Muka Surat | 1

Pemasangan, Pengujian dan Perlaksanaan Sistem SPA di Kementerian Kewangan Malaysia Sistem Pengurusan Aset (SPA) ver 1.0

Disediakan untuk :

Projek SPA Agensi Perintis Fasa 2 Tahun 2009

Muka Surat | 2

Disediakan Oleh :

Pasukan Projek SPA

Kementerian Kewangan Malaysia Kompleks Kementerian Kewangan

No. 5 Persiaran Perdana Presint 2, Pusat Pentadbiran

Kerajaan Persekutuan 62592 Putrajaya

T: 03-8882 3509 F: 03-8882 4052

sppa@treasury.gov.my

Muka Surat | 3

Isi Kandungan

Bil. Perkara Muka Surat

1. Pembekalan Perkakasan dan Perisian 4

1.1 Spesifikasi Perkakasan

1.2 Spesifikasi Perisian

2. Pemasangan dan Pengujian 7

2.1 Server dan Perisian Sokongan

2.2 Aplikasi Sistem

2.3 Perkakasan Kod Jalur (Barcode)

3. Persediaan Data Asas Perlaksanaan SPA 7

3.1 Penetapan Pengguna Sistem SPA

3.2 Penetapan Kod Aset

3.3 Maklumat Organisasi dan Bahagian

3.4 Penetapan Label Aset

3.5 Maklumat Kakitangan

3.6 Maklumat Lokasi

3.7 Maklumat Kod Klasifikasi Aset

3.8 Penetapan Proses Kerja

3.9 Penyediaan Keperluan

4. Latihan Penggunaan Sistem SPA 11

4.1 Pengguna

4.2 Pentadbir Sistem

5. Jadual Perlaksanaan Sistem SPA 12

Lampiran

Lampiran 1 - Maklumat Organisasi dan Bahagian / Cawangan

Lampiran 2 - Cadangan Label Aset

Lampiran 3 - Maklumat dan Kod Lokasi

Lampiran 4 - Kod Klasifikasi Aset

Lampiran 5 - Borang Permohonan Kod Baru

Lampiran 6 - Program Latihan

Muka Surat | 4

1.0 Pembekalan Perkakasan dan Perisian

1.1 Spesifikasi Perkakasan

Berikut adalah spesifikasi perkakasan yang akan dibekalkan;

BIL SPESIFIKASI TEKNIKAL QTY

1

Spesifikasi :

Processor type | Intel® Xeon® 5140 Dual Core Processor 2.33 GHz , 1 x 4MB

Level 2 cache, 1333 MHz Front Side Bus

System bus | 1333 MHz Front Side Bus

Internal cache | 1 x 4MB Level 2 cache

Standard memory | 2GB (2 x 1GB) PC2-5300 Fully Buffered DIMMs DDR2-667

SDRAM running at 667MHz, with Advanced Memory Protection Technology

(Max 32GB)

Internal hard disk drive | 2 X 73.3 GB SCSI

Hard disk controller | Smart Array P400 Controller with 256MB cache (RAID

0/1/5)

Internal drive bays | 8 small form factor (SFF) hot-plug drive bays to support

Serial-attached SCSI (SAS) and Serial ATA (SATA) drives

Optical drive type | DVD

Chassis type | 2U Rack

Chipset | Intel® 5000P Chipset

Network interface | Dual embedded NC373i Multifunction Gigabit Server

Adapters with TCP/IP Offload Engine, including support for Accelerated iSCSI and

RDMA through optional ProLiant Essentials Licensing Kits

External I/O ports | Serial - 1; Pointing Device (Mouse) - 1; Graphics - 1;

Keyboard - 1; VGA - 2 (1 front, 1 back); Network RJ-45 - 2; iLO 2 remote

management port - 1; USB 2.0 ports - 5 (2 front, 2 back, 1 internal)

Expansion slots | I/O (5 Total - 3 x PCI Express X4, 2 x PCI Express X8)

Operating systems | Windows 2003 Standard Edition.

