sop – standard operating procedure - portal...

60
Muka Surat | 1 Manual Perlaksanaan | SPA SOP Standard Operating Procedure

Upload: hoangcong

Post on 24-Mar-2019

270 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Muka Surat | 1 Manual Perlaksanaan | SPA

SOP – Standard Operating Procedure

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 2

Isi Kandungan

Perkara Muka Surat Pengenalan 4

BAB A | Pengurusan Dan Kawalan Sistem

Pengurusan sistem SPA 6

Fungsi dan tanggungjawab pentadbir 8

Sistem Kod 13

BAB B | Pendaftaran Aset Alih Kerajaan

Aliran pendaftaran aset 17

Pengesahan data oleh Pegawai 19

BAB C | Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan 20

Penempatan Aset 21

Carta alir proses kerja penempatan aset 22

Pergerakan aset 23

Carta alir proses kerja pergerakan aset 25

Pemeriksaan aset 26

Proses kerja pemeriksaan aset 28

BAB D | Penyelenggaraan aset alih

Penyenggaraan aset 30

Proses kerja penyenggaraan cegahan 32

Proses kerja penyenggaraan pembaikan 33

Carta alir proses kerja aduan hingga pembaikan 34

Penambahan, penggantian dan naiktaraf 35

BAB E | Pelupusan dan Kehilangan

Pelupusan aset 36

Modul pelupusan di dalam sistem SPA 37

Proses kerja pelupusan 39

Kehilangan dan hapuskira 41

Proses kerja dan tugas urusetia 42

BAB F | Pengurusan Stor.

Pengenalan dan kumpulan pengguna 44

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 3

Kawalan Stok 47

Paras Stok 49

Rekod Lajer Stok 51

Carta Alir Proses Penerimaan Barang 54

Permohonan Pengeluaran Barang 54

Kawalan dan verifikasi stok 58

Pelupusan dan Hapuskira 59

Laporan Stor 60

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 4

Kementerian Kewangan Malaysia

PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR BERDASARKAN PENGGUNAAN

SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA)

1. Pendahuluan.

1.1 Manual perlaksanaan Sistem SPA ini diadakan bagi memudahkan pelaksanaan

penggunaan sistem SPA di dan Agensi di bawahnya. Panduan ini buat sejajar

dengan dasar kerajaan dan memenuhi kehendak semua peraturan dan Tatacara

Pengurusan Aset Alih (TPA) dan stor yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan

Malaysia dan agensi-agensi kerajaan yang lain yang masih berkuatkuasa.

1.2 Adalah diharapkan panduan ini dapat membantu kakitangan MOF dan Agensi di

bawahnya menjalankan tugas serta menjadi sumber rujukan Unit Pengurusan

Aset dan stor di Kementerian Kewangan Malaysia.

1.3 Panduan ini juga mengimbil kira kesesuaian suasana dan persekitaran di

Kementerian Kewangan Malaysia.

2. Latarbelakang SPPA.

2.1 Pelbagai usaha telah diadakan supaya pengurusan aset dan stor dapat

dipertingkatkan dan yang terbaharu Bahagian Kawalan dan Pemantauan,

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengemaskini secara menyeluruh

peraturan pengurusan aset alih dengan mengeluarkan satu pekeliling

baru ia itu. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007- Tatacara

Pengurusan Aset Alih. Ia merupakan satu pekeliling baru yang mengabung

dan mengemaskini pekeliling lama supaya lebih teratur dan bersesuaian

dengan keadaan semasa. Satu pendekatan baru perlu diambil bagi

memastikan aset-aset kerajaan diselenggara dengan cekap dan teratur supaya ia

dapat digunakan untuk memakmurkan rakyat. Di era teknologi maklumat ini,

tiba masanya pengurusan aset kerajaan berubah dari kaedah traditional (cara

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 5

manual) kepada pengurusan aset dan stor berkomputer. Ini dirasakan

merupakan satu pendekatan yang terbaik bagi menggantikan sistem manual

yang lambat dan rumit.

2.2 Sistem SPA ini terbahagi kepada dua komponen ia itu Sistem MyAsset dan

Sistem Mystore. Sistem SPA meliputi semua aspek pengurusan aset alih dan

inventori berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) (Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling-

pekeliling yang berkaitan dengan pengurusan aset alih. Manakala sistem Mystor

meliputi semua aspek pengurusan stor berdasarkan Panduan Perbendaharaan |

Tatacara Pengurusan Stor (TPS), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain

yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor.

2.2.1. Modul Sistem SPA |Pengurusan Harta Modal dan Inventori.

2.2.2. Modul Sistem SPA | Pengurusan Stor.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 6

BAB A | PENGURUSAN DAN KAWALAN SISTEM.

3. Pengurusan Sistem SPA

3.1. Kuasa pelaksanaan keseluruhan sistem ini adalah dibawah kuasa Ketua

Setiausaha Perbendaharaan , selaku Pegawai Pengawal. (PP 02/2007). Sistem ini

memberi keutamaan keselamatan maklumat dan kebolehpercayaan data. Pada

dasarnya, semua maklumat dan data yang terdapat di dalam sistem ini tidak

boleh diubah, dipadam atau dipindahkan. Pengubahan, pemadaman dan

perpindahan. maklumat dan data hanya boleh dilakukan oleh mereka yang

diberi kuasa laluan sebagai Admin SPA.

3.2. Bagi memastikan kesahihan dan keberkesanan pelaksanaan sistem ini, Pegawai

Pengawal boleh melantik seorang pegawai kanan untuk mengetuai pelaksanaan

Sistem SPA ini bagi memantau pelaksanaan sistem dan juga bagi menjaga

keselamatan sistem ini, samada dari segi merekod, mengemaskini ‘editing’,

penyimpanan dan penghapusan maklumat.

3.3. Disamping itu MOF juga telah mewujudkan jawatankuasa bagi mentadbir dan

mengawasi pengurusan aset dan stor. Fungsi dan tanggungjawab jawatankuasa

tersebut adalah seperti berikut;

3.3.1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan

oleh Pegawai Pengawal. JKPAK merupakan Jawatankuasa tertinggi yang

akan menentukan dasar dan melaksanakan pemantauan sepenuhnya

perlaksanan sistem pengurusan aset dan stor di Kementerian Kewangan

Malaysia. JKPAK akan menjalankan fungsinya berdasarkan kehendak

SPP 5 Tahun 2007. Di samping itu segala urusan berkenaan dengan

pengurusan sistem SPA adalah tanggungjawab jawatankuasa ini.

Sebarang perubahan dasar dan pelaksanaan perlu dirujuk dan mendapat

kelulusan terlebih dahulu dari jawatankuasa ini.

3.3.2. Jawatankuasa ini (jika perlu) boleh membentuk jawatankuasa kecil bagi

memastikan keberkesanan dan pelaksanaan pengurusan aset alih dan

stor di cawangan atau bahagian masing-masing.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 7

3.3.3. JKPAK juga boleh mencadangkan kepada Pegawai Pengawal untuk

melantik mana-mana pegawai yang dianggap sesuai untuk menjadi

“Pentadbir-Pentadbir” kepada sistem ini.

Pentadbir-Pentadbir kepada sistem ini dipanggil ;

(a) Admin SPA

(b) Admin Mystor

(c) Admin Kod

(d) Admin Lokasi

(e) Admin Verifikasi (pemeriksaan teknikal)

(f) Admin Penempatan

(g) Admin Penyenggaraan

(h) Admin Pemeriksa.

(i) Admin Pelupusan.

(j) Admin Kehilangan.

(k) Admin SPA (Cawangan)

Di mana semua ‘admin’ yang disebut di atas mempunyai fungsi dan

tanggungjawab seperti yang akan diterangkan di bawah.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 8

4. Fungsi dan tanggungjawab pentadbir (‘admin)’ di dalam sistem SPA adalah seperti

berikut;

4.1. Admin SPA

“Admin SPA” merupakan pentadbir tertinggi yang mengurus sistem ini. “Admin

SPA” boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan pegawai yang mempunyai

akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya ke atas

pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa:-

(a) Melantik dan juga membatalkan pelantikan “Admin SPA”

(b) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada

mana-mana pegawai dan kakitangan MOF untuk menggunakan

sistem ini.

(c) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-

mana pegawai dan kakitangan MOF yang diberi laluan

menggunakan sistem ini.

(d) Berkuasa mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi

dan maklumat di dalam sistem ini.

(e) Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan

maklumat di dalam sistem ini.

4.1.1 Pelantikan “Admin SPA”

Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Admin SPA”. Jumlah

pelantikan hendaklah dihadkan kepada 3 hingga 6 orang sahaja.

Pelantikan secara tetap boleh dibuat berdasarkan jawatan dan mereka

yang mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab pengurusan

Aset Alih dan Stor di MOF.

4.2. Admin Mystor

“Admin Mystor” merupakan individu atau sekumpulan individu yang

mempunyai laluan dan kuasa penuh terhadap sistem MyStor. I a

bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-

(a) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Pegawai Stor

(b) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Penyelenggara Stor

(c) Boleh mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi dan

maklumat di sistem MyStor sahaja.

