pengauditan terhadap pengurusan bajet dan ......penyediaan bajet tahunan perlu dilakukan secara...

LaporanPengauditanPengurusanBajetdanTerimaan MQA Mukasurat1

1.0 LATAR BELAKANG

Pengurusan kewangan merujuk kepada proses perancangan, pengagihan dan

penggunaan tenaga manusia, modal (wang tunai), barangan (aset) dan perkhidmatan

bagi memenuhi matlamat sesuatu organisasi. Pelaksanaan proses ini hendaklah

mematuhi undang-undang, prosedur dan arahan yang berkuat kuasa yang ditetapkan.

Pengurusan kewangan yang cekap dan teratur amat penting dalam menguruskan

sumber-sumber yang terhad seperti tenaga manusia, wang, bahan-bahan mentah dan

metodologi, menguruskan permintaan yang banyak ke atas sumber-sumber ini,

menentukan alternatif terbaik dalam menguruskan sumber-sumber tersebut dan

seterusnya meningkatkan tahap ekonomi negara.

Bidang-bidang utama dalam pengurusan kewangan adalah pengurusan organisasi,

pengurusan bajet, pengurusan terimaan, pengurusan perbelanjaan, pengurusan aset

dan stor serta Kumpulan Wang Amanah. Manakala komponen pengurusan kewangan

pula terdiri daripada perancangan, pelaksanaan, penyelarasan, kawalan dan

penilaian. Kawalan ke atas pengurusan kewangan penting bagi memastikan aktiviti-

aktiviti yang dilaksanakan dalam suatu bidang pengurusan kewangan adalah

mengikut perancangan yang telah ditentukan melalui sistem perakaunan, laporan dan

pengauditan serta mematuhi undangundang, prosedur dan arahan yang berkuat

kuasa. Dalam hasrat untuk memastikan MQA melaksanakan pengurusan kewangan

yang cekap dan teratur, Unit Audit Dalam telah memilih untuk menjalankan

pengauditan ke atas Pengurusan Bajet dan Terimaan MQA.

2.0 OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif pengauditan ini adalah seperti berikut:

i. menentukan sama ada bajet telah diuruskan dengan cekap dan berhemat;

ii. menentukan sama ada bajet diurus mengikut prosedur dan peraturan

kewagan serta pekeliling Kerajaan yang ditetapkan; dan

PENGAUDITAN TERHADAP

PENGURUSAN BAJET DAN TERIMAAN


iii. menentukan sama ada pengurusan terimaan, pungutan dan perbankan

wang serta cek dilakukan mengikut peraturan kewangan MQA dan Arahan

Perbendaharaan

3.0 SKOP DAN METODOLOGI

Pengauditan dijalankan di Unit-Unit di bawah Bahagian Kewangan MQA yang

mengurus bajet serta penerimaan hasil. Pengauditan ini dijalankan dengan meneliti

peraturan kewangan, fail dan dokumen yang mengandungi maklumat Anggaran

Belanja Mengurus (ABM), laporan ke Kementerian Pendidikan Malaysia dan

Kementerian Kewangan, minit mesyuarat dan rekod berkaitan dengan pengurusan

bajet MQA bagi tahun 2012, 2013 dan 2014 serta dokumen-dokumen yang berkaitan

dengan terimaan hasil. Di samping itu, pemeriksaan di kaunter hasil serta temu bual

dengan pegawai yang terlibat juga telah diadakan.

4.0 PENEMUAN AUDIT

4.1 PENGURUSAN BAJET

Setiap agensi perlu menyediakan belanjawan tahunan bagi merancang

keperluan serta mengurus agihan sumber dengan cekap dan berkesan.

Semakan Audit telah dijalankan terhadap 5 aspek utama kawalan bajet yang

meliputi penyediaan bajet, pengagihan peruntukan, kelulusan viremen dan

tambah peruntukan, pemantauan kemajuan/prestasi perbelanjaan dan

pelaporan bagi menentukan sama ada bajet telah diuruskan dengan cekap,

berhemat dan mengikut peraturan.

Hasil semakan Audit terhadap setiap aspek utama kawalan bajet adalah seperti

berikut:

4.1.1 Penyediaan Bajet

Bajet merupakan satu mekanisme yang digunakan oleh organisasi bagi

mengenal pasti, mengagih dan menggunakan peruntukan yang diterima untuk

melaksanakan program dan aktiviti. Setiap tahun, Kementerian Kewangan

mengeluarkan Pekeliling mengenai Garis Panduan Penyediaan Anggaran


Perbelanjaan dan perlu disediakan serta dikemukakan kepada Kementerian

Pendidikan Malaysia (KPM) sebagai kementerian penyelia mengikut tarikh

yang telah ditetapkan. Penyediaan bajet tahunan perlu dilakukan secara

berhemat selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2008.

