manual prosedur kerja - hep1.uitm.edu.my · manual prosedur kerja pusat kebudayaan kandungan...

Manual Prosedur Kerja Pusat Kebudayaan

KANDUNGAN

Senarai Kandungan

BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen

BAHAGIAN B : Rekod Pindaan

BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat C1 – Latar Belakang Jabatan/Pejabat C2 – Objektif Jabatan/Pejabat C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat

BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi

BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama

BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama

BAHAGIAN G : Senarai Borang-borang Yang Diguna

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA PUSAT KEBUDAYAAN

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/A

Keluaran : 04 Pindaan : 00 Tarikh : 01/04/2018


BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN

Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2000.

Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 4.2.3 ISO 9000:2000.

Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan.

Muhammad Salehudin Bin Moh Esa Pusat Kebudayaan Bahagian Hal Ehwal Pelajar Universiti Teknologi Mara 03-55443661

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM


No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/B


MANUAL PROSEDUR KERJA

PUSAT KEBUDAYAAN

BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN

Bil Bahagian/ Mukasurat

Ringkasan

Kelulusan

Tarikh Tandatangan

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM


No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/C



BAHAGIAN C: LATAR BELAKANG JABATAN/BAHAGIAN

C.1 Latarbelakang Pusat Kebudayaan

Pusat Kebudayaan UiTM mula dikenali sebagai Unit Kebudayaan. Diwujudkan pada tahun 1971, penubuhan ini adalah sempena Kongres Kebudayaan Kebangsaan yang meminta semua IPTA di Malaysia mewujudkan Unit Kebudayaan masing-masing. Pada tahun 2003 Unit Kebudayaan telah dinaiktaraf kepada Pusat Kebudayaan dengan diketuai oleh Ketua Pusat. Daripada seorang pegawai pada awal penubuhannya, kini Pusat Kebudayaan UiTM Shah Alam diketuai oleh Koordinator dan mempunyai pelbagai jawatan seperti berikut :

Bil Jawatan Gred Jawatan Jumlah Jawatan

1 Koordinator DM52 1

2 Pegawai Muzik Kanan B44 1

3 Pegawai Kebudayaan Kanan B44 1

4 Pegawai Kebudayaan B41 1

5 Penolong Pegawai Kebudayaan Kanan

B32 1

Penolong Pegawai Kebudayaan B29 2

6 Artis Budaya Kanan B28 1

7 Artis Budaya B19 2

8 Pembantu Am Pejabat N19 1

9 Kerani N22 1

Jumlah : 12 orang

C.2 Objektif Jabatan/Pejabat

1. Memberi pendidikan seni dan amali terutama kearah melahirkan insan berkeperibadian

mulia dan berperadaban tinggi melalui kegiatan budaya khususnya kesenian melayu.

2. Membentuk minda siswa yang dinamis, praktikal dan produktif bagi menuju matlamat

wawasan negara.

3. Memberi latihan kepimpinan dalam persatuan serta penganjuran aktiviti di peringkat

universiti, IPTA/IPTS, negeri, kebangsaan dan antarabangsa.

4. Memberi pendedahan dan galakan terhadap perkembangan seni yang sesuai

dikalangan siswa siswi untuk membentuk daya apresiasi yang positif dan terarah.

5. Menggalakkan eksplorasi dan pengubahsuaian teknik dalam karya seni yang bertujuan

membina daya kreativiti siswa siswi.

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM


No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/C



6. Memahami peri mustahaknya perjuangan memartabatkan seni budaya Melayu selaras

dengan aspirasi seni negara.

C.3 Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat

Kami kakitangan Pusat Kebudayaan beriltizam memastikan :

Perkhidmatan mesra pelanggan yang berkualiti dan profesional.

Layanan yang mesra, segera dan bertanggungjawab.

Persekitaran yang bersih, selamat dan kondusif.

Penambahbaikan perkhidmatan yang berterusan.

