PANDUAN PENGURUSANPENTADBIRAN PEJABAT

(BAB VI-X)Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007

Oleh: PN. HJH. CHE HASMAH BT. SALLEH

GURU BESAR SK. KOK PASIR

16040 Palekbang.Tumpat, Kelantan

OBJEKTIFOBJEKTIF

Selepas kursus ini, diharapkan para peserta dapat:-Selepas kursus ini, diharapkan para peserta dapat:-1. Membantu melaksanakan urusan pentadbiran 1. Membantu melaksanakan urusan pentadbiran

pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan.pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan.2. Memahami panduan pengurusan pejabat2. Memahami panduan pengurusan pejabat3. Memastikan proses pengurusan pejabat diuruskan 3. Memastikan proses pengurusan pejabat diuruskan

dengan teraturdengan teratur4. Melancarkan urusan-urusan pengurusan pejabat 4. Melancarkan urusan-urusan pengurusan pejabat

dalam tempoh yang ditetapkan.dalam tempoh yang ditetapkan.5. Menjadi anggota perkhidmatan awam yang 5. Menjadi anggota perkhidmatan awam yang

berilmu,berkemahiran (K-WORKERS) dan berkualitiberilmu,berkemahiran (K-WORKERS) dan berkualiti

BAHAGIAN VIBAHAGIAN VI

URUSAN SURAT KERAJAANURUSAN SURAT KERAJAAN 6.1 Pendahuluan6.1 Pendahuluan 6.2 Penyediaan6.2 Penyediaan 6.3 Pendaftaran dan Pengedaran6.3 Pendaftaran dan Pengedaran 6.4 Ciri-ciri Surat6.4 Ciri-ciri Surat 6.5 Pengurusan Surat Terperingkat6.5 Pengurusan Surat Terperingkat 6.6 Prosedur Penghantaran Surat6.6 Prosedur Penghantaran Surat 6.7 Cara Penghantaran Surat6.7 Cara Penghantaran Surat 6.8 Prosedur Penerimaan Surat6.8 Prosedur Penerimaan Surat

BAHAGIAN VII

PENGURUSAN FAIL7.1 Kepentingan Pengurusan Fail diterima dan diwu judkan oleh jabatan dan Kerjaan 7.1.1 Surat dan dokumen menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan

dalam satu fail yangdidaftarkan menggunakan KULIT FAIL yang ditetapkan Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan pengurusan rekod yang ditetapkan oleh JABATAN ARKIB NEGARA

Pengkelasan Fail 7.2.1 Fail boleh dikategorikan kepada:- a. Fail Urusan Am(house keeping files) - mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personal. b. Fail Urusan Fungsian (functional files) - mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan. 7.2.2 Fail Terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan arahan keselamatan * Arahan Keselamatan-Keselamatan Dokumen (Per. 42 – 76)

,

7.3 7.3 Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan (subject classicification andPengkelasan Perkara Dan Pengkodan (subject classicification and codingcoding).). 7.3.1 Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan7.3.1 Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail tersebut. Setiap perkara diberi pengkodankandungan fail tersebut. Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.

7.4 7.4 Prosedur PengurusanProsedur Pengurusan7.4.1 Prosedur Pembukaan Fail7.4.1 Prosedur Pembukaan Fail 7.4.1.1 Apabila sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail7.4.1.1 Apabila sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail mengenainya belum ada, maka fail baru jhendaklah dibuka.mengenainya belum ada, maka fail baru jhendaklah dibuka. Tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail Tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkanperlu dicatatkan pada kulit fail. Fail yang dibuka hendaklah pada kulit fail. Fail yang dibuka hendaklah didaftarkan dalam daftar fail kerajaaan.didaftarkan dalam daftar fail kerajaaan. 7.4.1.2 Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit dan7.4.1.2 Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusunkandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi . Setiap kandungan diberiseturut mengikut tarikh transaksi . Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit jmeng-nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit jmeng- gunakan gunakan dakwat merahdakwat merah bagi surat dan dokumen yang diterima bagi surat dan dokumen yang diterima dan dan dakwat biru atau hitam bagi yang keluar. dakwat biru atau hitam bagi yang keluar. 7.4.1.3 Kertas Minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan 7.4.1.3 Kertas Minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan.Minit pendek seperti berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan.Minit pendek seperti minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atasminit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas minit. Manakala minit panjang yang memerlukan penerangan lanjut hendaklahkertas minit. Manakala minit panjang yang memerlukan penerangan lanjut hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.

7.4.1.4 Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada7.4.1.4 Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4sentimeterkandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4sentimeter (contoh ) terbitan laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan yang (contoh ) terbitan laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan yang

seperti peta, pelan dan lukisan. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklahseperti peta, pelan dan lukisan. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah dicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaan sertadicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaan serta dalam bilik fail.dalam bilik fail.