MQA telah mematuhi tarikh penghantaran anggaran perbelanjaan seperti yang

ditetapkan oleh Kementerian Kewangan seperti jadual berikut:

JADUAL 1 :

PEMATUHAN TARIKH MENGEMUKAKAN ANGGARAN BELANJA MENGURUS (ABM) KE KEMENTERIAN

Tahun ABM 2014 ABM 2013 ABM 2012

Tarikh Ditetapkan Kementerian Kewangan

15 Jun 2013 30 Mac 2012 31 Mac 2011

Tarikh Ditetapkan Kementerian Pengajian Tinggi/Pendidikan

20 Mac 2013 12 Mac 2012 25 Mac 2011

Tarikh Dikemukakan Oleh MQA

21 Mac 2013 12 Mac 2012 24 Mac 2011

Sumber: Bahagian Kewangan MQA

Cadangan bagi setiap butiran bajet hendaklah disokong dengan justifikasi yang

jelas, disemak semula dan diluluskan oleh Ketua Jabatan. Seterusnya

dikemukakan kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan.

Pihak Audit mendapati, cadangan bajet tahunan MQA tahun 2014, 2013 dan

2012 telah disediakan berdasarkan input daripada semua peringkat

bahagian/unit dan telah disokong dengan justifikasi yang jelas serta

diperakukan oleh Ketua Eksekutif. Cadangan belanjawan mengurus tahun

2014 telah diluluskan oleh Majlis MQA pada 16 Mei 2013, cadangan bagi

tahun 2013 (23 April 2012) dan cadangan bagi tahun 2012 adalah pada 19

Mei 2011.

4.1.2 Kelulusan Bajet

Kementerian Kewangan telah meluluskan Anggaran Belanja Mengurus (ABM-

7) kepada MQA seperti ditunjukkan di jadual berikut:


JADUAL 2 :

JUMLAH ANGGARAN BELANJA MENGURUS YANG DILULUSKAN OLEH

KEMENTERIAN KEWANGAN MENGIKUT TAHUN

2014 2013 2012

Geran Kerajaan 33,593,600 30,070,000 26,329,000

Sumber Dalaman 6,000,000 5,030,000 5,000,000

JUMLAH 39,593,600 35,100,000 31,329,000

Sumber: Bahagian Kewangan

4.1.3 Pengagihan Peruntukan

Setiap peruntukan yang diluluskan perlu mempunyai jadual atau pelan tindakan

supaya peruntukan dapat dibelanjakan mengikut perancangan sebelum akhir

tahun. Anggaran belanja mengurus bagi tahun 2013 yang telah diluluskan

adalah RMRM35.10 juta dan perbelanjaan sebenar adalah berjumlah RM35.60

juta atau sebanyak 101.4%. Anggaran belanja mengurus bagi tahun 2014 telah

diluluskan berjumlah RM39.59 juta dan sehingga bulan Oktober 2014,

perbelanjaan sebenar adalah berjumlah RM27.85 juta atau sebanyak 70.4%.

Butiran terperinci peruntukan, perbelanjaan dan baki peruntukan Dasar Sedia

Ada (DSA) mengikut Bahagian/Unit adalah seperti di Jadualberikut:

JADUAL 3 : BUTIRAN PERUNTUKAN, PERBELANJAAN DAN BAKI BAGI

DASAR SEDIA ADA

KOD PTJ

BAHAGIAN/UNIT PERUNTUKAN PERUNTUKAN

KEMASKINI PERBELANJAAN

KEMASKINI

PERATUS PERBELANJAAN KEMASKINI KE

ATAS PERUNTUKAN

KEMASKINI

BAKI PERUNTUKAN

L01 Unit Hal Ehwal Awam & Antarabangsa

750,000.00 947,000.00 761,824.21 80.45% 185,175.79

L02 Unit Keurusetiaan 358,000.00 358,000.00 260,733.73 72.83% 97,266.27

L04 Unit Audit Dalam 4,500.00 5,500.00 4,020.30 73.10% 1,479.70

P01 Bahagian Dasar & Penyelidikan

50,500.00 49,500.00 17,018.05 34.38% 32,481.95

P02 Bahagian Pentadbiran 7,143,000.00 7,108,000.00 6,015,940.85 84.64% 1,092,059.15


