POLITEKNIK MELAKA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
UNIT JAMINAN KUALITI
TARIKH: 08 SEPTEMBER 2017
1
1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
KANDUNGAN
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG .............................................................. 2
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4
3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG ................................................... 5
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO ................................................................................... 6
4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-UJK-01 .................................................................................. 6
4.1.2 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi……………………………………………7
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG ........................................................ 8
5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko ........................................................... 8
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang ...................................................... 8
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang .............................................................................. 9
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 10
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 10
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) ..................................................... 10
6.1.3 Strategi Rebut Peluang ......................................................................................... 11
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA ................................................. 11
7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 11
8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN .................................. 12
9. LAMPIRAN ................................................................................................................... 14
9.1 Definisi ......................................................................................................................... 14
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 14
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 15
9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 15
2
2 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG ADAPTASI: MS ISO 31000:2010
PENGWUJUDAN KONTEKS (ESTABLISHMENT OF CONTEXT)
Konteks Strategik Konteks Proses
Konteks Keselamatan dan Pekerjaan Konteks Pelanggan
Konteks projek Penentuan Kriteria
Pengaruh Dalaman dan Luaran
KENALPASTI RISIKO & PELUANG (RISK IDENTIFICATION) Apa yang boleh berlaku?
Bagaimana boleh berlaku? Imput dari Data-data sejarah dll
ANALISIS RISIKO & PELUANG (RISK ANALYSIS)
PENILAIAN RISIKO & PELUANG (RISK EVALUATION)
Membandingkan kriteria Kebarangkalian & Impak
Magnitud risiko & peluang Keutamaan
PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS (RISK TREATMENT)
Mengenalpasti & menilai pilihan rawatan Mengenalpasti dan melaksanakan rawatan
Pelan Tindakan
PE
MA
NT
AU
AN
DA
N K
AJ
IAN
SE
MU
LA
(M
ON
ITO
RIN
G A
ND
RE
VIE
W)
KO
MU
NIK
AS
I D
AN
KO
NS
UL
TA
NS
I (C
OM
MU
NIC
AT
IOA
N A
ND
CO
NS
UL
TA
TIO
N)
Penilaian Risiko & Peluang
Menentukan kebarangkalian
dan punca
Menentukan kesan dan
akibat
Menentukan kawalan sediaada
Menentukan tahap risiko
3
3 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI Nyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta
penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang
PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT
STAF PMK
PIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)
ORGANISASI HUBUNGAN
1. Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia (KPTM)
Kelulusan bajet tahunan
Kelulusan kewangan
2. Jabatan Pendidikan Politeknik & Kolej Komuniti (JPPKK)
Perjawatan
Kenaikan pangkat
Persaraan
Kurikulum
Dasar / polisi / garis panduan
Agihan bajet tahunan
3. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan
4. LRQA Perkhidmatan audit luar
5. Juruperunding latihan Bekalan latihan
6. Pembekal Bekalan makan
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)
1. Pengarah Meluluskan budget
2. Timbalan Pengarah Menyelia Fungsi UJK
3. Ketua Jabatan Menyampaikan maklumat kepada staf
4. Ketua Program Memgumpul dan merekod data dari jabatan
5. Hal Ehwal Pelajar Menyediakan data pelajar
6. Unit Latihan dan Pendidilan Lanjutan Menyediakan Latihan
PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)
1. Ketua Unit Jaminan Kualiti 1 orang
2. Penyelaras Kualiti Jabatan 14 orang
3. Pembantu Operasi 1 orang
4.
5.
6.
7.
4
4 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS
PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR
UNIT JAMINAN KUALITI UJK
FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF
1. Melaksana dan menyelenggarakan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.
2. Melaporkan prestasi Sistem Pengurusan Kualiti dan keperluan penambahbaikan di jabatan / unit kepada Pengarah.
3. Memastikan setiap anggota di jabatan / unit mendapat pendedahan dan latihan yang secukupnya dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti.