7.4.1.5 Fail yang mengandungi atau 7.4.1.5 Fail yang mengandungi atau 100 kandungan ketebalan 4 sentimeter100 kandungan ketebalan 4 sentimeter hendakl hendakl ditutup dan fail baru dibuka. Di atas kulit fail yang ditutup itu hendaklah dipalangditutup dan fail baru dibuka. Di atas kulit fail yang ditutup itu hendaklah dipalang dengan dengan dakwat merahdakwat merah dan dicatatkan perkataan” dan dicatatkan perkataan”DITUTUP-JILIDDITUTUP-JILID 2 DIBUKA2 DIBUKA”” dengan dengan dakwat birudakwat biru. Di atas fail baru pula dicatat “jilid 2”(jld 2) . Di atas fail baru pula dicatat “jilid 2”(jld 2)

7.4.2 Fail Sementara7.4.2 Fail Sementara

7.4.2.1 Fail sementara hanya boleh dibuka apabila :-7.4.2.1 Fail sementara hanya boleh dibuka apabila :- a) Surat dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segeraa) Surat dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan.sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan. b) Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakanb) Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.fail yang sama.

7.4.2.2 Nombor rujukan fail dan tajuk fail sementara mestilah sama dengan nombor7.4.2.2 Nombor rujukan fail dan tajuk fail sementara mestilah sama dengan nombor

dan tajuk fail asal. Isi kandungan beserta kulit fail sementara hendaklah dan tajuk fail asal. Isi kandungan beserta kulit fail sementara hendaklah

dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asaldimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal

telah diperolehi atau timndakan serentak telah dilakukan.telah diperolehi atau timndakan serentak telah dilakukan.

7.5 Penyimpanan dan Pergerakan Fail7.5 Penyimpanan dan Pergerakan Fail

7.5.1 Fail terbuka perlu disimpan di Bilik Rekod Fail dengan menggunakan rak yang7.5.1 Fail terbuka perlu disimpan di Bilik Rekod Fail dengan menggunakan rak yang

sesuai. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci dansesuai. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci dan

berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan

Keselamatan.Keselamatan.

7.5.2 Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengwalan dan7.5.2 Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengwalan dan

pengesanan fail.pengesanan fail.

7.6 Fail Timbul (Float File)7.6 Fail Timbul (Float File)

7.6.1 Fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai7.6.1 Fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai

pegawai-pegawai penyelia atau pegawai-pegawai atasan mengenai sesuatupegawai-pegawai penyelia atau pegawai-pegawai atasan mengenai sesuatu

tindakan yang telah diambil.tindakan yang telah diambil.

**Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-Agensa Kerajaan Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-Agensa Kerajaan ((Mampu-1986)Mampu-1986)

7.7 Sistem Pengurusan Dokumen DAN Rekod Elektronik7.7 Sistem Pengurusan Dokumen DAN Rekod Elektronik

7.7.1 Selaras dengan perkembangan ICT, jabatan dan agensi digalakkan 7.7.1 Selaras dengan perkembangan ICT, jabatan dan agensi digalakkan mem-mem-

bangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod di jabatan bangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod di jabatan masing-masing-

masing . masing .

7.8 Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer7.8 Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer

7.981 Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib 7.981 Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib NegaraNegara

semasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer bagi memastikansemasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer bagi memastikan rekod elekteronik yang diwujudkan, disenggara dan dilupus mengikut rekod elekteronik yang diwujudkan, disenggara dan dilupus mengikut

piawaianpiawaian kearkiban.kearkiban. * * Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629))

7.9 Pelupusan Fail7.9 Pelupusan Fail

7.9.1 Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib 7.9.1 Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib NegaraNegara

sebelum melaksanakan pelupusan fail.sebelum melaksanakan pelupusan fail.

BAHAGIAN XBAHAGIAN XINVENTORI DAN BEKALAN PEJABATINVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

10.1 Pendahuluan10.1 Pendahuluan 10.1.1 Inventori ialah barang-barang tak luak yang kurang daripada RM1000.00 setiap satu pada mas perolehan termasuk 10.1.1 Inventori ialah barang-barang tak luak yang kurang daripada RM1000.00 setiap satu pada mas perolehan termasuk

perabot, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.perabot, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.

