PengurusanPengurusan Kewangan Kewangan

dalam dalam PersatuanPersatuan

Apa yang perlu kita tahu?Apa yang perlu kita tahu?

• Mengenalpasti sumber kewangan untuk aktiviti kokurikulum (khususnya, persatuan)

• Memahami Peraturan Mengutip Wang

• Merekod Stok Dan Menyediakan Penyata Kira-Kira

PENGENALAN• Pengurusan kewangan adalah satu perkara

paling penting dalam sesebuah kelab dan persatuan.

• Tanpa pengurusan kewangan yang baik dan sempurna maka perjalanan persatuan atau kelab akan pincang dan akhirnya terus berkubur.

OBJEKTIF

• Memberi pendedahan kepada pelajar khususnya kepada Bendahari kelab/persatuan dalam menguruskan kewangan secara sistematik.

• Melahirkan pelajar yang celik dalam pengurusan kewangan.

• Dapat melicinkan perjalanan sesebuah kelab/persatuan dalam menjalankan sebarang aktiviti yang telah dirancangkan.

Bagaimana cara pengurusan kewangan diselenggarakan?

• Persediaan penyata kewangan dengan rapi, teratur dan sistematik.

• Ia juga meliputi cara perbelanjaan serta cara mengutip yuran/derma dan sebagainya.

• Biasanya, Bendahari sesuatu persatuan, bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan.

Penyata kewangan yang asas

Penyata Kewangan

Setiap persatuan perlu menyimpan dengan teliti rekod kewangan yang diterima (wang masuk) dan wang telah dibayar (wang keluar).

Rekod tersebut termasuklah wang diterima dan wang keluar melalui cek dan tunai.

Penyata kewangan menyenaraikan segala pendapatan yang diterima dan perbelanjaan yang dibuat oleh persatuan dalam tempoh tertentu, biasanya satu tahun.

Semua wang yang diterima oleh satu persatuan hendaklah direkod dan dicatat dengan lengkap serta sistematik.

Sumber kewangan

• Persatuan memerlukan sumber kewangan untuk membeli keperluan persatuan serta untuk membayar perkhidmatan yang diberikan.

• Oleh yang demikian, setiap persatuan mesti ada caranya untuk mengumpul dan menambah dana.

SUMBER KEWANGANAntara sumber kewangan yang boleh diperolehi oleh persatuan

Ialah:• PIBG• Tajaan • Kutipan Derma Dan Sumbangan Pihak Luar.

( Badan-Badan NGO, Syarikat- Syarikat Swasta, Kerajaan, Derma, Jogathon)

• Usaha Ahli (Jual Bahan Terpakai, Menjual Makanan, ‘Program mencuci kereta)

BUKU STOK• Peralatan-alat tulis, kertas dan lain-lain• Alat permainan dan aktiviti• Buku rujukan dan majalah• Buku stok inventori

PENYATA KIRA-KIRA• Membuka akaun• Akaun wang masuk dan keluar• Penyata kewangan bulanan-peyata pendapatan dan

perbelanjaan bulanan• Penyata kewangan tahunan, penyata pendapatan dan

perbelanjaan tahunan untuk mesyuarat agong.• Kunci kira-kira-menunjukkan semua harta dan hutang

dalam satu jangka masa tertentu (modal, aset, dan liabiliti)• Semua wang yang diterima mestilah dimasukkan ke dalam

bank akaun semasa atau simpanan.

Anggaran perbelanjaan & pendapatan

• Sediakan anggaran, bentang dan diluluskan dalam mesyuarat

• Perbelanjaan yang dibuat tidak lebih dari anggaran yang telah diluluskan

Kunci kira-kira• Penyata kewangan menunjukkan semua harta tetap

(bangunan, kenderaan, perabot, peralatan), harta semasa (tunai di tangan, tunai di bank, stok penghutang), modal dan liabiliti (hutang)

Audit• Cara mengawal dan mengesan perbelanjaan sesebuah

persatuan• 2 kategori: audit dalaman dan audit luaran• Audit dalaman

– Dilantik dalam mesyuarat agung dari kalangan ahli persatuan tersebut

– Digunakan di kebanyakan sekolah dan institut

• Audit luaran– Dipilih dari individu luar daripada ahli persatuan– Fungsi yang sama dengan audit dalaman

Peraturan pembelian• Pembelian secara kontrak pusat, sebut harga dan tunai• Bendahari berkuasa meluluskan setiap pembelian kurang

RM200.00• Kelulusan pembelian lebih RM200.00 dilaksanakan dalam

mesyuarat AJK.

Kebenaran Pengutipan wang

Contoh aktiviti : Jogathon• Menyediakan kertas kerja• Mendapatkan kelulusan dalam mesyuarat Ahli

Jawatankuasa Persatuan• Mendapatkan kebenaran daripada Jabatan Pendidikan• Mendapatkan Permit polis• Menyediakan kad kutipan• Mengedar dan menyimpan rekod• Mengutip balik kad-kad kutipan dan wang kutipan • Masukkan wang kutipan dalam akaun• Mengadakan larian jogaton• Menyediakan Penyata Akaun yang perlu diauditkan oleh

audit luar.

