pengurusan mesyuarat
DESCRIPTION
Pengurusan Mesyuarat BerkesanTRANSCRIPT
PERATURAN DAN PROTOKOL
PENGURUSAN MESYUARAT BERKESAN
TUJUAN MESYUARAT
PENYAMPAIAN DAN PERTUKARAN MAKLUMAT KERJASAMA, PENYELARASAN DAN KOMUNIKASI PENYELESAIAN KONFLIK HALACARA DAN PERANCANGAN MASA DEPAN MEMPERBAIKI PRESTASI KERJA SEMASA LATIHAN DAN PEMBANGUNAN
APAKAH MESYUARAT?
MESYUARAT DAPAT DIDEFINISIKAN SEBAGAI SUATU PERHIMPUNAN TIGA ATAU LEBIH ORANG YANG MEMPUNYAI MATLAMAT YANG SAMA DIMANA KOMUNIKASI MERUPAKAN CARA UTAMA BAGI MENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT.
KATEGORI MESYUARAT
MESYUARAT MEMBERI MAKLUMAT MESYUARAT MEMBUAT
KEPUTUSAN GABUNGAN KEDUA-DUANYA.
MESYUARAT BERKUALITI
OBJEKTIF JELAS MEMPUNYAI AGENDA PEMILIHAN AHLI KESESUAIAN TEMPAT,
TARIKH DAN MASA SURAT JEMPUTAN AWAL MEMPASTIKAN
PERSEDIAAN BAHAN RUJUKAN KEMUDAHAN FIZIKAL
MENENTUKAN KEHADIRAN
PERBINCANGAN PRA-MESYUARAT
PENGURUSAN MASA KEBERKESANAN PESERTA
PENGERUSI SETIAUSAHA AHLI
PERBINCANGAN POSITIF MENCAPAI OBJEKTIF PENYEDIAAN MINIT SUSULAN BERKESAN
KOMPONEN UTAMA MESYUARAT
KANDUNGAN maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat,
idea, dongeng, sikap dan harapan peserta
INTERAKSI cara peserta memproses kandungan mesyuarat;
termasuk kerjasama, mendengar, meluah, melibatkan diri, mempercayai dan seterusnya.
STRUKTUR cara maklumat dan peserta diurus untuk mencapai
objektif mesyuarat.
APAKAH MESYUARAT BERKESAN
APABILA MESYUARAT ITU MENCAPAI MATLAMATNYA DALAM JANGKAMASA YANG PALING SINGKAT SERTA DAPAT MEMUASKAN PESERTA.
MASALAH MESYUARAT
ISU % TERGANGGU
KELUAR TAJUK 83%
KURANG PERSEDIAAN 77%
KURANG TUMPUAN 68%
DOMINASI PESERTA TERTENTU 62%
TERLALU PANJANG 60%
KURANG PENGLIBATAN 51%
KURANG TINDAKAN SUSULAN 74%
MESYUARATMESYUARAT
MENGAPAMENGAPA SIAPASIAPA
DI MANADI MANA
APA PERATURANAPA PERATURAN BILABILA
BAGAIMANABAGAIMANA
PENDEKATAN “TAM”
Tujuan
Agenda
Masa
Setiap mesyuarat mesti ada tujuan. Setiap mesyuarat mesti ada tujuan. Urusetia perlu nyatakan tujuan Urusetia perlu nyatakan tujuan
mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.
Senaraikan perkara yang hendak Senaraikan perkara yang hendak dibincang.dibincang.
Nyatakan tempoh masa perbincangan Nyatakan tempoh masa perbincangan setiap agenda.setiap agenda.
Tetapkan masa mula.Tetapkan masa mula. Tetapkan jangkaan tamat.Tetapkan jangkaan tamat.
PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN
Wujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan
Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan
Agenda dibincangkan satu persatu Had waktu perbincangan bagi setiap
isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan
dari masa ke semasa
CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BERKUALITI Pendek (2 – 3 jam) Memberi banyak maklumat Keputusan dibuat dengan
persetujuan terbanyak Keputusan dibuat dengan tegas Setiap keputusan diambil tindakan
segera
CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN
PERKARA √
Jelaskan objektif mesyuarat
Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat
Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai
Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat
Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza sebelum merumuskan sesuatu perkara
Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan pandangan
Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang
Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat
Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan
PERANAN DANTUGAS PENGERUSI
PERANCANGAN APAKAH ISU/MASALAH YANG
HENDAK DIBINCANGKAN HADKAN BILANGAN ISU/MASALAH TENTUKAN KEUTAMAAN
ISU/MASALAH
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
MERANCANG Mengapa mesyuarat perlu diadakan Apakah isu/masalah yang akan dibincangkan Tentukan keutamaan isu/masalah Apakah objektif mesyuarat Apakah keputusan yang hendak dicapai Bila dan di manakah mesyuarat akan diadakan Bagaiamanakah mesyuarat hendak dikendalikan Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
Semasa Mesyuarat Awal Mesyuarat
• Datang awal sebelum waktu mesyuarat• Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya• Wujudkan suasana mesyuarat yang
harmoni• Maklumkan tujuan/agenda yang hendak
di capai
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI Semasa Mesyuarat
Semasa Perbincangan• Beri peluang sama rata kepada ahli• Galakkan penyertaan• Kawal perbincangan• Kawal perjalanan masa• Kekalkan suasana harmonis• Beri kesimpulan dari masa ke samasa
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
Semasa Mesyuarat Di akhir mesyuarat
• Rumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui/diputuskan
• Maklumkan keputusan yang telah diambil• Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil• Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat
akan datang• Tamatkan mesyuarat
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
Selepas Mesyuarat Menyemak draf minit mesyuarat; Menandatangani Minit Mesyuarat
bersama Setiausaha; Mempastikan Setiausaha membuat
follow-up dan follow-through; dan Menetapkan mesyuarat susulan.
PERANAN DAN TUGAS SETIAUSAHA Tindakan Semasa Mesyuarat
Mengambil kehadiran Mencatat Minit Mesyuarat
Tindakan Selepas Mesyuarat Penyediaan minit- draf minit selewat-lewatnya 3 hari
selepas mesyuarat Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda
mesyuarat Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut
kekananan Catatan perbincangan : padat, tepat, jelas Mengambil tindakan follow up & follow through
PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT Tindakan Sebelum Mesyuarat
Membuat persiapan awal Tiba awal
Tindakan Semasa Mesyuarat Memberi sumbangan yang berkesan Mematuhi peraturan dan tatacara
mesyuarat
PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT
Tindakan Selepas Mesyuarat Memaklumkan kepada pihak
pengurusan / pihak tertentu mengenai keputusan mesyuarat
Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai
Memberi laporan maklumbalas kepada Urusetia secepat mungkin
MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA
Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti berikut:- Perutusan Pengerusi Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu Perkara berbangkit dari mesyuarat lalu Senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkan Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup
MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA Agenda ini hendaklah ditentukan
bersama-sama dengan Pengerusi. Pada umumnya mesyuarat-mesyuarat diperingkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan.
Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda di peringkat sebelum mesyuarat dengan persetujuan utama pengerusi
CONTOH AGENDA MESYUARAT PENGURUSAN BIL. 3/2008BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA,
JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL
TARIKH: 8 Mei 2008 (Khamis)MASA: 8.30 – 11.30 PAGIPENGERUSI: PENGARAH BAHAGIAN PEMBAGUNAN SUMBER
MANUSIATEMPAT: BILIK MESYUARAT UTAMA, ARAS 8, BLOK A,
KOMPLEKS JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL
AGENDA MESYUARAT
1. Perutusan Pengerusi.2. Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 2/2008 pada 10 April 2008.3. Perkara berbangkit dari Minit Mesyuarat Bil. 2/2008.4. Pembentangan kertas kerja:
i. Cadangan Penajaan Pegawai JTEN Mengikuti Kursus di Afrika Selatan – Dibentangkan oleh Encik Abdul Salam Hamid, Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan.
ii. Cadangan Mengadakan Kerjasama Dengan Syarikat Perunding Imej – Dibentangkan oleh Puan Hayati Ahmad, Ketua Unit Hal Ehwal Wanita.
iii. Cadangan Mengadakan Kursus Penilaian Kompetensi Kumpulan Sokongan JTEN – Dibentangkan oleh Encik Abu Bakar Said, Ketua Unit Pembangunan Kompetensi.