KOD PTJ

BAHAGIAN/UNIT PERUNTUKAN PERUNTUKAN

KEMASKINI PERBELANJAAN

KEMASKINI

PERATUS PERBELANJAAN KEMASKINI KE

ATAS PERUNTUKAN

KEMASKINI

BAKI PERUNTUKAN

P03 Bahagian Teknologi Maklumat

949,000.00 949,000.00 609,254.84 64.20% 339,745.16

P04 Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

20,650,600.00 20,488,600.00 14,567,133.20 71.10% 5,921,466.80

P05 Bahagian Kewangan 651,000.00 651,000.00 494,468.10 75.96% 156,531.90

Q01 Bahagian Standard 395,500.00 395,500.00 135,394.75 34.23% 260,105.25

Q02 Bahagian Audit Institusi

375,500.00 375,500.00 139,937.99 37.27% 235,562.01

Q04 Bahagian Koordinasi & Rujukan Jaminan Kualiti

171,000.00 171,000.00 58,226.82 34.05% 112,773.18

QA1 Bahagian Akreditasi Sains Perubatan

1,030,000.00 1,030,000.00 592,113.65 57.49% 437,886.35

QA2 Bahagian Akreditasi Kejuruteraan & Teknologi

1,700,500.00 1,700,500.00 942,318.78 55.41% 758,181.22

QA3 Bahagian Akreditasi Sastera & Kemanusiaan

893,500.00 893,500.00 646,558.39 72.36% 246,941.61

QA4 Bahagian Akreditasi Sains Sosial

2,000,500.00 2,000,500.00 1,245,574.91 62.26% 754,925.09

D03 Pusat Latihan Jaminan Kualiti MQA

470,500.00 470,500.00 163,686.20 34.79% 306,813.80

JUMLAH 37,593,600.00 37,593,600.00 26,654,204.77 70.90% 10,939,395.23

Sumber: Bahagian Kewangan

Semakan Audit mendapati sehingga 31 Oktober 2014, terdapat 5 Bahagian

yang telah berbelanja kurang daripada 50% iaitu Bahagian Dasar dan

Penyelidikan (34.38%), Bahagian Standard (34.23%), Bahagian Audit

Institusi (37.27%), Bahagian Koordinasi dan Rujukan Jaminan Kualiti

(34.05%) dan Pusat Latihan Jaminan Kualiti MQA (34.79%). Pihak Audit

telah mendapatkan penjelasan mengenai perbelanjaan kurang daripada 50%

daripada Ketua Bahagian berkenaan seperti yang dinyatakan dalam jadual

berikut:


JADUAL 4 : ANGGARAN DAN PERATUSAN PERBELANJAAN SEHINGGA DISEMBER 2014

BIL BAHAGIAN

(PERUNTUKAN

DILULUSKAN)

PERBELANJAAN

BERBANDING

PERUNTUKAN

DILULUSKAN

SEHINGGA

OKTOBER 2014

(%)

ANGGARAN

PERBELANJAAN

SEHINGGA

DISEMBER 2014

(RM)

ANTARA

PERBELANJAAN

TERBESAR BAGI 3

BULAN TERAKHIR

1. Audit Institusi

(RM375,500) 37.27 283,102.99 (76%)

1. Audit Program

Pascaijazah IPTA

2. Audit Lokasi

3. Audit Susulan untuk

UTM (Swaakreditasi)

2. Standard

(RM395,500) 34.23

RM258 345.00

(65.3%)

1. Pembinaan Instrumen Penilaian APEL

2. MQF Review 3. Cetakan Dokumen 5

PS 1 brosur

3. Dasar Dan

Penyelidikan

(RM50,500)

34.38 Tidak Dinyatakan

1. Kompilasi Dasar Berdasarkan COPPA 2009-2013

2. Sesi Taklimat Dasar (Pihak Luar)

4. Koordinasi Dan

Rujukan Jaminan

Kualiti (RM171,000)

34.05 RM138,513.90

(81%)

1. Program Feed

Forward Siri Akhir

2. Penilaian APEL

5. Pusat Latihan

MQATC

(RM470,500) 34.79 RM289,898 (62%)

1. Bengkel COPPA Bil

4/2014 pada 19-21

November 2014

2. Bengkel Self Review

Report (SRR) MPQ-

MQA pada 9 & 10

Disember 2014

Sumber: Unit Audit Dalam

Pihak Audit berpuas hati dengan penjelasan yang diterima daripada Bahagian

terbabit. Pihak Audit juga mendapati elemen luar kawalan seperti yang dihadapi

oleh Bahagian Audit Institusi dan Bahagian Koordinasi dan Rujukan Jaminan

Kualiti yang memerlukan keputusan pihak luar seperti Kementerian dan

INQAAHE sebelum menggunakan peruntukan tersebut. Bagaimanapun, pihak

Audit berpendapat kurangnya penggunaan peruntukan disebabkan kebanyakan

program dan aktiviti luar yang dirancang yang pada asalnya menggunakan

kemudahan hotel, penentuan ahli panel sama ada dari dalam atau luar Lembah


Klang dan bilangan jemputan panel perlulah dirancang dengan lebih realistik

disebabkan bajet yang dirancang bagi sesuatu program dan aktiviti telah

diluluskan oleh Kementerian Kewangan. Masalah kekurangan bilangan peserta

bengkel seperti yang dihadapi oleh MQATC juga boleh menyebabkan

perancangan awal terjejas. Setiap tahun Kementerian Kewangan

mengeluarkan Garis Panduan Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus untuk

rujukan Kementerian dan Agensi di bawah seliaannya. Salah satu daripada

arahan yang dinyatakan dalam garis panduan iaitu berkaitan dengan

perbelanjaan berhemat dan langkah penjimatan diambil kira semasa

penyediaan.Pihak Audit mendapati perbelanjaan berhemat dilakukan

selepas peruntukan diluluskan dan bukannya semasa penyediaan

anggaran tersebut. Untuk mengelakkan manipulasi bajet selepas

diluluskan, pihak Audit mencadangkan perancangan realistik ke atas

penyediaan bajet serta memastikan objektif core businessMQA tercapai

dengan perancangan tersebut.

