politeknik melaka - polimelaka.edu.my...nota: rujuk lampiran – pelan tindakbalas risiko 5.1.4...

POLITEKNIK MELAKASISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

UNIT PERPUSTAKAAN

JUN 2018 - JUN 2019

1

1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

KANDUNGAN

PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG.............................................................. 2

1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3

2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4

3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG................................................... 5

4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO................................................................................... 6

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-UPUS-01............................................................................... 6

4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-UPUS-02............................................................................... 7

5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG........................................................ 9

5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko........................................................... 9

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang ...................................................... 9

5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang............................................................................ 10

5.1.4 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 11

5.1.5 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)..................................................... 11

5.1.6 Strategi Rebut Peluang......................................................................................... 12

6. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA................................................. 12

6.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 12

7. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN.................................. 13

8. LAMPIRAN................................................................................................................... 14

8.1 Definisi ......................................................................................................................... 14

8.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 14

8.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 15

8.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 15

2


PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

ADAPTASI: MS ISO 31000:2010

PENGWUJUDAN KONTEKS(ESTABLISHMENT OF CONTEXT)

Konteks StrategikKonteks Proses

Konteks Keselamatan dan PekerjaanKonteks Pelanggan

Konteks projekPenentuan Kriteria

Pengaruh Dalaman dan Luaran

KENALPASTI RISIKO & PELUANG(RISK IDENTIFICATION)Apa yang boleh berlaku?

Bagaimana boleh berlaku?Imput dari Data-data sejarah dll

ANALISIS RISIKO & PELUANG(RISK ANALYSIS)

PENILAIAN RISIKO & PELUANG(RISK EVALUATION)

Membandingkan kriteriaKebarangkalian & Impak

Magnitud risiko & peluangKeutamaan

PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS(RISK TREATMENT)

Mengenalpasti & menilai pilihan rawatanMengenalpasti dan melaksanakan rawatan

Pelan Tindakan

PE

MA

NT

AU

AN

DA

NK

AJIA

NS

EM

UL

A(M

ON

ITO

RIN

GA

ND

RE

VIE

W)

KO

MU

NIK

AS

ID

AN

KO

NS

UL

TA

NS

I(C

OM

MU

NIC

AT

IOA

NA

ND

CO

NS

UL

TA

TIO

N)

Penilaian Risiko & Peluang

Menentukankebarangkalian

dan punca

Menentukankesan dan

akibat

Menentukan kawalan sediaada

Menentukan tahap risiko

3


1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSINyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta

penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang

PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT

PENGGUNA PERPUSTAKAANPIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)

ORGANISASI HUBUNGAN

1. Kementerian Kewangan Malaysia Mendapatkan budget tahunan Kelulusan kewangan

2. Jabatan Perkhidmatan Awam Perjawatan Kenaikan pangkat Persaraan

3. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan

4. Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Integriti kakitangan

5. Pembekal Bekalan Keselamatan Bekalan Pembersihan Bahan Perpustakaan Bekalan Alat tulis

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)

1. Pengarah Meluluskan bajet

2. Hal Ehwal Pelajar Menyediakan data pelajar

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)

1. Pengarah 1 orang

2. Ketua Jabatan 7 orang

3. Ketua Program 9 orang

4. Kakitangan Akademik 147 orang

5. Kakitangan Bukan Akademik 71 orang

4


2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS

PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR

UNIT PERPUSTAKAAN UPUS

FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF

1. Perolehan2. Klasifikasi

3. Sirkulasi

1. Memastikan pencapaian hasil pembelajaranmelalui sokongan bahan rujukan yang lengkapdan terkini

RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN

1. ISO 9001:20152. Pekeliling, peraturan & perundangan

1. Semua Proses Kerja2. Semua Garispanduan (terbitan dalaman)

DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN

SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)

1. Kolaborasi – 20162. Pangkalan data percuma dari PNM

1. Tiada peruntukan – 20152. Tiada bahan yang terkini

IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF

5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5

2 Strategy Political 3

2 Structure Economic 5

2 Systems Social 1

2 Shared Values Technology 4

2 Style (leadership) Environment 1

2 Staff Legal 1

2 Skills & Competency -

1Sangat Rendah

2Rendah

3Sederhana

4Besar

5Sangat besar

5


3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANGNota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1

