PANDUAN AM PENGGUNAAN MODUL PERMOHONAN CUTI Permohonan Cuti Berikut ada beberapa panduan yang boleh digunakan untuk penggunaan permohonan cuti secara online. Perlu diingatkan permohonan cuti ini di hantar melalui aplikasi workflow untuk proses pengesahan bagi sokongan dan kelulusan. Paparan di atas, adalah skrin permohonan cuti di mana terdapat beberapa rangkaian maklumat di situ antaranya ialah

Fungsi Berkaitan

• Senarai Kakitangan Bercuti

Menunjukan carian dan senarai kakitangan Perbadanan Putrajaya yang bercuti pada tarikh yang diminta. Tujuan untuk memudahkan urusan kerja harian dan mengetahui pengambilalihan tugas yang dipikul oleh kakitangan yang bercuti.

Paparan skrin boleh dilihat seperti di bawah.

Pada skrin di atas maklumat cuti kakitangan yang lengkap boleh di lihat dengan klik pada nama yang di cetak tulisan biru. Maklumat cuti bagi kakitangan yang bercuti adalah seperti di atas.

• Status Permohonan dan Ringkasan Maklumat Cuti

Menunjukkan status permohonan cuti pekhidmat dan juga ringkasan maklumat cuti pekhidmat bagi tahun tersebut (Maklumat yang terdapat di portal hanya berdasarkan penggunaan cuti secara online sahaja. Penggunaan cuti secara manual sebelum ini tidak termasuk dalam paparan portal)

Paparan Skrin boleh di lihat seperti di bawah. Paparan di atas menunjukkan status permohonan cuti yang dipohon (apply date) dan tarikh cuti yang dipohon diluluskan. Sekiranya pekhidmat ingin merujuk maklumat profil cuti yang lengkap sila klik ‘Lagi’ yang di cetak dengan tulisan biru seperti yang di tunjukkan di atas. Paparan berikut tertera seperti di bawah.

Maklumat di atas berdasarkan paparan ringkasan maklumat cuti yang terdapat di dalam sistem HR (ERMIS-SAP).

• Pembatalan Cuti

Pembatalan boleh dibuat sekiranya pekhidmat ingin membatalkan cuti yang telah dipohon. PERHATIAN - Sekiranya cuti pekhidmat telah di luluskan oleh Ketua Jabatan/Ketua Bahagian, pembatalan cuti hendaklah di buat dengan kelulusan Ketua Jabatan/Ketua Bahagian dalam portal. Begitu juga dengan cuti pekhidmat yang belum diluluskankan oleh Ketua Jabatan/Ketua Bahagian, pembatalan cuti hendaklah di buat di dalam portal juga. - Jika pekhidmat telah memohon cuti selama 5 hari dan telah mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan/Ketua Bahagian TETAPI pekhidmat hanya dapat bercuti 3 hari dan 2 hari kembali bertugas maka pekhidmat dikehendaki membatalkan cuti yang telah di pohon selama 5 hari dan memohon semula bagi cuti yang diambil selama 3 hari di dalam portal.

Paparan Skrin boleh dibuat seperti di bawah:- Penggunaan Pembatalan cuti

Link untuk pembatalan cuti

Apabila link pembatalan cuti di klik satu pop-up window bagi permohonan pembatalan cuti akan tertera seperti di bawah

Sila klik pada radio button bagi tarikh permohonan cuti yang hendak dibatalkan. Kemudian sila klik ‘button proses’ untuk memproses permohonan pembatalan cuti. Paparan di atas di paparkan bagi pengesahan permohonan pembatalan cuti. Sila klik button Teruskan dan paparan seperti di bawah akan di paparkan sebagai makluman.

Sila tekan ‘button Tutup’ untuk kembali kepada page asal.

Maklumat telah berjaya dihantar untuk diproses

Permohonan Cuti

Dalam modul ini terdapat 4 jenis cuti yang boleh di mohon oleh para pekhidmat. Antaranya adalah:-

• Cuti Rehat

• Cuti Sakit Cuti sakit merangkumi 7 jenis cuti sakit iaitu - Cuti Bersalin - Cuti Kecederaan - Cuti Rawatan Panjang - Cuti Sakit (Kerajaan – hospital dan klinik kerajaan) - Cuti Sakit (Panel – klinik –klinik panel ING) - Cuti Sakit (Swasta – hospital swasta dan klinik bukan panel ING)

• Cuti Tanpa Rekod Cuti tanpa rekod merangkumi 13 jenis cuti tanpa rekod (CTR) - CTR Akj Pertandingan - CTR Bencana Alam - CTR Kematian - CTR Latihan Syarikat Kerjasama - CTR Latihan/Khemah Tahunan - CTR Mesyuarat Per Iktisas - CTR Olahraga Dan Sukan - CTR Peperiksaan - CTR Sukarela - Cuti Haji - Cuti Isteri Bersalin - Cuti Kerana Kursus - Cuti Kuarantin

• Cuti Tanpa/Separuh Gaji

Paparan skrin bagi cuti-cuti di atas adalah seperti di bawah. Permohonan Cuti Pekhidmat dikehendaki memilih jenis permohonan cuti yang dikehendaki.

