PENGURUSAN PRESTASI

SKOP PERBINCANGAN

Pengurusan Prestasi

Konsep KPI

Sasaran, Aras Asas, Penanda Aras Varian dan

Tahap Toleransi

1

2

3

2

STRATEGIC MANAGEMENT

Strategic

Analysis

Strategy

Formulation

Strategy

Review

Strategy

Execution

Strategic Planning

Strategic Management

Program

Implementation

Program

Evaluation

Strategic Controls

Performance

Indicators

3 National Budget Office, Ministry of Finance

Ministry Level

Ministry’s Outcome

• Key Performance Indicator

Program (of intervention)

Program Level

Program Outcome

• Key Performance

Indicator

Activity

Activity Level

Activity Outcome

• Key

Performance

Indicator

Activity Output

• Performance

Indicator

Program Level

Program Outcome

• Key Performance

Indicator

Activity

Activity Level

Activity Outcome

• Key

Performance

Indicator

Activity Output

• Performance

Indicator

Activity Level

Activity Outcome

• Key

Performance

Indicator

Activity Output

• Performance

Indicator

Activity Level

Activity Outcome

• Key

Performance

Indicator

Activity Output

• Performance

Indicator

RESULTS FRAMEWORK

4

STRATEGIC PLANNING

Outcome Ministry

Outcome Program

Outcome Activity

Activity Outputs

KPI

KPI

PI

KPI

Perfo

rman

ce Plan

nin

g

(Top

-Do

wn

)

5

STRATEGIC CONTROL

Outcome Ministry

Outcome Program

Outcome Activity

Activity Outputs

KPI

KPI

PI

KPI

Plans & Policy

Reprogram

Evaluate

Rectify

Modify

Report

Monitor

Per

form

ance

Eva

luat

ion

& R

epo

rtin

g

(Bo

tto

m-U

p)

6

Needs Fulfillment /

Problem alleviation

(rate / level)

“Purpose in Life”/

Mission/Goals/ToR

Outcome Achievement

(rate / level)

Program Logic and Linkages (ProLL) Model

POLICIES

NEEDS/ PROBLEMS

CLIENTS/ STAKEHOLDERS IMPACT

TERTIARY

OUTCOMES

INTERMEDIATE

OUTCOMES

PRELIMINARY

OUTCOMES

PROGRAMME

OUTPUTS

STRATEGIES

PROGRAMME PROCESS OUTPUTS

PROCESS/ ACTIVITIES

INPUTS

PROGRAMME

RESULTS

7

SKOP PERBINCANGAN

Pengurusan Prestasi

Konsep KPI

Sasaran, Aras Asas, Penanda Aras Varian dan

Tahap Toleransi

1

2

3

8

Contoh:

• Kadar celik huruf

• Kadar pertumbuhan KDNK

• Peratusan pencapaian 5A dalam UPSR

• Kadar employability siswazah dalam tempoh 6

bulan selepas tamat pengajian

Sasaran

Varians

Toleransi

Aras Asas

Tahun Asas

Specific

Measurable

Achievable

Relevant

Time bound

Penetapan akauntabiliti adalah pada

peringkat outcome awal sahaja

INDIKATOR DAN PETUNJUK PRESTASI UTAMA

Kaedah yang menunjukkan bukti bahawa

sesuatu program telah mencapai keberhasilan

yang disasarkan atau dirancang

9

PENYEDIAAN INDIKATOR

Indikator perlu disediakan bagi setiap peringkat penghasilan dalam tangga keberhasilan (Result Ladder - RL)

Indikator harus tepat, relevan, boleh diukur dan dipersetujui oleh stakeholder

Sasaran indikator mestilah munasabah dan boleh dicapai

Satu KPI tidak boleh dipertanggungjawabkan kepada dua individu berbeza

10

11

WHY KPI….

