bab 12 pengurusan rekod, kawalan dan …myspak.kpdnkk.gov.my/dokumen/admin/download.php?filename=20...

BAHAGIAN 2

BAB 12 - PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN

SOP BPGK-KPDNKK-JILID 1 TARIKH KUATKUASA : 02 JANUARI 2018 EDISI : 2

BAB 12

PENGURUSAN REKOD, KAWALAN DAN KESELAMATAN KERTAS SIASATAN

1. OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan untuk penyeragaman sistem pengurusan rekod, kawalan, keselamatan dan penyimpanan Kertas Siasatan yang dihasilkan Bahagian Penguatkuasa, Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan, dan di peringkat Negeri dan Daerah.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk semua anggota dan pegawai penguatkuasa, Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan bagi pengurusan Kertas Siasatan yang meliputi proses-proses seperti berikut:-

2.1 Pembukaan Kertas Siasatan;

2.2 Pendaftaran Kertas Siasatan;

2.3 Rekod Pergerakan Kertas Siasatan;

2.4 Penyimpanan Kertas Siasatan;

2.5 Pelaporan kes dan pengesanan IP dan;

2.6 Penutupan Kertas Siasatan.

3. RUJUKAN

3.1 Prosedur Pemeriksaan / Operasi.

3.2 Prosedur Penyiasatan.

3.3 Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan.

3.4 Arahan Keselamatan – Pejabat Keselamatan Kerajaan JPM.

4. PROSEDUR/TATACARA

4.1 PEMBUKAAN KERTAS SIASATAN

4.1.1 RO dikehendaki kandungkan dalam IP, dokumen-dokumen seperti berikut:-

BAHAGIAN 2



(i) ATR

(ii) KPP

(iii) Akuan Penyitaan

(iv) Salinan dokumen-dokumen yang disita (salinan asal disimpan selamat sebagai ekhsibit/barang kes)

(iv) Pelan Lakar (v) Laporan polis (vi) Diari Siasatan

(vii) Lain-lain dokumen yang berkaitan.

4.2 PENDAFTARAN KERTAS SIASATAN

4.2.1 Daftar dan dapatkan nombor pendaftaran Kertas Siasatan melalui PRK seperti berikut:-

(i) Nama Akta Nama Akta adalah singkatan Akta-Akta yang dikuatkuasakan seperti di Lampiran 1.

(ii) Nombor Siri IP

Setiap Kertas Siasatan mengikut Akta hendaklah diberikan nombor bersiri iaitu 0001, 0002, 0003 dan seterusnya. Penentuan nombor siri ini hendaklah disusun mengikut tarikh tindakan kes dan BUKANNYA mengikut tarikh ianya direkodkan dalam Buku Daftar Kertas Siasatan. Ini adalah bertujuan untuk memastikan setiap kes direkodkan dalam Buku Daftar Kertas Siasatan dan Kertas Siasatan dibuka dengan serta merta.

(iii) Tahun

Bagi pengenalan tahun, empat angka digunakan. Tahun ini ditentukan mengikut tahun tarikh tindakan kes. Contoh, jika kejadian kes adalah pada tahun 2008, maka tahun kejadian dicatatkan sebagai ‘2008’.

(iv) Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan Ibu Pejabat, Negeri dan Daerah

Nama Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan Ibu Pejabat, Negeri dan Daerah hendaklah dinyatakan dengan huruf besar untuk mengenalkan nama pejabat yang menjalankan tindakan tersebut. Bagi tujuan keseragaman, Ibu Pejabat telah menetapkan penggunaan singkatan yang perlu digunakan setiap Cawangan KPDNKK Negeri dan Daerah seperti di Lampiran 2


BAHAGIAN 2


(v) Rujukan Kertas Siasatan

Semua Kertas Siasatan akan mempunyai rujukan seragam. Sebagai contoh, rujukan kes AHC-2008-0001-WKL bermakna bahawa Kertas Siasatan ini ialah:- a) AHC - Kod bagi kes di bawah Akta Hakcipta 1987 b) 2008 - Kod bagi Tahun kes diambil c) 0001 - Bilangan Kertas Siasatan d) AHC - Kod bagi Cawangan WP Kuala Lumpur