10.1.2 Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendak dan tidak 10.1.2 Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendak dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Bekalan pejabat merupakanalat tulis dan kelangkapan pejabat ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Bekalan pejabat merupakanalat tulis dan kelangkapan pejabat yang mana adalah aset dalam melaksanakan tugas rasmi.yang mana adalah aset dalam melaksanakan tugas rasmi.

a. Alat Tulis – Contoh ; kertas, kepala surat, sampula. Alat Tulis – Contoh ; kertas, kepala surat, sampul surat, pen,disket,klip kertas, pelekat, rubber stamp,surat, pen,disket,klip kertas, pelekat, rubber stamp, marker pen dan yang seumpamanya.marker pen dan yang seumpamanya. b. Borang _ Contoh : Siri Am, Siri Kewangan,Siri Jabatanb. Borang _ Contoh : Siri Am, Siri Kewangan,Siri Jabatan c. Mesin Pejabat _ Contoh : komputer, pencetak, mesin penyalin,c. Mesin Pejabat _ Contoh : komputer, pencetak, mesin penyalin, projektor, mesin perincih, mesin pengimbas, mesin perakam waktuprojektor, mesin perincih, mesin pengimbas, mesin perakam waktu dan yang seumpamanya.dan yang seumpamanya. d. Perabot dan Perkakas _ Contoh : kerusi, meja, almari, rak, kabinet,peti besi,d. Perabot dan Perkakas _ Contoh : kerusi, meja, almari, rak, kabinet,peti besi, papan putih, kipas angin mudah alih dan seumpamanya.; papan putih, kipas angin mudah alih dan seumpamanya.; e. peralatan Komunikasi _ Contoh : Telefon, mesin faksimili, telefon bimbit, walkie talkie, e. peralatan Komunikasi _ Contoh : Telefon, mesin faksimili, telefon bimbit, walkie talkie, intercom, alat siaraya, televisyen, radio dan yang seumpamanya.intercom, alat siaraya, televisyen, radio dan yang seumpamanya. f. Kelengkapan Lain _ Contoh ; pasu bunga, pokok-pokok hiasan, tanda arah(signage)f. Kelengkapan Lain _ Contoh ; pasu bunga, pokok-pokok hiasan, tanda arah(signage) dan ayng seumpamanyadan ayng seumpamanya * * Akta Acara Kewangan 1957Akta Acara Kewangan 1957 * Arahan Perbendaharaan * Arahan Perbendaharaan * Pek.Perb.Bil.2Tahun 1991 – Perbendaharaan Borang-Borang Baru Bagi Pengurusan Harta Modal, * Pek.Perb.Bil.2Tahun 1991 – Perbendaharaan Borang-Borang Baru Bagi Pengurusan Harta Modal, Inventori Dan Bekalan PejabatInventori Dan Bekalan Pejabat URUSAN PEROLEHAN, PENYELENGGARAAN INVERTORI DAN BEKALAN PEJABAT HENDAKLAH MEMATUHIURUSAN PEROLEHAN, PENYELENGGARAAN INVERTORI DAN BEKALAN PEJABAT HENDAKLAH MEMATUHI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PROSEDUR PENGURUSAN YANG BERKUAT KUASAUNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PROSEDUR PENGURUSAN YANG BERKUAT KUASA

10.2 Perolehan10.2 Perolehan 10.3 Kawalan Penggunaan10.3 Kawalan Penggunaan

10.4 Penyimpanan10.4 Penyimpanan

10.5Penyelenggaraan10.5Penyelenggaraan 10.6 Pemeriksaan10.6 Pemeriksaan

10.7 Pelupusan10.7 Pelupusan

10.8 Hapus Kira10.8 Hapus Kira

PERINTAH AM BAB CPERINTAH AM BAB C(CUTI)(CUTI)

1. Definisi1. Definisi 2. Objektif2. Objektif 3 . Jenis-jenis Cuti3 . Jenis-jenis Cuti 4. Jadual Kelayakan Cuti (P.A.C 8(a)4. Jadual Kelayakan Cuti (P.A.C 8(a) 5. Perkiraan Kelayakan Cuti Rehat5. Perkiraan Kelayakan Cuti Rehat 6. Membawa Ke Hadapan Cuti Rehat6. Membawa Ke Hadapan Cuti Rehat 7. Cuti Rehat Khas7. Cuti Rehat Khas 8. Gantian Cuti Rehat 8. Gantian Cuti Rehat 9. Cuti Separuh GajiPA.C13(a)(ii)(bukan guru)9. Cuti Separuh GajiPA.C13(a)(ii)(bukan guru)10. Cuti Tanpa Gaji10. Cuti Tanpa Gaji11. Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan (P.P 14/2005)11. Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan (P.P 14/2005)12. Cuti Sebab Perubatan12. Cuti Sebab Perubatan13. Cuti Haji (PA C34)13. Cuti Haji (PA C34)14. Cuti Berkursus Belajar14. Cuti Berkursus Belajar15. Cuti Tidak Berekod (PA.C 40-46)15. Cuti Tidak Berekod (PA.C 40-46)16. Tidak Hadir Bekerja Atas Sebab Kecemasan16. Tidak Hadir Bekerja Atas Sebab Kecemasan17. Cuti Gantian17. Cuti Gantian