kehilangan wang.pdf

PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA WANG AWAM

TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan wang awam disebabkan oleh kecurian, penipuan atau kecuaian

pegawai awam; kemalangan,

kebakaran, bencana alam, kekurangan ,bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa,hutang yang tidak boleh dapat

balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan sia-sia.

TAFSIRAN HAPUSKIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang

hilang.

TAFSIRAN WANG AWAM

Definasi menurut Seksyen 3 Akta Tatacara Kewangan…..

Termasuk wang tunai dan kesetaraan tunai(cash equivalent)serta semua instrumen kewangan

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:Pegawai yang dilantik oleh Menteri

Kewangan /MB/KM menurut Seksyen 15A Akta Tatacara

kewangan 1957 …Ketua Setiausaha Kementerian atau

Ketua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:Ketua sesuatu cawangan,

daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

TAFSIRAN PERBELANJAAN SIA-SIA

Perbelanjaan oleh kem/jab menggunakan peruntukan yang

diluluskan untuk perbelanjaan yang tiada faedah,tiada guna, tidak membawa pulangan kepada

kem/jab berkenaan..

TAFSIRAN PEMBAYARAN TANPA KUASA

Pembayaran yang dibuat dengan tidak wajar samada bertentangan

dengan peruntukan undang-undang,peraturan atau tidak

mengikut syarat/kaedah/tatacara yang ditetapkan bagi sesuatu

bayaran

KUASA MELULUS HAPUSKIRA

Dua (2) peringkat:

(a)Perbendaharaan

(b) Pegawai Pengawal

(a) Menurut Seksyen 17 Akta Tatacara Kewangan 1957(Semakan 1972) kuasa terletak pada Menteri Kewangan bagi amaun lebih RM 25,000 bagi setiap kes/akaun

KUASA MELULUS

PERINGKAT PERBENDAHARAAN

(a) Menteri Kewangan telah mewakilkan kuasa di bawah Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1953 kepada Pegawai Pengawal bagi menimbang dan meluluskan hapuskira di bawah Seksyen 17(b) Akta Tatacara Kewangan 1957(semakan 1972) bagi amaun sehingga RM 25,000 bagi setiap kes/ akaun

KUASA MELULUS

PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

1. Melaporkan Kehilangan Wang Awam disebabkan oleh kecurian/Penipuan/Penyelewangan dan

Kecuaian Pegawai

PROSES HAPUSKIRA

(a) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui jika ia ada

alasan untuk mempercayai satu kesalahan jenayah telah berlaku bersabit kehilangan itu.

2. Laporan Awal – Lampiran J -AP 316(c)

PROSES HAPUSKIRA

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian / Ibu Pejabat.

2. Laporan Awal – Lampiran J

PROSES HAPUSKIRA

(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 5 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal di kem/Jabatan di mana kehilangan berlaku; dan

(ii)Ketua Setiausaha Perbendaharaan

2. Laporan Awal – Lampiran J

PROSES HAPUSKIRA

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

LAPORAN AWALKEHILANGAN WANG AWAM KERAJAAN

Nyatakan:-

1. Jenis kehilangan

2. Anggaran jumlah wang tunai

3. Tempat sebenar kehilangan berlaku

4. Tarikh dan masa kehilangan berlaku

5. Cara bagaimana kehilangan berlaku

LAMPIRAN J

[Arahan Perbendaharaan 316(c )]

6. Nama dan pegawai terakhir sekali menyimpan wang tersebut.

7. Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.

8. Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja.

9. Sama ada laporan kepada Polis telah dibuat selaras dengan AP 315.Sila nyatakan rujukan Polis dan tarikh Laporan Polis.

