politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · perkhidmatan kepada kerajaan melalui internet...

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PS - 03

PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : SITI HAJAR BINTI HUSSAIN Jawatan : Penolong Pegawai Tadbir (N29) Tarikh : 24-06-2019

NAMA : HANIM BINTI ESA Jawatan : Penolong Pegawai Tadbir (N32) Tarikh : 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

PENGURUSAN PEROLEHAN

BEKALAN, KERJA DAN PERKHIDMATAN

PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 1 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 3

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 4

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 5

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5

2.1 Perancangan Perolehan ..................................................................................... 5

2.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Tempatan secara atas talian ........ 6

2.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................... 7

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 9

3.1 Perancangan Perolehan ..................................................................................... 9

3.2 Proses Perolehan dan Penyediaan Pesanan Kerajaan secara atas talian ........ 10

3.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................. 11

4. PROSES KERJA 4.4.1 .................................................................................................... 13

4.1 Perancangan Perolehan .................................................................................... 13

4.2 Proses Perolehan dan Pesanan Kerajaan secara atas talian ............................ 13

4.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Bayaran ................................. 14

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ....................................................................................... 15

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 16

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 16

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 16

9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 16

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 17



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 2 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan garis panduan dan prosedur perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan oleh Politeknik Melaka dilaksanakan mengikut peraturan kewangan yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan.

2) Skop (key activities) a. Menyelaras Kontrak Pusat b. Menyelaras Pembelian Terus c. Menyelaras Sebutharga d. Menyelaras Tender Terbuka

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Pembayaran dilaksanakan dalam tempoh 7 hari dari tarikh invois diterima di Unit Kewangan

b. Semua Prestasi Pembekal diukur

4) Pemilik proses a. Penolong Pegawai Tadbir

5) Pelanggan proses 5.2 a. Pengarah b. Ketua Jabatan/Ketua Unit c. Jawatankuasa Sebutharga d. Pegawai Perolehan Jabatan/Unit e. Pegawai Penerima Jabatan/Unit f. Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit g. Unit Kewangan

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Kementerian Pendidikan Malaysia b. Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti

(JPPKK) c. Kementerian Kewangan d. Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM)

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

b. PPP (Portal Pekeliling Perbendaharaan)

c. Pekeliling Perkhidmatan

d. Arahan Perbendaharaan

e. Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara

f. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan

Perakaunan

g. Sistem ePerolehan

h. Sistem iGFMAS

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Semua Garis Panduan (terbitan dalaman)



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 3 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Pengarah

Timbalan Pengarah

Ketua Jabatan Perdagangan

Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

Pegawai Penerima Jabatan/Unit

Pemilik proses

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan Ruang Kerja

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan Pencetak

Pengangkutan 7.1.3 (c) Tidak Berkaitan

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Tidak Berkaitan

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 Tidak Berkaitan

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Teknik audit Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti Kursus Perolehan Kerajaan

Lain-lain Tidak Berkaitan

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Maklumat ABM PP J/U dan KJ/KU

Setiap awal tahun Emel PAK

2. Cipta perolehan secara atas talian dan nota minta manual dan nota minta secara manual

PP J/U Selepas perancangan perolehan

Atas talian Pembekal/ KJ/KU/UKew

3. Pesanan Kerajaan dalam Sistem ePerolehan dan iGFMAS

PT (Kew) Selepas semakan dilaksanakan oleh JANM

Serahan Tangan

PP J/U

4. Pesanan Penghantaran

PP J/U Selepas pesanan penghantaran disahkan oleh pegawai perolehan/ UKew melalui Sistem ePerolehan

Atas talian

UKew

5. Borang Prestasi Pembekal

PP J/U Selepas menerima bekalan

Serahan Tangan

UKew



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 4 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Bekalan Merangkumi bahan luak, alat tulis dan peralatan kecil

Perkhidmatan Meliputi kerja-kerja keselamatan, kebersihan, pembaikan dan penyenggaraan

Sistem ePerolehan Sistem ePerolehan merupakan sistem perolehan elektronik yang membolehkan pembekal menawarkan harga bagi produk dan perkhidmatan kepada Kerajaan melalui Internet dan bertindak sebagai medium alternatif untuk para pembekal mendaftar/memperbaharui Sijil Kementerian Kewangan Malaysia (MOF).

