politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia - … · mesyuarat yang diadakan sekurang...

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PROSES KERJA

PS-01

KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : NURUL AYUNNI BINTI

ABDUL LATIF Jawatan : Pegawai Pengurusan

Kualiti Tarikh : 08 September 2017

NAMA : HJ ABDUL AZIZ BIN ABU BAKAR

Jawatan : Pengarah PMK

Tarikh : 08 September 2017

MAKLUMAT TERKAWAL


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 1 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 4

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5

2.1 Kajian Semula Pengurusan ................................................................................. 5

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 7

3.1 Kajian Semula Pengurusan ................................................................................. 7

4. PROSES KERJA 4.4.1 ...................................................................................................... 8

4.1 Rancang MKSP .................................................................................................. 8

4.2 Urus Persediaan MKSP ...................................................................................... 8

4.3 Maklumbalas status tindakan MKSP lepas ......................................................... 8

4.4 Laksana MKSP ................................................................................................... 8

4.5 Sedia minit MKSP ............................................................................................... 9

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ........................................................................................ 9

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 10

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 10

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................. 111

9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 12

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 13


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 2 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Menjelaskan garis panduan serta tanggungjawab pihak pengurusan untuk mengkaji dan menilai semula pelaksanaan SPK bagi memastikan kesesuaian, kecukupan serta keberkesanannya. Membincang dan menilai peluang penambahbaikan serta keperluan kepada perubahan terhadap SPK.

2) Skop (key activities) Kajian Semula Pengurusan dijalankan 2 kali setahun. Digunapakai oleh ahli mesyuarat KSP yang meliputi perkara berikut:

a. Status pencapaian objektif kualiti b. Laporan analisis aduan pelanggan c. Laporan analisis pencapaian kursus (jabatan

akademik) d. Laporan analisis prestasi proses kerja (unit-unit) e. Laporan analisis audit dalaman & luar f. Status tindakan pembetulan

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Pelaporan MKSP adalah mengikut tempoh yang ditetapkan.

b. Laporan dihantar ke Unit Kualiti selewat-lewatnya 2 hari sebelum MKSP.

4) Pemilik proses a. Pegawai Pengurusan Kualiti

5) Pelanggan proses 5.2 a. Semua ahli mesyuarat KSP

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Badan Persijilan b. Jabatan Pendidikan Politeknik (JPP) c. Politeknik Melaka

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan luaran 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua proses kualiti ISO 9001:2015

b. Takwim aktiviti tahunan politeknik

c. Data peperiksaan akhir

d. Data kajiselidik kemudahan

e. Data maklumbalas pelanggan

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Pengarah

Ketua Unit Jaminan Kualiti

Pegawai Pengurusan Kualiti

KJ / KU / Pemilik proses

Setiausaha


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 3 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

Pembantu operasi

Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a) Kemudahan penyediaan laporan

Bilik mesyuarat

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Alat tulis, komputer, pencetak, mesin fotokopi

LCD projector dan komputer

Pangkalan data - SPMP

Google Drive – Kajiselidik kemudahan

Pengangkutan 7.1.3 (c) -

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Kemudahan internet (emel)

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Proses kualiti ISO 9001:2015 Cabutan minit MKSP Cadangan penambabaikan MKSP Laporan status objektif kualiti Dapatan audit dalaman / luar Laporan maklumbalas pelanggan Laporan tindakan pembetulan

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan Keperluan menganalisis data Keperluan menulis pelaporan

Kompetensi kakitangan 7.2 Pendedahan berkaitan ISO 9001:2015

Lain-lain -

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Minit mesyuarat Setiausaha PPQ