OBJEKTIF # 01

KOD RISIKO

R-UPUS-01 Kekurangan bahan rujukan yang lengkap dan terkini

*R-UPUS-02 Kehilangan bahan perpustakaan

KOD PELUANG

P-UPUS-01 Pertambahan Bahan Rujukan Yang Terkini

P-UPUS-02 Pangkalan Data Dalam Talian

*Risiko dan Peluang yang ditambah

6


4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-UPUS-01

OBJEKTIF

BOW TIE ANALYSIS

Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak

2PUNCA

3TINDAKAN PENCEGAHAN

1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

TIADAPEROLEHAN

BARU

PERUBAHANKURIKULUM

KEKURANGANBAHAN RUJUKANYANG LENGKAP

DAN TERKINI

KEMASKINIPERUBAHANPEROLEHAN

BARU

SUMBERRUJUKAN

PENGAJIANDAN

PEMBELAJARANTIDAK TERKINI

PINJAMANANTARA

PERPUSTAKAAN

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

RUANGSIMPANAN

TERHAD

PERTUKARANMATAWANG

TIDAKMENENTU

PERUBAHANTEKNOLOGI

PENGGUNAANPANGKALANDATA DALAM

TALIAN

KOLABORASISUMBERRUJUKANTERHAD

7


4.1.2 Analisis BOW-TIE: R-UPUS-02

OBJEKTIF

BOW TIE ANALYSISRujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak

2PUNCA

3TINDAKAN PENCEGAHAN

1PERISTIWA RISIKO

5TINDAKAN MITIGASI

4IMPAK

TIADA PERUNTUKANUNTUK

PENYELENGGARAANPINTU

KESELAMATANKEHILANGAN

BAHANPERPUSTAKAAN

MOHONPEROLEHAN

PINTUKESELAMATAN

KOLEKSIPERPUSTAKAANBERKURANGAN

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

KEROSAKANPINTU

KESELAMATANPERPUSTAKAAN

REKOD SETIAPBAHAN YANG

DIRUJUK /DIPINJAM

SEMAK STOK

TEMPATMELETAK BEG

PENGGUNA

KERUGIANKEPADA

PENGGUNA

SIKAP PENGGUNAYANG TIDAK

BERTANGGUNGJAWAB

TINDAKANDISIPLIN

TERHADAPPENGGUNA

PINTUKESELAMATANTIDAK DAPAT

DIBAIKI KERANAPERUBAHANTEKNOLOGI

MENJEJASKANFUNGSI

PERPUSTAKAANSEBAGAITEMPAT

RUJUKAN

8


4.1.3 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi

INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI

OBJEKTIFPenyataan objektif

KOD DAFTAR - R-UPUS-01KEKURANGAN BAHAN RUJUKAN YANG LENGKAP DAN TERKINI

NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5

1. Kemaskini permohonan perolehan

2. Penggunaan Pangkalan Data Dalam Talian

NILAI MIN 4.5

TINDAKAN MITIGASI

1. Pinjaman Antara Perpustakaan

2. Kolaborasi

NILAI MIN 4

KOD DAFTAR - R-UPUS-02KEHILANGAN BAHAN PERPUSTAKAAN

NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5

1. Mohon perolehan pintu keselamatan

2. Rekod setiap bahan yang dirujuk / dipinjam

NILAI MIN 5

TINDAKAN MITIGASI

1. Semak stok

2. Tempat meletak beg pengguna

3. Tindakan disiplin terhadap pengguna

NILAI MIN 41

Gagal/tiada bukti2

Kurang Memuaskan3

Sederhana4

Baik5

Cemerlang

Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)

Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi

Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi

9


5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko

Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak

PENILAIAN RISIKO (-VE)

IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO

DAFTAR

RISIKO

PERISTIWA RISIKO

(RISK EVENT)

MA

GN

ITU

D

IMPAK(IMPACT) (paksi-X)

KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

R-UPUS-01 Kekurangan bahan rujukan yang

lengkap dan terkini 24*

34

*

56

R-UPUS-02 Kehilangan bahan perpustakaan 35 7 3

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang

PENILAIAN PELUANG (+VE)

IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG

DAFTAR

PELUANG

PERISTIWA

(OPPORTUNITY)

MA

GN

ITU

D

IMPAK(IMPACT) (paksi-X)

KEBARANGKALIAN(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

P-UPUS-01 Pertambahan bahan rujukanyang terkini 24 4

*

56

*

7

P-UPUS-02 Pangkalan Data Dalam Talian4 2

*

52

*

3

*Penilaian Selepas Rawatan

10


5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang

RISIKO PELUANG

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

10 10

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

9 9

8 8

7 7

6 6

5 5

4 4

3 3

2 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

IMPAK IMPAK

ZON MERAH: HIGHZON KUNING: MEDIUMZON HIJAU: LOW

KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON MAGNITUDSELEPASRAWATAN

ZONSELEPASRAWATAN

2018

R-UPUS-01 R Kekurangan bahan rujukanyang lengkap dan terkini

(4,6) = 24 Kuning (3,5) = 35 Kuning

R-UPUS-02 R Kehilangan bahanperpustakaan

(7,3) = 21 Kuning *AKAN DIISI TAHUN DEPAN

P-UPUS-01 P Pertambahan bahan rujukanyang terkini

(4,6) = 24 Kuning (5,7) = 35 Kuning

P-UPUS-02 P Pangkalan Data Dalam Talian (2,2) = 4 Hijau (5,3) = 15 Kuning

R-UPUS-01(4,6)

P-UPUS-01(4,6)

P-UPUS-02(2,2)

P-UPUS-02(5,3)

P-UPUS-01(5,7)