Sistem iGFMAS Sistem Government Financial Management Accounting System (iGFMAS) yang merupakan sistem berpusat di ibu pejabat Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) menggunakan satu pangkalan data dan satu pusat data bercirikan perakuan tunai dan akruan

Sebutharga Sebut harga merupakan kaedah untuk melaksanakan sesuatu perolehan yang melibatkan jumlah had nilai melebihi RM20,000 hingga RM500,000 setahun di kalangan pembekal yang berdaftar dalam kod bidang berkaitan.

Jawatankuasa

Sebutharga A

Perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM50,000 hingga RM500,000 terdiri daripada 3 Jawatankuasa yang terdiri dari Jawatankuasa Pembuka, Jawatankuasa Penilaian Kewangan dan Jawatankuasa Penilaian Teknikal.

Jawatankuasa

Sebutharga B

Perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM20,000 hingga RM50,000 terdiri daripada 1 Jawatankuasa Penilaian Sebutharga (Kombinasi Pembuka, Teknikal dan Kewangan)

Rekod Pembekal Merangkumi Analisis Prestasi Pembekal dan Borang Penilaian Prestasi Pembekal

Pesanan Tempatan Dokumen awal yang diperlukan sebelum sesuatu perolehan dilaksanakan

Pesanan Penghantaran Dokumen akhir yang diperlukan bagi bekalan/perkhidmatan yang telah lengkap disempurnakan untuk tujuan pembayaran

Invois Dokumen yang digunakan dalam urusniaga jualan dan belian

Anggaran Belanjawan Mengurus

Keperluan peruntukan yang diperlukan bagi tempoh setahun bagi tahun berikutnya

Jabatan Akauntan Negara (JANM)

Jabatan yang menguruskan bayaran bagi perolehan kerajaan

Pelulus Pengarah, TP dan KJP

Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah dan Ketua Jabatan untuk

menguruskan perolehan di jabatan / unit.

Pegawai Penerima Jabatan/Unit

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk menerima dan menyemak dan mengesahkan penerimaan aset/stok dijabatan/unit

Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah / Ketua Jabatan untuk melaksanakan proses pengurusan aset di jabatan/unit



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 5 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

TP Timbalan Pengarah

PP eP Pegawai Pelulus Sistem ePerolehan

KJP Ketua Jabatan Perdagangan

KJ Ketua Jabatan

KU Ketua Unit

PPT (K) Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)

PPT (Kew) Penolong Pegawai Tadbir (Kewangan)

PPT Penolong Pegawai Tadbir (Aset & Stor)

PAK Pembantu Akauntan (Kanan)

PA Pembantu Akauntan

PT (Kew) Pembantu Tadbir (Kewangan)

PT (A) Pembantu Tadbir (Aset)

PT (S) Pembantu Tadbir (Stor)

PP J/U Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

PPM J/U Pegawai Penerima Jabatan/Unit

PPA J/U Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit

BKP, JPPKK Bahagian Khidmat Pengurusan, Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti

UKew Unit Kewangan

UAS Unit Aset & Stor

JANM Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM)

ABM Anggaran Belanjawan Mengurus

PPP Portal Pekeliling Perbendaharaan

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Perancangan Perolehan

SOURCE OF INPUTS

INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

Pengarah Surat arahan menyediakan unjuran keperluan perolehan

BINCANG KEPERLUAN PEROLEHAN

Lampiran Unjuran Keperluan

KJ/KU

PP J/U

Menyenaraikan spesifikasi bekalan/ perkhidmatan

SEDIA SENARAI

KEPERLUAN DAN

SPESIFIKASI

Dokumen spesifikasi dan anggaran keperluan

UKew

UKew Senarai ABM dari Jabatan/Unit

KUMPUL DAN HANTAR ABM

Anggaran Belanja Mengurus (ABM)

BKP, JPP



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 6 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

2.2 Proses perolehan dan penyediaan pesanan tempatan melalui Sistem ePerolehan dan iGFMAS

SOURCE OF INPUTS


Pengarah Waran Peruntukan

AGIH PERUNTUKAN

Agihan Peruntukan

KJ/KU

Urusetia Sebutharga

Sebutharga lebih dari RM20,000 sehingga RM500,000

LAKSANA PENILAIAN

Surat Setuju Terima (SST)