4. Memastikan kesedaran terhadap kehendak pelanggan sentiasa dipelihara di setiap peringkat jabatan dan unit.
5. Mewujud dan menyenggara rekod kualiti yang dihasilkan di dalam Sistem Pengurusan Kualiti.
Komited Membina dan Membudayakan Kecemerlangan Sistem Pengurusan Kualiti di PMK.
RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN
1. Standard ISO 9001:2015 2. Dokumen COPPA 3. Manual ETAC 4. KPI JPPKK 5. PELAN STRATEGIK JPPKK
1. PROSEDUR KERJA PEMBERIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN (PPP- 01 HINGG PPP- 08)
2. PROSEDUR KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN (PS-01 HINGGA PS-16)
DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN
SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)
1. 1.
IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF
5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5
Strategy Political
Structure Economic
Systems Social
Shared Values Technology
Style (leadership) Environment
Staff Legal
Skills & Competency -
1 Sangat Rendah
2 Rendah
3 Sederhana
4 Besar
5 Sangat besar
5
5 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG Nota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1
OBJEKTIF # 01
KOD RISIKO
R-UJK-01 Ketakakuran
KOD PELUANG
P-UJK-01 Latihan daripada JPP
P-UJK-02 Penandaarasan ke agensi-agensi luar
P-UJK-03 Membuat penambahbaikan sistem kualiti
P-UJK-04 Profesional certified officer
6
6 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO
4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-UJK-01
OBJEKTIF
Membina Kecemerlangan Sistem Pengurusan Kualiti
BOW TIE ANALYSIS
Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak
2 PUNCA
3 TINDAKAN PENCEGAHAN
1 PERISTIWA RISIKO
5 TINDAKAN MITIGASI
4 IMPAK
PUNCA DALAMAN
PERUBAHAN POLISI
KEKANGAN SUMBER
KEWANGAN
PEMANTAUAN KURANG
BERKESAN
PROSEDUR RIGID/SUKAR
DIFAHAMI
PERTINDIHAN/ PERBEZAAN PROSEDUR KERJA DAN PEKELILING
KETAAKURAN
PERANCANGAN KEWANGAN LEBIH AWAL
REPUTASI NEGATIF
STAF TIDAK KOMPETEN
PEMBAZIRAN
SISTEM KUALITI YANG TIDAK
EFEKTIF
STAF BOSAN
LATIHAN DALAMAN
PEMANTAUAN BERKALA
KAEDAH PROMOSI SECARA
MENARIK
TAKLIMAT TATACARA
PEMBETULAN (MENGELAKKAN KETAAKAURAN
BERULANG)
TIDAK KOMITED
PROMOSI KURANG
BERKESAN
PEKA KEPADA PERUBAHAN
PEMANTAUAN
SECARA EFEKTIF
PROMOSI MENYELURUH
DAN BERTERUSAN
FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN
7
7 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
4.1.2 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi
INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI
OBJEKTIF 1
Membina Kecemerlangan Sistem Pengurusan Kualiti
KOD DAFTAR – R-UJK-01
KETAKAKURAN
NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5
1. PERANCANGAN KEWANGAN LEBIH AWAL