Selepas mesyuarat KSP

Laporan bertulis

Ahli mesyuarat KSP

2. Status cabutan minit mesyuarat

PPQ Ahli mesyuarat

KSP

Selepas minit mesyuarat dikeluarkan

Edaran minit mesyuarat melalui emel

Pengarah

Ahli mesyuarat KSP

3. Status cadangan penambahbaikan

PPQ Ahli mesyuarat

KSP

Selepas minit mesyuarat dikeluarkan

Edaran minit mesyuarat melalui emel

Pengarah

Ahli mesyuarat KSP

4. Laporan pencapaian jabatan / unit

Pemilik proses

KJ

KU

Sebelum MKSP

Laporan bertulis dihantar sebelum MKSP

Laporan verbal semasa MKSP

Pengarah

Ahli mesyuarat KSP

5. Laporan audit dalaman / luaran

PPQ

KUJK

Sebelum MKSP

Laporan bertulis dihantar

Pengarah

Ahli mesyuarat


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 4 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

sebelum MKSP


KSP

6. Laporan tindakan pembetulan

PPQ

KUJK

Sebelum MKSP

Laporan bertulis dihantar sebelum MKSP


Pengarah

Ahli mesyuarat KSP

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Mesyuarat yang diadakan sekurang-kurangnya 2 kali setahun bagi membincangkan perkara-perkara yang akan memastikan SPK PMK sentiasa berkesan dan sesuai dilaksanakan. MKSP dipengerusikan oleh Pengarah atau Pengurusan Tertinggi PMK

Ahli mesyuarat KSP Terdiri daripada Pengurusan Tertinggi, Ketua Jabatan, Ketua Unit, Pemilik Proses, Pegawai Pengurusan Kualiti dan Setiausaha

Pegawai Pengurusan Kualiti Pegawai yang dilantik untuk menyelenggara pelaksanaan sistem kualiti, mengurus dokumen dan melaporkan prestasi SPK

Setiausaha Pegawai yang dilantik untuk menjadi setiausaha mesyuarat KSP

Pembantu Operasi Pembantu pejabat yang dilantik untuk membantu proses pemfailan laporan pencapaian KSP jabatan dan unit

Laporan status objektif kualiti Laporan status prestasi / pencapaian keseluruhan objektif kualiti mengikut tempoh yang ditetapkan yang disediakan oleh Pegawai Pengurusan Kualiti

Laporan prestasi / pencapaian jabatan dan unit

Laporan prestasi / pencapaian jabatan dan unit mengikut tempoh yang ditetapkan yang disediakan oleh KJ / KU / Pemilik proses

Laporan audit dalaman / luar Laporan dapatan dari audit dalaman / luar yang telah dijalankan mengikut standard dan SPK

Laporan tindakan pembetulan Laporan keseluruhan yang disediakan oleh pemilik proses yang mengandungi analisis punca dan laporan keseluruhan

1.6 Singkatan


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 5 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

SINGKATAN PENERANGAN

JPP Jabatan Pendidikan Politeknik

SPK Sistem Pengurusan Kualiti

MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

KSP Kajian Semula Pengurusan

KUJK Ketua Unit Jaminan Kualiti

PPQ Pegawai Pengurusan Kualiti

KJ Ketua Jabatan

KU Ketua Unit

PP Pemilik Proses

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Kajian Semula Pengurusan

SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS

Pengarah

PPQ

Takwim Pentaksiran Aktiviti (Unit Peperiksaan)

Takwim PMK

RANCANG MKSP

Tarikh KSP

KJ

KU

Ahli mesyuarat KSP

PPQ Tarikh

Tempat

Tempoh laporan

URUS PERSEDIAAN

MKSP

Penempahan tempat / bilik mesyuarat

Surat panggilan mesyuarat KSP

PPQ

PPQ

Ahli MKSP

Cabutan minit mesyuarat

Cadangan penambahbaikan KSP

MAKLUMBALAS STATUS

TINDAKAN MKSP LEPAS

Status cabutan minit mesyuarat

Status cadangan penambahbaikan

PPQ

Pengarah

Ahli MKSP

Bincang cabutan minit MKSP lepas

Bincang cadangan penambahbaikan MKSP lepas

Bentang laporan prestasi / pencapaian daripada unit,

LAKSANA MKSP

Draf minit mesyuarat KSP baharu

Draf cadangan penambahbaikan baharu

Ahli MKSP

SU MKSP


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 6 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

jabatan

Bentang laporan dapatan audit dalaman & luaran

Bentang laporan tindakan pembetulan

Cadangan penambahbaikan MKSP baharu

Lain-lain isu

SU MKSP Draf minit mesyuarat KSP baharu

Draf cadangan penambahbaikan KSP baharu

SEDIA MINIT MKSP

Minit mesyuarat KSP

Cabutan minit mesyuarat KSP

Cadangan penambahbaikan

(Telah disemak dan disahkan)

