*

PERANCANGANSECARA ASAS MENENTUKAN OBJEKTIF YANG HENDAK DICAPAI OLEH SESEBUAH ORGANISASI DAN BAGAIMANA UNTUK MENCAPAI OBJEKTIF TERSEBUT*

PERANCANGANSatu spesifikasi sumber-sumber yang diperlukan dan tindakan yang perlu diambil untuk mencapai objektif pengeluaran organisasi; biasanya ia merangkumi skala masasatu proses menyatakan terlebih dahulu (in-advance) bagaimana objektif pengeluaran organisasi boleh dicapaimerancang perlu dilaksanakan dengan mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh polisi syarikat dan program pengeluaran perlulah yang boleh dicapai*

PERANCANGANPemilihan sasaranbeberapa tindakan yang akan datangmembuat keputusan bagaimana untuk mencapai hasil yang dikehendakimerangkumi pengumpulan dan menganalisa maklumat untuk membuat keputusanmencari kaedah-kaedah untuk mencapainya*

FUNGSI PERANCANGANPemilihan bahan-bahan yang sesuaipemilihan kaedah-kaedah yang sesuaipemilihan mesin dan peralatan yang sesuaimenentukan aliran kerja (routing)membuat anggaran (masa operasi)menentukan bebanan (kapasiti)membuat penjadualan*

MATLAMAT

Memastikan produk yang diperlukan dikeluarkan dengan kaedah yang terbaik dan termurah

Menentukan tarikh penghantaran yang sebenar dan mencari bagaimana untuk mencapainya

Menentukan masa yang tepat dan tempahan pengeluaran dengan cara mengimbangi bebanan kerja

Membolehkan piawai kualiti yang sebenar tercapai

Menentukan kuantiti yang diperlukan dihasilkan

Mengurangkan pembaziran bahan-bahan dan tenaga kerja*

PERANAN PENYELIATugas paling penting untuk seorang penyelia

Bertanggungjawab dalam penyediaan perancangan operasi (short term planning)

Perancangan aktiviti harian tenaga kerja

Memberi maklumat kepada pihak atasan

*

JENIS-JENIS RANCANGAN

objektif yang merangkumi untuk sesebuah organisasi

skop yang meluas

rancangan jangka panjang

disediakan oleh pihak atasan pengurusan

menyediakan tindakan yang diperlukan untuk mencapai objektif tertentu didalam rancangan strategik

skop yang lebih kecil

rancangan jangka-pendek

disediakan oleh pengurus peringkat pertengahan dan rendah

*

PROSES PERANCANGANSet objektif

Membentuk dan nyatakan anggapan perancangan

Semak semua kemungkinan yang menghalang perancangan

Sediakan rancangan pilihan (alternate plan)

Pilih rancangan yang terbaik

Ubahsuai rancangan kepada tindakan

Sediakan langkah susulan*

LANGKAH-LANGKAH PERANCANGANTentukan objektif projek

Pilih strategi asas untuk mencapai objektif

Pecahkan projek kepada subunit atau langkah

Tentukan piawai (performance standard) untuk setiap subunit

Tentukan jangkamasa yang diperlukan untuk setiap subunit*

LANGKAH-LANGKAH PERANCANGANTentukan turutan subunit dan masukkan maklumat ini didalam jadual keseluruhan projek

Kirakan kos untuk setiap subunit didalam belanjawan projek

Kirakan keperluan kakitangan, termasuk bilangan dan kedudukan, tugas dan tanggungjawab

Tentukan jenis-jenis latihan yang diperlukan

*

PERANCANGAN & PENJADUALANSaling bergantung antara satu sama lain

Melibatkan perancangan sumber (resources) untuk keseluruhan projek

Menentukan aktiviti-aktiviti, jangkamasa, penjadualan untuk tenaga kerja dan sumber-sumber lain (bahan, peralatan) yang diperlukan untuk mencapai tarikh siap projek*

KEBAIKAN PERANCANGANMembantu pengurusan mengubahsuai mengikut perkembangan semasa;

Membantu dalam menyelesaikan masalah dalam isu utama

Membolehkan pihak pengurus melihat keadaan semua operasi dengan lebih jelas;

Membantu dalam menetapkan tanggungjawab dengan lebih tepat

Membantu dalam memperolehi koordinasi diantara beberapa bahagian dalam organisasi*

KEBAIKAN PERANCANGAN

Bertujuan untuk menetapkan objektif lebih spesifik dan diketahui;

Mengurangkan kerja-kerja agakan (guesswork)

Menjimatkan masa, tenaga manusia dan kos;