Warranty | 3 years same day, Onsite Response (Part and Labour), including Preventive Maintenance Twice a Year.

1

2

Model | ZEBRA 3842

MAXIMUM PRINT AREA Width : 4.09”/104mm Length in page mode : 11”/279 mm (with standard memory) 22”/558 mm (with optional memory) RESOLUTION 300 dpi/8 dots per mm

2

Muka Surat | 5

MEMORY Standard : 512 KB Flash; 258 KB SRAM Optional : 1 MB Flash; 512 KB SRAM

BIL SPESIFIKASI TEKNIKAL QTY

3

Model | Symbol LS2208

Scan rate : 50 scans/sec Readable bar codes : Compliance to UPC/EAN/JAN, Code 39, Full ASCII Code 39, Codabar, ITF25, Code 128, Code 93, MSI/PLESSEY Light source : Red Led (660m) Resolution : 0.125mm Interface type : RS-232, USB Warranty : Min 1 year on-site

2

4

Model | Symbol MC 50

Scan rate : 50 scans/sec Readable bar codes : Compliance to UPC/EAN/JAN, Code 39, Full ASCII Code 39, Codabar, ITF25, Code 128, Code 93, MSI/PLESSEY Light source : Red Led (660m) Resolution : 0.125mm Interface type : RS-232, USB Warranty : Min 1 year on-site

2

5

Polyester Label 4 cm X 6 cm (Beserta Logo)

(1,000 Keping = 1 Roll)

10

Roll

6

Model | Ricoh B110CR/FO

(Thermal Tranfer Ribbon)

10

1.2 Spesifikasi Perisian

Berikut adalah spesifikasi perisian yang akan dibekalkan;

BIL SPESIFIKASI TEKNIKAL QTY

1 Sistem Pengurusan Aset (SPA)

Perlaksanaan di Ibu Pejabat. 1

2 Windows 2003 Server Standard Edition 1

3 MySQL Server 5.0 1

4 Colfusion Server 8.0 Standard Edition* 1

Muka Surat | 6

2.0 Pemasangan dan Pengujian

2.1 Server dan Perisian Sokongan

Skop bagi pemasangan dan pengujian server dan perisian sokongan adalah seperti berikut:

2.1.1 Pemasangan Operating System (windows 2003 Server)

2.1.2 Pemasangan dan Konfigurasi ISS Server.

2.1.3 Pemasangan dan konfigurasi Server Aplikasi (Coldfusion Server)

2.1.4 Pemasangan dan konfigurasi Database (MySQL).

2.2 Aplikasi Sistem

Skop bagi pemasangan dan pengujian bagi Aplikasi Sistem SPA adalah seperti berikut:

2.2.1 Membuat Salinan Sistem Pengurusan Aset (SPA). 2.2.2 Membuat konfigurasi Pengguna Baru. 2.2.3 Pengujian Aplikasi.

2.3 Perkakasan Kod Jalur (Barcode)

Skop bagi pemasangan dan pengujian perkakasan kod jalur adalah seperti berikut:

2.3.1 Pemasangan, konfigurasi dan Pengujian Barcode Printer. 2.3.2 Pemasangan dan pengujian barcode scanner. 2.3.3 Pengujian kefungsian perkakasan dengan aplikasi.

Muka Surat | 7

3.0 Persediaan Data Asas Perlaksanaan SPA Bagi memastikan perlaksanaan di agensi perintis berjalan dengan lancar. Jawatankuasa Perlaksanaan

Sistem SPA (JKP-SPA) di Agensi Perintis akan membuat mesyuarat dengan pihak vendor bersama pihak

MOF untuk memperbincangkan dan menetapkan pekara-pekara seperti yang dinyatakan dibawah.

