoh ; permohonan baru

▪ Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat▪ Jika tamat ; permohonan baru

31


Pendahuluan


Bab B - Pendaftaran


Bab E - Pelupusan

Bab A - Penerimaan


32

Kehilangan

Kehilangan & hapuskira Istilah

Aset tiada lagi dalam simpanan akibat kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam atau kecuaian pegawai awam Hapuskira

Proses membatalkan rekod yang hilang

Pegawai Pengawal

Ketua Setiausaha kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

Ketua Jabatan

Ketua sesuatu cawangan, daerah & pejabat

33

Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 5 Februari 2009

Kehilangan & hapuskiraBayaran Balik

Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang

Kehilangan peralatan, elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM 5,000.00 diberi pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa

Kuasa melulus oleh KSU Nilai semasa ;

Nilai semasa berlaku kehilangan Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir Diperakukan oleh JKPK

34

Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 31 Julai 2009

Kehilangan & hapuskiraBayaran Balik (sambungan)

Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang (Penambahbaikan)

Skop kehilangan diperluaskan kepada semua aset yang nilai semasa tidak melebihi RM 5,000.00 kecuali aset melibatkan keselamatan, aset sukar diperolehi, peralatan startegik atau aset diguna untuk kepentingan negara

Kuasa melulus oleh KSU Nilai semasa ;

Nilai semasa berlaku kehilangan Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir Diperakukan oleh JKPK

35

Kehilangan & hapuskiraProses hapuskira - Laporan

Laporan kepada Ketua Jabatan

Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan Laporan serta merta (makluman telefon / sms dll)

36

(1) Laporan kepada Ketua Jabatan & Laporan Polis

Laporan kepada ketua Jabatan

Ketua Jabatan buat laporan polis dalam tempoh 24 jam Laporan boleh juga di buat oleh Pegawai Bertanggungjawab ( bergantung kepada situasi)

Kehilangan & hapuskiraProses hapuskira – Laporan Awal

Laporan Awal (KEW.PA-28)

Disediakan oleh Ketua Jabatan Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah Laporan Awal dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal s.k. kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara & wakil tempatan Ketua Audit Negara Pastikan semua maklumat dipenuhi :- - Butiran aset - Tarikh/masa/tempat kejadian - Cara kehilangan (berikan perincian) - Pegawai bertanggungjawab - Laporan Polis dll Sekiranya kehilangan baru disedari ; perlu buat anggaran bila kejadian berlaku

(2) Penyediaan Laporan Awal KEW.PA-28

Kehilangan & hapuskiraProses hapuskira – Jawatankuasa Penyiasat

Jawatankuasa Penyiasat

Dilantik oleh Pegawai Pengawal guna KEW.PA-29 (dalam tempoh dua minggu dari tarikh Laporan Awal) Keanggotaan

Pegawai tidak terlibat dengn kehilangan aset Gred lebih tinggi dari pegawai terlibat Sekurang-kurangnya 2 orang (lebih kanan sebagai Pengerusi)

Tugas & tanggungjawab Laksana siasatan (lawat tempat kejadian / semak dokumen dll) Semak samada TPA dipatuhi & kenalpasti kelemahan membuat syor pencegahan daripada berulang sedia dan tandatangan Laporan Akhir (KEW.PA-30) 38

(3) Siasatan oleh Jawatankuasa Penyiasat

Kehilangan & hapuskiraProses hapuskira – Laporan Akhir

Laporan Akhir (KEW.PA-30)

JK Penyiasat serah kepada urusetia dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh Laporan Awal KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumen sokongan ;

Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6 / Gambar lokasi kejadian Lain-lain

39

(4) Penyediaan Laporan Akhir KEW.PA-30

Kehilangan & hapuskiraProses hapuskira – Syor & Ulasan

Ulasan syor dan keputusan

Diangkat kepada Pegawai Pengawal oleh urusetia PP boleh buat keputusan atau minta semakan semula Semakan semula oleh JK Penyiasat sediada atau JK Penyiasat lantikan baru. Surcaj atau Bayaran Balik Kemukakan keputusan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal.