4.1.4 Kelulusan Viremen/Pindah Peruntukan

Pindah peruntukan perlu mendapat kelulusan daripada Pegawai Pengawal atau

wakilnya yang diberi kuasa secara bertulis. Setiap permohonan tambahan atau

pindah peruntukan perlu dinyatakan sebab ia perlu dibuat serta dikemukakan

kepada Ketua Pengarah untuk kelulusan.

Semakan Audit mendapati semua pindah peruntukan telah diluluskan

oleh Ketua Pegawai Eksekutif secara bertulis. Semua rekod kelulusan

pindah peruntukantelah dikemaskini di dalam Buku Vot.

4.1.5 Pelaporan

Laporan mengenai keperluan aliran wang tunai bulanan yang disahkan oleh

Pengawal Kewangan hendaklah disediakan dan dikemukakan kepada Ketua

Eksekutif/Ketua Pengarah/ Kementeriansebelum 7 haribulan pada setiap suku

tahun.Semakan Audit mendapati Pengarah Bahagian Kewangan ada

menyediakan laporan prestasi kewangan dan kedudukan aliran tunai MQA

setiap suku tahun dan telah dihantar kepada Kementerian Pengajian


Tinggi (KPT) bagi tujuan permohonan penyaluran geran suku tahun

kepada MQA.

4.2 PENGURUSANTERIMAAN

4.2.1 KAWALAN BORANG HASIL

4.2.1.1 Penggunaan Borang Hasil

a) Stok Borang Hasil

Semakan Audit mendapati baki stok borang hasil yang didaftar didalam buku

log bersamaan dengan baki sebenar.

Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.32.4

b) Borang Hasil Disimpan Dengan Selamat

Semakan Audit mendapati kesemua borang hasil yang masih belum

digunakan disimpan didalam peti besi berkunci. Lokasi peti besi juga berada

didalam bilik yang selamat.


Arahan Perbendaharaan 68

c) Semakan Nombor Siri Borang Hasil

Semakan Audit mendapati semua stok borang hasil yang diterima telah

disemak oleh pegawai bertanggungjawab dan telah diperakui betul

berkenaan ketepatan nombor siri di setiap helaian pertama buku resit. Buku

resit juga disusun mengikut turutan dan dikeluarkan mengikut susunan

nombor yang betul.


Arahan Perbendaharaan 66 (a) / 66 (b)


4.2.1.2 Perekodan Borang Hasil

a) Resit Dikeluarkan Dengan Segera

Semakan Audit keatas 30 sampel yang dipilih mendapati, terdapat 1 resit

telah dikeluarkan lebih awal daripada penerimaan bayaran. Maklumat adalah

seperti di Jadual 5berikut :

JADUAL 5 : RESIT DIKELUARKAN LEBIH AWAL

No. Resit Tarikh Terima

Bayaran Tarikh Resit Dikeluarkan

Amaun

01008 11/9/2014 9/9/2014 3,500.00

Sumber : Unit Audit Dalam

Maklum Balas Auditi:

Untuk makluman Unit Audit Dalam, Unit Pendaftaran mula mengeluarkan

resit keatas setiap fi permohonan program yang diterima bermula Mei

2014.

Semasa saranan pelaksanaannya, Unit Pendaftaran telah mengutarakan

masalah yang bakal dihadapi sekiranya pengeluaran resit dibuat secara

segera sebaik sahaja permohonan program diterima.

Ini kerana proses kerja di Unit Pendaftaran melibatkan dua lapisan

semakan bagi setiap permohonan program yang dikemukakan oleh

Pemberi Pendidikan Tinggi (PPT).

Semakan pertama dibuat di kaunter penerimaan dimana resit dikeluarkan

secara serta-merta dan semakan hanya tertumpu kepada lengkap atau

tidak lengkapnya permohonan tersebut.

Semakan kedua adalah semakan yang lebih terperinci berkaitan dasar dan

polisi serta kandungan am permohonan tersebut. Semakan ini dibuat oleh

pegawai di Unit Pendaftaran.

Apabila permohonan daripada INTEC diterima pada Selasa, 9/9/2014,

kaunter penerimaan mendapati bahawa permohonan tersebut telah

lengkap dan kerana itu, resit telah pun dikeluarkan serta - merta.

Namun apabila semakan dibuat oleh pegawai Unit Pendaftaran, polisi

menghendaki pihak INTEC menyertakan pathway bagi permohonan


peringkat foundation yang berupa senarai universiti di Jepun yang bakal

menerima pelajar - pelajar Malaysia untuk melanjutkan pengajian di

peringkat Sarjana Muda di Jepun.

Pathway tersebut telah diterima pada Khamis, 11/9/2014 dan tarikh

berkenaan telah didaftarkan sebagai tarikh permohonan tersebut diterima

dengan lengkap.

