perekayasaan majlis daerah mbmb: lesen tred perniagaan &...

PEREKAYASAAN

MAJLIS DAERAH MBMB:

LESEN TRED PERNIAGAAN

& IKLAN

Pendaftaran Projek : Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

- 20% daripada semua permohonan melebihidari tempoh piagam.

- anggota lewat memproses permohonan- ada permohonan / dokumen tidak lengkap

- Mengurangkan langkah-langkah memproses Lesen Tred Perniagaansupaya jangka masa untuk mengeluarkan lesen dapat disingkatkan. - pastikan dokumen yang lengkap sahaja diterima.- meningkatkan hasil kutipan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : 100 % permohonan diproses danmendapat keputusan Piagam Pelanggan

• Faedah Kewangan : Mengurangkan kospematuhan

• metric = 10 Hari - Berisiko

Proses: Pemohonan Lesen Tred Perniagaan

Mula: Terima permohonan

Tamat: Maklum Kelulusan

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Datuk Zainal Bin Hj. Abu

Penubuhan PasukanOct 2012 Oct 2012 Ketua Projek: Haji Ab Aziz Bin Majid

Inventori Lesen Oct 2012 Oct 2012 Penolong Projek : Norkalbi Bt Buang

Perekayasaan (BPR)

Oct 2012 Nov 2012

Ahli : Hirfizi Hafis, Noramirulnizam Bin Khamis, Mohd Ashadi Bin Ahamad, Jamal Bin Abu, Marhalim Bin Bain, Khairul Nizam Omar, Azlin Azmi, Isa Aziz, Salamuddin Kamaruzzaman, Asnal Bin Seman, Mohd Arif. Norzilah Bt. Salleh

Analisa Data10 Apr’13 30 May’13

Cadangan Penyelesaian

10Apr’13 30 May’13

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a) Berisiko

Jawatan / Jabatan Proses kerja Semasa(As-Is) Lesen Tred Perniagaan & Iklan(Berisiko)

Pemohon

PT(Kaunter)

PT (Unit)

PT(Teknikal)

PPKPUnit(8)

PPTK

PL

JawatankuasaPerlesenandan Penjaja

6. Sediakan senarai permohonan untuk mesy. & surat panggilan mesy

beserta maklumat premis bagi tujuan pemeriksaan teknikal

MP: 30 mt

1. Hantar permohonan

3. Buat bayaran MP: 10 mt

2. Semak dokumenMP: 10 mt

4. Memberi slip akuan proses

MP:5 mt

A

5. Buka fail & rekod dalam sistem Logins

MP: 20 mt

9. Mesy. & syor keputusan

MP: 120 mt

7. Pemeriksaan

PremisMP: 240mt

8. Ulasan dan tentukan kadar

MP: 30 mt

4j

4j

2.5h

2.5j

1.5h

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan & Iklan(Berisiko)

Jawatan / Jabatan AS_IS Lesen Tred Perniagaan & Iklan (Berisiko

Pemohon

PT(Kaunter)

PT (Unit)

PT(Teknikal)

PPKP Unit(8)

PPTK

PL

Jawatankuasa Perlesenandan Penjaja

A

11. Kemaskini kptsn mesy dlm

sistem Logins MP: 20 mt

15. Buka akaun lesen, cetak srt kptsn dan lesen

MP: 20 mt

16. T/tgn srt & lesenMP: 5mt

17. Smpn srt & lesen sehigga hr tklimat

MP: 2mt

18. Dtg utk taklimat & ambil lesenMP: 30 mt

12. Keluarkan cabutan minit mesy.

MP: 60 mt

10. Sediakan minit mesy MP: 1j 30m

19. Buat byrnMP: 2 mt

3j

10m

10m

1h 30mt

1h

10m

13. Pengesahan cabutan minit

MP: 1 mt

14. Masukkan cabutan minit dalam fail

MP:2mt

30m10m

10m

LULUS

9 hari

3 jam

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan & Iklan(Berisiko)

