modul 10 rev

MODUL 10

PENGGUNAAN EPROCUREMENT

PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN

BARANG/JASA PEMERINTAH

BERDASARKAN

PERATURAN PRESIDEN NO 54 TAHUN 2010

BESERTA PERUBAHANNYA

2014

DEPUTI BIDANG PPSDM

LKPP

Modul 10

Penggunaan E-Procurement

PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 1

DDDaaaffftttaaarrr IIIsssiii

Daftar Isi ..................................................................................................................... 1 Tujuan Umum ............................................................................................................. 2 Tujuan Khusus ............................................................................................................ 2 A. Pendahuluan .......................................................................................................... 3 B. E-Procurement ..................................................................................................... 11 C. E-Tendering .......................................................................................................... 12 D. E-Purchasing ........................................................................................................ 15 E. Tes ........................................................................................................................ 19 Lampiran ................................................................................................................... 20

Modul 10

Penggunaan E-Procurement


TTTuuujjjuuuaaannn UUUmmmuuummm

Tujuan umum :

Setelah modul selesai diajarkan, diharapkan peserta mampu memahami kegunaan dan

kebutuhan akan E procurement

TTTuuujjjuuuaaannn KKKhhhuuusssuuusss

Tujuan khusus :

Setelah modul ini selesai diajarkan diharapkan peserta mampu :

1. Memahami Ketentuan Umum Pengadaan Secara Elektronik.

2. Memahami pelaksanaan dan para pihak terkait e tendering.

3. Memahami tatacara e purchasing.

4. Melaksanakan pemasukan data pengumuman dan pemasukan data pemenang

pengadaan.

Modul 10 A. Pendahuluan


AAA... PPPeeennndddaaahhhuuullluuuaaannn

Pengadaan secara elektronik (E-Procurement) adalah Pengadaan Barang/Jasa yang

dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai

dengan ketentuan perundang-undangan. Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik

dilakukan dengan cara e-tendering atau e-purchasing.

Dengan melaksanakan pengadaan secara elektronik akan meningkatkan transparansi

sehingga persaingan sehat antar pelaku usaha dapat lebih cepat terdorong. Dengan

demikian optimalisasi dan efisiensi belanja negara akan segera terwujud.

Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam

Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden

nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana

ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib

melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-

paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga

mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja

K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara

elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP

No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam

menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib

memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11

Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik bertujuan untuk:

a. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas ;

b. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat;

c. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan ;

d. Mendukung proses monitoring dan audit ; dan

e. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.



Manfaat dari pelaksanaan pengadaan secara elektronik antara lain : 1. Terjadinya efisiensi dalam penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara

(APBN)

Rata-rata penghematan anggaran yang dapat diperoleh dari pendekatan e-

Procurement dibanding dengan cara konvensional berkisar 23.5persen.

Sedangkan pada HPS (Harga Penetapan Sendiri) dapat dilakukan penghematan

rata-rata 20 persen. Biaya pengumuman pengadaan dan pengumuman pemenang

lelang juga dapat diminimalisir karena menggunakan pengumuman secara on line

yang lebih mudah diakses. Apabila pendekatan pengadaan barang dan jasa

melalui e-Procurement ini diikuti oleh sebagian besar atau seluruh lembaga

pemerintah/Negara diseluruh Indonesia, maka penghematan anggaran yang

dilakukan masing-masing lembaga pemerintah/Negara maka akan berdampak

besar pada penghematan APBN.

2. Pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan cara e-Procurement dapat dilakukan dalam jangka waktu yang lebih cepat dibanding dengan cara

yang dilakukan dengan cara konvensional.

