PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 1/12

PROSEDUR

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK) PK.PPAS(P)15

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

NORAZHAN B SAHLAN

Pustakawan

01/06/2017

DISEMAK OLEH

NIHAYAH HJ EBNI HAJAR

Pengurus Kualiti

01/06/2017

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD

Pengarah PPAS

01/06/2017

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 2/12

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di

dalamnya

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 3/12

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4

4. Isu-isu Risiko 5

5. Definisi 5

6. Singkatan 6

7. Tindakan dan tanggungjawab 7 – 8

8. Carta Aliran Kerja 9 - 10

9. Rekod Kualiti 11

10. Lampiran 12

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 4/12

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan

pengendalian penganalisaan data bagi penilaian sama ada objektif

Sistem Pengurusan Kualiti PPAS telah mencapai sasaran yang

telah ditetapkan.

2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pembangunan dan

Penyelenggaraan untuk pengumpulan, penilaian dan

penganalisaan data yang akan digunakan di dalam penyediaan

laporan statistik bulanan dan tahunan PPAS. Skop analisis statistik

adalah meliputi aspek-aspek berikut:-

a. Pencapaian objektif kualiti Sistem Pengurusan Kualiti PPAS

b. Keberkesanan proses-proses yang ditetapkan

c. Kelemahan dan ketidakakuran dalam sistem untuk

penambahbaikan

d. Data berkaitan tahap kepuasan pelanggan

3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Seksyen 8.4 - Analisa Data

Seksyen 8.5.2 - Tindakan Pembetulan

Seksyen 8.5.3 - Tindakan Pencegahan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 5/12

4. ISU-ISU RISIKO 4.1 Lewat menerima laporan statistik daripada kakitangan

Rangkaian Perpustakaan 4.2 Maklumat data yang diterima berbeza-beza

4.3 Masalah sistem Perpustakaan (data sering berubah)

5. DEFINISI

5.1 Laporan Statistik Bulanan Laporan yang dibuat setiap bulan, mengandungi statistik

pendaftaran keahlian, pinjaman bahan perpustakaan,

penerimaan bahan baru, bahan yang telah diproses, pusat

perkhidmatan baru, pengunjung dan pengguna ICT.

5.2 Laporan Statistik Tahunan Laporan yang dibuat pada setiap tahun bagi mengukur tahap

pencapaian tahunan yang telah ditetapkan dalam Sistem

Manual Kualiti.

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 6/12

6. SINGKATAN PPAS : Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

PBGN : Pembangunan Dan Penyelenggaraan

TP : Timbalan Pengarah PPAS

KB : Ketua Bahagian

PP : Penolong Pustakawan

PPK : Pembantu Pustakawan Kanan

PemP : Pembantu Pustakawan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 7/12

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

1. Rujuk Objektif Kualiti PPAS dan keperluan statistik yang

releven.

2. Bincangkan dengan Pengarah/ TP keperluan bagi

menyediakan data-data berkaitan prestasi objektif kualiti

yang ditetapkan.

KB

3. Tentukan borang-borang statistik yang berkaitan

mencukupi dari masa ke semasa.

4. Edarkan borang untuk dipenuhi (jika perlu). Lampiran

PK.PPAS(P)16(L1 hingga L6).

PPK/ PemP

5. Kumpulkan statistik bulanan dalam jangkamasa 5 hari

bekerja pada bulan berikutnya.

PP/ PPK

6. Keluarkan surat peringatan kepada bahagian-bahagian

yang terlibat sekiranya statistik tidak diterima bersama-

sama laporan yang sepatutnya.

PP/ PPK

7. Failkan borang statistik dalam Fail Statistik Bulanan.

8. Kemaskini data ke dalam format elektronik.

PPK/ PemP

9. Analisa data dan sediakan laporan statistik bulanan untuk

kelulusan KB.

PP/ PPK

10. Terima laporan analisa data, pastikan tindakan yang perlu

diambil oleh KB berkenaan dan beri kelulusan.

KB

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 8/12

TINDAKAN T/JAWAB

11. Edarkan laporan statistik bulanan kepada Pengarah/ TP

dan semua KB.

PPK/ PP

12. Terima laporan dan ambil tindakan jika perlu Semua KB

13. Sediakan laporan pencapaian tahunan pada bulan

Februari tahun berikutnya.

PP/ PPK

14. Bentangkan laporan pencapaian dalam Mesyuarat KB dan

MKSP.

KB

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 9/12

8. CARTA ALIRAN KERJA TINDAKAN T/ JAWAB

KB - Pastikan keperluan bagi penyediaan prestasi objektif kualiti

PPK/ PemP - Tentukan borang kajian berkaitan mencukupi

PP/ PPK - Kumpulkan statistik bulanan yang lengkap

- Borang statistik lengkap?

- Keluarkan surat peringatan kepada bahagian yang tidak menghantar statistik/ laporan

PPK/ PemP - Failkan borang statistik dan kemaskini data dalam format elektronik.

PP/ PPK - Analisa data dan sedia laporan statistik bulanan untuk kelulusan.

KB - Semak laporan dan beri kelulusan

- Diluluskan?

MULA

Tidak

A

Ya

Ya

Tidak

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 10/12

TINDAKAN T/ JAWAB

PPK/ PemP - Edar laporan statistik bulanan kepada Pengarah/ TP & semua KB

PP/ PPK - Sedia laporan tahunan untuk tahun berikutnya

KB - Bentang laporan dalam mesyuarat KB dan MKSP

A

TAMAT

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 11/12

9. REKOD KUALITI

BIL REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN

9.1

9.2

9.3

9.4

Fail Statistik Bulanan

(No. Fail: PA 3.12/9/2)

Fail Laporan Statistik Bulanan

(No. Fail: PA 3.12/9/3)

Fail Laporan Statistik Tahunan

(No. Fail: PA 3.12/9/4)

Fail Pengurusan Risiko

PBGN

PBGN

PBGN

PBGN

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)15

NO. KELUARAN

: 01

PENGENDALIAN ANALISA DATA (TEKNIK STATISTIK)

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 12/12

10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran

10.1

10.2

10.3

10.4

10.5

10.6

Contoh Borang Statistik Keahlian

Contoh Borang Statistik Pinjaman Mengikut

Kelas

Contoh Borang Statistik Pinjaman Mengikut

Golongan/ Bahasa

Contoh Borang Laporan Ringkas Perpustakaan

Contoh Borang Statistik Pengunjung Harian

Contoh Borang Statistik Bahan-bahan yang

dirujuk

PK.PPAS(P)15(L1)

PK.PPAS(P)15(L2)

PK.PPAS(P)15(L3)

PK.PPAS(P)15(L4)

PK.PPAS(P)15(L5)

PK.PPAS(P)15(L6)