4.2.2 Pendaftaran Kertas Siasatan hendaklah dibuat dalam Buku Daftar Kertas Siasatan(BDKS) mengikut Akta dan maklumat-maklumat yang hendak dilengkapkan mengikut ruang yang disediakan oleh PRK sebaik sahaja Kertas Siasatan dibuka dengan menggunakan satu muka surat bagi setiap satu kes. Ringkasan maklumat adalah seperti berikut:-

(i) Nombor IP

Nombor IP adalah seperti bilangan rujukan yang diberikan sebagaimana di Para 6.1.2(v).

(ii) Tarikh Kejadian

Tarikh Kejadian ialah tarikh tindakan kes diambil.

(iii) Nama RO dan IO

Nama RO hendaklah dicatatkan berdasarkan maklumat yang diterima oleh PRK dan nama IO pula perlu dikemaskini setelah IO berkenaan dilantik untuk menjalankan siasatan seterusnya.

(iv) Nombor Laporan dan Balai Polis

Nombor laporan polis dan nama bagi balai polis di mana laporan polis dibuat.

(v) Nama Yang Kena Tuduh

Nama atau nama-nama orang yang disiasat untuk tujuan membuat pertuduhan di Mahkamah atau ditawarkan kompaun.

(vi) Tempat Kejadian

Tempat Kejadian adalah tempat di mana tindakan kes diambil atau tempat dimana kesalahan dilakukan.

(vii) Barang Kes dan Nilai Rampasan

Barang-barang yang disita dan nilai barang-barang dalam tindakan sesuatu rampasan dan lain-lain barang


BAHAGIAN 2


bukti yang diperolehi dalam siasatan yang dijalankan.

(viii) Ringkasan Kesalahan

Ringkasan kesalahan dengan mencatatkan seksyen/peraturan Akta yang terlibat.

(viii) Peralihan KS

Ruang ini hendaklah diisikan oleh PRK untuk menunjukkan pergerakan KS. Setiap pergerakan kertas siasatan hendaklah melalui PRK dan setiap pergerakan hendaklah direkodkan di ruang yang disediakan di dalam Buku Daftar KS.

4.2.3 RO dikehendaki melengkapkan maklumat di muka surat pertama perkara 2 dan 4 Kertas Siasatan.

(i) Perkara 2 – negeri, daerah dan bilangan No. IP.

(ii) Perkara 4 – balai polis dan bilangan No. aduan, tarikh dan jam aduan, tempat kejadian, tarikh dan masa kejadian, nilai barang rampasan dalam Ringgit Malaysia, Hasil Jualan/Lelong dalam Ringgit Malaysia serta nama dan alamat pengadu.

(iii) Catat nombor kes di ruang yang disediakan di muka hadapan IP (muka surat pertama)

4.2.4 Minitkan IP kepada KS / KPPN / KPPD / KU untuk lantikan IO.

4.2.5 IO dikehendaki melengkapkan maklumat pada Kertas Siasatan:-

(i) Perkara 1 – nama IO dan RO.

(ii) Perkara 5 – maklumat daftar kes mahkamah.

(iii) Perkara 6 – maklumat OKT (B1 dan seterusnya).

(iv) Perkara 7 – keterangan ringkas.

(v) Perkara 8 – salinan laporan polis (A dan seterusnya), rakaman percakapan saksi-saksi (A1 dan seterusnya)

(vi) Perkara 9 – diari siasatan (C1 dan seterusnya), folio dokumen- dokumen siasatan / kes dan lain-lain – (D1 dan seterusnya)

(vii) Perkara 10 – haribulan Kimia Malaysia /saman diserah kepada dituduh.


BAHAGIAN 2


(viii) Perkara 11 – Penyata Pegawai Penguatkuasa, penyata saksi dan penyata OKT.

(ix) Perkara 12 – butir-butir jualan.

4.2.6 PO dikehendaki melengkapkan maklumat pada Kertas Siasatan seperti berikut:-

(i) Perkara 5 – tarikh sebutan semula, penangguhan atau

bicara.