Rata-rata waktu yang diperlukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan cara

konvensional adalah 36 (tiga puluh enam) hari sedangkan apabila dengan cara

e-Procurement hanya berkisar 20 (dua puluh) hari. Hal ini dikarenakan dengan

sistem elektronik, proses pengumuman pengadaan, penawaran, seleksi dan

pengumuman pemenang dapat dilakukan dengan lebih cepat

3. Persaingan yang sehat antar pelaku usaha sehingga mendukung iklim investasi yang kondusif secara nasional.

Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang lebih transparan, fair dan

partisipatif mendukung persaingan usaha yang semakin sehat di setiap wilayah

dimana pengadaan barang dan jasa dilakukan. Tidak ada pengaturan pemenang

lelang serta menghilangkan sistem arisan antara pelaku usaha, pelaku usaha yang

besar tidak dapat menekan pelaku usaha kecil untuk tidak berpartisipasi dalam

tender, serta pelaku usaha di semua tingkatan tidak dapat menekan lembaga

pemerintah untuk memenangkannya dalam tender. Pelaksanaan lelang

diaturdalam suatu sistem yang transparan, akuntabel, dan meniadakan kontak

langsung antara panitia dengan penyedia barang dan jasa. Pelaku usaha yang

unggul dalam melakukan efisiensi terhadap seluruh aktifitas operasional



usahanya akan mendapatkan keunggulan kompetitif. Secara umum sistem e-

Procurement menuntut penyedia barang/jasa untuk berlomba dalam melakukan

efisiensi, sementara disisi lain juga dituntut untuk menghasilkan output yang

berkualitas. Kondisi semacam ini merupakan ciri yang diterapkan pada

persaingan yang sehat (fairmarket competition) dan akan mendukung iklim

investasi yang kondusif bila e-Procurement diterapkan secara konsisten ditingkat

nasional

Secara umum perbedaan antara pengadaan secara manual dan e-Procurement sebagai

berikut

No Manual e-Procurement 1 Pemasukan dan pengambilan

dokumen dilakukan dengan tatap muka

Pemasukan dan pengambilan dokumen dilakukan melalui internet

2 Pengumuman hanya dilakukan di media cetak dan papan pengumuman

Pengumuman dilakukan di internet melalui website yang ada

3 Daerah cakupan pemberitahuan terbatas

Daerah cakupan pemberitahuan sangat luas

4 Terbukanya kesempatan untuk berkolusi antara pokja ULP dan penyedia

Kesempatan untuk berkolusi antara pokja ULP dan penyedia semakin kecil

5 Kurang transparan Lebin transfaran

Kelebihan penggunan eprocurement adalah

1. Layanan lebih cepat dikarenakan peserta lelang tidak memerlukan waktu untuk

mengadakan perjalanan ke alamat pokja

2. Transparan, akuntabel, efektif dan efisien karena dapat diakses oleh masyarkat

luas

3. Salah satu upaya mempersiapkan penyedia nasional untuk menghadapi tantangan

dan perkembangan global.

Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik dikembangkan oleh

LKPP. LKPP menetapkan arsitektur sistem informasi yang mendukung



penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Untuk itu,

LKPP membangun dan mengelola Portal Pengadaan Nasional.

Gubernur/Bupati/Walikota dan K/L/I membentuk LPSE untuk memfasilitasi

ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara

elektronik.

K/L/D/I wajib menayangkan rencana Pengadaan dan pengumuman Pengadaan di

website K/L/D/I masing-masing dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Website

masing-masing K/L/D/I wajib menyediakan akses kepada LKPP untuk memperoleh

informasi.

LEMBAGA PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Lembaga Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah unit kerja K/L/D/I yang

dibentuk untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara

elektronik.

Gubernur/Bupati/Walikota membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Pejabat

Pengadaan dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. K/L/I dapat

membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan

Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. ULP/Pejabat Pengadaan pada

Kementerian/Lembaga/Perguruan Tinggi/BUMN yang tidak membentuk LPSE, dapat

melaksanakan Pengadaan secara elektronik dengan menjadi pengguna dari LPSE

terdekat.

Organisasi LPSE paling kurang meliputi :

a. administrator sistem elektronik ;

b. unit registrasi dan verifikasi pengguna ; dan

c. unit layanan pengguna.



LPSE wajib menyusun dan melaksanakan standar prosedur operasional serta

menandatangani kesepakatan tingkat pelayanan (Service Level Agreement) dengan

LKPP. LKPP melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan sistem

Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik.

