PEMUTAKHIRANDATA HRIS

Dalam Rangka Sinkronisasi Data dengan Aplikasi GPP

DATA PROFIL

HRIS SEBAGAI BACKBONE KEMENKEU DIGITAL

HRIS sebagai Backbone Core System Kemenkeu

Data Pokok *

Riwayat Pangkat *

Riwayat Jabatan *

Riwayat Status *

Riwayat Accessment Center

Riwayat Diklat

Riwayat Pendidikan

Riwayat Keluarga *

Riwayat Kesehatan

Riwayat Hukuman Disiplin *

Riwayat Penghargaan

Riwayat Seminar

Riwayat Gaji *

Riwayat Grading

Riwayat Karya Tulis

Riwayat Keahlian Khusus

Riwayat Jabatan Tambahan

Riwayat Rekening

* Data yang digunakan aplikasi GPP

INTEGRASI DATA HRIS

Aplikasi GPP

Office Automation

Peraturan MenteriKeuangan Nomor6 tahun 2015

tentangPengelolaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di LingkunganKementerian Keuangan

Pemeliharaan Data SDM

◦ Pemeliharaan Data SDM adalah rangkaian kegiatan memasukkan, memutakhirkandan menyimpan Data SDM pada Basis Data SDM.

◦ Pemeliharaan Data SDM dalam bentuk arsip fisik dan arsip elektronik dilakukan olehmasing-masing Unit Pengelola SDM sesuai ketentuan mengenai pengelolaan arsipkepegawaian di lingkungan Kementerian Keuangan.

Dalam rangka mendukung pelaksanaanmanajemen ASN, rangkaian pemeliharaan dataSDM dilaksanakan oleh :

PEGAWAI

UPSDM

Seluruh pegawai ASN Kemenkeu, termasukCPNS & PNS yang

mendapatkan penugasandiluar Kemenkeu

Unit kerja yang memilikitugas & fungsi di bidangpengelolaan administrasiSDM, baik kantor pusat

maupun unit vertikal

Data SDM adalah Informasiyang berisikan profil Pegawaisecara keseluruhan, baikperorangan maupun kolektifdan berasal dari hasil proses bisnis internal dan/atausumber eksternal yang dapatdipertanggungjawabkan

Surat Edaran Nomor24 tahun 2018

tentang Pengunggahan SoftcopyDokumen Kepegawaian kedalam Human Resource Information System bagi SeluruhPegawai Aparatur SipilNegara di LingkunganKementerian Keuangan

Unggah Softcopy DokumenKepegawaian◦ Setiap Pegawai ASN wajib segera membarui dokumen kepegawaian yang

terdapat di dalam HRIS dengan mengunggah Softcopy dokumen kepegawaiannyasecara berkesinambungan.

◦ Setiap Pegawai ASN yang tidak mengunggah Softcopy dokumen kepegawaian, tidak berhak mendapat akses layanan penilaian kinerja pada aplikasi e-performance untuk tahun penilaian berjalan sampai dengan terpenuhinya Softcopydokumen Kepegawaian pada HRIS

Surat EdaranNomor SE-20/MK.1/2019

Mewujudkan system informasi sumber dayamanusia yang efektif dan efisien

Menjaga keseragaman pelaksanaanpemeliharaan data sumber daya manusia

Menjaga akurasi data sumber daya manusia

Sebagai pedoman dalam pelaksanaanpemeliharaan data SDM pada Human

Resources Information System

Maksud dan Tujuan :

Verifikasi

Memeriksa terhadap keberadaan dan kebenaran Data SDM

secara berkala

PegawaiUnit Pengelola SDM (UPSDM)

Alur Pemutakhiran Data

Update Mandiri

Pemutakhiran secara mandiri dengan menambah,

memperbaiki, atau mengunggah informasi pendukung

yang berupa dokumen kepegawaian elektronik terhadap

Data SDM yang tidak sesuai

Koordinasi

Melakukan koordinasi dengan Unit Pengelola SDM untuk

data yang tidak sesuai dan perlu dihapus.