Value Analysis Lesen Tred Perniagaan (Berisiko)-(1/2)

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize

NVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

# ActivityCustomer Value

Added(CVA)

Customer Non Value Added

Masa

Proses

(m)

Masa

Menunggu

(m)

Jumlah

Masa

BVA NVA

A Hantar permohonan √ 1 0 1

B Semak dokumen √ √ 10 0 10

C Buat bayaran √ √ 10 0 10

D Memberi slip akuan proses √ √ 5 0 5

EBuka fail & rekod dalam sistemLogins

√ √ 20 240 242

F

Sediakan senarai permohonanuntuk mesy. & surat panggilanmesy

√ √ 30 240 270

G Pemeriksaan Premis √ √ 240 1200 1440

H Ulasan dan tentukan kadar √ √ 30 150 180

I Mesy. & syor keputusan √ √ 120 720 840

J Sediakan minit mesy √ √ 90 180 270

KKemaskini kptsn mesy dlmsistem Logins

√ √ 20 10 30

L Keluarkan cabutan minit mesy. √ √ 60 10 70

Value Analysis Lesen Tred Perniagaan (Berisiko)-(2/2)




Added(CVA)


Masa

Proses

(m)

Masa

Menunggu

(m)

Jumlah

Masa

BVA NVA

M Pengesahan cabutan minit √ √1 30 31

NMasukkan cabutan minitdalam fail

√ √

2 10 12

0Buka akaun lesen & cetaksurat kptsn dan lesen

√ √

20 10 30

P Tandatangan surat & lesen √ √ 5 480 485

QSmpn srt & lesen sehiggahari taklimat

√ √2 30 32

RDtg utk taklimat & ambil lesen

√ √30 480 510

S Buat bayran √ √2 10 12

698 3800 4480/9HARI

Jawatan / Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter)

PT (Unit)

PT (Teknikal)

PPKP

PPKPK

PL

3. Buat bayaran MP: 10 mt

2. Semak dokumenMP: 5 mt

4. Memberi slip akuan proses

MP:5 mt

5. Buka fail & rekod dalam sistem Logins

MP: 20 mt


MP:1m

6. Buat ulasan & syor sokong

MP: 10 mt

7. Pengesahan sokonganMP: 2 mt


MP: 20 mt

240m

20m

10m

10. T/tgn srt & lesenMP: 5mt

11. Smpn srt & lesen sehigga hr

tklimatMP: 2mt

12. Dtg utk taklimat & ambil lesenMP: 30 mt

13. Buat byrnMP: 2 mt

10m

30m

1440m

8. KelulusanMP: 2 mt

10m

480m

LULUS

4 hari

Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Tred Perniagaan & Iklan- Tidak Berisiko

Value Analysis Lesen Tred Perniagaan (Tidak Berisiko)-(1/2)




Added(CVA)


Masa

Proses

(m)

Masa

Menunggu

(m)

Jumlah

Masa

BVA NVA


B Semak dokumen √ √ 5 0 5

C

Buat bayaran√ 10 0 10

D Memberi slip akuan proses √ √ 5 0 5

EBuka fail & rekod dalam

sistem Logins√ √ 20 240 260

FBuat ulasan & syor sokong

√ √ 10 20 30

G Pengesahan sokongan √ √ 2 10 12

H Kelulusan √ √ 2 10 12

IBuka akaun lesen, cetak srt

kptsn dan lesen√ √ 20 10 30

Value Analysis Lesen Tred Perniagaan (Tidak Berisiko)-(2/2)




Added(CVA)


Masa

Proses

(m)

Masa

Menunggu

(m)

Jumlah

Masa

BVA NVA

J T/tgn srt & lesen √ √ 5 480 485

KSmpn srt & lesen sehigga hr

tklimat√ √ 2 30 32

LDtg utk taklimat & ambil

lesen√ √ 30 1440 1470

M Buat byrn √ √ √ 2 10 12

63 19902053

/4HARI

PROSES ‘TO BE’Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a)Berisiko

(b)Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan Lesen Tred Perniagaan & Iklan Berisiko [TO-BE]

Pemohon

PT(Kaunter)

PT (Unit)

PT(Teknikal)

PPKP Unit(8)

PPTK

PL

JawatankuasaKelulusanLesen

5. Sediakan senarai permohonan untuk mesy. & surat panggilan mesy

beserta maklumat premis bagi tujuan pemeriksaan teknikal

MP: 30 mt


2. Semak dokumen, dan rekod maklumat pemohon

dalam sistemMP: 20 mt

A

8. Mesy. & syor keputusan

MP: 180 mt

6. Pemeriksaan Premis, buat

ulasan dan kadarMP: 240mt

300m

120m

4. Masukkan borang & dokumen dalam

poketMP: 2 mt

7. Penyediaan pembentangan mesy.

MP: 15mt

3. Terima bayaran dan beri slip akuan proses

MP: 60 mt

(Nama pemohon & syarikat, alamat premis, IC, jenis tred, no. cukai taksiran)

1260m

Proses Kerja Semasa (To-Be) Lesen Tred Perniagaan & Iklan - Berisiko

240m

Jawatan / Jabatan Lesen Tred Perniagaan & Iklan Berisiko [TO-BE]

Pemohon

PT(Kaunter)

PT (Unit)

PT(Teknikal)

PPKP Unit(8)

PPTK

PL

JawatankuasaKelulusanLesen

A

13. Buka fail, masukkan maklumat berkaitan dan wujudkan akaun lesen

MP: 20 mt

10. Keluarkan jadual keputusan mesy dan cabutan minit mesy

MP: 20mt

780m

11. Pengesahan cabutan minit

MP: 5 mt

10m

9. Sediakan minit dan keputusan mesy.

MP: 2jam

14. Cetak sijil lesen, sediakan surat

pemberitahuan & aku janji MP: 20 mt

10m 30m

12. . Masukkan cabutan minit dalam poket

MP: 5mt

10m

15. Maklum pada pemohon melalui

sms/fonMP: 5 mt

16. T/tgn aku janji, ambil lesen dan buat byrn

MP: 2 mt

LULUS

7 hari

Proses Kerja Semasa (To-Be) Lesen Tred Perniagaan & Iklan - Berisiko

Value Analysis Lesen Tred Perniagaan (Berisiko)




Added(CVA)


Masa

Proses

(m)

Masa

Menunggu

(m)

Jumlah

Masa

BVA NVA


B Terima dan semak √ √ 20 0 20

CTerima bayaran dan beri slip

akuan proses√ √ 60 240 300

DMasukan borang dalam poket

fail√ √ 2 0 2

E

Sediakan senarai

permohonan dan surat

panggilan mesyuarat untuk

tujuan periksaaan teknikal

√ √ 30 300 330

FPemeriksaan premis, ulasan

dan kadar√ √ 240 1260 1500

GPenyediaan pembentangan

mesyuarat√ √ 15 120 135

HMesyuarat dan syor

keputusan√ √ 180 780 960

√ √ 547 27003247

/7 hari

Jawatan / Jabatan Aktiviti

Pemohon

PT (Kaunter)

PT (Unit)

PT (Teknikal)

PPKP/PPKPK

PL

3. Buka fail dan rekod maklumat dlm

sistem loginsMP: 5 mt

1. Hantarpermohonan


MP: 10 mt

4. Kelulusan dan kadar lesen

MP: 5 mt

7.Ambil lesen dan t/tgn akujanji

MP: 2mt

8. Buat bayaran proses & lesen di

kaunter kewangan

LULUS

28mt

2. Semak dokumen, cetak

slip proses MP:5mt

6.Serah lesen dan akujanjiMP:1 mt

Proses Kerja Semasa (To-Be) Lesen Tred Perniagaan & Iklan - Tidak Berisiko

Value Analysis Lesen Tred Perniagaan (Tidak Berisiko)




Added(CVA)


Masa

Proses

(m)

Masa

Menunggu

(m)

Jumlah

Masa

BVA NVA


BSemak dokumen dan beri slip

bayaran lesen√ √ 5 0 5

C Buka fail dan rekod maklumat √ 5 0 5

D Kelulusan dan kadar lesen √ 5 0 5

EBuka akaun, cetak surat dan

lesen√ 10 0 10

F Serah lesen dan akujanji √ 1 0 1

GAmbil lesen dan tandatangan

aku janji

√√ 2 0 2

H Buat bayaran √ 0 0 0

28 0 28minit

No. Perkara Sebelum Selepas

1.

Kecekapan Kerja

a) Berisiko

b) Tidak Berisiko

a) 16%

b) 3%

a) 17%

b) 100%

2.

Masa keseluruhan proses

a) Berisiko

b) Tidak Berisiko

a) 9 hari

b) 4 Hari

a) 7 Hari

b) 28 minit

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-

undang (nyatakan

akta/peraturan)

-UUK Tred, Perniagaan dan

Perindustrian 1984

-UUK Kedai Gunting Rambut

dan Pendandan Rambut

- UUK Panggung dan Tempat

Hiburan Awam 1987

- UUK Kawalan dan

Penyeliaan tempat-tempat

makan 1981

- UUK Iklan 1986

-Enakmen Hiburan dan

Tempat-tempat Hiburan 1998

-UUK Pelesenan Tred

(MBMB) 2010

-UUK Kedai Gunting Rambut

dan Pendandan Rambut

- UUK Panggung dan Tempat

Hiburan Awam 1987

- UUK Kawalan dan

penyeliaan tempat-tempat

-UUK Iklan1986 makan 1981

-Enakmen Hiburan 2001

Dasar Pelesenan

Majlis

2. Piagam Pelanggan

(Masa Kelulusan)

a) Berisiko - 9 hari

b) Tidak Berisiko – 4 hari

a) 7 hari

b) 28 minit

1) Mesyuarat

Kelulusan

Lesen diadakan

setiap minggu

2) Makluman

keputusan

melalui

SMS/telefon/

surat

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan



3. Caj/bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a) Borang – RM2.00

b) Proses - RM10.00

c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

a) Borang – percuma

b) Proses - RM10.00

c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

1) Muat turun borang dari

laman web

2) Kajian semakan kadar

lesen sedang

dijalankan.

4. Nama Borang

• Komposit

• Contoh

a) Borang Premis/Hiburan/Iklan Borang Komposit Komposit borang

5. Tempoh sahlaku 1 tahun 1 hingga 3 tahun (opsyen)Semua jenis lesen kecuali

Penjaja/gerai majlis

6. Pembaharuan 1 tahun 1 hingga 3 tahun (Opsyen)Semua jenis lesen kecuali

Penjaja/gerai majlis

7. Agensi yang

dirujuka) PDRM( Lesen Hiburan) b) PDRM(Lesen Hiburan)

Klasifikasi semula senarai

aktiviti berisiko sahaja.




8. Keperluan

Dokumen sokongan

a) Gambar pemohon

b) Salinan Kad Pengenalan

c) Pelan Lokasi

d) Salinan SSM

e) Salinan cukai pintu/ CF

f) Salinan geran tanah

g) Salinan surat kebenaran tuan

bangunan/tuan tanah

h)1 keping gambar premis

i) Sampul surat & setem

j) Ulasan jabatan teknikal –

Bomba,JAS(jika berkaitan)

a)Salinan Kad Pengenalan

b) Pelan Lokasi

c) Salinan SSM

d) Salinan cukai pintu/CF

e) Salinan geran tanah

f) Salinan surat kebenaran tuan

bangunan/tuan tanah

g)1 keping gambar premis

h) Ulasan Jabatan Teknikal

-Bomba,JAS(jika berkaitan)

-

9. Kaedah

PermohonanManual Online

Sistem e-

PBT/BLESS


perekayasaan majlis daerah mbmb: lesen tred perniagaan &...

Documents