LAMP J

9. Langkah berjaga-jaga yang telah diambil untuk mengelakan kehilangan itu berlaku

10. Langkah-langkah yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

11. Catatan lain sekiranya ada

Tarikh:Tandatangan Ketua Pejabat/ ketua Jabatan

Nama:

Jawatan: Cop Jabatan:

LAMP J

PROSES HAPUSKIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan format seperti di

Lampiran 2 PP Bil.13 Tahun 2008 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b) Keanggotaan:(i) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu

dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;(ii) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana seorang dari

kumpulan P&P(iii) Mempunyai pengalaman dalam pengurusan kewangan

PROSES HAPUSKIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

PROSES HAPUSKIRA

4. Tugas Jawatankuasa Penyiasat Menjalankan siasatan dengan segera selepas

perlantikan. Mengenal pasti pegawai-pegawai yang

bertanggungjawab atas kehilangan itu Menyoal siasat pegawai-pegawai yang terlibat atau

mana-mana pegawai yang difikirkan perlu Meneliti rekod-rekod kewangan,laporan Polis dan

laporan awal Melawat dan meriksa sendiri tempat kejadian. Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat

kejadian,salinan dokumen yang berkaitan sebagai bahan bukti(sekiranya perlu)

Tindakan lain yang difikirkan sesuai bagi melengkapkan siasatan

PROSES HAPUSKIRA

4. Tugas Jawatankuasa Penyiasat Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan

peraturan kewangan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dipatuhi

Mendapatkan keterangan samada punca kehilangan disebabkan kecuaian pegawai,kegagalan mematuhi peraturan yang telah disengajakan,kegagalan penyeliaan,tidak mempunyai pengetahuan atau pengalaman dalam pengurusan wang awam.

Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan yang wujud sehingga berlakunya kehilangan

PROSES HAPUSKIRA

4. Tugas Jawatankuasa Penyiasat

Mengenal pasti risiko keselamatan dan mengesyorkan langkah-langkah kawalan dan pencegahan;dan

Menyediakan laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir serta mengemukakan kepada pengawai pengawal untuk ulasan dan syor

PROSES HAPUSKIRA

5. Laporan Akhir – Lampiran K -Arahan Perbendaharaan 317(b)

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyedia Laporan Akhir dan kemuka kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 bulan daritarikh pelantikan.Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat

boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

PROSES HAPUSKIRA

5. Laporan Akhir – Lamp K

(b) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan rekod kewangan,laporan hasil siasatan Polis,gambar lokasi kejadian(jika Perlu) dan lain-lain dokumen

berkaitan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

PROSES HAPUSKIRA


(c) Pegawai Pengawal setelah berpuashati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk :-

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira wang awam yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira wang awam yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii)Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

PROSES HAPUSKIRA

5. Laporan Akhir – Lamp K(d) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati

dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh:-

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(iii)Memohon perlanjutan masa mengemukakan Laporan Akhir kepada Perbendaharaan

PROSES HAPUSKIRA


(e) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Perbendaharaan dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.Sesalinan laporan akhir hendaklah dihantar kepada ANM,Ketua Audit Negara dan wakil Audit Negara di negeri berkenaanLaporan Akhir perlu dihantar kepada Perbendaharaan tanpa

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN WANG AWAM

1. Berkenaan dengan wang awam;nyatakan sama ada wang tunai,cek,wang pos atau kiriman wang dsb

2. Nyatakan kehilangan wang awam itu kepunyaan kerajaan Persekutuan atau negeri dan sila nyatakan jumlahnya

LAMPIRAN K

3. Adakah suatu akaun pendahuluan dibuka untuk menampung kehilangan itu sebagaimana yang dikehendaki oleh AP 322.Jika sudah,nyatakan jumlah dan rujukan Perbendaharaan

4. Tempat, tarikh dan masa sebenarnya kehilangan itu berlaku

LAMPIRAN K

5. Cara sebenar bagaimana kehilangan itu berlaku.(keterangan yang ringkas,tepat dan lengkap adalah dikehendaki)

6. Tarikh dan bagaiman kehilangan diketahui(nyatakan no,rujukan Lap.Awal AP 316( c)

7. (a)Nama Pegawai yang :

i) secara langsung menjaga wang atau barang awamii) bertanggungjawab secara langsung sebagai penyeliaiii)dengan apa-apa cara lain bertanggungjawab atas kehilangan.

LAMPIRAN K

(b)Mengenai seseorang pegawai di atas nyatakan:

(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan (ii) Tugasnya(sertakan SENARAI TUGAS)(iii)Taraf jawatan(iv)Sama ada Pegawai Persekutuan atau

Negeri (v) Sama ada ditahan kerja atau digantung

kerja. Jika ada, nyatakan tarikh kuatkuasa hukuman.

