bengkel sistem pengurusan prestasi baru … documents/prestasi/bengkel prestasi for bhg... · bagi...

[Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri Bilangan 4/2017]

BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU PERKHIDMATAN AWAM BRUNEI DARUSSALAM

25, 26, 27 dan 29 April 2017

Institut Perkhidmatan Awam

2©2013 Delivery Associates

Sesi bengkel disusun seperti berikut:-

Agenda Details

Surah Al-Fatihah

Proses moderation/calibration selaras dengan Surat keliling JPM bilangan 4/2017

8:10

8:45

Key Performance Indicators (KPI) 10.00

Memberikan maklum balas (feedback) semasaPenilaian Prestasi

9:40-10.00

Proses Moderation/Calibration14.30

Rehat15:15

Time

Pengenalan Sistem Pengurusan Prestasi BaruPerkhidmatan Awam

Rehat

13.45

8:15

Key Performance Indicators (KPI)

12:00 Sesi Pagi Berakhir/Rehat Tengahari

15.20 Q & A; Wrapping up dan Sesi Maklum Balas

16:30 Bengkel selesai

Bagaimana mengendalikan maklum balasyang berkesan dalam Sistem Penilaian Prestasi

Surat Keliling JPM bilangan 4/2017 danMekanisme Perlaksanaan

Key Learning Points semasa Bengkel

Pengenalan – Definisi KPI Organisasi

Menjana KPI

ETIKA

BENGKEL

HORMAT MENGHORMATI

REHAT 20 MIN

BERI PELUANG

ORANG LAIN

BERTANYA ATAU

MEMBERI KOMEN

TELEFON

DALAM

MOD

SENYAP

MENGEKALKAN

DISIPLIN

(MENGHORMATI

MASA DAN

AGENDA)

PENYERTAAN

AKTIF


OBJEKTIF BENGKEL

Memberigakan Surat Keliling Jabatan Perdana Menteri bilangan4/2017 mengenai Sistem Pengurusan Prestasi Baru dalamPerkhidmatan Awam

Memberi pendedahan mengenai aspek Key PerformanceIndicators (KPI) dalam Sistem Pengurusan Prestasi Baru

Memberi kefahaman mengenai perlaksanaan dari aspek PenilaianPrestasi, memberikan maklum balas dan juga tatacaraperlaksanaan Sistem Pengurusan Prestasi Baru dalamPerkhidmatan Awam


APA YANG DIPERLUKAN SELEPAS BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU DALAM PERKHIDMATAN AWAM?

(“DELIVERABLES”)

Bagi semua peserta bengkel untuk menghadapkan KPI abiskita(individual KPI) melalui Focal Person di Kementerian/Jabatanmasing-masing kepada Urusetia Taskforce Sistem PengurusanPrestasi di Jabatan Perkhidmatan Awam tidak lewat tiga (3) minggudari tarikh bengkel ini.

Emel: [email protected]


SEGMEN 1: PENGENALAN SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU

PERKHIDMATAN AWAM BRUNEI DARUSSALAM

Kandungan

01

Pendahuluan

02Objektif

03 Aspek Penilaian

04KitaranPenilaian

05 Kaedah Bell Curve

06Proses Penetapan Gred

07 MatriksPengurusanBakat dan Bonus Tahunan


Ice Breaking Exercise:

Tahap Kepuasan Hati Terhadap Perkhidmatan Yang Disediakan oleh PihakKerajaan

Sejauh mana awda berpuas hatidengan tahap perkhidmtan yang disediakan oleh pihak Kerajaan padamasa ini.

Sila tandakan tahap kepuasan awdapada papan tanda yang disediakan.

8

GRED PENILAIAN PRESTASI WARGA

PERKHIDMATAN AWAM BAGI TAHUN 2016

• Bagi seramai 55,144 warga Perkhidmatan Awam (menggunakan borangpenilaian prestasi yang lama)

10

23.6%

69.2%

6.9% 0.30% 0.07%

A B C D E

Gred Penilaian Prestasi bagi Tahun 2016

3713,022

38,143

3,777165

Gred A dan B = 92.8%

Dikawal olehSK JPM

bilangan4/2017

bertarikh 28 Februari 2017

Salah satu langkahmempertingkatkanbudaya berasaskan

prestasi(performance-based

culture) dalamPerkhidmatan Awam

Bagi semua peringkatpegawai dan

kakitangan BahagianI, II, III, IV dan V dalamPerkhidmatan Awam

Bermaksud satu sistem untuk merancang, melaksana,

mengurus & menilai pencapaian prestasi

pegawai dan matlamat organisasi

dalam tempoh penilaian lazimnya

satu tahun

Pendahuluan

Pembaharuan

Dua [2] pembaharuan

Kaedah Bell Curve:

• Menetapkan hadperatus pemberian gredprestasi di semuakementerian danjabatan

Borang Penilaian Prestasi Baru:

• Hasil (results) melaluipenetapan KPI; dan

• Ciri-ciri peranan (role competencies)

Mengukur & menilai pencapaian prestasi

Membolehkan tindakan diambil

Objektif

Mengenal pasti tahap kompetensi

Menggalakkan rasa tanggungjawab

Menggalakkan persaingan positif (healthy competition)