UKew

PP J/U Pembelian secara terus kurang dari RM20,000

Senarai Perancangan Pembelian

MOHON PEROLEHAN PEMBELIAN

TERUS DALAM SISTEM

ePEROLEHAN / NOTA MINTA

MANUAL

Nota minta melalui sistem ePerolehan

Nota minta secara manual (iGFMAS)

Inden kerja

UKew

UKew Peruntukan yang diterima di jabatan/unit

SEMAK PERUNTUKAN

Peruntukan mencukupi

Peruntukan tidak mencukupi

PP J/U

UKew Kod perbelanjaan mengikut jenis perolehan

ISI KOD DIPERTANGGUNG

DALAM SISTEM ePEROLEHAN

/iGFMAS

Kod perbelanjaan perolehan disemak

Pelulus

Pelulus Perolehan melalui sistem ePerolehan dan manual (iGFMAS)

LULUS PERMOHONAN

Pesanan Kerajaan atas talian

JANM

JANM Pesanan Kerajaan atas talian

SEMAK KOD PERBELANJAAN

Nombor Pesanan Kerajaan

UKew

UKew Nombor Pesanan Kerajaan yang telah disemak

CETAK PESANAN KERAJAAN

Dokumen Pesanan Kerajaan lengkap

PP J/U

PP J/U Dokumen pesanan kerajaan

LAKSANA PEROLEHAN

Bekalan/ Perkhidmatan / Kerja diterima

Syarikat Pembekal



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 7 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

2.3 Penerimaan bekalan/perkhidmatan dan proses pembayaran melalui Sistem ePerolehan

SOURCE OF INPUTS


Syarikat Pembekal

Pesanan Kerajaan atas talian

SAHKAN PEMBELIAN,

CIPTA PESANAN PENGHANTARAN

DAN SEDIA BEKALAN/

PERKHIDMATAN

Pesanan kerajaan yang telah disahkan

PP J/U

PP J/U Pesanan penghantaran atas talian

SAHKAN PENERIMAAN DAN CETAK PESANAN

PENGHANTARAN

Pesanan penghantaran dicetak

PPM J/U

PPM J/U Bekalan yang dipesan

SEMAK

BEKALAN

Bekalan/ Perkhidmatan diterima adalah lengkap

Bekalan / Perkhidmatan diterima adalah tidak lengkap

PP J/U

Pelulus Pemenuhan/ Nota Kredit /Nota Debit atas talian

CIPTA PEMENUHAN

SEPARA (BAGI BEKALAN) DAN NOTA KREDIT/ NOTA DEBIT

(BAGI PERKHIDMATAN)

Nota kredit/Nota Debit atas talian

Syarikat Pembekal

Pelulus Pesanan penghantaran atas talian

LULUS PESANAN

PENGHANTARAN

Pesanan Penghantaran telah diluluskan atas talian

Syarikat Pembekal

Syarikat Pembekal

Pesanan Penghantaran

MUATNAIK INVOIS

Invois telah dimuatnaik atas talian

PP J/U

PP J/U

Pesanan Kerajaan


SEDIA DOKUMEN

PEMBAYARAN

Dokumen bayaran lengkap dan telah disahkan

UKew

UKew Dokumen bayaran

LAKSANA BAYARAN

Baucar Bayaran JANM

UAS

PPA J/U

Sistem SPS

Sistem SPA

DAFTAR BEKALAN

Stok didaftarkan

Aset didaftarkan

Staf



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 8 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

2.4 Penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan proses pembayaran melalui Sistem

iGFMAS

SOURCE OF INPUTS


Syarikat pembekal

Inden kerja SERAH INVOIS

DAN PESANAN PENGHANTARAN

Invois

Pesanan Kerajaan


PP J/U

PP J/U Inden kerja

Pesanan Kerajaan

Invois


Prestasi Pembekal

SEDIA DOKUMEN BAYARAN

Dokumen bayaran lengkap dan telah disahkan

UKew

UKew Dokumen bayaran

SEMAK DOKUMEN

BAYARAN DAN SAHKAN

PENERIMAAN

Pesanan penghantaran disahkan

Pelulus

Pelulus

Pesanan Penghantaran atas talian

LULUS PESANAN

PENGHANTARAN

Pesanan Penghantaran telah diluluskan atas talian

UKew

UKew Surat setuju terima (SST)

Dokumen kontrak

Dokumen bayaran

SEDIA BAUCAR BAYARAN DAN

LAKSANA BAYARAN

Baucar Bayaran dicetak

Pembayaran kepada pembekal

Syarikat Pembekal



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 9 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

