Strategic Action Plan Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat), dan bertakwalah kepada Allah, sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan( Al-Hasyr, ayat 18 ).

"Manfaatkanlah kesempatan yang lima, sebelum (datang) lima yang lainnya, yaitu: Masa mudamu sebelum datang masa tuamu. Masa sehatmu sebelum datang sakitmu. Masa kayamu sebelum datang fakirmu. Masa hidupmu sebelum matimu. Dan masa senggangmu sebelum datang kesibukanmu.“ (Muhammad SAW)

Good result without good planning come from good luck not good management (David Jaquith)

Strategic Action Plan- Bagian dari manajemen strategis bisnis, yang berisi : visi, misi dan strategi pada masing-masing unit , baik unit (revenue center) maupun (cost center), yang dilengkapidengan aplikasi strategis unit dan sistem akuntabilitas. - Suatu dokumen perencanaan yang harus dimiliki oleh pejabat struktural dan tenaga fungsional,- Pedoman bagi unit tertentu dalam melaksanakan aksinya untuk mencapai tujuan unit dan pada akhirnya akan mendukung pencapaian misi organisasi- Dapat dijadikan dasar penilaian kinerja bagi tenaga struktural dan fungsional dengan harapan secara transparan dapat diminta pertanggung gugatannya atas apa yang mereka kerjakan sesuai bidang tugasnya masing-masing.- Business Plan pejabat fungsional yang unitnya menghasilkan uang

Manfaat SAP

1. Unit akan mengetahui apa yang harus dikerjakan dalam rangka mewujudkan visi rum ahsakit, menjalankan misi dan strategi rumah sakit2. Memperjelas tugas dan fungsi unit3. Kinerja unit akan terukur4. Terjadi koherensi antar unit5. Kinerja para pejabat dapat diukur untuk kepentingan promosi jabatan, remunerasi atau merit system, dll

Komponen SAP1. Rencana Strategic Unit yang bersangkutan2. Implementasi strategy3. Akuntabilitas

Ciri khasnya adalah :MISI yang dibuat atau disusun berdasarkan tugas pokok dan fungsi yang dijalankan oleh unit tersebut, sehingga antara unit satu dengan unit lainnya tidak akan saling berbenturan dalam melaksanakan tugasnya bahkan sebaliknya akan terjadi saling menguatkan (Energizer) dan

akan terjadi keterlekatan tugas dan fungsi secara transparan

1. Rencana Strategic UnitA. Tahapan Penyusunan Rencana strategis Unit

Tahap IPada halaman pertama SAP penyusun menuliskan nama pejabat yang menyusun, pangkat, jabatan, unit, dan organisasi serta tugas pokok dan fungsi.

Tahap II (Ringkasan Eksekutif)Pada halaman kedua disusun ringkasan eksekutif, yang merupakan rangkuman isi dari SAP. Sebaiknya dibuat setelah seluruh isi SAP selesai disusun. Tidak terlalu sedikit tp tidak melebihi satu halaman

Tahap III (merumuskan visi unit):- Pernyataan yang menggambarkan masa depan yang ingin diciptakan, yang dijelaskan seolah-olah terjadi pada saat ini.- Kata visi (bahasa latin VIDERE)= melihat.- Membantu organisasi untuk mendekatkan misi kepada tujuan organisasi yang ingin dicapai.- Disusun dengan melihat hasil SWOT (Asumsi), Shared vision, bersama-sama dengan staf pada unit yang bersangkutan. - Mengacu ke visi organisasi, tetapi sebaiknya tidak sama dengan visi organisasi. sifatnya intangible namun harus realistik, - Mampu membangkitkan semangat/inspirasi unit, - Menantang / memotivasi- Ringkas tidak terlalu panjang /berlebihan. - Tegar dan tidak kaku, tak membatasi gerak organisasi dalam mewujudkannya- Terfokus kepada suatu titik atau tujuan dimasa depan- Menjadi pedoman arahan, bukan aturan yang mengikat- Orientasi masa depan dengan memperhatikan hal-hal positif dimasa lalu (Unlearn, Learning, Relearn)

Tahap IV (Misi unit) : - Bisa lebih dari satu pernyataan = jml tupoksi- Mengacu ke tugas dan fungsi, agar misi yang dibuat menjadi realistik dan bisa dilaksanakan atau merupakan rangkuman dari tugas pokok dan fungsi, yang berkaitan dengan sifat hal-hal yang strategis saja.- Adalah upaya yang akan dilakukan unit untuk mencapai sukses- Pernyataan yang menyajikan apa yang harus dilakukan organisasi/unit supaya bisa sukses. - Perumusan misi harus memperlihatkan kebutuhan dan tuntutan.

