panduan modul - hrmis - utama wajib.pdf · menyediakan surat akuan pentadbir sekuriti level 1/2 4....

PANDUAN MODUL

PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

_____________________________________________________________ WAJIB

2

PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENGURUSAN PENAMATAN PERKHIDMATAN BAGI KES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan (Profil Pengguna / User

Profile (Agensi/Agency))

BIL

PERANAN

KOD PERANAN

RINGKASAN TANGGUNG

JAWAB NAMA & KAD

PENGENALAN

1.

Pemilik Kompetensi (CO)

Tidak perlu disetkan (default)

Pentadbir Sekuriti Level 1/2

2.

Pemberitahu Penamatan Perkhidmatan (Separation Requestor)

[10] 270]

Melakukan pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan


3.

Pentadbir Penamatan Perkhidmatan (Separation Administrator)

[10] [104]

Mengemaskini maklumat CO dan menyediakan surat akuan


4.

Pengesah Penamatan Perkhidmatan (Separation Endorser)

[10] [329]

Mengesahkan maklumat CO yang menamatkan perkhidmatan


5.

Penyelia (Line Manager)

[10] [106]

Mengesahkan sumber logistik CO dan merekod dan papar nota serah tugas


6.

Penemuduga (Exit Interviewer)

[10] [107]

Merekodkan maklumat dan penjadualan temu duga penamatan perkhidmatan


7.

Pentadbir Aliran Kerja(Penamatan Perkhidmatan)

[12] [1202] [113]

Set aliran kerja bagi modul Penamatan Perkhidmatan


_____________________________________________________________ WAJIB

3

ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

SEP ENDOSER

REM SPECIALIST

SP- 304

SEP ADMIN

SEP ADMIN

LINE MANAGER

SP- 312

SP- 301 SP- 308

SP- 310

_____________________________________________________________ WAJIB

4

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu

proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-301

Persaraan Paksa: Aplikasi Penamatan Perkhidmatan Paksa Untuk Pengesahan

Separation

Administrator

Separation Endorser

SP-304

Persaraan Paksa: Permohonan Untuk Penjadualan Temuduga Keluar Penamatan Perkhidmatan

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-308

Persaraan Paksa: Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan – Persaraan Paksa

Separation Endorser

REM

Specialist

SP-310

Persaraan Paksa: Pemberitahuan untuk penyediaan surat akuan

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-312 (melalui Pemilik Rekod)

Persaraan Paksa: Pemberitahuan mendapatkan keperluan logistik daripada Pemilik Kompetensi sebelum tarikh penamatan perkhidmatan

Separation Endorser

Line Manager

_____________________________________________________________ WAJIB

5

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PELAKSANAAN (EXECUTE)

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu

proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-024

Am: Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi Penghantar: BU Penerima: AP/Group

CO

Line Manager

SP-314

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan Penghantar: BU Penerima: AP/Group

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-315 (Melalui Pemilik Rekod)

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Dikemaskini Penghantar: BU Penerima: AP/Group

CO/Separation Administrator

Separation Endorser

_____________________________________________________________ WAJIB

6

ALIRAN PROSES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR

Sep Admin 3.12

Paparan Maklumat nota serah tugas dan

Logistik

Sep Admin 3.6

Notis ke LHDN dan Perumahan

3.8

Power

Tamat

Sep Admin 3.13

Menyediakan Surat

Akuan

CO 3.10

Hantar Nota Serah Tugas / Hantar

Semula Nota Serah

Tugas

Line Manager 3.11

Merekod dan Papar

nota serah tugas

Line Manager 3.9

Pengesahan

Sumber Logistik

Lengkap Sep Admin

3.7 Notis ke Pencen

Tidak Lengkap

Status?

A

Sep Endorser 3.5

Pengesahan Maklumat

Persaraan

CO/Sep Admin 3.4

Mengemaskini Maklumat

Persaraan

Mula

A

Sep Endorser 3.3

Pengesahan

Sep Admin 3.2

Pemberitahuan Penamatan

Perkhidmatan

Sep Admin 3.1

Melakukan Penapisan Penamatan

Perkhidmatan

_____________________________________________________________ WAJIB

7

A

Temuduga Bersemuka

Borang Soal Selidik

Jenis Temuduga?

CO 3.16

Melengkapkan Borang Soal

Selidik

CO 3.15

Papar Maklumat

Temuduga

Exit Interviewer 3.14

Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga

Penamatan

Tamat

_____________________________________________________________ WAJIB

8

_____________________________________________________________ WAJIB

9

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)

AKTIVITI : MELAKUKAN PENAPISAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Melakukan Penapisan

Untuk Penamatan Perkhidmatan]

_____________________________________________________________ WAJIB

10

3. Pengguna akan melihat skrin Melakukan Penapisan Untuk Penamatan Perkhidmatan. Skrin Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi diperolehi secara default

4. Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi

Carian Berdasarkan Unit Organisasi

Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan

_____________________________________________________________ WAJIB

11

5. Skrin carian berdasarkan Pemilik Kompetensi

6. Masukkan maklumat CO menggunakan carian senarai CO kemudian klik butang teruskan. Skrin dibawah akan dipaparkan.

7. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan.

Klik pada butang cetak untuk mencetak

< Nama >

< I/c No, >

< COID >

< Nama >

< I/C No. >

Langkah 6 Langkah 7

_____________________________________________________________ WAJIB

12

8. Skrin Carian Berdasarkan Unit Organisasi 9. Skrin Carian Unit Organisasi. Klik butang Teruskan atau masukkan

maklumat unit organisasi berkenaan dan klik pada hyperlink kod unit organisasi.

Langkah 9 Klik pada butang cari untuk mencari Unit Organisasi

_____________________________________________________________ WAJIB

13

< Nama > < I/C No. >






Langkah 12

Langkah 13

10. Masukkan maklumat tarikh, pilih jenis penamatan perkhidmatan dan klik pada butang teruskan.

11. Skrin senarai carian berdasarkan unit organisasi dipaparkan seperti dibawah.

12. Klik butang cetak untuk mencetak senarai bakal-bakal pesara. 13. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan.

Langkah 11

_____________________________________________________________ WAJIB

14

14. Skrin Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan

15. Klik pada butang cari untuk mencari unit organisasi. Masukkan maklumat unit organisasi yang hendak dicari atau klik butang teruskan dan klik pada hyperlink kod unit organisasi.

Langkah 15

_____________________________________________________________ WAJIB

15

16. Skrin menunjukkan contoh maklumat yang dimasukkan.

17. Klik Jenis Persaraan yang hendak dipaparkan

Contoh: Persaraan Had Umur

18. Pengguna akan melihat Paparan Hierarki untuk Persaraan Had Umur seperti di bawah.

19. Klik Jenis Persaraan Had Umur yang hendak dipaparkan Contoh: Dalam Proses

Unit Organisasi yang

baru dimasukkan

Langkah 17

Klik di sini untuk

memaparkan

maklumat persaraan

Langkah 19

Klik di sini untuk

memaparkan

maklumat persaraan

_____________________________________________________________ WAJIB

16

20. Pengguna akan melihat skrin Senarai Pemilik Kompetensi seperti dibawah.

21. Klik Cetak untuk mencetak maklumat berkenaan 22. Klik Keluar untuk keluar dari skrin

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama >

< I/C No.> < Nama > Langkah 21

Langkah 22

_____________________________________________________________ WAJIB

17

_____________________________________________________________ WAJIB

18

AKTIVITI : PEMBERITAHUAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pemberitahuan Penamatan

Perkhidmatan] 3. Dari menu Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan, pengguna akan

melihat skrin Permohonan Baru Penamatan Perkhidmatan seperti dibawah.

_____________________________________________________________ WAJIB

19

4. Cari pemilik kompetensi (CO) yang akan dibersarakan dengan menggunakan salah satu kateria carian. Senarai CO akan dipaparkan seperti dibawah. Klik pada hyperlink nombor kad pengenalan untuk memilih CO berkenaan.

< I/C No. > < Nama >

Klik hyperlink No.

Kad Pengenalan

Gunakan

bar tatal

untuk

melihat

sambungan

skrin

Langkah 4

_____________________________________________________________ WAJIB

20

5. Maklumat CO dimasukkan ke dalam skrin seperti di bawah.

6. Masukkan maklumat notis penamatan perrkhidmatan paksa, jenis penamatan perkhidmatan. Tarikh penamatan perkhidmatan akan dimasukkan secara automatik oleh sistem tetapi CO boleh mengubah tarikh tersebut.

7. Masukkan maklumat jenis temu duga penamatan dan dokumen sokongan

menggunakan butang muat naik. Fungsi ini adalah optional.

_____________________________________________________________ WAJIB

21

8. Masukkan maklumat pemaklum. Makluman pemaklum dimasukkan secara automatik mengikut CO yang login tetapi maklumat pemaklum boleh diubah dengan menggunakan butang cari.