R-UPUS-01(3,5)

*R-UPUS-02

11


LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANGNota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko

5.1.4 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang

KODPERISTIWA

RISIKO DAN PELUANG

TINDAKBALAS

AC

CEP

T

AV

OID

TRA

NSF

ER

MIT

IGA

TE

EXP

LOIT

SHA

RE

ENH

AN

CE

IGN

OR

E

RISIKO

R-UPUS-01 Kekurangan bahan rujukan yanglengkap dan terkini

\

R-UPUS-02 Kehilangan bahan perpustakaan \

PELUANG

P-UPUS-01 Pertambahan bahan rujukan yangterkini

\

P-UPUS-02 Pangkalan Data Dalam Talian \

5.1.5 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan)Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS)

R-UPUS-01

KEKURANGAN BAHAN RUJUKAN YANG LENGKAP DAN TERKINI

STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1. Kemaskini permohonan perolehan baru Pustakawan

2. Penggunaan Online database Pustakawan

R-UPUS-02

KEHILANGAN BAHAN PERPUSTAKAAN

STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1. Mohon perolehan pintu keselamatan Pegawai PerolehanUnit Perpustakaan

2. Rekod setiap bahan yang dirujuk / dipinjam Pembantu Pustakawan

12


5.1.6 Strategi Rebut Peluang

P-UPUS-01

PERTAMBAHAN BAHAN RUJUKAN YANG TERKINI

STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB

1. Permohonan peruntukan Pustakawan

2. Sumbangan bahan daripada pihak luar Pustakawan

3. Pinjaman antara perpustakaan Pustakawan

P-UPUS-02

PANGKALAN DATA DALAM TALIAN

STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB

1. Menyediakan pautan ke database percuma Penolong Pustakawan

6. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULANota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang

ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan

6.1.1 Pemantauan dan Usulan

BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAKDIAMBIL

TINDAKAN

SEDANGDIAMBIL

TINDAKAN

TELAHDIAMBIL

TINDAKAN

1. Permohonan peruntukan /

2. Pinjaman antara perpustakaan /

3. Menyediakan pautan ke database percuma /

Usul Penambahbaikan:

1.Unit Perpustakaan mencadangkan agar peruntukkan perolehan bahan rujukan diperolehi padasetiap tahun agar bahan-bahan rujukan di perpustakaan adalah yang terkini.

2. Peruntukkan perolehan untuk pintu keselamatan bahan rujukan amat perlu kerana ia melibatkankeselamatan bahan-bahan rujukan.

Pegawai yang memantau

Nama:

Tarikh

13


7. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKANNota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu

dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan

untuk melihat keberkesanan Ulang proses dan buat perbandingan data.

R-ULIB-01 R-ULIB-02

Jun 2018 24 0

Jun 2019 15 21

0

5

10

15

20

25

30

MA

GN

ITU

D

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO

MENURUN DARIMAGNITUD (4,6)

KEPADA (3,5)

P-ULIB-01 P-ULIB-02

Jun 2018 24 4

Jun 2019 35 15

0

5

10

15

20

25

30

35

40

MA

GN

ITU

D

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG

MENINGKAT DARIMAGNITUD (4,6)

KEPADA (5,7)

MENINGKAT DARIMAGNITUD (2,2)

KEPADA (5,3)

14


8. LAMPIRAN8.1 Definisi

RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)

RISIKOKemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang DisebabkanFaktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan

(Surprise)/Kegagalan FungsiPERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF

ORGANISASI

PELUANGKesempatan Yang Baik

Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang SecaraTerancang

PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGANORGANISASI

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANGMenguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,

Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat KesalahanMegambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari

‘kewujudan peluang’

WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY

8.2 Lampiran 1: Kod Daftar

KOD RUJUKAN (Contoh)

R Risiko

P Peluang

15


8.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak

DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO

KEBARANGKALIAN IMPAKDARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN

1-2 Jarang (rare)Potensi berlaku sangat rendah

1-2 Tiada kesan (insignificant)Tiada kecederaan, kerugian yangrendah

3-4 Kurang kemungkinan (unlikely)Mungkin berlaku pada sesuatu masa

3-4 Kecil (minor)Bantuan segera, kerugian sederhana

5-6 Boleh jadi (moderate)Boleh berlaku pada sesuatu masa

5-6 Sederhana (moderate)Perlu bantuan perubatan, kerugianyang besar

7-8 Ada kemungkinan (likely)Ada kemungkinan berlaku dalamkeadaan tertentu

7-8 Besar (major)Kecederaan serius, kerugianmelampai, kegagalan fungsi

9-10 Hampir pasti (almost certain)Berkemungkinan besar berlaku dalamsemua keadaan

9-10 Bencana (catastropic)Kematian, kesan berbahaya, kerugianyang terok

LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10

8.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko

politeknik melaka - polimelaka.edu.my...nota: rujuk lampiran – pelan tindakbalas risiko 5.1.4...

Documents