(d) Mengawal Kod barang dan kod lokasi penyimpanan di stor.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 9

4.2.1. Pelantikan “Admin Mystor”

Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli

“Admin SPA” untuk membuat pelantikan “Admin Mystor”, berdasarkan

jawatan dan mereka yang mempunyai hubungan kerja dengan

pengurusan stor di Kementerian Kewangan Malaysia.

4.3. Admin Kod

4.3.1. Sistem Koding

Koding adalah merupakan elemen penting didalam Sistem ini. Koding

digunakan sebagai pengenalan kepada sesuatu alat atau barang. Untuk

mengujudkan satu sistem yang mantap dan sistematik, pemantuan

dalam mewujudan dan penggunaan koding adalah perlu diutamakan.

Kegagalan mengawasi pelaksanaan sistem koding boleh menjejaskan

kelancaran sistem ini.

Dalam sistem ini terdapat beberapa klasifikasi koding digunakan; ia itu

Kod Pengenalan Organisasi, Kod Aset Alih dan Inventori, Kod Stor dan

Kod Lokasi.

Sistem ini telah memberi kuasa kepada pemegang “Admin Kod” untuk

mengujud, mengubah, menambah dan membatal kod-kod didalam

system ini.

Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli

“Admin SPA” untuk membuat pelantikan “Admin Kod”, berdasarkan

jawatan dan pengetahuan mereka. Admin Kod akan bertanggung jawab

terhadap pengurusan kod aset/barang di MOF. Admin Kod akan

memastikan semua kod-kod aset/barang yang digunakan adalah

sistematik dan sesuai.

4.3.2. Pentadbir Kod Aset Alih dan Inventori

Pentadbir Kod Aset Alih dan Inventori akan bertanggungjawab;

(a) menentukan sistem koding yang digunakan.

(b) Memastikan koding yang digunakan adalah sesuai,

berkesan, mudah dibaca,mudah difahami dan teratur

(c) mempunyai kuasa untuk mengujukan kod baru, mengubah

dan menghapus kod asset alih dan inventori.

(d) Menyimpan senarai Kod Aset Alih dan Inventori.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 10

4.3.2.1. Mana-mana ahli “Admin SPA” telah diberi kuasa pelantikan

“Admin Kod”, boleh melantik mereka yang mempunya

pengetahuan dan pengalaman untuk menjalankan tugas ini.

4.3.2.2. Bagi membantu pentadbir kod, Admin SPA juga boleh melantik

beberapa pegawai dan kakitangan untuk mengujudkan kod

berdasarkan kategori aset alih dan inventori mengikut

pengetahuan dan pengalaman mereka.

4.4. Admin Lokasi

“Admin Lokasi” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai

laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat kod lokasi penempatan aset.

(a) Mendaftar kod lokasi, mengemaskini dan mengawal kod lokasi yang

telah didaftarkan.

4.5. Admin Verifikasi (Pegawai Pengesah).

“Admin Verifikasi” merupakan individu atau sekumpulan individu yang

mempunyai laluan dan kuasa untuk mengesahkan maklumat aset alih yang

didaftar oleh kerani aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-

(a) Membuat semakan kepada data dan aset yang didaftarkan.

(b) Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang telah

dimasukkan oleh Kerani aset.

(c) Memastikan data dimasukkan adalah benar dan mengikut spesifikasi

yang ditetapkan.

(d) Pegawai yang dilantik juga berhak membuat kemaskini dan

memadam rekod yang telah disahkan.

4.6. Admin Penempatan

“Admin Penempatan” merupakan individu atau sekumpulan individu yang

mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat penempatan. Ia

bertanggungjawab dan di beri kuasa bergantung kepada tapisan data atau

maklumat yang dibenarkan untuk dikemaskini. Bidang kuasa admin penempatan

adalah seperti berikut;-

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 11

(a) Mengemaskini rekod penempatan kepada aset-aset yang

dipertanggungjawab ke atasnya (mengikut level akses yang

dibenarkan).

(b) Mencetak rekod penempatan dan mengambil tandatangan pegawai

bertanggungjawab kepada penempatan yang dibuat (KEW.PA-2).

(c) Mencetak KEW.PA-7 (Senarai Aset dilokasi).

4.7. Admin Penyelenggaraan

“Admin penyelenggaran” merupakan individu atau sekumpulan individu yang

mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini. Ia bertanggungjawab dan di

beri kuasa untuk :-

(a) Membuat kemaskini rekod penyelenggaraan kepada aset yang

dipertanggungjawab ke atasnya.

(b) Membuat cetakan rekod penyelenggaraan di kad KEW.PA-14

(c) Membuat pengistiharan dan pengumpulan data kepada aset-aset

yang perlu penyelenggaraan (KEW.PA-13).

(d) Merekod aduan kerosakan peralatan (KEW.PA-9).

4.8. Admin Pemeriksaan.

“Admin pemeriksaan” merupakan individu atau sekumpulan individu yang

mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini rekod pemeriksaan. Ia

bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-

(a) Membuat kemaskini rekod pemeriksaan kepada aset.

(b) Cetak maklumat dan laporan pemeriksaan yang telah dibuat.

4.9. Admin Pelupusan.

“Admin pelupusan” merupakan urusetia pelupusan yang mempunyai laluan dan

kuasa mengemaskini rekod pelupusan aset. Ia bertanggungjawab dan di beri

kuasa untuk :-

(a) Mengumpul dan menyediakan senarai aset untuk tujuan pelupusan.

(b) Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan pelupusan.

(c) Menyediakan dan mengemaskini dokumen laporan Lembaga

Pemeriksa.

(d) Mengemaskini keputusan pelupusan.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 12

4.10. Admin Kehilangan.

“Admin kehilangan” merupakan urusetia kehilangan yang mempunyai laluan

dan kuasa untuk mengemaskini rekod kehilangan aset. Ia bertanggungjawab dan

di beri kuasa untuk :-

(e) Menerima dan merekod laporan kehilangan.

(f) Menyediakan laporan awal dan laporan akhir kehilangan.

(g) Mengemaskini semua dokumen yang berkaitan kehilangan.

(h) Mengemaskini keputusan hapuskira.

4.11. Admin SPA (Cawangan).

“Admin SPA” boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan pegawai yang

mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya

ke atas pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa:-

(a) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada mana-

mana pegawai dan kakitangan MOF di cawangannya.

(b) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-mana

pegawai dan kakitangan MOF yang diberi laluan menggunakan

sistem ini di cawangannya .

(c) Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan maklumat

di cawangannya.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 13

5. Sistem Klasifikasi Kod Kementerian Kewangan Malaysia

Penerangan sistem kod yang digunakan.

5.1. Sistem Kod yang digunakan.

No Kod Definasi Kod

1 KK Kod Kementerian.

2 BKP10 Kod bahagian

3 H / I H | Harta Modal dan I | Harta Inventori.

4 07 Tahun perolehan aset

5 0001 Bil atau nombor siri aset

6 001002003 Kod klasifikasi aset

DB | SB |LH | HD Kaedah Perolehan atau penerimaan aset

* DB : Beli, LH: Lucut Hak, SB: Sewa Beli, HD: Hadiah

5.1.1 Susunan No Siri Pendaftaran Harta Modal.

KK/BKP10/H/07/0001/001002003/HD

5.1.2. Susunan No Siri Pendaftaran Harta Inventori.

KK/BKP10/I/07/0001/001004003/HD Contoh Label: Saiz Label : 6cm x 3.5cm

KEMENTERIAN

KEWANGAN MALAYSIA

HAK KERAJAAN MALAYSIA

KK/BKP10/H/07/001/001002003/HD

KOMPUTER PERIBADI NO SIRI : X0029OO029KY

TARIKH PEROLEHAN : 03-12-2007

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 14

5.2. Kod Aset (Harta Modal dan Inventori).

Kategori Sub Kategori Jenis

XXX XXX XXX

999 Kategori 999 Sub Kategori 999 Jenis

** Rujuk lampiran kod aset.

Contoh kod :

Kategori Sub Kategori Jenis

001 002 003

Peralatan/Kelengkapan Komputer

Komputer Komputer Peribadi

Oleh Yang Demikian Kod Bagi Komputer Peribadi Acer ialah | 001002003 Keterangan | Kod Aset 5.2.1 Klasifikasi kod.

Sistem kod bagi pengkelasan aset yang digunakan adalah dengan menggunakan format 3 | 3 | 3 dimana agensi boleh mewujudkan 999 kategori kod,999 sub kategori bagi satu kod dan 999 jenis bagi setiap sub kategori.

5.2.2 Kawalan Kod.

Sistem kod yang diwujudkan dikawal oleh admin kod yang dilantik oleh Admin SPA. Di mana hanya admin kod yang dilantik sahaja dibenarkan untuk mengemaskini dan menambah kod sedia ada. Fungsi Admin Kod rujuk perkara 4.3.2.

5.2.3 Permohonan Kod Baru.

Semua kod baru yang ingin diwujudkan oleh pendaftar aset perlu dirujuk kepada admin kod. Permohonan kod baru perlu di salurkan terus kepada admin kod yang di lantik.