3. SWIMLANE 4.4.1


PENGARAH KJ/KU PP J/U UKew BKP, JPP

KELUAR ARAHAN

PENYEDIAAN UNJURAN

KEPERLUAN PEROLEHAN

SEDIA

SENARAI KEPERLUAN

KUMPUL

ABM JABATAN/UNIT

KENALPASTI KEPERLUAN

JABATAN

TERIMA

ABM



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 10 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

3.2 Proses perolehan dan penyediaan pesanan kerajaan melalui Sistem ePerolehan dan

iGFMAS

PENGARAH URUSETIA SEBUTHARGA

JAWATANKUASA SPESIFIKASI /PEMBUKA/ PENILAIAN

KEWANGAN/ PENILAIAN TEKNIKAL / PENILAIAN

& PP J/U

UKew PELULUS JANM

AGIH

PERUNTUKAN

PEROLEHAN SECARA

SEBUTHARGA

* Nota : 1. Perolehan secara pembelian terus adalah tidak melebihi RM20,000 2. Perolehan secara sebutharga adalah melebihi RM20,000 hingga RM 500,000

ISI KOD DIPERTANGGUNG

PEROLEHAN SECARA

PEMBELIAN TERUS

LULUS

PERMOHONAN

LAKSANA

PEROLEHAN

CETAK PESANAN

KERAJAAN

TIDAK

YA

SEMAKAN KOD PERBELANJAAN PERUNTUKAN DI

iGMAS

LULUS

TIDAK

YA

LULUS

SEMAK PERUNTUKAN



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 11 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

3.3 Penerimaan bekalan/perkhidmatan dan proses pembayaran melalui Sistem ePerolehan

PP J/U PPM J/U

PELULUS SYARIKAT PEMBEKAL

UKew UAS/

PPA J/U

TERIMA DAN SEMAK BEKALAN DAN

TANDATANGAN DOKUMEN

TIDAK PATUH

MUATNAIK INVOIS

YA

SEMAK DOKUMEN,

SEDIA BAUCAR

BAYARAN

SEDIA DOKUMEN

PEMBAYARAN

DAFTAR SISTEM

SPA / SPS

LAKSANA PENERIMAAN DAN CETAK PESANAN

PENGHANTARANBAGI

PEROLEHAN PEMBELIAN

TERUS

SAHKAN PEMBELIAN,

CIPTA PESANAN PENGHANTARAN

DAN SEDIA BEKALAN/

PERKHIDMATAN

CIPTA PEMENUHAN

SEPARA (BAGI BEKALAN) DAN NOTA KREDIT/ NOTA DEBIT

(BAGI PERKHIDMATAN)

LULUS PESANAN PENGHANTARAN



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 12 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

3.4 Penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan proses pembayaran melalui Sistem iGFMAS

SYARIKAT PEMBEKAL

PP J/U UKew

PELULUS

SEMAK DOKUMEN BAYARAN DAN

LAKSANA PENERIMAAN

LULUS PEROLEHAN

SEDIA BAUCAR BAYARAN

DAN LAKSANA BAYARAN

SEDIA DOKUMEN BAYARAN

SERAH INVOIS DAN PESANAN

PENGHANTARAN



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 13 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1


Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pengarah Mengarahkan KJ/KU membuat perancangan perolehan bekalan/ perkhidmatan/kerja mengikut keperluan jabatan/ unit melalui Mesyuarat Pengurusan

2. KJ/KU Mengenalpasti keperluan bekalan pejabat / bahan luak / perkhidmatan bagi tahun berikutnya selepas perbincangan bersama dengan pensyarah / pegawai di jabatan / unit.

3. PP J/U Menyediakan dan menyerahkan senarai keperluan beserta anggaran kos kepada KJ/KU untuk jangka masa satu tahun.

4. UKew Mengumpul semua ABM yang telah dihantar oleh jabatan/unit dan menghantar ABM lengkap kepada BKP, JPP

5. BKP, JPP Menerima ABM dari Politeknik Melaka

4.2 Proses Perolehan dan Pesanan Kerajaan melalui sistem ePerolehan dan iGFMAS

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pengarah Mengagihkan peruntukan melalui mesyuarat bersama ahli pengurusan

2. Urusetia Sebutharga Jawatankuasa Spesifikasi /Pembuka / Penilaian Kewangan/ Penilaian Teknikal / Penilaian & PP J/U

Menyediakan spesfikasi sebutharga, mengendalikan urusan pembukaan sebutharga, berperanan mengkaji, menilai dan mengenalpasti semua sebutharga yang diterima menguntungkan Kerajaan sebelum syor dibuat oleh Jawatankuasa Pemutus Sebutharga. Perolehan secara sebutharga adalah melibatkan perolehan yang melebihi RM20,000 sehingga RM500,000.