PUSAT KEBUDAYAAN UiTM SHAH ALAM


PUSAT KEBUDAYAAN

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/D

BAHAGIAN D – CARTA ORGANISASI

Keluaran : 05 Pindaan : 00 Tarikh : Tarikh : 1/4/2018


D.1 Carta Organisasi Fungsi Pusat Kebudayaan

PENGURUSAN DAN

PENTADBIRAN

PENGANJURAN AKTIVITI KEBUDAYAAN

PERKHIDMATAN

DAN KEMUDAHAN KOKURIKULUM

1. Pentadbiran Am2. Pengurusan Fail dan

Rekod3. Pengurusan Sumber

Manusia4. Pembangunan Sumber

Manusia5. Perancangan Strategik6. Pengurusan Kewangan7. Perolehan, Pengurusan

Harta dan Inventori8. Laporan Kad Perakam

Waktu9. Rekod Cuti10. Tuntutan Kerja Lebih Masa11. Pengurusan Kualiti (ISO,

KIK dan 5S)12. Pengurusan Pelanggan13. Urusetia/Pengurusan

Mesyuarat Jabatan

1. Perancangan AktivitiKebudayaan

2. Permohonan dan KelulusanAktiviti Kebudayaan

3. Pelantikan Jawatankuasa4. Pengurusan Aktiviti5. Pelaksanaan Aktiviti

Kebudayaan6. Pemantauan Aktiviti

Kebudayaan7. Post-Mortem Aktiviti

Kebudayaan8. Analisa Data9. Laporan Aktiviti

1. Khidmat Nasihat2. Pengurusan kemudahan (Studio,

Peralatan Kebudayaan, Kostum)3. Pinjaman Kemudahan

(Studio, Peralatan Kebudayaan,Kostum)

4. Analisa data/ rekod perkhidmatandan kemudahan kebudayaan

5. Laporan kehilangan/ kerosakkanharta

6. Laporan pelupusan

1. Menyelaras KokurikulumKebudayaan

2. Pelantikan JurulatihKokurikulum Kebudayaan

3. Bayaran JurulatihKokurikulum

4. Pengurusan KemudahanKokurikulum (Studio,Peralatan Kebudayaan,Kostum)

5. Menyelia kemasukanmarkah JurulatihKokurikulum

6. Menghadiri mesyuaratAkademik Kokurikulum

PUSAT KEBUDAYAAN

SUMBER MANUSIA :

Koordinator (DM52) 1 Pegawai Kebudayaan (B41) 2 Pegawa Muzik (B41) 1 Pen. Peg. Kebudayaan (B27) 3 Kerani Kanan (N22) 1 Artis Budaya Kanan (B28) 1

Artis Budaya (B27) 2 Pembantu Am Pejabat (N4) 1



PUSAT KEBUDAYAAN

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/D

BAHAGIAN D – CARTA ORGANISASI

Keluaran : 05 Pindaan : 00 Tarikh : Tarikh : 1/4/2018


D.2 Carta Organisasi Menunjukkan Kedudukan Pegawai

Dr. Mohd. Bahrin Othman Pengarah Pembangunan Pelajar

Muhammad Shukor Hj. Abdul Moner Koordinator

Muhammad Khairul Azman Abdul Aziz Pegawai Muzik Kanan (B44)

Mus Rohaizi Ayu Mustapar Kamal Pegawai Kebudayaan Kanan (B44)

Muhammad Salehuddin Moh Esa Pegawai Kebudayaan (B41)

Nurul Suhana Mohd Noor Pen Peg Kebudayaan Kanan (B32)

Nor Aishah Joharuddin Kerani Kanan (N22)

Rozita Azlin Mohd Radzi Penolong Pegawai Kebudayaan (B29)

Eltis Nazar Abd Aziz Penolong Pegawai Kebudayaan (B29)

Azim Azmi

Artis Budaya (B19)

Ab. Razak Kawiah

Artis Budaya Kanan (B29)

Jamilah Mat Zain

Artis Budaya (B19)

Khairul Arrifin @Hashim

PembantuOperasi (N11)



Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/E



FUNGSI UTAMA AKTIVITI FUNGSI UTAMA

1. Pengurusan Aktiviti Kebudayaandan Kesenian Pelajar

1. Membuat perancangan, pengurusan, pengendalian dan mempelbagaikan aktiviti kebudayaan.

2. Mengadakan bengkel dan latihan intensif untuk pelajar yang terlibat dalam aktiviti kebudayaan di

peringkat kebangsaan, antarabangsa dan agensi luar.

3. Penganjuran dan Pengendalian aktiviti program kebudayaan peringkat dalaman dan kampus.

4. Penganjuran/ Penyertaan/ Pengendalian aktiviti Kebudayaan di peringkat Majlis Kebudayaan

Universiti-Universiti Malaysia (MAKUM), Peringkat Kebangsaan/ Antarabangsa dan agensi luar.

5. Menyediakan kemudahan infrastruktur yang lengkap untuk kegunaan pelajar.

6. Menyediakan tenaga pengajar profesional yang berkepakaran mengikut bidang.

2. Perkhidmatan PeminjamanKostum/Peralatan Pusat Kebudayaan

1. Mengadakan perkhidmatan peminjaman kostum/peralatan untuk staf/pelajar UiTM Shah Alam

2. Memastikan segala kemudahan peralatan/kostum di dalam keadaan baik

3. Memastikan segala keperluan peminjaman tersedia dengan keadaan baik dan senang dicapai.

4. Membuat Analisa data peminjaman dan penggunaan kostum/peralatan secara berkala.



Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/E



3. Pengurusan Perolehan Peralatan Keseniandan Kebudayaan Pelajar

1. Memastikan pembelian peralatan/kostum kesenian & kebudayaan mengikut proseduryang telah ditetapkan oleh UiTM.

2. Memastikan penyelenggaraan peralatan/kostum kesenian & kebudayaan dilakukansecara berkala dan menikut prosedur yang ditetapkan.

3. Memastikan segala dokumen berkaitan pembelian peralatan/kostum Pusat Kebudayaanlengkap & terkini

3. Pengurusan Penyelenggaraan PeralatanKesenian dan Kebudayaan Pelajar

1. Memastikan penyelenggaraan peralatan/kostum kesenian & kebudayaan mengikutprosedur yang telah ditetapkan oleh UiTM.

2. Memastikan penyelenggaraan peralatan/kostum kesenian & kebudayaan dilakukansecara berkala dan menikut prosedur yang ditetapkan.