Pengarah

Ahli MKSP


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 7 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Kajian Semula Pengurusan

PENGARAH PPQ AHLI MESYUARAT KSP

SU MKSP

RANCANG MESYUARAT KSP

URUS PERSEDIAAN MESYUARAT KSP

1

Nota: 1

Dapat

persetujuan tarikh,

keluar surat

panggilan MKSP

(pengesahan

Pengarah),

hebahan kepada

ahli MKSP dan

urus tempahan

bilik mesyuarat

2

Maklumbalas

status minit MKSP

dan cadangan

penambahbaikan

MKSP

MAKLUMBALAS STATUS MESYUARAT

KSP LEPAS 2

SEDIA LAPORAN MESYUARAT KSP

HANTAR LAPORAN MESYUARAT KSP

KUMPUL LAPORAN MESYUARAT KSP

SEDIA MINIT MESYUARAT KSP

SEMAK DRAF MINIT MESYUARAT KSP

SAH MINIT

MESYUARAT KSP

EDAR MINIT MESYUARAT KSP

LAKSANA MESYUARAT KSP


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 8 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Rancang MKSP

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. PPQ Merancang tarikh MKSP dua (2) kali setahun dengan merujuk takwim pentaksiran aktiviti yang diperolehi daripada Unit Peperiksaan dan Takwim Tahunan PMK.

4.2 Urus Persediaan MKSP


2. PPQ Mendapatkan persetujuan Pengerusi tentang tarikh rancang MKSP dan tempat

MKSP

3. PPQ Draf surat panggilan MKSP yang mengandungi butiran penting seperti tarikh, masa, tempat, tentatif dan senarai nama ahli MKSP

4. Pengarah Mengesahkan surat panggilan MKSP

5. PPQ Membuat hebahan kepada ahli mesyuarat KSP

6. PPQ Menguruskan tempahan bilik mesyuarat

4.3 Maklumbalas status tindakan MKSP lepas


7. KJ / KU / Pemilik Proses

Membaca minit mesyuarat dan cadangan penambahbaikan MKSP


Mengambil tindakan dan menjawab status tindakan berikut:

Cabutan minit mesyuarat KSP lepas

Cadangan penambahbaikan mesyuarat KSP lepas

9. PPQ Mengumpul status tindakan cabutan minit dan cadangan penambahbaikan

KSP


Menghantar laporan KSP sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat

KSP berlangsung

11. PPQ dan Pembantu operasi

Pemfailan laporan KSP ke dalam fail Pengarah

4.4 Laksana MKSP


12. Pengerusi Mempengerusikan mesyuarat KSP

13. Ahli mesyuarat KSP

Berbincang tentang cabutan minit dan cadangan penambahbaikan MSKP lepas


Pembentangan:

Status pencapaian objektif kualiti Laporan analisis aduan pelanggan Laporan analisis pencapaian kursus (jabatan akademik)


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 9 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL


Laporan analisis prestasi proses kerja (unit-unit) Laporan analisis audit dalaman & luar Status tindakan pembetulan


Perbincangan cadangan penambahbaikan MKSP baharu dan lain-lain isu

4.5 Sedia minit MKSP


16. Setiausaha Draf minit mesyuarat KSP dan cadangan penambahbaikan KSP

17. PPQ Menyemak draf minit mesyuarat dan cadangan penambahbaikan KSP

18. Pengarah Mengesahkan minit mesyuarat

19. PPQ Edar minit mesyuarat KSP dan cadangan penambahbaikan KSP

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Takwim pentaksiran aktiviti

Takwim tahunan PMK

Kelulusan perancangan Pengarah PMK

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja

Hebahan dan penyenaraian nama KJ / KU / pemilik proses

yang tidak akur

Pemantauan KUJK dan PPQ

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

-

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2

Senarai nama ahli MSKP

Laporan daripada KJ / KU / Pemilik proses

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data pelajar

Markah kursus

Data pengesanan graduan

Data staf

Laporan kewangan

Pemuliharaan 8.5.4 Data dan markah pelajar

Data pelajar

Markah kursus

Data pengesanan graduan

Data staf

Laporan kewangan

Laporan MKSP


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 10 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Kursus / latihan (jika perlu)