1 2 3

Klasifikasi Kod Jenis Aset

Klasifikasi Kod Kategori Aset

Klasifikasi Kod Sub Kategori Aset

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 15

5.3. Koding lokasi. 5.3.1. Bangunan.

Kod Definasi Kod

160101 Kod Cawangan (tidak boleh diubah)

BGN Kod Bangunan (tidak boleh diubah)

BS Blok Selatan

01 Aras 1

011 Bilik Gimnasium

Contoh : Bilik Ketua Pengarah | 160101/BGN/BS/01/011

5.3.2. Kawasan.

Kod Definasi Kod

160101 Kod Cawangan (tidak boleh diubah)

KAW Kod Kawasan (tidak boleh diubah)

P001 Lot Parking 01

Contoh : Lot Parking 01 I 160101/KAW/P001

Keterangan | Kod Lokasi 5.3.3 Klasifikasi kod Lokasi.

Kod lokasi di kelaskan mengikut kod di dalam bangunan seperti di perenggan 5.3.1 dan kod di kawasan seperti diperenggan 5.3.2. Oleh yang demikian pengawal dan pendaftar kod lokasi perlu memberi pecahan kod yang sesuai seperti yang telah ditetapkan.

5.3.4 Kawalan Kod Lokasi.

Kod lokasi dikawal oleh admin yang dilantik di setiap cawangan. Hanya penambahan lokasi di cawangan itu sahaja yang boleh dibuat oleh pegawai yang dilantik.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 16

BAB B | PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN.

6. Pendaftaran Aset Alih.

6.1. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

6.1.1. Harta Modal

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit

Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau

(b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual

tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara

berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan

penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam

manual/buku panduan pengguna.

6.1.2. Inventori

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada

RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak

memerlukan penyelenggaraan berjadual.

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir danpinggan mangkuk tanpa

mengira harga perolehan asal.

6.2. Maklumat Penting semasa pendaftaran dibuat seperti berikut;

6.2.1. Aset yang dibeli.

(a) Pesanan Rasmi Kerajaan;

(b) Nota Serahan;

(c) Invois;

(d) Dokumen Kontrak;

(e) Kad Jaminan;

(f) Manual Pengguna; dan

(g) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

6.2.2. Aset yang disewa beli:-

(a) Surat Ikatan Perjanjian; dan

(b) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

6.2.3. Aset yang diterima daripada sumber lain:

(a) Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;

(b) Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang

sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan;

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 17

(c) Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah

Lucuthak oleh Mahkamah.

6.2.4. Aset yang belum berdaftar:

Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 6.2.1, 6.2.2 dan 6.2.3,

pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan

atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

Arahan kepada pendaftar Aset |

a. Pastikan semua dokumen yang berkaitan diterima sebelum pendaftaran dibuat.

b. Semua pendaftaran kepada aset-aset yang diterima hendak dilakukan dalam tempoh kurang dari 2 minggu.

Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 18

6.3. Keterangan pendaftaran aset alih.

Langkah Proses Tempoh Masa

1 Penerimaan aset daripada pembekal.

2 Penerimaan dokumen perolehan aset 1 hari

3 Tentukan kumpulan Aset 2 hari

4 Daftar Aset

5 Pengesahan data oleh Pegawai 3 hari

6 Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3

1 hari 7 Cetak Label Aset

8 Cetak KEW.PA-7.

9 Buat Penempatan Aset 1 hari

Perincian Pendaftaran.

6.3.1. Penerimaan dokumen perolehan aset.

Sebelum membuat pendaftaran aset dibuat, pendaftar perlulah

menerima semua dokumen berkaitan seperti di dalam perkara 6.2 untuk

mengelakkan pendaftaran tidak lengkap.

6.3.2. Penentuan kumpulan aset.

Pendaftar perlu membuat kelas aset yang betul dari aspek;

(a). Kumpulan aset harta modal atau inventori. Rujuk perkara 6.1

dan;

(d). Klasifikasi keterangan aset iaitu kod kategori, sub kategori dan

kod jenis yang akan digunakan.

Sekiranya tidak terdapat kod yang tidak sesuai semasa pendaftaran aset,

pendaftar perlu membuat permohonan penambahan kod dan dirujuk

terus kepada admin kod di ibu pejabat.

6.3.3. Daftar aset di dalam sistem SPA.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 19

6.3.4. Pengesahan data oleh Pegawai Aset (Admin verifikasi daftar).

6.3.4.1 Semua rekod pendaftaran aset yang didaftarkan oleh pendaftar

aset perlu disahkan oleh Pegawai Aset. Pegawai Aset perlu;

(a) Memastikan aset yang di daftarkan wujud.

(b) Memastikan maklumat yang dimasukkan ke dalam

sistem SPA adalah tetap.

6.3.4.2. Apabila Aset yang didaftar telah disahkan, sistem akan menjana

no. siri pendaftaran secara automatik dan mengesahkan rekod

yang telah didaftarkan.

6.3.4.3. No siri pendaftaran yang dijana akan mengikut cawangan, tahun

dan jenis aset. No siri akan bermula dengan nombor 0001 bagi

setiap jenis aset.

6.3.5. Cetak KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-7 dan label aset.

6.3.5.1. Pendaftar aset perlu membuat cetakan kepada kad-kad

kewangan iaitu;

(a) KEW.PA-2 | Kad daftar Harta Modal jika anda mendaftar

harta modal.

(b) KEW.PA-3 | Kad daftar inventori jika anda mendaftar

inventori.

(c) KEW.PA-7 | Senarai aset di lokasi.

(Rujuk lampiran cetakan kad)

6.3.5.2. Cetak label aset seperti di perkara 5.1.3.

6.3.5.3. Semua kad yang dicetak perlu ditandatangani oleh pegawai yang

bertanggungjawab dan pegawai bertanggungjawab di

penempatan yang dibuat.

6.3.6. Penempatan Aset.

Serahkan atau tempatkan aset di penempatan yang telah di daftarkan di dalam sistem SPA.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 20

BAB C | PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

7. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan.

7.1. Objektif.

Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir

dan teratur bagi tujuan :

(a) Mengurangkan pembaziran;

(b) Menjimatkan kos;

(c) Mencapai jangka hayat;

(d) Mencegah penyalahgunaan; dan

(e) Mengelakkan kehilangan.

7.2. Penggunaan

Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;

(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam

manual/buku panduan pengguna;

(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;

(d) Perlu direkodkan; dan

(e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan

Kerosakan Aset KEW.PA-9.

Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 14 dan 15 PP bil. 5 Tahun 2007’

7.3. Tiga komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah kaedah

menggunakan sistem di dalam menguruskan;

(a) Penempatan Aset.

(b) Pergerakan Aset.

(c) Pemeriksaan Aset

Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 21

8. Penempatan Aset.

8.1. Pegawai bertanggungjawab.

Pegawai dan kerani Penempatan aset yang dilantik oleh SPA Admin. Dimana ia boleh terdiri dari pegawai aset atau daripada pegawai-pegawai lain.

8.1.1. Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:

(a) Mahir mengenai lokasi di MOF. (b) Pegawai penempatan mengikut bahagian atau cawangan.

8.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:

(a) Mengemaskini rekod-rekod penempatan aset. (b) Mencetak rekod penempatan di kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 (c) Mengambil tandatangan pegawai bertanggungjawab ke atas

penempatan yang telah dibuat. (d) Memastikan rekod penempatan kedua dikemaskini. (e) Mencetak KEW.PA-7 sebagai rekod pengurusan dan rekod di

penempatan aset. (f) Mencetak laporan penempatan sekurang-kurangnya setahun

sekali. 8.2. Pemindahan aset.

8.2.1. Sebarang perubahan lokasi terhadap aset dan inventori hendaklah

direkod samada perpindahan aset disebabkan; (a) Berpindah dari bilik ke bilik yang lain (b) Berpindah dari unit/Bahagian ke Unit/bahagian lain (c) Berpindah milik kepada pegawai yang lain.

8.2.2. Pastikan tandatangan pegawai bertanggungjawab keatas penempatan

baru yang dibuat di ambil (Di atas kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3). 8.2.3. Sekiranya penempatan dibuat ke atas cawangan lain atau tempat lain

(Di luar kawasan) pastikan original kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 diserahkan ke cawangan tersebut.

8.2.4. Pegawai yang berpindah atau berhenti perlu menyerahkan aset kepada pegawai aset yang bertanggungjawab. Oleh yang demikian pegawai penempatan perlu membuat kemaskini rekod penempatan kepada pegawai baru yang akan mengambil alih atau bertanggungjawab ke atas aset tersebut.

Rujuk carta alir penempatan di sebelah.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 22

Rajah 2 | Carta Alir Proses Kerja Penempatan Aset.

*Semua pemindahan maklumat penempatan perlu mendapat pengesahan pegawai aset.

Tidak

Ya

Admin Penempatan | Uruskan Penempatan Semuala

Keputusan | keputusan aset alih di pindah atau tidak

Carian Sistem | Cari maklumat aset yang hendak dipindahkan. Pastikan aset betul

Kemaskini | Kemaskini rekod penempatan.

Cetak | Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3. Dan Cetak KEW.PA-7.

Failkan semula Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 dan KEW.PA-7 dan pamirkan KEW.PA-7 di lokasi penempatan.

Aset perlu penempatan semula | · Pemeriksaan aset.

· Pemindahan lokasi atau pegawai · Pegawai berhenti atau pindah.