Memastikan akauntabiliti pegawai dan kakitangan

Mengenalpasti top/ high performers

BORANG PENILAIAN

PRESTASI BARU

Borang PenilaianPrestasi Bahagian I

Borang PenilaianPrestasi Bahagian II

Borang PenilaianPrestasi Bahagian III

Borang PenilaianPrestasi BahagianIV & V

Garispanduan PerlaksanaanBahagian I & II

Garispanduan PerlaksanaanBahagian III

Garispanduan PerlaksanaanBahagian IV & V

Borang Penilaian Prestasi Baru

ROLE COMPETENCIES

RESULTSOVERALL

PERFORMANCE


Behaviours and Skills

WHAT people achieve

HOWpeople achieve

Aspek Penilaian

Penilaian Hasil

(Results/KPI): Dimestikan bagi semua

bahagian Dua (2) kali reviu - bulan

Februari dan Jun pada tahunpenilaian

Ciri-Ciri Peranan

(Role Competencies)

Ciri mandatori dan ciri opsyen

bagi Bahagian I dan II

Semua ciri adalah mandatori

bagi Bahagian III, IV dan V

Terdapat ruang bagi

penilaian ciri

tambahan

(ciri yang tidak

tersenarai dalam

borang) yang

difikirkan bersesuaian

Aspek Penilaian

2 AspekPenilaian

Penilaian Hasil [Results/KPI]

Menyenaraikan sekurang-kurangnya

1 KPI

BAHAGIAN IV & V

Setiap bulan Februari, Jun dan September

Markah penilaian hanya akan diberikan pada bulan September (pada tahun penilaian)

STATUS PENCAPAIAN


2 KPI

BAHAGIAN I, II & III

Status pencapaian hendaklah dijalankan pada setiap bulan Februari, Jun dan September.

Markah penilaian hanya akan diberikan pada bulan September. Keterangan markah

penilaian serta markah bagi setiap KPI yang diperolehi dalam bahagian ini adalah seperti

berikut:

MARKAH KETERANGAN MARKAH YANG

DIPEROLEHI

MARKAH

4 Melebihi Jangkaan (Cemerlang) KPI 1

3 Mencapai Jangkaan (Sangat Baik) KPI 2

2 Hampir Mencapai Jangkaan (Baik) KPI 3

1 Dibawah Jangkaan (Memerlukan Pembaikan) KPI 4

0 Tidak Mencapai Jangkaan (Tidak

Memuaskan)

JUMLAH MARKAH

KPI 1:

Peringkat

Penilaian

Pertama (Februari) Kedua (Jun) Akhir (September)

Markah Pencapaian (sila tandakan)

0 1 2 3 4

KPI 2:

Peringkat

Penilaian

Pertama (Februari) Kedua (Jun) Akhir (September)

Markah Pencapaian

0 1 2 3 4

Kepimpinan,

Membuat KeputusanPengetahuan &

Perlaksanaan TugasPembangunan Sumber

Manusia

Pengetahuan & Penyelesaian

Tugas

Disiplin & Integriti

KomitmenKomunikasi

Pengurusan Kerja

Bahagian I & II

Bahagian III, IV & V

Semua BahagianKompetensiUmum

KompetensiKhusus

Ciri Peranan [Role Competencies]

Ciri Peranan [Role Competencies] Bahagian I & II

Disiplin dan Integriti

Komitmen

Pengetahuan dan Perlaksanaan[application]

Membuat keputusan

Kepimpinan

Pengurusan kerja

Komunikasi

*Pembangunan Sumber Manusia[jika berkenaan]

7 ciri mandatori dan 1 ciri opsyen (*)

Ciri Peranan [Role Competencies] Bahagian III; IV & V

Disiplin dan Integriti

Komitmen

Pengetahuan dan PenyelesaianTugas

Pengurusan Kerja

Komunikasi

5 ciri mandatori

Jumlah yang diperuntukkan bagimenilai hasil (results) dangabungan ciri peranan serta ciritambahan

Wajaran yang digunakan berbezabagi setiap Bahagian mengikutkesesuaian tugas dantanggungjawab

Konsep Wajaran [weightage]

BAHAGIANWAJARAN [WEIGHTAGE]

HASIL [RESULTS] -KPI

CIRI PERANAN & CIRI TAMBAHAN

I ; II & III 50% 50%

IV & V 30% 70%

Bahagian CWajaran

(%)

Jumlah

Diperolehi

(%)

Jumlah Markah

Keseluruhan

(sebelum proses

moderation/ calibration)

(%)

Jumlah Markah

= X 50 =

(Jumlah KPI X 4)

+ =

Bahagian D

Jumlah Markah+

Bahagian E

Jumlah Markah=

X 50 =

Bahagian D

(Jumlah Ciri

Peranan X 4)

+

Bahagian E

(Jumlah Ciri

Tambahan X 4)

=

Prestasi Keseluruhan

Hasil (Results/KPI)

Ciri Peranan

Ciri Tambahan

Wajaran

GRED A91% DAN KEATAS(CEMERLANG)

GRED B80% - 90%(SANGAT BAIK)

GRED C66% - 79%(BAIK)

GRED D50% - 65%(MEMERLUKAN PEMBAIKAN)

GRED E49% DAN KEBAWAH(TIDAK MEMUASKAN)

Gred Penilaian

Menggunakan Gred A sehingga

Gred E

Rancangan kerja / huraiantugas/ sasaran objektif dan

perakuan prestasi dijalankan

Oktober

Pemantauan / Reviupencapaian hasil (results)

Pemberian gredpenilaian prestasi secara

keseluruhan

Kitaran Sistem Penilaian Prestasi

Februari & Jun September

Pembangunan Kapasiti [berterusan]

KAEDAH BELL CURVE

Kaedah Bell Curve

Adjusted bell curve dan tidaksemestinya symmetrical

Membuka ruang kepada budayakerja positif dan produktif -pegawai dan kakitangan akansentiasa mempertingkatkan mutudan prestasi kerja.