Verifikasi

Memeriksa terhadap keberadaan dan kebenaran Data

SDM secara berkala

Validasi

Melakukan pengujian, perbaikan, penghapusan,

dan/atau persetujuan atas hasil pemutakhiran Data SDM

Koordinasi

Melakukan koordinasi dan asistensi mengenai

pelaksanaan pemutakhiran Data SDM

PegawaiLogin ke HRIS danMelakukan Update Data Mandiri

PegawaiMelakukan Update Dosir di HRIS

UPSDMMelakukan Verifikasi terhadap Data Riwayat dan Dosir

Status data riwayatberubah menjadi“Disetujui(UPK)”

Alur Upload Data Mandiri dan Upload Dosir pada HRIS

Data riwayat masih berstatus“PROSES”

Data sesuai dan di approve UPSDM

Data tidak sesuai sehinggaditolak dan status data menjadi“DITOLAK”

Hubungi UPSDM untukverifikasi dan approve data

SANKSI1) Pegawai ASN yang dengan sengaja tidak melaporkan adanya

kesalahan/perubahan Data SDM dan menyerahkan dokumen pendukung/ tidak melakukan pemutakhiran Data SDM, yang berdampak pada kesalahandalam pengambilan keputusan dan/atau menyebabkan kerugian keuangannegara, dikenakan sanksi berdasarkan ketentuan yang mengatur mengenaiDisiplin Pegawai Negeri Sipil.

2) Unit Pengelola SDM yang dengan sengaja tidak melakukan pemutakhiranData SDM yang berdampak pada kesalahan dalam pengambilan keputusandan/atau menyebabkan kerugian keuangan negara, dikenakan sanksiberdasarkan ketentuan yang mengatur mengenai Disiplin Pegawai Negeri Sipil.

13

Segala bentuk kelalaian dalam

Pemeliharan Data SDM mengakibatkan :

- Kesalahan dalam pengambilan

keputusan dalam pelaksanaan

Manajemen ASN

- Berpotensi menimbulkan kerugian

keuangan Negara.

Ketentuan lain-lain:

Kelalaian dapat dikenakan sanksi sesuaidengan peraturan perundang-undangan

yang mengatur mengenai pengelolaansystem informasi sumber daya manusia di

lingkungan Kementerian Keuangan

TEKNISPEMUTAKHIRAN DATA

BEMIND

Akses website HRIS Kementerian

Keuangan dengan alamat

www.hris.eprime.kemenkeu.go.id

Login dengan menggunakan

username dan password

Kemenkeu ID

Akses HRIS

Akses melalui OA

Menu Lainnya

HRIS

Tampilan Awal HRIS(Home)

Berisi Profil singkat pegawai,

status Digital Signature,

kolom pencarian pegawai

dan Modul- modul yang

tersedia di HRIS

Fungsi tombol HRIS

Cari Pegawai

Cetak DRH HRIS

Menambah riwayat baru

Membatalkan danmenyimpan data

Unggah dokumen

Status PersetujuanData

Melihat detail data

Merubah data

Menghapus data

Mengunggahdokumen

Dokumen tersedia

Update Data Mandiri-Data Pokok-

13 Isikan data pokok

pada kolom yang tersedia danunggah dokumenpendukung

Update Data MandiriDokumen Pendukung-Data Pokok

MODUL FIELD DOKUMEN

DATA POKOK Nama* - Nota Persetujuan BKN/Surat Keputusan

NIP* - Nota Persetujuan BKN/Surat Keputusan

Tempat / Tanggal Lahir* - Nota Persetujuan BKN/Surat Keputusan/SK CPNS/SK PNS

Jenis Kelamin* - Nota Persetujuan BKN/Surat Keputusan/ SK Pergantian Kelamin/SK CPNS/SK PNS

Agama - Laporan Penggantian Agama / Laporan Perkawinan /Daftar Keluarga (KK)

Golongan Darah - Scan Kartu Tanda Penduduk / Surat Keterangan

Nomor Kartu Pegawai - Scan Kartu Pegawai

NPWP - Scan Kartu NPWP

Alamat - Scan Kartu Tanda Penduduk / Surat Keterangan

Gelar Akademik* - Surat Pencantuman Gelar yang dikeluarkan BKN

*Harus melalui Biro SDM-Setjen

Update Data Mandiri-Riwayat Pangkat-

Riwayat pangkat telah terintegrasi dengan SAPK milik BKN.Riwayat otomatis terisi bila SK pangkat telah terbit.