3. Urusetia Sebutharga

Mengeluarkan surat tawaran dan surat setuju terima (SST) kepada pembekal/syarikat berjaya

4. PP J/U Melaksanakan perolehan melalui Sistem ePerolehan/secara manual (nota minta manual) iGFMAS/ inden kerja. Perolehan secara pembelian terus adalah melibatkan perolehan yang tidak melebihi RM20,000

5. UKew Menyemak peruntukan sama ada mencukupi atau tidak mencukupi

6. UKew Meluluskan permohonan sekiranya peruntukan mencukupi

7. UKew Mengisi kod dipertanggung dalam Sistem ePerolehan dan dihantar kepada Pelulus untuk kelulusan

8. Pelulus Meluluskan perolehan yang dikemukakan oleh Pegawai Perolehan

9. JANM Menyemak kod dipertanggung sama ada lulus atau tidak lulus dan mencipta nombor pesanan kerajaan

10. UKew Mencetak dan menyerahkan pesanan kerajaan setelah mendapat kelulusan dari JANM dan serah dokumen kepada PP J/U

11. PP J/U Melaksanakan perolehan berdasarkan peruntukan yang diluluskan



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 14 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

4.3 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan dan Proses Pembayaran melalui Sistem ePerolehan

Bil Tanggungjawab Tindakan

1. Syarikat Pembekal Mengesahkan pembelian, mencipta pesanan penghantaran dan menyediakan bekalan/perkhidmatan

2. PP J/U Melaksanakan penerimaan melalui sistem ePerolehan, mencetak Pesanan Penghantaran dan menyerahkan kepada PPM J/U untuk semakan dan pengesahan penerimaan

3. PPM J/U a. Memastikan bekalan/ perkhidmatan dilaksanakan menepati tempoh masa yang telah ditetapkan.

b. Memeriksa sama ada bekalan / perkhidmatan yang dibekalkan/ dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor memenuhi dan menepati spesifikasi.

c. Bekalan/perkhidmatan yang tidak memenuhi dan menepati spesifikasi dikembalikan/dimaklumkan kepada pembekal

d. Menerima dan mengesahkan bekalan /perkhidmatan/ kerja yang dibekalkan jika menepati spesifikasi yang ditetapkan

4. Pelulus Mencipta pemenuhan separa (bagi bekalan) dan nota kredit/ nota debit

(bagi perkhidmatan) dalam Sistem ePerolehan sekiranya PPM J/U

mengesahkan penerimaan adalah tidak lengkap dan tidak mematuhi

spesifikasi yang ditetapkan

5. Pelulus Meluluskan pesanan kerajaan

6. Syarikat Pembekal Memuatnaik invois dan pesanan penghantaran (sekiranya melibatkan

bekalan)

7. PP J/U a. Mendapatkan tandatangan pegawai penerima dan KJ/KU bagi

mengesahkan penerimaan pada Pesanan Kerajaan, Pesanan

Penghantaran dan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal

b. Menyerahkan dokumen-dokumen berkaitan yang telah diperakui

penerimaan kepada UKew.

8. UKew Menyemak dokumen dan menyediakan Baucar Bayaran

9. UAS Melaksanakan pendaftaran stok dan aset di dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA) dan Sistem Pengurusan Stor (SPS)



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 15 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

4.4 Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja dan Proses Pembayaran melalui Sistem iGFMAS

Bil Tanggungjawab Tindakan

1. Syarikat Pembekal

Menyerahkan invois dan pesanan penghantaran (sekiranya melibatkan bekalan) kepada PP J/U

2. PP J/U Menyediakan dokumen pembayaran lengkap iaitu Inden Kerja (sekiranya melibatkan kerja), Pesanan Kerajaan, Invois, Pesanan Penghantaran (sekiranya melibatkan bekalan) dan Prestasi Pembekal. Dokumen perlu ditandatangani oleh PPM J/U dan KJ/KU dan diserahkan kepada UKew.