Peratus Bell Curve

GRED PRESTASI PERATUS

A 5%

B 25%

C 55%

D15%

E

Borang Penilaian Prestasi Baru dikaitkandengan penggunaan kaedah bell curvemengikut peratus yang dicadangkan:

Had peratus bell curve akan diteliti semula mengikutkeperluan dari masa ke semasa

PENETAPAN GRED PRESTASI

TERAKHIR

1. PERBINCANGAN

PRESTASI KESELURUHAN

2. KLUSTER GRED PRESTASI

3. PROSES ‘MODERATION’

DAN ‘CALIBRATION’

4. MAKLUMAN GRED PRESTASI

TERAKHIR

1. Perbincangan di buat antaraPegawai Penilai dan PegawaiYang Dinilai setelah putaranprestasi lengkap pada bulanSeptember

2. Unit HR akan membuatclustering ke ataskeseluruhan gredprestasi organisasi danmerangka bell curve

3. Jika sekiranya bell curve tidakmenepati had peratus yang

ditetapkan, Kementerian/Jabatanmelaksanakan proses

moderation/calibration

4. Gred prestasi terakhirdimaklumkan oleh Unit HR

setelah proses moderation/calibration

dilaksanakan.

Proses Penetapan Gred Prestasi Terakhir

30

SOLID PERFORMERS (HC/ LR)

STRONG PERFORMERS(HC/MR)

STAR PERFORMERS

(HC/HR)

QUESTIONABLE PERFORMERS

(MC/ LR)

SOLID PERFORMERS(MC/ MR)

STRONG PERFORMERS(MC/ HR)

LOW PERFORMERS

(LC/ LR)

QUESTIONABLE PERFORMERS

(LC/ MR)

SOLID PERFORMERS(LC/ HR)

Results (R)

Competencies (C)

Matriks Pengurusan Bakat(Talent Management Matrix)

A = Star performersB = Strong performersC = Solid performersD = Questionable

performersE = Low performers

31

Results (R)

Competencies (C)

Matriks Pengurusan Bakat(Talent Management Matrix):

Interventions

FOCUS ON IMPROVING LOW RESULTS

FOCUS ON DELIVERING RESULTS SHORT TERM AND

DEVELOPMENT OPPORTUNITIES LONG

TERM

STRETCH ASSIGNMENTS TO PREPARE FOR LARGER ROLE

ADDRESS ROOT CAUSE OF DELIVERING RESULTS AND CONTINUE TO

DEVELOPING COMPETENCIES

CONTINUE DEVELOPING COMPETENCIES AND IMPROVING RESULTS

LOOK FOR OPPORTUNITY TO DISPLAY HIGH COMPETENCIESIN CURRENT JOB

ADDRESS COMPETENCY NEEDS AND DELIVERY ISSUES WITH CLOSE

SUPERVISION;CONSIDER REASSIGNMENT

TO MORE APPROPRIATEPOSITION

WORK ON IMPROVING COMPETENCIES IN CURRENT JOB AND

CONTINUE ON IMPROVING RESULTS

CONTINUE DEVELOPING COMPETENCIES IN

CURRENT POSITION

Bonus Tahunan

Sepertimana kadar bonus yang telah ditetapkan dalam

Surat KelilingJabatan Perdana Menteri

bilangan 7/1992 Perenggan 1

GRED PENILAIANKADARBONUS

A CEMERLANG 100%

B SANGAT BAIK 100%

C BAIK 100%

DMEMERLUKAN

PEMBAIKAN100%

E TIDAK MEMUASKAN 50%

TIADA PERUBAHAN keatas

Surat KelilingJabatan Perdana Menteri

bilangan 14/1984

Bonus Tahunan

Perlaksanaan SistemPengurusan Prestasi

Baru akan mulaberkuatkuasa pada

1 Oktober 2017

Dengan berkuatkuasanya

perlaksanaan Sistem

Pengurusan Prestasi Baru,

Surat Keliling Jabatan

Perdana Menteri bilangan

9/1988 adalah dibatalkan

Perlaksanaan



Agenda

Surah Al-Fatihah8:10

8:45



9:40-10.00


Rehat15:15

Time


Rehat

13.45

8:15



15.20 Q & A dan Wrapping up/ Sesi Maklum Balas



SEGMEN 2:KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)

ISI Kandungan

1. Pengertian KPI

2. Kenapa KPI Diperlukan?

3. Mengenalpasti KPI Kementerian & Jabatan

4. Menjana KPI Individu

40

Objektif Sesi

1. Di penghujung sesi peserta bengkel

akan dapat mengenalpasti KPI

Organisasi dan;

2. Menjana KPI bagi individu selaras

dengan matlamat dan KPI organisasi.

41

KPI (Key Performance Indicators)

• Petunjuk Prestasi Utama adalah satu sukat-sukat penilaian yang

digunakan oleh sebuah organisasi atau individu dalam mengukur

atau membandingkan prestasi bagi mencapai matlamat strategik dan

operasi.

(Key performance indicators are a set of quantifiable measures that an organisation or

a person uses to gauge or compare performance in terms of meeting their strategic

and operational goals)

Pengertian

42

To Drive Improvement

By Fact/ Data

To Help Prioritise

Improvement Activities

Connect Outcomes To Process

To Communicate

Status Of Performance

A Continual Health Check

Establish Accountability

Prioritisation

Development

Kenapa KPI Diperlukan?