(v)Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan.

LAMPIRAN K

(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika

ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)

(vi) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan.saraan yang akan dibayar kepadanya oleh kerajaan

(vii) Maklumat lain, jika ada.

LAMPIRAN K

6. Tindakan Kementerian / Jabatan selepas kelulusan

(a) Kelulusan hapus kira yang tidak melibatkan Akaun pendahuluan Diri hendaklah dicatatkan di dalam rekod kewangan yang berkaitan

(b)Pelarasan Kumpulan Wang pendahuluan Diri (KWPD)hendaklah dibuat serta merta dalam tahun kewangan semasa menggunakan vot kehilangan 51201 Perbendaharaan

(c )Memaklumkan perlaksanaan pelarasan KWPD kepada Perbendaharaan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan

6. Tindakan Kementerian / Jabatan selepas kelulusan

(d) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(e)Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh keputusan dibuat.

Hapuskira Disebabkan Pembayaran lebih-AP 327

Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan lebihan bayaran secara sekaligus atau secara ansuran seperti yang dinyatkan dalam AP 327(a)

Jika penerima bayaran adalah Pegawai kerajaan,permohonan bayaran secara ansuran boleh dipertimbangkan oleh Ketua Jabatan.Jika diluluskan,hendaklah dipohon satu pendahuluan dari KWPD(Pegawai Awam) atas nama pegawai


Bayaran terlebih diterima dalam tahun semasa…Dt KWPD, Kt akaun yang terlebih dibayar

Bayaran terlebih diterima dalam tahun berikut…Dt KWPD, Kt Hasil Lain-lain Terimaan

Kelulusan bayaran balik Akaun Pendahuluan TIDAK boleh melebihi 18 bulan. Bagi tempoh yang lebih,permohonan dikemukakan kepada Perbendaharaan

Jika penerima bayaran bukan penjawat awam, Ketua Jabatan hendaklah dapatkan bayaran secara sekaligus.Namun demikian, Ketua Jabatan boleh menngunakan budibicara jika berpuas hati penerima


Jika penerima bayaran bukan penjawat awam, Ketua Jabatan hendaklah dapatkan bayaran secara sekaligus.Namun demikian, Ketua Jabatan boleh menerima ansuran jika berpuas hati penerima bayaran tidak akan mungkir ansuran bulanan yang dipersetujui.

Jika pembayaran balik sepenuhnya tidak boleh didapatkan, Pegawai pengawal hendaklah melantik Jawatankuasa Penyiasat secara bertulis.

PROSES HAPUSKIRA

Tugas Jawatankuasa Penyiasat Mengenal pasti pegawai yang bertanggungjawab ke

atas pembayaran lebih/salah

Mendapatkan keterangan mengapa pembayaran berkenaan tidak patut didapatkan sama ada sebahagian atau sepenuhnya

Mendapatkan maklumat bahawa penerima bayaran menerima bayaran dengan suci hati,penerima bayaran tidak terlibat secara langsung dalam penyediaan bayaran dan lain-lain keterangan

PROSES HAPUSKIRA

Tugas Jawatankuasa Penyiasat Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat dalam

menyediakan bayaran atau mana-mana pegawai yang difikirkan perlu

Meneliti rekod kewangan dan menyediakan kronologi kes

Tindakan lain yang sesuai bagi melengkapkan siasatan Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan

lain-lain peraturan kewangan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dipatuhi

Mengesyorkan langkah-langkah kawalan bagi mengelakan berulangnya kejadian

Mneyediakn dan menandatangani Lampiran L dan kemukakan syor kepada Pegawai Pengawal untuk ulasan dan syor

PROSES HAPUSKIRA

Tugas Jawatankuasa Penyiasat

Laporan lengkap dan syor ulasa pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan untuk pertimbangan dalam tempoh empat(4) bulan dari tarikh diketahui apa-apa pembayaran lebih atau salah

Tindakan Kementerian / Jabatan selepas kelulusan

(i) Kelulusan bayaran terlebih yang tidak boleh didapatkan dibiar dipertanggungkan kepada akaun di bawah AP 327(d) hendaklah dicatatkan dalam rekod kewangan

(ii) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(iii) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh keputusan dibuat.

