pk.jupem.02 – kawalan rekod
TRANSCRIPT
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.02 Kawalan Rekod
Muka 1/7
1. OBJEKTIF Prosedur kualiti ini disediakan bertujuan untuk menggariskan tatacara pengurusan dan pengawalan ke atas pewujudan, pengenalpastian, penyimpanan, perlindungan, pengedaran serta pelupusan rekod-rekod kualiti bagi memenuhi keperluan rekod-rekod dalam Sistem Pengurusan Kualiti JUPEM.
2. SKOP
Digunakan: a. Oleh Pegawai Rekod Jabatan, Pegawai Rekod Negeri dan Pegawai
Rekod Bahagian; b. Bagi mengguruskan rekod-rekod kualiti sama ada yang berkaitan terus
atau sokongan kepada pelaksanaan aktiviti JUPEM; dan c. Bermula dari pewujudan dan pengenalpastian rekod sehingga rekod yang
tidak aktif bagi dilupuskan.
3. RUJUKAN
3.1 MK.JUPEM - Manual Kualiti JUPEM.
3.2 Prosedur Kualiti
3.3 Panduan Pengendalian Rekod Kerajaan (MAMPU)
3.4 Arahan Keselamatan
3.5 Akta Arkib Negara No. 44/1966
3.6 Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1987)
3.7 Surat Pekeliling Am Bil. 1/1997 – Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod
Kerajaan
3.8 Garis Panduan Sistem Fail
4. DEFINISI
4.1 Media Elektronik Rekod-rekod yang diwujudkan melalui sistem elektronik.
4.2 Pegawai Rekod Jabatan
Personel yang dilantik oleh TKPUP I sebagai Pegawai Rekod Jabatan atas keperluan Arkib Negara bagi menyelaraskan pengurusan dan pengendalian rekod-rekod kualiti JUPEM secara keseluruhan.
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.02 Kawalan Rekod
Muka 2/7
4.3 Pegawai Rekod Bahagian/Negeri
Personel yang dilantik di peringkat Bahagian/ Negeri dan diberi tanggungjawab untuk menyelaras, mengawal, memantau dan melaporkan kepada Pegawai Rekod Jabatan mengenai perkara-perkara yang berkaitan dengan kawalan rekod kualiti di bahagian masing-masing.
4.4 Wakil Pengurusan Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan I
4.5 Urus Setia Urus Setia pelaksanaan MS ISO 9001:2008 JUPEM di Bahagian Perancangan dan Korporat, Ibu Pejabat JUPEM.
5. SINGKATAN
5.1 WP Wakil Pengurusan
5.2 PUPN Pengarah Ukur dan Pemetaan Negeri
5.3 PUB Pengarah Ukur Bahagian
5.4 PRJ Pegawai Rekod Jabatan
5.5 PRB/N Pegawai Rekod Bahagian/Negeri
5.6 PTJ Pegawai Tanggungjawab
5.7 PYB Pegawai yang berkenaan
5.8 SDP Simpan Dalam Perhatian
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.02 Kawalan Rekod
Muka 3/7
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
PRJ 6.1 Dapatkan cadangan dari PUPN/PUB untuk melantik PRN/PRB bagi jabatan/bahagian masing-masing.
6.2 Kemukakan senarai nama PRB/PRN kepada WP untuk tujuan perlantikan.
6.3 Keluarkan surat lantikan PRN/PRB kepada pegawai yang telah dilantik oleh WP.
6.4 Adakan perbincangan dengan PRN/PRB bagi menjelaskan perkara :
a. Peranan dan tanggungjawab PRN/PRB;
b. Keperluan mengawal rekod;
c. Menjelaskan/menyeragamkan sistem rekod JUPEM; dan
d. Cadangan penambahbaikan ke atas rekod-rekod di bahagian masing-masing.
6.5 Memastikan PRN/PRB diberi latihan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun mengenai pengendalian rekod kualiti.
Kawalan Pewujudan Rekod
PTJ 6.6 Wujud/daftarkan rekod/fail berpandukan kepada Garis Panduan Sistem Fail.
6.7 Kenalpasti rekod-rekod yang telah diwujudkan melalui sumber- sumber rekod di antaranya:
a. Penerimaan dan pendaftaran dokumen di awal proses (surat/dokumen permohonan);
b. Hasil pelaksanaan aktiviti melalui proses tertentu;
c. Dokumen sokongan kepada pelaksanaan aktiviti;
d. Maklumat yang terhasil dan disimpan sama ada dalam bentuk hardcopy atau softcopy;
e. Perekodan inventori peralatan, kenderaan dan kemudahan; dan
f. Bukti pelaksanaan aktiviti.
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.02 Kawalan Rekod
Muka 4/7
Tanggungjawab Tindakan
PTJ 6.8 Semak bagi memastikan kawalan pewujudan rekod dipatuhi semasa rekod diwujudkan:
a. Berpandukan kepada Garis Panduan Sistem Fail;
b. Mematuhi peringkat keselamatan yang betul (terhad, sulit, rahsia atau rahsia besar);
c. Kelulusan atau arahan dari pegawai yang berkenaan bagi pewujudan rekod tertentu; dan
d. Penggunaan format atau dokumen yang seragam dan terkini (borang atau format).
Kawalan Pengedaran Rekod Dalaman
PRN/PRB 6.9 Edaran dokumen atau rekod kepada pegawai berkenaan untuk tindakan dengan memastikan pengedaran direkodkan serta bukti penerimaan.
6.10 Semak rekod pengedaran dokumen atau fail bagi memastikan perkara berikut dipatuhi:
a. Bukti pengedaran yang jelas;
b. Tempoh masa pemulangan fail (jika berkenaan); dan
c. Sistem SDP dipatuhi oleh kakitangan JUPEM.