*

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 23

9. Pergerakan Aset.

Pada dasar, semua aset tidak dibenarkan berpindah/ bergerak dari tempat atau lokasi

yang didaftarkan.

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada

Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai

penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.

Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 15.2 PP bil. 5 Tahun 2007’

9.1. Bagi memastikan setiap pergerakan| pinjaman aset diselia dengan baik, Jabatan

perlu melantik pegawai aset yang perlu menyelenggara rekod pergerakan.

9.1.1 Perlantikan pegawai yang akan menyelenggara rekod pergerakan.

Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:

(a) Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.

(b) Pegawai bertanggungjawab kepada rekod pergerakan aset.

9.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:

(a) Mengemaskini rekod-rekod pinjaman/pergerakan aset.

(b) Mencetak rekod pergerakan aset.

(c) Menyimpan fail pergerakan aset ditempat yang selamat.

(d) Memastikan rekod penyenggaraan kedua dan seterusnya

dikemaskini.

(e) Mencetak laporan pergerakan setiap bulan dan rekod pergerakan

tahunan tahunan.

(f) Buat laporan sekiranya barang yang dipulangkan mengalami

kerosakan atau berkeadaan tidak seperti semasa aset dipinjam.

(g) Menjaga, mengawal dan memastikan aset-aset di bawah seliaannya

di simpan di tempat yang selamat.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 24

9.2. Kawalan pergerakan aset.

9.2.1. Pengawai perlu menyelia aset-aset yang di pinjam mengikut tarikh

pemulangan yang dijangkakan ( Aset yang belum dipulangkan).

9.2.2. Membuat pemerhatian kepada aset yang dipinjam. Sistem akan

memaklumkan kepada pegawai mengenai aset yang belum dipulangkan

mengikut tarikh yang ditetapkan.

9.2.3. Menyediakan laporan pergerakan aset.

9.2.4. Pegawai Aset perlu mengambil tindakan segera (memberi memo aset

lewat dipulangkan) sekiranya aset yang dipinjam tidak dipulangkan

mengikut tarikh yang ditetapkan.

9.2.5. Merekod terus ke sistem SPA.

Kaedah kedua ialah merekod terus rekod pergerakan. Proses awal

kelulusan pengeluaran barang masih dibuat secara manual.

9.3. Kedua-dua kaedah yang terdapat di dalam sistem SPA boleh digunakan untuk

merekod pergerakan aset. Namun begitu jika kaedah merekod terus digunakan

peminjam terlebih dahulu perlu mendapat persetujuan pegawai aset untuk

mengeluarkan barang tersebut.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 25

Rajah 3 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Pergerakan Aset Secara Terus.

| Proses Pemerhatian

Proses Kelulusan | Semua permohonan bagi pergerakan aset perlu disokong atau diluluskan oleh pegawai aset.

Kemaskini Rekod SPA| Kemaskini aset yang diserahkan kepada pemohon

Cetak Borang| Cetak Borang pergerakan untuk ditandatangani oleh pembawa

Pemulangan Barang

Pemulangan Barang| Barang yang dipulangkan hendaklah di periksa keadaan fizikalnya. Jika kuantiti barang yang dipulangkan tidak mencukupi, tandakan barang yang dipulang sahaja.

Cetak KEW.PA-6 | Cetak rekod pergerakan barang bagi setiap barang yang dikeluarkan dan dipulangkan.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 26

10. Pemeriksaan Aset.

10.1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-

10.1.1. Fizikal;

10.1.2. Rekod; dan

10.1.3. Penempatan.

10.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-

10.2.1. Mengetahui keadaan dan prestasinya;

10.2.2. emastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap,tepat dan

kemaskini; dan

10.2.3. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang

tercatat dalam daftar.

10.3 Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang

Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset

untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan

hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

10.4 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta

Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua

Jabatan.

10.5 Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-

sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12

kepada Pegawai Pengawal.

10.6 Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA-12 kepada

Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

10.7 Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa

ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi

‘Arahan Perbendahaaran | Para 18 PP Bil. 5 Tahun 2007’

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 27

Sistem SPA.

10.8. Pegawai Pemeriksa ialah Pegawai bertanggungjawab untuk membuat

pemeriksaan dan membuat kemaskini rekod pemeriksaan. Ia terdiri daripada

pegawai yang dilantik oleh pegawai pengawal Kementerian atau Jabatan.

10.8.1 Kaedah Perlantikan:

Pegawai Pemeriksa perlu didaftarkan ke dalam sistem. SPA admin

mempunyai kuasa untuk mendaftar Pegawai Pemeriksa.

Terdapat dua kategori pegawai pemeriksa iaitu:

(a) Pengawai yangboleh membuat kemaskini rekod untuk semua

kategori mengikut tapisan data .

(b) Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori

tertentu sahaja mengikut tapisan data.

10.9. Fungsi dan tanggungjawab:

10.9.1. Pemeriksaan perlu dibuat sekurang-kurangnya dua tahun sekali. Namun

begitu bagi aset-aset tertentu pemeriksaan perlu dilakukan dengan lebih

kerap.

10.9.2. Mengemaskini rekod-rekod pemeriksaan aset.

10.9.3. Mencetak rekod pemeriksaan pada kad KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.

10.9.4. Tandatangan pada bahagian rekod yang dikemaskini

10.9.5. Memastikan rekod pemeriksaan kedua dan seterusnya dikemaskini.

10.9.6. Menyediakan jadual pemeriksaan aset dan stor.

10.9.7. Menyediakan laporan KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12.

10.9.8. Memastikan semua aset diperiksa setahun sekali.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 28

10.10. Proses Kerja Pemeriksaan.

No. Perkara Tindakan atau Pegawai Melulus/rujuk.

1

Sediakan surat perlantikan pegawai pemeriksa aset

Pegawai Pengawal

2

Sediakan jadual pemeriksaan aset

Pegawai Aset (KJ/PP/Peg. Pem)

3

Serahkan surat perlantikan dan jadual kepada pegawai pemeriksa

(Pegawai Aset/Ketua Jabatan) Pegawai Pemeriksa

4

Pegawai Pemeriksa menjalankan pemeriksaan aset mengikut jadual

Pegawai Pemeriksa

5

Sediakan laporan pemeriksaan aset

· KEW.PA-10 |Laporan Pemeriksaan Harta Modal.

· KEW.PA-11| Laporan Pemeriksaan Inventori

· Cetak dan Tandatangan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.

· KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan Tahunan.

Pegawai Pemeriksa Ketua jabatan/Pegawai Pengawal

6

Semak dan Kaji Laporan

Pegawai Aset

7

Kemuka Laporan ke Kementerian

Pengarah

8

Terima Jawapan daripada Kementerian

Pengarah

9

Ambil tindakan berdasarkan syor dan kelulusan.

Pegawai Aset

10

Failkan laporan verifikasi stok (Laporan pemeriksaan aset)

Pegawai Aset

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 29

Rajah 4 | Carta Alir Proses Kerja Pemeriksaan harta Modal dan Inventori.

Task Pemeriksaan | Pegawai Pemeriksa perlu menjana task kerja pemeriksaan daripada jadual yang disediakan.

Pilih aset yang hendak diperiksa | Kumpulkan senarai aset yang hendak diperiksa.

Jana dan cetak laporan |

· KEW.PA-10 |Laporan Pemeriksaan Harta Modal.

· KEW.PA-11| Laporan Pemeriksaan Inventori.

· KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan Tahunan.

Buat Pemeriksaan Aset | Lakukan pemeriksaan aset dan kemaskini hasil pemeriksaan ke Sistem SPA. Jana Laporan mengikut status aset yang diperiksa.

Cetak kad |

· KEW.PA-2 |Pemeriksaan Harta Modal.

· KEW.PA-3| Pemeriksaan Inventori.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 30

BAB D | PENYELENGGARAAN ASET ALIH.

11. Penyenggaraan Aset .

Rekod penyenggaraan dan naik taraf perlu diselenggara menggunakan SPA di dalam

modul penyenggaraan. Dimana pegawai-pegawai yang bertanggungjawab perlu

mengemaskini rekod penyenggaraan dan naik taraf di dalam sistem SPA.

Contoh penyenggaraan :

§ Membaik pulih kerosakan pada komputer.

Contoh Menaiktaraf:

§ Menukar perkakasan utama di dalam aset. (seperti processor atau

RAM).

11.1. Kaedah Perlantikan:

Pegawai penyenggaraan adalah pegawai-pegawai yang dilantik oleh

Jawatankuasa pengurusan aset Kementerian/ Jabatan. Terdapat dua kategori

pegawai iaitu :

11.1.1 Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk semua kategori

(mengikut tapisan data)

11.1.2 Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori tertentu

sahaja (mengikut tapisan data)

11.2. Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:

11.2.1. Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.

11.2.2. Pegawai yang mahir dan mempunyai kepakaran dalam menyenggara

aset (Pegawai Penyelenggaraan boleh dibuat mengikut pecahan

kategori).

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 31

11.3. Pegawai Penyelenggara adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan

langkah-langkah berikut seperti yang disebut di dalam arahan :-

‘Arahan Perbendahaaran | Para 18 PP bil. 5 Tahun 2007’

11.3.1. Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan Aset

yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan

mengikut KEW.PA-13.