Unit Pendaftaran tiada mempunyai kaedah lain bagi pengeluaran resit

selain kaedah tersebut.

b) Rekod Buku Tunai

Semakan Audit mendapati 9 daripada 30 resit tidak direkodkan pada buku

tunai pada hari yang sama. Maklumat adalah seperti di Jadual 6 berikut:

JADUAL 6 : PEREKODAN BORANG HASIL

Bil

No. Resit Tarikh Resit

Amaun (RM)

Tarikh Catatan Pada Buku Tunai

Tempoh Lewat

1 00802 6/8/2014 100.00 2/9/2014 18 hari

2 00786 5/8/2014 3,500.00 2/9/2014 19 hari

3 00844 14/8/2014 7,000.00 2/9/2014 12 hari

4 00873 19/8/2014 100.00 2/9/2014 9 hari

5 00626 2/7/2014 7,500.00 10/9/2014 46 hari

6 00976 3/9/2014 7,500.00 15/9/2014 8 hari

7 01039 11/9/2014 10,000.00 19/9/2014 5 hari

8 00286 12/5/2014 4,000.00 30/9/2014 95 hari

9 01008 9/9/2014 3,500.00 30/9/2014 14 hari


Rujukan : Arahan Perbendaharaan 72

c) Semakan Buku Tunai Dan Resit

Semakan Audit mendapati pegawai yang bertanggungjawab telah membuat

semakan keatas buku tunai dan resit yang telah dikeluarkan.

Rujukan : Arahan Perbendaharaan 80 (b)


d) Kehilangan Borang Hasil

Semakan Audit mendapati tiada kes kehilangan borang hasil direkodkan.

Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.23


4.2.2 PENERIMAAN WANG

4.2.2.1 Hasil Yang Dikutip Mengikut Kadar Yang Dibenarkan

Semakan Audit mendapati semua hasil yang dikutip adalah mengikut kadar

yang telah ditetapkan.


4.2.2.2 Ciri-Ciri Keselamatan Semasa Kutipan

a) Keselamatan Ruang Kaunter Penerimaan

Pihak Audit telah mengadakan lawatan ke kaunter penerimaan Unit

Pendaftaran dan Bahagian Kewangan. Semakan Audit mendapati ciri-ciri

keselamatan tidak wujud di kaunter Unit Pendaftaran dimana tiada papan

tanda melarang orang awam masuk kedalam ruang kaunter. Bagi kaunter

penerimaan Bahagian Kewangan pula lokasi adalah di kawasan ruang kerja

terbuka. Simpanan tunai, cek dan lain-lain hanya disimpan didalam laci

berkunci pegawai bertanggungjawab.

Rujukan : Arahan Perbendaharaan 126 (b)


Papan tanda akan disediakan.

b) Notis Meminta Resit Oleh Orang Awam

Semakan Audit mendapati notis kepada orang awam untuk meminta resit

tiada dipamerkan ditempat yang mudah dilihat.





Notis Pemberitahuan tersebut akan ditempatkan di Kaunter Tingkat 14B

dan Kaunter Unit Pendaftaran.

4.2.2.3 Penerimaan Melalui Mel

a) Penyelenggaraan Daftar Mel

i) Daftar Mel Diselenggarakan Dengan Lengkap Setiap Bulan

Semakan Audit mendapati daftar mel telah diselenggarakan dengan

lengkap dan kemas kini.


Arahan Perbendaharaan 71 (b)

ii) Terimaan Wang Melalui Pos Atau Penghantar Direkodkan Dalam

Daftar Mel

Semakan Audit mendapati pada hari pengauditan 25 November

2014, terdapat 3 terimaandi Bahagian Kewangan yang lewat

direkodkan dalam daftar mel. Maklumat adalah seperti di Jadual 7 :

JADUAL 7 : TERIMAAN YANG TIDAK DIDAFTARKAN DI DALAM DAFTAR MEL




Tarikh Audit

Perihal Dokumen

Yang Diterima

Nombor Cek/Kiriman Wang/Wang

Pos

Amaun (RM)

Tarikh Mel Diterima

Tempoh Lewat (Hari)

Catatan

25/11/2014 Bayaran

Pendaftaran Program

PBB 158435 100.00 16/10/2014 26 Dokumen diterima di Unit Persijilan pada 16/10/2014. Bkew terima pada 24/11/2014. Tiada senarai dibuat.

25/11/2014 Bayaran

Pendaftaran Program

CIMB 450274 100.00 16/10/2014 26

25/11/2014 Bayaran

Pendaftaran Program

CIMB 450275 100.00 16/10/2014 26


b) Pengeluaran Resit

Semakan Audit ke atas buku rekod daftar mel mendapati kesemua sampel

yang dipilih telah mengeluarkan resit pada hari yang sama.

c) Semakan Daftar Mel

Semakan Audit mendapati buku rekod daftar mel telah diperiksa dan

disemak setiap hari dengan buku tunai oleh pegawai penyelia dan terdapat

bukti semakan melalui tandatangan ringkas.