3.1 Penetapan pengguna sistem SPA

JKP-SPA perlu menetapkan siapa pegawai yang terlibat secara langsung dengan pengurusan aset dan stor. Berikut adalah senarai tugas pengguna sistem yang terlibat:

3.1.1 Senarai Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan.

3.1.2 Pendaftar Aset

3.1.3 Pegawai Pengesah aset

3.1.4 Pegawai Mengawal Penempatan

3.1.5 Pegawai Pemeriksa

3.1.6 Pegawai mengawal pergerakan

3.1.7 Urusetia Pelupusan

3.1.8 Urusetia Kehilangan

3.1.9 Lembaga Pemeriksa

3.2 Penetapan Kod Aset

Pihak agensi perintis dan pihak MOF akan menetapkan format No. Siri Pendaftaran aset. Kod Aset ini akan berdasarkan Kod Fail yang dikeluarkan oleh mampu.

Sistem Kod yang digunakan.

Contoh kod baru bagi Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta ialah : KK/JPPH /H/08/1234

Contoh : KK/JPPH /H/08/1234

3.3 Maklumat Organisasi dan Bahagian

Berikut adalah cadangan kod label aset, maklumat organisasi dan bahagian / cawangan .

3.3.1 Pihak agensi perintis perlu menyenaraikan maklumat bahagian yang terdapat di agensi

tersebut berserta kod label yang akan dipaparkan pada label aset.

3.3.2 Kod PTJ berdasarkan kepada kod yang dijana oleh Jabatan Akauntan Negara.

3.3.3 Maklumat ini perlukan pengesahan pegawai pelaksana agensi perintis. Setelah

pengesahan dibuat segala perubahan maklumat ini tidak dibenarkan.

Kod Kementerian Kod Agensi Kelas Aset Tahun No. Siri

Kod Kementerian Agensi/Bahagian/Cawangan X XX XXXX

KK JPPH H 08 1234

Muka Surat | 8

3.3.4 Contoh deklarasi kod bahagian ;

No BAHAGIAN KOD LABEL KOD PTJ*

1 Pejabat Menteri PM 102012

2 Bahagian Khidmat Pengurusan BKP 102012

3 Teknologi Maklumat TM 102012

Rujuk LAMPIRAN 1 – MAKLUMAT ORGANISASI DAN BAHAGIAN / CAWANGAN.

3.4 Penetapan Label Aset

Cadangan Label Aset yang digunakan ;

Rujuk LAMPIRAN 2 – CADANGAN LABEL ASET.

3.5 Maklumat Kakitangan

Menyedia dan menyerahkan maklumat kakitangan daripada SISPEN, HRMIS atau database personal yang lain sekiranya ada.

1. SISPEN

Fail yang diperlukan :

i. Jatkerja.tps

ii. Personal.tps

2. HRMIS

Maklumat yang diperlukan dalam format Excel:

i. Nama

ii. Jawatan

iii. No. Kad Pengenalan

iv. Bahagian/Cawangan

Muka Surat | 9

3.6 Maklumat Lokasi

Menyedia dan menyerahkan diagram / plan bangunan untuk merekod lokasi penempatan aset sekiranya ada.

Contoh adalah seperti berikut :

3.6.1 Bangunan

Kod Bangunan Kod Tingkat Kod Diskripsi

D6 Blok D6 03 Aras 3 001 Bilik Menteri

002 Bilik Timbalan Menteri

Contoh : Bilik Menteri Kod : FPJ01/BGN/D6/03/001

3.6.2 Luar Bangunan

Kod Definasi Kod

1 001 Lokasi - Lot Parking 01

Contoh : Lot Parking 01 Kod : FPJ01/KAW/001

3.6.3 Maklumat ini perlukan pengesahan pegawai pelaksana agensi perintis.

Rujuk LAMPIRAN 3 – MAKLUMAT DAN KOD LOKASI.