3. Memastikan segala dokumen berkaitan pembelian & penyelenggaraan peralatan/kostumPusat Kebudayaan lengkap & terkini

4. Membuat analisa penyelenggaraan peralatan & kostum secara berkala.



PUSAT KEBUDAYAAN

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/F


No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

Input Output Petunjuk Prestasi

Kawalan Sumber Risiko

BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama

F.01 Penganjuran Aktiviti Kesenian & Kebudayaan

Permohonan Paperwork KPI Pusat

Kebudayaan Jangka Masa

Proses Kerja

Surat kelulusan

Borang Maklumbalas

Pelajar

Kakitangan

Pembekal

Fasiliti

Permohonan

tidak lulus oleh

Jawatankuasa

Tabung Amanah

HEP

F.02 Pengurusan Peminjaman Peralatan/Kostum Pusat Kebudayaan

Borang Analisa Tahunan Peminjaman

Peralatan/Kostum Pusat Kebudayaan

Laporan Analisa

Jangka Masa

Proses Kerja

Surat Bayaran Kostum

Borang Peminjaman Kostum/Peralatan

Borang Maklumbalas

Pelajar

Kakitangan

Pelajar

Dokumen

Peminjaman yang

diperlukan Tidak

Lengkap

Barang Hilang

Barang Rosak



PUSAT KEBUDAYAAN

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/F


No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja

Input Output Petunjuk Prestasi

Kawalan Sumber Risiko

BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama

F.03 Penyelenggaraan Peralatan/Kostum Pusat Kebudayaan

Permohonan Resit penyelenggaraan

Slip pembayaran melalui Bendahari UITM

Borang Peminjaman

Laporan Analisa Kostum/Peralatan Kebudayaan

Jangka Masa

Proses Kerja

Borang Maklumbalas

Pelajar

Kakitangan

Pembekal

Fasiliti

Penyelenggaraan

tidak diluluskan

oleh pentadbiran

Kostum terlalu

lama untuk diganti

Jangka hayat

kostum/peralatan

pendek

F.04 Pengurusan Perolehan Peralatan/Kostum Pusat Kebudayaan

Permohonan Borang Perakuan Penerima Barang

Peralatan/ Kostum yang dibeli

Tempoh masa

Laporan Analisa Peminjaman Kostum/ Peralatan

Jangka Masa

Proses Kerja

Borang Maklumbalas

Laporan Analisa

Pelajar

Kakitangan

Jangka hayat

kostum/peralatan

pendek

Kostum/Peralatan

tidak menepati

spesifikasi asal

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM


TAJUK: PENGANJURAN AKTIVITI KESENIAN & KEBUDAYAAN

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/F.01


STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

05 00 05 00 05 00 05 00 05 00 05 00

1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan prosedur pengurusan aktiviti pelajar di Pusat Kebudayaan UiTM.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi proses perancangan aktiviti dan penyediaan kertas kerja aktiviti, kelulusan kertas kerja, penganjuran dan pemantauan aktiviti serta penyediaan laporan aktiviti.

3.0 DEFINISI

3.1 Kertas Kerja Rekod perancangan aktiviti yang akan dianjurkan/disertai oleh Pusat Kebudayaaan sebagai rekod pengurusan kesenian & kebudayaaan di Pusat Kebudayaan.

3.2 Tabung Kegiatan Kokurikulum Tabung kewangan di bawah Pusat Kegiatan Pelajar yang dipengerusi oleh Timbalan Naib Canselor HEP dan dianggotai oleh ahli panel penilai yang dilantik oleh pengurusan tertinggi HEP.

3.3 Singkatan

UiTM - Universiti Teknologi MARA

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





PK - Pusat KebudayaanPPP - Pengarah Pembangunan PelajarKPK - Koordinator Pusat KebudayaanPKK/PMK/PK - Pegawai Kebudayaan Kanan/Pegawai Muzik Kanan /

Pegawai KebudayaanPPKK/PPK - Penolong Pegawai Kebudayaan Kanan/ Penolong

Pegawai KebudayaanABK/AB - Artis Budaya Kanan/ Artis BudayaKTK - Kerani Tingkatan Kanan

4.0 RUJUKAN

4.1 Dasar Kebudayaan Kebangsaan, Kementerian Kesenian, Kebudayaan dan Warisan. 4.2 Pekeliling Bahagian Hal Ehwal Pelajar 4.3 Pekeliling UiTM

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





5.0 PROSES KERJA

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk Seksyen Undang-undang/Peraturan

1. Perancangan takwim kesenian & kebudayaan

KP/PPK/PMK/PK

Prosedur Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar

2. Penyediaan Kertas Kerja dan Perbelanjaan

PKK/PMK/PK/PPKK/PPK/ABK/AB

3. Penghantaran kertas kerja untuk kelulusan mesyuarat Tabung Kegiatan Kokurikulum atau Pengarah Pembangunan Pelajar

PKK/PMK/PK/PPKK/PPK/ABK/AB

4. Kelulusan Program PKK/PMK/PK/PPKK/PPK/ABK/AB

5 Penganjuran Aktiviti PKK/PMK/PK/PPKK/PPK/ABK/AB

6 Pemantauan Aktiviti PKK/PMK/PK

7 Pelarasan Kewangan PKK/PMK/PK/PPKK/PPK/ABK/AB

8 Pelaporan aktiviti PKK/PMK/PK/PPKK/PPK/ABK/AB

9 Laporan dimajukan ke Pusat Kegiatan Pelajar & untuk rekod Pusat Kebudayaan.

KTK

6.0 CARTA ALIR

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD KUALITI

TEMPOH

KPK/PKK /PMK/PK

PKK/PMK//PK/PPKK /PPK/ABK/AB

PKK/PMK/PK/PPKK /PPK/ABK/AB

PPP


PKK/PMK/PK



KK

tidak

Ya

MULA

Perancangan takwim kesenian & kebudayaan

Penyediaan Kertas Kerja dan Perbelanjaan

Penghantaran kertas kerja untuk kelulusan mesyuarat Tabung Kegiatan Kokurikulum atau PPP

Kelulusan Program

Penganjuran aktiviti

Pemantauan aktiviti

Pelarasan kewangan

Pelaporan aktiviti

Laporan dimajukan ke Pusat Kegiatan Pelajar & untuk rekod Pusat Kebudayaan.

TAMAT

1 MINGGU

2 HARI

1 HARI

SEBULAN

2 MINGGU

2 HARI

5 HARI

5 HARI

SEMINGGU

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

7.1 PEKELILING TNC HEP

7.2 PROSEDUR PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)

AKTIVITI Pengurusan Aktiviti Pelajar

Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :

Penyimpan BTK:

Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan

Diterima

Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T

Catatan Arahan kepada PYB seterusnya

Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan

1. Perancangan Takwim kesenian & kebudayaan

2. Penghantaran kertas kerja untuk kelulusan mesyuarat Tabung Kegiatan Kokurikulum atau PPP

3. Surat kelulusan Program

4. Pelarasan kewangan

5. Pelaporan Aktiviti

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1 Takwim Aktiviti Pusat Kebudayaan

2 Kertas Kerja Aktiviti

3 Isi Borang Aktiviti Pelajar

4 Dapatkan Surat Kelulusan Program

5 Pemantauan aktiviti

6 Buat pelarasan Kewangan

7 Sediakan Laporan Aktiviti Pelajar

8 Serahkan Laporan Aktiviti Pelajar untuk PKP dan rekod Pusat Kebudayaan

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





10.0 CARTA ALIR RISIKO

PERMOHONAN PENGANJURAN AKTIVITI TIDAK LULUS

10.1 PERMOHONAN TIDAK DILULUSKAN BAJET TINGGI


Mula

AB/PePKeb Kenalpasti punca tidak lulus 300-HEP(KEB.1/5/2)

PePKeb/AB Semak permohonan dan maklum pada pemohonan

PePKeb/AB Rekod

PePKeb/AB Tamat

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





PERMOHONAN PENYERTAAN JEMPUTAN AKTIVITI TIDAK LULUS

10.2 PERMOHONAN TIDAK BERIMPAK TINGGI


Mula


PePKeb/AB SEMAK PERMOHONAN dan maklum pada pemohonan

PePKeb/AB Rekod

PePKeb/AB Tamat

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





PERMOHONAN PENYERTAAN JEMPUTAN AKTIVITI TIDAK LULUS

10.3 PROGRAM TIDAK MENEPATI STANDARD PPP


Mula


PePKeb/AB

Semak keputusan penyertaan dan dan serahkan unit kebudayaan kampus negeri

PePKeb/AB Rekod

PePKeb/AB Tamat

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM


TAJUK: PENGURUSAN PEMINJAMAN PERALATAN/KOSTUM PUSAT KEBUDAYAAN



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

05 00 05 00 05 00 05 00 05 00 05 00

1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan prosedur pengurusan peminjaman peralatan/ kostum di Pusat Kebudayaan UiTM.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi proses pemohonan peminjaman, kelulusan peminjaman, arahan kerja, pemantauan dan rekod.

3.0 DEFINISI

3.1 Kostum Kemudahan pakaian kebudayaan yang disediakan untuk kegunaan pelajar UiTM Shah Alam

3.2 Peralatan Kemudahan peralatan muzik, studio & dewan yang disediakan untuk kegunaan pelajar UiTM Shah Alam.

3.3 Singkatan

KPK - Koordinator Pusat KebudayaanPKK/PMK/PK - Pegawai Kebudayaan Kanan/Pegawai Muzik Kanan /

Pegawai Kebudayaan

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





PPKK/PPK - Penolong Pegawai Kebudayaan Kanan/ PenolongPegawai Kebudayaan

ABK/AB - Artis Budaya Kanan/ Artis Budaya

4.0 RUJUKAN


PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





5.0 PROSES KERJA

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk Seksyen Undang-undang/Peraturan

1. Terima borang permohonan PPK/AB

2. Semak borang permohonan KPK

3. Makluman pada pemohon PPK/AB

4. Arahan Kerja Buat persediaan kemudahan/peralatan

KPK

5 Buat persediaan kemudahan &peralatan

PPK/AB

6 Pemantauan PKK/PMK/PK/PPKK/PPK/AB

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





6.0 CARTA ALIR

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD KUALITI JANGKAMASA

Tidak Lulus

Lulus

Mula

PPK/AB Terima Maklumat / permohonan

HEP/KEB/06(Pindaan 02) – Borangtempahan kostum &peralatan

1 HARI

KPK Semak permohonan / tandatangan kelulusan/tidak diluluskan

3 HARI

PPK/AB Maklum kepada pemohon

1 HARI

KPK Arahan Kerja Buat persediaan kemudahan/peralatan

1 HARI

PPK/AB Buat persediaan kemudahan &peralatan

1 HARI

PKK/PMK/PK/

PPKK/PPK/AB Pemantauan

1 HARI

PPK/AB Rekod dan Tamat

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM







PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM






BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)

AKTIVITI Peminjaman peralatan/kostum Pusat Kebudayaan

Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :

Penyimpan BTK:

Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan

Diterima

Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T

Catatan Arahan kepada

PYB seterusnya

Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan

1. Penerimaan borang permohonan

PPK/ AB

HEP/KEB/06(Pindaan 02) – Borangtempahan kostum &peralatan

2. Semak permohonan / tandatangan kelulusan/tidak diluluskan

KPK

3. Arahan Kerja Buat persediaan kemudahan/peralatan

KPK

4. Pemantauan

PPK/ AB

5. Rekod PPK/ AB

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM






BIL BUTIRAN STATUS

1 Terima borang permohonan

2 Semak borang permohonan

3 Makluman pada pemohon

4 Arahan Kerja Buat persediaan kemudahan/peralatan

5 Buat persediaan kemudahan &peralatan

6 Pemantauan

7 Rekod

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM





10.0 CARTA ALIR RISIKO


10.1 BUKAN PELAJAR UITM (SHAH ALAM)


Tidak Lulus Lulus

Mula

AB/PePKeb Kenalpasti Punca Tidak Lulus 300-HEP(KEB.1/5/2)

PePKeb/AB Semak Permohonan

PePKeb/AB Maklum kepada pemohon

PePKeb/AB Rekod dan Tamat

PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM






10.2 PERMOHONAN PEMINJAMAN PROGRAM TIDAK RASMI UNIVERSITI


Tidak Lulus Lulus

Mula

AB/PePKeb KENALPASTI PUNCA TIDAK LULUS 300-HEP(KEB.1/5/2)

PePKeb/AB SEMAK PERMOHONAN



PUSAT KEBUDAYAAN

UiTM SHAH ALAM






10.3 BORANG PERMOHONAN PEMINJAMAN TIDAK LENGKAP


Tidak Lulus Lulus

Mula

AB/PePKeb KENALPASTI PUNCA TIDAK LULUS 300-HEP(KEB.1/5/2)

PePKeb/AB SEMAK PERMOHONAN





Tajuk : PENYELENGGARAAN PERALATAN/KOSTUM PUSAT KEBUDAYAAN


STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

05 00 05 00 05 00 05 00 05 00 05 00

1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan prosedur penyelenggaraan peralatan/ kostum di Pusat Kebudayaan UiTM.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi proses membuat permohonan, kelulusan, pemakluman kepada pemohon, penyelenggaraan, penyeliaan dan rekod.

3.0 DEFINISI

3.1 Kostum Kemudahan pakaian kebudayaan yang disediakan untuk kegunaan pelajar UiTM Shah Alam.


3.3 Singkatan



Pegawai KebudayaanABK/AB - Artis Budaya Kanan/ Artis Budaya





4.0 RUJUKAN






5.0 PROSES KERJA

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Peraturan

1. Terima Permohonan PKK/PMK/PK

2. Senarai Keperluan / Dapatkan kelulusan KPK

3. Dapatkan Justifikasi / Spesifikasi PKK/PMK/PK/PPK/AB

4. Hantar senarai keperluan/Justifikasi / Spesifikasi

KPK

5 Buat analisa/Syor PKK/PMK/PK/PPK/AB

6 Semak / Terima alat / Tandatangani borang akuan penerimaan untuk pembayaran

PPKK/PPK/AB

7 Serah penerimaan alat ke stor PPKK/PPK/AB

8 Selia penggunaan / Keselamatan / rekod

PPKK/PPK/AB





6.0 CARTA ALIR

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD KUALITI JANGKA

MASA

Tidak Lulus

Lulus

Mula

PKK/PMK/PK Terima Permohonan 300-HEP(KEB).7/1)