Bukti utama bagi pencapaian outcome

Alat pengukuran/pemantauan/pelaporan prestasi

Ketepatan, refleksi sebenar proses dan

keberkesanan dalam menyampaikan

hasil/outcome

Digunakan bagi tujuan penambahbaikan

12

PRINSIP SMART BAGI MENGENALPASTI KPI

The indicator clearly and directly relates to the

outcome

The indicator is preferably quantifiable and

objectively verifiable (e.g. Percentage of

population infected)

The required data and information can actually

be collected

Spesific

Measurable

Actionable

13

Significantly measure the intended

results/outcome Relevant

Realistic time frame

Time bound

SKOP PERBINCANGAN

Pengurusan Prestasi

Konsep KPI

Sasaran, Aras Asas, Penanda Aras Varian

dan Tahap Toleransi

1

2

3

14

DEFINISI

WAJARAN Tahap kepentingan sumbangan KPI terhadap bidang keberhasilan

(results area).

SASARAN

VARIAN

TAHAP

TOLERANSI

ARAS ASAS

Tahap pencapaian KPI dalam bidang keberhasilan (result area) yang

dirancang untuk dicapai dalam jangka masa yang ditetapkan.

Perbezaan yang dibenarkan di antara sasaran dan pencapaian

sebenar KPI.

Tahap pencapaian KPI paling rendah atau paling tinggi (end-point)

yang boleh diterima oleh pelanggan/ stakeholder. Tahap toleransi

dinyatakan oleh pelanggan/ stakeholders semasa perancangan

dilakukan.

Prestasi KPI bagi sesuatu bidang keberhasilan(result area) pada satu

masa terdahulu.

15

DEFINISI

TAHUN ARAS

ASAS

Satu masa (tahun) yang telah ditetapkan terlebih dahulu untuk tujuan

perbandingan kemajuan KPI atau kejayaan program dalam bidang

keberhasilan (result area) yang ditentukan

BENCHMARK

SUMBER DATA

SUMBER

PENGESAHAN

DATA

Rujukan standard yang digunapakai untuk membandingkan tahap

pencapaian KPI diantara organisasi.

Pemilik data pencapaian KPI sesuatu bidang keberhasilan(result area)

Sumber data atau maklumat KPI bagi tujuan mengesahkan

pencapaian sesuatu bidang keberhasilan(result area)

16

PROGRAM P1

PROG P

OUTCOME 1

PROG P

OUTCOME 2

PROG P

OUTCOME 3

KPI-to-Outcome linkages (Program level)

KPI1-OP1 KPI2-OP1 KPI3-OP1 KPI1-OP2 KPI1-OP3 KPI2-OP 3

35% 30% 35% 100% 40% 60%

xx% Weightage

35% + 30%+35%=100% 100% 40%+60%=100%

100% Total weightage 17

KPI OUTCOME

KenyataanOutcome (1)

KPI (1.1)

Wajaran Ukuran Jenis Sasaran (Min KPI/Max KPI)

Kekerapan (suku tahun, setengah tahun, bulanan)

Bil/Peratus/Nisbah/RM/Rating/Ranking Max/Min KPI Bulanan/Suku/Setengah Tahun/Tahunan

Tahun Aras Asas Aras Asas Varian Had Toleransi

Sasaran

2014 2015 2016 2017 2018

Pelan Pemantauan

Tempoh Sasaran Prestasi Sebenar

Jan -Jun

Jul- Dis

Sumber Data

Sumber Pengesahan Data

Metrik KPI Outcome

18

APA ITU SASARAN?