LKPP membangun dan mengelola Portal Pengadaan Nasional. K/L/D/I wajib

menayangkan rencana Pengadaan dan pengumuman Pengadaan di website K/L/D/I

masing-masing dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Website masing-masing

K/L/D/I wajib menyediakan akses kepada LKPP untuk memperoleh informasi

pengadaan

Langkah pembentukan LPSE:

1. Institusi yang berminat (Pemohon) mengirimkan Surat Minat Implementasi e-

Procurement (lihat disini) yang ditujukan ke:

Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

c.q. Deputi Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP

Gedung SMESCO UKM Lantai 8, Jalan Jenderal Gatot Subroto Kavling 94,

Jakarta Selatan

Telepon: 021-7973548/97605950 atau 021-7998317/32569058 s.d. 59 Extensi

221/174/160

Faksimili: 021-79181153 Email: [email protected]

2. Pemohon menerbitkan Surat Keputusan tentang Pembentukan Tim LPSE, yang

dalam tim tersebut sekurang-kurangnya terdiri dari:

1) Penanggung Jawab

2) Ketua

3) Bidang Pelatihan dan Sosialisasi

4) Bidang Administrasi Sistem Informasi (kecuali LPSE Service Provider)

5) Bidang Registrasi dan Verifikasi

6) Bidang Layanan Pengguna

3. Surat Keputusan sebagaimana dimaksud pada huruf b, dikirimkan ke Direktorat

e-Procurement LKPP sebagai dasar pelaksanaan Management Training bagi

calon pengelola LPSE di Jakarta atau LPSE terdekat.



Management Training dilaksanakan selama 4 (empat) hari dan pemohon tidak

dikenakan biaya apapun serta pemohon hanya menanggung biaya akomodasi

selama kegiatan.

4. Untuk memberikan pemahaman kepada stakeholder (PPK, pokja ULP, Pelaku

Usaha), pemohon dapat melaksanakan sosialisasi dan/atau pelatihan

penggunaan SPSE serta dapat mengajukan permohonan bantuan personil

(narasumber) kepada Direktorat e-Procurement LKPP untuk pendampingan

kegiatan dimaksud.

5. Dalam rangka memperkuat dasar hukum pelaksanaan e-Procurement, pemohon

harus menerbitkan Peraturan Kepala Daerah tentang Implementasi e-

Procurement atau peraturan lain yang memungkinkan e-Procurement

diberlakukan di institusi pemohon.

6. Diinformasikan bahwa untuk implementasi e-Procurement pemohon dapat

memilih satu dari 2 (dua) jenis LPSE, yaitu:

a) LPSE Sistem Provider

Pada LPSE Sistem Provider ini memiliki organisasi sebagaimana tersebut

pada huruf b, dan mempunyai, mengelola dan memelihara perangkat keras

yang tidak terbatas pada perangkat jaringan dan server yang telah

terinstalasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE).

Adapun selain fungsi diatas yang merupakan tugas dari Bidang Administrasi

Sistem Informasi, LPSE dengan tipe ini juga melaksanakan fungsi lainnya,

misal:

1) Sosialisasi kepada PPK/Pokja ULP dan Penyedia Barang/Jasa;

2) Pelatihan kepada PPK/Pokja ULP dan Penyedia Barang/Jasa;

3) Melayani PPK/Pokja ULP untuk mendapatkan kode akses

4) Melakukan verifikasi terhadap dokumen (Akta, SIUP, TDP, ijin

usaha sesuai bidang, KTP Pemilik dan/atau Direktur Perusahaan,

dll.) penyedia barang/jasa yang sebelumnya telah melakukan

pendaftaran untuk mendapatkan kode akses secara online; dan

fungsi-fungsi lainnya.