Membantu dalam mengurangkan kesilapan dalam membuat keputusan*

PENGURUSAN PROJEKSuatu perancangan, mengarah, dan mengawal sumber

(manusia, peralatan, bahan) untuk mencapai objektif dari segi

faktor teknikal, kos dan masa projek*

PARAMETER PROJEK*

ANALISA KERJA*

ANALISA KERJAUntuk mengetahui semua aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan serta keperluan-keperluan dalam pelaksanaan kerja tersebut supaya matlamat projek dapat dicapai.*

ANALISA KERJA

Perkara-perkara yang perlu diketahui:aktiviti-aktiviti yang terlibatkaedah kerjaproses dan aliran kerjaperalatan dan mesintenaga kerja : bilangan dan kemahiranjangkamasa*

SPESIFIKASI PROJEKLatarbelakang projek

Objektif projek

Komponen projek- komponen yang perlu untuk mencapai objektif- alternatif teknik-teknik asas, anggaran pengeluara dan teknologi-teknologi yang boleh diperolehi*

SPESIFIKASI PROJEK4.Anggaran kos projek- modal, operasi dan penyenggaraan

Output dan faedah - saiz permintaan/pasaran bagi keluaran atau perkhidmatan- faedah-faedah yang dijangka- kawasan sasaran*

SPESIFIKASI PROJEK

Justifikasi projek- justifikasi pemilihan projek- pulangan kewangan/ekonomi

Maklumat tambahan- halangan/faktor yang memberi kesan kepada projek*

SPESIFIKASI PROJEK Pelaksanaan projek- tanggungjawab agensi pelaksana- penjadualan pelbagai aktiviti- jadual pelaksanaan*

KENALPASTI SUMBER(IDENTIFY RESOURCES)KENALPASTI SUMBER*KENALPASTI SUMBER(IDENTIFY RESOURCES)

KENALPASTI SUMBERBahan Mentah

Sumber Manusia

Mesin dan Peralatan*

BAHAN MENTAH (MATERIAL)bahan mentah - bahan mentah asli : besi - separa siap : komponen logam dan plastik- siap : bolt, skru, kusyen dllkuantitikualitipembekal : sendiri atau orang lainmasa penghantaranmasa penyediaan komponen separa siapinventori

*

Perancangan Bahan MentahSpesifikasi produk- jenis bahan, ukuran- lukisan kejuruteraan - lukisan pemasangan

Permintaan pelanggan dan keupayaan MPS

Kemudahan mendapatkan bahan mentah

keupayaan inventori

senarai barang untuk produk (BOM)

*

Satu jadual perancangan pengeluaran untuk memasang atau membuat produk yang telah ditempah, ia meliputi :- senarai barang untuk diproses- kuantiti- tarikh penghantaran

berasaskan permintaan dan keupayaan kilang- ramalan dan tempahan*

Contoh MPSSyarikat A mengeluarkan 3 jenis kerusi mempunyai MPS seperti berikut :*

BILL OF MATERIAL (BOM)

Senarai bahan mentah, bahan separa siap dan barang siap yang diperlukan dalam menyiapkan sesuatu produk

Menggunakan kaedah rajah pokok atau struktur pecahan kerja (projek)*

KEPERLUAN MESIN DAN PERALATANBerasaskan :- spesifikasi produk ketepatan dimensi- bilangan produk- proses pengeluaran yang dipilih- kapasiti mesin- keperluan penyenggaraan mesin- kemampuan syarikat- aspek-aspek keselamatan*

KEPERLUAN MESIN DAN PERALATANSusunatur mesin- bergantung kepada proses

Penjadualan- penggunaan mesin yang optima- Carta Gantt bebanan mesin- jadual diselaraskan dengan jadual penugasan kerja

*

KEPERLUAN SUMBER MANUSIAbertujuan menentukan pekerja yang sesuai dipilih dari segi bilangan dan kemahiran dan membuat penjadualan kerja yang optima supaya tiada pekerja atau mesin yang melahu

Jadual penugasan-jadual pengeluaran induk- tempoh masa sesuatu kerja- selari dengan jadual bebanan mesin dan jadual kerja*

MERANCANG KOS PROJEKkomponen kos :

tenaga kerja (labor)

perbelanjaan asas (overhead)

bahan-bahan mentah (material)

peralatan dan alat-alat kelengkapan untuk menyiapkan projek

*

KENALPASTI PROSES(IDENTIFY PROSESSES)*

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)STRUKTUR PEMECAHAN KERJA*

KENALPASTI PROSESMengenalpasti kerja-kerja yang perlu dilaksanakan

memilih proses yang sesuai

aliran kerja (process flow chart)

struktur pecahan kerja (work breakdown structure)*

STRUKTUR PEMECAHAN KERJASatu teknik yang sistematik dalam mengenalpasti berbagai-bagai komponen dan aktiviti

