PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

NORIDAH BINTI NULHASSAN

JABATAN AUDIT NEGARA

NEGERI SABAH

1

HARTA MODAL

Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000

dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.

Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan

secara berjadual tanpa mengira harga perolehan

asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk

kepada manual/buku panduan pengguna.

2

INVENTORI

Aset Alih yang harga perolehan asalnya

kurang daripada RM1,000 setiap satu dan

tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan

pinggan mangkuk tanpa mengira harga

perolehan asal.

3

KANDUNGAN

ASET

ALIH

BAB A PENERIMAAN

BAB E PELUPUSAN

PENDAHULUAN

BAB B PENDAFTARAN

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &

PEMERIKSAAN

BAB F KEHILANGAN / HAPUS KIRA

BAB D PENYELENGGARAAN

4

5

KAWALAN UMUM

1.JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET

ALIH KERAJAAN(JKPAK)

1.1 Keanggotaan JKPAK (Perkara 10, SPKK Bil. 9/2010)

Pengerusi

Timbalan Setiausaha Tetap (Peringkat Kementerian Negeri).

Pengarah (Peringkat Jabatan Negeri)

Presiden Majlis Perbandaran (Peringkat Majlis Perbandaran Negeri)

Pegawai Daerah (Peringkat Pejabat Daerah)

Pengurus Besar (Peringkat Badan Berkanun Negeri/Agensi Kerajaan Negeri)

Setiausaha

Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri.

Ahli-ahli

Semua ketua bahagian/unit

Ketua audit dalam

Pegawai-pegawai lain yang sesuai

6

1.2 AGENDA MESYUARAT JKPAK

Perkara 11, SPKK Bil. 9/2010 dan Perkara 11, SPKK Bil.10/2010

Kedudukan semasa aset alih Kementerian/Jabatan/Agensi

(KEW.PA-8)

Laporan hasil pemeriksaan aset alih; (KEW.PA-10,11,12)

Laporan tindakan pelupusan aset alih; (KEW.PA-20)

Laporan tindakan surcaj/tatatertib; dan (KEW.PA-32)

Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan

aset alih kerajaan.

Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor. (KEW.PS 13)

7

8

1.3 JKPAK bermesyuarat 3 bulan sekali

1.4 Hasil mesyuarat dilaporkan kepada JPKA

(Perkara 13, SPKKN Bil.9/2010)

Perlaksanaan Mesyuarat JKPAK Mengikut Tempoh Sukuan

Bil. Mesyuarat Tarikh Mesyuarat

Sepatutnya Diadakan

Bil. 1 (Tahun 2015)

(Bagi tempoh Okt. Dis. 2015) Januari 2016

Bil. 2 (Tahun 2016)

(Bagi tempoh Jan. Mac 2016) April 2016

Bil. 3 (Tahun 2016)

(Bagi tempoh April Jun 2016) Julai 2016

Bil. 4 (Tahun 2016)

(Bagi tempoh Jul. Sept. 2016) Okt. 2016

9

2. UNIT PENGURUSAN ASET

(Perkara 3(a), SPKKN Bil.9/2010)

UPA diwujudkan untuk menyelaraskan Laporan

Eksekutif Pengurusan Aset kepada Kem. Kewangan

Negeri sebelum 15 Mac Tahun berikutnya.

Laporan Harta Modal dan Inventori;

Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori;

Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan;

Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib;

Laporan Kedudukan Stok;

Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor;

Laporan Tahunan Pelupusan Stok; dan

Laporan Kehilangan dan Hapuskira Stok.

10

3. PEGAWAI ASET/STOR

(Perkara 3(b), SPKKN Bil.9/2010)

(Perkara 7, SPKKN Bil.10/2010)

Pegawai Aset dan Stor hendaklah dilantik oleh

Pegawai Pengawal di peringkat

Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri bagi

mengurus aset alih dan pengurusan stor di pejabat

masing-masing.

BAB A PENERIMAAN

11

(a) Sediakan Borang Laporan Penerimaan

Kew. PA-1 jika terdapat kerosakan/perselisihan.