Tahap pencapaian yang telah ditentukan

terlebih dahulu dalam bidang keberhasilan

(impak, outcome, output)

Dicapai dalam jangka masa yang ditetapkan –

biasanya secara tahunan atau

jangka masa lima tahun

Biasanya dinyatakan secara kuantitatif

(mutlak, peratusan dan/atau nisbah)

19

VARIAN KEPADA SASARAN KPI

Laporan Varian menerangkan dengan terperinci perbezaan di antara sasaran dan pencapaian sebenar

Biasanya dinyatakan dalam peratusan atau dalam unit mutlak. Varian adalah julat prestasi yang dibenarkan untuk sesuatu sasaran prestasi

Sesuatu varian ditentukan untuk menetapkan tahap prestasi terendah dan tertinggi yang dijangka

Penentuan varian harus berdasarkan keperluan untuk kelonggaran dalam pencapaian sesuatu sasaran prestasi

Gunakan varian untuk mengambil kira sebarang ketidakpastian prestasi dan bukan sebagai alasan bagi prestasi kurang baik

20

TAHAP TOLERANSI

Nilai tertinggi atau terendah yang menunjukkan had pencapaian

maksimum atau minimum yang ditetapkan bagi sesuatu

keberhasilan

Pencapaian di luar daripada had toleransi dianggap sebagai satu

kegagalan atau tiada prestasi (non-performing)

Pencapaian sebenar sesuatu indikator yang mencecah had

toleransi memerlukan perhatian segera pengurusan

Tahap toleransi boleh dinyatakan dalam bentuk unit mutlak atau

peratusan

21

85% 89.25%

80.75%

75% 150

cases

160

cases 140

cases

180

cases

Target: 85%

Variance: 5% @ 4.25

percentage points Tolerance

Limit: 75%

Tolerance

Limit: 180

cases

Variance: 10

cases @ 6.7%

Target: 150 cases

TARGET, VARIANCE & TOLERANCE LIMIT

22

KPI-1: Kedudukan Malaysia Dalam World Bank Doing Business

Jenis ukuran Jenis

sasaran

Kekerapan Sasaran varian Tahap

toleransi

Aras asas &

(tahun)

Kedudukan Min ½ tahun 15 2 20 18 (2012)

KPI-2: Pertumbuhan produktiviti faktor keseluruhan (TFP)

Jenis ukuran Jenis

sasaran

Kekerapan Sasaran varian Tahap

toleransi

Aras asas &

(tahun)

Peratus max ½ tahun 1.6 0.8 (peratusan mata)

0.5 xx (2000)

KPI-3: Kedudukan Malaysia dalam IMD World Competitiveness Yearbook (WCY)

Jenis ukuran Jenis

sasaran

Kekerapan Sasaran varian Tahap

toleransi

Aras asas &

(tahun)

Kedudukan min ½ tahun 16 3 20 18 (2009)

Outcome: Daya saing sektor pembuatan dan perkhidmatan meningkat

CONTOH 1 : Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI)

(Peringkat Kementerian (MES))

23

KPI-1: Peratus kematian akibat penyakit NCD (kardiovaskular, diabetes dan kanser) di bawah

umur 55 tahun di hospital KKM

Jenis ukuran Jenis

sasaran

Kekerapan Sasaran varian Tahap

toleransi

Aras asas &

(tahun)

Peratus Min ½ tahun 30 5 40 na

KPI-2: Kadar sembuh penyakit TB

Jenis ukuran Jenis

sasaran

Kekerapan Sasaran varian Tahap

toleransi

Aras asas &

(tahun)

Peratus Max ½ tahun 85 5 75 na

KPI-3: Peratus Kanak-kanak pulih dalam Program Pemulihan Kekurangan Zat Makanan (KZM)

Jenis ukuran Jenis

sasaran

Kekerapan Sasaran varian Tahap

toleransi

Aras asas &

(tahun)

Peratus Max ½ tahun 25 0.1 (peratusan mata)

20 na

Outcome: Pencegahan dan kawalan penyakit serta kejadian kesihatan yang berkesan

CONTOH 3 : Kementerian Kesihatan Malaysia (MOH)

(Peringkat Program (PPMF) – Program Kesihatan Awam)

24

MODUL TAMAT

Terima kasih