(ii) Perkara 13 – barang kes / jenis / arahan (iii) Perkara 14 – waran tangkap / geledah (iv) Perkara 15 – keputusan kes (v) Perkara 16 – ulang bicara

4.3 PERGERAKAN IP

4.3.1 Buku Daftar Pergerakan IP

Semua pergerakan Kertas Siasatan hendaklah melalui PRK. PRK hendaklah menyedia dan menyelenggarakan suatu Buku Daftar Pergerakan IP sebagai bukti peralihan IP dari satu pihak kepada pihak yang lain. Pegawai yang menerima IP itu hendaklah menandatangani di ruang yang disediakan sebagai bukti penerimaan IP daripada PRK. Sampel Buku Daftar pergerakan IP sepertimana LAMPIRAN 3(secara softcopy) dan LAMPIRAN 4 (secara hardcopy).

4.3.2 Tempoh Tindakan

KS / KPPN / KPPD / KU hendaklah:-

(i) Memastikan setiap arahan diberi tempoh untuk tindakan.

(ii) Tempoh arahan tindakan yang diberi hendaklah dipatuhi.

(iii) Memastikan tindakan hendaklah di laporkan oleh pegawai yang menerima arahan dalam tempoh yang diberi.


BAHAGIAN 2


4.4 PENYIMPANAN IP

4.4.1 Penyimpanan IP Aktif oleh PRK

PRK hendaklah menyimpan IP ‘Simpan Dalam Perhatian’ (SDP) dalam kabinet besi berkunci di bilik khas sementara menunggu kertas siasatan tersebut diedarkan kepada pegawai berkenaan(penerima). Penyimpanan tersebut hendaklah mengikut Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan (Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1997).

4.4.2 Penyimpanan IP Telah Selesai oleh PRK

(i) PRK hendaklah menyimpan IP bagi kes yang telah selesai dan ditutup mengikut Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan (Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1997).

(ii) Buat penandaan ‘Kes Selesai’ pada muka pertama IP dan buku daftar IP.

4.4.3 Penyimpanan IP oleh IO / PO/Pegawai Atasan

IP yang masih aktif dalam kawalan IO/PO atau Pegawai Atasan hendaklah disimpan dalam kabinet besi berkunci.

4.5 PELAPORAN KES DAN PENGESANAN IP

4.5.1 Setiap Seksyen di Ibu Pejabat dan KPDNKK Negeri dan Daerah yang menghasilkan kes perlu melaporkan maklumat tindakan kes yang lengkap dan terkini secara mingguan kepada Unit SIPAR, Ibu Pejabat menggunapakai format data TIPS 2.0 (Rujuk APP Bil 3 Tahun 2015 bertarikh 7 Disember 2015).

4.5.2 Data yang diterima akan digunakan untuk penjanaan pelaporan bagi tujuan pembentangan kepada pengurusan tertinggi KPDNKK amnya dan Bahagian Penguatkuasa khususnya.

4.5.3 Setiap Seksyen di Ibu Pejabat dan KPDNKK Negeri dan Daerah juga perlu memastikan maklumat kes yang diberikan adalah lengkap dan terkini supaya proses pengesanan dan pergerakan IP boleh dipantau melalui database ini.


BAHAGIAN 2


4.6 PENUTUPAN DAN PELUPUSAN KERTAS SIASATAN

4.6.1 Setiap IP yang telah selesai hendaklah di TUTUP dan disimpan selamat di tempat khas yang ditetapkan. Bagi IP yang dipindahkan ke Arkib Negara atau dilupuskan hendaklah mematuhi Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan (Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997) dan Rujuk AK(P)-KPDNKK-BKPK-01.

5. LAMPIRAN

5.1 Singkatan Akta-akta - Lampiran 1

5.2 Singkatan Klasifikasi Cawangan - Lampiran 2

5.3 Rekod Pergerakan Kertas Siasatan - Lampiran 3

5.4 Buku Pergerakan Kertas Siasatan - Lampiran 4


BAHAGIAN 2


SINGKATAN AKTA-AKTA

LAMPIRAN 1

BIL

AKTA

SINGKATAN

1.