(b) Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh

Ketua Jabatan dihantar kepada agen

penghantaran atau syarikat pembekal.

(c) Pegawai Penerima pastikan aset diterima

beserta Surat Jaminan daripada pembekal.

(d) Pegawai Penerima pastikan aset diterima

bersama manual penggunaan dan

penyelenggaraan.

BAB A - PENERIMAAN

12

13

BAB B PENDAFTARAN

14

TEMPOH MENDAFTAR

Dua (2) minggu dari tarikh

pengesahan penerimaan.

15

PUNCA MAKLUMAT

(a) Pesanan Rasmi Kerajaan

(b) Nota Serahan

(c) Invois

(d) Dokumen Kontrak

(e) Kad Jaminan

(f) Manual Pengguna

(g) Dokumen-dokumen lain yang

berkaitan

16

Pengesahan Pendaftaran Aset dicop pada dokumen punca

Telah direkodkan pada ........ No Siri Pendaftaraan Aset ........

17

18

19

20

21

22

(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

(i) Penambahan/penggantian/

penaiktarafan

(ii) Pemeriksaan aset

(iii) Pelupusan

(iv) Hapus kira

URUSAN PENDAFTARAN

23

PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan

Dengan cara melabel, mengecat,

emboss bagi menunjukkan tanda

Hak Kerajaan Malaysia

(HKM).

Aset tujuan samaran/risikan ditanda

di tempat yang tidak mudah dilihat.

24

PELABELAN ASET

25

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN

DAN PEMERIKSAAN

26

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan

berkelayakan.

(d) Perlu direkodkan.

(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan

Kerosakan Kew. PA-9.

PENGGUNAAN

27

28

Aset yang dibawa keluar dari pejabat

Hendaklah mendapat kebenaran bertulis

daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan

semula sebaik selesai

penggunaannya atau mengikut tempoh

kelulusan mana lebih awal.

PENGGUNAAN

29

Pergerakan Aset

Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod

pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori

Kew. PA-6.

Penyimpanan Daftar

Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit

keras dalam kabinet berkunci.

Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.

Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan

simpan di lokasi.

PERGERAKAN

30

31

Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat

dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.

Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa

kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah

tanggungjawabnya.

Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah

sentiasa di bawah kawalan maksima.

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan

tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta

Prosedur Kewangan 1957.

PENYIMPANAN

32

Pemeriksaan aset dilaksanakan

ke atas:

(a) Fizikal

(b) Rekod

(c) Penempatan

PEMERIKSAAN

33

Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya

2 orang Pegawai Pemeriksa.

Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-

kurangnya sekali setahun.

Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan

Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan

Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada

Ketua Jabatan.

PEMERIKSAAN

34

Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-

sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori

Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew. PA-12

kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan

dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

Pemeriksaan Mengejut AP 308

PEMERIKSAAN

35

36

37

38

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL

DAN INVENTORI

Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan

ke Perbendaharaan/Kementerian Kewangan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

39

40

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2013

Pekeliling Perkhidmatan Negeri Sabah Bil. 1 Tahun 2013

Melantik seorang pegawai untuk menguruskan

kenderaan kerajaan.

Jabatan/Agensi yang mempunyai lebih 20 buah

kenderaan, lantik Pegawai Kenderaan sepenuh masa

dan seboleh-bolehnya mempunyai sijil kejuruteraan

automotif/mekanikal.

Fail sejarah diselenggarakan bagi setiap kenderaan

PENGUNAAN KENDERAAN

41

Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai

Kenderaan

Buku Log PVR1 dan Buku Log PVR3 hendaklah

sentiasa dikemaskini bagi semua kenderaan

Pegawai kenderaan membuat analisis kadar

penggunaan bahan api bulanan pada setiap akhir

bulan

PENGUNAAN KENDERAAN

42

BAB D PENYELENGGARAAN

43

JENIS PENYELENGGARAN (a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk

memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen

atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi

dengan lancar secara berterusan.

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau

sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard

yang ditetapkan.

PENYELENGGARAAN

44

PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh

Kementerian/Jabatan:

(a) Menyedia senarai aset yang memerlukan

penyelenggaraan Kew. PA-13.

