nota penetapan peranan dan aliran kerja modul pentadbiran sistem

1

NOTA CARA-CARA PENETAPAN PERANAN

2

LANGKAH-LANGKAH MENETAPKAN PERANAN

1. Di laman utama HRMIS, klik pada Pentadbiran Sistem

2. Klik menu Sekuriti

3. Pilih Selenggara Profil Pengguna

4. Klik Penetapan Tugas

3

Klik Cari untuk mencari nama CO yang ingin diberikan peranan

4

1. Masukkan No. KP atau nama CO yang dicari

2. Klik Teruskan

3. Klik radio button untuk memilih nama CO tersebut

5

1. Value nama CO akan dipulangkan ke laman ini

2. Klik Teruskan

6

1. Dipaparkan senarai capaian semasa CO

2. Klik Tambah untuk menambah peranan CO

7

1. Expand Modul/Aktiviti

2. Expand Modul Pengurusan Rekod Peribadi

3. Tandakan peranan yang hendak diberikan kepada CO

8

Setelah menanda peranan, skrin ini akan terpapar.

Klik Tambah untuk setkan had capaian CO ini. Tetapi untuk peranan Record Verifier, skrin ini tidak terpakai kerana telah dikawal oleh aliran kerja.

Klik Batal untuk keluar dari skrin ini.

9

Setelah klik Batal, skrin akan kembali ke laman ini.

Tandakan check box Tambah, Kemaskini dan Hapus untuk membolehkan Record Verifier ini mendapat akses sepenuhnya terhadap rekod CO di bawah seliaannya.

Klik Simpan

10

Senarai capaian terkini dipaparkan

Klik Batal untuk keluar dari skrin

11

SENARAI SEMAK PENETAPAN PERANAN

12


Bil Aktiviti Keterangan Peranan Tanggungjawab Catatan

1 Security Administrator Level 1 / 2[PENTADBIRAN SISTEM -SEKURITI] [12][1201][292]

Memberi peranan dan had capaian, menguruskan ID bertindih/disekat dan pengguna yang lupa kata laluan

Superhrmis

2 Organizational Development Specialist[DATA PERJAWATAN][11][006]

Menyenggara data Unit Organisasi, Aktivitiatau fungsi yangdijalankan oleh sebuahUnit Organisasi

Security Administrator

3 Manpower Analyst[DATA PERJAWATAN][11][008]

Menyenggara data-data mengenaijawatan sebenar dalam sesebuah organisasi


4 Engagement Administrator[PENTADBIRAN SISTEM –PENYELENGGARAAN REKOD] [12][1204][062]

Mengemaskini sandangan CO di agensi


13


5 HR Administrator[PENTADBIRAN SISTEM –PENYELENGGARAAN REKOD] [12][1204][017]

Mewujud dan menghapuskan rekod Pemilik Kompetensi yang dibenarkan dan membuat sandangan


6 Service Profile Administrator[PENTADBIRAN SISTEM –PENYELENGGARAAN REKOD][12][1204][176]

Mengemaskini profil perkhidmatan CO di agensi


7 Integration Specialist[PENTADBIRAN SISTEM - INTEGRASI][12][1206][373]

Melihat laporan transaksiintegrasi yang telahberlaku


8 Integration Administrator (Personal Record)[PENTADBIRAN SISTEM - INTEGRASI][12][1206][330]

Menghantar rekod-rekod Kad Pengenalan di agensinya ke JPA untuk disahkan



14


9 Workflow Administrator (Personal Record)[PENTADBIRAN SISTEM – ALIRAN KERJA] [12][1202][026]

Mewujudkan aliran kerja bagi penghantaran rekod peribadi untuk pengesahan


10 Workflow Administrator (Workflow)[PENTADBIRAN SISTEM – ALIRAN KERJA][12][1202][119]

Mewujudkan aliran kerja bagi mengesahkan kumpulan yang diwujudkan oleh Workflow Administrator


11 Workflow Group Verifier[PENTADBIRAN SISTEM – ALIRAN KERJA] [12][1202][468]

Mengesahkan kumpulan yang diwujudkan oleh Workflow Administrator



15


12 Record Verifier[PENGURUSAN REKOD PERIBADI][09][002]

Mengesahkan rekod-rekod yang telahdikemaskini oleh RecordEditor/CO dan mencari CO yang dibenarkan untuk dikemaskini