CUTI REHAT Paparan di atas menunjukkan maklumat cuti pekhidmat. PERHATIAN: Perlu diingatkan pekhidmat dikehendaki mematuhi langkah-langkah berikut bagi memohon cuti secara on-line ini disebabkan sekiranya langkah tersebut tidak dipatuhi berkemungkinan pekhidmat tidak dapat memohon secara on-line.

Perhatian:- Sila klik tanda anak panah seperti di atas untuk menunjukkan bulan-bulan yang seterusnya

LANGKAH 1 Sila klik/tandakan tarikh yang ingin di pohon pada calendar yang dipaparkan Contoh: Sekiranya anda ingin memohon cuti pada 30/11 – 2/12. Maka anda perlu tandakan pada calendar di atas dengan pada 30/11, 1/11dan 2/11 terlebih dahulu seperti paparan skrin berikut:- LANGKAH 2 Sila masukkan catatan bagi cuti yang di pohon seperti di bawah.

LANGKAH 3 Sila nyatakan nama pekhidmat yang dapat tugasan yang dipikul ketika bercuti dengan klik pada ruangan kosong seperti di bawah. Apabila ruangan di atas telah diklik akan keluar satu pop up window yang menyenaraikan nama kakitangan PPj mengikut jabatan dan bahagian. Contoh dapat dilihat seperti di bawah. Sila klik pada nama kakitangan yang bertugas dan kemudian tekan button pilih. Pada skrin tugas di pikul akan tertera nama kakitangan tersebut seperti di bawah.

Sila klik di ruangan ini

Dan sila klik ‘button hantar’ untuk menghantar permohonan cuti. Setelah ‘button hantar’ di klik, satu pop up window bagi pengesahan permohonan cuti di paparkan sebagai proses terakhir permohonan. Paparan pop-up window ada seperti di bawah. Sila klik ‘button Teruskan’ untuk menghantar permohonan cuti dan paparan makluman seterusnya akan di papar seperti di bawah.

Dan sila klik ‘button OK’ untuk kembali page yang asal.

CUTI SAKIT Paparan permohonan cuti sakit adalah seperti di atas PERHATIAN - Para pekhidmat yang memohon cuti sakit dikehendaki lampirkan sijil sakit dengan scan terlebih dahulu sijil sakit tersebut dan kemudian di muat turunkan ke portal. - Bagi permohonan cuti bersalin pekhidmat perlu tandakan pada kalendar tarikh mula bercuti sahaja di mana sistem akan mengira tarikh berakhir cuti dengan automatik.

LANGKAH 1 Pilih cuti sakit yang hendak di pohon dengan memilih jenis cuti yang di sediakan seperti di bawah.

LANGKAH 2 Nyatakan tarikh cuti sakit yang telah di ambil dengan menandakan pada calendar yang disediakan seperti di bawah.

LANGKAH 3 Sila masukkan lampiran sijil sakit yang telah di scan dan upload ke portal seperti berikut:

Muat turun lampiran sijil sakit dengan klik ‘button Lampirkan’ Paparan di atas akan di tertera di skrin untuk mengesahkan sijil tu akan di muat turun ke portal dan sila klik ‘button OK’ untuk di muat turun ke portal

Proses muat turun yang telah selesai akan di papar kan pada skrin permohonan cuti saki seperti di atas. Kemudian sila klik ‘button Hantar’ untuk di proses kelulusannya. Selepas klik ‘button Hantar’, paparan di atas akan tertera untuk pengesahan. Kemudian sila tekan ‘button Teruskan’ untuk makluman dan klik ‘button Ok’ untuk penghantaran permohonan.

CUTI TANPA REKOD Paparan di atas adalah Skrin Cuti Tanpa Rekod PERHATIAN Bagi permohonan cuti kematian, cuti haji dan cuti isteri bersalin pekhidmat perlu tandakan pada kalendar tarikh mula bercuti sahaja di mana sistem akan mengira tarikh berakhir cuti dengan automatik.

Sila masukkan maklumat yang di kehendaki di paparan skrin seperti di bawah Setelah memasukkan maklumat yang dikehendaki. Sila klik ‘button Hantar’. Paparan seterusnya adalah seperti berikut.

Sila sahkan maklumat yang dimasuki dan sila tekan ‘button Teruskan untuk memproses permohonan. Satu paparan makluman akan di paparkan seperti di bawah menunjukkan permohonan telah dihantar. Sila klik ‘button OK’ untuk kembali kepada page asal.

CUTI TANPA/SEPARUH GAJI Paparan skrin di atas menunjukkan Permohonan Cuti Tanpa/Separuh Gaji Sila masukkan maklumat yang tertera di skrin seperti yang ditunjukkan di bawah.

Sila tekan ‘button Hantar’ untuk penghantaran permohonan. Paparan pengesahan maklumat akan dipaparkan seperti di bawah. Sila tekan ‘button Teruskan’ setelah membuat semakan pada maklumat tersebut.

Sila tekan ‘button OK’ untuk kelulusan permohonan.