Hapuskira Disebabkan Hutang dan Tunggakan Hasil yang

tidak boleh didapatkan -AP 328

Semua amaun hutang atau hasil tertunggak hendaklah dipungut sama ada melalui proses pentadbiran biasa atau proses undang-undang.

Proses kutipan melalui pentadbiran biasa tiada sekatan masa.Pegawai yang diberi tanggungjawab meneruskan usaha mendapatkan balik bayaran melalui apa cara selain daripada tindakan sivil.



Amnya, semua hutang yang tidak diambil tindakan sivil dalam tempoh enam (6) Tahun dari tarikh hutang dikendaki dibayar akan terhalang oleh sekatan di bawah Akta Had Masa 1953.

Oleh itu, semua hutang atau hasil yang telah > 6 tahun atau tiada kemungkinan boleh didapatkan boleh dikemukakan untuk pertimbangan Hapuskira



Bagi hasil/hutang yang telah dipastikan tidak boleh didapatkan samada secara pentadbiran atau sivil disebabkan penghutang telah meninggal dunia atau syarikat telah digulung,perkara ini hendaklah dilaporkan kepada Pihak Berkuasa Kewangan atau Pegawai Pengawal menggunakan Lampiran L tanpa perlu menunggu tempoh tertentu.



Bagi permohonan yang telah diluluskan oleh Pegawai Pengawal, satu salinan Lampiran L beserta syor tindakan ke atas pegawai yang cuai hendaklah dihantar kepada Perbendaharaan dan Pihak Berkuasa Kerajaan Negeri untuk tindakan lanjut.

Bagi permohonan yang telah diluluskan oleh Pegawai Pengawal, dan TIADA syor tindakan ke atas pegawai yang cuai, Lampiran L TIDAK perludihantar kepada Perbendaharaan dan Pihak Berkuasa Kerajaan Negeri untuk tindakan lanjut.


Apa-apa amaun yang telah diluluskan Hapuskira oleh Pegawai Pengawal hendaklah dilaporkan kepada Perbendaharaan menggunakan format LH 1000 seperti di Lampiran 3 Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 Tahun 2008 setiap dua (2) kali setahun iaitu pada 30 Jun dan 31 Disember


(a) Kelulusan hapus kira yang tidak memerlukan pelarasan Vot Hutang Lapuk daripada Perbendaharaan hendaklah dicatatkan di dalam rekod kewangan yang berkaitan

(b)Pelarasan daripada Vot Hutang Lapuk Perbendaharaan hendaklah dibuat segera di dalam tahun kewangan semasa

(c )Amaun hapuskira yang telah diluluskan oleh Pegawai Pengawal atau dan Perbendaharaan hendaklah dilaporkan di dalam Laporan Akaun Belum Terima selaras dengan PP Bil.3 tahun 2008


(d) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(e)Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh keputusan dibuat.

Hapuskira kehilangan Buku Resit,Lesen,Kupon atau buku

yang seupamanya -AP 300

Bagi kehilangan buku resit,buku kupon,lesen atau buku-buku seumpamanya yang belum digunakan tetapi telah dikeluarkan daripada stor untuk kegunaan pegawai dan telah dipastikan bahawa tiada kutipan hasil pernah dibuat,ini adalah dianggap kehilangan

Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan notis pemberitahuan melalui iklan dalam surat khabar harian utama berbahasa Melayu bagi senaraikan semua no.resit/atau lesen atau apa-apa yang hilang

Hapuskira kehilangan Buku Resit,Lesen,Kupon atau buku

yang seupamanya -AP 300

Bagi kehilangan dokumen atau buku yang dikawal seperti buku cuti sakit atau sijil cuti sakit,buku pesanan kerajaan ,ianya tidak perlu dikendalikan sebagai proses hapuskira tatapi memadai dikeluarkan notis di papan kenyataan atau dipamerkan di dalam laman web jabatan no.siri buku atau dokumen yang hilang.

Kehilangan buku resit,lesen atau buku seumpamanya yang masih berada dalam stor, ianya dikendalikan sebagaimana tatacara pengendalian stor.

• PP Bil.13 Tahun 2008

• AP 314-AP 300

• TPS PP 5/2009

SEKIAN

TERIMA KASIH

kehilangan wang.pdf

Documents