13 Personal Record Viewer[PENGURUSAN REKOD PERIBADI][09][432]

Diberikan kepada Ketua Bahagian untuk melihat paparan rekod peribadi pemilik kompetensi di bawah seliaannya



NOTA CARA-CARA PENETAPAN ALIRAN KERJA

Disediakan oleh:PRECELLA BINTI ABDULLAH

PEJABAT PENGURUSAN PROJEK HRMIS

CARA-CARA MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA

(PENGESAHAN REKOD PERIBADI)

1

LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA KEPADA PENGESAHAN REKOD PERIBADI KEPADA PENGESAH (PR-003)

1. Di laman utama HRMIS, klik pada Pentadbiran Sistem

2. Klik menu Aliran Kerja

3. Pilih Selenggara Aliran Kerja

4. Klik pada Selenggara Peraturan

2

1. Pilih Modul Pengurusan Rekod Peribadi

3. Klik tajuk aliran kerja bagi kod PR-003

2. Klik di sini untuk memuat turun dokumen Profil Aliran Kerja

3

4. Klik Tambah untuk menambah peraturan aliran kerja

4

Pilih Agency sekiranya amalan agensi menetapkan semua CO menghantar maklumat kepada seorang Verifier. Terus sahaja klik pada tab Penerima

Pilih Business Unit sekiranya agensi menetapkan Bahagian A menghantar maklumat kepada Verifier X, Bahagian B kepada Verifier Y

5

Sekiranya amalan agensi memerlukan syarat-syarat lain, klik pada Peraturan 2

Actual Position: Hanya seorang CO kepada Verifier X

Pay Centre: Pusat Pembayaran A kepada Verifier X

Personal Salary Grade: Semua CO gred gaji M44 kepada Verifier X

Remuneration Type: Semua CO SSB kepada Verifier X

Salary Type: Semua CO bergaji harian kepada Verifier X

Scheme of Service: Skim M kepada Verifier X

Service Group: Kumpulan Sokongan kepada Verifier X

Standard Position: PTD M41 (Pengurusan Ekonomi) kepada Verifier X

Sekiranya masih belum mencukupi, klik pada Peraturan 3. Ia akan menyenaraikan pilihan yang sama dengan Peraturan 2

6

Sekiranya memilih Business Unit

1. Pilih salah satu

2. Masukkan nama unit yang ingin disetkan aliran kerja

4. Tandakan pada check box

Nota: Jika ingin memilih banyak unit sekaligus, pilih “Melalui Paparan Hierarki” pada #1.

5. Klik OK

3. Klik Teruskan

Sekiranya memilih Melalui Senarai

7

Sekiranya memilih bahagian, perlu pilih parent dan anak-anaknya sekali

Klik Tambah

Rekod yang dipilih akan dipaparkan di sini.

Klik OK

Sekiranya memilih Paparan Hirarki

8

6. Value bagi unit yang telah dipilih akan dipulangkan di skrin ini

9

7. Klik tab Penerima

Superior of: Pegawai Penyelia kepada CO seperti yang ditetapkan dalam modul Data Perjawatan

Actual Position: Verifier yang telah dikenalpasti dan diberi peranan

Group: Sekumpulan CO yang menjadi Verifier. Perlu diwujudkan kumpulan terlebih dahulu

External Staff: Individu luar yang ditugaskan untuk menjadi Verifier8. Klik Cari

10

1. Pilih salah satu

2. Cari nama penerima

3. Klik Teruskan

4. Klik radio button

11

1. Value akan dipulangkan di laman ini.

3. Jika tidak mahu membuat rerouting, klik Hantar

2. Klik Laluan Semula sekiranya ingin membuat rerouting.

12

Nota:Laluan Semula perlu disetkan bagi Aliran Kerja yang penerimanya adalah Actual Position. Ini kerana sekiranya penerimanya tiada di pejabat untuk tempoh masa yang agak lama (kursus/cuti/kerja luar), semua transaksi yang dihantar kepadanya tidak dapat diproses selagi beliau tiada di pejabat.

Hari Peringatan: Sistem akan prompt mesej kepada penerima asal selepas “x” hari mengikut jumlah yang diinput sekiranya penerima asal tidak mengambil tindakan.