3. UKew Menyemak dokumen pembayaran dan mengesahkan penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja

4. Pelulus Meluluskan penerimaan bekalan/perkhidmatan/kerja

5. UKew Menyediakan baucar bayaran dan melaksanakan pembayaran kepada syarikat pembekal

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan ABM

Kelulusan perancangan Pengarah

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk Portal Pekeliling Perbendaharaan (PPP)

Rujuk dan akur kepada proses kerja

Pemantauan TP, PPT(K)

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

Juruaudit luar

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

Kod Pesanan Kerajaan

Koding pendaftaran aset

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Tidak Berkaitan

Pemuliharaan 8.5.4 Tidak Berkaitan

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Penilaian dan Analisa Prestasi Pembekal

Kawalan Perubahan 8.5.6 Tidak Berkaitan

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti

Penilaian pencapaian piagam pelanggan

Penilaian audit dalaman dan luaran

Penilaian Prestasi Pembekal

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Semakan berperingkat dokumen



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 16 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

10. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN

(sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Perolehan atas talian lewat dilaksanakan

Pesanan Kerajaan keluar selepas program

Perancangan di peringkat jabatan/unit bagi setiap perolehan yang dilaksanakan

Perolehan ditolak

Teguran melalui surat tunjuk sebab dan dibangkitkan dalam mesyuarat pengurusan

2. Bekalan Lewat

Bekalan lewat diterima dan tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan

Pegawai yang menerima bekalan/ perkhidmatan perlu memastikan proses semakan dan penerimaan dilaksanakan

Prestasi Pembekal yang dinilai pada skala 2.99 akan dilaporkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

Pembekal akan diberikan surat peringatan/amaran dan disenaraihitam

11. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Waran Peruntukan 7 Tahun Unit Kewangan Terhad

2. Baucar Bayaran 7 Tahun Unit Kewangan Terhad

3. Surat Lantikan Jawatankuasa Sebutharga

2 Tahun Unit Pentadbiran Terhad

4. Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad

5. Borang Analisa Prestasi Pembekal 2 Tahun Unit Kewangan Terhad

12. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PS-03(1) (24-06-19) Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal



PS- 03

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 03

Mukasurat 17 /17

Tarikh 24-06-2019

MAKLUMAT TERKAWAL

13. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-2017

02 25-06-2018

03 24-06-2019

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. SIPOC, SWIMLANE, PROSES KERJA DAN LAMPIRAN

M/S 6 - 14 5.6.2018 KSP BIL 1/2018

P02. Keseluruhan Proses 1 -18 14.6.2019 TP

P03.

No. LO : Tarikh LO : Nama Syarikat Pembekal : Jenis Perolehan :

Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan. Pilih samada ruangan bekalan, perkhidmatan atau kedua-duanya sekali.

1 2 3 4 5

SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG

BIL KRITERIA PENILAIAN SKOR

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Pembekal yang Dinilai :

Keupayaan kontraktor/pembekal memenuhi permintaan dari segi harga Berbanding kontraktor atau pembekal lain

Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekal barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekalkan barangan/perkhidmatandalam jangkamasa yang ditetapkan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk bertolak ansur dari segi masa sekiranya pihak Politeknik Melaka memerlukan barangan/perkhidmatan dengan segera Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membuat tindakan pembetulan sekiranya barangan/perkhidmatan yang dibekalkan tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan Penilaian terhadap kontraktor/pembekal dari segi sikap dan kerjasama yang ditunjukkan oleh kontraktor/pembekal

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Min Skor = (Jumlah skor yang berkaitan) = Bil skor yang berkaitan

Rumusan Keupayaan kontraktor/pembekal untuk membekalkan barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan mengikut skala yang berikut :

1.00 – 1.99 2.00 – 2.99 3.00 – 3.99 4.00 – 4.49 4.50 – 5.00

SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG

Catatan:

Disediakan Oleh : Disahkan Oleh :

............................................................... ............................................................. ( ) ( ) Pegawai Penerima Jabatan/Unit Ketua Jabatan/Unit / Pengarah Program /AJK Program

Tarikh : Tarikh :

BORANG SOAL SELIDIK PRESTASI PEMBEKAL

PS-03(1) (24-06-19)

politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia · perkhidmatan kepada kerajaan melalui internet...

Documents