AKTA KAWALAN HARGA DAN ANTIPENCATUTAN 2011

AKHAP

2.

AKTA KAWALAN BEKALAN 1961

AKB

3.

AKTA SEWA BELI 1967

ASB

4.

AKTA TIMBANG DAN SUKAT 1972

ATS

5.

AKTA PERIHAL DAGANGAN 2011

APD

6.

AKTA HAKCIPTA 1987

AHC

7.

AKTA JUALAN LANGSUNG DAN ANTI SKIM-PIRAMID 1993

AJL

8.

AKTA PERLINDUNGAAN PENGGUNA 1999

APP

9.

AKTA CAKERA OPTIK 2000

ACO

10.

AKTA PENGUBAHAN WANG HARAM, PEMBIAYAAN KEGANASAN DAN HASIL AKTIVITI HARAM 2001

AMLA

11.

AKTA FRANCAIS 1998

AFS


BAHAGIAN 2


SINGKATAN KLASIFIKASI CAWANGAN

LAMPIRAN 2

BIL

CAWANGAN

NEGERI

KOD

1.

IBU PEJABAT

PUTRAJAYA

HQR

2.

KUALA LUMPUR

WILAYAH PERSEKUTUAN

WKL

3.

LABUAN

WILAYAH PERSEKUTUAN

LBN

4.

KANGAR*

PERLIS

KGR

5.

ALOR SETAR*

KEDAH

AST

6.

LANGKAWI

KEDAH

LKW

7.

SG.PETANI

KEDAH

SGP

8.

KULIM

KEDAH

KLM

9.

KUBANG PASU

KEDAH

KPS

10.

BALING

KEDAH

BLG

11.

PULAU PINANG*

PULAU PINANG

PPG

12.

SBG.PERAI UTARA

PULAU PINANG

SPU

13.

BARAT DAYA

PULAU PINANG

BDY

14.

SBG.PERAI TENGAH

PULAU PINANG

SPT

15.

SBG. PERAI SELATAN

PULAU PINANG

SPS

16.

IPOH*

PERAK

IPH

17.

TAIPING

PERAK

TPG

18.

TELUK INTAN

PERAK

TIN


BAHAGIAN 2


BIL

CAWANGAN

NEGERI

KOD

19.

MANJUNG

PERAK

MNG

20.

GRIK

PERAK

GRK

21.

KUALA KANGSAR

PERAK

KKS

22.

BAGAN SERAI

PERAK

BGS

23.

TAPAH

PERAK

TPH

24.

SHAH ALAM*

SELANGOR

SAL

25.

KAJANG

SELANGOR

KAJ

26.

KUALA KUBU BARU

SELANGOR

KKB

27.

SEPANG

SELANGOR

SPG

28.

KUALA SELANGOR

SELANGOR

KSL

29.

GOMBAK

SELANGOR

GBK

30.

PETALING JAYA

SELANGOR

PJY

31.

SEREMBAN*

NEGERI SEMBILAN

SBN

32.

PORT DICKSON

NEGERI SEMBILAN

PDN

33.

KUALA PILAH

NEGERI SEMBILAN

KPH

34.

MELAKA*

MELAKA

MLK

35.

JOHOR BAHRU*

JOHOR

JOH

36.

MUAR

JOHOR

MUR

37.

BATU PAHAT

JOHOR

BPT

38.

MERSING

JOHOR

MSG

39.

KOTA TINGGI

JOHOR

KTG


BAHAGIAN 2


BIL

CAWANGAN

NEGERI

KOD

40.

SEGAMAT

JOHOR

SGT

41.

KLUANG

JOHOR

KLU

42.

PONTIAN

JOHOR

PTN

43.

KUANTAN*

PAHANG

KTN

44.

TEMERLOH

PAHANG

TLH

45.

RAUB

PAHANG

RUB

46.

JERANTUT

PAHANG

JRT

47.

ROMPIN

PAHANG

RPN

48.

KUALA TERENGGANU*

TERENGGANU

KTR

49.

KEMAMAN

TERENGGANU

KMN

50.

BESUT

TERENGGANU

BST

51.

DUNGUN

TERENGGANU

DGN

52.