Hari Laluan Semula: Sistem akan menghantar transaksi tersebut kepada penerima yang baru selepas “x” hari (seperti yang telah disetkan)

Sekiranya penerima asal mengambil tindakan dalam jangka masa yang ditetapkan, rerouting ini tidak berlaku.

13

Semua aliran kerja yang telah disetkan akan dipaparkan semula di skrin ini.

14

MENGEMASKINI ALIRAN KERJA-Set Pengecualian-

Tujuan: Untuk membuatkan pengecualian kepada CO tertentu supaya tidak menghantar kepada penerima yang sama / dirinya.

Contoh:

Penghantar: BU = Pasukan Pengurusan Pejabat ProjekPenerima: Ab. Razak Bin Safii [CO ini turut berada dalam BU tersebut]

Oleh sebab ingin menjaga integriti data, perlu dibuat pengecualian supaya Ab Razak tidak akan mengesahkan rekod sendiri.

15

Langkah untuk mendapatkan skrin ini adalah sama dengan langkah-langkah sebelumnya.

1. Masukkan nama peraturan pertama / BU yang ingin dikemaskini.

2. Klik Teruskan

3. Aliran kerja yang dicari akan terpapar.

4. Tandakan pada check box untuk membuat pengecualian.

5. Klik Set Pengecualian

16

Skrin ini akan terpapar

Klik Tambah

17

Klik Teruskan untuk mencari nama CO yang ingin dikecualikan. Carian CO hanya terhad kepada BU yang dipilih sahaja.

18

Klik pada radio button di sebelah nama CO yang ingin dikecualikan. Nama CO akan dikembalikan ke skrin sebelumnya.

19

Klik tab Penerima dan klik Teruskan

20

1. Pilih salah satu

2. Cari nama penerima

3. Klik Teruskan

4. Klik radio button

21

Value akan dipulangkan di laman ini.

Klik Hantar

22

Pengecualian untuk CO ini berjaya disetkan.

Klik Tambah untuk menambah lagi pengecualian bagi CO yang lain sekiranya perlu

23

Huruf “E” menunjukkan terdapat pengecualian dalam peraturan aliran kerja bagi BU = Pasukan Pembangunan Sistem

24

MENGEMASKINI ALIRAN KERJA-Kemaskini Penerima-

25

Langkah untuk mendapatkan skrin ini adalah sama dengan langkah-langkah sebelumnya.

Masukkan nama peraturan pertama / BU yang ingin dikemaskini.

Klik Teruskan

Aliran kerja yang dicari akan terpapar.

Klik pada #1 untuk mengemaskini aliran kerja ini

26

Klik tab Penghantar jika ingin mengemaskini Penghantar. Klik tab Penerima jika ingin mengemaskini Penerima.

Pilih penerima lain. Cth: Group

Klik Cari

27

Melalui senarai

Masukkan nama kumpulan dan klik Cari.

Klik Teruskan

Nama kumpulan akan terpapar. Klik radio button untuk memilih kumpulan ini.

Klik Nama Kumpulan untuk melihat senarai ahli kumpulan atau klik Kod untuk melihat maklumat kumpulan

28

Nama kumpulan akan dipulangkan di skrin ini

Klik Hantar

29

CARA-CARA MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA

(PENGESAHAN KUMPULAN)Tujuan: Aliran Kerja ini perlu dibuat apabila agensi mahukan pengesahan rekod peribadi CO di agensinya dibuat oleh lebih daripada seorang pengesah bagi bahagian-bahagian di agensinya.

Contoh:

Penghantar: BU = Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (dan keseluruhan anak-anaknya)Penerima: Group = PR Verifier - BPSM

Penghantar: BU = Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (dan keseluruhan anak-anaknya)Penerima: Group = PR Verifier – BPTM

Sekiranya pengesah juga berada dalam BU yang sama perlu dibuat Set Pengecualian juga

30

LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA PENGESAHAN KUMPULAN (WF-001)1. Di laman utama HRMIS, klik pada Pentadbiran