Berbentuk susunan dan bertingkat

Langkah pertama dalam penyediaan carta penjadualan dan analisis kerja*

STRUKTUR PEMECAHAN KERJAMembahagi projek mengikut pakej-pakej kerja atau aktiviti yang sesuai dan lengkap mengikut lojik

Menentukan pembahagian tanggungjawab bagi semua tugas yang telah dikenalpasti kepada organisasi yang tertentu dan elemen-elemennya (spt bhg, sektor, pegawai yang bertugas)*

STEPS TO BUILD WBS FOR CONFRENCE PLANNING*1. Partition the project into its major objectives 1.1 Develop the program 1.2 Set the conference site and date 1.3 Design and implement the marketing plan

2. Partition the objectives into activities 1.1 Develop the program 1.1.1 Establish theme and topics 1.1.2 Obtain speakers 1.1.3 Prepare handout materials

1.2 Set the conference site and date 1.2.1 Set the conference date 1.2.2 Select the commit conference site 1.2.3 Confirm arrangements

* 1.3 Design and implement the marketing plan 1.3.1 Develop and print conference brochure 1.3.2 Obtain label sets for direct mail 1.3.3 Mail conference brochures 1.3.4 Receive and acknowledge registrations 3. Check each activity for compliance with activity characteristics and further partition 1.1.3 Prepare handout materials 1.1.3.1 Obtain handout materials from speakers 1.1.3.2 Prepare and print conference notebook

STRUKTUR PEMECAHAN KERJA*

CARTA GANTT (BAR)Bar-bar yang mendatar mewakili aktiviti pelaksanaan utama

Permulaan dan penghujung menunjukkan tarikh permulaan dan tamat setiap aktiviti

Paksi mendatar menunjukkan skala masa

Cara yang paling mudah dan berkesan dalam menunjukkan kedudukan setiap komponen/aktiviti projek

Tidak menunjukkan kesan kelewatan sesuatu aktiviti dalam menyiapkan keseluruhan projek*

*19HARIAKTIVITIABCDEFGHCARTA GANTT PLANACTUAL

MENENTUKAN JANGKAMASA KERJA(DETERMINE DURATION OF WORK)*

MENENTUKAN JANGKAMASA KERJAKenalpasti kerja dan elemen kerja yang perlu dilakukan

Menganggar jangka masa kerja

Membuat jadual kerja berpandukan jangkamasa*

*WORK STUDY

ANALISIS RANGKAIANGambarajah lojik menunjukkan hubungkait aktiviti-aktiviti yang terlibat

Pertalian antara aktiviti-aktiviti dan kesan perubahan diantara satu sama lain

Penentuan laluan kritikal melalui rangkaian projek

Mengenalpasti kerja-kerja yang perlu disiapkan mengikut jadual yang telah ditetapkan*

TEKNIK-TEKNIK PERANCANGAN PROJEKKaedah Laluan Kritikal (Critical Path Method)

PERT (Project Evaluation and Review Technique)

Carta Gantt (Gantt Chart)

*

PERT and CPMNetwork techniquesDeveloped in 1950sCPM by DuPont for chemical plants (1957)PERT by Booz, Allen & Hamilton with the U.S. Navy, for Polaris missile (1958)Consider precedence relationships and interdependenciesEach uses a different estimate of activity times*

PERT Activity Times3 time estimatesOptimistic times (a)Most-likely time (m)Pessimistic time (b)Follow beta distributionExpected time: t = (a + 4m + b)/6Variance of times: v = (b - a)2/6*

Project TimesExpected project time (T)Sum of critical path activity times, t Project variance (V)Sum of critical path activity variances, v*Used to obtain probability of project completion!

PERT Probability ExampleYoure a project planner for General Dynamics. A submarine project has an expected completion time of 40 weeks, with a standard deviation of 5 weeks. What is the probability of finishing the sub in 50 weeks or less?*

Converting to Standardized Variable*T = 40s = 550XNormal DistributionZXT=-=-=s5040520.mz = 0sZ = 1Z2.0Standardized Normal Distribution

Obtaining the Probability*mz = 0sZ = 1Z2.0Z.00.010.0.50000.50399::::2.0.97725.97784.978312.1.98214.98257.98300Standardized Normal Probability Table (Portion)Probabilities in body.02.50798.97725

Questions Which May Be Addressed by PERT & CPM*Is the project on schedule, ahead of schedule, or behind schedule?Is the project over or under cost budget?Are there enough resources available to finish the project on time?If the project must be finished in less than the scheduled amount of time, what is the way to accomplish this at least cost?

The Six Steps Common to PERT & CPMDefine the project and prepare the work breakdown structure,Develop relationships among the activities. (Decide which activities must precede and which must follow others.)Draw the network connecting all of the activitiesAssign time and/or cost estimates to each activityCompute the longest time path through the network. This is called the critical pathUse the network to help plan, schedule, monitor, and control the project*

A Comparison of AON and AOA Network Conventions*

Milwaukee General Hospitals Activities and Predecessors *

ActivityDescriptionImmediate PredecessorsABuild internal components-BModify roof and floor-CConstruct collection stackADPour concrete and install frameA, BEBuild high-temperature burnerCFInstall pollution control systemCGInstall air pollution deviceD, EHInspect and testF, G

AON Network for Milwaukee General Hospital*Arrows show precedence relationships

AOA Network (With Dummy Activities) for Milwaukee General*HInspect/TestGInstall pollution control deviceDPour concrete/ Install frameBModify roof/floorCConstruct stackFInstall controlsEBuild burnerA Build internal componentsDummy Activity

TEKNIK RANGKAIAN 3 langkah utama menggunakan teknik rangkaian :

1.Rancang projek- analisis untuk menentukan aktiviti yang mesti dilaksanakan- susunan aktiviti*

TEKNIK RANGKAIAN2. Jadualkan projek- anggarkan masa untuk setiap aktiviti- membuat pengiraan dan menentukan aktiviti kritikal (jangkamasa projek)*

TEKNIK RANGKAIAN3. Mengawas projek (monitor)- perancangan dan penjadualan kerja- semak dan kemaskinikan penjadualan mengikut perlaksanaan semasa*

*Aktiviti Kod 1 2 A 1 3 B 1 4 C 1 5 D 2 4 E 3 4 F 4 5 G 5 6 H 6 7 I

*E

*

AktivitiAktiviti sebelumnyaJangkamasa (hari)Keperluan pekerjaA-22B-42C-52DA104EB11FC31GD42HE, F, G35

CRITICAL PATH METHOD*1234567ABCDEGFH

CRITICAL PATH METHOD*1234567ABCDEGFH245101343ES=0EF=20045245125812161619LF=19EF=19191616161615131212221513011LS=8

*CRITICAL PATH METHOD1234567ABCDEGFH245101343ES=0EF=20045245125812161619LF=19EF=19191616161615131212221513011LS=8CRITICAL PART = LF EF = 0 = LS ES = 0FLOAT = LF EF # 0 = LS ES # 0

Advantages of PERT/CPMEspecially useful when scheduling and controlling large projects.Straightforward concept and not mathematically complex.Graphical networks aid perception of relationships among project activities.Critical path & slack time analyses help pinpoint activities that need to be closely watched.Project documentation and graphics point out who is responsible for various activities.Applicable to a wide variety of projects.Useful in monitoring schedules and costs.*

Limitations of PERT/CPMAssumes clearly defined, independent, & stable activitiesSpecified precedence relationshipsActivity times (PERT) follow beta distributionSubjective time estimatesOver-emphasis on critical path*

MENYELESAIKAN PERANCANGAN KERJA(FINALISE WORK)

*

Penyelesaian akhir perancanganPenganalisaan semula semua bahagian perancangan kerja yang telah dilaksanakan

Perancangan kerja muktamad

penjadualan kerja

Penyediaan tenaga kerja, bahan mentah dan peralatan

laporan dan pengesahan*

PENGAGIHAN SUMBERHistogram sumber- penjadualan untuk tenaga kerja- penjadualan untuk bahan-bahan - penjadualan untuk peralatan dan mesin*

*ABCDEFGH19HARIBILPEKERJAHISTORAM SUMBER (TENAGA KERJA)

*ABCDEFGH19HARIBILPEKERJABCHISTORAM SUMBER (TENAGA KERJA)

*What circumstances lead the two organizations to develop different, yet similar tools for the management of complex projects?

In your discussion of PERT/CPM, you should probably note that PERT helps us identify critical tasks/activities and look at the probability of completing the project by a given date; CPM helps us analyze the cost/time tradeoffs possible if we need to speed the project up.*In your discussion of activity times, you should probably at least make note of the difference between most likely and average or expected completion times.*There are those that argue that the Polaris could not have been built without the use of project management techniques (PERT).*Another issue with respect to the use of PERT/CPM is the cost and amount of management time required to keep the system up to date.