11.3.2. Merancang Penyelenggaraan

Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu

program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.

11.3.3. Melaksanakan Program Penyelenggaraan

Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah

ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan

segera.

11.3.4. Merekodkan Penyelenggaraan

Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam

Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14.

11.3.5. Menilai Program Penyelenggaraan

Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi

tujuan berikut:-

(a) Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;

(b) Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan

berkualiti,bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa;

Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan

(c) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakanyang

sesuai ke atas aset berkenaan.

11.3.6. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta Kerja-

kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia

dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam

perjanjian dipatuhi.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 32

Rajah 5 | Penyenggaraan Aset.

11.4. Proses Kerja Penyenggaraan Cegahan (Preventive Maintenance).

No. Perkara Tindakan atau Pegawai Melulus/rujuk.

1

Mewujudkan senarai aset yang perlu diselenggara (KEW.PA-13)

Pegawai Aset

2

Membuat penilaian kepada penyelenggraan sama ada boleh dibuat sendiri atau perlu di lakukan oleh kontraktor

Pegawai Aset

3

Jana jadual penyelenggaraan cegahan.

Pegawai Aset

4

Laksana penyenggaraan mengikut jadual dan Kemaskini rekod penyelenggraan cegahan di dalam sistem SPA

Penyelenggara Aset

5

Cetak Laporan KEW.PA-13

Pegawai Pemeriksa (Pegawai Aset)

Daftar Aduan di dalam Borang KEW.PA-9

Terdapat 2 jenis penyelenggaraan iaitu corrective dan preventive

corrective preventive

Siap Dalam Pembaikan

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 33

11.5. Proses Kerja Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance).

No. Perkara Tindakan atau Pegawai Melulus/rujuk.

1

Mengemukkan permohonan / aduan kerosakan (KEW.PA-9) Rekod aduan kerosakan

Aduan Pengguna Pegawai Aset.

2

Melakukan proses penilaian , ujian dan pentauliahan untuk samada pembaikan sendiri atau perlu pembaikan oleh kontraktor. Dapatkan kelulusan di borang KEW.PA-9

Pegawai Aset

3

Melaksanakan proses perolehan sebutharga sekiranya perlu - tidak dapat melakukan

pembaikan sendiri dengan sempurna atau

- mengesyorkan proses pelupusan atau pengeluaran sijil / surat tidak ekonomi untuk di perbaiki (jika perlu)

Pegawai Aset

4

Kemaskini rekod penyelenggraan di dalam sistem SPA (KEW.PA-14)

Penyelenggara Aset

5

Mengawasi kerja-kerja oleh kontraktor

Penyelenggara Aset

6.

Menyediakan laporan pembaikan dan rekod penyelenggaraan di dalam system SPA

Penyelenggara Aset

7.

Cetak kad KEW.PA-14

Penyelenggara Aset

8.

Sediakan laporan penyelenggaraan sukuan dan tahunan.

Pegawai Aset

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 34

Rajah 6| Carta Alir Proses Kerja Aduan hingga Pembaikan Rajah 7 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Penyenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance). 11.6. Kaedah kawalan.

a. Pengawai perlu menyelia aset-aset yang diselenggara.

( Aset yang belum siap).

b. Membuat pemerhatian kepada kekerapan penyenggaraan dibuat

kepada satu-satu aset. (Membuat pemerhatian kekerapan

penyenggaraan dibuat bagi satu-satu aset)

c. Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang perlu dilupuskan.

(Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang tidak ekonomi

dibaiki dan perlu di cadangkan dilupuskan.)

Didaftarkan oleh pegawai penyengggara aset

Borang Disahkan oleh Pegawai Aset

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 35

11.7. Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.

11.7.1. Sekiranya berlaku Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf terhadap

sesuatu aset, rekod aset hendaklah dikemaskini menggunakan KEW.PA2

Bahagian B

11.7.2. Maklumat Penting semasa pendaftaran penambahan, penggantian dan

naik taraf aset dibuat seperti berikut;

(a) Tarikh penambahan, penggantian dan naik taraf

(b) maklumat penambahan, penggantian dan naik taraf

(c) Tempuh jaminan

(d) Harga penambahan, penggantian dan naik taraf

(e) Nama dan tandatangan pegawai yang mengesahkan.

Rajah 8 | Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.

Terima bahan/barang untuk Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf

Buat carian di SPA dan kenalpasti aset indul@asal

Kemaskini KEW.PA 2 Bahgian B

Cetak pada salian asal KEW.PA 2 Bahgian B

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 36

BAB E | PELUPUSAN DAN KEHILANGAN.

12. Pelupusan Aset.

“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

12.1. Justifikasi Pelupusan

Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-

12.1.1. Tidak Ekonomi Dibaiki;

12.1.2. Usang/obselete;

12.1.3. Rosak dan tidak boleh digunakan;

12.1.4. Luput tempoh penggunaan;

12.1.5. Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;

12.1.6. Tiada alat ganti;

12.1.7. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;

12.1.8. Disyor selepas pemeriksaan aset;

12.1.9. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;

12.1.10. Perubahan teknologi; dan

12.1.11. Melebihi keperluan.

12.2. Kuasa Melulus.

12.2.1. Perbendaharaan

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah

keseluruhannya melebihi RM500,000; dan

(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal seperti

berikut:-

A. Hadiah;

B. Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;

C. Tukar Beli (trade-in);

D. Tukar Barang (barter-trade); dan

E. Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara

ini.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 37

12.2.2. Kementerian/Jabatan

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah

keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan

(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan

asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah

keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.

12.2.3. Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Akta

Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya

kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan

Perbendaharaanyang sedang berkuatkuasa.

‘ Arahan Perbendaharan | Para 24 dan 25 PP bil. 5 Tahun 2007’

12.3. Modul Pelupusan di dalam sistem SPA:

Urusetia Pelupusan

Penyelia pelupusan.

12.3.1. Mengumpul aset yang hendak dilupuskan.

12.3.2. Membuat pemerhatian kerja kepada penyediaan dokumen sokongan

pelupusan ( PEP, laporan penyelegaraan dan lain-lain).

Setiausaha Pelupusan.

12.3.3. Membuat semakan kepada dokumen-dokumen sokongan.

12.3.4. Persediaan mesyuarat jawatankuasa lembaga dan mengemaskini rekod

selepas mendapat syor lembaga.

12.3.5. Persediaan untuk kelulusan (Pegawai pengawal atau Kementerian

kewangan).

12.3.6. Makluman kepada pengguna/penyelia pelupusan

12.3.7. Mengemaskini rekod pelupusan selepas mendapat kelulusan pelupusan.

12.3.8. Menyediakan laporan pelupusan aset.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 38

12.4. Perlantikan urusetia Pelupusan.

12.4.1. Kriteria Pegawai dan kerani penempatan:

(a) Dilantik oleh Pegawai Pengawal.

(b) Pegawai bertanggungjawab kepada rekod pelupusan aset.

(c) Pegawai mestilah mahir dengan aset-aset jabatan dan kaedah

pelupusan.

12.4.2. Pegawai yang perlu dilantik:

(a) Setiausaha Pelupusan.

(b) Penyelia Pelupusan.

12.4.3. Tugas-tugas:

(a) Mengenalpasti aset yang hendak dilupuskan.

(b) Menyediakan dokumen bagi tujuan pemeriksaan dan syor

lembaga pelupusan.

(c) Menyediakan dokumen pelupusan yang telah mendapat syor

untuk dilupuskan.

(d) Menghantar dokumen pelupusan kepada pegawai pengawal atau

Kementerian Kewangan.

(e) Mengemaskini rekod pelupusan yang telah diluluskan.

12.5. Kawalan Pelupusan.

Penyelia Pelupusan.

12.5.1. Memastikan aset yang hendak dilupuskan mempunyai dokumen yang

lengkap sebelum diserahkan kepada setiausaha.

12.5.2. Menyelia kerja-kerja penyediaan dokumen bagi pelupusan yang hendak

dibuat.

Setiausaha Pelupusan.

12.5.3. Memastikan dokumen yang dihantar untuk pelupusan telah

dilengkapkan.

12.5.4. Memastikan tempoh yang diambil untuk Syor dan kelulusan tidak terlalu

lama.

12.5.5. Membuat pelupusan secapat mungkin dan mengeluarkan laporan

pelupusan dalam tempoh yang ditetapkan (Tidak lebih 3 Bulan).

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 39

12.6. Proses kerja pelupusan.

No. Perkara Tindakan atau Pegawai Melulus/dirujuk.

1

Terima permohonan pelupusan daripada bahagian dan cawangan

Urusetia

2

Semak permohonan dan daftar task pelupusan di dalam sistem SPA.

Urusetia

3

Sediakan dokumen sokongan dan sijil PEP KEW.PA-16.

Urusetia & Pengguna

4

Uruskan perlantikan Ahli Lembaga Pemeriksa dan dapatkan kelulusan Pegawai Pengawal.

Urusetia

5

Lantikan, maklum dan daftarkan senarai Ahli Lembaga Pemeriksa di dalam sistem SPA.

Pegawai Pengawal & Urusetia

6

Sediakan jadual lawatan dan borang KEW.PA-17 untuk catatan dan syor Lembaga Pemeriksa.