(5) Syor & ulasan pegawai Pengawal

Kehilangan & hapuskiraProses hapuskira – Kelulusan/keputusan

Bayaran Balik

Urusetia / JPN / PPD maklumkan kepada sekolah Bayaran penuh pada kadar ditetapkan dilaksan oleh pegawai yang dikenakan tindakan. Bayaran dimasukkan ke dalam hasil Kerajaan Dilaporkan kepada urusetia JKPAK KPM status bayaran balik

41

(6) Pelaksanaan kelulusan / keputusan

Surcaj/tatatertib

Syor surcaj/tatatertib bawa kepada Pihak Berkuasa Tatatertib Dalam tempoh 3 bulan dari kelulusan Perbendaharaan Keputusan surcaj/tatatertib dipanjangkan kepada Perbendaharaan Dalam tempoh 9 bulan dari kelulusan Perbendaharaan Dilapor kepada urusetia JKPAK KPM

Kehilangan & hapuskiraProses hapuskira – Perekodan

Perekodan

Catat keputusan hapuskira pada ruang kehilangan/hapuskira KEW.PA-2 / KEW.PA-3 Rekod dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP)

42

(7) Kemaskini Rekod


Maklumat Tambahan

Penerimaan Hadiah

43

Tatacara Pengurusan AsetProsedur Penerimaan hadiah oleh Agensi

44Nationally and Internationally benchmarked

▪ Diberi percuma tanpa sebarang ikatan▪ Peralatan baru dan mudah diperolehi alat ganti▪ Diberi secara sukarela dan bukan diminta oleh

penerima▪ Tidak mewujudkan apa-apa jawatan baru▪ Peruntukan mencukupi untuk penyelenggaraan▪ Diguna mengikut hasrat pemberi▪ Direkodkan▪ Pemberian tiada kepentingan terhadap agensi

Syarat

(1) Agensi menerima sumbangan/hadiah



Syarat

(2) Isi Lampiran E – Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 Tahun 1998

LAMPIRAN EPERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN KERAJAAN

i.Nama pihak yang memberi dan alamatAlumni Sekolah Menengah Sains Selangor

Blok C, Aras 5, Plaza Merdeka, Kuala Lumpurii.Tujuan hadiah itu diberikan

Kegunaan pelajar dan guru untuk aktiviti luar sekolahiii.Setakat mana kaitan pembeli dengan Jabatan,jika ada

Bekas pelajar sekolahiv.Jenis/bentuk hadiah Bas Coster 20 penumpangv.Nilai hadiah

RM 150,000.00vi.Syarat-syarat yang dikenakan oleh pembeli, jika ada

Tiadavii.Kegunaan/faedah hadiah kepada Jabatan atau sebagainya

Keselesaan kepada guru dan murid serta imej sekolahviii.Ulasan Ketua Jabatan

Sangat dialu-alukan kerana dapat membantu sekolah dalam aktiviti luar serta meningkatkan imej sekolah .i.Maklumat-maklumat lain yang berkaitan

Tiada

……………………………………(tandatangan Ketua Jabatan)



Syarat

(3) Kemukakan permohonan kepada Kuasa Melulus

Peraturan terpakai

▪ Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998 ( Garis Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam)

▪ Surat JPA/(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12 September 2008

Kuasa melulus ▪ Nilai setiap hadiah > RM 10,000.00 – Kementerian▪ Nilai setiap hadiah < RM 10,000.00 – JPN/SUB

(4) Rekod penerimaan

Perekodan ▪ Buka KEW.PA-2 / KEW.PA-3 baru

Sekian, terima kasihRoslan Ahmad Tajuddin – 09-7418034 ( [email protected] )

Nik Nooreta Nik Mahmood – 09-7418035 ( [email protected] )

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

taklimat pengurusan aset alih pendaftaran, pelupusan, kehilangan&hapuskira dan hadiah

Documents