4.2.2.4 Perakuan Penerimaan Wang

a) Pengeluaran Resit

Semakan Audit dilakukan pada 25 November 2014 di kaunter terimaan

Bahagian Kewangan dan Unit Pendaftaran mendapati resit telah dikeluarkan

dengan segera selepas menerima tunai/cek.

Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.27 / 7.28.1


b) Pembatalan Resit

Semakan Audit ke atas buku rekod pengeluaran resit bagi bulan September

hingga November 2014 mendapati terdapat 28 resit yang telah dibatalkan.

Resit yang telah dibatalkan berserta salinannya telah direkodkan dan

disimpan. Maklumat adalah seperti di Jadual 8 :

Jadual 8 : Resit Yang Dibatalkan

Bil. No. Resit Tarikh Amaun (RM)

1 15991 3/9/2014 100.00

2 16010 3/9/2014 500.00

3 16042 3/9/2014 5,500.00

4 16044 3/9/2014 500.00

5 16047 5/9/2014 53.00

6 16048 5/9/2014 53.00

7 16139 30/9/2014 300.00

8 16147 30/9/2014 600.00

9 16148 30/9/2014 600.00

10 16149 30/9/2014 0.00


Bil. No. Resit Tarikh Amaun (RM)

11 16170 30/9/2014 0.00

12 16208 30/9/2014 300.00

13 16228 30/9/2014 37.00

14 16232 30/9/2014 40.00

15 16233 30/9/2014 25.00

16 16234 30/9/2014 25.00

17 16238 30/9/2014 23.00

18 16249 8/10/2014 7,500.00

19 16251 8/10/2014 100.00

20 16253 8/10/2014 100.00

21 16256 8/10/2014 0.00

22 16357 21/10/2014 0.00

23 16358 21/10/2014 0.00

24 16395 24/10/2014 100.00

25 16440 30/10/2014 TB

26 16492 14/11/2014 600.00

27 16501 14/11/2014 250.00

28 16510 14/11/2014 370.00 Sumber : Unit Audit Dalam


Arahan Perbendaharaan 62 (a)

c) Pegawai Yang Membatalkan Resit

Semakan Audit mendapati kesemua resityang dibatalkan dibuat oleh

pegawai yang diberi kuasa untuk membatalkan resit.

4.2.2.5 Perwakilan Kuasa

Semakan Audit mendapati pegawai yang menguruskan penerimaan Fi

Penilaian Apel di Bahagian Koordinasi Jaminan dan Rujukan Kualiti tidak

diberi perwakilan kuasa untuk menerima bayaran. Selain itu, lawatan di Unit

Rujukan Nilai Taraf memaklumkan penerimaan bayaran untuk Fi Perakuan

tidak dilakukan oleh Puan Normawati Sulaiman tetapi di bawah

tanggungjawab Puan Norfadzilah Mohd Arif. Ini berbeza dengan Senarai

Perwakilan Kuasa Perakaunan dan Kewangan (Oktober 2014)





Bahagian Kewangan

Perwakilan kuasa baharu akan disediakan setelah Bahagian Koordinasi

dan Rujukan Jaminan Kualiti (BKRJK) mengemukakan nama pegawai

yang bertanggungjawab mengendalikan terimaan fi penilaian APEL dan fi

perakuan

Unit Rujukan dan Nilai Taraf, BKRJK

Unit Rujukan dan Nilai Taraf (URNT), Bahagian Koordinasi dan Rujukan

Jaminan Kualitimengambil maklum mengenai isu perwakilan kuasa dan

telah memaklumkan Bahagian Kewangan untuk menambah nama

pegawai yang diwakilkan kuasa bagi Fi perakauan iaitu Puan Norfadzilah

Mohd. Arif.

Manakala bagi Fi Penilaian APEL, nama-nama yang telah diserahkan

kepada Bahagian Kewangan adalah Mohamad Azley Ahmad, Puan Nur

Asyikin Suhaimi dan Cik Aifa Hazwani Ariffin.

4.2.3 KEMASUKAN PUNGUTAN KE BANK

4.2.3.1 Pungutan Dimasukkan Ke Bank Dengan Segera

Semakan Audit mendapati 8 daripada 30 sampel pungutan tidak dimasukkan

ke bank dengan segera. Berikut adalah senarai pungutan yang dimasukkan

ke bank tidak mengikut tempoh yang ditetapkan.

JADUAL 9 : PUNGUTAN YANG DIMASUKKAN KE BANK TIDAK MENGIKUT

TEMPOH YANG DITETAPKAN Bil Nombor

Resit Amaun Tarikh Resit Tarikh

Dibankkan Tempoh Lewat

1 00802 100.00 6/8/2014 2/9/2014 18 hari

2 00844 7,000.00 14/8/2014 2/9/2014 13 hari

3 00786 3,500.00 5/8/2014 2/9/2014 20 hari

4 00873 100.00 19/8/2014 2/9/2014 10 hari

5 00626 7,500.00 2/7/2014 10/9/2014 45hari

6 00976 7,500.00 3/9/2014 15/9/2014 9 hari

7 00286 4,000.00 12/5/2014 30/9/2014 95 hari

8 01008 3,500.00 9/9/2014 30/9/2014 14hari Sumber : Unit Audit Dalam





6 daripada 8 program yang disenaraikan adalah program baru dimana

program - program tersebut akan melalui proses saringan dengan pihak

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) terlebih dahulu sebelum

didaftarkan oleh Unit Pendaftaran.