Dengan LPSE ini maka pemohon akan memiliki alamat website sendiri,

misal: Pemohon berasal dari Pemkot Tulungagung maka alamat website

adalah www.lpse.kotatulungangung.go.id

b) LPSE Service Provider

Pada LPSE ini memiliki organisasi sebagai berikut:

1) Penanggung Jawab

2) Ketua

3) Bidang Pelatihan dan Sosialisasi

4) Bidang Registrasi dan Verifikasi

5) Bidang Layanan Pengguna

Pada LPSE Service Provider ini fungsi mengelola server yang telah

terinstalasi SPSE tidak diperlukan karena LPSE tipe ini akan menginduk

pada LPSE terdekat sehingga tidak memiliki alamat website sendiri namun

tetap menjalankan fungsi lainnya, misal: Pemohon berasal dari Pemkot

Tasikmalaya dengan alamat website www.lpse.jabarprov.go.id (alamat ini

milik LPSE Provinsi Jawa Barat).

Infrastruktur yang disediakan oleh Pemohon antara lain:

1. Ruangan, sekurang kurangnya meliputi:

i. Ruang Training;

ii. Ruang Bidding;

iii. Ruang Server; dan (kecuali LPSE Service Provider)

iv. Ruang Verifikasi dan Helpdesk.

2. Daftar kebutuhan perangkat jaringan dan server:

i. Line internet

ii. Router

iii. Switch; dan

iv. Server.

Fungsi LPSE:

1. Mengelola Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE);

2. Menyediakan pelatihan kepada PPK/Pokja ULP dan Penyedia barang/jasa;



3. Menyediakan sarana akses internet bagi PPK/Pokja ULP dan Penyedia

barang/jasa;

4. Menyediakan bantuan teknis untuk mengoperasikan SPSE kepada PPK/Pokja

ULP dan Penyedia barang/jasa;

5. Melakukan pendaftaran dan verifikasi terhadap PPK/Pokja ULP dan Penyedia

barang/jasa.

Peran LKPP, K/L/D/I pada LPSE:

1) LKPP

a. Regulasi & Standarisasi

b. Membangun sistem aggregator

c. Mendorong inisiative pengembangan LPSE (Aplikasi LPSE, SDM &

pendampingan)

2) LPSE di LKPP

a. Mengoperasikan system aggregator

b. Development dan maintenance Aplikasi LPSE

3) LPSE pada K/L/D/I

a. Membangun infrastruktur LPSE

b. Mengoperasikan LPSE

c. Melayani pengguna & penyedia di wilayah yang bersangkutan.

LPSE pada Perpres 54 Tahun 2010

a) Kewajiban penerapan e-procurement untuk sebagian/seluruh paket pada tahun

2012.

b) Kewajiban mendirikan LPSE bagi kabupaten/kota.

c) Pengumuman lelang dan rencana pengadaan dilakukan di Portal Pengadaan

Nasional melalui LPSE

Modul 10 B. E-Tendering


BBB... EEE---PPPrrrooocccuuurrreeemmmeeennnttt

Pengadaan barang/jasa pemerintah pada pelaksanaannya dapat dilakukan secara

elektronik mengingat hal ini telah dimungkinkan melalui Keppres No 80 Tahun 2003

dan pada Perpres No.54 Tahun 2010 beserta perubahannya ditegaskan pula, dan

terhadap semua informasi, transksi elektronik pada pelaksanaan pengadaan barang/jasa

pemerintah secara elektronik mengacu pada Undang-undang nomor 11 tahun 2008

tentang ITE.

Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik dapat dilakukan dengan e-

Tendering atau e-Purchasing:

1. E-Tendering merupakan tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang

dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa

yang terdaftar pada sistem elektronik dengan cara menyampaikan satu kali

penawaran sampai dengan waktu yang telah ditentukan.

2. E-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog

elektronik.

Para pihak yang terkait dengan E-Procurement dapat digambarkan seperti gambar

berikut ini:

Pokja ULP

Penyedia Barang/

Jasa E-

Procurement

E-Tendering E-Purchasing



CCC... EEE---TTTeeennndddeeerrriiinnnggg

E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara

terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada sistem

pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam

waktu yang telah ditentukan.

E-tendering dibedakan jadi dua yaitu

1. E-lelang adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa

lainnya secara elektronik untuk semua pekerjaan yang diikuti oleh semua penyedia

barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memenuhi syarat.

2. E-Seleksi adalah metode pemilihan penyedia konsultansi secara elektronik untuk

semua pekerjaan yang diikuti oleh semua penyedia jasa konsultansi yang

memenuhi syarat

Ketentuan mengenai E-Tendering adalah sebagai berikut :

1. Ruang lingkup e-tendering meliputi proses pengumuman Pengadaan

Barang/Jasa sampai dengan pengumuman pemenang.

2. Para pihak yang terlibat dalam e-tendering adalah PPK, ULP dan Penyedia

Barang/Jasa.

3. E-tendering dilaksanakan dengan menggunakan sistem pengadaan secara

elektronik yang diselenggarakan oleh LPSE dengan alamat :

http://inaproc.lkpp.go.id

4. Aplikasi e-tendering sekurang-kurangnya memenuhi unsur perlindungan Hak

atas Kekayaan Intelektual dan kerahasian dalam pertukaran dokumen, serta

tersedianya sistem keamanan dan penyimpanan dokumen elektronik yang

menjamin dokumen elektronik tersebut hanya dapat dibaca pada waktu yang

telah ditentukan.

5. Sistem e-tendering yang diselenggarakan oleh LPSE wajib memenuhi

persyaratan sebagai berikut :

a. mengacu pada standar yang meliputi interoperabilitas dan integrasi

dengan sistem Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik ;



b. mengacu pada standar proses pengadaan secara elektronik ; dan

c. tidak terikat pada lisensi tertentu (free license)

6. ULP dapat menggunakan sistem Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang

diselenggarakan oleh LPSE terdekat.

Tata cara pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan E-tendering diatur dalam

Perka LKPP No. 18 tahun 2012 tentang E-tendering.

Tampilan situs etendering.

Modul 10 C. E-Purchasing


DDD... EEE---PPPuuurrrccchhhaaasssiiinnnggg

E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog

elektronik. E-purchasing diselenggarakan dengan tujuan :

a. Terciptanya proses Pemilihan Barang/Jasa secara langsung melalui sistem

katalog elektronik (E-Catalogue) sehingga memungkinkan semua ULP/Pejabat

Pengadaan dapat memilih Barang/Jasa pada pilihan terbaik ; dan

b. Efisiensi biaya dan waktu proses Pemilihan Barang/Jasa dari sisi Penyedia

Barang/Jasa dan Pengguna Barang/Jasa.

Dalam rangka E-Purchasing, LKPP akan menyelenggarakan sistem katalog elektronik

(E-Catalogue) sekurang-kurangnya memuat informasi teknis dan harga Barang/Jasa.

Dalam rangka pengelolaan sistem katalog elektronik, LKPP melaksanakan Kontrak

Payung dengan Penyedia Barang/Jasa untuk Barang/Jasa tertentu. Berdasarkan Kontrak

Payung (framework contract) tersebut, LKPP akan menayangkan daftar barang beserta

spesifikasi dan harganya pada sistem katalog elektronik dengan alamat www.e-

katalog.lkpp.go.id.

Tampilan situs e-katalog



Jenis barang/jasa yang pengadaan dapat dilakukan melalui ekatalog adalah

No Jenis Barang/Jasa Nama Barang/Jasa 1 Kesehatan Obat

Alat Kesehatan 2 Alat dan Mesin PPSheet

Mesin Pertanian 3 Sarana Bahan

Pabrikasi Hotmix Ready mix

4 Kendaraan Motor, Mobil, truk dan ambulance

5 Internet Service Provider

6 Peralatan Berat Berbagai jenis alat berat 7 Buku Kurikulum Buku SD, SMP dan

SLTA

Jenis barang dan jasa yang proses pengadaannya dengan ecatalog akan terus bertambah

seiring dengan bertambahnya kebutuhan barang dan jasa pemerintah.

Tata cara pelaksanaan pengadaan melalui ecatalog dapat mengikuti petunjuk

pengoperasian ecatalog sesuai jenisnya, dapat diperoleh dialamat web diatas.

Modul 9 Lampiran


EEE... TTTeeesss

Modul 9 Lampiran


LLLaaammmpppiiirrraaannn

modul 10 rev

Documents