45

MAJLIS TERTINGGI WAWASAN BRUNEI

Wawasan Brunei Framework

• National Outcomes, Key Area and National Key Performance Indicator

• Policy Directions

Directions and monitoring at National level

STRATEGY CHAMPION• National Strategy Champion

Committee

Strategy FormulationIdentify actions/

reforms

RKN

Budget

RKN

Budget

RKN

Budget

RKN

Budget

RKN

Budget

PPBPPB PPB PPB PPB

MINISTRY • Strategy Plan &

Ministry level KPI• Initiative, Program

& Project

Identify and monitor initiative/ program implementation at operational level

DEPARTMENT• Action Plan• Departmental KPIs

Project Implementation

KPI Di Kementerian Dan Jabatan

46

Menjana Objektif & KPI

OBJEKTIF KPI

• Bermula dengan Kata Kerja

(Verb)

• Contoh: Meningkatkan

Kepuasan Pelanggan

• Dapat dinilai (Measurable)

• Menilai Kualiti, Kuantiti dan

Keberkesanan (Quality,

Quantity & Efficiency)

• Bermula dengan symbol

seperti # (No. ) , $ , %

• Contoh: 90% Mencapai

Tahap Kepuasan Pelanggan

pada Tahun 2019/2020

47

Pemilihan SMART KPI

48

• SPECIFIC

• The KPI is clear and focused toward performance targetsS•MEASURABLE

• The KPI can be expressed quantitativelyM•ATTAINABLE

• The KPI Targets are reasonable and achievableA•REALISTIC

• The KPI is directly pertinent to the work being doneR• TIME BASED

• The KPI can be measured in a given time periodT

• # of crimes per 100,000 population

• % of 999 calls answered to within 10

seconds

• # of fire and rescue calls responded

to within 8 minutes

• % of applications processed within

60 days of the acceptance date.

• % anak tempatan bekerja disektor

swasta

• % anak tempatan yang menjawat

jawatan pengurus Keatas

• # permohonan yang diluluskan dalam

masa tempoh TPOR

• # kuota pekerja asing yang di luluskan

• # jawatan yang diiklankan

Contoh KPI di Perkhidmatan Awam

49

Objektif & KPI Organisasi:

OBJECTIVE

•MemberiLatihan keWargaPerkhidmatanAwam

INPUT

•# JumlahTenaga Pengajar

PROCESS

•# Program LatihanDijalankan

OUTPUT

•# PesertaMenerimaSijil

OUTCOME

•% PembelajaranYang DicapaiPesertaLatihan

EFF ICIENCY: # permohonan latihan dipenuhi

KPIs

50

Input

Process

Output

Efficiency

Outcome

• Measures the productivity

• Measures the resources that an organization uses

• Measures the processes involved

• Measures the services & goods produced

• Assess the actual impact of the action

Kategori KPI Organisasi

51

# of education institutions

# Days taken to process applicants

# of students between ages 18-24 years receiving post secondary education

% of students in programmes according to ICF

% Post-secondary enrolment rate (Wawasan National KPI : N_KPI1.5)

Input

Process

Output

Efficiency

Outcome


52

# permohonan diterima bagi XX

# jumlah masa bagi memproses permohonan bagi XX

# permohonan yang diluluskan

% tahap kepuasan hati permohon

% permohonan yang diluluskan dalam tempoh 3 hari

Input

Process

Output

Efficiency

Outcome


53

MenetapkanVisi & Misi

MengenalpastiObjektif

Organisasi

MengenaliPerkhidmatanUtama Yang

Diberikan

SelaraskanObjektif dengan

PemberianPerkhidmatan

MenjanaSukat-Sukat(Measures)

Menjana KPI

• Memberi impak?

• Dapat membantu membuat keputusan?

• Adakah bermakna bagi pihak berkepentingan (stakeholders)?

• Adakah langkah ini perlu penandaarasan (benchmark)?

Langkah Menjana KPI Organisasi

54

55

Aktiviti MasaBahanKaedah

▪ Kategorikan KPI yang dikenalpasti ke dalam Input, Process, Output, Efficiency danOutcome

Marker, Flipchart 15 mins

Activity 1: Menyenaraikan KPI di Kementerian dan Jabatan

Berkumpulan

▪ Di setiap meja, senaraikanObjektif dan KPI yang ada di Kementerian dan Jabatan awda

Marker, Flipchart

25 minsBerkumpulan

Dalam Sistem Penilaian Prestasi Baru setiap Kementerian dan Jabatan

harus menghasilkan KPI bagi setiap individu.