2. PEKA KEPADA PERUBAHAN
3. PEMANTAUAN SECARA EFEKTIF
4. PROMOSI MENYELURUH DAN BERTERUSAN
NILAI MIN 3.5
TINDAKAN MITIGASI
1. LATIHAN DALAMAN
2. PEMANTAUAN BERKALA
3. KAEDAH PROMOSI SECARA MENARIK
4. TAKLIMAT TATACARA PEMBETULAN (MENGELAKKAN KETAAKAURAN BERULANG)
NILAI MIN 2.75 1
Gagal/tiada bukti 2
Kurang Memuaskan 3
Sederhana 4
Baik 5
Cemerlang
Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)
Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi
Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi
8
8 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG
5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak
PENILAIAN RISIKO (-VE)
IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO
DAFTAR
RISIKO
PERISTIWA RISIKO
(RISK EVENT)
MA
GN
ITU
D IMPAK
(IMPACT) (paksi-X) KEBARANGKALIAN
(LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
R-UJK-01 KETAKAKURAN 35 5 7
5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang
PENILAIAN PELUANG (+VE)
IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG
DAFTAR
PELUANG
PERISTIWA
(OPPORTUNITY)
MA
GN
ITU
D IMPAK
(IMPACT) (paksi-X) KEBARANGKALIAN
(LIKELIHOOD) (paksi-Y)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
P-UJK-01 LATIHAN DARIPADA JPP 36 9 4
P-UJK-02 PENANDAARASAN KE AGENSI-
AGENSI LUAR 45 9 5
P-UJK-03 MEMBUAT PENAMBAHBAIKAN
SISTEM KUALITI 72 9 8
P-UJK-04 PERSIJILAN PROFESIONAL 32 8 4
9
9 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang
RISIKO (-ve) PELUANG (+ve)
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
10
10
K
E
B
A
R
A
N
G
K
A
L
I
A
N
9 9
8
8
7
7
6
6
5 5
4
4
3 3
2 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
IMPAK IMPAK
ZON MERAH: HIGH ZON KUNING: MEDIUM ZON HIJAU: LOW
KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON
R-UJK-01 R KETAKAKURAN (5,7) = 35 KUNING
P-UJK-01 P LATIHAN DARIPADA JPP (9,4) = 36 MERAH
P-UJK-02 P PENANDAARASAN KE AGENSI-AGENSI LUAR (9,5) = 45 MERAH
P-UJK-03 P PENAMBAHBAIKAN DALAM SISTEM KUALITI (9,8) = 72 MERAH
P-UJK-04 P PERSIJILAN PROFESIONAL (8,4) = 32 KUNING
R-UPQ-01 (5,7)
(
P-UPQ-1 (9,4)
(
P-UPQ-2 (9,5)
(
P-UPQ-3 (9,8)
P-UPQ-4 (8,4)
(
10
10 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG Nota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko
6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang
KOD PERISTIWA
RISIKO DAN PELUANG
TINDAKBALAS
AC
CEP
T
AV
OID
TRA
NSF
ER
MIT
IGA
TE
EXP
LOIT
SHA
RE
ENH
AN
CE
IGN
OR
E
RISIKO
R-UJK-01 KETAKAKURAN / / /
PELUANG
P-UJK-01 LATIHAN DARIPADA JPP / / / /
P-UJK-02 PENANDAARASAN KE AGENSI-
AGENSI LUAR
/ / /
P-UJK-03 MEMBUAT PENAMBAHBAIKAN
SISTEM KUALITI
/ / / /
P-UJK-04 PERSIJILAN PROFESIONAL / / / /
6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS)
