perekayasaan majlis daerah kuala langat ...pemeriksaan premis mp: 3 jam 1. hantar permohonan 5....

PEREKAYASAAN

MAJLIS DAERAH KUALA LANGAT :

LESEN TRED PERNIAGAAN

& IKLAN

Pendaftaran Projek : Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa

yang di ambil oleh MDKL bagi mendapatkan

kelulusan lesen perniagaan. Jika ditambahbaik

daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan

lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti

perniagaan dalam kawasan MDKL. Seterusnya

dapat menarik minat peniaga kecil dalam kawasan

MDKL.

• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.

• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.

• Komposit borang permohonan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan

• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos

pematuhan

Proses : Lesen Perniagaan

Mula : Terima permohonan

Tamat : Pemohon terima surat kelulusan

Dalam Skop : MDKL

Luar Skop : Agensi dirujuk

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Tuan Abdul Azizi bin Ibrahim

Penubuhan Pasukan 22 Oct 13 22 Oct 13 Ketua Projek : En. Shafiq bin Zulkifli

(017-2754764. email : [email protected])

Inventori Lesen 22 Oct 13 23 Oct 13 Pen. Projek : Sr.Hj.Zailani Hashim

(019-2459612. email : [email protected])

Perekayasaan (BPR) 23 Oct 13 23 Oct 13 Ahli: En.Nur Hassan bin Aziz)

Analisa Data 23 Oct 13 24 Oct 13

Cadangan Penyelesaian 24 Oct 13 25 Oct 13

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’ i) Lesen Tred Perniagaan & Iklan (a)Berisiko

(b)Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan Lesen Tred Perniagaan Berisiko [Rendah] As-Is

Pemohon

PbTK / PbT (Kaunter)

PbTK / PbT

PPKP

Jabatan Teknikal

YDP/SUMD/PKP/PT(L) /Jawatankuasa Perlesenan

1. Hantar Borang

Permohonan

3. Daftar, Buka Fail & Penyerahan

Permit Perniagaan Sementara MP: 30 m

11.

Bayaran &

Penyerahan

Lesen

4. Buat surat ulasan Jabatan Teknikal

MP: 30 m

6. Lawatan Tapak 7 hari

2. Semak dokumen MP: 5m

Tak Lengkap

Lengkap

5. Laporan / Ulasan Jabatan Teknikal &

penyerahan fail kepada PPKP

MM: 14 hari

7. Sediakan Laporan /

Ulasan MP: 30m

10. Penyediaan surat tolak MP: 30 m

MM : 30 m

MM : 30 m

MM : 3 hari

LULUS

27 hari

4 jam

MM : 3 hari

8. Pertimbangan MP: 30m

9. Penyediaan surat kelulusan &

‘key in’ data dalam sistem

MP: 30 m

Tolak

Lulus

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non Value

Added Masa

Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit)

BVA NVA

1. Hantar permohonan / - - -

2. Semak dokumen / 5 30 35

3. Cetak slip akuan terima / proses dari sistem, buka fail &

penyerahan lesen perniagaan sementara

/ 30 0 30

4. Menyediakan surat ulasan Jabatan Teknikal /

30 0 30

5. Laporan / Ulasan jabatan Teknikal / 6720 1440 8160

6. . Lawatan Tapak oleh PPKP / 3360 0 3360

7. Menyediakan laporan / ulasan / 30 0 30

8. Pertimbangan Kelulusan / 30 0 30

9. Menyediaan surat / 30 30 60

10. Bayaran & penyerahan lesen / 0 1440 1440

TOTAL 10235 2940 13175

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and Optimize

NVA – Eliminate

Value Analysis of Process (BERISIKO RENDAH)

10235 (Masa Proses)

x 100 = 77.7 % (Kecekapan Proses)

13175 (Masa Diambil)

Jawatan / Jabatan Lesen Tred Perniagaan Berisiko [Tinggi] As-Is

Pemohon


PbTK / PbT

PPKP

Jabatan Teknikal


1. Hantar Borang

Permohonan



11.

Bayaran &

Penyerahan

Lesen


MP: 30 m



Tak Lengkap

Lengkap



MM: 14 hari

7. Sediakan Laporan / Ulasan &

kertas mesyuarat MP: 1 hari


MM : 30 m

MM : 1 hari

MM : 3 hari

LULUS

29 hari

6 jam

MM : 3 hari

8. Pertimbangan Mesyuarat MP: 180m



MP: 30 m

Tolak

Lulus

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non Value

Added Masa

Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit)

BVA NVA





/ 30 0 30


30 0 30



7. Menyediakan laporan / ulasan & kertas mesyuarat / 480 0 480

8. Pertimbangan Kelulusan (mesyuarat) / 180 0 180



TOTAL 10835 3390 14225


NVA – Eliminate

Value Analysis of Process (BERISIKO TINGGI)

10835 (Masa Proses)



Jawatan / Jabatan Lesen Tred Perniagaan Tidak Berisiko (Serta Merta) ‘As Is’

Pemohon

PbTK/PbT (Lesen)

YDP/SUMD/ PKP/PT(L)/ PPKP/ PbTK (Lesen)

YDP/SUMD/PKP/PT(L)

LULUS

30

minit

7. Pemeriksaan Premis

MP: 3 jam

1. Hantar permohonan

5. Masuk Data & Cetakan Bil

Lesen MP: 5 m 2. Semak

dokumen MP: 5m

Lengkap

Tak Lengkap

MM:5 m

6. Surat Kelulusan &

Syarat – syarat MP: 5m

4. Kelulusan Am MP:5m

3. Daftar Permohonan dan Buka Fail

MP: 5m

8. Kelulusan Penuh

MP: 5m

9. Rekod & Simpan MP:5m

10. Pembatalan Lesen

MP: 5m

Kekal Lulus

Tolak

Aktiviti Customer

Value Added

(CVA)

Customer

Non Value

Added Masa

Proses

Masa

Menunggu

Masa

Diambil

BVA NVA


2. Semak dokumen / 5 minit - 5 minit

3. Daftar, Buka fail & rekod dalam sistem e-PBT

/ 5 minit - 5 minit

4. Kelulusan & Lampirkan syarat kelulusan & Cetak lesen

/ 15 minit 15 minit

5. Terima lesen & buat bayaran / / 5 minit 5 minit

TOTAL 25 minit 5 minit 30 minit


NVA – Eliminate

Value Analysis of Process To-Be (TIDAK BERISIKO)

25

(Masa Proses)


30

(Masa Diambil)

PROSES ‘TO BE’ Lesen Tred Perniagaan & Iklan

(a)Berisiko

(b)Tidak Berisiko

Jawatan / Jabatan Lesen Tred Perniagaan Berisiko [ Rendah ] To-Be

Pemohon


PbTK / PbT

PPKP

Jabatan Teknikal


1. Hantar Borang

Permohonan

9.

Bayaran &

Penyerahan

Lesen

3. Daftar, buka fail & penyerahan permit

perniagaan sementara & surat ulasan Jabatan Teknikal

MP: 30 m

5. Sediakan Laporan / Ulasan

MP: 30m


Tak Lengkap

Lengkap

4. Laporan / Ulasan Jabatan Teknikal & penyerahan fail

kepada PPKP untuk Lawatan Tapak

MM: 14 hari


MM : 3 hari

LULUS

17 hari

3 jam

MM : 1 jam

6. Pertimbangan MP: 10m


makluman melalui sms

MP: 30 m

Tolak Lulus

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non

Value Added Masa

Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit)

BVA NVA

1. Hantar permohonan - - -

2. Semak dokumen

5

0 5

3.

Daftar, proses dari sistem, buka fail & penyerahan permit perniagaan sementara dan buat surat ulasan Jabatan Teknikal

30 0 30

4. .Laporan / Ulasan Jabatan Teknikal & Lawatan tapak oleh PPKP

6720 1440 8160

5. Sedia laporan / ulasan 30 0 30

7. Pertimbangan Kelulusan

10 0 10

8. . Penyediakan surat dan makluman melalui sms

30 0 30

9. Bayaran dan Penyerahan Lesen 0 60 60

TOTAL 6825 1500 8325


NVA – Eliminate

Value Analysis of Process (Berisiko Rendah) TO - BE

6825

(Masa Proses)

x 100 = 82 % (Kecekapan Proses)

8325

(Masa Diambil)

Jawatan / Jabatan Lesen Tred Perniagaan Berisiko [Tinggi] To-Be

Pemohon


PbTK / PbT

PPKP

Jabatan Teknikal


1. Hantar Borang

Permohonan



11.

Bayaran &

Penyerahan

Lesen


MP: 30 m



Tak Lengkap

Lengkap



MM: 14 hari

7. Sediakan Laporan / Ulasan &

kertas mesyuarat MP: 1 hari


MM : 30 m

MM : 1 hari

MM : 3 hari

LULUS

29 hari

6 jam

MM : 3 hari

8. Pertimbangan Mesyuarat MP: 180m



MP: 30 m

Tolak

Lulus

Aktiviti

Customer

Value

Added

(CVA)

Customer Non Value

Added Masa

Proses

(minit)

Masa

Menunggu

(minit)

Masa

Diambil

(minit)

BVA NVA





/ 30 0 30


30 0 30



7. Menyediakan laporan / ulasan & kertas mesyuarat / 480 0 480

8. Pertimbangan Kelulusan (mesyuarat) / 180 0 180



TOTAL 10835 3390 14225


NVA – Eliminate

Value Analysis of Process (Berisiko Tinggi) To-Be

10835 (Masa Proses)



Jawatan / Jabatan Lesen Tred Perniagaan Tidak Berisiko (Serta Merta) [TO-BE]

Pemohon

PbTK/PbT (Lesen)

YDP/SUMD/ PKP/PT(L)/ PPKP/ PbTK (Lesen)

YDP/SUMD/PKP/PT(L)

LULUS

30

minit

7. Pemeriksaan Premis

MP: 3 jam

1. Hantar permohonan

5. Masuk Data & Cetakan Bil

Lesen MP: 5 m 2. Semak

dokumen MP: 5m

Lengkap

Tak Lengkap

MM:5 m 6. Surat

Kelulusan & Syarat – syarat &

Terima Lesen MP: 5m

4. Kelulusan Am MP:5m

3. Daftar Permohonan dan Buka Fail

MP: 5m

8. Kelulusan Penuh

MP: 5m

9. Rekod & Simpan MP:5m

10. Pembatalan Lesen

MP: 5m

Kekal Lulus

Tolak

Aktiviti Customer

Value Added

(CVA)

Customer

Non Value

Added Masa

Proses

Masa

Menunggu

Masa

Diambil

BVA NVA


2. Semak dokumen / 5 minit - 5 minit

3. Daftar, Buka fail & rekod dalam sistem e-PBT

/ 5 minit - 5 minit

4. Kelulusan & Lampirkan syarat kelulusan & Cetak lesen

/ 15 minit 15 minit

5. Terima lesen & buat bayaran / / 5 minit 5 minit

TOTAL 25 minit 5 minit 30 minit


NVA – Eliminate

Value Analysis of Process To-Be (TIDAK BERISIKO)

25

(Masa Proses)


30

(Masa Diambil)

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

LESEN TRED PERNIAGAAN & IKLAN

No. Perkara Sebelum Selepas

1.

Kecekapan Kerja

a) Berisiko

I. Rendah

II. Tinggi

b)Tidak Berisiko

I. 77.7%

II. 76.1%

b) 83.3%

I. 82.0%

II. 76.1%

b) 83.3%

2.

Jumlah Aktiviti

a) Berisiko

I. Rendah

II. Tinggi

b)Tidak Berisiko

I. 11

II. 11

b) 10

I. 9

II. 11

b) 10

3. Masa Keseluruhan Proses

a) Berisiko

I. Rendah

II. Tinggi

b) Tidak Berisiko

I. 27 hari 4 jam

II. 29 hari 6 jam

b) 30 minit

I. 17 hari 3 jam

II. 29 hari 6 jam

b) 30 minit

Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-

undang (nyatakan

akta/peraturan)

•UUK Pelesenan Tred, Perniagaan dan

Perindustrian (MDKL) 2007

•UUK Pusat Siber dan Kafe Siber (MDKL)

2007

•UUK Krematorium (MDKL) 2007

•UUK Kolam Renang (MDKL) 2007

•UUK Pusat Kecantikan dan Penjagaan

Kesihatan (MDKL) 2007

•UUK Pasar (MDKL) 2007

•UUK Pelesenan Anjing dan Rumah

Pembiakan Anjing

•UUK Hotel (MDKL) 2007

•UUK Iklan (MDKL) 2007

•UUK Pilihan Raya (MDKL) 2007

•UUK Penjaja (MDKL) 2007

•UUK Pelesenan Establisymen Makanan

(MDKL) 2007

•UUK Pusat Sukan Persendirian (MDKL) 2007

•Enakmen Hiburan dan Tempat-tempat

Hiburan 1995

•UUK Pelesenan Tred, Perniagaan dan

Perindustrian (MDKL) 2007

•UUK Pusat Siber dan Kafe Siber (MDKL)