Urusetia

7

Pemeriksaan barang oleh Lembaga Pemeriksa.

Lembaga Pemeriksa

8

Kemaskini laporan pemeriksaan di KEW.PA-17. Cetak laporan dan tandatangan.

Urusetia/ Lembaga Pemeriksa

9

Kemukakan laporan Lembaga Pemeriksa dan dokumen sokongan untuk kelulusan kepada kuasa melulus.

Lembaga Pemeriksa & Urusetia

10

Maklum kepada pemohon dan laksanakan kaedah pelupusan yang

Urusetia/Pengguna

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 40

disyorkan dan di luluskan oleh kuasa melulus.

11

Kemaskini kaedah Pelupusan seperti yang di luluskan

Urusetia

12

Cetak Sijil Penyaksian Pelupusan KEW.PA-18 dan Sijil Pelupusan KEW.PA-19

Urusetia

13

Sahkan semua telah dilupuskan dikemaskini di dalam rekod SPA dan Cetak KEW.PA-2 dan KEW.PA3.

Urusetia

14

Cetak laporan pelupusan KEW.PA-20.

Urusetia

‘ Rujuk Arahan Perbendaharan | Jadual 3 PP bil. 5 Tahun 2007’

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 41

13. Kehilangan dan Hapuskira

“Kehilangan” bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan

oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam,

kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

“Hapus kira” ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

“Pegawai Pengawal” ialah Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua

Pengarah Jabatan.

“Ketua Jabatan” termasuk ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil,

pejabat atau pejabat wilayah.

13.1. Kuasa Melulus

13.1.1. Peringkat Perbendaharaan

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah

keseluruhannya melebihi RM500,000.

(b) Semua kehilangan yang melibatkan peralatan Elektronik,

Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai

perolehan asal iaitu:-

i. Telefon Bimbit;

ii. Walkie-Talkie;

iii. Kamera Digital;

iv. Kamera Video;

v. Komputer Riba;

vi. Palmtop/ Pocket PC;

vii. Personal Digital Assistant (PDA);

viii. LCD projector;

ix. Pemain CD/DVD; dan

x. Smartphone.

(c) Semua kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau

kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 42

13.1.2. Peringkat Pegawai Pengawal

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau

jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.

(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira

mesti berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau

kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

‘ Arahan Perbendaharan | Para 38 PP bil. 5 Tahun 2007’

13.2. Modul Kehilangan dan Hapuskira di dalam sistem SPA:

13.2.1. Proses Kerja dan Tugas Urusetia

(a) Mendaftar laporan Kehilangan dan Mendapatkan maklumat

mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal/Inventori

melalui sistem SPA;

(b) Menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 untuk pengesahan

Ketua Jabatan;

(c) Mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada

Pegawai Pengawal;

(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan

menggunakan contoh format KEW.PA-29;

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis;

(f) Mendapatkan Laporan Akhir KEW.PA-30 daripada Jawatankuasa

Penyiasat dan mengemaskini laporan akhir ke dalam sistem SPA;

(g) Mengemukakan Laporan Akhir bagi mendapatkan ulasan dan

syor daripada Pegawai Pengawal;

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus

kira lengkap dan teratur;

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus

dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal

dikemukakan walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum

diperolehi;

(j) Memaklumkan keputusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan

kemaskini rekod daftar aset di dalam sistem SPA;

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 43

(k) Memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia

Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya;

(l) Cetak Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 untuk pengesahan Ketua

Jabatan dan mengemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam

tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan hapus kira;

(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan

surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib

dan memaklumkannya kepada Perbendaharaan; dan

(n) Menyedia, Mencetak dan mengemukakan Laporan Tahunan

Tindakan Surcaj/Tatatertib KEW.PA-32 ke

‘ Rujuk Arahan Perbendaharan | Para 39.2 PP bil. 5 Tahun 2007’ & ‘ Rujuk Arahan Perbendaharan | Jadual 5 PP bil. 5 Tahun 2007’

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 44

Perlaksanaan. Sistem Pengurusan Stor BAB F | Sistem Pengurusan Stor.

14. SPA merupakan satu Sistem Pengurusan Stor di dalam jabatan. Ia merangkumi proses

penerimaan, penyimpanan, permohonan pengeluaran , kelulusan dan kawalan stor. Sistem

ini dibangunkan mengikut keperluan Panduan Perbedaharaan – Tatacara Pengurusan Stor

(PP-TPS) dan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 dan Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 05 Tahun 2007- Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) serta

lain-lain pekeliling yang masih berkuatkuasa.

15. Modul Keseluruhan Sistem SPA:

16. Kumpulan Pengguna Sistem Stor.

Berikut merupakan kumpulan pengguna Sistem Stor dan mereka hendaklah

dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan:

Kumpulan Pengguna

1 Admin MyStor.

2 Pegawai Stor.

3 Kawalan Stor.

4 Penyelenggara Stor.

5 Pelulus/Penyokong Bahagian

6 Pengguna.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 45

16.1. Admin MyStor.

Admin MyStor ialah pegawai yang dilantik oleh SPA Admin atau Pegawai

Pengawal untuk mengawal keseluruhan operasi.

Skop Kerja dan tanggungjawab :

(a) Membuat pendaftaran Stor.

(b) Melantik Pegawai dan pengawal stor stor yang akan menjaga

stor dibawah kawalannya

(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada semua stor yang

didaftarkan.

16.2. Pegawai Stor.

Pegawai Stor ialah pegawai yang dilantik oleh Stor Admin untuk

mengawal dan menyelia mengikut stor yang telah diamanahkan.

Skop Kerja dan tanggungjawab :

(a) Melantik Penyelenggara stor yang akan menjaga stor dibawah

kawalannya

(b) Melulus atau menolak permohonan keperluan pejabat daripada

pengguna.

(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok

terkini dan senarai pesanan semula).

(d) Kawalan dari aspek barang yang bertarikh lupus dan barang

yang tidak bergerak didalam stor.

(e) Menyediakan laporan tahunan seperti yang dikehendaki oleh

Bahagian Kewangan

16.3. Pengawai Stor ( Kawalan Stor).

Pegawai Stor (Kawalan Stor) ialah pegawai yang dilantik oleh Stor Admin

untuk mengawal dan menyelia mengikut stor yang telah diamanahkan.

Sama tugasnya seperti Pegawai Stor tetapi had kuasa hanya tidak boleh

melantik penyelenggara stor

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 46

Skop Kerja dan tanggungjawab :

(a) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok

terkini dan senarai pesanan semula).

(b) Kawalan dari aspek barang yang bertarikh lupus dan barang

yang tidak bergerak didalam stor.

(c) Menyediakan laporan tahunan seperti yang dikehendaki oleh

Bahagian Kewangan

16.4. Penyelenggara Stor.

Penyelenggara Stor ialah pegawai/ kerani stor yang dilantik oleh Pegawai

Stor untuk menyelia stor

Apabila seorang Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sesuatu

stor melepaskan tanggungjawab kepada pegawai lain maka pegawai

yang mengambil alih hendaklah memeriksa rekod stor dan berpuashati

ia adalah betul dan kemaskini. PP-TPS . Panduan 7.

Skop Kerja:

(a) Merekod penerimaan barang.

(b) Membuat pengeluaran barang mengikut kelulusan yang telah

ditetapkan.

(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok

terkini dan senarai pesanan semula).

16.5. Pelulus Permohonan Barang

Pelulus/Penyokong Bahagian.

Pegawai Pelulus/penyokong permohonan pengguna di bahagiannya.

Pegawai ini boleh jadi Ketua Jabatan sendiri atau pegawai yang dibri

kuasa meluluskan permohonan pengeluaran barang dari stor.

Pegawai Pelulus/penyokong permohonan perlu memastikan barang-

barang yang dipohon adalah untuk kegunaan Bahagian sahaja dan boleh

meluluskan sepenuh atau sebahagian sahaj permohan tersebut.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 47

16.6. Pengguna.

Pengguna dalam skop pengurusan stor ialah pegawai atau kakitangan

yang dibenarkan untuk memohon pengeluaran barang di stor.

Perlantikan Pengguna Sistem SPA akan dibuat oleh Pewagai Stor dan

setiap Bahagian perlu mencadangkan nama kepada Pegawai Stor untuk

tujuan ini.

Sila rujuk terma pengeluaran barang dalam proses permohonan barang.

17. Kawalan Stok

17.1. Katalog Barang Standard / Masterlisting

Semua barang-barang standard hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat

dalam satu katalog yang megadungi maklumat-maklumat mengenai

nombor kod, perihal rupabentuk, unit dan harga.( PP-TPS . Panduan 96.)

Dalam sistem Mystor senarai standard ini boleh dicapai di butang (icon)

Kawalan Stok .Katalog Barang Standard ini mempunyai segala maklumat

barang. Ia hendaklah dicetak dan difailkan untuk tujuan rujukan dan

audit. Katalog Barang Standard ini hendaklah sentiasa dikemaskini setiap

kali terdapat perubahan kepada senarai barang.

17.2. Kod stor

Seberapa boleh, pegawai penerima hendaklah memberi kod kepada

semua barang-barang yang diterima atau bekasnya dengan

menggunakan teg atau tanda pengenalan bagi memudahkan

pengendalian penstoren. PP-TPS . Panduan 72.