3.7 Maklumat Kod Klasifikasi Aset

Pihak agensi perintis di minta membuat pemerhatian kepada senarai aset yang terdapat pada LAMPIRAN 1 – KOD KLASIFIKASI ASET, sekiranya terdapat senarai jenis aset tidak disenaraikan, pihak agensi perintis perlulah menyenaraikan jenis aset tersebut berdasarkan LAMPIRAN 4 – BORANG PERMOHONAN KOD BARU.

Rujuk LAMPIRAN 4 – KOD KLASIFIKASI ASET

Rujuk LAMPIRAN 5 – BORANG PERMOHONAN KOD BARU

Muka Surat | 10

3.8 Penetapan Proses Kerja SPA dan Persediaan Awal- Aset Alih.

Proses kerja

3.8.1 Kaedah Pendaftaran Aset.

Didaftar oleh bahagian masing-masing atau boleh didaftarkan bahagian lain.

3.8.2 Kaedah Kemaskini data penyelanggaran Aset. Mengikut bahagian masing-masing atau bahagian tertentu.

3.8.3 Kaedah Kemaskini data penempatan Aset.

Pegawai yang dilantik / Mengikut Bahagian Bertanggungjawab / Mengikut Bahagian Penempatan

3.9 Penyediaan keperluan / maklumat.

Pihak agensi perintis perlu menyediakan keperluan dan maklumat seperti yang dinyatakan

dibawah;

3.9.1 “IP Address”

Menyediakan satu ip address untuk capaian sistem SPA.

3.9.2 spa@jpph.gov.my Menyediakan satu email akaun khusus untuk perlaksanaan SPA

3.9.3 Kad Daftar KEW 312 dan KEW.PA-2 Memastikan semua maklumat yang terdapat pada daftar ini dikemaskini, terutama pada aset yang dibuat pembelian pada tahun 2008

3.9.4 Kad Daftar KEW 313 dan KEW.PA-3.

Memastikan semua maklumat yang terdapat pada daftar ini dikemaskini, terutama

pada aset yang dibuat pembelian pada tahun 2008

3.9.5 Senarai KEW.PA-7 yang disimpan oleh Pegawai Aset.

Muka Surat | 11

4.0 Latihan Penggunaan Sistem SPA

Khidmat latihan yang konprehensif akan diberikan kepada semua pengguna dan penyelia sistem. Sesi

latihan bertujuan untuk melatih pengguna dan penyelia di dalam semua aspek penggunaan dan penyelian

aplikasi. Latihan yang ditawarkan adalah seperti berikut:

4.1 Dua jenis latihan yang akan dijalankan berdasarkan skop seperti berikut;

4.1.1 Pengguna

4.1.2 Pentadbir Sistem

4.2 Tempoh latihan | 2 hari

4.3 Keperluan Latihan

4.3.1 Tempat Latihan

4.3.2 Komputer yang disambung dengan rangkaian untuk capaian sistem SPA

4.3.3 Pencetak

4.3.4 Pengujian Bilik Latihan ( Sehari sebelum latihan)

Muka Surat | 12

5.0. Jadual Perlaksanaan SPA

Bil Keterangan

Tempoh Perlaksanaan Bulan Feb / Jun Bulan Mac /Julai Bulan Apr / Ogos Bulan Mei /

Sept - Dis

Hari Tarikh Mula

Tarikh Tamat

01 02 03 04 01 02 03 04 01 02 03 04 01 02 03 04

1 Mesyuarat perlaksanaan. ‘Kick off meeting’ perlaksanaan SPA

1

2 Penyediaan maklumat-maklumat asas 15

3 Migrasi Data (dari sistem semasa jika ada) 15

4 Mesyuarat Penentuan Kod Lokasi 1

5 Pemasangan Perkakasan, Perisian dan Aplikasi 1

6 Pengujian Perkakasan SPA 1

7 Khidmat latihan I SPA - Pengurusan Aset - Pentadbir Sistem

2

8 Khidmat Sokongan dan Bantuan Sistem SPA 210