Contoh :1. Memberikan pelayanan prima yang berbasis kepada profesionalisme SDM2. Misi Unit Kerja Mengembangkan profesionalisme SDM

Tahap V. (Merumuskan Nilai2):

Harus berdasarkan kesepakatan seluruh anggota unit yang bersangkutan. Nilai atau value sebaiknya padat ringkas namun tidak disingkat seperti norma atau expected behaviors.

Contoh :“Bekerja sepenuh hati dengan semangat tim work “

Tahap VI Pengorganisasiana. Struktur Organisasib. Pimpinan dan Karyawanc. Denah dan Luas Bangunan Instalasid. Pembiayaan- Sistem Remunerasi (Gaji, Insentif, Uang Lembur, dll) tahun terakhir - Biaya Listrik setahun- Biaya Laundry setahun- Biaya makan setahun- Biaya Pemeliharaan- Biaya operasional, obat obatan, bahan dan alat habis pakai- Biaya Tetap Unit (Fixed cost)e. Pendapatan setahunf. Breakeven Point

Tahap VII. (Analisa Lingkungan/SWOT analysis)a. Analisa Lingkungan Internal- Untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan unit yang bersangkutan.- Kekuatan yang dimaksud adalah kekuatan dari unit itu sendiri dan tidak melihat kekuatan organisasi rumah sakit maupun unit-unit lain.- Berdasarkan data yang ada akan lebih tajam (Evidance based)- Dengan BSC dapat dilakukan pendekatan 4 perspektif yaitu terhadap SDM, Proses bisnis internal, pelanggan dan keuangan ditambah hal lain yang dibutuhkan

Analisa Kekuatan dan Kelemahan :

b. Lingkungan eksternal unitAdalah analisa tentang peluang dan ancaman. Peluang :

Hal apapun yang bisa menguntungkan baik dari unit lain maupun peluang diluar rumah sakit sesuai dengan kajian atau analisa unit itu sendiri.Contoh : dukungan, pembiayaan yang lancar, kebijakan atasan dll.Ancaman :Setiap hal yang bisa menghambat kinerja unit yang bersangkutan baik dari unit lainnya ataupun dari luar organisasi rumah sakit

Analisa Peluang dan ancaman:

Setelah kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman diketahui dan diketahui pula bobotnya masing-masing maka dapat digambarkan dalam grafik SWOT, sehingga bisa diketahui, apakah unit tersebut berada pada kwadran offensive, Reconsiliation, Liquidation atau defensive.Jika sudah diketahui posisinya maka dapat diberi penjelasan secara singkat padat dan jelas dibawah grafik SWOT yang menggambarkan mengapa unit tersebut berada pada posisi itu

Tahap VII. (Asumsi )Dari hasil analisa lingkungan maka bisa disusun asumsi-asumsi, yang memperlihatkan apa yang akan terjadi dengan kondisi unit seperti itu. Asumsi yang baik dibuat dengan TOWS matriks, tapi Bisa juga dengan membandingkan antara kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Penulisan asumsi hanya dalam bentuk kalimat saja secara berurutan.

Tahap VIII (Issue Strategis/pengembangan)Dari asumsi-asumsi yang telah tersusun buatlah rangkuman dan pemadatan dari asumsi tersebut sehingga terbentuk isue strategis atau isue pengembangan. Isue ini sangat penting sebab berawal dari isue inilah maka kita akan mulai berfikir strategis

Contoh:ISSUE STRATEGIS (Critical success issues) Kegiatan pendidikan dan pelatihan serta pengendalian mutu layanan dapat dilaksanakan dengan baik dan professional, namun hal tersebut belum terlaksana dengan baik. Adapun penyebabanya adalah anggaran, SDM, serta sarana/prasarana yang belum memadai juga tidak didukung oleh SOP diklat yang jelas dan benar. Focus terhadap kegiatan diklat intern dapat menghemat dana. Meskipun program dan anggaran serta kegiatan sudah terangkum dalam DPA/RBA namun biayanya biasanya tidak mencukupi kebutuhan pendidikan dan pelatihan serta pengendalian mutu Jika tidak dilakukan pembenahan terhadap masalah tersebut diatas, maka menjadikan seksi diklat

sebagai pusat penyelenggara pendidikan dan pelatihan panutan, serta pengendali mutu yang handal sulit diwujudkan, padahal keberadaan seksi diklat dan pengendali mutu yang handal merupakan tulang punggung pelayanan di rumah sakit

Tahap IX KEADAAN SEKARANG (Current state)a. Issue-issue utama (Main issue)1. ……2. …………3. ……………………4. ………………………b. Kunci Pendorong Internal (Key Force in The Local)1. …………………………2. ………………………….3. ……………………………..4. …………………………………………