Program - program ini biasanya adalah program yang memerlukan

kebenaran atau keputusan KPM untuk diteruskan proses.

Memandangkan pihak KPM memerlukan masa untuk memutuskannya,

program tersebut lambat diproses dan menjejaskan tempoh kemasukan

pungutan ke bank.

Bagi 2 lagi program dengan fi RM100.00, program ini adalah bagi

permohonan Perakuan Akreditasi Sementara dimana syarat – syarat

khusus yang dinyatakan dalam surat kelulusan pengendalian program

tidak dibuktikan selengkapnya.

PPT mengambil masa bagi mengemukakan maklumat lengkap terhadap

bukti syarat – syarat khusus tersebut. Ini menjejaskan tempoh kemasukan

pungutan ke bank.

4.2.3.2 Buku Tunai

Semakan Audit mendapati kesemua sampel pungutan yang telah

dimasukkan ke bank telah direkodkan ke dalam Buku Tunai Elektronik pada

hari yang sama.


Arahan Perbendaharaan 79 (b)

4.2.3.3 Semakan Slip Bank Oleh Pegawai Bertanggungjawab

Semakan Audit mendapati semua slip bayar masuk ke bank telah disemak

oleh pegawai bertanggungjawab. Semakan dilakukan dengan mengecap

perkataan “Disemak” dan menurunkan tandatangan.




4.2.3.4 Penyimpanan Pungutan Yang Tidak Sempat Dimasukkan Ke Bank

Semakan Audit mendapati kaedah penyimpanan bank draf yang tidak

sempat dimasukkan ke bank adalah tidak selamat. Berikut adalah kaedah

penyimpanan yang diamalkan di Unit Pendaftaran:

JADUAL 10 KAEDAH PENYIMPANAN UNIT PENDAFTARAN

Bil. Kaedah Penyimpanan Catatan

Bahagian Kewangan

1. Pungutan dalam bentuk wang tunai dan bank draf disimpan di dalam laci di meja pegawai bertanggungjawab sementara menunggu waktu ke bank.

Kurang selamat

Unit Pendaftaran

2. Bagi dokumen yang tidak lengkap dan belum boleh diproses, bank draf disimpan dalam kabinet besi berkunci.

Kurang selamat

3. Bagi bank draf bagi dokumen belum selesai disemak, bank draf disimpan di meja pegawai.

Tidak selamat, tiada kawalan ke atas bank draf. Mudah dicuri atau hilang semasa dokumen dalam proses semakan.

4. Bagi dokumen yang telah diproses, bank draf bagi permohonan berkenaan akan diletakkan di dalam tray untuk dipungut oleh Penyelia Pembantu Tadbir BKRJK bagi menyediakan senarai serahan kepada Bahagian Kewangan.

Tidak selamat, tiada kawalan ke atas bank draf. Mudah dicuri atau hilang sementara menunggu Penyelia Pembantu Tadbir membuat kutipan untuk menyediakan senarai serahan kepada Bahagian Kewangan.

Unit Rujukan dan Nilai Taraf

5. Pungutan bank draf disimpan di dalam tray di meja pegawai bertanggungjawab sebelum dihantar ke Bahagian Kewangan

Tidak selamat, tiada kawalan terhadap terimaan.


Rujukan : Peraturan Kewangan MQA 7.17.3 / 7.24.3




Bahagian Kewangan

Bahagian Kewangan berpendapat laci penyimpanan wang tunai dan bank

draf tersebut adalah memadai kerana laci tersebut berkunci di samping

bersekali dengan meja pegawai. Selain itu juga, penyimpanan di laci

hanyalah sementara sebelum terimaan didepositkan pada hari yang sama.

Unit Pendaftaran, BKRJK

Bagi permohonan yang tidak lengkap dan belum boleh diproses, bank

deraf akan disimpan di dalam kabinet besi berpalang yang akan diminta

daripada Bahagian Pentadbiran.

Bagi bank deraf yang permohonannya belum selesai disemak, bank deraf

akan disimpan di dalam kabinet besi berpalang yang sama.

Bagi bank deraf yang telah diproses permohonanya, bank deraf akan

diletak di dalam kabinet besi berpalang yang sama tetapi pada laci yang

berbeza untuk dipungut oleh Penyelia Pembantu Tadbir BKRJK bagi

menyediakan senarai serahan kepada Bahagian Kewangan.

Unit Rujukan Nilai Taraf, BKRJK

Unit Rujukan Nilai Taraf (URNT) mengambil maklum akan isu keselamatan

bank draf tersebut. Bagi memastikan bank draf tersebut selamat, bank draf

akan disimpan di kabinet besi berkunci di bilik Ketua Penolong Pengarah,

URNT.