17.3. Pengujudan kod dan mengemaskini kod barang yang akan digunakan.

Tanggungjawab mengujud, mengemaskini, menambah dan memadam

semua kod stor adalah bibawah kuasa Pegawai Stor. Semasa

mengendalikan kod stor perkara berikut hendaklah diberi perhatian;

(a) Penggunaan kod akan ditentukan pada permulaan oleh

PegawaiStor semasa mengujudkan stor dan tidak boleh dipinda-

pinda.

(b) Sila rujuk kategori kod barang stor.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 48

(c) Semasa membuat deklarasi kepada kod jenis masukkan bersama

tahap pesanan semula, tahap minima, tahap maksima, unit

ukuran dan gambar barang (jika ada).

(d) Pastikan tiada pertindihan kod.

Contoh deklarasi kod barang:

Contoh kod bagi pen biru.

Kod penuh bagi pen biru mata bola ialah : 0101001

Paras pesanan barang bagi pen biru mata bola : 10 batang

Unit Ukuran bagi pen biru mata bola : Batang.

17.4. Lokasi Stok

Lokasi stok bagi semua barang-barang hendaklah direkodkan di dalam

lejar /kad Stok dan kad petak. Sekiranya perlu dibuat simpanan

rambang, lokasinya hedaklah ditunjuk di dalam satu carta lokasi stok

yang dikemaskini. PP-TPS Panduan. 125.

17.5. Daftar lokasi penyimpanan barang

Bagi sistem Mystor kod lokasi akan dikendalikan oleh Pegawai Stor

ketika mendaftar kod lokasi. Sistem kod lokasi yang digunakan adalah

tetap.

Kategori Sub Kategori Jenis

XX XX XXX

99 Kategori 99 Sub Kategori 99 Jenis

Kategori Sub Kategori Jenis

01 | Alatulis 01| Pen 001 | Pen biru mata bola

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 49

Contoh :

Rak Pertama, Tingkat 1, Lot no 1 dan Lot penyimpanan pertama, oleh

yang demikian deklarasi penuh bagi ruang ini ialah : R01010101.

17.6. Lingkaran Lokasi

Sistem lokasi stok hendaklah dirangka semudah mungkin dan setiap stor

hendaklah mempunyai satu sistem yang tetap. PP-TPS, Panduan. 127.

17.7. Paras Stok

Paras stok harus disimpan mengikut Panduan 111 hingga 117, PP-TPS .

Terdapat tiga jenis paras stok ia itu;

17.7.1. Paras Maksima

Paras kuantiti maksima yang boleh disimpan satu-satu

stor. Pembelian Barang-barang yang berlebihan yang

mengakibatkan pembaziran wang dan ruang stor

hendaklah dielakkan (PP-TPS, Panduan. 95)

17.7.2. Paras Memesan

Paras dimana kuantiti stok telah sampai diperingkat

pesanan semula. Pada paras ini sistem akan

mengeluarkan tanda amaran “Bendera Hijau” (PP-TPS,

Panduan. 105)di icon pesan semula. Tindakan pesan

semula stok perlu dijalankan. (Ikut proses 16.5)

Keterangan Contoh Kod

Jenis Penyimpanan R untuk Rak XX

Rak No. 01 XX

Baris/ Tingkat 01 XX

Lajur/ Lot 01 XX

Ruang 01 XX

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 50

17.7.3. Paras Minima

Paras dimana kuantiti stok adalah kritikal disimpanan

stor. Pada paras ini sistem akan mengeluarkan tanda

amaran “Bendera Merah” (PP-TPS, Panduan. 107)di

icon pesan semula.

17.8. Pesanan Semula

17.8.1. Bagi memastikan stok keperluan mencukupi dan

mengelakkan pembaziran pengawal stor atau pegawai

stor perlu membuat kawalan dengan kaedah:

a. Menyedikan atau mencetak laporan bulanan kadar

penggunaan barang. Seperti yang dinyatakan di

dalam tajuk laporan.

b. Semasa membuat pembelian atau mengeluarkan

borang permohonan pembelian stok, pegawai perlu

melihat terlebih dahulu kadar penggunaan dan baki

semasa stok . Tujuan mengelakkan pembelian

berlebihan.

c. Pembelian barang-barang yang berlebihan akan

mengakibatkan pembaziran modal dan penggunaan

ruang stor yang luas hendaklah dielakkan. ” (PP-TPS,

Panduan. 95)

17.9. Barang-barang yang perlu dipesan.

(a) Barang-barang yang telah mencapai paras untuk pesanan semula

boleh di dapati di icon Senarai Barang Pesanan Semula.

(b) Setiap barang dibawah paras memesan akan ditandakan dengan

warna merah bagi tujuan memudahkan pemerhatian keperluan

barang. Tidak semestinya setiap barang yang ditandakan merah

perlu dipesan serta-merta. Ia bergantung kepada keperluan

Kementerian atau Jabatan.

17.10. Barang-barang bertarikh luput.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 51

Semua barang-barang yang berhad tempuh penggunaan dan tarikh

luput hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat (PP-TPS, Panduan. 95).

Dalam sistem Mystor, Pegawai Stor hendaklah;

(a) Senarai barang-barang bertarikh luput perlu disemak sekurang-

kurangnya seminggu sekali bagi menelakkan barang tidak boleh

digunakan lagi.

(b). Pegawai stor perlu mencetak senarai barang bertarikh luput dan

membuat perancangan kepada penggunaan barang tersebut.

17.11. Barang-barang tidak bergerak.

(a) Senarai barang tidak bergerak yang terdapat di dalam sistem

mengikut kaedah dimana jika tiada transaksi pengeluaran dalam

tempoh yang ditetapkan ia akan masuk ke dalam senarai item tidak

bergerak.

(b) Pegawai stor perlu memastikan barang tidak bergerak tidak dipesan

untuk tambahan stok dan membuat semakan kepada barang

tersebut untuk tujuan pelupusan. (Sekiranya barang tidak

digunakan lagi)

18. Rekod/Lejar Stor

Pekeling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007 mengkehendaki semua maklumat dalam

Daftar Stor Bekalan Pejabat (KEW314) di pindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300J3) dan

Kad Petak (KEW. 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor.

18.1. Kad Stok

Satu lajer stor atau kad kawalan stok (KEW 300 J3) untuk merekod

penerimaan dan keluaran barang-barang hendaklah disimpan di setiap

stor dan hendaklah menunjukkan; PP-TPS, Panduan 88.

a. Kuantiti dan harga setiap barang yang diterima.

b. Kuantiti, kadar keluaran dan jumlah nilai setiap keluaran; Baki-

baki numerik dan kewangan yang tinggal dalam stok setelah

resit atau keluaran telah dicatitkan

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 52

18.2. Kad Petak

Kad Petak (KEW300 300 J4) hendaklah disediakan bagi merekod

terimaan, keluaran dan baki stok. PP-TPS, Panduan 92.

Sebaik-baiknya Kad Petak ini hendaklah diletakan berhampiran dengan

barang-barang bagi memudahkan perekodan keluar-masuk barang.

18.3. Cetakan KAD PETAK dan KAD STOK

Kedua-dua kad perlu diselenggara seperti yang telah di nyatakan

didalam panduan perbendaharan - Tatacara pengurusan Stor bil. 85. Di

mana di dalam penggunaan sistem ini penyelenggara atau pegawai stor

perlu mencetak apabila diperlukan atau selepas setiap muka surat telah

penuh. Dan ia perlu difailkan di fail Kad Petak dan fail Kad Stok.

18.4. Pembetulan kad stok/Lejar

Kesilapan merekod di kad stok/Lejar tidak boleh dipadam (delete). PP-

TPS, Panduan 89. Semua pembetulan boleh dilakukan dengan membuat

lejar kedalam sistem

18.5. Keadaan dibenarkan pembetulan pada lejar atau Kad Kawalan Stok:

(a) Kesilapan semasa merekod penerimaan atau pengeluaran

barang.

(b) Berlaku perselisihan stok ( Disahkan oleh Pegawai Audit).

18.6. Kaedah pembetulan lajer atau Kad Kawalan Stok.

(a) Hanya pegawai stor sahaja dibenarkan untuk membuat

pembetulan lajer atau Kad Kawalan Stok.

(b) Pegawai stor perlu memasukkan sebab kenapa pembetulan

rekod perlu dilakukan.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 53

19. Penerimaan

19.1. Rekod Penerimaan.

19.1.1. Penerima hendaklah menyemak barang-barang tersebut

berdasarkan pesanan kerajaan, nota hantaran, bil

serahan, inbois atau sebarang dokumen penghantaran

yang sah. (PP.TPS Panduan 48)

19.1.2. Pengesahan hanya boleh dilakukan apabila telah ada

kepastian barang telah lengkap diterima.

19.1.3. Setiap penerimaan perlu direkod ke dalam kad petak,

kad kawalan stok dan sistem Mystor.

19.1.4. Penyelenggara perlu mencetak akuan penerimaan

sebagai rekod penerimaan stok daripada pembekal.

19.1.5. Semua rekod penerimaan perlu difailkan di fail khas

penerimaan barang.