Tahap X. (Tujuan Unit)Setelah diketahui ISSUE ISSUE STRATEGIS maka selanjutnya ditetapkan tujuan unit yang bersangkutan. Hendaknya melihat misi unit, dan CSF. Kemudian lakukan analisa berdasarkan pandangan terhadap peran unit terhadap pertanggung jawaban terhadap masyarakat, sumber daya, inovasi unit, kinerja managerial, perannya terhadap keuntungan organisasi, produktifitas unit, kinerja pegawai dan niat baik unit yang bersangkutan, serta posisi unit terhadap kemampuan memanfaatkan peluang pasar. Atau bisa juga berdasarkan SMART sebab tujuan yang baik harus memiliki syarat-syarat tertentu yaitu, spesifik, terukur, bisa dicapai, masuk diakal dan memiliki batasan waktu tertentu. Disusun dalam bentuk kata benda

Tahap XI. (menentukan sasaran strategis):

Merupakan Penjabaran dari tujuan. Harus lebih operasional dari tujuan dan dapat memperlihatkan waktu serta target tertentu. Sebaiknya dalam bentuk kata benda.

Tahap XII. (strategi )Strategi disusun dengan melihat yang telah disusun dari mulai visi, misi, tujuan, dan sasaran. Strategi ini sebenarnya akan melahirkan kebijakan-kebijakan strategis yang nantinya akan diwujudkan dalam bentuk surat keputusan atau yang sejenis dari direktur rumah sakit, dengan maksud agar dalam pelaksanaan strategi sudah ada payung atau izin resmi dari atasannya

B.Tahap Penyusunan Implementasi Strategi

Tahap I.Langkah awal penyusunan rencana implementasi strategi /aplikasi strategy adalah dengan melihat sasaran strategis yang tercantum dalam rencana strategis unit dan apa kebijakan strategisnya. Lalu mulailah dengan menjabarkan program apa yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Dengan demikian program-program unit merupakan penjabaran

dari sasaran strategis. Penulisannya dalam bentuk tabel dengan rincian, sasaran, program dan jadwal pelaksanaan selama minimal lima tahun

Tahap II ( Penjabaran program ke Kegiatan)Satu program dapat terdiri dari beberapa kegiatan Kemudian tuliskan siapa penanggung jawab masing-masing kegiatan unit yang bersangkutan. Penanggung jawab dipilih dari anggota unit yang bersangkutan. Kemudian tentukan berapa pembiayaan masing-masing kegiatan. Disusun dalam bentuk tabel

Tahap III. ( Target kegiatan )Menggunakan pendekatan balanced scorecard. Dengan form khusus sesuai dengan target kegiatan apa dan apa yang akan dicapai. Pada Target strategy maps ini hanya ditulis produk akhir yang akan dicapai, bisa dalam bentuk kalimat, atau angka

Tahap IV.Buat tabel yang lengkap dari mulai visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakan strategis, program dan kegiatan.Sehingga didapat skema yang jelas dari implementasi strategi unit yang bersangkutan

C. Tahap Penyusunan Sistem Akuntabilitas Unit

Akuntabilitas pada intinya adalah bagaimana kinerja penanggung jawab unit bisa secara transparan terlihat dan terpantau oleh manajemen rumah sakit. Syarat akuntabilitas adalah adanya indikator, bobot, standar dan kriteria.

Tahap I. Pemantauan kegiatanMenggunakan form tertentu yang berisikana. Nomorb. Kegiatanc. Indikatord. Standare. Bobotf. Capaian kegiatan selama satu tahunMasing-masing kegiatan memiliki enam indikator (input, proses, output, outcome, benefit dan impact.) dan enam standar sesua dengan kesepakatan dari unit yang bersangkutan.Sedangkan satuan standar dapat berupa persen (%), Orang, dan sejenisnya Kriteria untuk menentukan batasan keberhasilan capaian kinerja kegiatan, misalnya sangat baik, baiak, sedang, kurang dan burukPemantauan Kinerja ProgramTahap II. Hanya bisa dilakukan setiap tahun setelah hasil capaian seluruh kegiatan selama satu tahun sudah ada hasilnya.Untuk mengukur kinerja program maka dibuat form yang berisi :a. Nomorb. Programc. Kegiatan

d. Indikatore. Standarf. Bobotg. Capaian Program

Pemantauan Keberhasilan Misi UnitTahap III.Misi unit hanya bisa diukur jika seluruh hasil program selama lima tahun sudah tersedia. Dan setiap program dalam menjalankan misi tertentu harus berdasarkan indikator dan standar serta kriteria tertentu. Form pengukuran keberhasilan misi adalah :a. Nomorb. Misic. Programd. Indikatore. Standarf. Bobotg. Capaian MisiGabungan dari rencana strategis unit dengan rencana implementasi dan akuntabilitas inilah yang disebut sebagai Strategic Action Plan (SAP)

Gabungan dari rencana strategis unit dengan rencana implementasi dan akuntabilitas inilah yang disebut Strategic Action Plan (SAP)