4.2.4 KAWALAN PERAKAUNAN TERIMAAN/HASIL

4.2.4.1 Terimaan dan Hasil Dicatat Dengan Betul

Semakan Audit terhadap sampel Audit mendapati semua terimaan dan hasil

telah dicatat dengan betul.

4.2.4.2 Penyediaan Bulanan Penyata Penyesuaian Bank

Semakan Audit mendapati penyata penyesuaian bank disediakan pada

setiap bulan kecuali bagi bulan September 2014 yang masih belum

disediakan semasa dokumen diterima untuk diaudit pada 3/11/2014.



Penyata Penyesuaian Bank bagi bulan September 2014 telah disediakan

pada 1 Oktober 2014. Ketika pengauditan sedang dilaksanakan, penyata

dalam semakan Pengarah Bahagian Kewangan.

4.2.4.3 Penyata Penyesuaian Bank Adalah Betul

Semakan Audit mendapati penyata penyesuaian bank yang disediakan

adalah betul dan kemas kini kecuali bagi bulan September 2014.

4.2.4.4 Semakan dan Kelulusan Penyata Penyesuaian Bank

Semakan Audit mendapati kesemua penyata bank yang disediakan telah

disemak dan diluluskan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

JADUAL 11 : PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB MENYEMAK DAN

MELULUSKAN PENYATA PENYESUAIAN BANK Penyata

Penyesuaian Bank

Penyedia Penyemak Pelulus

MBB01 Pegawai Eksekutif Bahagian Kewangan

Penolong Pengarah Bahagian Kewangan

Pengarah Bahagian Kewangan

MBB02

Hong LeongIslamic

Bank Sumber : Unit Audit Dalam

4.2.5 PENGHUTANG

4.2.5.1 Laporan Penghutang

Semakan Audit mendapati laporan penghutang telah disediakan dengan


4.2.5.2 Laporan Pengumuran Penghutang

Semakan Audit mendapati laporan pengumuranpenghutang telah disediakan

setiap bulan.


4.2.5.3 Tindakan Susulan untuk Jumlah Tertunggak

Semakan Audit mendapati tindakan susulan telah diambil untuk

mendapatkan jumlah yang tertunggak.

4.2.5.4 Pelaporan Tunggakan Yang Tidak Dapat Dipungut

Semakan Audit mendapati tunggakan yang tidak dapat dipungut akan

dilaporkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan

Akaun yang diadakan secara berkala.

4.2.5.5 Daftar Cek Tak Laku

Semakan Audit mendapati daftar cek tak laku telah diselenggarakan dengan



4.2.5.6 Tindakan Untuk Mendapatkan Semula Wang Daripada Cek Tak Laku

Semakan Audit mendapati tindakan sewajarnya telah diambil untuk

mendapatkan semula wang daripada cek tak laku.

5.0 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Secara keseluruhannya, pengurusan bajet dan terimaan hasil oleh Bahagian

Kewangan MQA adalah memuaskan. Bagaimanapun, pengurusan terimaan yang

dikendalikan oleh Unit Pendaftaran serta Unit Rujukan dan Nilai Taraf di Bahagian

Koordinasi dan Rujukan Jaminan Kualiti adalah tidak memuaskan. Ini adalah

disebabkan terdapat ketidakpatuhan dalam perekodan dalam buku tunai, ciri-ciri

keselamatan yang tidak diambil kira, notis kepada orang awam, kelewatan merekod

ke dalam daftar mel, ketiadaan perwakilan kuasa dan pungutan yang tidak

dimasukkan ke bank dengan segera. Oleh itu, terdapat beberapa SYOR AUDIT untuk

dipertimbangkan:

a. Bahagian yang terbabit perlu meminda proses penerimaan dokumen yang

memerlukan semakan lanjut disebabkan dokumen tersebut menyertakan sekali

cek atau draf bank daripada pelanggan;


b. Bahagian Kewangan perlu menambah klausa pengecualian dalam Peraturan

Kewangan MQA seperti yang terdapat dalam Arahan Perbendaharaan 72 yang

memberi kebenaran bagi 4 keadaan termasuklah jika terdapat pihak lain yang

ditugaskan mengutip bagi pihak Bahagian Kewangan;

c. Pengarah Bahagian perlu mengenalpasti pegawai yang menerima bayaran

supaya boleh diberikan perwakilan kuasa oleh Ketua Pegawai Eksekutif; dan

d. Pengarah Bahagian perlu arif dengan peraturan kewangan yang berkuatkuasa

jika Bahagian yang diketuainya terbabit dalam kutipan/terimaan hasil.

6.0 PENGHARGAAN

Pihak Audit mengucapkan ribuan terima kasih di atas kerjasama yang telah diberikan

sama ada secara langsung mahupun tidak langsung sepanjang tempoh pengauditan

ini dijalankan oleh semua pegawai yang diaudit daripada Bahagian Kewangan dan

Bahagian Koordinasi dan Rujukan Jaminan Kualiti MQA.

pengauditan terhadap pengurusan bajet dan ......penyediaan bajet tahunan perlu dilakukan secara...

Documents