(b) Merancang penyelenggaraan

(c) Melaksana program penyelenggaraan

(d) Merekod penyelenggaraan

(e) Menilai program penyelenggaraan

(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh

pihak swasta.

45

46

47

BAB E PELUPUSAN

49

DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk

mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,

simpanan dan rekod mengikut kaedah

yang ditetapkan.

50

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Tidak Ekonomik Dibaiki Pembekal tidak lagi memberi

khidmat sokongan

Usang/Obselete Disyor selepas pemeriksaan

aset

Rosak & tidak boleh

digunakan

Tidak lagi diperlukan oleh

Jabatan

Luput tempoh penggunaan Perubahan Teknologi

Keupayaan aset tidak lagi

di peringkat optimum

Melebihi keperluan

Tiada alat ganti

51

KUASA MELULUS PELUPUSAN

Dua (2) peringkat:

(a) Perbendaharaan/

Kementerian Kewangan

(b) Kementerian/Jabatan

52

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN/

KEMENTERIAN KEWANGAN (a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000

atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan

(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai

seperti berikut:

Hadiah

Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri

Tukar Beli (trade in)

Tukar Barang (barter trade)

Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan

dalam tatacara ini.

53

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16

(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal dan Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer

di Kembaran B.

(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang

mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar

khusus dalam peralatan-peralatan tertentu.

(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh

Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.

(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai

kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.

(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk

tempoh 1 tahun.

54

55

PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA

Pegawai Pengawal Kementerian/

Jabatan perlu melantik Lembaga

Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan.

Lembaga Pemeriksa dilantik

berdasarkan jawatan tidak lebih

tempoh 2 tahun.

56

57

KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi

dan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung

dalam pengurusan aset berkenaan.

(b) Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu.

(c) Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yang

setaraf.

(d) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh

dilantik jika perlu.

(e) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus

Setia.

58

59

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Dilaksanakan dalam tempoh

3 bulan dari tarikh surat

kelulusan mengikut

kaedah yang diluluskan.

60

PELANJUTAN TEMPOH

Permohonan untuk lanjut tempoh

dikemuka kepada Kuasa Melulus 2 minggu

sebelum tamat tempoh pelupusan.

Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan

sekali sahaja.

Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan

selepas tempoh pelanjutan maka

kelulusan terbatal.

61

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan

JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan

supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan

Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada

pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa

Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah

dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

62

63

64

BAB F KEHILANGAN DAN

HAPUS KIRA

65

KUASA MELULUS HAPUS KIRA

Dua (2) peringkat:

(a) Perbendaharaan/

Kementerian Kewangan

(b) Pegawai Pengawal

66

PROSES HAPUS KIRA

1. Melaporkan Kehil angan SPKKN Bil. 8 Tahun 2010

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan

kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang

bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang

menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan

berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis

dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan

diketahui.

67

68

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah

dihantar kepada Pegawai Pengawal,,

Kem. Kewangan dan Ketua Audit

Negara dalam tempoh sebulan.

PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal Kew. PA-28

69

70

71

72

PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam

tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b) Keanggotaan:

(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan

daripada bahagian/unit yang sama;

(b) Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;

(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih

kanan sebagai Pengerusi.

73

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan

melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan

Malaysia yang tidak terlibat dengan

kehilangan itu di negara berkenaan

sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

74

75

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab

menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada

Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira

Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir,

jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira

mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan

ulasan Pegawai Pengawal.

76

(c) Laporan Akhir yang lengkap dengan

syor dan ulasan Pegawai Pengawal

hendaklah dikemukakan untuk

pertimbangan dan kelulusan Kuasa

Melulus dalam tempoh 4 bulan (SPKKN

8/2010) dari tarikh Laporan Awal

dikemukakan.

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

77

78

79

80

81

Sekian, Terima Kasih

JABATAN AUDIT NEGARA BLOK A, ARAS 4,

KPKPS, JLN. SULAMAN 88450 KOTA KINABALU.

TEL: 088-488112 013-8114520

FAX: 088-488122 EMEL: noridah@audit.gov.my

82