Sistem

2. Klik menu Aliran Kerja

3. Pilih Selenggara Aliran Kerja

4. Klik pada Selenggara Peraturan

31

1. Pilih Aliran Kerja

2. Pilih Pengesahan Kumpulan

3. Langkah seterusnya adalah sama seperti muka surat 3 - 11. 32

Fungsi Untuk Mewujudkan Pengesah Rekod Secara Berkumpulan:

Pentadbiran Sistem >>Aliran Kerja >>>>Selenggara Kumpulan

33

Klik butang cari untuk memilih unit organisasi untuk membina kumpulan

34

Klik radio button untuk memilih unit organisasi untuk membina kumpulan

1. Pilih salah satu

35

2. Klik butang teruskan

1. Maklumat Unit dipaparkan

36

Klik butang tambah untuk membina kumpulan

37

1. Masukkan maklumat yang bertanda mandatori (*)

2. Pilih Business Unit Team dari pull down menu

3. Klik butang simpan

38

Klik butang “yes” untuk menambah ahli kumpulan

39

1. Klik butang “Tambah” untuk menambah ahli kumpulan

2. Klik butang “Batal” untuk keluar dari menu.

40

Klik butang “Hantar” untuk pengesahan

41

Klik butang “Yes” untuk penghantaran

42

Klik butang “OK” untuk pengesahan

43

Nama pegawai pengesah yang dihantar

Pegawai yang menghantar kumpulan yang hendak disahkan

Klik butang “Keluar”

44

Pilih Menu Pengesahan Maklumat Kumpulan

Klik pada Hyperlink

45

1. Pilih Status “Diluluskan”

2. Klik butang “Hantar”

46

Pengesahan yang telah disahkan dihantar kembali kepada pegawai yang memohon mewujudkan kumpulan

Klik butang “Keluar”

47

Kumpulan telah disahkan

48

65

SENARAI SEMAK ALIRAN KERJA

66

OPSYEN DALAM ALIRAN KERJA

KPM PSU 1

KPMGred:

N17, W17, N11, N27, W27 PSU 1

KPMY.Bhg.

Dato’ KSUSUB Sumber

Manusia

KPM KUMPULAN P&P PSU 1

67

OPSYEN DALAM ALIRAN KERJA

BHG. PENDIDIKAN GURU & UNIT-UNIT

DI BAWAHNYAPSU 1, EO di BPG

BHG. BIASISWA & UNIT-UNIT DI BAWAHNYA

PSU 1, EO di BB

KPMPSU1, PSU2, EO, CC, PT(P/O)1, PT(P/O)2

68

TIPSBagi peranan1. WF Admin (Personal Record)2. WF Admin (Workflow)3. WF Group Verifier 4. Record Verifier

Buat aliran kerja untuk pengesahan kumpulan (WF-001)

Wujudkan, hantar & sahkan kumpulan

Buat aliran kerja untuk pengesahan rekod peribadi (PR-003)

Memerlukan Group Verifier?

No

Yes

69


Bil Aktiviti Tanggungjawab Catatan

1 Mewujudkan peraturan aliran kerja PR-003 (Penghantaran Pengemaskinian Rekod Peribadi Untuk Pengesahan)

PenghantarBusiness Unit = Bahagian Pengurusan

Teknologi Maklumat (dan anak-anaknya)

PenerimaActual Position = Zahrollail Bin Zainal

[651022106025]

Workflow Administrator (Personal Record)

Opsyen Many : 1

70



1 Mewujudkan peraturan aliran kerja WF-001 (Pengesahan Kumpulan)

PenghantarPeraturan 1Business Unit = Seksyen Aplikasi

Sokongan, Cawangan Aplikasi Sistem, Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

Peraturan 2Actual Position = Roswati Bt. Mohd Shariff

PenerimaActual Position = Musa Bin Hamzah

Workflow Administrator (Workflow)

Opsyen 1 : 1Step 1

71



1 Mewujudkan peraturan aliran kerja PR-003 (Penghantaran Pengemaskinian Rekod Peribadi Untuk Pengesahan)

PenghantarBusiness Unit = Bahagian Pengurusan

Teknologi Maklumat (dan anak-anaknya)

PenerimaGroup = PR-BPTM

Workflow Administrator (Personal Record)

Opsyen Many : ManyStep 2

72

TERIMA KASIH

SEKIAN

nota penetapan peranan dan aliran kerja modul pentadbiran sistem

Documents