KPI perlu:

(i) Mencerminkan aktiviti

teras sebuah organisasi

Dan

(ii) Selaras dengan Matlamat

Strategik Organisasi

berkenaan

Sistem Pengurusan Prestasi Baru

56

BAHAGIANWAJARAN [WEIGHTAGE]

HASIL [RESULTS] -

KPI

CIRI PERANAN &

CIRI TAMBAHAN

I ; II & III 50% 50%

IV & V 30% 70%

STRATEGY CHAMPION• National Strategy Champion

Committee

Strategy FormulationIdentify actions/

reforms

RKN

Budget

RKN

Budget

RKN

Budget

RKN

Budget

RKN

Budget

PPBPPB PPB PPB PPB

MINISTRY • Strategy Plan &

Ministry level KPI• Initiative, Program &

ProjectIdentify and monitor initiative/ program implementation at operational level

DEPARTMENT• Action Plan• Departmental KPIs

Project Implementation

INDIVIDUAL • Performance

appraisal KPIs

Menjana KPI Individu

57

Kementerian

Jabatan A Jabatan B

Bahagian 1

Unit YUnit X

Bahagian 2 Bahagian 3

Jabatan C

58

Individu Z

• Maklumat diperlukan dalam menjana

KPI individu – fail meja, fungsi dan

peranan Jabatan, Bahagian dan Unit

serta Pelan Strategik Organisasi

Menjana KPI Individu

Peranan & KPI Utama

Pembahagian

Peranan & KPI

KPI Jabatan

• % Pembelajaran Yang DicapaiPeserta Latihan

KPI Bahagian

• # Latihan disampaikan

• # Permohonan Latihan Dipenuhi

• # Peserta menerima sijil

Kumpulan/ Individu

• # Jam latihan disampaikan

• # Permohonan LatihanDipenuhi

• % Keberkesanan LatihanDisampaikan

59

Contoh: Menyampaikan Latihan

KPI Jabatan

• % aduan yang diselesaikan daripada jumlah aduan baru yang diterima

KPI Bahagian

• % aduan yang diselesaikan daripada jumlah aduan baru yang diterima

• % aduan yang diselesaikan daripada aduan masih dalam proses

Kumpulan/ Individu

• # Aduan yang dikendaikan

• # Aduan yang dikendalikandalam tempoh TPOR

• # Laporan yang disediakan

• # konsultansi

60

Contoh: Memproses Aduan Diterima Jabatan

KPI Jabatan

• % Kutipan Hasil

KPI Bahagian

• % Hasil dikutip

• $ Kutipan di Kaunter Pembayaran

• % Tunggakkan diselesaikan

Kumpulan/ Individu

• $ Hasil dikutip setiap bulan

• # kes tunggakkan diproses

• # masalah tunggakkan

61

Contoh: Kutipan Hasil

KPI Jabatan

• % Belanjawan digunakan setiaptahun mengikut perancangan

KPI Bahagian

• % Pembayaran di proses setiaptahun

• % Belanjawan digunakan

Kumpulan/ Individu

• % belanjawan projekdihadapkan dalam 3 hari

• # Belanjawan yang dikembalikan Kem. Kewangan

62

Contoh: Pengurusan Belanjawan

KPI Jabatan

• % Surat diterima dan Surat Susulan

• % Surat dikeularkan mengikut TPOR

• % Surat dikeluarkan tanpakesilapan

KPI Bahagian

• # Surat Dikeluarkan

• # Surat Diterima

• # Surat disusulkan

Kumpulan/ Individu

• # Masa menyediakanpersuaratan

• # Jumlah kesilapan

• # Masa dispatch

63

Contoh: Penyediaan Persuratan Jabatan

KPI Individu:

OBJECTIVE

• MemberiLatihan keWargaPerkhidmatan Awam

INPUT

• # JumlahTenaga Pengajar

PROCESS

•# Program LatihanDijalankan

OUTPUT

•# PesertaMenerimaSijil

OUTCOME

•% PembelajaranYang DicapaiPesertaLatihan

EFF ICIENCY: # permohonan latihan dipenuhi

KPIs

66

25

50

75

100

0

20

40

60

80

100

120

Oct - Dis 2017 Jan - Mac 2018 April - Jun 2018 Jul - Sept 2018

# Jumlah Jam Latihan Disampaikan Bagi Tahun 2017/2018

67

Contoh Sasaran Trajectory KPI

68


▪ Senaraikan KPI Individu yang telahdikenalpasti di atas.

Post-It, Flipchart 10 mins

Activity 2: Menjana KPI Individu

Berkumpulan

▪ Bincangkan KPI Organisasi yangakan diturunkan (cascade down)menjadi KPI bagi Bahagian, Unitdan Individu.

Post-It, Flipchart 25 mins Berkumpulan



Agenda


8:45



9:40-10.00


Rehat15:15

Time


Rehat

13.45

8:15






SEGMEN 3MEMBERIKAN MAKLUM BALAS (FEEDBACK) SEMASA

PENILAIAN PRESTASI

Pengendalian Sistem Penilaian Prestasi

• Bukan hanya melibatkan mengisi borang.

• Perlu ada komunikasi dua hala dalammewujudkan Pembangunan Individuselaras dengan Pembangunan Organisasi.(Individual Development & OrganizationalDevelopment)

PenilaianPrestasi

Maklumbalas & PerbincanganPembangunan

Peribadi

Maklumbalas & Perbincangan Pembangunan Individu

Maklum

• Perbincangan dua-hala di antara Pegawai Penilai dan Pegawai Yang Dinilai:

1) Matlamat atau Objektif Kerja yang telah ditetapkan, dan

2) Menilai pencapaian ke arah objektif atau matlamat tersebut.

• Ianya bukan perbincangan setahun sekali tetapi dikendalikan secara berterusan.

73

Ketelusan (Transparency ): memberi peluang kepada pegawai dinilai untukmengetahui pencapaian mereka dan apa yang perlu bagi pembaikan.

Peluang muhasabah diri dan juga maklumbalas kepada Pegawai Menilai.

Manfaat

Penerima(PegawaiDinilai)

Pemberi(Ketua/

Penyelia)

Organisasi

Boleh membantu Ketua & Penyelia dalam meningkatkan prestasi PegawaiDinilai.