2007

•UUK Krematorium (MDKL) 2007

•UUK Kolam Renang (MDKL) 2007

•UUK Pusat Kecantikan dan Penjagaan

Kesihatan (MDKL) 2007

•UUK Pasar (MDKL) 2007

•UUK Pelesenan Anjing dan Rumah

Pembiakan Anjing

•UUK Hotel (MDKL) 2007

•UUK Iklan (MDKL) 2007

•UUK Pilihan Raya (MDKL) 2007

•UUK Penjaja (MDKL) 2007

•UUK Pelesenan Establisymen Makanan

(MDKL) 2007

•UUK Pusat Sukan Persendirian (MDKL)

2007

•Enakmen Hiburan dan Tempat-tempat

Hiburan 1995

2. Piagam Pelanggan

(Masa Kelulusan)

a) Berisiko - 30 hari

b) Tidak Berisiko – 1 hari

a) 17 hari

b) 30 minit

1) Penurunan

kuasa

3. Caj/bayaran

• Borang

• Proses

• Kelulusan

a) Borang – RM 2.00

b) Proses - RM 20.00

c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

a) Borang – 2.00

b) Proses - RM 20.00

c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti

Perniagaan

1) Kekal (tiada

perubahan)

4. Nama Borang a)Borang Permohonan Lesen Komposit

b) Borang Permohonan Lesen Serta Merta

a)Borang Permohonan Lesen

Komposit

b) Borang Permohonan Lesen Serta

Merta

Komposit

borang

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Lesen Tred Perniagaan & Iklan

Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

5. Tempoh sahlaku 1 tahun 1 tahun Tiada Perubahan

6. Pembaharuan 1 tahun 1 tahun Tiada Perubahan

7. Agensi yang

dirujuk

a) Jab. Bangunan, MDKL

b) Jab. Perancangan,MDKL

c) Jab. Bomba (jika berkaitan)

d) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)

e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)

f) PDRM (jika berkaitan)

g) Jab. Veterinar (jika berkaitan)

h) MAINS (jika berkaitan)

i)Kementerian Kewangan (jika berkaitan)

a) Jab. Bangunan, MDKL

b) Jab. Perancangan,MDKL

c) Jab. Bomba (jika berkaitan)

d) Pej. Kesihatan (jika berkaitan)

e) Pejabat Tanah ( jika berkaitan)

f) PDRM (jika berkaitan)

g) Jab. Veterinar (jika berkaitan)

h) MAINS (jika berkaitan)

i)Kementerian Kewangan (jika berkaitan

Klasifikasi

semula senarai

aktiviti berisiko

dan tidak

berisiko

8. Keperluan

Dokumen

sokongan

a) Gambar pemohon

b) Salinan Kad Pengenalan

c) Pelan Lokasi

d) Salinan SSM

e) Salinan cukai pintu

f) Salinan geran tanah

g) Salinan surat kebenaran tuan

bangunan

h) Salinan CF (jika bangunan baru

sahaja)

i) 3 keping gambar premis pandangan

hadapan

a) Gambar pemohon

b) Salinan Kad Pengenalan

c) Pelan Lokasi

d) Salinan SSM

e) Salinan cukai pintu

f) Salinan geran tanah

g) Salinan surat kebenaran tuan

bangunan

h) Salinan CF (jika bangunan baru

sahaja)

i) 3 keping gambar premis pandangan

hadapan

Tiada Perubahan

9. Kaedah

Permohonan Manual Manual

Sistem e - PBT / i

CLASS

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan

Isu dan Cabaran

Waste Isu Penambahbaikan

Correction

Over Process PPKP membuat

pemeriksaan premis

selepas menerima ulasan

Jabatan Teknikal.

PPKP membuat pemeriksaan premis semasa

surat ulasan Jabatan Teknikal dikeluarkan.

Over Produce (

Waiting Pemohon menunggu

keputusan lesen mengambil

masa 3 hari (melalui pos)

Tandatangan manual oleh

SU/YDP mengambil masa.

Makluman keputusan lesen kepada pemohon melalui sms dan surat. Keputusan dapat disampaikan dalam masa 5 minit.

Tidak perlu tandatangan untuk surat kelulusan

dengan menggantikan cetakan berkomputer

Transportation (

Inventory

Motion

perekayasaan majlis daerah kuala langat ...pemeriksaan premis mp: 3 jam 1. hantar permohonan 5....

Documents