KOTA BHARU*

KELANTAN

KBH

53.

KUALA KRAI

KELANTAN

KKR

54.

TANAH MERAH

KELANTAN

TMR

55.

PASIR MAS

KELANTAN

PMS

56.

KOTA KINABALU*

SABAH

KKL

57.

TAWAU

SABAH

TWU

58.

SANDAKAN

SABAH

SDN

59.

KENINGAU

SABAH

KGU

60.

KUDAT

SABAH

KDT


BAHAGIAN 2


BIL

CAWANGAN

NEGERI

KOD

61.

LAHAD DATU

SABAH

LDT

62.

SEMPORNA

SABAH

SPN

63.

TUARAN

SABAH

TRN

64.

BEAUFORT

SABAH

BFT

65.

KUCHING*

SARAWAK

KCH

66.

MIRI

SARAWAK

MIR

67.

SIBU

SARAWAK

SBU

68.

BINTULU

SARAWAK

BTB

69.

SARIKEI

SARAWAK

SRK

70.

KAPIT

SARAWAK

KPT

71.

LIMBANG

SARAWAK

LMB

72.

SRI AMAN

SARAWAK

SRA

73.

MUKAH

SARAWAK

MKH

* IBU NEGERI

Contoh rujukan Kertas Siasatan bagi kes yang pertama di bawah Akta Hakcipta bagi tahun 2008 bagi Cawangan Shah Alam:

AHC-2008-0001-SAL


BAHAGIAN 2


K-KOMPAUN D-DENDA S-SIASATAN N-NFA W-WARISAN (KES TAHUN 2007 KE BAWAH) T-TUTUP

JAN

FEB

MAC

APR

MAY

JUN

JUL

AUG

SEP

OCT

NOV

DIS

AHC APD

AKHAP AJL ATS ASB AJL AKB APP ACO

SKSRK-SEKSYEN KAJIAN SIASATAN DAN REKOD KES SBH-SEKSYEN BEKALAN HARGA SEL-SEKSYEN EKSHIBIT DAN LOGISTIK SK-SEKSYEN KONSUMERISME SKIAN-SEKSYEN KAWALAN INTER-AGENSI DAN NAZIRAN SHI-SEKSYEN HARTA INTELEK UA-UNIT ANTI-PENCATUTAN P(P)-PENGARAH PENGUATKUASA TP(P)-TIMBALAN PENGARAH PENGUATKUASA KS-KETUA SEKSYEN BUU-BAHAGIAN UNDANG-UNDANG BPF-BAHAGIAN PEMBANGUNAN FRANCAIS UPEX-UNIT PENGURUSAN EKSHIBIT


BAHAGIAN 2


24 JULAI 2017

TARIKH

KOD IP:- K-KOMPAUN D-DENDA S-SIASATAN N-NFA W-WARISAN (KES TAHUN 2007 KE BAWAH) T-TUTUP

K AKB-2015-0001-HQR RAZALI

SKSRK

SKSRK-SEKSYEN KAJIAN SIASATAN DAN REKOD KES SBH-SEKSYEN BEKALAN HARGA SEL-SEKSYEN EKSHIBIT DAN LOGISTIK SK-SEKSYEN KONSUMERISME SKIAN-SEKSYEN KAWALAN INTER-AGENSI DAN NAZIRAN SHI-SEKSYEN HARTA INTELEK UA-UNIT ANTI-PENCATUTAN P(P)-PENGARAH PENGUATKUASA TP(P)-TIMBALAN PENGARAH PENGUATKUASA KS-KETUA SEKSYEN BUU-BAHAGIAN UNDANG-UNDANG BPF-BAHAGIAN PEMBANGUNAN FRANCAIS UPEX-UNIT PENGURUSAN EKSHIBIT

SKSRK SKSRK

26.07.2017 NURUL HAZIAN SKSRK

24 JULAI 2017

TARIKH

TANDATANGAN

PENERIMA

TARIKH HANTAR

bab 12 pengurusan rekod, kawalan dan …myspak.kpdnkk.gov.my/dokumen/admin/download.php?filename=20...

Documents