5. Hal-hal lain.6. Penutup.
SURAT JEMPUTAN
Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat itu diadakan.
Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: nama jawatankuasa/mesyuarat tarikh dan tempat mesyuarat masa mula dan masa dijangka tamat agenda mesyuarat nama Pengerusi jenis pakaian
Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil.
PERBEZAAN JENIS-JENIS MESYUARAT
ASASJENIS MESYUARAT
Mendapatkan Maklumat & Memberi Maklumat
Membuat Keputusan & Menyelesai Masalah
Bilangan ahli Tidak terhad Tidak melebihi 12 orangSiapa perlu hadir Mereka yang perlu tahu Yang bertanggungjawab &
boleh memberi sumbanganProses Komunikasi Satu hala Dua hala & interaktif
Persediaan Bilik Lecture style/ bilik darjah
Berhadapan / Bertentangan
Gaya Kepimpinan Autokratik / Autoritatif Penyertaan
Penekanan Isi Kandungan Menyelesaikan MasalahAsas Kejayaan Perancangan &
Penyediaan MaklumatSuasana pertukaran idea / pandangan
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
FLIP CHART/WHITE
BOARD
REFRESHMENTS
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
REFRESHMENTS
FLIP CHART/WHITE
BOARD
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARATBERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT / MEMBUAT KEPUTUSAN
REFRESHMENTS
FLIP CHART/WHITE
BOARD
CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN
REFRESHMENTS
FLIP CHART/WHITE
BOARD
SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG TIDAK RAMAI
SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG RAMAI
SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI DIPERLUKAN
SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA TERLALU RAMAI
SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT
PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR
Dari segi penggunaannya alat pandang dengar adalah bertujuan untuk membantu persembahan dalam mesyuarat. Pada asasnya alat tersebut boleh membantu untuk: Menimbulkan minat terhadap persembahan Menjelaskan maklumat dan penerangan
seseorang Membantu seseorang pendengar lain
memahami sesuatu masalah atau isu dengan lebih mudah
ALAT PANDANG DENGAR
Alat pandang dengar yang biasanya digunakan dalam persembahan/taklimat adalah termasuk: Flipcharts Papan putih (whiteboard) Projektor ‘overhead’ Alat perakam video dan TV Tayangan filem/video Model atau contoh projek
CHECKLIST PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR
Apakah saiz kumpulan? Apakah jenis alat-alat yang ada?
Apakah saiz bilik yang akan
digunakan? Apakah media yang biasa anda
gunakan semasa pesembahan?
CHECKLIST TEKNIK PERSEMBAHAN
Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang terbaru dan berkesan bagi tujuan persembahan?
Adakah anda telah menggunakan bilik projektor dan screen yang sesuai bagi mewujudkan imej persembahan yang baik?
Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang sesuai bagi setiap keadaan persembahan?
Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu persembahan?
CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT
P
P
S/U
S/U
Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat
Tetapkan tarikh/masa/tempat ahlidan agenda mesyuarat
Sediakan/hantar notis, agenda-agenda mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada
Sediakan tempat dan peralatan
Sebelum Mesyuarat
Pengerusikan Mesyuarat• Buka Mesyuarat• Mengawal
perbincangan• Merumus mesyuarat
SemasaMesyuarat
- Catatkan kehadiran ahli-ahli- Catatkan butir-butir
perbincangan- Berikan perjelasan yang perlu
S/UP
S/U
P
S/U* P - Pengerusi Mesyuarat S/U - Setiausaha Mesyuarat
Semak & Luluskan deraf Minit Mesyuarat
- Edarkan minit mesyuarat- Ambil tindakan “follow-up”- Mengadakan “post mortem”
Sediakan deraf Minit MesyuaratSelepasMesyuarat
MINIT MESYUARAT
IANYA MERUPAKAN SATU REKOD BERTULIS MENGENAI PERKARA-PERKARA YANG DIBINCANGKAN DI DALAM SESUATU MESYUARAT
Ciri-Ciri Minit Mesyuarat Yang Baik Tulin :
Ringkas dan Padat• Tidak direka-reka (Bukan laporan/cerita pendek)
Lengkap• Boleh memberi kefahaman jelas
Tepat• Butir perbincangan di catat dengan tepat
Bebas dari keraguan• Tarikh, nombor rujukan, nama, fakta dan lain-lain
Panduan Penulisan Minit Mesyuarat Peringkat Persediaan
Mengetahui agenda Mengetahui minit mesyuarat lepas Membaca semua kertas kerja
Semasa Mesyuarat Tumpukan perhatian kepada perbincangan
Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat Draf minit diserahkan untuk kelulusan Pengerusi 3 hari
selepas tarikh mesyuarat Minit mesyuarat diedarkan 7 hari selepas tarikh
mesyuarat
MINIT MESYUARAT
Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan: senarai kehadiran mesyuarat perkara-perkara penting yang
dibincangkan di dalam mesyuarat keputusan-keputusan yang dibuat tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil oleh agensi
FORMAT MINIT MESYUARAT
MINIT MESYUARAT ………(Catatkan Nama Mesyuarat)Bil ……………. Tahun …..
(Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)
Tarikh :Masa :Tempat:
HADIR(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan)HADIR BERSAMA(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)URUSETIA(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan)
I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSIRuangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.
II. PENGESAHAN MINIT MESYUARATCatatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.
III. PERKARA-PERKARA BERBANGKITa) Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang
dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepasb) Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah
dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan
c) Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.
IV. PERBINCANGANa) Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh
ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetap.
V. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJABagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:-
• Tajuk kertas kerja berkenaan.• Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan.• Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.• Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja
berkenaan.• Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu
yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.• Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan
serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.
VI. HAL-HAL LAINRuangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.
VII. PENUTUP
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:-
Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat Catatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah
ditentukan
URUSETIA(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)
Tarikh(Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)
CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINITMESYUARAT YANG BERKUALITI1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit
3. Perkara-perkara Berbangkit
3.1. (Perkara) para … m.s. ….
3.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa….
3.1.2. Mesyuarat memutuskan …….
Tindakan: ______________
4. Pembentangan kertas-kertas kerja
4.1. (Tajuk Kertas Kerja)
4.1.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa:
(i) …….
(ii) ……..
4.1.2. Mesyuarat memutuskan …………..
Tindakan:_____________
5. Hal-hal lain
6. Penutup
TATASUSILA BERMESYUARAT
Jangan lewat tiba Elakkan ganguan telefon kecuali perkara penting Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan
menunjukkan kurang minat Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian Memberi sumbangan idea Mencari perkara-perkara yang positif Jadilah ahli mesyuarat yang aktif
PROTOKOL SUSUNATUR
Susunan Keutamaan Ahli Pengerusi merupakan orang terutama
memimpin mesyuarat Ahli yang bergelar mendahului
mereka yang tidak bergelar Mereka yang berpangkat lebih kanan
mendahului mereka yang lebih rendah pangkatnya
PROTOKOL SUSUNATUR
Susunan tempat Duduk Ahli yang tinggi statusnya duduk
paling hampir dengan pengerusi Ahli yang membuat persembahan
duduk di kerusi terakhir bertentangan dengan Pengerusi
Setiausaha duduk di sebelah kiri Pengerusi / di meja khas
TERIMA KASIH