Kawalan Perubahan 8.5.6 -

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian prestasi / pencapaian

a) Objektif kualiti

b) Kursus (jabatan akademik)

c) Proses kerja (unit-unit)

d) Audit dalaman / luar

e) Tindakan pembetulan

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Menghadiri kursus tambahan menganalisis data

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN

(sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Tarikh KSP Tidak dapat mengadakan mesyuarat KSP pada tarikh yang ditetapkan

Membuat hebahan tarikh mesyuarat KSP sekurang-kurangnya sebulan dari tarikh yang dirancang

Sentiasa memantau tarikh pergerakan Pengarah di e-gerak PMK

Mendapatkan tarikh baharu dengan segera serta mendapat kelulusan daripada Pengarah

2. Penempahan tempat / bilik mesyuarat

Tiada kekosongan tempat / bilik mesyuarat

Membuat tempahan tempat / bilik mesyuarat sekurang-kurangnya sebulan dari tarikh yang dirancang

Mendapatkan tempat / bilik mesyuarat alternatif

Membuat sewaan luar

3. Surat panggilan mesyuarat KSP

Surat panggilan lambat diterima oleh ahli mesyuarat KSP

Sentiasa memantau tarikh rancang mesyuarat KSP

Sentiasa memantau tarikh

Membuat hebahan serta merta

Membuat pengumuman semasa


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 11 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

pergerakan Pengarah di e-gerak PMK

mesyuarat Pengurusan / Akademik / Sokongan Akademik / Jabatan Unit

4. Status cabutan minit mesyuarat KSP lepas

Status cadangan penambahbaikan MKSP lepas

KJ / KU / pemilik proses tidak menjawab status cabutan minit mesyuarat dan status cadangan penambahbaikan

Membuat hebahan dari semasa ke semasa

Nama KJ / KU / pemilik proses yang tidak memberi respon dimuatnaik ke dalam emel Pengurusan

Meminta KJ / KU / pemilik proses memberi respon dengan kadar segera

5. Draf minit mesyuarat KSP baharu

Draf cadangan penambahbaikan MKSP baharu

Setiausaha MKSP tidak menyiapkan draf MKSP dengan segera

KUJK menjalankan pemantauan berkala / mingguan

KUJK memberi memo peringatan

Draf mesti disiapkan dalam masa yang ditetapkan oleh KUJK

6. Minit mesyuarat KSP baharu

Cadangan penambahbaikan KSP

Setiausaha / PPQ MKSP tidak menghantar kepada semua KJ / KU / pemilik proses

KUJK menjalankan pemantauan berkala / mingguan

KUJK memberi memo peringatan

Minit mesyuarat dan cadangan penambahbaikan mesti diedar dengan segera

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Minit mesyuarat KSP 3 tahun Fail MKSP Terhad

2. Cabutan minit mesyuarat KSP 3 tahun Fail MKSP Terhad

3. Cadangan penambahbaikan mesyuarat KSP

3 tahun Fail MKSP Terhad

4. Laporan prestasi / pencapaian jabatan dan unit

3 tahun Fail MKSP Terhad

5. Laporan maklumbalas pelanggan 3 tahun Fail MKSP Terhad

6. Laporan audit dalaman / luaran 3 tahun Fail MKSP Terhad

7. Laporan tindakan pembetulan 3 tahun Fail MKSP Terhad


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 12 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

TIADA


PS-01

POLITEKNIK MELAKA

Keluaran 01

Mukasurat 13 /13

Tarikh 08-09-2017

MAKLUMAT TERKAWAL

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses

kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50%

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02

03

04

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

P04.

P05.

politeknik melaka kementerian pendidikan malaysia - … · mesyuarat yang diadakan sekurang...

Documents