KPK Senarai Keperluan / Dapatkan kelulusan

PKK/PMK/PK/PPK/AB Dapatkan Justifikasi / Spesifikasi

KPK Hantar senarai keperluan/Justifikasi / Spesifikasi

PKK/PMK/PK/PPK/AB Buat analisa/Syor

PPKK/PPK/AB

Semak / Terima alat / Tandatangani borang akuan penerimaan untuk pembayaran

PPKK/PPK/AB Serah penerimaan alat ke stor

PPKK/PPK/AB Selia penggunaan / Keselamatan / rekod

Tamat








Tiada


BIL BUTIRAN STATUS

1 Senarai Keperluan / Dapatkan kelulusan

2 Senarai Justifikasi / Spesifikasi

3 Laporan analisa/Syor

4 Borang akuan penerimaan untuk pembayaran

5 Rekod penerimaan alat ke stor

6 Selia penggunaan /Keselamatan / rekod



Tajuk : PENGURUSAN PEROLEHAN PERALATAN/KOSTUM PUSAT KEBUDAYAAN


STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

05 00 05 00 05 00 05 00 05 00 05 00

1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017 1/10/2017

1.0 TUJUAN

Manual Prosedur Kerja ini adalah bertujuan untuk menjelaskan prosedur pengurusan perolehan peralatan/ kostum di Pusat Kebudayaan UiTM.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini meliputi proses membuat perancangan, membuat bajet tahunan, mendapat spesifikasi, justifikasi, kelulusan bajet, mendapatkan sebut harga, membuat analisa sebutharga, semakan penerimaan barang & tandatangan penerimaan, inventori, penyeliaan penggunaan, urusan pinjaman & pemulangan dan pelupusan.

3.0 DEFINISI

3.1 Kostum Kemudahan pakaian kebudayaan yang disediakan untuk kegunaan pelajar UiTM Shah Alam.


3.3 Singkatan



Pegawai KebudayaanABK/AB - Artis Budaya Kanan/ Artis Budaya





4.0 RUJUKAN






5.0 PROSES KERJA

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Peraturan

1. Terima Permohonan PKK/PMK/PK

2. Senarai Keperluan / Dapatkan kelulusan

KPK

3. Dapatkan Justifikasi / Spesifikasi PKK/PMK/PK/PPK/AB

4. Hantar senarai keperluan/ Justifikasi / Spesifikasi

KPK

5 Buat analisa/Syor PKK/PMK/PK/PPK/AB


PPKK/PPK/AB

7 Serah penerimaan alat ke stor PPKK/PPK/AB


PPKK/PPK/AB





6.0 CARTA ALIR

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD KUALITI JANGKA

MASA

Tidak Lulus

Lulus

Mula

PKK/PMK/PK Terima Permohonan 300-HEP(KEB). 7/1)

KPK Senarai Keperluan / Dapatkan kelulusan

PKK/PMK/PK/PPK/AB Dapatkan Justifikasi / Spesifikasi

KPK

Hantar senarai keperluan/Justifikasi / Spesifikasi

PKK/PMK/PK/PPK/AB Buat analisa/Syor

PPKK/PPK/AB

Semak / Terima alat / Tandatangani borang akuan penerimaan untuk pembayaran

PPKK/PPK/AB Serah penerimaan alat ke stor

PPKK/PPK/AB Selia penggunaan / Keselamatan / rekod

Tamat





Muka surat 6 daripada 10







BIL BUTIRAN STATUS

1 Terima Permohonan

2 Senarai Keperluan / Dapatkan kelulusan

3 Dapatkan Justifikasi / Spesifikasi

4 Hantar senarai keperluan/ Justifikasi / Spesifikasi

5 Buat analisa/Syor


7 Serah penerimaan alat ke stor


BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

UiTM SHAH ALAM


No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KEB/G



BAHAGIAN G: SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA

Nama/No. Borang Tajuk Borang

BORANG C -HEP/PKP/09(PINDAAN 2013)