Memberikan ruang untuk menerima maklumbalas dari orang bawahan untukmeningkatkan prestasi diri sendiri.

Mewujudkan budaya peningkatan prestasi (Performance Improvement).

Menjana kumpulan kerja yang lebih efektif dan produktif.

Kepentingan Maklumbalas

Sesi Maklumbalas Formal


1 KPI

BAHAGIAN IV & V

Setiap bulan Februari, Jun dan September

Markah penilaian hanya akan diberikan pada bulan September (pada tahun penilaian)

STATUS PENCAPAIAN


2 KPI

BAHAGIAN I, II & III

75

Mengenalpasti Objektif Kerja

Menetapkan KPIs

Maklumkan ekspektasi

Persetujuan ke atas kerja-kerja yang akandikendalikan

PadaPermulaan

Proses

MaklumbalasDi Tempat

Kerja

MaklumbalasRasmi

Maklumbalas secara langsung.

Perbincangan rutin dan keperluan latihan.

Meneliti semula pencapaian KPI

Perbincangan rasmi mengenai kekuatan danpembaikan.

Maklumbalas bagi Pegawai Yang Menilai.

Di PenghujungProses

Penilaian kendiri (Self-Evaluation).

Pencapaian KPI.

Maklumbalas kekuatan dan pembaikan.

Menetapkan Gred Prestasi.

Di PenghujungProses

(September)

Berterusan

PerbincanganRasmi:

Februari & Jun

Pada PermulaanProses (Oktober)

TUMPUAN KEKERAPAN

Maklumbalas Sepanjang Proses Penilaian Prestasi

25

50

75

100

0

20

40

60

80

100

120

Oct - Dis 2017 Jan - Mac 2018 April - Jun 2018 Jul - Sept 2018

# Jumlah Jam Latihan Disampaikan Bagi Tahun 2017/2018

76

Sasaran Trajectory KPI

60

90

77

Ciri-Ciri

Kedua-dua Penilai dan Yang Dinilai perlu bersedia terlebih dahulu.Bersedia

Menggunakan prestasi pencapaian KPI sebagai garis pandu.Berasaskan Bukti

Perjumpaan rasmi dan tidak rasmi yang berterusan. Berterusan

Berhadapan bersama dalam sesi “one-on-one”.Bersemuka

Masa 30 minit hingga 1 jam.Memadai

Memberi pujian berpatutan tetapi perlu membangkitkan isu-isu penting.Jujur

Fokus

Konstruktif

Teratur

Tumpuan terhadap pencapaian dan peningkatan.

Membuat jadual dan merancang masa sesuai bagi sesi perjumpaan.

Mulai dengan maklumbalas positif sebelum mencadangkan perubahanpeningkatan.

Ciri-Ciri Sesi Maklumbalas Yang Berkesan

78

5 mins

10 mins

10 mins

15 mins

10 mins

10 mins

Penilaian Kendiri dan Muhasabah Diri

Maklumbalas prestasi terkini

Maklumbalas kepada Pegawai Dinilai

Apa yang perlu dicapai untukmasa akan datang

Perbincangan MenetapkanGred (sesi terakhir)

Soalan-soalan tambahan danpenerangan mengenai tugas

Sesimaklumbalas

yang berkesantidak melebihi

1 jam

Struktur Sesi Maklumbalas Yang Berkesan

79

Pegawai Penilai

Mulakan dengan perkara positif.

Fokus kepada pembangunan diri berkaitandengan prestasi dan objektif jabatan.

Berperasaan empati tetapi perlu jujur.

Memberi panduan dan nasihat apabiladiperlukan.

Membuat catatan.

Pegawai Dinilai

Bersedia menerima kritikan dan jangan“defensive”.

Yakin dalam menyatakan pencapaian.

Jujur dalam mengenalpasti kekuatan dankelemahan diri.

Memohon bantuan jika diperlukan.

Membuat catatan.

Panduan Memberi dan Menerima Maklumbalas


▪ Senaraikan halangan-halangankomunikasi semasa sesimaklumbalas.

Post-It, Markers 10 mins

Aktiviti: Sesi Maklumbalas

Berkumpulan

▪ Bincangkan dan senaraikan ciri-ciri sesi maklumbalas yang berkesan dan tidak berkesan.

Post-It, Markers 10 mins Berkumpulan



Agenda


8:45



9:40-10.00


Rehat15:15

Time


Rehat

13.45

8:15






SEGMEN 4:PROSES ”MODERATION AND CALIBRATION”

M O D E R A T I O N C A L I B R A T I O N&

BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PENILAIAN PRESTASI BARU PERKHIDMATAN AWAM, NEGARA BRUNEI DARUSSALAM

APRIL 2017

Garispanduan Proses Moderation dan Calibration Sistem PengurusanPrestasi Baru

1.

PENDAHULUAN

WHY moderate

and calibrate?

3.

JAWATANKUASA

SUMBER

MANUSIA

(HR COMMITTEE) HOW to moderate

and calibrate?

WHAT is

Moderation and Calibration Process?

2. OBJEKTIF

WHO is

responsible ?