Tugasan bendahari & naib bendahari

• Menyediakan sebuah fail kewangan dan juga tempat menyimpan fail, buku resit, baucar bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna.

• Bendahari kelab/persatuan perlu mencatat segala perkara yang hendak dibeli/dipesan dengan mengisi Borang Pesanan Barang.

• Memastikan pengerusi/setiausaha membuka akaun persatuan.

• Membuat pungutan yuran/derma keahlian dan sumbangan khusus bagi menjalankan sesuatu aktiviti.

• Bendahari juga perlu membuat anggaran perbelanjaan sesuatu program.

• Pembentangan laporan kewangan dalam mesyuarat.

Peraturan pembelian dan rekod kewangan

Setiap persatuan dan organisasi mempunyai peraturan pembelian yang tertentu mengikut peruntukan dalam perlembagaan.

Peraturan pembelian berbeza di antara satu organisasi atau persatuan dengan satu organisasi atau persatuan yang lain, begitu juga dengan persatuan yang ditubuhkan di sekolah.

Contohnya, bendahari berkuasa untuk meluluskan setiap pembelian kurang daripada RM50.00; dan kelulusan bagi setiap pembelian lebih daripada RM50.00 akan diputuskan dalam mesyuarat AJK persatuan.

Terdapat beberapa perkara yang perlu diteliti oleh

persatuan semasa sesuatu pembelian:

Keputusan mesyuarat AJK Menentukan peruntukan (cukup atau tidak) Menentukan jumlah barang mengikut keperluan Menentukan tempat simpanan barang yang bakal dibeli Menentukan kegunaan barang tersebut Menentukan baki stok Mengelakkan pembelian barang yang berlebihan

Protokol Protokol dalam dalam

PersatuanPersatuan

Definisi Protokol Perkataan Protokol berasal dari dua perkataan

latin “protos” yang bermaksud yang pertama dan “kola” bermaksud pelekat.

Dengan itu, makna protokol ialah “Pelekat yang pertama”.

Protokol merupakan satu susunan keutamaan dalam pangkat dan status serta prosedur yang betul dalam sesuatu persatuan.

Tujuan protokol ialah ia dapat memastikan agar segala aktiviti berjalan dengan lancar; manusia berinteraksi dengan baik; dan orang-orang berkenaan diberi penghormatan dan pengiktirafan yang sewajarnya.

Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun,

memudahkan pengurusan dan pengendalian aktiviti, serta memberi penghormatan yang sewajarnya kepada seseorang.

Amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adab berbual, adab makan, adab berpakaian, adab duduk, berdiri adalah protokol yang kita amalkan setiap hari.

• Protokol merujuk kepada peraturan – peraturan dalam sesuatu istiadat.

Protokol ini juga boleh dikatakan sebagai etika sosial yang merangkumi peraturan tingkah laku yang betul, menyebut sesuatu yang betul pada tempat dan masanya.

Secara keseluruhannaya, protokol bermaksud peraturan - peraturan yang diterima oleh semua pihak sama ada dalam perhubungan seharian dalam masayarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis rasmi atau tidak rasmi.

PENGENDALIAN MAJLIS RASMI PENGENDALIAN MAJLIS RASMI DALAM SEBUAH PERSATUANDALAM SEBUAH PERSATUAN

Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam pengendalian majlis dalam sesebuah persatuan adalah:

1. Jawatankuasa Majlis rasmi

2. Tempat majlis

3. Senarai jemputan

4. Aturcara majlis

5. Kesesuaian pakaian

6. Kad jemputan

7. Menu untuk jamuan

8. Susunan tempat duduk

9. Juruacara

10. Atur cara pentadbiran

11. Penyambut tetamu

12. Raptai

13. Pasca nilai

Komponen – komponen penting dalam protokol

Susunan tempat duduk

- Dalam majlis rasmi susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan.

- Susunan tempat duduk bagi majlis perasmian

a) Kekananan bagi tiga orang:

b)Kekananan bagi lima orang:

c) Kekananan bagi dua orang:

d)Kekananan bagi empat orang:

4 2 1 3 5

Susunan Bendera

Susunan bendera adalah sama penting seperti susunan

tempat duduk dalam majlis rasmi.

Biasanya dalam sesuatu majlis bendera-bendera yang terlibat adalah bendera negara, bendera negeri dan bendera badan/pertubuhan

(berkenaan).

Jika majlisnya adalah majlis Peringkat Persekutuan, maka bendera Negara diberi keutamaan; dan jika majlis

peringkat negeri, bendera negeri diberi keutamaan.

Contoh:

Majlis Peringkat Persekutuan. (bendera Negara diletak di sebelah kanan)

Majlis Peringkat Negeri (bendera Negeri diletak di sebelah kanan)

Bendera Negara

Bendera Negeri

Bendera Negeri

Bendera Negara

Sekian, terima kasih

Disediakan oleh : Segaran A/L ChinnathambyRenuga A/P MunusamySangkari A/P SuppaiahTatsini A/P RamanVanaja Devi A/P Valaiyapathi