BORANG PERMOHONAN AKTIVITI PELAJAR

L2-HEP/PKP/21 (PINDAAN 2013)

BORANG LAPORAN PENUTUP PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR

HEP/KEB/06 BORANG TEMPAHAN KOSTUM DAN PERALATAN

HEP/KEB/06(01) BORANG TEMPAHAN DEWAN DAN STUDIO MUZIK

PK.PBUITM.(O).07/01 CADANGAN MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJILARI DAN MENYELENGGARA……

FinePortal FineProcurement

BAHAGIAN 2

FORMAT MPK UiTM


PKPA 8/91, 2. Manual Prosedur Kerja adalah sebuah dokumen rujukan bagi

peringkat jabatan/pejabat, mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat,

prosedur-prosedur yang jelas serta pegawai dan staf yang

bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang

dipertanggungjawabkan. Dokumen ini adalah rujukan utama yang akan

membantu jabatan/pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan.

Keterangan mengenai fungsi dan objektif rasmi yang sejelasjelasnya dan

diketahui secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota jabatan/pejabat

akan membolehkan mereka melaksanakan tugas dengan lebih berkesan.

Prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas

pula akan juga membantu pegawai dan staf menjalankan tugas masing-

masing dengan lebihcekap dan teratur.

LANGKAH PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA

PKPA 8/91, 60. Bagi menyediakan kandungan MPK, langkah-langkah berikut

perlu dilaksanakan:

a. Tentukan objektif jabatan/pejabat;

b. Sediakan carta organisasi jabatan/pejabat;

c. Senaraikan fungsi-fungsi utama jabatan/pejabat;

d. Senaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap fungsi utama;

e. Sediakan proses kerja yang terlibat bagi tiap-tiap aktiviti;

f. Sediakan carta aliran kerja bagi tiap-tiap aktiviti; dan

g. Senaraikan semua borang yang digunakan.

KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA

PKPA 8/91, 14. MPK mengandungi 8 perkara utama seperti yang ditunjukkan

dalam Rajah 3.

KANDUNGAN MPK

MANUAL

PROSEDUR

KERJA

1. Latar

BelakangJabatan/Pejabat

2. ObjektifJabatan/Pejabat

3. CartaJabatan/Pejabat

4. Fungsi-Fungsi

Utama Jabatan/Pejabat

5. Aktiviti-Aktiviti

Bagi Fungsi-Fungsi Utama

7. Carta AliranKerja Aktiviti-Aktiviti Utama

8. SenaraiBorang-

Borang YangDigunakan

6. Proses KerjaAktiviti-Aktiviti

Utama

FORMAT MANUAL PROSEDUR KERJA UiTM

MPK UiTM adalah disesuaikan dengan dokumentasi ISO 9001:2000 dan

mengandungi 7 bahagian. Susunan 8 perkara utama MPK dalam MPK UiTM

adalah seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 4.

MPK MPK UiTMUiTM

BahagianBahagian BBRekod Pindaan

BahagianBahagian AAKawalan Dokumen

BahagianBahagian GGBahagianBahagian 8 8 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan

BahagianBahagian 7 7 Carta Aliaran Kerja Aktiviti-Aktiviti Utama

BahagianBahagian FFBahagianBahagian 6 6 Proses KerjaAktiviti-AktivitiUtama

BahagianBahagian 5 5 Aktiviti-Aktiviti Bagi Fungsi-Fungsi Utama

BahagianBahagian EEBahagianBahagian 4 4 Fungsi-Fungsi Utama Jabatan/Pejabat

BahagianBahagian DDBahagianBahagian 3 3 Carta Jabatan/Pejabat

BahagianBahagian 2 2 Objektif Jabatan/Pejabat

BahagianBahagian CCBahagianBahagian 1 1 Latar Belakang Jabatan/Pejabat

MPK UiTMMPK PKPA 8/91

manual prosedur kerja - hep1.uitm.edu.my · manual prosedur kerja pusat kebudayaan kandungan...

Documents