4. TATACARA

BAGI

MELAKSANAKAN

PROSES

MODERATION &

CALIBRATION

AGENDA TAKLIMAT

SIST

EM P

ENG

UR

USA

N P

RES

TASI MERANCANG

MELAKSANA

MENGURUS

MENILAI

PENCAPAIAN PRESTASI PEGAWAI DAN

MATLAMAT ORGANISASI DALAM TEMPOH

PENILAIAN YANG LAZIMNYA MEMAKAN

MASA SELAMA SATU TAHUN

1. PENDAHULUAN

03

02

01

2. OBJEKTIF DAN PROSES MODERATION / CALIBRATION

Kementerian/Jabatan perlumelaksanakan prosesmoderation/calibration jikahad peratus yang ditetapkantidak ditepati

Tujuan untuk menggunakanstandard sama dalam mengukurdan menilai prestasi Pegawai YangDinilai

Dijalankan di peringkat organisasi: Peringkat Kementerian - Panel

dipengerusikan oleh SetiausahaTetap

Peringkat Jabatan - Paneldipengerusikan oleh Ketua Jabatan

Gred Prestasi A B C D E

Peratus 5% 25% 55% 15%

Akauntabiliti dan Penilaian yang telus dan adil

Penilaian prestasi secara konsisten

Mengurangkan faktor ‘biasness’ semasamenetapkan gred prestasi

Mengenalpasti top, average and lowperformers

Memastikan standard digunakan adalahkonsisten bagi semua organisasi

Mengenalpasti keperluan latihan melaluiperformance improvement plan atau talentmanagement matrix

R A

S I O N

A L

3. J A W A T A N K U A S A


APRIL 2017

Garispanduan Proses Moderation dan Calibration Sistem Pengurusan Prestasi Baru

S U M B E R M A N U S I A

(HR COMMITTEE)

GARISPANDUAN PROSES MODERATION AND CALIBRATION INI DIHASRATKAN UNTUK DIGUNAPAKAI SEBAGAI RUJUKAN DAN PANDUAN BAGI JAWATANKUASA SUMBER

MANUSIA DI KEMENTERIAN DAN JABATAN

Dalam memastikan proses moderation and calibration dijalankan secara sistematik

dan berkesan

Jawatankuasa SumberManusia di setiap

Kementerian/ Jabatan adalah

dipertanggungjawabkanuntuk membuat penilaiandan pertimbangan yang

bersesuaian

bagi mencapai sasaran bell curve yang dihasratkan

KEAHLIAN KEMENTERIAN JABATAN

Pengerusi Setiausaha Tetap Ketua Jabatan

Timbalan Pengerusi Timbalan SetiausahaTetap

Timbalan/ PenolongKetua Jabatan

Ahli-Ahli Ketua Jabatan/Bahagian/ Seksyen

Ketua Bahagian/ Seksyen

Sekretariat(Pemudahcara)

Bahagian/ Unit SumberManusia

Bahagian/ Unit SumberManusia

KEAHLIAN JAWATANKUASA SUMBER MANUSIA DI

PERINGKAT KEMENTERIAN/ JABATAN

Menilai semula dan menetapkan gred penilaian prestasi terakhir (final moderatedgrades) bagi pegawai dan kakitangan serta sokongan-sokongan yang bersesuaianmengenainya

Memastikan had peratus bell curve dipatuhi

Menghadapkan laporan penilaian prestasi bagi semua pegawai dan kakitangan ke UnitSumber Manusia, Bahagian Pembangunan dan Pengurusan, Jabatan PerkhidmatanAwam pada setiap tahun

(Terms of Reference)

PENILAIAN PRESTASI AKAN DIADAKAN PADA

PENGHUJUNG BULAN SEPTEMBER PADA SETIAP TAHUN

MANAKALA PROSES MODERATION AND CALIBRATION

AKAN DIADAKAN PADA BULAN OKTOBER YANG

BERIKUTNYA

4. T A T A C A R A


APRIL 2017

Proses Moderation dan Calibration Sistem Pengurusan Prestasi Baru

Pemantauan Berterusan

03

Semasa Mesyuarat

02

Sebelum Mesyuarat

01

1. Mengumpulkan data, rekod &maklumat peribadi semuapegawai/kakitangan;

2. Mengumpulkan maklumatpenilaian prestasi awal danmenentukan jumlah kakitangan didalam setiap peratus gredprestasi;

3. Menetapkan kriteria bagi pegawaiyang dikenalpasti sebagai top,middle dan low performers.

Tatacara Melaksanakan Proses Moderation / Calibration

1. Menetapkan pegawai dinilaidalam matriks prestasiberdasarkan penilaian danperbandingan;

2. Mempertahankan penilaianberdasarkan kriteria & ciri-ciriyang ditetapkan dalam Langkah1.

3. Merangka Bell-Curve (Initial vsIdeal/Moderated Grades)

1. Penilaian terakhir disampaikan olehBahagian/Unit HR kepadapegawai/kakitangan;

2. Latihan dan program Mentoring &Coaching perlu dijalankan darisemasa ke semasa selaras denganTalent Management Matriks;

3. Menghadapkan laporan prestasikeseluruhan Kementerian/Jabatantermasuk bell curve ke JabatanPerkhidmatan Awam

Sebelum Mesyuarat

01

1. Mengumpulkan data, rekod& maklumat peribadi semuapegawai/kakitangan;

2. Mengumpulkan maklumatpenilaian prestasi awal danmenentukan jumlah kakitangandi dalam setiap peratus gredprestasi;

3. Menetapkan kriteria bagipegawai yang dikenalpastisebagai top, middle dan lowperformers.


LANGKAH 1.1

BIL NAMA JAWATANBAHAGIAN/

UNIT

DIVISYEN /

TANGGAGAJI

GRED PRESTASI

(SEBELUM

MODERATION)