R-UJK- 01
KETAKAKURAN
STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB
1. Membuat ABM (anggaran belanja mengurus) lebih awal berdasarkan perancangan aktiviti tahunan.
PPQ
2. Mengadakan kaedah promosi secara intensif dan berterusan tentang ISO dan perubahannya.
UNIT KUALITI
3. Menguatkuasa pemantauan berkala secara berkesan. KJ
4. Meningkatkan bilangan latihan kepada staf. ULPL
5. Mengadakan taklimat tatacara pembetulan untuk mengelakkan tindakan berulang.
PPQ/UNIT KUALITI
11
11 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
6.1.3 Strategi Rebut Peluang
P-UJK-01
LATIHAN DARIPADA JPP
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Menghantar kertas kerja ke JPP. PPQ
2. Memohon peruntukan untuk latihan. PPQ
3. Menghantar staf hadiri latihan. ULPL/PPQ
P-UJK-02
PENANDAARASAN KE AGENSI-AGENSI LUAR
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Menyenaraikan agensi-agensi yang berpotensi UNIT KUALITI
2. Membuat permohonan lawatan penandaarasan PPQ
3. Mengadaptasi amalan-amalan positif ke dalam organisasi STAF
P-UJK-03
MEMBUAT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KUALITI
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Mengenalpasti ketaakuran dalam sistem STAF
2. Mengadakan taklimat penambahbaikan dan pencegahan UNIT KUALITI
3. Mempromosikan secara intensif berkaitan Prosedur Kerja SPK UNIT KUALITI
4. Memperkasakan kaedah pemantauan secara berterusan KJ
P-UJK-04
PERSIJILAN PROFESIONAL
STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB
1. Meningkatkan kesedaran berkaitan kepentingan persijilan kepada staff UNIT KUALITI
2. Memohon peruntukan untuk latihan profesional PPQ
3. Menyenarai pendek calon-calon yang berpotensi KJ/KU
4. Calon yang telah mendapat persijilan mesti mengadakan perkongsian kepakaran dengan staf yang lain
CALON
7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA Nota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang
ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan
7.1.1 Pemantauan dan Usulan
BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAK DIAMBIL
TINDAKAN
SEDANG DIAMBIL
TINDAKAN
TELAH DIAMBIL
TINDAKAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
12
12 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
7.
8.
9.
10.
Usul Penambahbaikan: (tambahbaik)
Pegawai yang memantau
Nama:
Tarikh
6. Membuat ABM (anggaran belanja mengurus) lebih awal berdasarkan perancangan aktiviti tahunan.
7. Mengadakan kaedah promosi secara intensif dan berterusan tentang ISO dan perubahannya.
8. Menguatkuasa pemantauan berkala secara berkesan.
9. Meningkatkan bilangan latihan kepada staf.
10. Mengadakan taklimat tatacara pembetulan untuk mengelakkan tindakan berulang.
8. DATA KUMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN Nota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu
dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan
untuk melihat keberkesanan. Ulang proses dan buat perbandingan data.
KOD-R01
Mei 2017 35
05
10152025303540
MA
GN
ITU
D
PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO
MENINGKAT
13
13 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
P-UPQ-01 P-UPQ-02 P-UPQ-03 P-UPQ-04
Mei-17 36 45 72 32
0
10
20
30
40
50
60
70
80
MA
GN
ITU
D
PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG
14
14 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
9. LAMPIRAN 9.1 Definisi
RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)
RISIKO
Kemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang Disebabkan Faktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan
(Surprise)/Kegagalan Fungsi PERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF
ORGANISASI
PELUANG Kesempatan Yang Baik
Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang Secara Terancang
PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGAN ORGANISASI
PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
Menguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,
Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat Kesalahan
Megambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari
‘kewujudan peluang’
WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY
9.2 Lampiran 1: Kod Daftar
KOD RUJUKAN (Contoh)
R Risiko
P Peluang
KUJK Ketua Unit Jaminan Kualiti
PPQ Pegawai Pengurusan Kualiti
KJ Ketua Jabatan
KU Ketua Unit
PQJ Penyelaras Kualiti Jabatan
ULPL Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan
15
15 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG
9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak
DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO
KEBARANGKALIAN IMPAK
DARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN
1-2 Jarang (rare) Potensi berlaku sangat rendah
1-2 Tiada kesan (insignificant) Tiada kecederaan, kerugian yang rendah
3-4 Kurang kemungkinan (unlikely) Mungkin berlaku pada sesuatu masa
3-4 Kecil (minor) Bantuan segera, kerugian sederhana
5-6 Boleh jadi (moderate) Boleh berlaku pada sesuatu masa
5-6 Sederhana (moderate) Perlu bantuan perubatan, kerugian yang besar
7-8 Ada kemungkinan (likely) Ada kemungkinan berlaku dalam keadaan tertentu
7-8 Besar (major) Kecederaan serius, kerugian melampai, kegagalan fungsi
9-10 Hampir pasti (almost certain) Berkemungkinan besar berlaku dalam semua keadaan
9-10 Bencana (catastropic) Kematian, kesan berbahaya, kerugian yang terok
LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10
9.3 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko