taklimat penetapan peranan & aliran kerja · pdf filesenarai aliran kerja dalam hrmis...

1

TAKLIMAT PENETAPAN PERANAN & ALIRAN KERJA

MODUL / SUBMODUL HRMIS

PENETAPAN PERANAN SUBMODUL ALIRAN KERJA

Klik Menu Pentadbiran Sistem

Klik Menu Sekuriti

Klik Menu Selenggara Profil Pengguna

Klik Menu Penetapan Tugas

Cari Pegawai untuk diberikan peranan/menu melalui No KP atau

Nama Pegawai

Tambah Peranan berdasarkan Peranan dan Tanggungjawab

pegawai sahaja

Rujukan : Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul

Pentadbiran Sistem

LANGKAH PENETAPAN PERANAN

Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem.pdf

PERANAN PENTADBIR ALIRAN KERJA

PENETAPAN ALIRAN KERJA

Definisi:

Aliran kerja menunjukkan hubungan di antara seseorang pengguna dengan pengguna lain yang berkaitan bagi

menyempurnakan sesuatu tugasan.

Penghantar Penerima

ALIRAN KERJA

Memastikan hubungan di antara seseorang pengguna (penghantar) dan pengguna lain (penerima) dikonfigurasikan dengan betul bagi menyempurnakan sesuatu tugas

Memastikan maklumat dari penghantar disalurkan kepada penerima yang dikehendaki

OBJEKTIF ALIRAN KERJA

ALIRAN KERJA


Klik Menu Aliran Kerja

Klik Menu Selenggara Aliran Kerja

Klik Menu Selenggara Peraturan

Pilih Modul Penghantar Aliran Kerja = PENGURUSAN REKOD PERIBADI

Taip Kod Aliran Kerja = PR-003

Isikan Maklumat Kumpulan Penghantar, Penghantar, Penerima

Format Nama Kumpulan Penghantar: <Kod AliranKerja><Nama Bahagian><Nama

Sektor>. Contoh : LV-001 BPM SM3

Rujukan : Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem

Rujukan : Rules of Thumb

LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA

Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem.pdf

Rules of Tumb bagi Submodul Aliran Kerja.pdf

LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA

Untuk PENERIMA yg lebih dari seorang, setkan kumpulan

penerima = GROUP


Klik Menu Aliran Kerja

Klik Menu Selenggara Kumpulan

Klik Menu Hantar Maklumat Kumpulan

Cari Unit Organisasi dimana kumpulan/group ingin diwujudkan

Tambah/Isikan maklumat Kumpulan

Tambah Ahli Kumpulan

Rujukan : Selenggara nama ahli kumpulan

KUMPULAN PENERIMA (GROUP)

selenggara_nama_ahli_kumpulan.pdf

SET PENGECUALIAN

PENYELENGGARAAN SK

16

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

PENGURUSAN REKOD PERIBADI

PENGURUSAN CUTI

PENGURUSAN PRESTASI

PERISYTIHARAN HARTA

PENGURUSAN SARAAN

PENGURUSAN GAJI

PENGURUSAN TUNTUTAN

PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERTUKARAN

PENGESAHAN KUMPULAN

WF - 001

PENTADBIR

ALIRAN

KERJA

PENGESAH

KUMPULAN

Untuk membenarkan Pentadbir

Aliran Kerja mewujudkan

Kumpulan Penerima


1. PENGESAHAN KUMPULAN


PR - 003

PEMILIK

KOMPETENSI PENGESAH/

KUMPULAN

PENGESAH

REKOD

PERIBADI

Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi menghantar maklumat

pengemaskinian rekod peribadi

kepada Pengesah/Kumpulan

Pengesah bagi tujuan pengesahan

2. PENGURUSAN REKOD PERIBADI


PR - 005

PEMILIK

KOMPETENSI


Kompetensi menghantar

maklumat Perisytiharan

Harta kepada Kumpulan

Urusetia untuk tujuan

pengesahan

3. PERISYTIHARAN HARTA

KUMPULAN

URUSETIA

PERISYTIHARAN

HARTA

PENGAMBIL

MAKLUM

[KETUA JABATAN]

USER SELECTION

Urusetia akan memilih Ketua

Jabatan yang telah diberi peranan

sebagai Pengambil Maklum

PEMILIK KOMPETENSI PENGESAH PELULUS

P R

- 0

1 1

P R

- 0

1 2

Land / Share

Endorser Land / Share

Approver

Tanah?

Saham?

4. PERMOHONAN KEBENARAN UNTUK MEMILIKI TANAH KERAJAAN/ SAHAM



LV - 001

PENYOKONG

CUTI

5. PENGURUSAN CUTI

(CUTI REHAT)

LV - 002

PELULUS

CUTI

PEMILIK

KOMPETENSI



permohonan Cuti Rehat kepada

Penyokong cuti


Kompetensi menghantar permohonan

Cuti Rehat kepada Pelulus cuti


LV - 003

PENYOKONG

CUTI

6. PENGURUSAN CUTI

(CUTI SAKIT)

LV - 004

PELULUS

CUTI

PEMILIK

KOMPETENSI


Kompetensi /Pengguna menghantar

permohonan Cuti Sakit

(panel/kerajaan/swasta) kepada

Penyokong cuti



permohonan Cuti Sakit

(panel/kerajaan/swasta) kepada

Pelulus cuti


LV - 014

PENYOKONG

CUTI

7. PENGURUSAN CUTI

(CUTI HAJI)

LV - 018

PELULUS

CUTI

PEMILIK

KOMPETENSI



permohonan Cuti Haji kepada

Penyokong cuti.



permohonan Cuti Haji kepada Pelulus

cuti untuk kelulusan Cuti Haji.


PM – 016

PEGAWAI

PENILAI

KEDUA

KUMPULAN

URUSETIA

PENGURUSAN

PRESTASI

Untuk membenarkan

Pegawai Penilai Kedua

menghantar maklumat

prestasi kepada Kumpulan

Urusetia Pengurusan Prestasi

8. PENGURUSAN PRESTASI


PENTADBIR

SARAAN

9. PENGURUSAN SARAAN

PENYEMAK

SARAAN

PENGESAH

SARAAN

Untuk membenarkan

Pengesah Saraan

menghantar Penyata

Perubahan Gaji [Kew8] yang

telah disahkan kepada

Pentadbir Gaji

RE

M - 0

27

REM - 028

PENTADBIR

GAJI

Untuk membenarkan

Penyemak Saraan menghantar

Penyata Perubahan Gaji

[Kew8] yang telah disemak

kepada Pengesah Saraan

Untuk membenarkan

Pentadbir Saraan

menghantar Penyata

Perubahan Gaji [Kew8]

kepada Penyemak

Saraan

REM - 026

REM - 049

Untuk membenarkan Pengesah Saraan

menghantar makluman kepada

Pentadbir Saraan bahawa Penyata

Perubahan Gaji [Kew8] telah disahkan

dan boleh dicetak


PENTADBIR

SARAAN

PENYEMAK

SARAAN

PENGESAH

SARAAN

Untuk membenarkan Penyemak

atau Pengesah Saraan menghantar

semula Penyata Perubahan Gaji

[Kew8] yang telah disemak kepada

Pentadbir Saraan untuk tujuan

pembetulan.

REM - 034

10. PENGURUSAN SARAAN


PENTADBIR

POTONGAN

PERIBADI

PENGESAH

POTONGAN

PERIBADI

PENTADBIR

GAJI

Penghantaran pembatalan potongan

peribadi dari Pentadbir Potongan Peribadi

kepada Pengesah Potongan Peribadi

PY - 301

PY – 302


Potongan Peribadi menghantar

permohonan potongan peribadi untuk

tujuan pengesahan kepada Pengesah

Potongan Peribadi

PY – 303

Untuk membenarkan Pengesah

Potongan Peribadi menghantar

potongan peribadi kepada

Pentadbir Gaji

11. PENGURUSAN GAJI


PENTADBIR

GAJI

PENYEMAK GAJI


Gaji menghantar semula Kew8

kepada Pentadbir Saraan untuk

tujuan pembetulan

PY – 401

PENGESAH

GAJI

PY – 411

PY

– 4

03

PY

– 4

25


Gaji menghantar Penyata

Perubahan Gaji untuk disemak

oleh Penyemak Gaji

Untuk membenarkan

Penyemak Gaji

menghantar Penyata

Perubahan Gaji yang

telah disemak kepada

Pengesah Gaji

Untuk membenarkan

Pengesah Gaji

menghantar Penyata

Perubahan Gaji yang

perlu pembetulan

kepada Penyemak Gaji


Saraan menghantar Penyata

Perubahan Gaji kepada Pentadbir

Gaji untuk tujuan pengiraan

emolumen

12. PENGURUSAN GAJI

PENTADBIR

SARAAN


13. PENGURUSAN TUNTUTAN [PERJALANAN DLM NEGERI]

PENGESAH

TUNTUTAN

PENYEMAK

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

Pemilik Kompetensi (CO)

menghantar permohonan

Tuntutan kepada Pengesah

Tuntutan (Ketua Seksyen

CO)

CL - 066

PENGESAH

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

CL - 004

CL

- 011

CL - 016

Pentadbir TNT akan menyemak

dan memastikan amaun TNT betul,

menyediakan ringkasan Baucar

serta senarai semak. Kemudian,

dihantar ke Pengesah TNT utk

pengesahan.

Daripada Pengesah Tuntutan

terus kepada Penyemak

Pembayaran Tuntutan di Unit

Tuntutan. (Sekiranya tiada

penyemak tuntutan)

Setelah Pengesah mengesah

TNT, permohonan akan kembali

kepada kump Pentadbir TNT

utk dimasukkan ke sistem

eSPKB

PEMILIK

KOMPETENSI

PELAKSANA

TUNTUTAN


14. PENGURUSAN TUNTUTAN [BAYARAN LEBIH MASA]

PENGESAH TUNTUTAN

PENYEMAK

PEMBAYARAN

TUNTUTAN




Tuntutan (Ketua Seksyen )

PENGESAH

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

CL - 824

Daripada

Pengesah

Tuntutan Kedua

terus kepada Unit

ELM, Seksyen

Kewangan.

(Sekiranya tiada

penyemak

tuntutan)

Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen

CO) mendapati tuntutan tersebut

melebih 1/3 gaji pokok, menghantar

permohonan kepada Pengesah

Tuntutan Kedua (TSUB CO)

Setelah Pengesah

mengesah ELM,

permohonan akan

kembali kepada kump

Pentadbir ELM utk

dimasukkan ke sistem

eSPKB

PEMILIK

KOMPETENSI

PELAKSANA

TUNTUTAN

PENGESAH TUNTUTAN 2

CL - 804

CL

- 83

1

CL - 811 CL - 814

Pentadbir ELM akan menyemak

dan memastikan amaun ELM

betul dan menyediakan

ringkasan Baucar serta senarai

semak. Kemudian, dihantar ke

Pengesah ELM utk pengesahan

Daripada Pengesah Tuntutan

(sekiranya permohonan tIdak melebihi

1/3 gaji pokok) terus kepada Unit ELM,

Seksyen Kewangan. (Sekiranya tiada

penyemak tuntutan)


15. TUNTUTAN [BAYARAN SAGU HATI PENSYARAH, PENCERAMAH DAN

FASILITATOR SAMBILAN]

PENGESAH TUNTUTAN

[UNIT ORGANISASI PEMOHON]

PENYEMAK

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

[PENGANJUR]




Tuntutan (Ketua Unit

Organisasi Pemohon)

PENGESAH

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

[PENGANJUR]

CL - 304

Selepas Penyelia menyemak

permohonan, permohonan akan

dihantar kepada Pengesah Tuntutan

(Ketua Unit Organisasi Penganjur)

Setelah Pengesah Tuntutan (Ketua

Seksyen CO) mengesahkan tuntutan,

permohonan tuntutan akan terus

kepada Penyemak Tuntutan (Penyelia

di Unit Organisasi yang menganjurkan

ceramah tersebut)

Setelah Pengesah

mengesah BIL,

permohonan akan

kembali kepada kump

Pentadbir BIL utk

dimasukkan ke sistem

eSPKB

PELAKSANA

TUNTUTAN

[PENGANJUR]

PENYEMAK TUNTUTAN

[PENGANJUR]

CL - 352

CL

- 31

4

CL - 324

Pentadbir BIL akan

menyemak dan

memastikan amaun BIL

betul dan menyediakan

ringkasan Baucar serta

senarai semak.

Kemudian, dihantar ke

Pengesah BIL utk

pengesahan.

PENGESAH

TUNTUTAN

[PENGANJUR]

CL - 319

Setelah Pengesah

Tuntutan Unit

Organisasi yang

menganjurkan

mengesahkan,

permohonan akan

dihantar kepada Unit

BIL, Seksyen

Kewangan.

PEMILIK

KOMPETENSI


16. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN WAJIB HAD UMUR]

PENGESAH

PENAMATAN

PERKHIDMATAN

LINE MANAGER

Penghantaran maklumat

penamatan perkhidmatan

untuk pengesahan

SP - 312 SP - 301

Pemberitahuan untuk

mendapatkan maklumat logistik

*Nilai Penghantar : BU/AP

Pemilik Rekod

PENTADBIR

PENAMATAN

PERKHIDMATAN

PENTADBIR

SARAAN SP - 308

Untuk memaklumkan

kepada Pentadbir Saraan

untuk menyediakan

Penyata Perubahan Gaji

Penamatan Perkhidmatan

SP - 304

SP - 310

SP-304

Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk

membuat penjadualan temu duga

SP - 310


menyediakan surat akuan

SP - 777

Selepas pengesahan pemberitahuan penamatan/permohonan bersara pilihan, Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send back to sender Tak perlu penetapan Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini Mati dan wajib : tindakan pentadbir


Hantar untuk pemberitahuan

kepada pentadbir tuntutan

Hantar untuk

memperoleh

maklumat logistik

*Nilai Penghantar :

BU/AP Pemilik

Rekod

17. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN PILIHAN]

PEMILIK

KOMPETENSI

SP - 001

Memohon Persaraan

Pilihan

PENGESAH PENAMATAN

PERKHIDMATAN

Hantar

permohonan

untuk perakuan

SP - 005

Hantar untuk pelepasan ikatan

kontrak pengajian

OBLIGATION ADMIN

SP - 018

Hantar untuk perakuan

pelepasan Ikatan

PERAKU PENAMATAN

PERKHIDMATAN

PENTADBIR

TUNTUTAN

SP

- 00

2

LINE MANAGER

PENTADBIR SARAAN PENTADBIR CUTI

Hantar untuk

pemberitahuan

kepada pentadbir

saraan

Hantar untuk

pemberitahuan

kepada pentadbir

cuti

SP

- 01

7

SP-028


membuat penjadualan temu duga

SP - 019


menyediakan surat akuan

SP – 019

SP – 028

PENTADBIR

PENAMATAN

PERKHIDMATAN


18. PENAMATAN PERKHIDMATAN [MATI DALAM PERKHIDMATAN]

PENGESAH

PENAMATAN

PERKHIDMATAN

LINE MANAGER

Penghantaran

maklumat penamatan

perkhidmatan untuk

pengesahan

SP - 101

Hantar untuk pemberitahuan

kepada pentadbir tuntutan

PENTADBIR

SARAAN

SP - 103

Untuk memaklumkan kepada

Pentadbir Saraan untuk

menyediakan Penyata Perubahan

Gaji Penamatan Perkhidmatan

SP - 108

SP - 106

SP - 106

Hantar untuk semakan maklumat logistik

SP – 108

Hantar untuk penyediaan Nota Serah Tugas

*Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod

PENTADBIR

TUNTUTAN

SP - 107

PENTADBIR

PENAMATAN

PERKHIDMATAN


19. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PELAKSANAAN]

PENGESAH

PENAMATAN

PERKHIDMATAN

Pemberitahuan

Maklumat Persaraan

Telah Disahkan

SP - 314

PENTADBIR

PENAMATAN

PERKHIDMATAN

LINE MANAGER

SP - 024

Penghantaran Notis

Penyerahan Tugas yang

dilengkapkan oleh Pemilik

Kompetensi

*Nilai Penghantar : BU/AP

Pemilik Rekod

Pemberitahuan

Maklumat Persaraan

telah dikemaskini.

SP - 315

SP - 777 Selepas pengesahan pemberitahuan penamatan/permohonan bersara pilihan, Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send back to sender Tak perlu penetapan Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini Mati dan wajib : tindakan pentadbir


Untuk membenarkan Pemohon

menghantar permohonan pertukaran

terus kepada Urusetia Pertukaran

JPA

PENYOKONG [PSM

BAHAGIAN/CAWANGAN/DAERAH]

URUSETIA

PERTUKARAN JPA

PEMILIK

KOMPETENSI

20. PERTUKARAN

Untuk membenarkan

Penyokong

menghantar sokongan

permohonan

pertukaran kepada

Urusetia Pertukaran di

JPA

RS

- 11

0

Untuk membenarkan pemohon

menghantar maklumat untuk

sokongan permohonan pertukaran

Salinan Kepada

1. PSM HQ/Negeri/Agensi

2. PSM Kementerian/Induk

Untuk membenarkan Pemohon

memaklumkan pembatalan

permohonan pertukaran terus

kepada Urusetia Pertukaran JPA

RS – 113

RS - 111

LAIN-LAIN FUNGSI DALAM ALIRAN KERJA

1) Klik Menu Pentadbiran Sistem

2) Klik Menu Aliran Kerja

3) Klik Menu Memantau Senarai Transaksi

4) Masukkan butiran

MEMANTAU SENARAI TRANSAKSI



3) Klik Menu Selenggara Aliran Kerja

4) Klik Menu Papar Profil Penghantar

5) Masukkan butiran

PAPAR PROFIL PENGHANTAR

MENJEJAKI ALIRAN KERJA




4) Klik Menu Menjejaki Aliran Kerja

5) Masukkan butiran

KEMASKINI TRANSAKSI ALIRAN KERJA




4) Klik Menu Kemaskini Transaksi Aliran Kerja

5) Masukkan Jenis Carian, COID/No.KP, Modul, Kod Aliran Kerja


2) Klik Menu Penyelenggaraan Rekod

3) Klik Menu Pengurusan Rekod Peribadi

4) Klik Menu Menjejaki Rekod Transaksi

5) Masukkan No KP Pemilik Rekod, Kod Aliran Kerja dan klik Teruskan.

MENJEJAKI REKOD TRANSAKSI

43

TERIMA KASIH

Sebarang Masalah, Boleh Hubungi:

Unit Hrmis Agensi masing-masing

Email Ke [email protected]

Sertakan sekali screen capture / lampiran/ No Kad Pengenalan

mailto:[email protected]

taklimat penetapan peranan & aliran kerja · pdf filesenarai aliran kerja dalam hrmis...

Documents