MARKAH

PRESTASI

Sebelum Mesyuarat

01


2. Mengumpulkan maklumatpenilaian prestasi awal danmenentukan jumlahkakitangan di dalam setiapperatus gred prestasi;



LANGKAH 1.2

Jabatan/ Kementerian (isikan nama Jabatan/ Kementerian di dalam ruang ini)

NAMA BAHAGIAN

JUMLAH ORANG MENDAPAT

GRED JUMLAH

KESELURUHAN

KAKITANGANA B C D E

Contoh, Bahagian Pentadbiran

Contoh, Bahagian Kewangan

JUMLAH KESELURUHAN KAKITANGAN

DIDALAM GRED TERSEBUT

Sebelum Mesyuarat

01


2. Mengumpulkan maklumatpenilaian prestasi awal danmenentukan jumlah kakitangandi dalam setiap peratus gredprestasi;



Gred A B C D E

Top group 98-100% 88-90% 76-79% 61-65%

49%

ke bawah2nd group 95-97% 84-87% 71-75% 56-60%

3rd group 91-94% 80-83% 66-70% 50-55%

Langkah 1.3

Semasa Mesyuarat

02





Langkah 2.1

Contoh bagi Jabatan A

Jumlah Kakitangan 200 orang

Peratus Prestasi

(Bell Curve) A=5% B=25% C=55% D&E=15%

Perkiraan 200 x 0.05 200 x 0.25 200 x 0.55 200 x 0.15

Jumlah Kakitangan di

dalam setiap Peratus

Prestasi

10 orang 50 orang 110 orang 30 orang

Semasa Mesyuarat

02



2. Mempertahankan penilaianberdasarkan kriteria & ciri-ciri yang ditetapkan dalamLangkah 1.


KATEGORI

KUMPULAN

GRED

E D C B A

15% 55% 25% 5%

Top Group Aminah[Siti]

Adrian

[Aqil]

Yati

[Salleh]

MaimunahAk Nizam

2nd Group NisaAli

AhmadJidah

Kassim

Hjh Ain

3rd GroupAbu

Siti

Khaira

Aqil

Dk Liza

Salleh

Gred A B C D E

Top group 98-100% 88-90% 76-79% 61-65%49%

ke bawah2nd group 95-97% 84-87% 71-75% 56-60%

3rd group 91-94% 80-83% 66-70% 50-55%

Menetapkanpegawai dinilaidalam matriks

prestasiberdasarkan

penilaian danperbandingan;

pemarkahan kumpulan mengikut gred prestasiSalleh mendapat

markah diantara 91-94% dan mungkin diletakkan

di bawah lingkunganGred B semasa proses

moderation/ calibration

Langkah 2.2

Semasa Mesyuarat

02




3. Merangka Bell-Curve (Initialvs Ideal/Moderated Grades)

Langkah 2.3

Pemantauan Berterusan

03


1. Penilaian terakhir disampaikan olehBahagian/Unit HR kepadapegawai/kakitangan;

2. Latihan dan program Mentoring &Coaching perlu dijalankan darisemasa ke semasa selaras denganTalent Management Matriks;

3. Menghadapkan laporan prestasikeseluruhan Kementerian/Jabatantermasuk bell curve ke JabatanPerkhidmatan Awam C

OM

PET

ENC

Y

RESULTS


SESI SOAL JAWAB DAN ”WRAPPING UP”



Agenda


8:45



9:40-10.00


Rehat15:15

Time


Rehat

13.45

8:15






KEY LEARNING POINTS BAGI BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU DALAM PERKHIDMATAN AWAM

Sistem Pengurusan Prestasi Baru berteraskan KPI

KPIs digunakan bagi mengukur prestasi pegawai/kakitangan selain daripada penilaiankompetensi

KPIs dikaitkan dengan pencapaian matlamat Wawasan Brunei 2035

Wajaran (Weightage): 50% Pencapaian KPI dan 50% Kompetensi (Bhg I-III) dan30% Pencapaian KPI dan 70% Kompetensi (Bhg IV dan V)

Penggunaan kaedah bell-curve dalam taburan gred prestasi

Prestasi biskita adalah dibandingkan dengan prestasi pegawai/kakitangan yang lain

Taburan gred prestasi akan menjalani proses moderation dan calibration

Proses secara robust dan berterusan

Mekanisme maklum balas (feedback) secara berterusan

Bukan setahun sekali sahaja

Reviu dan Pemantauan secara formal bagi menilai kemajuan formal

BerteraskanKPI

PerbandinganPrestasi

Maklum balasberterusan


SUSULAN BENGKEL SISTEM PENGURUSAN PRESTASI BARU DALAM PERKHIDMATAN AWAM

(“DELIVERABLES”)

Bagi semua peserta bengkel untuk menghadapkan KPI abiskita(individual KPI) melalui Focal Person di Kementerian/Jabatanmasing-masing kepada Urusetia Taskforce Sistem PengurusanPrestasi di Jabatan Perkhidmatan Awam tidak lewat tiga (3) minggudari tarikh bengkel ini.

Emel: [email protected]

laman web www.jpa.gov.bn

alamat Jabatan Perkhidmatan Awam Jabatan Perdana Menteri

telefon +673 2382469 ext 406/410

e-mel [email protected]

fax +673 2382574

Terima Kasih

bengkel sistem pengurusan prestasi baru … documents/prestasi/bengkel prestasi for bhg... · bagi...

Documents