19.2. Pemulangan Barang-Barang Yang Belum Guna.

Barang-barang yang telah dikeluarkan dari stor tetapi belum digunakan

dan hendak dikembalikan ke Stor hendaklah dimasukkira sebagai stok

biasa.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 54

19.3. Carta alir proses penerimaan barang stok.

Rajah 9 | Carta Alir Penerimaan Barang Stok

20. Permohonan dan Pengeluaran Barang

Tiap-tiap pengeluaran perlu mendapat kebenaran daripada Pegawai Stor atau seorang

pegawai yang diwakilkan secara bertulis. Pengeluar dan penerima hendaklah

menandatangani baucer pengeluaran barang tersebut. PP-TPS, Panduan 16.

Penyelenggara stor hanya perlu membuat pengeluaran mengikut barang dan kuantiti

barang yang telah diluluskan oleh Pengawai Stor sahaja. PP-TPS, Panduan 17.

20.1. Kaedah Permohonan barang-barang stor menggunakan sistem.

20.1.1. Semua permohonan bagi pengeluaran barang-barang

stor perlu melalui sistem SPA

20.1.2. Setiap bahagian akan melantik pengguna sistem yang

akan menjadi wakil permohonan pengeluaran barang.

20.1.3. Wakil bahagian akan mengagihkan barang kepada

pengguna akhir.

20.1.4. Setiap permohonan bagi pengeluaran perlu mendapat

pengesahan atau sokongan daripada pegawai stor di

peringkat bahagian.

Jika barang tidak cukup atau rosak|

Maklumkan kepada pembekal dan mohon bekalkan kuantiti yang berselisih

Penerimaa Barang| Pastikan penerimaan barang

beserta DO.

Rekod Penerimaan| Barang yang telah di semak direkod dilam sistem. Pastikan kategori dan jenis barang dipilih dengan betul

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 55

20.1.5. Barang-barang yang diluluskan pengeluaran oleh

pengawai stor pusat/Kementerian/Jabatan sahaja yang

dibenarkan untuk pengeluaran oleh penyelenggara stor

dan diambil oleh pemohon barang.

20.2. Perkara-perkara yang perlu dipatuhi.

20.2.1. Pengguna DILARANG mengambil barang terus di stor

tampa melalui proses permohonan on-line.

20.2.2. Penyelenggara stor DILARANG untuk membuat

pengeluaran tampa melalui proses seperti dinyatakan

di atas.

20.2.3. Pengguna dinasihati memohon barang-barang dengan

betul untuk mengelakkan kesukaran dalam proses

pengeluaran.

20.2.4. Hanya permohonan yang mempunyai sokongan

daripada pegawai stor bahagian sahaja yang akan

diproses untuk semakan pegawai stor Jabatan atau

Kementerian.

20.2.5. Pegawai stor Kementerian/ Jabatan akan meluluskan

pengeluaran mengikut keperluan munasabah.

20.3. Rekod Pengeluaran.

20.3.1. Rekod pengeluaran barang perlu dilakukan oleh

penyelenggara stor apabila barang dikeluarkan dari

stor.

20.3.2. Penyelenggara perlu mencetak baucer pengeluaran

sebagai rekod pengeluaran stok kepada pengguna.

20.3.3. Baucer pengeluaran WAJIB di tandatangani oleh

penerima atau pengambil barang.

20.3.4. Semua rekod pengeluaran perlu difailkan di fail khas

pengeluaran barang.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 56

20.4. Pengeluaran secara Manual

20.4.1. Langkah-langkah pengeluaran secara manual dijalankan.

1. Pengguna perlu mengisi borang permohonan

pengeluaran barang stor.

2. Permohonan perlu mendapat kelulusan Bahagian.

3. Penyelenggara Stor mengeluarkan barang dan

mengesahkan pengeluaran tersebut.

4. Penyelenggara Stor merekod pengeluaran di

dalam sistem dan mencetak borang pengeluaran.

5. Pengguna mengesahkan pengeluaran barang.

6. Failkan borang pengeluaran.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 57

20.5. Pengeluaran secara Online

Rajah 10| Carta Alir Proses Permohonan Barang.

Permohonan Semula

Permohonan Semula

Permohonan Bekalan Pejabat | Permohonan daaripada pengguna atau wakil bahagian

Proses Kelulusan di Peringkat Bahagian | Ketua bahagian perlu menyokong permohonan.

Senarai Permohonan Di sokong |

Proses Kelulusan di Peringkat Pegawai Stor| Pegawai stor perlu meluluskan permohonan.

Senarai Lulus| Senarai permohonan yang diluluskan menunggu pengeluaran barang

Pengeluaran Barang| Pengeluaran oleh penyelenggara stor. Pengambil barang dan pengeluar perlu menandatangani baucer pengeluaran.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 58

21. Verifikasi Stok dan Perkiraan.

21.1. Verifikasi Stok.

21.2. Pegawai Pemverifikasi Stok.

Pegawai Pemverifikasi stor adalah mereka yang dilantik oleh Pegawai

Pengawal dan tidak terlbat secara lansung dengan pengurusan stor

untuk membuat pemverifikasian barang-barang di stor.

21.3. Tugas-tugas Pemverifikasi Stok.

a. Membuat verifikasi stok mengikut masa yang sesuai

b. Barang Tidak menarik perlu diverifikasi dua tahun sekali.

c. Barang Menarik perlu diverifikasi setahun sekali.

d. Barang sangat menarik perlu diverifikasi tidak kurang 2 kali

setahun.

e. Menyediakan Laporan Verifikasi (Lampiran S, K , U1 dan U2)

f. Mengemukakan laporan kepada Ketua Jabatan

21.4. Pemverifikasi Stok Menggunakan Sistem SPA

21.4.1. Untuk tujuan verifikasi, pegawai yang dilantik perlu

membuat verifikasi seperti yang dinyatakan didalam

sistem.

21.4.2. Seterunya perlu mencetak laporan-laporan

pemeriksaaann/ verifikasi seperti lampiran S, K , U1 dan

U2.

21.4.3. Jika terdapat perselisihan ia perlu dirujuk untuk

pertimbangan pegawai pengawal.

21.5. Peyelarasan Laporan Verifikasi

Sekiranya terdapat perselisihan, daripada laporan dan pertimbangan

Pegawai Pengawal diterima, Pegawai Stor hendaklah membuat

pembetulan pada kad lajer untuk mengimbangkan baki fizikal dengan

baki semasa di dalam kad lejar dan sistem.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 59

21.6. Perkiraan Stok

21.6.1. Pegawai stor hendaklah melaksanakan satu

perancangan pusingan pengiraan stor yang formal

seperti yang digariskan dalam PP. TPS Panduan 202

hingga 206. Perkiraan stok hendaklah dijalankan

sekurang-kurangnya setahun sekali

21.6.2. Pegawai Stor hendaklah menyediakan senarai barang-

barang yang dikira. PP. TPS Panduan 205

21.6.3. Dalam sistem Mystor pengiraan stok boleh dilaksanakan

dengan membandingkan fizikal barang dengan senarai

stok terkini. Sekiranya terdapat perselisihan pegawai

stor perlu menyediakan atau mencetak Penyata

penyesuaian Stok (KEW 300 K ) dan dikemukakan

kepada Pegawai Pengawal melalui Ketua Jabatan untuk

kelulusan.

22. Pelupusan dan Hapuskira Barang Stor.

22.1. Pada dasarnya terdapat 2 kaedah pelupsan dan hapuskira bagi barang-

barang stor ia itu;

(a) Kaedah pelupusan dan hapuskira yang sama dengan proses

pelupusan aset alih kerajaan (TPA) bagi tindakap pelupusan biasa,

dan

(b) Sekiranya terdapat barang usang dan perselisihan stor yang

dilaporkan oleh pemverifikasi stok melalui laporan-laporan

pemeriksaaann/verifikasi seperti lampiran S, K , U1 dan U2 dan

diluluskan oleh Pegawai Pengawal.

22.2. Hanya Pegawai Stor sahaja yang dibenarkan untuk mengemaskini rekod

pelupusan dan hapuskira stok.

22.3. Hanya barang-barang yang telah diluluskan oleh pegawai pengawal atau

Kementerian Kewangan sahaja yang dibenarkan untuk dilupuskan.

22.4. Keputusan pelupusan dan hapuskira hendaklah direkod dan diselaras ke

dalam kad petak dan kad lejar/kawalan stok.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 60

22.5. Pengawai Stor perlu mencetak laporan pelupusan dan hapuskira barang

stok tiga bulan sekali (jika Perlu).

23. Laporan Stor

23.1. Berdasarkan pekeliling perbendaharaan 12 Tahun 1995 – Tanggungjawab

Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan aset dan stor menyenarikan

laoporan-laporan yang perlu dikemukakan oleh Jabatan ke Kementerian

Kewangan.

23.2. Mystor telah mengadakan format-format laporan bagi memudahkan

pengguna menjana laporan. Laporan-laporan tersebut boleh dibahagi

kepada;

· Laporan Bulanan

· Laporan Tahunan

23.3. Laporan Bulanan

· Laporan Penerimaan dan Pengeluaran

23.4. Laporan Tahunan/Tetap

· Kadar Pusingan Stok

· Sijil Tahunan Pemeriksaan stok

· Sijil Verifikasi Stok