9. Klik butang simpan. Mesej gesaan seperti dibawah akan dipaparkan.

10. Klik Yes atau No. Jika klik Yes, mesej di bawah akan dipaparkan. Klik pada butang OK.

< COID >

< Nama >

< I/C No. >

Langkah 8

_____________________________________________________________ WAJIB

22

11. Klik butang hantar.

12. Mesej gesaan di bawah akan dipaparkan.

13. Klik butang Yes, mesej di bawah akan dipaparkan dan klik butang OK.

14. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah.

< Nama >

< Nama >

< Nama >

< Nama >

< COID >

< Nama >

< I/C No. >

_____________________________________________________________ WAJIB

23

_____________________________________________________________ WAJIB

24

AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT DAN PAPARAN SENARAI

PERSARAAN PAKSA

PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER) 1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pengesahan Maklumat dan

Paparan Senarai Persaraan Paksa]

_____________________________________________________________ WAJIB

25

3. Dari skrin Pengesahan Dan Paparan Senarai Penamatan Perkhidmatan Paksa, pengguna dapat melihat senarai Pengesahan Maklumat Penamatan Perkhidmatan Paksa.

4. Klik hyperlink nombor kad pengenalan. Maklumat CO dipaparkan seperti di bawah.

< Nama >

< I/C No. >

< i/c No.>

< i/c No.>

< Nama >

< Nama >

Langkah 4

_____________________________________________________________ WAJIB

26

Sambungan...

5. Isikan Status Perakuan: Pilih dari senarai drop-down. Contoh: Disahkan 6. Klik butang hantar. 7. Mesej seperti di bawah akan dipaparkan. Klik Yes untuk mengesahkan rekod Penamatan Perkhidmatan Paksa atau klik No untuk membatalkan operasi.

8. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di bawah 9. Klik butang OK.

Langkah 5

Langkah 6

_____________________________________________________________ WAJIB

27

10. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah.

11. Klik butang keluar.

< Nama >

< Nama >

< Nama >

< Nama >

_____________________________________________________________ WAJIB

28

_____________________________________________________________ WAJIB

29

AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI(CO) /PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEPARATION ADMINISTRATOR)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah-Faedah Penamatan Perkhidmatan ] [ Teruskan ]

_____________________________________________________________ WAJIB

30

3. Klik tab [ Kemaskini Maklumat Permohonan Persaraan ] 4. Kemaskini maklumat [ Alamat ] dan [ Akaun ]. Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________ WAJIB

31

_____________________________________________________________ WAJIB

32

AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Pengesahan

Maklumat Persaraan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

_____________________________________________________________ WAJIB

33

2. Pilih status [ Maklumat Persaraan Disahkan ] atau [ Maklumat Persaraan Tidak Disahkan ]. Klik [ Hantar ]

_____________________________________________________________ WAJIB

34

_____________________________________________________________ WAJIB

35

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE LEMBAGA HASIL DALAM

NEGERI DAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN

PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri dan Bahagian Pinjaman Perumahan] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

_____________________________________________________________ WAJIB

36

2. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik hyperlink [ Pinjaman Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ]

3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan

Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang

_____________________________________________________________ WAJIB

37

4. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik hyperlink [ Lembaga Hasil Dalam Negeri ]

5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ]

Klik [ Cetak ]

_____________________________________________________________ WAJIB

38

6. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik hyperlink [ Penyelesaian Cukai Pendapatan ]

7. Lengkapkan [ Maklumat Penyelesaian Cukai Pendapatan ] dan klik [Hantar]

_____________________________________________________________ WAJIB

39

_____________________________________________________________ WAJIB

40

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE BAHAGIAN PENCEN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat

Persaraan ] [ Notis ke Bahagian Pasca Perkhidmatan ] [Maklumat Persaraan] dan Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

_____________________________________________________________ WAJIB

41

2. Klik [ Maklumat Persaraan Untuk Integrasi ] untuk memyemak maklumat pemilik kompetensi.

<< No. kKP>>

<<nama>>

Langkah 2

Langkah 4

Langkah 5

_____________________________________________________________ WAJIB

42

3. Klik [Hantar] untuk menghantar melalui integrasi HRMIS - POWER. Klik [ Previu Cetak] untuk menyimpan salinan maklumat.

4. Lengkapkan Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara

manual ke Bahagian Pasca Perkhidmatan berserta dengan dokumen sokongan seperti yang dinyatakan dalam borang tersebut.

5. Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual kepada Bahagian Pencen sekiranya berlaku offline.

panduan modul - hrmis - utama wajib.pdf · menyediakan surat akuan pentadbir sekuriti level 1/2 4....

Documents