Update Data MandiriDokumen Pendukung-Riwayat Pangkat

MODUL DOKUMEN

RIWAYAT PANGKAT-SK Kenaikan Pangkat-SK CPNS-SK PNS

Update Data Mandiri-Riwayat Jabatan-

Riwayat jabatan merupakan submenu dariprofil saya yangberfungsi memberikan informasi data mutasi jabatan pegawai

Update Data MandiriDokumen Pendukung-Riwayat Jabatan

MODUL DOKUMEN

RIWAYAT JABATAN

-SK Jabatan (Kolektif/Petikan) -Surat Pernyataan Menduduki Jabatan-Surat Pernyataan Pelantikan-Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas-SK Grading

Update Data Mandiri-Riwayat Status-

Riwayat status merupakansubmenu dari profil saya yangberfungsi memberikan informasidata-data status keaktifanpegawai

Update Data MandiriDokumen Pendukung-Riwayat Status

MODUL DOKUMEN

RIWAYAT STATUS

-SK CPNS/SK PNS -SK dipekerjakan / diperbantukan / ditugaskan(penugasan khusus) / Tugas Belajar

-SK CTLN -SK Pensiun / MPP / BUP / Pemberhentian / laporan kematian

-SK pengaktifan kembali-dan lain-lain sehubungan dengan status kepegawaian

Update Data Mandiri-Riwayat Keluarga-

Riwayat keluarga merupakansubmenu dari profil saya yangberfungsi memberikan informasidata anggota keluargapegawai

Update Data MandiriDokumen Pendukung-Riwayat Keluarga

MODUL DOKUMEN

RIWAYAT KELUARGA

-Karis/Karsu-Akta Kelahiran-Daftar Keluarga (KK) -Surat Laporan Perkawinan (akta nikah)-Surat Laporan Perceraian (akta cerai)-Surat Laporan Kematian (surat kematian)-Surat Keterangan Kuliah

Update Data Mandiri-Riwayat Gaji-

Riwayat Gaji merupakan submenu dari profilsaya yangberfungsi memberikan informasi data gajipegawai.

Pastikan golongan dan masa kerja terisi agar “Gaji Sesudah” terisi secara otomatis

Update Data MandiriDokumen Pendukung-Riwayat Gaji

MODUL DOKUMEN

RIWAYAT GAJI -SK KGB-Inpassing/Penyesuaian Gaji

Update Data Mandiri-Riwayat Hukdis

Riwayat hukuman merupakan submenu dariprofil saya yangberfungsi memberikan informasi data hukuman pegawai.

*Saat ini validasi data Riwayat hukuman masihterpusat dari Bagian PPDP, Biro SDM, Setjen.

Update Data MandiriDokumen Pendukung-Riwayat Hukdis

MODUL DOKUMEN

RIWAYAT HUKDIS-Surat Keputusan Hukuman Disiplin-Surat Keterangan telah selesai menjalaniHukuman Disiplin / pengaktifan kembali

Verifikasi dan Validasi DataVerifikasi adalah proses untuk menguji akurasi dan konsistensi data setelah dilaksanakan proses migrasi dan sinkronisasi data.

Validasi adalah serangkaian langkah-langkah dalam rangka mencocokkan data yang disimpan/akan disimpan pada basis data kepegawaian dengan dokumenpendukung yang bertujuan untuk membandingkan dengan keadaan yang sebenarnya.

Verifikasi dan ValidasiData

Setelah pegawai melakukanpemutakhiran data pada HRIS.Akan muncul notifikasi padaatasan langsung dan PengelolaSDM di Menu Verifikasi1

Verifikasi Usulan1. Klik tombol2. Klik angka pada kolom usul, akan

muncul Daftar Usulan Pegawai

Verifikasi dan ValidasiData

Melihat dokumenpendukung yang telah diunggah

Melihat detail data dan menyetujui / menolak usulan

Verifikasi dan ValidasiData

Pastikan data sesuaidengan dokumenpendukung yang diunggah

Batal validasiEdit data dan simpanuntuk disetujuiSetuju dataTolak data

Verifikasi dan Validasi DataPegawai tidak dapat melakukan perubahan data atas Riwayat yang telah memiliki Status Disetujui

Data yang telah disetujui oleh Atasan Langsung dan UPK dapat diubah oleh UPSDM di Unit masing-masing.

Untuk Data yang Statusnya telah disetujui Pusat, hanya dapat diubah oleh UPSDM Kemenkeu (Biro Sumber Daya Manusia – Sekretariat Jenderal)

Untuk melakukan perubahan data yang telah disetujui oleh Pusat, silahkan melakukan penambahan riwayatbaru sesuai dengan data yang sesuai, mengunggah scan dokumen sebagai bukti pendukung dan menghubungiUPSDM Pusat melalui surel : pd_misdm@kemenkeu.go.id

Informasi/penambahan role Unit Pengelola SDM di unit Saudara, silahkan menghubungi Unit Pengelola Kepegawaian Pusat untuk berkoordinasi lebih lanjut.