PRN/PRB
Kawalan Pengedaran Rekod Keluar
6.11 Daftarkan rekod atau dokumen yang perlu dihantar kepada pihak luar sama ada antara jabatan/bahagian ataupun luar JUPEM berpandukan kepada kaedah pendaftaran rekod keluar dengan mematuhi perkara berikut:
a. Kelulusan atau arahan diperolehi dari pegawai berkenaan yang diberi kuasa;
b. Pengedaran mematuhi arahan Keselamatan yang berkaitan dengan tahap keselamatan rekod; terhad, sulit, rahsia atau rahsia besar; dan
c. Dapatkan bukti pengedaran dan pengesahan penerimaan oleh pihak yang berhak menerima.
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.02 Kawalan Rekod
Muka 5/7
Tanggungjawab Tindakan
6.12 Pastikan PYB mematuhi Para 6.13 dan membuat laporan kepada PUPN/PUB sekiranya terdapat kehilangan rekod atau dokuman dalam proses pengedaran atau aduan kegagalan penerimaan dari pihak yang berhak menerima keluar.
Kawalan Penyimpanan Rekod
PYB 6.13 Simpan dan susun rekod atau fail berpandukan sistem penyusunan atau penyimpanan yang seragam dengan mengambilkira perkara berikut :
a. Permudahkan kaedah pencarian rekod melalui sistem koding atau warna yang sesuai dan tidak rumit;
b. Patuhi kaedah penyimpanan mengikut tahap keselamatan fail; (terhad, sulit, rahsia atau rahsia besar);
c. Sistem back-up bagi rekod-rekod yang tersimpan dalam bentuk soft copy (komputer); (Rujuk PK.JUPEM.03)
d. Penyelenggaraan ke atas sistem komputer (termasuk kemaskini anti virus) dijalankan;
e. Penjagaan rekod dari segi kesesuaian atau kebersihan tempat simpanan, fizikal rekod dan juga jadual pencegahan serangga perosak; dan
f. Kaedah pengasingan yang sesuai bagi rekod atau fail berdasarkan kepada tempoh simpanan serta tahap keaktifan rekod yang ditetapkan.
PRN/PRB 6.14 Jalankan pemeriksaan dari semasa ke semasa di tempat penyimpanan rekod di jabatan/bahagian masing-masing bagi memastikan perkara-perkara berikut:
a. Para 6.13 dipatuhi;
b. Tidak membenarkan pihak yang tidak berkenaan atau tidak diberi kuasa berada di tempat simpanan rekod tanpa kawalan;
c. Rekod atau dokumen tidak dibawa keluar dari jabatan/bahagian tanpa kelulusan atau kawalan;
d. Kehilangan rekod atau dokumen dilaporkan kepada PUPN/PUB;
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.02 Kawalan Rekod
Muka 6/7
Tanggungjawab Tindakan
e. Rekod atau dokumen tidak diletakkan di tempat yang kurang sesuai atau dibiarkan tanpa kawalan; dan
f. Jadual penyelenggaraan rekod dipatuhi (termasuk pembersihan dan penyemburan ubat serangga).
Kawalan Pelupusan Fail
PRN/PRB/PYB 6.15 Asingkan rekod-rekod yang akan tamat tempoh penyimpanan yang ditetapkan.
6.16 Senaraikan rekod-rekod yang berkenaan di format Senarai Pelupusan Rekod dan kemukakan kepada PUPN/PUB untuk pengesahan dan kelulusan.
6.17 Kemukakan Senarai Pelupusan Rekod kepada PRJ untuk urusan pelupusan dengan Arkib Negara.
PRJ 6.18 Selaraskan Senarai Pelupusan Rekod mengikut prosedur pelupusan rekod yang ditetapkan dengan menghubungi pihak Arkib Negara serta memastikan perkara berikut dipatuhi :
a. Kelulusan diperolehi dari TKPUP I untuk pelupusan rekod;
b. Kesesuaian kaedah pelupusan yang dicadangkan dengan jenis rekod.
6.19 Selaraskan kaedah penyimpanan sementara bagi rekod-rekod yang akan dilupuskan sementara maklumbalas diperolehi dari Arkib Negara.
Pemantauan Ke atas Kawalan Rekod JUPEM
PYB 6.20 Laporkan kepada PRJ mengenai sebarang masalah dalam pengendalian rekod atau cadangan penambahbaikan sistem kawalan rekod kualiti JUPEM.
6.21 Kemukakan isu dan cadangan mengenai kawalan rekod JUPEM kepada WP melalui format Analisis Isu dan Cadangan Penambahbaikan untuk dibawa ke MKSP.
MS ISO 9001:2008
PK.JUPEM.02 Kawalan Rekod
Muka 7/7
7. REKOD
Jenis rekod Tempoh
penyimpanan Tempat simpanan
7.1 Surat Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan
5 Tahun Urus Setia
7.2 Surat Pelantikan Pegawai Rekod Bahagian/Negeri
5 Tahun Urus Setia
7.3 Senarai Pendaftaran Fail 5 Tahun JUPEM Negeri/ Bahagian Berkenaan
7.4 Senarai Edaran Fail 5 Tahun JUPEM Negeri/ Bahagian Berkenaan
7.5 Senarai Buku-buku Pendaftaran
5 Tahun JUPEM Negeri/ Bahagian Berkenaan
7.6 Senarai Induk Rekod Kualiti 5 Tahun Urus Setia
7.7 Senarai Rekod Pelupusan 5 Tahun JUPEM Negeri/ Bahagian Berkenaan
8. LAMPIRAN
Tiada.